MANUAL MICROSOFT PROJECT 2007 - Sistemas Expertos · El Diagrama de Gantt muestra la información...

Sistemas Expertos Ltda Manual Microsoft Project 2007 Cra 73 30C-116 Of 301 Beleacuten Rosales Teleacutefono+57 (4) 444 18 99 Fax +57 (4) 265 60 49 httpwwwsistemas-expertoscom Medelliacuten Colombia

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MANUAL MICROSOFT

PROJECT 2007

Entrenamiento Universitario

Fecha del documento Abril de 2009

Fecha de uacuteltima revisioacuten

Versioacuten FINAL


2

Contenido

IINNTTRROODDUUCCCCIIOacuteOacuteNN 55

SSEECCCCIIOacuteOacuteNN 11 66

FFuunncciioonneess yy vviissuuaalliizzaacciioacuteoacutenn ddee PPrroojjeecctt 22000077 66

iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 6

FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007 6

ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT 6

TABLAS Y CAMPOS 13


PPrrooggrraammaacciioacuteoacutenn ddee pprrooyyeeccttooss eemmpprreessaarriiaalleess 1144

CREACIOacuteN DE UN PROYECTO 14

PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO 14

GUARDAR UN PROYECTO 19

DEFINIR TAREAS 20


VViacuteiacutennccuullooss eennttrree ttaarreeaass yy aannaacuteaacutelliissiiss ddee llaa rruuttaa ccrriacuteiacutettiiccaa 3333

PREDECESORAS Y SUCESORAS 34

ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS 35


AAddmmiinniissttrraacciioacuteoacutenn ddee rreeccuurrssooss 3377

CLASES DE RECURSOS 37

ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS 42

COSTOS DE LOS RECURSOS 45



3

AAjjuusstteess ddeell pprrooyyeeccttoo 4477

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS 47

REDISTRIBUIR RECURSOS 49


AAjjuusstteess ddeell ppllaann ddeell pprrooyyeeccttoo 5511

ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA 51

PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas) 53

CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE 53

CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE 55


SSeegguuiimmiieennttoo yy ccoonnttrrooll ddee pprrooyyeeccttooss 5577

MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO 57

ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE 58

SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO 59

AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN) 60


HHeerrrraammiieennttaass ddee aannaacuteaacutelliissiiss 6622

CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS 62

CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES 63

ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN 65

VALOR ACUMULADO 66


5

INTRODUCCIOacuteN

El software Microsoft Office Project es muy uacutetil para la gestioacuten de proyectos aplicando procedimientos

descritos en el PMBOK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project ManagementInstitute)

Permite a sus usuarios emplear informes predefinidos para seleccionar obtener vistas previas e imprimir la

informacioacuten de uso maacutes frecuente necesaria para administrar los proyectos realizar un seguimiento de los

recursos mantener los costos y comunicar el progreso a los miembros del equipo Con vistas de informe

mejoradas la interfaz de calendario y la adicioacuten de graacuteficos tridimensionales sus clientes pueden crear

informes visualmente maacutes eficaces

El presente manual tiene el objetivo de orientar al usuario primero en las funciones del manejo de la

herramienta Microsoft Project 2007 ofrecer muacuteltiples opciones tanto para el manejo de proyectos como para

la administracioacuten de recursos ademaacutes entrar a detallar como se realiza seguimiento ajustes a la

programacioacuten y utilizar las herramientas de anaacutelisis


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SECCIOacuteN 1

Funciones y visualizacioacuten de Project 2007

iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 Microsoftreg Office Project 2007 es el programa de administracioacuten de proyectos que ayuda a las

organizaciones a alinear iniciativas de empresa proyectos y recursos para obtener mejores

resultados empresariales Si usa sus flexibles capacidades de utilizacioacuten de informes y de anaacutelisis

puede tener la certeza de que tendraacute informacioacuten procesable para ayudarle a optimizar recursos

priorizar tareas y alinear proyectos de todos los objetivos empresariales globales

FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007

Etiquetas inteligentes

Microsoft Project utiliza las Etiquetas inteligentes para explicar coacutemo se realizan los caacutelculos de la

herramienta de planificacioacuten de proyectos y para aconsejar a los usuarios sobre las acciones

alternativas que podriacutean realizar Aparece un triaacutengulo verde en la celda que ha editado para

mostrar que se ha realizado un cambio y que eacuteste afecta la tarea que estaacute relacionada con esa

planificacioacuten Sobre el indicador aparece un aviso sobre el cambio en la planificacioacuten y si hace clic

en el indicador aparecen otras opciones que cambiaraacuten la manera de programar la tarea o el

recurso

Las etiquetas inteligentes aparecen cuando realiza

Asignaciones de recursos adicionales es decir a una tarea con recursos se le agrega o quita

recursos

Ediciones en Iniciar y Finalizar Cambios en las fechas de las tareas

Ediciones en Trabajo Unidades y Duracioacuten Cambios en los valores de trabajo unidades de

recursos (porcentajes de asignacioacuten) o duracioacuten de las tareas o recursos

Eliminacioacuten del nombre de una columna Cuando presiona la tecla SUPR (DELETE) sobre el

nombre de una tarea

ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su propia base de datos Utiliza esa

informacioacuten para calcular y controlar la programacioacuten los costos y otros elementos del proyecto

mediante la creacioacuten de un plan Cuanta maacutes informacioacuten se proporcione maacutes preciso seraacute el plan


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Como si se tratara de una hoja de caacutelculo Microsoft Project muestra los resultados de los caacutelculos

inmediatamente Pero el plan del proyecto solo se crea cuaacutendo se introduce la informacioacuten esencial

acerca de todas las tareas Soacutelo entonces se veraacute cuaacutendo finalizaraacute el proyecto o las fechas en las

que estaacuten programadas las tareas

Microsoft Project coloca la informacioacuten que se introduce y la que calcula en campos que contienen

tipos de informacioacuten especiacuteficos como nombres o duraciones de tareas En Microsoft Project

generalmente cada campo aparece en una columna

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de informacioacuten pero en un momento dado

soacutelo necesita una parte de la misma Para tener acceso a la informacioacuten se utilizan las

herramientas siguientes

Vistas que presentan un subconjunto de informacioacuten del proyecto en un formato faacutecil de

interpretar Por ejemplo el Diagrama de Gantt muestra informacioacuten baacutesica de tareas en columnas

y un graacutefico de barras Una vista puede ser la combinacioacuten de una o maacutes vistas (tales como

Diagrama de Gantt Hoja de Recursos Calendario entre otras)

Tablas que definen las columnas mostradas

Filtros que permiten centrarse en tareas o recursos especiacuteficos

Cada vista presenta una clase de informacioacuten diferente Las tablas y los filtros ajustan la

informacioacuten Cambiar o aplicar otra vista otra tabla u otro filtro puede ocultar informacioacuten pero no

la elimina Seguiraacute estando en la base de datos y seguiraacute actualizaacutendose

Las vistas son la forma como Microsoft Office Project se comunica con el usuario Cuando

introduzca informacioacuten en una vista eacutesta es almacenada en el archivo del proyecto (o base de

datos) Esta informacioacuten podraacute ser mostrada en otras vistas Por ejemplo la duracioacuten de una

tarea que se agregue en la vista Diagrama de Gantt apareceraacute en la vista Hoja de Tareas cuando la

muestre

Las vistas se pueden usar para introducir organizar y examinar informacioacuten en una amplia

variedad de formatos

Paso a paso para cambiar de Vista utilice una de las dos formas

1 Haga clic sobre el menuacute Ver y luego clic sobre la vista que desee elegir (Normalmente son las

primeras 8 opciones)

2 Si la vista que desea no aparece haga clic sobre Mas Vistas Seleccione la vista y luego haga

clic en Aplicar

21 Tambieacuten en la Barra de Vistas haga clic sobre la vista


8

Figura 1 Elementos tiacutepicos de Microsoft Office Project De izquierda a derecha aparece Panel de

Tareas Diagrama de Gantt que se descompone en la tabla Entrada y la graacutefica de Gantt

Tipos de vistas

En Project existen tres tipos de Vistas

Diagramas o graacuteficos Que representan la informacioacuten graacuteficamente a traveacutes de barras

imaacutegenes Las Vistas Diagrama de Gantt Diagrama de Red Graacutefico de Recursos y Calendario son

ejemplos de este tipo

Hojas de Datos Representan la informacioacuten en filas y columnas Cada fila contiene informacioacuten

sobre una tarea o un recurso individuales Cada columna contiene un campo donde puede

introducir informacioacuten acerca de los recursos o las tareas Un ejemplo de este tipo de vistas es la

Hoja de Recursos

Formularios Representan los datos en un formato similar a un formulario en papel Los

formularios muestran informacioacuten de una sola tarea o un solo recurso a la vez Ejemplo

Formulario de tareas Formulario de Recursos entre otros

Clasificacioacuten de las vistas

Las vistas asiacute como muchos de los elementos de Office Project se agrupan en tres clases


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Vistas para Tareas Sirven para administrar las tareas y toda la informacioacuten que una tarea

necesite duraciones fechas de comienzo y fin predecesoras entre otros Algunos ejemplos son

Diagrama de Gantt y Vista Calendario

Vistas para Recursos Sirven para administrar los recursos y toda la informacioacuten que un recurso

necesite Nombre del recurso Tasa Estaacutendar (Costo hora) calendario laboral disponibilidad entre

otros Algunos ejemplos son Hoja de recursos Graacutefico de recursos

Vistas para Asignaciones Son vistas que combinan informacioacuten de las tareas y recursos

Tambieacuten se llaman vistas de Uso Permiten ver la informacioacuten de las asignaciones ya sea El

recurso y las tareas asignadas o la tarea y todos los recursos asignados Ejemplo de estas vistas

son Uso de Recursos y Uso de tareas

NOTA Una vista puede tener uno o varios tipos o una o varias categoriacuteas para facilitar la

administracioacuten del proyecto

Vistas Combinadas

Figura 2 Diagrama de Gantt combinada con la vista Formulario de tareas seleccionada

Las vistas Combinadas (divididas en dos paneles superior e inferior) Se usan para administrar

con maacutes detalle las tareas o los recursos

Cuando una vista combinada estaacute aplicada solo hay un panel activo el superior o el inferior

Quiere decir que los comandos que ejecute se realizan sobre el panel activo Si desea cambiar la

vista de alguno de los paneles cercioacuterese que tiene seleccionado el panel correcto

Paso a paso para aplicar una vista combinada

1 Haga clic en el menuacute Ventana y luego en Dividir

Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10

Para volver a una vista simple haga clic en el menuacute Ventana y luego en Quitar divisioacuten

Descripcioacuten de algunas vistas

A continuacioacuten se hace un resumen y una ilustracioacuten de las pantallas principales con la idea de

introducir al usuario en las diferentes presentaciones de Microsoft Office Project

Diagrama de Gantt

Figura 3 Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt muestra la informacioacuten de las tareas de su proyecto como texto y graacuteficos

de barras Como muestra la Figura 3 el lado izquierdo de esta vista contiene las columnas en las

que puede crear y modificar nombres de las tareas las duraciones fechas de comienzo y fin y

otra informacioacuten referente a las tareas del proyecto En el lado derecho puede utilizar las barras

de Gantt para visualizar graacuteficamente las duraciones de las tareas y las fechas en una escala de

tiempo

La posicioacuten de la barra en la liacutenea de tiempo asiacute como su longitud indica cuando comienza y

cuando finaliza esa tarea Ademaacutes la posicioacuten de una barra de tarea en relacioacuten a otra indica si las

tareas se suceden o si se superponen


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Diagrama de Red

Figura 4

Diagrama de red Cada cuadro (nodo)

representa una tarea y las flechas

representan la relacioacuten entre dos

tareas

Con la vista Diagrama de red se pueden revisar crear o modificar las tareas y dependencias de

tareas del proyecto en forma de diagrama de red o de relaciones Cada tarea estaacute representada

mediante un cuadro donde aparecen el nombre de la tarea su duracioacuten su fecha de comienzo

entre otras La liacutenea que une dos cuadros representa la relacioacuten entre las dos tareas La Figura

muestra claramente el aspecto de un proyecto visto en el diagrama de red

Graacutefico de Recursos

El graacutefico de Recursos es un graacutefico de barras que muestra los picos de utilizacioacuten de un recurso a

traveacutes del tiempo (es muy similar a un histograma en donde cada barra representa una fraccioacuten

de tiempo de utilizacioacuten del recurso)

Esta vista muestra de forma graacutefica informacioacuten de la asignacioacuten el trabajo o el costo de los

recursos en relacioacuten con el tiempo


12

Figura 5 Graacutefico de recursos Las barras que estaacuten por encima del 100 indican tiempo de

utilizacioacuten superior a su capacidad maacutexima (tiempo sobreasignado) Para cambiar los detalles de la

vista en el menuacute Formato elija Detalles y luego haga clic en la opcioacuten que desee

