MANUAL DEL USUARIO - CEN

V2.0 – Diciembre 2010

MANUAL

CENTRO ELECTRONICO DE NEGOCIOS

Documento Confidencial

MANUAL DEL USUARIO

SITIO FABRICANTE

CENTRO ELECTRONICO DE NEGOCIOS

Versión 2.0 – Diciembre 2010


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V2.0 – Diciembre 2010 Página 2

Contenido Que es el CEN Transaccional .......................................................................................................... 4

1. Ingreso al CEN Transaccional .................................................................................................. 5

2. Multilogin (Disponible para México) ....................................................................................... 6

3. Catálogo ................................................................................................................................. 7

3.1 Categorías .......................................................................................................................... 8

3.2 Crear Productos ................................................................................................................ 13

3.3 Tipos Clientes ................................................................................................................... 17

3.4 Bloqueo Maestro de Productos ......................................................................................... 25

3.5 Bloqueo Tipo de Clientes ................................................................................................... 27

3.6 Buscar .............................................................................................................................. 28

3.7 Histórico de Pricat ............................................................................................................ 28

3.8 Configuración de Tolerancias ............................................................................................ 31

4. Documentos ......................................................................................................................... 33

4.1 Orden de Compra ............................................................................................................. 34

4.2 Respuesta a la Orden de Compra (Disponible para México) ............................................... 39

4.3 Factura ............................................................................................................................. 40

4.4 Aviso de Despacho ............................................................................................................ 45

4.5 Aviso de Recibo ................................................................................................................ 47

4.6 Reporte de Inventarios ..................................................................................................... 49

4.7 Reporte de Ventas ............................................................................................................ 53

5. SIG ....................................................................................................................................... 56

6. Colaboración ........................................................................................................................ 61

7. Clave .................................................................................................................................... 62



8. Traductor ............................................................................................................................. 62

9. Administración ..................................................................................................................... 63

9.1 Permisos ........................................................................................................................... 63

9.2 Tipos de Usuarios ............................................................................................................. 64

9.3 Asignar Tipo a Usuario...................................................................................................... 66

9.4 Relaciones Comerciales .................................................................................................... 66

9.5 Envío de Información (Disponible para México) ................................................................ 67

10. Ayuda ............................................................................................................................... 68

11. Salir .................................................................................................................................. 68



Que es el CEN Transaccional

El CEN Transaccional es una solución del CEN (Centro Electrónico de Negocios) que permite obtener eficiencias operativas a través del intercambio electrónico de documentos entre proveedores y Comerciantes ( cadenas, autoservicios, supermercados, distribuidores y clientes institucionales) Esta herramienta optimiza el intercambio de la información entre socios comerciales permitiendo la alineación de las bases de datos y disminuyendo el tiempo entre la recepción de la orden de compra, el despacho y el recibo de la mercancía. El CEN Transaccional cuenta con un sitio especializado para los comerciantes y otro sitio para los Fabricantes. El Sitio del fabricante es un servicio que ofrece el CEN para brindar los siguientes beneficios a los proveedores:

• Automatización en la captura de información • Optimización de la gestión realizada por la fuerza de ventas y el área de compras • Reducción en los tiempos de procesamiento de la información • Seguridad en el flujo de datos, contamos con el Certificado Global Security Server de

Verisign • Estandarización de la información • Múltiples formas de acceso dependiendo del nivel de tecnología

Este manual tiene como objetivo ilustrar al usuario en la forma de utilización del Sitio del Fabricante incluyendo definiciones importantes y la explicación detallada de cada una de las opciones.



1. Ingreso al CEN Transaccional

Sitio de ingreso: página Web www.cen.biz , para el correcto ingreso es necesario verificar que los siguientes campos estén seleccionados:

• País: Se selecciona el país correspondiente.

• Producto: CEN Transaccional

• Adicionalmente ingrese Usuario, Clave y los caracteres de la imagen (siempre en mayúscula, en caso de que aparezcan círculos siempre serán ceros).

Finalmente de clic en “Entrar ”



Al ingresar al sitio del fabricante se presenta el siguiente menú principal:

• Catálogo

• Documentos

• SIG

• Colaboracion

• Clave

• Traductor

• Ayuda

• Salir.

2. Multilogin (Disponible para México)

El CEN Transaccional cuenta con una lógica de Multilogin, donde el vendedor del Fabricante, puede ingresar al Sitio, y realizar el proceso de compra en nombre de la empresa compradora.

Esta funcionalidad requiere que a cada vendedor se le asocien previamente los socios comerciales y puntos de venta, por los cuales se les permite ingresar al sitio a realizar la compra.

Una vez se ingresa al sitio (Usuario, Clave y los caracteres de la imagen) se despliega la siguiente pantalla, donde el usuario debe seleccionar el socio comercial y el punto de venta por el cual va a realizar la compra.

Posteriormente se continúa con el proceso de compra en el Sitio del comerciante.



Para consultar el manual del Sitio del comerciante debe ingresar a la opción de ayuda:

3. Catálogo

Por medio de esta opción el usuario puede administrar la información del catálogo de productos y perfilarlo para sus diferentes tipos de clientes.

Adicionalmente puede realizar todos los procesos de novedades (adición, retiro y modificación) que surgen de las continuas actualizaciones a la lista de productos.



3.1 Categorías

Las categorías se utilizan para agrupar productos que tienen características en común. Ejemplo: Una Categoría genérica puede ser ASEO, una subcategoría de ASEO puede ser jabones y una subcategoría de Jabones puede ser “Jabones Líquidos” Existen dos opciones para crear sus Categorías: Clasificación GS1: Es una clasificación estándar en la que las categorías están previamente definidas, usted solo debe decidir a cuál de estas pertenecen sus productos. Clasificación Propia: Es una clasificación personalizada definida por el proveedor. Cuando ha ingresado al CEN por la Opción “Catálogo” y luego a la subopción “Categoría”, se despliega en la pantalla un “Árbol” con todas las categorías y subcategorías previamente creadas por su empresa. Adicionalmente en la parte superior de la ventana, se encuentran algunas funcionalidades que le permiten realizar diferentes acciones sobre las categorías. Entre estas se encuentran: Crear (“Nuevo”), Modificar, Borrar, Asociar, Buscar, Subir Archivo y Bajar Archivo. Manejo de Signos y colores de las Categorías:

• Los Símbolos + y – indican que hay subniveles dentro de una categoría. Utilice el signo más para visualizar los subniveles y el signo menos para contraer la información.

• La flecha color Violeta indica la Raíz del Árbol • La flecha color Verde significa que esta contiene Subcategorías, estas se pueden

visualizar haciendo clic sobre esta flecha. • La flecha color Amarillo indica que es el último nivel de la clasificación.

Funcionalidades en la opción de Categorías: Las funcionalidades que se detallan a continuación le permiten realizar la administración de sus categorías:

NUEVO: Esta opción permite crear una Nueva Categoría ingresando un Código de Identificación y una Descripción de la misma. Para hacer uso de esta funcionalidad se debe seleccionar previamente la categoría de la cual dependerá la nueva categoría a crear.



Ejemplo : Para crear la categoría “ CAMISA DEPORTIVA” que dependerá de la “Raíz del Árbol” realice el siguiente procedimiento:

1. Seleccione la “Raiz Arbol” dando clic sobre esta 2. Escoja la opción "Nuevo" 3. El sistema desplegará una ventana en la cual debe ingresar el “Código” y “ Descripción de

la nueva categoría 4. Presione la opción “Grabar”

Una vez finalizado este proceso se debe desplegar en el “Arbol” la nueva categoría creada.

MODIFICAR: Esta opción permite cambiar la descripción asignada a una Categoría conservando el Código, para realizar dicho proceso solo debe:

1. Seleccionar la categoría o subcategoría a renombrar 2. Presione el Boton de Modificar 3. Finalmente digite la nueva descripción para la Categoría

Realizado este proceso confirme el proceso mediante la opción de grabar



BORRAR: La opción de Borrar permite eliminar únicamente las Categorías que no tengan productos asociados y que sean fin de rama o última Categoría, es decir que estén precedidas por una flecha de color amarillo. Cuando se señala una Categoría para eliminarla, El CEN Transaccional verifica que esta no tenga productos asociados, si los hay, estos deben ser desasociados para luego proceder a borrar la Categoría. Para desasociar un producto seleccione el botón "Asociar", deseleccione el producto y grabe. Ejemplo: Para borrar la categoría “CAMISETA DEPORTIVA” siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la categoría a eliminar dando clic sobre esta. 2. Escoja la opción Borrar , el sistema muestra una ventana de verificación:

Haga clic en el botón "Aceptar" para eliminarla o en "Cancelar" para omitir la acción. Si existe una subcategoría mostrará el siguiente mensaje como error:



ASOCIAR: Esta funcionalidad permite “asociar” un producto a una categoría. Para tener en cuenta:

• Una Categoría puede tener asociados varios Productos, pero un Producto solamente puede pertenecer a una Categoría.

