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Raúl Horocio Saroka •

Pablo Andrés Gaitán ••

Manuales administrativos

l. INTRODUCCION

Una de las características sc.lientco:s del presente siglo es, sin úuda, la in te· gracjón del hombre en grandes organi:l:nciones a las . cuales dedica gran porte de su tiempo en el desempeño de múltiples actividade5. Si bien el ser human o por su carácter eminentemente gregario siempre se ha m anifestado a tJ.•¡w.;s de grupos, lo ha hech o en general en aquellos que posibilitabnu un contacto cara a cara entre sus m iembros, los que a su vez tenían unn activa pnr ticipnción en la creación y transmisión de las norma~ que regulaban su existencia. Lo im· posibilidad prác tica ele u tilizar los m ismos procedimientos on el manejo de ma· crogrupos como son lns organizaciones nctunles, hace impresciudible la sistemn· tización rlc lns relaciones entre los componentes de las mismas, u efectos de cumplir con E>ficiencia los objetivos para los cuales han sido crendas. ·

E l estudio de la ciencia administra tiva ha pcsibiljtado el desarrollo de un grnn ntimero de herramientu que c;oadyuvnn en el logro de una efectiva sis­tematización, tanto en ln fa:z: administrativa como en la operati va. De todas ellas V11mos a analizar en particular los man uales, instrumentos import antes den·

• Contador l'tiblico y Licenciado en Administración do Empre•a. U.B.A. Realiw u tunio• do ~rfecc:looamiento en la Ohio StA te University EE.UU. P rofe1or de U 13'. A. y Uni•c.-nithu! Nocional de k Floto.

• • Licenciado en Econom ía y Contadw Público U.B.A. Con•ulror en o rgan il\llci<Ín · r ,¡,,.,. rnA~ tulministrat ivos.

T. l l • ADMI NISTRACION DE EMPRESA$ - 337

tro del sistema de i.\iormación de toda organi.u.c10n rnciounlmcnte condncida. Por lo tanto, es objetivo del presente trabajo contribuir a una más adecuada prepnración y util.ización de los mismos.

Se entiende que un manual es todo cuerpo sistemático que indique las ac· !!!!4ades a aer cumplidas ~os miembroa de las organiwcionc~ .. L~._forma en gue l as :nismas deberán ser realiZAdas, ya &ea conjWlta o separadamente.~! pro· pósito fundamental de los man~.!~}es es el de instruu n Ii.is ii:tiemLros de a orgo· nizaciún, nce~a de aspectos tales como, !unciones, autoridad, n orm as, pr(ICedi­mieutos, P.Olíticas, ohjelivos, ·etcJ

Estos aspectos, en algunas empresas, son difunuidos entre sns miembros mediante circulares, memorándums, ins trucciones internas, que numeradas en fo.rmu correlativo van íorm'ando el cuerpo de dispo.~iciones que en buena porte constitnycn la " legislación", que rige lu conducción de la empresa. Si bien este procedimiento cumple en parte el propósito an tes anunciodo, de ninguna manera con forma un sistema orgánico y completo que permita suponer que se trota de un adecuado susti tu to de los manuales. En realidad ambas herramientas se com· pleOlentan en lugar de susri tni r~e debido n que los objetivos a ser sati~fechos son diferentes. Mientras que las circnlares e i nstrucciones internas pueden ser muy 1ítile.s para la transmisión de comunicados o disposicione!< cuya vigencia sen transitoria o sujeto a modificncione.• constnutes -por ejemplo: r.ambio tcm· porario en el horario de labor del personal- , los mannnlcs deben rescn·u rse pura inlormación de carác~er más estable:, referida a· In estructuru de . la org11· nización y sus procedimientos administrath·os básicos.

11. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA ~TILIZACION DE MANUALES

Los manuales ofrecen una serie de ventajas que no baceu más que rcOe· jar le importancia antes mencionada. Sin embargo, y como es usual, tnn1bién rieh en ciertns limitaciones, que de ninguna manera invalidan su utilidnd. sino que lJiliDnn la atención acerca de ciertas característie<~s que dcbidnmente ob..'<('n ·a· dos permiten nns. utilización óptima de los manuale..~ ..

Las ventajas y limitaciones aquí enumeradas uo prelendeu ser una li~<tn tnrat iv~ de las mismas.

2,1 . VENTAJAS

-Son Wl& fuente permanente de iníormaei6n sobre las p_rácticas gPncr,a· ( ~ y sectorial~~presa .

-~dan a instl.tncionali:ur y hacer !Íe~ los proccdimicutos. L:t.• nor·v mas no escritM l'on en general de difícil institucionalización. En cambio no ocurre lo mismo si están incluidas en el manual ya que nadie puede ndudr ele,. conocimiento.

- facilit '!!!..!!!...!ija<;ióo de cs~ndares. v

- PO.'Iibilitan la normalización de~dades . ._/

- E vitan dis~s!oncs y malentenclidos, hechos frecuentes en aqneUas orgooi· v'

:r.aciones en las cuales no se ha establecido por escrito la "versión" ofici:~l de la orgaoiz.ación sobre los temas susceptibles de entrar en con!licto.

338 - ADM INISTRAOON DE EMPRESAS • T. JI

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:-Ast>guran conl.iou.idad y c2_herencia eo IM prácticas y_ nonna.L!._ Irnvé' v d~l [lempo. Y a qu_e los procedimientos adoptados por la orglllliución, son defi· mdos por el manual y no por 1M personas que los efeetiviun, el cambio de és­tas, no afecta la vigencia de aquéllos.

-Unüorman Ja terminología técn ica blisica del trabajo administrativo.

-Son herramientas utilisimas en el ent rennCl.Ícnto y capacitación d~ mto;· ...,/ U!!...9mpleados, como así tnmLién de todo~ aquellos que perteneciendo a lo or· goni.z.ación, se los ascienda de categoría o sean osignados n cumplir funci om·s en ob'OS sectores de la misma.

- Aumentan la eficacia en la realir..nclón de actividades.

--Su utili..:tacioón trae aparejado importantes reducciones de tiempo inactivo.

-Son uno guia de trabajo efectiva y un valioso elemento de consulta.

- lncentivnn la moral del empleado, ya que al ubicar su actividnd den· tro del procedimiento, le permite ver cómo contribuye a Ja obtención del pro· dueto total,

- Posibilita u uno delegación efectivo, ya que al existir instrucciones es· critas, el seguimiento por parte del supervisor se puede circuuscriLir el control ¡XJr excepción, es decir, actuar exclusivamente oute las cosas que salen del ci r­cni to normal.

-Son un elemento ímporlontc tic revisión y evulunción objeti,·a úc lns prúc­licns insti tuciouali..:tadas.

-Al e.~tor claramente establecido por escr ito qué es Jo que hny que hacer. existe una mayor prerlisposición por parte del personal a asumir responsabili­dades.

-Son u11 legado histórico de lo evolución administrativa de Jo cmprcsn.

- Son un freno importante para la improvisación, en sus rlistinws rna· niícstocioncs.

-Posibilitan un ahorro real de tiempo, al evitar las preguntas de' rutina, ya t]nc la resp uesta r<Ípida a las mismol! se obtiene a través de la lectur3 del manual.

2,2. LIMtT ACIOtUS

Constituyen una berrnmienlll, pero no la solución p11ra todo~ los prohlemos admin istrativos que se pueden presenlllr.

~maJa o eoco c~idadoso _preparación trne aparej!!_dO ~rios in con \'C· nicntes en el norma~ d~olvimiento de las operaciones.

- El costo de corúección y de revieión puede ser alto.

--Si oo se los aE_!Ualiu permanentemen te pierden vigencia con ra P.idez.

-So~cneral ~o flexible~ .

- ].ncluyen sólo l os aspectos formale.s de la O!ge.niuciÓ,!!, d ejando de Judo los in{ormales, cuya l'igencia e importancia pua }a vida de la m ismo <'.l! nu­torin.

T. 11 - AOMIN ISTRACION DE EMPRESAS ....- 339

-.M~y sintéticos~e~~ d~ utilidad; muy detallados, pequeño~ cambjos los co~ierteh en obeoletos.

- Quitau wscrecloruilidad al personal , convirtiéndu.<e muchas vece~ en un freno para la i niciativa individuol.

-Una redacción mala o defici~uede hacer muy engorroso su wo. ·

Del ~nálisi.5 de lns ventajas e inconveoic.ntcs de la utilización de m:~nun­les podemos concluir, que para que los mi~mos cumplan con eficacia sus pro· ¡>Ositos, deberán Jlennr los siguientes requisi tos:

l, Que :;u preparación tenga por objeto la sntisfacción de una 11t11:~idn•l reo l.

2. Que lengim una diagramación adecuada y su ~dección seo clara y seu-ci!la.

3. Que su utilización sea racional, y que se act~e con flexibilidad cunndo las circunstancias así lo requieran.

4 , Que se revise continuamente su contenido, con el objeto rle mnutencrlo nctualizado.

S, Que .se instruya al pcr.~onal en su utili7.ación, para obtener }u., mojt>tes J·esult~Jos de su contenirlo.

11!. TIPOS DE MANUALES

En la actualidad un gran número de or~aoizaciooes Lan adoptado el uso de manuales administrativos como medio paro la sa tisfacción de distioto.s t ipoo; de necesidades. Exi~ten diferen tes clase.'! de manuales, ~icndo Jos lU:Ís ut iliz:l!lo,;:

l. Muuunl de organización.

2. Manual de políticas.

3, Manusl de proeedimientos y normas.

