1. Conociendo el Protocolab.

2. Opción: Actualización de Índice y Clientes.

La actualización de los clientes y del índice. Cada una de estas pantallas esta provista de dos pestañas en las cueles puede ver los registros desde dos perspectivas diferentes.

2.1. La pestaña de la izquierda le permite ver los registros uno por uno y la de la derecha le permite ver el listado de los registros.

Los botones en el borde inferior de la pantalla le permitirán moverse por los diferentes registros así como agregar, eliminar y cambiar información de registros.

2.1 La pestaña de la derecha le permite ver el listado de los registros.

3. Crear, Modificar y Borrar documentos.Para crear documentos hay varias formas las cuales serán explicadas en detalle a continuación.Puede crear documentos y luego reutilizarlos para crear otros (Plantillas)

3.1 Crear documentosPara crear un documento tendrá que ir a la opción Documentos en el submenú documento del menú principal. Al ingresar a esta opción verá la pantalla en la que podrá trabajar con sus documentos.

En esta pantalla tendrá cinco grupos de botones y uno más para salir de esta pantalla.

A B C D E F G H I J K L M N Ñ O P Q R S

Esta barra de botones funcionan sólo para el documento actual. Si está en el documento 1 y presiona abrir, se abrirá un archivo en el documento 1, el 2,3,4 y 5 se mantienen intactos.

A - Nuevo documento. Este botón es para limpiar el documento actual y dejarlo listo para iniciar uno nuevo. Si tiene un documento abierto se cierra y si lo ha modificado se pregunta si desea guardarlo.

B- Abrir un documento. Este botón es para abrir un archivo en el documento actual. Si tiene un documento abierto se cierra y si lo ha modificado se pregunta si desea guardarlo.

Cuidado! Si el documento a abrir ya está abierto en cualquiera de los otros documentos no se abrirá nuevamente. Si ya está abierto y desea volverlo a abrir tendrá que cerrarlo.

C- Guardar el documento. Con este botón guarda el documento. Si el documento ya tiene nombre se guarda automáticamente. Si el documento es nuevo y no tienen nombre se pregunta el nombre del documento en una ventana de dialogo como la que se muestra en el siguiente literal. Puede seleccionar un nombre de la lista o digitarlo.

D- Cerrar un documento. Si desea cerrar el documento y guardarlo o simplemente perder los cambios hechos, puede hacerlo con este botón. Si tiene un documento abierto se cierra y si lo ha modificado se pregunta si desea guardarlo.

E- Guardar Como... Si el documento ya tiene nombre y desea guardarlo con otro nombre puede presionar este botón para ver la ventana de dialogo donde puede digitar un nombre distinto al actual.

F- Chequear Ortografía. El chequeado de ortografía le permite revisar los errores de digitación que haya cometido. En esta opción puede agregar palabras que no aparezcan en el diccionario o que no las reconozca el sistema. Eso hará que palabras irreconocibles para el sistema sean reconocidas.

G- Fusionador. Fusiona un machote con datos de los clientes. La fusión es una de las herramientas más poderosas del sistema pues le permite hacer documentos en cuestión de segundos.

H. Conversión de documentos. Los documentos que se traigan de otro procesador de texto o que se heredan de ProtocolAb para DOS pueden traer "basura" y esta herramienta se encarga de preparar el documento para ser trabajado en ProtocolAb.

I- Impresión en Protocolo. Con esta herramienta imprime en protocolo.

J- Impresión del Testimonio.

K-Impresión de Entrelineados.

L-Impresión de Sacas

M-Cortar. Corta una porción de documento que esté marcada.

N-Copiar. Copia una porción de documento que esté marcada.

Ñ- Pegar. Pega una porción de documento.

O- Negrilla. Establece el atributo de negrilla para una porción de documento que esté marcada o si no hay texto marcado la negrilla funcionará para el resto del documento.

P- Itálica. Establece el atributo de Itálica para una porción de documento que esté marcada o si no hay texto marcado la itálica funcionará para el resto del documento.

Q-Subrayado. Establece el atributo de subrayado para una porción de documento que esté marcada o si no hay texto marcado la subrayado funcionará para el resto del documento.

R- Salir. Para salir del o los documentos. Si no ha guardado alguno de los documentos, el sistema le da la oportunidad de guardar sus documentos.