• Para cambiar un Producto de Categoría este se debe desvincular de la Categoría en que se encuentra y vincularlo a la nueva Categoría.

• Los Productos solamente se pueden asociar a la Categoría Final. (Las que están precedidas por la flecha amarilla).

Para asociar un producto a una categoría seleccione en el Árbol la Categoría a la cual lo desea Asociar (Recuerde que debe ser de la última jerarquía, Flecha amarilla), luego haga clic en el botón "Asociar", el sistema muestra una ventana como la que se ilustra a continuación:

Seleccione los productos que desea asociar o desasociar dando clic en el recuadro de la izquierda, finalice con el botón “Grabar” . Si no desea guardar en el sistema los cambios realizados seleccione la opción “Cancelar”.

BUSCAR: Por medio de esta opción usted puede identificar fácilmente una categoría dentro del “Arbol de Categorías”. Para hacer uso de esta funcionalidad digite el código de la categoría a



buscar y haga clic en el botón “Aceptar” si el código es correcto el sistema muestra la información de la categoría de lo contrario mostrará un mensaje de error.

SUBIR ARCHIVO/ BAJAR ARHIVO: Por medio de esta opción el usuario del CEN Transaccional puede descargar o cargar las categorías con sus respectivas subcategorías, códigos y descripciones, el usuario puede cargar o descargar el archivo con los siguientes separadores: Coma (,) , Tabulador (tab.) , Punto y Coma (;) , Mas (+) . Para realizar el cargue mediante un archivo en Excel, el usuario debe tener en cuenta la las siguientes características en las columnas CAMPOS

• Función (1,2,3,4) o “1 ” Adición: Esta función creará la categoría o subnivel de categoría de la línea

actual. o “2” Retiro: Esta función desvincula todos los productos de la categoría actual y

borra la categoria. o “3” Modificación: Esta función permitirá únicamente la modificación de la

descripción de la categoría actual. Si se desea modificar cualquier otro campo, es necesario eliminar la categoría primero y luego crearla con la información adecuada.

o “4” Sin acción: A las categorías que tengan ésta función no se les hará ninguna modificación en el CEN.

• Código de la categoría • Descripción de la categoría • Nivel • Código de la categoría padre



3.2 Crear Productos

La empresa debe hacer uso de esta opción para codificar nuevos productos en su catálogo. Para esto debe ingresar toda la información de características, precios, dimensiones, unidades de consumo, instrucciones de manipulación, etc. en el proceso de ingreso existen algunos campos o datos que son requeridos los cuales se identifican mediante el símbolo asterisco (*) Al seleccionar esta funcionalidad el CEN solicita en primera instancia la información general del producto.

� Información del Producto



Código de Barras: Digite el código de barras del artículo. Tipo de Código del Ítem: Debe seleccionar si es código EAN o UPC. Código Interno del Artículo : Digite el código interno, este es definido por el fabricante. Descripción Larga: Digite una descripción larga del Artículo. Descripción Corta : Digite una descripción breve del Artículo. Tipo Unidad : Aquí se debe seleccionar por lo menos una Opción.

• Consumo: Es la unidad de venta al consumidor final. Una Chocolatina en un Supermercado la unidad de consumo podría ser La chocolatina o un display de Chocolatinas. Es lo mínimo que se vende de ese producto

• Despacho: Es la Unidad Logística. Unidad de Envío. Ejemplo: Una caja por 24 unidades de Chocolatinas.

• Comercio: Es la unidad de Comercialización. Ejemplo : Se venden 30 cajas de Chocolatinas Importante: Actualmente en el CEN la Unidad de Consumo es la Unidad de Comercialización. Todo producto creado en el maestro debe identificarse como unidad de consumo.

Categoría Propia: Clasificación interna de sus productos. Haga clic en el enlace "Link" saldrá una ventana en la cual debe escoger la categoría a la que se encuentra asociado el artículo, finalmente debe hacer clic en el botón "Aceptar" (en este campo no se digita nada, solo debe seleccionar) País de Origen: Seleccione el país de origen de la lista. (en este campo no se digita nada, solo debe seleccionar) Estado o tipo de Producto: Se refiere a la disponibilidad o estado comercial de un artículo. Los estados o tipos son los siguientes: Producto temporal, Nuevo Solo anuncio, Nuevo Disponible, Producto Regular, Especial, Temporalmente no disponible, Disponible solo en temporada, Supresión Solo anuncio. Finalizado el proceso de ingresar los respectivos campos, el usuario debe presionar grabar en el botón inferior.

� Características

Seleccione el tipo de característica adicional que desea atribuir a su producto e ingrese su respectivo valor o descripción. Entre las características adicionales se encuentran: Registro Sanitario, Forma Farmacéutica, Color, Sabor, Talla, Marca, Fragancia, Estilo, Descripción Genérica, Tipo Tela, Nombre del Fabricante.



� Dimensiones

• Dimensión Medida: Esta información facilita el manejo logístico de su producto. Este campo despliega una lista con 9 opciones: Alto, Ancho, Número Máximo de Unidades Apilables Almacén, Número Máximo de Unidades Apilables Carga, Número de Tendidos, Número de Unidades por Tendido, Peso Neto, Profundidad, Tara y Volumen.

• Valor: Usted debe digitar la información correspondiente. • Unidad: Unidad de medida del Valor. • Cantidad del Producto Contenido: Cantidad del producto. • Unidad: Unidad del valor de la cantidad.(Unidad monetaria, Centímetros,Grados

centígrados, etc). • Temperatura: Se refiere a la temperatura que requiere el producto para su

almacenamiento, hay 4 criterios de temperatura: Temperatura no controlada, Refrigerado, Congelado, Temperatura controlada.

• Valor: Si lo requiere digite el valor para cada una de las opciones de temperatura (Máxima, Mínima o Fija).

• Unidad: La única opción a seleccionar es Grados Centígrados.


� Cantidades

• Calificador de Cantidad:Cantidad contenida en el envase, Cantidad mínima a ordenar, Cantidad máxima a ordenar, Unidades por unidad de precio, Cantidad de productos contenida en la promoción, Cantidad múltiplos a pedir.

• Cantidad: Valor que se asigna según el calificador de cantid• Unidad: Unidades de los valores definidos.

� Instrucciones de manipulación

Para dar mayor información a sus clientes sobre el manejo que debe a dar a su producto establezca las condiciones de manipulación. Entre estas se encuentran: Gigante, Deformable, Alimentos, Peligro congelación, Manipular con cuidado, Sensible a la luz, Control plagas, Sólido Inflamable, Sensible a olores, Restricción de apilamiento, No apilable.


Calificador de Cantidad: Aquí se encuentran las siguientes opciones: Cantidad contenida en el envase, Cantidad mínima a ordenar, Cantidad máxima a ordenar, Unidades por unidad de precio, Cantidad de productos contenida en la promoción, Cantidad múltiplos a pedir.

Valor que se asigna según el calificador de cantidad. Unidades de los valores definidos.

Instrucciones de manipulación

Para dar mayor información a sus clientes sobre el manejo que debe a dar a su producto establezca las condiciones de manipulación. Entre estas se encuentran: Gigante, Deformable, Alimentos, Peligro congelación, Manipular con cuidado, Sensible a la luz, Control plagas, Sólido Inflamable, Sensible a olores, Restricción de


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Aquí se encuentran las siguientes opciones: Cantidad contenida en el envase, Cantidad mínima a ordenar, Cantidad máxima a ordenar, Unidades por unidad de precio, Cantidad de productos contenida en la promoción,

Para dar mayor información a sus clientes sobre el manejo que debe a dar a su producto establezca las condiciones de manipulación. Entre estas se encuentran: Gigante, Deformable, Alimentos, Peligro congelación, Manipular con cuidado, Sensible a la luz, Control plagas, Sólido Inflamable, Sensible a olores, Restricción de



� Fechas

• Tipo de Tiempo: Aquí encontrará las siguientes opciones: tiempo mínimo de entrega del producto, fecha de registro sanitario, fecha de inicio, fecha fin validez, tiempo de vida en el cliente, tiempo máximo de aceptación de devoluciones.

• Valor numérico: Este valor debe ser digitado por el usuario. • Formato de Tiempo: El formato se define en Años, Meses, Días

3.3 Tipos Clientes

A través de esta opción el usuario perfila y administra la información de su catálogo de acuerdo a sus diferentes tipos de clientes.



