MANUAL DE USUARIO

SISTEMA FACTO

Versión 1.0 – 11/08/2015

Proyecto apoyado por

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Manual de Usuario

Índice Introducción.................................................................................................................................................................. 4

Inicio de sesión en web ............................................................................................................................................... 4

Apoyo MIPYME ............................................................................................................................................................. 5

Menú principal de FACTO ........................................................................................................................................... 6

Menú superior .............................................................................................................................................................. 7

Conceptos clave ........................................................................................................................................................... 9

Confirmar Datos de Empresa .................................................................................................................................. 10

Clientes / Proveedores .............................................................................................................................................. 13

Como ingresar un cliente o proveedor al sistema ............................................................................................ 13

Buscar un proveedor o cliente ............................................................................................................................. 15

Como modificar o Eliminar un cliente o proveedor.......................................................................................... 16

Buscar un Contacto ............................................................................................................................................... 19

Facturación ................................................................................................................................................................. 20

Como emitir un documento ................................................................................................................................. 20

Como recibir un documento emitido por un proveedor ................................................................................. 28

Buscar un documento ........................................................................................................................................... 32

Como ver y descargar Libro Auxiliar Compras y Ventas .................................................................................. 36

Cotizaciones ................................................................................................................................................................ 37

Crear Cotizaciones ................................................................................................................................................. 37

Buscar una cotización ........................................................................................................................................... 44

Modificar Documento ........................................................................................................................................... 45

Borrar documentos ............................................................................................................................................... 48

Cobranza ..................................................................................................................................................................... 49

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Manual de Usuario

Buscar un documento impago ............................................................................................................................ 49

Buscar Cobros ........................................................................................................................................................ 51

Como se maneja caja ............................................................................................................................................ 52

Apertura o cierre de caja ................................................................................................................................... 53

Aprobación de aperturas / cierres de caja ..................................................................................................... 54

Bodega......................................................................................................................................................................... 55

Agregar Mercadería ............................................................................................................................................... 55

Crear Categoría ...................................................................................................................................................... 57

Agregar Servicios.................................................................................................................................................... 60

Administración ........................................................................................................................................................... 62

Crear usuarios ........................................................................................................................................................ 62

Crear Y borrar cajas ............................................................................................................................................... 63

Como cargar folios CAF ......................................................................................................................................... 65

Obtención de un certificado digital ..................................................................................................................... 66

Cargar el certificado digital en facto ................................................................................................................ 68

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Introducción Bienvenido a FACTO, el primer sistema 100% gratuito de Administración y Facturación Electrónica para la

Micro, Pequeña y Mediana Empresa en Chile. En este manual conocerás las principales funciones de

FACTO, sus conceptos clave y la forma de realizar las acciones más comunes dentro del sistema. Te

invitamos a ser parte de esta revolución y hacer crecer tu empresa.

Inicio de sesión en web Para Ingresar al sistema facto se debe ingresar a la siguiente dirección Web:

https://www.facto.cl/

Ingresa tus datos en el cuadro “Ingresar” del sitio web.

Completa el campo “RUT Empresa” con el RUT de la empresa con la que quieras ingresar (Debes estar

previamente registrado).

Completa el campo “Usuario” con el email que usaste al registrarte o el de la cuenta de usuario que el

administrador de tu empresa creó para ti.

Completa el campo “Clave” con la contraseña que recibiste por email al registrarte, o la que creó el

administrador de tu empresa para ti.

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Apoyo MIPYME El menú de Apoyo MIPYME es una completa herramienta de apoyo a la micro, pequeña y mediana

empresa a cubrir sus necesidades de compra de productos y servicios. Incluye información de

capacitación, transporte, servicios financieros, publicidad, vestuario y más. Con ofertas especialmente

enfocadas al segmento MIPYME.

Además de estar accesible en todo momento, recibirás notificaciones especiales cuando existan ofertas

que pueden ser de tu interés, o fechas claves para la gestión de tu empresa.

El menú de Apoyo MIPYME es una de los ejes fundamentales que permiten financiar nuestro servicio

gratuito, si te gustaría que tu empresa aparezca en este listado, y llegar a miles de empresas en todo

Chile, ponte en contacto con nosotros.

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Menú principal de FACTO

El menú principal de FACTO está compuesto por las siguientes opciones, cada una de las cuales tiene a

su vez un submenú:

Cliente/Proveedores: Aquí podrá buscar sus clientes y proveedores, ver su información de facturación,

documentos tributarios asociados y contactos.