Vista Hoja de recursos

Figura 6 Vista Hoja de recursos Los recursos con el siacutembolo en forma de rombo estaacuten siendo

utilizados por encima de la capacidad maacutexima Necesitan una redistribucioacuten de trabajo para

compensar las cargas ya asignadas

La vista Hoja de recursos muestra informacioacuten de los recursos en un formato similar al de una hoja

de caacutelculo en la que se puede revisar agregar o modificar informacioacuten de cada recurso Tal

informacioacuten incluye entre otros la tasa estaacutendar (costos por hora) capacidad maacutexima de

disponibilidad calendario base grupo al que pertenece entre otros


13

En la vista Hoja de recursos es posible crear raacutepidamente una lista de recursos para el proyecto

escribiendo el nombre de cada recurso y la informacioacuten afiacuten Un recurso puede ser una persona

una organizacioacuten o departamento un equipo o maquinaria o cualquier otro recurso que se esteacute

utilizando en el proyecto

TABLAS Y CAMPOS

Figura 7

Ventana Maacutes tablas El ciacuterculo

punteado resalta la opcioacuten Tablas

que muestra activada Tarea porque

la vista Diagrama de Gantt estaba

visible

Las tablas son hojas con una serie de filas y columnas (las columnas generalmente se llaman

campos) que muestran informacioacuten especiacutefica acerca de las tareas recursos y asignaciones de una

vista tipo Hoja de datos de una manera organizada Por ejemplo existe para recursos o tareas

tablas de costos trabajo uso resumen entre otras

Paso a paso para cambiar la tabla en una vista de tipo Hoja de datos

1 Haga clic en el menuacute Ver y coloque el Mouse en el submenuacute Tabla lttabla activagt donde

lttabla activagt es la tabla que esteacute aplicada (visible) en el momento

2 Se despliega la lista de tablas maacutes comunes

3 Si no aparece la tabla que necesita haga clic en Maacutes tablas Aparece la ventana Maacutes

tablas donde puede aplicar una tabla diferente

Dependiendo de la vista que tenga visible apareceraacute una lista de las tablas disponibles Apareceraacute

habilitado Recurso si tiene una vista para recursos o apareceraacute Tareas habilitado si tiene una

vista para tareas como aparece en la figura anterior

NOTA La tabla por defecto de la vista Diagrama de Gantt y la vista Hoja de recursos es la Tabla

Entrada


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SECCIOacuteN 2

Programacioacuten de proyectos empresariales

CREACIOacuteN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y

personalizaciones previamente configuradas

La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la informacioacuten global de

empresa (esta plantilla contiene vistas tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la

organizacioacuten Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Project Server) que ha

creado la organizacioacuten Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente El proyecto

puede incluir y mostrar vistas tablas campos y otros elementos diferentes

Paso a paso para crear un proyecto

1 Haga clic en Nuevo

2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto

2 Para programar un proyecto desde la fecha de comienzo escriba o seleccione la fecha en la

que desea que comience el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo

31 Para programar un proyecto desde la fecha de fin haga clic en Fecha de fin de proyecto

en el cuadro Programar a partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione la fecha en la que

desea que finalice el proyecto en el cuadro Fecha de fin

PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO

Es importante la inclusioacuten de la informacioacuten del proyecto ya que de ella depende la normal

consecucioacuten del proyecto En este punto definimos la fecha de inicio del proyecto el calendario con

el que se va a trabajar en general el proyecto etchellip

A continuacioacuten se presenta la manera de escribir esta informacioacuten en Microsoft Project

Programar las fechas del proyecto y campos empresariales


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Figura 8

Ventana Informacioacuten del proyecto

Paso a paso para cambiar la fecha de comienzo del proyecto y los campos empresariales

1 Haga clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto

2 Para escribir una fecha de comienzo escriba o seleccione del calendario desplegable la fecha en

la que desee iniciar el proyecto en el cuadro Fecha de comienzo (agregue ademaacutes la hora de

inicio del proyecto Esto ayuda a definir correctamente el horario de trabajo de su proyecto)

3 Para escribir una fecha de fin haga clic en Fecha de fin del proyecto en el cuadro Programar a

partir de y a continuacioacuten escriba o seleccione una fecha de fin para programar el proyecto en

el cuadro Fecha de fin

NOTA Si los planes del proyecto cambian puede modificar la informacioacuten del proyecto en cualquier

momento haciendo clic en Informacioacuten del proyecto en el menuacute Proyecto

Agregar o cambiar las propiedades del proyecto

Las propiedades del proyecto deben coincidir con la informacioacuten que tenga de la formulacioacuten del

proyecto El ejemplo de la Figura 3 muestra como registrar esta informacioacuten para recordar y

comunicar detalles importantes Puede escribir informacioacuten acerca del proyecto y consultarla o

imprimirla cuando la necesite

Paso a paso para registrar las propiedades del proyecto

1 En el menuacute Archivo haga clic en Propiedades


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2 En la ficha Resumen escriba informacioacuten acerca del proyecto por ejemplo el tiacutetulo las

personas que administraraacuten y las que se encargaraacuten del mantenimiento del archivo de

proyecto el objetivo (asunto) del proyecto las limitaciones (comentarios) que pueden

dificultar el logro de ese objetivo y otras notas de tipo general relativas al proyecto

Figura 9

Ventana Propiedades del

proyecto desde el Menuacute

Proyectos

NOTA Si lo desea puede imprimir esta informacioacuten cuando imprima el archivo de proyecto


17

Asignar el calendario laboral del proyecto

Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los

diacuteas haacutebiles

festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos

NOTA Si requiere un calendario para su proyecto diferente al calendario establecido en su Organizacioacuten puede solicitar su creacioacuten al Administrador Funcional de Project Server

Paso a paso para asignar un calendario base para el proyecto

1 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del proyecto como se describe en la Figura

10

2 En cuadro Calendario elija un calendario de la lista

3 Haga clic en Aceptar

Realizar ajustes a la configuracioacuten

Microsoft Office Project 2007 es una aplicacioacuten personalizable y que permite definir un conjunto de

paraacutemetros para que los proyectos sus tareas sus recursos y demaacutes elementos inicien con las


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configuraciones especiacuteficas determinadas por su organizacioacuten y que pueden ser definidas como

poliacuteticas

Existe otro conjunto de cambios que se pueden aplicar para cambiar el comportamiento del

proyecto y sus elementos (Actividades Recursos Calendario Laboral entre otros)

Figura 11 Opciones del menuacute Herramientas donde se configura las opciones generales de Office

Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12

Para guardar un proyecto haga clic en Guardar (para un proyecto nuevo) Registre los datos que

solicita la ventana


20

Abrir Proyectos

Cuando se desea abrir un proyecto alojado en Microsoft Project Server el usuario veraacute la siguiente

ventana

Figura 13

Para abrir un proyecto haga clic en Abrir del menuacute Archivo

DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten

Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas que son los paquetes de

trabajo que constituyen la programacioacuten Una tarea debe representar una cantidad de trabajo

significativa con una fecha de entrega definida pero a la vez debe ser lo suficientemente corta

para permitir el seguimiento regular de su progreso y la identificacioacuten temprana de los problemas

Algunas recomendaciones en la creacioacuten de tareas son

Desglosar las tareas hasta el nivel de detalle de seguimiento que se desee Deben

desglosarse de forma maacutes detallada en las aacutereas que presenten mayor riesgo

Asegurarse de que los criterios de conclusioacuten de las tareas esteacuten claramente definidos

Definir las tareas que son cortas en comparacioacuten con la duracioacuten total del proyecto Las

tareas maacutes cortas permiten estimar el tiempo y los recursos maacutes faacutecilmente

Evitar definir como tareas cosas del tipo vacaciones o formacioacuten

Clases de Tareas

Microsoft Office Project tiene varias clases de tareas


21

Tareas de Resumen Tarea que se compone de subtareas y que las resume Utilice el subMenuacute

esquema del menuacute Proyecto para crear tareas de resumen Project determina automaacuteticamente la

informacioacuten de la tarea de resumen (por ejemplo la duracioacuten y el costo) basado en la informacioacuten

obtenida de las subtareas

Tareas Normales Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto y que no hacen

parte de la ruta criacutetica es decir que tiene alguacuten tiempo de holgura que les permite retrasarse sin

que se retrase el proyecto Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura la tarea se

convierte en tarea criacutetica

Tareas Criacuteticas Las tareas criacuteticas son aquellas que deben ser completadas seguacuten la

programacioacuten para que el proyecto finalice a tiempo Si una tarea criacutetica se retrasa tambieacuten se

retrasa la finalizacioacuten del proyecto El conjunto de tareas criacuteticas se conoce como Ruta Criacutetica Si

es importante que el proyecto termine seguacuten la programacioacuten ponga atencioacuten a las tareas de la

ruta criacutetica y a los recursos asignados a ellas Estos elementos determinan si el proyecto terminaraacute

a tiempo

Tareas Hitos Son tareas que marcan un evento importante en un proyecto tal como un

entregable o un punto de decisioacuten y que se utiliza para controlar el progreso del proyecto Toda

tarea con una duracioacuten cero se muestra automaacuteticamente como hito Tambieacuten puede marcar

cualquier otra tarea de cualquier duracioacuten como hito

Tareas Repetitivas Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticioacuten y fechas fijas

para su realizacioacuten

Programacioacuten condicionada por el esfuerzo

Es importante al momento de conocer los tipos de tareas algunos preliminares como que Project

Professional 2007 utiliza un esquema de programacioacuten llamado condicionado por el esfuerzo

Cuando se asignan o eliminan recursos de una tarea Microsoft Office Project 2007 alarga o reduce

la duracioacuten de eacutesta basaacutendose en el nuacutemero de recursos asignados a dicha tarea pero no cambia

el trabajo total de la misma Este procedimiento se denomina programacioacuten condicionada por el

esfuerzo y es el meacutetodo predeterminado que utiliza Project cuando se asignan recursos a tareas

El trabajo es la cantidad de esfuerzo o el nuacutemero de horas dedicado por un recurso a una tarea

El trabajo total de una tarea estaacute determinado por la duracioacuten esperada de una tarea y la

asignacioacuten inicial de recursos Aunque se agreguen recursos a una tarea el trabajo total

permanece inalterado Sin embargo SIacute cambia la cantidad de trabajo que se distribuye entre los

recursos asignados a la tarea

La programacioacuten condicionada por el esfuerzo soacutelo tiene efecto cuando los recursos se agregan o

quitan de una tarea Cuando se trabaja con la programacioacuten condicionada por el esfuerzo debe

tenerse en cuenta lo siguiente


22

Los caacutelculos condicionados por el esfuerzo soacutelo se aplican despueacutes de asignar los primeros recursos

a la tarea Despueacutes de asignar recursos a una tarea el valor del trabajo no cambia con la

asignacioacuten de nuevos recursos ni con la reduccioacuten de eacutestos

Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la

duracioacuten de la tarea

Si el tipo de tarea asignado es Duracioacuten fija la asignacioacuten de recursos adicionales reduce los

valores de unidad individuales de los recursos

Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo la asignacioacuten de recursos adicionales reduce la duracioacuten

de la tarea

Las tareas de resumen y los proyectos insertados no pueden establecerse como condicionados por

el esfuerzo

Con base a esta teoriacutea se pueden clasificar las tareas por su tipo

Tipos de tareas

La configuracioacuten del tipo de tarea tambieacuten influye en coacutemo se programen las tareas

Existen tres tipos de tareas Unidades fijas Duracioacuten fija y Trabajo fijo Con estos tipos se

controla cualquier variacioacuten de la ecuacioacuten estaacutendar Trabajo = Duracioacuten Unidad

Tareas de unidades fijas Es el tipo de tarea por defecto Significa que los recursos asignados

permanecen fijos cuando aumenta o disminuye el trabajo de una tarea

Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute la duracioacuten

de la tarea

Utiliza la foacutermula Unidades = Trabajo Duracioacuten

Tareas de duracioacuten fija Tarea en la que la duracioacuten es un valor fijo que no resulta afectado por

los cambios realizados en el trabajo ni por las unidades asignadas (es decir los recursos)

Si estaacute condicionado por el esfuerzo la asignacioacuten de recursos adicionales reduciraacute los valores

unitarios individuales de los recursos

Utiliza la foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades

Tareas de trabajo fijo Tarea en la que la cantidad de trabajo es un valor fijo que no resulta

afectado por los cambios realizados en la duracioacuten de la tarea ni por el nuacutemero de unidades (o

recursos) asignadas


de la tarea


23

Utiliza la foacutermula Trabajo = Duracioacuten Unidades

Para cambiar el tipo de tarea siga un procedimiento similar al Paso a paso para desactivar la

programacioacuten condicionada por el esfuerzo (Maacutes adelante en esta seccioacuten)

Despueacutes de asignar recursos a tareas la programacioacuten de tareas se ve afectada principalmente por

las unidades de asignacioacuten y los calendarios de recursos Si maacutes tarde se modifican estas

asignaciones puede afectar a la programacioacuten de tareas que estaacute influenciada por las relaciones

entre

Unidades de asignacioacuten

Trabajo

Duracioacuten

Para todas las tareas despueacutes de asignar un recurso la tarea se programa de acuerdo con la

foacutermula Duracioacuten = Trabajo Unidades La tabla siguiente muestra coacutemo afectan los tipos de tarea

a la programacioacuten cuando se modifica uno de los tres elementos

TABLA DE TIPOS DE TAREAS

ESCALA DE

FORTALEZA

UNIDADES TRABAJO DURACIOacuteN RECURSOS

FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL

U T D R U T D R U T D R U T D R

TRABAJO

F CE radic Ө X Ө Ө radic Ө Ө X X radic X Ө Ө Ө radic T U D

UNIDADES

FIJAS

CE radic Ө Ө Ө Ө radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic U T D

SCE radic Ө Ө Ө Ө radic X X X X radic Ө Ө Ө Ө radic U D T

DURACIOacuteN

FIJA

CE radic X Ө X X radic X Ө Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D T U

SCE radic X Ө Ө X radic X X Ө Ө radic Ө Ө Ө Ө radic D U T


24

CE Condicionado por el esfuerzo

SCE Sin condicionar por el esfuerzo

CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө

Si revisa las unidades el trabajo o la duracioacuten en una asignacioacuten uno de los otros dos elementos

estaacute fijo de acuerdo con su tipo de tarea y por tanto Office Project vuelve a calcular el tercer

elemento

Por ejemplo en una tarea de unidad fija si modifica la cantidad de trabajo asignado la duracioacuten

de la tarea cambia mientras que las unidades de asignacioacuten permanecen fijas De la misma

manera si cambia la duracioacuten de la tarea esto provoca un cambio correspondiente en el trabajo

