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MANUAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES DE ESCOLME

Versión: 1 Vigente desde: Mayo 1/2008

Aprobó: Comité de calidad

Código: M-SGQ-08

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INTRODUCCIÓN

La labor de la comunicación cada día adquiere más fuerza, hasta el punto de ser considerada como un instrumento útil para el entorno empresarial, convirtiéndose en una herramienta de la gestión diaria de la organización. A través de ella se establece una relación entre la institución, los diferentes públicos y es la oficina de comunicaciones la encargada de esta gestión y del uso adecuado del sistema para generar y asegurar la efectividad y la eficacia de la comunicación en la institución. Es importante tener presente que los procesos comunicativos de la institución giran y se clasifican en comunicación interna y externa, ambas contribuyen a un mejor reconocimiento y posicionamiento de Escolme. Una buena comunicación interna logra crear sentido de pertenencia en la comunidad institucional, implementa nuevas formas de ver la realidad organizacional, inyecta el compromiso necesario para contribuir en el cumplimiento de las metas trazadas, apoya la presentación y construcción de una imagen positiva y ayuda a la efectividad y productividad de la institución. Por otro lado la comunicación externa contribuye al posicionamiento de ESCOLME en los públicos externos a través de los diferentes medios publicitarios e informativos de opinión pública o especializada. Es de aclarar que ambos procesos comunicativos ejercen sus funciones en ámbitos como la comunicación informativa, formativa o publicitaria, creando una sinergia entre los procesos de institucionales, su comunidad, sus públicos y los diferentes ámbitos al exterior de la institución.




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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3

2. MISIÓN......................................................................................................................................... 3

3. VISIÓN .......................................................................................................................................... 3

4. VALORES ...................................................................................................................................... 3

5. ORGANIGRAMA ............................................................................................................................ 4

6. METAS.......................................................................................................................................... 4

7. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .......................................................................................................... 4

9. POLÍTICAS..................................................................................................................................... 7

10. PROPÓSITOS ............................................................................................................................. 7

11. PÚBLICOS ................................................................................................................................. 7

12. FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN ................................................................................................. 8

13. CANALES................................................................................................................................. 10

14. LOS MENSAJES........................................................................................................................ 12

15. REGISTROS ............................................................................................................................. 13




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1. OBJETIVO

Generar un Sistema de Información para los procesos comunicativos de ESCOLME que den cumplimiento a las metas propuestas por la oficina de comunicaciones, los responsables de la información y propendan por el logro de los objetivos institucionales. 2. MISIÓN

La oficina de Comunicaciones de Escolme tiene el compromiso de generar, implementar y establecer estrategias comunicacionales y publicitarias que estrechen los vínculos y la relación de la institución con sus públicos y lleven al cumplimiento de su razón de ser y al logro de los sus objetivos. 3. VISIÓN

Ser la oficina donde se genera, apoya y ejecuta la cultura comunicacional y se aporta al reconocimiento y posicionamiento de ESCOLME en la región.

4. VALORES

Responsabilidad Social cumplimos con el deber de asumir las consecuencias de nuestros actos de acuerdo a una noción de justicia y convivencia social.

Perseverancia: Persistir y no desfallecer en la lucha por alcanzar nuestras metas, objetivos y sueños.

Respeto: Reconocemos los límites propios, los del otro y los colectivos en todas nuestras actuaciones y acatamos las normas de convivencia que rigen nuestra comunidad académica.

Tolerancia: Consideramos todas las posibilidades para concertar con el otro desde nuestras diferencias.

Trabajo en Equipo: Asumimos compromisos individuales para trabajar hacia los fines comunes.

Solidaridad: Apoyar, ayudar, pensar y actuar con sentido colectivo.

Conocimiento: Tenemos la información organizada, de manera que, por un lado podamos resolver problemas relacionados con esta, y de otro lado, nos sea posible conocernos como comunidad educativa.




