Manual para la realización de Auditorías de Evaluación ...

Manual para la realización de Auditorías de Evaluación Ambiental

Editor: Comisión Centroamericana de Ambiente y Desarrollo (CCAD) 2011

Este documento ha sido posible gracias al apoyo del Gobierno de los estados Unidos a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID). Los puntos de vista/opiniones aquí expresados no reflejan necesariamente los de USAID ni los del Gobierno de los Estados Unidos.

2011

Manual para la realización de Auditorías de Evaluación Ambiental

Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales

Página 2 Manual de Auditorías de Evaluación Ambiental

CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN ...................................................................................................................... 6

2. MARCO LEGAL ........................................................................................................................ 6

3. ALCANCE DEL MANUAL DE AEA (MAEA) ................................................................................ 7

4. ORGANIZACIÓN Y ACTORES DEL SISTEMA ............................................................................. 7

4.1 Organización Administrativa de la AEA .................................................................................. 8

4.2 Organización Funcional de la AEA ........................................................................................ 11

5. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA - INSTRUMENTOS ........................................................... 12

6. TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL .................................................................................. 15

I. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA REALIZAR AUDITORÍAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................................................................................................................. 16

II. PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................................................................................................................. 21

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE PLANIFICACION ................................................................... 21

2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 21

2.1. Definición del Alcance de la AEA ................................................................................... 21

2.2. Aviso al Titular de la Realización de la AEA ................................................................... 22

2.3. Selección del Equipo Auditor ......................................................................................... 23

2.4. Elaboración del Plan de AEA .......................................................................................... 24

III. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................................................................................................................. 25

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE EJECUCION .......................................................................... 25


2.1. Reunión de inicio o apertura ......................................................................................... 26

2.2. Identificación de hallazgos y recolección de evidencias ............................................... 26

2.3. Generación y evaluación de hallazgos ........................................................................... 26

2.4. Reunión final o de clausura ........................................................................................... 28

2.5. Elaboración del Informe de AEA .................................................................................... 28

2.6. Revisión y Aprobación del Informe de AEA ................................................................... 29

IV. PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................................................................................................................. 30

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE SEGUIMIENTO ..................................................................... 30


Manual de Auditorías de Evaluación Ambiental Página 3


2.1. Aviso al titular del resultado de AEA ............................................................................. 30

2.2. Preparación y remisión al MARN del Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado .............................................................. 31

2.3. Revisión y Aprobación: Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado ................................................................................... 32

2.4. Aviso al titular de la aprobación o no del PMAA o PAAA .............................................. 32

V. INSTRUCTIVO PARA EL PROGRAMA DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL Y BASE DE DATOS ....................................................................................................................... 33

1. INTRODUCCION .................................................................................................................... 33

2. ACTIVIDADES SUJETAS A AEA ............................................................................................... 33

3. NÚMERO Y FRECUENCIA DE LAS AEA .................................................................................. 34

4. REVISIÓN DE LA PROGRAMACION DE AEA .......................................................................... 35

5. BASE DE DATOS .................................................................................................................... 35

VI. INSTRUCTIVO PARA PROCEDIMIENTO DE REUNIÓN DE INICIO O DE APERTURA .... 37

1. LISTA DE CHEQUEO E INSTRUCCIONES – REUNIÓN DE INICIO O APERTURA....................... 37

2. FORMATO DE REGISTRO DE PARTICIPANTES REUNIÓN DE APERTURA ............................... 38

VII. INSTRUCTIVO PARA PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS ........................................................................................................................ 39

1. INTRODUCCION .................................................................................................................... 39

2. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y/O COMPROBANTES .................................................... 39

VIII. INSTRUCTIVO PARA EVALUACIÓN DE EVIDENCIAS Y HALLAZGOS ........................... 47

1. CRITERIOS DE AUDITORIA DE EVALUACION AMBIENTAL .................................................... 47

2. EVIDENCIA DE AUDITORÍA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL.................................................... 48

3. HALLAZGO ............................................................................................................................ 49

4. EVALUACIÓN DE HALLAZGOS ............................................................................................... 50

IX. INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EL PROCESO DE REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA .. 52

1. LISTA DE CHEQUEO E INSTRUCCIONES – REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA ....................... 52

2. FORMATO DE REGISTRO DE PARTICIPANTES REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA ................. 53

X. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................................................................................................................. 54

1. CONTENIDO MINIMO DEL INFORME DE AEA ....................................................................... 54

2. EL INFORME DE RECORRIDO ................................................................................................ 55



XI. FORMATOS GENERALES PARA EL PROCESO DE REALIZACIÓN DE AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ....................................................................................................... 58

a) Formato guía para la elaboración de “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con personal del Ministerio” ........................................................................ 59

b) Formato guía para la elaboración de “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con Prestadores de Servicios Ambientales Certificados” ............................ 60

c) Formato guía para la elaboración de “Oficio informando aprobación de equipo auditor” .......................................................................................................................... 61

d) Formato guía para la elaboración del “Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental” .. 62

e) Formato guía para la elaboración de “Acta preliminar durante el proceso de reunión de clausura o final” ........................................................................................................ 64

f) Formato para nota de campo ........................................................................................ 66

g) Formato guía para realizar entrevistas .......................................................................... 67

h) Formato guía para la elaboración de “Informe de Auditoría de Evaluación Ambiental” ....................................................................................................................................... 68

XII. MATRICES - PROCEDIMIENTO DE AEA ...................................................................... 75

1. MATRIZ I – ETAPA DE PLANIFICACION ................................................................................. 75

2. MATRIZ II – ETAPA DE EJECUCION ....................................................................................... 80

3. MATRIZ III – ETAPA DE SEGUIMIENTO ................................................................................. 83

XIII. DIAGRAMA PROCESO AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL ............................ 91

XIV. GLOSARIO .................................................................................................................. 92

INDICE DE CUADROS

No. Contenido Página Cuadro No. 1 Lista de chequeo, reunión de inicio o apertura 37

Cuadro No. 2 Formato de registro de participantes de reunión de apertura 38

Cuadro No. 3 Lista de chequeo, reunión final o de clausura 52

Cuadro No. 4 Formato de registro de participantes de reunión de clausura 53



MANUAL PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL DEL MINISTERIO DE MEDIO

AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES DE EL SALVADOR



1. PRESENTACIÓN

Se presenta a continuación el Manual de referencia para la realización de Auditorías de Evaluación Ambiental del MARN, documento que ha sido elaborado tomando como base la Ley del Medio Ambiente y las últimas modificaciones de su Reglamento General.

En este documento, se explica el procedimiento general para realizar Auditorías de

Evaluación Ambiental, para cualquier actividad, obra o proyecto, su marco legal, su organización, responsabilidades y autoridad, y se detallan los instrumentos operativos que constituyen la documentación del proceso respectivo. Por lo tanto, este documento es el instrumento principal de referencia para el implemento del Sistema de Auditoría de Evaluación Ambiental (SAEA) del MARN, que deberá ser diseñado en función de sus aplicaciones y usuarios.

2. MARCO LEGAL

El marco legal para la elaboración del Manual de Procedimiento para Auditoría de Evaluación Ambiental (en adelante “AEA”), se circunscribe al artículo 27 de la Ley del Medio Ambiente y a su Reglamento General (propuesta de modificación), según se cita textualmente a continuación:

Art. 27.- “Para asegurar el cumplimiento de las condiciones, fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, por el titular de obras o proyectos, el Ministerio, realizará auditorías de evaluación ambiental de acuerdo a los siguientes requisitos:

a) Las auditorías se realizarán periódicamente o aleatoria, en la forma que establezca el reglamento de la presente ley;

b) El Ministerio, se basará en dichas auditorías para establecer las obligaciones que deberá cumplir el titular o propietario de la obra o proyecto en relación al Permiso Ambiental correspondiente; y

c) La auditoría de evaluación ambiental constituirá la base para los programas de autorregulación para las actividades, obras o proyectos, que se acojan a dicho programa.”

Cabe señalar, que para la elaboración del presente Manual únicamente se considerarán los requisitos indicados en los ítems a) y b); el ítem c) no ha sido considerado, por lo que se recomienda desarrollar un manual exclusivo para los programas de autorregulación.

El artículo anterior de la Ley del Medio Ambiente, ha sido desarrollado en los artículos 36, 36-A, al 41, de la Reforma al Reglamento General de La Ley del Medio Ambiente, Decreto No. 39, Diario Oficial Tomo No. 383, Número 98, de fecha viernes 29 de mayo de 2009; los cuales constituyen la base operativa del presente Manual.



3. ALCANCE DEL MANUAL DE AEA (MAEA)

La Auditoría de Evaluación Ambiental es la herramienta del sistema de evaluación ambiental del MARN, que permite garantizar el cumplimiento de las medidas ambientales aprobadas y de las medidas ambientales de cumplimiento obligatorio, de las actividades, obras o proyectos, a los cuales se ha otorgado un Permiso Ambiental correspondiente, para ello, se debe crear el Sistema de Auditoría de Evaluación Ambiental (SAEA), a través de la implementación de los instrumentos operativos que se incluyen en el presente Manual Técnico.

Las AEA serán programadas por el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales en función de la significancia social, económica y técnica, en relación a los posibles impactos ambientales generados por dichas actividades, obras o proyectos, y deben realizarse mediante equipos multidisciplinarios constituidos por auditores del Ministerio, o alternativamente, a través de prestadores de servicios ambientales debidamente certificados e inscritos en el nuevo registro del MARN, de profesionales autorizados para el desarrollo de dichas auditorías, siempre con la supervisión del Ministerio.

El Manual incluye los diferentes documentos tales como Procedimientos, Instructivos, Formularios, Notificaciones, Flujogramas entre otros, los cuales se constituyen en los instrumentos operativos necesarios para una implementación exitosa del sistema, a nivel de la gestión de la Gerencia de Cumplimiento Ambiental, de los auditores del Ministerio, de los prestadores de servicios ambientales certificados y de los titulares de las diferentes actividades, obras o proyectos. 4. ORGANIZACIÓN Y ACTORES DEL SISTEMA

El sistema operará con criterios de independencia funcional, con relación a la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento y velará por la transparencia del proceso de Auditorías de Evaluación Ambiental, particularmente, por el cumplimiento de los principios de: “independencia”, base de la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría, y del “enfoque basado en evidencias”, método racional para alcanzar conclusiones de auditoría confiables y reproducibles, en un proceso de Auditoría de Evaluación Ambiental sistemático. Desde el punto de vista administrativo y según se muestra en el esquema a continuación, el sistema está organizado en cinco niveles:

a) Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento, b) Gerencia de Cumplimiento Ambiental, c) Departamento de Auditoría de Evaluación Ambiental: El equipo auditor del MARN o

equipo auditor de prestadores de servicios ambientales certificados, d) Técnicos Jurídicos, e) El auditado (Titular de actividad, obra o proyecto, que cuenta con un Permiso

Ambiental) y/o representante.



De esta organización, resultan los siguientes componentes que participan en el procedimiento para AEA:

4.1 Organización Administrativa de la AEA

De esta organización, resultan los siguientes actores que participan en el procedimiento para AEA:

a) Gerencia de Cumplimiento Ambiental

La Gerencia de Cumplimento Ambiental, perteneciente a la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento del MARN, será la unidad administrativa de

DIRECCIÓN GENERAL DE ORDENAMIENTO, EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO

GERENCIA DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL

DEPARTAMENTO DE AEA: EQUIPOS AUDITORES AMBIENTALES

(MARN Y/O PRESTADORES DE SERVICIOS AMBIENTALES CERTIFICADOS)

AUDITADO TITULAR DE ACTIVIDADES, OBRAS O PROYECTOS CON PERMISO AMBIENTAL CORRESPONDIENTE

TECNICOS JURIDICOS



máxima jerarquía técnica dentro del MARN, relativa a la planificación, ejecución y seguimiento de las auditorías de evaluación ambiental. Se abreviará como “Gerencia de CA” o simplemente “GCA”.

Será la responsable de programar las auditorías de evaluación ambiental, seleccionar y

aprobar los equipos auditores propios del MARN, aprobar los equipos auditores certificados e inscritos en el nuevo registro de prestadores de servicios ambientales del MARN, dar aviso a los titulares de las actividades, obras o proyectos con Permiso Ambiental sobre la realización de las Auditorías de Evaluación Ambiental, revisar y aprobar los Informes de AEA y efectuar el proceso de seguimiento de los resultados – Ver detalles de funciones en Procedimiento General de AEA (PAEA-01).

b) Departamento de Auditoría de Evaluación Ambiental b.1.) El Equipo Auditor

Constituido por uno o más auditores ambientales, dependiendo de la naturaleza de la actividad, obra o proyecto a auditar, el Programa de Manejo Ambiental o Programa de Adecuación Ambiental aprobado en el instrumento de evaluación correspondiente, y de las condiciones fijadas (medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorias) en el Permiso Ambiental. Tanto en el caso de estar constituidos por auditores del MARN o por Prestadores de Servicios Ambientales, deberán estar debidamente certificados e inscritos en el nuevo registro del MARN.

Este equipo será, normalmente, multidisciplinario en función de la naturaleza y campo de competencia de las medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio fijadas en el Permiso Ambiental, estará constituido por un Auditor Líder o Auditor Coordinador, quien será el responsable de la planeación, resultados y conclusiones de la AEA, y de los Auditores Ambientales responsables de la recopilación de evidencias y de su evaluación para establecer los hallazgos correspondientes.

b.2.) Técnicos Jurídicos

Los colabores jurídicos, pertenecientes a la Gerencia de CA; serán la parte técnica jurídica responsables de apoyar y asesorar a la GCA en temas relacionados con la legalidad de los procedimientos para AEA; el cumplimiento o incumplimiento de las condiciones fijadas en el Permiso Ambiental; y la elaboración de la notificación de resultados de la AEA, la cual es una resolución jurídica que comunica oficial y legalmente, los resultados de la AEA al titular de la actividad, obra o proyecto; otorgando un plazo perentorio para la respuesta del auditado a los incumplimientos demostrados, estableciendo en otro proceso administrativo las sanciones pertinentes si fuera el caso.



d) El Auditado

Este término de la norma internacional de auditoría, se refiere en nuestro caso, al Titular de una actividad, obra o proyecto que cuenta con un Permiso Ambiental (de ubicación, construcción, y/o funcionamiento) otorgado por el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, quien está sujeto al cumplimiento obligatorio de las condiciones o compromisos que fueron fijados por el Ministerio, a través de la resolución respectiva.

Los Titulares deben elaborar los Estudios de Impacto Ambiental o Diagnósticos

Ambientales que sean requeridos por el MARN según sea su caso particular, a través de la contratación de Prestadores de Servicios debidamente inscritos en el Registro, eligiendo los equipos multidisciplinarios con base en los lineamientos que se derivan de los Términos de Referencia establecidos por la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento.

Una vez aprobados dichos estudios y sus correspondientes Programas de Manejo

Ambiental o Programas de Adecuación Ambiental, el MARN otorga el Permiso sujeto entre otras cosas, al cumplimiento de dichos Programas.

Todos los requisitos impuestos por el Ministerio en la resolución, constituyen las

condiciones fijadas (medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorias), que serán sujetas a verificación sistemática y documentada, a través de las AEA, programadas periódica o aleatoriamente por la GCA.

Dado que debido a sus ocupaciones, el auditado (Titular) no siempre estará disponible para participar en las auditorías de evaluación ambiental, será necesario que designe formalmente un representante, actor a quien se denominará “Representante del auditado”.

El representante del auditado, es una persona designada por el Titular para representar a la actividad, obra o proyecto que estará sujeta a la Auditoría de Evaluación Ambiental, durante su planificación, ejecución y seguimiento. Normalmente, corresponde al jefe o responsable de la “Unidad Ambiental”, la “Gerencia Ambiental” o cualquier dependencia administrativa dentro de la actividad a auditar, que se encargue de la gestión ambiental empresarial.

En caso de no existir como tal, se refiere a la persona que normalmente participa en las gestiones ambientales, por parte del auditado.

El representante del auditado también será una figura relevante, durante el seguimiento de los resultados de la AEA, ya que fungirá como enlace para comunicación y acuerdos entre el auditado y la GCA.



Desde el punto de vista funcional, el procedimiento para AEA opera en tres niveles,

detallados a continuación:

4.2 Organización Funcional de la AEA

a) La planificación es el conjunto de actividades requeridas para garantizar el éxito de la

AEA, ya que a diferencia de una Inspectoría ambiental, nunca podrá ejecutarse en forma imprevista.

b) La ejecución consiste en la realización de la AEA directamente en la actividad, obra o

proyecto, y su principal objetivo es el levantamiento de evidencias que permitan verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas (medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorias) en el Permiso Ambiental correspondiente.

c) El seguimiento de la AEA consiste en las actividades que estarán a cargo de la Gerencia

de Cumplimiento Ambiental y de su(s) técnico(s) Jurídico(s), para efectos del cumplimiento legal (oficios, resoluciones, entre otros). Desde el punto de vista estrictamente normativo, esta fase no forma parte de la Auditoría de Evaluación Ambiental, dado que no participa el equipo auditor, sino únicamente el auditado (titular) y el MARN a través de la Gerencia de CA. Sin embargo, desde el punto de vista funcional la AEA no se cierra, sino hasta que el auditado haya resuelto satisfactoriamente todos los hallazgos negativos determinados en la misma – ver detalles en procedimiento para el seguimiento de la AEA (PAEA-04).

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

EJECUCION DE LA AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

SEGUMIENTO DE LA AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL



5. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA - INSTRUMENTOS

Los documentos del Sistema de Auditoría de Evaluación Ambiental se han clasificado de acuerdo a su función en: Procedimientos, instructivos, flujogramas y otros documentos. En términos generales, se denominarán “instrumentos” del sistema. A cada uno se ha asignado un “Código” para facilitar su uso por parte de la Gerencia de CA del MARN, de tal manera que permita posteriormente digitalizar la información e implementar bases de datos que faciliten la operación del sistema (SAEA). A continuación se hace una breve descripción de uso y contenido de la documentación del sistema, la cual ha sido separada en grupos según su uso.

5.1. Instrumentos para Programación y Planificación de AEA

a) Procedimiento General para AEA (PAEA-01)

Es el documento básico que explica en términos generales la organización funcional de la AEA y se complementa con el presente documento introductorio del Manual.

b) Procedimiento para Planificación de la AEA (PAEA-02)

Este instrumento detalla las actividades secuenciales que se requieren, por parte de la Gerencia de CA, del titular y del equipo auditor, para planificar cada una de las AEA previamente programadas por la Gerencia de CA.

c) Instructivo para el Programa de AEA y base de datos (IAEA-01)

Este instrumento detalla las responsabilidades de la GCA en materia de programación de las AEA a nivel nacional, con base en la significancia ambiental y otros criterios de programación. También detalla las bases de datos que deberá diseñar e implementar dicha Gerencia, para sistematizar la información y dar un seguimiento efectivo a las AEA.

d) Oficio de Realización de AEA (FAEA-01)

Es el formato para la notificación de la AEA a ser ejecutada en una actividad, obra o proyecto. Incluye dos modalidades: ejecución con auditores del Ministerio, y/o ejecución con Prestadores de Servicios Ambientales debidamente certificados e inscritos en el nuevo registro del MARN.

e) Oficio Informando Aprobación del Equipo Auditor (FAEA-02)

Es el formato para aprobación oficial, por parte de la Gerencia de CA, del equipo auditor y su auditor líder, tanto para auditores del MARN como para los prestadores de servicios ambientales certificados e inscritos en el nuevo registro del MARN. Con base en este oficio, se delega autoridad al auditor líder para contactar al auditado y efectuar la logística de la AEA.



f) Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental (FAEA-03)

Es el formato de instrumento para establecer la planificación de la AEA a ser ejecutada en una actividad, obra o proyecto. En él se detallará como mínimo: el objetivo, los datos básicos (AEA número, nombre de la actividad, obra o proyecto, ubicación, datos generales del titular o representante, fecha y hora de la AEA, medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio fijadas en el Permiso Ambiental, nombres y especialidades del equipo auditor), y la agenda de trabajo de la AEA en las instalaciones de la actividad, obra o proyecto. Será elaborado por el auditor líder (si lo considera necesario podrá solicitar el apoyo correspondiente a su equipo auditor).

5.2. Instrumentos para la ejecución de las AEA

a) Procedimiento para Ejecución de la AEA (PAEA-03)

Este instrumento detalla las actividades secuenciales que se requieren, por parte del equipo auditor bajo responsabilidad del auditor líder, para ejecutar la Auditoría de Evaluación Ambiental directamente en la actividad, obra o proyecto, incluyendo la elaboración del Informe de AEA. (Aplica también para las auditorías realizadas por prestadores de servicios ambientales certificados, previa aprobación por parte de la GCA).

b) Instructivo para Reunión de Inicio o Apertura (IAEA-02)

Es el instrumento que detalla los objetivos, alcance y actividades que deberá cumplir el auditor líder como responsable de este proceso fundamental del inicio de toda AEA.

c) Instructivo para Identificación de Hallazgos y Recopilación de Evidencias (IAEA-03)

Es el instrumento que detalla las tres técnicas aplicables por el auditor ambiental para identificación de hallazgos y recopilación de evidencias de AEA: revisión de documentos, recorrido de instalaciones y entrevistas.

d) Instructivo para Evaluación de Hallazgos (IAEA-04)

Es el instrumento que establece las recomendaciones para que el auditor ambiental pueda evaluar las evidencias de la AEA, así como de los hallazgos negativos que son respaldados por las mismas.

e) Instructivo para Reunión Final o de Clausura (IAEA-05)

Es el instrumento que detalla los objetivos, alcances y actividades que deberá cumplir el auditor líder, como responsable de la AEA, durante la presentación de los resultados preliminares de la misma, ante el titular y/o su representante, al finalizar la ejecución de la AEA.



f) Acta Preliminar de AEA (FAEA-04)

Es el formato de instrumento para reportar ante el titular y/o su representante, los hallazgos positivos y/o negativos, preliminarmente determinados en la ejecución AEA.

g) Nota de Campo del Auditor (FAEA-05)

Es el instrumento básico de trabajo de campo del auditor ambiental, durante la ejecución de la AEA.

h) Instructivo para Elaboración del Informe de AEA (IAEA-06)

Es el instrumento que detalla el contenido y alcance del Informe de AEA, que debe ser elaborado por el auditor líder con apoyo del resto del equipo auditor, y sometido a revisión y aprobación, por parte de la Gerencia de CA.

5.3. Instrumentos para el Seguimiento de la AEA

a) Procedimiento para el Seguimiento de la AEA (PAEA-04)

Este instrumento detalla las actividades secuenciales que se requieren, por parte de la Gerencia de CA, del titular del proyecto y de otras dependencias del Ministerio, para dar seguimiento a los hallazgos negativos demostrados en la AEA, hasta garantizar su corrección de acuerdo a la actividad, obra o proyecto auditado.

b) Resolución de Resultados de la AEA

Es el formato del instrumento que utilizarán el(los) técnico(s) jurídico(s) de la Gerencia de CA del MARN para notificar los resultados de la AEA, en el que se establece un plazo definitivo para que el titular de respuesta a los hallazgos negativos, a través de un Programa de Manejo Ambiental Ajustado (PMAA) o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado (PAAA), según corresponda.

c) Resolución que indica la Aprobación o no del Programa de Manejo Ambiental

Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado

Es el formato de instrumento mediante el cual, el(los) técnico(s) jurídico(s) de la Gerencia de Cumplimiento Ambiental del MARN comunicarán al titular, el Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado que ha sido finalmente aprobado por la Gerencia de CA.