4. Manual para especialistas.

5. .Manual del empleado .

6. Mannnl de propósitos m1Jltiplcs.

Mencionarcmo5 n continuación lns caroctcrísticas salientes de eada uno de ellos.

3,1 . MANUAl DE ORGAHIZACIOH

Es le ~ou detallada ~r escri to de la or~ción {ormnLa través de ln Jescripción rl~ los objetivos, funciones, autoridad Y..2!St><msabilidaJ de los dis· tintos puestos de trabajo 9.!:!e ~~en su esiTuctura.

Para que es te m anual cumpla con eficiencia los objeti vo~ para los c11alca ha ~ ido creado deberá contener:

l. Organigrama o diagrama de estructuro de In organización, u sen In r~:· presentación gráfica simplificada de l a estructura formal. Podrá contener nno o mús diagrnmas de acuerdo con el graJo de dctolle y P.lttcnsión de 1u5 mumo11.

340 - AOMtNISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

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2. Uno definición dnra de los objetivos generales de la orgauiza<-llln, ~omo así también los objetivos básicos de las áreas departamentnlcs.

3. Funciones a· ser cumplidas por los distintos p uestos de traba jll.

4. Descripción detaJl¡¡da de las atr ibuciones y limitaciones correspondientes a los distintos miembros del personal jerárquico, en as~ctus tales como;

- jera:rquia

- funciones

- alcance J e la au toridad qnc recibe y que puede de!t·gar

- responsabilidad asignado

-su in tegración en el sistema de información

- relaciones ele línea y staff que los vinculan con otros scctorc~ tic estructur8.

Su presencia se hace imprescindible en organizaciones de considerable mng· nitud, donde la superposición ele toreas y funciones, los conflictos de au toriolarl y lu dilución de responsahilidod son fenómenos comunes.

En el ámhito ile la aJministración pública se conoce a este manual como R égimen Orgánico Funcional el cual , sin emb~rgo, se limi ta a la definic ión de las misiones y funcione~ de las respt:cliva~ área.s de actividad n(l incluyendo codos lO$ contenidO$ enuncinrlos prencdentemcntc ( 1 ).

3,2 . MAHUAL DE POLITIC AS

Es la descripción t\c tallnda de lo~ lineamientos a ser sE-guido~ por los cjecu­tíro~ en la tu!IUI de dcc~sioncs pat·a el logro de los objetivos.

Una correcta definición ele políticas, 5cguida rit' un n•gi.;t ro cfcl'l ¡ vo ,¡,. la~ mismos en el ma nual corresporvlicnte. permitirá :

1. Agil..iuu el proceso decisurio.

2 . Facilitar la desceutralización, al suminist rar a los ni,·eles inlcrmdío~ . lineamientos claros n ser ~cp;uidos en In tomn de <lecisíones .

3. Servir de ba~c para rn1n ••onstan!e y cfcctivn revisi•in.

Es conveni~ntc que el prc~entc mnnual contenga. ntlcrnos de Jo, político.~ generales, aquellas r¡ut· ~e r<'lat'íonen con usp<•r to!l E-specífico~ ele opt>ra<'ion. en áreas tales como:

fj n<lll7.<1S

personal

come rcialízaciún

investigación

producción

releciont.~· externa,¡

( l} Pu eden cou;mhur~c mOttelo..-c tl" mttr\U:'IJrs •Jc or~\Jn it.,ciOn rn lu" nhra..; citada~ rn fll' nltt< 3 y 4 d• le bihl iogr~(ío .

T. 11 • ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 34 1

3,3. MAHUAL DE PROCEDIMIEHTDS T HORM.U

c.'(.'~...... Es Jo expresión an alíti ca de 1~ procedimienlo5 adrui o.istra tivos a tra.-és de los cuales ~e CJ!Jlali.z.o la actividad operati va rle la empresa, como así también la ffiunciaci<Ín de normas de funcionamiento luísica5 iilas culllcs iíe&>rau IIJUSiatst' los miembros de l.11 misma. -

~C:Y\ iÓ~ Se detallan a continuación los clt'mrnl~ t'OnstitutivCJ~; tlc uz~ manual de C$1as <·nracter isticas:

l . Normas de procedimientos: Es la relación ¡•or escrito de la secuencia d~ los procedimientos que constituyen "el aparato ci rculatorio" de lo orgnniz¡¡­ciún , con la i ndícaci<Ín de los distintos sectores o través de los euules los mismos ,;e drscovuelven.

2. Formulario3: Todos aquellos documentos y comprobantes <¡ue circulan <lentro de los circuitos administrativos. Es de utilidad adicionar tt la descripción escrita de las característ icas de los mismos. cjemplorc.s que permitan un:~ m:ís rápida indi\'illualiz.ación.

3 . CursogrnmrM: Gráficas de los distintos procedimientos descriptos, que sc conoc:cn también como diagramas de procedimientos o flujogramas .

Por su natu.ralew, los manuales de procedimientos y normas son los má~

nunu·rosos y con frecuencia se uti.Jiun en lns orguni:r.aciones.

3,4 . MAHUA L PARA. ESPECIALISTAS

Es aquel que agrnptt normas, pautas e instrucciones de aplicación espccííica ll detcrminado tipo de act ividades o \o ren! como, vor ejemplo, "Manual del vendedor" o " Compendio de la secretaria" .

La preparación de este tipo de manuales por porte de la m isma empresa es rccmueru.lablc cuando el número de empleados que l os utilizo es lo suficiente­mente ¡;rantle como para justiiicorlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación , es el ele entrenamiento y capaci tación de empleados, conto así también I!Crvi r tl1: elemento tic consulto panl la rcalb:ación de lo9 tu rcas asignados.

3,5 , MANUAl DEL EMPLEADO

Se observa cado vez con mavor frecuencia la tendencia en empresas de cierta envergadura a entregar a los. empleados que se incorporan a la misma, un tipo e.spedal de manuales, que tienen por objeto lograr una rápida asimilación del personal nuevo, como así también 8U po.stedor entrenamiento.

Se enuncian o conliuuación algunas de lns informaciones que un tnannal de estas Cl\racterúticas puede contener:

l. Actividades desorrolla~as por la empresa.

2. Breve reseña histórica.

3. Objetivos generales que se persiguen.

4 . Autoridades.

342 AOMIN15TRACION DE EMPRESAS - T. ti

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5. Regimeu Je ineeutivos.

6. Derechos y obligaciones r!e Jos empleados en general.

7. Régimen de sanciones y sus causales.

8. Instaneios a seguir ante conJlielos IJUt! se planteen.

9. Normas de coutporlamicnto bó.siCDs y de cumplimiento oLiiMaloriu po· ro todo el peT&Onol.

10. Servicios que la empresa presto a sus empleados_.

Este monnul es especialmente ú lil pnrn niveles i ntermedios e inferiores. En general se los imprime en sistema offset, poniendo especial Alcneiún en la diagramneión y terminación.

Por lo eonJtÍn lu eulrega del mismo se rca!iz11 el di~t de ing•·c;;o. E.i uun formo de dnr lu hicovcnidn ~1 nuevo empleado y úc crear nno bueno pn·tlispo· sición porn con In empresa. E l uso de modernas técnicas de redacción, t:omo ser lo introducción de gráficos ~cncillos y de diálogos y dibujos humorí~Lic''~ •la excelentes rcsnltodos, ya c¡uc proporciona toda la información nece~aria en forma nmeno, lo cuul , en ~cneral, es uno garantía de su total iecturn.

3,6. MAH UAL DE PROPOSITOS MULTIPLES

Cuando el volumen de I!Ctiviclacles, el rtúmero r!c emplenc.los o la simpli· r idad de la estructura de la empresa, no justifiquen la prcp:ll'ación y uli lización ele Jos dislintos mnnuulcs menciouados an teriormente, puede ser comcuicul<" In ronfccción de un manual de propósitos mlÍltiplcs, Nl el r·unl se prop<lr<"iouc información cuyo enunciación escriln sea do interé., parn In ~:ntprcsn.

Siguiendo a T ennY (2), domos n conlinuacióu un bos1tt1ejo tipo d P. un mn­mull de c~tns r.arnt:tcristir.u:

l. TíiUiu.

2 . Prólogo.

3. l odiüe de nJnlc rios .

•1· . Historia ~e l a empresa.

5 . Polítirns gem•rolcs ele la empr('~rt.

G . Organización.

7. Depnrtumcntos de lu cmpnsu. Funciono~, nuloridnd y respoo~ahilirhul.

ll. Reglamentos de oficina.

9. Ac~orios de oficina y mnnlcnimícnlo.

lO. Puntos sobre per.;onal. ContrAtación, ascensos, terminación, auscncins por enfermedad, beneficios para los cmplcacl?! y actividades socinles.

11. Varios.

12. lndice.

(2) Ver l• olmt oilotb ~n 13 hiiJlio¡;r:l!i"- ¡>Unl o 2.

T. JI • AOMINISTRACION DE EMPRESAS - 3~3

IV. ESTRUCTURA DE UN MANUAL

Las panes principales de uu manual pueden ser las siguientes:

4,1. CONTEN IDO

Es_!:lna en.!!_!tCÍ<t~ión .sintética_:lc la! llistin tas ~t.:s ·~uc c~nticnc el manual e.n la secuencia en que están eresentaili>s. Se diferencia _!leC índice eD__cJ.lle._$!'tc último es muchQ_!nás detallndo y llevo .J:L,rrt'uncs.2, ~s piginn~ue está expuesto ~da~mo.

