2/10/2019

Manual para base de datos Inventario Local Oficina de Propiedad Versión Google Chrome

Universidad Interamericana de PR Recinto de Ponce

CIT

BASE DE DATOS OFICINA DE PROPIEDAD VERSIÓN WEB

ACCESO

Para acceder escriba la siguiente dirección en el Internet Browser: cit.ponce.inter.edu/op

Le aparecerá la siguiente ventana pidiendo sus credenciales de acceso, las cuales son iguales

al nombre de usuario y contraseña que utiliza para acceder a su computadora.

MENÚ HORIZONTAL

Opción Inventario:

Luego mostrará la página de inicio. Solo los custodios autorizados la podrán ver.

Permite trabajar con el inventario, crear, buscar y editar récords.

La siguiente imagen muestra las diferentes opciones en la página para trabajar con el

inventario.

Oprima

para obtener

la plantilla y

completar los

reglones con la

información del

equipo.

Opción de Búsqueda:

Una vez complete

esta, Oprima

para guardar la

información y

obtener el ID del

equipo.

Escoja la opción por la cual desee realizar la búsqueda. Escriba el número en el renglón negro,

Ejemplo: 13357 y “ENTER”.

Esta imagen muestra el resultado de una búsqueda por ID. Para hacer algún ajuste presione: Editar.

Luego le presentará esta pantalla donde puede hacer el ajuste necesario.

IMPORTANTE: al escribir los datos deberá hacerlo de manera corrida para que el sistema traiga la información. Si

se detiene y luego sigue escribiendo, el sistema detectara que quiere hacer otra búsqueda y le traerá otro

nombre o número. Luego que haga el cambio presione: (Actualizar).

Oprima este icono

Escoja el custodio enlace

Las localidades están por edificios con sus

oficinas y subdivisiones. Escriba la nueva

localidad, de no conocerla puede poner el

número del edificio y en el documento

escriba el nombre del custodio; la Oficina

de Propiedad lo actualizará luego.

Luego de haber completado, oprima el icono de

Enviar transferencia, le dará el mensaje enviado

con éxito.

NOTA: El equipo estará en su inventario hasta

que su nuevo CE lo reciba y certifique recibido.

Luego regrese a la página principal,

oprima Inicio.

Oprima el icono para ver transferencias

realizadas y obtener el documento

oficial.

Luego oprima el icono para abrir el documento.

Oprima el número del record 15442 para obtener el

documento de transferencia.

Versión Explorer

Oprima el icono para ver las

transferencias pendientes.

El documento tendrá la información del

equipo y la localidad. Recuerde escribir

el nombre del custodio u oficina, para

actualizarlo y hacer la transferencia

correcta.

Versión Chrome

Icono para abrir el documento

El nuevo CE debe certificar el equipo

una vez lo reciba en el área. Una vez el CE lo certifique recibido, el sistema enviará la

notificación al cambio de CE.

Si no desea el equipo o no le es útil, puede rechazarlo y exponer la razón.

Los equipos que se transfieran (certificado o

rechazado), estarán reflejados en un historial

de transacciones.

En la sección de Formularios encontrarán todos los documentos oficiales. Al seleccionar el

documento deseado le saldrá en la parte posterior del documento las opciones de abrir el

formulario en PDF.

Sección de Informes:

En la parte posterior del

documento le indica el

número de identificación

del equipo.

En la sección de Informes encontrarán los informes del inventario local a su cargo. El informe

Número Propiedad es aquel contiene todo el equipo mayor capitalizable. El No Número Propiedad

es todo aquel equipo menor ($100 - $999.99).

Abrir el informe

Opción Monitoria/Toma de Inventario

En la sección de Monitoria, escoja Realizar monitoria. Luego le mostrará su inventario con la

cantidad de equipos para inventariar.

Cantidad de equipos en su inventario

Todo equipo o propiedad mueble (mayor y

menor), se encuentra identificado con esta

etiqueta, su ID es único (473).

Posicione el escáner en el “QR Code”

para tomar el equipo en inventario.

Según sea inventariado el equipo se

lo descontará del total de ítems, le

indicara que el código fue añadido.

Una vez llegue a cero (0), ha

culminado con la toma de inventario.

En esta sección puede verificar el

inventario certificado correctamente

o el inventario fuera de localidad.

Inventario certificado correctamente.

RECUERDE: Para tomar el inventario de la siguiente área, debe actualizar el código

de la localidad; de no hacerlo este pasa al Inventario no área.

Inventario fuera de su localidad.

El listado le indicara el ID, la localidad

y el custodio enlace al cual

pertenecía el equipo.

Una vez su inventario llegue a cero (0) en total ítems, regrese a Inventario en la sección de Informes

para imprimirlos.

El informe refleja en la columna derecho el ID de cada equipo que el custodio enlace escaneo. Si

el número no se refleja se entenderá que el equipo no se encontró y deberá notificarlo al

supervisor antes de certificar el inventario y hacer un reporte de desaparición.

Si refleja una M significa que lo entró manual y se justificará solamente si el equipo está fuera de

su alcance. Si la persona se encuentra fuera del Recinto o de PR y tiene permiso de Gestiones

Oficiales, debe contactarla para que le envíe una foto de la etiqueta del equipo para poder

certificar el mismo entrándolo manual.

Muestra de informe de inventario para certificación.

COMPARATIVA DE INVENTARIO LOCAL CON INFORME DE BANNER

La oficina de Propiedad tiene la responsabilidad de verificar en Banner cada equipo certificado. Las

localidades deben estar iguales y la depreciación en las cuentas donde se utilizan los mismos. Luego de

culminar la revisión se procede a certificarlo al Decano de Administración y a su vez a la Oficina de

Contabilidad en las Oficinas Centrales del Sistema.

Opción Contactos:

Opción OP:

Gracias por su apoyo y colaboración.

María del C. Robles Vázquez Oficina de Propiedad

Ext. 2894

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acceder al programa puede contarnos a nuestro correo electrónico o extensión telefónica.

Solamente la Oficina de Propiedad puede acceder a esta sección. Cualquier cambio o

añadir información deberá ser informada para proceso correspondiente.