6. TABLA DE CONTENIDO DEL MANUAL

INSTRUMENTOS PARA PROGRAMACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE AEA

CÓDIGO NOMBRE PAGINA MANUAL

PAEA-01 Procedimiento General para AEA 16-20

PAEA-02 Procedimiento para Planificación de AEA 21-24

IAEA-01 Instructivo para el Programa de AEA y base de datos 33-36

FAEA-01 Oficio de Realización de AEA 59-60

FAEA-02 Oficio Informando Aprobación del Equipo Auditor 61

FAEA-03 Plan de AEA 62-63

INSTRUMENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE AEA


PAEA-03 Procedimiento para Ejecución de la AEA 25-29

IAEA-02 Instructivo para Reunión de Inicio o Apertura 37-38

IAEA-03 Instructivo para Identificación de Hallazgos y recopilación de Evidencias

39-46

IAEA-04 Instructivo para Evaluación de Hallazgos 47-51

IAEA-05 Instructivo para Reunión Final o de Clausura 52-53

FAEA-04 Acta preliminar de AEA 64-65

FAEA-05 Nota de Campo del Auditor 66

FAEA-06 Nota de Entrevistas 67

IAEA-06 Instructivo para Elaboración del Informe de AEA 54-57

INSTRUMENTOS PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS AEA


PAEA-04 Procedimiento para el Seguimiento de la AEA 30-32



I. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA REALIZAR AUDITORÍAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

1. MARCO LEGAL

El Procedimiento para realizar Auditorías de Evaluación Ambiental, descansa en la Ley del Medio Ambiente, específicamente, el artículo 27, el cual indica textualmente:

Art. 27.- “Para asegurar el cumplimiento de las condiciones, fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, por el titular de obras o proyectos, el Ministerio, realizará auditorías de evaluación ambiental de acuerdo a los siguientes requisitos:

a) Las auditorías se realizarán periódicamente o aleatoria, en la forma que establezca el reglamento de la presente Ley;

b) El Ministerio, se basará en dichas auditorías para establecer las obligaciones que deberá cumplir el titular o propietario de la obra o proyecto en relación al Permiso Ambiental correspondiente; y

c) La auditoría de evaluación ambiental constituirá la base para los programas de autorregulación para las actividades, obras o proyectos, que se acojan a dicho programa.”

Al analizar técnicamente el artículo anterior, se concluye que la Auditoría de Evaluación Ambiental:

• Se aplicará para efectos de verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas por el MARN en el Permiso Ambiental correspondiente.

• Servirá de mecanismo de actualización (retroalimentación) de los Programas de Manejo Ambiental o de los Programas de Adecuación Ambiental, que resultan de los Estudios de Impacto Ambiental o Diagnósticos Ambientales respectivamente, previamente aprobados por el MARN como requisito para el otorgamiento del Permiso Ambiental correspondiente.

2. LOS ACTORES

Antes de explicar este Procedimiento General para AEA, así como los procedimientos específicos para las AEA (Procedimientos para la Planificación, Ejecución y Seguimiento de la Auditoría), es necesario conocer los diferentes actores que estarán vinculados en todos ellos:

2.1. Gerencia de Cumplimiento Ambiental

La Gerencia de CA, perteneciente a la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento, del MARN; será la unidad administrativa de máxima jerarquía técnica dentro



del Ministerio, relativa a la planificación, ejecución y seguimiento de las Auditorías de Evaluación Ambiental. Se abreviará como “Gerencia de CA” o simplemente “GCA”, y sus principales funciones serán las siguientes:

Programación de las Auditorías de Evaluación Ambiental, por medio del sistema Informático de AEA – Ver detalles en “Instructivo para el Programa de AEA y base de datos” (IAEA-01);

La selección del equipo auditor y designación del auditor líder, en caso que la AEA sea efectuada con auditores del Ministerio;

La aprobación del equipo auditor y designación del auditor líder, en caso que la AEA sea efectuada con auditores certificados e inscritos en el nuevo Registro de prestadores de servicios ambientales del MARN;

Dar aviso a través del Oficio de realización de AEA al titular de la actividad, obra o proyecto sujeta a verificación del cumplimiento de condiciones fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente;

La determinación del Alcance de la AEA, base sobre la cual, el auditor líder elaborará el Plan de Auditoría;

La revisión y aprobación del Informe de AEA;

La actualización de la base de datos del Programa de AEA, particularmente, la actualización del Programa de Manejo Ambiental (PMA), o Programa de Adecuación Ambiental (PAA) dependiendo del estudio ambiental (EsIA o DA respectivamente) que dio origen al Permiso Ambiental correspondiente y a sus condicionantes;

El trámite pertinente para el Seguimiento de la AEA.

La aprobación del PMAA o PAAA, presentado por el titular de la actividad, obra o proyecto auditado; posteriormente que el equipo auditor (responsable de dicha auditoría) haya finalizado con la revisión y análisis del mismo. Dependiendo de la naturaleza, complejidad y/o cambios significativos de las medidas ambientales propuestas, la Gerencia de CA podrá solicitar el apoyo técnico correspondiente (revisión, análisis, visto bueno) a la Gerencia de Evaluación Ambiental.

2.2. Departamento de Auditoría de Evaluación Ambiental

2.2.1. El Equipo Auditor

Constituido por uno o más auditores ambientales del Ministerio y/o prestadores de

servicios ambientales, debidamente certificados e inscritos en el nuevo Registro del MARN. Este equipo será, normalmente, multidisciplinario en función de la naturaleza y/o campo de competencia de las medidas ambientales y otras medidas de cumplimiento obligatorio fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, estará constituido por un Auditor líder o Auditor Coordinador, quien será el garante de la planeación y resultados de la AEA, y de la coordinación de los Auditores Ambientales responsables de la recopilación de evidencias y de



su evaluación para establecer los hallazgos correspondientes. En base a criterios técnicos objetivos establecidos en el dictamen técnico de la Gerencia de Evaluación Ambiental, adjunto a la resolución de permiso ambiental otorgada y a la normativa vigente aplicable al proyecto.

El equipo auditor será el responsable del seguimiento de las AEA, además de analizar y

revisar, los PMAA o PAAA presentados por el titular de una actividad, obra o proyecto auditado. Previa revisión y aprobación de la Gerencia de CA. En caso que el equipo esté constituido por un solo auditor (en actividades, obras o proyectos que no ameriten un equipo multidisciplinario), este fungirá simultáneamente como auditor y como auditor líder.

NOTA: Se aclara que esta connotación tan particular del concepto “equipo auditor”, se

justifica en términos de las funciones y responsabilidades que tendrá el auditor ambiental, diferentes a las que tendrá el auditor líder.

2.2.2. Técnicos Jurídicos

Los técnicos jurídicos, pertenecientes a la Gerencia de CA; serán la parte técnica jurídica

responsables de apoyar y asesorar a la GCA en temas relacionados con la legalidad de los procedimientos para AEA; el cumplimiento o incumplimiento de las condiciones fijadas en el Permiso Ambiental; y la elaboración de la resolución que comunica oficial y legalmente, los resultados de la AEA al titular de la actividad, obra o proyecto; otorgando un plazo perentorio para la respuesta del auditado a los incumplimientos demostrados; estableciendo además en otro proceso administrativo las sanciones pertinentes si fuera el caso.

2.3. El auditado

Es el titular de una actividad, obra o proyecto que cuenta con un Permiso Ambiental

(Ubicación, Construcción, y/o de Funcionamiento), otorgado por el Ministerio, quien está sujeto al cumplimiento obligatorio de las condiciones o compromisos (Medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio) que fueron establecidos y aprobados por el MARN, a través de la resolución respectiva; las cuales serán sujetas a verificaciones sistemáticas y documentadas, a través de las AEA, programadas periódica o aleatoriamente por la Gerencia de CA.Es recomendable que el titular participe durante la ejecución de la AEA, al menos durante las reuniones de apertura y de clausura, y además, será estrictamente necesario que designe a un representante, para apoyar al equipo auditor durante la planificación y ejecución de la Auditoría de Evaluación Ambiental, y para responder ante la Gerencia de CA, con respecto de los hallazgos negativos que serán sujetos a seguimiento.



2.4. El representante del auditado

Es una persona designada por el titular para representar a la actividad, obra o proyecto que estará sujeta a la Auditoría de Evaluación Ambiental, durante su planificación, ejecución y seguimiento. Normalmente, el representante es el jefe o responsable de la “Unidad Ambiental”, la “Gerencia Ambiental” o cualquier dependencia administrativa que se encargue de la gestión ambiental empresarial del auditado. En caso de no existir como tal, se refiere a la persona que normalmente participa en las gestiones o trámites de tipo “ambiental”, por parte del auditado.

El representante, también será una figura relevante, durante el seguimiento de los resultados de la AEA, ya que fungirá como enlace para comunicación y acuerdos entre el auditado y la Gerencia de CA.

3. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO GENERAL DE AEA

El Procedimiento General para la AEA, está constituido por una serie de actividades secuenciales que se pueden agrupar en tres grandes etapas:

a) ETAPA I: Planificación de las AEA, b) ETAPA II: Ejecución de las AEA, y c) ETAPA III: Seguimiento de las AEA.

3.1. ETAPA I: Planificación de las Auditorías de Evaluación Ambiental

La Gerencia de CA programará las Auditorías de Evaluación Ambiental, que serán efectuadas de oficio para cada año. La programación de auditorías tomará en cuenta diversos criterios que se detalla en el “Instructivo para el programa de AEA y base de datos” (IAEA-01).

Antes de realizarse una AEA específica, será necesario planificarla. La Planificación de la

Auditoría, consiste en una serie de actividades de las cuales dependerá el éxito o fracaso de la Auditoría de Evaluación Ambiental, ya que en ella se definirá el alcance de las mismas. Forman parte de esta etapa, las siguientes actividades secuenciales:

a) Definición del Alcance de la AEA, b) Aviso al titular de la realización de la AEA, c) Selección del Equipo Auditor del MARN o Equipo Auditor de Prestadores de Servicios

Ambientales Certificados, d) Elaboración del Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental.

Ver detalles de la Etapa I en el “Procedimiento para Planificación de la AEA” (PAEA-02).



3.2. ETAPA II: Ejecución de las Auditorías de Evaluación Ambiental

La Ejecución de la AEA consiste en la aplicación, directamente en el sitio de la actividad, obra o proyecto sujeto a la verificación del cumplimiento de las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, del Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental.

En esta etapa se recopilará, en forma sistemática, documentada e independiente, las

evidencias, sobre las cuales el equipo auditor sustentará los hallazgos de la AEA, que pueden ser de dos tipos: cumplimiento o incumplimiento ambiental.

Forman parte de esta etapa, las siguientes actividades secuenciales:

a) Reunión de inicio o apertura, b) Identificación de hallazgos y recopilación de evidencias, c) Evaluación de hallazgos, d) Elaboración de Acta Preliminar de AEA, e) Reunión final o de clausura, f) Elaboración del Informe de AEA, g) Revisión y aprobación del Informe de AEA.

Ver detalles de la Etapa II en el “Procedimiento para Ejecución de la AEA” (PAEA-03)

3.3. ETAPA III: Seguimiento de las Auditorías de Evaluación Ambiental

Según se ha introducido, la AEA termina con la revisión y aprobación del Informe de Auditoría, por parte de la Gerencia de CA.

Una vez aprobado, se iniciará una serie de actividades que se denominarán “Seguimiento

de la AEA” las cuales se explican y detallan en el “Procedimiento para Seguimiento de la AEA” (PAEA-04).

Forman parte de esta etapa, las siguientes actividades secuenciales:

a) Aviso al titular del resultado de la Auditoría de Evaluación Ambiental, b) Preparación y remisión al MARN de PMAA o PAAA por parte del titular, c) Revisión y aprobación de parte del Ministerio del PMAA o PAAA, y d) Aviso al titular indicando la aprobación o no aprobación del PMAA o PAAA ajustado.



II. PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE PLANIFICACION

Una vez que la Gerencia de CA ha programado una AEA a ser realizada a una actividad,

obra o proyecto específico, se procede a su planificación, con base en las actividades descritas en el presente Procedimiento. La Planificación de la AEA consiste en una serie de actividades de preparación previa a la “ejecución” de la auditoría, de las cuales dependerá el éxito o fracaso de la misma, ya que en ella se definirá el alcance de la AEA. El flujograma siguiente esquematiza las actividades que forman parte de esta etapa:

2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

2.1. Definición del Alcance de la AEA

Responsable: Gerencia de CA. Una vez programada la AEA para una actividad, obra o proyecto específico, el funcionario de la Gerencia, analizará las condiciones o compromisos ambientales establecidos para dicha actividad, obra o proyecto, entre ellos, el Programa de Manejo Ambiental o el Programa de Adecuación Ambiental, según corresponda. El objetivo de este análisis, consiste en definir los tópicos que serán auditados, así como los requerimientos del auditor líder y/o equipo auditor multidisciplinario. Según se establecerá

SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR: AUDITORES DEL MARN O AUDITORES

PRESTADORES DE SERVICIOS AMBIENTALES

DEFINICION DEL ALCANCE DE AEA

AVISO AL TITULAR DE LA REALIZACION DE LA AEA

ELABORACIÓN DEL PLAN DE AEA



en el Registro, los Auditores Ambientales serán inscritos en cualquiera de las siguientes áreas de especialidad: Físico-química, Biológica-ecológica, Socio-económica y cultural.

Con el fin de racionalizar los costos de la AEA (que correrá por parte del auditado, en caso de ser realizadas por prestadores de servicios ambientales certificados), y tomando en cuenta que la auditoría se basa en “muestreo”, la Gerencia de CA partirá de la base que toda AEA requerirá un tiempo profesional promedio de 4 días: UN DÍA completo para la etapa de Ejecución de la Auditoría en campo, más TRES DÍAS ADICIONALES para considerar el tiempo profesional requerido durante las actividades de elaboración del Plan de Auditoría y de elaboración del Informe de AEA. Por lo tanto, dependiendo de la magnitud de la actividad, obra o proyecto sujeta a la AEA, la Gerencia de CA decidirá la cantidad y áreas de especialidad de los miembros del equipo auditor, de tal manera que puedan cumplir con el alcance propuesto, con base en UN DÍA de auditoría de sitio. Típicamente, el equipo auditor ideal estará formado por lo menos de 2 auditores. Uno de ellos tendrá el cargo de la Coordinación (auditor líder), decisión que será tomada posteriormente por la Gerencia de CA. En resumen, como resultado de esta primera actividad, la Gerencia de CA habrá definido el alcance de la AEA en los siguientes términos:

Alcance de la AEA definido por la Gerencia de CA

Temas o tópicos que serán objeto de la verificación de cumplimiento.

Conformación del equipo auditor con personal del MARN o prestadores de servicios ambientales certificados por el MARN (número y áreas de especialidad).

Fecha y lugar de ejecución de la AEA.

2.2. Aviso al Titular de la Realización de la AEA

Responsable: Gerencia de CA. Una vez programada la AEA y definido su alcance, la Gerencia de CA avisará al auditado, indicando el Alcance de la AEA, y se hará del conocimiento del auditado, los detalles de horario y actividades, serán coordinadas oportunamente por el auditor líder que sea oficialmente designado por el MARN, según el procedimiento establecido. En el Oficio de realización de la AEA, se indicará si dicha AEA será efectuada:

Mediante auditores ambientales del MARN, o

Mediante auditores ambientales inscritos en el nuevo Registro de Prestadores de Servicios Ambientales certificados del MARN.

Si la AEA será efectuada con personal del MARN, se comunicará el nombre del auditor líder designado por la Gerencia de CA.

Si la AEA será efectuada con auditores del Registro de Prestadores de Servicios

Ambientales certificados, se otorgará un plazo máximo de 10 días hábiles para que el titular



de la actividad, obra o proyecto, proponga al equipo auditor, siguiendo los lineamientos establecidos en el oficio de realización de AEA, específicamente, en el Alcance. Ver instrumento denominado: “Oficio de realización de AEA” en (FAEA-01). En dicho formato, se hará del conocimiento del auditado que todos y cada uno de los miembros propuestos para el equipo auditor, deben estar debidamente certificados con inscripción vigente en el Registro de Prestadores de Servicios Ambientales del MARN. Como consecuencia de dicha certificación, los auditores propuestos por el auditado para ser sometidos a aprobación de la Gerencia de CA, deberán cumplir con el Código de Ética, particularmente, confirmar su “independencia”: auditores libres de conflictos de intereses, tal y como claramente se establecerá en dicho oficio de realización de AEA.

2.3. Selección del Equipo Auditor

Responsable: Gerencia de CA. Según se explicó, en caso que la AEA sea efectuada con personal del MARN, la Gerencia de CA seleccionará los miembros del equipo, y asignará al auditor líder. Para el caso de un equipo auditor conformado por prestadores de servicios ambientales certificados, se procederá mediante la secuencia siguiente:

Procedimiento para selección del equipo auditor de prestadores de servicios ambientales certificados:

El auditado selecciona de entre los auditores certificados e inscritos en el Registro del MARN, aquellos que cumplan con el alcance establecido por la Gerencia de CA, en el Oficio de realización de AEA, los convoca para efectos contractuales preliminares y confirma con cada uno, que no existe conflicto de intereses (independencia de cada auditor);

El auditado comunica a la Gerencia de CA por escrito, dentro de un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al recibo del Oficio de realización de AEA, los nombres y número de registro de los miembros propuestos para el equipo auditor;

En caso de determinarse algún conflicto de interés en alguno de los miembros propuestos por el auditado (titular), la Gerencia de CA, podrá dar aviso al titular; para que presente nueva propuesta de auditor o equipo auditor, según sea el caso. Esta situación es EXCEPCIONAL Y NO DEBERÍA OCURRIR NUNCA, toda vez que los auditores habrán confirmado previamente ante el auditado, su imparcialidad e independencia y por lo tanto, una irregularidad de este tipo podría dar origen a una solicitud de evaluación de seguimiento ante el MARN;

La Gerencia de CA, aprueba la conformación del equipo auditor y designa de entre ellos, con base en su formación profesional y experiencia, al auditor líder. Para ello, emitirá Oficio informando la aprobación del equipo auditor, que será entregada al auditor líder, con copia para el titular de la actividad, obra o proyecto sujeta a la AEA (auditado). Ver formato de “Oficio Informando Aprobación de Equipo Auditor” en (FAEA-02).



2.4. Elaboración del Plan de AEA

Responsable: Auditor líder. Una vez recibido el Oficio que informa sobre la Aprobación del equipo auditor, el auditor líder convocará al equipo completo para presentarse al MARN a recopilar la información básica (Estudio de Impacto Ambiental o Diagnóstico Ambiental que dio origen al Permiso Ambiental, así como a sus correspondientes Programa de Manejo Ambiental o Programa de Adecuación Ambiental; y las medidas ambientales de cumplimiento obligatorio establecidas en dicho Permiso). El análisis de la información básica le permitirá al equipo comprender la magnitud y naturaleza de la actividad, obra o proyecto a auditar, los posibles impactos ambientales sujetos a control a partir del PMA ó del PAA, según corresponda, la ubicación espacial de las obras de mitigación ambiental y su relación con las instalaciones, la ubicación geográfica de la actividad, obra o proyecto y otros datos básicos.

Una vez estudiada esta información básica, el auditor líder contactará al representante del auditado, es decir, la persona que ha sido designada por el titular para apoyar la AEA. El objetivo de este contacto inicial será para confirmar la realización de la AEA; además, si el auditor líder considera necesario podrá recabar información adicional que permita diseñar un Plan de AEA viable, que tome en cuenta los sitios específicos en que se efectuarán las reuniones inicial y final, se decida el sitio para revisión de documentos y para trabajo en privado, del equipo auditor, durante la evaluación de las evidencias y los hallazgos. También se programarán “entrevistas” con personal clave de la organización que será auditada. Ver “Instructivo para Identificación de Hallazgos y Recopilación de Evidencias” en (IAEA-03).

De ser factible, es recomendable que el Auditor líder establezca contacto inicial por vía telefónica. Una vez que se tenga toda la información básica y derivada del contacto inicial, el auditor líder elaborará con apoyo del resto de auditores del equipo si así lo requiere, el Plan de AEA con base en el Formato Guía (Ver apartado XII. Formatos Generales Proceso AEA), y lo remitirá formalmente, para su escaneo y archivo digital en el SAEA al Asistente de la GCA.

La Gerencia de CA, podrá si así lo considera ingresar al SAEA y revisar el(los) plan(es) de Auditoria de Evaluación Ambiental.



III. PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE EJECUCION

Antes de estudiar este procedimiento, refiérase al Procedimiento General para AEA en (PAEA-01) y Procedimiento para Planificación de AEA en (PAEA-02). El flujograma siguiente esquematiza las actividades que forman parte de la Ejecución de la AEA:

REUNIÓN INICIAL O DE APERTURA

IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOLECCION DE EVIDENCIAS

GENERACION Y EVALUACIÓN DE HALLAZGOS

REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA

ELABORACIÓN ACTA PRELIMINAR DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

ELABORACIÓN DEL INFORME DE AEA

REVISION Y APROBACION DEL INFORME DE AEA




2.1. Reunión de inicio o apertura

Responsable: Auditor líder. El equipo auditor se trasladará hasta las instalaciones físicas a ser auditadas, en la fecha establecida en el Oficio de realización de AEA y en la hora exacta establecida en el Plan de AEA, previamente coordinada entre el auditor líder y el titular y/o el representante del mismo. Una vez en las instalaciones, se procederá a la realización de la Reunión de inicio o apertura, acto protocolario fundamental, ya que en él, se harán las presentaciones formales de los miembros del equipo auditor y de los funcionarios de la actividad, obra o proyecto a auditar, se definirá el personal de enlace que será asignado por la empresa para acompañar a cada uno de los miembros del equipo auditor, se tomarán decisiones previas al inicio del trabajo, de requerirse se harán ajustes importantes para la AEA de sitio. El auditor líder conducirá la reunión, explicará el objetivo de la visita y confirmará el Plan de Auditoría. En caso de ser necesario, se podrán hacer ajustes a dicho Plan, antes de iniciar la recolección de evidencias.Mayores detalles de esta actividad, se presentan en el “Instructivo para Reunión de Inicio o Apertura” (IAEA-02).

2.2. Identificación de hallazgos y recolección de evidencias

Responsable: Equipo Auditor. Luego de la reunión de apertura, se iniciará el proceso de identificación de hallazgos y recolección de evidencias, el cual se apoyará en tres fuentes básicas:

Revisión de documentos

Recorrido de instalaciones

Realización de entrevistas

Dado que la AEA ha sido planificada para ser ejecutada en un solo día, y que las evidencias constituyen el fundamento para respaldar los hallazgos de la misma, el equipo auditor deberá actuar en forma diligente y competente para cumplir con esta actividad fundamental del Plan de AEA. Cada auditor actuará, en forma independiente o en equipo, según fuera acordado en el Plan. La revisión de documentos debe efectuarse primeramente, antes de realizar el recorrido de instalaciones. Las entrevistas pueden ser de dos tipos: programadas con antelación según se establece en el Plan de AEA, o decididas durante el desarrollo de la AEA, a criterio de cada auditor. Los detalles para esta actividad, se presentan en el “Instructivo para la identificación de hallazgos y recopilación de evidencias” (IAEA-03).