Un modelo de contenido es el siguiente:

- índice numérico

- introducción

- instruccioue.~ paro el uso del manual

- normas para la liquidación de ~uddos y jornale:;

- diogr.:~rna de procedimiento

-glosario

- índice tcm~tico

4,2. IN OICE NUMERICO

Es Ja cuunciacióu dctullada de los djsti~pitulos e ítcms que cott¡,pt'ctn· de el mnnual con e~er:ificació~ 4el número de pógJ!ta . Es el índice que pode­mos encontrar en cuaiiJuÍcr libro dctexto. Cuanto m1ís llctnlliHlo sen , más dpid;~ sc:ni b localización tic 1a informnción contenida.

4,3 . IHTRODUCCION

En esta seccron se "presenta" el manual cx¡J licnndo el propósi to del rnismo. En algunos casos suele contener una carta presentación (inunda por el nuís alto ejecutivo do la empresa, en la que se explican los objetivos perseguido .. ,, En los JDanuales más operativos, la redacción de In mi~ma se planten en general en forma impt:'l'sonal.

El tono con· que .:;e redacta lo carta es de importancia, ya que m a 1lltr lu puuta de la exigiL.)lidad de su utilización. Al pie del texto suele colocarse imprc.,n el nombre y fi rma del ejecutivo que tiene autoridno! pDtll implanl~r el uso del mnnunl.

4 ,4. INSTRUCC IONES PARA SU USO

.E~tn parte d.e:l manual es J e funtlamentnl importnucin ya q ue de la clu­rirlntl con. que esté expuesta dependerá el mayor o menor uso que de élltc se realice.

Lo.s manunles .le o·rganhación y de procedirnicntos, que pueden ser u5ua l· cla.ras.

1.~ primera de !:ts instrucciones concierne a la ~tructurll d~ mnnunl: cu.íl es su dis~icíón y los fundamentos de los ~ítulo!! o seccione!!_ en los cuoles cstú <lividido el contenido.

344 - ADMINISTRACIOt--1 DE EMP RESAS • T. 11

Debe e:q¡licnrse el sistema de codilicación u tili~, tanto para las di-risione~ del contenido, como así también para la enunciación do funciones, poliLicó.s, no.rma8, etc. Otras de l a9 instrucciones versará sobre la (orma de....MJ_i~s índices numéricos y muy especialmente el temát ico, incluyendo ejemplos acla­ratorios en la medida de las posibilidades.

Partiendo del supuesto fundamcutal que el maoual será continuamente re· visado y actualizado, es import~te qne figuren instrucciones acerca de la forma de identificar esas revisiones, modificaciones o actual~s; cómo introducir el nuc,·o material y cómo destruir el material involidado.

También es importante dejar aclarado !.,_qué _}'ersonal debe recurrirse P-ara llalizar consultas sobre pJ.l.ntos que no estén claros o sobre temos no considerad~.

4,S . CUERPO PRINCIPAL

Es, por ~upuesto, la parte miis extensa e importante del manual. En ella están transcriptos los contenidos que son obje to del mismo.

Normalmente se encuentran vnrias div isiones realizadas de ucuerdo con ul· gún criterio homogéneo.

4,6 . APfHP ICE

No ~s :>iempre necesaria la ut.ilizoción de esta seccu.m. Se justifica para b inclusión úc muestras de formularios, ilust rnciones, gr6ficos, ejemplo:~ y todo otro contenido cuya inclusión en el cuerp_o princiral oci\Ío en desmedro de la flui~_t;z ~ari<lnd úe la exposición.

4,7. GLOSARIO

E u los manuales suele usarse cierta terminología cuyo conocimiento no · siempre exis te por los usuarios del m~mo. Por un lado se trata de palullra5 nu~:vas, o bien palahrM de uso en el lenguaje común, pero que en el !Ítnbito de la administración de empresas tienen \ltl signific11do más restringidn o dífe· rente. A~imismo entre personas que tengan dominio de esa terminologin . puc<l<' n existir J istintas interpretaciones. Es por ello de · suma utilidad que el ma1n1:ll of rt'zca un listado de los ténninos técnico~ utilizados v su definición. - ----

A título de ejemplo, el Jllnnual de orga11Ízación deLe contener IJ.' definí· ciones de térm inos corno: funciones, autoridad, responsabilidad, cat•go, rni~ión, r.tr.

El manual de procedimientos por su parte, puede r.ontcner dcfiuicion<'.~ de términos como: procedimientos, normas, mét orlo~ . diog1·amn, fomwl:•rio~. re­gistros, archivos, etc.

4,9 . tHDlCE TEMATtCO

~un listado alfabético de los distintos_ IÓP.icos que comprendc..s.l mnnunl. Al respecto llcl>e dcíinirs.e hasta IJUé grado de análisis se hobró. de akon·utr. ¡;:, muy interesante y útil complementarlo ron referencias cruzadas.

T. lf • AOMINJSTRAClON DE EMPRtSAS - 345

V. ELABORACIOI-{ DEL MANUAL

kpreEf'ación de ~anual efectivo impLiea el cum limiento de UI_Lp ro­~ integrado por una serie de tareas n!laciooadas secu~ncialmente, cuy!_!gr!l· ~ión en ~lapas Íltcilitll In programación dd trahlljo.

Se detulluu o con tinuación as· tlistill~s que, :a nues tro entender, (·()J)figur:.~n un proci·climiento est1indar para lu •elahoraciém de manuales admi· ll i~t l'" l i V()~ .

l . Dcfi u itiún del o jcti I'O a culllplir.

2. EIC'cl'ión del o lo5 respon .. <ables de la preparación

3. Útudio pre limin¡¡r de la organiu ción.

1 . Plnne:~mien to.

!i. RcJc, nmi~nto de información.

r. E lal•oracic;n propiamente dicha:

- Rc9acdón.

- Diugrnmociún.

-Formato.

- - Cooifieación.

- Impt"CSión.

- Encuadernación.

- Pruebas pilo to.

7 . Distribución.

B. ln~trucción de u~uorios .

9. Seguimiento.

S, l . DfFIHICIOH DEL OBJETIVO A CUMPLI R

Es imprescindible una de!in.ición clara de la necesidad que se rrctende sa­tisfacer, ya que de ella depende todo el trabajo ~terior. La preparncióu de un m;mual poco adecuado a las circunstancias, puede traer aparejado inconvenientes m11yous que la carencia del mismo.

Es importante comprendl'r q ue Wl manual no es_ lo soluciÓil mágica de todos los problemas, s ino que muchos problema! -p.ucden solucional'l'e oon un manual arlcr.undo.

5,2 . ELECCION DEL O LOS RESPOHSAaU:S DE LA PREPAUCION

Una ve:t definida -In n ecesidad y el tipo de znanual adecuado para satisfa­cerla, debe elegirse e l responsable de la 'prcparaci®.

346 - "OMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

-·

En esta etapa se presentan dos tipos <le alternativas;

l. De or<len cualitativo.

2. De orden cuantitativo.

1. El primer aspecto a ser cc.usiderudo, es si la nsign.ocJun de lo tarea re­raerá en personas de la empresa (analistas) o externos a In misllla ( consullorcs cspecinl izados en estas taren~) . Es evidente que los primero~ por el hecho ele desorrallar sus acti,,idadc~ en {orma permanente dentro de Jo orgaoiución, tic· neo un mayor conocimiento de ella y sus necesidades, cos.1 qoe no ,uccdc con los onalistas externos.

Sin .tmbnrgo, es .importante tener en cueuln que esto.~ últimos son CS):IeCÍa·

listas en el tema, con una 8.lllpÜa experiencia, producto d el t.ipo de actividade.~ 1¡ue habitualmente reuliz.m1 y que o{recen una mayor objetividad e indcpt'od!'n· c·io de criterio, características vnliosos en estas ocasiones.

Otru consideración importontc es el costo de elaboración , ya que el hecho de contratar externamente ll los responsables lo incrementa sustancloltncntc.

Las organizaciones han adoptu<lo nltcrnntivamente uno u otro sistema puru la preparación de sus manuales. Las grandes, que cuentan eon un dcportamcnto u oficina de sistemas y proced imientos, encargan a Jos mismos la coufccción de los distintos tipos de m3nualcs. m ientras que en las de menor envcrgadurn, que carecen de estos sectores especialiUJdos, existe Jo tendencia a contrutn C).tCr·

nomentc la preparación de los mismos. y cn~i siempre como parte de una to rc:~ m:ís nmplia de organiwción.

2. Otro aspecto que requiere una definición es el número de r~ponsahlel' p:m1 la conc1· cióu del trabajo. l..aF allernatins blÍsicas que se Jllantcan en este nspecto son dos; el responsable de la elaboración puede ser:

l. Una persono.

2. Un comitt>.

La primero alternativa tiene como ,·entojas su cjecuLividod y u.na rc~pon• ~bilidod clarameote establecida; en cambio, la segunda ofrece las ventajas de decisiones que soo producto de ]n integración de distintos puntos d"' VÍ!lu.

Se entieurle como alternativa más recomendable la primera, c.• decir In ~:>reparación a t.ral'és de un responsable que reúna los requisitos de un nnali~ln de estructura y procerlunicntos, dejando de Jodo l11 preparación por pnrtc ele un comité, d11do que sus limitaciones - fal tn de cjecutividatl , dilu ci6n de rl!spon­ssbilidnd- eclipsan sus ''enlajas. Sin cm.l.largo, aunque sus posibilidad!':< cjccu­ti.vas scnn mris que limitadas, los comités pueden jugar un papel uti lí~ímo f'n la rcvi8ión y discusión del monual propuesto.