Facturación: Aquí podrá emitir documentos tributarios a sus clientes o recibir documentos de sus proveedores,

registrar los pagos recibidos y emitidos, y controlar su libro auxiliar de compra y venta.

Cobranza: Aquí podrá buscar los documentos impagos, revisar los cobros pendientes y realizar el manejo de

caja.

Cotizaciones: Aquí podrá crear y editar cotizaciones para sus clientes.

Bodega: Aquí podrá revisar la mercadería e inventario disponible, ponerlo a la venta, y realizar operaciones

avanzadas como control de quiebres de stock, retenciones, ubicación y promociones.

Reportes: Aquí podrá encontrar reportes de las compras y ventas de su empresa, junto a los productos más

consultados y vendidos.

Administración: Aquí podrá crear y editar los usuarios y sus permisos, crear cajas y asignar permisos, cargar la

información de timbrajes electrónicos, certificados digitales y datos de la empresa.

Ayuda: Presionando ayuda podrá ingresar al sistema de ayuda en línea de Facto y buscar preguntas y

respuestas, o descargar el manual actualizado.

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Menú superior

El menú de opciones rápidas está compuesto por los siguientes elementos:

Apoyo MIPYME: En esta opción encontrarás servicios y productos especialmente pensados para la pequeña

empresa, que cubrirán de manera fácil y rápida tus necesidades del día a día.

Opciones rápidas: Este menú muestra las opciones más utilizadas de FACTO para su acceso más cómodo.

Buscador rápido de clientes y proveedores: Esta campo permite buscar empresas por su nombre de fantasía o

razón social de manera rápida, ingresando un texto y presionando ENTER. Si se encuentra un único resultado, se

mostrarán los documentos asociados a dicho cliente o proveedor. Si se encuentran varias empresas, se mostrará

el listado para seleccionar.

Nombre de empresa: Este es el nombre de la empresa a la que pertenece esta instalación de FACTO. Esta

información resulta muy útil cuando se trabaja simultáneamente en FACTO de varias organizaciones.

Notificaciones: Las notificaciones muestran datos de gran importancia para el usuario, información de

actualizaciones, ayuda y ofertas de productos y servicios.

Menú mi cuenta: Al presionar en tu nombre de usuario puedes modificar datos básicos de tu cuenta, ver tus

ventas asociadas y cerrar sesión para salir del sistema.

Certificación S.I.I. para emisores de documentos tributarios electrónicos La certificación S.I.I. es el proceso en el que el Servicio de Impuestos Internos autoriza a una empresa

para operar con un sistema de mercado de Facturación Electrónica. Este proceso involucra 2 partes, la

revisión de la factibilidad tributaria de la empresa que va a certificarse, y luego la validación técnica del

cumplimiento de los requisitos técnicos que impone el S.I.I. para el uso de facturación electrónica.

NO es obligación certificarse Puedes operar con FACTO sin necesidad de realizar esta certificación, pudiendo llevar la administración,

ventas y compras de tu empresa, y la totalidad de la funcionalidad. Sin embargo no podrás emitir

facturas electrónicas, notas de crédito electrónicas y otros documentos electrónicos directamente en

FACTO si no cuentas con esta certificación.

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Requisitos para la certificación S.I.I. Para realizar la certificación debe cumplir los siguientes requisitos:

- Tener una empresa con RUT vigente (si es persona natural, es su propio RUT)

- Contar con inicio de actividades

- Calificar como contribuyente de primera categoría, de acuerdo a lo indicado en el Art.20 de la Ley sobre

Impuesto a la Renta. Esto puede consultarse en la opción “Mi SII” del sitio web www.sii.cl.

- Que ni la empresa ni el representante legal tengan situaciones pendientes con el SII. Esto puede consultarse en

la opción “Mi situación tributaria” del sitio web www.sii.cl

- Tener un certificado digital asociado al RUT del representante legal (o si se trata de persona natural, a la misma

persona)

Cómo me certifico Ingresa en el menú principal a “Administración”, opción “Datos de la empresa” y selecciona si prefieres tú

mismo certificarse, que un ejecutivo FACTO te ayude a certificarte, o si ya estás certificado y quieres

inmediatamente comenzar a operar.

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Conceptos clave Para utilizar Facto de la mejor manera, es importante que usted conozca algunos conceptos:

Cliente: Empresa (o persona natural) a quien tu empresa le cotizas o vendes productos o servicios.

Proveedor: Empresa (o persona natural) a quien tu empresa le compra productos o servicios.

