MANUAL PRÁCTICO

SMARTDRAWVERSIÓN 6

ELABORADO POR:

SURAMERICANA DE SEGUROS

GERENCIA DE PLANEACIÓN

DICIEMBRE DE 2002

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CONTENIDO

1. BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6........................................... 31.1 Qué es un Diagrama de Flujo ............................................ 31.2 Símbolos básicos para diagramar ....................................... 41.3 Consejos para la elaboración e interpretación de diagramas deflujo de procesos .................................................................. 61.4 Al iniciar SmartDraw ........................................................ 61.5 Crear un nuevo dibujo...................................................... 71.6 Abrir un archivo existente ................................................. 9

2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW..................................... 112.1 Barras de Herramientas: ................................................ 112.2 Explorador de SmartDraw:.............................................. 172.3 Menú Principal:............................................................. 18

2.3.1 Archivo (file):.......................................................... 182.3.2 Edición (Edit): ......................................................... 192.3.3 Ver (view): ............................................................. 192.3.4 Símbolos (shapes): .................................................. 202.3.5 Líneas (lines): ......................................................... 202.3.6 Tablas (table): ........................................................ 212.3.7 Texto (text): ........................................................... 212.3.8 Arreglar (arrange):................................................... 222.3.9 Herramientas (tools): ............................................... 222.3.1 Librerías (libraries):.................................................. 232.3.11 Ventana (window): ................................................. 232.3.12 Ayuda (help): ........................................................ 24

2.4 Menú auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse).......... 253. CÓMO DIBUJAR UN DIAGRAMA........................................... 25

3.1 Dibujar símbolos en el diagrama ...................................... 253.2 Unir símbolos con líneas ................................................. 263.3 Convertir líneas en flechas .............................................. 273.4 Incluir texto en los símbolos............................................ 283.5 Ajustar características de texto........................................ 283.6 Modificar el texto .......................................................... 293.7 Agrupar varios objetos ................................................... 303.8 Mover objetos............................................................... 303.9 Modificar posición de los símbolos .................................... 30

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3.10 Ajustar la posición de los símbolos y líneas..................... 313.11 Cambiar características de las líneas .............................. 31

4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE........................... 314.1 Ver cuadrícula de la página ............................................. 314.2 Explorador de SmartDraw:.............................................. 324.3 Adicionar símbolos a las bibliotecas .................................. 334.4 Guardar el diagrama (save): ........................................... 334.5 Guardar como plantilla (save as template)......................... 334.6 Configurar página (page Setup) ....................................... 344.7 Imprimir el diagrama (print)............................................ 344.8 Cerrar el diagrama (close) .............................................. 35

5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS ........................................ 355.1 Línea de conexión automática.......................................... 35

5.1.1 Agregar símbolos a la línea de conexión automática ....... 365.1.2 Cambiar la forma de la línea de conexión ..................... 365.1.3 Agregar, quitar o cambiar símbolos de la línea de conexión .... 375.1.4 Ajustar el espacio de la línea de conexión con los símbolos .... 375.1.5 Conectar una línea de conexión automática con el símboloprincipal del diagrama....................................................... 38

5.2 Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales........... 395.2.1 Seleccionar el formato de la tabla ............................... 395.2.2 Agregar el diagrama a la tabla ................................... 405.2.3 Proteger el texto de los símbolos y tablas..................... 42

5.3 Insertar hipervínculo...................................................... 42

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MANUAL PRÁCTICO

La Compañía Suramericana de Seguros S.A., por medio de esta guíadesea facilitar el uso de la herramienta de diagramación SmartDraw,la cual le permitirá realizar de manera práctica flujos de procesos.SmartDraw, además incluye otros tipos de diagramas, los cuales nose explicarán en detalle en este manual.

1. BIENVENIDOS A SMARTDRAW 6

La facilidad de uso de SmartDraw lo hace especialmente práctico parausuarios que necesiten crear diagramas de forma rápida y simple.Incluye dibujos y símbolos pre-creados con una gran variedad deestilos y esquemas de color, sombras y texturas.

Con esta guía, usted podrá potencializar la herramienta dediagramación para lo cual lo invitamos a conocer sus principalesfuncionalidades.

1.1 Qué es un Diagrama de Flujo

El diagrama de flujo es una presentación gráfica que muestra todoslos pasos de un proceso. El diagrama provee una excelentedocumentación y es una herramienta útil para observar como serelacionan unos con otros los pasos de un proceso.

Los diagramas pueden servir para descubrir problemas en losprocesos. Estos diagramas de Flujo pueden ser aplicados en cualquierárea, por ejemplo en la elaboración de una factura, el flujo deinformación o los pasos necesarios para hacer una venta, así como enla utilización de un producto.

Los diagramas son utilizados generalmente para identificarproblemas, y para esto se requieren los siguientes pasos:

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1. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos queeste sigue actualmente.

2. Trazar un Diagrama de Flujo del proceso, indicando los pasos queel mismo debiera seguir si todo trabajara correctamente.

3. Comparar los diagramas para encontrar las diferencias, ya que ahíes donde radica el problema.

1.2 Símbolos básicos para diagramar

El Diagrama de Flujo utiliza símbolos especiales que representan eltipo de operación realizada. Las líneas y las flechas muestran lasecuencia de los pasos, y las relaciones entre ellas.

Los símbolos generalmente utilizados son:

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

DOCUMENTO: se utiliza cuando el resultadode una actividad está representada eninformación registrada en papel, informes,cartas o impresiones.

INICIO O FIN: indica el comienzo oterminación del proceso.

ACTIVIDAD: indica la ejecución de una tareacualquiera o un conjunto de tareas. Debeempezar con un verbo en infinitivo.

DECISIÓN: se utiliza en aquel punto delproceso en el cual debe tomarse algunadecisión que hace variar las actividadessiguientes, en la cual se ramifica el proceso.Las salidas se marcan con las opciones SI yNO.Las decisiones múltiples sobre la mismainformación se hacen en el mismo símboloadicionado más salidas.

TRANSPORTE: para indicar un movimientofísico o cambio de locaciones.