S. Adicionar Campo. Seleccionador de dato a incluir en el documento.

Creando el documento

1. Comience a digitar el documento (plantilla) en cualquiera de los documentos que se le presentan en la pantalla en forma de carpetas Documento 1, Documento 2, ….. Documento 5.

2. Para Seleccionar Datos de los clientes. En la esquina superior derecha puede seleccionar el dato a incluir en el documento. Al seleccionar el nombre, por ejemplo, aparecerá en el documento <NOMBRE#1>. Si hay más de una persona involucrada en el documento puede insertar su nombre que por defectos siempre le aparecerá <NOMBRE#1> pero puede ser modificado indicándolo de esta manera <NOMBRE#2> y el sistema le permitirá incluir los datos de un segundo cliente.

3. Decidir entre títulos masculinos y femeninos respectivamente. El sistema puede decidir en base al sexo del clientes si el título será Señor o Señora, comprador, compradora, etc. Para esto deberá incluir <Señor,Señora#1>. Esto significa que ProtocolAb verá el sexo del cliente número uno y decidirá si deja Señor o Señora o cualquier otro título. Si desea que la decisión se tome en base al sexo del cliente dos se incluye <Señor,Señora#2> y así sucesivamente. Tome en cuenta que primero va el título masculino y luego de la coma el título femenino.

4. Fecha y hora/sólo Fecha. Seleccionar de la lista de campos de la esquina superior derecha de la pantalla del documento FECHA DE HOY u HORA Y FECHA DE HOY.

5. Datos adicionales. El sistema puede preguntar por los datos que no pueden ser obtenidos de ninguna otra fuente. Por ejemplo si desea que el sistema le pregunte por el número de la escritura y libro tendrá que hacer lo siguiente:

NUMERO <?Qué número de escritura es esta>. DEL LIBRO <?Qué número de libro es este> ...

4. Chequear OrtografíaEl chequeado de ortografía rastrea sus documentos para encontrar palabras que hayan sido mal escritas.Para revisar la ortografía de un documento debe:

- Abrir el documento a revisar- Hacer click en el botón de chequeo de ortografía

Al encontrar una palabra desconocida para el listado de palabras del sistema se dan las sugerencias de palabras que el sistema encuentre parecidas o con cierta relación a la palabra desconocida. En ese momento puede hacer click en:- una de las palabras de la lista de sugerencias para que sustituya la palabra desconocida- el botón Cambiar para aceptar la palabra sugerida- el botón Ignorar para seguir con el chequéo sin cambiar la palabra desconocida- el botón Agregar para adicionar la palabra desconocida a la lista de palabras del sistema- el botón Salir para detener el chequéo de ortografía.

4. Fusión de DocumentosLa fusión de documentos le permite crear documentos a partir de machotes y la información de sus clientes, de tal manera que puede armar escrituras en cuestión de segundos. Nota: recuerde que cuando hará la fusión de un documento éste será sustituido con la información elegida y proporcionada y su plantilla se perderá; se recomienda siempre guardar la plantilla con otro nombre ANTES DE REALIZAR LA FUSIÓN.

Para hacer la fusión debe

- abrir una plantilla creada previamente, por ejemplo una COMPRAVENTA

- seleccione el o los clientes involucrados en el documento según se soliciten

Hay cuatro tipos de fusión:1.- Datos de los clientes. Esto significa que cuando haga la fusión, se sustituirá el rótulo <NOMBRE#1>

por el nombre del cliente que elija. Si hay más de una persona involucrada el programa le solicitará que seleccione los datos del cliente #2, y así sucesivamente hasta que se complete la elección de personas involucradas.

2.- Decidir entre títulos masculinos y femeninos respectivamente. Al estar incluida en la plantilla el campo digitado <Señor,Señora#1>. El sistema podrá decidir en base al sexo del clientes si el título será Señor o Señora, comprador, compradora, etc. Esto significa que ProtocolAb verificará el sexo del cliente número uno y decidirá si deja Señor o Señora o cualquier otro título y así sucesivamente para toda la información que se le haya indicado.

3.- Fecha y hora/sólo Fecha. La fecha y hora del sistema es sustituida automáticamente en el documento con la fecha y hora del sistema en el momento que se realice la fusión.

4.- Datos adicionales. El sistema preguntará por los datos que han sido colocados en manera de pregunta en la plantilla y que no pueden ser obtenidos de ninguna otra fuente.