Contacto: Persona asociada a un cliente o proveedor, con la cual es posible contactarse por temas de

facturación, despacho, soporte, etc. En el caso de clientes o proveedores que son personas naturales, puede

agregarse a la misma persona como contacto.

Documento Tributario: Corresponde a un documento que sirve para respaldar una operación de compra o

venta, puede ser electrónico o en papel. Algunos ejemplos son factura, nota de crédito, factura electrónica, etc.

DTE: Acrónimo para Documento Tributario Electrónico. Corresponde a un documento tributario que se genera

de manera computacional, y que debe cumplir con la normativa del S.I.I. para documentos electrónicos.

Caja: Una caja en FACTO es un registro determinado de ingresos y egresos de la empresa. La cuenta bancaria es

una caja, al igual que la caja chica. Cada usuario tiene permisos específicos sobre las cajas.

Mercadería: Se llama Mercadería a aquellos productos físicos que tenemos como parte del activo de nuestra

empresa. La mercadería en FACTO es identificada tanto con un código de barras que identifica un cierto tipo de

producto como también con un identificador único que permite realizar trazabilidad de un producto en

particular en las diferentes bodegas o despachos. La mercadería puede o no estar a la venta.

Venta directa: Se refiere a aquella mercadería que está a la venta

Artículo en venta: Los artículos en venta es todo aquello que ponemos a la venta, ya sea mercadería o servicios

(los cuales no aparecen en la pantalla de mercadería). Los artículos en venta tienen un precio asociado y pueden

ser agregados a cotizaciones, y luego a boletas y facturas.

Timbraje CAF: Acrónimo de Código de Autorización de Folios. Corresponde a una autorización dada por el S.I.I. a

un contribuyente para emitir una cierto tipo de documentos en una cantidad y folios determinada. Los archivos

CAF se solicitan y generan en el sitio web del S.I.I. y deben cargarse en la opción de Administración de FACTO,

para ser utilizados.

Certificado digital: Corresponde a un equivalente electrónico del carnet de identidad, y permiten realizar

operaciones frente al S.I.I. como el envío de documentos tributarios y libros auxiliares. Los certificados digitales

deben adquirirse en las empresas autorizadas por el S.I.I. que aparecen aquí:

http://www.sii.cl/factura_electronica/certificado_digital.htm

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Confirmar Datos de Empresa La primera vez que se ingrese a facto, debes confirmar y completar los datos de tu empresa. Para esto te

debe dirigir a Administración Datos de la empresa

Es necesario llenar todos los datos marcados con asterisco (*).

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Para conocer el código de Actividad, debemos hacer click en el enlace subrayado y buscar nuestro

código. Lo siguiente es seleccionar la oficina del S.I.I. de nuestra comuna. Si no sabemos esta información

podremos hacer click en el enlace “sitio web del S.I.I.” donde podremos ver la oficina correspondiente al

domicilio de la casa matriz.

A continuación podemos subir el logo que se mostrara en las facturas que se emitan, se recomienda un

logo de 400 pixeles de ancho x 150 Pixeles de alto. Se debe presionar en examinar y buscar la ubicación

de nuestro logo en nuestro computador. Para subir el logo tendremos que presionar el botón guardar al

final de la página.

Opciones Avanzadas

Las opciones avanzadas solo se utilizan para la facturación electrónica y deben ser llenadas solo si se

inició el proceso de certificacion o si ya es un emisor de facturación electrónica autorizado por el S.I.I.

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Clientes / Proveedores

Como ingresar un cliente o proveedor al sistema

Debemos ir a la opción Clientes/proveedores Crear Cliente o Proveedor

Ingrese un nombre de fantasía para identificar al cliente o proveedor.

Seleccionamos si es cliente y/o proveedor y llenamos los datos de facturación para poder recibir o emitir

documentos más adelante.

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Manual de Usuario

Al marcar Crear contacto primario nos da la opción de agregar los datos de quien es nuestro principal

contacto dentro de esta empresa.

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Manual de Usuario

Buscar un proveedor o cliente Para Buscar clientes o proveedores, nos dirigimos a la opción Clientes/Proveedores Buscar

Clientes/Proveedores

Se debe buscar al menos por una de las opciones, por ejemplo Nombre de fantasía, y presionar en el

botón “Buscar” para ver el resultado.

