MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT.

RYMEL INGENIERÍA ELÉCTRICA S.A.S.

2019

INTRODUCCIÓN

El Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo (en adelante LA/FT) representan una

amenaza significativa para la estabilidad económica y reputacional de Rymel Ingeniería

Eléctrica SAS y de las Empresas y los mercados en los cuales desarrolla su actividad

comercial. Su alta exposición internacional y el comercio de sus productos en las diferentes

jurisdicciones del país lo hacen más vulnerable y se hace indispensable, en la gestión de la

empresa, incorporar prácticas tendientes a prevenir que organizaciones criminales utilicen su

operación y recursos para el lavado de activos de origen ilícito o para la canalización de

bienes hacia la realización de actividades terroristas.

Para crear esta convicción y cultura en la organización y generar un compromiso de

prevención, más allá de un cumplimiento legal, se implementa el Sistema de Administración

del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT, para el cual se

crea el presente manual de políticas y procedimientos acorde con la normativa vigente;

estableciendo los criterios y parámetros mínimos que las entidades vigiladas deben atender

en el diseño, implementación y funcionamiento de este sistema.

Este Manual está dirigido a todos los colaboradores de Rymel y debe aplicarse en el

relacionamiento con los grupos de interés (personas naturales o jurídicas),

Objetivo general

Implementar los lineamientos y controles para desarrollar de manera integral los elementos

necesarios para la prevención de los riesgos asociados a LA/FT en Rymel SAS, mediante un

Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,

en la ejecución de sus actividades comerciales.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

ü Establecer los procedimientos que ayuden a minimizar el riesgo de operaciones

ilícitas en las diferentes actividades de la empresa.

ü Realizar permanentemente, campañas internas de capacitación, divulgación y control

de los diferentes mecanismos para la prevención de Lavado de Activos y Financiación

del Terrorismo.

ü Minimizar la posibilidad de riesgo reputacional a la que se encuentra expuesto

Rymel, en caso de ser objeto de operaciones fraudulentas.

ü Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para cada

uno de los productos y/o servicios que ofrecen Rymel, con el fin de identificar el

origen de los recursos de los asociados de negocio vinculados en la operación.

ALCANCE

El alcance de este manual, involucra a todos los accionistas, empleados, clientes, proveedores

y demás aliados estratégicos vinculados, de manera directa o indirecta, en las operaciones de

Rymel, especialmente en el desarrollo de transacciones comerciales o contractuales; con el

fin de prevenir o evitar que la compañía sea utilizada como medio para el lavado de activos

o financiación del terrorismo

DIVULGACIÓN

Este manual estará disponible para todos los empleados y/o vinculados a RYMEL, con el fin

de garantizar su conocimiento y el cumplimiento de los lineamientos establecidos.

El Oficial de Cumplimiento es el responsable de velar por la divulgación, inducción y

reinducción a los empleados, pero son ellos, quien, con su calidad y ética profesional, darán

un manejo adecuado a los recursos, bienes, dinero e información para prevenir y controlar el

riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo en todas las áreas de la Empresa.

MARCO NORMATIVO

A continuación, se enumeran las principales Normas que hacen relación con el Lavado de

Activos y la Financiación del Terrorismo:

ü Ley 365 de 1997: por la cual establecen normas tendientes a combatir la delincuencia

organizada y se dictan otras disposiciones como cancelación de la personería jurídica

a las sociedades que realicen actividades delictivas

ü Circular Externa 0170 de 2002: Prevención y control al Lavado de Activos. Por la

cual se indica el procedimiento a seguir por los usuarios de servicio aduanero y

cambiario para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que

puedan estar vinculadas con el lavado de activos

ü Ley 526 de 1999: mediante la cual se crea la Unidad de Información y Análisis

Financiero; asignándole funciones de prevención y detección de operaciones

realizadas con el propósito de ocultar o encubrir actividades ilícitas provenientes del

lavado de activos o financiación del terrorismo

ü Ley 599 de 2000: mediante la cual se adopta el Código Penal

ü Ley 793 de 2002: se establecen las reglas que gobiernan la extinción de dominio.

ü Decreto 1497 de 2002: mediante el cual se reglamenta la Ley 526 de 1999

ü Ley 906 de 2004: mediante la cual se estableció el sistema penal acusatorio y la

obligatoriedad que se tiene en las diferentes fases de un proceso penal, observar

estrictamente los procedimientos legales para la cadena de custodia de pruebas.

ü Decreto 1400 de 2005, modificado por el decreto 2999 de 2005: Por el cual se

someten a inspección, vigilancia y control las entidades que administran sistemas de

pago de bajo valor.

ü Decreto 103 de 2015: Por medio del cual se reglamenta la Ley 1712 de 2014, conocida

como la Ley de Transparencia. Esta ley regula el derecho de acceso a la información

pública.

ü Carta circular 62 de 2005: Emitida por la Superintendencia Bancaria de Colombia y

dispone que las entidades vigiladas por esta entidad deben definir mecanismos de

control y prevención de actividades delictivas con controles eficaces para detectar

cualquier operación sospechosa que pueda estar vinculada con la canalización de

recursos de origen ilícito.

ü Ley 1121 de 2006: Por la cual se dictan normas para la prevención, detección,

investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones.

ü Resolución 285 de 2007: por la cual se impone a los depósitos públicos y privados;

sociedades de intermediación aduanera; sociedades portuarias, usuarios de zona

franca, empresas transportadoras, agentes de carga internacional; usuarios aduaneros

permanentes y usuarios altamente exportadores la obligación de reportar de manera

directa a la Unidad de Información y Análisis Financiero.

ü Circular 22 de 2007: La Superintendencia Financiera establece los parámetros

mínimos que las entidades vigiladas deben seguir para la administración del riesgo de

Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo.

ü Circular Externa 26 de 2008: Derogación, modificación, e incorporación de formatos

e instructivos relacionados con el reporte de información a la UIAF.

ü Carta Circular 1 de 2009 UIAF Sobre la reserva de la información. Carta circular

dirigida a las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia

reiterando la obligatoriedad de mantener la reserva de la información

ü Resolución 212 de 2009: Por la cual se adiciona a la Resolución 285 de 2007 de la

UIAF obligación de reporte ausencia de operaciones sospechosas y transacciones en

efectivo.

ü Circular externa 0028 de 2011: sistema de administración del riesgo de lavado de

activos y financiación del terrorismo en el sector de los profesionales del cambio

autorizados por la DIAN.

ü Ley 1453 de 2011: por medio de la cual se modificó el artículo 323 del Código Penal

y se incluyeron dos nuevos delitos como fuente de dinero ilegal: Tráfico de Menores

de Edad y la Asociación para el Concierto para Delinquir (BACRIM) y se reforman

las reglas de extinción de dominio

ü Circular externa 100-00005 de 2014 de la Superintendencia de Sociedades: sistema

de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT reporte obligatorio de información a la

UIAF.