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CONECTOR (círculo pequeño): se empleaun letra, número o símbolo dentro paraindicar que la salida de esa actividad servirácomo entrada para otra. Se utiliza cuando haypoco espacio para diagramar. Siempre debeexistir por cada conector de salida comomínimo un conector de entrada.

ESPERA: indica un receso o tiempo deespera hasta que se realice la siguienteactividad.

ARCHIVO: cuando se utiliza una condiciónde almacenamiento controlado y seencuentra en espera.

DIGITACIÓN DE DATOS: indica que laactividad requiere el ingreso o registro dedatos a cualquier sistema o aplicativo.

DIRECCIÓN DE FLUJO: para identificar ladirección del flujo y la secuencia de lasactividades.

ALMACENAMIENTO DIGITAL: se utilizacuando se va almacenar o se va a consultar enuna base de datos.

MEDIO MAGNÉTICO: indica que la salida deuna actividad es un medio magnético (guardarel archivo en Excel, generar…)

TRANSMISIÓN DE DATOS: cuando ocurretransmisión de información electrónica (fax,llamada telefónica, enviar mail).

PROCESO (círculo grande): se utiliza paraindicar que la entrada o salida de una actividades un proceso alterno, el cual puede o no serobjeto de estudio en el actual análisis. Pararepresentar un proceso se utiliza el mismosímbolo del conector.

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1.3 Consejos para la elaboración e interpretación dediagramas de flujo de procesos

1) Poner un título que identifique el proceso que ilustra. (porejemplo: “Proceso venta de autos por internet”).

2) Colocar la fecha y el nombre de la persona dueña del proceso.3) Asegurarse de que cada paso tenga salidas.4) Utilizar los símbolos básicos para diagramar, ya que esto facilita la

comprensión del proceso a las personas que necesiten conocerlo.5) Indicar claramente los límites del proceso (donde comienza y

finaliza), usando los símbolos estándares.

6) Conservar la dirección del flujo del proceso. Evite la confusión laslíneas del flujo el mover el diagrama. No invierta su dirección amenos que el flujo se invierta en realidad.

7) Numerar las símbolos para identificar la secuencia en los pasos delproceso.

8) Si una actividad o tarea necesita ser analizado detalladamente,haga un diagrama separado que ilustre el sub-proceso. (enSmartDraw, usted puede hacer hipervínculo en la símbolo querepresenta un sub-proceso, permitiendo que los usuarios puedanobservar un nivel de detalle más alto en un subproceso. Si nodesea profundizar en un proceso que continúa utilice el símbolo deproceso).

9) Nombrar los símbolos del diagrama. Utilice verbos para nombrarlas actividades y preguntas para nombrar los símbolos de decisión.

1.4 Al iniciar SmartDraw

Una vez se encuentre instalado SmartDraw, usted podrá acceder porla opción Inicio, seleccionando Programas, eligiendo SmartDraw yluego SmartDraw 6. También, podrá ingresar por el icono deSmartDraw ubicado en el escritorio de su computador.

Inmediatamente, le presentará el siguiente cuadro de bienvenida aSmartDraw:

Inicio Fin

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Este cuadro le permite:− Crear un nuevo dibujo.− Abrir un archivo existente.− Abrir un archivo de los recientemente usados.− Activar o desactivar la opción de tutorial, que le servirá como

ayuda para conocer y trabajar en SmartDraw.− Conocer ayudas o consejos de gran utilidad para usar este

programa, con la opción de profundizar los conceptos.− Registro, esta opción lo llevará automáticamente a la página de

SmartDraw, donde podrá navegar, registrarse y recibir grandesobsequios.

− Activar o desactivar el cuadro de bienvenida, para mostrarlo o no.

1.5 Crear un nuevo dibujo

Para crear un nuevo dibujo, SmartDraw ofrece varias opciones:- Doble clic en el icono de crear un nuevo dibujo (create a new

drawing) que aparece en el cuadro anterior.- Por el menú Archivo (file), seleccionando Nuevo (new).- Seleccionando el primer icono ubicado en la barra de

herramientas.

Consejosprácticos

Ayuda

Abrirrecientemente

usado

Crear nuevodiagrama

Abrirexistente Registro

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SmartDraw presenta un nuevo cuadro de dialogo donde podráacceder a diferentes opciones de uso. En caso de que no aparezcaeste cuadro le abrirá entonces la página principal.

SmartDraw es un programa de dibujo fácil de usar, utilizado paracrear:- Diagramas de flujo de procesos- Organigramas- Diagramas de redes- Diseño de software- Diagramas de ingeniería- Planos de edificios- Líneas de tiempo y calendarios- Símbolos- Dibujos de ciencia y matemáticas- Presentaciones de negocios- Mapas.- Invitaciones, afiches, tarjetas- Y mucho más.

En esta ventana usted puede observar las opciones de dibujo quepuede crear con la ayuda de SmartDraw. Sólo de doble clic en laopción seleccionada o un sólo clic y presione Crear un dibujo enblanco (create blank drawing).

En caso de no encontrar la clase de dibujo que desea, seleccione laopción que más se ajuste a sus necesidades, o la opción Ver más

Diagramasde flujo deprocesos

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(more), que permite ver otros tipos de dibujo. Si ninguna de laopciones disponibles se ajusta a lo que usted desea simplementeconsulte la ayuda.

Usted también puede seleccionar algunos ejemplos o plantillas dedibujo de SmartDraw por la opción Ver ejemplos (view examples).

Finalmente seleccione la opción que más se ajuste a sus necesidadesy podrá comenzar a trabajar con la plantilla elegida o con eldocumento en blanco.

En este manual sólo se explicará como se pueden crear diagramas deflujos de procesos utilizando SmartDraw.

1.6 Abrir un archivo existente

Para abrir un diagrama realizado debe seleccionar en el primercuadro de diálogo que aparece el icono de abrir un archivo existente.

También podrá acceder por el menú principal, seleccionando Archivo(file), Abrir (open) o simplemente por el icono que corresponde aesta opción ubicado en la barra de herramientas.