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Como modificar o Eliminar un cliente o proveedor Para Buscar clientes o proveedores, usamos la opción Clientes/Proveedores Buscar Cliente o

Proveedor

Se debe buscar al menos por una de las opciones, por ejemplo RUT, y presionar el botón “Buscar”

Nos mostrara el resultado como se muestra en la siguiente imagen

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Manual de Usuario

Si necesitamos modificar algún dato o eliminar, presionamos en “Modificar”, donde nos aparecerán los

datos del cliente o proveedor.

Para editar los datos generales del cliente o proveedor como su nombre de fantasía o usuario

encargado, podemos editar en esta misma pantalla y presionar “Guardar”.

Para editar los datos de facturación, presionamos el botón “Editar” y editamos los datos

correspondientes. Una vez terminado presionamos el botón “Guardar” y volveremos a la pantalla con los

datos modificados.

Presionando el botón “Eliminar”, nos aparecerá una ventana de confirmación de eliminación, en el caso

de aceptar, el cliente o proveedor será eliminado del sistema, pero los documentos y cotizaciones

permanecerán disponibles. Si crea un nuevo cliente o proveedor con el mismo nombre o RUT, los

documentos anteriores no se agregaran al nuevo cliente o proveedor.

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Buscar un Contacto En el caso de querer Buscar un Contacto del algún cliente o proveedor, debemos usar la opción

Clientes/Proveedores Buscar Contacto

Debemos llenar al menos uno de los filtros y presionar en “Buscar” y aparecerán el o los resultados.

Otra alternativa es buscarlo desde el buscador de proveedor o cliente y hacer click en la opción contacto

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Y podrá encontrar los contactos asociados a este cliente o proveedor.

Facturación

Como emitir un documento Para emitir un documento nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Emitir

Documento Tributario

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Seleccionamos el tipo de documento a emitir

El número de folio por defecto está en automático, pero al quitar el check del cuadro podremos escribir

el número (el siguiente documento utilizara el folio automático a base del último número de folio escrito

de forma manual)

Revisamos la fecha de emisión, el centro de costo y las condiciones de pago del documento en caso de

ser necesario.

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Si tenemos al receptor ingresado en el sistema, solo debemos ingresar el Rut y los demás campos se

llenaran automáticamente

En caso no tener el receptor ingresado deberemos colocar todos los datos necesarios (Rut, razón social,

dirección, comuna, ciudad, giro y teléfono) y el sistema guardará al nuevo cliente.

A continuación presionamos el botón “Crear documento y continuar >>”

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Se creará el documento como borrador y entraremos a la pantalla de detalle del documento. En la parte

inferior de esta pantalla encontraremos el cuadro “detalle” donde colocaremos cada una de las líneas de

la factura presionando en el botón “Agregar”

Nos aparecerá una ventana llamada “Agregar detalle”

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En esta ventana podemos indicar si el ítem esta afecto a IVA (por defecto esta la opción sí)

Debemos colocar una cantidad del producto

En el caso de que el producto este en bodega debemos presionar la opción buscar, en donde deberemos

buscar y seleccionar el producto. En este caso se llenara automático el concepto y los campos de precio.

Si esta línea del detalle no corresponde a una mercadería, tendremos que rellenar el concepto y el precio

unitario.

Podremos además colocar un descuento o un recargo a los ítems que seleccionemos desde esta

ventana.

Para finalizar presionamos “Agregar”

Volveremos a la sección detalle. Para agregar más ítem repetimos los pasos anteriores

Después de ingresar todo el detalle, podemos agregar un descuento o recarga global

Y finalmente, cuando ya hemos terminado el ingreso, presionamos en Emitir Documento. El documento

pasará del estado borrador, a estar emitido.

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Nos aparecerá una ventana en la cual nos indicara que el documento se generara y no se podrá volver a

modificar, si estamos seguros presionamos en “Generar”, de lo contrario en “Volver”, para modificar el

documento.

En caso de que sea un documento tributario electrónico, como una factura electrónica nos preguntará

que certificado digital utilizaremos para enviarlo al S.I.I.

Aparecerá un aviso el cual indica que el documento se está generando y enviando al S.I.I.

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En caso de que el envió sea correcto el documento quedará cerrado y ya no podrá editarse. Si existe

algún problema en el envío, se le informará del problema, de manera que pueda corregirlo y volver a enviarlo.

Tabla con los posibles problemas de envío al S.I.I.

Problema Solución

El RUT asociado al certificado no tiene permiso para enviar documentos

Debe ingresar al sitio web www.sii.cl y en el menú de facturación electrónica, en la opción de "solución de facturación electrónica de mercado", asegúrese de dar los permisos al RUT que está asociado al certificado digital.