ü Ley 1762 de 2015: Por medio de la cual se adoptan instrumentos para prevenir,

controlar y sancionar el contrabando, el lavado de activos y la evasión fiscal

ü Circular externa 006 de 2016: Por medio de la cual Superintendencia de Sociedades

modifica la Circular Básica Jurídica, inicialmente emitida por medio de la Circular

Externa No. 100-000003 del 22 de julio de 2015

ü Decreto 390 de 2016: Por medio del cual el Ministerio de Hacienda y crédito Público

establece la regulación aduanera

ü Resolución 244 de 2016: Por la cual se adopta la política de seguridad de la

información en la desvinculación, licencias, vacaciones o cambio de actividades

laborales de funcionarios, contratistas y personal provisto por terceros, y se definen

lineamientos frente a su uso y manejo.

ü Resolución 12 de 2017: Por la cual se adopta la Política de Administración de Riesgos

de la UIAF.

ü Ley 1849 de 2017: por medio del cual se modifica y adiciona la ley 1708 de 2014

"código de extinción de dominio" y se dictan otras disposiciones

CAPITULO 1

DEFINICIONES

ASOCIADOS DEL NEGOCIO

Es toda persona natural o jurídica que mantiene una relación de negocio comercial,

contractual o jurídica de cualquier orden, enmarcada dentro de la cadena de suministro

nacional e internacional de Rymel; es decir accionistas, socios, empleados, intermediarios,

clientes y proveedores de bienes y servicios.

CLIENTE CRITICO: es aquel que evaluado con los criterios de Riesgo jurisdicción, o riesgo

país, monto, frecuencia de transacciones y naturaleza jurídica arroja esta calificación en la

matriz de riesgos.

PROVEEDOR CRITICO es aquel que evaluado con los criterios de Riesgo jurisdicción, o

riesgo país, monto, frecuencia de transacciones y naturaleza jurídica trayectoria y

dependencia de su producto arroja esta calificación en la matriz de riesgos.

CANAL DE DISTRIBUCIÓN

Es el medio por el cual se ofrece o comercializa el producto o servicio

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Es el apoyo financiero, de cualquier forma, al terrorismo o a aquellos que lo fomentan,

planifican o están implicados en el mismo; incurrencia en alguna de las conductas del artículo

345 del código penal.

JURISDICCIÓN

Es la ubicación geográfica donde se presta el servicio y se legaliza la relación comercial con

el cliente o usuario.

LAVADO DE ACTIVOS

Se conoce como el lavado de dinero, legitimación de capitales y comprende todas las

acciones para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito

LAVADO DE DINERO

Se denomina Lavado de Dinero al conjunto de procedimientos que normalmente son

utilizados con la finalidad de cambiar la identidad del dinero obtenido ilegalmente o por

medio de actividades ilícitas, con la finalidad que aparente haber sido obtenido por medio de

fuentes legales

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Es el empleado designado por el máximo órgano directivo de una empresa, para que asuma

las responsabilidades de, verificar la aplicación de la ley y el código de conducta, formular y

ejecutar procedimientos y diseñar controles adecuados, efectivos y de calidad, con el

propósito de prevenir la utilización de la empresa para el lavado de activos y financiación del

terrorismo.

OPERACIÓN SOSPECHOSA

Se entiende por operación sospechosa aquella que por su número, cantidad, frecuencia o

características pueda conducir razonablemente a concluir que se está ocultando, encubriendo,

asegurando, custodiando, invirtiendo, adquiriendo, transformando o transportando cualquier

tipo de bienes y servicios provenientes de actividades delictivas; además, que de acuerdo con

los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido ser razonablemente justificada

o cuando se esté dando apariencia de legalidad a las operaciones o fondos vinculados con las

mismas.

OPERACIÓN INUSUAL

Es aquella operación cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad

económica del cliente y la entidad no le haya encontrado explicación o justificación que

considere razonable

PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

La prevención de lavado de activos está orientada a minimizar la posibilidad de que en el

desarrollo del objeto social de la empresa se filtren recursos de origen ilícito.

RIESGO

Es cualquier evento, impedimento, obstáculo, problema u oportunidad, cuya posible

ocurrencia o materialización podría incidir en el logro de los objetivos y metas de la

Compañía.

RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS

El riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) es la posibilidad de

pérdida o daño que puede sufrir una entidad por su propensión a ser utilizada para el

desarrollo de actividades relacionadas con el LA/FT.

RIESGO REPUTACIONAL

Es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen,

publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que

cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

RIESGO LEGAL

Posibilidad de pérdida en la que incurre una empresa al ser sancionada, multada u obligada

a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y

obligaciones contractuales

RIESGO OPERATIVO

Es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencia, fallas o inadecuaciones, en el recurso

humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos

externos.

RIESGO DE CONTAGIO

Posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir, directa o indirectamente por una acción

o experiencia de un relacionado o asociado. El relacionado o asociado incluye personas

naturales o jurídicas que tiene posibilidad de ejercer influencias sobre la empresa

R.O.S.

Reporte de Operaciones Sospechosas, son los hechos o situaciones que posiblemente están

relacionadas con el lavado de activos o financiación del terrorismo

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT

La Administración del Riesgo LA/FT, es el proceso por el cual la dirección de una empresa

u organización analiza y mitiga el amplio espectro de los riesgos a los cuales está expuesto,

implementando políticas, procedimientos (responsabilidades, deberes y facultades)

mecanismos e instrumentos para prevenir la utilización indebida para el lavado de activos y

la financiación del terrorismo. La obligación de detectarlas es de todos los funcionarios, así

como también es obligación cumplir con los procedimientos y mecanismos normados con el

fin de prevenirlos.

TERRORISMO

El terrorismo es una forma de violencia utilizada por ciertas organizaciones extremistas para

infundir terror en la población, generalmente con fines políticos, ideológicos o religiosos.

El terrorismo opera mediante diferentes formas de violencia física (secuestros, asesinatos,

atentados, torturas, etc.) o de violencia moral (destrucción de bienes, explosivos, incendios),

ejecutadas de manera reiterada e indiscriminada contra la población civil o contra

determinados blancos militares para causar alarma social e influir o coaccionar a los

gobiernos y a las sociedades a que tomen o no determinadas decisiones que interesan a los

objetivos de los terroristas.

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO - UIAF

Es una Unidad Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de

2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser

utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone

obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.

