Manual para usuarios Microsoft Teams para... · 2020. 6. 2. · MANUAL DE USUARIO DEL APLICATIVO...

MANUAL DE USUARIO DEL APLICATIVO MICROSOFT TEAMS


Código: CJ-DNTICS-SNIT-JP_MAN05-2020Versión: 1.0

Fechaderevisión: 13-mayo-2020

Creadopor: EdwinJoffrePeñaPatin

NiveldeConfidencialidad: Usointerno

Historialdemodificaciones:

Firmasderesponsabilidad:Nombre Cargo Cargo Firma

Creadopor: EdwinJoffrePeña Analista1

Revisadopor: MayraCriollo Supervisor

Aprobadopor: WashingtonVinueza JefeDepartamental

Fecha Versión Creadopor: Descripcióndelamodificación13/05/2020 1.0 EdwinJoffrePeña Creación


TabladecontenidoDESCRIPCIÓN........................................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ALCANCE.................................................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.DEFINICIONES.......................................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.1. REQUERIMIENTOSMÍNIMOSDEHARDWAREEINTERNET¡ERROR! MARCADOR NODEFINIDO.2. PROCEDIMIENTO.......................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.2.1. INGRESOAUNAVIDEOCONFERENCIADESDEUNCOMPUTADOR¡ERROR! MARCADORNODEFINIDO.2.1.1. FUNCIONALIDADESDELAPLICATIVOZOOM..............¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.3. INGRESOAUNAVIDEOCONFERENCIADESDEQUIPOSINTELIGENTES......................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.3.1. INSTALACIÓNENANDROID..............................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.3.2. INSTALACIÓNENIOS...........................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.


TABLAILUSTRACIÓNILUSTRACIÓN1:CORREOINFORMANDOCONLOSDATOSDELAVIDEOCONFERENCIA..............¡ERROR!MARCADORNO

DEFINIDO.ILUSTRACIÓN2:MENSAJEPARAGUARDARARCHIVODEZOOM................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN3:CUADRODEDIÁLOGOPARAGUARDARARCHIVO............................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN4:LUGARENELQUEPODEMOSVISUALIZARLASDESCARGAS...........¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN5:EJECUTARARCHIVOZOOM................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN6:PROCESODEEJECUCIÓNDELARCHIVOZOOM................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN7:CUADRODEDIÁLOGOPARACOLOCARELNOMBRECONELQUEAPARECERÁENLA

VIDEOCONFERENCIA............................................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN8:SELECCIONARELAUDIOQUEVAASERUSADO...............................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN9:SALADELAVIDEOCONFERENCIA......................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN10:ÍCONODEPLAYSTORE....................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN11:BÚSQUEDAENPLAYSTORE...........................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN12:INSTALACIÓNDEZOOMDESDEPLAYSTORE...............................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN13:UBICACIÓNDELAAPLICACIÓNZOOMENELTELÉFONOINTELIGENTE.......¡ERROR!MARCADORNO

DEFINIDO.ILUSTRACIÓN14:PANTALLAINICIALDEZOOMENELTELÉFONOINTELIGENTE.¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN15:PANTALLAPARAINGRESARIDDELAREUNIÓNYNOMBREDELPARTICIPANTE....................¡ERROR!

MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN16:PANTALLAPARAINGRESARCONTRASEÑADELAREUNIÓN.......¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN17:OTORGARPERMISOSAZOOM.........................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN18:OTORGARPERMISOSPARAGRABACIÓNDEAUDIO......................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN19:OTORGARPERMISOSPARAGRABACIÓNDEAUDIO......................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN20:SALIRDELAVIDEOCONFERENCIA..................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN21:ÍCONODEAPPSTORE......................................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN22:BÚSQUEDAENAPPSTORE.............................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN23:PANTALLAINICIALDEZOOMENELTELÉFONOINTELIGENTE.¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN24:PANTALLAPARAINGRESARIDDELAREUNIÓNYNOMBREDELPARTICIPANTE....................¡ERROR!

MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN25:PANTALLAPARAINGRESARCONTRASEÑADELAREUNIÓN.......¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN26:OTORGARPERMISOSAZOOM.........................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.ILUSTRACIÓN27:PANTALLADELAVIDEOCONFERENCIA.........................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.


