MANUAL TABLAS DE RETENCIÓN DICIEMBRE DE 2015 Tablas de... · documentales y la instrucción para...

MANUAL TABLAS DE RETENCIÓN

DICIEMBRE DE 2015

MANUAL DE TABLAS DE

RETENCION

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2 Actualización: 15 de diciembre 2015

Código: SI – MA - 02 Versión: Primera Página 2 de 62

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................. 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4

1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................... 6

2. ALCANCE ................................................................................................................. 6

3. GLOSARIO ................................................................................................................ 6

4. NORMATIVIDAD ..................................................................................................... 11

5. CONTENIDO ........................................................................................................... 12 5.1. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN .................................................... 12

5.1.1. FORMATO TABLA DE RETENCION ................................................................ 12

PASO 1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL ..................................................................... 16

CARPETAS CON CELUGUÍA HORIZONTAL DE COLOR AZUL (ARCHIVO DE GAVETAS) ...................................................................................................................... 20

PASO 2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL ........................................................................ 23

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 23

TIPO DE ARCHIVADOR (UNIDAD DE CONSERVACIÓN) ............................................. 34

TIPO DE CAJA X-200 (UNIDAD DE CONSERVACIÓN) ................................................ 37

ROTULO PARA LA MARCACIÓN DE CAJA EN ARCHIVOS X-200 ............................. 38

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 41

PASO 4 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL .................................................................. 43

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 43

PASO 5 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL ......................................................................... 51

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ACTIVIDADES ................................................................................................................ 51

PASO 6 CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS ...................................... 54

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 54

PASO 7 CONSULTA DE DOCUMENTOS ...................................................................... 56

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 56

PASO 8 NORMAS PARA LA CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS ............. 59

ACTIVIDADES ................................................................................................................ 59

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INTRODUCCIÓN La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia, HOMO, cuenta con tablas de retención documental desde el año 2007, fueron aprobadas en el Comité de Archivo mediante el Acta No. 003 del 10 de agosto de 2007 y el Acuerdo 003 del 13 de diciembre de 2007 emitido por el Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, posteriormente se realizó una actualización en el año 2011 donde el Comité de Archivo de la institución, basado en el lineamiento estipulado por el Acuerdo 003 de 2007 - Artículo 3 “Las Tablas de Retención Documental de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia - HOMO, se aprueban una sola vez. En consecuencia, el Comité de Archivo de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia - HOMO, teniendo en cuenta los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación; velará porque se realicen los ajustes pertinentes en caso de ocurrir modificaciones al interior de la entidad. Las actualizaciones y modificaciones deberán quedar perfectamente descritas en el Acta del Comité de Archivo de las cuales se enviaran copia al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia", la actualización no fue presentada al Consejo Departamental de Archivos de Antioquia ya que en el Comité Interno fueron aprobadas mediante las Actas No. 004 y 005 de 2011 y Resolución 0386 del 29 de diciembre de 2011 “Por medio de la cual se adoptan la segunda versión de las Tablas de Retención Documental y se establecen los criterios para la organización de los archivo de gestión en la E.S.E Hospital Mental de Antioquia - HOMO”. Durante los años 2012 al 2015 la E.S.E Hospital Mental de Antioquia - HOMO, sufrió cambios en su estructura orgánica y sus funciones y en la creación de nuevas series y tipos documentales, dada esta situación se hace necesaria la actualización y aplicación de las tablas de retención documental y la organización de los archivos durante el ciclo vital del documento. La Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia - HOMO, promueve la organización, conservación y prestación de los servicios archivísticos a la administración y a los ciudadanos en general motivado por la importancia de la aplicación de la Ley 594 de 2000. Para la atención y solución oportuna de las solicitudes de los usuarios de la entidad se requiere de la localización efectiva y la consulta de documentos y archivos que deben ser tomados como referentes. Los ajustes, actualización y

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desarrollo de la aplicación de las tablas de retención documental (Versión 3), se generan en virtud de la reorganización, conservación y control de los bienes documentales que representan el soporte de las actividades propias de las funciones asignadas a cada dependencia y unidad administrativa.

Su contenido permite detallar la metodología para la identificación y conformación de las series y subseries documentales; organización de los archivos de gestión, teniendo en cuenta la asignatura topográfica, clasificación y conformación de expedientes; ordenación y foliación de los tipos documentales en los expedientes; descripción de cajas, expedientes y carpetas; preparación de la documentación para realizar las transferencias documentales y la instrucción para diligenciar el inventario documental para mantener un control permanente de las series que conforman cada archivo. Este manual se constituye en una herramienta de apoyo y consulta para que la gestión documental se desarrolle paralelamente con los procesos de calidad de la Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia – HOMO.

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1. OBJETIVO GENERAL

Organizar física y técnicamente los expedientes de los Archivos de Gestión de la Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia - HOMO, de acuerdo con la Aplicación de Tabla de Retención Documental (Versión 3) establecida, en cumplimiento de la normatividad vigente.

2. ALCANCE

El Manual de Tablas de Retención aplica para todos los procesos y servicios de la ESE Hospital Mental de Antioquia- HOMO.

3. GLOSARIO

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ARCHIVO DE GESTIÓN. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

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ARCHIVO HISTÓRICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos CUSTODIA DE DOCUMENTOS. Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos. DESCRIPCION DOCUMENTAL. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación.

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DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS. Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. ELIMINACIÓN. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. FOLIO. Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. LEGISLACION ARCHIVISTICA. Es el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. ORDENACIÓN. Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. ORGANIZACION DE ARCHIVOS. Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros.

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RETENCION DE DOCUMENTOS. Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SECCION. Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánico-funcional. SELECCION DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SIGNATURA TOPOGRAFICA. Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. TIPOLOGIA DOCUMENTAL. Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas. TOMO. Volumen de cierta extensión, en el cual están encuadernados varios documentos en forma separada y con paginación propia. RANSFERENCIAS DOCUMENTALES. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.