A continuación se detallan todas las funcionalidades que le ofrece la aplicación para administrar sus tipos de clientes :

NUEVO TIPO: Este botón permite crear un nuevo Tipo de Cliente.

• Ean del Tipo de Cliente: Digite un código con el que se va a identificar el nuevo Tipo de Cliente. Este código puede ser un EAN o cualquier otro código.

• Descripción: Nombre que se le va a asignar al Tipo de Cliente. Ejemplo: Cadenas, Autoservicios, Distribuidores, Privado, General, etc.

• Sucursal: Es la sucursal del fabricante al cual pertenece el tipo de cliente. • Tipo: Seleccione el tipo de Cliente: Normal: Catalogo que se clasifica como

privado - Público : Si un catalogo se clasifica como publico podrá ser visualizado por la pagina principal del CEN . – Base: Es un catalogo Privado pero actúa como catalogo maestro o base de productos central para la funcionalidad de Adición, Borrar y modificar en formato rápido.

• Compra por paquete: Haga clic en el CheckBox si este cliente podrá realizar compra por paquete. La Compra por paquete a nivel de Tipo de cliente Identifica la forma como el Proveedor Vende (Cajas o Unidades).

• Bloqueado: El sistema indica si este tipo de cliente se crea bloqueado o no

MODIFICAR TIPO: Este botón permite modificar la información del Tipo de Cliente, para hacer uso de esta funcionalidad seleccione el tipo de cliente a modificar (haciendo clic sobre este) y presione el botón “Modificar” Como se indica en la imagen se pueden modificar todos los campos excepto el Código EAN. Finalmente haga clic en el botón grabar para guardar los cambios.



PUNTOS DE VENTA: Esta opción permite asociar los puntos de venta de un cliente a un tipo de Cliente creado.

LISTADO DE ARTÍCULOS: Este botón permite visualizar el listado de Artículos asociados al Tipo de Cliente seleccionado. Para hacer uso de esta opción seleccione el tipo de cliente ( haciendo clic sobre este) y presione el “Listado de Articulos”



En la parte inferior de esta funcionalidad se encuentran diversas opciones que le permiten administrar la información del tipo de cliente Buscar : Empléelo para ubicar fácilmente una referencia dentro del tipo de cliente Adicionar : Le permite adicionar una referencia al tipo de cliente. Retirar : Por medio de esta opción puede desasociar una referencia del tipo de cliente. Adic, Borrar y modif. Formato Rápido : Esta opción le permite agilizar el proceso de adición, retiro y modificación de productos para un determinado tipo de cliente. Precios, Impuestos y Descuentos: Por medio de esta opción puede realizar modificaciones a los datos comerciales (precios, impuestos y descuentos) de cada producto asociado al tipo de cliente. Actualizar Catálogo: Esta función le permite actualizar de forma rápida la información de su catálogo de productos. En el caso que el Usuario desee subir un archivo con el fin de no realizar la actualización del Catalogo desde el CEN, el usuario debe realizar lo siguiente: Construir un archivo en Excel que tenga las siguientes columnas:



Guardar el archivo mediante uno de los siguientes separadores. Mas ( + ) Comas (,) Punto y Coma (;) Tab Finalmente realizar el proceso de subir archivo.



CONSULTA DE CATEGORÍAS: Este botón permite visualizar el Árbol de Categorías asociadas al tipo de cliente seleccionado.



BLOQUEAR: Utilice este botón para Bloquear o Desbloquear los Tipos de Cliente deseados, seleccionándolos en el CheckBox de la columna Bloqueado y haciendo clic en el botón Bloquear. Recuerde que para hacer modificaciones a un tipo de cliente este debe estar previamente bloqueado

FECHA DE ACTUALIZACIÓN DE CATALOGO: Al hacer clic en este botón el sistema muestra una ventana con la información de las fechas en que se hizo la ultima actualización de un Catalogo o Tipo de Cliente, indicando el Tipo de Cliente, El Canal de Actualización y la Fecha del mismo.

Para revisar la fecha de actualización del Catálogo se debe seleccionar el Tipo de Cliente y escoger la opción de “Fecha de Actualización”, en el momento de hacer la consulta saldrá la fecha de la última actualización y el canal utilizado.

• Web • Manual: Utilizando archivo enviado al administrador del CEN para el montaje de catalogo • Automatización: Utilizando Pricat Plano Simple • VAN: Utilizando Pricat EDI o Formato Nuevo Formato

En caso de que no haya rastro de la fecha de la última actualización del Catalogo, en la consulta aparece el siguiente mensaje: “Fecha de actualización de catalogo no disponible hasta próxima actualización”

LISTADO DE PRECIOS FAB: Esta opción genera el listado de precios al cual esta asociado a un comerciante pero no aun no se encuentra disponible para el comerciante debido a que no se ha liberado la novedad.

LISTADO DE PRECIOS COM: Esta opción genera el listado de precios asociado a un comerciante.

Para tener en cuenta:


Ambos listados por lo general son iguales, solo difieren cuando un proveedor tiene novedades pendientes por liberar. En este caso laListado de Precios del Fabricante pero no se perciben en el Listado de Precios del comerciante.

Selección del Cliente y de los Campos a descargar en el listado.


Ambos listados por lo general son iguales, solo difieren cuando un proveedor tiene novedades pendientes por liberar. En este caso las novedades pendientes por generar se visualizan en el Listado de Precios del Fabricante pero no se perciben en el Listado de Precios del comerciante.



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Ambos listados por lo general son iguales, solo difieren cuando un proveedor tiene novedades s novedades pendientes por generar se visualizan en el

Listado de Precios del Fabricante pero no se perciben en el Listado de Precios del comerciante.




Al hacer clic en el botón Continuar se genera el listado, como se muestra en la siguiente ventana:

3.4 Bloqueo Maestro de Productos

Para realizar cambios en el Maestro de productos este debe estar previamente bloqueado, al seleccionar la opción de “Bloquear el Maestro de Productos” se despliega la siguiente pantalla:



Haga clic en el botón Bloquear para bloquear el Maestro de Productos, el botón Cancelar le permite retornar a la pantalla anterio r sin realizar bloqueos. . Cuando se hace clic en el botón Bloquear el sistema muestra la siguiente ventana:

Presione “Volver” para salir de esta funcionalidad. Para tener en cuenta : El bloqueo del maestro de productos no afectará los procesos de compra puesto que los comerciantes continuarán comprando con la información publicada. Tan pronto se finalicen los cambios y se desbloquee el maestro se realizará un proceso de sincronización. DESBLOQUEAR EL MAESTRO DE PRODUCTOS: Si selecciona en el Menú la opción Catálogo - Bloq. Maestro Prod. y el Maestro de Productos se encuentra previamente bloqueado el sistema mostrará la siguiente ventana:

Haga clic en el botón Desbloquear el sistema muestra una ventana confirmando la acción:



Si existen Tipos de Cliente bloqueados el sistema mostrará la siguiente ventana:

En este caso deberá desbloquear los Tipos de Cliente asociados y luego podrá bloquear el Maestro de Producto.

3.5 Bloqueo Tipo de Clientes

Para realizar modificaciones a un tipo de cliente y/o a la asociación de artículos del mismo el tipo de cliente debe estar previamente bloqueado. Al seleccionar la opción “Bloquear Tipos de Clientes” se despliega la siguiente pantalla:


Seleccione el o los tipos de clientes que desea bloquear haciendo uso del cuado de

chequeo luego presione la Opción Para tener en cuenta: El bloqueo de tipos de clientes no afectara los procesos de compra, los comerciantes asociados a dichos tipos de clientes continuarán comprando con la información publicada. Tan pronto se finalicen los cambios y se desbloquee el /los tipos de clientes se realizará un proceso de sincronización.

3.6 BuscarEsta función le permite hacer búsquedas rápidas dentro del Catalogo por medio diferentes criterios como: Clasificación (Categoría), Código de Identificación ( EAN Código interno), Nombre del Artículo, Estadoentre otros Para tener en Cuenta: Ningún campo debe ser llenado obligatoriamente, seleccione los criterios que agilicen su búsqueda.

3.7 Histórico de Pricat Esta funcionalidad le permite consultar la realizadas para actualizar la información del CEN Transaccional a través de los diferentes medios como WEB, MAC o VAN.



luego presione la Opción

El bloqueo de tipos de clientes no afectara los procesos de compra, los comerciantes asociados a dichos tipos de clientes continuarán comprando con la información publicada. Tan pronto se finalicen los cambios y se desbloquee el /los

ealizará un proceso de sincronización.