2.3. Generación y evaluación de hallazgos

Responsable: Equipo auditor. Los hallazgos de AEA resultan de la comparación de las evidencias recabadas, contra las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, y como resultado puede obtenerse:



Cumplimiento ambiental (Conformidad).

Incumplimiento ambiental (No conformidad).

En el primer caso, la evidencia confirma que el auditado está cumpliendo con las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente por el MARN y por lo tanto, el Informe de AEA conducirá a una observación favorable. En el segundo caso (incumplimiento), se demuestra con base en evidencia de AEA (Registros), que se está incumpliendo total o parcialmente las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, lo cual conducirá a una observación desfavorable. Ver más detalles en el “Procedimiento para el Seguimiento de la AEA” (PAEA-04).

Debe quedar claro, que el rol del auditor consiste principalmente, en recopilar en forma

imparcial, sistemática y documentada, las evidencias que permitan verificar el cumplimiento o incumplimiento ambiental. Sin embargo, en el Informe de AEA, se halla un apartado en donde el auditor podrá, en caso de ser procedente, hacer sus observaciones, relacionadas a cambios de diseño del proyecto, cambios de medidas ambientales, desistimiento al permiso ambiental, proyecto y/o medidas ambientales no ejecutadas, debido a que no se ha iniciado con las actividades de construcción o funcionamiento, según sea el caso; además, deberán expresar sus conclusiones, referente al resultado de la AEA realizada, relacionadas al cumplimiento o no de las medidas fijadas en el Permiso Ambiental, lo cual obligará al Titular a presentar propuesta para su correspondiente aprobación, generándose el Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado.

La generación de evidencias resulta de la aplicación de las tres fuentes básicas: revisión

de documentos, recorrido de instalaciones y realización de entrevistas. Ver detalles en “Instructivo para Identificación de Hallazgos y Recopilación de Evidencias” (IAEA-03).

La evaluación de hallazgos debe efectuarse, primero por el auditor responsable de la evaluación, y posteriormente, por todo el equipo bajo la dirección del Auditor líder, previo al inicio de la reunión final o de clausura. De esta forma, se contará con mayor seguridad para respaldar los hallazgos positivos (cumplimientos) y/o negativos (incumplimientos) de la AEA, mismos que serán reportados y debidamente justificados, con base en las evidencias recolectadas, durante la reunión final o de clausura. Antes de la reunión de clausura, el Auditor líder deberá elaborar, con el apoyo del resto del equipo auditor, un “Acta Preliminar de AEA”, en la cual se consignen los hallazgos preliminares positivos y/o negativos, junto con sus respectivas evidencias. Mayores detalles sobre este tema, se presentan en el “Instructivo para Evaluación de Hallazgos” (IAEA-04) y en el Formato de “Acta Preliminar de AEA” (FAEA-04).



2.4. Reunión final o de clausura

Responsable: Auditor líder. Esta reunión es tan importante como la reunión de inicio o apertura; permitirá presentar ante el auditado y su representante, los resultados preliminares de la AEA. Se efectuará al terminar la AEA de la actividad, obra o proyecto, en la fecha, hora y lugar previamente acordados en el Plan de AEA.

Al igual que la reunión de inicio o apertura, será presidida por el Auditor líder y tendrá dos objetivos primordiales:

Presentar los resultados de la AEA, hallazgos positivos (cumplimientos) y/o negativos (incumplimientos), así como sus evidencias;

Permitir al representante del titular o al auditado, defenderse, justificar una situación, solicitar aclaraciones o descargos.

En este punto es necesario aclarar, que el Auditor líder es el responsable de la AEA y de la elaboración del Informe de AEA, y por lo tanto, es necesario que tome en cuenta los puntos de vista del auditado (siempre y cuando existan evidencias que respalden los hallazgos). Al final de la Reunión de Cierre, el Auditor líder consignará la lista de personas presentes en dicha reunión si procede, y se solicitará la firma del Acta Preliminar de AEA. En caso de existir divergencia de criterios en cuanto a un hallazgo negativo (incumplimiento) en particular, se anotará la situación en el espacio para “Observaciones”. Debe tenerse presente que el(los) resultado(s) definitivo(s) de la AEA se consignarán en el Informe de AEA y no en el Acta, ya que en este caso es un avance preliminar.

Mayores detalles sobre esta actividad final de la visita a la instalación o empresa, se

incluyen en el “Instructivo para Reunión Final o de Clausura” (IAEA-05) y en el Formato de “Acta Preliminar de AEA” (FAEA-04).

2.5. Elaboración del Informe de AEA

Responsable: Auditor líder. El Informe de AEA es el instrumento de gestión en que se reportará, en forma definitiva, los cumplimientos e incumplimientos demostrados en la AEA, con base en las evidencias recopiladas por el equipo auditor, las cuales deberá comparar con los criterios de AEA (Normativa nacional vigente, EsIA o DA, Permiso Ambiental, IOA, Informes de Monitoreo Ambiental, Permisos otorgados por otras entidades gubernamentales, resultados de análisis) para determinar el grado de cumplimiento de las condiciones fijadas en el permiso ambiental. La preparación del Informe es responsabilidad del Auditor líder, quien contará para tales fines, con el apoyo de los miembros de su equipo.

En el Informe se debe documentar el proceso efectuado, incluyendo únicamente la

información estrictamente necesaria para fines de la AEA, de tal manera que sea breve, conciso y claro. El contenido mínimo del Informe de AEA será el siguiente:



Contenido mínimo del informe de AEA

a) Antecedentes de la actividad, obra o proyecto:

Permiso ambiental,

Modificación al permiso ambiental,

Auditoría(s) de evaluación ambiental (si procede),

Constitución de nueva fianza ambiental (si procede),

Actividades y acciones a auditar contenidas en el permiso ambiental y/o modificación al permiso;

b) Procedimiento de ejecución de la auditoria de evaluación ambiental; c) Hallazgos, así como las evidencias que los respaldan; d) Observaciones y/o reportes de cambios; e) Conclusiones; f) Anexos. Solicitud del titular (si procede), carta de designación del o los representantes

del titular, programa de manejo o adecuación ambiental, nota(s) de campo, entrevistas, acta preliminar de AEA, fotografías, análisis de laboratorio, nota de abandono de tramite (solicitud para dejar sin efecto el permiso ambiental otorgado).

El Informe debe estar fechado, revisado y firmado por los miembros del Equipo Auditor, incluyendo al Auditor líder. Será entregado a la Gerencia de CA para su revisión y aprobación. Mayores detalles y explicaciones se incluyen en el “Instructivo para Elaboración del Informe de AEA” (IAEA-06).

2.6. Revisión y Aprobación del Informe de AEA

Responsable: Gerencia de CA. Una vez recibido formalmente el Informe de AEA, la

Gerencia de CA revisará dicho Informe, con el fin de verificar que cumple con el Plan de AEA y por supuesto, con los Objetivos y Alcance de la AEA. Se aclara que si la Gerencia necesita del apoyo de su equipo para el desarrollo de esta actividad podrá solicitarlo.

En caso de determinarse que no se ha cumplido con lo planificado, o que existan dudas

sobre el contenido del Informe, se podrán solicitar ajustes o ampliaciones, informándole directamente al Auditor líder, quien es el coordinador del equipo auditor. Una vez que se haya subsanado cualquier deficiencia, se procederá a la aprobación del Informe de parte de la Gerencia de CA. Este documento, servirá de insumo para la elaboración, por parte de los Técnicos Jurídicos, de la resolución de resultados de AEA, dirigida oficialmente por el MARN al auditado.



IV. PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

1. ACTIVIDADES DE LA ETAPA DE SEGUIMIENTO

Antes de estudiar este procedimiento, refiérase a los procedimientos PAEA-01 (Procedimiento General para AEA) y PAEA-03 (Procedimiento para Ejecución de la AEA). El “seguimiento” se refiere a las actividades que deberán efectuar conjuntamente: el titular de la actividad, obra o proyecto al que fue ejecutada una AEA en la que resultaron hallazgos positivos y/o negativos, y la Gerencia de CA en calidad de responsable del proceso de Auditoría de Evaluación Ambiental. El flujograma siguiente esquematiza las actividades del Seguimiento de la AEA:


2.1. Aviso al titular del resultado de AEA

Responsable: Técnicos Jurídicos. Con base al informe de AEA aprobado por la Gerencia de CA, los Técnicos Jurídicos analizarán los mismos desde la perspectiva legal. Como consecuencia, procede a emitir su Resolución de resultados de AEA, en la cual, hace del

AVISO AL TITULAR DEL RESULTADO DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

PREPARACION Y REMISION AL MARN DEL PMAA O PAAA

REVISION Y APROBACION DEL PMAA O PAAA

AVISO AL TITULAR DE LA APROBACION O NO DEL PMAA O PAAA



conocimiento del titular los cumplimientos y/o incumplimientos determinados en la AEA, y establece un plazo máximo de 30 días hábiles, para que el auditado, proceda a remitir a la Gerencia de CA del MARN su propuesta de Programa de Manejo Ambiental Ajustado (PMAA) o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado (PAAA) según sea el caso.

2.2. Preparación y remisión al MARN del Programa de Manejo Ambiental

Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado

Responsable: Auditado (titular). Una vez recibida la Resolución de resultados de AEA emitida por el MARN, el titular deberá presentar a la Gerencia de CA, dentro del plazo máximo establecido de 30 días hábiles, su propuesta de Programa de Manejo Ambiental Ajustado, o en su defecto, de su Programa de Adecuación Ambiental Ajustado (dependiendo de la vía mediante la cual fue otorgado el Permiso Ambiental correspondiente: Estudio de Impacto Ambiental o Diagnóstico Ambiental).

El Programa Ambiental Ajustado se basará en el PMA o en el PAA originalmente

aprobado por el Ministerio, y deberá cumplir con los mismos requisitos, establecidos en el Manual de Procedimientos de Evaluación de Impacto Ambiental. Su nombre “Ajustado” se ha propuesto para dejar claro que se trata de un ajuste del Programa originalmente aprobado por el MARN en el Estudio de Impacto Ambiental o Diagnóstico Ambiental correspondiente, para adecuarlo a las condiciones reales y/o actuales.

Para su elaboración, el titular decidirá si contrata a prestadores de servicios ambientales

o lo hace con personal propio de su empresa. Sin embargo, debe tener presente que una vez aprobado el Programa por el Ministerio, su cumplimiento será obligatorio. Contenido mínimo del Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado:

Las medidas ambientales (prevención, mitigación o compensación, en ese orden prioritario) propuestas para resolver cada uno de los incumplimientos determinados en la AEA.

Las metas (plazos y fechas de cumplimiento) y los indicadores ambientales (de desempeño ambiental) propuestos para el control y seguimiento interno de dichas medidas ambientales.

El programa de monitoreo (medición de los indicadores de desempeño, frecuencias, puntos de muestro o medición, interpretación de resultados) para dar seguimiento a las medidas ambientales establecidas en el Programa.

El responsable de la ejecución de cada medida y de su seguimiento (monitoreo), incluyendo el manejo y archivo de los registros correspondientes.

El costo de las medidas ambientales propuestas, para efectos de fijación de la fianza ambiental, en caso que corresponda.



2.3. Revisión y Aprobación: Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado

Responsable: Gerencia de CA. Una vez que la Gerencia recibe la propuesta del PMAA o PAAA, procederá a su revisión y aprobación en conjunto con el equipo auditor responsable. Dependiendo de la naturaleza, complejidad y/o cambios significativos de las medidas ambientales propuestas, la Gerencia de CA podrá solicitar el apoyo técnico correspondiente (revisión, análisis, visto bueno) a la Gerencia de Evaluación Ambiental.

De esta forma, la versión final aprobada por la Gerencia de CA consistirá, en la misma

propuesta originalmente presentada por el titular, con cambios potenciales en cuanto a los plazos y medidas de cumplimiento. La versión final del Programa se denominará: “Programa de Manejo Ambiental Ajustado” O “Programa de Adecuación Ambiental Ajustado”, y será el que deberá cumplir el auditado para responder y cumplir con los hallazgos negativos encontrados en la AEA. Este programa ajustado deberá de ser dinámico, es decir, sujeto a cambios dependiendo del desarrollo de la actividad, obra o proyecto.

2.4. Aviso al titular de la aprobación o no del PMAA o PAAA

Responsable: Técnicos Jurídicos. Con base al PMAA o PAAA, revisado y aprobado por la

Gerencia de CA, los Técnicos Jurídicos emitirán una resolución correspondiente a la aprobación o no aprobación del PMAA o PAAA. En donde, si la Resolución es de aprobación del PMAA o PAAA, se hará del conocimiento al titular de las nuevas medidas ambientales y de cumplimiento obligatorio para su actividad, obra o proyecto. Asimismo, se hará del conocimiento del titular si la Resolución indica que el PMAA o PAAA no fue aprobado, no obstante, para este caso el técnico jurídico elaborará Oficio solicitando al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. (Ver Instructivo de actuaciones previas y otros procedimientos establecidos en la LMA).



V. INSTRUCTIVO PARA EL PROGRAMA DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL Y BASE DE DATOS

1. INTRODUCCION

Se presenta a continuación el Instructivo para la implementación del Programa de Auditoría de Evaluación Ambiental y Base de Datos de la Gerencia de CA, el cual señala las recomendaciones para el ordenamiento de las AEA y para el manejo integral de datos del sistema.

El Programa de AEA se refiere al conjunto de auditorías que deben ser planificadas por la

Gerencia de CA del MARN para un período de tiempo determinado, dirigidas hacia un propósito específico. Para tales fines, la Gerencia deberá elaborar un calendario de realización de AEA.

Se recomienda planificar las AEA para cada año calendario. La programación puede

efectuarse a final de cada año, de tal manera que se culmine el año con su aprobación oficial. La programación debe ser flexible, es decir, que se puedan hacer ajustes durante el año, sobre todo para tomar previsiones sobre casos especiales que resultan de la misma aplicación de las auditorías. El propósito del Programa de AEA se deriva de la aplicación del artículo 27 de la Ley del Medio Ambiente y por lo tanto, la AEA se realizará para asegurar el cumplimiento, por parte del titular de una actividad, obra o proyecto, de las condiciones (Medidas Ambientales y Medidas Ambientales de Cumplimiento Obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente.

Sin embargo, tomando en cuenta el costo y procedimientos inmersos en las

realizaciones de AEA, por parte de prestadores de servicios ambientales certificados, se recomienda su aplicación enfáticamente a aquellas actividades, obras o proyectos de naturaleza especial, según los criterios incluidos a continuación. Para el resto de actividades, obras o proyectos es posible realizar el control y seguimiento a través de AEA realizadas, con personal del Ministerio.

2. ACTIVIDADES SUJETAS A AEA

Con el fin de racionalizar el impacto económico, y el apoyo logístico y administrativo que acompañará cada AEA por parte del MARN, se propone aplicarlas especialmente a:

a) Aquellas actividades, obras o proyectos que coinciden con la categorización correspondiente a B2 (Moderada/Alta Significancia Ambiental);

b) Actividades, obras o proyectos que manejen, produzcan, o generen sustancias o residuos peligrosos;



c) Actividades ubicadas en Áreas Protegidas o sus colindantes inmediatas; d) Actividades que importen equipo, procesos o sistemas, y materiales que utilicen energía

atómica, cobalto u otro material radioactivo; e) Actividades de grandes obras de infraestructura (energía, comunicaciones, transporte,

aprovechamiento de recursos hídricos y saneamiento de áreas extensas).

3. NÚMERO Y FRECUENCIA DE LAS AEA

El número total de AEA a ser programadas por la Gerencia de CA dependerá:

a) Del número de actividades, obras o proyectos, sujetas a seguimiento de rutina (oficio) a través de esta herramienta de control ambiental. Con base en los criterios de selección anteriormente expuestos, la Gerencia de CA, deberá efectuar un inventario de actividades, obras o proyectos potencialmente auditables;

b) Del número y fechas de vencimiento de las fianzas ambientales establecidas por el Ministerio para efectos del seguimiento al permiso ambiental de ubicación, construcción, y Funcionamiento;

c) De la capacidad instalada de la Gerencia de CA en cuanto a recurso humano, responsables de AEA, de la determinación del Alcance de la AEA, Plan de AEA, revisión y aprobación del Informe de AEA y de las actividades para el Seguimiento de la AEA – Ver procedimientos correspondientes;

d) Del período utilizado para la programación; e) De las solicitudes remitidas por el Titular de la actividad, obra o proyecto, para

realización de AEA correspondiente. Por otro lado, la frecuencia (espaciamiento temporal entre una AEA y la siguiente,

aplicada a la misma actividad, obra o proyecto) de la AEA dependerá de dos variables fundamentales:

a) La escala y significancia ambiental de los impactos generados por la actividad, obra o proyecto, acorde con los criterios establecidos anteriormente, y

b) Los resultados de desempeño ambiental, particularmente el historial de cumplimiento, derivado de las AEA específicas aplicadas. Por ejemplo, una actividad de alta significancia ambiental, a la cual se ha programado preliminarmente una frecuencia semestral, podría ampliarse la frecuencia en forma anual (o mayor), en caso de demostrarse en los Informes de AEA, un adecuado cumplimiento y una gestión ambiental sostenible. Esta última variable no será considerada al principio (durante el primer año de

programación), sino hasta que la Gerencia de CA cuente con al menos 2 Informes de AEA para una misma actividad, obra o proyecto. Se recomienda utilizar una frecuencia SEMESTRAL para las AEA aplicadas a las actividades de alta significancia ambiental. Para



actividades de menor significancia ambiental, que por alguna razón sea requerida la programación de AEA, se puede efectuar cada AÑO. Por el contrario, aquellas actividades que por su altísima significancia y por lo resultados (negativos) obtenidos en la primera AEA, podría establecerse una frecuencia de 3 meses.

4. REVISIÓN DE LA PROGRAMACION DE AEA

La programación de las Auditorías de Evaluación Ambiental, así como la revisión anual

del Programa, será responsabilidad directa de la Gerencia de CA, quien para tales fines, contará con un Sistema Informático de AEA y con recurso humano de apoyo, lo anterior es imprescindible para realizar con mayor eficiencia y orden esta actividad. El programa efectuado para el primer año, será revisado al final de mismo con el fin de comprobar el nivel de cumplimiento de los objetivos del Ministerio, las razones por las que se incumplió o superó la programación, los problemas encontrados y posibles soluciones. Para esta revisión, también se tomará en cuenta la evolución que las actividades, obras o proyectos auditados, hayan mostrado como resultado de las Auditorías de Evaluación Ambiental (por ejemplo: mejoría detectada en su gestión). Un tema fundamental que será objeto de la revisión, será confirmar que existen y han sido adecuadamente archivados y respaldados, los registros que resultan de la AEA (punto 5).

Para el caso de las AEA planificadas y ejecutadas con auditores del Ministerio, se deberá

evaluar los resultados de desempeño de los diferentes equipos auditores, así como de los auditores que fueron designados por la Gerencia como líderes. Esta información servirá a la Gerencia de CA para la programación de las CA del siguiente año calendario.

5. BASE DE DATOS

La Gerencia de CA deberá conservar todos los registros derivados de la programación, planificación, ejecución y seguimiento de las Auditorías de Evaluación Ambiental, tanto a nivel de papel, como electrónico (base de datos). Como mínimo, se recomienda contar con expedientes debidamente ordenados y ajustados, así como las correspondientes bases de datos sobre:

5.1. Registros de la Programación de AEA:

Listado de actividades, obras o proyectos auditables,

Listado de fianzas ambientales vigentes y fechas de caducidad,

Listado de AEA programadas y ejecutadas para un año calendario,

Equipos auditores responsables de ejecución de las AEA.



5.2. Registros de la Planificación de AEA:

Oficios de realización de AEA,

Aprobación de equipos auditores del MARN o Prestadores de Servicios Ambientales Certificados,

Planes de AEA.

5.3. Registros de la Ejecución de la AEA:

Actas Preliminares de AEA,

Informe de AEA: Hallazgos y evidencias.

5.4. Registros para Seguimiento de AEA:

Resolución de Resultados de las AEA, documento legal,

Resolución que indica la aprobación o no de los Programas de Manejo Ambientales Ajustados (PMAA o PAAA), documento legal.

Para la elaboración de las bases de datos, se deberá tomar en cuenta la necesidad de

sistematizar la alimentación y manejo de datos, así como de su actualización. Aunque este tema no está contemplado en el alcance de la consultoría, se recomienda que los especialistas en Sistemas de Información del MARN estudien previamente los diferentes instrumentos (procedimientos, instructivos) del proceso de AEA, con el fin de establecer los criterios de diseño, operación y mantenimiento del sistema de base de datos.



VI. INSTRUCTIVO PARA PROCEDIMIENTO DE REUNIÓN DE INICIO O DE APERTURA

Según se explicó en el Procedimiento para Ejecución de la AEA (PAEA-03), la reunión de

inicio o apertura es un acto protocolario fundamental, ya que en él, se harán las presentaciones formales de los participantes en la AEA, se confirmará el alcance de la AEA y se tomarán decisiones importantes, previo al inicio de recopilación de evidencias. El Auditor Líder será el responsable de conducir o dirigir esta reunión y para ello, se basará en la siguiente lista de verificación, acompañada de las instrucciones específicas para cada punto a ser abordado en esta reunión inicial:

1. LISTA DE CHEQUEO E INSTRUCCIONES – REUNIÓN DE INICIO O APERTURA

Cuadro No. 1.

ACTIVIDAD INSTRUCCIONES

Objetivo de la AEA Saludo a todos los presentes y explicación del objetivo general de la AEA acorde con el marco legal vigente.

Presentaciones Explicación ante los presentes del papel y responsabilidad del auditor líder, quien fungirá como auditor y al mismo tiempo, estará a cargo de la coordinación de la AEA. Hace las presentaciones formales de cada uno de los miembros del equipo auditor y da apertura para las presentaciones del resto de participantes: titular, representante del titular, personal de contrapartida, etc.

Alcance – Plan de AEA Explicación del alcance aprobado por la Gerencia de CA y lectura del Plan de AEA, con el fin de evacuar dudas iniciales y si fuera pertinente, hacer ajustes. Confirmación de los lugares de trabajo, facilidades y apoyo logístico. Se verifica que el auditado (titular) y su representante, han comprendido el alcance y el Plan de AEA.

Metodología de trabajo Explicación general de la metodología de trabajo del equipo auditor, con énfasis en las actividades a efectuar para la recopilación de evidencias de auditoría.

Canales de comunicación Confirmar las personas y autoridad para efectos de la comunicación de hallazgos de la AEA, así como el personal de contrapartida que acompañará a cada auditor.

Requisitos de seguridad Confirmar los requisitos de seguridad personal establecidos



ACTIVIDAD INSTRUCCIONES

por la actividad, obra o proyecto a ser auditada, especialmente durante el recorrido de instalaciones.

Confirmación de tiempos y reunión de clausura

Confirmación de la agenda de trabajo en función de los tiempos establecidos para cada actividad, así como la hora exacta y lugar para la reunión de clausura.