Como es ló:;ico, el tcsponsable de la confecciÓn deber1i con tar con la rola· Loración t.le per!onal dependiente ele ncucrd~ con la magnitud del tra!.ajo.

5,3 . ESTUDIO PRELIMINAR DE LA ORGAHI:ZACIOH·

Esta es lo ctop¡¡ en que el o los analistns se deben in teriorizar del trnb:~jo n re<~lizar, los objetivos y alcnnccs del mismo. Estos aspec tos ncltruicren una pA•··

T. 11 - AOMINISTRACION DE EMPRESAS - 3~7

ticu lo r importancia en el caso de que el nnalistu contra tado scu ex temo, ya CJUc

le posibilitará toma r contacto con la organización y captar l11s caracterÍ5ticas ~u­tien tes de lo misma. F.s de suma imporl!mciu que el analista cOinprcmla clarn­mcnte qué es lo que se esp<'rn de su trabajo, yu que malas intcrprctnciones llcvuriÍn o r esuhallo5 deficien te-.

Los responsables de la t<~ rc:~ t.lcb~n rca lit.11r entrevistas con el J:>crsonal >Uperior, '' isita~ a las instaJ:wiom'$ de lu empresa, estudiar do~entaeión tal c.:omo organ igramas, manuak s preCICistcntes, balances ~n general , todo tip!.' ¡le uclividud· que l':_Et:rrnita al encargado de la pree_aracíon de los manuuh:s ~~onoc·imicn to global dr In organización donde tiene que desorrnllar su 1\Ctiviclod.

S,4 PLANEAMtENTO

En e>la etnpo el anali:<ta debcni I!;U celar su trabajo en el tic~ •. clebiendo p;~ra ello ddinir clarrunenlt: la eolidud Y. contirlad de información a t·cc;ogcr, In~ fuen tes de In misma, los t-olnboratlorcs que nr>ecsita y o! ros recursos mpterinl.:~.

On.Ja. la iut):>Ortaucia cpte el factor tiempo tienl' paru la vigcncin ele los ton­nualc~, es im¡>rl'SCimlible una correcta estimación ele\ mismo, evitando ¡¡) mhimo in terrupciones y demoras.

J>arn ¡;rondes organiz.acionc~, clnmle el n umct·o tic tarclls a cumplir en la preparacion lo justificjue, puede ser de suma utilidad In utili?.ución clc grúfic,,~

de pr••¡.;ramución conto por ejemplo grJficas ele barras. tipo GA!';TT, y oun hcrru­micnlu ~ ele ¡aogram ación y control, como PEnT o C PM.

El .-fic·icntc: cumplituicnto tle ~tu rtupu po,;ibilitará tli~pnncr ele! ne ;~nu .t l

t' ll c•l menor tiempo posible, com paliblc con una corn:ct:~ claborución, como ~,¡

t;un!Ji,:n un menor costo de preparación.

S,S . RflEVAMtENTO DE JH FORMACJON

Cumplida ln etuj>U anterior , el nnulistn hn definido c¡ué 1ipo y cuutidud ti~ i nturmucicin VP a .recoger, como u~i turohiéo In fuente de ~uruini~tro dt: In

tnÍ ~JUtl.

1..:~ implcUlcntnción dl' esta uu·en !<: puede llevur a caL() utili2'anc.lu clistinlu.~

me;t•.Úo.•, ya sea conjnnta o ~aradameote. Ellos son:

J . t;n l te\• ÍSin~.

:! . Oh!f'rYaeión di recl<l.

!!_. Cm·~liunnrios preimpresos.

·1. AuúlilliS de Jocumentación.

1 . El método de lHs entrc vj.!l tas es el má.!l Iccomcml:olllc. para 14 oLtunciún d.: 1lc•taminado tipo de información , como ser:

3_.8 - tl. DMINISTRtl.C tON DE EMPRESAS • T. 11

.•

Con personal jerárquico

Con empleados

Obje_tivos

Políticas

Jerarquías

Autoridatl

Fnnciones

Responsabi !idndes

Relaciones

P.rcxedimientos

Tareas

Normas

Métodos

Colahorocióu del personal

Flujo de trabajo

2 . A tra,·é:; de observación directa se puede obtener información sobre:

--CumpHmiento de normas.

---Oi~ciplinu .

-Actividades.

- Oisposicion de equipos y oficinas.

-Circulación tle formulario~ .

-Mnncjo y utilizaci<ín do archivo~ y registros.

3. La util ización de formularios preimp1·eso~ posibilita el acopio de grun cantiJad de información, con una reducción sustancial de tiempo, pero es imprescindible instruir a los empleados sobre la correcta integración de los cues­tionario~. Este método se usa generalmente para recabar información de los niveles " perativos, acerca de:

- Dependencia.

-Funciones.

- Tareas.

- Información recibi<lu y emitida.

- Archivos y registros qrte se ·utilizan.

-Métodos de trabajo.

Se incluyen como anexo model<!s de formularios que se utiliz.an para esh1s

propósitos ( 3 ).

{3) \'er ilu.•1racio11c• No •. 7, 8, 9, 10, ll 1 1!!.

T. 11 • AOMINISTRACION DE EMPRESAS - 349

~ . El análisis de documentación es tnrullién de suma u tilidad pnra la oh­tención de distinto tipo de información. Se detallan o continuación fuentes vurias de consulta:

-Manuales utilizados anteriormente p or la empresa.

- Manuales en vigencia en la emprc$8 que cubren ot ro~ objetivo$.

-Monuale~ de otras empresas.

- Archivos de formula rios y con•probantcs.

- Registros varios.

- Boletines y circulares.

- Organigramas.

-DiagraJDes de proceso.

-Estatutos y reghnnentos.

Una vez obtenida la información lJUSC$\du. e~ necesario ><pDrllr :JI{ucllu <¡ m· es irrelevan te para el Lrabojo.

Se debcni confirmar toda información relevante soh•·e In l.' unl <¡ueden du<IM. parll luego c:losificarla siguiendo criterios adecuados.

Con toda la información que necesito, el nnolistn <·stó cu t~ondicioncs dt· posar a la siguiente etapa.

5,6 . ELABOR.ACIOH PROPIAMENTE DICHA

L'l vigencia y utilidad de un manuAl están .clsdas por el cuidudo puesto c;u ~u elaboración¡ de ahí la importancia que esta etapa tiene p:u:~ el cumplimiento del proyecto total.

Exisie UD sinnúmero de factores que intervienen en la preparación de un manual y para que el mismo sea efecti vo del~erñn tenerse wny en cnento.

Anali.uuemos a continuación cadn nna de l11s tarcos qu('. n nuestro entender. son claves.

J ,4,1. RlDACC10 H

Es muy imvortoote comprender que lo tedncción es sólo nn medio po.ru Lran5-mitir información, y no uu fin en si misruo. Un estilo rebuscado '! complejo puede convertir su lectura en UD verdadero suplicio, constitnyéndose <'11 un in· centivo para disminuir su eoruJulta y aun paro llevar a su abandono definitivo. De nhí la importancia de uno redacción clara y concisa qne permita cxtr;¡er rápi· <lamente y sin falsas inteipretaciones, la información que el Jnannal contieut'. Por Jo tonto, en la redacción de los mismos debcnín oLservarse las $Ígnicute~ re· comcndnciones:

- frases cl01ras y cortas.

- Utiliwr únicamente terminología técnica imp¡·escindiblc.

- Tono {orwal.

- Evitar a~higücdades.

- Urriformidad en el estilo.

350 - AOMtNISTRACION DE EMPRESAS - T. 11 ..

Ex.i.&ten distintos tipos de redacción que pueden ser utiliudos con ex.ito segúo el tipo de manual de que se trate, para cuya descripción seguiremos los analiUidos por ScHtCKl:R (').

l. De liliro de cocina.

2. Narrativo convencional.

3. De gwón teatral.

4. De títulos y encnbeuunientos. S. De matriz.

6. Gráficos de flujo.

l. DE LlORO DP. ,COCINA

Como su titulo claramente Jo indica este estilo de escritura es ideal para ma­nuales de instruccione.$ o de todos aquellos de cnya lectura se espera uoa acción in media ta. Se caracteriu por Jo utiliz.ación de la vot. activa, el tono imperativo, que guia Ja forma en que In tarea deberá ser realizada. Estt tipo de est ilo reduce al mínimo la discrccionalidad de la persona a la cu al está dirigido. A título ele ejemplo agregaremos 11 continuación algWJas frases redactadas en esta forma.

l . Controle n d iario la ficha de stock. .

2. Cuando la Cl!istcn cía llegue al punto de pedido, confeccione una solícituú (le compra en original y dnplícado.

3. Envíe el original de compras y a rebiTe el dnplicado.

Las frases anteriores podrían corresponder a un manual de procedimientos pn­ra el encargado de almacenes.

2. NARJUTIVO CONVE NCIONAL

Es el estilo ideal }'lira t ransnútir información a ser tomada ('H cuenta CH las llcciones del lector, pero no incita a la acción por su sola lectura.

Tí.cne un carácter em.ineutcmentc enunciati\·o. Es el mó~ 11d~uado vnm ma­nuales de políticas o de organización.

Se ci tan a CWli.Ínuación dos ejemplos de este tipo de rcdac.'cicín: En un manJUÚ de políticas

Es politiea de la empresa veuder a los precios má!l bajns de pluo. En un manual de organir.ación

Cada jefe ejecutivo posee autoridad delegado suCicientc y In total respoMa· bWdnd por la gestÍÓD que en el ñrea a su cargo se realice.