Buscar Esta función le permite hacer búsquedas rápidas dentro del Catalogo por medio diferentes criterios como: Clasificación (Categoría), Código de Identificación ( EAN Código interno), Nombre del Artículo, Estado o Tipo de Producto, Tipo de Cliente

Ningún campo debe ser llenado obligatoriamente, seleccione los criterios que

Histórico de Pricat

Esta funcionalidad le permite consultar la historia de todas las cargas de catálogos realizadas para actualizar la información del CEN Transaccional a través de los diferentes medios como WEB, MAC o VAN.


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comerciantes asociados a dichos tipos de clientes continuarán comprando con la información publicada. Tan pronto se finalicen los cambios y se desbloquee el /los

Esta función le permite hacer búsquedas rápidas dentro del Catalogo por medio diferentes criterios como: Clasificación (Categoría), Código de Identificación ( EAN –

o Tipo de Producto, Tipo de Cliente

Ningún campo debe ser llenado obligatoriamente, seleccione los criterios que

historia de todas las cargas de catálogos realizadas para actualizar la información del CEN Transaccional a través de los diferentes


Si desea hacer filtros en su consulta para obtener un resultado más específico seleccione entre los siguientes criterios:

• Número Documento: • Tipo de Cliente:

le mostrará lo catálogos cargados para este tipo de cliente en particular. • Rango de Fechas: Esta opción le permite delimitar s u consulta para un

periodo determinado.

Una vez definidos sus criteconsulta es abierta y no tiene filtros definidos obtendrá como resultado la relación de todos los catálogos cargados para actualizar la infor mac ión del CEN Transaccional. Así:

En la ventana encuentra l

• Tipo Cliente: Nombre del Tipo de Cliente. • Número Documento: • Fecha del Documento:• Log: Log de Carga del Archivo Pricat

Automatización. Al hacer clic en el vinculo Ver mostrará la siguiente


Si desea hacer filtros en su consulta para obtener un resultado más específico seleccione entre los siguientes criterios:

Número Documento: Digite el número del documento histórico a buscar. Tipo de Cliente: Si selecciona un tipo de cliente especifico la consulta solo le mostrará lo catálogos cargados para este tipo de cliente en particular. Rango de Fechas: Esta opción le permite delimitar s u consulta para un periodo determinado.

Una vez definidos sus criterios de búsqueda haga clic en el botón consulta es abierta y no tiene filtros definidos obtendrá como resultado la relación de todos los catálogos cargados para actualizar la infor mac ión del CEN Transaccional. Así:

En la ventana encuentra la siguiente información:

Nombre del Tipo de Cliente. Número Documento: Número del Documento Pricat cargado. Fecha del Documento: Indica la fecha de generación del documento.

Log de Carga del Archivo Pricat - Por ejemplo si fue montadAutomatización. Al hacer clic en el vinculo Ver mostrará la siguiente


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Si desea hacer filtros en su consulta para obtener un resultado más específico

Digite el número del documento histórico a buscar. Si selecciona un tipo de cliente especifico la consulta solo

le mostrará lo catálogos cargados para este tipo de cliente en particular. Rango de Fechas: Esta opción le permite delimitar s u consulta para un

. Si su consulta es abierta y no tiene filtros definidos obtendrá como resultado la relación de todos los catálogos cargados para actualizar la infor mac ión del CEN Transaccional. Así:

Indica la fecha de generación del documento. Por ejemplo si fue montado por

Automatización. Al hacer clic en el vinculo Ver mostrará la siguiente



información:

• Estado ( Bajado o No Bajado): Esta opción permite consultar si el comerciante descargó o no el documento. El Estado se visualizará siempre y cuando en la relación comercial previamente configurada el proveedor tenga activa la opción de “Pricat de Salida”

Si no existen históricos el sistema mostrará la siguiente información:

Adicionalmente por medio de la funcionalidad de Histórico de Pricat es posible realizar transmisión del documento PRICAT en formato EDI . Para hacer uso de

esta opción seleccione “Transmitir Pricat” , se desplegará la siguiente ventana:


Presione Examinar para encontrar y cargar el PRICAT EDI a enviar, después haga clic sobre la opción “Enviar Archivo” El sistema desplegará el tracking de carga y envío a la VAN del documento, así:

3.8 Configuración de Tolerancias

Esta funcionalidad evita el rechazo de los ítems de una orden de compra o de la orden de compra en sí, cuando los precios enviados en el pedido no coinciden por pequeñas diferencias con los configurados en el catalogo y se tiene activa la opción de verificación de precios.


Presione Examinar para encontrar y cargar el PRICAT EDI a enviar, después haga clic sobre la opción “Enviar Archivo”

El sistema desplegará el tracking de carga y envío a la VAN del documento, así:

Configuración de Tolerancias

Esta funcionalidad evita el rechazo de los ítems de una orden de compra o de la orden de compra en sí, cuando los precios enviados en el pedido no coinciden por pequeñas diferencias con los

catalogo y se tiene activa la opción de verificación de precios.


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Presione Examinar para encontrar y cargar el PRICAT EDI a enviar, después haga

El sistema desplegará el tracking de carga y envío a la VAN del documento, así:

Esta funcionalidad evita el rechazo de los ítems de una orden de compra o de la orden de compra en sí, cuando los precios enviados en el pedido no coinciden por pequeñas diferencias con los

catalogo y se tiene activa la opción de verificación de precios.



Las tolerancias establecen un margen mínimo y máximo de aceptación de diferencias en los precios, estas se pueden aplicar a nivel general o por Relación Comercial. Tolerancia General : Se aplica para todos los comerciantes Tolerancia Por Relación Comercial: Se aplica para un comerciante o un grupo definido de comerciantes.

� Configuración de Tolerancia General:

Haga clic sobre la opción , se despliega la siguiente ventana:

• Seleccione el tipo de precio sobre el que aplicará la tolerancia (Neto, Bruto o Promocional) • Escoja el rango mínimo y máximo de tolerancia en precios. En este caso se fijó varianza

mínima 10 y varianza máxima 10 lo que significa que si el precio del producto es $100 se admitirá hasta 10 pesos por debajo ($990) y hasta 10 pesos por encima ($110)

• Seleccione Activar y Grabar para establecer su tolerancia.

� Configuración de Tolerancia por Relación Comercial:



Haga clic sobre la opción , se despliega la siguiente ventana:

o Seleccione el o los comerciantes para los que aplicará la Tolerancia. o Seleccione el tipo de precio sobre el que aplicará la tolerancia (Neto, Bruto o

Promocional) o Escoja el rango mínimo y máximo de tolerancia en precios. o Seleccione Activar y Grabar para establecer su tolerancia.

4. Documentos

Opción a través de la cuál el fabricante puede enviar y visualizar documentos recibidos por sus compradores.



4.1 Orden de Compra

La orden de compra es el documento comercial mediante el cual se realizan los pedidos. Al seleccionar la opción “Orden de Compra” se despliega el Listado de Pedidos con la relación de todas las órdenes de compra que han sido recibidas en el buzón electrónico de la empresa, así:

En la ventana se despliegan las siguientes columnas: SEL: Permite seleccionar una o varias órdenes de compra. CLIENTE: Nombre de la Empresa que generó la Orden de Compra. ORDEN: Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en una orden de compra presione clic sobre este número. FECHA RECIBO CEN: Corresponde a la fecha en que el CEN recibe la Orden de Compra. ESTADO PEDIDO INTERNO: Este campo hace referencia al estado de Pedido de la orden de compra, manejado internamente por el fabricante. ESTADO PEDIDO CEN: Estado en que se encuentra el Documento en el CEN. Bajado: Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso. No Bajado: Este significa que el documento aún no ha sido procesado. PRUEBA: Si aparece la palabra “SI” el documento recibido es de Prueba; si aparece la palabra “NO” implica que se recibió un documento REAL que debe ser procesado . EDI, PLANO TOTAL, XML, PDF: Permite generar el Documento en el formato seleccionado.

Funcionalidades disponibles en esta ventana:

BUSCAR: Por medio de esta opción podrá filtrar o encontrar una Orden de compra de forma rápida. El usuario cuenta con cuenta con varios criterios o alternativas de búsqueda como por ejemplo nombre de cliente, número del documento y estado de documento entre otros.


