Manual Interno De Procedimientos Operativos Para La ...

Manual Interno De Procedimientos

Operativos Para La Prevención,

Control y Detección De Legitimación

De Ganancias Ilícitas,

Financiamiento Del Terrorismo Y/O

Delitos Precedentes CONSULTORES DE SEGUROS S.A.

El Presente Manual Interno comprende los Procedimientos Operativos Propios de la Empresa para la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, bajo los requisitos dados por la

Unidad de Investigación Financiera (UIF) a través de su Resolución Administrativa Nº 10/2011 “Instructivo Específico para Entidades de Seguros”

Página | - 1 -

TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN ........................................................................................ - 3 -

II. MARCO NORMATIVO ................................................................................ - 3 -

III. OBJETO ..................................................................................................... - 4 -

IV. DEFINICIONES ........................................................................................... - 4 -

V. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE ......................................................... - 7 -

VI. SUJETO OBLIGADO Y FUNCIONARIO RESPONSABLE ................................... - 7 -

VII. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE .................................................................. - 10 -

VIII. IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO .................................... - 13 -

IX. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Y BENEFICIARIO CUANDO SE LIQUIDE UN

SINIESTRO .............................................................................................. - 14 -

X. PROCEDIMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA .......................................... - 15 -

XI. POLÍTICA CONOZCA A SU EMPLEADO ...................................................... - 24 -

XII. PERFIL DEL CLIENTE ................................................................................. - 26 -

XIII. REGISTRO DE OPERACIONES DE SEGUROS ............................................... - 27 -

XIV. OBLIGACIÓN DE INFORMAR .................................................................... - 27 -

XV. PLAZO..................................................................................................... - 27 -

XVI. OBLIGACIÓN DE ACTUAR ........................................................................ - 28 -

XVII. PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS .. - 29 -

XVIII. CODIFICACIÓN Y ABREVIATURA DEL CONTROL INTERNO ......................... - 36 -

XIX. INFORMES SEMESTRALES DE AUDITORÍA ................................................ - 36 -

XX. AUDITORÍA EXTERNA .............................................................................. - 36 -

XXI. CAPACITACIÓN ....................................................................................... - 36 -

XXII. DIFUSIÓN ............................................................................................... - 37 -

XXIII. RESPONSABILIDAD Y SANCIONES ............................................................ - 37 -

ANEXOS ..........................................................................................................................

ANEXO I – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS MAYORES A O

IGUALES A $US 5.000.- FIC-PN-001

Página | - 2 -

ANEXO II – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS MENORES A

$US 5.000.- FIC-PN-002

ANEXO III – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES – PERSONA JURÍDICA FIC-PJ-001

ANEXO IV – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA NATURAL

FBE-PN-001

ANEXO V – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA JURÍDICA FBE-

PJ-001

ANEXO VI – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA NATURAL FPS-PN-001

ANEXO VII – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001

ANEXO VIII – FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE – PERSONA EXPUESTA POLÍTICA O

PÚBLICAMENTE PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001

Página | - 3 -

MANUAL INTERNO DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS PARA LA PREVENCIÓN,

CONTROL Y DETECCIÓN DE LEGITIMACIÓN DE

GANANCIAS ILÍCITAS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y/O DELITOS PRECEDENTES

CONSULTORES DE SEGUROS S.A.

I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo establecido en la Resolución Administrativa No. 010/2011, aprobada

por la Unidad de Investigaciones Financieras el 22 de Noviembre de 2011, se establece el

presente Manual Interno de Procedimientos Operativos para la Prevención, Control,

Detección y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo

y/o Delitos Precedentes que regirá para las operaciones de Consultores de Seguros S.A.

II. MARCO NORMATIVO

El presente Manual Interno de Procedimientos tiene como marco normativo las siguientes

disposiciones:

Ley Nº 1768 de Modificaciones al Código Penal, en su artículo 185.- ter, Art. 34 con

relación al Art. 185 bis de la Ley Nº 004 de 31 de marzo de 2010, que tipifica la

“Legitimación de Ganancias Ilícitas”.

Ley Nº 170, Modificaciones al Código Penal “Financiamiento al Terrorismo”, de 09

de Septiembre de 2011.

Ley Nº 1883 de Seguros de la Republica de Bolivia de 25 de Junio de 1998.

Ley Nº 4, de Lucha contra la Corrupción, Enriquecimiento Ilícito, e Investigación de

Fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz”.

Página | - 4 -

Decreto Supremo Nº 24771, que aprueba el Reglamento de la Unidad de

Investigaciones Financieras - UIF.

Decreto Supremo Nº 25201 que Reglamenta a la Ley de Seguros, de 17 de Octubre

de 1998.

Decreto Supremo Nº 910 que aprueba el Reglamento del Régimen de Infracciones

y Procedimientos de Sanciones, de 15 de Junio de 2011.

Resolución Administrativa 006/2011 del 14 de Octubre de 2011, que aprueba el

Manual de Procedimientos Operativos para la Prevención, Detección, Control y

Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o

Delitos Precedentes para el Sistema Financiero y Servicios Auxiliares.

Resoluciones UIF/DIR/001/2008 de 23 de Junio de 2008 y UIF/001/2010 de 19 de

Agosto de 2010, de Personas Expuestas Políticamente y/o Públicamente.

Resolución Administrativa 010/2011 de 22 de Noviembre de 2011, que aprueba el

“Instructivo Especifico para Entidades de Seguros”.

III. OBJETO

El presente Manual Interno de Procedimientos, tiene por objeto establecer reglas

específicas para la prevención, detección, control y reporte de operaciones

presuntamente vinculadas con la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del

Terrorismo y/o Delitos Precedentes, en las actividades relacionadas al corretaje y asesoría

de seguros, actividad principal de Consultores de Seguros S.A.

IV. DEFINICIONES

Para efectos de aplicación del presente Manual Interno de Procedimientos, se consideran

las siguientes definiciones:

Actividad Aseguradora: Comprende la otorgación de coberturas y la asunción de riesgos

de personas naturales o jurídicas, incluyendo las propias entidades aseguradoras y de

todo otro servicio que implique cubrir riesgos de personas y el prepago de servicios de

índole similar al seguro.

Beneficiario Económico: Persona natural o jurídica, de derecho público o privado,

nacional o extranjera, con o sin fines de lucro que en última instancia son las propietarias

o tienen el control de un cliente y/o de la persona en cuyo nombre se realiza una

Página | - 5 -

operación, también comprende a aquellas personas que ejercen el control efectivo sobre

una persona jurídica o un acuerdo legal.

Cliente: Persona natural o jurídica que contrata seguros con una Entidad Aseguradora a

través de Consultores de Seguros S.A.

Comité Gerencial UIF (Comité de Cumplimiento): Instancia Ejecutiva que tiene como

función supervisar las labores del Funcionario Responsable ante la UIF y resolver los

asuntos que sean puestos a su consideración, relacionados con el cumplimiento de la

normativa emitida por la UIF. Este Comité está conformado por la Presidencia, Gerencia

General, Gerencia Nacional Técnica, Gerencia Nacional de Operaciones, Sub Gerente de

Métodos y Procedimientos en calidad de Funcionario Responsable, Gerencia Nacional

Comercial, Gerencia Nacional de Administración y Finanzas y, cuando corresponda los

Gerentes Regionales y Jefes de Área. Este Comité podrá funcionar con mínimo tres de sus

miembros en forma indistinta, contando siempre con la presencia del Funcionario

Responsable.

Corredor de Seguros: Persona jurídica que realiza la actividad comercial de intermediar

seguros privados sin mantener vínculo contractual con ninguna entidad aseguradora.

Entidad Aseguradora: Sociedad Anónima autorizada por la Autoridad de Fiscalización y

Control de Pensiones y Seguros - APS, que realiza actividades de seguros y reaseguros.

Formulario de Identificación de Cliente (FIC-PN & FIC-PJ): Es el documento que registra

los datos necesarios y suficientes para la identificación de nuestros clientes

intermediados, pudiendo ser personas naturales o jurídicas.

Formulario de Pago de Siniestros (FPS-PN & FPS-PJ): Es el documento que registra las

modalidades de operaciones de seguros, establecidas en el presente Manual. (Liquidación

de Reclamos y Finiquitos de Siniestros)

Formulario ROS-01: (Reporte de Operaciones Sospechosas), Documento que registra

operaciones sospechosas, emergentes de la actividad o servicio que solicite el potencial

asegurado o cliente; vinculado a la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del

Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

Página | - 6 -

Formulario PCC-04: (Política Conozca a su Cliente - 04) Documento que permite

identificar el origen y/o destino de los fondos por pago de primas iguales o mayores a $us.