J. DE CUlÓN TEATitAL

Es unu oduptnción del estilo de ~·educción u tilizndo en las obras de !entro, con la diferenr.ia de que los parlamentO! se remploi.an por las distintos toreas a rca­litar y l os 11ctorcs por los empleados, si se esló describiendo u o procedimiento in· terno de un departamento, o por una sección o deparlawento si el proce..<o tien<" lugar entre varios.

Se deicribe a conlinuación Wl fragmento de manuDI de procedimientos en lo p11rte relativa a reposición de bienes de cambio.

( 4-) Ver t. ohr• cit•da en b hiblioKra{ia, punto 6.

T. 11 • ADMINISTRt-CION DE EMPRESAS - 351

ArtiYHia4 ruporuobf•

SECCIÓ:-1 ALMACf!'ES

DF. l>ART.-\;\lE:'ITO DE CO MI'Il;O.S

•t. DJ:: TÍTUJ.OS o l!:i'\'CADEZ;O.MIIi:!'TO:J

r Controla la exis tencia de mercade­rías a través de la Cicha de stock. Si es tú cerca del punto de pedido, pre· para una solicitud tle compr11 c,n 1los e jcmplares.

2. Envía d original a compras y ar· chlva el duplicado.

3. Ano!iUI la solicilllll y In aprueba 1.)

la rechaza.

'1 . Si In rechaz.a, archiva la solicitut! )' comunica n In srcción olmnccnes In causa.

S. Si la solioi tud es aprobado, consulta el registro de proveedores, para de· terruinar quiénes están en condicio­ucs de suminis trarlo.

6. E ntrr- éstos realiza unn cotización telefónica en cuanto n precios, t-nli· dod. condiciones de pago, plnr.os dt> t·ntrcgo.

, . Acljudi<"a la co01pra ol proveerlo•· mÓR com·eniente y confecciona lo orJ cn de CQmpra ¡.¡or duplic~•lo l!ll

base a la solicitud de compro .

Este tipo J e redacción posibilito u na rápida locnlil.ación del tema buscado dentro del manual. Siguiendo este estilo c11da tema importante que el m:mu:~l contenga. tiene u n titulo que lo separa claramente del resto. Es tos encabez:~mirn· tos permiten ubicar el tema buscado, sin ncce.sidad de leer hnjas rntera~.

Se cita a continuación un ejemplo de este es tilo:

EsTJIIJCTUII.4 :

P.ep-ortame, to o lmocene s

Ubicaciótt c>slmclurul: Depenrlc jenÍr· quic~:~mente de la gerenci:~ de produ~­

ción y íuncionalm onre de 13 !!••n•n!·io de í inon:ws y control.

Ob jeli uos: Proveer c fica;¡; y efi.:ienlc· mente los material~ solicit:JJos pnt· ,,¡ departamento Je fabricación, como ~~ i también mantener niveles óptimos tic materinles en existencia, reduciendo al muxmlo lns pértlitlas por rotura~ y ex· travíos.

352 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

..

Ct...~SIFICACIÓ:" DE i'RI)DUCTOS

1 :-IV F.NTA OTO I'EAI\I M 'IENTE:

l. Recepción de los materiales.

2. Control de caJida,\ y cantidaJ tic los ~IDOS.

3. Conservación en perfecto estado Je las existencias. ·

4 . Cumplimiento de las órdenes tle n·· quisición de materiales provenicn· tes del departamento de producción.

5. Control de ex.istencias a trnéll de

l 6

sistemas de inventarios permanen­tes.

RealiUl~ión de im·ent~o~rios (isicos periódicos.

Los productos en existencia deberán ser clasificados de acuerdo con la inciden· cin que tengan en el costo total 11lmn· cenado, en alguna de las siguiente.< en tegorítl5: 1 . Cttlegaría A: Entrarán dentro de

ésta todos aquellos productos t:on un peque.io porcen taje de inciden· cin en el volumen total físico, pero cun un gran porcentaje en la inver-

i sión total en existencina. 2. Ccrtegoría B: Comprend.:rá uquellol•

J productos cuya incidencia porr.en·

1 tual con respecto :tl voh.\mcn físic11

1

y el costo de inversión esté cquil i-brodn.

3. Categoría C: E~torán inclu idos en

1

ésta aquello.s cuya incidencin en l:o

l inversión to tal sea bajo, pero con· forme un grao porcentaje en t'l ,·olunu:n físico total.

r El COrltrol de la existencia de produc· tos .se oerfcccionorá o través de un sis·

ltcllla ;le! in~·entorio pe;manonte · pora lo cual todos y cado uno de los produc· 105 deberán contar con uno ficha in·

11 divid uo! en la cual se unotorún lb:<

entrados, la5 snlidas y el saldo eo cxis-

1

tencio. Cada una de estas !ichos debcni o su ve:& contener lo~ stocks mcíximu~

1 y mfn imos, como así también el punto Je pedido, de los productos rellpectivo.•.

11 • AOMIN ISTRACION DE EMPRESAS - 35~

INVf.!'óTARtos .~:-·isJcos:

i . Ih :>IHR!Z

Se real izarán por lo menos dos veces al año inventarios físicos globales de los productos en existencia. Los mismos es· tarán a cargo del deparlamcnto de fi· nonz.as y control, que enviará el per· sonal necesario a tal efecto. los qu~ deberán contar con la máxima coloho· ración del personal c!el dc¡.oorlamento. Este control deberá .ser complementado l'Oil comprobaciones semanales de exis· tencio, bas;ínJosr. en un método de mue~trco en la~ tategorín~ A y B.

E.stt estilo es algunas Ycces u tiliztldo cu mnnuales de procedimíeutos para guiar actividades cuya realización es funr ión de v:¡r iublcs múltiples. Po~ihi l itn la rápida identiíicReión de las l'arinblcs a las que c~tú sujeta ln ncción.

Se cita como ejemplo una matriz Je pautas para la liquidación de sueldo~ y jornales, de acuerdo con el eumpli.micnto de lns normos ~obre au~entismo y liC'~ada~ a hor<~rio, como ~r. muC'~Ira en la ilu~trar.ión N9 l.

}l~A.QVIA A~·-'~1'\C·o l'l<'rlccto A..#,O:n(IU5 INIJI'"~IJol'rl.•c n·~ ~ t:.:-o~iO

1 2 3 • S, mos 1 2 3 ' S o tnoó1

}..¿m,n•!lr,O(iQn

J~ft cSt ~'tor --- -- ··- - 1 s.A.•tcf-f' .~<t-dot . - - rl" [t'I(.CI"t<"dos o foe . 1 1 1

--l=··-----

)"'Pf'rYi t(lrc s 1 --t-¡ ·---- --'-- - --[n";lltodot. l

J:c,l;;.:o('Q ¡ 1 ! 1

1

) C"fC ~t Jt'('~Or ! 1

1 ~

! .

! Su~tft U·CICH"

' (0\COI,~ i 1 h.t:«"r ~i,or ~t1 1 H±-Corclocts ! ! ·¡ ¡

Ohdolrt. ; r---f- - - .L--

- +t=~~ =--1--i~~ ¡ + ---= Mtdio ot.c.~olrs

J)(lYI(',

l . Matriz ele pautc•s para liquidación de 3ueldos y jornal!'s.

354 -· ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11 ,.

6. GnÁf'IC AS DE FLUJO

La represent.11cióu grúfica de los distintos procc.dimicutos <tdministra tivos, c.s una herr~.tnienta imprescindible, que permite unn "'isíón completa cid flujo clcl trabajo dentro y entre los distin tos departamc.n.tos de lo emprcsu. Gráficas .de este tipo se encuentran en la mayoría de. los manuales de pr~edimientos . Muchos procedimientos que lítcJalrnente expresados parecen muy c<unplicarlos, coru:.c.ta­me!nlc representados simplifican notablemente su comprcn~iún.

5,6.1. I>IAG~AM.O.CION

Un, VCZ. definidos el C'.OO!cnid'u y el Jcngunjc U Utili:t.UI' JIIITU lnumuitirJo, SC

h oce oeu.sario:

l. Distribuirlo lógícnmente. dent ro del manual ¡•or capítulos.

2. Disponer ordcnad¡¡mente los temas dentro de. los c.opítulos.

Ln dis~T.ibución del contenido del nw.nual y:J ha sid-o dcs¡¡r rol!ada en el pun­to '!, por lo que nos he.mos de circunscribir al segundo nspec.lo.

Una lógica disposición de los tema~, es unn ga rantía de l<>ctu ro rlip ido y (;íc.il comprensión. P 'nra podc.r lograrlo es importante que:

-Se rea:Jice unn distribución estética, armoniosa, cl:Jro y práctico de los datos esenciales.

- Lo visunlizn<'iÓn de la infomwcióu se hago fácilmente.

- E;,:ista una secuencia ordenada de los datos incluidos.

- Cada tc,mo. pue.du se.r ÍIÍcilmc-.u.te id.cJJtifi <>A.do , a trové:; t!e. la inscrcihtt de títulos adcc.u·ndos.

Para que el m anual se mantenga continuamente actualizado, serü neces:Jrio rMlizor modificacione5 en su contenido, n trnYés de. In inserción y eliminación de temas.

Ln utili:.:a.cí.ón de hojas o encohcumlÍen tos prcdiscñoclns r aci.li tsriÍ notable· mente esta tare~ posibilitando:

- Fádl ide.ntif(eación.

- Uni(ormidad.

-Inclusión de todos los temas ne.c.csario!!.