ILUSTRACIÓN28:SALIRDELAVIDEOCONFERENCIA..................................................¡ERROR!MARCADORNODEFINIDO.

ANTECEDENTESComo parte de las tareas realizadas por parte de las Direcciones Nacionales yProvinciales, laDNTICShavisto lanecesidaddemanejarvariasplataformaspararealizar videoconferencias a nivel nacional, entre las que se encuentraMicrosoftTeams.

DESCRIPCIÓNEl presente manual permitirá a los usuarios que necesiten conectarse a lasvideoconferencias,realizarlodemanerafácil.

ALCANCEAplicaparaelpersonalqueseaunusuariodelaplicativoMicrosoftTeams.

DEFINICIONESPlataforma.- es un sistema que sirve como base para hacer funcionardeterminadosmódulosdehardwareodesoftwareconlosqueescompatible.URL.-Esellinkquenosredirijehaciaotrapáginawebdeseada.


1. RequerimientosmínimosdeHardwareeinternetPara poder conectarnos a una videoconferenciamediante el aplicativoMicrosoftTeams, se lo puede hacermediante PC, computadores portátiles, o los teléfonosinteligentesconsistemasoperativosIOSyAndroid.Para poder usar en un computador de escritorio o PC, debemos contar con lossiguientesperiféricos:Micrófono,parlantesyunacámaraweb.Para el uso de un computador portátil, los elementos periféricos se encuentranincorporados,únicamentedebemosasegurarnosdesubuenfuncionamiento.Paraelusode teléfonos inteligentes,debemosestarsegurosqueelmicrófono,elaudífonoylacámaraseencuentrenenbuenestadoyfuncionando.Paralaconexióndeinternet,necesitamosunanchodebandademínimo1Mbps,conlocualpodríamosasegurarquenuestravideoconferencianotenganingúntipodeinconveniente.Comosugerenciasparalosusuarios,podríamosdecir:

• Asegurarse de que otros equipos no estén conectados al internet elmomentodelavideoconferencia.

• Nousar aplicativos comoNetflix, Youtube, descarga de videos o escucharmúsicaenlínea,yaquepuedendisminuirelanchodebandayporendelafidelidaddenuestravideoconferencia

• Cadausuariodebeingresaralareuniónconsunombreyapellido,nousarsobrenombres.

• Mantener losmicrófonosensilencioy levantar lamanocuandorequieranhablar.


2. PROCEDIMIENTO

2.1. Ingreso a una videoconferencia desde uncomputador

Para participar de una videoconferencia mediante Microsoft Teams, el usuariorecibiráuna invitaciónen subandejade correoelectrónico, enel cualpodremosverificarlosdatosdelareunión,comoson:

• Linkparalaconexión.-aldarclicnosdireccionadirectamentealasalaparamantenerlavideoconferencia.Ilustracion1.


Ilustración1:Correoinformandoconlosdatosdelavideoconferencia

AldarclicenelURLolinkquenosmuestraenelcorreo,nosaparecerálasiguientepantalla.Ilustración2.

Ilustración2:¿Cómodeseanunirsealareunión?

EnelnavegadorquesetengaconfiguradocomopredeterminadoenestecasocongoogleChrome, tambiénesaconsejableutilizarelnavegadorMicrosoftEdge,nos


presentatresopcionesdeconexión:porlaaplicacióndeescritorio,continuarenelexplorador,yabrirlalistadeTeams.Ilustración3.

Ilustración3:Descargarlaaplicación

2.1.1DescargalaaplicacióndeWindowsConexiónporlaaplicacióndeescritorio,damosclicenDescargarlaaplicacióndeWindows, nos presenta inmediatamente un aviso Instale Teams una vez que sedescargue.Ilustración4.

Ilustración4:Descargadelaplicativo

Seguidamente debemos dar clic en ejecutar, y automaticamente se instalara elaplicativoMicrosoftTeams.Ilustracion5.


Ilustración5:EjecutararchivoMicrosoftTeams

Seguidamenteelaplicativoseinstalaautomáticamenteenelequipo.Ilustración6.