5.000.- (CINCO MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS) o su equivalente en cualquier otra

moneda, así como a la persona que realiza la operación o para pago de siniestros iguales o

mayores a 10.000.- (DIEZ MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS) o su equivalente en

cualquier otra moneda.

Funcionario Responsable: Persona designada por Consultores de Seguros S.A., encargado

del cumplimiento del presente Manual, así como de las disposiciones legales, normativas y

reglamentarias sobre la prevención, control, detección y reporte de Legitimación de

Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

Listas P.E.P: Listas de personas expuestas políticamente y/o públicamente, de naturaleza

estrictamente informativa, que Consultores de Seguros S.A. mantiene como consulta a

una Base de datos dentro de lo previsto en las normas emitidas por la Unidad de

Investigaciones Financieras.

Póliza de Seguro: Documento que instrumenta el contrato de seguro, en el que se

establecen las normas que de manera general y particular, regulan las relaciones

contractuales entre el asegurado y la Entidad Aseguradora, de acuerdo a lo determinado

en el Código de Comercio.

Seguro: Es el contrato por el cual la Entidad Aseguradora se obliga a indemnizar un daño o

a cumplir la prestación convenida, al producirse la eventualidad prevista, y el asegurado o

tomador a pagar la prima.

Siniestro: Se produce cuando sucede la eventualidad prevista y cubierta por el contrato de

seguros y que da lugar a la indemnización, obligando a la Entidad Aseguradora a satisfacer

total o parcialmente, al asegurado o a sus beneficiarios, el capital garantizado en el

contrato.

Sociedades Pantalla: Son formas de sociedades que pretenden ocultar la identificación de

quienes han obtenido ganancias ilícitas, las cuales pueden darse en forma enunciativa y no

limitativa, bajo las siguientes modalidades:

Sociedad Aparente: Entidades legalmente constituidas que participan, o afirman

participar en una actividad comercial, industrial o de prestación de servicios; sin

Página | - 7 -

embargo, realizan una parte importante de su giro de negocios en efectivo,

mismos que podrían provenir de la Legitimación de Ganancias Ilícitas,

Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

Sociedad Fantasma: Entidades o Sociedades que existen solo de nombre, sin

documento de registro y de establecimiento, aparecen con mayor intensidad en

las órdenes de transferencia de fondos, como consignatarios y sirven para

esconder el origen de los fondos provenientes de actividades ilícitas.

Sociedades de Domicilio: Son Sociedades que no se dedican a operaciones

comerciales o industriales en el país donde se encuentra ubicado su domicilio

principal, potencialmente podrían intervenir en el proceso de acumulación de

ganancias ilícitas. Éstas pueden tener vinculación de propiedad, control o

administración en otras empresas.

Sociedad en Estante: La finalidad de estas sociedades, es esconder la propiedad de

las acciones al portador que adquieren de sociedades constituidas; estas

sociedades presentan un capital constituido por acciones al portador y permiten a

personas naturales realizar operaciones financieras, escondiendo su verdadera

identidad.

Sujeto Obligado: Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, están obligados al

cumplimiento de las normativas sobre la prevención, control, detección y reporte de

Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

V. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

Las disposiciones del presente Manual Interno de Procedimientos, tienen aplicación en la

Oficina Nacional y en todas las Oficinas Regionales de Consultores de Seguros S.A., a nivel

nacional, y alcanzan a todas sus operaciones, sujetas a las disposiciones legales vigentes

en esta materia.

VI. SUJETO OBLIGADO Y FUNCIONARIO RESPONSABLE

6.1 Sujeto Obligado

Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, en su condición de Sujeto Obligado,

son responsables del cumplimiento de todas las disposiciones vinculadas a la Legitimación

de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, así como

todas las disposiciones que emita la Unidad de Investigaciones Financieras (UIF).

Página | - 8 -

6.1.1 Sanciones – Sujeto Obligado

Consultores de Seguros S.A. y todos sus funcionarios, en cumplimiento del presente

Manual Interno de Procedimientos, deben proporcionar toda la información que requiera

la UIF, bajo condiciones de estricta reserva y confidencialidad, dentro del plazo señalado

por la misma, de no cumplir con ello, serán pasible a sanciones establecidas en el Capítulo

VIII del Instructivo Especifico para Entidades de Seguros de la UIF (Resolución

Administrativa No 010-2011), que a su vez remite al Decreto Supremo No 910 de 15 de

junio de 2011, que detalla las sanciones, de acuerdo a lo siguiente:

a. Amonestación; por algún incumplimiento enmendable o subsanable de las normas

legales como resultado de alguna negligencia o imprudencia no imputable a los

representantes de la entidad y que no causen daño económico o perjuicio a

Consultores de Seguros S.A. o a los clientes.

b. Multas; La aplicación administrativa de multa, corresponderá a la comisión de una

infracción leve o grave, de acuerdo a los siguientes grados:

- Multa leve: correspondiente a una suma no menor a Bs 1.000 (Un Mil 00/100

Bolivianos), ni mayor a Bs 100.000 (Cien Mil 00/100 Bolivianos).

- Multa grave: correspondiente a una suma entre Bs 100.001 (Cien Mil Un

00/100 Bolivianos) y Bs 300.000 (Trescientos Mil 00/100 Bolivianos).

Se entenderá como infracción grave, el incumplimiento enmendable o subsanable

de las normas legales como resultado de culpa o dolo imputable a los

representantes legales de la entidad y que causen daño económico o perjuicio a

Consultores de Seguros S.A. o a los asegurados, tomadores del seguro,

beneficiarios u otros terceros.

c. Suspensión temporal de realizar determinadas actividades y operaciones; Se

aplicará por incumplimiento a lo previsto en el artículo 9 del Decreto Supremo

910– Infracciones Administrativas, en función de la gravedad de la infracción

cometida, misma que será determinada por la UIF.

Página | - 9 -

d. Revocatoria de la Autorización de Financiamiento; Se aplicará cuando la infracción

prevista en el Artículo 9 del Decreto Supremo 910– Infracciones Administrativas,

de acuerdo a la evaluación de la UIF, sea calificada como insubsanable.

Se entenderá como por infracción insubsanable, el incumplimiento, no

enmendable o subsanable de las normas legales de la entidad y que causen daño

económico o perjuicio a Consultores de Seguros S.A. o a los asegurados,

tomadores de seguros beneficiarios u otros terceros.

6.2 Funcionario Responsable

El Funcionario Responsable de Consultores de Seguros S.A. ante la UIF, es el Sub Gerente

de Métodos y Procedimientos, designado para cumplir con esa función por el Directorio

de Consultores de Seguros S.A.

En caso de cambio o reemplazo, del Funcionario Responsable, la Gerencia General

comunicará a la UIF dicha situación, en el plazo de dos días hábiles, adjuntando copia

legalizada del Acta de Directorio donde se designa al nuevo funcionario, el Currículo Vitae

y el Formulario de Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP).

En caso de producirse la destitución del Funcionario Responsable, la Gerencia General

deberá explicar la causal de la misma.

6.2.1 Requisitos para la Designación del Funcionario Responsable

Para la designación del Funcionario Responsable se deberán considerar los siguientes

requisitos:

Profesional idóneo con conocimientos en el área.

Formulario de Registro Judicial de Antecedentes Penales (REJAP).

No debe ser funcionario que trabaje en la Unidad de Auditoría Interna de

Consultores de Seguros S.A.

6.2.2 Funciones a Desarrollar por el Funcionario Responsable

El Funcionario Responsable, designado por Consultores de Seguros S.A., tendrá como

funciones las siguientes:

Página | - 10 -

Revisar y aprobar los reportes de transacciones sospechosas realizados por los

empleados de Consultores de Seguros S.A., para remitirlos a la Unidad de

Investigaciones Financieras (UIF).

Velar por el cumplimiento de las instrucciones y recomendaciones emanadas de la

Unidad de Investigaciones Financieras (UIF).

