MANUALES TEMA3

UNIVERSIDAD DE ORIENTEUNIVERSIDAD DE ORIENTENÚCLEO DE SUCRENÚCLEO DE SUCRE

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALESESCUELA DE CIENCIAS SOCIALESPROGRAMA DE GERENCIA DE PROGRAMA DE GERENCIA DE

RECURSOSHUMANOSRECURSOSHUMANOS

FACILITADOR:

Lcda. Oly Mata

Sistemas y Procedimient

os Administrativ

os de Recursos HumanosCódigo: 681-5193

FACILITADOR:

Lcda. Oly Mata

Unidad III

Los Manuales y su proceso de elaboración Profesora Oly Mata

Objetivo General

Determinar las partes integrantes de la estructura de un manual de políticas, normas y procedimientos de recursos

humanos


Objetivos Especìficos

Definir manuales

Identificar los responsables de elaborar los manuales

Identificar las ventajas y limitaciones de los manuales

Identificar los diferentes tipos de manuales

Describir los pasos para la elaboración de manuales Describir las partes integrantes de los manuales

Los Manuales y su proceso de elaboración

Profesora Oly Mata

Tema I

Si usted naufragara en una isla desierta…

…y dentro de lo poco que pudo salvar apareciera un libro ¿cuál libro le gustaría

encontrar?


Profesora Oly Mata

Tal vez, la mayoría pensaría en encontrar la

Biblia o algún otro libro…


Profesora Oly Mata

CONCEPTOCONCEPTO

“Una expresión formal de todas las informaciones

necesarias para operar en un determinado sector; es

una guía que permite encaminar en la dirección

adecuada los esfuerzos del personal operativo”

Continolo G

Definición de Manuales


Medio Medio dede

ComunicaciònComunicaciòn

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas,

procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, determinar responsabilidades, evitar

duplicidad y detectar omisiones.

Objetivos de los Manuales

Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general


Profesora Oly Mata

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso

Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y

supervisión innecesarias

Objetivos de los Manuales

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el

trabajo

Ventajas de los Manuales

Según Joaquín Rodríguez Valencia, entre las ventajas de los Manuales se encuentran:

Proporcionan una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar

Permiten delegar en forma efectiva

Evita improvisaciones y /o decisiones apresuradas

Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones

Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.


Profesora Oly Mata



Profesora Oly Mata

Desventajas o Limitaciones de los Manuales

Si se elaboran en forma

deficiente se producen serios inconvenientes

en la realización de las

operaciones

El costo de producirlos y actualizarlos

puede ser alto

Si no se les actualizan

periódicamente pierden

efectividad Si se sintetizan

demasiado, pierden su

utilidad, pero si abundan en

detalles pueden volverse

complicados.

Existe el temor de

que pueda conducir a

una estricta reglamenta

ción y rigidez


Profesora Oly Mata

Clasificación de los Manuales

Por sualcance

Por su contenido

Según Rodríguez Valencia os manuales se clasifican de la siguiente manera

Por su función

específica

Clasificación de los

Manuales


Según Joaquín Rodríguez Valencia

Manual de historia de la organización

Manual de procedimientos

Manual de Adiestramiento o instructivos, etc.

Manual de organización

Manual de políticas


Profesora Oly Mata


Por su Contenido


Manual de Producción

Manual de Contabilidad

Manual de Personal

Manual de Compras

Manual de Ventas


Profesora Oly Mata


Por su función

específica

De acuerdo con esta clasificación se pueden elaborar manuales con base a las funciones operacionales


Clasificación de los ManualesEstos manuales se basan en las necesidades específicas que surgen y de acuerdo con su ámbito de aplicación, pueden abarcar muchas

o pocas actividades. Se clasifican en:

Manuales Específicos

Manuales Generales

Por su Alcance



Manual General de Políticas

Manuales Generales de Organización

Manual General de Procedimientos

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

Manuales Generales

Contienen información de una unidad orgánica. En esta clasificación se incluyen los siguientes manuales


Profesora Oly Mata


Manual Especifico de Políticas de Personal

Manual Específico de Reclutamiento y Selección

Manual Especifico de Evaluación de Desempeño

Manuales Específicos

Manual Especifico de Procedimientos de Personal


Profesora Oly Mata

¿Cuál es el tipo de manual que se debe elaborar en la organización?

Esto se determina respondiendo la siguiente

pregunta:¿Cuál es el propósito que

se desea lograr?