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5. ORGANIGRAMA

6. METAS

6.1. Posicionar la imagen institucional en los públicos de ESCOLME 6.2. Apoyar las dependencias de la institución con la promoción y divulgación de eventos. 6.3. Alcanzar un mayor reconocimiento y posicionamiento de ESCOLME, de sus programas y sus servicios. 6.4. Mantener contacto permanente con los medios de comunicación, proporcionar información de la

institución. 6.5. Minimizar los ruidos y distorsiones comunicacionales, para evitar que el desarrollo de los procesos no sea

el esperado por la institución. 6.6. Direccionar los flujos de información de Escolme en pro de su crecimiento.

7. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

7.1. COMUNICACIÓN: Según (B. F. Lomonosov, s.a.) "La comunicación es la interacción de las personas que entran en ella como sujeto. No sólo se trata del influjo de un sujeto en otro (aunque esto no se excluye), sino de la interacción. Para la comunicación se necesitan como mínimo dos personas, cada una de las cuales actúa como sujeto".

7.2. FUENTE: Es el lugar de donde emana la información, los datos, el contenido que se enviará, en conclusión: de donde nace el mensaje primario.




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7.3. EMISOR O CODIFICADOR: Es el punto (persona, organización...) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlo de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.

7.4. RECEPTOR O DECODIFICADOR: Es el punto (persona, organización...) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer. Existen dos tipos de receptor, el pasivo que es el que sólo recibe el mensaje, y el receptor activo o perceptor ya que es la persona que no sólo recibe el mensaje sino que lo percibe y lo almacena. El mensaje debe ser recibido tal como el emisor quiso decir, en este tipo de receptor se realiza el feed-back o retroalimentación.

7.5. CÓDIGO: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para trasmitir su mensaje, para combinarlos de manera arbitraria porque tiene que estar de una manera adecuada para que el receptor pueda captarlo. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática..., todo lo que nos rodea son códigos.

7.6. MENSAJE: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea trasmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información.

7.7. CANAL: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor. Es más comúnmente conocido, como el soporte material o espacial por el que circula el mensaje. Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica, un documento escrito, etc.

7.8. REFERENTE: Realidad que es percibida gracias al mensaje. Comprende todo aquello que es descrito por el mensaje o inducido en él.

7.9. SITUACIÓN: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo. Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo, se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio. También suele llamarse ruido.

7.10. RETROALIMENTACIÓN O REALIMENTACIÓN (MENSAJE DE RETORNO): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta...) sea deseada o no. Logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Puede ser positiva (cuando fomenta la comunicación) o negativa (cuando se busca cambiar el tema o terminar la comunicación). Si no hay realimentación, entonces solo hay información más no comunicación.

7.11. COMUNICACIÓN INTERNA es contar a la organización lo que se está haciendo. Esta noción tiene un marcado carácter informacional, ya que es una perspectiva en la que se busca informar al personal de las noticias que suceden en la empresa.

7.12. IMAGEN CORPORATIVA Estrategias dentro de la política de comunicación global. Estas estrategias pretenden lograr y fomentar un óptimo posicionamiento a través de las estrategias de marca, relaciones públicas, etc.

7.13. MANUAL DE IDENTIDAD Escrito constitucional de la organización en el que se contiene su cultura de empresa.

7.14. COMUNICACIÓN EXTERNA es, como su nombre lo indica aquella que la organización establece con los públicos externos, es decir, se trata de la interrelación de los elementos constituyentes del entorno interno, con los que existen en el entorno externo, de manera particular, o de manera general, como la representación de un todo. Según (Hilda Saladrigas, 2006).

7.15. COMUNICACIÓN DESCENDENTE este tipo de comunicación permite mantener informados a todos los empleados de la organización sobre aspectos que son necesarios para el desarrollo de la misma.




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7.16. COMUNICACIÓN ASCENDENTE la comunicación ascendente la cual permite saber a los directivos lo que funciona o no funciona bien además permite mantener contacto directo con los empleados, conocer opiniones y necesidades del equipo de trabajo, para de esa forma tomar decisiones con más criterio.