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UNIDAD ADMINISTRATIVA. Unidad técnico-operativa de una institución. UNIDAD DE CONSERVACION. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras. Una caja, un libro o un tomo. VALOR ADMINISTRATIVO. Aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades. VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. VALOR HISTORICO. (Véase Valor Secundario). VALOR JURIDICO. Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto. VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. VALORACION DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

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4. NORMATIVIDAD

Ley 594 de 2000 que estipula en el Artículo 24: “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”. Acuerdo 004 de 2013 en el Artículo 14 estipula “Actualización. Las tablas de retención documental deberán actualizarse en los siguientes casos: A). Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad B) .Cuando existan cambios en las funciones C). Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación D). Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país E) Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos F). Cuando se generen nuevas series y tipos documentales G). Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que faciliten la producción de los documentos”. Circular Externa 003 de febrero de 2015 da a conocer las “Directrices para la elaboración de tablas de retención documental” y el Mini/Manual Tablas de Retención Documental (Versión Actualizada) donde especifica los pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental por etapas 1). Investigación preliminar sobre la institución 2). Análisis e interpretación de la información recopilada 3). Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental y 4). Aplicación.

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5. CONTENIDO

5.1. APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN

La Tabla de Retención es el listado de series y subseries con sus tipos documentales a los que se les asigna un tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se les establece su disposición final bien sea con el propósito de conservación total, eliminación, microfilmación u otros soportes y/o selección. Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención (Versión 3) por el Comité Interno de Archivo y con la convalidación del Consejo Departamental de Archivos de Antioquia, se procede a la implementación.

5.1.1. FORMATO TABLA DE RETENCION

Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

CT = Conservación Total

E = Eliminación

M = Microfilmación u otros soportes

S = Selección

Firma Responsable: _________________________________________________________

Lider de Gestión Documental

Fecha: _____________________________________________________________________

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN

HOJA N° ___ DE ___

ENTIDAD PRODUCTORA: ______________________________________________________________________________

OFICINA PRODUCTORA: ______________________________________________________________________________

CONVENCIONES:

RETENCIÓN

CÓDIGOSERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES

DISPOSICÓN FINAL

OBSERVACIONES

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INSTRUCTIVO FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN

Entidad Productora. Se colocar el nombre completo o la razón social. Oficina Productora. Se coloca el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. Hoja_ / _. En el primer espacio se consigna el número que identifica cada hoja, siguiendo un consecutivo que determina el número total de hojas utilizadas para la elaboración de las tablas de retención documental de la entidad. En el segundo espacio se coloca el número total de hojas diligenciadas para la entidad. Código. Es un sistema convencional que identifica tanto las unidades productoras de los documentos como sus series respectivas. Este debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Serie. Se anota el nombre asignado al conjunto de unidades documentales emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Permite alistar las subseries correspondientes. Retención. Plazo de términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el central. Esta permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas. Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a la continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras. Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de la entidad una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y son objeto de consulta para las propias oficinas y los particulares en general.

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Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento, resultado de la valoración con miras permanentes a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación. Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, el desarrollo, la estructura, los procedimientos y las políticas de la entidad productora y se convierten en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal, no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de un muestreo entendiéndose este como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. Microfilmación. Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en películas. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o magnéticos. Procedimientos. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación.

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Archivo

Gestión

Archivo

CentralCT E M S

100.01

100.01.28

ACTAS

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

-Convocatoria

-Registro de asistencia

-Soportes documentales

-Informes

1 19 X XUna vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de

gestión, se deberá transferir al archivo central.

Se digitalizará la subserie para facilitar la consulta y se

conservará con las características establecidas.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central,

se deberá transferir al archivo histórico ya que hace parte de la

memoria institucional.

100.02

100.02.01

ACUERDOS

ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA

-Soportes documentales

1 19 X XUna vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de

gestión, se deberá transferir al archivo central.

Se digitalizará la subserie para facilitar la consulta y se

conservará con las características establecidas.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central,

se deberá transferir al archivo histórico ya que hace parte de la

memoria institucional.

NOTA: Esta serie documental posee un término de ejecución,

donde algunos acuerdos no se transfieren al archivo central

aunque se modifique alguno de sus artículos, debido que sigue

siendo vigente y puede superar el año de retención establecido

en el archivo de gestión, esta permanencia de más de un año

la define su vigencia y/o trámite el cual puede superar el tiempo

de retención establecido, solo hasta que otro acuerdo lo

remplece o derogue en su totalidad puede ser transferido al

archivo central.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONVENCIONES:

CT = Conservación Total Firma Responsable: _________________________________________________________

HOJA N° 1 DE 2

ENTIDAD PRODUCTORA: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA - HOMO.

OFICINA PRODUCTORA: JUNTA DIRECTIVA

CÓDIGOSERIES

Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN DISPOSICIÓN

OBSERVACIONES

S = Selección

E = Eliminación Yeison Cifuentes - Líder de Gestión Documental

M = Microfilmación u otros soportes Fecha: 15 de diciembre de 2015

SERIE DOCUMENTAL

SUBSERIE DOCUMENTAL

AÑOS DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

TIPOS DOCUMENTALES

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PASOS PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.

PASO 1 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad; se identifican y agrupan en expedientes los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta sus series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental.