VII. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

Consultores de Seguros S.A., a través de sus funcionarios, es responsable de adoptar las

medidas necesarias para registrar y verificar por medios fehacientes la información del

Cliente y Beneficiarios Económicos, teniendo la obligación de obtener la información

señalada en el presente Manual Interno de Procedimientos, que se basa en el Código de

Comercio, en su Art. 1007, que constituye la base para la suscripción del contrato de

seguro y otros requisitos establecidos y conforme al Instructivo Especifico para Entidades

de Seguros de la UIF (Resolución Administrativa No 010/2011) y los procedimientos de

debida diligencia contenidos en el Artículo VII del Manual de Procedimientos Operativos

para la Prevención, Detección, Control y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas,

Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, para el Sistema Financiero y

Servicios Auxiliares.

7.1 Identificación del Cliente

El personal de Consultores de Seguros S.A. a tiempo de iniciar cualquier relación comercial

con el Cliente, deberá identificar al mismo, con la documentación de respaldo pertinente,

a objeto de conocer, registrar y verificar por medios fehacientes, los siguientes aspectos:

7.1.1 Asegurado – Persona Natural

a. Para Primas iguales o mayores a $us. 5.000.- (FIC-PN-001)

Nombres y Apellidos

Fecha de Nacimiento

Nacionalidad

Número y extensión del documento de identidad

Número de Identificación Tributaria (NIT) (Si corresponde)

Estado civil y en su caso nombre del cónyuge

Página | - 11 -

Domicilio particular y comercial

Teléfonos

Correo electrónico

Profesión

Actividad Económica u Ocupación Principal

Lugar de Trabajo

Cargo

Ingresos

Fecha de ingreso en el lugar de trabajo

Referencias personales y comerciales

b. Para Primas menores a $us. 5.000.- (FIC-PN-002)

Nombres y Apellidos

Fecha de Nacimiento

Nacionalidad

Número y extensión del documento de identidad

Estado Civil

Teléfonos

Correo electrónico

Domicilio Particular

Profesión

Actividad Económica u ocupación principal

Para establecer la identidad del cliente, el personal de Consultores de Seguros S.A. debe

requerir una fotocopia de la cédula de identidad y si corresponde del Certificado de

Inscripción al Padrón Nacional de Contribuyentes (NIT). Para personas extranjeras

adicionalmente de lo descrito, se le solicitará una fotocopia del pasaporte vigente o de la

cédula de identidad de extranjero o documento que lo identifique.

A las personas naturales que tienen un seguro vigente intermediado por Consultores de

Seguros S.A., que residen en el exterior, además de la información señalada en los puntos

anteriores, según sea el caso, se les debe solicitar lo siguiente:

País, ciudad de residencia

Dirección del domicilio

Página | - 12 -

Nombre de la empresa donde trabaja en el exterior

Cargo

Dirección de la Empresa (Calle, ciudad, país, teléfonos, correo electrónico, página

web)

Nombre completo, teléfono y correo electrónico de una persona de referencia

personal

Nombre y cargo de una persona de referencia laboral en la empresa donde trabaja

En el caso de pólizas de seguros contratadas por una Entidad Financiera, regulada por la

Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), tendrá validez la identificación del

Asegurado realizada por la Entidad Financiera.

7.1.2 Personas Jurídicas

Para las personas jurídicas intermediadas por Consultores de Seguros S.A. se ha elaborado

el Formulario de Identificación Personas Jurídicas FIC-PJ-001 que contiene los siguientes

datos:

Razón Social

Actividad Principal

Número de Identificación Tributaria (NIT)

Domicilio de oficina principal

Documento constitutivo de la empresa (Testimonio)

Poder del Representante Legal

Teléfonos

Fotocopia de la matrícula de inscripción en FUNDEMPRESA o registro en los

Gobiernos Autónomos de los Departamentos y/o Municipios del Estado

Plurinacional de Bolivia u otra institución pública que acredite su existencia legal.

Número de Registro del Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento

Externo (VIPFE), si se tratase de una Organización sin fines de lucro

En el caso de personas jurídicas de procedencia extranjera, que no estén inscritas en el

Registro de Comercio FUNDEMPRESA u otra entidad pública nacional; el personal de

Consultores de Seguros S.A. deberá exigir que se presente la documentación que acredite

legalmente su existencia, origen de los fondos, autorización de funcionamiento; debiendo

los documentos estar debidamente legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores

de Bolivia y transcritos en castellano cuando corresponda.

Página | - 13 -

7.2 Causales Especiales / Identificación del Cliente

El personal de Consultores de Seguros S.A., tiene la obligación de identificar al cliente,

especialmente cuando ocurran las siguientes situaciones:

a. Cuando la suma de las primas de seguros sea igual o mayor a $us. 5.000.- (Cinco Mil

00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional u otra moneda. De

igual manera si se realizan inclusiones posteriores a la emisión de la póliza y las mismas

general generen primas superiores a los $us. 5.000.- (Cinco Mil 00/100 Dólares

Americanos). O para pago de siniestros iguales o mayores a $us. 10.000.- (Diez Mil 00/100

Dólares Americanos).

b. Cuando en el periodo de vigencia del seguro, se realice un endoso a favor de un tercero.

c. Cuando el cliente efectúe la suscripción de cualquier tipo de póliza, cuyo asegurado sea

otra persona.

d. Cuando se evidencie la suscripción de pólizas múltiples por una misma persona, así sean

distintos titulares.

e. Cuando el pago por concepto de primas sean realizadas por una misma persona, por

pólizas a nombre de distintos titulares y mismos beneficiarios.

f. En caso de siniestros, identificar al beneficiario o apoderado.

VIII. IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO

Para identificar al Beneficiario Económico de una póliza de Seguros De Personas, se

deberá utilizar el formulario provisto por la Entidad Aseguradora que suscriba el riesgo.

Cuando el Beneficiario Económico sea cliente de Consultores de Seguros S.A. se

considerará el Formulario Identificación de Personas Naturales o Personas Jurídicas.

Cuando el Beneficiario Económico no sea cliente de Consultores de Seguros S.A. se deberá

identificar al Beneficiario Económico a través del llenado del Formulario de Identificación

del Cliente – Beneficiario Económico Persona Natural o Persona Jurídica según lo que

Página | - 14 -

corresponda (FBE-PN-001 ó FBE-PJ-001), mismo que contendrá los siguientes datos acerca

del beneficiario económico:

Para Personas Naturales (FBE-PN-001)

Nombre y Apellido

Número de cédula de identidad y extensión

Nacionalidad


Domicilio

Para Personas Jurídicas (FBE-PJ-001)

Razón Social

Actividad Económica principal

Número de identificación Tributaria (si corresponde)

Identificación en el Registro de Comercio, Gobiernos Autónomos de

Departamentos y/o Municipios o en la institución pública donde se establezca su

registro

Domicilio de la oficina principal

IX. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Y BENEFICIARIO CUANDO SE LIQUIDE UN

SINIESTRO

El personal del Área de Reclamos de Consultores de Seguros S.A., a tiempo de recibir la

liquidación de un siniestro aceptado por la Entidad Aseguradora, de acuerdo a los

términos de la póliza, debe obtener la información para la identificación del o los

Beneficiarios de la póliza, de acuerdo a lo siguiente:

a. Cuando el Beneficiario sea una persona natural, debe requerir una fotocopia del

documento de Identidad, firmada por el Beneficiario, y el llenado del Formulario de

Pago de Siniestros Persona Natural FPS-PN-001, que contiene la siguiente

información:

Nombre y Apellidos

Número de Cédula de Identidad y extensión

Nacionalidad

Página | - 15 -


Domicilio

b. Cuando el Beneficiario sea una persona jurídica, debe requerir el llenado del

Formulario de Pago de Siniestros Persona Jurídica FPS-PJ-001, que contiene la

siguiente información:

Razón social

Actividad Económica Principal

Número de Identificación Tributaria (NIT)

Identificación en el Registro de Comercio, gobiernos autónomos del Departamento

yo Municipios o en la Institución Publica donde se establecen sus Registros, si se

tratase de una Organización sin fines de lucro el número de de registro del

Viceministerio de Inversión Pública y Financiamiento Externo (VIPFE)

Domicilio de la Oficina Principal

Adicionalmente, en los casos en que el pago del Siniestro sea igual o superior a $us.

10.000.- (Diez Mil 00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional, o

caso de pagos parciales de Siniestros, cuando acumulen montos mayores o iguales a $us.