8. RESPONSABILIDADES JEFATURA DE COMUNICACIONES

FUNCIONES

a. Diseñar e implementar un programa de comunicación para informar de las actividades y los procesos que la institución desarrolla.

b. Velar por el buen uso y manejo de imagen corporativa así como de su buen nombre.

c. Asesorar y apoyar las diferentes dependencias y a la comunidad institucional en cuanto a la logística y organización de eventos en lo relacionado con procesos de comunicación y publicidad.

d. Crear, participar o asesorar en el diseño, elaboración o implementación de medios y estrategias comunicacionales y publicitarios.

e. Mantener contacto permanente con los medios de comunicación de opinión pública, agencias de publicidad, centrales de medios y medios especializados.

f. Organizar eventos y actividades con la comunidad académica que permita promocionar los programas de la institución y posicionar la institución.

g. Crear los guiones de las ceremonias (grados y certámenes académicos).

h. Apoyar la participación en ferias y eventos externos.

i. Elaborar un plan de carteleras y delegar el manejo al área que corresponda.

j. Apoyar los procesos de las dependencias en el área de las relaciones interinstitucionales.

k. Participar y organizar el comité de comunicaciones institucionales.

l. Apoyar con la divulgación y logística de las actividades académicas, culturales, deportivas, recreativas y del área de salud.

m. Elaborar el plan de comunicaciones anual.

n. Atender la redacción de la correspondencia protocolaria institucional. o. Elaborar propuestas publicitarias para la institución.

p. Diseñar parrilla de medios que den respuesta a las campañas publicitarias y estrategias de mercadeo institucionales.

q. Actualizar las evidencias fotográficas institucionales.

r. Diseñar, actualizar e implementar estrategias comunicacionales y publicitarias a través de internet.

s. Velar por la información y la imagen institucional a través de las redes sociales y medios sociales on-line.

t. Ejercer la secretaria del Consejo Editorial, así como coordinar la actividad de éste y velar por el cumplimiento de sus acuerdos y recomendaciones.

u. Elaborar los boletines de prensa, radio y televisión que emita la administración de manera que éstos se basen en una metodología estándar, se produzcan en forma adecuada y procurando su envío oportuno a los distintos medios

v. Coordinar el diseño, sistematización y actualización constante de las distintas bases de datos que sobre medios, instituciones, empresas y personas, se manejen en la oficina.

Otras funciones anexas

Colaborar con el Comité Paritario de Salud Ocupacional.

Apoyo la labor de mercadeo

Recolectar la información noticiosa para los medios informativos institucionales

Hacer efectivo el cumplimiento de los procesos de la oficina de comunicaciones.




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9. POLÍTICAS

9.1. Suministrar información veraz y objetiva. La objetividad y veracidad en la información institucional suministrada a través de los medios contribuye para que se perciba como una fuente de alta credibilidad. La credibilidad es una de las cualidades más determinantes con que ESCOLME o cualquiera de sus dependencias cuenta para lograr afectar a su receptor. 9.2. Generar información oportuna y continua. Toda información que ESCOLME provea fuera de tiempo no implica beneficio para el cumplimiento sus objetivos, sino que la perjudica. El no proveer información oportuna se constituye en un motivo que perjudica las relaciones entre el sistema de comunicación organizacional, sus públicos y los medios. 9.3. Hacer un uso adecuado de la Imagen Corporativa. Los servicios de comunicaciones beneficiarán a la imagen corporativa de Escolme y a toda su comunidad interna y externa. 9.4. Comunicar de acuerdo a los principios filosóficos institucionales Todos los procesos comunicacionales e informativos deberán respetar y ser acordes con la filosofía, misión, visión, valores y objetivos de la institución.