Cuando usted requiere abrir un diagrama elaborado en MicrografxFlowcharter u otro programa de diagramación debe primero ingresaral programa de diagramación (en este caso Flowcharter) y abrir eldiagrama que desea utilizar en SmartDraw. Luego en el menúprincipal (de Flowcharter en este caso) seleccione Archivo, Guardarcomo o Exportar, y debe seleccionar el tipo de archivo comoWindows Metafile (*.wmf).

Para abrir un diagrama elaborado en Visio no existe ningún tipo derestricción.

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Luego, en SmartDraw al seleccionar Abrir debe ubicarse de nuevo enel tipo de archivo especificado anteriormente (*.wmf), seleccionar elarchivo y dar clic en aceptar.

SmartDraw separa las líneas y símbolos automáticamente en dibujosindividuales, pero usted también puede determinar la manera o estilopara separarlas. Una vez fraccionadas, usted podrá realizar loscambios y ajustes necesarios, o continuar graficando el diagrama.

Diagramas deflujo o

símbolossimilares

Dibujos complejos a pulso

Texto enpárrafos

Separa un segmento delíneas en objetos individuales

Curvas separadas y otras secuenciasde líneas en varios objetos

Convierte los símbolospequeños en el extremo delas líneas en puntas de flecha

Ubica el texto dentrode los símbolos

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2. PANTALLA PRINCIPAL SMARTDRAW

Navegar en la página principal de SmartDraw

Al iniciar SmartDraw y seleccionar crear nuevo dibujo o abrir unarchivo existente, ingresará inmediatamente a la página principal delprograma, donde podrá navegar por diferentes opciones que lepermitirán realizar el dibujo que usted requiere y ajustado a susnecesidades. Veamos ahora cada sección de la página y susprincipales funciones.

2.1 Barras de Herramientas:

Las barras de herramientas de SmartDraw representan una maneramás fácil de acceder a algunas opciones que se encuentran en elmenú principal mediante iconos ubicados en la parte superior de lapágina.

Espacio para crearDiagramas de Flujo o las

demás opciones quepresenta SmartDraw

Menúprincipal

Barras deherramientas

Explorador deSmartDraw

Regla

Barra de título

Barras dedesplazamiento

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Los iconos ubicados en la fila superior son opciones alternativaspara utilizar algunos comandos del menú principal. Usted puedeconocer lo que hace cada de ellos ubicando el cursor sobre elicono deseado. Una pequeña ventana amarilla aparecedescribiendo brevemente su propósito. En el siguiente cuadro seexplica brevemente la funcionalidad de cada icono, ubicado en laprimera línea, así:

ICONO DESCRIPCIÓNNombre (nombre en inglés): brevedescripción del icono para conocer suutilización.(Ubicación en el menú principal o seleccióncon el teclado)

ICONO DESCRIPCIÓNNuevo (new): permite crear un documentoen SmartDraw.(Menú Archivo o Ctrl+N)Abrir (open): opción para abrir o buscardocumentos existentes.(Menú Archivo o Crtl+O)Guardar (save): guarda el documento activoo cambios realizados en él.También existe la opción de guardar (saveas) si desea guardarlo en otro carpeta o conotro nombre.(Menú Archivo o Ctrl+S)Imprimir (print): imprime el archivo activo olos elementos seleccionados.(Menú Archivo o Ctrl+P)Vista preliminar (print preview): muestra laapariencia del documento al imprimirlo.(Menú Archivo)Orientación (portrait vs. landscape): posiciónhorizontal o vertical de la página.(Menú Archivo)Cortar (cut): quita la selección deldocumento activo y lo ubica en elportapapeles. Una vez utilice esta opción loseleccionado puede ser pegado o eliminado.(Menú Edición o Ctrl+X)

Imagen

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Copiar (copy): copia la selección en elportapapeles.(Menú Edición o Ctrl+C)Pegar (paste): inserta en el documento laselección guardada en el portapapeles. Estaopción sólo está disponible si se ha cortado ocopiado un objeto o texto.(Menú Edición o Ctrl+V)Copiar formato (format painter): copia elformato de un texto u objetos seleccionadosy lo aplica en el que haga clic.(Menú Edición)Deshacer (undo): casi cualquier cambio queusted realice a un dibujo se puede deshacerusando este icono.Usted puede deshacer hasta 100 veces en laversión 6 de SmartDraw. Si el icono ocomando es gris, no hay estado anterior dela opción seleccionada.(Menú Edición o Ctrl+Z)Rehacer (redo): Casi cualquier cambio queusted realice a un dibujo se puede rehacerusando este comando.El usar rehacer lo lleva al estado del dibujoantes. Usted puede rehacer de nuevo hasta100 veces en la versión 6 de SmartDraw.Si el icono o comando es gris, no hay estadoanterior de la opción seleccionada.(Menú Edición o Ctrl+Y)Disminuir o incrementar la escala del dibujo(scale up or down): Puede ajustar la imagendel dibujo a cualquier valor entre 5% y400%.(Menú Ver)Ayuda (help): al seleccionar este icono yubicarse en determinados puntos de lapágina aparece una breve descripción de quées y como puede utilizarlo.(Menú Ayuda o F1)Explorador (open the SmarDraw Explorer):abre el explorador de SmartDraw ubicado enla parte izquierda de la página, paravisualizar los símbolos y ejemplos utilizadosen SmartDraw. (Menú ver, show explorer)

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Enviar (send): permite enviar un correo conel diagrama como archivo adjunto.(Menú Archivo)Publicar (publish): esta opción permitepublicar los documento en la página web(Menú Archivo)Hipervínculo (Hiperlink): inserta o edita unhipervínculo o cualquier símbolo a otroarchivo de dibujo de SmartDraw, programa oa una dirección URL, seleccionando en elcuadro de dialogo el tipo de vínculo querequiere.(Menú Herramientas o Ctrl+K)Insertar Tabla (add a table): permite crearuna tabla son el formato seleccionado pararealizar diagramas funcionales.Insertar foto (add a photo): permite adjuntaruna foto al diagrama de SmartDraw, con laopción de ajustar su aspecto, rotar laimagen, cambiar el tamaño, entre otras.Insertar una gráfica (add a graph): permiteadjuntar gráficas en el diagrama. Cuandousted pega imágenes de otros programasque sean gráficas realizadas en Excel odibujos en PowerPoint, puede abrir ycorregirlos al dar doble clic en el objetoseleccionado.