5- Impresión de Documentos

5.1 IMPRIMIR EN EL PROTOCOLOPara imprimir en el protocolo deberá:- Abrir un documento- Presionar el icono de impresión en el protocolo para que aparezca la pantalla correspondiente- En la pantalla de impresión seleccionar:

el numero de línea

el lado de inicioel tamaño de letrasi desea ver una vista previa o imprimir el documentoimprimir pagina por pagina o enviar todas las páginas de una vezsi enviará el documento completo o solo algunas página. Indicar página inicial y finalomitir enter. Para imprimir en el protocolo debe aparecer chequeada esta opción. Para escritos quitar cheque

- El botón aceptar es para comenzar el proceso de impresión o vista previa- El botón salir es para abandonar esta pantalla.

5.2 IMPRIMIR EL TESTIMONIOPara imprimir el testimonio deberá:- Abrir un documento- Presionar el icono de impresión del testimonio para que aparezca la pantalla correspondiente- En la pantalla de impresión seleccionar:

el lado de inicioel tamaño de letrasi desea ver una vista previa o imprimir el documentoimprimir pagina por pagina o enviar todas las páginas de una vezsi enviará el documento completo o solo algunas página. Indicar página inicial y finalomitir enter. Para imprimir en el protocolo debe aparecer chequeada esta opción. Para escritos quitar cheque

- Rúbricas. Anote en esta sección las rúbricas. Puede entrar una rúbrica y enter o puede entrar varias rúbricas y finalmente enter. Ej. /////M.U. Martínez/////José H./////////Maria G./////////. El sistema se encarga de ajustar automáticamente las rubricadas en la línea y el rótulo /////////////////////RUBRICADAS///////////////////////.

- Emitir testimonio para. Esta sección es para indicar para quienes se emitirá el testimonio. Se deben entrar los nombres y enter al final de cada nombre. Por cada nombre se creará automáticamente un testimonio.

- PASO. Se digita el pasó que aparecerá en el testimonio y en el punto donde debe aparecer el nombre de para quién es el testimonio se deja el rótulo <ENTREGADO A>, este rótulo debe ser entrado exactamente así, de otra manera no funcionará.

- El botón aceptar es para comenzar el proceso de impresión o vista previa- El botón salir es para abandonar esta pantalla.

5.3 IMPRIMIR ENTRELINEADOPara imprimir entrelineado deberá:- Abrir un documento- Presionar el icono de imprimir entrelineado para que aparezca la pantalla correspondiente- En la pantalla de impresión seleccionar:

el numero de líneael lado de iniciosi desea ver una vista previa o imprimir el documento

- El botón aceptar es para comenzar el proceso de impresión o vista previa- El botón salir es para abandonar esta pantalla.

5.4 IMPRIMIR SACASPara imprimir sacas deberá:- Abrir un documento- Presionar el icono de imprimir sacas para que aparezca la pantalla correspondiente- En la pantalla de impresión seleccionar:

el lado de iniciosi desea ver una vista previa o imprimir el documento

- El botón aceptar es para comenzar el proceso de impresión o vista previa- El botón salir es para abandonar esta pantalla.

6- Ajuste de Márgenes

Los márgenes ahora puede ajustarlos Usted mismo sin la ayuda de los técnicos de ProtocolAb. Para ello:- seleccione la opción UTILIDADES del menú principal- seleccione la opción Márgenes

Al aparecer la pantalla de los márgenes tendrá varias opciones para ajustar. Esta pantalla tiene seis pestañas las cuales le sirven para los diferentes ajustes del sistema.

- Generales Esta pestaña le mostrará dos grupos de ajustes de tipo general como son: Valores por omisión en la impresión - acá puede seleccionar cual tamaño de letra desea por omisión al momento de

imprimir. Además puede indicar si imprimirá página por página. También puede indicar si está usando un impresor matricial, si es así la letra mediana hará más rápida la impresión en los impresores matriciales (de cinta).

Tipo y tamaño de letra en edición de documentos - Acá selecciona el tipo de letra que verá en pantalla. Recuerde que no es el tipo de letra que imprimirá pues por seguridad de impresión, ProtocolAb siempre imprimirá en el mismo tipo.

Finalmente verá la opción para cambiar la frecuencia de las copias de seguridad. ProtocolAb hará una copia por cada documento que tenga en pantalla cada cierto tiempo. Por omisión ProtocolAb hará las copias cada cinco minutos.