Evacuación de dudas Evacuación de cualquier duda que exista, por parte de los participantes en la AEA.

Registro de participantes Se registrará los participantes de la reunión, su nombre completo, DUI y papel dentro de la AEA – Ver a continuación Formato de Registro de Participantes.

Fin de reunión Agradecimiento e inicio de la recolección de evidencias.

2. FORMATO DE REGISTRO DE PARTICIPANTES REUNIÓN DE APERTURA

Cuadro No. 2.

Código de la AEA Número de identificación de la AEA

Actividad, obra o proyecto Nombre de la actividad, obra o proyecto según permiso ambiental

Fecha/hora Día/Mes/Año y hora en que se realizó la reunión de apertura

Lugar de la reunión Dirección de la actividad, obra o proyecto/lugar dentro de la misma donde se realizó la reunión de apertura

Equipo auditor

Nombre(s) completo(s)

Auditor líder Nombre completo

Titular Nombre completo según permiso ambiental

Representante(s) del titular Nombre(s) completo(s) según permiso ambiental

Otros participantes Nombre(s) completo(s)



VII. INSTRUCTIVO PARA PROCESO DE IDENTIFICACIÓN DE HALLAZGOS Y RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS

1. INTRODUCCION

Las “evidencias de AEA” se refieren a los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para demostrar el cumplimiento o no, de las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente.

Por lo tanto, sólo la información verificable puede constituir evidencia para fines de la

AEA, y para ello, el auditor cuenta con tres fuentes potenciales de recolección:

Revisión de documentos

Recorrido de instalaciones

Entrevista

Es importante tener presente, que la recopilación de comprobantes obedece a un procedimiento de “muestreo” y por lo tanto, la aplicación de técnicas apropiadas, ya sea mediante selección aleatoria o por conveniencia, debe ser apropiada a las circunstancias con el fin de optimizar la representatividad de dichas muestras con respecto de la población.

De lo anterior se desprende, que la AEA, aún y cuando sea planificada y ejecutada

siguiendo los más sanos protocolos en la materia, está acompañada de cierto grado de incertidumbre, dado que la validez de los hallazgos y conclusiones, dependerá de la representatividad del muestreo efectuado. Además se debe indicar, que para efectos de la recopilación de información, el equipo auditor utilizará documentos de trabajo, tal es el caso del Plan de AEA, listas de chequeo, y notas de campo.

La “nota de campo” se refiere a las hojas en las que el auditor anota sus registros, y se

constituye en un documento básico para el trabajo durante la visita a las instalaciones de la actividad, obra o proyecto, así como también, durante la elaboración del Informe de AEA. Tendrá un formato establecido por la Gerencia de CA, en que se indican los datos generales de la AEA y se cuenta con espacio para anotaciones del auditor. Ver formato propuesto para “Nota de Campo de AEA” (FAEA-05).

2. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y/O COMPROBANTES

2.1. Revisión de documentos

Es recomendable iniciar la etapa de recolección de evidencias mediante la revisión de documentos, en nuestro caso, la resolución de Permiso Ambiental correspondiente y sus



condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas por el Ministerio, el Estudio Ambiental (EsIA) o Diagnóstico Ambiental (DA) y su correspondiente Programa Ambiental aprobado (PMA o PAA), así como el Programa Ambiental que está siendo ejecutado por el titular (no siempre el Programa Ambiental aprobado por el Ministerio es el mismo que está siendo implementado), así como los diferentes registros que se derivan de la gestión anteriormente citada, tendientes a demostrar el cumplimiento, por parte del titular, de las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas.

Al revisar la documentación y registros, se deberá confirmar que estos son continuos,

consistentes, completados adecuadamente, y debidamente firmados y fechados, según corresponda. Durante la revisión, es posible que el auditor solicite al personal de enlace aclaraciones, o incluso, decida programar una pequeña entrevista con personal clave para aclarar alguna situación. Además, el auditor irá anotando observaciones, identificando evidencias y reportando los hallazgos en las Notas de Campo. De considerarlo estrictamente necesario, el auditor podrá solicitar copia de algunos documentos o registros, que puedan servir como evidencia, o en su defecto, anotará los datos pertinentes de tal manera que sea trazable y verificable, en la Nota de Campo (FAEA-05).

Una vez que se ha analizado la documentación y registros, por ejemplo los resultados de

monitoreo interno o de laboratorios externos, derivados de la implementación del Programa de Manejo Ambiental o Programa de Adecuación Ambiental, se procederá al recorrido de las instalaciones. Previo al inicio del recorrido de instalaciones, el auditor deberá solicitar el flujograma del proceso u otra información pertinente, tal es el caso de un plano de las instalaciones, sistema de drenajes internos y externos, plano de la propiedad total, balances de agua, ubicación de los puntos de generación de desechos contaminantes y emisiones atmosféricas, y otros documentos, que le permitan ubicarse desde el punto de vista espacial y geográfico, y planificar adecuadamente la ruta del recorrido de sitio.

2.2. Recorrido de instalaciones

El recorrido de las instalaciones tiene por objeto recolectar información que permita:

Conocer el sitio y su entorno,

Caracterizar las instalaciones y actividades que se desarrollan dentro de él y;

Obtener evidencia que permita corroborar los hallazgos de la AEA.

El éxito de este recorrido es, en parte, producto de la información colectada durante la elaboración del Plan de AEA, así como de la retroalimentación generada durante la reunión de inicio o de apertura de la AEA. Idealmente, los miembros del equipo auditor debieran estar familiarizados con los tipos de instalaciones y actividades a observar y con la legislación



aplicable a la misma, de manera tal que, el recorrido permita completar y mejorar el entendimiento de la instalación.

Como mínimo, uno de los auditores debería conocer los procesos y actividades típicas de

la actividad sujeta a la AEA y en caso que ninguno de ellos los conozca, se puede incorporar dentro del equipo a un “experto técnico” (prestador de servicios ambientales debidamente certificado e inscrito en el Registro del MARN, previa verificación que no exista conflicto de intereses).

El recorrido por las instalaciones es uno de los componentes críticos de la AEA. Por

cuestiones de tiempo, cada auditor deberá de enfocarse en el recorrido de su componente a observar, tal y como ha sido previsto en el Plan de AEA. Es recomendable que durante el recorrido los auditores se detengan en varios puntos a lo largo de él y documenten activamente sus hallazgos y observaciones, no esperando llegar a una oficina para registrar sus notas. El recorrido es el momento apropiado para tomar fotografías o realizar otros registros audiovisuales, en caso que haya sido autorizado por el titular (auditado).

Usualmente, los recorridos de las instalaciones de las actividades, obras o proyectos se

realizan de manera sistemática recorriendo el entorno y siguiendo la secuencia de los procesos o actividades que en ellos ocurren incluyendo el manejo de insumos, productos y residuos. Es importante, que los registros respecto de observaciones de efectos sobre el ambiente y de los hallazgos sean lo más objetivos posible sin incluir opiniones subjetivas. Para cualquier hallazgo la información que debe ser registrada al respecto usualmente considera responder las siguientes preguntas:

¿Cuál es la observación física hecha en el sitio (derrame, descarga, fuga, otros)?

¿Cuál es la evidencia de la naturaleza y magnitud de lo observado?

¿Cuándo ocurrió?

¿Cómo ocurrió?

¿Quién es o era responsable de reportarlo?

¿Ha habido alguna acción correctiva y cuál fue el resultado?

¿Quién es/fue responsable de la acción correctiva?

A efecto de realizar una observación exitosa, se establecen las siguientes sugerencias:

Con la ayuda de los Procedimientos y Notas de campo, se buscan evidencias sobre el cumplimiento de lo establecido en el Plan de AEA.

La recopilación de información más confiable es la observación, o sea el examen físico de la evidencia.

El uso de fotografías documenta con mayor detalle los hallazgos (en caso que sea permitida por el auditado).

El éxito de la técnica de observación depende de la experiencia del auditor



Como complemento a la observación, cuando procede, se realizan pruebas y/o análisis de muestras.

2.3. Entrevistas

Durante la elaboración del Plan de AEA, el auditor líder habrá identificado ciertos puestos “clave” de la actividad, obra o proyecto sujeto a la auditoría, que requerirán una entrevista con la persona responsable. Estas entrevistas son programadas con antelación y formarán parte del Plan de AEA aprobado por la Gerencia de CA y obviamente, serán de conocimiento previo del titular a través de su representante. Sin embargo, también es posible (y recomendable) efectuar entrevistas adicionales, que puedan determinarse a partir de la reunión de inicio o apertura, relacionadas con cargos y personas apropiadas y vinculadas a los temas ambientales objetos de la AEA, que no fueron previamente identificados en el Plan de AEA.

Las entrevistas de AEA consisten en plantear una serie de preguntas, de manera formal o informal, al personal seleccionado que labora en las instalaciones de la actividad, obra o proyecto. Para un máximo provecho, se debe considerar: el grado de conocimiento que tiene el entrevistado sobre el tópico tratado, la objetividad del empleado cuestionado y la lógica de la respuesta obtenida. Dado que este tema es muy específico, y con el fin de contar con suficiente información detallada sobre la manera correcta de utilizar este recurso de AEA, se ilustra a continuación una guía con recomendaciones que debe de tomar en cuenta el equipo auditor para las entrevistas: “La entrevista es una de las herramientas más útiles del auditor para reunir información. Puede ser un simple intercambio de información o una completa, pormenorizada y planificada serie de interrogatorios. Las técnicas de entrevistas han sido mejoradas durante siglos pero los fundamentos permanecen.

a) Consideraciones iniciales

Revise la información de apoyo; organice el tipo de información que está buscando; planee las preguntas que va a realizar y cómo las va a realizar; establezca la hora y el lugar de la entrevista; y asegúrese de la seguridad y comodidad del sujeto durante la entrevista.

b) Presentación e identificación

Preséntese y diga el motivo de la entrevista. Esto es esencial para establecer una confiada y honesta empatía con el sujeto. Al mismo tiempo, debe dejar a los sujetos identificarse y obtener toda la información personal necesaria.

c) Establezca una empatía

Sea abierto y amistoso. Cuando comience la entrevista sonría, estreche manos, preséntese y brevemente explique por qué está realizando la entrevista. Explique el tipo de



información que quiere obtener. Determine el estado de ánimo y gane la confianza del sujeto en que usted está interesado por encontrar la verdad. Explique que está realizando una AEA para verificar el cumplimiento de las condiciones (Medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental (o que usted quiere entender un evento o proceso, etc.) y que usted valora y respeta lo que el sujeto pueda tener para ofrecer.

La forma en que hace una pregunta es muchas veces más importante que la pregunta misma. Por lo tanto, es importante planear su línea de interrogatorio, hacer que el sujeto esté tan cómodo como sea posible y escuchar atentamente sus respuestas.

No existen límites para las técnicas que usted puede emplear al interrogar a un sujeto: Debe adaptarse al ambiente, circunstancias y personalidades involucradas. Puede utilizar la llamada “narrativa libre” y simplemente pedirle al sujeto que le diga lo que sabe y luego sentarse y escuchar con solo comentarios o preguntas ocasionales para completar información vital a medida que vaya siendo revelada.

El método más común para realizar una entrevista es dirigir el diálogo con una serie de preguntas bien planificadas, que a veces van desde información general hasta preguntas sobre detalles específicos. Las siguientes son algunas recomendaciones que debe tomar en cuenta cuando realice una entrevista:

Planifique su entrevista. ¿Qué quiere obtener de este sujeto? ¿Cuáles serán los temas más importantes sobre los que preguntará y en qué orden?

Evite preguntas que pueden ser respondidas con un simple sí o no.

Mantenga sus preguntas claras y comprensibles, haciendo una pregunta a la vez y evitando preguntas compuestas.

Mantenga el control pero hágalo sutilmente.

Haga preguntas de confirmación para verificar las afirmaciones (¿Por qué dice eso? ¿Cómo sabe eso?).

Repita o replantee la información para obtener nueva información y para verificar que tiene la información precisa y completa.

Evalúe si las respuestas son completas y confiables. Si siente que el sujeto está evadiendo la respuesta, puede que necesite retomar el tema desde una nueva dirección o trabajar más la empatía con el sujeto.

Comience por anotar el nombre del sujeto, posición, deberes de trabajo, y otra información personal.

Escuche cuidadosamente. Esto permite lograr muchas cosas. Escuchar permite mantener la empatía. Nadie quiere hablar abiertamente con alguien que no está poniendo atención. Escuchar atentamente asegura que usted no va a perder información y le permitirá usar la información para ir ajustando sus preguntas y mantener el control.



Use simples confirmaciones y pausas para motivar al sujeto a continuar su narrativa. Es un fenómeno social que la gente se sienta motivada a llenar los espacios vacíos en las conversaciones cuando hay periodos de silencio. Es muy útil a veces útil simplemente confirmar lo que ya han dicho y esperar por más información. Deje que el silencio se alargue y mire al sujeto como si estuviera esperando más información. “Ah jah”. Seguida por un silencio. O bien “sí ¿y entonces qué?” Seguida por silencio, generalmente motivará al sujeto a llenar el silencio con más información.

Evite comentarios negativos o acusadores.

Evite mostrarse todopoderoso o utilizar palabras autoritarias. La intimidación es ocasionalmente un método usado cuando el sujeto está siendo interrogado (una entrevista en contra de la voluntad del sujeto) para dar información que no quiere revelar. Por tanto, el interrogatorio intimidante es más aplicable a situaciones de custodia criminal.

Muestre preocupación por la comodidad y la situación del sujeto. Enfatice que comprende la dificultad que el sujeto pueda tener para revelar la información, pero que la información probablemente será revelada por otros medios y que será mucho más valioso el escuchar la verdad de boca del sujeto.

Comience con temas no amenazantes como información general de soporte. Por ejemplo: “¿Qué hace usted aquí en Desechos Acme? Ah, entonces usted sabe cómo son manejados los desechos en la planta, ¿no es cierto? De aquí puede proceder a hacer preguntas más específicas y el sujeto sabrá que usted sabe que él tiene el conocimiento.

Estas son palabras clave para tomar en cuenta al manifestar su profesionalismo en la realización de una entrevista: simpatía, atención, paciencia, acuciosidad y especialmente justicia.

Concluya su entrevista resumiendo y verificando la información importante que usted anotó. Pida y provea oportunidades para información adicional y/o aclaraciones. Al cerrar su entrevista, manifieste su apreciación por el tiempo y esfuerzo y restablezca la empatía. Proporcióneles una forma de contactarlo si recuerdan algo más o desean aportar más información.

El error más común al documentar una entrevista es fallar al anotar la información más importante. Como mínima, esta información debe ser registrada:

• ¿Con quiénes conversó? • ¿Qué les preguntó? • ¿Qué le dijeron?

Un error común es hacer la pregunta con la respuesta incluida. El sujeto generalmente estará de acuerdo con la respuesta que usted le dio a la pregunta. He aquí algunos ejemplos:

P: “Usted no tiene materiales tóxicos por aquí, ¿verdad?” R: “No señor.”



P: “No hay barriles enterrados en su propiedad, ¿verdad?” R: “No lo creo.” P: “Usted tiene todos los registros necesarios, ¿no es cierto?” R: “Seguro.” P: “Su plan de prevención, control y medidas para derrames de petróleo está ajustado ¿verdad?” R: “Sí” Las siguientes preguntas indagan sobre la misma información pero van a estimular al

sujeto para proveer más información:

“¿Cuáles químicos maneja?” “¿Sabe si existe algo enterrado en la propiedad?” “¿Dónde mantiene los registros de_______?” “¿Tiene usted un plan de prevención, control y medidas para derrames de petróleo? Las últimas dos preguntas requieren de seguimiento. Usted debe verificar las

afirmaciones importantes hechas por el personal de las instalaciones. Una declaración de que algo existe no es lo mismo que verificarlo con la vista o con mediciones.

d) Cuando callarse y escuchar

La experiencia enseña cuando entretener al sujeto con detalles y cuando dejarlo que continúe. Hay unas cuantas guías clave para recordar cuando entreviste a alguien por primera vez. Ellas son:

• Planifique sus objetivos y la secuencia de preguntas por adelantado. • Establezca una empatía (sea amistoso, atento y concentrado), es un asunto de

experiencia. • No haga énfasis en su toma de apuntes. • Dé a la gente tiempo para contestar y escuchar. • No haga promesas de confidencialidad o protección que no pueda mantener. • Trate de tener privacidad en la entrevista. • Obtenga el nombre, posición y cómo puede ponerse en contacto con el sujeto en el

futuro. • Dé su nombre, posición y cómo puede el sujeto ponerse en contacto con usted en el

futuro. • Los términos de aplicación y cumplimiento no deben ser mencionados. Enfatice el que

usted solo trata de obtener la verdad. • Evite las preguntas sugestivas. • Evite las negaciones dobles y otras frases complejas. • Evite los temas múltiples en sus preguntas.



A continuación, una línea de interrogatorio que va de lo general a lo particular: P: “¿Para quién trabaja?” R: “Contaminadores Acme.” P: “¿Hace cuánto trabaja para ellos?” R: “Aproximadamente seis años.” P: “¿Y qué hace ahí?” R: “Yo abro los seguros de los barriles de la corporación Mega Química. Luego los vacío.” P: “Luego de que vacía los barriles, ¿qué hace con el contenido?” R: “Lo paso a un camión cisterna.” P: “¿Y entonces qué pasa?” R: “El camión se lo llevan al relleno.” P: “¿Cuál relleno es ese?” R: “Más que todo al relleno del condado.” P: “Y ¿A algún otro lugar?” R: “Al viejo tajo cerca de la torre de agua.” P: “¿Qué hay en esos barriles?” R: “Generalmente solventes como tricloruro que la Mega Corporación recoge de las imprentas.” P: “¿Hay etiquetas en los barriles?” R: “Algunas veces.” P: “¿Ah ja?” (Nota: A veces una simple afirmación seguida de un silencio, estimula al sujeto a ofrecer más información de lo que lo haría otra pregunta.) R: “Tienen etiquetas de Desechos Peligrosos del Departamento de Transportes y a veces tienen etiquetas de la compañía que dicen cuál es el contenido y cómo deshacerse de él.”



VIII. INSTRUCTIVO PARA EVALUACIÓN DE EVIDENCIAS Y HALLAZGOS

1. CRITERIOS DE AUDITORIA DE EVALUACION AMBIENTAL

El “Criterio de Auditoría” es la referencia utilizada por el Auditor de Evaluación Ambiental para comparar las evidencias de la AEA y establecer sus hallazgos; determinando el grado de cumplimiento de las medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio aprobadas por el MARN en el Permiso Ambiental correspondiente.

Al escoger criterios es esencial que el Auditor de Evaluación Ambiental aplique su juicio

profesional respecto a lo apropiado de los mismos, en relación con su aplicación en la actividad, obra o proyecto auditada. Para ello, el Auditor deberá investigar y consultar las posibles fuentes de criterios; tomando en consideración preliminar las siguientes:

Normativa nacional vigente. Revise la normativa relacionada a la actividad, obra o proyecto a auditar; poniendo especial atención en aquellas normas que tengan relación con las medidas ambientales y/o medidas de cumplimiento obligatorio establecidas en el Permiso Ambiental correspondiente.

Estudio de impacto ambiental o diagnóstico ambiental. Considere la descripción y planos de la actividad, obra o proyecto; y la descripción de las medidas ambientales. Lo anterior aportará al conocimiento que usted como Auditor debe tener para el desarrollo de una AEA.

Permiso ambiental. Revise y considere todas las condiciones de cumplimiento fijadas en el mismo, lo cual incluye el Programa de Manejo Ambiental o Programa de Adecuación Ambiental, con sus respectivos Programas de Monitoreo y Cronogramas de ejecución.

Informes operacionales anuales. Puede tomar en cuenta los datos que tengan relación con las medidas ambientales y/o medidas de cumplimiento obligatorio en el desarrollo de la AEA.

Informes de monitoreo ambiental. Revise y considere los registros, reportes y documentación en general, proporcionada por el Titular de la actividad, obra o proyecto.

Permisos otorgados por otras entidades gubernamentales. Este criterio se refiere únicamente a aquellos permisos o factibilidades que tienen relación con las medidas



ambientales y/o medidas de cumplimiento obligatorio fijadas en el Permiso Ambiental. Es importante que usted como Auditor no audite las condiciones fijadas en otros permisos que no sea el ambiental, debe respetar la competencia de las Instituciones Gubernamentales involucradas en cada una de las actividades, obras o proyectos a auditar.

Ejemplo: Si en la resolución de Permiso Ambiental hace referencia a que el Titular

deberá contar con el permiso de tala, usted como Auditor debe verificar que tenga dicho permiso, sin embargo usted no debe auditar, ni dictaminar sobre el mismo.

Resultado de análisis de agua potable, aguas residuales, emisiones, entre otros. Revisar los resultados de cada uno de los parámetros analizados en relación a los valores máximos permitidos según normativa.

Gran parte de esta información puede encontrarse disponible en los archivos existentes

tanto en el MARN como de parte del Titular de la actividad, obra o proyecto. Los integrantes del equipo auditor deberán por consiguiente, familiarizarse con dichos archivos. Es importante mencionar también que los archivos de Auditorías de Evaluación Ambiental realizadas con anterioridad -en el caso que aplique- suministran datos importantes al proceso.

2. EVIDENCIA DE AUDITORÍA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

La “evidencia de AEA” se refiere a los registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para demostrar el cumplimiento o no, de las condiciones (Medidas ambientales y medidas ambientales de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente. Se deberá obtener evidencia suficiente, competente y pertinente para documentar y demostrar los hallazgos de la AEA, y sustentar las conclusiones del equipo auditor. Las evidencias pueden ser:

Físicas: cuando se obtiene mediante recorrido de instalaciones u observación directa;

Documentada: proviene de la información proporcionada por el Titular de la actividad, obra o proyecto;

Testimonial: que constituye las declaraciones recibidas en respuesta a una entrevista. Todas las herramientas utilizadas deben permitir la obtención de evidencias confiables,

suficientes y verificables; demostrando la relevancia de los criterios identificados previamente.



3. HALLAZGO

Según se ha establecido en el Procedimiento para Ejecución de AEA, los hallazgos de auditoría resultan de la comparación de las evidencias recabadas, contra las condiciones fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, y como resultado puede obtenerse:

• Hallazgo positivo (cumplimiento ambiental) • Hallazgo negativo (incumplimiento ambiental)

En el primer caso, la evidencia confirma que el titular (auditado) está cumpliendo con los requisitos (condiciones, compromisos) establecidos por el MARN en el Permiso Ambiental correspondiente y por lo tanto, el Informe de AEA conducirá a una observación favorable.

En el segundo caso (hallazgo negativo), se demuestra con base en evidencia de auditoría, que se está incumpliendo las condiciones (medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso y por lo tanto, el Informe de AEA conducirá a un resultado desfavorable; además, para este caso el Ministerio en proceso administrativo paralelo al proceso de AEA puede establecer al auditado una sanción o medida preventiva, según corresponda.