Defina una tarea con una unidad fija cuando las unidades de asignacioacuten no deban cambiar incluso

si la duracioacuten o la cantidad de trabajo van a cambiar

Por ejemplo se define un recurso con unidades al 50 en una asignacioacuten y desea que ese valor

de la unidad no cambie nunca incluso si esto significa que va a aumentar la duracioacuten de la tarea o

el trabajo Resulta adecuado fijar las unidades de asignacioacuten cuando la disponibilidad de recursos

en el proyecto y por tanto en la asignacioacuten no es flexible Esta es la opcioacuten predeterminada de

Microsoft Project

Paso a paso para desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo

1 En la barra de vistas haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el campo Nombre de tarea seleccione las tareas en las que desea desactivar la

programacioacuten condicionada por el esfuerzo

3 Haga clic en Informacioacuten de la tarea y luego haga clic en la ficha Avanzado

4 Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo

5 Tambieacuten puede cambiar el tipo de tarea en Tipo de tarea

NOTA Puede desactivar la programacioacuten condicionada por el esfuerzo para todas las tareas que

cree nuevas En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones elija la ficha Programacioacuten y


25

a continuacioacuten desactive la casilla de verificacioacuten Las tareas nuevas estaacuten condicionadas por

el esfuerzo

Tabla 1

Figura 14 Al hacer doble clic sobre una tarea aparece la ventana Informacioacuten de la Tarea

En la ficha Avanzadas puede cambiar el tipo de tarea para cambiar el meacutetodo de programacioacuten

de Project al cambiar los recursos

Creacioacuten de tareas

Paso a paso para crear tareas

1 En la barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el campo Nombre de tarea escriba el nombre de una tarea

3 Presione la tecla ENTRAR

4 En el campo Duracioacuten escriba la cantidad de tiempo en minutos (por ejemplo 30m) horas

(h) diacuteas (d) o semanas (s) Escriba los incrementos menores como medio diacutea con el formato

05 diacuteas Microsoft Project utiliza las duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de

realizarse en la tarea Si es necesario puede revisar estas estimaciones maacutes adelante

NOTA Cuando cree una tarea no es necesario que escriba una fecha en los campos Comienzo

yo Fin Microsoft Project calcularaacute las fechas de comienzo y fin en funcioacuten de las relaciones entre

tareas que haya especificado


26

Puede agregar una nota a una tarea con explicaciones detalladas supuestos o indicaciones acerca

del origen de la tarea Seleccione la tarea (haciendo clic sobre cualquier campo) y luego en el

menuacute Proyecto haga clic en Notas de las tareas Escriba la informacioacuten en el cuadro Notas

Esquematizar y filtrar tareas

Una vez introducidas las tareas en la lista de tareas organice y agregue una estructura al proyecto

aplicando esquemas Eacutestos pueden utilizarse para mostrar u ocultar tareas o bien para mostrar la

relacioacuten entre ellas

Una estructura detallada del trabajo (EDT o WBS en ingleacutes) puede ayudarle a crear una lista de

tareas al tomar una descripcioacuten de nivel alto del trabajo y dividirla en componentes Por ejemplo

la descripcioacuten de nivel alto del trabajo Remodelacioacuten de una cocina incluye trabajos de nivel

inferior como la instalacioacuten de armarios de un lavaplatos y de unos gabinetes Remodelacioacuten de

una cocina se considera una fase o tarea de resumen El nivel maacutes bajo de la EDT la instalacioacuten

de componentes son tareas o subtareas En algunas organizaciones las tareas tambieacuten pueden

llamarse bloques o paquetes de trabajo

Paso a paso para organizar el esquema del proyecto Cree un esquema aplicando una sangriacutea a las tareas que compartan caracteriacutesticas o que vayan a

completarse en el mismo intervalo temporal en una tarea de resumen Tambieacuten puede utilizar las

tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto Las tareas de

resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas que son las tareas agrupadas dentro

de ellas Se pueden aplicar sangriacuteas (niveles) a las tareas tantos niveles como sea necesario para

reflejar la organizacioacuten del proyecto

La informacioacuten de esta tarea de resumen incluye el periacuteodo comprendido entre la primera fecha

de comienzo y la uacuteltima fecha de fin de todas las subtareas que la componen No muestra la suma

de las duraciones de todas las subtareas

Paso a paso Para mostrar u ocultar tareas

1 En el menuacute Ver haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea de resumen que contenga las subtareas que

desee mostrar u ocultar

Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27

3 Haga clic en Mostrar subtareas para mostrar las subtareas o en Ocultar subtareas para ocultar las

subtareas

4 Para mostrar todas las subtareas haga clic en Mostrar y a continuacioacuten haga clic en Todas la

subtareas (Como aparece en la imagen siguiente)

NOTA Tambieacuten puede mostrar u ocultar subtareas si hace clic en el siacutembolo de esquema de la

tarea de resumen Los siacutembolos de esquema indican si una tarea de resumen tiene subtareas

mostradas o no

Paso a paso para resaltar celdas individuales

1 En una vista de hoja haga clic en las celdas que desea resaltar

11 Para seleccionar varias celdas que no estaacuten contiguas en la lista mantenga

presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas que desea resaltar Puede seleccionar hasta

10 celdas a la vez

12 Para seleccionar varias celdas que aparecen consecutivamente en la lista haga clic en la

primera celda que desea seleccionar mantenga presionada la tecla MAYUacuteS y a continuacioacuten

haga clic en la uacuteltima celda de la lista que desea seleccionar

2 En el menuacute Formato haga clic en Fuente

3 Cambie las opciones de fuente para las celdas seleccionadas incluyendo la seleccioacuten de un

nuevo color de fondo en la lista Color de fondo como aparece en la imagen siguiente


28

Aplicar formato a las tareas

Tanto las barras de Gantt como las hojas de tareas son susceptibles de cambio El Asistente de

diagramas de Gantt permite cambiar la apariencia total de las barras de Gantt Y el comando Estilo

de Texto permite cambiar el formato a grupos de tareas Si desea cambiar las celdas

seleccionadas (campos columnas filas etc) estas opciones las encuentra en el menuacute Formato

Haga clic en Asistente para Diagramas de Gantt del menuacute Formato para cambiar la apariencia de

las barras de Gantt

Haga clic en Cuadriacutecula del menuacute Formato para cambiar las liacuteneas de la cuadriacutecula de toda la vista

de Gantt


29

Cambiar el formato a las tareas por su clasificacioacuten (resumen criacuteticas no criacuteticas etc) Estos

formatos se pueden aplicar desde Cuadriacutecula en el menuacute Formato

Figura 15 Distintas formas de aplicar formato a las tareas del proyecto Para el Diagrama de

Gantt para la cuadriacutecula y para la Hoja de tareas

Duracioacuten de las tareas

La Duracioacuten es el periacuteodo total de tiempo que es necesario para completar una tarea

Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea


30

definido en el calendario del proyecto y de recursos Recuerde que trabajo no equivale a duracioacuten

de la tarea

En Microsoft Project se pueden asignar tres tipos de duraciones para las tareas

Duraciones haacutebiles Es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una

tarea seguacuten esteacute definido en el calendario del proyecto y en el calendario de recursos

Duracioacuten transcurrida Es la cantidad de tiempo que necesitaraacute una tarea para ser completada

tomando como base un diacutea de 24 horas y una semana de 7 diacuteas incluyendo diacuteas festivos o feriados

y otros diacuteas no laborables

Duracioacuten estimada Es una duracioacuten para la cual no se tiene suficiente informacioacuten para marcar

una duracioacuten tentativa no un valor final Cuando la duracioacuten estaacute marcada como estimada

mediante un siacutembolo de interrogacioacuten quiere decir que auacuten queda informacioacuten pendiente

normalmente por parte de los recursos responsables de la tarea

Los valores de duracioacuten van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo como aparece en el

siguiente cuadro

Duraciones haacutebiles Duraciones transcurridas Duraciones estimadas

min = minuto minst = minutos transcurridos min = Minuto estimado

hr = hora hrst = horas transcurridas hrs = horas estimadas

diacutea = diacutea diacuteast = diacuteas transcurridos diacuteas = diacuteas estimados

sem = semana semst = semanas transcurridas sems = semanas estimadas

me = mes met = mes transcurrido me = mes estimado

NOTA Project no programa trabajo para fines de semana vacaciones u otros periacuteodos no laborables

Cuando crea una nueva tarea Microsoft Project asigna por defecto una duracioacuten tentativa de 1 diacutea

(1diacutea)

Paso a Paso para asignar duraciones a una tarea

1 Verifique que se encuentra en una vista de tarea (por ejemplo el Diagrama de Gantt)

2 Seleccione la tarea a la que desea colocarle una duracioacuten

3 En el campo Duracioacuten escriba la duracioacuten y luego la unidad de tiempo tal como aparece en el

cuadro anterior Si no escribe una unidad de tiempo Microsoft Project asumiraacute la unidad de

tiempo por defecto (diacuteas) La unidad de tiempo tambieacuten puede cambiarla

4 Pulse la tecla Enter para aceptar el nuevo valor


31

Paso a Paso para cambiar la unidad de tiempo por defecto para las duraciones

1 En el menuacute Herramientas haga clic en Opciones

2 Haga clic en la ficha Programacioacuten y en Opciones de programacioacuten para ltNombre

Proyectogt abra la lista de Mostrar duracioacuten en Elija la unidad de tiempo que desee


Paso a Paso para cambiar el siacutembolo que aparece para la duracioacuten


2 Haga clic en la ficha Edicioacuten y luego en opciones de vista de las unidades de tiempo para

ltNombre Proyectogt Cambie el formato para cada unidad de tiempo que desee


Paso a Paso para importar tareas desde una hoja de Excel Una forma adecuada de automatizar el proceso de programacioacuten es hacer que las personas

involucradas en eacutel utilicen Excel para crear sus listas de tareas y de este modo importar las hojas

al Diagrama de Gantt de Microsoft Project Para esto la uacutenica condicioacuten que se exige es que las

columnas esteacuten el mismo orden que en la tabla de diagrama de Gantt

El proceso de importacioacuten de tareas es el siguiente

Abrir Excel

Clic en Archivo ndash Nuevo

Clic en Soluciones hoja de caacutelculo (o en Marmoacutereo o F7 dependiendo de la versioacuten de Excel

que esteacute manejando)

Haga doble clic en Plantilla de Informacioacuten de listas de tareas de Microsoft Project La

Plantilla crea un archivo con columnas que corresponde al Diagrama de Gantt predeterminado

de Project

Escriba las tareas y la informacioacuten necesaria y luego guarde el archivo Cuando ya haya escrito

toda la informacioacuten del proyecto vuelva a Microsoft Project

Haga clic en Abrir y vaya a la ubicacioacuten del equipo donde haya guardado la lista de tareas en

Excel En el cuadro Tipo de Archivos seleccione los libros de Microsoft Excel (con

extensioacuten xls)

Haga doble clic en el archivo y le apareceraacute el Asistente para Importacioacuten

Haga clic en Siguiente

Haga clic en la Plantilla de Excel del proyecto y a continuacioacuten clic en siguiente


32

Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto anexar las tareas al proyecto

activo o combinar los datos en el proyecto activo

A continuacioacuten haga clic en Finalizar


33

SECCIOacuteN 3

Viacutenculos entre tareas y anaacutelisis de la ruta criacutetica

Introduccioacuten

Para establecer un orden en las tareas a fin de que tengan lugar en el momento adecuado se debe

vincular las tareas con las que le siguen (sucesoras) y especificar el tipo de dependencia que deban

tener Despueacutes Microsoft Project programa las tareas estableciendo las fechas de comienzo y fin

escalonando las barras de Gantt para reflejar las nuevas fechas y mostrando las liacuteneas de viacutenculo

entre las tareas dependientes

Las tareas de un proyecto suelen realizarse en una secuencia determinada Por ejemplo se

preparan las paredes se pintan y despueacutes se cuelgan los cuadros en las paredes Cuando cree una

tarea Microsoft Project la programa para comenzar en la fecha de comienzo del proyecto

Una praacutectica usual poco recomendable es la de cambiar las fechas de comienzo de cada tarea para

determinar el momento en que cada una de ellas debe iniciar o finalizar Esto hace que el proyecto

se vuelva riacutegido no permitiendo que Office Project pueda reajustar las fechas del proyecto con

base en los cambios de duraciones y las relaciones entre las tareas

Tipos de Viacutenculos

Existen cuatro tipos de viacutenculos entre tareas en Microsoft Project fin a comienzo comienzo a

comienzo fin a fin y comienzo a fin

Figura 16

Tipos de precedencias de Microsoft Project

Fin a Comienzo El final de la predecesora (tarea A de acuerdo a la ilustracioacuten anterior)

determina el comienzo de la sucesora (B) Este es el tipo de viacutenculo que se crea por defecto

Comienzo a Comienzo El comienzo de la predecesora (A) determina el comienzo de la sucesora

(B)


34

Fin a Fin El final de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B)

Comienzo a Fin El comienzo de la predecesora (A) determina el final de la sucesora (B) Este

tipo de precedencia es poco utilizado

PREDECESORAS Y SUCESORAS

Una tarea que deba empezar o terminar antes de que otra pueda comenzar se denomina tarea

predecesora Una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente se denomina

tarea sucesora Por ejemplo no puede comenzar la construccioacuten de una vivienda hasta tanto el

terreno esteacute preparado

Una vez decidido el orden de las tareas puede proceder a vincular las tareas relacionadas Por

ejemplo algunas tareas necesitaraacuten comenzar o finalizar antes que otras Otras tareas dependeraacuten

del comienzo o fin de una tarea precedente

Paso a Paso para vincular dos o maacutes tareas

Forma 1

1 En la Barra de vistas (o en el menuacute Ver) haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el campo Nombre de tarea seleccione dos o maacutes tareas que desee vincular

