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Manual para el uso de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública en Colombia

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Manual para el uso de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública en Colombia 20

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Manual para el uso de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública en Colombia

1. Uso de la herramienta de www.datos.gov.co ..................................................... 3

3A. ¿Cuál es la iniciativa? ............................................................................................................................

3B. ¿Qué información del Sistema de Compra Pública puedo conseguir en esta página? ..................

3C. ¿Qué características tiene la información que Colombia Compra Eficiente publica en esta

página web? ...........................................................................................................................................

6D. ¿Cómo acceder a la información del Sistema de Compra Pública? ................................................

7E. ¿Cómo usar a la información del Sistema de Compra Pública? .......................................................

10F. ¿Cómo visualizar la información dentro del aplicativo? .....................................................................

11G. ¿Cómo descargar o exportar la información? ....................................................................................

2. Descarga de la información en www.colombiacompra.gov.co ............................ 13

13A. ¿Qué es y por qué es importante el estándar OCDS? .......................................................................

13B. ¿Qué información o herramientas puede conseguir? .......................................................................

14C. ¿Cómo acceder a los datos del Sistema de Compra Pública en formato OCDS? ...............................

15D. ¿Qué características tiene la información que Colombia Compra Eficiente publica en OCDS? ...

16¿Cómo realizar búsquedas de Procesos de Contratación publicados en SECOP en el formato OCDS? ...................................................................................................................................................

17F. ¿Cómo descargar la información? .......................................................................................................

E.

18G. ¿Cómo obtener la información a través de Interfaz de Programación de Aplicaciones -API? ......

3. Caso de uso de la información del Sistema de Compra Pública ............................ 20


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Las explicaciones en esta sección abarcan lo necesario para que el usuario utilice los datos del Sistema de Compra Pública. En caso de tener dudas sobre la plataforma en donde se encuentran publicados el usuario debe remitirse a la “Guía de Datos Abiertos” que se encuentra en la pantalla inicial de la página web www.datos.gov.co.

1 Uso de la herramienta de www.datos.gov.co

La compra pública en Colombia oscila entre el 10% y 15% del PIB. La información sobre cómo se distribuye este volumen de recursos es de vital importancia para diversos actores del Sistema de Compra Pública como la ciudadanía, los entes de control, los proveedores, las Entidades Estatales y la comunidad académica. Por esta razón Colombia Compra Eficiente pone a disposición de todos los interesados la información de la compra pública en formato de datos abiertos en https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/gestion-documental/datos-abiertos.

El objetivo de este manual es enseñar al usuario cómo usar los datos abiertos del Sistema de Compra Pública. El manual está dividido en tres partes: (i) uso de los datos en la página www.datos.gov.co; (ii) uso de los datos en la página de Colombia Compra Eficiente; y (iii) casos de uso de la información del Sistema de Compra Pública.

A. ¿Cuál es la iniciativa?

El gobierno nacional ha puesto a disposición de la ciudadanía un portal web en donde pueden consultar la información de diversas agencias del Estado. Esto lo hace con el objetivo de permitir a los ciudadanos, las organizaciones de la sociedad civil, sector privado y entidades gubernamentales tomar decisiones informadas.

Colombia Compra Eficiente publica la información del Sistema Electrónico de Contratación Pública (SECOP), que está conformado por el SECOP I, SECOP II y la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

B. ¿Qué información del Sistema de Compra Pública puedo conseguir en esta página?

¿Qué características tiene la información que Colombia Compra Eficiente publica en esta página web?

C.

La información publicada son datos primarios, es decir, proviene de la fuente de origen. Por esta razón la

http://www.datos.gov.co

https://www.colombiacompra.gov.co/transparencia/gestion-documental/datos-abiertos