Se dct&Uan 11 continuación los. d~rnentos estándares lJUC Ul\JU hoja o ('.ncn-IJezamiento prediscñados (ver il'usfrncióu N" 2) dcuer6n conh•ncr.:

1 . Me.mbrt.te de. lo organiu.ción .

2. Título. del manua} de que se tral~-

3 . Cuadros a ser llenado~ literal y codíficamente, para:

-Capitulo.

- Sección

- Tema.

4 . Fecha de Hprobac.ión.

S . F~cha de. e.ntr.11da c.n vjge.ncia.

T. 11 - ADMINJSTRAClON DE EMPRESAS - 3SS

INDUSTRIAL S.A. Hojo N•

MAN UAL DE PROCEDIMIENTO Copítu1o ~cd6n T•-

AFRC8ACION VIGENCIA REVISION REV ISION RE(MPI.AZA RESPONSAOL E

. .

.. 1 i

1 1 1 1 1 ! 1

1

1 i 1

f ;

i 1

1 1

L 2. Modelo de hoja tJe un manual de procedimiento.

J56 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

.. 6. Fecha de revisión.

7. Norma que reemplaza.

8. Autoridad de la orgaoiz.ación que ha emitido la ooru1a.

Un aspecto importante a ser tomado en cuenta en el llenado de la hoja, es la provisión del espacio necesario para los márgenes, hecho éste quo de no recibir la atención que merece puede traer aparejado inconvenientes posteriores. Ana­lizaremos la finalidad de Jos mismos:

Margen izquierdo: deberá ser lo suficientemente amplio paro permitir:

- Fücil perforación.

-Cómoda lectura.

Margen derecho: se le ueberú asignar el espacio necesario para:

.:_ Eqnilibriu. estéticamente al izquierJo.

- Constituir un recurso, para ampliaciones y agregados.

-Evitar el desgaste.

Margen inferior: úebeJ•ó cumplir los mismos requisitos que el anterior en cuanto a espacio asignado, para la satisfacción de propósitos semejantes a lo; enunciados para el margen derecho.

S,6.3. fORMATO

Se recomienda como medida a ser adoptada en In preporacu>n de los ma,­nunlcs descriptos tm el presente articulo, el formato A4 de las uorroas /RAM

· 3001 (2 10 mm por 297 mm), lo que posihilitnriÍ la utili.wción ,de materiales nor· maliMdos, como asi hmtbién el uso y conservación cuando el manual entre en vigonci.1.

~f,;didas má5 pequeñas que la nnterionnentc recomendada, serán de utilida<l cuando se trate por ejemplo de.l manual del empleado que po¡· sus cnractcrísticll~ c~pecialcs de impresión y uso lo justifica.

Es importante recordar c¡uc si se reducen las medidas, también será menor . la extensión del tc:>cto en lo.s páginas, lo qne aumeata el número de ellas, convir· tiendo al manual en una herramienta dernasiado voluolinoso y por lo tanto di­ficil de utilizar. El problema del volumen se puede solucionar reduciendo el tipo de impresión, pero esto dificulta la lectura. P or otra parte la utilización de un form ato mayor es poco funcional por su dificultad de mani.puleo, t~rchivo y con· servoción.

s,a.4. CODtFICAGIOH

El objetivo bá!!ico de la codi!icacióu es la ubicación rápida de los datos bus· cados en el manual. Para ello es necesario que cada titulo de capítulo, !Sección, tema, etc., esté expresado literal y codilicadamente.

E.xistcn tres sistemas básicos de codificacjón y toda una serie de variaciones sobre los mismos; ello~ son~

l . Alfabético.

2. Numérico.

3. Alfanur.~érico.

T. rr . ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 357

El sistema que m ejor x adapta a las caractensttcas de l011 manuales es el numérico, ya xa utilizando números arábigos exclusivamente, o combiruíndolos con números :romanos.

En la codificación de m11nuales se deben considerar dos aspec to&.

1 . !ndividualiucióo de los temas .

.2. Identificación de las hojas.

El sistema elegido deberá posibilitar la satisfacción de ambo~ evitando t·on-!usioncs. Poro ello se recomienda el siguiente procedimiento:

l. Dividir el contenido del manual en capitulo¡¡,

2. Asignar a cada capítulo un número identifico torio ( rom11nos).

3. Subdi,·idir cada capítulo en secciones.

. 4. Asignar a cada sección un núme.ro ideutifienlorio ( arlibigos ), t•l CJUl'

N: r.olocorá a la derecha del que individualiza al cnpítulo, scp~ r:~ clo por un ¡;uión.

Con esto se obtiene la base de codificación o ser utHizncla tanto pora la!l lt o­j<l.~ eomo para los temas.

5. Cada sección del manual necesitará una o más hojas poro se.r dcsa~lu­du; por Jo tanto ·se individnal.i.m 11 cada una de ellas con un mi mero aníbigo co­locado a la' derecha del que identificnrá a ln se-cción.

6. Resumiendo:

IV . Capítulo.

IV/2. l. 2. Sección .

l. PÁginll.

7. El código así obtenido fignrorá en el margen superior derecho de la hoja.

8 . Dentro de las páginas los temas ae ídenlificon con In misma base de co­difi cación a la que se agreguñn los números nece!larios. de acuerdo con el ¡:rado ele onñlisis de cado tema. ·

Con el objeto de aclarar el sis tema reeomeuclaclo ~e incluyen cuatro hojas de un manual d e organización. (Ver ilustracion<'s N ro~;. 3, 4, 5 y 6 ).

S~.s. IMPRUIOH

La elección del tipo de reproducción a utilir.ar merece una gran utcución tloi.ln la variedncl de sistem11s que se pueden utilizar, los <pte ofrecen allcmati­,.n~ de costo y calidad de impresión muy distintas.

G decisión acerca del método ele impresión estará en función de:

l. Cantidad tic copias.

2. Costo.

3 . Usos del manual.

4. Calidacl de impresión.

:;55 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - T. 11

,.

INDUSTRIAL S.A Hojo N"' V.0.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO c .... ,.. ~«<•'"" THr~ot

V o o AP~OBACI~ VIGENCIA REVIS!ON REVISION REEMPlAZA llUKlt-6ABL E

V .\aF.AS Dcr.LftTA>It.NTALU

---------

3. Numerarión y e!lcabcwmiellltl dt!l nwrwrtl.

5 . Vigencia estimada de Jos contenidos.

6 . Tiempo de impresión.

7 . Equipos ele impresión con que cut'nlu In orgoniwciún.

Cuunclo el con tenido del mnnuel es muy voluminoso puede resu llllr convc­nicnle In impresión en ambos coras de lo hojn, pero esto impone restriccinncs tlic:ni<·as ('JI cua nto ol grosor '! calidod del papel. romo así también en el método di' J·cpro<lucción a ser utilizado. -

Si la dcc i~ión recne !!obre un ruél<>tlo costoso de imprcs.ión, como ser ofL;ct o tipogr.,fia. se sugiere qu~· se r<.'alicrn prucbns prc \'io~ a su uso c-on métodos rnú;: ceonórnicos.

los Pistcmas mús corrientes de reprodu('rión son los siguienles:

l . COpios con uuíquinM de escribir.

2. Fotocopias.

3 . Reproducción mirueogrMica.

4 . Rotaprint.

5. Tipograf.ín.

6 . Sistema offt~tt.

l y 2. Se utiliza n cuando son neccsnios muy por.us copias.

T. 1t - ADMINISTRACION DE EMPRESAS - 359

5. Reproducción mimeográfico.

Es el sistema más económico de reproducción masiva pero se ob· tienen copias de calidad inferior . Se recomiendo su uso poro lu etapa de eJ:p<:rimeutación.

4 . flotoprint.

EJ mas preciso que el sistema mimeográfico, obteniéndose coviu.~

de mejor calidad pudiendo reproducirse diseños más complejo.!!, incluyendo textos preimpresos.

5. Tipografía.

De mayor costo que los anteriores, provee una mayor calidad de­rupias y tle diseños. Implico lo intervención de una imprentn y •"• oroceso ¡¡utowátíco de reproducción.

6. Sistema offset.'

Es un sistema muy costuso, pe:·o po.;ibilita la ohleueión dt rupia;~ ele múxima calidad y precisión.

Se ·recomienda su utilización porn lo impresión de man u a le~ curu contenido no sen conlinuomenle sujeto A cambios.

INOU~TRIAL S.A. Hojo NO V.1.1.

MA NUAL DE PROCEDIMIENTO Co.t•h•lio Sca,_ÓA T..,oc

V 1 1-2·3

.-,pR08ACION VIGENCIA RE'VISION REVISION RHMPJJ.ZA RESPON5.-.6~S

1 {;) \ lu::-~r.u Gt:~ .:~ .. \L

1.1 llo lllt\ O•

1.2 ~·,~'"'"u

---......... 1.3 Á UTO. IDift

4. NumHacirin dt• lt!lllll.S.

360 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

.. J,4.,. IH CUAOI!JIMACIOM

l::l manual tir:nr: crue St'r u na herramienta cün3mica, para Jo cual es impres· <:i nJi!Jle que su contenido pueda ser m odilicado de acuerdo a I n~ c:Íl'curutan cias eu cualquier momento. sin necesidad de aíectar su ensamblado. De ahí que se de~artc como sis tema de encuadernación el empastado ( libros comunes) y se r~comicnde la c;a rpctn de hojas movibles como el mús conveniente. Sin embargo el ruétodo anteriormente desechado para la encuadernación de la m ayori01 de los manuales, puede ser u tiliuldo con éxito en aquellos manuales cuyo conteuid,J no e~ susceptible de sufrir frecueutes modüicaciones, como por ejtmplo el ma­nual del empleado.