Ilustración6:ProcesodeinstalaciónMicrosoftTeams

Alterminarlainstalación,nosaparecerálasiguientepantallaenlacualnossolicitacolocar el nombre, activar o desactivar el audio y video antes de ingresar a lareuniónyporultimodebemosdarclicenUnirseahora.Ilustración7


Ilustración7:Conexiónalareunión

Seguidamentenospresentalasiguientepantallaendondedebemosesperarqueelorganizador nos autorice al ingreso de la reunión, caso contrario damos clic encerrar.Ilustración8.

Ilustración8:Esperadeautorizacióndeingreso

Seguidamenteyanosencontramosdentrodelasaladereunión:Ilustración9


Ilustración9:Saladelavideoconferencia

2.1.2ContinuarenesteexploradorOtra de las opciones de conexión a la reunión de Teams, Continuar en esteExploradordamosclicenestaopción.Ilustración10.

Ilustración10:Continuarenesteexplorador

Inmediatamentenospresenta la siguientepantallaen lacualdebemoscolocarelnombre y apellido, activar o desactivar el audio o el video y por ultimo unirseahora.Ilustración11.


Ilustración11:Unirseahoraalareuniónporweb

Seguidamentenospresentalasiguientepantallaendondedebemosesperarqueelorganizadornosautoricealingresodelareunión.Ilustración12.

Ilustración12:Alaesperadelaautorización

2.1.3AbrirlalistadeTeamsPor último, en la opciónAbrir la lista de Teams, podemos dar clic cuando yatenemosinstaladoelaplicativoennuestroequipo.Ilustración13.


Ilustración13:AbralalistadeTeams

Seguidamente nos muestra la pantalla en la cual debemos dar clic en abrirMicrosoftTeams.Ilustración14.

Ilustración14:AbralalistadeTeams

Inmediatamentenospresenta la siguientepantallaen lacualdebemoscolocarelnombre y apellido, activar o desactivar el audio o el video y por ultimo unirseahora.Ilustración15.


Ilustración15:Unirseahoraalareunión

Seguidamentenospresentalasiguientepantallaendondedebemosesperarqueelorganizadornosautoricealingresodelareunión.Ilustración16.

Ilustración16:Alaesperadelaautorización


2.2 FuncionalidadesdelaplicativoMicrosoftTeams.

Enlapartebaja,queseencuentradenegrotenemosvariosíconosloscualestienendiferentesfunciones,entreloscualestenemos:

Ícono Funcionalidad

Este ícono sirve para activar y desactivar elaudio de nuestro computador, cuando elmicrófonoseencuentretalycomoestáen lafigura, significa que nuestro audio no estáhabilitado.

Este ícono sirve para activar y desactivar elvideo de nuestro computador, cuando elícono de la cámara se encuentre tal y comoestá en la figura, significa que nuestro videonoestáhabilitado.

Este ícono nos sirve para desplegar al ladoderecho de nuestra pantalla y ver losparticipantesqueseencuentranconectadosanuestrasaladevideoconferencia.

Esta funcionalidad nos sirve para enviarmensajes a los participantes de la sala, sepuede enviarmensajes a un participante o atodos los participantes de lavideoconferencia.

Este ícono nos sirve para compartir lapantalladenuestrocomputador,esdecirquesi queremos que todos los participantespuedan ver alguna presentación o video queestá enmi computador, puedo hacer uso deesta.

Este ícono nos sirve para grabar lavideoconferencia, al seleccionar lagrabación,elsistemanospreguntarásideseamosgrabaren la nube o en nuestro computador, ahídebemos seleccionar la opción que más nosconvenga.

Este ícono es para salir de la reunión yterminarlavideoconferencia.

Esteiconovisualizaeltiempodeconexióndelavideoconferencia.


3. Ingreso a una videoconferencia desde quiposinteligentes

Primeramente, sedebe instalarelaplicativoenequipos inteligentes,para lo cualdebemos señalar los dos grupos de sistemas operativos que lo admiten: IOS yAndroid

3.1. InstalaciónenAndroidParainiciardebemoslocalizarenelteléfonointeligentelaaplicaciónPlayStore.

Ilustración17:ÍconodePlayStore

DamosclicenPlayStore,yseabrelaaplicación,enlacualpodemostenerlaopcióndebuscarelaplicativoporelnombre.