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información puede contener errores que son responsabilidad única de la Entidad Estatal que la publicó en el SECOP. Desde el año 2013 Colombia Compra Eficiente revisa la información de algunos Procesos de Contratación con el objetivo de mejorar la calidad de la información. La información publicada por Colombia Compra Eficiente contiene modificaciones realizadas con base en los resultados de la revisión, de forma que los ciudadanos cuenten con información más confiable. Dentro de la información publicada está la URL que dirige a la página web en donde están los Documentos del Proceso en el SECOP. Colombia Compra Eficiente recomienda que en caso de observar valores atípicos en los datos el usuario verifique los Documentos del Proceso.La información publicada es completa y accesible. Refleja la totalidad de la información del SECOP y de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La información es oportuna. Cada semana Colombia Compra Eficiente actualiza la información de los Procesos de Contratación que han publicado las Entidades Estatales. La información de los procesos puede ser actualizada por las Entidades Estatales en cualquier momento y exige una carga operativa actualizarla en la plataforma. Por esta razón Colombia Compra Eficiente estableció una política para la actualización de las bases de datos disponibles en datos abiertos. La información del año en curso y de los dos años anteriores tiene actualizaciones semanales, porque varía con mayor frecuencia. La Tabla 1 muestra la frecuencia con la que Colombia Compra Eficiente actualiza la información en datos abiertos.

Tabla 1. Política de actualización en www.datos.gov.co

Proceso de Compra Pública

SECOP I

2015-2017 Semanal

2011-2014 Mensual

SECOP II Consolidado Semanal

TVEC Consolidado Semanal

Plan Anual de Adquisición

Consolidado Semanal

La información se encuentra en formatos que permiten el procesamiento automático en computador. El usuario puede trabajar la información en la plataforma o descargarla en formato CSV para Excel.

El usuario puede acceder a la información sin necesidad de registrarse en la página. Sin embargo si quiere



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guardar los distintos análisis o formas de presentar la información en la plataforma, puede crear un usuario de acuerdo con el siguiente procedimiento:

1. Ingrese a www.datos.gov.co y dé clic en la esquina superior derecha en “Inscribirse”.

2. En la siguiente pantalla, diligencie el formulario que aparece con la información de un correo electrónico, nombre de usuario y una contraseña. Al finalizar de diligenciar el formulario oprima el botón “Crear mi cuenta”.


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3. Una vez cree la cuenta, la plataforma lo dirige a una pantalla con la información de su perfil. Al estar registrado puede guardar información y formas de realizar el análisis de la misma.

Nombre de ejemplo

D. ¿Cómo acceder a la información del Sistema de Compra Pública?

Ingrese a la página web www.datos.gov.co y dé clic en “Descubre”. En la parte izquierda de la pantalla encontrará un menú de “Entidades” en donde debe dar clic en “Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente”.

En el parte central de la pantalla aparece una lista con los conjuntos de datos que Colombia Compra Eficiente ha publicado y de las vistas que los usuarios han publicado sobre estos conjuntos de datos. Para ver los conjuntos de datos publicados únicamente por Colombia Compra Eficiente, pegue el siguiente link en Google Chrome: https://www.datos.gov.co/dataset/CCE-Inventario-de-Datasets/ped3-kxmd

Dependiendo del conjunto de datos aparecerán los distintos campos disponibles en las bases de datos del Sistema de Compra Pública. La información aparecerá en una ventana como la siguiente:


https://www.datos.gov.co/dataset/CCE-Inventario-de-Datasets/ped3-kxmd


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E. ¿Cómo usar a la información del Sistema de Compra Pública?

El aplicativo le permite realizar filtros sobre los distintos campos de la información. La primera opción para filtrar la información es mediante los encabezados de cada una de las columnas; el usuario da clic sobre el encabezado y puede elegir entre ordenar la información o aplicar un filtro por uno de los valores que se encuentran en el campo.

Otra opción es ocultar columnas. Para esto debe ir al menú “Administrar” y en la pestaña “Mostrar y esconder columnas” seleccionar las columnas que quiere mostrar, y oprimir el botón “Aplicar”.


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Puede realizar el mismo procedimiento para ordenar las columnas en un orden particular. Ingrese al menú “Administrar”, a la pestaña “Orden de columnas”.

La siguiente opción es utilizar el menú desplegable “Filtrar” ubicado a la derecha de la pantalla.


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Dé clic en el menú “filtrar”, luego en la pestaña “filtrar” y luego en el botón “Añadir una nueva condición de filtro”. Esto le permitirá escoger un campo y alguna de las siguientes condiciones para filtrar los datos: “es”, “no es”, “empieza con”, “contiene”, “no contiene” o “está vacío”, en caso de ser un campo de texto; o “es”, “no es”, “es menor que”, “es como máximo”, “es mayor que”, “es al menos”, “es entre”, “está vacío”, si es un campo numérico. Puede añadir tantas condiciones de filtro como requiera.