Debe quedar claro, entonces, que el papel del equipo auditor consiste en verificar el grado de cumplimiento de las condiciones (medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio) fijadas en el Permiso Ambiental correspondiente, para ello deberá recopilar en forma imparcial, sistemática y documentada las evidencias respectivas. Sin embargo, en el Informe de AEA, se halla un apartado en donde el auditor podrá, en caso de ser procedente, hacer sus observaciones, relacionadas a cambios de diseño del proyecto, cambios de medidas ambientales, desistimiento al permiso ambiental, proyecto y/o medidas ambientales no ejecutadas, debido a que no se ha iniciado con las actividades de construcción o funcionamiento, según sea el caso; además, deberán expresar sus conclusiones, referente al resultado de la AEA realizada, relacionadas al cumplimiento o no de las medidas fijadas en el Permiso Ambiental, lo cual obligará al Titular a presentar propuesta para su correspondiente aprobación, generándose el Programa de Manejo Ambiental Ajustado (PMAA) o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado (PAAA).

Los hallazgos determinados por un auditor en particular, deben hacerse del

conocimiento de todo el equipo, quien bajo la dirección del Auditor Líder procederá a su confirmación, con base en análisis de la evidencia recopilada. Este análisis de grupo debe efectuarse antes de la preparación del Acta Preliminar de AEA y previo al inicio de la reunión final o de clausura. De esta forma, se contará con mayor seguridad para respaldar los hallazgos negativos de la AEA, mismos que serán reportados preliminarmente en el Acta y posteriormente durante la reunión final o de clausura. En esta reunión de evaluación de hallazgos y de evidencias, el equipo puede hacer cruces de información para asegurar sus conclusiones, cada auditor puede analizar los hallazgos recopilados y establecidos por otro



miembro del equipo, de tal manera que se aseguren las conclusiones que presentarán en la reunión final o de clausura y en el Informe de AEA.

En caso de existir divergencia de criterios, es necesario profundizar para alcanzar

consenso, y de no lograrse, deberá indicarse dicha situación en el acta preliminar; sin embargo, en la reunión final o de clausura el auditor líder podrá exponer estas situaciones a manera de “observación”, para que el titular tome en cuenta para la próxima Auditoría de Evaluación Ambiental. Para efectos del llenado del formato de Acta Preliminar de AEA, se incluirán los hallazgos positivos y/o negativos junto con sus respectivas evidencias, que han sido previamente evaluadas por todo el equipo auditor bajo la dirección del auditor líder. El equipo debe estar convencido que las evidencias que respaldan dichos hallazgos, son consistentes, y verificables.

4. EVALUACIÓN DE HALLAZGOS

El equipo de auditoría, debe revisar toda la evidencia, y posteriormente determinar los puntos de no cumplimiento con respecto a los criterios de AEA establecidos. Se debe además, asegurar que tanto los hallazgos de cumplimiento como los de no cumplimiento se documenten, en una forma clara y precisa, y estén respaldados por las evidencias de la AEA. Es importante mencionar que dicha evaluación debe efectuarse, antes de la reunión final o de clausura, para establecer los hallazgos preliminares; y posteriormente, para establecer los hallazgos que finalmente serán incluidos en el Informe de AEA, tomando en cuenta los puntos de vista que resulten de la reunión final o de clausura.

Un formato resumen de los hallazgos y evidencias de la AEA puede ser el que se presenta

a continuación; este formato servirá al equipo auditor para respaldar los hallazgos encontrados, anexándose al expediente interno correspondiente; se aclara que esta información no se entregará al Titular:



GERENCIA DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL NOTA RESUMEN DE HALLAZGOS Y EVIDENCIAS DE LA AEA

HOJA No. ________

1 Actividad, obra o proyecto: Nombre según permiso ambiental

2 DGA: Número correspondiente a la actividad, obra o proyecto

3 No. AEA: 1,2,3…n 4 Fecha: día/mes/año

5 Dirección: De actividad, obra o proyecto

6 Titular: Nombre completo

7 Auditor: Nombre de auditor correspondiente

8 No. 1 Hallazgo:

Ubicación del Hallazgo:

Criterio Utilizado: Reglamento de aguas residuales, art. 16.

Evidencia: análisis presentados

Comentarios: no cumple o cumple

No. 2 Hallazgo:

Ubicación del Hallazgo:

Requisito legal:

Evidencia:

Comentarios:

9 Espacio para firmas: Deben firmar todas las personas que participaron en la entrevista

Revisión Auditor Líder:



IX. INSTRUCTIVO PARA REALIZAR EL PROCESO DE REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA

Según se explicó en el Procedimiento para Ejecución de la AEA (PAEA-03), la reunión final

o de clausura es una actividad indispensable de la AEA, ya que permitirá al equipo auditor presentar los hallazgos encontrados durante la realización de la AEA.

Se debe efectuar al terminar la AEA de sitio en la hora y lugar previamente acordados en el Plan de AEA, y tendrá tres objetivos básicos:

• Presentar los hallazgos positivos encontrados en la AEA, • Presentar los hallazgos negativos encontrados en la AEA, • Permitir al auditado o su representante, solicitar aclaraciones, justificar alguna

situación o solicitar descargos.

En caso que surgieran problemas de divergencia de criterios entre los auditores y el titular o personal designado de la actividad, obra o proyecto auditado, el auditor líder tratará de resolver en el lugar el conflicto. De no ser posible, se deberá registrar el evento en el Acta Preliminar de AEA, mismo que se reportará en el Informe de AEA, junto con los demás datos pertinentes.

El Auditor Líder es el responsable de conducir o dirigir esta reunión y para ello, se basará en la siguiente lista de verificación, acompañada de las instrucciones específicas para cada punto a ser abordado en esta reunión final:

1. LISTA DE CHEQUEO E INSTRUCCIONES – REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA

Cuadro No. 3.

Nº ACTIVIDAD INSTRUCCIONES OK

1 Agradecimiento inicial al titular

Saludo a todos los presentes y agradecimiento por la colaboración brindada al equipo auditor para el cumplimiento de sus funciones.

2 Objetivo de la reunión

Explicación del objetivo general y específicos de la reunión final o de clausura, dejar establecido que los hallazgos positivos y/o negativos son preliminares y será en el Informe de AEA en que se reportará formalmente al Ministerio dichos hallazgos. Aclarar que los hallazgos encontrados se basan en evidencias que estadísticamente corresponden a una “muestra” y por lo tanto, su validez depende de la representatividad de la muestra.

3 Seguimiento de la AEA

Explicación de las actividades correspondientes al Seguimiento de la AEA, aclarar que en dicha etapa no participará el equipo auditor. Explicar que habrá un período de tiempo que el auditor líder otorgará al auditado para presentar solicitudes de descargos



Nº ACTIVIDAD INSTRUCCIONES OK

y las evidencias que las respalden, previo a elaboración del Informe de AEA. Indicar al auditado su derecho al recurso de revisión.

4 Cumplimiento del Plan de AEA

Confirmar el cumplimiento del Plan de AEA y en su defecto, justificar las razones en función de las actividades o esfuerzo adicional que debió invertirse durante la visita al sitio.

5 Hallazgos negativos preliminares

Presentación uno a uno, de los hallazgos preliminares que han resultado de la visita. Para cada uno de ellos, se explicará la evidencia que lo respalda. El auditor líder decidirá en qué momentos es oportuno que cada uno de los auditores participe.

6 Evacuación de dudas y descargos

Período para evacuación de dudas, aclaraciones referentes a los hallazgos y evidencias, o al procedimiento de seguimiento. Atención preliminar de solicitudes de descargo, que serán resueltas posteriormente, luego de reunión de trabajo del equipo auditor para evaluación de evidencias y elaboración del Informe de AEA.

7 Firma del Acta Preliminar de AEA

Lectura del Acta Preliminar de AEA y firma, por parte del titular y/o su(s) representante(s).

8 Registro de participantes

Se registrará los participantes de la reunión, su nombre completo, DUI y papel dentro de la AEA, si el auditor líder lo estima conveniente, definiendo en base al número de participantes – Ver Formato de Registro de Participantes.

9 Fin de reunión Agradecimiento y despedida del equipo auditor. El auditor líder dejará datos para su localización.

2. FORMATO DE REGISTRO DE PARTICIPANTES REUNIÓN FINAL O DE CLAUSURA

Cuadro No. 4.

Código de la AEA Número de identificación de la AEA

Actividad, obra o proyecto Nombre de la actividad, obra o proyecto según permiso ambiental

Fecha/hora Día/Mes/Año y hora en que se realizó la reunión final o de clausura

Lugar de la reunión Dirección de la actividad, obra o proyecto/ubicación dentro de la misma, en donde se realizó la reunión final o de clausura

Equipo auditor Nombre(s) completos

Auditor líder Nombre completo

Titular Nombre completo según permiso ambiental

Representante del titular Nombre completo según permiso ambiental

Otros participantes Nombre(s) completos



X. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

Según se ha introducido en el Procedimiento para Ejecución de AEA (PAEA-03), el

Informe de AEA es el instrumento de gestión en que se reportará, en forma definitiva, los hallazgos positivos y/o negativos demostrados en la AEA con base en las evidencias recopiladas por el equipo auditor. La preparación del Informe es responsabilidad del Auditor Líder, quien contará para tales fines, con el apoyo de los demás miembros del equipo (recuérdese que el Auditor Líder es miembro del equipo, y además, también fungirá como auditor responsable de la coordinación del trabajo).

En el Informe se debe documentar el proceso efectuado, incluyendo únicamente la

información estrictamente necesaria para fines de la AEA, de tal manera que sea breve, conciso y claro. El contenido mínimo del Informe de AEA será el siguiente:

1. CONTENIDO MINIMO DEL INFORME DE AEA

a) Antecedentes de la actividad, obra o proyecto:

Permiso ambiental,

Modificación al permiso ambiental,

Auditoría(s) de evaluación ambiental (si procede),

Constitución de nueva fianza ambiental (si procede),

Actividades y acciones a auditar contenidas en el permiso ambiental y/o modificación al permiso;

b) Procedimiento de ejecución de la auditoria de evaluación ambiental; c) Hallazgos, así como las evidencias que los respaldan; d) Observaciones y/o reportes de cambios; e) Conclusiones; f) Anexos. Solicitud del titular (si procede), carta de designación del o los representantes del

titular, programa de manejo o adecuación ambiental, nota(s) de campo, entrevistas, acta preliminar de AEA, fotografías, análisis de laboratorio, nota de abandono de tramite (solicitud para dejar sin efecto el permiso ambiental otorgado). El Informe debe estar fechado, revisado y firmado por los miembros del Equipo Auditor,

incluyendo al Auditor líder. Será entregado a la Gerencia de CA para su revisión y aprobación en el plazo convenido en el Plan de AEA. Mayores detalles y explicaciones se incluyen en el “Instructivo para Elaboración del Informe de AEA” (IAEA-06).Dada la relevancia de este tema, se presenta a continuación una serie de recomendaciones:



2. EL INFORME DE RECORRIDO

Si se puede decir que el trabajo del auditor genera un producto, este sería el informe o reporte de recorrido y sus anexos. Un reporte de recorrido es un registro permanente con lenguaje claro, conciso y fáctico. Redacte el reporte en un lenguaje accesible a la audiencia meta.

El primer objetivo en la redacción del reporte es organizar y coordinar toda la documentación y la evidencia potencial de una forma comprensiva, entendible y práctica. La documentación narrativa y de apoyo debe ser:

Precisa: Toda la documentación debe ser real y estar basada en prácticas sanas. Todas las observaciones deben ser verificables. Relevante: La información en el reporte debe ser perteneciente al tema y objetivos de la AEA. La información que no se relacione con los objetivos debe ser omitida.

Comprensiva: Usted no debe dejar por fuera nada que pueda contribuir a una determinación precisa de los hechos o apoye los objetivos de la AEA. Es preferible tener mucha evidencia que poca. Organizada: Su reporte debe estar bien organizado y fluir en secuencia lógica. Los lectores que tengan un menor grado de experiencia técnica o conocimientos deben poder arribar a conclusiones racionales basadas en el reporte y las evidencias que lo sustentan. Objetiva: La información real debe presentarse de manera objetiva sin inducir a conclusiones. Permita que la narrativa y la presentación en forma lógica de la información le faciliten al lector arribar a sus propias conclusiones. Clara: El reporte debe ser redactado en el nivel de la audiencia meta. Debe ser conciso e ir al grano. Apariencia profesional: Será un registro permanente y un documento profesional sujeto a revisión escrupulosa. Use una gramática aceptable, con la redacción y puntuación adecuadas. Haga el documento legible, de apariencia nítida y organizada para que su uso sea sencillo.

2.1. Algunas consideraciones prácticas

a) Escriba en primera persona. “Yo le pregunté a José sobre lo que le preguntó a Susana”. b) Escriba en voz activa. “José le preguntó a Susana que dónde estaban los contenedores

de desechos”.



c) Escriba en orden lógico. La mayoría de los auditores hacen sus reportes en el mismo orden en que condujeron sus hallazgos. Los Anexos y documentos de apoyo deben estar identificados apropiadamente y en relación lógica con la narrativa. Por ejemplo: “Yo revisé el manifiesto de desechos y descubrí un error en el número de contenedores en la sección 1ª del manifiesto fechado marzo 12, 1998 (Ver anexo A-3)”.

d) Escriba el reporte de forma tal que la información sea fácil de encontrar. Esto usualmente se logra mediante el uso de encabezados.

e) Evite ser excesivamente formal o técnico. Usted debe tratar de aclarar en lugar de ser innecesariamente complejo. La mayoría de los periódicos redactan en lenguaje de sexto a octavo grado, para transmitir la información a la mayor audiencia posible. Esto también debe considerarse en el reporte. La claridad es mucho más importante que la elocuencia académica.

f) Evite el uso de coloquialismos, jerga o lenguajes ofensivos. He aquí un ejemplo: “El elemento se bajó de la Toyotona roja”. Esta es una jerga policíaca de muy escasa utilidad. El siguiente es un mejor ejemplo que provee información más valiosa. “El sujeto salió de un vehículo Toyota color rojo, modelo 1988.

g) Si sus credenciales profesionales y los objetivos de la observación requieren que usted saque conclusiones, hágalo con una explicación clara de su lógica, cálculos y materiales de apoyo. Estas deben estar tan claramente reflejadas en su reporte, que cualquier otro profesional con credenciales similares, que repita su trabajo, pueda llegar a las mismas conclusiones.

h) Aporte información de apoyo que sea verificable, para cada aspecto de su reporte. i) Evite hacer generalizaciones usando palabras como “todos”, “nunca” o “siempre”. j) En el caso de que el reporte sea largo se debe escribir un resumen ejecutivo.

La mayoría de los gerentes no tienen tiempo para leer todo el reporte, y con un resumen

se les proporciona un rápido enfoque de las conclusiones. Algunos funcionarios consideran que el estilo de redacción es discrecional. Los hechos demuestran lo contrario. En la sala de debates el estilo es “en primera persona del singular” estrictamente. La voz pasiva debe ser aclarada. ¿Quién hizo qué a quién? Sólo dígalo correctamente la primera vez. Yo le pregunté a José. José dijo que Susana lo hizo. Susana me dijo que ella lo hizo. Entre menos diferencia exista entre el reporte y la misma información dada posteriormente en el testimonio, será mejor. Un buen reporte debe ser tan claro y completo que el auditor podría morir y la evidencia potencial aun así sería capaz de fundamentar el caso y llevarlo a un final exitoso.

2.2. Resumen de los encabezados típicos e información importante incluidos en la

mayoría de los reportes de cumplimiento:

Encabezado: Este debe incluir el tipo de observación, el nombre de la actividad, obra o proyecto y la fecha de la observación.



Dirección de las Instalaciones: De las oficinas centrales o corporativas, donde toda la correspondencia oficial debe ir.

Dirección del Sitio: Ubicación geográfica exacta del sitio.

Contactos en el Sitio: Nombre, posición o título y teléfono.

Equipo de Observación: Nombre, posición o título y teléfono.

Historia del Sitio: Esto puede incluir la historia de cumplimiento y la historia de la ubicación de las instalaciones, sus procesos y sus dueños. Debe haber también una pequeña descripción de las operaciones actuales.

Hora y Fecha de la Observación: La hora, día y año de la observación.

Conferencia Introductoria: A quién le enseñó usted sus credenciales. ¿Quién estaba presente y cuáles son sus títulos y posiciones? ¿Qué se discutió? ¿Existieron arreglos específicos? Debería describir si su ingreso fue autorizado o denegado, condiciones especiales, problemas o restricciones.

Observación de Campo: Es la narrativa de la observación de campo, los eventos y sus observaciones. ¿Dónde fue? ¿Qué hizo? ¿Qué vio?

Observación de Registros: ¿Cuáles registros fueron revisados? ¿Cuáles fueron copiados o decomisados?, ¿Dónde eran mantenidos esos registros? y ¿Quién estaba a cargo de ellos?, ¿Cuál método de investigación se utilizó para revisar los registros?

Conferencia de Cierre: ¿Quién estuvo presente? ¿Qué se discutió? Si usted solicitó información posterior, ¿a quién y para qué fecha?

Muestras: ¿Qué muestras se tomaron, dónde, cuándo y de qué? Adjunte copias de toda la documentación de apoyo y de la cadena de custodia. Podría también incluir una discusión sobre el tiempo, método de empaquetado, transporte y recibimiento de muestras en el laboratorio.

Aspectos de Cumplimiento: Las apreciaciones personales u opiniones deben anotarse como tales. Las regulaciones deben citarse en el reporte o podrían ser citadas en un memorándum confidencial que se debe enviar al consejo u oficina del programa. Algunos abogados tienen profundas discrepancias en cuanto a que los auditores aporten cualquier conclusión de cumplimiento, porque ello podría complicar los poderes discrecionales de la agencia.

Anexos: Enliste e identifique todas las notas, documentos, fotografías, y noticias. Esto podría hacerse dentro del texto de la observación o en un índice de anexos.

Fecha y anexos: Es su reporte, fírmelo.



XI. FORMATOS GENERALES PARA EL PROCESO DE REALIZACIÓN DE AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL



a) Formato guía para la elaboración de “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con personal del Ministerio”

MARN-DGOEC-GCA-XXXX-XXX-XX

San Salvador, 1 de junio de 2011 Sr. Nombre del titular Nombre de la actividad, obra o proyecto Teléfono, fax:

REF: Notificación de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental (AEA)

Estimado Señor:

Por medio de la presente y con base en el artículo 27 de la Ley del Medio Ambiente y su Reglamento General, hacemos de su conocimiento que este Ministerio ejecutará una Auditoría de Evaluación Ambiental en………………. (Nombre de la actividad, obra o proyecto y ubicación).

El objetivo de la AEA es la verificación del cumplimiento de las condiciones fijadas en el Permiso Ambiental,

según resolución N°………, y los temas que serán objeto de la verificación son los siguientes:

a) Cumplimiento de Medidas Ambientales estipuladas en el Programa de Manejo/Adecuación Ambiental, y

b) Cumplimiento de Medidas Ambientales de cumplimiento obligatorio estipuladas en el Permiso Ambiental correspondiente.

Para lo cual, será necesario que usted disponga de la siguiente documentación:

1) Estudio de Impacto Ambiental/Diagnóstico Ambiental, 2) Programa de Manejo/Adecuación Ambiental, 3) Adendas, 4) Permiso Ambiental, 5) Informes Operacionales Anuales, *dependerá de la naturaleza de la actividad, obra o proyecto a

auditar, 6) Informes de monitoreo ambiental, y 7) Documentos, registros, facturas, constancias, etc. Para respaldar avances de cumplimiento de medidas

ambientales.

La Auditoría será efectuada el día………del presente año a partir de las………horas (NOTIFICAR CON AL MENOS DIEZ DIAS HABILES DE ANTICIPACION PARA SU EJECUCION), en el sitio antes indicado.

Asimismo, la Auditoría se realizará con Auditores Ambientales de este Ministerio, el señor…………………. (Auditor Líder) estará a cargo de la coordinación de la Auditoría, así como de su planificación, por lo que le estará contactando previamente para tales efectos. Por tanto, le solicitamos notificar la designación de su representante, para que pueda atender la solicitud del Auditor Líder, específicamente durante la preparación del Plan de AEA y posteriormente, durante la ejecución de la misma; al teléfono 2132-XXXX, correo electrónico: [email protected]

Atentamente, GERENCIA DE CA DEL MARN



b) Formato guía para la elaboración de “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con Prestadores de Servicios Ambientales Certificados”


San Salvador, 1 de junio de 2011 Sr. Nombre del titular Nombre de la actividad, obra o proyecto Teléfono, fax: REF: Notificación de Auditoría de Evaluación Ambiental (AEA) Estimado señor:

Por medio de la presente y con base en el artículo 27 de la Ley del Medio Ambiente y su Reglamento General, le informo que este

Ministerio ejecutará una Auditoría de Evaluación Ambiental en………………. (Nombre de la actividad, obra o proyecto). El objetivo de la Auditoría de Evaluación Ambientales la verificación del cumplimiento de las condiciones fijadas en el Permiso

Ambiental, según resolución N° ………, y los temas que serán objeto de la verificación son los siguientes: a) Cumplimiento del PMA/PAA (incluir listado de medidas ambientales) b) Cumplimiento de otras condiciones obligatorias… La Auditoría de Evaluación Ambiental será efectuada el día……… del presente año a partir de las……… horas (NOTIFICAR CON AL

MENOS DIEZ DIAS HABILES DE ANTICIPACION PARA SU EJECUCION), en el sitio antes indicado. Asimismo, la AEA se realizará con Auditores Ambientales certificados por este Ministerio e inscritos en el Registro de este Ministerio.

Por lo tanto, se le concede un plazo máximo de 10 días hábiles para que usted seleccione e informe a la Gerencia de CA del MARN, los nombres y números de registro de los auditores propuestos, siguiendo los siguientes criterios:

Número de Auditores: ………. (2 a 3, valor típico) Áreas de Especialidad: .............. (ej: Un auditor del área físico química, un auditor del área biológica ecológica, un auditor del área

socio económica cultural) Es importante mencionar que los costos de honorarios profesionales del equipo auditor correrán por su cuenta y este Ministerio no

participará ni tendrá relación alguna con el proceso de contratación. Sin embargo, le informamos que se ha estimado un total de ……………….días (valor típico: 4 días) profesionales para cada uno de los auditores propuestos.

Asimismo, le hacemos saber que de acuerdo con el Código de Ética que rige la gestión de los auditores inscritos en el Registro del MARN, se deberá garantizar absoluta independencia e imparcialidad de cada uno de los miembros del equipo, con respecto de la actividad que será sujeta a la AEA. Por lo tanto, usted deberá confirmar con cada uno de ellos, que no existan conflictos de intereses, requisito que también será evaluado por esta Gerencia, previo a la aprobación oficial del equipo auditor propuesto.

En caso que este Ministerio determine conflicto de intereses en cualquiera de los auditores propuestos, será eliminado del equipo y

se seleccionará a otro profesional certificado y debidamente inscrito en el Registro. Una vez aprobado el equipo auditor y designado por este Ministerio el Auditor Líder, éste le estará contactando para efectos de la planificación y ejecución de la AEA. Por tanto, le solicitamos designar un representante de su actividad, que pueda atender la solicitud del Auditor Líder designado, quien portará para ello la credencial oficial correspondiente, para efectos de la preparación del Plan de AEA y coordinación de la ejecución de la misma.

Finalmente hacemos de su conocimiento, que de acuerdo con el Reglamento General vigente, si usted no notifica formalmente los

datos del equipo auditor propuesto, esta Gerencia procederá a su nombramiento de oficio.