La encuadernación en carpetas de 3 anill03 es a nuestro entender In nui.i conveuienlc, ya que facilita la lectun r d isminuye el riesgo do pérdida de hoju~ por rotura de los ojales. Este tipo de carpeta pese a la difusión que ha tenido en el exterior (sob~c todo en EE. UU.) n o ha s ido dCllarrollarla mnsivnmente en el pais.

J, t.7. PRUtiAS PILOTO

Autes de que el mnnulll sea utilizado definit ivamente es conveniente que sea probada su utilidad, yo sea con re.specto o la totalidad de su contenido o al · 3unns de sus partes. Para ello se recomienda In realización de pruebas piloto, que evidencien en qué g rado cumple su comctitlo y cuólcs p uco.ltn ser la.s m odifica-dones que lo perfeccionen. ·

5,7. DISTRtBUCIOH

Es de suma impnrtouciu u n;¡ dcfiní cion clara con respecto a los «J.estioata­rio! de los distintos manuales que usa uru1 empresa. Una distribución indiscri­mínarla y maaiva Jc ejemplares ea un ga~ to in útil y dU!ceptible de plante~~r in· terCerencias en ln.s prácticas normales, micntra~ t¡uc muy selectivo limitara se· rinmente eus posibilidndo.s.

Une vez cumplido la etapa lllllerior, es convenien te confeccíonur lUl a listn Je los destinatarios de .los distintos ejemplares, lo cual deberá contnr con el C3·

pacio correspondlente para indicar la recepción del manual y sus posteriores mo· t.lificaciones. En general los re.s¡xmsahles por la tenencia de manuales, son los : jtfes rle las distinta! dependencias, los r¡ue debeTÓn estructurar lru medi03 1\tcc· !:Jrios para c¡ue sus subordinados tengnn un acceso rápido y cómodo n los ruismos.

~n algnnos casos datlo In consulta f recuente por parle de los empleados de Jclcrminados temas Jet mnnuol, puede resultar de sumo utilidad la imprc-sión <le éstos y su posterior distribución.

Es conveniente que los responsables tlo los distintos manualc~, que tiencu personol en relación de dependencia, muntcngnn un regi!tro de cons~ltns con fi ne:~ estadísticos, con el objeto · de coutribuir al onálisi.• permanente de eficiencia de los m:~ nuales.

5,8 . INSTRUCCIOH DE USUA RIOS

Una vez concluido el proceso de preparación del manual, es menester i n~· t ruir a los usuarios del mismo respecto de su utilización. P ara ello se deberán preparar programas de instrucción, cuyo cumplimiento estará a cargo del nna· lista y los respectivos jefe~~ de dependencias.

T. 11 • AOMINISTRACION DE EMPRE3AS - 361

Una forma practica y amena de cumplir este cometido es la de crear situu­I'Íones cuyas soluciones dependan de la utiliz.ación del manual

S,9. SEGUIMIEHTO

Desde el momento que el manual comienz.n a ser utili:r.ado debe contcolorsc c~~~e _e!! qué medi<ln cumple los objetivos para los cuales ha sido crea· ili¡. Esta tarea que deberá estar 11 cargo de annlistas de estructura y procediwicn­los se puede realízor a través del mantenimiento de registros estadísticos de con· ~ulta, encuestas, entrevistas, etc. De la eficiencia con que esta turca se rcolicc, <lcpcndcrñ que el m;muol se u1nntenga t:ontinuamr.nte nclualizado o c11ign en dc,;­uso por ob~oleto. Se recomieuda un scguimieoto estricto en las primeras semm111S de uso pues t:stos son los momentos <·ríticos que definen su uso o abandonu }lot·

parle del USUII\'ÍO.

VI. PROCESO DE ACTUALIZACION

Se ('Onsideran aquí las medidas tendientes a mantener lu vigenci:• de ],,s manuales.

6,1. IHTERCALACIOH

Ante la crcac•on de una nueva ttorma destinada a rct,mpl.!!:z.ur una ) :1 ··n Yigcncia se deberán seguir los siguientes pasos:

INDUSTRIAL S.A. Hojo 14;. V.1.2

MANUAL DE PROCEDIMIENTO :.o~ítuiQ ~::: ,, l ''"'"

V 1 1 4·5

APROBACION VIGENCIA R(VISION REVISION RHMPLAZA RE~FC~J~~.SLE

l ~

1., 4 Jht . .\CUJ.,J.:S J Ul UU~(; IC"'-'

1 t 5 }l.t:L \CIO:-<t:$ .n,.';'\CrO;\'AtF.&

~

5. Numeración de temas y pagi11as.

362 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

-·

l. He.dacción de la nueHI norma en las hojasp.J:t<.liscñadas. En algunas orga· J t i1.adon~.s se suel:cn utilizar colores de papel a de tinta como así. también tipos de. impresión distintos o los utiliudos originariamente r.n el manual con ~1 oh· jcro d'c res•tltar el cambio.

2. ~ndicadón clnra en la m i:,ma hoja de. In fl"..chn de entrada en~J.g~nr.i~.

3 . Inse~úu d1~ la nueva norm1t en d manual con la an telación nccc.sada a :ó !:!..._!'nln'<da~ vigencia , con e.( obje.to ~que el personal voya fomnndo conod· mi·•~nto dd t'-llmbio. •

Esta i~r,s;a{ación p~e reoliwrse;

-D~Jante o dc.trás de lD norma a se¡· reemplazado.

--ªn una ~ció~ es.P.ecial_ cf:el nE!}.!!!lLJi~.!!lt:!~da n ~l_O..!:..Il~~~C:~~l '::!l!_c!!. Yigen· .. <'~-'lli.~cha fu~ura.

6,2. El lMIN AC.ION

Conw regla ¡;cnt:ral )!!_!)arrua re.c.mplat.nda tiene <¡~ !'c~ad« del ll!!)_·

nual d día en t¡uc. In nuc"-a l\Itl'a en ' 'igeJlcia destmcndo ~~~:ts o ard!Íwi t~ · ·~·,la~ r.n uua curpc.f¡~a n.Q.!'lllas íut~ra de vigc.nc.in. Se prdiere, t!ll genr.rnl., qw.: ;;e p rut•C<h s dc.~tmir las hojas ret~nplazada~.

VIl. EVALUACION D•E MANUALES

1\'o c.c muy comú n cn.conli'ar que las cmptcsas u tilicen lo~ mauuale~ l :Olltn

lt t• r·ranlit-.ntas de orgunir.neión. De. aquellos que cin:ul:ln, <!S «:otnún encoulntr <Jlll.' uo •·rúnen condicio1tcs satisfactorias.

Con el fh1 de facilita-r. la c.voluación de m anualr.s t'xiste.ntes ~e prl'.scnln a t·<11Hinua~ión una lista de tX!nl rol o check li.ct que servirá de ayuda p:u·a cumplir rliclto propó~ito .

1 . ;,Qué. pien.~an los IJSUurios?

2. ¿Es el titulo t!el m anual ade.c11udo y claro?

.3. ;,Es de fácil Jec~ura? ( l.rnguaje, rdc.rcnri~!', n ·visión) .

. ¡,. ·¿Con qué. frc.cucn~ia se 1., c.onsulta '?

5. ;, Es la c.ncuadc.w adón uckcnadn ? ;, Permite el tipo de. <" ncuatlent<H:. iún. la f:ir il ll'l'lura y ln inserción de material nuevo'?

6. ¿En CJUé. cnso$ se ]CJ conFulta '!

'i. ¿ Contie.ne. instrucciont>s p nra su ut iliznrión '~ ;,Son fóólme.ntc: <'OW p rcn· •ihles? ;, Conlic.ne. ejemplos ilustrativos~

8. ¿ Conticr.c índir.c teJnñtko? ¿Esl'á bien ordcnnJo? ¿ Pert~ite uhicnr Í>Í·

t• il mc.n te: la inforntnción re-querida ?

9. ¿Qué sistema de codificación d<' hojas ~ utili:t.a? ¿E:< el nt!Í!I adr.cuado?

lO . .¡Se han clist rihuido los tcmos del <·.ucr¡w principal tic acuc l'll•,, '-'"11 1.111 o rrlrn lógico'!

T. JI • ADM IN ISTRACION OE EMPRESAS - 363

U. ¿Existen hojas preimpresas?

12. ¿Existen ilustraciones, ejemplos, mod~los, que faciliten la compren­~iún ?

l J. ¿Se m&ntieue octua.líz.ado? ¿Cuál C!:l el procedimiento de actualir.ación? ¿Quién o quiénes son los responsables del mismo?

14. ¿La uiagraruacióo es buena? ¿Se han observado aspectos tales como: ti­

¡•o:: uuecuados, espacios entre lineas suficiente~. calidad de impresión?

15. ¿Se ha previsto la inclu~ión de un glosario con lo definición de térmi­nos dudosos? ¿Es Jo suficientemente amplio?

16 . ·¿Se han destinado al apéndice aquell08 a~ tos cuya inclusión' en <-l cuerpo principal inteJ"rumpe la fluidez de lo lectura?

17. ¿Se ha previ~to suficiente espacio en blanco para permitir el ugrcg;ulo •le nuevo~ párrafos?

18. ;,Existe un número suficiente de ej~mplntes?

19. Desde su entrada eu vigencia, ¿se han observado czunbios positivos 1."1\

l<l forma eñ que se desarrollan los actividatles?