ACTAS PLANES CIRCULARES

PROYECTOS PROGRAMAS

CLASIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS

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ROTULO PARA LA MARCIÓN DE LA CARPETA INSTITUCIONAL

210 OFICINA ASESORA JURÍDICA

210.14 CONTRATOS

210.14.11 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATO No. 2015CPS 544, DOLLY MONTOYA CORDONA

01/01/2015

SE REALIZA EN EL ARCHIVO CENTRAL, CUANDO ES TERMINADO EL TRÁMITE

ES DILIGENCIADO EN EL MOMENTO DE LA TRANSFERENCIA POR EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

31/12/2015

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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO CARPETA PREIMPRESA INSTITUCIONAL Dependencia. Se anota el nombre completo de la oficina o unidad administrativa. Serie. Se anota el código y el nombre asignado de la serie documental correspondiente a la Tabla de Retención Documental de la unidad administrativa. Subserie. Se anota el código y el nombre asignado de la subserie documental correspondiente a la Tabla de Retención Documental de la unidad administrativa. Unidad documental. Se anota el nombre completo del expediente que hace referencia a los tipos documentales que lo conforman. Fecha inicial. Se diligencia la fecha del documento más antiguo, es decir, cuando se abre el expediente, la fecha corresponde a la del primer documento conservado. Fecha final. Se diligencia la fecha del documento más reciente, es decir, cuando se abre el expediente, la fecha corresponde a la del último documento conservado. No. de folios. Este campo no se diligencia por las dependencias o unidades administrativas que conservan los archivos de gestión, es diligenciado por el personal técnico del área de Gestión Documental, una vez la serie o subserie documental haya culminado su trámite. Uso exclusivo Gestión Documental. Este campo no se diligencia por las dependencias o unidades administrativas que conservan los archivos de gestión, se diligencia cada vez que se realice la transferencia documental, es diligenciado por el personal técnico del área de Gestión Documental .

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ACTIVIDADES DE LA CLASIFICACION DOCUMENTAL

Realizar la apertura de series y subseries.

Identificar las series, las subseries y los tipos documentales de la Tabla de Retención Documental- TRD de la dependencia o unidad administrativa correspondiente.

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de

conformidad con la información que suministra la Tabla de Retención Documenta- TRD que permita la visualización de su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Registrar en cada separador el código y el nombre de la serie y subserie

documental, según sea el caso.

Diligenciar en la carpeta institucional los campos establecidos para la identificación de series y subseries, basándose en las Tabla de Retención Documental- TRD definidas, ésta actividad la realiza cada oficina productora.

Nota:

1. El campo No. FOLIOS, no se diligencia ya que los archivos de gestión no se folian, está actividad es realizada en el archivo central por el personal de Gestión Documental.

2. El campo USO EXCLUSIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, es diligenciado por el personal del área de Gestión Documental, quienes definen la disposición final y la ubicación topográfica.

3. La marcación de la carpeta institucional, se realiza manualmente con marcador permanente de color negro.

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EJEMPLO:

CARPETAS CON CELUGUÍA HORIZONTAL DE COLOR AZUL (ARCHIVO DE GAVETAS)

Separador para Serie Documental Separador para Subserie Documental

200.09.02 CIRCULARES NORMATIVAS

200.09.01 CIRCULARES INFORMATIVAS

200.09 CIRCULARES

200.01 ACTAS

200.01.12 ACTAS COMITÉ DE GERENCIA

100.01.28 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA

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CARPETAS CON CELUGUÍA VERTICAL SUPERIOR DERECHA DE COLOR CAFÉ (ARCHIVO FOLDERAMA)

Separador para Serie Documental Separador para Subserie Documental

1 0 0 . 0 1 . 2 8 A C T A S D E J U N T A D I R E C T I V A

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Colocar las guías y subguías que identifican las series y las subseries al inicio

de los expedientes, así mismo estimar la cantidad de expedientes que van a ser requeridos para cada serie y subserie disponiendo espacio suficiente y proyectando el crecimiento de cada uno de ellos, para facilitar la consulta a pesar de la reducción del espacio cuando se agregan tipos documentales.

Colocar según el tipo de archivador las carpetas con celuguía horizontal de color azul (archivo de gavetas) o carpetas con celuguía vertical superior derecha color café, (archivo folderama) a continuación de la guía de serie o subserie y escribir en el marbete con mayúscula sostenida y tipo de letra Arial número 10 o 12 el código y el nombre de la unidad documental (carpetas con celuguía horizontal de color azul en el borde alineado a la izquierda y carpetas con celuguía vertical superior derecha color café), verificando que el quiebre de la celuguía cumpla con las características del formato. Esta guía se realiza en una plantilla en Excel y se imprime en papel bond la cual es cortada e ingresada manualmente para darle forma.

EJEMPLO: GUÍA

210.14.11 CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2015CPS476

Dentro de las carpetas colgantes con celuguías horizontales de color azul reposan los expedientes con las carpetas institucionales (tapas legajadoras de color blanco y verde) en las que se ubican los tipos documentales con los expedientes organizados cronológicamente con el gancho legajador plástico hacia abajo, dando a entender que el primer documento del expediente es el más antiguo y el último documento es el más vigente.

ANCHO DE COLUMNA 53

ALTO DE FILA 20

CÓDIGO UNIDAD DOCUMENTAL NOMBRE UNIDAD DOCUMENTAL

ALETAR SUPERIOR ANCHO DE COLUMNA 53 Y ALTO DE FILA 15

ALETAR SUPERIOR ANCHO DE COLUMNA 53 Y ALTO DE FILA 15

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Dentro de las carpetas con celuguía vertical superior derecha color café reposan los expedientes con las carpetas institucionales (tapas legajadoras de color blanco y verde), en las que se ubican los tipos documentales con los expedientes organizados cronológicamente con el gancho legajador plástico hacia abajo, dando a entender que el primer documento del expediente es el más antiguo y el último documento es el más vigente.

PASO 2 ORDENACIÓN DOCUMENTAL Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

ACTIVIDADES

Ubicar documentos: Los documentos se ubican cronológicamente en el interior de cada carpeta (copia de los enviados u original de los recibidos) cuyo asunto esté relacionado con el expediente, atendiendo el orden original en que fueron elaborados o tramitados, de esta forma se estará aplicando el Principio de Orden Original, así mismo ubicar los expedientes en continuidad, es decir, de izquierda a derecha tanto en los archivadores de folderama como en los archivadores de gavetas, es decir, de adelante hacia atrás.