3 Haga clic en el botoacuten Vincular tareas (o en el menuacute Edicioacuten haga clic en Vincular tareas)

Forma 2


2 En el lado derecho del Diagrama de Gantt seleccione una tarea con el Mouse en forma de

cuadrante

3 Arrastre la tarea hacia abajo y luego hacia la tarea con la que la va a vincular (es importante

que primero arrastre el Mouse hacia abajo) Aparece una ventana amarilla indicando el nombre

de las tareas vinculadas

NOTA Si vincula tareas utilizando selecciones muacuteltiples seleccione las tareas en el orden en el

que desea vincularlas

Paso a paso para cambiar el tipo de viacutenculo entre tareas


2 Haga doble clic sobre la tarea a la que desea cambiar el viacutenculo Aparece la ventana

Informacioacuten de la Tarea


35

3 En la ficha Predecesoras cambie el tipo de precedencias Tambieacuten puede agregar maacutes

predecesoras a la tarea seleccionada

Tiempos de posposicioacuten y adelanto

En muchas oportunidades un viacutenculo de tarea no basta para mostrar con precisioacuten la relacioacuten entre

tareas Puede ajustar dependencias especificando un periacuteodo de tiempo de desplazamiento de las

tareas llamado tiempo de posposicioacuten o tiempo de adelanto Este tiempo permite desplazar la

tarea sucesora para retrasarla o adelantarla

Paso a paso para cambiar la posposicioacuten de una tarea

1 Haga doble clic sobre la tarea que desea modificar

2 En la pestantildea Predecesoras revise la tarea predecesora

3 En Pos escriba el nuacutemero de horas diacuteas o semanas que desee posponer esta tarea

31 Si escribe un valor positivo esta tarea retrasaraacute su inicio (se mueve hacia delante con

respecto a su predecesora)

32 Si escribe un valor negativo esta tarea adelantaraacute su inicio (se mueve hacia atraacutes con

respecto a la predecesora)

ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS

Las delimitaciones de las tareas son uacutetiles para crear una programacioacuten maacutes precisa empleando

informacioacuten detallada Sin embargo las delimitaciones tambieacuten pueden restringir la flexibilidad de

la programacioacuten Si se produce un conflicto de programacioacuten entre una delimitacioacuten y una

dependencia entre tareas Microsoft Project programaraacute la tarea de acuerdo con la delimitacioacuten

En diversas fases del proyecto puede resultar uacutetil comprobar las delimitaciones de las tareas de la

programacioacuten en especial las tareas de la ruta criacutetica con el fin de asegurarse de que

efectivamente son necesarias Toda delimitacioacuten que requiera la introduccioacuten de una fecha debe

utilizarse con cuidado ya que las fechas fijas impiden que Microsoft Project vuelva a calcular las

fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacioacuten y ademaacutes restringen la

posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados


36

Figura 17 Delimitaciones

Paso a paso para cambiar la delimitacioacuten a una tarea

1 En la vista Diagrama de Gantt seleccione una tarea

2 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten de tarea (o haga clic en )

3 Haga clic en la ficha Avanzado En Tipo de delimitacioacuten elija una delimitacioacuten y escriba una

fecha en Fecha de delimitacioacuten (la fecha no aplica para la delimitacioacuten Lo antes posible y

Lo maacutes tarde posible es decir no tiene en cuenta cualquier fecha que escriba en Fecha de

delimitacioacuten)

4 Haga clic en Aceptar En el campo Indicadores (el campo que estaacute antes del nombre de la

tarea en la vista Diagrama de Gantt) aparece un siacutembolo que indica el tipo de delimitacioacuten

aplicada












37

SECCIOacuteN 4

Administracioacuten de recursos

CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales

Los recursos locales son aquellos que participan en un proyecto especiacutefico

Recursos Empresariales

Los recursos empresariales son los que se crean en el fondo de recursos de la empresa

Recursos Geneacutericos

Los recursos geneacutericos no son individuos especiacuteficos Los recursos geneacutericos se pueden utilizar para

especificar las cualificaciones necesarias para una asignacioacuten antes de saber queacute recursos

individuales estaacuten disponibles Microsoft Project programa los recursos geneacutericos como si se tratara

de recursos de trabajo puesto que reuacutenen caracteriacutesticas similares a eacutestos

Los recursos geneacutericos se utilizan principalmente para la sustitucioacuten de recursos La sustitucioacuten de

recursos reemplaza recursos geneacutericos con recursos especiacuteficos que poseen las mismas

cualificaciones

Los recursos geneacutericos tambieacuten se pueden utilizar en las primeras etapas del desarrollo de un plan

de proyecto o cuando desee hacer un seguimiento del trabajo de un proyecto pero puede que no le

importe exactamente quieacuten trabaje en eacutel

Los recursos geneacutericos se escriben en un proyecto de la misma manera que los recursos de trabajo

y los recursos materiales Por ejemplo despueacutes de que un liacuteder de proyectos haya agregado un

recurso denominado carpintero a la Hoja de recursos de Microsoft Project especifica que el

recurso es un recurso geneacuterico mediante la ficha General del cuadro de dialogo Informacioacuten del

Recurso Si el liacuteder decide agregar el recurso geneacuterico a los recursos de la organizacioacuten puede que

necesite suministrar otra informacioacuten necesaria acerca del recurso mediante las fichas del cuadro

de diaacutelogo Informacioacuten del Recurso Por uacuteltimo el recurso se agrega a los recursos de empresa

mediante el Asistente para importacioacuten de recursos

Los recursos geneacutericos tambieacuten pueden aparecer en las plantillas de empresa desde donde se

pueden agregar a los proyectos

Recurso Local Recurso Geneacuterico Recurso Local y Geneacuterico


38

Figura 18 Recursos Locales Geneacutericos y Empresariales (los recursos empresariales no tienen un siacutembolo)

Recurso Trabajo Recurso Material y Recurso Costo

Recurso Trabajo Son las personas y equipos que realizan las tareas en el tiempo esperado (o

con las horas de trabajo esperado) Cuando defina un recurso trabajo piense en funcioacuten del

tiempo indicando cuanto tiempo (o unidades maacuteximas) necesita en un momento dado ese

recurso en su proyecto

Por ejemplo tiempo completo (100) medio tiempo (50) o tiempo muacuteltiple para grupo de

recursos trabajo tales como carpinteros o Ingenieros Civiles (300)

Cuando asigne un recurso trabajo a una tarea especifique las unidades para el periacuteodo de tiempo

(para la semana el diacutea o el tiempo que dure la o las tareas) que necesita del recurso para que

complete la tarea (no siempre es el 100 ya que puede ser que en el mismo periacuteodo de tiempo

lo necesite para completar varias tareas) A esto se le llama Unidad de asignacioacuten que

corresponde al porcentaje de tiempo que el recurso estaraacute asignado a la tarea

Por ejemplo el recurso Pintor de interiores puede ser asignado a la tarea Pintar paredes primer

piso en un 20 y a la tarea Pintar marcos primer piso un 50 el tiempo restante 30 se le

asigna a la tarea Pintar cielo raso primer piso hasta completar el 100 para ese periacuteodo de

tiempo

Recurso Material Son los suministros existencias (stock) materiales u otros elementos

consumibles usados para completar las tareas en el proyecto

Ejemplo de recursos material incluye el cemento las varillas de acero la tuberiacutea (canaletas) la

madera y el vidrio

Cuando defina recursos material debe especificar una etiqueta de material o unidad de medicioacuten

que se escribe en el campo Etiqueta de material de la vista Hoja de recursos

Ejemplo de roacutetulos son metros cuacutebicos resma galones toneladas bolsas paquetes litros entre

otros

Para asignar un recurso material a una tarea debe especificar la cantidad de recurso que dicha

asignacioacuten consume de ese recurso Puede establecer si desea que el material usado esteacute basado

en el tiempo (Consumo de material variable) o no (Consumo de material fijo)


39

El Consumo de material variable es la cantidad de tiempo base en que el recurso material es usado

en la realizacioacuten de la asignacioacuten Un consumo variable indica que la cantidad de material usado

cambia si la duracioacuten de la tarea o las unidades de la asignacioacuten cambian

Por ejemplo si debe asignar 10 bultos de cemento SEMANALES para la tarea Vaciar losa edificio

escriba en el campo Unidades 10 bultos sem (Cuando esteacute asignando el recursos a la tarea en la

vista Diagrama de Gantt)

El Consumo de material fijo es la cantidad absoluta de un recurso material que es usado para

completar una asignacioacuten Un consumo fijo indica que la cantidad de material usado seraacute

constante independiente de los cambios en la duracioacuten de la tarea o de las unidades de la

asignacioacuten

Por ejemplo si debe asignar 30 metros cuacutebicos de arena para la tarea Levantar muros sin

importar cuaacutento se demore la tarea escriba en el campo Unidades 30 metros cuacutebicos (cuando esteacute

asignando el recurso a la tarea en la vista Diagrama de Gantt)

NOTA Cuando asigne un recurso material a una tarea por defecto el recurso se asigna con

consumo de material fijo

Figura 19 Recursos material en la vista Uso de recursos

En la siguiente lista se presentan algunas diferencias de los recursos tipo material con respecto a

los recursos trabajo

1 Los campos de Capacidad Maacutexima Tasa de Horas Extras Grupo de Trabajo Calendario base

estaacuten deshabilitados

2 El recurso material no se redistribuye

3 En recurso material no usa calendario de recursos


40

Recurso Costo Si desea ver los recursos que no dependen de la cantidad de trabajo en una tarea

o de la duracioacuten de una tarea como por ejemplo precio del billete de avioacuten o alojamiento

seleccione el recurso tipo costo

Los recursos de costo le permiten supervisar con maacutes precisioacuten los aspectos financieros y

sincronizar el proyecto con los datos de los sistemas de contabilidad Para cada tarea puede

asignar varios costos arbitrarios (no basados en ninguacuten tiempo de trabajo) y usar campos

personalizados para especificar un tipo de costo o coacutedigo financiero

En principio los recursos tipo material deben estar vinculados directamente al perfil de trabajo En

cambio los recursos de costo deben ser independientes del perfil de trabajo y no se acumulan del

mismo modo que los recursos tipo material Los Recursos de costo no se conciben como algo que

se acumula con una tasa sino como costos directos

Paso a paso para ajustar el uso de ldquoConsumo de material fijordquo ajustando el trabajo

1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas o Uso de recursos

11 Si hizo clic en Uso de Tareas los recursos estaacuten agrupados bajo las tareas a las que

estaacuten asignados

12 Si hizo clic en Uso de Recursos las tareas estaacuten agrupadas debajo de los recursos a los

que se les asignoacute

2 En el lado izquierdo de la vista elija el material usado para la tarea escribiendo el nuevo valor

en el campo Trabajo Por ejemplo si desea indicar que son 80 toneladas para usar en la

asignacioacuten de la tarea escriba 80

Paso a paso para ajustar el valor de ldquoConsumo de material variablerdquo

1 En el menuacute Ver haga clic en el Diagrama de Gantt

2 En el campo Nombre de tarea seleccione una tarea y haga clic en el botoacuten Informacioacuten de

la tarea

3 Haga clic en la ficha Recursos


41

4 En el campo Unidades escriba el nuacutemero de unidades para ser usadas en esta asignacioacuten El

consumo de material variable es expresado con una unidad de tiempo (escriba en este formato

valor + roacutetulo del recurso + + unidad de tiempo

Ejemplo 10 metros diacutea para indicar que se utilizaraacuten en esta tarea 10 metros por diacutea)


Esta opcioacuten permite investigar que estaacuten realizando los recursos que le interesan Con el botoacuten

Graacuteficos puede obtener una vista de la informacioacuten de asignaciones de uno o mas recursos de la

empresa por ejemplo se puede conocer la disponibilidad del recurso y cuanto esta trabajando en el

proyecto actual y cuanto en otros proyectos en un periodo de tiempo determinado

Para revisar esta informacioacuten seleccione uno o varios recursos y luego haga clic en el botoacuten

Graacuteficos de la ventana Crear equipo de empresa


42

Figura 20 La opcioacuten Graacuteficos permite revisar la disponibilidad restante el trabajo y las horas

asignadas de uno o varios recursos Haga clic en Herramientas Asignar recursos

Seleccione el recurso y las tareas que desee revisar y haga clic en Graacuteficos de la ventana

Asignar Recursos

ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS Una asignacioacuten es la asociacioacuten de una tarea especiacutefica con el recurso concreto que es responsable

de finalizar la tarea Varios recursos pueden estar asignados a una tarea Se pueden asignar tanto

recursos de trabajo como recursos material a las tareas A diferencia de los recursos de trabajo la

asignacioacuten de recursos material a una tarea no afecta a la programacioacuten de tareas

Cada tarea de un proyecto debe tener todos los recursos necesarios para llevarla a cabo Una

tarea podriacutea requerir uno o varios recursos para ser completada es importante recordar que un

recurso no es solo una persona sino cualquier espacio o elemento o insumos (materiales) que se

requiera para completar el proyecto

Cuando asigna un recurso establece las unidades para especificar su asignacioacuten en una tarea Si

no especifica las unidades de recursos que necesita (por ejemplo 10 50 etc) Office Project

asigna el 100 del recurso a la tarea


43

Figura 21

Ventana Asignar recursos La marca que aparece al lado del recurso indica que el recurso estaacute

asignado a la tarea seleccionada

Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde la ventana Asignar recursos


2 En el campo Nombre de tarea seleccione la tarea a la que va a asignar un recurso y luego

haga clic en Asignar recursos Aparece la ventana Asignar recursos mostrada en la

Figura 21

3 En el campo Nombre seleccione el recurso que desee asignar a la tarea

Para asignar un recurso a tiempo parcial escriba un porcentaje inferior a 100 en el campo