CAPITULO 2

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Todos los asociados de negocio de RYMEL, son responsables de proteger su integridad y la

de la empresa ante una eventual introducción de recursos de procedencia ilícita. A

continuación, se relacionan las responsabilidades de cada uno de los órganos que componen

nuestra empresa:

ASAMBNLEA DE ACCIONISTAS

Deben asumir el mayor compromiso para adoptar todas las Normas y Políticas que permitan

tanto prevenir como controlar eventos relacionados con LA/FT. Por lo tanto tiene las

siguientes responsabilidades:

ü Adoptar el Código de Ética, en el cual se indican las políticas y normas de conducta así

como las sanciones establecidas.

ü Aprobar el Manual SARLAFT y velar por su divulgación con todo el personal

involucrado.

ü Nombrar el Oficial de Cumplimiento.

ü Realizar seguimiento a los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento, las

cuales deben quedar establecidas en el Acta de la Asamblea.

ü Aprobar el procedimiento para la vinculación de terceros a la empresa, el cual cumple

con los requisitos establecidos en el presente manual.

ü Proporcionar los Recursos (humanos, técnicos, financieros, entre otros) necesarios para

la implementación y funcionamiento del SARLAFT.

GERENTE GENERAL

La Gerencia debe asumir el mayor compromiso con la adopción de estas normas que tienen

como finalidad la prevención del LA/FT, le corresponde:

ü Analizar, junto con el Oficial de Cumplimiento, este manual, someterlo a la aprobación

por parte de la Asamblea de accionistas. Cada que se actualice se debe realizar este

proceso.

ü Verificar que los procedimientos definidos en el manual de SARLAFT sean coherentes

con las políticas establecidas por la asamblea de accionistas.

ü Efectuar los correctivos necesarios cuando se presenten infracciones, con el fin de que la

operación sea viable sin perjuicio alguno para la empresa

ü Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y

requisitos establecidos en este manual.

ü Suministrar los recursos necesarios al Oficial de Cumplimiento, para la implementación

y funcionamiento del SARLAFT.

ü Apoyar la labor del Oficial de Cumplimiento.

ü Coordinar, con apoyo del Oficial de Cumplimiento y el Director de Gestión Humana, las

capacitaciones a los asociados de negocio relacionados con LA/FT.

REVISORÍA FISCAL

El área de Revisoría Fiscal debe cumplir con las siguientes funciones:

ü Realizar evaluaciones periódicas al SARLAFT con el fin de identificar las falencias e

informarlas a Gerencia para tomar las medidas correctivas necesarias.

ü Informar al Oficial de Cumplimiento de las inconsistencias e incumplimientos

encontrados, con el fin de analizar si requiere ser Reportada o tomar las medidas

pertinentes

ü Elaborar reporte semestral para presentar a la Asamblea de accionistas y a la Gerencia,

sobre el cumplimiento y/o falencias del SARLAFT.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

La persona que tenga bajo su cargo esta función, debe estar capacitado en la Prevención y

Control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, debido a que es la encargada

de asegurar una estructura de Prevención y Control eficiente, apoyando a la Gerencia en la

prevención de los diferentes Riesgos a los que se encuentra expuesta nuestra empresa.

Funciones:

ü Verificar el cumplimiento de las Normas Legales sobre prevención de actividades ilícitas

en la empresa.

ü Implementar los procedimientos necesarios para la aplicación de las Normas y Políticas

de la Empresa sobre la prevención y control del LA/FT.

ü Realizar evaluaciones de cumplimiento periódicas en las distintas áreas para asegurarse

que se estén ejecutando las operaciones conforme a las políticas y directrices planteadas.

ü Establecer sistemas que permitan identificar, monitorear y analizar operaciones inusuales

frente a las Tipologías de LA/FT, para determinar si se trata de una operación sospechosa

con el fin de realizar el reporte correspondiente (R.O.S).

ü Velar por la custodia (Mínimo 5 años), de la documentación relacionada con LA/FT, de

acuerdo a la Circular 100-000005 de 2014.

ü Analizar los informes presentados por la Revisoría Fiscal, como resultado de las

auditorías realizadas a las áreas de la empresa, tomando las medidas necesarias para cada

caso.

ü Notificar a la Gerencia las omisiones o fallas realizadas por los empleados que puedan

comprometer la integridad de la empresa, con el fin de tomar las medidas necesarias.

ü Garantizar la actualización y divulgación permanente del manual.

ü Programar, con apoyo de la Gerencia y la Dirección de Gestión Humana, el plan de

capacitación anual para los empleados en temas relacionados con LA/FT

ü Atender los requerimientos de las autoridades competentes.

ü Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman

el Sarlaft.

ü Reportar, oportunamente, a la UIAF las operaciones sospechosas que se han detectado.

ü De acuerdo a la Circular 100-000005 de 2014, presentar a la Gerencia, semestralmente

un informe de las actividades realizadas durante ese periodo.

ü Comunicar y orientar sobre nuevas regulaciones, normas o procedimientos en conjunto

con directores o jefes de áreas.

AREA COMERCIAL

ü Los comerciales deben velar porque la vinculación de los clientes y/o proveedores

cumplan con los requisitos establecidos por la Empresa. La seguridad de la empresa debe

prevalecer sobre las comisiones recibidas.

ü Concientizar al personal del área de la importancia que tiene para LA/FT el completo

conocimiento de los clientes, tanto activos como potenciales.

ü Guardar absoluta reserva sobre cualquier información de investigaciones que la Empresa

este adelantando.

GESTIÓN HUMANA.

ü Apoyar al oficial de cumplimiento en las capacitaciones que se deben dar a los empleados

sobre LA/FT.

ü Incorporar dentro del Manual de Inducción y reinducción de sus empleados las directrices

previstas dentro del código de ética y del manual SARLAFT

ü Notificar oportunamente ante el Oficial de Cumplimiento, cualquier indicio o sospecha

de actividad inusual con el personal vinculado de manera directa o indirecta.

EMPLEADOS

ü Todos los funcionarios de la empresa están obligados a ejecutar su trabajo, cumpliendo

estrictamente con las normas establecidas en el presente Manual.

ü El personal vinculado a la empresa, está en la obligación de identificar a los clientes o

proveedores que puedan estar involucrados en actividades ilícitas e informarlo

inmediatamente al Oficial de Cumplimiento.

ü Deben reportar todas las actividades que se consideren como sospechosas, con el fin de

que el oficial de cumplimento realice las investigaciones respectivas y de ser necesario

genere el R.O.S.

CAPITULO 3

LAVADO DE ACTIVOS

Las organizaciones al margen de la Ley han perfeccionado diferentes formas para ocultar el

origen ilícito de sus recursos y darles apariencia de legalidad. Encontramos tres formas

básicas:

1. Movimiento físico de dinero: traslado o transporte de grandes cantidades de dinero, casi

siempre en altas denominaciones.

2. Movimiento de dinero a través del sistema financiero: utilizar los productos y tecnologías

ofrecidas por el sector financiero (cuentas de ahorro, cuentas corrientes, seguros, acciones,

etc.) para ocultar, mover o transformar el dinero de actividades ilícitas.