En el menú filtrar también puede usar la pestaña “Clasificar y resumir” para presentar resúmenes de la información de forma que sea más sencilla de analizar. Al activar la casilla “Resúmenes y desgloses” se activan las opciones de “Agrupar por” en donde puede ingresar el campo que quiere presentar y la opción “Resumir”, en donde selecciona el campo con información que quiera agregar y la “Función” que quiere utilizar para los datos (ejemplo: suma). Recuerde que debe hacer clic en el botón “Aplicar”. El siguiente es un ejemplo de cómo usar el filtro:

Adicionalmente la casilla “Clasificar” permite ordenar los datos de manera ascendente o descendente por cualquier columna que seleccione.

Por último en el menú “filtrar”, en la pestaña “Formato condicional” puede poner colores a los datos de tal manera que sea más sencillo identificarlos. Esto le permitirá escoger un campo y alguna de las siguientes condiciones para filtrar los datos: “es”, “no es”, “empieza con”, “contiene”, “no contiene” o “está vacío”, en

101Manual para el uso de Datos Abiertos del Sistema de Compra Pública en Colombia

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caso de ser un campo de texto; o “es”, “no es”, “es menor que”, “es como máximo”, “es mayor que”, “es al menos”, “es entre”, “está vacío”, si es un campo numérico. Puede añadir tantas condiciones de formato como requiera. Recuerde que debe dar clic al botón “Aplicar”.

F. ¿Cómo visualizar la información dentro del aplicativo?

Colombia Compra Eficiente recomienda realizar un filtro previo mediante “Clasificar y resumir” para poder realizar gráficos que brinden mayor información (revisar la Sección e.).

Una vez ha realizado un filtro para resumir la información puede graficarla directamente en el aplicativo. Para esto seleccione el menú “Visualizar” y despliegue la pestaña “Gráfico”. Luego seleccione el tipo de gráfico que quiere generar (por ejemplo “Columna”) y en la parte inferior del menú seleccione los datos que quiere graficar y los valores que quiere asignar. De esta manera genera el gráfico.


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En la última parte del menú encuentra pestañas para poder personalizar el gráfico, como colores o leyendas.

G. ¿Cómo descargar o exportar la información?

Debido a la gran cantidad de registros en las bases de datos, Colombia Compra Eficiente recomienda primero filtrar la información en el aplicativo. Una vez tenga la información filtrada, proceda al menú “Exportar” y en la pestaña “Descargar” seleccione el formato como quiere realizar la descarga de la información. Cuenta con las siguientes opciones de formato: “CSV”, “CSV for Excel”, “JSON”, “RDF”, “RSS”, “TSV for Excel” y XML.

Para poder exportar la información a Excel, Colombia Compra Eficiente recomienda al usuario utilizar los formatos “CSV for Excel” o “CSV”. Para esto debe dar clic en alguno de estos formatos, lo cual descargará un archivo. Para ver los datos debe crear un nuevo archivo de Excel, y posteriormente 1) ir a la pestaña “Datos”; 2) buscar la opción “Obtener datos externos”; 3) seleccionar “Desde un archivo de texto”; 4) seleccionar el archivo que descargó de la página web y 5) dar clic en “Abrir”.


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Una vez seleccionado el archivo, se desplegará un cuadro en el cual: 6) debe seleccionar “Delimitados”; 7) en la lista desplegable de “Origen de archivo” seleccionar la opción “65001: Unicode UTF-8”; y 8) dar clic en “Siguiente”. Posteriormente 9) debe seleccionar en “Separadores” la opción “Coma”; y 10) dar clic en “Finalizar”.

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Seleccione en qué celda importar la información y empiece a hacer uso de esta.

De vuelta en el aplicativo, en el menú “Exportar” también encuentra las opciones de imprimir, utilizar un enlace OData para que la información se actualice automáticamente y un API para el libre acceso al conjunto de datos.


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2 Descarga de la información en www.colombiacompra.gov.co

Las explicaciones en esta sección abarcan lo necesario para que el usuario utilice los datos del Sistema de Compra Pública en el Estándar de Datos de la Alianza para las Contrataciones Abiertas (OCDS, por sus siglas en inglés).

A. ¿Qué es y por qué es importante el estándar OCDS?

Es un estándar que permite la publicación de información estructurada en todas las etapas de un proceso de compra pública, desde la planeación hasta la ejecución y la liquidación.