Unidades (Por ejemplo 50 para indicar que trabaja medio tiempo)

Para asignar varios recursos diferentes presione la tecla CTRL para seleccionar recursos no

adyacentes o presione la tecla MAYUacuteS (SHIFT) para seleccionar recursos adyacentes

Para asignar maacutes de una unidad del mismo recurso escriba un porcentaje superior a 100 en

el campo Unidades por ejemplo 200 por ciento (200) para especificar dos unidades de

recurso

4 Haga clic en Asignar


44

NOTA

Una marca de verificacioacuten que aparece a la izquierda del campo Nombre indica que el

recurso estaacute asignado a la tarea seleccionada (vea la Figura 21) El nombre del recurso

tambieacuten aparece junto a la barra de tareas en el Diagrama de Gantt

Si no especifica informacioacuten acerca de los recursos Microsoft Project calcula la

programacioacuten utilizando soacutelo la informacioacuten de la duracioacuten de las tareas y la dependencia

entre tareas

A medida que asigna maacutes recursos a una tarea la duracioacuten se reduce para reflejar este

hecho Si desea que la duracioacuten de la tarea se mantenga invariable independientemente de

los recursos que asigne seleccione la tarea haga clic en Informacioacuten de la tarea y

elija la ficha Avanzado Desactive la casilla de verificacioacuten Condicionada por el esfuerzo

Al programar los cambios puede reemplazar un recurso por otro En el cuadro de diaacutelogo

Asignar recursos seleccione el recurso asignado y haga clic en Reemplazar Seleccione

uno o maacutes recursos para asignarlos y luego haga clic en Aceptar

Si desea asignar recursos a medida que finalizan otros trabajos de la programacioacuten puede

mantener en pantalla el cuadro de diaacutelogo Asignar recursos mientras trabaja con el

Diagrama de Gantt y otras vistas de Microsoft Project

Paso a paso para asignar recursos a las tareas desde el formulario de tareas

1 En el Menuacute Ver (o en la barra de vistas) haga clic en Diagrama de Gantt

2 En el menuacute Ventana haga clic en Dividir Aparece una vista combinada donde muestra el

Diagrama de Gantt en la parte superior y el Formulario de tareas en la parte inferior

3 En el Diagrama de Gantt seleccione una tarea

4 En el Formulario de tareas haga clic debajo del campo Nombre del recurso

5 Abra la lista de recursos que aparece en el campo (haciendo clic sobre la lista desplegable

como aparece en la siguiente figura)


45

Figura 22

Asignar recursos en el formulario recursos Recuerde primero debe seleccionar la tarea en la

vista del panel superior para luego asignar los recursos Cuando todos esteacuten asignados haga clic

en Aceptar

COSTOS DE LOS RECURSOS El costo es un aspecto importante de la programacioacuten y del control del proyecto Los factores

relacionados con los costos determinan la rapidez con la que se llevan a cabo las tareas y el modo

en que se emplean los recursos (trabajadores y equipos) En algunos casos el eacutexito de un proyecto

se puede medir por el acercamiento que se haya logrado entre los costos finales del proyecto y los

costos presupuestados o previstos

La estimacioacuten de costos es el proceso de calcular los costos aproximados de los recursos y tareas

necesarios para completar las actividades del proyecto

Paso a paso para agregar costos a los recursos

1 En el menuacute Ver haga clic en Hoja de recursos

2 Elija un recurso de la lista Si no ha creado un recurso en el campo Nombre de recurso

escriba un nombre de recurso

3 En el menuacute Proyecto haga clic en Informacioacuten del recurso

4 En la ficha Costos en los campos Tasa estaacutendar y Tasa de horas extra escriba las tasas

del recurso sentildealado de acuerdo a la fecha efectiva de la aplicacioacuten de dichos costos

5 Tambieacuten puede escribir un costo constante para el recurso en el campo CostoUso


46

Figura 23 Existen 5 tablas de costos (A hasta E) Puede escribir hasta 25 diferentes cambios (periacuteodos) en cada tabla La funcionalidad de muacuteltiples Tablas radica en que un recurso puede tener diferentes costos dependiendo de la actividad que realice

NOTA Los cambios que se realicen en los recursos empresariales son temporales Solo un

administrador de los recursos empresariales puede modificar permanentemente un recurso Si el

recurso es local los cambios son permanentes


47

SECCIOacuteN 5

Ajustes del proyecto

DISPONIBILIDAD DE LOS RECURSOS Una vez creado y quizaacutes ajustado el plan del proyecto puede revisar si los recursos se utilizan

adecuadamente Es posible que algunos esteacuten sobreasignados es decir programados para trabajar

maacutes de lo que permite el tiempo que tienen disponible La Figura 24 es una muestra de recursos

sobreasignados Tambieacuten puede ser que otros esteacuten subasignados es decir que esteacuten trabajando

en algunos momentos a una capacidad inferior a la que pueden desarrollar

Figura 24 Recursos sobreasignados Los recursos que tienen el siacutembolo a la izquierda (rombo en amarillo) estaacuten asignados maacutes de su capacidad maacutexima Las barras del panel inferior representan la asignacioacuten diaria del recurso La parte en rojo de las barras indica el tiempo por encima de su capacidad maacutexima que el recurso estaacute asignado


48

Un recurso sobreasignado tiene maacutes trabajo asignado del que puede realizar en el tiempo que

dispone Cuando Microsoft Project programa tareas calcula la programacioacuten basaacutendose en las

necesidades de las tareas no en la disponibilidad horaria de los recursos asignados

Puede encontrar los recursos sobreasignados raacutepidamente en cualquier vista de recursos donde

sus nombres aparecen resaltados en rojo

Tambieacuten puede utilizar la vista Asignacioacuten de recursos (en el menuacute Ver haga clic en Mas Vistas

en la ventana Maacutes Vistas elija Asignacioacuten de recursos y luego en Aplicar) como ayuda para

buscar y revisar informacioacuten detallada de tareas y asignacioacuten acerca de los recursos

sobreasignados

Ver la disponibilidad y asignaciones de recursos

Puede ver un graacutefico y una tabla sobre la disponibilidad de los recursos para localizar los que estaacuten

sobreasignados o infraasignados en uno o en varios proyectos

Figura 25 Ver disponibilidad de los recursos

Paso a paso para ver la disponibilidad de recursos


2 En el menuacute Herramientas haga clic en Asignar recursos

3 Sentildeale uno o varios recursos y haga clic en Graacuteficos Aparece la ventana mostrada en la

Figura 25


49

4 En la lista despleglable Seleccione un graacutefico puede revisar la disponibilidad restante el

trabajo y las horas asignadas de uno o varios recursos

REDISTRIBUIR RECURSOS

Puede resolver sobreasignaciones de recursos personalmente La resolucioacuten personal de

sobreasignaciones puede ser uacutetil cuando la redistribucioacuten de Microsoft Project no produce los

ajustes de programacioacuten o asignacioacuten previstos o cuando desea controlar maacutes exactamente la

forma de corregir las sobreasignaciones

Paso a paso para resolver las sobreasignaciones

La siguiente es una lista de posibles soluciones para resolver las sobreasignaciones De acuerdo a

la naturaleza de la tarea y del recurso elija la opcioacuten que maacutes se acomode a su caso

1 Reducir la duracioacuten de una tarea para que los recursos asignados dispongan de maacutes tiempo

para otras tareas

2 Retrasar una tarea utilizando el campo Retraso por redistribucioacuten

3 Dividir una tarea

NOTA Observe que con los meacutetodos anteriores puede retrasar la fecha de fin lo que tambieacuten

ocurre cuando se utiliza Microsoft Project para redistribuir los recursos con la ventana Redistribuir

recursos del Menuacute Herramientas

3 Cambiar la disponibilidad de unidades de un recurso

4 Asignar maacutes recursos a tareas para redistribuir el trabajo

5 Reemplazar un recurso sobreasignado por uno subasignado

6 Quitar un recurso sobreasignado de una asignacioacuten

7 Ajustar o perfilar la cantidad de trabajo asignada al recurso (vista Uso de recursos)

Paso a paso para redistribuir recursos a traveacutes de la ventana Redistribuir recursos

Puede redistribuir recursos utilizando la ventana Redistribuir recursos en el menuacute Herramientas

Antes debe seleccionar un recurso en la vista Uso de Recursos o Asignacioacuten de recursos


50

Figura 26 Redistribuir recursos

Utilice este cuadro de diaacutelogo para establecer preferencias en cuanto a la forma en que se deben

redistribuir los recursos Asimismo utilice este cuadro de diaacutelogo para iniciar el proceso de

redistribucioacuten

Microsoft Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando yo dividiendo tareas

tomando como base los criterios que establezca en este cuadro de diaacutelogo Puede

1 Especificar si Microsoft Project debe redistribuir automaacuteticamente (en cuanto detecte una

sobreasignacioacuten) o manualmente (soacutelo cuando haga clic en Redistribuir ahora)

2 Indicar en queacute medida debe estar sobreasignado un recurso (por ejemplo en una hora diacutea o

semana) para que se lleve a cabo la redistribucioacuten

3 Establecer criterios en cuanto al orden en que deben revisarse las tareas para determinar

sobreasignaciones y redistribucioacuten

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51

SECCIOacuteN 6

Ajustes del plan del proyecto

ANAacuteLISIS DE LA RUTA CRIacuteTICA

Despueacutes de organizar las precedencias de las tareas debe revisar la ruta criacutetica La

ruta criacutetica es el conjunto de tareas que determinan el recorrido del proyecto hasta la

fecha de fin del proyecto estas tareas no tienen holgura Si alguna de estas tareas no

se cumple en la fecha o en la duracioacuten esperada retrasaraacute el proyecto El liacuteder del

proyecto debe cuidar que estas tareas tengan los insumos necesarios para su

ejecucioacuten

Para revisar la ruta criacutetica debe tener en cuenta los siguientes elementos

Holguras (Margen de demora total) Periacuteodo de tiempo que se puede retrasar una

tarea antes de que afecte las fechas de otras tareas o a la fecha de fin del proyecto En

Project las holguras se llaman Margen de Demora Total (holgura de la tarea con

respecto al proyecto) y Demora Permisible (holgura de la tarea con respecto a las

Sucesoras)

Fechas Tempranas (Comienzo y Fin) contiene la fecha maacutes temprano en la que una

tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto

Fechas Tardiacuteas (Liacutemite de comienzo y Liacutemite de Fin) contiene la fecha liacutemite o maacutes

tardiacutea en la que una tarea puede comenzar o finalizar sin retrasar el fin del proyecto

Paso a Paso preparar la vista para revisar la ruta criacutetica

1 Estando en el Diagrama de Gantt en el Menuacute Ver haga clic en Programacioacuten del

Submenuacute Tabla

2 Cambie el formato de las tareas criacuteticas En el menuacute Formato elija Estilos de

texto

3 En Cambiar elija Tareas criacuteticas y luego elija un color en Color (por ejemplo

Rojo)


5 Agregue dos columnas Predecesoras y Sucesoras Eacutestas le serviraacuten para revisar

las dependencias entre las tareas


52

Opciones para revisar la ruta Criacutetica

Luego de preparar la vista de Gantt puede comparar las fechas tempranas y las

tardiacuteas y analizar las holguras excesivas (ver explicacioacuten al comienzo de este

tema)

Las tareas que presentan holguras excesivas suponen que se pueden realizar en

cualquier momento y no afectan el proyecto Esto desviacutea la atencioacuten y presentan

datos erroacuteneos para el liacuteder del proyecto que busca coacutemo aprovechar las holguras

de algunas tareas

La manera de solucionar las tareas con holguras excesivas es colocaacutendole

Sucesoras es decir que el resultado del trabajo que se realiza en ellas se

entregue a (o lo necesite) otra tarea

Tambieacuten es importante verificar que la mayoriacutea de las tareas tengan

predecesoras (excepto la primera) y todas las tareas tengan sucesoras (excepto

la uacuteltima)

Las tareas sin predecesoras o sucesoras dan la idea de que estaacuten sueltas y que

el resultado del trabajo que se realiza en ellas no tiene finalidad o no estaacute

relacionado con las siguientes tareas

Figura 27 La vista Diagrama de Gantt en la Tabla Programacioacuten con las columnas

Predecesoras y Sucesoras En la graacutefica estaacute resaltada una de las tareas con holgura


53

PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Costos fijos de tareas)

Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos a traveacutes de la creacioacuten del

presupuesto del proyecto que consiste en el costo estimado de un proyecto que se

establece en Microsoft Project con el Plan Previsto (que incluye los datos iniacuteciales que

ha ingresado tales como duraciones costos trabajo) en el campo Costo Previsto

El Costo previsto es el costo original del proyecto que se crea en el momento que se

guarda en el plan previsto Permite realizar un seguimiento de los costos y

compararlos con los costos reales para controlar el rendimiento de dichos costos

durante toda la vida del proyecto

NOTA El plan previsto es una ldquofotografiacuteardquo de la informacioacuten del proyecto que se

guarda cuando un proyecto ha sido disentildeado completamente y estaacute listo para su

ejecucioacuten El plan previsto se crea con la liacutenea de base que se explica con maacutes detalle

a continuacioacuten de este tema

Costos fijos (tareas)

Los costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes

independientemente de la duracioacuten de la tarea del trabajo realizado por un recurso o

del nuacutemero de unidades de recurso asignadas El costo de un recurso basado en tasas

puede aumentar cuando una tarea requiere maacutes tiempo pero un costo fijo nunca

aumenta

Paso a paso agregar costos fijos a las tareas


2 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Costo

3 Seleccione la tarea para la que desee introducir un costo fijo

4 En el campo Costo fijo escriba un valor de costo

NOTA Puede introducir un costo fijo para una tarea o para todo el proyecto

CREACIOacuteN DE LIacuteNEAS DE BASE Una liacutenea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original Este

conjunto consta de las estimaciones originales de tareas recursos asignaciones y

costos que se especifican en el plan del proyecto Una vez que el proyecto estaacute en

marcha puede escribir informacioacuten real y compararla con la liacutenea de base