3. Movimiento de bienes y servicios a través de los sistemas de comercio nacional e

internacional.

CONDUCTAS DELICTIVAS QUE GENERAN LAVADO DE ACTIVOS

ü Tráfico de Migrantes

ü Trata de personas

ü Extorsión

ü Enriquecimiento ilícito

ü Secuestro extorsivo

ü Rebelión

ü Tráfico de armas

ü Tráfico de menores de edad

ü Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con

actividades terroristas

ü Tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas

ü Delitos contra el Sistema Financiero como: utilización de fondos captados al público;

operaciones no autorizadas con accionistas o asociados; captación masiva y habitual

de dineros; manipulación fraudulenta de especies inscritas en el registro nacional de

valores y emisores.

ü Delitos contra la Administración Pública como: peculado; omisión del agente

retenedor o recaudador; destino de recursos del tesoro para el estímulo o beneficio

indebido de exportadores y comerciantes de metales preciosos; concusión; cohecho;

celebración indebida de contratos; enriquecimiento ilícito de servidor público.

ü Delitos ejecutados bajo Concierto para delinquir

La DIAN tiene contemplados otros delitos a nivel de comercio exterior, los cuales son:

ü Contrabando

ü Favorecimiento del contrabando

ü Testaferro

ü Defraudación a las rentas de aduana

ETAPAS DEL LAVADO DE ACTIVOS

Se pueden desarrollar una tras otra o simultáneamente:

ü OBTENCIÓN: es la realización de las conductas delictivas señaladas anteriormente, de

las cuales provienen los recursos, bienes o activos ilícitos.

ü COLOCACIÓN: es la etapa en la cual los bienes y/o recursos ilícitos se incluyen en la

economía formal.

ü ESTRATIFICACIÓN: es la realización de diferentes compras, ventas, transferencias,

operaciones, en diferentes sectores económicos, con el fin de ocultar el origen ilícito de

estas y dificultar el rastreo por parte de las autoridades.

ü INTEGRACIÓN: Es la combinación de los dineros ilícitos con los legales, con el fin de

disfrutar de los bienes con apariencia de legalidad.

FORMAS DE COMISIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

Este delito puede ser cometido por cualquier persona que adquiera, resguarde, transporte,

invierta, almacene, custodie o administre bienes que tengan su origen en las actividades

delictivas mencionadas anteriormente.

CONSECUENCIAS DEL LAVADO DE ACTIVOS

Debido a que el lavado de activos es considerada una actividad prohibida, esta genera

consecuencias como pueden ser:

ü Pérdida de reputación.

ü Bloqueo de los productos y/o servicios del sector financiero.

ü Inclusión en las listas de las centrales de riesgo.

ü Pérdida de las relaciones comerciales con diferentes asociados del negocio, tanto nacional

como internacionalmente.

ü Sanciones tanto personales como empresariales de tipo penal, laboral, administrativas.

CAPITULO 4

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Cada día es más complejo el control de esta actividad ilícita debido a que se establecen nexos

entre organizaciones terroristas, regímenes políticos, organizaciones mafiosas, guerrillas,

organizaciones fundamentalistas religiosas, entre otros.

Las tipologías usadas en el ámbito de la financiación del terrorismo no son exclusivas del

ámbito común del lavado de activos del crimen organizado. La elección de tal metodología

para movilizar fondos para fines terroristas dependerá de los siguientes factores:

ü Importancia del volumen de fondos a operar tanto a nivel logístico como operativo para

la organización terrorista.

ü Ubicación de las actividades generadoras de fondos.

ü Ubicación de la zona de residencia de la organización en relación con las zonas de

producción o recaudación de fondos.

ü Ubicación de las zonas de actividades logísticas.

ü Ubicación de las zonas de actividades operativas.

ü Grado de presión legal en materia de lucha contra el terrorismo, su financiamiento, el

lavado de activos y de manera general contra la delincuencia organizada.

CONDUCTAS DELICTIVAS QUE GENERAN FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO

ü Tráfico de Migrantes

ü Trata de personas

ü Extorsión

ü Secuestro extorsivo

ü Rebelión

ü Tráfico de armas

ü Tráfico de seres humanos

ü Financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con

actividades terroristas

ü Tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas

ü Delitos contra el Sistema Financiero como: utilización de fondos captados al público;

operaciones no autorizadas con accionistas o asociados; captación masiva y habitual

de dineros; manipulación fraudulenta de especies inscritas en el registro nacional de

valores y emisores.

ü Delitos contra la Administración Pública como: peculado; omisión del agente

retenedor o recaudador; destino de recursos del tesoro para el estímulo o beneficio

indebido de exportadores y comerciantes de metales preciosos; concusión; cohecho;

celebración indebida de contratos; enriquecimiento ilícito de servidor público.

ü Delitos ejecutados bajo Concierto para delinquir

ETAPAS DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

ü OBTENCIÓN: es la recolección de fondos de origen, tanto legal como ilegal, con el fin

de apoyar las actividades terroristas

ü COLOCACIÓN: es la etapa en la cual los bienes legales o ilícitos se incluyen en algún

sistema formal o informal con el fin de encubrir el uso o destino para financiar una

organización terrorista.

ü ESTRATIFICACIÓN: es la mezcla de recursos lícitos e ilícitos mediante diversas

transacciones financieras

ü INTEGRACIÓN: Es la forma de utilizar y disfrutar los recursos aparentemente legales

ocultando su destino con fines terroristas

MODALIDADES DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

ü Amenazas

ü Terrorismo

ü Utilización de cualquier tipo de uniformes o insignias

ü Instigación a delinquir

ü Incitación a ejecutar delitos militares

SANCIONES A LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

De acuerdo a lo contemplado en el Código Penal Colombiano, en su artículo 345 de la Ley

599 de 2000, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, modificado por el artículo

16 de la Ley 1453 de 2011, el cual cita “el que directa o indirectamente provea, recolecte,

entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice

cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga

económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o

a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o

extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de 13 a 22 años y multa de mil

trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

CONSECUENCIAS DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO

Debido a que el lavado de activos y la financiación del terrorismo son consideradas

actividades prohibidas, estas generan consecuencias como pueden ser:

ü Pérdida de reputación.

ü Bloqueo de los productos y/o servicios del sector financiero.

ü Inclusión en las listas de las centrales de riesgo.

ü Pérdida de las relaciones comerciales con diferentes asociados del negocio, tanto

nacional como internacionalmente.

ü Sanciones tanto personales como empresariales de tipo penal, laboral, administrativas.