GENERAR LISTADO: Esta funcionalidad permite descargar en formato plano las órdenes de compra seleccionadas. IMPRIMIR: Por medio de esta opción es posible imprimir una o múltiples órdenes de compra. Para esto el usuario debe seleccionar previamente el/los documentos y dar clic en el botón “Imprimir”, El sistema mostrará la siguiente ventana:


Esta funcionalidad permite descargar en formato plano las órdenes de

Por medio de esta opción es posible imprimir una o múltiples órdenes de compra. Para esto el usuario debe seleccionar previamente el/los documentos y dar clic en el botón “Imprimir”, El sistema mostrará la siguiente ventana:


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Esta funcionalidad permite descargar en formato plano las órdenes de

Por medio de esta opción es posible imprimir una o múltiples órdenes de compra. Para esto el usuario debe seleccionar previamente el/los documentos y dar clic en el botón “Imprimir”, El



Seleccione el Tipo de Código que desea emplear para la impresión de su orden de compra (EAN, PLU o Código de Referencia) adicionalmente seleccione el formato de impresión. Formato Estándar: Muestra el documento simplificado y totaliza los impuestos y descuentos, Formato Detallado: Muestra en detalle las órdenes de compra de Cross-Docking sin totalizar. Presione “Continuar” para hacer una vista previa antes de la impresión

REPORTE DE TOLERANCIAS: Cuando se tiene previamente configurada la opción de Niveles de Tolerancia en Precios, la funcionalidad de “Reporte de Tolerancias ” le permite administrar la información de las Ordenes de Compra que fueron ACEPTADAS porque el precio estuvo dentro del rango mínimo y máximo de tolerancia definido. Lo anterior, con el fin de permitir a cadenas y proveedores hacer un seguimiento a las diferencias encontradas entre el precio del producto definido en el catalogo y los precios enviados en las Ordenes de compra. Para hacer uso de esta funcionalidad seleccione la opción “Reporte de Tolerancias ”, se despliega la siguiente pantalla:

Seleccione el comerciante y el mes que desea consultar luego presione la opción “Bajar Archivo a XLS” que le permitirá descargar el reporte en formato Excel.


Visualización de una Orden de Compra. Para consultar el detalle de una Orden de compra recibida, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Orden”, hecho este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:

En esta visualización el usuario tiene la opción de Imprimir la Orden de Compra, Consultar la Premarcación de Artículos ( En caso de que aplique para el y el cliente la envíe) y consultar el Detalle del contenido del documento


Visualización de una Orden de Compra.

Para consultar el detalle de una Orden de compra recibida, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Orden”, hecho este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:

En esta visualización el usuario tiene la opción de Imprimir la Orden de Compra, Consultar la Premarcación de Artículos ( En caso de que aplique para el proveedor y el cliente la envíe) y consultar el Detalle del contenido del documento..


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Para consultar el detalle de una Orden de compra recibida, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Orden”, hecho este proceso el

En esta visualización el usuario tiene la opción de Imprimir la Orden de Compra, proveedor


DESCARGA DE UNA ORDEN DE COMPRA Para facilitar la automatización e integración de la orden de compra al sistema de información propio de los proveedores, el CEN permite descargar el documento en los siguientes formatos: EDI, Plano Total XML y Plano Simple. Descargas en EDI, Plano TotalPara realizar descargas en alguno de estos formatos, seleccione la Orden de Compra y presione la opción GENERAR sobre el formato que desea descargar. En el caso de este ejemplo el documento se descargará en Plano Total.

Finalizado este proceso el CEN despliega una ventana donde informa el objetivo y la Instrucciones para poder descargar el archivo a su computador. Descargas en Plano Simple:Para descargar una o múltiples órdenes de compra en formato Plano Simple selecciodocumentos y presione la opción:


DESCARGA DE UNA ORDEN DE COMPRA

Para facilitar la automatización e integración de la orden de compra al sistema de información propio de los proveedores, el CEN permite descargar el documento en los siguientes formatos: EDI, Plano Total XML y Plano Simple.

Descargas en EDI, Plano Total y XML: Para realizar descargas en alguno de estos formatos, seleccione la Orden de Compra y presione la opción GENERAR sobre el formato que desea descargar. En el caso de este ejemplo el documento se descargará en Plano Total.

Finalizado este proceso el CEN despliega una ventana donde informa el objetivo y la Instrucciones para poder descargar el archivo a su computador.

Descargas en Plano Simple: Para descargar una o múltiples órdenes de compra en formato Plano Simple selecciodocumentos y presione la opción:


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Para facilitar la automatización e integración de la orden de compra al sistema de información propio de los proveedores, el CEN permite descargar el documento en

Para realizar descargas en alguno de estos formatos, seleccione la Orden de Compra y presione la opción GENERAR sobre el formato que desea descargar. En

Finalizado este proceso el CEN despliega una ventana donde informa el objetivo y la

Para descargar una o múltiples órdenes de compra en formato Plano Simple seleccione los


4.2 Respuesta a la Orden de Compra (Disponible

para México)

Para consultar las respuestas a las órdenes de compra enviadas al comprador, se debe ingresar a la opción Documentos / Respuesta a la Orden de Compra

Una vez se da clic sobre el menú anterior, se visualizarán los Backorders enviados:

Las búsquedas de los documentos se pueden filtrar

B

A

B


Respuesta a la Orden de Compra (Disponible

para México)

Para consultar las respuestas a las órdenes de compra enviadas al comprador, se debe opción Documentos / Respuesta a la Orden de Compra :

clic sobre el menú anterior, se visualizarán los Backorders enviados:

Las búsquedas de los documentos se pueden filtrar por Cliente (Comprador)

C


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Respuesta a la Orden de Compra (Disponible

Para consultar las respuestas a las órdenes de compra enviadas al comprador, se debe

clic sobre el menú anterior, se visualizarán los Backorders enviados:

Cliente (Comprador), Punto

A

D


de venta/sucursal, nútipo de fecha (Fecha Documento, Fecha Recibido CEN)

CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA ASOCIADAS: órdenes de compra asociadas a un documento “Back order / Respuesta a la Orden de Compra”, se debe ingresar al link Compra).

DESCARGA EN EXCEL DE LA RESPUESTA A LA ORDEN DE COM PRA: consultar las respuestas a las órdenes de compra debe dar clic sobre el icono de Excel, para que se visualice

4.3 Factura

La factura es el documento que soporta una venta de bienes o prestación de servicios. Al seleccionar la opción “Factura” se despliega un listado con la relación de todas las facturas que han sido recibidas en el buzón electrónico de la empresa, así:

En la ventana se despliegan las siguientes columnas:

C

D


de venta/sucursal, número de documento, estado (Consultado, No Consultado) y tipo de fecha (Fecha Documento, Fecha Recibido CEN).

CONSULTA DE ORDENES DE COMPRA ASOCIADAS: Para consultar las órdenes de compra asociadas a un documento “Back order / Respuesta a la Orden de Compra”, se debe ingresar al link Ver (Columna Número de la Orden de

DESCARGA EN EXCEL DE LA RESPUESTA A LA ORDEN DE COM PRA: respuestas a las órdenes de compra debe dar clic sobre el icono de

Excel, para que se visualice el detalle del Back Order:

Factura

La factura es el documento que soporta una venta de bienes o prestación de

seleccionar la opción “Factura” se despliega un listado con la relación de todas las facturas que han sido recibidas en el buzón electrónico de la empresa, así:



Página 40

(Consultado, No Consultado) y

Para consultar las órdenes de compra asociadas a un documento “Back order / Respuesta a la Orden

(Columna Número de la Orden de

DESCARGA EN EXCEL DE LA RESPUESTA A LA ORDEN DE COM PRA: Para respuestas a las órdenes de compra debe dar clic sobre el icono de

La factura es el documento que soporta una venta de bienes o prestación de

seleccionar la opción “Factura” se despliega un listado con la relación de todas las facturas que han sido recibidas en el buzón electrónico de la empresa, así:


CLIENTE: Nombre de la Empresa que generó la FacturaTIPO DE DOCUMENTO: Factura, Factura Pro forma, Nota Debito y/o Nota Crédito.NUMERO : Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en una factura presione clic sobre este número. FECHA DOCUMENTO: Fecha de creación de este mensaje.FECHA RECIBIDA: Corresponde a la fecha en que el CEN recibe FacturaESTADO: Estado en que se encuentra el Documento. Bajado: Significa que el meNo Bajado: Este significa que el documento aún no ha sido procesado Funcionalidades disponibles en esta ventana:

SUBIR PS PROFORMA:transmisión de una factura pro forma en formato Plano Simple. Para conocer el formato por favor comuníquese con nuestra área de soporte técnico.

Cuando el usuario presiona clic en el botón Examinar, el sistema le despliega las diferentes carpetas que están en su y adjuntarlo para la transmisión de la factura.

VISUALIZACIÓN DE UNA FACTURA Para consultar el detalle de una Factura recibida, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Número”. UCEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:

IMPRIMIR: Esta opción permite imprimir una factura, una vez seleccionada se desplegará el formato de impresión de la misma


Nombre de la Empresa que generó la Factura TIPO DE DOCUMENTO: Se especifica la clase de documento. Estos pueden ser: Factura, Factura Pro forma, Nota Debito y/o Nota Crédito.

: Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en una factura presione clic sobre este número.

Fecha de creación de este mensaje. Corresponde a la fecha en que el CEN recibe Factura

Estado en que se encuentra el Documento. Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso.

Este significa que el documento aún no ha sido procesado


SUBIR PS PROFORMA: Mediante esta funcionalidad el usuario puede realizar la una factura pro forma en formato Plano Simple. Para conocer el formato

por favor comuníquese con nuestra área de soporte técnico.

Cuando el usuario presiona clic en el botón Examinar, el sistema le despliega las diferentes carpetas que están en su computador para posteriormente ubicar el archivo y adjuntarlo para la transmisión de la factura.

VISUALIZACIÓN DE UNA FACTURA

Para consultar el detalle de una Factura recibida, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:

Esta opción permite imprimir una factura, una vez seleccionada se desplegará el formato de impresión de la misma así:


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Se especifica la clase de documento. Estos pueden ser:

: Numero de identificación del documento. Para visualizar la información

Corresponde a la fecha en que el CEN recibe Factura

nsaje ya ha sido consultado, generado o impreso.

Mediante esta funcionalidad el usuario puede realizar la una factura pro forma en formato Plano Simple. Para conocer el formato

Cuando el usuario presiona clic en el botón Examinar, el sistema le despliega las computador para posteriormente ubicar el archivo

Para consultar el detalle de una Factura recibida, haga clic sobre el número del na vez realizado este proceso el

Esta opción permite imprimir una factura, una vez seleccionada se


DOCUMENTOS REFERENCIA:documentos de referencia asociados a la factura.

TERMINOS DE PAGO: Muestra una ventana con la información correspondiente a los términos de pago para la factura.


DOCUMENTOS REFERENCIA: Esta opción permite al usuario consultar la información de los documentos de referencia asociados a la factura.

Muestra una ventana con la información correspondiente a los términos de


Página 42

Esta opción permite al usuario consultar la información de los

Muestra una ventana con la información correspondiente a los términos de


DESCUENTOS CARGOS : Muestra información sobre los Descuentos o Cargos asociados a la factura.

INFORMACION ADICIONAL:

DETALL E: Este botón muestra el detalle de la Factura Seleccionada , la información de esta ventana es la siguiente:


Muestra información sobre los Descuentos o Cargos asociados a la

INFORMACION ADICIONAL: Este botón muestra información adicional de la factura.

ste botón muestra el detalle de la Factura Seleccionada , la información de esta ventana es la siguiente:


Página 43

Muestra información sobre los Descuentos o Cargos asociados a la

Este botón muestra información adicional de la factura.

ste botón muestra el detalle de la Factura Seleccionada , la


En la ventana se despliegan las columnas: Código del Producto, Descripción, Cantidad (Facturada, Devoluciones, Bonificada), Precio (Bruto, Neto (Neto (Con descuento, Sin Descuento), e Información AdicionDescuentos, Localizaciones). El usuario puede hacer clic sobre los enlaces Desc, Imp, Loc para obtener información adicional.

INFORMACIÓN ADICIONAL Descuentos: (Desc) Brinda información adicional sobre los descuentos aplicados a la factura .

Impuestos: (Imp) Brinda información adicional sobre los Impuestos aplicados a la factura.


En la ventana se despliegan las columnas: Código del Producto, Descripción, Cantidad (Facturada, Devoluciones, Bonificada), Precio (Bruto, Neto (Neto - Impuestos, Neto + Impuestos), Público), Subtotales (Con descuento, Sin Descuento), e Información Adicional (Impuestos, Descuentos, Localizaciones).

El usuario puede hacer clic sobre los enlaces Desc, Imp, Loc para obtener información adicional.

INFORMACIÓN ADICIONAL

(Desc) Brinda información adicional sobre los descuentos aplicados a

(Imp) Brinda información adicional sobre los Impuestos aplicados a la


Página 44

En la ventana se despliegan las columnas: Código del Producto, Descripción, Cantidad (Facturada, Devoluciones, Bonificada), Precio

Impuestos, Neto + Impuestos), Público), Subtotales al (Impuestos,

Descuentos, Localizaciones).

El usuario puede hacer clic sobre los enlaces Desc, Imp, Loc para

(Desc) Brinda información adicional sobre los descuentos aplicados a

(Imp) Brinda información adicional sobre los Impuestos aplicados a la


Localizaciones: (Loc) Brinda correspondientes a la Factura

4.4 Aviso de Despacho

El aviso de despacho es un documento que le permite a un proveedor o a un operador logístico proporcionar a sus clientes información importantedicho mensaje se notifica a los clientes qué les esta despachando ( Producto lo esta despachando ( Pallets, Bultos, Estibas, etc) de acuerdo a una orden de compra previamente recibida. Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los avisos de despacho que han sido transmitidos por el proveedor a través del MAC (Módulo de Automatización CEN)


(Loc) Brinda información adicional sobre los Sitios de Entrega correspondientes a la Factura

Aviso de Despacho

El aviso de despacho es un documento que le permite a un proveedor o a un operador logístico proporcionar a sus clientes información importante sobre el despacho de mercancía. A través de dicho mensaje se notifica a los clientes qué les esta despachando ( Producto –lo esta despachando ( Pallets, Bultos, Estibas, etc) de acuerdo a una orden de compra

eleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los avisos de despacho que han sido transmitidos por el proveedor a través del MAC (Módulo de Automatización CEN)


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información adicional sobre los Sitios de Entrega

El aviso de despacho es un documento que le permite a un proveedor o a un operador logístico sobre el despacho de mercancía. A través de

– Cantidades) y cómo lo esta despachando ( Pallets, Bultos, Estibas, etc) de acuerdo a una orden de compra

eleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los avisos de despacho que han sido transmitidos por el proveedor a través del MAC (Módulo de Automatización CEN)


En la ventana se despliegan las siguientes Cliente: Nombre del Cliente. Aviso de Despacho: Corresponde al número del documento. Fecha Documento : Fecha de elaboración del Aviso de Despacho. Fecha Recibido CEN : Fecha en la que el documento ha sido recibido en el CEN. Orden de Compra: Número de la Orden de Compra asociada al Aviso de Despacho. Estado: Estado en que se encuentra el Documento. Bajado: Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso. No Bajado: Este significa que el documento aún no ha sido procesado Haga clic en el número del Aviso de despacho de su interés para consultar el detalle del documento.


En la ventana se despliegan las siguientes columnas: Nombre del Cliente.

Corresponde al número del documento. : Fecha de elaboración del Aviso de Despacho.

: Fecha en la que el documento ha sido recibido en el CEN. Número de la Orden de Compra asociada al Aviso de

Estado en que se encuentra el Documento. Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso.

Este significa que el documento aún no ha sido procesado

Haga clic en el número del Aviso de despacho de su interés para consultar el detalle


Página 46

: Fecha en la que el documento ha sido recibido en el CEN. Número de la Orden de Compra asociada al Aviso de

Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso.

Haga clic en el número del Aviso de despacho de su interés para consultar el detalle



Presione el botón imprimir ubicado al final de la página para realizar la impresión del documento

4.5 Aviso de Recibo

Este documento permite a la cadena informar a sus proveedores sobre el recibo de la mercancía. Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los avisos de recibo disponibles para ser consultados por la empresa, así:

En la ventana se despliegan las siguientes columnas: Sel: Permite Seleccionar solo un documento. Comerciante: Nombre de la entidad emisora del documento. No Aviso Despacho: Numero del Aviso de Despacho al que hace referencia el Aviso de Recibo. No Aviso Recibo: Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en un Aviso de Recibo presione clic sobre este número. Fecha Documento : Fecha de elaboración del Aviso de Recibo Fecha Recibido CEN : Fecha en la que el documento ha sido recibido en el CEN. Estado: Estado en que se encuentra el Documento. Bajado: Significa que el mensaje ya ha sido consultado, generado o impreso. No Bajado: Este significa que el documento aún no ha sido procesado



Esta funcionalidad permite comparar la información de la Orden de Compra versus la información contenida en el Aviso de Despacho y en el Aviso de Recibo, adicionalmente genera indicadores de Cumplimiento en Entrega, Discrepancia en Entrega y Discrepancia

VISUALIZACIÓN DE UN AVISO DE RECIBO: Para consultar el detalle de un Aviso de Recibo, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ No Aviso Recibo”. Así:

Inmediatamente se despliega una ventana con toda la información contenida en el Aviso de recibo seleccionado



Esta funcionalidad permite comparar la información de la Orden de Compra versus la información contenida en el Aviso de Despacho y en el Aviso de Recibo, adicionalmente genera indicadores de Cumplimiento en Entrega, Discrepancia en Entrega y Discrepancia en Despacho.