Atentamente: GERENCIA DE CA DEL MARN



c) Formato guía para la elaboración de “Oficio informando aprobación de equipo auditor”


San Salvador, 1 de junio de 2011

Sr. Nombre del Auditor Líder Número de Registro en MARN Teléfono, fax: REF: Designación como Auditor Líder y Aprobación del Equipo Auditor Estimado señor:

Por medio de la presente, con base en el artículo 27 de la Ley del Medio Ambiente y su Reglamento General, hacemos de su

conocimiento que esta Gerencia ha evaluado el equipo auditor propuesto por el titular de la actividad, obra o proyecto sujeta a la AEA, y como resultado, ha designado en su persona la responsabilidad de Auditor Líder, para efectos de la coordinación de la AEA, que se detalla a continuación:

1. Objetivo de la AEA: Verificación del cumplimiento de las condiciones fijadas en el Permiso Ambiental, según resolución N°…………….. 2. Alcance general de la AEA, se deberá verificar el cumplimiento de:

a) El PMA/PAA aprobado, específicamente (incluir listado de medidas ambientales) b) Cumplimiento de otras condiciones obligatorias…

Fecha preliminar de la AEA: ……………. (Puede ser ajustado por el Auditor Líder) Equipo auditor aprobado:

Nombre del Auditor Áreas de especialidad …………………………… ……………………………

Tiempo profesional estimado: ……………… (Típico 4 días por cada auditor: 1 día para planificación de la AEA, 1 día para ejecución, 1 días

para elaboración del Informe de AEA y 1 día para otras gestiones complementarias). Se extiende esta credencial para facilitarle el proceso de coordinación de las actividades requeridas para elaboración del Plan de AEA,

mismo que deberá presentar ante esta Gerencia para su revisión y aprobación, previo a la ejecución de la AEA. Para facilitarle la coordinación de actividades para su elaboración, se informa que el representante del auditado es el señor:

………………………………. No omito manifestarle que, de acuerdo con el Código de Ética suscrito por su persona y por cada uno de los miembros de su equipo,

se deberá garantizar y confirmar absoluta independencia e imparcialidad. Por lo tanto, en caso que este Ministerio determine algún conflicto de intereses y/o, violación al Código de Ética, procederá según el procedimiento sancionatorio correspondiente.

Atentamente: GERENCIA DE CA DEL MARN

cc: Auditado (titular)



d) Formato guía para la elaboración del “Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental”

Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental 1. OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las medidas ambientales y de las medidas de cumplimiento obligatorio, establecidas en el Permiso Ambiental MARN-No. XXX-XXXX-XXXX y la ejecución de las actividades programadas tal y como fueron aprobadas en el Estudio de Impacto Ambiental o Diagnóstico Ambiental (según corresponda).

2. DATOS BASICOS DE LA AUDITORIA DE EVALUACION AMBIENTAL

DGA Numero

Auditoria Número 1, 2, 3 …..ó n correlativo según corresponda

Nombre de la actividad, obra o proyecto

Nombre según Permiso Ambiental

Ubicación de la actividad, obra o proyecto

Dirección

Titular de la actividad, obra o proyecto

Nombre completo del titular

teléfono

correo electrónico

Representante del titular de la

actividad, obra o proyecto

Nombre completo del representante del titular

cargo

teléfono

correo electrónico

Fecha y hora planificada de realización de la AEA

Día, mes, año

hora de llegada

Medidas Ambientales fijadas en el Permiso Ambiental (PMA/PAA)

Medida Ambiental Metodología Registro

1) Siembra de XXX árboles Verificación in situ y/o entrevistas

Fotográfico Copia de facturas Plano correspondiente

2) Efectuar análisis periódicos y sistemáticos de efluentes de planta de tratamiento

Revisión de documentos: resultados contra normativa nacional vigente, informes operativos, y entrevistas

Copia de resultados de los análisis físico químico y bacteriológicos Informe operativo de planta de tratamiento

n)

Medidas Ambientales de Cumplimiento Obligatorio (MACO) fijadas en el Permiso Ambiental


1) Recolección de desechos sólidos por medio del servicio municipal

Verificación in situ, entrevistas, revisión de documentos

Factibilidad de recolección y disposición final otorgada por la



Medidas Ambientales de Cumplimiento Obligatorio (MACO) fijadas en el Permiso Ambiental


municipalidad correspondiente Recibos

2)

n)

Equipo Auditor: Interno (X) Externo Certificado ( )

Nombre Especialidad

a)

b)

c)

d)

3. AGENDA DE TRABAJO DE LA AEA DE SITIO

Tiempo Actividad

Fecha, Hora y Lugar Reunión inicial

Hora y Lugar Revisión de Documentación, listado de documentos específicos sujetos a evaluación.

Hora y Lugar Recorrido de instalaciones, distribución de trabajo o recorridos para cada auditor

Hora y Lugar Entrevistas con personal de la instalación seleccionado, detalles de los entrevistados, puesto y función dentro de la instalación

Hora y Lugar Muestreos y análisis a realizar en el sitio, en caso que proceda

Hora y Lugar Reunión del Equipo de Auditores para evaluación de hallazgos, en caso de ser necesario

Hora y Lugar Reunión final y entrega de Acta Preliminar de AEA al Titular o su Representante

Hora y Lugar Revisión de documentos complementarios para descarga de hallazgos

Fecha Entrega de Informe de AEA a la Gerencia de CA

Nombre y firma Auditor Líder Nombre y firma Vobo. Gerente AEA



e) Formato guía para la elaboración de “Acta preliminar durante el proceso de reunión de clausura o final” ACTA PRELIMINAR NÚMERO__1___de auditoría__1____.Siendo el día, lugar y la hora señalada en el oficio identificado con el número __MARN-DGOEC-GCA-XXXX-XXX-XX, en la cual, en cumplimiento al Art. 36-A del Reglamento General de la Ley del Medio Ambiente, se le comunicó al Sr. (Sra.) Nombre Completo, titular de la actividad, obra o proyecto “__Nombre según permiso__”, ubicado en __Dirección de la actividad, obra o proyecto según permiso__, la realización de la presente Auditoría de Evaluación Ambiental, de conformidad al Art. 27 de la Ley del Medio Ambiente y Arts. 36, 36-A, 37, 38 y 39 del mencionado Reglamento General. Presentes en este acto: Nombre de cada uno de los miembros del equipo auditor_____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________como Auditores Acreditados por el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales y por otra parte: Nombre(s) de personal designado, representante legal, titular (el ultimo nombre escrito en este apartado debe de ser el que proporcione los datos de su DUI) _____ ________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ el cual se identifica por medio de su Documento Único de Identidad Número__ (DUI), _en calidad de titular del proyecto antes mencionado (X), representante legal de la Sociedad titular del proyecto ( ), Apoderado del representante legal ( ), persona designada por el titular ( ), calidad que comprueba por medio de las copias de documentos que se anexan a la presente Acta, sujetas a verificación posteriormente por parte del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales. En este acto y a efecto de dar cumplimiento al Art. 37 del mencionado Reglamento General, se procede a desarrollar la Auditoría de Evaluación Ambiental, de la siguiente manera: a) Reunión inicial. Se explicó a los presentes el objetivo de la Auditoría de Evaluación Ambiental; b) Se procedió a realizar análisis de la documentación presentada por el titular o sus representantes mencionadas al inicio de la presente Acta, relacionada con la actividad, obra o proyecto auditada, tales documentos son los siguientes: Estudio de Impacto/Diagnóstico Ambiental Si (X) No ( ), Programa de Manejo/Adecuación Ambiental Si (X) No ( ), Adendas Si ( ) No (X), Permiso Ambiental Si (X) No ( ),Dictamen Técnico Si (X) No ( ), Informes Operacionales Anuales Si ( ) No (X), Informes de monitoreo ambiental Si (X) No ( ), Documentos, registros, facturas, constancias, Si (X ) No ( ), Otros, especifique: Se indicará cualquier otro documento o registro que no se encuentre considerado en el párrafo anterior, de no existir se deberá indicar “No Aplica”._________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________; c) Se procedió a realizar el recorrido del sitio donde se desarrolla la actividad, obra o proyecto mencionada al inicio de esta Acta y se observó lo siguiente: Indicar de manera preliminar el (los) cumplimiento(s) y/o incumplimiento(s) relacionado(s) al desarrollo de las medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio aprobadas por el MARN en el correspondiente permiso ambiental. Para esta sección el equipo auditor deberá considerar los criterios técnicos establecidos en el EsIA o DA, Permiso Ambiental, PMA o PAA, y la normativa nacional vigente aplicable a la actividad, obra o proyecto auditada.________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________



___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ d) Comunicados de los resultados de la Auditoría los representantes del titular en la REUNION FINAL, expresaron lo siguiente: Espacio destinado para que el titular, representante o personal designado indiquen su acuerdo o desacuerdo con los resultados de la Auditoría de Evaluación Ambiental; asimismo en este espacio pueden indicar la información técnica correspondiente para aclarar algún o algunos incumplimientos indicados por el equipo auditor; hacer referencia a información entregada en reunión inicial al auditor líder o equipo auditor.____________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ Se hace la aclaración que el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, continuará con el procedimiento establecido en el Art. 37 del Reglamento General de la Ley del Medio Ambiente. No habiendo nada más que hacer constar se extiende la presente en un original y copia, una de las cuales se entregará al titular o a la persona que se relaciona al principio de esta Acta y para constancia y ratificación de la presente, firmamos:

Espacio destinado para firmas de equipo auditor y del titular, representante y/o personal designado._________



f) Formato para nota de campo

GERENCIA DE CA – NOTA DE CAMPO – HOJA No. ________


2 Titular: Nombre completo 3 Auditor: Nombre de auditor correspondiente que

elabora la nota de campo 4 Dirección: De actividad, obra o proyecto

5 Lugar: Ubicación dentro de la actividad,

obra o proyecto 6 Fecha: día/mes/año 7 No. AEA: 1,2,3…n

8 Espacio para comentarios, hallazgos, evidencias: En base a cada una de las medidas ambientales

y de cumplimiento obligatorio, fijadas en el permiso ambiental correspondiente, según criterio objetivo de cada auditor. Además se debe de considerar la normativa aplicable de acuerdo a la actividad, obra o proyecto.

9 Espacio para firmas:




g) Formato guía para realizar entrevistas

GERENCIA DE CA – NOTA DE ENTREVISTA – HOJA No. ________


2 DGA: Número correspondiente a la actividad, obra o proyecto

3 No. AEA: 1,2,3…n 4 Fecha: día/mes/año

5 Dirección: De actividad, obra o proyecto

6 Titular: Nombre completo

7 Entrevistado: Nombre de persona entrevistada

8 Cargo: Cargo desempeñado por el entrevistado

9 Auditor: Nombre de auditor correspondiente, que realizo la entrevista

10 Espacio para preguntas y respuestas:

11 Espacio para firmas: Deben firmar todas las personas que participaron en la entrevista




h) Formato guía para la elaboración de “Informe de Auditoría de Evaluación Ambiental”

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES GERENCIA DE CUMPLIMIENTO AMBIENTAL

INFORME DE AUDITORIA DE EVALUACION AMBIENTAL

1. ANTECEDENTES DE LA ACTIVIDAD, OBRA O PROYECTO

1.1. PERMISO AMBIENTAL

Nombre de la actividad, obra o proyecto: Según permiso ambiental otorgado

Titular de la actividad, obra o proyecto: Nombre completo

Representante legal: Nombre completo

Apoderado, si procede:

Ubicación de la actividad, obra o proyecto: Dirección de la actividad, obra o proyecto

Descripción de la actividad, obra o

proyecto:

Breve descripción establecida en el dictamen técnico del permiso ambiental

Número de expediente/DGA: XXXX

Numero de permiso ambiental: MARN-DGOEC-GCA-XXXX-XXX-XX

Fecha de emisión del permiso ambiental: Día/mes/año

Tipo de permiso ambiental: (X) Ubicación

( ) Construcción

( ) Funcionamiento

Fecha de notificación del permiso

ambiental:

Monto de fianza de cumplimiento

ambiental:

US $ 00,000.00

Plazo de vigencia de la fianza de

cumplimiento ambiental:

(24) Meses

Desde XXXX hasta XXXX

Estado de la fianza de cumplimiento

ambiental:

(X) Vigente

( ) Vencida



1.2. MODIFICACION AL PERMISO AMBIENTAL: SI ( X ) NO ( )

Número de Resolución de Modificación del Permiso Ambiental:


Fecha de Emisión de la Resolución de modificación:

Día/mes/año

Fecha de AVISO de Resolución de Modificación del Permiso Ambiental:

Aspectos en los que se modificó el Permiso Ambiental:

( ) Nombre de la actividad, obra o proyecto

( ) Nombre del titular de la actividad, obra o

proyecto

(X) Medidas ambientales

() Medidas ambientales de cumplimiento de

obligatorio

( ) Otros

Descripción de los aspectos que se han modificado:

Descripción completa de la modificación de la medida ambiental aprobada por el MARN, tiempo de ejecución y resultado esperado, ubicación dentro de la actividad, obra o proyecto. Anexar esquema o plano correspondiente si aplica.

Constitución de nueva fianza de cumplimiento ambiental:

( X ) Si

( ) No

Monto nuevo de fianza de cumplimiento

ambiental:

US $ 00,000.00

Plazo de vigencia de la nueva fianza de


( 12) Meses




1.3. AUDITORIAS DE EVALUACION AMBIENTAL (SI PROCEDE)

FECHA DE REALIZACION AEA

RESOLUCION FECHA DE

RESOLUCION

TIPO DE AEA

POR SEGUIMIENTO

POR DENUNCIA

POR CAMBIOS

POR SOLICITUD

TITULAR

INDICAR NUMERO Y SI ES DE LIBERACION O NO

1.4. CONSTITUCION NUEVA FIANZA AMBIENTAL (SI PROCEDE)

Constitución de nueva fianza de


( X ) Si

( ) No

Monto nuevo de fianza de cumplimiento

ambiental:

US $ 00,000.00

Plazo de vigencia de la nueva fianza de


( 12) Meses


1.5. ACTIVIDADES Y ACCIONES A AUDITAR CONTENIDAS EN EL PERMISO AMBIENTAL Y/O

MODIFICACION AL PERMISO

1.5.1. DETALLE DEL PROGRAMA DE MANEJO/ADECUACIÓN AMBIENTAL Y CRONOGRAMA:

MEDIDA AMBIENTAL

DESCRIPCIÓN MEDIDA AMBIENTAL MOMENTO DE SU

EJECUCIÓN (MESES)

Indicar medida ambiental

Indicar descripción de medida ambiental Indicar tiempo de ejecución según cronograma

1.5.2. DETALLE DE OTRAS MEDIDAS AMBIENTALES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO:

Describir las medidas ambientales de cumplimiento obligatorio sujetas de verificación



2. PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA DE EVALUACION AMBIENTAL

Fecha de realización de la Auditoría de Evaluación Ambiental:

Día/mes/año

Numero de Acta preliminar de AEA: XX

Nombre del titular y/o representante(s) del titular presentes en AEA:

1) Nombre completo

2) Nombre completo

n)

Nombre de auditores acreditados por el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales presentes en AEA:

1) Nombre completo

2) Nombre completo

n)

En la reunión inicial se le informo al titular o representante del titular, sobre el objeto y

alcance de la Auditoría de Evaluación Ambiental. Durante el desarrollo de la AEA se procedió a revisar y analizar la siguiente documentación:

1) Programa de manejo o adecuación ambiental

2) Informes, facturas, documentación de respaldo, etc. Si aplica

3)

n)

En la Auditoría se hizo un recorrido por las instalaciones de la actividad, obra o proyecto

para verificar el cumplimiento de las medidas ambientales establecidas en el permiso ambiental Resolución MARN-No. XXXX-XXXX-XXXX, al igual que las medidas de cumplimiento obligatorio; observándose que las siguientes medidas se han cumplido:

MEDIDAS AMBIENTALES COSTO ($)

1) Indicar las medidas ambientales cumplidas al 100%, que se encuentren amparadas en la fianza ambiental

Indicar el costo de la medida ambiental de acuerdo a lo señalado en el PMA o PAA

2)



MEDIDAS AMBIENTALES COSTO ($)

3)

n)

MEDIDAS AMBIENTALES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO

1) Solamente colocar las medidas ambientales de cumplimiento obligatorio realizadas al 100%

2)

3)

n)

En la reunión final se informó de los resultados de la presente auditoría, asimismo se

entregó copia del acta levantada de acuerdo al Artículo 39 del Reglamento General de la Ley del Medio Ambiente, cuya copia se anexa.

3. HALLAZGOS

Según lo establecido en el Art. 37 del Reglamento General de la Ley del Medio Ambiente, durante la Auditoría de Evaluación Ambiental se determinó como hallazgo, que de las medidas ambientales establecidas en el Permiso Ambiental correspondiente, se encuentran pendientes de realizar, las siguientes:

MEDIDAS AMBIENTALES PENDIENTES DE REALIZAR

Medida Ambiental Monto ($) Momento de su

ejecución (meses) Observaciones

Indicar medida ambiental

Indicar el costo de la medida ambiental de acuerdo a lo señalado en el PMA o PAA

Indicar tiempo de ejecución según cronograma

Indicar avances de las medidas ambientales, y/o cambios, relacionándolos con el tiempo de ejecución señalado en el cronograma



MEDIDAS AMBIENTALES DE CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO

Medida de cumplimiento obligatorio Observaciones

Indicar medida ambiental de cumplimiento obligatorio Indicar avances de las medidas ambientales de cumplimiento obligatorio, y/o cambios, relacionándolos con el tiempo de ejecución señalado en el cronograma

4. OBSERVACIONES Y/O REPORTES DE CAMBIOS En este espacio se podrán indicar aquellos cambios de diseño del proyecto, cambios de medidas ambientales; desistimiento al permiso ambiental, también, se podrá indicar cuando el proyecto y sus medidas ambientales no se han ejecutado pues no se ha dado inicio a las actividades de construcción o funcionamientos, según sea el caso.

___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

5. CONCLUSIONES

De la realización de la Auditoria de Evaluación Ambiental, se concluye lo siguiente: Indicar el (los)

cumplimiento(s) y/o incumplimiento(s) relacionado(s) al desarrollo de las medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio aprobadas por el MARN en el correspondiente permiso ambiental. Para este apartado el equipo auditor deberá considerar los criterios de AEA establecidos en el presente Manual (Normativa nacional vigente, EsIA o DA, Permiso Ambiental, IOA, Informes de Monitoreo Ambiental, Permisos otorgados por otras entidades gubernamentales, Resultado de análisis de agua potable, aguas residuales, emisiones, entre otros). P. Ej.: - No cumple con lo establecido en el programa de arborización, en relación al número total de árboles a sembrar. - No cumple con los requisitos mínimos establecidos en reglamento especial de aguas residuales para la elaboración de informes operacionales del sistema de tratamiento de aguas residuales y de las condiciones de sus vertidos, (Art. 10). ___________________ Indicar el costo ($) de las medidas ambientales afianzadas, que se encuentran en proceso de implementación y/o pendientes de cumplirse en un 100%. Según apartado 3 de este Informe de AEA. “Hallazgos”. ______

___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________



6. ANEXOS

DOCUMENTACION SI NO

1) Solicitud del Titular (si aplica) X

2) Carta de designación del o los representantes del titular X

3) Programa de manejo o adecuación ambiental X

4) Nota(s) de campo X

5) Entrevistas X

6) Acta Preliminar de AEA X

7) Fotografías X

8) Análisis de laboratorio X

9) Nota de abandono de tramite (se solicita dejar sin efecto el permiso ambiental)

X

Para los efectos consiguientes, se emite el presente Informe de Auditoría de Evaluación

Ambiental en la ciudad de San Salvador a los 21 días del mes de octubre de 2011.

Nombre y firma Auditor Líder Nombre y firma Equipo Auditor (Si Procede) Nombre y firma vo.bo. Gerente CA



XII. MATRICES - PROCEDIMIENTO DE AEA

1. MATRIZ I – ETAPA DE PLANIFICACION

ETAPA PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

ETA

PA

DE

PLA

NIF

ICA

CIO

N

1 Titular de la actividad, obra o proyecto

CASO I 1.1. Remite a la Gerencia de Cumplimiento Ambiental solicitud de realización de AEA.

2 Ventanilla integral de atención al usuario

CASO I 2.1. Recibe e identifica tipo de solicitud. 2.2. Revisa y verifica DGA, nombre y ubicación de la actividad, obra o proyecto, e información para notificación(es).

LA VIAU TIENE OBSERVACIONES 2.3. Solicita al titular o representante datos faltantes y/o corrige los datos presentados en solicitud.

LA VIAU NO TIENE OBSERVACIONES 2.4. Remite nota al Asistente de la Gerencia de Cumplimiento Ambiental (AGCA).

3 Asistente Gerencia de cumplimiento ambiental

CASO I 3.1. Recibe solicitud de realización de AEA. 3.2. Digitaliza y actualiza SAEA. Deberá, además escanear nota presentada por el Titular de la actividad, obra o proyecto para archivo digital de dicha actividad, obra o proyecto.

CASO II 3.3. Elabora listado de las actividades, obras o proyectos que requieren de AEA, utilizando el SAEA.

3.4. Remite listado para su revisión a la GCA.

4 Gerencia de cumplimiento ambiental

4.1. Recibe listado de las actividades, obras o proyectos que requieren de AEA. 4.2. Prioriza y programa del listado aquellas actividades, obras o proyectos que requieren de AEA. 4.3. Elabora los alcances de las AEA, los cuales se definen en base a: - El análisis de las condiciones o compromisos ambientales establecidos para cada una de las actividades, obras o proyectos, en el PMA o PAA; definiendo los tópicos que serán auditados, así como los requerimientos del auditor líder y/o equipo auditor. - Conformación del equipo auditor (número y áreas de




especialidad): CASO A: Auditores del MARN. CASO B: Prestadores de servicios ambientales certificados. - Fecha y lugar de ejecución de la AEA.

4.4. Remite alcances de las AEA al asistente de la GCA.


5.1. Recibe alcances de las AEA programadas. 5.2. Elabora Oficio para el Titular indicando la realización de las AEA.

En dicha nota también se indicará si la AEA será realizada por auditores del MARN o prestadores de servicios ambientales certificados. Ver instrumento denominado: “Oficio de realización de AEA” (FAEA-01).

5.3. Remite Oficio de realización de las AEA a la GCA para su revisión.


6.1. Recibe Oficio de realización de las AEA. 6.2. Revisa Oficio de realización de las AEA.

LA GCA TIENE OBSERVACIONES 6.3. Regresa Oficio de realización de las AEA con observaciones incluidas al AGCA para corrección.

LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES 6.4 Firma Oficio de realización de las AEA 6.5. Remite Oficio de realización de las AEA al AGCA para comunicar al Titular de la actividad, obra o proyecto.

CASO A 6.6. Asigna equipo auditor del MARN a través del SAEA, el aviso se realiza de forma automática; asimismo elige al auditor líder.


7.1. Recibe Oficio de realización de las AEA. 7.2. Da aviso al Titular de la actividad, obra o proyecto sobre el Oficio de realización de las AEA. En dicho oficio se indicará si la AEA la realizarán auditores del MARN o prestadores de servicios ambientales certificados.