20. El contenido del manual, ¿provee la~ soluciones para todas ~as situacio­nr.~ que se presentan o es necesnrio realizar interpretaciones por o.nnlogía?

21. ¿Su.s dimellSiones son compatibles con 1111 fácil manipuleo y cómodo archivo?

22. ¿Se intercalan las normas nuevas en el manual con an telación a $11

entruda ·en vigencia? ¿Con qué antelación se lo ~al!za?

23. ¿Qué criterio se sigue para diferenciar los normQs nuevas de oquclln:< q ue van n ser reemp)ozad11s?

:n. ¿Qué ~e hace con lns normas reemplazados?

VIII. CONCLUSIONES

El propósito de este tr11bnjo ha sido el de brindar un, csquemo. prácticll pu rn ~1 desempeño y evaluación de mo.nuales adn:Uuistrativos, que permitan a aquella• personas involucradas en su confección y uso contar con una guía paro. me j otlll'

~u desempeño.

Se ha incluido dentro del concepto del monuol para el desarrollo d.el presen­te trabajo, a todo cuerpo 5Íslemático que indique las acthidadcs a ser cumplidas por los miembro' de las organizaciones y la fonoa en c¡ue las mismas deberán ser realizados yo. sea cGnjunta o separadamente.

Lo$ manuales, como todo medio para la obtención de fines, tienen ven tajas y limitaciones, lns que dcberáu ser evaluadas detenidamente por los encargados de su preparación y aplicación, lo que permitirá obtener mejores r~ultados en la utilización de lo~ mismG.3.

364 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

•'

INDUSTRIAL S.A. llojo Nt V.2.1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO Cot)lrulo S«.ciÓI\ 'f'• l"r\QI

V 2 1-2

APROBACION VIGENCIA REVJSJON REYISION RHMPlAZA . RfSPONSA9LE

2 DEP.<an~r~sTo J>R P•oouccró.'<

2.1 O•J•:n\-•11

2.2 f<':'<CIO"'~ ---.......

6. Otru t•jemplo.

Huir sido citadas como ventaja~ entl'c olra$ las siguientes: institucionoli1.UII procedimientos, aumentan la eficieucia, normalizan las activiJades, uni!orman la terminología, SUDlinistnn la información, posibilihin la fij ación de eslándarc~<. etcétera.

Algunas de las limitaciones «ñaladas fueron : fnlta de flexibilidad, pérditlu de vigencia, alto costo de preparación, restricción 1lc la di~crecionnlidnd del pcr· sonal, etc.

Pura que los manuales cumplan con eficnr in y cfi dr.ncín ~u rni~ión debenin reunir los siguientes requisitos:

l . Satisfacción de una necesidad re a l.

2. Adecuada diagramocíón y redacción.

3. Revisión permanente de su contenido.

4. Instrucción al persorUJI en cuanto n su utili1.arión.

Los tipo~ de manuAles tratudos, han s i1Jo:

M a11ual de organización: Es el que descrilx las caractensllcas de la ocguui­zación fonhal, indicando los objetivos, funciones, a u torida.d y responsabilidad O<' los distintos puestos de trabajo que componen su estmctura.

,Ua11ual de políticas: Enuncia de tollndan1entc las polititas ~igentes en In org•oización.

Manu al de procedimientos y 110ruws: De~ cl'ibe las normM 1lc funcionamiento y procedimientos administrntivos. que rigen las activhlades oprr11t ivas de lo em­presn.

T 11 • ADMIN!STRACJON DE EMPRESAS - 365

Manuu~ de cspcci.alistas: Dcscril t~.• nortnus e instrucciones básicas para la renllz.oción de acli\'idades especiales.

Monrwl del empleado: Reseña las Cólracteristiros salientes de la organización para lograr una más rápida asimilación de lo11 empleados nuc\'os.

Manual de propositos mríltiples: Reúne los coractcríslicas sailentes llc tooos los a nteriores.

La estruc tu ra de un manuol l>t! <li\·idl! t•n parles rlaramrute uifercnciubll'~. pero cslrcchamcnle relacionadas entre !>Í. E llas son:

Conteuido: Es la d eS<'ripción :-intétk·a r securnrinl de las portes que com· pnucn el manual.

lntlicc numhico: Es lu dcscr·ipción tle t¡¡llaóo r sccucnc: ia l de 'los temas ti'~· ta llos en el manual, r.on espccificnción de In p~ginu donde se encuentntn.

ln trflcluccióll: PJ·cscutn el manual r (':!:plit•o Sllil propósitos.

Instrucciones: Sccci6n en la que se i nsl ruyc 1-nht·c• su util ización .

Cuerpo principal: Eu cMa sección se cll'>tliTollun los tNn ns conten ido~ .

. ·l]><;lldice: Se destino a la inclusiuu de i 11fut·uua·iún romplcmeutario.

C /o$ario: Listado de los ténnino.< té<·n i ro~ 111 ili:r.ndos y !'U tl cfinici<in.

/ndir.e temático: Listado nlfahético ue loN ! Cm!tS contenidos.

Lo elaboración de un mnnual implico el cumplimiento de un piOCcso in!«.>· grado por una serie J c etap~s l igadas sécucncinlmcntc: E llas !'On:

l . Definición del objetivo a cumplir: Es decir, clefini r la necesidad que se prNendc ~aliefacer con su preparación y posterior utiliución . .

2. E lección del respcmable de la prep<1raciú11: Se deberá determinar cla· ramcntc un responsable y si el mismo será un m irmbro tle la organización o una JICrsona t'XIerna a la mismn.

3. E~mdio preliminar ele la organiUJCI<IIl: En esta etapa el analista se de­bcrú interiorh.ar de las características de la organiz.nción. de los obj etivos y alcances del trahajo a realiwr. Esta es una etapa clave cuando la elección del responsable T(!('ae $Obre u n analista externo.

4 . Plancamiento: En csla etapa el anali~t n dcberi cstimnr el tiempo a uti· lizor, los materiales y colaboradores que necesita, In ctllidud y cantidad de infor­mación o recoger, com.o así también l11s fuentes de ln misma.

S. Rele11amienlo de in[ormació11: E n cs tn c tnpn el analista se al>ocn a ln recolección de información , utili:umdo con ese fin los siguientes m étodos:

- E ntrevistas.

-Observación directa.

-Formularios.

- Análisis de información .

6. Elaboracii)n propiammte dicl•a: ComprP.nde lus 5igui~otcs tarea.s:

- Rt>dacciñn: Se deberá utilizar un estilo claro y conciso, que permita ex­lrnrr rápidamente la infonnaeión contenida . E:ri!lten múltiples allernativss en

366 - ADMINISTRACION DE EMPRESAS • T. 11

..

cuanto o la elección del estilo, como ser: de libro de cocina, narrativo convencio­nal, de guión teatral, de título y encabezamientos, de !n4tri.r:, gráficos de Dujo, lO$ cuales podrán ser wados conjunta o separadamente de acuerdo o las circuo!­toncias y el tipo de manual.

- Diagrarnación: Implica la dis tribución lógica del contenido dentro de capítulos y la cüsposición de éstos dentro del manual.

- FonnaJo: Se recomienda le adopción de tnmaiíos estiUldariz.ados que po­sihilíten el uso de materiales normaliwdos y un adecuado manipuleo y conser· ,·ación. ·

- Codificación: Se deberá utilizar el sistema de cod.üicación que posibilite In riÍpída ubicación de los temas buscados dentro del manual.

- lmprcsiún: Existen dis tintos métodos de impresión, que difieren en cunn. toa la calidnd, cnntidad ¡ costo rle las copinf a oiMncr. Estas alternativas dl'.berán ~u evaluadas en relación a los objetivos del manuul y los recursos con que cuentn In empresa.

- ErzcuaderiHtciór¡: Se debcrú rcali;o;ar de DJotlo tal que po!li.Lilíte una fácil intercolación de hojas, ya que esto es un requisito indispensable para que el manual conserve constantemente su vigencia.

- Pruebas piloto: Se deberán realizar paro comp~bor lo apticebilidad del m nnulll o de a lgunas de sus partes cornponeutes.

7 . Di.sLribución; Parn que los tn:muales curuplau su cometido uo sólo tic:nen que estor correctamente clul>orodos, sino que también odeeuadaroente dii~ tri buidos. Poro ello es de fundooleutal importancia una individualización claro de los destinatarios dt! los distintos ejemplares. de manera tal que éstos puedan sn consultados en el momento Y. lu¡;ar indicado<.

8. Seguimiento: Desde el momento que el manual comicaw o 5er utili­zado debe controlursc ('Ontinunmcntc en qué medida cumple los objetivos para los cuales h n sido ercndo. E l personal inrliCJ~do pnra ~.st11 tnrea t.on los aoalistos de O y M.

9. Proceso de> m:ltwli:aciún: En 1 ~ m('dída en que esto tarea se eurnpln cdecundamcntc, la vigencia de Jos u1o.nualt•s estó garantizada. Este proceso ~e cumple inte•·cnlando ll\J ~ vas normas y climín:111do tle l manual l11s que. hou per· di<lo vigencia.

lO . Evaluadórr dt! manrwlc:s: Cono o medio pnrn la evaluación uc monunlcs ~ rc1·omicndn muy c.spccialmcnte la utilización do listas de control o checlc Ust. f•omo ln que ha sido ('olocoda de ejemplo en la úl tima parle del trabajo.

BIB LIOG RAFIA

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T. 11 • ADMINtSTRACtON DE EMPRESAS - 367