Es importante porque aumenta la transparencia de las entidades que realizan compras públicas, facilita que los datos de las contrataciones públicas puedan ser analizados por la mayor cantidad de personas a nivel mundial y promueve un mejor análisis de los mismos.

B. ¿Qué información o herramientas puede conseguir?

Colombia Compra Eficiente pone a disposición la siguiente información y herramientas para el acceso a la información del Sistema de Compra Pública siguiendo el estándar OCDS:

Buscador: Herramienta para realizar búsquedas de Procesos de Contratación de SECOP la cual dispone de filtros para ayudar a que la búsqueda sea más precisa. La información de base de datos que usa el buscador utiliza el estándar OCDS lo que se refleja en un tiempo de respuesta menor ante las búsquedas de grandes volúmenes de información.

Datos CSV: Permite la descarga de los datos del SECOP en archivos CSV (valores separados por comas) de forma que los usuarios los puedan exportar usando herramientas como Excel, siempre siguiendo el estándar OCDS.

API: Permite a los desarrolladores conectar su aplicación para obtener automáticamente los datos a través de una Interfaz de Programación de Aplicaciones -API- utilizando el formato legible por máquina JSON (JavaScript Object Notation) como respuesta.


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C. ¿Cómo acceder a los datos del Sistema de Compra Pública en formato OCDS?

Para acceder a los datos abiertos en formato OCDS ingrese a www.colombiacompra.gov.co y en la pestaña “Transparencia” seleccione “Datos abiertos”.

Esto abrirá una nueva pantalla donde encontrará un menú a la izquierda, en este puede seleccionar la información que desea consultar.

http://www.colombiacompra.gov.co


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La información publicada es una transformación de los datos primarios para presentarlos en el estándar OCDS. Esto presenta una ventaja para aquellas personas interesadas en poder hacer comparaciones entre Procesos de Contratación nacionales e internacionales.

Pero al provenir de la fuente de origen la información puede contener errores que son responsabilidad única de la Entidad Estatal que la publicó en el SECOP. Dentro de la información publicada está la URL que dirige a la página web en donde están los Documentos del Proceso en el SECOP. Colombia Compra Eficiente recomienda que en caso de observar valores atípicos en los datos el usuario verifique los Documentos del Proceso.

La información publicada es completa y accesible. Refleja la totalidad de la información del SECOP y de la Tienda Virtual. La información es oportuna. Cada día Colombia Compra Eficiente publica la información de los procesos de contratación que han sido publicados en el país. La información de los procesos puede ser actualizada por las Entidades Estatales en cualquier momento y exige una carga operativa actualizarla en la plataforma. Por esta razón Colombia Compra Eficiente ha establecido una política para la actualización. La información de los dos días anteriores es actualiza diariamente, trimestralmente se analiza nuevamente la información y se actualizan los campos que han cambiado. Este proceso de igual forma se realiza de forma anual. La Tabla 2 muestra la frecuencia de actualización de la información en OCDS.

Tabla 2. Política de actualización de los datos en formato OCDS.

DatasetTipo de

actualizaciónPeriodicidad Descripción

API-DiarioIncremental diario

DiarioTodos los días a las 12m se actualiza la información de hace dos días

API-TrimestralSeis meses anteriores

TrimestralSe reemplazan los registros de los 6 meses anteriores por los actualizados. La actividad se realiza durante un fin de semana cada tres meses

API-Anual Total año AnualTodo el mes de diciembre reemplazar la data de un año atrás

CSV-DiarioIncremental diario

DiarioTodos los días a las 12m se actualiza la información de hace dos días

CSV-TrimestralSeis meses anteriores

TrimestralSe reemplazan los registros de los 6 meses anteriores por los actualizados. La actividad se realiza durante un fin de semana cada tres meses

CSV-Anual Total año AnualTodo el mes de diciembre reemplazar la data de un año atrás

¿Qué características tiene la información que Colombia Compra Eficiente publica en OCDS?

D.


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La información se encuentra en formatos que permiten el procesamiento automático en computador y se puede acceder sin necesidad de cualquier tipo de registro.

¿Cómo realizar búsquedas de Procesos de Contratación publicados en SECOP en el formato OCDS?

E.

El usuario ingresa a www.colombiacompra.gov.co y en la pestaña “Transparencia” selecciona “Datos abiertos”. En la nueva pantalla encontrará un menú a la izquierda, en donde el usuario da clic en “Búsqueda”.