Ilustración18:BúsquedaenPlayStore

Colocamoselnombredelaplicativoynosdespliegalaopciónparainstalar,deestamanerasehainstaladoelaplicativoenelcelular.Ilustración19


Ilustración19:InstalacióndeMicrosoftTeamsdesdePlayStore

Buscamoslaaplicaciónenelcelularytocamosparaabrirla.Ilustración20.

Ilustración20:UbicacióndelaaplicaciónMicrosoftTeamsenelTeléfonointeligente

Al iniciar laaplicaciónnosdespliega lapantalla inicialdeMicrosoftTeams,en lacualnosindicasideseamosiniciarsesiónoregistrasegratis.


Ilustración21:PantallainicialdeMicrosoftTeamsenelTeléfonointeligente

Una vez instalado el app en el teléfono inteligente, debemos ir a la invitaciónrecibidaporelcorreooporotrosmediosenlacualdebemosingresaren,UnirseareunióndeMicrosoftTeams.Ilustración22.

Ilustración22:Ingresoalareunión

Inmediatamente nos presenta la siguiente pantalla, damos clic en Abrela.Ilustración23


Ilustración23:Pantallaparaingresar

Acontinuaciónnossaldránlasiguientepantallaenlacualdebemosingresarcomoinvitado.Ilustración24.

Ilustración24:Unirsecomoinvitado

InmediatamentenospresentalapantallaenlacualdebemoscolocarelnombreyapellidoydamosclicenUnirsecomoinvitado.Ilustracion25.


Ilustración25:Ingresodedatos

Luegonospresentaelsiguientemensajeenlacualdamospermitir.Ilustración26.

Ilustración26:Otorgarpermisosparagrabacióndeaudio

Inmediatamentesaleelmensaje,alaesperadelaautorizaciónparaelingresoalareunión.Ilustración27.


Ilustración27:Autorizacióndeingresoalareunión

Luegode autorizaciónde ingreso a la reunión, yanos encontramosdentrode lareunión.Ilustración28.



Parasalirdelavideoconferencia,damoscliceneliconorojo.Ilustración29.

Ilustración29:salirdelavideoconferencia

3.2. InstalaciónenIOSParainiciar,buscamosenelteléfonoelaplicativodeAppStore,queseencuentraidentificadoporelsiguienteícono.


Ilustración30:ÍconodeAppStore

DamosclicenAppStore,yseabrelaaplicación,enlacualpodemostenerlaopcióndebuscar el aplicativopor elnombre.Colocamoselnombredel aplicativoynosdespliegalaopciónparainstalar,deestamanerasehainstaladoelaplicativoenelcelular.Ilustración31.

Ilustración31:BúsquedaenAppStore

Buscamoslaaplicaciónenelcelularytocamosparaabrirla,aliniciarlaaplicaciónnosdespliegalapantallainicialdeMicrosoftTeams.Ilustración32.


Ilustración32:PantallainicialdeMicrosoftTeamsenelTeléfonointeligente

Una vez instalado el app en el teléfono inteligente, debemos ir a la invitaciónrecibidaporelcorreooporotrosmediosenlacualdebemosingresaren,UnirseareunióndeMicrosoftTeams.Ilustración33.

Ilustración33:Ingresoalareunion

Acontinuaciónnossaldránlasiguientepantallaenlacualdebemosingresarcomoinvitado.Ilustración34.


Ilustración34:Unirsecomoinvitado

InmediatamentenospresentalapantallaenlacualdebemoscolocarelnombreyapellidoydamosclicenUnirsecomoinvitado.Ilustracion25.

Ilustración25:Ingresodedatos

Luegonospresentaelsiguientemensajeenlacualdamospermitir.Ilustración36.

Ilustración36:Otorgarpermisosparaaccederalmicrofono


Inmediatamentesaleelmensaje,alaesperadelaautorizaciónparaelingresoalareunión.Ilustración37.

Ilustración37:Autorizacióndeingresoalareunión

Luegode autorizaciónde ingreso a la reunión, yanos encontramosdentrode lareunión.Ilustración38.



Parasalirdelavideoconferencia,damoscliceneliconorojo.Ilustración39.

Ilustración39:salirdelavideoconferencia

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