8.1. Recibe Oficio de realización de AEA. En donde se indicará si la AEA la realizarán auditores del MARN o prestadores de servicios ambientales certificados. 8.2. Remite nota de confirmación al MARN, dirigida a la Gerencia de Cumplimiento Ambiental. Tiene un plazo máximo de 10 días hábiles.





9.1. Recibe nota que confirma la fecha y lugar de realización de la AEA, e indica nombre del representante del Titular, número telefónico y correo electrónico de contacto. Para el Caso B, además de indicar la información mencionada anteriormente, deberá indicar el equipo auditor propuesto (Prestadores de servicios ambientales certificados) por el Titular de la actividad, obra o proyecto, para la correspondiente aprobación del GCA. 9.2. Remite nota al asistente de la GCA.


10.1. Recibe nota que confirma la fecha y lugar de realización de la AEA, e indica nombre del representante del Titular, número telefónico y correo electrónico de contacto. Para el Caso B, además de indicar la información mencionada anteriormente, deberá indicar el equipo auditor propuesto (Prestadores de servicios ambientales certificados) por el Titular de la actividad, obra o proyecto, para la correspondiente aprobación del GCA. 10.2. Digitaliza y actualiza el SAEA. Escanear nota presentada por el Titular de la actividad, obra o proyecto para archivo digital.

CASO A: AEA REALIZADA CON AUDITORES DEL MARN 10.3. Entrega nota a auditor líder asignado a la actividad, obra o proyecto para realizar AEA. Continúa en el paso 16.

CASO B: AEA REALIZADA CON AUDITORES PRESTADORES DE SERVICIOS AMBIENTALES CERTIFICADOS. 10.4. Entrega nota de confirmación de realización de AEA al Gerente de Cumplimiento Ambiental.


CASO B: AEA REALIZADA CON AUDITORES PRESTADORES DE SERVICIOS AMBIENTALES CERTIFICADOS. 11.1. Recibe nota que confirma la fecha y lugar de realización de la AEA, indica nombre del representante del Titular, equipo auditor propuesto por el titular (Prestadores de servicios ambientales certificados), número telefónico y correo electrónico de contacto. 11.2. Revisa propuesta hecha por el Titular sobre equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados).

LA GCA TIENE OBSERVACIONES.




11.3. Determina algún conflicto de interés en alguno o todos los miembros propuestos por el Titular de la actividad, obra o proyecto. 11.4. Remite notificación al Asistente de la GCA sobre conflicto de interés en alguno o todos los miembros propuestos. Para que el asistente notifique al Titular. Esta situación es excepcional y no debería ocurrir nunca, toda vez que los auditores habrán confirmado previamente ante el Titular de la actividad, obra o proyecto, su imparcialidad e independencia y por lo tanto, una irregularidad de este tipo podría dar origen a una solicitud de evaluación de seguimiento ante la Oficina de Registro del MARN.

LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES 11.5. Aprueba equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados) propuesto por Titular de la actividad, obra o proyecto. 11.6. Asigna auditor líder. 11.7. Remite información al asistente para elaboración de Oficio informando aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados), aclarando en la misma quien será el auditor líder. Continúa en el paso 13.


CASO B 12.1. Recibe nota con observaciones relacionadas al equipo auditor propuesto (prestadores de servicios ambientales certificados). 12.2. Remite nota al MARN, dirigida a la Gerencia de auditoría de evaluación ambiental. Regresa al paso 9.


CASO B 13.1. Recibe información de la GCA para elaboración de Oficio informando aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados), aclarando en la misma quien será el auditor líder. 13.2. Elabora Oficio informando aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). Ver instrumento denominado: “Oficio informando Aprobación de Equipo Auditor” (FAEA-02). 13.3. Remite Oficio informando aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados) a la GCA.

14 Gerencia de CASO B




cumplimiento ambiental

14.1. Recibe Oficio informando aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). 14.2. Revisa Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados).

LA GCA TIENE OBSERVACIONES 14.3. Remite al asistente observaciones al Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados).

LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES 14.4. Da visto bueno al Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). 14.5. Firma Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). 14.6. Remite al asistente Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados).


CASO B 15.1. Recibe de la GCA Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). 15.2. Remite a auditor líder y da aviso al Titular de la actividad, obra o proyecto Oficio, en el cual se informa la aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados). 15.3. Digitaliza y actualiza el SAEA. Escanear Oficio de aprobación de equipo auditor (Prestadores de servicios ambientales certificados), para archivo digital de dicha actividad, obra o proyecto.

16 Auditor líder: MARN o prestador de servicios ambientales certificado

16.1. Auditor líder recibe Oficio de aprobación de equipo auditor. 16.2. El auditor líder elabora el Plan de AEA. Ver instrumento denominado: “Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental” (FAEA-03).

16.3. El auditor líder remite vía electrónica el plan de AEA al AGCA y equipo auditor.


18.1. Recibe Plan de AEA, para archivo digital.



2. MATRIZ II – ETAPA DE EJECUCION


ETA

PA

DE

EJEC

UC

ION

18 Equipo auditor: MARN o prestador de servicios ambientales certificado

18.1. Equipo auditor se traslada a las instalaciones físicas de la actividad, obra o proyecto a ser auditada; en fecha establecida en el Oficio de realización de AEA y en la hora exacta oficialmente aprobada en el Plan de AEA, previamente coordinada entre el auditor líder y el Titular o su representante. 18.2. El auditor líder inicia la AEA con la reunión de apertura, en donde:

- Se harán las presentaciones formales de los miembros del equipo auditor y del personal de la actividad, obra o proyecto a auditar. - Se definirá el personal de enlace que será asignado por la empresa para acompañar a cada uno de los miembros del equipo auditor. - Se explicará el objetivo de la AEA. - Se confirmará el plan de AEA. - Se tomarán decisiones previas al inicio del trabajo y se harán ajustes importantes para la auditoría de sitio, si fuera el caso.

Ver Instructivo para reunión de apertura (IAEA-02).

18.3. El Titular o su representante entrega al auditor líder información de respaldo. 18.4. El equipo auditor continua con la identificación de hallazgos, para lo cual se apoyará en:

- Revisión de documentos. - Recorrido de instalaciones de la actividad, obra o proyecto. - Realización de entrevistas.

Ver Instructivo para la identificación de hallazgos (IAEA-03).

18.5. El equipo auditor genera y evalúa los hallazgos identificados. Los hallazgos resultarán de la comparación de las evidencias recabadas, contra las condiciones fijadas en el permiso ambiental correspondiente (medidas ambientales y de cumplimiento obligatorio), y como resultado puede obtenerse:

- Cumplimiento ambiental (Conformidad). El auditado está cumpliendo con las condiciones fijadas en el permiso ambiental correspondiente. - Incumplimiento ambiental (No conformidad). El




auditado no está cumpliendo con las condiciones fijadas en el permiso ambiental correspondiente.

Ver procedimiento para el seguimiento de la AEA (PAEA-04).

18.6. El auditor líder elabora acta preliminar de AEA. En dicha acta se consignarán los hallazgos preliminares positivos y negativos, de los cuales se está completamente seguro de su existencia con base en evidencias. Ver instrumento denominado: “Acta preliminar de AEA” (FAEA-04).

18.7. El auditor líder finaliza la AEA con la reunión de clausura, en donde:

- Se presenta al Titular o representante de la actividad, obra o proyecto los resultados preliminares de la AEA. - Se permite al Titular o su representante, defenderse, justificar una situación, solicitar aclaraciones o descargos; para lo cual el auditor líder será el responsable de tomar en cuenta los puntos de vista del Titular o su representante siempre y cuando existan evidencias que respalden los hallazgos.

SI EXISTEN DIVERGENCIAS DE CRITERIO EN CUANTO A UN HALLAZGO NEGATIVO ENTRE EL EQUIPO AUDITOR Y EL TITULAR DE LA ACTIVIDAD, OBRA O PROYECTO.

18.7.a. El titular de la actividad, obra o proyecto podrá anotar la situación en espacio designado en el acta preliminar de AEA para tal fin.

NO EXISTEN DIVERGENCIAS DE CRITERIO ENTRE EL EQUIPO AUDITOR Y EL TITULAR DE LA ACTIVIDAD, OBRA O PROYECTO.

18.7.b. Se procede a firma de acta preliminar de AEA: Equipo auditor, titular y/o su(s) representante(s).


SI EL TITULAR DE LA ACTIVIDAD, OBRA O PROYECTO ESTABLECIO EN EL ACTA PRELIMINAR DE AEA ENTREGAR INFORMACION COMPLEMENTARIA O ADICIONAL A LA YA PROPORCIONADA PREVIA O DURANTE LA AEA, O SI EXISTIERON DIVERGENCIAS DE CRITERIO EN CUANTO A UN HALLAZGO NEGATIVO ENTRE EL EQUIPO AUDITOR Y EL TITULAR DE LA ACTIVIDAD, OBRA O PROYECTO 19.1. El Titular dispondrá de 8 días hábiles posteriores a




la realización de la AEA para remisión de documento correspondiente al MARN; si el Titular tiene que presentar análisis físico-químico, bacteriológicos dispondrá de 15 días hábiles para su remisión al MARN. 19.2. Remite documento a la GCA, a través de la ventanilla integral de atención al usuario.


20.1. Recibe documento. 20.2. Remite documento a la asistente de la GCA.


21.1. Recibe documento. 21.2. Digitaliza y actualiza el SAEA. 21.3. Remite documento al Auditor Líder.

22 Equipo auditor: MARN o prestador de servicios ambientales certificado

22.1. El auditor líder recibe documento enviado por el titular de la actividad, obra o proyecto. 22.2. Elabora informe de AEA, en este se debe documentar el proceso efectuado, incluyendo únicamente la información necesaria para fines de la AEA. Dicho informe será responsabilidad del auditor líder, sin embargo contará con el apoyo de los miembros de su equipo. 22.3. El equipo auditor incluyendo el auditor líder firma el Informe de AEA. 22.4. El auditor líder remite Informe de AEA a GCA para revisión.

23 Asistente de la Gerencia de cumplimiento ambiental

23.1. Recibe Informe de AEA. 23.2. Digitaliza y actualiza el SAEA. 23.3. Remite Informe de AEA a la GCA.


24.1. Recibe Informe de AEA. 24.2. Revisa Informe de AEA.

LA GCA TIENE OBSERVACIONES 24.3. Remite informe de AEA al auditor líder con observaciones. LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES 24.4. Firma informe de AEA. 24.5. Remite Informe de AEA al asistente de la GCA.

25 Asistente de la Gerencia de cumplimiento ambiental

25.1. Recibe Informe de AEA. 25.2. Escanea Informe de AEA para archivo digital. 25.3. Digitaliza y actualiza el SAEA. 25.4. Remite copia de informe de AEA al Técnico Jurídico de la GCA.



3. MATRIZ III – ETAPA DE SEGUIMIENTO


ETA

PA

DE

SEG

UIM

IEN

TO

26 Técnico Jurídico (GCA)

26.1. Recibe informe de AEA. 26.2. Lee informe de AEA. 26.3. Elabora resolución de resultados de AEA. En dicha resolución:

- Se hace del conocimiento del Titular los incumplimientos determinados en la AEA y establece un plazo definitivo de 30 días hábiles, para que el Titular, proceda a remitir a la GCA su propuesta de Programa de Manejo Ambiental Ajustado (PMAA) o Programa de Adecuación Ambiental Ajustado (PAAA) según sea el caso.

26.4. Remite resolución de resultados de AEA a la Asistente de la GCA.

27 Asistente de Gerencia de cumplimiento ambiental

27.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 27.2. Remite resolución de resultados de AEA a la Asistente Jurídico de la Dirección de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento.

28 Asistente jurídico dirección general de ordenamiento, evaluación y cumplimiento

28.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 28.2. Remite resolución de resultados de AEA al director de ordenamiento, evaluación y cumplimiento.

29 Director general de evaluación, ordenamiento y cumplimiento

29.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 29.2. Revisa resolución de resultados de AEA.

EL DIRECTOR GENERAL DE ORDENAMIENTO, EVALUACION Y CUMPLIMIENTO TIENE OBSERVACIONES. 29.3. Remite al técnico jurídico observaciones a resolución de resultados de AEA, o 29.4. Remite al auditor líder observaciones a Informe de AEA.

EL DIRECTOR GENERAL DE ORDENAMIENTO, EVALUACION Y CUMPLIMIENTO NO TIENE OBSERVACIONES. 31.5. Firma resolución de resultados de AEA. 31.6. Remite resolución de resultados de AEA a Asistente Jurídico de la DGOEC




30 Asistente jurídico de dirección de ordenamiento, evaluación y cumplimiento

30.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 30.2. Remite resolución de resultados de AEA a la asistente del despacho ministerial.

31 Despacho ministerial 31.1. Asistente del despacho ministerial recibe resolución de resultados de AEA. 31.2. Asistente del despacho ministerial revisa resolución de resultados.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL TIENE OBSERVACIONES. 31.3. Remite al técnico jurídico observaciones a resolución de resultados de AEA, o 31.4. Remite al auditor líder observaciones a informe de AEA.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL NO TIENE OBSERVACIONES. 31.5. Remite resolución de resultados a Ministro. 31.6. Ministro firma resolución de resultados de AEA. 31.7. Ministro remite resolución de resultados a la asistente del despacho ministerial. 31.8. La asistente del despacho ministerial recibe resolución de resultados. 31.9. La asistente del despacho ministerial saca copias de la resolución de resultados de AEA y remite a la Asistente Jurídico de la DGOEC.


32.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 32.2. Remite resolución de resultados de AEA a la VIAU y al AGCA.

33 Asistente de gerencia de cumplimiento ambiental

33.1. Recibe copia de resolución de resultados de AEA. 33.2. Digitaliza y actualiza el SAEA. Escanea resolución de resultados de AEA para archivo digital.


34.1. Recibe resolución de resultados de AEA. 34.2. Avisa al titular de la actividad, obra o proyecto que puede pasar a retirar la resolución de resultados de AEA.





35.1. Recibe aviso para que se acerque a las instalaciones del MARN (Ventanilla integral de atención al usuario) a retirar la resolución de resultados de AEA. 35.2. El titular de la actividad, obra o proyecto o su representante retira la resolución de resultados de AEA; firma de recibido copia de resolución, la cual se archiva. 35.3. Si la Resolución de Resultados de la AEA es FAVORABLE, el MARN entregará fianza ambiental. Además, si la Resolución corresponde al Permiso Ambiental de Construcción debe solicitar el Permiso Ambiental de Funcionamiento.

35.4. Si la Resolución de Resultados de la AEA es NO FAVORABLE:

35.4.a. El Titular debe presentar a la GCA propuesta de PMAA o PAAA, según corresponda. Asimismo, debe presentar nueva fianza ambiental. Para aquellas actividades, obras o proyectos con fianza ambiental vencida. Continúa en el paso 38.

35.4.b. El Titular debe presentar a la GCA propuesta de PMAA o PAAA, según corresponda. Continúa en el paso 42.


36.1. VIAU informa a la GCA, a través del sistema informático, que el Titular ha retirado del MARN Resolución de Resultados de AEA.

37 Gerencia de Cumplimiento Ambiental

37.1. La GCA recibe notificación de la VIAU, correspondiente al retiro de la Resolución de Resultados de AEA. 37.2. La GCA inicia medida preventiva o proceso sancionatorio según corresponda. Ver Instructivo de actuaciones previas y otros procedimientos establecidos en la LMA.

(Ver Instructivo de actuaciones previas y otros procedimientos establecidos en la LMA).


38.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA; y nueva fianza ambiental. 38.2. Remite a la AJDGEOC propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental.

39 Asistente jurídica de la dirección general de evaluación,

39.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental. 39.2. Digitaliza, actualiza el SAEA.




ordenamiento y cumplimiento

39.3. Remite propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental al técnico jurídico.

40 Técnico jurídico 40.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental. 40.2. Revisa nueva fianza ambiental.

EL TECNICO JURIDICO TIENE OBSERVACIONES. 40.3. Remite prevención a la GCA, para firma y posterior aviso al Titular.

EL TECNICO JURIDICO NO TIENE OBSERVACIONES. 40.4. Ingresa al sistema informático, datos correspondientes a la fianza ambiental. 40.5. Remite propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental a la AJDGEOC.

41 Asistente jurídico de dirección general de ordenamiento, evaluación y cumplimiento

41.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA y nueva fianza ambiental. 41.2. Remite propuesta de PMAA o PAAA y copia de nueva fianza ambiental al AGCA.

42 Asistente gerencia de cumplimiento ambiental

42.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA, según sea el caso. 42.2. Digitaliza y actualiza el SAEA. 42.3. Remite propuesta de PMAA o PAAA al Auditor Líder.

43 Auditor líder 43.1. Recibe propuesta de PMAA o PAAA, según sea el caso. 43.2. Revisa propuesta de PMAA o PAAA, según sea el caso.

LA GCA PODRA SOLICITAR APOYO A LA GEA. 43.2.a. Remite a la GEA, PMAA o PAAA, según sea el caso, para revisión y visto bueno.

AUDITOR LIDER TIENE OBSERVACIONES. 43.3. Remite observaciones a la GCA, para firma y posterior aviso al Titular. Se aclara que el aviso lo realizará la Ventanilla integral de atención al usuario.

AUDITOR LIDER NO TIENE OBSERVACIONES. 43.4. Elabora dictamen técnico. 43.5. Remite dictamen técnico a la GCA.

44 Asistente gerencia de cumplimiento ambiental

44.1. Recibe dictamen técnico. 44.2. Revisa dictamen técnico.




LA GCA TIENE OBSERVACIONES. 44.3. Remite dictamen técnico con observaciones al auditor líder. LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES. 44.4. Firma dictamen técnico. 44.5. Remite dictamen técnico al AGCA.

45 Asistente de la gerencia de cumplimiento ambiental

45.1. Recibe dictamen técnico. 45.2. Escanea y actualiza el SAEA. 45.3. Remite el dictamen técnico al técnico jurídico

46 Técnico jurídico 46.1. Recibe dictamen técnico. 46.2. Elabora Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 46.3. Remite al AGCA, Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.


47.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 47.2. Remite a la AJDGEOC, Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.


48.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 48.2. Remite al DGEOC, Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.

49 Director general de evaluación, ordenamiento y cumplimiento

49.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 49.2. Revisa Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.

EL DIRECTOR GENERAL DE ORDENAMIENTO, EVALUACION Y CUMPLIMIENTO TIENE OBSERVACIONES. 49.3. Remite observaciones a la AJDGEOC, quien las traslada a la AGCA para que las remita al técnico jurídico y/o auditor líder, según corresponda.

EL DIRECTOR GENERAL DE ORDENAMIENTO, EVALUACION Y CUMPLIMIENTO NO TIENE OBSERVACIONES. 49.4. Firma Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 49.5. Remite a la AJDGEOC Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.





48.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 48.2. Remite a la ADM, Resolución de aprobación o no aprobación del PMAA o PAAA, según sea el caso.

51 Despacho ministerial 51.1. Asistente del despacho ministerial recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 51.2. Asistente del despacho ministerial revisa Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL TIENE OBSERVACIONES. 51.3. Remite al técnico jurídico observaciones a Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso, o 51.4. Remite al auditor líder observaciones al dictamen técnico.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL NO TIENE OBSERVACIONES. 51.5. Remite Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 51.6. Ministro firma Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 51.7. Ministro remite a la ADM, resolución de Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 51.8. La asistente del despacho ministerial recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso. 51.9. La asistente del despacho ministerial saca copias de la Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no, según sea el caso; y remite a la Asistente Jurídico de la DGOEC.

52 Asistente de la dirección general de ordenamiento, evaluación y cumplimiento

52.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no. 52.2. Remite Resolución de aprobación o no aprobación del PMAA o PAAA, según sea el caso, al AGCA y a la VIAU.

53 Asistente de la gerencia de

53.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no.




cumplimiento ambiental

53.2. Escanea Resolución guarda en archivo digital y archivo físico. 53.3. Actualiza el SAEA.


54.1. Recibe Resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no. 54.2. Avisa al titular de la actividad, obra o proyecto que puede pasar a retirar la resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no.


55.1. Recibe aviso para que se acerque a las instalaciones del MARN (Ventanilla integral de atención al usuario) a retirar la resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no. 55.2. El titular de la actividad, obra o proyecto o su representante retira la resolución que indica si el PMAA o PAAA fue aprobado o no; firma de recibido copia de resolución, la cual se escanea, y envía a la AGCA para archivo digital; y se guarda copia en archivo físico.

56 Técnico jurídico SI LA RESOLUCION INDICA QUE EL PMAA O PAAA NO FUE APROBADO (Ver Instructivo de actuaciones previas y otros procedimientos establecidos en la LMA).

56.1. Elabora Oficio solicitando al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 56.2. Remite Oficio a la Gerencia de cumplimiento ambiental.


57.1. Recibe Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 57.2. Revisa Oficio.

LA GCA TIENE OBSERVACIONES. 57.2. Remite al técnico jurídico a través del AGCA observaciones al Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental.

LA GCA NO TIENE OBSERVACIONES. 57.3. Da visto bueno al Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental 57.4. Remite Oficio a la Asistente del Despacho Ministerial a través del AGCA.

58 Despacho ministerial 58.1. Asistente del despacho ministerial recibe Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental 58.2. Asistente del despacho ministerial revisa Oficio




que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL TIENE OBSERVACIONES. 58.3. Remite al Técnico Jurídico a través del AGCA observaciones al Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental.

LA ASISTENTE DEL DESPACHO MINISTERIAL NO TIENE OBSERVACIONES. 58.4. Remite al señor Ministro Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 58.5. Señor Ministro recibe y firma Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 58.6. Señor Ministro remite Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental a la Asistente del despacho ministerial. 58.7. Asistente del despacho ministerial recibe Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 58.8. Asistente del despacho ministerial saca copias del Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental; y remite al AGCA.


59.1. Recibe original y copia del Oficio que solicita al banco o aseguradora hacer efectiva la fianza ambiental. 59.2. Envía original y copia del Oficio al banco o aseguradora. Se entregará el original y se solicitará firma de recibido en la copia.

60 Aseguradora o banco 60.1. Recibe Oficio solicitando hacer efectiva la fianza ambiental. 60.2. Remite a la GCA el plan de implementación de la(s) medida(s) ambiental(es).

SI LA ASEGURADORA O BANCO NO REALIZAN LA ORDEN EMITIDA POR EL MARN, SE CERTIFICARA EL EXPEDIENTE A LA FISCALIA GENERAL DE LA REPUBLICA


61.1. Recibe plan de implementación de la(s) medida(s) ambiental(es). 61.2. Remite a la AGCA plan de implementación de la(s) medida(s) ambiental(es).