En esta sección encontrará los siguientes criterios de búsqueda para encontrar los Procesos de Contratación publicados en el SECOP: “Estado del proceso”, “Modalidad de contratación”, “Número de constancia”, “Código UNSPSC”, “Nit de la entidad”, “Nombre de la entidad”, “Fecha desde”, “Fecha hasta”, “Cuantía desde”, “Cuantía hasta”.

Una vez haya seleccionado los criterios, dé clic en el botón “Buscar”.



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F. ¿Cómo descargar la información?

La información del SECOP se puede descargar en formato CSV.

Ingrese a www.colombiacompra.gov.co y en la pestaña “Transparencia” seleccione “Datos abiertos”. En la nueva pantalla encontrará un menú a la izquierda, en donde el usuario da clic en “Datos CSV”. En esta sección encontrará los años y meses para los cuales se puede descargar la información en formato CSV.

Para trabajar la información desde Excel, Colombia Compra Eficiente recomienda descargar el archivo CSV e importar la información siguiendo el procedimiento que se explica a continuación. El usuario creará un nuevo archivo de Excel, y posteriormente 1) irá a la pestaña “Datos” 2) buscará la opción “Obtener datos externos” 3) seleccionará “Desde un archivo de texto”, 4) seleccionará el archivo que descargó de la página web y 5) dará clic en “Abrir”.

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Una vez seleccionado el archivo, se desplegará un cuadro en el cual 6) el usuario seleccionará “Delimitados” y 7) en la lista desplegable de “Origen de archivo” seleccionará la opción “65001: Unicode UTF-8” y 8) le dará clic en “Siguiente”. Posteriormente 9) seleccionará en “Separadores” la opción “Coma” y 10) finalmente le dará clic a “Finalizar”.



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El usuario selecciona en que celda importar la información y ya puede hacer uso de la información en Excel.

¿Cómo obtener la información a través de Interfaz de Programación de Aplicaciones -API?

G.

El API-Rest está expuesto en la URL https://api.colombiacompra.gov.co/. Colombia Compra Eficiente recomienda hacer el consumo de los datos con la aplicación Postman. Únicamente está permitido realizar peticiones GET, la cual permite la lectura de la información. Las operaciones de crear (POST), modificar (PUT) o borrar (DELETE) no están permitidas.

QueryString – Parámetros en la URL: Para utilizar los parámetros disponibles lo único que tiene que hacer es agregarle a la dirección el signo “?” posterior el nombre del parámetro con su valor. Para agregar varios parámetros en la URL utilice el conector “&”.

La Tabla 3 muestra los métodos y parámetros de búsqueda permitidos por el API:

Tabla 3. Métodos y parámetros de API OCDS.

URL Parámetros Descripción

https://api.colombiacom-pra.gov.co/releases/

ocidBuscar releases por el id del proceso de contratación en la estructura de OCDS

num_constancia Buscar releases por número de constancia

procurement_type

Buscar por modalidad de contratación

name Buscar por nombre de entidad

https://api.colombiacompra.gov.co/


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identifier Buscar por nit de entidad

tag Buscar por tag de release

start Buscar por fecha inicial (YYYY-MM-DD)

finish Buscar por fecha final (YYYY-MM-DD)

status Buscar por estado de licitación (tender)

title Buscar por título de licitación (tender)

items Buscar por código UNSPSC

valueUpBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las licitaciones mayores o iguales al valor indicado

valueDownBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las licitaciones menores o iguales al valor indicado

id_award Id de la adjudicación

id_contract Id del contrato

https://api.colom-biacompra.gov.co/packagemetadata/?ocid=

ocidRetorna la referencia completa de la entrega o el packagemetadata. Solo se puede usar con el parámetro.

https://api.colombia-compra.gov.co/releases/tender/

ocidBuscar tender por el id del proceso de contratación en la estructura de OCDS

num_constancia Buscar tender por número de constancia

status Buscar por estado de licitación (tender)

title Buscar por título de licitación (tender)


valueUpBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las licitaciones mayores o iguales al valor indicado

valueDownBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las licitaciones menores o iguales al valor indicado

https://api.colombia-compra.gov.co/releases/planning/

ocidBuscar planning por el id del proceso de contratación en la estructura de OCDS

https://api.colombia-compra.gov.co/releases/award/

ocidBuscar award por el id del proceso de contratación en la estructura de OCDS


id Id de la adjudicación


valueUpBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las adjudicaciones mayores o iguales al valor indicado

valueDownBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar las adjudicaciones menores o iguales al valor indicado