Archivo no aceptado por el S.I.I. - No cumple tamaño mínimo o máximo

El documento electrónico tiene muy poca o demasiada información

Archivo no aceptado por S.I.I. - Archivo enviado incompleto

Error en el envío, favor vuelva a intentarlo

Archivo no aceptado por S.I.I. - Autentificación rechazada por el S.I.I. Revise RUT de su certificado digital

El RUT identificado en su certificado digital no es correcto, su certificado está vencido, o su clave es incorrecta.

Archivo no aceptado por S.I.I. - Empresa no autorizada a enviar archivos

Su empresa no está autorizada para realizar envíos. Asegúrese que su empresa ha recibido la autorización para emitir documentos tributarios electrónicos. Compruebe que el RUT de su empresa ha sido correctamente ingresado en la opción "Administración" >> "Datos de empresa" de FACTO.

Archivo no aceptado por S.I.I. - Schema XML inválido

Error en la generación del documento tributario. Revise que no haya usado caracteres especiales no admitidos como <, >, &, #, etc dentro de su documento

Archivo no aceptado por S.I.I. - Firma de documento inválida

Error en la generación del documento tributario. Revise que no haya usado caracteres especiales no admitidos como <, >, &, #, etc dentro de su documento

Archivo no aceptado por S.I.I. - Sistema del S.I.I. bloqueado

Error en servidor del S.I.I. Por favor reintente en un momento o comuníquese con la mesa de ayuda del S.I.I.

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Archivo no aceptado por S.I.I. - Error interno de procesamiento del S.I.I.

Error en servidor del S.I.I. Por favor reintente en un momento o comuníquese con la mesa de ayuda del S.I.I.

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Como recibir un documento emitido por un proveedor

Para recibir un documento nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Recibir

Documento Tributario

Debemos seleccionar el tipo de documento a recibir e ingresar el número de folio (o sea, el número de

documento)

Ingresamos el RUT, en caso de que el proveedor ya esté registrado, los demás campos se llenarán

automáticamente. De lo contrario se deben llenar los campos y estos datos se guardarán como un nuevo

proveedor en el sistema.

Seleccionamos la fecha de emisión, centro de costo y las condiciones de pago.

Después de tener todos estos datos completados, presionamos en el botón “Crear documento y

continuar >>”

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En la siguiente pantalla podremos agregar el detalle del documento. Presionamos en el botón “Agregar”

que se encuentra en la parte detalle, aparecerá una ventana llamada agregar detalle

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En esta ventana podemos indicar si el ítem esta afecto a IVA (por defecto esta la opción sí)

Debemos colocar una cantidad del producto

En el caso de que el producto se agregará a nuestra mercadería en bodega, debemos presionar la opción

buscar, en donde deberemos buscar y seleccionar el producto. En este caso se llenara automático el

concepto y los campos de precio, o podremos crear un nuevo producto en mercadería.

Si esta línea del detalle no corresponde a una mercadería, tendremos que rellenar el concepto y el precio

unitario.

Podremos además colocar un descuento o un recargo a los ítems que seleccionemos desde esta

ventana.

Para finalizar presionamos “Agregar”

Para finalizar el ingreso debemos presionar el botón que se encuentra al final llamado “Recepcionar

documento >>”. El documento se dará por cerrado y ya no podrá modificarse.

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Buscar un documento Cuando es necesario Buscar un documento, ya sea emitido o recibido, en el menú principal vamos a la

opción Facturación Buscar documentos tributarios

Aparecerán los filtros básicos, de los cuales debemos seleccionar al menos uno. Por defecto el sistema

busca tanto los documentos recibidos como emitidos, para buscar solo por una de estas opciones

desmarcamos la casilla correspondiente. Y presionamos “Buscar”

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Si es necesario buscar algún tipo de documento en específico, por ejemplo solo factura, presionamos en

filtro avanzado, nos aparecen nuevos filtros y además los documentos que se pueden buscar, por

defectos están marcados todos, pero podemos buscar uno específico desmarcando los que no se

buscaran y presionamos “Buscar”

Y se mostrara los resultados

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Cargar DTE en el Sistema (recibir DTE)

Para generar un acuse de recibo o una respuesta comercial a un DTE (en formato XML), que recibamos,

nos dirigimos desde el menú principal a la opción Facturación Recibir DTE

Para cargar el DTE, presionamos en “Examinar” y buscamos la ubicación del archivo en nuestro

computador.

