Manual introductorio Generalidades de uso...Posteriormente, mediante la lectura de cada uno de los...
Transcript of Manual introductorio Generalidades de uso...Posteriormente, mediante la lectura de cada uno de los...
Manual introductorio – Generalidades de uso
2
INDICE
1.Introducción 3
2. Generalidades de uso 6
2.1 Menúes de la aplicación 4
2.2 Ventanas repentinas 5
2.3 Errores 5
2.4 Controles de la barra de comandos generales 6
2.5 Listas de ayuda (cajas de edición) 7
2.6 Traslado de datos 9
2.7 Búsqueda de Personas
2.8 Ingreso, modificación y eliminación de datos
10
11
2.9 Modo de Consulta 13
3. Ingreso al Sistema 13
3.1 Notificaciones pendientes 17
3.2 Cambiar contraseña 18
3.3 Accediendo a la plataforma DEMO 20
3
1. Introducción
Este manual es el primero de una serie de manuales y está diseñado para acercarle
conocimientos básicos que usted debe conocer para navegar por el SIAPE y que resultan de
uso común a todos los perfiles de usuarios, independientemente del área operativa en la
que se encuentren ubicados, y que deberán aprender, para poder operar el aplicativo de la
manera más eficiente posible.
Antes de adentrarnos en el desarrollo de estos conceptos, es importante para
contextualizarlo hablar de lo que SIAPE es y propone aportar para la mejora de la gestión
de los recursos humanos provinciales. Una explicación pormenorizada podrá encontrarla en
el Manual 1 relacionado con el Aplicativo MiLegajo. Este manual desarrolla en su primera
unidad los fundamentos, orígenes y beneficios que el SIAPE representa dentro del proceso
de modernización del estado provincial.
Posteriormente, mediante la lectura de cada uno de los manuales diseñados en
función de los diferentes perfiles de usuarios habilitados para utilizar el sistema, irá
conociendo sus funcionalidades.
La aplicación SIAPE (Sistema Único Provincial de Administración de Personal), tiene
por objeto brindar un soporte integral a la gestión de los recursos humanos de la
administración pública, haciendo foco en la persona/ agente de la administración como
entidad de información clave del sistema.
La entidad central es la persona y en dirección a ella se plantean prácticamente
todas las relaciones de información que facilitan las aplicaciones. La clave es la integración
de datos en un mismo repositorio o base de datos. Cuenta para ello con aplicativos que
permiten acceder a la información, siguiendo criterios de ordenamiento y clasificación
definidos por el usuario, que permiten al mismo tiempo efectuar consultas y administrar
información en forma individual, confidencial y segura. Los datos sobre los que se sustenta
el sistema se encuentran parametrizados, lo cual permite que el mismo sea portable,
flexible y dinámico.
El SIAPE cubre de esta manera las necesidades de información y gestión, en
materia de Recursos Humanos, atento a los diferentes niveles funcionales (operativos,
mandos medios y alta gerencia) del Organismo.
Para su mejor interpretación SIAPE ha sido dividido en cinco aplicativos, a saber:
MiLegajo
eRreH
4
Gestión Digital (Visión Gerencial de la información)
Incentivos Digital (incluye viáticos y haberes)
Migración Digital
Para acceder a cada una de estas aplicaciones se otorgan desde SIAPE distintos perfiles de
usuarios.
ACLARACION
El contenido de los manuales fue actualizado en febrero de 2010 y puede sufrir
modificaciones a partir de la propia dinámica de funcionamiento que tiene el SIAPE, dado
que, producto de los lineamientos-fundamentos que le dieron forma, es un Sistema que
busca enriquecerse y mejorarse gracias al aporte que cada empleado, en particular y de
cada Organismo en general.
2. Generalidades de Uso
A continuación se describen aspectos básicos relacionados con el manejo general del
Sistema, que son de uso común a todos los perfiles de usuarios habilitados para manejarlo
y que deberán aprender, para poder operar los diferentes aplicativos de la manera lo más
eficientemente posible.
2.1 Menúes de la Aplicación
Los menús de la aplicación permiten acceder con un clic del mouse a las diferentes
opciones y funciones a utilizar en la operatoria del SIAPE.