Determinar los sistemas de ordenación: El sistema de ordenación de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental facilita la localización y recuperación de la información, algunos sistemas de ordenación conocidos son: alfabético, numérico, cronológico y geográfico. La E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, adoptó el sistema de ordenación cronológico, alfabético y numérico para las series documentales como control de la información y producción en las unidades administrativas, que se ordenan y organizan mediante un sistema que facilita el acceso, conservación y disposición final. Los documentos se colocan uno atrás del otro, en el orden cronológico que se van generando o recibiendo, de tal manera que el primer documento sea el más antiguo y el último recibido o producido sea el más vigente que contenga la carpeta. Se debe tener en cuenta que en cada carpeta se incorpora un volumen máximo de 200 folios.

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EJEMPLO:

253.28.10 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS

3. INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS. Abril de 2015

2. INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS. Marzo de 2015

1. INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS. Febrero de 2015

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EJEMPLO:

1210.14.04 CONTRATOS DE COMODATO

210.14.02 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

210.14.01 CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SUMINISTROS DE BIENES Y SUMINISTROS

210.14.04. CONTRATOS DE COMODATO

210.14.03. CONTRATOS DE ASOCIACIONES

210.14.02. CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

210.14 CONTRATOS

210.14.01. CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE

BIENES Y SUMINISTROS

210.14 CONTRATOS

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Foliación: Para evitar procesos adicionales al momento de efectuar las transferencias, los técnicos del área de Gestión Documental enumeran cada folio, la documentación se enumera consecutiva, teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B #2.

b. La numeración existente no debe corregirse, si se detecta algún error se debe enumerar nuevamente, se plasma con una línea oblicua la numeración anterior. Es de aclarar, que se debe numerar de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números y sin saltar folios.

c. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se enumeran como un solo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, boletines, plegables, etc.) deben enumerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registra el número de folio del impreso, titulo, año y número total de páginas.

d. Los folios totalmente en blanco y que estén sueltos, no se deben enviar en la transferencia y aquellos que estén cosidos al legajo, deben separarse, extraer el material y unificarse con el expediente y foliarse.

e. Se enumera cada folio en la esquina superior derecha, de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento de manera ascendente, iniciando la numeración desde (1) en adelante sin superar los 200 folios en cada expediente. En el caso de fotografías sueltas se foliaran en la cara vuelta.

f. Para evitar deterioro físico de la documentación cada expediente deberá conservar máximo 200 folios.

g. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B. C o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio.

h. Se escribe el número legible, sin enmendaduras sobre un espacio en blanco sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

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i. Si existen errores en la foliación se anula con un línea oblicua, evitando tachones.

j. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada, depurada y con limpieza mecánica. Se folian todos los documentos. En caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecuta de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tales expedientes se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecuta de forma tal que la segunda será la continuación de la primera y así continuamente.

k. La foliación es una tarea previa cualquier empaste, proceso de descripción (inventario) o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

l. No se folian documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales, CD´s, disquetes, videos, etc.), se deja constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenece en el área de notas de inventarios. Se opta por separar este material con el que se realiza referencia cruzada. EJEMPLO:

Foliación para

consulta y control

Extremo superior derecho

Lápiz mina negra y blanda

Consecutivo sin omitir, ni repetir números y ni saltear hojas

MANUAL DE TABLAS DE

RETENCION

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Organización: Para dar cumplimiento a la organización de los archivos de las unidades administrativas a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Ubicación física de los expedientes: Ubicar físicamente los expedientes (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, cuidando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental de la dependencia.

b. Si el documento recibido no tiene relación directa con las funciones de su dependencia, se remite a la oficina respectiva según el caso.

c. Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos en que se cierra

cuando finaliza el respectivo proceso. Ejemplo: contratos, convenios, proceso disciplinario, historias clínicas, entre otros.

d. A partir de la aplicación de las T.R.D. la copia de las comunicaciones

oficiales que han sido radicadas junto con sus antecedentes y anexos se archivan y conservan en el expediente de la serie documental a la cual pertenece de acuerdo con lo establecido en la T.R.D.

e. Las carpetas y demás unidades de conservación se identifican, marcan y

rotulan de tal forma que permita su ubicación y recuperación, para tal fin se sigue el siguiente ejemplo: Realizar una distribución secuencial de las gavetas del archivador o folderama, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.

f. Se utilizan cajas X-200, tipo tapa nevera para conservación de los

expedientes en los ARCHIVADOR VERTICAL (ARCHIVO FOLDERAMA) atendiendo al orden de codificación establecido; es decir, en forma ascendente como se encuentran en la T.R.D, las series y subseries de las unidades productoras de la entidad.

g. Se elabora el rotulo como se muestra en el ejemplo citado, dependiendo

de la unidad administrativa que necesite utilizar cajas (Oficina Asesora Jurídica, Facturación, Tesorería, entre otros).

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RETENCION

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h. El rotulo se plasma en la caja referencia X-200 tipo tapa nevera para la identificación y conservación de las series y subseries documentales.

i. No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax,

cuando estos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro.

j. Distribuir las series documentales en el ARCHIVADOR HORIZONTAL (ARCHIVO DE GAVETAS) o ARCHIVADOR VERTICAL (ARCHIVO FOLDERAMA) atendiendo al orden de codificación establecido; es decir, en forma ascendente como se encuentran en la TRD; igualmente, para el ARCHIVADOR HORIZONTAL (ARCHIVO DE GAVETAS) en el vértice superior derecho, se adhiere una cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran. Y para ARCHIVADOR VERTICAL (ARCHIVO FOLDERAMA) se rotulan las cajas, adhiriendo el rotulo a la caja de archivo con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se encuentran, esta medida evita la continua manipulación de los documentos.

k. Pueden aparecer algunos documentos que no son posibles de ubicar

dentro de las series; dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO y no están reflejados en la T.R.D, estos documentos facilitan la gestión administrativa y se conservan en los archivos de gestión mientras estén vigentes; se archivan agrupados por temas o asuntos, mientras se constituyen como documentos de trabajo, una vez cumplan la finalidad para la cual fueron creados pueden ser eliminados con el visto bueno del responsable de cada proceso.

l. Cuando se archiven documentos se debe tener especial cuidado en si

efectivamente han cumplido su trámite y que corresponden a la serie bajo la cual se están archivando.