CAPITULO 5

SARLAFT

ESTRUCTURA DEL SARLAFT

Teniendo en cuenta que un sistema es un módulo ordenado de elementos que se encuentran

interrelacionados y que interactúan entre sí, el SARLAFT tendrá la siguiente estructura:

FUENTES GENERADORAS DEL RIESGO DE LA/FT

Los factores de riesgo para la empresa, en todo lo relacionado con el lavado de activos y la

financiación del terrorismo se pueden presentar a través de cualquiera de los siguientes

grupos de interés:

ü Asociados de negocio: son todas aquellas personas naturales o jurídicas, con las cuales

la organización establece o mantiene algún tipo de relación contractual o legal en el

Políticas

Procedimientos

Documentación

Estructura

Organizacional

yOrganosde

Control

Infraestructura

tecnológica

Divulgaciónde

información

Capacitación

desarrollo de sus actividades, como pueden ser Accionistas, Empleados, Proveedores y

Clientes.

ü Productos/Servicios: Son las operaciones legalmente autorizadas que pueden adelantar

las entidades vigiladas mediante la celebración de contratos.

ü Áreas Geográficas o jurisdicciones: las jurisdicciones son las regiones o países en las

que opera la empresa o donde se encuentra su asociado de negocio

ü Canales de Distribución: son aquellos canales que utiliza la organización para distribuir

sus productos.

FASES DEL SARLAFT

El Sistema de Administración de la Gestión de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación

del Terrorismo consta de dos fases:

ü PREVENCIÓN: cuyo objetivo principal es evitar que ingresen a la empresa recursos de

actividades ilícitas, tomando medidas para mitigar su exposición al riesgo.

ü CONTROL: implementar las herramientas y/o mecanismos necesarios para detectar y

reportar operaciones que se pretendan realizar o ya se hayan realizado con una apariencia

de legalidad.

ETAPAS DEL SARLAFT

Las siguientes son las etapas para la correcta administración del Riesgo en Lavado de Activos

y Financiación del Terrorismo:

ü IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO: en esta etapa, la organización identifica las

fuentes de riesgo, las principales áreas donde se genera el impacto, los responsables, las

causas y sus posibles consecuencias. El objetivo de esta etapa es realizar una lista con

todos los posibles riesgos y sus consecuencias para la empresa.

ü MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO: el SARLAFT le permite a RYMEL

medir la posibilidad y la probabilidad de ocurrencia de dichos riesgos, con el fin de

analizar el impacto en caso de materializarse. Para tal fin se utiliza la siguiente

calificación para los riesgos

CALIFICACIÓN

DEL RIESGO DESCRIPCIÓN

BAJO

El Riesgo es considerado como TOLERABLE para

la organización, su ocurrencia puede causar

pérdidas no significativas. Estos riesgos pueden

aceptarse o tratarse con acciones de control para

disminuir la probabilidad de ocurrencia o su

impacto.

MODERADO

El Riesgo es MODERADO, su ocurrencia podría

causar pérdidas de alguna consideración. Requiere

acciones de repuesta para reducirlo.

ALTO

El Riesgo es muy SIGNIFICATIVO y requiere de

acciones de respuesta para reducirlo y transferirlo.

Su ocurrencia podría causar pérdidas graves a la

Empresa.

EXTREMO

El Riesgo es INACEPTABLE o CRÍTICO debido

a que en caso de materializarse, sus consecuencias

desestabilizarían a la Empresa. Requiere de

acciones de respuesta inmediata para evitarlo y/o

reducirlo.

ü CONTROL: RYMEL, implementa las medidas pertinentes con el fin de controlar

los riesgos de LA/FT identificados anteriormente.

ü MONITOREO: Realizar seguimiento a los riesgos de LA/FT con el fin de garantizar

que los controles implementados son efectivos y tomar las acciones pertinentes,

además nos sugiere aprender de las lecciones o eventos ocurridos con el fin de darle

un tratamiento especial.

PROCESOS DE DEBIDA DILIGENCIA DEL SARLAFT

La empresa garantiza la verificación y control en cada uno de los siguientes procesos:

CONOCIMIENTO DE LOS EMPLEADOS

ü En el proceso de vinculación de los empleados, se ha incluido un análisis detallado tanto

de los documentos entregados por el aspirante, como de la consulta de los antecedentes

ante las entidades nacionales e internacionales, realizando las verificaciones respectivas

en las listas utilizando los recursos asignados por Rymel para tal fin

ü Realizar visitas domiciliarias periódicas a los empleados con cargos críticos, tanto al

momento de ingresar a la compañía, como de seguimiento. Estas visitas son la base para

realizar estudios socio-económicos donde se pueda evidenciar cambios injustificados de

patrimonio.

ü Dentro de todos los contratos de trabajo se establecen cláusulas de confidencialidad, de

responsabilidad laboral y declaración de origen de fondos.

ü Vigilar cuidadosamente las conductas, en especial la de los empleados que tienen cargos

relacionados con el manejo de dinero, productos, clientes, proveedores y control de

información.

ü Establecer acciones disciplinarias a empleados que no cumplan con los procesos

contenidos en este manual y consagrados en el Reglamento Interno de Trabajo.

Cargo crítico: Es aquél que representa para la empresa un impacto significativo en los

controles de gestion del riesgo, por las funciones asignadas. El área de personal en su

proceso de vinculación tiene definidos los cargos críticos y hace seguimiento cada dos

años con la visita domiciliaria

CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES Y PROVEEDORES

ü Cada una de las áreas deben participar y garantizar el conocimiento de los terceros que

participan dentro de su procedimiento, solicitando la documentación requerida,

verificándola y realizando las consultas de antecedentes en listas

ü Establecer dentro de la política de conocimiento de los asociados de negocio, realizar las

visitas a las instalaciones de éstos con el fin de verificar la información suministrada,

dejando como evidencia debidamente diligenciado el FGL 017 y de ser posible el

respectivo registro fotográfico; esta visita se debe realizar a todos los clientes y

proveedores que estén calificados como críticos en la matriz de riesgos; sin embargo

también se le realizará visitas a los clientes que se definan en el cronograma que elabore

la gerencia comercial por zonas y en el caso de proveedores de acuerdo al cronograma

que elabore el líder de compras; estas visitas se hacen cada dos años para verificar el

cumplimiento de los requisitos de asociado de negocio.

ü Validar que los datos se actualicen como mínimo de forma anual, a través de los medios

necesarios y en la forma en que la compañía considere pertinente.

ü Desarrollar y poner en práctica los métodos adecuados de control, de tal modo que se

puedan detectar actividades sospechosas y ejecutar las medidas apropiadas.

DOCUMENTACION MINIMA:

Cliente y proveedor nacional persona jurídica

• Identificación tributaria actualizada.

• Formato de vinculación FGL 04

• Certificado de existencia y representación legal

• Estados financieros.

• Datos del representante legal y accionistas: nombres y apellidos completos,

• copia de cédula de ciudadanía.