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https://api.colombia-compra.gov.co/releases/contract/

ocidBuscar contract por el id del proceso de contratación en la estructura de OCDS


id Id del contrato


valueUpBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar los contratos mayores o iguales al valor indicado

valueDownBuscar por rango de valor de cuantía equivalente a buscar los contratos menores o iguales al valor indicado

https://api.colombia-compra.gov.co/releases/entity/

name Buscar entidad por nombre

nit Buscar entidad por nit

https://api.colombia-compra.gov.co/releases/status/

name Nombre de estado

https://api.colombiacom-pra.gov.co/releases/pro-curement/

name Nombre de modalidad de contratación

3 Caso de uso de la información del Sistema de Compra Pública

Esta sección busca brindar al usuario una metodología para usar la información del Sistema de Compra Pública en Colombia. La sección muestra un caso de uso para un actor del sistema utilizando la información disponible en Datos Abiertos.

Cuando se busca analizar información del Sistema de Compra Pública el primer paso a seguir es definir cuál es el objetivo que persigue el usuario con el análisis. Diferentes actores del Sistema de Compra Pública persiguen objetivos distintos. Por ejemplo, un proveedor puede estar interesado en analizar oportunidades de desarrollar nuevos productos, mientras que un comprador puede estar interesado en conocer un mercado para desarrollar un Proceso de Contratación con unas condiciones más favorables.

En este caso de uso el usuario tiene como objetivo realizar veeduría mediante el seguimiento a los Procesos de Contratación en un municipio de Colombia.

Una vez definido el objetivo, el usuario debe definir cuáles preguntas quiere contestar para alcanzar su objetivo. La definición de una pregunta clara y concisa es esencial para que el proceso de búsqueda y análisis sea más rápido y brinde la mayor información posible. Para esto el usuario debe delimitar algunos


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En este caso de uso un ejemplo de una pregunta muy amplia sería: ¿Cómo es la contratación en el municipio de Castilla la Nueva?

Aunque esta pregunta delimita el sitio que el usuario quiere revisar, no establece cuáles atributos o características quiere analizar.

Preguntas más delimitadas son:

¿Cuáles son las modalidades de contratación con mayor porcentaje de contratos con adiciones en monto en el Municipio de Castilla la Nueva entre los años 2012 y 2015?

¿Qué porcentaje del valor total representan esas adiciones?

¿Cuánto tiempo se demoran en promedio los procesos de licitación pública en este municipio?

¿El municipio destina por año una mayor proporción del valor de la contratación para obras públicas comparado con otros municipios del Departamento?

Como siguiente paso el usuario debe identificar cuáles son los datos que requiere para poder responder sus preguntas. El usuario debe agotar todos aquellos elementos que necesite para poder resolver sus preguntas aun cuando estos no sean datos que hagan parte del Sistema de Compra Pública. Entre mayor sea el grado de complejidad de la pregunta puede requerirse mayor cantidad de datos.

En este caso de uso los datos que necesita el usuario de los Procesos de Contratación para resolver sus dos primeras preguntas son:

Fecha de adjudicación del contrato

Nombre de la Entidades Compradoras

Clasificación del objeto a contratar

Valor de las adiciones por contrato

Valor del contrato

de los siguientes elementos: tiempo, ubicación, entidad compradora, proveedor, sector de la compra, entre otros.


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Para cada uno de los datos identificados el usuario debe resolver los siguientes interrogantes para facilitar la respuesta a su pregunta: (1) ¿Ese dato está disponible? (2) ¿Dónde se aloja el dato? (3) ¿Quién es el responsable de administrar la plataforma? (4) ¿Quién es el responsable de registrar el dato? (5) ¿Está en una base de datos? (6) ¿Son datos abiertos?

Estos interrogantes son relevantes pues permiten evaluar si es posible responder la pregunta y cuál es el procedimiento para responderla. Por ejemplo resolver la pregunta “¿Cuál es el porcentaje del presupuesto de una entidad nacional que se destina a procesos de compra pública?” requiere de datos que están disponibles en dos plataformas distintas (el SECOP y el SIIF) y por tanto el usuario debe consultar bases de datos abiertos distintas; o por ejemplo resolver la pregunta “¿La ciudadanía está satisfecha con las obras públicas realizadas durante el año?” requiere de información que no está disponible y por tanto se debe acudir a obtener por otros métodos como encuestas.