62 Asistente de la gerencia de CA

62.1. Recibe plan de implementación de la(s) medida(s) ambiental(es). 62.2. Digitaliza y actualiza el SAEA.



XIII. DIAGRAMA PROCESO AUDITORIA DE EVALUACIÓN AMBIENTAL



XIV. GLOSARIO

a) Definiciones Principales

Actividad, obra o proyecto: Conjunto de acciones necesarias para la planificación, construcción, desarrollo y cierre técnico o abandono de actividades productivas y de servicio, las cuales modifican o destruyen elementos del ambiente o generan residuos, materiales tóxicos o peligrosos. Auditoria de Evaluación Ambiental: Método de revisión exhaustiva de instalaciones, procesos, almacenamientos, transporte, seguridad y riesgos de actividades, obras o proyectos que se encuentran en construcción y operación, que permite verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el permiso ambiental. De ser necesario, definir programas mediante los cuales se establecen, con plazos determinados, las obras, reparaciones, correcciones y acciones necesarias, con arreglo a las condiciones establecidas en el permiso ambiental. Categorización: proceso técnico por medio del cual el Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, determinará si se necesita o no un Estudio de Impacto Ambiental para una actividad, obra o proyecto, en función de la naturaleza de la actividad, su envergadura y a la naturaleza del impacto potencial a generar. Diagnóstico Ambiental: Proceso que permite determinar los impactos y daños que la construcción, el funcionamiento o el cierre de operaciones de una actividad, obra o proyecto que se encuentre funcionando a la entrada en vigencia de la Ley, esté causando en el ambiente. Este estudio debe culminar con un programa de adecuación ambiental.

Estudio de Impacto Ambiental: Instrumento de diagnóstico, evaluación, planificación y control, constituido por un conjunto de actividades técnicas y científicas realizadas por un equipo multidisciplinario, destinadas a la identificación, predicción y control de los impactos ambientales, positivos y negativos, de una actividad, obra o proyecto, durante todo su ciclo vital, y sus alternativas, presentado en un informe técnico; y realizado según los criterios establecidos legalmente. Impacto Ambiental: Cualquier alteración, positiva o negativa, de uno o más de los componentes del ambiente provocadas por la acción humana o de fenómenos naturales en un área de influencia definida.



Evaluación de Impacto Ambiental: El proceso y conjunto de procedimientos que permite estimar los impactos y consecuencias que la ejecución de una determinada actividad, obra o proyecto específico, puedan causar sobre el ambiente, asegurando la ejecución y seguimiento de las medidas que puedan prevenir, atenuar, compensar o potenciar dichos impactos. Es parte inseparable e integral del ciclo del proyecto: idea, perfil, pre factibilidad, factibilidad, diseño, licitación, contratación, construcción, funcionamiento y cierre de operaciones. Medio Ambiente: El sistema de elementos bióticos, abióticos, socioeconómicos, culturales y estéticos que interactúan entre sí, con los individuos y con la comunidad en la que viven, determinando su relación y sobrevivencia, en el tiempo y el espacio. Medida de Atenuación: Estrategia o acción destinada a reducir, neutralizar o eliminar los impactos negativos, ocasionados por la ejecución de una política, plan, programa, actividad, obra o proyecto. Medidas de Compensación: Son aquellas acciones destinadas a compensar, todo aquello que fuere dañado en forma irreversible, por el desarrollo de una actividad, obra o proyecto.

Medidas de Mitigación: Conjunto de acciones u obras dirigidas a atenuar, minimizar o compensar los impactos negativos que una actividad, obra o proyecto puede generar en el entorno humano y natural. Medida de Prevención: Estrategia, acción o medida destinada a evitar los impactos ambientales negativos de una política, plan, programa, actividad, obra o proyecto. Niveles Permisibles de Concentración: Valores o parámetros que establecen el máximo grado de concentración de contaminantes que puede ser vertidos en una fuente, ducto o chimenea, en lugares en donde se efectúa un monitoreo o control de los contaminantes durante el proceso de producción o la realización de una actividad. Niveles Permisibles de Exposición: Valores de un parámetro físico, químico o biológico, que indican el máximo o mínimo grado de concentración, o los periodos de tiempos de exposición a determinados elementos, compuestos, sustancias, derivados químicos o biológicos, energías, radiaciones, vibraciones, ruidos o combinación de ellos, cuya presencia en un elemento ambiental puede causar daños o constituir riesgo para la salud humana. Normas Técnicas de Calidad Ambiental: Aquellas que establecen los valores límite de concentración y periodos máximos o mínimos permisibles de elementos, compuestos, derivados químicos o biológicos, radiaciones, vibraciones, ruido, olores o combinaciones de



ellos, cuya presencia o carencia en el ambiente pueden constituir un riesgo para la salud o el bienestar humano, la vida y conservación de la naturaleza. Permiso Ambiental: Acto administrativo por medio del cual el Ministerio de acuerdo a esta ley y su reglamento, a solicitud del titular de una actividad, obra o proyecto, autoriza a que estas se realicen, sujetas al cumplimiento de las condiciones que este acto establezca. Programa de Adecuación Ambiental: Conjunto de acciones e inversiones, que el titular propone realizar programáticamente, en un plazo determinado, para evitar, corregir, atenuar y/o compensar los daños ambientales causados por una actividad, obra o proyecto, en funcionamiento y por el cierre de operaciones. Programa de Manejo Ambiental: Es el instrumento que contiene el conjunto de medidas propuestas para la prevención, atenuación y compensación de los impactos negativos al ambiente, así como la potenciación de los positivos. En este se incluyen los componentes siguientes: implementación de medidas de prevención, atenuación y compensación, monitoreo, cierre de operaciones, y rehabilitación. El programa de manejo ambiental es una parte integrante del estudio de impacto ambiental.

Titular de la actividad, obra o proyecto: Persona natural o jurídica, pública o privada, que legalmente está facultada para llevar a cabo una actividad, obra o proyecto.

b) Abreviaturas

AEA: Auditoría de Evaluación Ambiental ADM: Asistente Despacho Ministerial AGCA: Asistente de la Gerencia de Cumplimiento Ambiental AJDGEOC: Asistente Jurídico de la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento AL: Auditor Líder DA: Diagnóstico Ambiental DGOEC: Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento EsIA: Estudio de Impacto Ambiental



EIA: Evaluación de Impacto Ambiental GCA: Gerencia de Cumplimiento Ambiental GEA: Gerencia de Evaluación Ambiental MACO: Medidas Ambientales de Cumplimiento Obligatorio MAEA: Manual de Auditoría de Evaluación Ambiental MARN: Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales PAA: Programa de Adecuación Ambiental PAAA: Programa de Adecuación Ambiental Ajustado PMA: Programa de Manejo Ambiental PMAA: Programa de Manejo Ambiental Ajustado SAEA: Sistema de Auditoría de Evaluación Ambiental TJ: Técnico Jurídico VIAU: Ventanilla Integral de Atención al Usuario


Manual de Auditorías de Evaluación Ambiental

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES



El desarrollo y mejoramiento de los procesos de realización de Auditorías de Evaluación Ambiental, forma parte del compromiso adquirido por el MARN, de revisar y dar cumplimiento a las medidas ambientales estipuladas en los permisos ambientales correspondientes a cada actividad, obra o proyecto.

Después de haber realizado una verificación de los procesos actuales, se han identificado

factores determinantes para poder realizar de manera más eficiente las AEA. Precisamente con este objetivo, el Manual proporciona un conjunto de requisitos y procedimientos destinados a dar cumplimiento y seguimiento a las actividades, obras o proyectos actuales y a las venideras.

Por tal razón este proceso de ordenamiento y mejora interna, también pretende generar

en los titulares de las actividades, obras o proyectos, el compromiso de una mejora ambiental continua, es decir, desarrollarán conciencia y la necesidad de un Sistema de Gestión Ambiental adecuado, que les permita evolucionar hacia un modelo de operación moderna, que integre la calidad, la seguridad y el respeto hacia el medio ambiente, basado en adecuadas buenas prácticas ambientales.

Es importante aclarar que debido a la reestructuración que se gestó en el MARN, algunas

de las recomendaciones citadas Es importante aclarar que al término de la consultoría, y debido a la reestructuración

producida en el área de Auditoría de Evaluación Ambiental, algunas de las recomendaciones citadas a continuación ya han sido incorporadas a los procesos realizados por la Dirección General de Ordenamiento, Evaluación y Cumplimiento.

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

El proceso que actualmente desarrolla la

GCA se basa en la experiencia y

conocimiento del personal del área.

Se necesita implementar un manual guía

oficial para uniformar el desarrollo del

proceso de AEA Institucionalmente.

Utilizar el presente manual – en donde se

desarrollan las diferentes etapas del proceso

de AEA: planificación, ejecución,

seguimiento – para el proceso de inducción,

cuando se incorpore nuevo personal a la

Gerencia de Auditoría de Evaluación

Ambiental.




Elaborar un Manual de actuaciones previas

que indiquen los procedimientos a seguir en

casos específicos, es decir, aquellos casos que

se encuentran fuera del procedimiento

ordinario.

De la conclusión anterior, se deduce

también, la necesidad que tiene la GCA,

en relación a establecer en documento

oficial los elementos claves de la AEA

(criterios, evidencias y conclusiones).

Los elementos claves de la AEA (criterios de

AEA, evidencias y conclusiones de AEA) se

han establecido en el presente manual, en los

capítulos “VII. Instructivo para proceso de

identificación de hallazgos y recopilación de

evidencias”, “VIII. Instructivo para evaluación

de evidencias y hallazgos”, y “XI. Formatos

generales para el proceso de realización de

AEA”.

Estos elementos darán las herramientas

necesarias a los Auditores de Evaluación

Ambiental para identificar y evaluar los

hallazgos encontrados durante la realización

de la AEA.

En este momento, el control del período

de vigencia de las fianzas de

cumplimiento ambiental, que permita la

planificación de las Auditorías de

Evaluación Ambiental de manera más

eficiente y coordinada, se realiza de forma

manual y/o con programas básicos que

afectan el tiempo de planificación.

Debe crearse e instalarse un sistema

informático, para el desarrollo sistemático

y automático de la planificación de las AEA,

incluyendo datos sobre el período de

vigencia de las fianzas de cumplimiento

ambiental, y el manejo de información y/o

documentación relacionada a cada una de

las actividades, obras o proyectos con

Permiso Ambiental.

Para la creación del sistema informático se

deben tomar como base los flujogramas y

matrices de los procesos detallados en el

presente manual.



El personal perteneciente a la Gerencia de

Cumplimiento Ambiental debe recibir la

capacitación correspondiente para el uso

del sistema informático.

Los expedientes de cada una de las

actividades, obras o proyectos con

Permiso Ambiental se archivan de forma

física.

Debe crearse un archivo digital para cada una

de las actividades, obras o proyectos con

Permiso Ambiental. Lo anterior también

incluye a todas las actividades, obras o

proyectos que ya finalizaron con el proceso

de AEA, es decir que la Fianza Ambiental ya

fue liberada.

El archivo digital debe contener para cada

una de las actividades, obras o proyectos la

siguiente información: notificaciones, plan de

AEA, actas, entrevistas, informes,

resoluciones, PMA o PAA, correspondencia y

documentación presentada por el Titular.

La coordinación entre las diferentes áreas

(GCA y GEA) necesita mejorar.

A través del sistema informático de AEA la

Gerencia de Evaluación Ambiental actualizará

e informará a la GCA sobre todas aquellas

actividades, obras o proyectos que obtengan

su Permiso Ambiental; así como de todas

aquellas que hayan iniciado un proceso de

modificación, ampliación, rehabilitación y/o

reconversión.

La Gerencia de Evaluación Ambiental debe

autorizar a la Gerencia de Cumplimiento

Ambiental el acceso al SEA, y archivos

digitales.




La Gerencia de Cumplimiento Ambiental

tiene acceso a la información -

documento físico - que los Titulares de las

actividades, obras o proyectos, presentan

al MARN, a través de los Informes

Operacionales Anuales.

Los Informes Operacionales Anuales se han

considerado dentro del presente Manual

como un “criterio de auditoría”,

consecuentemente, se recomienda que la

Gerencia de Evaluación Ambiental permita

que la Gerencia de Cumplimiento Ambiental,

a través del sistema informático cree un

enlace que permita el acceso directo a la

información que los Titulares presentan en

los Informes Operacionales Anuales.

Adicional a la acción antes mencionada, se

propone, además, que el MARN incorpore

dentro del Formato del Informe Operacional

Anual, un apartado en el cual se solicite al

Titular de la actividad, obra o proyecto,

documentación de respaldo concerniente al

cumplimiento de las medidas ambientales y

medidas de cumplimiento obligatorio

aprobadas por el MARN en el respectivo

Permiso Ambiental.

La GCA tiene establecida una frecuencia –

como mínimo una vez al año– para la

realización de las Auditorías de Evaluación

Ambiental a todas aquellas actividades,

obras o proyectos con Permiso Ambiental.

La frecuencia de realización de las AEA debe

ser constante y periódica, se recomienda

utilizar una frecuencia SEMESTRAL para las

AEA aplicadas a las actividades de alta

significancia ambiental. Para actividades de

menor significancia ambiental, que por

alguna razón sea requerida la programación

de AEA, se puede efectuar cada AÑO. Por el

contrario, aquellas actividades que por su

altísima significancia y por lo resultados

(negativos) obtenidos en la primera AEA,

podría establecerse una frecuencia de 3

meses.



En relación a las frecuencias propuestas

anteriormente, la Gerencia de Cumplimiento

Ambiental, cuando lo considere conveniente

podrá disminuir o ampliar dicha frecuencia;

esto deberá realizarlo en base a los criterios y

variables establecidas en el presente Manual,

capitulo V. “Instructivo para el programa de

AEA y base de datos”, ítem 3. “Numero y

frecuencia de las AEA”.

Es importante, además, que dentro del

sistema informático se lleve el control de la

frecuencia y cantidad de AEA realizadas o por

realizar a cada una de las actividades, obras o

proyectos.

El MARN ha dado inicio al proceso de

certificación y registro de prestadores de

servicios ambientales, de acuerdo a lo

establecido en los Artículos 36, 42 y

siguientes del Reglamento General de La

Ley del Medio Ambiente.

El MARN debe hacer la gestión pertinente

para continuar con la elaboración del Manual

del proceso de certificación y registro de

prestadores de servicios ambientales en AEA,

y la aprobación e implementación del mismo,

ya que el éxito del cumplimiento y

seguimiento ambiental a nivel nacional

depende en gran medida de la habilitación

legal de auditores de evaluación ambiental

competentes y vigilados, a través del MARN o

Institución(es) designada(s) por este.

El MARN debe satisfacer la demanda

existente de todas aquellas actividades,

obras o proyectos con Permiso Ambiental

por medio de las Auditorías de Evaluación

Ambiental.

Para cubrir la demanda existente de AEA se

recomienda que las AEA, también puedan ser

efectuadas por prestadores de servicios

ambientales certificados, bajo la coordinación

de la GCA. Por lo que, es necesario que el

MARN continúe con la implementación del

proceso de certificación y registro de dichos

prestadores de servicios.




La GCA precisa de más personal calificado

para realizar las Auditorías de Evaluación

Ambiental –por medio de las cuales se

realiza el monitoreo correspondiente- a

aquellas actividades, obras o proyectos

con Permiso Ambiental.

Se necesita de contratación de personal

adicional (auditores y técnicos jurídicos) que

refuerce la estructura existente en la GCA.

Programar anualmente capacitaciones

periódicas para el personal de la GCA. Dichas

capacitaciones deberán ser orientadas en

función a las actividades o procesos sujetos

de AEA.

En la actualidad, es la Gerencia de

Evaluación Ambiental la responsable de

revisar y aprobar los PMAA y/o PAAA;

esta actividad resta tiempo a dicha

Gerencia para realizar la evaluación de los

Formularios, Estudios de Impacto

Ambiental, o Diagnósticos Ambientales de

aquellas actividades, obras o proyectos

que han solicitado al MARN el

correspondiente Permiso Ambiental.

Se propone que la revisión y aprobación de

los PMAA o PAAA la realice la Gerencia de

Cumplimiento Ambiental; quien es la

responsable de llevar el control y monitoreo

del cumplimiento de los PMA o PAA

aprobados en su momento por la Gerencia de

Evaluación Ambiental. No obstante, en todas

aquellas actividades, obras o proyectos que

por su dimensión, complejidad y/o cambios

en medidas ambientales fuere necesario, la

Gerencia de Cumplimiento Ambiental podrá

solicitar a la GEA apoyo técnico para la

revisión y aprobación del PMAA o PAAA

según corresponda.

El proceso de Auditoría de Evaluación

Ambiental puede convertirse en el punto

de partida para que el MARN incorpore a

sus procesos “Los Programas de

Incentivos y Desincentivos Ambientales”.

Elaborar e incorporar gradualmente al

proceso de AEA “Los Programas de Incentivos

y Desincentivos Ambientales” –en base a los

artículos 11, 32 y 38 de la Ley del Medio

Ambiente– que aliciente a los Titulares de las

actividades, obras o proyectos a cumplir con

las condiciones fijadas en el Permiso

Ambiental; además de motivarlos a

incorporar sistemas de autogestión en sus

actividades, obras o proyectos.


Manual de Auditorías de Evaluación Ambiental

TALLER DE CAPACITACION



TALLER DE CAPACITACION SOBRE MANUAL DE REALIZACIÓN DE AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL

DIRIGIDO A: Dirigido a personal del Ministerio de Medio Ambiente y Recursos Naturales, cuyas funciones se involucren, directa e indirectamente con el proceso de realización de auditorías de Evaluación Ambiental, los cuales serán los principales responsables de la implementación de procedimientos e instructivos contemplados en el Manual de Realización de Auditorías de Evaluación Ambiental 2011. OBJETIVO: Proporcionar las herramientas y lineamientos necesarios para la implementación del Manual de Realización de Auditorías de Evaluación Ambiental; Además de fortalecer las capacidades de los Auditores Ambientales y profesionales representantes del Ministerio.

MODALIDAD: Presencial FECHAS DE REALIZACIÓN: Martes 29 y miércoles 30 de noviembre de 2011 HORARIO: De 08:00 a.m. a 15:00 p.m. horas No. DE HORAS: 12 horas

METODOLOGIA: 1. Participación interactiva 2. Exposición de presentación audiovisual 3. Casos prácticos 4. Discusión 5. Autoevaluación

TEMAS IMPARTIDOS EN EL TALLER DE CAPACITACION

Marco legal Alcance del manual de AEA Organización y actores del sistema Organización administrativa de la AEA



Organización funcional de la AEA Procedimiento general para realizar auditorías de evaluación ambiental Procedimiento para planificación de las auditorias de evaluación ambiental Actividades de la etapa de planificación Descripción de actividades Definición del alcance de la AEA Notificación de la AEA Selección del equipo auditor Elaboración del plan de AEA Revisión y aprobación del plan de AEA Procedimiento para ejecución de las auditorias de evaluación ambiental Actividades de la etapa de ejecución Descripción de actividades Reunión de inicio o apertura Identificación de hallazgos y recolección de evidencias Generación y evaluación de hallazgos Reunión final o de clausura Elaboración del informe de AEA Revisión y Aprobación del Informe de AEA Procedimiento para el seguimiento de las auditorias de evaluación ambiental Actividades de la etapa de seguimiento Notificación de resultados de AEA Preparación y remisión al MARN del Programa de Manejo Ambiental Ajustado o

Programa de Adecuación Ambiental Ajustado Revisión y Aprobación: Programa de Manejo Ambiental Ajustado o Programa de

Adecuación Ambiental Ajustado Notificación al titular de aprobación de PMAA o PAAA Actividades sujetas a AEA Número y frecuencia de las AEA Formato de registro de participantes reunión de apertura Recolección de información y/o comprobantes Evaluación de hallazgos Formato de registro de participantes reunión final o de clausura Contenido mínimo del informe de AEA Formatos generales para el proceso de realización de auditorías de evaluación ambiental Formato guía para la elaboración de "Notificación de Auditoría de Evaluación Ambiental

con personal del Ministerio" Formato guía para la elaboración de "Notificación de Auditoría de Evaluación Ambiental

con Prestadores de Servicios Certificados" Formato guía para la elaboración de "Notificación de aprobación de equipo auditor" Formato guía para la elaboración del "Plan de Auditoría de Evaluación Ambiental"



Formato guía para la elaboración de "Acta preliminar durante el proceso de reunión de clausura o final"

Formato para nota de campo Formato guía para realizar entrevistas Formato guía para la elaboración de "Informe de Auditoría de Evaluación Ambiental" Diagrama proceso auditoria de evaluación ambiental Consideraciones y recomendaciones

COMENTARIOS Y OBSERVACIONES REALIZADAS POR LOS ASISTENTES:

1. Ventanilla integral de atención al usuario, debe enviar copia impresa y digital a la GAEA de las Resoluciones, prevenciones u oficios retirados por el Titular o representantes, con su respectiva fecha, nombre, numero de DUI, y firma de recibido.

2. Se solicito la eliminación de plazos (internos) de respuesta de procedimientos sugeridos en el manual, para estipular únicamente los contemplados en la Ley y su Reglamento General vigente.

3. Cambiar el término “notificación” por el de “aviso”. 4. Cambiar el nombre dado a los siguientes formatos:

a. “Notificación de Auditoría de Evaluación Ambiental con personal del Ministerio” por “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con personal del Ministerio”

b. “Notificación de Auditoría de Evaluación Ambiental con prestadores de servicios ambientales certificados” por “Oficio de realización de Auditoría de Evaluación Ambiental con prestadores de servicios ambientales certificados”

c. “Notificación de aprobación de equipo auditor” por “Oficio informando aprobación de equipo auditor”

5. Crear un Manual de actuaciones previas que indique los procedimientos a seguir en aquellos casos específicos, es decir, aquellos casos que se encuentran fuera del procedimiento ordinario.

6. La Gerencia de Evaluación Ambiental debe proporcionar a la Gerencia de Auditoría de Evaluación Ambiental el archivo del dictamen técnico en formato Word; esto tiene como objeto evitar la duplicidad de tareas, en relación a la digitalización de las medidas ambientales y medidas de cumplimiento obligatorio.

7. Se realizaron cambios al formato del Informe de Auditoría de Evaluación Ambiental, se indican a continuación: a. Se agrego en el plazo de vigencia de fianza ambiental el periodo de vigencia. b. Para el tipo de permiso ambiental se agrego la categoría “Permiso Ambiental” para

todos aquellos que no se encuentren clasificados en permisos de ubicación, construcción y funcionamiento



c. Se adiciono un apartado en antecedentes, relacionado a las Auditorías de Evaluación Ambiental, en donde se incluyo: fecha de realización, resolución de resultados, fecha de resolución y tipo de AEA (por solicitud del titular, por seguimiento, por denuncia, por cambios).

d. Se adiciono un apartado en antecedentes, relacionado a la constitución de nueva fianza ambiental, el monto, plazo y vigencia de la misma.

e. En el ítem correspondiente a los Hallazgos se modifico el cuadro propuesto, acordando que en el nuevo cuadro se incluirá la siguiente información: medida ambiental, monto, momento de ejecución (según cronograma), observaciones.

f. En el ítem Anexos, se adiciono nota de abandono de trámite, para aquellos casos que proceda.

8. Nombrar e identificar a las personas de recibir y dar seguimiento a los Informes Operacionales Anuales, ingresados al Ministerio por parte de los titulares.

9. Capacitar cotidiana y periódicamente a los profesionales involucradas en el proceso de realización de Auditorías de Evaluación Ambiental.

10. Estipular en el Manual la tipificación de la falta e incumplimiento por la no presentación de los Informes Operacionales Anuales de parte de los titulares.



ANEXO 1 PRESENTACION DE PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR

AUDITORIAS DE EVALUACIÓN AMBIENTAL



ANEXO 2 CASO PRÁCTICO



ANEXO 3 LISTADO DE PROFESIONALES ASISTENTES

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