Insertar WordArt (add WordArt): permiteinsertar imágenes de WordArt en el dibujo.

Insertar imágenes (add Office Clip Art):inserta imágenes prediseñadas en el dibujo.

Insertar una ecuación (add equation):permite insertar ecuaciones en el diagrama.

Para la fuente, el tamaño y el estilo del texto seleccionado se puedencambiar usando los siguientes iconos ubicados en la barra deherramientas.

Negrita

Italica

Subrayado

Subíndice

Superíndice Aumentartamaño

Disminuirtamaño

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Los iconos ubicados en la segunda fila de la barra de herramientas seutilizan para dibujar. Cuando uno de estos botones aparece señaladohacia adentro, indica que este botón se encuentra seleccionado.

Para dibujar líneas entre las símbolos utilice las siguientes opciones:Utilice la herramienta de línea dividida en segmentos para conectarsímbolos que necesitan que las líneas se doblen perpendicularmente.

También puede utilizar línea recta, arcos, o curvas para conectar lossímbolos.

- Utilice la línea de conexión automática para dibujar organigramas,resultados de decisión o diagramas similares.

Utilice la opción de dibujo forma libre para crear nuevos símbolos,requeridas específicamente para su diagrama de flujo o para dibujarlíneas complejas. Para seleccionarlo, cuando aparezca un cuadro deayuda seleccione “turn on free form draw”.

Seleccionarun objeto Seleccionar

varios objetosCrear o

editar texto

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Los demás iconos de esta línea son utilizados para dibujar el símboloque se observa en cada icono. Estos botones se pueden configurarpara mostrar los símbolos que se requieren o para determinar untamaño estándar. Para cambiar un símbolo o ajustar su tamaño, dedoble clic en el botón del símbolo.

La tercera línea de iconos puede cambiarse de acuerdo a la libreríaque requiere utilizar frecuentemente. Una vez abra la librería,simplemente arrástrela y ubíquela en el espacio designado como semuestra a continuación. Sólo se puede ubicar en este espacio unalibrería.

Además, existen otras opciones que podrá encontrar en el menúprincipal y que corresponden a funcionalidades un poco másespecíficas del programa.

Ubique lalibrería

seleccionad

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2.2 Explorador de SmartDraw:

El panel del explorador de SmartDraw contiene carpetas quecomprenden todas los bibliotecas, plantillas y ejemplos instalados ensu sistema, organizado en una jerarquía de colecciones. Esta ventanageneralmente se encuentra abierta al lado izquierdo de la página perousted también puede abrirla con el icono que corresponde alexplorador, ubicado en las barra de herramientas.

Si usted da clic en una de estas carpetas, se desplegaránautomáticamente subcarpetas que representan coleccionessecundarias, donde se encuentran bibliotecas, plantillas y ejemplosde cada agrupación.

Esta organización le permite buscar fácilmente un contenidoespecífico en cada colección. Si mueve su cursor y se ubica en uno delos iconos de plantillas o librerías podrá observar un cuadro quepresenta su contenido previamente.

Carpetas

Subcarpetas

Iconos de librería

Iconos de plantillas yejemplos

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Usted también puede desplegar las carpetas seleccionando el signoque aparece al lado de cada icono o nombre de las carpetas. Si espositivo (+) mostrará las subcarpetas ocultas, si es negativo (-) secierra y sólo muestra la carpeta o colección principal.

2.3 Menú Principal:

El menú principal es una herramienta muy importante del programapara explorar y utilizar SmartDraw. Aunque es muy similar al menúpresentado en Word, Excel, Power Point, y otros programas usados adiario, SmartDraw despliega opciones adicionales, que correspondena la funcionalidad del programa.

Para ingresar a cada opción del menú simplemente seleccione con elclic del mouse el ítem y automáticamente se expandirá un submenupara elegir opciones referentes a esta aplicación. También puedeabrir cada submenú oprimiendo la tecla Alt + tecla de la letra (la letrasubrayada en el menú principal que corresponde a cada submenú yque activa esta opción).El menú principal se compone de las siguientes opciones:

2.3.1 Archivo (file):en el submenú de Archivo se presentan opciones generalmenteconocidas y utilizadas por personas que manejen Office (nuevo, abrir,cerrar, guardar, …). Sin embargo es importante aclarar ciertasalternativas de gran utilidad en SmartDraw, que no han sido descritasal explicar la barra de herramientas o que necesitan una descripciónmás detallada.

Cerrar

Configurar página

Imprimir

Importar

NuevoAbrir

GuardarGuardar como

Guardar como plantilla

Cambiar la orientaciónPresentación preliminar

Exportar

Publicar en la webConvertir archivos

EnviarSalir

Archivos recientementeabiertos

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En la parte inferior del menú archivo, usted podrá observar losarchivos que ha utilizado o se han abierto recientemente enSmartDraw.

2.3.2 Edición (Edit):Las opciones presentadas en este menú corresponden básicamente amodificaciones que se pueden hacer de edición de textos u objetos

2.3.3 Ver (view):Básicamente las opciones que presenta este menú son devisualización de la página, reglas, colores, barra de herramientas,explorador, entre otras opciones.

Cortar

Pegar

Reemplazar palabra

Borrar

Deshacer (última modificación)Rehacer

Copiar

Pegado especial

Seleccionar todo

Encontrar palabraEncontrar próxima palabra

Duplicar

Colores y sombrasInsertar objeto

VínculosObjetos

Mostrar barra de herramientas

Ajustar a laventana

Ajustar a la página

Ajustar el tamaño de laventana al valor

seleccionadoAjustar a una escala específica

Color de fondoDefinir reglas y cuadrícula

Mostrar cuadrículaMostrar explorador

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2.3.4 Símbolos (shapes):Este menú permite realizar modificaciones a las características de lossímbolos, como son: color, estilo, bordes, propiedades del texto,puntos de conexión, entre otras opciones.