Una vez que se accede con el usuario y contraseña se observa en el sector superior
la siguiente barra con comandos de accesos, a continuación se muestra la ventana
habilitada para un usuario con perfil MiLegajo
Para salir de la aplicación se presiona el botón izquierdo del mouse sobre el comando
5
“Salir”, esta acción finaliza la ejecución del aplicativo donde se encontraba operando el
usuario.
Dependiendo del perfil del usuario conectado, el menú presentará distintas opciones y
submenús.
2.2 Ventanas Repentinas
Este tipo de “Ventanas de aparición repentina” pueden tener varias funciones, indican
situaciones que pueden ser de “Error” o de “Comunicación” al operador del sistema, por
citar alguna de ellas.
Siempre luego de una lectura del mensaje, presione con el botón izquierdo del mouse un
clic sobre el botón “Continuar”.
2.3 Errores (ventanas de aparición repentina)
En las “ventanas de aparición repentina” se pueden diferenciar distintos tipos de errores o
indicadores según el ícono que se presenta en la ventana. Este cuadro asocia a cada ícono
la descripción de la funcionalidad.
ICONO Descripción de la funcionalidad
Significa que es una advertencia, y podrá seleccionar, según el tipo de
advertencia, entre seguir, cancelar ó modificar el dato.
Significa que es un error, y que la operación será abortada (cancelada),
deberá ingresar nuevamente al menú o aplicación.
Significa que es una nota, referencia a algo en particular.
6
En cualquiera de la visualización de los íconos mencionados en la presente
tabla se permitirá continuar la operación presionando el botón “Continuar”
2.4 Controles de la barra de comandos generales
Cada vez que se accede a un comando del menú, se visualizará debajo de la barra del menú
una nueva barra con botones de comandos de rápido acceso a saber:
BOTON DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD
Guarda los cambios realizados de manera tal que son incorporados a la base de
datos.
Imprime los datos que visualiza en la pantalla o bien genera una vista, archivo
PDF, para su posterior impresión o almacenamiento en algún dispositivo.
Alta/Ingreso de nuevos datos (nuevo registro) , o modificación de uno existente
Baja/ Cancela o elimina datos modificados y/o ya registrados.
Inicia una consulta.
Ejecuta una consulta.
Cancela/ Aborta una consulta.
Muestra registro anterior, siempre que haya más de uno.
Muestra registro posterior siempre que haya más de uno.
Muestra el primer registro, de existir mas de uno
Muestra el último registro, de existir más de uno.
7
Ayuda on line de la aplicación.
Muestra el nombre del formulario que se está ejecutando.
Muestra un formulario en el que se puede calcular los días transcurridos
entre dos fechas.
Muestra una auditoría sobre un trámite iniciado (permiso, licencia,
cambio horario, etc.)
Muestra una auditoría sobre los datos presentados en pantalla.
Salida de la aplicación u opción del menú.
Habilita realizar modificaciones en Administración de Cargos.
Dependiendo de la función ejecutada, los botones pueden tener dos estados:
Activo: El comando se puede ejecutar
Inactivo: El comando no se encuentra disponible para ser ejecutado en el contexto, esto se
visualiza ya que el color del comando cambia (aparece gris).
2.5 Listas de ayuda (cajas de edición). Menú de opciones desplegables
“Las listas de ayuda” brindan facilidad en la carga o modificación de datos. En
general contienen los datos necesarios que pueden incorporarse en los campos de carga o
modificación, permitiendo al usuario seleccionar y aceptar el dato que corresponde. Se
visualizan siempre a la derecha de cada campo, y suelen denominarse “cajas de edición”.
Tipo de
caja de
edición
Descripción de la
funcionalidad
Pantalla que se visualiza al hacer clic sobre
la opción
8
Indica calendario, permite
seleccionar la fecha necesaria
en el contexto.
Despliega una pantalla con
una lista de datos que se
podrán ingresar, con la
restricción de poder
seleccionar un sólo elemento.
Despliega un cuadro de texto
en el que se podrá escribir el
texto que corresponda al
contexto.