VISUALIZACIÓN DE UN AVISO DE RECIBO:

Para consultar el detalle de un Aviso de Recibo, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ No Aviso Recibo”. Así:

Inmediatamente se despliega una ventana con toda la información contenida en el Aviso de recibo seleccionado


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Esta funcionalidad permite comparar la información de la Orden de Compra versus la información contenida en el Aviso de Despacho y en el Aviso de Recibo, adicionalmente genera indicadores de Cumplimiento en

en Despacho.

Para consultar el detalle de un Aviso de Recibo, haga clic sobre el número del

Inmediatamente se despliega una ventana con toda la información contenida en el


4.6 Reporte de Inventarios

Por medio de este mensaje el comerciante le informa al proveedor los inventarios, en cantidad y valor, en cada uno de sus puntos de venta y centros de distribución. Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de inventarios disponibles para ser consultados por la empresa, así:



Reporte de Inventarios

Por medio de este mensaje el comerciante le informa al proveedor los inventarios, en cantidad y cada uno de sus puntos de venta y centros de distribución.

Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de inventarios disponibles para ser consultados por la empresa, así:

ventana se despliegan las siguientes columnas:


Página 49

Por medio de este mensaje el comerciante le informa al proveedor los inventarios, en cantidad y

Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de


Cliente: Nombre del cliente que reporta la información. Rep. Inventario: Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en un Reporte de Inventarios presione clic sobre estenúmero. Recibido: Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario. Extractado: Fecha en la que se ha extractado el documento. EDI: Presione clic en este enlace para generar el reporte en formato EDI. Funcionalidades disponibles en

Esta opción permite encontrar de forma rápida un reporte de inventarios, mediante diferentes opciones como numero, fecha, Nombre del Cliente.

VISUALIZACIÓN DE UN REPORTE DE INVENTARIOS Para consultar el detalle de un reporte de inventario, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:


BAJAR ARCHIVO: Permite descargar el archivo en formato Plano

Permite descargar el archivo en formato Excel. Instrucciones:click en "Bajar Archivo" y elija la opción "Guardar Destino Como” seleccione a continuación la carpeta donde desea almacenar el documento y presione “Guardar”


Nombre del cliente que reporta la información. Numero de identificación del documento. Para visualizar la

información contenida en un Reporte de Inventarios presione clic sobre este

Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario. Fecha en la que se ha extractado el documento.

Presione clic en este enlace para generar el reporte en formato EDI.



VISUALIZACIÓN DE UN REPORTE DE INVENTARIOS

Para consultar el detalle de un reporte de inventario, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:


Permite descargar el archivo en formato Plano

Permite descargar el archivo en formato Excel.

Instrucciones: Para guardar el archivo en su máquina, por favor haga click en "Bajar Archivo" y elija la opción "Guardar Destino Como” seleccione a continuación la carpeta donde desea almacenar el documento y presione “Guardar”


Página 50

Numero de identificación del documento. Para visualizar la información contenida en un Reporte de Inventarios presione clic sobre este

Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario.


Para consultar el detalle de un reporte de inventario, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “ Número”. Una vez realizado este proceso


Para guardar el archivo en su máquina, por favor haga click en "Bajar Archivo" y elija la opción "Guardar Destino Como” seleccione a continuación la carpeta donde desea almacenar el


Este botón permite visualizar el detalle del Reporte de Inventarios seleccionado bien sea por Artículos o Localizaciones.

Figura A: Esta ventana le permite realizar búsquedas y organizar el listado por Localizaciones o Artículos Figura B: En la ventana se muestran las siguientes columnas:

• EAN Localización :reporta el inventario.

• Descripción Localización:reporta el inventario.

• Cant Stock: • Más Cantidades

el cual permite revisar si existen otras cantidades reportadas


Este botón permite visualizar el detalle del Reporte de Inventarios seleccionado bien sea por Artículos o Localizaciones.

Esta ventana le permite realizar búsquedas y organizar el listado por Localizaciones o Artículos

En la ventana se muestran las siguientes columnas:

EAN Localización : Código EAN de la Localización que reporta el inventario. Descripción Localización: Nombre de la Localización que reporta el inventario. Cant Stock: Cantidad de artículos disponibles en Stock. Más Cantidades : Esta columna posee un enlace llamado el cual permite revisar si existen otras cantidades reportadas


Página 51

Este botón permite visualizar el detalle del Reporte de Inventarios

Esta ventana le permite realizar búsquedas y organizar el listado por Localizaciones o Artículos

Código EAN de la Localización que

Nombre de la Localización que

Cantidad de artículos disponibles en Stock. : Esta columna posee un enlace llamado Ver

el cual permite revisar si existen otras cantidades reportadas


para el artículo seleccionado. • Valor:

Para imprimir un

Presione el botón imprimir ubicado al final de la página para realizar la impresión del


para el artículo seleccionado. Valor: Indica el valor del Artículo

Para imprimir un reporte de inventarios presione la opción:

Presione el botón imprimir ubicado al final de la página para realizar la impresión del documento.


Página 52

reporte de inventarios presione la opción:

Presione el botón imprimir ubicado al final de la página para realizar la


4.7 Reporte de Ventas

Por medio de este mensaje el comerciante le cantidad y valor, en cada uno de sus puntos de venta. Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de ventas disponibles para ser consultados por la empresa, así:

En la ventana se despliegan las siguientes columnas: Reemplazado Por: Esta columna permite identificar si un reporte de ventas esta reemplazando uno previamente enviado Cliente: Nombre del cliente que reporta la información. Rep. Inventario: Numero de contenida en un Reporte de Inventarios presione clic sobre este número. Recibido: Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario. Extractado: Fecha en la que se ha extractEDI: Presione clic en este enlace para generar el reporte en formato EDI. Funcionalidades disponibles en esta ventana:

Esta opción permite encontrar de forma rápida un reporte de ventas mediante el uso de diferentes criterios de búsqueda.


Reporte de Ventas

Por medio de este mensaje el comerciante le informa al proveedor las ventas realizadas, en cantidad y valor, en cada uno de sus puntos de venta.

Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de ventas disponibles para ser consultados por la empresa, así:


Esta columna permite identificar si un reporte de ventas esta reemplazando

Nombre del cliente que reporta la información. Numero de identificación del documento. Para visualizar la información

contenida en un Reporte de Inventarios presione clic sobre este número. Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario.

Fecha en la que se ha extractado el documento. Presione clic en este enlace para generar el reporte en formato EDI.


Esta opción permite encontrar de forma rápida un reporte de ventas mediante el uso de diferentes criterios de búsqueda.


Página 53

informa al proveedor las ventas realizadas, en

Al seleccionar esta opción se despliega un listado con la relación de todos los reportes de ventas

Esta columna permite identificar si un reporte de ventas esta reemplazando

identificación del documento. Para visualizar la información

Fecha y hora en que el CEN recibe el documento Reporte de Inventario.

Esta opción permite encontrar de forma rápida un reporte de


VISUALIZACIÓN DE UN REPORTE DE VENTAS Para consultar el detalle de un reporte de ventas, haga clic sobre el número del documento que aparece en la columna “Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del documento. Así:

Funcionalidades

Permite descargar el archivo en formato EDI.

Permite descargar el archivo en formato Plano Simple.


Este botón permite visualizar el detalle del Reporte de Ventas seleccionado; es posible organizar la consulta por Artículos o Localizaciones.


VISUALIZACIÓN DE UN REPORTE DE VENTAS

Para consultar el detalle de un reporte de ventas, haga clic sobre el número del documento que

“Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del


Permite descargar el archivo en formato EDI.

Permite descargar el archivo en formato Plano Simple.


Este botón permite visualizar el detalle del Reporte de Ventas seleccionado; es posible organizar la consulta por Artículos o Localizaciones.


Página 54

Para consultar el detalle de un reporte de ventas, haga clic sobre el número del documento que

“Número”. Una vez realizado este proceso el CEN desplegará inicialmente el encabezado del



Figura A: Esta ventana le permite realizar búsquedas y organizar el listado por Localizaciones o Artículos Figura B: Seleccione el periodo de la consulta, se desplegará una ventana con las siguientes columnas:

• Descripción Localización: Nombre de la Localización que reporta la información de ventas.

• Cant: Cantidad de artículos ventas. • Valor: Indica el valor del Artículo • Agente de ventas: Vendedor.

Para imprimir un reporte de ventas presione la opción:

Presione el botón imprimir ubicado al final de la página para realizar la impresión del documento



5. SIG

El Sistema de Información Gerencial es un sistema de análisis de negocios que genera reportes y estadísticas basado en información suministrada por las transacciones hechas entre comerciantes y proveedores, las opciones disponibles son:

1. Transacciones Consolidadas:

Seleccione el periodo a consultar y se desplegará un reporte con la cantidad consolida de transacciones, el número de comerciantes y el valor.