2.3.5 Líneas (lines):Este menú presenta diferentes funcionalidades de las líneas, talescomo color, estilo, puntas de flechas, grosor, entre otras opciones.

Modificar el contorno del símbolo

Trama

Estilo del borde

Color

Grosor del borde

Color del borde

Cambiar símboloEntrar propiedades del texto

Propiedades de los símbolos

Definir puntos deconexión

Flechas

EstiloGrosor

Color

Cambiar la forma de la línea

Mostrar la longitud de la líneaAlinear símbolo y texto

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2.3.6 Tablas (table):Permite la creación de tablas y formatear las celdas o bordes de lastablas, insertar o eliminar las filas y columnas, entre otras.

2.3.7 Texto (text):Este menú permite modificar las características de los textos, comoson: color, fondo, estilo, alineación, insertar símbolos, viñetas, entreotras opciones.

Alineación

Fuente

Color

ViñetasInsertar símbolos y caracteres especiales

Sombra

Distribuir filas uniformemente

Llenar automáticamente celdas con texto

Formato de tabla

Grosor del borde de la línea

Eliminar filas

Combinar celdas

Color de las celdas

Estilo del borde de la línea

Crear nueva tabla

Trama de la celda

Color del borde de la línea

Insertar filas

Dividir celdas

Convertir a textoDistribuir columnas uniformemente

No permitir editar el texto

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2.3.8 Arreglar (arrange):Este menú contiene diferentes opciones para símbolos y líneas,algunas de ellas son: cambiar posición y tamaño, agrupar, alinear,rotar, traer al frente, entre otras.

2.3.9 Herramientas (tools):Permite usar ayudas adicionales, como son: corrector de ortografía,idioma, hipervínculos, entre otras.

Seleccionar lenguaje para revisar ortografía

Insertar hipervínculo

Revisar ortografía mientras escribe

Opciones de revisión

OpcionesBarra de herramientas

Revisar ortografía

Diccionarios de revisión

Permitir que los símbolos se conecten a las líneas

Bloquear objetos para no modificarlos o moverlos

Permitir que los símbolos se conecten

RotarMover suavemente

Separar objetos

Convertir objetos al mismo tamaño

Traer al frente

Alinear

Espaciar uniformementeInvertir

Cambiar posición y tamaño

Desagrupar

Centrar el dibujo en la página

Enviar atrás

Combinar objetos

Permitir que las líneas se conecten

Agrupar

Definir capas del dibujo

Habilitar dibujos de Formas Libres

Ocultar sombra

Ajustar automáticamente a la rejilla

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2.3.10 Librerías (libraries):Son generalmente grupos de los símbolos similares que se utilizanpara un tipo particular de dibujo. SmartDraw ofrece gran variedad delibrerías con los símbolos para dibujar organigramas, redes deordenadores, planos de edificios, símbolos geométricos, y muchosmás.

Usted pude tener hasta 16 ventanas de librerías abiertas al mismotiempo. En la parte inferior del submenú de librerías se puedeobservar los nombres de las librerías que fueron recientementeabiertas y muestra una marca de chequeo al lado de los nombres delas librerías que están actualmente abiertas.

Al seleccionar uno de estos nombres del menú la abreinmediatamente. Si la librería fue dejada abierta cuando el dibujo fuecerrado, al abrir un dibujo traerá de nuevo la libreríaautomáticamente (en la misma localización).

2.3.11 Ventana (window):Cada dibujo de SmartDraw tiene su propia ventana de documento.Usted podrá tener hasta 32 ventanas de dibujo abiertas al mismo

Mostrar tamaños equivalentes de los símbolos

Ver botones grandes con los nombres del símbolo

Crear una nueva librería

Editar símbolo

Eliminar símbolo

Ver botones pequeños

Libreríasrecientemente

abiertas

Abrir la librería de símbolos

Cerrar librería

Crear un nuevo símbolo

Agregar información a la librería

Ver botones medianosVer botones grandes

Ver nombres únicamenteConstruir una librería de símbolos

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tiempo. Cuando se maximizan estas ventanas, sólo podrá observar eldibujo activo y las demás se encontraran inactivas en ese momentodetrás de la pantalla visible.

En el submenú de ventana podrá observar el nombre de los archivosque tiene abiertos y trabajar en ellos alternadamente. El archivo queestá utilizando en ese momento aparece seleccionado. También podráobservarlos en la opción de mosaico en la misma ventana. Loscomandos o cambios que aplique sólo modificaran el archivoseleccionado.

2.3.12 Ayuda (help):Al abrir esta ventana se muestran varias opciones como son: Cursorápido (consta de 12 lecciones básicas) para aprender a utilizarSmartDraw, consejos prácticos para crear un dibujo, preguntasfrecuentes que se presentan al utilizar SmartDraw, temas de ayuda,índice de ayuda, manual de usuario en Acrobat Reader (formato pdf).

Al escribir el nombre del tema que usted está buscando,inmediatamente la lista se mueve en sentido vertical y mostrarácualquier palabra que se ajuste o sea similar a ella. Además parabuscar palabras o frases que estén contenidas en el tema de Ayuda,haga clic en la opción de Búsqueda.

Documentos abiertos

Cerrar todas las ventanas

Ver ventanas en mosaico

Ver ventanas en cascada

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2.4 Menú auxiliar o contextual (clic derecho en el mouse)

El menú que se presenta al dar clic derecho en el mouse dependeexclusivamente de lo que esté seleccionando. Estas característicaspodrán ser encontradas también en el menú principal o en la barra deherramientas.

3. CÓMO DIBUJAR UN DIAGRAMA

3.1 Dibujar símbolos en el diagrama

Dibujar un diagrama de flujo es fácil con la ayuda de SmartDraw.Primero elija la opción para gráficar Diagramas de flujo. Paracomenzar a diseñar el proceso simplemente arrastre de la barra deherramientas que se encuentra en la parte superior, el símbolo quedesea utilizar y ubíquelo en el área disponible para graficar el dibujo.

También puede dibujar el símbolo y definir su tamañosimultáneamente, señalando el símbolo que requiere, luegoubicándose en el espacio disponible para crear el diagrama y cuandoel cursor se convierta en lápiz podrá empezar a dibujarlo.