10.000.- (Diez Mil 00/100 Dólares Americanos) o su equivalente en moneda nacional, el

Personal de Reclamos, al momento de la entrega del cheque, deben obligatoriamente

requerir del Beneficiario el llenado del Formulario PCC – 04 (Anexo V) y una fotocopia del

documento de identidad del Beneficiario y proceder de acuerdo a lo establecido en el

Numeral XIII (Formulario PCC - 04), del presente Manual Interno de Procedimientos.

X. PROCEDIMIENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA

Además de la Identificación del Cliente y del Beneficiario Económico, el personal de

Consultores de Seguros S.A. debe dar cumplimiento a las siguientes políticas de debida

diligencia:

a. Política de Aceptación del Cliente:

Recabar toda la información a objeto de conocer su actividad profesional o

empresarial, de acuerdo a lo establecido en el acápite VII del presente Manual

Interno de Procedimientos.

Página | - 16 -

Cuando el Cliente no está actuando por cuenta propia, se debe requerir la

información establecida en el acápite VIII del presente Manual Interno de

Procedimientos.

Reportar al Funcionario Responsable, operaciones comerciales o transacciones con

personas de las que no se tenga información suficiente; con personas que se

niegan a proporcionar información o la documentación solicitada; con personas

que tengan negocios cuya naturaleza impida la verificación de la legalidad de sus

actividades o la procedencia de sus fondos; actividades o negocios no autorizados

legalmente.

Solicitar a Casas de Cambio, Entidades remeseras y/o Empresas Transportadoras

de Dinero, sus políticas y procedimientos establecidos y documentados en cuanto

a la prevención del delito de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del

Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

b. Clientes que Requieren Autorización

Por Órgano Competente

Las Áreas Comercial y de Operaciones deben comunicar al Funcionario Responsable

cuando existan Solicitudes de potenciales Tomadores de Seguros o Asegurados

relacionados con las actividades que se describen a continuación:

Clientes relacionados con la comercialización de armas, explosivos o similares.

Actividades de juegos y apuestas debidamente autorizadas.

Actividades Inmobiliarias.

Comerciantes de Metales Preciosos.

Comerciantes de Piedras Preciosas.

Por El Comité Gerencial UIF (Comité de Cumplimiento)

El Comité Gerencial UIF, debe evaluar la aceptación de clientes PEP’s, de acuerdo a lo

siguiente:

Personas públicas relevantes nacionales o extranjeras en el país.

Página | - 17 -

Personas Expuestas Políticamente nacionales, extranjeras y de aquellas que hayan

alcanzado fama y notoriedad.

Las Personas Políticamente Expuestas (“PEP’s”, Politically Exposed Persons) son personas

que desempeñan o han desempeñado funciones públicas de importancia en el país o en el

extranjero, para tal efecto nos remitimos a lo dispuesto en la Resolución

UIF/DIR/001/2008 de 23 de Junio de 2008, mismo que define como marco de referencia,

la clasificación de servidores públicos establecida en el artículo 5º, incisos a), b) y c) de la

Ley Nº 2027 del Estatuto del Funcionario Público, y del artículo 12º incisos a), b) y c) del

Decreto Supremo Nº 25749, que clasifica a los funcionarios electos, funcionarios

designados y funcionarios de libre nombramiento; en atención a que esos funcionarios

ocupan los cargos directivos y ejecutivos en el sector público y toman las decisiones

respecto a la administración de recursos.

LEY 2027 - ARTÍCULO 5° (CLASES DE SERVIDORES PÚBLICOS). Los servidores públicos se

clasifican en:

a) Funcionarios electos: Son aquellas personas cuya función pública se origina en un

proceso eleccionario previsto por la Constitución Política del Estado. Estos

funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera

Administrativa y Régimen Laboral del Presente Estatuto.

b) Funcionarios designados: Son aquellas personas cuya función pública emerge de un

nombramiento a cargo público, conforme a la Constitución Política del Estado,

disposición legal u Sistema de Organización Administrativa aplicable. Estos

funcionarios no están sujetos a las disposiciones relativas a la Carrera

Administrativa del presente Estatuto.

c) Funcionarios de libre nombramiento: Son aquellas personas que realizan funciones

administrativas de confianza y asesoramiento técnico especializado para los

funcionarios electos o designados. El Sistema de Administración de Personal, en

forma coordinada con los Sistemas de Organización Administrativa y de

Presupuesto, determinará el número y atribuciones específicas de éstos y el

presupuesto asignado para este fin. Estos funcionarios no están sujetos a las

disposiciones relativas a la Carrera Administrativa del presente Estatuto.

Página | - 18 -

DECRETO SUPREMO 25749 - ARTÍCULO 12° (CLASES DE SERVIDORES)

Entre los servidores públicos se distinguen:

a) Funcionarios Electos: El Presidente y Vicepresidente de la República, Diputados y

Senadores, Alcaldes, Concejales y Agentes Municipales son elegidos en votación

universal, directa, libre y secreta por el periodo que establece la Constitución

Política del Estado.

b) Funcionarios Designados: Son funcionarios designados los Ministros de Estado,

nombrados por el Presidente de la República mediante Decreto Presidencial, los

Viceministros y los Directores Generales y los Directores de los Servicios Nacionales

nombrados por Resolución Suprema. De igual manera los Prefectos, que son

nombrados directamente por el Presidente de la República y los Subprefectos y

Corregidores, que se subordinan al Prefecto.

El Fiscal General de la República, Contralor General de la República,

Superintendentes y Presidentes de las entidades autónomas, autárquicas y

descentralizadas en los cuales tiene intervención el Estado, así como los

funcionarios diplomáticos y consulares.

También son funcionarios designados los Ministros, Vocales y Jueces del Poder

Judicial, los Magistrados del Tribunal Constitucional y los Consejeros de la

Judicatura, elegidos de acuerdo a la Constitución Política del Estado, Ley de

Organización Judicial, Ley del Tribunal Constitucional y la Ley del Consejo de la

Judicatura.

c) Funcionarios de Libre Nombramiento: Son aquellas personas designadas por la

máxima autoridad ejecutiva de una entidad pública para realizar funciones

administrativos y técnico especializadas para los funcionarios electos y designados,

sus atribuciones y el presupuesto asignado, serán determinados por el Sistema de

Administración de Personal en forma coordinada con los Sistemas de Organización

Administrativa y de Presupuesto.

Son funcionarios de libre nombramiento los Asesores Generales, los Coordinadores

Generales, Jefes de Gabinete, Oficiales Mayores, Secretarios Privados, Ayudantes y

personal de confianza nombrados por la máxima autoridad ejecutiva y el personal

nombrado directamente por el Presidente de la República.

Página | - 19 -

Con relación a PEP’s que son servidores públicos, la Resolución UIF/DIR/001/2008,

recomienda que para fines de actualización y depuración, se tenga en cuenta el cómputo

de la Prescripción del delito de Legitimación de Ganancias Ilícitas, que es de ocho años,

conforme determina el artículo 29, número 1, del Código de Procedimiento Penal.

Código de Procedimiento Penal Ley Nº 1970

Artículo 29º.- (Prescripción de la acción)

La acción penal prescribe:

1. En ocho años, para los delitos que tengan señalada una pena privativa de libertad

cuyo máximo legal sea de seis o más de seis años;

2. En cinco años, para los que tengan señaladas penas privativas de libertad cuyo máximo

legal sea menor de seis y mayor de dos años;

3. En tres años, para los demás delitos sancionados con penas privativas de libertad; y,

4. En dos años para los delitos sancionados con penas no privativas de libertad.

Artículo 29 Bis. (Imprescriptibilidad)

De conformidad con el Articulo 112 de la Constitución Política del Estado, los delitos

cometidos por servidoras o servidores públicos que atenten contra el patrimonio del

Estado y causen grave daño económico, son imprescriptibles y no admiten régimen de

inmunidad.

Asimismo el concepto personas PEP puede alcanzar también, a personas expuestas

públicamente, que hubieran alcanzado fama y notoriedad en actividades científicas,

profesionales, artísticas, culturales, deportivas y otras.

La relación de trabajo con PEP’s corruptos que utilicen nuestros servicios, puede provocar

un daño significativo a la reputación de la empresa, generando además la desconfianza

del público en general. Por tales motivos se deberá disponer de información suficiente

acerca de un nuevo Cliente, y cotejar toda la información pública disponible para

establecer si el mismo es o no un PEP.