Dependiendo de los requerimientos y las necesidades de cada

organización se elaborarán los manuales respectivos

Crear un departamento centralizado

Elaborar Manuales


Profesora Oly Mata

Responsables de Elaborar los Manuales

Consultores externos


Profesora Oly Mata

Presentación del proyecto Recolección de

InformaciónProcesamiento de la Información

Redacción

Diseño del Formato Revisió

n y Aproba

ción

Pasos para Elaborar los Manuales

Distribución y control

Implantación


Profesora Oly MataPasos para Elaborar los Manuales

Presentación del Proyecto

Partir de un Diagnóstico

Organizacional

Elaborar un Plan de Trabajo

Formular un programa de

trabajo

PERT

CPM(Ruta crítica)

Estudio de Factibilidad

Elaboración del informe

Formulación de un presupuesto


Profesora Oly Mata


Recolección de información

Elaborar oficios que se solicitando apoyo y cooperación para la elaboración de los

manuales.

Determinar el método para recolectar

información


Profesora Oly Mata


Procesamiento de la información

Organizar la información en forma lógica mediante

el desarrollo de un esquema de trabajo, es

decir, el borrador del manual.

Debe hacerse es un análisis y depuración de

la información para facilitar el manejo y

ordenamiento de la que debe incluirse en el

manual

Diseño y Formulación de Políticas, Normas y Procedimientos de Recursos Humanos Profesora Oly Mata


Redacción

Sin presentar la probabilidad de otras interpretaciones u omisiones valiosas por considerar que son “hechos o frases obvias”

Utilizar en ellos un lenguaje claro, preciso, sencillo y comprensible

Se debe esmerar el cuidado en relación a la ortografía, analogía, y sintaxis

Es conveniente que un especialista en corrección de estilo revise la versión final


Profesora Oly Mata

Pasos para Elaborar los ManualesDiseño del Formato

Revisar el diseño, de los manuales

existentes el propósito de

unificar, el manual propuesto al

contexto cultural donde ha de ser

implantado

Cada hoja de impresión debe

presentar un mismo diseño, lo que en

términos de publicidad se

denomina “pantalla”

Cuerpo Central

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:Autorizaciones

MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y

ESPECIFICACIÓN DE CARGOS DE LA

EMPRESA XYZ,CA

Página Nº

Fecha de Elaboración:

Fecha de Aprobación:

ASUNTO: (INDICE O INTODUCCIÓN O OBJETIVO, ETC)

Encabezado

LOGO


Profesora Oly Mata

Pasos para Elaborar los ManualesEnumeración del

Manual

Es el método más sencillo, pero también

menos flexible. Las páginas se enumeran

en orden consecutivo a partir del número 1

Numeración Consecutiva de

Páginas

Enumeración del Manual


Profesora Oly Mata


Se compagina individualmente cada asunto tratado en el manual, con lo cual

pueden ser sustituido fácilmente cuando

pierdan vigencia, sin alterar la numeración de

todo el manual

Si el procedimiento de selección consta de 10

páginas se enumera 1/10; 2/10….10/10

Enumeración por Enumeración por asuntoasunto


Profesora Oly Mata

Pasos para Elaborar los ManualesRevisión y Aprobación

Proporcionar criticas específicas y constructivas

Verificar que la información sea suficiente, real y sin contradicciones

Revisar el material de manera justa y objetiva

Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio

Evitar hacer cambios solo por gustos personales

Revisión


Profesora Oly Mata


Aprobación

Una vez terminada la revisión, las autoridades correspondientes deben aprobarlo. En cuanto se consiga la aprobación se puede

comenzar a reproducirlo y distribuirlo.

En la práctica, esta aprobación se inserta en el manual de la siguiente manera:

a.- En la parte inferior de cada hoja

ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:


Profesora Oly Mata


Aprobación

b.- En una sola hoja al principio del manual, después de la identificación

Manual: ___________________________________________________

Elaboró: __________________________________________________Fecha de elaboración: __________________________________________________Fecha de implantación:__________________________________________________Fecha de revisión:_________________________________________________Firmas: ____________________________________________________________________

Aprobación: ___________________________________________________________________________

HOJA DE APROBACION


Profesora Oly Mata


TIPO

CA

RTA

HOJA

BO

ND

BA

SE

16

PAPEL LETRA

CU

ALQ

UIE

R TIP

O

Obviando los tipos manuscritos Script

MT Bold, Eduardian

Script

Impresión


Profesora Oly Mata


Distribución

Se recomienda realizar una

serie de charlas de difusión

sobre su uso al personal

encargado de realizar las

funciones, actividades y

operaciones indicadas en

el mismo.