Seleccionamos luego el tipo de operación:

- “Acuse recibo”, para informar que recibimos la factura

- “Respuesta Comercial” cuando estamos dando una aprobación electrónico al contenido del documento

tributario.

Se aprobara el documento siempre y cuando los datos de emisión sean los correctos, y el sistema

generara una respuesta electrónica en cada caso. El archivo se descargará a nuestro computador y

debemos enviarlo por correo electrónico a quien nos emitió el documento.

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Como ver y descargar Libro Auxiliar Compras y Ventas

Para generar los libros auxiliares de compra y venta nos dirigimos desde el menú principal a la opción

Facturación Libros de Compras / Ventas

Nos mostrará 3 campos los cuales tiene por defecto el mes actual y todos los centros de costo, en caso

de requerirlo estos datos pueden cambiarse, y se debe presionar en “Buscar” para ver el resultado.

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Se pueden descargar los libros presionando las opciones “Descargar Libro de Compras” o “Descargar

Libro de Ventas”, estos serán descargados en formato XML.

Los libros auxiliares de compra y venta deben ser enviados mensualmente al S.I.I. ingresando a la opción

“Factura electrónica” del sitio web del S.I.I.

Cotizaciones

Crear Cotizaciones Para crear una cotización nos dirigirnos desde el menú principal a la opción Cotizaciones Crear

Cotización

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Lo primero que debemos llenar es el dato de cliente registrado (si está en sistema) o nombre cliente, se

puede agregar también el teléfono, el email y el responsable (por defecto aparecerá tu usuario como

responsable)

Ahora debemos Colocar el detalle de la cotización, para eso existen 3 botones los cuales son los

siguientes:

1) Agregar Producto desde sistema

Este botón se utiliza si tenemos el producto en artículos en venta, al presionarlo se abrirá una ventana en

la cual buscamos el producto.

Todos los términos que coincidan con la búsqueda se mostraran listados hacia abajo

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Ingresamos la cantidad que necesitamos de él o los productos y presionamos “Agregar seleccionados”, lo

cual agregará los productos a la cotización.

2) Agregar venta sin bodega

Utilizado cuando se agrega un servicio, el cual no es parte de nuestros artículos en venta, si es

presionado se abrirá una nueva ventana, en la cual tenemos que llenar los campos marcados y hacemos

click en “Agregar”

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3) Agregar Precio referencial

Se utiliza esta opción solo cuando se trata de un producto a pedido, y lo queremos agregar a la

cotización, incluyendo nuestro costo de compra o producción. Al presionarlo se abrirá una nueva

ventana en la cual tenemos que llenar el nombre, la cantidad, el precio de compra y el de venta. Una

cotización que tiene productos referenciales.

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Manual de Usuario

En la parte inferior de la cotización existe una sección llamado comentarios, aquí se mostrara los

comentarios que realicemos para uso interno y además los mensajes que se le ha enviado al cliente

mediante el sistema. La opción "Enviar notificación a" nos permitirá agregar a otros usuarios del sistema

para que vean los comentarios.

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Manual de Usuario

Una vez que la cotización ya está lista con los datos del cliente y el detalle, podemos enviarla por email, al

presionar el botón “Enviar por email” se abrirá una nueva ventana en la cual podemos seleccionar la

plantilla, ingresamos el email del cliente, y podemos escribir un mensaje. Finalmente presionamos

“Enviar”.

También podemos imprimir la cotización, para lo cual presionamos el botón “Imprimir”, elegimos la

plantilla y presionamos “Aceptar”. Se descargara un archivo PDF el cual debemos abrir e imprimir.

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Manual de Usuario

Si queremos facturar el documento se utiliza el botón “Aprobar”, el cual abre una ventana que nos da la

opción de generar documento tributario ahora (el cual nos lleva a la pantalla de facturación),o “Guardar

como cotización aprobada”. En este caso se guardará en el listado de cotizaciones aprobadas, y la

persona encargada de generar los documentos (un cajero por ejemplo), pueda buscarla y emitir el

documento tributario.

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Manual de Usuario

Buscar una cotización Para poder buscar una cotización usamos la opción del menú principal Cotizaciones Buscar

Cotizaciones

nos encontraremos con diferentes campos de búsqueda de los cuales debemos seleccionar al menos

uno y presionamos en “Buscar”, mostrándonos el resultado.