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NO ARCHIVAR EN ESTA CARPETA

EJEMPLO:

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA

m. En caso de las historias laborales, se tienen en cuenta a las Circulares No. 004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento de la Función Pública y el Archivo General de la Nación que establecen los criterios generales para su organización.

n. Para la organización de las Historias Clínicas, se tiene en cuenta la Resolución No. 1995 de 1999 del Ministerio de la Salud.

o. Para la organización de las Historias clínicas Ocupacionales se tiene en

cuenta la Resolución 2346 de 2007 y Resolución 1918 de 2009 del Ministerio de Protección Social.

p. Los expedientes se conformaran con la totalidad de los documentos de

archivo agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento, independiente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries documentales.

q. Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en

una dependencia o unidad administrativa, identifican los expedientes en series o subseries de acuerdo con las Tablas de Retención Documental establecida.

r. Cada unidad administrativa organiza los expedientes de tal forma que se

agrupen los tipos documentales de acuerdo con el principio de procedencia y orden original.

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s. Los documentos electrónicos de archivo se archivan en expedientes electrónicos. Los documentos electrónicos que forman parte de un expediente se asocian a un identificador único, al que se añade el índice electrónico donde figure el expediente o los expedientes que lo conforman. Los documentos pueden ser mantenidos independientes o agrupados según las series y subseries mediante las cuales se haya clasificado la documentación de la entidad.

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes: 1). Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura y contexto definidas. 2). Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea necesario. 3). Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo con la normativa aplicable. 4). Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos.

t. Para la organización del expediente electrónico se utilizan carpetas, éstas

se asimilan a las series y subseries documentales

01. ACTAS 25. GUÍAS 06. BOLETINES 27. HISTORIAS 14. CONTRATOS 35. MANUALES 19. ESTADOS FINANCIEROS 39. PLANES

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u. Dentro de cada serie se incluyen las subseries, por ejemplo en la serie CONTRATATOS se encuentran las siguientes subseries:

14.01 Contratos de adquisición de bienes y suministros

14.02 Contratos de arrendamiento 14.03 Contratos de asociaciones 14.04 Contratos de comodato 14.05 Contratos de compraventa 14.06 Contratos de cooperación 14.07 Contratos de leasing 14.08 Contratos de obra

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Algunos aspectos a tener en cuenta en la gestión de expedientes digitales:

Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente electrónico.

Mecanismos para asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

Mecanismos de índice electrónico tanto durante la creación del

expediente como al cierre del mismo, incluyendo la firma de dicho índice.

Generación y registro de copias durante el trámite.

Mecanismos para la puesta a disposición de los expedientes, que dejen constancia de las solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de información.

Requisitos establecidos en la gestión de documentos electrónicos.

Para cuestiones relativas a la seguridad en la implantación de los

aplicativos, se aplica la normativa de seguridad.

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TIPO DE ARCHIVADOR (UNIDAD DE CONSERVACIÓN)

ARCHIVADOR HORIZONTAL (ARCHIVO DE GAVETAS)

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A1G1

A1G2

200.01 ACTAS 200.01.12 ACTAS COMITÉ DEGRNCIA 200.09 CIRCULARES 200.09.01 CIRCULARES INFORMATIVA 200.09.02 CIRCULARES NORMATIVAS

NÚMERO DE GAVETA

NÚMERO DE ARCHIVADOR

200.01 ACTAS

200.01.12 ACTAS COMITÉ DE GERENCIA

200.09 CIRCULARES

200.09.01 CIRCULARES INFORMATIVAS

200.09.01 CIRCULARES NORMATIVAS

200.39 PLANES

200.39.26 PLAN OPERATIVO ANUAL POA

200.39.27 PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION POAI

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ARCHIVADOR VERTICAL (ARCHIVO FOLDERAMA)

VISTA EXTERNA ARCHIVADOR VERTICAL FOLDERAMA

VISTA INTERNA ARCHIVADOR VERTICAL FOLDERAMA

VISTA POSICIÓN CAJAS TIPO TAPA NEVERA EN EL ARCHIVADOR VERTICAL FOLDERAMA

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TIPO DE CAJA X-200 (UNIDAD DE CONSERVACIÓN)

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ROTULO PARA LA MARCACIÓN DE CAJA EN ARCHIVOS X-200

N° CARPETA

SUBSERIE:

NOMBRE UNIDAD DOCUMENTAL

SECCIÓN:

SUBSECCIÓN:

FECHA INICIAL: FECHA FINAL:

No. CAJA

SERIE:

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N° CARPETA

1

2

3

4

6

7

SUBSERIE: 14.11 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS

CONTRATO No. 215CPS 549. PAOLA VILLA MORALES

CONTRATO No. 215CPS 544. DOLLY MONOTYA CARDONA

CONTRATO No. 215CPS 547. MATEO YESPES

CONTRATO No. 215CPS 548. GLADYS MARTINEZ

CONTRATO No. 215CPS 545. ANDREA ZAPATA

CONTRATO No. 215CPS 546. ANDRES SEPULVEDA

NOMBRE UNIDAD DOCUMENTAL

SECCIÓN: 200 GERENCIA

SUBSECCIÓN: 210 OFICINA ASESORA JURÍDICA

FECHA INICIAL: 01/01/2015 FECHA FINAL: 31/12/2015

No. CAJA

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SERIE: 14 CONTRATOS

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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO X-200