Al dar clic derecho sobre el símbolo puede rellenarlo de color, darletextura diferente, grosor y estilo del borde, color del borde, cambiarde símbolo, cambiar de posición o rotar el símbolo, insertar

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hipervínculo, controlar el tamaño del cambio de los símbolos, entreotras opciones.

3.2 Unir símbolos con líneas

Para unir dos símbolos utilice las líneas ubicadas en la Barra deherramientas. Elija el tipo de línea que requiere y ubique el lápiz en elpunto del símbolo donde quiere comenzar la conexión (cuando de clicen el borde del símbolo aparecerán los puntos de los cuales puedeconectarlo). Oprima el clic izquierdo del mouse mientras desplaza ellápiz al punto del otro símbolo que desea conectar y cuando aparezcaun ancla esto le indicará que se encuentran conectados ambossímbolos.

Comience la línea en el borde de la símbolo

Termine la línea en el borde de la símbolo que continua en eldiagrama de flujo

Los símbolos permanecerán conectados, incluso si se mueven o seestiran. También puede cambiar el punto de conexión de los símbolosdando clic en la línea y ubicándose en el extremo (aparecerá unaflecha de doble punta) lo cual permitirá desplazar la línea a un nuevopunto.

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3.3 Convertir líneas en flechas

SmartDraw puede agregar automáticamente puntas de flecha a laslíneas del flujo. Cuando seleccione cualquier línea en el dibujo, al darclic derecho sobre la línea, escoja la opción punta de flecha(arrowheads) y podrá elegir la flecha izquierda o derecha según susnecesidades. La flecha será agregada automáticamente a su línea y acualquier línea futura que haga en el dibujo, hasta que usted deseecambiarla de nuevo.

Elija un tipo de punta de flecha del cuadro de diálogo

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3.4 Incluir texto en los símbolos

Para incorporar el texto en un símbolo, seleccione simplemente elsímbolo en su dibujo y comience a copiar en ella (también al dardoble clic en el símbolo aparecerá el cursor listo para copiar). ¡Esfácil!. Los símbolos de SmartDraw están diseñados para contenerautomáticamente su texto y para llevarlo a donde quiera que semueva. También controlan el tamaño del texto, ajustándose altamaño del símbolo y así lograr que se incluya en él. Si ustedincorpora más texto en el símbolo, se reducirá el tamaño del textopara adaptarse al símbolo.

3.5 Ajustar características de texto

En el menú principal seleccione Símbolos (shapes), y luegoPropiedades del texto (text entry properties), allí usted puedeespecificar el tamaño mínimo al cual el texto podrá contraerse ySmartDraw ajustará los símbolos de acuerdo al texto.

Seleccione elsímbolo

El texto se contrae paraajustarse al símbolo

Escriba eltexto

El símbolo seajusta horizontaly/o verticalmente

Especifica eltamaño mínimo del

texto

Márgenesdel texto

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3.6 Modificar el texto

Para modificar el texto primero debe seleccionarlo por medio decualquiera de las siguientes opciones:1. Ubíquese en el símbolo donde se encuentra incluido el texto, de

doble clic en él y el cursor y el cursor aparecerá al final del texto.Luego seleccione el texto que desea modificar.

2. En la barra de herramientas, seleccione el icono de Crear o editartexto y ubíquese en el texto a modificar.

Al seleccionar el texto podrá realizar los ajustes necesarios. El textopuede ser cortado, suprimido, o copiado utilizando los iconosubicados en la barra de herramientas o en el menú Edición (edit).

Recuerde que para la fuente, el tamaño y el estilo del textoseleccionado se pueden cambiar usando comandos en el menú deltexto o los iconos ubicados en la barra de herramientas.

Para cambiar el color del texto por el menú principal seleccione Texto(text) o al darle clic derecho al mouse sobre el texto, por la opciónColor, se despliega la paleta de colores donde podrá encontrar granvariedad de colores y tonalidades.

El texto siempre aparecerá en el centro de los símbolos, perofácilmente usted puede cambiar la posición y alineación del texto conla opción de Alineación (aligment) en el menú de Texto (text) otambién o por al clic derecho del mouse.

Negrilta

Italica

Subrayado

Subíndice

Superíndice Aumentartamaño

Disminuirtamaño

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3.7 Agrupar varios objetos

SmartDraw permite agrupar símbolos y líneas para facilitar lamovilidad del diagrama diseñado. Primero, seleccione los objetos queusted desea agrupar. Haga esto dando clic en cada objetoalternadamente (mientras mantiene oprimida la tecla shift). Tambiénpuede agrupar los objetos desplazando el clic derecho oprimido sobreel área que abarca los símbolos y líneas.

Los objetos agrupados continuarán a la misma distancia de los demássímbolos y líneas seleccionadas y en el mismo tamaño.

Para desactivar la agrupación haga clic en cualquier punto de lapágina sin oprimir la tecla shift.

3.8 Mover objetos

Para mover un objeto o una agrupación de ellos debe seleccionarprimero el objeto, y al dar clic sobre él desplace el cursor hasta elpunto que desea moverlo. También podrá mover los objetosseleccionados con las flechas ubicadas en el teclado de sucomputador.

3.9 Modificar posición de los símbolos

Al seleccionar el símbolo y ubicarse en él puede girar el símbolo ycambiar su posición, seleccione el pequeño circulo incluido en elsímbolo y gírelo hacia la posición deseada como se observa en lasiguiente figura:

Para girar

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3.10 Ajustar la posición de los símbolos y líneas

Para mover cualquier línea o símbolo en los incrementos posibles máspequeños (1 pixel a la vez) seleccione el objeto que usted deseamover, y con las flecha del teclado se ajustará a la posición deseada.Esta técnica es mucho más exacta que mover las símbolos con elmouse.

Corregir una línea que conecta dos símbolos y se encuentra torcida,la línea de la imagen derecha es modificada con la ayuda de lasflechas.

3.11 Cambiar características de las líneas

Usted puede cambiar el color y grosor de cualquier tipo de líneausando los comandos del submenú de Líneas (lines). También podráagregar puntas de flecha eligiendo uno de los estilos establecidos enel cuadro de diálogo de las Puntas de flecha (arrowheads).