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Modificar Documento NOTA: Recuerde que NO debe modificar o borrar documentos que ya han sido declarados o enviados al

S.I.I. Para modificar o anular estos documentos genere una nota de crédito o débito según corresponda.

Usando el buscador de documentos en el menú Facturación, buscamos el documento a modificar

Una vez que ingresamos al documento, en el costado derecho arriba del encabezado se pueden ver una

serie de iconos. Para modificar, presionamos el botón

Se entra a una nueva pantalla en la cual se nos mostrara la información del documento y los campos que

podemos modificar.

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Manual de Usuario

Luego de arreglar los datos necesarios presionamos el botón “Modificar” y volveremos al detalle del

documento ya modificado.

Si necesitamos modificar un documento ya cerrado, nos dirigimos al encabezado del documento y

presionamos en el icono del candado, en la cual nos saldrá un aviso para abrir el documento. Luego de

abrir el documento, este pasará a estado borrador.

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Modificamos el detalle del documento y finalizamos presionando el botón “Cerrar Documento y

terminar” para dar nuevamente por cerrado el documento.

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Manual de Usuario

Borrar documentos

NOTA: Recuerde que NO debe modificar o borrar documentos que ya han sido declarados o enviados al

S.I.I. Para modificar o anular estos documentos genere una nota de crédito o débito según corresponda.

Usando el buscador de documentos en el menú facturación, buscamos el documento a borrar.

Una vez que ingresamos al documento, en el costado derecho arriba del encabezado se pueden ver una

serie de iconos dentro de los cuales para modificar presionamos el Boton con la X.

Al presionar el botón, nos aparecerá un mensaje para confirmar

Una vez eliminado, se desplegará la pantalla de documentos del cliente o proveedor al cual pertenecía el

documento borrado.

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Manual de Usuario

Cobranza

Buscar un documento impago Para buscar un documento impago, nos dirigimos al menú principal, en la opción Cobranza

Documentos impagos

Aquí podemos filtrar por fecha de emisión, y seleccionar si queremos buscar documentos emitidos y/o

recibidos y presionamos en “Buscar”

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Manual de Usuario

Si es necesario buscar un tipo de documento en particular presionamos en “Filtros avanzados” y

desmarcamos los documentos que no necesitamos buscar y finalmente presionamos en “Buscar”

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Manual de Usuario

Buscar Cobros Los cobros corresponden a las fechas en que debemos nosotros pagar total o parcialmente un

documento a nuestros proveedores o viceversa. Esto es muy útil cuando un documento se paga en

varias cuotas o a plazo, por lo que la fecha de emisión del documento no corresponderá a la fecha de

cobro.

Para esto nos dirigimos a Cobranza Buscar Cobros

Seleccionamos los filtros necesarios, por defecto están marcados los cobros impagos, tanto en

documentos emitidos y recibidos. Presionamos en “Buscar” para ver los resultados.

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Manual de Usuario

En el caso de buscar un tipo de documento en específico, presionamos en “Filtro avanzado” y

desmarcamos los documentos que no queremos buscar.

Como se maneja caja El manejo de caja nos permite conocer el dinero que tenemos disponible, los cheques que hemos

recibido y los que hemos emitidos junto a su calendario de cheques. Esto lo encontraremos en la opción

Cobranza >> Manejo caja

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Apertura o cierre de caja

Presionamos en Realizar apertura/cierre, se nos abrirá una nueva ventana en la cual tenemos que

ingresar la cantidad de efectivo, seleccionar el certificador y presionar abrir/cerrar caja.

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El usuario certificador es la persona que comprueba que efectivamente tenemos el dinero que decimos

tener. En el caso de un cajero puede ser el jefe de caja, o en el caso de que no exista dicho supervisor,

podemos elegir ser nosotros mismos el certificador, con lo que el cierre inmediatamente será aprobado.

Aprobación de aperturas / cierres de caja En nuestro manejo de cajas nos aparecerá en amarillo los cierres que estén sin aprobar aun, mientras

que al usuario certificador le aparecerá la opción de aprobar o rechazar el cierre.

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Bodega

Agregar Mercadería

Para agregar productos al sistema nos dirigimos a Bodega Mercadería

Hacemos click en el botón agregar mercadería, se abre una ventana donde se debe llenar los datos

marcados con asterisco (*), en categoría de mercadería aparecerán todas las que tenemos creadas.

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Presionamos “Agregar” y el producto será creado en el sistema.

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Si es necesario borrar un producto debemos presionar en el icono (basurero) y se nos preguntara si

estamos seguros de borrar esta mercadería, presionamos en aceptar y el producto es eliminado.