No. Caja. Se diligencia en negrilla Arial No. 40, centrado, este número debe ser consecutivo iniciando en (1) hasta (n) de cajas. Sección. Diligenciar el código y nombre de la sección a la que pertenece la dependencia por jerarquía la cual aparece en el cuadro de codificación. Se plasma en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. Subsección. Diligenciar el código y nombre de la subsección asignada o a la que pertenece la dependencia y/o unidad administrativa la cual aparece en el cuadro de codificación. Se plasma en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. Serie. Anotar el código y nombre asignado de la serie documental correspondiente a la Tabla de Retención Documental de la unidad administrativa. Plasmar en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. Subserie. Anotar el código y nombre asignado de la subserie documental correspondiente a la Tabla de Retención Documental de la unidad administrativa. Plasmar en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. Fecha inicial. Se plasma la fecha (día/mes/año) registrada de la primera carpeta que ocupará la primera posición dentro de la caja. Se plasma en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. Fecha final. Se plasma la fecha (día/mes/año) registrada de la última carpeta que ocupará la última posición dentro de la caja. Se plasma en negrilla, mayúscula sostenida, en Arial No.12, alineado a la izquierda. No. carpeta. Diligenciar en Arial No. 12, centrado, este número debe ser consecutivo iniciando en (1) hasta (n) de carpetas, dependiendo de la capacidad de conservación de expedientes en la caja. Nombre unidad documental. Plasmar uno a uno los nombres de las unidades documentales, es decir el nombre del expediente, diligenciar en Arial No. 12, alineado a la izquierda en mayúscula sostenida, este número debe ser

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consecutivo iniciando en orden cronológico, numérico o alfabético hasta (n) de carpetas, dependiendo de la capacidad de conservación de expedientes que contenga la caja. PASO 3 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permite su identificación, localización y recuperación.

ACTIVIDADES

Elaboración de inventarios documentales cada vez que un funcionario sea trasladado o desvinculado de su cargo para garantizar la continuidad de la gestión pública; así mismo para transferencias primarias, transferencias secundarias y valoración de fondos acumulados.

Para el control y entrega de transferencias documentales se diligencia el FUID como soporte de los expedientes a trasferir al Área de Gestión Documental.

El Área de Gestión Documental se asienta cada uno de los registros de las transferencias documentales recibidos por las dependencias y/o unidades administrativas de manera física y electrónica en el formato Descripción Documental como control interno.

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FORMATO DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

ÍTEMS DEPENDENCIA UNIDAD DOCUMENTAL PERIODO INICIAL PERIODO FINAL MODULO No. ENTREPAÑO No. CAJA No. EXPEDIENTE No.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

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PASO 4 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL La transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de este al archivo histórico de conformidad con las tablas de retención documental aprobadas. Todas las dependencias y/o unidades productoras deben preparar los documentos a transferir al archivo central según las series y tiempos de retención estipulados en la tabla de retención documental. Esta actividad se lleva a cabo en el mes enero del año vigente y se realiza de acuerdo con la programación del cronograma de transferencias documentales establecido por el líder de Gestión Documental, es de aclarar, que estas fechas estipuladas no serán modificadas o remplazadas por otras, este proceso debe efectuarse tal y como se estipule y apruebe en el comité interno de archivo.

ACTIVIDADES

Pasos metodológicos para efectuar la transferencia primaria a. Tenga en cuenta la fecha programada en el cronograma de transferencias

documentales concertado y elaborado por el líder de Gestión Documental.

b. Seleccionar los expedientes y series documentales que hayan cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión según la T.R.D. para ser transferidos.

c. Tenga en cuenta que No se aceptan unidades de conservación identificadas como documentos varios o misceláneos, igualmente se confronta que la documentación corresponda a la establecida en la T.R.D, si se evidencia que falta información, no será recibida y el encargado de la dependencia y/o unidad administrativa será el responsable de continuar con la administración de la información hasta que cumpla con lo estipulado o exigido para la transferencia documental.

d. Efectuar el proceso de selección natural; es decir, retirar aquellos

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documentos que no son esenciales en el expediente: Impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos), formatos, hojas en blanco, borradores, copias o fotocopias cuyos originales se encuentren en el expediente, fotocopia de leyes y decretos, cuando no formen parte integral del expediente.

e. Todo ingreso de documentos al Área de Gestión Documental se hace

oficial mediante la entrega física de la documentación, acta de entrega de transferencias documentales y su registro en el formato único de inventario documental firmado por las partes, el líder de Gestión Documental es el responsable de validar la información diligenciada en FUID con la documentación física entregada.

f. Se ubica la documentación en los respectivos archivos rodantes, teniendo

cuidado de no mezclar la documentación conservada anteriormente con la nueva que ingresa de cada una de las dependencias y/o unidades administrativas para la transferencia en curso.

Eliminación de material metálico a. Retire clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores, etc. procurando no

ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Si es necesario conservar estos materiales se puede emplear un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

Revisión y foliación

a. Después de tener en orden las carpetas se enumeran de (1) hasta (n),

según la cantidad que va a transferir.

b. Introducir en las cajas el número de carpetas, legajos o tomos necesario para que no queden muy sueltas o muy ajustadas para evitar el deterioro de la documentación.

c. Los tomos se disponen verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros, los de gran formato se colocan horizontalmente unos encima de otros y se rellenan los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco.

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d. Al empacar se mantiene el orden estricto del inventario.

e. Diligenciar el formato Único de Inventario Documental y entregar en formato físico y electrónico al líder de Gestión Documental junto con la documentación relacionada para su custodia y almacenamiento.

f. Las cajas transferidas se identifican y enumeran consecutivamente, en un

lugar visible con marcador sobre el rotulo que la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, tiene diseñado para tal fin.

g. Una vez entregada la documentación, se efectúa el cotejo verificando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentación física entregada, en caso de existir inconsistencias, se informa a la dependencia correspondiente para que se realicen las correcciones del caso, una vez reportadas las inconsistencias, la dependencia cuenta con un término de máximo 5 días hábiles para hacer llegar los formatos de inventario corregidos.

h. Una vez recibida la transferencia el Jefe de Archivo consigna en la solapa (vértice superior izquierdo, parte exterior de la carpeta) los datos de ubicación física del expediente en el archivo.