Cliente y proveedor nacional persona natural

• Identificación tributaria actualizada.

• Formato de vinculación FGL 04

• Copia de la cédula

Cliente y proveedor del exterior

• Documento, según el país, que acredite conformación legal de la organización

• Certificaciones

• Formato FGL 16 si es en Ingles, FGL 04 si es en español

CONOCIMIENTO DE LOS SOCIOS

RYMEL tiene una trayectoria amplia en el mercado, es una empresa de familia y ha

conservado los mismos socios durante su historia comercial y garantiza un completo análisis

de seguimiento a sus socios, que por Ley debe hacerse periódicamente.

Si ingresa un nuevo socio se le hará en estudio respectivo del ingreso y deberá contener como

mínimo:

ü Hoja de vida actualizada

ü Referencias tanto personales como laborales, las cuales se deben verificar

ü Consulta y análisis de antecedentes de forma semestral.

ü Verificación en páginas web, redes sociales, noticias y demás medios de comunicación.

CONOCIMIENTO DE PERSONAS EXPUESTAS PÚBLICAMENTE (PEP).

En caso de que se vincule comercialmente o de manera contractual con personas naturales o

jurídicas expuestas públicamente, se aplicarán medidas más precisas relacionadas con la

legalidad en la titularidad de los bienes con los que pretende negociar y que los mismos no

hagan parte de ningún recurso de carácter público o que sea de propiedad del Estado.

Respecto a la procedencia de los fondos, no sólo se verificarán las listas nacionales e

internacionales creadas por las Entidades públicas o privadas para señalar una vinculación a

alguna actividad delictiva sino que además, se debe realizar una validación específica con las

referencias comerciales y financieras, tanto a nivel local como nacional, así como un

seguimiento detallado a través de redes sociales al perfil del comportamiento de dicha

persona.

Se debe realizar una verificación detallada ante la Procuraduría General de la Nación y ante

los Consejos o Juntas Centrales que se encarguen de regular los registros profesionales, en

caso de que se trate de una persona que es o haya sido funcionario público, y continuar

realizándolas semestralmente.

BUENAS PRÁCTICAS PARA LA PREVENCIÓN DE LA/FT

Rymel, para minimizar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo adopta

como buenas prácticas.

ü Garantizar la actualización de las consultas, verificaciones y monitoreos de todos los

asociados de negocio, tanto con los que inicia una actividad comercial, como con los

cuales ya tiene una trayectoria.

ü La información personal, financiera y/o laboral no se comparte con terceras personas.

ü Realizar una correcta inducción y reinducción a los empleados en todos los temas

relacionados con la Gestión del Riesgo.

ü Se debe repasar y actualizar constantemente las señales de alerta.

ü Contar con un oficial de cumplimiento suplente.

Los empleados de RYMEL, especialmente el área de logística y el área comercial deben

tener en cuenta los siguientes factores de riesgo, con el fin de aplicarlos e informar de

inmediato al oficial de cumplimiento:

ü Terceros que puedan estar relacionados con actividades delictivas, en especial aquellas

vinculadas al narcotráfico.

ü Asociados que tengan negocios cuya naturaleza haga imposible la verificación de la

procedencia de los fondos y/o legalidad de sus actividades.

ü Cliente o proveedor que se rehúsen a facilitar información o a enviar la documentación

requerida.

ü Asociado de negocio a los que se les compruebe que la información suministrada, no

corresponde con su realidad económica.

ü Clientes que pretendan pagar en efectivo sumas superiores a 10.000.000 de pesos

Para identificar estos factores de riesgo es indispensable mantener actualizada la información

de los clientes y proveedores, y que ésta quede soportada de forma adecuada.

Procedimientos de revisión: Para el logro de los objetivos planteados en este manual, es

responsabilidad del Oficial de Cumplimiento aplicar los siguientes:

ü REVISIÓN DOCUMENTAL: análisis de registros y documentos originados en las

operaciones que se conservan en la empresa.

ü OBSERVACIÓN: realizar seguimiento y evaluación a:

Los procedimientos operativos que efectúan los empleados en el desempeño de su cargo,

A los procedimientos logísticos que garanticen la prevención de contagio, y a las

herramientas automáticas que pueda ofrecer el desarrollo tecnológico de la empresa.

Análisis comparativo de estados financieros a los clientes críticos

ü REVISIÓN ANALÍTICA: mediante el estudio de operaciones inusuales, registradas en

documentos soportes de las operaciones efectuadas por los clientes, y el registro de las

mismas en la base de datos computarizada.

El Oficial de Cumplimiento debe verificar que al interior de la empresa se adopten y

apliquen los mecanismos y procedimientos establecidos para disminuir la exposición al

riesgo del LA/FT.

El Sistema Integral para la Gestión de la Prevención del Lavado de Activos y Financiación

del Terrorismo SARLAFT, debe ser aplicado por parte de todos sus asociados de negocio; es

decir todos deben cumplir con los requisitos soporte de la debida diligencia

REPORTE

De acuerdo a la Resolución 285 de 2007, la compañía tiene la obligación de enviar los

siguientes reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF:

ü Reporte de Operaciones Sospechosas: todos los sujetos obligados al cumplimiento de

la presente Resolución deberán reportar a la UIAF de manera inmediata, o en su defecto,

mensual, debe presentarse durante los diez primeros días calendario de cada mes y con

las condiciones del anexo técnico de esta resolución o las indicadas por la UIAF a la fecha

de su reporte.

ü Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas: se debe presentar durante los 10

primeros días calendario de cada mes

ü Reporte de transacciones individuales en efectivo: De acuerdo a la Resolución 285 de

2007, RYMEL, deberá remitir mensualmente, dentro de los 10 primeros días calendario

del mes siguiente, a la UIAF el informe sobre las transacciones en efectivo cuyo valor

sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000).

ü Reporte de Ausencia de transacciones individuales en efectivo

Según la Resolución 017 del 2 de febrero de 2016 mensualmente los sujetos obligados

que no hayan encontrado operaciones sospechosas en el mes deben reportar este hecho a

la UIAF los 10 primeros días calendario del mes siguiente

Sanciones El incumplimiento de lo dispuesto en la Resoluciones, dará lugar a la imposición

de multas y sanciones administrativas por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas

Nacionales, la Superintendencia de Sociedades o la Entidad competente que haga sus veces,

además de acciones disciplinarias y penales a que haya lugar.

CAPÍTULO 6

CÓDIGO DE ETICA.

Está enmarcado dentro de unos lineamientos de honestidad, respeto, responsabilidad e

integridad, y su cumplimiento crea seguridad y confianza dentro y fuera de la organización.

Contiene los principios éticos y morales que deberán aplicar los directivos, empleados y

demás asociados de negocio.