La comparacioacuten de la informacioacuten del plan previsto (o liacutenea de base) con la

programacioacuten actual del proyecto permite identificar y resolver las posibles

discrepancias asiacute como planear de forma maacutes precisa proyectos futuros Cuando se

agregan tareas al proyecto o se cambian otros datos se puede actualizar un plan

previsto


54

Figura 28 Cuadro de diaacutelogo Guardar liacutenea de base

Puede guardar hasta 11 liacuteneas de base en un solo plan de proyecto Las liacuteneas de base

se denominan Liacutenea de base (la primera que guarde no tiene nuacutemero) Liacutenea de base

1 Liacutenea de Base 2 hasta Liacutenea de base 10

La liacutenea de base incluye informacioacuten relacionada con los siguientes puntos

1 Tareas Fechas de comienzo y de fin duracioacuten trabajo costo divisiones trabajo

de fase temporal y costo de fase temporal (fase temporal es la distribucioacuten del

valor por unidad de tiempo Por ejemplo si un recurso trabaja 40 horas a la

semana puede ver su trabajo por cada diacutea en la vista Uso de Recursos Los

valores de la cuadriacutecula amarilla de esta vista tambieacuten son registrados)

2 Recursos Trabajo costo trabajo de fase temporal y costo de fase temporal

3 Asignaciones Fechas de comienzo y de fin trabajo costo trabajo de fase

temporal y costo de fase temporal

Si utiliza Office Project Professional con Office Project Server puede bloquear las liacuteneas

de base para que no se puedan modificar Esta accioacuten solo la puede hacer una

persona con permisos de administrador de Office Project Server


55

Paso a paso para crear la liacutenea de base

1 En el menuacute Herramientas elija Seguimiento y a continuacioacuten haga clic en

Guardar liacutenea de base

2 Active Guardar liacutenea de base

3 En Para elija Proyecto completo o Tareas seleccionadas


Paso a paso Para borrar la liacutenea de base


Borrar liacutenea de base

2 Active Borrar plan previsto



NOTA Puede ver los campos de liacutenea de base registrados por Microsoft Project en la

tabla Liacutenea de base (En el menuacute Ver elija Tabla y luego haga clic en Maacutes

tablas)

Cuando se guarda una liacutenea de base Microsoft Project guarda los datos de la misma

como parte del archivo del proyecto Una liacutenea de base no es un archivo

independiente

CUANDO SE DEBE GUARDAR UNA LIacuteNEA DE BASE Lo ideal es crearla despueacutes de elaborar y perfeccionar el plan del proyecto Dado que la

liacutenea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el

progreso del proyecto real debe incluir las mejores estimaciones de duracioacuten de las

tareas de las fechas de comienzo y fin de los costos y de otras variables del proyecto

que desee controlar

Una vez finalizado el proceso inicial de crear una programacioacuten (es decir especificar

tareas crear dependencias asignar recursos y probablemente tambieacuten costos y

comprobar y ajustar la programacioacuten) y antes de realizar un seguimiento de la

programacioacuten quizaacutes desee guardar un plan previsto


56

Figura 29 Diagrama de Gantt de Seguimiento que muestra dos barras una azul (o

roja) que representa el programa y otra gris que es la liacutenea de base

Si la fase de planeacioacuten del proyecto es especialmente larga o si ha aprobado cambios

en el alcance puede guardar varias liacuteneas de base para registrar las modificaciones de

estos valores a lo largo del tiempo Posteriormente puede compararlos entre siacute y con

los valores reales Si realiza un anaacutelisis del valor acumulado tambieacuten puede especificar

los valores de liacutenea de base que desea utilizar para los caacutelculos de valor acumulado

Cada vez que guarde un valor de liacutenea de base se registraraacuten la fecha y la hora Esto

facilita ver si ya se ha usado una liacutenea de base y cuaacutendo se guardoacute por uacuteltima vez

Paso a paso para ver graacuteficamente la liacutenea de base en el Diagrama de Gantt

1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en Asistente para Diagramas de

Gantt

2 Haga clic en Siguiente para desplazarse al Paso 2

3 Haga clic en Liacutenea de base

4 Haga clic en Fin luego en Dar Formato

5 Haga clic en Salir del asistente La graacutefica de Gantt (lado derecho) muestra para

cada tarea una doble barra como se muestra en la figura anterior


57

SECCIOacuteN 7

Seguimiento y control de proyectos El progreso de un proyecto debe ser seguido perioacutedicamente y a traveacutes de todo el

lapso de tiempo que eacuteste demande La periodicidad de este seguimiento lo determina

la complejidad del proyecto la importancia de la inversioacuten la experiencia que se

tenga entre otros criterios

Aunque Microsoft Office Project facilita el seguimiento deben realizarse varios pasos

antes de ponerlo en marcha

A continuacioacuten se muestran los meacutetodos para realizar el seguimiento

MEacuteTODOS DE SEGUIMIENTO

La manera maacutes eficaz de evaluar el progreso del trabajo de los recursos de un

proyecto es equilibrar su carga de trabajo y realizar el seguimiento del progreso de las

tareas Puede administrar el proceso de seguimiento con mensajes de estado por

correo electroacutenico a traveacutes de una intranet o mediante Internet o bien reuniendo

informacioacuten de los recursos en persona y especificando los datos reales manualmente

Dependiendo del nivel de detalle que necesite para administrar puede actualizar toda

la programacioacuten en fechas especiacuteficas a medida que se completen o progresen las

tareas

Seguimiento colaborativo

Utilizar Microsoft Project Server para registrar el progreso Si utiliza Microsoft

Project Server los integrantes del equipo proporcionan informacioacuten de estado de tarea

en respuesta a sus solicitudes de estado en Microsoft Project Web Access (es una

aplicacioacuten Web por donde los recursos escriben y enviacutean informacioacuten) Esta

informacioacuten actualiza automaacuteticamente el plan del proyecto soacutelo en el momento que lo

autorice

Utilizar el correo electroacutenico para registrar el progreso Si desea intercambiar

informacioacuten del proyecto mediante el sistema de correo electroacutenico puede abrir en la

bandeja de entrada los mensajes de estado de las tareas que enviacutean los integrantes

del equipo y a continuacioacuten incorporar esa informacioacuten directamente en el plan del

proyecto

Seguimiento Manual

Registrar el progreso manualmente si los integrantes del equipo no estaacuten conectados a

Microsoft Project Server o a un sistema de correo electroacutenico o si simplemente desea

actualizar el archivo de proyecto personalmente para ver el impacto que tiene la

actualizacioacuten de una tarea en la programacioacuten

El seguimiento manual se puede realizar de tres formas


58

Porcentaje completado del tiempo Es el meacutetodo de seguimiento menos

preciso pero maacutes raacutepido Los recursos o el liacuteder escriben el porcentaje

completado entre 0 (no se ha realizado ninguacuten trabajo en la tarea) y 100 (se ha

completado toda la tarea)

Horas de trabajo real de toda la tarea Un meacutetodo de seguimiento algo maacutes

preciso y que requiere algo maacutes de tiempo En la tabla Seguimiento de la vista

de Gantt de seguimiento escriba los valores de Trabajo real de la tarea Es

aconsejable tambieacuten usar los campos Duracioacuten real Duracioacuten restante para

indicar que auacuten falta por trabajar e indicar maacutes tiempo pendiente

Horas de trabajo real por periacuteodo de tiempo El meacutetodo de seguimiento maacutes

preciso pero que requiere maacutes tiempo Escriba las horas trabajadas en cada

tarea durante cada periacuteodo de tiempo En la vista Uso de Tareas o Uso de

recursos cambie la escala temporal a la unidad que desee manejar (por ejemplo

caacutembiela a Diacuteas o Semanas para escribir el trabajo realizado por diacuteas o por

semanas de cada recurso sobre una tarea)

ENTRAR LOS DATOS REALES MANUALMENTE

Figura 30 Tabla Seguimiento del Diagrama de Gantt Escriba los valores reales

necesarios para cada campo de cada tarea

Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la tabla Seguimiento


2 En el menuacute Ver Elija Tabla y despueacutes haga clic en Seguimiento

3 Seleccione la tarea que desee actualizar

4 Escriba los valores reales en los campos Comienzo real y Fin real

completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante Costo real y Trabajo real


59

NOTA No es necesario escribir en todos los campos de la tabla Seguimiento ya que

el cambio sobre uno de los campos puede afectar uno o varios de los otros campos

automaacuteticamente Por ejemplo si escribe 50 en el campo completado Microsoft

Project calcula los campos Comienzo real Duracioacuten real Duracioacuten restante

Costo real y Trabajo real pero no calcula el Fin Real

Al escribir una fecha real de comienzo o de fin de las tareas la correspondiente fecha

programada de la tarea cambia Las fechas previstas sin embargo no se ven

afectadas por los cambios que realice en las fechas reales o programadas Si especifica

una fecha de finalizacioacuten real para una tarea Microsoft Project calcula su porcentaje

completado para que sea 100

Paso a paso para ingresar informacioacuten real de las tareas en la ventana

Actualizar Tareas

1 Estando en el Diagrama de Gantt seleccione la tarea que desee actualizar

2 En el menuacute Herramientas eija Seguimiento y despueacutes haga clic en Actualizar

tareas

3 Escriba los valores reales de completado Duracioacuten Real Duracioacuten Restante

y en Estado Real el Comienzo y Fin


SEGUIMIENTO AUTOMAacuteTICO AL PROYECTO

Microsoft Project incluye una herramienta para actualizar algunas tareas o todo el

proyecto de acuerdo a una fecha especiacutefica como aparece en la Figura 31 Esta

actualizacioacuten la hace con base en la programacioacuten actual si ya ha realizado cambios

en el proyecto Esto es uacutetil cuando debe realizar el seguimiento de muchas tareas en

forma simultaacutenea y la mayoriacutea ha cumplido con el plan esperado Despueacutes de

Actualizar el proyecto verifique aquellas tareas que no cumplan con los datos

introducidos por Microsoft Project

Figura 31

Actualizar el proyecto

automaacuteticamente con base en

una fecha


60

Paso a paso para actualizar el proyecto de forma automaacutetica

1 Si desea actualizar todo el proyecto seleccione una tarea

2 Si desea actualizar un grupo de tareas seleccioacutenelas


Actualizar proyecto

4 Active Actualizar trabajo completado al y escriba una fecha para actualizar el

proyecto

5 En Para escoja Proyecto completo o Tareas seleccionadas


NOTA Una forma praacutectica de actualizar el proyecto es mostrando la barra de

Herramientas Seguimiento como aparece en la siguiente Figura 32

Figura 32

La barra de seguimiento facilita el

registro de datos reales del proyecto El

Botoacuten resaltado actualiza las tareas

seleccionadas de acuerdo a la

programacioacuten actual

AJUSTES A LA PROGRAMACIOacuteN (REPROGRAMACIOacuteN)

Microsoft Office Project incluye una herramienta para reprogramar las tareas que

despueacutes de actualizar el proyecto no han sido realizadas o se han retrasado Dichas

tareas deben ser trasladadas a una fecha posterior a la fecha actual (en algunos casos

debe reajustarse las duraciones y recursos de esas tareas) para que el proyecto

muestre los nuevos cambios en la programacioacuten

Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma automaacutetica

1 Si desea reprogramar todo el proyecto no seleccione ninguna tarea



Actualizar proyecto

4 Active Reprogramar trabajo restante para que empiece despueacutes del y

escriba una fecha para reprogramar el trabajo restante




61

Paso a paso para reprogramar el proyecto de forma manual

Esta forma solo es uacutetil cuando existan tareas con alguacuten porcentaje de seguimiento

Verifique ademaacutes que la escala de tiempo esteacute en diacuteas para que los cambios se

produzcan en diacuteas


2 En la parte derecha de la vista (donde aparecen las barras de las tareas) busque la

tarea que desee reprogramar (debe tener una barra negra interna que indica el

completado que lleva) y ubique el mouse sobre la parte no completada (el puntero

del mouse cambia a una cruz de flechas)

3 Arrastre la barra de la tarea a la derecha para dividir la tarea y mover la parte

incompleta a la fecha que desee


62

SECCIOacuteN 8

Herramientas de anaacutelisis

CREACIOacuteN DE INFORMES BAacuteSICOS PERSONALIZADOS

Microsoft Project incluye 29 informes baacutesicos predefinidos de tareas recursos y

generales Si ninguno de los informes predefinidos responde a sus necesidades

informativas puede crear un informe personalizado mediante una de las cuatro

plantillas (tareas recursos calendario mensual y general) o copiar y modificar un

informe existente

Un informe de tarea presenta informacioacuten sobre las tareas de un proyecto Incluyen

informacioacuten sobre las fechas de comienzo el trabajo completado y las duraciones

esperadas

Un informe de recurso presenta informacioacuten impresa sobre los recursos de un proyecto

que por lo general incluye informacioacuten sobre costos y sobre la asignacioacuten de los

recursos

Un informe de calendario mensual es una tabla que muestra los diacuteas laborables las

horas de trabajo y los periacuteodos no laborables de cada calendario utilizado en el

proyecto

Un informe general muestra informacioacuten sobre las tareas y recursos de un

determinado periacuteodo de tiempo Por ejemplo puede mostrar una lista de tareas con

sus recursos a la izquierda del informe con una escala temporal en la parte superior