Esto significa que a los cinco minutos de haber abierto la pantalla documento él guardará automáticamente una copia de seguridad por cada documento en pantalla en el directorio donde están sus otros documentos, "c:\protdoc". Lo hará aún cuando no haya digitado algo. El documento uno lo guarda en el archivo njt0001.200, el segundo en njt0002.200 y así sucesivamente hasta el quinto documento.

Cuidado! Nunca use el nombre de las copia de seguridad para sus documentos. Por ejemplo njt0001.200. En este caso cualquier documento que esté trabajando en el documento uno borrará su archivo.

Letra Normal - Esta pestaña contiene los márgenes de impresión de la letra normal que es la más grande. Contiene dos grupos de valores:

- Márgenes Del FrenteEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra Normal en el lado frente del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor, la impresión baja.

Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

- Márgenes Del VueltoEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra Normal en el lado vuelto del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor, la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

Letra Mediana - Esta pestaña es para ajustar los márgenes de impresión de la letra mediana. Contiene dos grupos de valores:

- Márgenes Del FrenteEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra Mediana en el lado frente del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

- Márgenes Del VueltoEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra Mediana en el lado vuelto del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

Letra Pequeña - Esta pestaña es para ajustar los márgenes de impresión de la letra pequeña. Contiene dos grupos de valores:

- Márgenes Del FrenteEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra pequeña en el lado frente del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

- Márgenes Del VueltoEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir con letra pequeña en el lado vuelto del protocolo y de los testimonios, así como cualquier escrito que se imprima con las opciones mencionadas.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

Entrelineado - Esta pestaña es para ajustar los márgenes de impresión del entrelineado. Contiene dos grupos de valores:

- Márgenes Del FrenteEstos valores modifican los márgenes de impresión del entrelineado en el lado frente del protocolo.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor, la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

- Márgenes Del VueltoEstos valores modifican los márgenes de impresión al imprimir entrelineados en el lado vuelto del protocolo.

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor, la impresión baja.Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor, la impresión se mueva a la

derecha

Largo de Línea - Si reduce el valor, el número de caracteres en la línea se reduce. Si aumenta el valor, el número de caracteres en la línea aumenta. El margen izquierdo no se mueve.

Numeración - Esta pestaña es para ajustar los márgenes de impresión de la numeración o foliado de las hojas del protocolo, puede ajustar los siguientes valores:

Superior - Si reduce el valor, la impresión sube, si aumenta el valor la impresión baja.Margen Izquierdo - Si reduce el valor, la impresión se mueve a la izquierda, si aumenta el valor la impresión se mueva a la derecha

El proceso de ajustes puede facilitarse si hace lo siguiente:1. Tenga a la mano una impresión de unas cinco línea de:

Frente y vuelto en letra normalFrente y vuelto en letra medianaFrente y vuelto en letra pequeña

2- Calcule cuanto se debe ajustar de los diferentes márgenes y anótelos en las mismas páginas que imprimió.

3- Antes de hacer ajustes de márgenes anote los valores actuales pues en caso de tener problemas puede volver a los valores iniciales fácilmente.

4. Lo primero que se ajusta es el margen superior del frente y luego del vuelto. Esto hará que los otros tamaños de letra ajusten su margen automáticamente.

5. Luego ajustar el margen izquierdo de la letra normal6. Después ajustar el largo de línea de la letra normal7. Seguir el mismo proceso para la letra mediana y pequeña.8. Finalmente ajustar el entrelineado9. Si es necesario ajustar la numeración.

Atención: Antes de salir de la pantalla de Configuración de los márgenes, debe guardar los cambios, sino los perderá.

6.1 - Opción de Índice de Protocolo.

Copiar Índice a disquete y Actualizar Índice desde disquete - Estas dos opciones le permiten copiar a disquete el índice de un libro específico y llevárselo a otra máquina que contenga Protocol.Ab.Recuerde que la opción copiar índice a disquete copia todos los documentos que contenga el libro pero la opción Actualizar Índice desde disquete sólo toma los documentos que le hagan falta. Por lo que en ningún momento se reemplaza lo que tenga y se borra ninguna información del origen ni del destino.

7- Opción Utilidades

Proporciona opciones de ayuda para realizar mejor un documento

Cálculo de Edad. Permite calcular la edad de una persona simplemente digitando la fecha de nacimiento y pinchar el botón Calcular la edad.

Hiperbúsqueda de Texto. Permite buscar una palabra, frase, etc. Contenida dentro de los diferentes documentos para una mayor facilidad de selección.