Para colocar el producto a la venta, hacemos click en el icono del carro y colocamos el precio del

producto, seleccionamos también la categoría en la que estará de la sección artículos en venta. No

debemos confundir las categorías de mercadería (internas de nuestra empresa) y las categorías de venta

(externas para nuestros clientes, las cuales se completan en la opción Artículos en venta), las cuales

pueden ser diferentes.

Crear Categoría Nos dirigimos desde el menú principal a Bodega Mercadería y en la sección Listado Categorías

presionamos en “Agregar Categoría”.

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Colocamos el nombre de la categoría y presionamos en “Agregar”.

En el caso de querer crear una subcategoría hacemos click para ingresar a la categoría y presionamos el

botón “Agregar Subcategoría“.

Para eliminar una categoría o subcategoría presionamos “Borrar” en la categoría o subcategoría

correspondiente y confirmamos la eliminación.

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Agregar Servicios Si necesitamos colocar un servicio a la venta nos vamos desde el menú principal a Bodega Artículos en

venta.

Presionamos en el botón “Agregar servicio para venta”, se abrirá una venta en la cual tenemos que llenar

los campos señalados con asterisco (*) y seleccionamos “Agregar”.

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Si necesitamos modificar el servicio presionamos en el botón “Modificar”, realizamos los cambios y se

presiona en “Modificar”.

Borrar el servicio solo es necesario presionar el botón “Borrar” en el servicio correspondiente y es

borrado del sistema.

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Administración

Crear usuarios Ingresamos en el menú principal, en la opción Administración Usuarios

Presionamos en “Agregar Usuario”, nos aparecerá una ventana en la cual tendremos que llenar los datos

marcados con asterisco (*) y presionamos agregar.

Y nos mostrara la lista de todos los usuarios existentes.

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Crear Y borrar cajas En el menú principal presionamos en Administración Cajas y permisos

Presionamos en el Botón “Agregar Caja”, se abrirá una ventana en la cual tenemos que colocar el nombre

de la caja y presionar en agregar.

Para borrar caja presionamos en el listado de cajas el botón borrar en la caja respectiva, nos aparecerá

una ventana de confirmación y presionamos en aceptar y la caja es borrada.

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Para darle a un usuario permisos de caja presionamos el botón “Modificar / Permisos” en la caja

correspondiente.

Permisos de caja

En la nueva pantalla nos aparece el nombre de la caja y los permisos a los diferentes usuarios del

sistema.

Permiso Significado

Ver saldo Permite ver la cantidad de dinero total disponible en una caja

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Pagar Permite marcar pagos en documentos tanto emitidos como recibidos

asociados a esta caja

Borrar pago Permite borrar un pago en un documento emitido o recibido, asociado a

esta caja

Transferir Permite mover dinero o cheques desde esta caja a otra caja

Abrir/cerrar caja Permite crear aperturas o cierres de esta caja

Se marcan los cuadros con los permisos que les queremos dar al o los usuarios dentro de las respectivas

filas. Finalizamos presionando en “Modificar”.

Como cargar folios CAF Para esto ingresamos a la opción del menú principal administración timbraje CAF

Presionamos en el botón Agregar Folios CAF, se abrirá una ventana.

Tenemos que subir el xml de folio seleccionando examinar, buscamos la ubicación del archivo y luego

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presionamos en subir.

NOTA: los folios cargados en el sistema no se pueden descargar, se recomienda no borrar el archivo que

se cargó.

Si se cargó exitosamente nos mostrará el listado de todos los folios CAF cargados.

NOTA: Los folios CAF se obtienen en el sitio web del S.I.I. en la opción Factura Electrónica.

Obtención de un certificado digital Los certificados digitales son nuestro documento de identificación para realizar todo tipo de trámites que

requieren identificación, como es el envío al S.I.I. de documentos.

En la siguiente dirección se encuentran los proveedores autorizados de certificados digitales

http://www.sii.cl/factura_electronica/certificado_digital.htm

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Cargar el certificado digital en facto En el menú principal, seleccionamos la opción Administración Certificados Digitales

Presionamos en “Agregar Certificado”, lo cual abrirá una ventana

En la cual debemos llenar los datos con asterisco (*), para subir el certificado, presionar en “Examinar” y

buscarlo en el equipo, para subir el certificado, presionamos en “Subir“

Si es cargado exitosamente nos debería aparecer el certificado en el listado de Certificados Digitales.

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