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

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INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL El formato de inventario es diligenciado para transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias o para la entrega de inventarios individuales. Entidad remitente. Se coloca el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir. Entidad productora. Se coloca el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos. Unidad administrativa. Consignar el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. Oficina productora. Colocar el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto. Consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias e inventarios individuales. Hoja N°. Se numera cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario. Registro de entrada. Diligenciar sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Se consignan en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anota el número de la transferencia. N° de orden. Anotar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

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Nombre de las series, subseries o asuntos. Anotar el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponde a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponde a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos se registran, en lo posible, en orden alfabético. Fechas extremas. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Colocar los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950- 1960. En el caso de una sola fecha se anota ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. Unidad de conservación. Se consigna el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registra las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. Número de folios. Se anota el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. Soporte. Se utiliza esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. Frecuencia de Consulta. Consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tienen en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligencia especialmente para el inventario de fondos acumulados. Notas. Se consignan los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotan los

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siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes se registran la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal, de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina se registran las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información A los impresos se le asigna un número de folio y se registra el número de páginas que lo componen. Así mismo, se anota información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores). Elaborado por. Se escribe el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. Entregado por. Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza. Recibido por. Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

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FORMATO DE ACTA DE ENTREGA

Acta No._____

En Bello, a los ___________ ( ) días del mes de ____________ del año _________, siendo las ________ (am) (pm), se reunieron ___________________________ en representación del Área de Gestión Documental y __________________________ de la oficina ________________________________, identificados como aparece al pie de sus firmas, con el fin de normalizar la transferencia documental cuyas fechas oscilan entre los años Día/Mes/Año y Día/Mes/Año contenidos en unidades de conservación __________, acompañados del siguiente instrumentos de control y recuperación: Inventario documental El ingreso de estas series documentales se hace por: Transferencia _____________________ _________________________ Líder Gestión Documental Jefe de Oficina Responsable

_____________________ Entregado por.

FORMATO DE ACTA DE ENTREGA TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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PASO 5 ELIMINACIÓN DOCUMENTAL Para la eliminación documental de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, se tienen en cuenta las siguientes actividades:

ACTIVIDADES

En la eliminación documental se tiene en cuenta el proceso de eliminación documental del Artículo 15. ELIMINACIÓN DOCUMENTAL del Acuerdo 004 de 2013, donde aquellos documentos que hayan perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no poseen valor histórico para la ciencia, investigación y tecnología.

El Decreto 2578 de 2012. Expedido por el Ministerio de Cultura. Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación. Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberán constar en Actas de eliminación, indicando de manera específica los nombres de los expedientes, las fechas, cantidad de expedientes a eliminar, así como los datos del acto documental; dicha Acta de eliminación debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, y publicada en la página Web. Los documentos originales designados como históricos no deben ser destruidos en su soporte original, con el propósito de consérvalos y preservalos en medio digital para su consulta.

Una vez que la documentación cumpla el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento se debe diligenciar el FORMATO DE ELIMINACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL (Estipulado por el Archivo General de la Nación).

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El líder de Gestión Documental presenta el FORMATO DE ELIMINACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL diligenciado ante el Comité Interno de Archivo, para que este convalide que la información que se va a eliminar cumpla con los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental vigente.

Es responsabilidad del Comité Interno de Archivo de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, la aprobación de la documentación a eliminar.

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FORMATO DE ELIMINACIÓN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN Y CENTRAL

DE OFICINA PRODUCTORA ___________________________________ PARA COMITÉ DE ARCHIVO (Para su aval adjuntamos la relación de documentos a eliminar atendiendo lo dispuesto en la T.R.D).

Según la Tabla de Retención que tenemos aprobada en _____________, y según la Legislación o Reglamento General de Archivo le informo que en la fecha ________________ eliminaremos los siguientes documentos: CÓDIGO CONTENIDO FECHAS VOLUMEN UNIDAD DE CONSERVACIÓN - - - - - - - - -

Líder de Oficina Líder de Gestión Documental Firma Firma

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PASO 6 CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. Para preservar y conservar la documentación se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

ACTIVIDADES

Limpiar la documentación eliminando el polvo de la unidad de conservación.

Eliminar el material metálico con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente, además no se deben ocasionar deterioros de tipo físico.

Cambiar el material metálico por elementos elaborados en plástico o con recubrimiento que eviten su oxidación, en su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

Si detectan documentos afectados por agentes biológicos como hongos y/o insectos, deben separarse de los no contaminados e identificar la unidad de conservación en un lugar visible.

Se solicita el servicio de personal especializado para procesos de desinfección de documentación afectada antes de incorporar dicho material al archivo central o al archivo histórico.

La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados se somete al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.

Evitar de ser posible; perforar los documentos.

No salivar los dedos para pasar páginas: con esto estamos manchando el documento, y llevando suciedad a nuestro organismo, utilice un humedecedor de dedos para tal fin.

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Si es necesaria la estampación de sellos y firmas, procure que sea en zonas que no contengan información.

En caso de ruptura de un documento se restaura con cinta mágica no con cinta pegante o de enmascarar.

No ubique documentos en el piso; hágalo sobre alguna superficie.

El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento, por lo tanto, nunca deben intervenirse con este tipo de implementos.

Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recepcionado en papel térmico, se fotocopian en papel bond para asegurar la preservación de la información.

El área del archivo debe cumplir con las condiciones que garanticen la adecuada conservación de las historias laborales, tales como: 1. Condiciones generales. Contar con el espacio suficiente para albergar

la documentación acumulada y su natural incremento. Los archivadores rodantes deben tener un sistema de identificación visual, que permita ubicar con rapidez las historias laborales.

2. De conservación. El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los riesgos de humedad, temperatura, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación. Garantizar la limpieza del área de archivo, para ello se debe programar la actividad de aspirar los estantes, con una periodicidad de una vez al mes. No permitir la entrada al área del archivo líquido o alimento que pueda dañar los archivos. El Área de Gestión Documental debe estar situada lejos de contaminantes.