CONFLICTO DE INTERES

Surge de manera primaria cuando entran en conflicto o contradicción los principios y

valores corporativos con los intereses de la empresa, los personales y, en su caso, los de

terceros.

Todos los empleados, socios y directivos de RYMEL, deberán abstenerse de participar en

actividades que generen “conflicto de interés”. Cualquier situación de este tipo, deberá ser

informada a la Gerencia, con el fin de evaluarla y hacer las recomendaciones respectivas.

Para tal efecto, deberán cumplir con las siguientes reglas:

ü No participar en actividades o en negocios que sean contrarias a las políticas

corporativas del negocio y/o en los que se pueda causar un perjuicio legal, contractual

y administrativo.

ü No constituir empresas o negocios que sean competencia directa con RYMEL, ni ser

socios, asesores, empleados o miembros de la Junta Directiva de las mismas.

ü No realizar de manera directa o indirecta, negocios u operaciones con personas con

las que se tenga el siguiente grado de filiación o parentesco: ser cónyuge, compañero

permanente, pariente hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad

o primero civil, evitando así estar incurso en una condición que afecte la

independencia, transparencia, imparcialidad y objetividad de la transacción u

operación comercial que se pretenda realizar.

ü No intervenir ni a favor, ni en contra esperando obtener beneficios para sí mismo o

para terceros, en el trámite de solicitudes o reclamaciones relacionadas con cualquier

servicio y/o proyecto que pretenda realizar la compañía, ni obtener beneficios

personales de proveedores, contratistas o clientes.

ü No participarán en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con

su rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización de la

Gerencia.

Sanciones

Las sanciones serán impartidas de acuerdo al código de ética, el régimen sustantivo te

trabajo y el reglamento de trabajo interno

CAPITULO 7

METODOLOGÍA DEL TRABAJO

El representante legal y el oficial de cumplimiento deberán velar por la ejecución continua

de los lineamientos señalados en el manual de SARLAFT y en el Código de Ética, y tendrán

bajo su responsabilidad, supervisar que se cumplan las normas frente a LA/FT y pronunciarse

al respecto en los informes.

La vinculación de los clientes y proveedores se hace mediante la solicitud de la

documentación mínima por parte del área determinada, el responsable revisa la coherencia

de la información y la consulta en las listas restrictivas, diligencia el formato FGL 08, registro

de asociados de negocio clientes y F-SC-02 registro de asociados de negocio proveedores

que son la fuente donde se registran los hallazgos para ser analizados por el oficial de

Cumplimiento para seguimiento y reporte a la UIAF

REPORTE INTERNO SOBRE TRANSACCIONES INUSUALES

RYMEL, deberá establecer los procedimientos para que cada funcionario de la organización

tenga claridad en la detección y calificación de operaciones inusuales, así mismo para que

indique los fundamentos que se tienen para realizar la mencionada calificación.

Criterios para identificar operaciones inusuales:

ü Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial.

ü Descripción del perfil financiero del cliente.

ü Comparación del cliente en el sector económico al que pertenece

De acuerdo con las recomendaciones internacionales y las normas nacionales, RYMEL,

adoptará disposiciones que permitan realizar la divulgación, notificación y reporte ante las

autoridades competentes de una operación sospechosa. Lo anterior, no constituye violación

de la reserva de la información ni implica responsabilidad civil, administrativa o penal, para

la compañía o el empleado que realiza el informe.

REPORTE EXTERNO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS – R.O.S.

RYMEL, cuenta con un procedimiento que define, identifica, clasifica y permite realizar el

reporte de una operación sospechosa, con el fin de generar el reporte inmediato y directo a la

UIAF de acuerdo con los procedimientos establecidos por esta Entidad.

Para efectos del ROS, no se requiere que la compañía tenga certeza de que se trata de una

actividad ilícita, así como tampoco se debe identificar el tipo penal o que los recursos que

maneja provienen de una actividad ilícita. Solo se requiere que la actividad resulte

sospechosa.

SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

ESPECÍFICOS DE PREVENCIÓN DE LA/FT.

Es competencia del Oficial de Cumplimiento, diseñar procedimientos específicos para la

prevención y control del lavado de activos; teniendo en cuenta las directrices del código de

ética y la adopción de una cultura empresarial de cumplimiento (convencimiento de los

empleados al interior de la empresa, de asumir una actitud vigilante y sensible durante el

desarrollo de las operaciones para evitar en todo momento que los empleados y la empresa

sean objeto de un esquema de lavado de activos).

RYMEL, a través del Oficial de Cumplimiento vigilará que se realicen los estudios, análisis

y seguimiento de las operaciones, para establecer el grado de exposición de la empresa al

riesgo de LA/FT, generando mecanismos de prevención y control suficientes.

FORMULACIÓN Y APLICACIÓN DE PROGRAMAS DE REVISIÓN Y ANÁLISIS

RYMEL, implementará de acuerdo a las necesidades de cada proceso y de cada etapa

productiva los programas de revisión y análisis acorde a los requerimientos o situaciones

específicas que se presenten, entre los que pueden estar: inspección a clientes; verificación

de cumplimiento de normas; revisión de segmentos de mercado; análisis estadístico de

operaciones por cliente; consulta de asociados de negocio en listas OFAC e Interpol;

programas de capacitación, conformación de la evidencia documental de las revisiones y

análisis efectuados en cada una de las áreas y procedimientos de la empresa.

FORMULACIÓN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Todas las revisiones efectuadas, deben conducir a una conclusión sobre el estado en que se

encuentra el objeto examinado y la formulación de recomendaciones para el manejo o

implementación acciones correctivas inmediatas por parte de los empleados en coordinación

con el Oficial de Cumplimiento.

En el informe de resultados y evaluaciones que periódicamente el Oficial de Cumplimiento

efectúa y luego remite a la asamblea de accionistas, deben quedar incluidas las conclusiones

y las recomendaciones correspondientes a cada caso revisado.

Posteriormente, el comité compuesto por cada uno de los líderes de las diferentes áreas de la

empresa, adelantarán el proceso de seguimiento a las recomendaciones formuladas, a los

compromisos adquiridos por los empleados y a las acciones correctivas y de mejora

aplicadas.

Si las acciones correctivas acordadas no se llevan a cabo en el tiempo establecido, serán

materia de informe al máximo órgano directivo en el período correspondiente, a efectos de

tomar medidas sancionatorias pertinentes.

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Todos los documentos y archivos que tengan relación con las transacciones de la empresa,

se deberán conservar de manera organizada y sistemática con todos sus anexos por cinco (5)

años, el cual se tomará a partir del día en que se concluyó cada transacción.

DEBER DE CONFIDENCIALIDAD

Los funcionarios de la compañía deberán guardar confidencialidad y no comunicarán al

cliente, ni a terceros, los informes que realicen sobre operaciones inusuales o sospechosas.