En lugar de sobrescribir un informe existente puede que desee copiar cualquier

informe personalizado o predefinido Si no especifica un nombre nuevo para el informe

copiado la frase Copia de se inserta delante del nombre existente Por ejemplo si

hace una copia del informe Tareas criacuteticas pero no cambia el nombre el informe Copia

de Tareas Criacuteticas se mostraraacute en la lista de Informes Personalizados

Paso a paso para crear un informe

1 En el menuacute Informe haga clic en Informes

2 Haga clic en Personalizado y a continuacioacuten en Seleccionar

3 Para crear un informe de tareas o de recursos haga clic en Nuevo en el cuadro de

diaacutelogo Informes Personalizados elija Tarea o Recurso y a continuacioacuten haga clic

en Aceptar


63

31 Para crear un informe de calendario mensual haga clic en Nuevo en

Calendario mensual y despueacutes en Aceptar

32 Para crear un informe general personalizado haga clic en Nuevo luego en

General y a continuacioacuten en Aceptar

4 Dependiendo del tipo de informe que haya elegido haga las modificaciones del

caso

41 Los informes de tareas y recursos tienen tres pestantildeas Definicioacuten Detalle

Ordenar

42 Los informes de Calendario Mensual pueden cambiar el color y las opciones a

mostrar

43 Los informes Generales tienen las mismas pestantildeas de los informes de

recursos y tareas La diferencia es que permite elegir el periacuteodo de tiempo que

desee mostrar para tareas o recursos

CREACIOacuteN DE INFORMES VISUALES

Los informes visuales permiten ver los datos del proyecto en informes de tabla

dinaacutemica de Microsoft Office Excel y en vistas de diagrama dinaacutemico de Microsoft Office

Visio Professional 2007 Estas vistas proporcionan una forma de elegir queacute campos

incluidos los campos personalizados se mostraraacuten en un informe cuando se presente y

permiten modificar raacutepidamente la presentacioacuten del informe sin tener que volver a

generarlo en Microsoft Office Project 2007 Gracias a esta flexibilidad los informes

visuales ofrecen una solucioacuten de informes maacutes aacutegil que los informes baacutesicos


64

Figura 33 Informes Visuales Las plantillas de informe estaacuten divididas en seis categoriacuteas Uso de tareas Uso de recursos Uso de la asignacioacuten Resumen de tareas del recurso y de la asignacioacuten

Paso a paso para crear un informe visual mediante una plantilla

1 En el menuacute Informe haga clic en Informes visuales

2 En la ficha Todo haga clic en el informe que desee crear

3 Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe seleccione Antildeos

Trimestres Meses Semanas o Diacuteas en la lista Seleccionar nivel de datos de

uso que desea incluir en el informe

4 Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio

NOTA Si sabe queacute categoriacutea contiene el informe puede hacer clic en la ficha de esa

categoriacutea para ver una lista de informes maacutes breve Si uacutenicamente desea mostrar los

informes que se abren en Excel o Visio active o desactive la casilla de verificacioacuten

Microsoft Office Excel o Microsoft Office Visio


65

ANAacuteLISIS DE INTEGRACION Y COORDINACIOacuteN

Figura 34 Vista Diagrama de Relaciones

La vista Diagrama de Relaciones es una versioacuten especializada de la vista Diagrama de

Red y presenta la tarea actual en el centro de la seccioacuten con las predecesoras

inmediatas de la tarea a su izquierda y las sucesoras a su derecha Si tiene un

proyecto grande con muchas tareas interrelacionadas puede utilizar la vista Diagrama

de Relaciones para centrarse soacutelo en las tareas vinculadas a una tarea en particular

La vista Diagrama de Relaciones puede ser maacutes uacutetil cuando se utiliza en una vista

combinada Por ejemplo puede mostrar la vista Diagrama de Gantt en la seccioacuten

superior y la vista Diagrama de Relaciones en la inferior De este modo puede ver una

tarea en formato de Diagrama de Relaciones y comprobar coacutemo encaja en un contexto

mayor del proyecto utilizando la vista Diagrama de Gantt

La vista Diagrama de Relaciones se puede mostrar en combinacioacuten con cualquier otra

vista Cuando se muestra cualquier vista de tareas en la seccioacuten superior y la vista

Diagrama de Relaciones en la inferior la vista de eacutesta muestra la primera tarea

seleccionada en la seccioacuten superior junto con las predecesoras y sucesoras de dicha

tarea


66

Paso a paso para mostrar la vista Diagrama de Relaciones combinada

1 Estando en el Diagrama de Gantt haga clic en el menuacute Ventana y luego en

Dividir

2 Seleccione el panel inferior para que se active la vista Formulario de Tareas

3 Haga clic en Maacutes vistas del menuacute Ver

4 Elija la vista Diagrama de Relaciones en la lista de la ventana Maacutes vistas

5 Haga clic en Aplicar

VALOR ACUMULADO

El anaacutelisis del valor acumulado es un meacutetodo para medir el rendimiento del proyecto

Indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado teniendo en cuenta la

cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto de las tareas las

asignaciones o los recursos

El valor acumulado tambieacuten conocido como Costo Presupuestado del trabajo realizado

es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha actual El valor acumulado

utiliza las estimaciones originales de costos guardadas con una liacutenea de base y el

trabajo real hasta la fecha para mostrar si los costos contraiacutedos estaacuten dentro del

presupuesto

Microsoft Project muestra los totales de valor acumulado en tres tablas distintas Valor

acumulado Indicadores de costo del valor acumulado e Indicadores de programacioacuten

del valor acumulado Para determinar coacutemo calcular Microsoft Project el valor

acumulado especifique el meacutetodo (porcentaje completado o fiacutesico completado) y si

utiliza varios planes previstos la liacutenea de base especiacutefica con la que se debe calcular el

valor acumulado

El valor acumulado indica la cantidad del presupuesto que deberiacutea haberse gastado

teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo

previsto para la tarea la asignacioacuten o el recurso

Queacute mide el valor acumulado

El anaacutelisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales de cada tarea

El costo presupuestado El costo presupuestado del trabajo programado

(CPTP) que es la parte del costo previsto que se ha planeado gastar en una

tarea entre la fecha de comienzo prevista y la fecha de estado de la tarea Por

ejemplo el presupuesto planeado total de una tarea de 4 diacuteas es de $100 y

comienza el lunes Si la fecha de estado se establece el siguiente mieacutercoles el

CPTP seraacute $75

o El CPTP es el costo previsto hasta la fecha de estado elegida Los valores

de costos presupuestados se almacenan en los campos de liacuteneas de base


67

o si ha guardado varias liacuteneas de base en los campos Liacutenea de base 1

hasta Liacutenea de base 10

El costo real El costo real del trabajo realizado (CRTR oacute AC) que es el costo

real total en el que se incurre mientras se realiza el trabajo en una tarea

durante un periacuteodo determinado Por ejemplo si la tarea de cuatro diacuteas genera

un costo total de $35 durante cada uno de los dos primeros diacuteas el CRTR de

ese periacuteodo es $70 (pero el CPTP sigue siendo $75)

o Soacutelo si se especifican costos reales independientemente del trabajo real

o si se cambian las tasas de pago de los recursos existiraacute un desfase

entre el costo real y el costo programado

El Valor devengado El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR oacute

EV) que es el porcentaje del presupuesto que deberiacutea haberse gastado para un

determinado porcentaje de trabajo realizado en una tarea Por ejemplo si

despueacutes de dos diacuteas se ha completado el 60 del trabajo de una tarea podriacutea

esperar un gasto del 60 del presupuesto total de la tarea o $60

o Este valor se calcula para cada tarea pero se analiza en un nivel

agregado (normalmente en el nivel de proyecto)

NOTA

Puede especificar si Microsoft Project deberaacute usar un porcentaje completado

de la tarea o un porcentaje completado fiacutesico para los caacutelculos de valor

acumulado En funcioacuten del meacutetodo elegido para realizar un seguimiento del

trabajo real el porcentaje completado lo calcularaacute Microsoft Project o lo

especificaraacute directamente el usuario En cualquier caso el porcentaje

completado fiacutesico lo debe establecer siempre el usuario Utilice el porcentaje

completado fiacutesico si el valor del porcentaje completado no ofrece una medicioacuten

exacta del trabajo real realizado o pendiente

El anaacutelisis del valor acumulado siempre es especiacutefico de la fecha de estado

elegida que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha actual

Ejemplo de Valor acumulado

A continuacioacuten se incluye un ejemplo sencillo de coacutemo pueden diferir estos dos

valores Tomemos como ejemplo el proyecto de construir una pared de piedra que

consta de 100 piedras apiladas en cinco niveles

La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos pero para la segunda se

invertiraacuten 25 minutos porque hay que subir las piedras a una fila superior y esto

conlleva algo maacutes de tiempo La colocacioacuten de la tercera fila tardaraacute 30 minutos La

cuarta fila 35 minutos y la uacuteltima fila 40 minutos


68

El total es de 150 minutos Despueacutes de colocar las tres primeras filas se puede decir

que se ha completado fiacutesicamente un 60 del proyecto (se han colocado 60 piedras de

un total de 100) Sin embargo soacutelo se ha tardado 75 minutos (de un total de 100)

por ello en teacuterminos de duracioacuten soacutelo se ha completado un 50 del trabajo

Seguacuten la forma de pago establecida para el trabajo mdashpor piedra o por horamdash puede

elegir entre utilizar el porcentaje completado o el porcentaje completado fiacutesico para

reflejar adecuadamente estos datos en el anaacutelisis del valor acumulado

A partir de estos y otros valores Microsoft Project calcula los siguientes valores

adicionales

Variacioacuten de costo (VC oacute CV) que es la diferencia entre el costo estimado y

el costo real de una tarea (foacutermula VC = CPTR - CRTR) En el ejemplo anterior

el valor de VC de la tarea es de -$10

Variacioacuten de programacioacuten (VP oacute SV) que es la diferencia entre el progreso

actual y el progreso programado de una tarea en teacuterminos de costo (foacutermula VP

= CPTR - CPTP) En el ejemplo anterior el valor de VP de la tarea es de -$15

El Iacutendice de Rendimiento de Costos (IRC oacute CPI) que es la relacioacuten entre

los costos presupuestados y los costos reales (foacutermula IRC = CPTRCRTR) En el

ejemplo anterior el valor de IRC de la tarea es de alrededor de 086 o de un

86

El Iacutendice de Rendimiento de la Programacioacuten (IRP oacute SPI) que es la

relacioacuten entre el trabajo realizado y el trabajo programado (foacutermula IRP =

CPTRCPTP) En el ejemplo anterior el valor de IRP de la tarea es de 080 o de

un 80

El Iacutendice de Rendimiento para Completar (IRPC oacute TCPI) que es la relacioacuten

entre el trabajo que debe realizarse y los fondos disponibles que se pueden

gastar a partir de la fecha de estado o el costo presupuestado al finalizar

(foacutermula IRPC = [CPF - CPTR] [CPF - CRTR]) Un valor de IRPC superior a 1

indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del

proyecto para no sobrepasar el presupuesto (por tanto deberaacute dejar de lado

parte de la calidad) un valor inferior a 1 indica que el rendimiento puede

disminuir para cumplir con el presupuesto lo cual le permite agregar maacutes

calidad o beneficios

NOTA El Costo Presupuestado al Finalizar (CPF) tambieacuten es conocido como BAC

iquestPor queacute debe realizarse el anaacutelisis del valor acumulado

Cuando se realiza el anaacutelisis del valor acumulado se obtienen respuestas confiables a

preguntas clave como iquestQueda suficiente dinero en el presupuesto para completar el

proyecto y iquestQueda suficiente tiempo en la programacioacuten para finalizar el proyecto a

tiempo Indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en

teacuterminos de costo y programacioacuten Si desea conocer si se agotaraacute el dinero antes de


69

completar el trabajo en el proyecto (o si tiene un remanente una vez concluido eacuteste)

un anaacutelisis del valor acumulado es una de las formas de obtener la repuesta

iquestCoacutemo Interpretar el valor acumulado

Los indicadores de valor acumulado que son variaciones tales como una variacioacuten de

costo (VC) pueden ser positivos o negativos

Una variacioacuten positiva indica que va adelantado con respecto a la programacioacuten o por

debajo del presupuesto

Las variaciones positivas pueden permitir la reasignacioacuten de dinero y recursos de

tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones

negativas

Una variacioacuten negativa indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por

encima del presupuesto y que tiene que tomar medidas al respecto Si una tarea o un

proyecto tienen una variacioacuten de costo negativa quizaacutes tenga que aumentar el

presupuesto o aceptar maacutergenes de beneficio reducidos

Los indicadores de valor acumulado que son relaciones como puede ser el iacutendice de

rendimiento de costos (IRC) y el iacutendice de rendimiento de programacioacuten (IRP) pueden

ser mayores o menores que 1 Un valor mayor que 1 indica que va adelantado con

respecto a la programacioacuten o por debajo del presupuesto Un valor que es menor que 1

indica que va retrasado con respecto a la programacioacuten o por encima del presupuesto

Por ejemplo un IRP de 15 significa que soacutelo ha utilizado el 67 del tiempo planeado

para finalizar una parte de una tarea en un periacuteodo de tiempo determinado y un IRC

de 08 significa que ha gastado el 25 maacutes del tiempo planeado para una tarea

Opciones para el caacutelculo de Valor Acumulado

Paso a paso para cambiar las opciones de caacutelculo de valor acumulado

1 En el menuacute Herramientas elija Opciones y a continuacioacuten haga clic en la ficha

Caacutelculo

2 Haga clic en Valor acumulado

3 En el cuadro Meacutetodo predeterminado del valor acumulado de tarea haga clic en el

meacutetodo de caacutelculo que desea que Microsoft Project utilice al calcular el costo

presupuestado del trabajo realizado (CPTR)

4 En el cuadro Liacutenea de base para el caacutelculo del valor acumulado seleccione el

conjunto especiacutefico de valores de liacutenea de base que Microsoft Project debe utilizar

al calcular los totales de valor acumulado

NOTA Si cambia esta configuracioacuten soacutelo se ven afectadas las tareas agregadas a la

lista de tareas despueacutes del cambiar la configuracioacuten las tareas ya existentes no sufren