Consultores de Seguros S.A. utilizará como herramienta de apoyo en este proceso, una

base de datos para la revisión y actualización que contenga los PEP´s (En adelante “lista

PEP´s”), mismo que contiene los siguientes datos:

Página | - 20 -

Listado PEP FIC-PEP-001

Lugar y fecha

Nombre completo

Número de cédula de identidad y extensión

Ciudad y País

Cargo u ocupación

Antigüedad de cargo

Funciones que desempeña

Tipo de Funcionario

o Electo

o Designado

o De libre nombramiento

En caso de aceptarse como Tomador o Asegurado alguna persona, pública o políticamente

expuesta, el Funcionario Responsable comunicará este hecho a la UIF de acuerdo a la

normativa vigente.

c. Gestión del Riesgo

c1. Clientes Potenciales Corporativos

Para evitar que a través de nuestra intermediación de seguros se produzca la Legitimación

de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, toda

solicitud previa al proceso de cotización, se debe contar con la aprobación previa al

proceso de suscripción de una póliza, por parte del Comité Gerencial UIF, de los casos que

tengan las siguientes características:

Clientes no residentes: Potenciales Asegurados o Tomadores de Seguro que no

residen en el país.

Operaciones complejas, inusuales o sin propósito económico o lícito aparente.

Por ejemplo, casos en los que no exista interés asegurable demostrado o casos en

los que por la naturaleza de la actividad del potencial asegurado, no se evidencie

un ingreso consistente con dicha actividad.

Página | - 21 -

Clientes que no actúen por cuenta propia. Se refiere a los casos en los que exista

Tomadores de Seguro personas jurídicas o personas naturales.

Contratos a favor de fundaciones, otras entidades de beneficencia y

Organizaciones sin fines de lucro.

Donaciones. Corresponden a casos en los que el Asegurado declara que el pago de

la prima proviene de donaciones.

Para efecto de realizar la Gestión de Riesgo en Clientes Potenciales, se establece al Área

Comercial como responsable para monitorear los casos antes citados y otros movimientos

inusuales de Clientes potenciales, debiendo reportar estos casos al Funcionario

Responsable, para que éste ponga los casos a consideración del Comité Gerencial UIF y

este Comité a su vez determine las acciones a seguir incluyendo la calificación de dichos

casos como sospechosos cuando corresponda.

c2. Clientes ya existentes

Cuando se trate de clientes con contratos en vigencia, se deberán considerar como

factores de riesgo:

Operaciones no acordes al perfil. Cuando se realicen modificaciones en las

condiciones particulares o especiales de una póliza individual, el personal del Área

de Operaciones debe solicitar, en forma previa, la actualización de datos del

Asegurado, registrados en el Formulario de Identificación del Cliente según

corresponda. El personal de Operaciones debe cotejar la información del

mencionado formulario con la registrada en el file de la póliza. En caso que se

evidencien cambios relevantes en su actividad laboral o económica principal, se

debe reportar al Funcionario Responsable para que este ponga en consideración

del Comité Gerencial UIF.

Si la documentación del cliente cambia sustancialmente. Cuando el Asegurado

solicite cambios en sus datos, el personal del Área de Operaciones debe solicitar,

en forma previa, la actualización de datos del Asegurado. En caso que se

evidencien cambios relevantes, se debe reportar al Funcionario Responsable para

que este ponga en consideración del Comité Gerencial UIF.

Página | - 22 -

Se produce un cambio importante en el contrato. Cuando se realicen

modificaciones referidas a incrementos de más del 50% en el valor asegurado

original o cambio de beneficiarios sin interés asegurable demostrado, el personal

del Área de Operaciones, en forma previa a la emisión de los anexos

correspondientes, debe reportar al Funcionario Responsable para que este ponga

en consideración del Comité Gerencial UIF, la aprobación de cambio de la póliza.

El personal de la Compañía se da cuenta que carece de suficiente información

sobre el cliente que ya existe. Cuando se realice un proceso interno y que al

ejecutar el mismo se evidencia que el archivo de la póliza no cuenta con la

información suficiente, establecida en el presente Manual, los funcionarios de las

áreas que realizan este proceso interno, deben reportar a su inmediato superior,

quien será responsable de hacer todas las gestiones posibles para obtener la

información faltante que corresponda.

Las gestiones para conseguir la información faltante, deben realizarse mediante nota

escrita para obtener la constancia de recepción, por parte del Asegurado, de la solicitud

de información.

c3. Verificación de clientes

Para la vinculación de un nuevo Cliente, se deberán verificar los antecedentes del Cliente y

de sus representantes legales, si se tratase de un cliente persona jurídica.

Cruce con las listas de OFAC y ONU. Se cruza al Cliente y sus representantes legales,

en el caso de personas jurídicas con las listas de terroristas y/u organizaciones

terroristas que publica las Naciones Unidas (ONU) y la Office of Foreign Assets Control

(OFAC), entre otras. Esta verificación se efectúa a través de las siguientes direcciones

en internet:

o http://sdnsearch.ofac.treas.gov/

o http://www.treasury.gov/about/organizational-structure/offices/Pages/Office-of-

Foreign-Assets-Control.aspx

Cuando, como resultado del cruce contra las listas de OFAC y ONU, se detectan

coincidencias en el nombre del potencial cliente (persona física o jurídica) u otros sujetos

involucrados en la operación en cuestión (representantes, beneficiarios económicos), se

deberá obtener información adicional que permita descartar o confirmar si dichas

http://sdnsearch.ofac.treas.gov/

http://www.treasury.gov/about/organizational-structure/offices/Pages/Office-of-Foreign-Assets-Control.aspx

http://www.treasury.gov/about/organizational-structure/offices/Pages/Office-of-Foreign-Assets-Control.aspx

Página | - 23 -

personas o entidades se encuentran incluidas en las listas de referencia (nombre

completo, datos de referencia, fecha de nacimiento entre otras).

Si con la información adicional obtenida, continúa siendo dudosa la pertenencia de la

persona o entidad a alguna de las listas mencionadas o incluso se confirma su inclusión, la

transacción no debe efectuarse y se deberá dar inmediato aviso al Funcionario

Responsable a efectos de dar inicio al procedimiento previsto para el reporte de

operaciones sospechosas.

d. Diligencia Debida Continua

Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A., deben llevar una diligencia debida

continua sobre la relación comercial, principalmente con los clientes y operaciones

señalados en el punto anterior. La Diligencia Debida Continua también será ejecutada por

el Comité Gerencial UIF, quien tiene la función de revisar y cuando corresponda aprobar

las operaciones señaladas en el punto anterior, para asegurar que las operaciones que se

están realizando correspondan con el conocimiento que se tiene sobre el cliente, los

negocios de éste, el perfil de riesgo y donde sea necesario, sobre la fuente de los fondos.

e. Información Actualizada

Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A., deben asegurarse que los documentos,

datos o información recopilada bajo el proceso de Debida Diligencia Continua, se

mantengan actualizados y sean fidedignos, a través de procedimientos de revisión y

actualización de información de Clientes.

f. Intercambio de Información entre Oficina Central y Sucursales

Se ha establecido una Base de Datos, centralizada en Oficina Central, de Personas

Expuestas Pública o Políticamente, a la que tiene acceso el personal asignado en cada

Oficina Regional de Consultores de Seguros S.A. Asimismo, se ha conformado el Comité

Gerencial UIF con base en Oficina Central para revisar y aprobar los casos presentados a

nivel nacional.

Página | - 24 -

g. Clientes y Operaciones Indirectas

En operaciones que no son “Cara a Cara”, es decir, operaciones donde exista un Tomador

de Seguro, la identificación del Asegurado debe realizarse de acuerdo a lo establecido en

el presente Manual Interno de Procedimientos.

XI. POLÍTICA CONOZCA A SU EMPLEADO

Consultores de Seguros S.A., ha adoptado una serie de medidas tendientes a lograr un alto

nivel de integridad del personal, así como la adhesión a los principios y valores

institucionales.

11.1 Incorporación de nuevo personal

En la etapa de reclutamiento del personal, deberán realizarse los mayores esfuerzos para

corroborar la información aportada por los postulantes.

Al incorporar un nuevo funcionario deberá entregársele una copia del Reglamento Interno

CONSEGSA y del presente Manual Interno (en medio magnético o físico).

Asimismo, Consultores de Seguros S.A. en el artículo 8º del Reglamento Interno, establece

los siguientes requisitos de contratación, que deben cumplirse a cabalidad para poder

empezar la relación laboral de dependencia.