RYMEL, incluirá dentro de los contratos laborales y comerciales, cláusulas de

confidencialidad y responsabilidad en el manejo de la información.

Se tomarán las medidas legales pertinentes que permitan hacer efectiva la cláusula en

mención.

NEGATIVA A PROVEER INFORMACIÓN

En caso de que algún asociado de negocio se niegue a facilitar la información requerida,

conforme a lo dispuesto en las reglamentaciones de este manual, el empleado deberá negarse

a realizar la operación comercial con el cliente y comunicará el hecho al OFICIAL DE

CUMPLIMIENTO para dar aplicación al tratamiento preventivo o correctivo que le

corresponda.

.

CAPÍTULO 8

SEÑALES DE ALERTA

Las señales de alerta como su nombre lo indica, muestran los comportamientos particulares

de los clientes y las situaciones atípicas que presentan las operaciones y que pueden encubrir

operaciones de LA/FT. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan

comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de

identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera

inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.

La señal de alerta facilita el reconocimiento de una operación de lavado que corresponde a

los procesos característicos de los diferentes métodos adoptados por la delincuencia para el

lavado de activos.

Las señales de alerta permiten identificar situaciones inusuales vinculadas a los

procedimientos que de manera ordinaria desarrolle RYMEL, con sus proveedores y clientes,

las cuales constituirán un antecedente al momento de realizar la evaluación de un hecho que

pudiera contaminar cualquier proceso de la compañía.

Una alerta puede originarse tanto por requerimientos ordinarios que realicen las autoridades

para pedir la información de un trámite como por una situación divulgada en un medio de

comunicación de amplia circulación queriendo esto decir, que es obligación de los dueños,

socios y empleados mantener una participación activa en la identificación de situaciones que

sirva para anticiparse a un hecho que pudiera hacer incurrir a la compañía en una infracción

contractual, una infracción administrativa o un delito.

SEÑALES DE ALERTA RELACIONADAS CON EL CLIENTE

ü Se niegan a entregar la información legal de la empresa o personal o a realizar

actualizaciones.

ü Diligencian los formatos o documentos de manera incompleta o con letra ilegible.

ü Se muestran renuentes o molestos cuando se solicita documentación específica o el

diligenciamiento de formatos para cumplir con normas internas.

ü Actuar en nombre de terceros intentando ocultar la identidad del cliente.

ü Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentos.

ü Amenazan o intentan sobornar a los comerciales para que acepten documentación

incompleta o que no diligencien de forma completa los documentos de vinculación.

ü Realizan operaciones por montos pequeños, pero con el tiempo van incrementando.

ü Realizan varias operaciones en efectivo en la misma sucursal o en diferentes.

ü Registran la firma de personas ajenas a la empresa para que hagan las operaciones

financieras.

ü Tienen solvencia financiera, pero no cuentan con referencias bancarias ni comerciales.

ü Realizan operaciones en cantidades o valores que no van acordes a la actividad

económica o al sector.

ü Registran direcciones o teléfonos diferentes a la ubicación actual o que no tienen relación

alguna.

ü Cambio frecuente de domicilio.

ü Hacen todas sus operaciones de compra o venta de mercancías en efectivo.

ü Muestran preferencia para ser atendidos por un solo comercial.

ü Ofrecen productos o servicios con precios por debajo del precio normal.

ü Clientes que efectúan operaciones con identidades diferentes.

ü Cuando se están verificando los datos y se digita el número de identidad aparece otro

nombre.

ü Autorizan a terceros para tramitar las operaciones.

ü Tienen como propietarios o directivos a personas de estratos bajos y con dificultades

económicas y que manejan grandes volúmenes de dinero.

SEÑALES DE ALERTA EN PERSONAS JURÍDICAS Y NATURALES

ü Empresas que cambian frecuentemente de razón social u obtienen utilidades que no son

acordes con el mercado.

ü Empresas constituidas con capitales pequeños y que reciben grandes inversiones.

ü Reciben grandes ingresos no operacionales superiores a sus operacionales.

ü Tienen un capital suscrito muy bajo y un objeto social muy amplio.

ü Tienen en común socios, directivos o representantes con otras empresas.

ü Registran los datos de un solo domicilio, pero solicitan entregas en diferentes partes.

ü Clientes que solo suministran números celulares para ubicarlos y no teléfonos fijos.

ü Amenazan comprar en otros lugares solo porque se solicitan datos generales y

verificaciones.

ü Clientes que presentan documentos de identidad falsos o que no corresponden con la

persona que se negocia.

ü Directivos de apariencia humilde realizando negocios por sumas muy altas y en efectivo.

SEÑALES DE ALERTA EMPLEADOS

ü Tienen un estilo de vida que no corresponde con el salario que devengan.

ü Tratan de atender a determinados clientes.

ü Son renuentes a disfrutar vacaciones o a cambiar de actividad dentro de la empresa.

ü Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia.

ü Se quedan siempre jornadas extras en el puesto de trabajo o entran antes de la hora de

ingreso.

ü Si tienen manejo de dinero, se descuadran frecuentemente sin dar explicación suficiente.

ü Funcionarios que no solicitan la documentación completa a los clientes teniendo algún

tipo de beneficio propio.

ü Manejan mucho dinero en efectivo sin soportar lo mismo con sus operaciones.

CAPÍTULO 9

SANCIONES

RYMEL, considera como faltas las infracciones cometidas por acción u omisión contra los

mandatos establecidos en este manual o en el código de ética y se calificarán entre graves y

leves.

FALTAS GRAVES:

La calificación de las faltas graves y aplicación de las sanciones corresponderá imponerla a

la Gerencia General, en la audiencia de descargos realizada al trabajador.

Son consideradas faltas graves las siguientes:

ü La inobservancia de las políticas establecidas en el presente manual en forma reiterada.

ü No cumplir con el procedimiento consagrado en este manual sobre el conocimiento de

clientes, proveedores y terceros en general.

ü La omisión en el reporte al oficial de cumplimiento sobre alguna operación sospechosa o

inusual.

FALTAS LEVES

Son consideradas leves aquellas acciones u omisiones no reincidentes, que impliquen el

incumplimiento de normas obligatorias contenidas en este manual, que no sean calificadas

faltas graves y serán aplicadas en forma directa por la Gerencia.

Las sanciones por faltas cometidas serán impuestas de acuerdo al código sustantivo de

trabajo, al reglamento interno de trabajo y al régimen sancionatorio definido en el código de

ética

Las normas prescritas en el presente manual, son de estricto cumplimiento para todo el

personal de RYMEL

Copacabana, Septiembre 19 de 2019

Maria Lucelly Ortiz Herrera Martha Celina Vasco Velez

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Representante Legal Oficial de Cumplimiento