10. PROPÓSITOS

10.1. Canalizar la información que ESCOLME proporciona. 10.2. Generar el buen uso de la imagen institucional y el nombre. 10.3. Proponer políticas y estrategias de comunicación que contribuyan a mejorar los procesos institucionales. 10.4. Generar una cultura informativa en todas las dependencias de ESCOLME. 10.5. Establecer estrategias de comunicación acordes a los objetivos propuestos por las dependencias o la

institución. 11. PÚBLICOS

El grupo de personas que tienen interés común y han de establecido una relación con ESCOLME requiere algún tipo de determinación o acción. Según estos vínculos que se establecen con la institución es posible determinar diferentes tipos de públicos funcionales, dentro de los que podrían estar aquellos que se conectan a la institución mediante procesos de importación y exportación, (input y output) y aquellos que están unidos entre sí, temporal o permanentemente en función de un interés común. Se trata de individuos vinculados en mayor o menor grado a la institución, a la que afectan o por la que son afectados, en función del logro de los objetivos de ambos. Los públicos se clasifican en sentido general en dos grandes grupos, tomando como punto de partida su relación o vinculación con la institución. Denominaremos los primeros como Públicos internos, es decir aquellos que forman parte de la estructura formal de la institución o que están estrechamente vinculados con ella, y públicos externos para el caso de grupos de personas que aunque se relacionan con la institución, no forman parte de su estructura ni mantienen una relación muy estrecha con ella. Público interno. El público interno, está integrado por los diferentes grupos que conforman la institución, su estructura y posición estará en concordancia con las características de cada empresa u organismo y el lugar que ocupan en los procesos que dan sentido a la institución. La relación entre el público interno y la institución es muy estrecha y de mutua dependencia, proviene porque la institución depende de su público interno para el logro de sus objetivos y su supervivencia, y por otro lado el público aprovecha su vinculación con el sistema organizacional para resolver sus necesidades individuales.




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Público externo. Son definidos como aquellos individuos o sistemas sociales que forman parte del medio ambiente externo del sistema organizativo, lo que aporta un enriquecedor enfoque en términos de interrelación sistémica, en el que la importancia de ese tipo de público está dada por la posibilidad que aporta a la institución de conocer y ser reconocida; ofrece a la organización insumos, información, energía, recursos humanos, y recibe de ésta a cambio el producto o servicio que constituye su razón de ser. Entre las clasificaciones de los públicos externos se pueden encontrar los generales y específicos. Los públicos generales están constituidos por la comunidad local, regional, nacional e internacional, con los que la institución entra en contacto de manera directa o indirecta a través de los públicos específicos. El contacto con estos públicos estaría necesariamente mediado por lo que se conoce como opinión pública, en la que influyen de forma particularmente importante los medios de comunicación masiva. Esta relación es más general y menos explícita que la relación con sus públicos específicos. Los públicos específicos se encuentran en el ambiente inmediato de la institución, se trata de los grupos vinculados en mayor grado a la institución, lo que los lleva a buscar la relación para lograr un objetivo común. Otro público importante es la competencia, y si resulta indispensable conocer a aquellos a los que va dirigida la actividad, es fundamental conocer a fondo a los competidores. Los medios masivos de comunicación constituyen un público externo clave, por cuanto son formadores de opinión pública, y contribuyen al conocimiento de las instituciones por parte de la comunidad tanto en sentido positivo como negativo. Los proveedores son públicos externos muy valiosos para la organización, de los cuales depende en gran medida la estabilidad de los procesos productivos o de servicios que se realizan, pues ellos proporcionan al sistema los insumos necesarios para el desarrollo de sus funciones. 12. FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente. La dimensión vertical puede ser dividida, además, en dirección ascendente o descendente. DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel alto a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención o proporcionar instrucciones.

Rector Decanos Docentes

ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la rectoría. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la institución. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las instituciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Asistentes administrativos, auxiliares Directores

Rector LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre directivos de varios departamentos.

http://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/lacomunica/lacomunica.shtml

http://www.monografias.com/trabajos3/gerenylider/gerenylider.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/liderazgo/liderazgo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/estacon/estacon.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/renla/renla.shtml




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Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso lentos en la institución, además, es informal y promueve a la acción. REDES DE LA COMUNICACIÓN: Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la institución. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad. Por el contrario, las redes informales no son rígidas en su dirección, puede tomar cualquier dirección, saltar los niveles de autoridad y seguramente satisfacer necesidades sociales de los miembros internos de la organización de cualquier nivel jerárquico, por ejemplo los rumores o chismes. La red formal se puede presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el canal.