Reglamento Interno CONSEGSA Artículo 8. Requisitos de contratación

Para ser admitido como “EL (LA) TRABAJADOR (A)”permanente o eventual, es

indispensable el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Acreditar capacidad profesional, civil y moral para el desempeño del cargo requerido

por “LA EMPRESA”.

b) Tener certificado médico, sin perjuicio que cuando así lo disponga la Gerencia, “ EL (LA)

TRABAJADOR (A)”se someta al examen médico adicional que de acuerdo a las

condiciones, “LA EMPRESA” estime conveniente, reservándose la facultad de suspender

temporal o definitivamente, a “ EL (LA) TRABAJADOR (A)”por el período de tiempo que

estime conveniente en caso de que de acuerdo al señalado examen médico, la seguridad,

higiene, protección e interés del servicio público así lo requiera.

Página | - 25 -

c) Presentar Hoja de Vida (Curriculum Vitae), debidamente actualizada y documentada,

acreditando su identidad personal, estado civil, domicilio, formación básica y profesional,

experiencia laboral cuatro fotografías recientes a color.

d) Presentar la garantía que requiera “LA EMPRESA” para ocupar cargos donde se

manejan fondos u otros bienes.

e) Presentar certificado de antecedentes penales de no haber sido condenado por delitos

comunes ni tener cargos pendientes por uso o manejo indebido de fondos.

f) No haber sido despedido de anteriores cargos dentro de “LA EMPRESA”.

g) Aprobar los requisitos mínimos establecidos por el manual de calificación de cargos de

“LA EMPRESA”.

h) Haber vencido los exámenes y pruebas previstos a satisfacción de “LA EMPRESA”.

i) En caso necesario presentar título profesional, diplomas, certificados de estudios y/o de

inscripción a entidades profesionales, según corresponda.

j) Identificar dirección y domicilio actualizado, incluyendo un croquis descriptivo.

k) Presentar declaración jurada de grado de parentesco con algún empleado y/o

funcionario de “LA EMPRESA” cuando corresponda.

l) En el caso de postulantes extranjeros, presentar la documentación actualizada

correspondiente que acredite su permiso de residencia en el país y su respectiva

autorización para desempeñar trabajos remunerados en Bolivia.

El Funcionario Responsable, deberá informar al nuevo funcionario respecto de las

políticas, procedimientos y controles internos en materia de prevención, que atañen al

puesto a ocupar, así como brindarle la capacitación, acorde a dicho puesto, sobre

prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

11.2 Evaluación del Personal

El Funcionario Responsable, en coordinación con los Gerentes Nacionales, deberá efectuar

una evaluación general de los funcionarios con el objetivo de detectar cambios relevantes

en el comportamiento de los mismos que, constituyan una señal de alerta o una situación

que requiera un seguimiento posterior.

Se citan a modo de ejemplo situaciones típicas, tales como:

- Variaciones abruptas en el nivel de vida.

- Estilos de vida o posibilidades financieras que no se correspondan con el nivel

salarial, de ingresos, patrimonial o de endeudamiento.

Página | - 26 -

- Renuencia injustificada a gozar vacaciones.

- Empleados que impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a

determinados clientes.

- Recibo de regalos o atenciones de clientes de manera reiterada y sospechosa.

Esta evaluación deberá efectuarse una vez al año o toda vez que ocurran circunstancias

que así lo ameriten. Los resultados de la misma deberán documentarse de manera

adecuada e incorporarse al file del empleado.

11.3 Carpeta del empleado

Consultores de Seguros S.A., mantiene, para cada uno de sus empleados, una carpeta

donde documenta la información obtenida al inicio de la relación laboral, la capacitación

recibida, así como cualquier hecho relevante ocurrido a lo largo de la relación laboral.

Asimismo, se asentarán las sanciones aplicadas al empleado, en caso de corresponder.

La carpeta del empleado, tendrá el siguiente contenido:

- Curriculum Vitae (actualizado y documentado)

- Antecedentes laborales y/o personales

- Fotocopia del documento de identidad

- Croquis domiciliario

- Certificado de Nacimiento Original

- Certificado de antecedentes policiales

- Fotocopia de la Cédula de identidad de un garante

- Certificado de Trabajo de un Garante Personal

- Carta de referencia personal

- Croquis domiciliario de un garante

- Constancia de recepción por parte del empleado del presente Manual Interno

- Constancia de recepción del Reglamento Interno

- Constancia de la capacitación recibida por el empleado, en caso de

corresponder

XII. PERFIL DEL CLIENTE

El perfil de la Actividad del Asegurado se basará en las evaluaciones de los Formularios

señalados en el presente Manual Interno de Procedimientos.

Página | - 27 -

XIII. REGISTRO DE OPERACIONES DE SEGUROS

Consultores de Seguros S.A. mantiene registros de las operaciones de seguro de los

clientes y beneficiarios económicos en su Base de Datos, mismos que a requerimiento de

la Unidad de Investigaciones Financieras UIF se pondrán a su disposición.

Consultores de Seguros S.A. debe conservar las pólizas, documentos complementarios y

documentos relativos a la identidad de sus clientes, debidamente custodiados en los

diferentes archivos a nivel nacional.

XIV. OBLIGACIÓN DE INFORMAR

Las Áreas Comercial y de Operaciones, tienen el deber de informar al Funcionario

Responsable, mediante correo electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial

UIF, de todas las operaciones sin límite de monto, de aquellas personas, naturales o

jurídicas, que se rehúsen o nieguen a dar información o documentación requerida. El

Funcionario Responsable pondrá en consideración del Comité Gerencial UIF estos casos.

Asimismo, las Áreas Comercial y de Operaciones deben informar al Funcionario

Responsable, mediante correo electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial

UIF, los casos en los que no es posible la verificación de la procedencia de los recursos

financieros. El Funcionario Responsable pondrá en consideración del Comité Gerencial UIF

estos casos.

En cuanto a aquellas operaciones iguales o por encima del umbral de $us. 5.000.- CINCO

MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS), o para pago de Siniestros iguales o mayores a $us.

10.000.- (DIEZ MIL 00/100 DOLARES AMERICANOS), o su equivalente en moneda nacional

u otra moneda, el Funcionario Responsable deberá remitir los Formularios PCC - 04 a la

UIF, cada 15 de cada mes.

XV. PLAZO

Al haberse normado que las actuaciones de la Unidad de Investigaciones Financieras son

de carácter administrativo, y que se realizarán en días hábiles administrativos, cuando el

último día del plazo para entregar información a dicha entidad, sea inhábil, se podrá

entregar dicha información al primer día hábil siguiente, salvo especificación técnica en la

solicitud de información que realice dicha entidad.

Página | - 28 -

XVI. OBLIGACIÓN DE ACTUAR

Las Áreas Comercial y de Operaciones y las Gerencias Regionales de Consultores de

Seguros S.A., tienen el deber de informar al Funcionario Responsable, mediante correo

electrónico, con copia a los miembros del Comité Gerencial UIF, cualquier operación

inusual de las características detalladas a continuación, mismas que se basan en los

Artículos 14 y 16 del Manual de Procedimientos Operativos para la Prevención, Detección,

Control y Reporte de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o

Delitos Precedente para el Sistema Financiero y Servicios Auxiliares, especialmente en los

siguientes casos:

a. Con asegurados, tomadores o beneficiarios que eviten todo contacto con

funcionarios de Consultores de Seguros S.A.

b. Con asegurados, tomadores o beneficiarios que se muestren renuentes a facilitar

su identificación, o presentan para ello documentos que no son verificables de

inmediato o se resisten a facilitar otra documentación solicitada.

c. Con asegurados, tomadores o beneficiarios sobre los que Consultores de Seguros

S.A. tiene conocimiento o información en sentido de que se siguen sobre ellos

investigaciones o están implicados en procesos judiciales en curso, relacionados

con la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o

Delitos Precedentes.

d. Cuando se tenga conocimiento que se ha producido una pluralidad de seguros, es

decir el hecho que por cualquier medio el tomador o asegurado ha contratado

pólizas sobre una misma persona en dos o más entidades aseguradoras, por

montos significativos.

e. Cuando Consultores de Seguros S.A. realice operaciones provenientes o con

destino a países clasificados como paraísos fiscales.