Si el usuario quiere conocer de quien son los documentos totalizados, debe presionar clic sobre el link Cantidad y se desplegará la Descripción de cada comerciante que emitió documentos, los tipos de documentos, la cantidad y el total por cadena y general. Adicionalmente en esta ventana también se puede hacer clic sobre el numero total de documentos y se detalla cuales son los documentos asociado a dicho total



Adicionalmente en caso de tener configurada la regla del traductor – validación de inventarios (productos que están sobrestokeados a nivel de sucursal – tope máximo de inventario), se tiene la opción de poder consultar la fecha de traducción del documento y el valor de la orden de compra traducida, que puede varias del valor de la orden de compra enviada por el comerciante.

2. Reporte Relaciones Comerciales: Este reporte muestra los comerciantes con los que el proveedor tiene creadas relaciones comerciales en el CEN y el tipo de documentos que maneja con cada uno de ellos.

• Muestra la relación comercial que existe entre un comerciante y sus proveedores, indicando con una ‘X' el documento por el cual existe la relación.

• Criterios de consulta:



• Geografía (país) • Fabricante • Comerciante • Documento

Esta información puede ser descargada (DOWNLOAD) a un archivo de Excel para su posterior manipulación por parte del usuario.

3. Análisis de Transacciones por periodo Este análisis permite la combinación de las dimensiones: Comerciante, Geografía, Documento y Periodo de Análisis (Día/ Mes/ Año) para obtener un informe más específico, que totaliza las transacciones realizadas con los diferentes proveedores en el intervalo de tiempo seleccionado.

Cuando el usuario finalice los criterios presiona Ejecutar y encontrara el resultado de la búsqueda de la siguiente manera.

4. Análisis de Transacciones por periodo Tras la combinación de las dimensiones: Comerciantes, Geografía, Tipo de documento y Periodo de Análisis ( en años) se obtiene un reporte general del total de transacciones realizadas en el intervalo de tiempo seleccionado, el cual puede ser detallado (de años, a meses, a semanas y a días) haciendo clic en los diferentes enlaces.



• Muestra la información de las transacciones de un comerciante con sus proveedores en periodos fijos (año, mes, día).

• Permite hacer drill down sobre el periodo de tiempo bajando a nivel de meses o días y ver el detalle de las transacciones para cada nivel de la jerarquía .

• Para la información por meses y días se puede obtener el detalle de los documentos • Permite seleccionar diferentes criterios de consulta tales como: • Período de tiempo en el cual se quiere realizar el análisis (año inicial y final) • Geografía (país, departamento / estado y ciudad) • Comerciante (comerciante y punto de venta) • Documento • Tipo de información (valor o cantidad) • Escala para las unidades de acuerdo al tipo de información • Permite aplicar funciones sobre la consulta hecha • Permite hacer DOWNLOAD de la información consultada a un archivo de Excel para su

posterior manipulación por parte del usuario .

Finalizado los criterios de búsquedas se debe presionar clic en Ejecutar para ver el resultado en la pantalla.

5. Análisis de Uso



La plataforma del CEN (Centro Electrónico de Negocios) permite realizar auditoria de uso sobre la aplicación (Sitio fabricante). A continuación se ilustra la Funcionalidad:

• Ingrese a la opción de análisis de uso:

• Seleccione las opciones y el periodo que requiere analizar.

Importante: Para el caso de requerir hacer análisis de uso de las opciones del sitio comerciante habilitadas para usuarios multilogin (vendedores del fabricante), debe ingresa por Producto: SitioComerciante.

• Visualice el análisis de uso de la aplicación de acuerdo a los filtros efectuados en la consulta:



• Visualice el detalle de uso de la aplicación:

o Opción

o Usuario

o Fecha

6. Colaboración

Esta funcionalidad permite a los usuarios que cuentan con el CEN Colaboración acceder a esta herramienta de análisis de ventas e inventaros. CEN Colaboración es un servicio de inteligencia de negocios del CEN - Centro Electrónico de negocios - que tiene como fin colocar a disposición de comerciantes y fabricantes toda aquella información de interés común, relativa a su empresa para analizarla usando un medio estándar y amigable para el mercado: Internet. Es un servicio fundamental para la toma de decisiones de carácter gerencial que ayuden a la competitividad de las empresas. • ¿Cuál es la rotación por categoría de nuestros productos? • ¿En qué punto de venta tenemos agotados? • ¿En qué región tenemos mejor desempeño comercial? • ¿Cómo estuvo hoy la promoción en este autoservicio? • ¿Cuál fue la rotación de un producto especifico en un punto de venta determinado? ¡TRANSFORME LOS DATOS EN CONOCIMIENTO! Las empresas en su operación diaria generan y reciben una gran cantidad de datos que son fuente de conocimiento cuando se procesan y analizan en forma oportuna. Para facilitar esta labor IBC ofrece el servicio CEN Colaboración el cual permite, de una manera fácil y ágil, el procesamiento y análisis de los datos de sus socios de negocios, generando conocimiento para optimizar el desempeño de su empresa y permitirle ingresar a la era de la Inteligencia de Negocios basada en el comercio electrónico.

El CEN Colaboración es la herramienta más completa para analizar el comportamiento de sus productos en el Punto de Venta.



No se enrede !

7. Clave

Por medio de esta funcionalidad el usuario puede modificar su contraseña, para esto solo debe digitar la clave actual, la nueva clave y reconfirmar su nueva clave, y presionar clic en “GRABAR”.

8. Traductor

Opción de menú que lleva al usuario a la opción de configuración para la traducción de documentos.



9. Administración

Opción de menú disponible únicamente para usuario administrador.

9.1 Permisos

Permite consultar la codificación de los permisos y su respectiva descripción.



9.2 Tipos de Usuarios

Opción que permite administrar los tipos de usuarios, y asignar las opciones a las cuales se les va a permitir el acceso.

CREACION DE USUARIO: Para crear un usuario se debe seleccionar el usuario y dar clic en el botón “Nuevo” . Una vez se ingrese a la pantalla de Tipos de usuario, se debe ingresar la Descripción y proceder a Grabar. De lo contrario debe Cancelar la acción.

MODIFICACION DE USUARIO: Para modificar un usuario se debe seleccionar el usuario y dar clic en el botón “Modificar” . Una vez se realicen los cambios, se genera un mensaje de confirmación.



ELIMINACION DE USUARIO: Para eliminar un usuario se debe seleccionar el usuario y dar clic en el botón “Borrar” .

ASIGNACION DE PERMISOS A USUARIOS: Para asignar permisos a un usuario se debe seleccionar el usuario y dar clic en el botón “Permisos” .

Una vez se ingresa a la pantalla de “Opciones” , se debe escoger la opción que se requiera habilitar o inhabilitar al usuario previamente seleccionado, y dar clic en el botón “Modificar” .

Posteriormente se debe habilitar o inhabilitar el acceso, y proceder a Grabar el cambio.



9.3 Asignar Tipo a Usuario

Esta opción permite asociar los usuarios a los tipos de usuarios que han sido creados previamente.

Una vez se ingresa a la pantalla de “Asignar Tipo a Usuario” , se debe escoger el nombre de usuario al cual se requiera asignar un determinado Tipo de usuario, y dar clic en el botón “Modificar” .

Posteriormente se debe seleccionar el Tipo de Usuario, y proceder a Grabar.

9.4 Relaciones Comerciales

Permite consultar las relaciones comerciales existentes.



9.5 Envío de Información (Disponible para

México)

Esta opción permite el envío de información a los socios comerciales.

Una vez se ingresa a la pantalla de “Notificaciones a Socios Comerciales” , se debe:

Seleccionar los socios comerciales a los cuales se les requiere enviar la información.

Adjuntar el archivo a enviar en la notificación.

Ingresar el Asunto y Contenido del Mensaje.

Dar clic en el botón “Enviar”.

Posteriormente se genera un mensaje confirmando que se ha programado el envío de la

Notificación.

B

A

C

A

B

C

D

E

D

E



10. Ayuda

Opción que lleva al manual de usuario del sitio fabricante

11. Salir

Opción que permite salir de la herramienta.

Para tener en cuenta: Si al momento de salir se tienen tipos de clientes bloqueados se despliega el

siguiente mensaje:

Al presionar SI, se sale del CENT dejando los tipos de cliente bloqueados.

Si se presiona Volver se direcciona al usuario a la pantalla en la cuál se pueden desbloquear los tipos de clientes.

MANUAL DEL USUARIO - CEN

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