En este caso de uso para resolver las dos primeras preguntas el usuario debe tener en cuenta las siguientes características de los datos:

Preguntas:

¿Cuáles son las modalidades de contratación con mayor porcentaje de contratos con adiciones en monto en el Municipio de Castilla la Nueva entre los años 2012 y 2015?

¿Qué porcentaje del valor total representan esas adiciones?

Datos ¿Disponible?¿Dónde se

aloja?Responsable plataforma

Responsable registro

¿En base de datos?

¿En Datos Abiertos?

Fecha adjudicado

Si SECOPColombia Compra Eficiente

Entidad Estatal

Si Si

Entidad Estatal


Entidad Estatal

Si Si

Objeto a contratar


Entidad Estatal

Si Si

Valor adiciones


Entidad Estatal

Si Si

Valor contrato


Entidad Estatal

Si Si


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Con el mapa de ruta listo, el usuario procede a obtener los datos que necesita de las fuentes que ya ha identificado.

A continuación el usuario puede observar los pasos para obtener los datos necesarios para contestar las dos primeras preguntas del caso de uso, los cuales se encuentran en datos abiertos:

1. Ingresar a https://www.datos.gov.co/dataset/CCE-Inventario-de-Datasets/ped3-kxmd.

2. Seleccionar en este caso “SECOP I Consolidado”.

3. Realizar el filtro para obtener solo la información de los contratos de la Alcaldía de Castilla la Nueva.

Para esto el usuario selecciona “Filtrar” en el menú superior y en el menú que se despliega a la derecha oprimir el botón “Añadir una nueva condición de filtro”.

https://www.datos.gov.co/dataset/CCE-Inventario-de-Datasets/ped3-kxmd


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El usuario seleccionará la opción “Nombre de la Entidad” para poder buscar la entidad que le interesa. En este caso el usuario no conoce cuál es el nombre de la Alcaldía en el SECOP, por esta razón debe usar la opción “contiene” y buscar “castilla” para poder identificar el nombre exacto de la entidad que quiere buscar.

Como resultado del filtro aparecen todos los contratos en donde el nombre de la entidad contenga “castilla”, por ejemplo “TOLIMA – INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA EMPRESARIAL ALBERTO CASTILLA”.

El usuario identifica cual es el nombre de la entidad que quiere analizar, que en este caso identificó que es “META – ALCALDÍA MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA”.

4. El usuario necesita solo los datos de los contratos en estado “Celebrado”, “Liquidado”, y “Terminado sin Liquidar” pues son los contratos en los cuales la entidad reportó que ha firmado el contrato.

Por esta razón el usuario oprime el botón “Añadir una nueva condición de filtro” y selecciona el campo “Estado del Proceso” y pone la opción “Contiene” para luego diligenciar los estados que le interesan.


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5. Una vez se han aplicado estos filtros sobre la base es posible trabajarla en Excel. El usuario procede a exportar los datos en formato CSV para Excel, desde la pestaña “Exportar”, opción “Descargar” seleccionando “CSV for Excel”. (Este procedimiento también está explicado en el punto 1.G de este manual)

El usuario debe descargar el archivo que se genera y proceder a importarla desde un archivo nuevo de Excel. Para esto en el archivo nuevo de Excel: 1) irá a la pestaña “Datos” 2) buscará la opción “Obtener datos externos” 3) seleccionará “Desde un archivo de texto”, 4) seleccionará el archivo que descargó de la página web y 5) da clic en “Abrir”.


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Una vez seleccionado el archivo, se desplegará un cuadro en el cual 6) el usuario seleccionará “Delimitados” y 7) en la lista desplegable de “Origen de archivo” seleccionará la opción “65001: Unicode UTF-8” y 8) le dará clic en “Siguiente”. Posteriormente 9) seleccionará en “Separadores” la opción “Coma” y 10) finalmente le dará clic a “Finalizar”.

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El usuario selecciona en qué celda importar la información y ya puede hacer uso de la información en Excel. Así se ve la información en Excel.