En los casos anteriores, los funcionarios de las áreas antes citadas deberán pedir por

escrito, información adicional al cliente sobre el origen y destino de los fondos así como

también sobre el objeto de la operación e identidad del Beneficiario Económico, y requerir

respuesta por escrito a esta solicitud. Una vez obtenida esta información adicional, se

debe remitir la misma al Funcionario Responsable, quien a su vez pondrá en consideración

del Comité Gerencial UIF para la calificación de dicha solicitud como sospechosa en los

casos que correspondan.

Página | - 29 -

XVII. PREVENCIÓN, DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS

El personal de Consultores de Seguros S.A. deberá proceder bajo los siguientes

parámetros en la prevención, control, detección y reporte de Legitimación de Ganancias

Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes.

Considerando que la prevención se establece como las acciones previas y necesarias que

debe asumir Consultores de Seguros S.A. para evitar la Legitimación de Ganancias Ilícitas,

Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes y la detección es el conjunto de

medidas tendientes a revelar y descubrir posibles actos que buscan dicha Legitimación, se

establecen los siguientes lineamientos para la solicitud de emisión de Pólizas de Seguros:

17.1 Conocimiento del Manual Interno de Procedimientos

Todo el personal en Consultores de Seguros S.A. debe tener conocimiento del presente

Manual Interno de Procedimientos que contiene la normativa en vigencia relacionada con

la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento

del Terrorismo y/o Delitos Precedentes. El Funcionario Responsable, debe realizar

capacitaciones al personal en forma periódica.

17.2 Entrega del Manual Interno de Procedimientos

Todo personal nuevo que ingresa a Consultores de Seguros S.A. debe recibir el presente

Manual Interno de Procedimientos que contiene la normativa en vigencia relacionada con

la Prevención, Control y Detección de Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento

del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, como parte del proceso de inducción.

17.3 Base de Datos

Consultores de Seguros S.A. cuenta con una Base de Datos de consulta de:

Personas Políticamente Expuestas – po, y

Personas Públicamente Expuestas - pu

Esta Base de Datos debe ser actualizada en forma mensual.

Página | - 30 -

17.4 Verificación de la Base de Datos

El Personal autorizado, a nivel nacional, para realizar consultas en la Base de Datos sobre

Personas Políticamente Expuestas – po y Personas Públicamente Expuestas – pu, es el

siguiente:

Oficina Central:

Funcionario Responsable

Gerente Nacional Comercial

Sucursales Santa Cruz - Sucre:

Gerencia Regional

Sucursales Cochabamba - Tarija:

Subgerencia Regional

17.5 Reporte

El Funcionario Responsable tiene el deber de reportar las operaciones calificadas como

sospechosas, por el Comité Gerencial UIF, vinculadas a la Legitimación de Ganancias

Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes, a la Unidad de

Investigaciones Financieras - UIF, en el Formulario Reporte de Operaciones Sospechosas

– 01 (ROS-01), en el plazo de 48 horas de haberse calificado la operación como

sospechosa, por parte del Comité Gerencial UIF, cumpliendo los siguientes parámetros:

a. Adjuntar al Formulario ROS-01 los antecedentes y toda la documentación de

respaldo.

b. Mientras se espere instrucciones por parte de la UIF, Consultores de Seguros S.A.

debe mantener relaciones comerciales con el cliente y efectuar el seguimiento de

las operaciones del mismo, su apoderado, tutor, Beneficiario Económico u otra

persona mediante la cual se estén realizando las operaciones en Consultores de

Seguros S.A., a objeto de que se continúe proporcionando información que pueda

Página | - 31 -

requerir la UIF o la que Consultores de Seguros S.A. considere necesaria

proporcionar, aún sin previo requerimiento de la UIF.

c. En todas estas actuaciones Consultores de Seguros S.A., mediante el Funcionario

Responsable o el personal que atiende al cliente, mantendrá en reserva cualquier

información del mismo, con relación al reporte de la operación sospechosa u otra

situación que permita al cliente tomar conocimiento de este hecho, bajo su

responsabilidad.

17.6 Descripción de procesos para la Identificación, Prevención y Reporte de

Operaciones Sospechosas

Página | - 32 -

Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Información clientes nuevos o actualización de datos

De

man

era

inm

edia

taH

asta

des

pu

és d

e 4

8 h

rs

Documento ActividadResponsableFlujo

INICIO

Solicitud o actualización de datos de clientes nuevos o actuales – Llenado de

Formularios

FIC-PN-001FIC-PN-002FIC-PJ-001

PCC-04

Por cuenta de un tercero

Solicitud o actualización de datos de beneficiarios económicos – Llenado de

Formularios

FBE-PN-001FBE-PJ-001

El cliente facilita todos los datos requeridos

Enviar notas formales a través de cartas, para solicitar información faltante

Cartas firmadas GNC o GNO

Información completa

Notificar al Funcionario Responsable sobre Problemas en la identificación,

verificación o renuencia para completar la información requerida en formularios

1. Al momento de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes, se solicita llenar los formularios según corresponda Persona Natural o Jurídica, de acuerdo al monto de la prima a pagar.De Igual manera, en el momento de actualización de información, el analista de operaciones, debe llenar el formulario con aquellos cambios para identificar al cliente.

2. Si la suscripción de la póliza es a cuenta de un tercero, se debe identificar al Beneficiario Económico según formulario aplicable, para Persona Natural o Jurídica.

4. Si el cliente se encuentra renuente a otorgar o facilitar la información necesaria, se debe solicitar de manera escrita formal, a través de cartas, para completar con el procedimiento de identificación de clientes.

5. Si se realizaron todos los mecanismos para completar la información, y ésta no ha sido completada o verificada, puede tratarse de una alerta de operación sospechosa.

6. Se envía al Funcionario Responsable, a través de mail, un informe documentados, de antecedentes cronológicos de todas las gestiones que se realizaron para cumplir con la debida diligencia de conocimiento del cliente.

El Funcionario Responsable recibe el Informe y pone a conocimiento del

Comité Gerencial UIF

7. El Funcionario Responsable junto con el Comité de Cumplimiento Gerencial UIF, establece si las transacciones informadas, corresponden a una transacción sospechosa, a partir de la información recibida. De no corresponder a una transacción sospechosa, se archiva la documentación.

Se trata de una operación sospechosa

Registro y Archivo de Formulario

Identificación de Clientes

Se envía el Reporte de Operaciones

Sospechosas a la UIF

E-mail interno, con cartas de respaldo

Informe de Comité Gerencial UIF

8. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.

9. Mientras se espera instrucciones de la UIF, se debe mantener relaciones comerciales con el cliente, a objeto de proporcionar información para coadyuvar a la investigación de la UIF

FIN

Formulario ROS-01

ANALISTA COMERCIAL / DE

OPERACIONES


OPERACIONES


OPERACIONES


OPERACIONES

FUNCIONARIO RESPONSABLE /

COMITÉ GERENCIAL UIF

FUNCIONARIO RESPONSABLE

SINO

NO

SI

NOSI

3. Si se logra completar toda la información requerida en los Formularios de Identificación de clientes y Formulario de Beneficiario Económico, se procede al archivo de los mismos, junto con la información del cliente.

NO

SI

Página | - 33 -

Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Registro y control Personas Políticamente o Públicamente Expuestas (PEP’s)

ActividadResponsableDocumentoFlujo

5. Se debe enviar a la UIF, de manera mensual, los listados actualizados de las personas PEP.

Arhivo

4. El listado PEP a través del FIC-PEP-001 debe ser actualizado y llevado a una base de datos, para consulta del Funcionario Responsable o miembros del Comité Gerencial UIF

1. Identificar clientes que reúnen el perfil de una Persona Pública o Políticamente Expuesta.

2. Llenar los formularios que correspondan.Para identificar a este tipo de clientes, recuerde revisar el Manual referido a los PEP’s con relación a la Ley 2027 y al D.S.25749

Identificación de Clientes PEP


Autorización y conocimiento del Comité Gerencial UIF

Mantener actualizado el listado PEP

INICIO

3. Se debe revisar la información del cliente y el registro en el listado PEP, para la autorización del Comité Gerencial de Cumplimiento UIF.

Como parte del sistema de prevención de Legitimación de Ganancias ilícitas, se tiene la obligación de evaluar la aceptación como cliente de una persona PEP. Debe ser aplicada a nivel nacional y para todo tipo de servicios ofrecidos, independientemente del monto de la prima de la póliza a suscribir.

6. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente PEP, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.