4. OPCIONES UTILIZADAS FRECUENTEMENTE

4.1 Ver cuadrícula de la página

Las reglas se encuentra ubicada en la margen superior e izquierda dela ventana para dibujar.Las divisiones de la regla enmarcan la separación de la cuadrículaque cubre el área para dibujar. Usted puede mostrar u ocultar la

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cuadrícula seleccionando en el menú principal la opción ver (view) yluego mostrar cuadrícula (show grid).

En la esquina superior izquierda, donde se cruzan las reglas, seobserva un marcador que indica la posición exacta donde seencuentra ubicado el cursor en las unidades definidas en la regla. Alseleccionar una sección de la regla aparece una línea como guíamostrando también la posición del cursor. Esto puede ser de granayuda para medir la posición de un símbolo en el dibujo.

4.2 Explorador de SmartDraw:

Para acceder a él sólo de doble clic en el nombre del icono que quiereabrir. También puede abrirlo arrastrando el icono hacia el área dedibujo.

Si el icono de la librería seleccionada aparece en tonalidad gris esporque no se encuentra instalada en su programa. La razón por la

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cual usted no podrá observar el contenido de esas subcarpetas esdebido a las limitaciones de espacio en el servidor para esteprograma de diagramación.

Aquí también podrá encontrar cientos de dibujos pre-creados dediversos estilos que usted podrá utilizar como símbolos en susdiagramas de manera especifica, obteniendo con esto ser másgráficos y personalizados. También le serán de gran utilidad paracrear pósters, invitaciones y tarjetas, entre otras opciones deSmartDraw.

4.3 Adicionar símbolos a las bibliotecas

Usted puede agregar un símbolo a cualquier biblioteca de SmartDraw.Abra la biblioteca a la cual usted desea agregar el símbolo, luegoarrástrelo de la página e insértelo en la biblioteca.

4.4 Guardar el diagrama (save):

Esta opción permite guardar los dibujos que usted esta realizandopara poder abrirlos y trabajar en ellos, posteriormente. Para guardaruse el menú Archivo (file), Guardar (save) o Guardar como (save as).También puede oprimir en el teclado Ctrl+S.

Para guardar usted debe tener en cuenta que lo debe realizar en eldisco duro de su computador, ya que la primera vez que usted va aguardar un archivo por defecto lo llevará a la ruta dirigida al servidor.Los archivos que guarde en el servidor serán bajo la responsabilidaddel usuario ya que fácilmente podrán ser borrados o modificados yusted perderá la información.

4.5 Guardar como plantilla (save as template)

Usted puede guardar como plantilla el dibujo realizado enSmartDraw. Para guardar con esta opción debe ingresar por el menúArchivo (file) y elegir Guardar como plantilla (save as template).

En el cuadro de dialogo que aparece al seleccionar esta opción deberáingresar el nombre del plantilla, la carpeta en la cual desea guardarlao puede crear una nueva carpeta. En la parte inferior podrá describirla plantilla con varias palabras seguidas de coma y espacio para subúsqueda en el explorador de SmartDraw.

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4.6 Configurar página (page Setup)

Permite configurar la página de su dibujo, seleccionar el tipo deimpresión, la orientación del papel, entre otras opciones. Paraacceder a él ingrese por el menú Archivo (file) y seleccione Configurarpágina (page setup).

4.7 Imprimir el diagrama (print)

El procedimiento que debe llevar a cabo para imprimir su documentoconsiste en:

þ Asegúrese de que su impresora este prendida, lista paraimprimir y con el papel necesario.þ Haga clic sobre el icono de imprimir ubicado en la barra de

herramientas. Si prefiere use el comando Archivo (file),imprimir (print) o presione Ctrl+P. De cualquier manera, veráel cuadro de diálogo en el cual podrá especificar opciones parasu impresión, tales como imprimir una página, todo eldocumento o sólo la selección, imprimir la regla o cuadrícula,entre otras opciones.

þ Haga clic en el botón Aceptar o presione la tecla Enter.

Imprimir pie de página

Imprimir todaslas páginas

Imprimir algunaspáginas

Imprimir laselección

No. de copias

Imprimir cuadrícula

Imprimir sin colorImprimir en una página

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4.8 Cerrar el diagrama (close)

Esta opción permite cerrar el documento en el cual está trabajando.Esta función también puede utilizarse al dar clic en la X que apareceen el extremo superior derecho de la pantalla y que generalmente esla más utilizada.

También puede cerrar el diagrama seleccionando por el menú Archivo(file) la opción Cerrar (close) u oprima Ctrl+W.

IMPORTANTE!!!

Cuando no esté utilizando SmartDraw deberá desconectarseya que las licencias concurrentes adquiridas porSuramericana de Seguros tienen limitaciones para trabajarvarios usuarios al mismo tiempo. De esta forma seutilizarán eficientemente, sin perjudicar a otros usuarios.

5. FUNCIONALIDADES AVANZADAS

5.1 Línea de conexión automática

La línea de conexión automática es una línea especial en SmartDrawutilizada para mostrar resultados múltiples de una decisión y paraespaciar uniformemente los símbolos en una línea recta.

Usted también puede utilizar las líneas de conexión automática paradiseñar organigramas que conecten automáticamente varios símbolosen patrones uniformemente espaciados.

Para dibujar un línea de conexión, simplemente utilice el iconoubicado en la parte superior de la barra de herramientas.

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Las opciones múltiples en un punto de decisión pueden ser dibujadascon una línea de conexión automática para dos o varias salidas.

5.1.1 Agregar símbolos a la línea de conexión automática

Para conectar símbolos a la línea de conexión automática arrástrelosa los puntos de acoplamiento que aparecen en la línea. El contornodel símbolo se ubica en el punto más cercano de acoplamiento,mostrando donde lo conectaría.Arrastre los otras símbolos que requiere a la línea de conexión.SmartDraw agrega automáticamente las línea necesarias para ajustartodos los símbolos.