70

alteraciones Para cambiar el meacutetodo de valor acumulado de las tareas existentes

seleccione las tareas cuyo meacutetodo de valor acumulado desee cambiar haga clic en

Informacioacuten de la tarea y a continuacioacuten haga clic en la ficha Avanzado En el

cuadro Meacutetodo del valor acumulado haga clic en el meacutetodo de caacutelculo que desee

Figura 35 Cuadro de dialogo para cambiar la forma de calcular el valor acumulado

Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado a nivel de tareas y proyectos

1 En el menuacute Ver haga clic en Maacutes vistas

2 En la lista Vistas haga clic en Hoja de tareas y elija Aplicar

3 En el menuacute Ver elija Tabla y haga clic en Maacutes tablas

4 En la lista Tablas haga clic en Valor acumulado Indicadores de costo del valor

acumulado o Indicadores de programacioacuten del valor acumulado y a continuacioacuten

en Aplicar

NOTA Para ver informacioacuten detallada sobre el campo Valor acumulado situacutee el cursor

sobre el tiacutetulo del campo

Paso a paso para ver los totales de Valor Acumulado distribuidos en el tiempo

1 En el menuacute Ver haga clic en Uso de tareas

2 En el menuacute Formato haga clic en Estilos de detalle y a continuacioacuten en la ficha

Detalles de uso

3 En la lista Campos disponibles seleccione los campos Valor acumulado que

desee mostrar y haga clic en Mostrar

4 Para seleccionar varios campos mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en

los campos pertinentes

NOTA Puede revisar graacuteficamente los totales del valor acumulado de fase temporal si

utiliza la opcioacuten de Informes visuales y elige Ver la plantilla del Informe de valor

acumulado a lo largo del tiempo en Microsoft Office Excel


2

Contenido

IINNTTRROODDUUCCCCIIOacuteOacuteNN 55


FFuunncciioonneess yy vviissuuaalliizzaacciioacuteoacutenn ddee PPrroojjeecctt 22000077 66

iquestQUEacute ES PROJECT OFFICE 2007 6

FUNCIONALIDAD BAacuteSICA DE OFFICE PROJECT 2007 6

ELEMENTOS DE VISUALIZACIOacuteN DE OFFICE PROJECT 6

TABLAS Y CAMPOS 13


PPrrooggrraammaacciioacuteoacutenn ddee pprrooyyeeccttooss eemmpprreessaarriiaalleess 1144

CREACIOacuteN DE UN PROYECTO 14

PRELIMINARES DEL PROYECTO INFORMACIOacuteN DEL PROYECTO 14

GUARDAR UN PROYECTO 19

DEFINIR TAREAS 20


VViacuteiacutennccuullooss eennttrree ttaarreeaass yy aannaacuteaacutelliissiiss ddee llaa rruuttaa ccrriacuteiacutettiiccaa 3333

PREDECESORAS Y SUCESORAS 34

ESTABLECIMIENTO DE DELIMITACIONES EN LAS TAREAS 35


AAddmmiinniissttrraacciioacuteoacutenn ddee rreeccuurrssooss 3377

CLASES DE RECURSOS 37

ASIGNACIOacuteN DE RECURSOS 42

COSTOS DE LOS RECURSOS 45



3





















VALOR ACUMULADO 66


5

INTRODUCCIOacuteN













6

SECCIOacuteN 1















recurso



recursos





nombre de una tarea






7
























muestre







clic en Aplicar



8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















55















tablas)



independiente





que desee controlar






56












Gantt







57

SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







58


























59












Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






61













62

SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


63






caso


Ordenar


mostrar













64














65

















tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









3





















VALOR ACUMULADO 66


5

INTRODUCCIOacuteN













6

SECCIOacuteN 1















recurso



recursos





nombre de una tarea






7
























muestre







clic en Aplicar



8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















55















tablas)



independiente





que desee controlar






56












Gantt







57

SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







58


























59












Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






61













62

SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


63






caso


Ordenar


mostrar













64














65

















tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









5

INTRODUCCIOacuteN













6

SECCIOacuteN 1















recurso



recursos





nombre de una tarea






7
























muestre







clic en Aplicar



8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















55















tablas)



independiente





que desee controlar






56












Gantt







57

SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







58


























59












Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






61













62

SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


63






caso


Ordenar


mostrar













64














65

















tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









6

SECCIOacuteN 1















recurso



recursos





nombre de una tarea






7
























muestre







clic en Aplicar



8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















55















tablas)



independiente





que desee controlar






56












Gantt







57

SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







58


























59












Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






61













62

SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


63






caso


Ordenar


mostrar













64














65

















tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









7
























muestre







clic en Aplicar



8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















55















tablas)



independiente





que desee controlar






56












Gantt







57

SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







58


























59












Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






61













62

SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


63






caso


Ordenar


mostrar













64














65

















tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









8



Tipos de vistas








Hoja de Recursos







9













Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













12













13





TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





32





33

SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























36








delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













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Asignar Recursos













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Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






47

SECCIOacuteN 5









48









sobreasignados









Figura 25


49












para otras tareas


3 Dividir una tarea













50




redistribucioacuten










51

SECCIOacuteN 6








ejecucioacuten






Sucesoras)







Submenuacute Tabla


texto


Rojo)





52




tema)




de algunas tareas






la uacuteltima)







53



















aumenta















previsto


54


















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tablas)



independiente





que desee controlar






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Gantt







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SECCIOacuteN 7
















tareas







autorice





proyecto

Seguimiento Manual







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Actualizar Tareas



tareas












Figura 31



una fecha


60





Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






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SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


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caso


Ordenar


mostrar













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tarea


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Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




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NOTA




















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adicionales










86




un 80


















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negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









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Vistas Combinadas









Pan

el

Su

peri

or

Pan

el

In

ferio

r


10





Diagrama de Gantt







tiempo





11

Diagrama de Red

Figura 4




tareas













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TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















Entrada


14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

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TE

DE

BIL

MA

S

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BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


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29









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de la tarea












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(1diacutea)









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Abrir Excel






de Project





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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


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Forma 1




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37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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38

















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39










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40
























la tarea



41













42




Asignar Recursos













43

Figura 21







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recurso



44

NOTA






entre tareas




















45

Figura 22



en Aceptar

















46






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SECCIOacuteN 5









48









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Figura 25


49












para otras tareas


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51

SECCIOacuteN 6








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Figura 31



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CPTP seraacute $75




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70












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Diagrama de Gantt







tiempo





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Figura 4




tareas













12













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TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





visible















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14

SECCIOacuteN 2
























15

Figura 8




















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Figura 9



Proyectos



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Figura 10

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Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

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para cada uno de

los recursos




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Project


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Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














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Tabla 1

















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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





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Forma 1




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35




























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aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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38

















tiempo




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otros





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asignacioacuten














40
























la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







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recurso



44

NOTA






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45

Figura 22



en Aceptar

















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SECCIOacuteN 5









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Figura 25


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TABLAS Y CAMPOS

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14

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Figura 8




















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Figura 9



Proyectos



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Figura 10

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Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

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DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












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Tabla 1

















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SECCIOacuteN 3


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Figura 16





(B)


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Forma 1




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cuadrante











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aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




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otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













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Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






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45

Figura 22



en Aceptar

















46






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SECCIOacuteN 5









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Figura 25


49












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3 Dividir una tarea













50




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51

SECCIOacuteN 6








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TABLAS Y CAMPOS

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Figura 9



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Introduccioacuten












Clases de Tareas



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24



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Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

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28







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Figura 16





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37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















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otros





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la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







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recurso



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TABLAS Y CAMPOS

Figura 7





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Figura 9



Proyectos



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Figura 10

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Calendario Laboral

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puede definir los


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DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












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Tabla 1

















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Introduccioacuten
















Figura 16





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Forma 1




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cuadrante











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aplicada












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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




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otros





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asignacioacuten














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la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







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recurso



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NOTA






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Figura 9



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Clases de Tareas



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Forma 1




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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















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tiempo




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otros





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Figura 21







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NOTA






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Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

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Calendario Laboral

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festivos

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Introduccioacuten












Clases de Tareas



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Tabla 1

















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Aplica nivel de

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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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38

















tiempo




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otros





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40
























la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







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recurso



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Actualizar proyecto






61













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SECCIOacuteN 8







informe existente



esperadas



recursos



proyecto














en Aceptar


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caso


Ordenar


mostrar













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tarea


66



Dividir





VALOR ACUMULADO









presupuesto






valor acumulado











CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










negativas
















Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









16





Figura 9



Proyectos



17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

GUARDAR UN PROYECTO

Figura 12


solicita la ventana


20

Abrir Proyectos


ventana

Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









recursos) asignadas


de la tarea


23







entre


Trabajo

Duracioacuten





ESCALA DE

FORTALEZA


FU

ER

TE

DE

BIL

MA

S

DE

BIL


TRABAJO


UNIDADES

FIJAS



DURACIOacuteN

FIJA




24



CONVENCIONES

SI MODIFICO radic

AFECTA X

NO AFECTA Ө



elemento










Microsoft Project











25


el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


de Gantt


29









30


de la tarea












siguiente cuadro









(1diacutea)









31
















Abrir Excel






de Project





extensioacuten xls)





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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























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delimitacioacuten)



aplicada












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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





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asignacioacuten














40
























la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







Figura 21








recurso



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NOTA






entre tareas




















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Figura 22



en Aceptar

















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SECCIOacuteN 5









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Figura 25


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para otras tareas


3 Dividir una tarea













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SECCIOacuteN 6








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Rojo)





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independiente





que desee controlar






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Gantt







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Actualizar proyecto


proyecto





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Actualizar proyecto






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SECCIOacuteN 8







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caso


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64














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tarea


66



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VALOR ACUMULADO









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CPTP seraacute $75




67


















NOTA




















68









adicionales










86




un 80


















69










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Caacutelculo











70












en Aplicar






Detalles de uso









17


Figura 10

Ventana Cambiar

Calendario Laboral

desde donde se

puede definir los


festivos

excepciones y

jornadas de trabajo

para el proyecto o

para cada uno de

los recursos




10







18


poliacuteticas




Project


19

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Figura 12


solicita la ventana


20

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Figura 13


DEFINIR TAREAS

Introduccioacuten












Clases de Tareas



21














a tiempo























22









de la tarea


el esfuerzo


Tipos de tareas







de la tarea









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de la tarea


23







entre


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FORTALEZA


FU

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24



CONVENCIONES

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Microsoft Project











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el esfuerzo

Tabla 1

















26




























Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


27


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mostradas o no





10 celdas a la vez








28







las barras de Gantt


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29









30


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siguiente cuadro









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Abrir Excel






de Project





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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


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Forma 1




Forma 2



cuadrante











35




























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aplicada












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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




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otros





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asignacioacuten














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la tarea



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Asignar Recursos













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Figura 21







Figura 21








recurso



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NOTA






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Figura 22



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Figura 25


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Actualizar proyecto






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Detalles de uso









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Clases de Tareas



21














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Tabla 1

















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Abrir Excel






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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


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Forma 1




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cuadrante











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37

SECCIOacuteN 4


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Recursos Locales











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38

















tiempo




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asignacioacuten














40
























la tarea



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Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






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45

Figura 22



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46






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SECCIOacuteN 5









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Figura 25


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51

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Seguimiento Manual







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Actualizar Tareas



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Figura 31



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Actualizar proyecto


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Actualizar proyecto






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Caacutelculo











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Figura 13


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Introduccioacuten












Clases de Tareas



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26




























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Figura 16





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Forma 1




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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















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40
























la tarea



41













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Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

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Caacutelculo











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Figura 13


DEFINIR TAREAS

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21














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Figura 16





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34













Forma 1




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cuadrante











35




























36








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37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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38

















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39










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40
























la tarea



41













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Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

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Figura 22



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SECCIOacuteN 5









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Figura 25


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Actualizar Tareas



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Actualizar proyecto


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Actualizar proyecto






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SECCIOacuteN 8







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86




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Caacutelculo











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el esfuerzo

Tabla 1

















26




























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esquema

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27


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10 celdas a la vez








28







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29









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siguiente cuadro









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Abrir Excel






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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















Figura 16





(B)


34













Forma 1




Forma 2



cuadrante











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delimitacioacuten)



aplicada












37

SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











cualificaciones
















38

















tiempo




madera y el vidrio




otros





39










asignacioacuten














40
























la tarea



41













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Asignar Recursos













43

Figura 21







Figura 21








recurso



44

NOTA






entre tareas




















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Figura 22



en Aceptar

















46






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Figura 25


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38

















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otros





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la tarea



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Figura 21







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NOTA






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CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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38

















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otros





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la tarea



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Figura 21







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recurso



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el esfuerzo

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Aplica nivel de

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27


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10 celdas a la vez








28







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38

















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40
























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recurso



44

NOTA






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SECCIOacuteN 5









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de algunas tareas






la uacuteltima)







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independiente





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SECCIOacuteN 7
















tareas







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Actualizar Tareas



tareas












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proyecto





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Actualizar proyecto






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en Aplicar






Detalles de uso









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Tabla 1

















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Aplica nivel de

esquema

Quita nivel de

esquema


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subtareas





mostradas o no





10 celdas a la vez








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las barras de Gantt


de Gantt


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de la tarea












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Abrir Excel






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SECCIOacuteN 3


Introduccioacuten
















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Forma 1




Forma 2



cuadrante











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SECCIOacuteN 4


CLASES DE RECURSOS

Recursos Locales











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Asignar Recursos













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Figura 21







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NOTA






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3 Dividir una tarea













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en Aplicar






Detalles de uso









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Actualizar proyecto


proyecto





Figura 32
















Actualizar proyecto






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SECCIOacuteN 8







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