Despliega la ventana de
administración de actos
administrativos
9
Despliega la ventana donde
se podrá elegir una
estructura orgánico
funcional
2.6 Traslado de datos
Este tipo de opciones se utiliza en pantallas que permiten seleccionar información para
trasladarla de una opción o campo a otro. El ejemplo más común es el de selección de
personal a cargo por parte del perfil AUTORIZANTES, donde de una lista de personas
selecciona las que están a su cargo para la autorización de trámites.
BOTON DESCRIPCION DE LA FUNCIONALIDAD
Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda
(origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del
dato)
Indica que el dato seleccionado desde la pantalla superior y/ o izquierda
(origen del dato) pasa hacia la pantalla inferior y/ o derecha (destino del dato)
Indica que pasará el dato que se encuentra en la parte inferior y/ o derecha y
lo restaurará en la parte superior y/ o izquierda.
Indica que pasará todos los datos que se encuentran en la parte inferior y/ o
derecha y los restaurará en la parte superior y/ o izquierda.
2.7 Búsqueda de Personas
Toda vez que se requiera la consulta de un agente en particular, su búsqueda (por
apellido, nombre y/o documentos) podrá realizarse de la manera que se muestra a
continuación,
10
1. Presionar sobre el botón (suele presentarse en algunas opciones del
menú), ubicado a la derecha o izquierda del campo Apellido y Nombre o, legajo o,
DNI/CUIL).
Se presentará una segunda ventana como la que se muestra continuación, debiendo
proceder como se indica en el paso 2, al pie de la misma:
1. Ingresar Apellido Legajo o Documento. En caso de no contar con el nombre
completo, o desconocer el legajo o documento, es posible ingresar una parte del
mismo seguido del signo %. Finalmente deberá presionar el botón , y
desplegará todos los nombres con la característica ingresada Ejemplo.: si se
11
escribiera mar% el sistema devolverá como lista de búsqueda: Martínez, Martiarena,
por citar algunos, o bien podrá ingresar el nombre específico.
2. Identificado el agente por el cual se inició la búsqueda se presiona el botón
y se continúa con la operatoria o bien se presiona el botón dejando sin
efecto la búsqueda iniciada.
2.8 Ingreso, modificación y eliminación de datos
Estas opciones estarán disponibles para los usuarios del sistema que, por el perfil
asignado, estén habilitados para administrar datos, administrar en este caso significa
ingresar, modificar o eliminar datos.
Ingreso de nuevos datos
El sistema permite incorporar nuevos datos a la base de datos. Siempre que visualice una
pantalla del menú que permita el ingreso de nuevos datos, encontrará disponible el botón
(de los controles de la barra de comandos generales) debiéndose seguir los pasos que
se detallan:
1. Presionar el botón para indicar que incorporará un nuevo dato.
2. Incorporar los datos solicitados. Tenga en cuenta que hay datos que son
obligatorios, sin los cuales no puede continuar. El ingreso podrá ser manual o
utilizando las “Listas de ayuda” descriptas anteriormente.
3. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros
de la base de datos.
Modificación de datos previamente incorporados
El sistema permite realizar modificaciones de datos existentes, siempre que se
encuentre visualizando una pantalla del menú que permita el ingreso de nuevos datos o
modificación de los mismos.
Para modificar un dato ya existente deberá proceder de manera similar al ingreso,
pero en este caso al tratarse de una modificación, los pasos a seguir son:
12
1. Ubicar el Mouse sobre el dato a modificar, tendrá todas las opciones posibles
para realizar la operación, ya sea escribir el dato o utilizar las “Listas de ayuda –
cajas de edición” descriptas anteriormente.
2. Presionar el botón para que los datos sean incorporados en los registros de
la base de datos.
Borrar datos previamente incorporados
Esta opción permite eliminar datos existentes, siempre que se encuentre visualizando
una pantalla del menú que permita el ingreso- modificación o eliminación de datos.
Para eliminar un dato cargado erróneamente (ya existente), se deberá proceder de manera
similar al ingreso o modificación de datos, pero en este caso al tratarse de una eliminación
el procedimiento a seguir será:
1. Ubicar el Mouse sobre el dato a eliminar, y luego se deberá presionar el botón (de los
controles de la barra de comandos generales).