3. De seguridad. El Área de Gestión Documental debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad. se debe garantizar la seguridad para la conservación de los documentos. Ninguna persona tiene acceso al Área de Gestión Documental, solo tendrán ingreso personal autorizado por el lider de Gestión Documental.

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PASO 7 CONSULTA DE DOCUMENTOS Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen referente a su archivo siendo indispensable retirar documentos del expediente, para lo que se diligencia el formato denominado SOLICITUD PRESTAMO DE CARPETAS O DOCUMENTOS.

ACTIVIDADES

Estrategia de búsqueda: Búsqueda de expedientes mediante las herramientas de consulta como inventarios, guías e índices.

Ubicación de los documentos, en las unidades de instalación.

Recuperación de documentos: Controlar que la devolución de los documentos se realice en un tiempo máximo de 8 días calendario. Se realiza seguimiento de los documentos prestados hasta el reintegro de los mismos al archivo. Vencido el plazo, los responsables de los archivos de: gestión, central e histórico deben hacer exigible su devolución inmediata, siempre y cuando no esté en trámite.

Diligenciar SOLICITUD PRESTAMO DE CARPETAS O DOCUMENTOS: registro que permite el control para el préstamo de documentos, por tanto debe diligenciarse completa y adecuadamente toda la información requerida en este formato.

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FORMATO SOLICITUD PRÉSTAMO DE CARPETAS O DOCUMENTOS

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INSTRUCTIVO FORMATO SOLICITUD PRÉSTAMO DE CARPETAS O

DOCUMENTOS

Fecha de solicitud. Plasmar la fecha (día/mes/año) de solicitud de préstamo de forma manual y con letra clara y legible.

Carpeta y/o documento solicitado. Plasmar con letra clara y legible el nombre completo del expediente y/o documento a consultar, es decir, especificar el nombre asignado que se plasmo al momento de nombrar el expediente, además aclarar si solicita toda la subserie o algún tomo o número de carpeta. Nombre de quien retira. Diligenciar el nombre completo y apellidos del usuario interno que solicita la información con letra clara y legible.

Dependencia. Diligenciar el nombre de la dependencia a la que pertenece la persona registrada en el formato.

Firma. Plasmar la firma del usuario, sin firma no se facilita el expediente a consultar.

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RETENCION

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PASO 8 NORMAS PARA LA CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

ACTIVIDADES

El Área de Gestión Documental presta la atención de consulta y préstamo de documentos en el horario laboral de la Entidad.

Las dependencias deben solicitar la consulta al Área de Gestión Documental y desplazarse a esta la oficina para recibir los documentos y diligenciar SOLICITUD PRESTAMO DE CARPETAS O DOCUMENTOS.

Al solicitar una consulta verificar que el documento solicitado ya fue transferido por la oficina productora.

La consulta se solicita referenciando la información registrada en el inventario documental.

No se presta documentación para acumular en los puestos de trabajo, otro usuario podría requerir el servicio.

Una vez efectuada la consulta devolver los documentos a la mayor brevedad, el tiempo que los documentos permanecen fuera del Área de Gestión Documental, es de máximo de 8 días calendario, en caso de requerirse por mayor tiempo se renueva y diligencia nuevamente el formato SOLICITUD PRESTAMO DE CARPETAS O DOCUMENTOS.

Conservar la documentación tal y como se presta; no se deben desorganizar los expedientes.

Por ningún motivo se pueden retirar o ingresar documentos de las carpetas o series documentales, no solo por los problemas futuros de consulta que esta práctica conlleva, sino también por las repercusiones legales que el extravió de un documento pueda generar.

Quien firma y diligencia el formato SOLICITUD PRESTAMO DE

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RETENCION

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CARPETAS O DOCUMENTOS es el responsable del manejo de la información prestada y de su devolución íntegra.

Las carpetas, legajos, libros y demás documentos deben tratarse con cuidado, recuerde que su consulta no es única ni personal, ya que son muchos los usuarios y para todos es importante la información.

El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y motivado mediante oficio.

No se atiende la consulta y préstamo de documentos, sin el visto bueno del jefe de la oficina productora al personal de la entidad que no esté directamente relacionado con el manejo de dicha información en cumplimiento de sus funciones.

El Área de Gestión Documental realiza un control de préstamos de carpetas y/o documentos, asentando uno a uno las solicitudes por los usuarios internos pertenecientes a las dependencias y/o unidades administrativas de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO.

El Área de Gestión Documental cuenta con una mesa de consulta, donde los usuarios internos pertenecientes a las dependencias y/o unidades administrativas de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, consultaran uno a uno los expedientes que no sea necesario extraer del lugar de custodia.

La E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, por ser entidad pública tiene a disposición de los usuarios externos la información que soliciten para su consulta, es de aclarar que los expedientes documentales no serán extraídos del Área de Gestión Documental, por lo tanto se brinda un espacio de consulta para el acceso a la información.

MANUAL DE TABLAS DE

RETENCION

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FORMATO DE PRÉSTAMOS DE CARPETAS O DOCUMENTOS

NOMBRE COMPLETO EXPEDIENTE No. DE CAJA ÁREA DEL EXPEDIENTENo. CARPETAS

PRESTADAS

FECHA

DE PRÉSTAMOPRESTADO A ÁREA DE LA PERSONA CARGO ESTADO

FECHA DE

DEVOLUCIÓN

CONTROL DE PRÉSTAMOS DE CARPETAS O DOCUMENTOS

MANUAL DE TABLAS DE

RETENCION

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TABLA DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN MOTIVO

Primera Creación de guía

Requerimiento normativo

TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ VIGENCIA

CARGO Técnico Administrativo Gestión Documental

Profesional de calidad Gerente

Diciembre 15 de 2015

NOMBRE Yeison Cifuentes Liliana Morales Z Juan Carlos Tamayo S

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