Cadena La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante. Rueda La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión. Todos los Canales Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan líderes.

Las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas a través de las redes formales; los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo. Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier institución, le muestra a los líderes aquellos temas que los empleados consideran importantes y son provocadores de ansiedad, de esta forma el líder puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Redes/

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml

http://www.monografias.com/Computacion/Redes/

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/tebas/tebas.shtml




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DIAGRAMA DEL FLUJO DE LA INFORMACIÓN 13. CANALES

13.1. CARTELERAS son medios de comunicación tradicional en ESCOLME, se encuentran ubicados en sitios con alto tráfico disponiendo de información al alcance de toda la comunidad institucional. Busca fortalecer la comunicación i n t e r n a , a través de este medio se genera espacios donde las diferentes dependencias pueden informar a públicos específicos sobre las diferentes actividades o procesos que se desarrollan. Así mismo sirve como herramienta de comunicación formativa por ser un medio donde la vida útil de la información puede ser mayor que otro tipo de medios y sobre todo por ser un medio donde se pueden replicar información académica divulgada por otros medios formativos especializados.




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Escolme en la actualidad dispone de aproximadamente 40 carteleras para la divulgac ión d e comunicac ión i nterna i nformativ a y especializada, estos medios están asignados o bajo responsabilidad de las diferentes áreas de la institución, como por ejemplo: Bienestar Institucional, CEASE, Escolme Virtual, Programas Académicos, Programas Técnicos Laborales, Investigaciones, Biblioteca, Admisiones y Registro, Vicerrectoría Académica y las demás con información de su Interés. CORREO INSTITUCIONAL A través de este canal la institución soporta las comunicaciones ascendentes, descendentes y horizontales, genera y estrecha las relaciones de la comunidad institucional. PÁGINA WEB Este canal genera un espacio alternativo de la institución, la información cumple con los ámbitos informativos, formativos y publicitarios, permite generar estrategias que hacen acercan de un modo humano las relaciones entre el público interno y el servicio institucional. BOLETÍN DE PRENSA A través de este canal la institución genera información con índole de proyección social, mantiene su buen nombre en la opinión pública y se posiciona a través de las relaciones con medios de comunicación informativos y especializados masivos. VOLANTES BOLETINES: Esta innovadora herramienta nace como una herramienta de información directa de las dependencias con el público interno; informar sobre los procesos, actividades y eventos que se genera desde cada dependencia. BOLETÍN NOTES: Este canal es una herramienta especializada de la institución de índole informativo con carácter netamente académico. BOLETINES ON-LINE: ESCOLME saca provecho de las herramientas como la internet para convertirlas en canales informativos con públicos más segmentados, ejemplos de ello está el Boletín Reportes cuyo fin es informativo para los empleados y docentes y es dirigido por la oficina de Gestión Humana, así como este está el Boletín de Autoevaluación, entre otros. PERIÓDICO CLASE: Este medio es el canal que ESCOLME tiene para informar a sus públicos las actividades, realizadas, publica información con artículos especializados y noticiosos con un estilo de lenguaje informal, busca desde el estilo de redacción contextualizarse con su público interno. Adicionalmente usa este canal para hacerse publicidad y ofrecer la posibilidad de publicidad a sus proveedores y a las ideas de negocios de los miembros de su comunidad. MATERIAL PUBLICITARIO el ámbito publicitario es una herramienta de comunicación informativa y visual que siendo útil para la divulgación de información promocional, estrategias mercadológicas y el posicionamiento de los diversos servicios, campañas, la imagen corporativa y el buen nombre dentro de los públicos de la institución. ESCOLME posee material publicitario en todos los medios publicitarios tanto en los tradicionales como en los alternativos y en algunas ocasiones incursionando con medios alternativos innovadores.