2. Presionar el botón (de los controles de la barra de comandos generales) para que el/los
dato/s sean eliminados de la base de datos.
2.9 Modo de Consulta
El sistema permite realizar consultas utilizando los controles de la barra de comandos generales,
descriptos anteriormente.
Procedimiento a seguir:
1. Presionar con el Mouse sobre el botón Iniciar Consulta.
2. Ingresar el dato requerido para filtrar los registros, necesarios para iniciar la consulta, para ello
podrá posicionar el cursor sobre el campo respectivo y escribir el dato. También puede utilizar el
símbolo % para efectuar la búsqueda, agregándole antes o después del símbolo algún carácter.
3. Presionar el botón Ejecutar Consulta, aparecerán los registros de datos correspondientes a la
consulta.
13
4. Si desea cancelar la consulta, previo a su ejecución y continuar con otra, deberá presionar sobre el
botón Cancelar Consulta
3. El acceso a SIAPE y sus aplicaciones
Para ingresar al SIAPE se deberá acceder al sitio oficial www.siape.gba.gov.ar. A
través de la página principal se puede consultar información Institucional relacionada con
las autoridades, misiones y funciones de la Unidad Ejecutora Provincial creada en la órbita
de la Subsecretaría para la Modernización del Estado, con el fin de impulsar y coordinar la
implantación de SIAPE en todos los organismos de la provincia de Buenos Aires.
En pantalla se visualiza el icono SIAPEdigital, haciendo clic en el apartado ¨Ingrese al
Sistema¨, se accede al ambiente de producción, es decir, al servicio real de las aplicaciones.
Luego de acceder se visualizará la pantalla de ingreso a la aplicación solicitando Usuario y
Contraseña.
14
En este apartado el agente deberá ingresar:
Usuario se corresponde siempre con su número de identificación personal –DNI, LC, LE
Clave secuencia de letras y/o números (sin mayúsculas), que sólo el usuario conoce,
reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto sea modificada por el mismo (Ver Cambiar
Contraseña). Siendo el primer acceso o conexión del usuario a eRreH, la Clave de acceso
coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, LC, LE.
.
Si olvida su clave, luego de diez (10) intentos de ingreso erróneos, quedará
deshabilitado durante una hora. Si persiste el olvido y/o error de acceso
deberá contactarse personalmente, vía correo electrónico, con el área
soporte técnico: [email protected], adjuntando en el mensaje los
siguientes datos, necesarios para habilitar nuevamente su clave de ingreso
IMPORTANTE
En el primer acceso o conexión del usuario al SIAPE, la clave o contraseña
coincide con el nombre de usuario, es decir su DNI, por lo que debe
cambiarse de inmediato. SIAPE cuenta con ese procedimiento incorporado y
asociado al primer acceso.
15
Una vez colocados los datos anteriores, presiona el botón Entrar, aparece una ventana con
las aplicaciones de SIAPE, visualizando la siguiente pantalla:
En el margen superior derecho de la ventana se presenta el nombre del usuario
conectado, y arriba de tal información, el icono Cambio de Clave (Ver Cambiar Contraseña)
y el icono Salir.
El agente visualiza su bienvenida al SIAPE y cada uno de los módulos (aplicaciones)
que componen el sistema, los módulos en negro indican que la persona conectada tiene
permiso de usuario, es decir, está habilitado, para acceder a los mismos. Finalmente,
deberá seleccionar el aplicativo al que usted necesite o esté habilitado para acceder.
Finalmente, el sistema da la bienvenida al usuario autenticado, ya dentro de la
16
aplicación seleccionada.
Para ingresar a las opciones del menú del aplicativo al que usted ingresó corresponde
presionar el botón Aceptar, de lo contrario podrá retornar a la ventana donde se visualizan
los módulos del SIAPE, presionando el botón Cancelar y una vez ahí podrá desconectarse
salir del sistema, al presionar el icono Salir
En caso de producirse un error en el acceso y se presente la leyenda: “usuario inexistente”,
ello se debe a que no se cuenta aún con un registro de la persona en la base de datos del
SIAPE.