5.1.2 Cambiar la forma de la línea de conexión

La línea de conexión se ajusta automáticamente a la forma estándarutilizada para ramificar. Sin embargo, si usted necesita cambiar sudiseño, simplemente haga clic derecho en la línea de conexión yseleccione del submenu la opción Cambiar forma a la línea deconexión (change connector shape) y elija el estilo que necesita paracambiar la forma de la línea de conexión.

Pregunta o decisióncon dos opciones

Pregunta o decisióncon múltiples opciones

Contorno dela conexión

Punto deacoplamiento

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5.1.3 Agregar, quitar o cambiar símbolos de la línea deconexión

Usted puede agregar más símbolos a la línea de conexión automáticasimplemente arrastrándolos y ubicándolos cerca de ella. Tambiénpuede quitar los símbolos simplemente separándolos. La línea deconexión se ajusta automáticamente cada vez para mantener lossímbolos unidos correctamente.

5.1.4 Ajustar el espacio de la línea de conexión con lossímbolos

El espacio entre los símbolos con la línea automática de conexión sepuede ajustar usando las flechas o puntos especiales en la línea deconexión, como se puede observar en el siguiente esquema:

Línea principal

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A: ajusta el espacio uniformemente entre los símbolos.B: ajusta el espacio entre los símbolos individualmente y permite unespaciamiento desigual.C: ajusta la distancia entre los símbolos y la línea principal.D: permite que la ramificación sea conectada con otros símbolos ylíneas.E: permite que la ramificación sea movida más cerca o más lejos dela subdivisión.F: ajusta la posición de la línea que une la línea principal con elsímbolo superior.

5.1.5 Conectar una línea de conexión automática con elsímbolo principal del diagrama

Para unir la ramificación con el símbolo o línea que se encuentreubicada en la parte superior del diagrama, debe estar seleccionado enel menú Ordenar (arrange), la opción Permitir líneas para conectar(allows lines to link).

Luego, seleccione la línea para conectar el símbolo y arrástrela hastaque aparezca el ancla en el punto de conexión, indicando que seencuentran unidas. Una vez se encuentre incorporada a laramificación podrá moverlo sin presentar ningún inconveniente parasu organización.

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5.2 Utilizar una tabla para dibujar diagramas funcionales

Los pasos o etapas de un proceso pueden ser desplegados a variosdepartamentos o personas responsables. Estos diagramas puedendibujarse sobre una tabla en la cual cada columna representa unapersona o un departamento implicado en el proceso que debedesarrollar las actividades o tareas asignadas.

Para crear un diagrama funcional, primero dibuje la tabla. Puedecrear una tabla nueva seleccionando en la barra de herramientas elicono correspondiente a esta opción o en el menú de Tabla (table)escogiendo Agregar nueva tabla (add new table).

5.2.1 Seleccionar el formato de la tabla

Usted puede fijar el número de filas y columnas que requiere en sutabla y seleccionar su estilo. Al elegir la opción de tabla, para crearuna nueva aparece un cuadro de dialogo, el cual permite escoger elformato necesario y fijar el número de filas y columnas.

Para dibujar un diagrama funcional, le sugerimos tener dos filas (unapara el nombre y otra para ubicar el diagrama) y el número decolumnas de acuerdo con las áreas o personas involucradas en elproceso.

Agregue una tabla nueva usando elicono de la tabla

Agregue una tabla nueva através del menú

No. de filas

No. decolumnas

Estilos deTablas

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Una vez que su tabla este lista, puede modificar el tamaño de lasceldas seleccionando la línea de cada fila o columna hasta queencuentre la longitud apropiada para agrupar el diagrama.

Incorpore el nombre del departamento o persona en la primera fila decada columna. Para agregar color a la tabla o cambiar las líneas decada celda, simplemente de clic derecho y encontrará una grancantidad de opciones para diseñar y decorar su tabla.

5.2.2 Agregar el diagrama a la tabla

Una vez que se ha diseñado la tabla, usted puede comenzar aagregar los símbolos al diagrama.Nota: las símbolos se encontrarán sobre la tabla, no realmente dentrode las celdas. Si usted mueve o ajusta la tabla, también tendrá quereajustar las símbolos por separado.

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A continuación se presenta un ejemplo de la diagramación de unproceso:

Cliente Suramericana.com Aplicativo de Vida Cartera

Cliente

Ingresarusuario y clave

Seleccionarpóliza

Deseamodificarpóliza?

Digitar modificaciónen formato

SI

Guardar en base dedatos

FinNO

Existencambios en

datosbancarios?

A p r o b a r y r e g i s t r a rm o d i f i c a c i ó n e n e l

s i s t e m aN O

C o b r ob a n c a r i o

S I

E n v i a rc o n f i r m a c i ó n p o r

m a i l a l c l i e n t e y aE j e c u t i v o d e l c a n a l

Fin

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5.2.3 Proteger el texto de los símbolos y tablas

Para proteger la edición del texto de un símbolo o celda de la tablaselecciónelo y por el menú de Símbolos (shapes), elija la opciónEntrar propiedades del texto (text entry properties) y señale Nocorregir el texto (do not allow text editing). De esta forma no seráposible editar el texto y garantizará la protección del diagrama. Paradeshabilitarlo, escoja una de las otras 2 opciones, doble clic o un soloclic.

5.3 Insertar hipervínculo

Para vincular un símbolo o un diagrama ingrese por el menúHerramientas (tools), seleccionando la opción Insertar hipervínculo(Insert hyperlink) o por el icono ubicado en la barra de herramientas.

Usted puede crear varios tipos de vínculos ajustados a lasnecesidades del diagrama. Podrá vincular a otro dibujo deSmartDraw, a una página web, documento o programa requerido,para explicar o profundizar en un actividad específica.

Si utiliza hipervínculos como documentos o programas para susdiagramas, estos no podrán publicarse en la página web deSmartDraw.

Nombre delvínculo

Examinararchivo

Tipo devínculo

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Esperamos que este manual les sea de gran utilidad para diagramaren SmartDraw. Si desea más información acerca de funcionalidadesespecíficas del programa le recomendamos consultar las ayudas queofrece SmartDraw y explorar de manera intuitiva la información querequiere, buscando un autoaprendizaje efectivo.