MEDIOS IMPRESOS NO MASIVOS volantes, afiches, plegables, papelería, portafolios, entre otros. MEDIOS IMPRESOS MASIVOS: con avisos de prensa, free press, avisos de revista, insertos, entro otros. MEDIOS EN PUBLICIDAD EXTERIOR Pendones, avisos de fachadas, vallas, backing, stand. Y medios alternativos como la publicidad móvil a través de imanes y adhesivos para vehículos. MEDIOS AUDIOVISUALES Cuñas de radio y televisión. MEDIOS ONLINE: La página web se convierte en una herramienta para que la institución se haga así misma publicidad, las redes sociales, los e-mailing y los boletines on-line cuyo objetivo es netamente informativo para su comunidad institucional pero que usa para hacerse publicidad. Las redes sociales como Facebook, Twitter y Google + con las que ESCOLME tiene un contacto en todo momento, el uso la tecnologías móviles hace que la institución siempre esté en contacto con sus públicos.




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14. LOS MENSAJES

Los tipos de mensaje para la institución universitaria ESCOLME son los siguientes: a) Comunicación operativa. Escolme deberá generar información sobre sus procesos institucionales, y

académicas, sus actividades culturales, recreativas, sociales, deportivas y de salud, sus promociones publicitarias de productos, servicios y estrategias mercadológicas, donde se evidencie la participación de sus públicos como protagonistas o simplemente como receptores de la información.

b) Comunicación estratégica. Para esta tipología la institución convierte la institución en receptora de variables económicas, datos de la competencia, cambios de legislación, productos estratégicos promocionales y de publicidad del sector educativo, entre otros, que sean relevantes para el mejoramiento del posicionamiento competitivo en el mercado de la institución. Evidenciará el manejo de la comunicación ascendente.

c) Comunicación externa de notoriedad. La finalidad es mostrar una constante en la institución informando de sus productos, mejorando y posicionando su imagen, entre otros. Para ellos apela a los medios publicitarios, de promoción, donaciones, patrocinios, entre otros.

Criterios generales de la comunicación. La comunicación con los estudiantes o usuarios debe reunir las siguientes características para optimizar su Impacto: Debe ser informativa, proporcionar a los estudiantes o usuarios todos los datos acerca de la institución,

sus objetivos, políticas, practicas, productos y/o servicios, actividades, procesos, hechos, entre otros. La información debe ser brindada a través de mensajes claros y a través de medios que permitan la

retroinformación y, sean de fácil acceso para el público; el auténtico espíritu de servicio implica el facilitar al máximo la interacción, sin pretender que el cliente invierta en ella un mayor tiempo o esfuerzo que los que son absolutamente indispensables.

La información debe ser siempre veraz y mesurada respecto a la calidad y características del producto y/o servicio que brinda la institución.

La comunicación con el público debe sustentarse siempre sobre una base de dialogo entre los autores (administrativos, decanos, directivos y funcionarios que representen a ESCOLME) para que se establezca entre la institución y publico una verdadera comunicación democrática que facilite la consecución de los objetivos de ambos.

Debe atenderse la retroinformación de este público para fines tales como la evaluación del servicio o producto, la adecuada coordinación de intereses y el favorecimiento de la participación de este público en los diversos niveles de la comunicación.




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15. REGISTROS

IDENTIFICACION ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN TRD

Código Formato

Nombre Lugar Archivo Medio

de Archivo

Responable de Archivarlo

Tiempo de Retención

Disposición Final

F - SGQ - 113 -

Formato pedido comunicaciones

Oficina de Comunicaciones

Físico Director de

Comunicaciones 2 años Eliminar

F - SGQ - 180 -

Solicitud de Suministros

Director de Compras

Físico Director de

Compras 2 años Eliminar

F – SGQ – 13 Acta comité de comunicaciones


Físico Director de

Comunicaciones 2 años Eliminar

N/A Bocetos con Impresiones


Fisico Digital


2 años Eliminar

N/A Bases de datos Oficina de

Comunicaciones Fisico Digital


2 años Eliminar

N/A Cotizaciones Director de

Compras Físico Digital

Director de Compras

2 años Eliminar

N/A

Muestras impresas,

audiovisuales o fotográficas


Físico Digital

Director de Comunicaciones

2 años Eliminar

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