3.1Notificaciones Pendientes
Toda vez que el usuario ingrese al sistema (independientemente si se trata de la primera
conexión o no), y exista en su Bandeja de Notificaciones algún mensaje pendiente de
lectura, se presentará una ventana repentina como la que se muestra a continuación:
17
Deberá presionar el botón Continuar y se presentará la barra de Menú con las opciones
habilitadas según cada perfil de usuario conectado (Para acceder a las opciones del menú
que cada aplicativo despliega puede consultar los respectivos manuales).
3.2 Cambiar Contraseña
Para acceder a esta opción, el agente deberá ingresar al sistema SIAPE (Ver Ingreso a la
aplicación y Registración de Usuario).
Una vez conectado se presenta la siguiente ventana:
18
En el margen superior derecho visualizará la ícono ¨Cambiar clave¨
19
Deberá entonces, ingresar la contraseña utilizada hasta el momento en el campo “Clave Actual”, tipear
la nueva contraseña en el campo “Nueva Clave” y volver a tipear la nueva contraseña en el campo
“Confirmar Clave”.
Luego deberá oprimir el botón
Aceptar, para dar curso a la operación
Cancelar, para abortar la operación y retornar a la ventana donde se visualizan los módulos del SIAPE,
dejando sin efecto la modificación de su contraseña.
3.3 Accediendo a la Plataforma DEMO
La plataforma DEMO constituye un recurso para el aprendizaje, de modo tal que usted
pueda interactuar y conocer a fondo todas las opciones del menú, utilizando el mismo perfil
con el que fue habilitado en SIAPE, pero con la ventaja de saber que cualquier error que
usted genere no repercutirá en los datos reales almacenados en la Base de Datos.
Para el acceso a la Plataforma DEMO, se deberá realizar desde el vínculo
www.SIAPE.gba.gov.ar e ir a la opción ubicada a la izquierda de la pantalla ¨Conozca el
20
Sistema¨, posteriormente aparecerá la pantalla de acceso, debiendo clickear en “Ingreso
a Demo”
Una vez que se accede a la plataforma mencionada se presentará otra pantalla de acceso
donde deberá ingresar usuario y contraseña.
RECUERDE…
Usuario: el nombre de usuario se corresponde siempre con su número de identificación
personal – DNI –
Contraseña: al ingresar por primera vez a la aplicación, se accede siempre con el mismo
número que se ingresó como Usuario, es decir, el número de documento.
Una vez verificado ese primer acceso o conexión, la aplicación indicará por medio de
“ventanas repentinas” que no ha completado la pregunta de seguridad, debiendo responder
por SI o NO.
21
Posteriormente visualizará otra pantalla que le recordará que debe MODIFICAR SU
CONTRASEÑA pudiendo aceptar o cancelar esta opción y dejarlo para una próxima
oportunidad.
RECUERDE: La contraseña es siempre una secuencia de letras y/o números, sin
mayúsculas, que sólo el usuario conoce, reserva y resguarda en su privacidad hasta tanto
sea modificada por él mismo).
22
Es posible para el usuario establecer como frecuencia de revisión de la BANDEJA DE
NOTIFICACIONES la medida de tiempo en minutos que mejor se adapte a su operatoria.
Se deberá ingresar en el primer cuadro de texto la nueva contraseña que sólo el usuario
conocerá y luego repetirla en el segundo cuadro.
Luego de ingresar el usuario y contraseña la aplicación desplegará una pantalla (igual a la
que se visualiza como ejemplo) indicando el nombre y apellido de agente, el organismo al
que pertenece y una opción que sugiere una determinada frecuencia para el despliegue de
una “ventana repentina” con el aviso de consulta o revisión de la Bandeja de Notificaciones
u otro tipo de mensajes.
Para el ingreso final se deberá presionar el botón
Si bien ambos ambientes mantienen las mismas funcionalidades y características, pueden
destacarse dos diferencias entre ambos ambientes (AMBIENTE REAL-PRODUCCION Y
AMBIENTE DEMO)
Manera de Acceder
23
Forma de cambio de la contraseña