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6. El usuario quiere identificar los contratos de los años firmados entre el 2012 y el 2015. Esa información la puede obtener del campo “Fecha de firma del contrato, que en este caso está ubicado en la columna AK. El usuario debe tener en cuenta que las fechas están en formato mes/día/año. Por eso en una nueva columna (en este caso la columna BE) usará la fórmula TEXTO para convertir en texto la información de la fecha y la fórmula DERECHA para obtener los últimos cuatro dígitos que representan el año. La fórmula a escribir en la celda BE2 es la siguiente:

=DERECHA(TEXTO(AK2;”mm/dd/yyyy”);4)

Luego el usuario copia la celda en la columna BE hasta donde terminan los datos. Finalmente, en la celda BE1 escribe el título “Año”.

7. El usuario necesita identificar cuáles contratos tienen adiciones en valor, para esto creará una columna adicional (en este caso en la columna BF) que le permita identificar cuando un contrato tiene adiciones en valor diferentes a cero (información que está en la columna AT). El usuario formulará que si el valor de las adiciones es diferente (<>) de 0 aparezca “SI” y si es cero aparezca “NO”. En la celda BF2 el usuario debe escribir la siguiente formula:

=+SI(AT2<>0;”SI”;”NO”)

Luego el usuario copia la celda en la columna BF hasta donde terminan los datos. Finalmente en la celda BF1 escribe el título “¿Tuvo adición en valor?”.


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Con la información ya descargada y lista, el usuario debe resumir la información y responder sus preguntas.

A continuación, el usuario puede ver cómo utilizar tablas dinámicas en Excel para resumir la información y finalmente responder a las preguntas:

Con la información de la Alcaldía de Castilla la Nueva filtrada y con las columnas “Año” y “¿Tuvo adición en valor?” creadas, el usuario procede a contestar las preguntas mediante el uso de tablas dinámicas.

Para crear una tabla dinámica el usuario selecciona la totalidad de los datos y en la pestaña “Insertar” oprime el botón “Tabla dinámica”, selecciona el rango a analizar (en este caso la totalidad de los datos) y da clic en “Aceptar”.

En una nueva hoja se generará una tabla dinámica. El usuario selecciona la tabla dinámica y en el menú que aparece a la derecha arrastra los filtros y elementos que quiera analizar. En este caso el usuario: 1) arrastra el campo “Año” a los filtros; y 2) selecciona los años este caso el usuario seleccionará como filtro los años 2012, 2013, 2014 y 2015.


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En el menú a la derecha de la tabla dinámica el usuario debe arrastrar a las Filas el campo “Tipo de proceso”; arrastrar a las Columnas el campo “¿Tuvo adición en valor?”; y arrastrar el campo “Número del Contrato” a los Valores.

Como producto de los pasos anteriores la tabla dinámica resume la información que le permite responder la pregunta al usuario.


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La respuesta a la pregunta es:

Entre el 2012 y el 2015 en el municipio de Castilla la Nueva la licitación pública fue la modalidad de contratación con un mayor porcentaje de contratos con adiciones. Cerca de 1 de cada 5 contratos (21,8%) celebrados por licitación pública en ese periodo tuvieron adiciones en valor.

Para responder la segunda pregunta, es decir, ¿Qué porcentaje del valor total representan esas adiciones?, el usuario puede copiar y pegar la tabla dinámica que ya tiene los filtros aplicados. Procede a deseleccionar el campo “Número de Contrato” y arrastra los campos “Valor Contrato con Adiciones” y “Valor Total de Adiciones” a los Valores. La tabla dinámica resumirá la suma de ambos elementos por modalidad de contratación.

Para resolver la pregunta el usuario divide el total del valor de las adiciones sobre el total del valor de los contratos incluyendo las adiciones. La siguiente tabla muestra el resultado:

Para contestar la pregunta ¿Cuáles son las modalidades de contratación con mayor porcentaje de contratos con adiciones en monto en el Municipio de Castilla la Nueva entre los años 2012 y 2015?, el usuario divide el número de contratos que dicen “SI” tener adiciones en valor sobre el “Total general” del número de contratos por modalidad de contratación. La siguiente tabla muestra el resultado:


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La respuesta a la pregunta es:

Las adiciones representan el 4,3% del valor total de los contratos firmados entre el 2012 y 2015 en el municipio de Castilla la Nueva.

Las indicaciones presentadas en esta sección son generales y dependiendo del grado de complejidad de las preguntas a resolver puede que el usuario requiera usar otras herramientas de análisis. Sin embargo, la metodología explicada permite que el usuario de los datos abiertos del Sistema de Compra Pública en Colombia aproveche los datos disponibles para producir información y entender las dinámicas del sistema.

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