Enviar el Reporte de Operaciones


FIN

Formulario ROS-01

FIC-PN-001FIC-PN-002

PCC-04FIC-PEP-001

Envío de listados actualizados a la UIF

Revisión y análisis de posibles operaciones sospechosas a partir de

clientes PEP

Listado PEP Base de Datos


OPERACIONES


ANALISTA DE OPERACIONES


FUNCIONARIO RESPONSABLE /



SINO

Página | - 34 -

Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Registro en Formulario PCC-04 Primas Mayores a USD 5.000 o Pago de Siniestros Mayores a USD 10.000


1. Llenar el formulario PCC-04 para pago de primas mayores o iguales a USD 5.000 o para pago de siniestros mayores o iguales a USD 10.000.

Se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

- No deje ningún campo sin llenar.- La información registrada en cada uno de los campos, principalmente a los referidos a la información del nivel de ingresos, lugar y cargo de trabajo y antigüedad del cargo, deben guardar relación entre si, aspecto que permitirá identificar si las operaciones que se pretende realizar, corresponden a la actividad económica declarada.- Cualquier omisión de los campos a llenar, será pasible a sanciones según corresponda.

Listado y copias PCC-04

PCC-04Clientes potenciales o actualización de

información

Envío de Formularios PCC-04

Arhivo

INICIO

FIN

2. Antes de enviar los formularios PCC-04, es responsabilidad de la Gerencia Comercial o de Operaciones según corresponda, la revisión del llenado completo del formulario.

3. Las compañías aseguradoras son habitualmente las que requieren el llenado de estos formularios, por tanto se debe enviar una copia de los formularios según corresponda, de manera mensual, documentando los formulario originales en el área de archivo por file de cliente.


OPERACIONES


Página | - 35 -

Prevención, Detección y Reporte de Operaciones Sospechosas – Causales especiales


2. Si el cliente se encuentra renuente a otorgar o facilitar la información necesaria, se debe solicitar de manera escrita formal, a través de cartas, para completar con el procedimiento de identificación de clientes.

1. Al momento de establecer relaciones comerciales con nuevos clientes o se está elaborando la actualización de información con los clientes vigentes, se debe considerar si recae sobre los siguientes casos para un mayor análisis, por parte del Comité Gerencial UIF.

INICIO

Formulario ROS-01

3. Se envía al Funcionario Responsable, a través de mail, un informe documentado, de problemas que pudieran ocurrir o alertas para clientes nuevos o vigentes.

Cartas firmadas GNC o GNO

Revisión y análisis Comité Gerencial UIF

E-mail interno, con cartas de respaldo


4. El Funcionario Responsable junto con el Comité de Cumplimiento Gerencial UIF, establece si las transacciones informadas, corresponden a una transacción sospechosa, a partir de la información recibida. De no corresponder a una transacción sospechosa, se archiva la documentación.

Arhivo

5. Si la transacción o si existe prueba suficiente de que la actividad u operación del cliente, recae en operaciones sospechosas, se seguirá el procedimiento de Reporte de operaciones Sospechosas, con el llenado del formulario ROS-01, junto con toda la documentación de respaldo, y enviar a la UIF en un plazo máximo de 48 horas de haberse calificado la operación como sospechosa.


Clientes no residentes

Alertas clientes potenciales

Informe de Comité Gerencial UIF

FBE-PN-001FBE-PJ-001

Enviar el Reporte de Operaciones


Operaciones complejas o

inusuales

Alertas clientes ya existentes

Clientes que no actúen por

cuenta propia

Fundaciones ONGs

Información insuficiente

La información cambia

sustancialmente

Cambios importantes durante los contratos

Operaciones no acordes al perfil

FIN

ANALISTA COMERCIAL

ANALISTA DE OPERACIONES



SINO

Página | - 36 -

XVIII. CODIFICACIÓN Y ABREVIATURA DEL CONTROL INTERNO

Consultores de Seguros S.A., a través del Funcionario Responsable, aplicará en la

documentación remitida y Base de Datos, los códigos de identificación y abreviatura

asignados por la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros (APS) y la

Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI), según corresponda.

XIX. INFORMES SEMESTRALES DE AUDITORÍA

Los informes semestrales de Auditoría Interna establecidos en el Artículo 34 del Decreto

Supremo 24771 deben cumplir las siguientes condiciones:

a. Estar incluidos dentro del programa operativo anual, la Auditoría Interna

conjuntamente las revisiones y evaluaciones.

b. Ser elaborados al 30 de junio y 31 de diciembre de cada año y ser enviados a la UIF

hasta el 20 de Julio y 20 de enero de cada año según corresponda, conjuntamente

una copia legalizada de la parte pertinente del Acta de la reunión de Directorio que

tomó conocimiento de dicha información.

XX. AUDITORÍA EXTERNA

En cumplimiento al numeral 9 del artículo 18 del Decreto Supremo 24771, la UIF a través

de la Autoridad de Fiscalización y Control de Pensiones y Seguros (APS), podrá solicitar la

realización de auditorías externas para verificar el cumplimiento de las obligaciones

atribuidas a Consultores de Seguros S.A., cuando así lo determine.

XXI. CAPACITACIÓN

Los programas de capacitación sobre Prevención, Control y Detección de Legitimación de

Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o Delitos Precedentes deben ser parte

de una programación anual, misma que el Funcionario Responsable debe presentar a la

Gerencia General, al inicio de cada gestión.

Página | - 37 -

Asimismo, el Funcionario Responsable debe realizar capacitaciones al personal de

Consultores de Seguros S.A. con la regularidad que se requiera, considerando un mínimo

de una capacitación por semestre.

XXII. DIFUSIÓN

El Funcionario Responsable de Consultores de Seguros S.A., debe difundir a los empleados

las normas sobre Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo y/o

Delitos Precedentes, establecidas en el Marco Normativo mencionado en el presente

Manual Interno de Procedimientos y toda otra normativa que se emita sobre el tema.

XXIII. RESPONSABILIDAD Y SANCIONES

Confidencialidad y Reserva

Los funcionarios de Consultores de Seguros S.A. no podrán revelar la información que

llegue a su conocimiento en el desempeño de sus funciones, salvo orden judicial

motivada, expedida por la autoridad competente dentro de proceso formal y de manera

expresa, vinculado a la Legitimación de Ganancias Ilícitas, Financiamiento del Terrorismo

y/o Delitos Precedentes.

Toda información proporcionada por la Unidad de Investigaciones Financieras, tiene

carácter confidencial en su tratamiento, la revelación por algún funcionario de

Consultores de Seguros S.A. será sancionada de conformidad a lo previsto por el Decreto

Supremo No. 910, detallado en el presente Manual Interno de Procedimientos.

Responsabilidad del Personal de Consultores de Seguros S.A.

El incumplimiento a las obligaciones señaladas en el presente Manual Interno de

Procedimientos, generará responsabilidades a Consultores de Seguros S.A., sus Directores,

Gerentes Nacionales, Funcionario Responsable, Gerentes Regionales, Subgerentes, Jefes y

todo el personal que incumpla con lo establecido en el presente Manual Interno de

Procedimientos, pudiendo ser objeto de sanción de acuerdo a lo previsto en el Decreto

Supremo No. 910 y Decreto Supremo No. 24771.

El cumplimiento de la presente Manual Interno de Procedimientos es responsabilidad del

personal de Consultores de Seguros S.A. involucrado.

Página | - 38 -

ANEXOS

Página | - 39 -

ANEXO I – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS

MAYORES A O IGUALES A $US 5.000.- FIC-PN-001

Página | - 40 -

ANEXO II – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES –PERSONA NATURAL PRIMAS

MENORES A $US 5.000.- FIC-PN-002

Página | - 41 -

ANEXO III – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DE CLIENTES – PERSONA JURÍDICA FIC-PJ-001

Página | - 42 -

ANEXO IV – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA

NATURAL FBE-PN-001

Página | - 43 -

ANEXO V – FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL BENEFICIARIO ECONÓMICO PERSONA

JURÍDICA FBE-PJ-001

Página | - 44 -

ANEXO VI – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA NATURAL FPS-PN-001

Página | - 45 -

ANEXO VII – FORMULARIO PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001

Página | - 46 -

ANEXO VIII – FORMULARIO IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE – PERSONA EXPUESTA POLÍTICA O

PÚBLICAMENTE PAGO DE SINIESTROS PERSONA JURÍDICA FPS-PJ-001

Manual Interno De Procedimientos Operativos Para La ...

Documents

Transcript of Manual Interno De Procedimientos Operativos Para La ...