Distribución y Control


Profesora Oly Mata


¿Cuál es el propósito que se desea lograr?

¿A quién se le debe asignar un ejemplar del manual?

Debe ser asignado a aquellos puestos que realmente lo necesitan para realizar

adecuadamente su trabajo

Control

Se recomienda que la unidad

orgánica responsable de la

racionalidad administrativa

elabore una selección y

registro de los diferentes

manuales elaborados en la

organización y de funcionarios

y unidades administrativas que

los poseen


Profesora Oly Mata


Asignar un número a cada ejemplar del manual

Llevar un registro del nombre de la unidad administrativa y de la persona que lo tiene en

su poder

Distribución y Control

Según Rodríguez Valencia (2004: 76), existen 2 razones importantes para controlar los manuales:


Profesora Oly Mata


Para evitar que los manuales lleguen a

manos de la competencia

Si desaparecen los manuales habrá que

entregar otros ejemplares a los nuevos empleados y

esto representa una pérdida económica.


Profesora Oly Mata


Implantación

Representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones

en acciones específicas


Profesora Oly Mata


Implantación

Métodos de Implantación

Mètodo Parcial

Mètodo Paralelo

Proyecto Piloto

Mètodo Instantàneo


Profesora Oly Mata

Partes Integrantes de los Manuales

Anexos

Cuerpo Central

Parte Introductoria

Partes del

Manual


Profesora Oly Mata


Parte Introductoria

Portada

Debe contener:

Nombre de la unidad administrativa responsable

Logo de la institución

Nombre de la dependencia o entidad

Titulo

Fecha de elaboración o actualización

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

VICERECTORADO ADMINISTRATIVO

DIRECCIÒN DE ORGANIZACIÒN Y SISTEMAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

REGISTRO DE LA EJECUCIÒN PRESUPUESTARIA DE LA

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

ENERO 2009

COPIA CONTROLAD

A

Nº 014

Los Manuales y su proceso de elaboraciónProfesora Oly Mata


Portada


Profesora Oly Mata

Portada

Vigencia y Aprobación

Introducción

Objetivo del Manual




Índice

Características de la

Organización

Estructura Organizativa

Alcance



Cuerpo Central

del ManualEl contenido de esta sección varía

dependiendo del tipo de manual que se elabore


Profesora Oly Mata


Cuerpo Central

del Manual

Manual de Organización

Funciones y/o Responsabilidades

Marco Jurídico de Actuación

Organigramas: General y Específicos

Campo Decisional

Relaciones entre las Unidades Administrativas


Profesora Oly Mata


Cuerpo Central

del Manual

Manual de Organización

Perfil básico del puesto

Puestos Subordinados Directos e Indirectos

Directorio


Profesora Oly Mata


Cuerpo Central

del Manual

Manual de Procedimientos

Formas

Descripción de los Procedimientos

Flujogramas

Profesora Oly Mata

Anexos

Unidad III

Glosario de términos

Simbología del Flujograma

Reportes

Comprenden todos aquellos aspectos que se agregan al final, para ampliar los contenidos del objeto central

del manual



Profesora Oly Mata

FORMA


Profesora Oly Mata

Formularios, Formas o Formatos

Las organizaciones están invadidas por formularios


Profesora Oly Mata

Formularios, Formas o Formatos

CONCEPTOCONCEPTO

“Son los modelos que se utilizan para capturar la

información para el registro, control y/o procesos de las operaciones de la entidad”

Catacora


Profesora Oly Mata

Objetivos de los Formatos

Simplificar el trabajo en el desarrollo del quehacer administrativo

Proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones

Mejorar la eficiencia de los procedimientos y disminuir las cargas de trabajo

Servir como controles internos de los procedimientos de una organización


Profesora Oly Mata

Partes de un FormatosPAPELERÌA EL SABER S.R.L.

EN ESTA FECHA HEMOS ACREDITADO A SU CUENTA LO SIGUIENTE:

CONCEPTO DEL CRÈDITO (PARA USO INTERNO)

NOTA DE CRÈDITO Nº 9893

CIUDAD Y FECHA

FACTURA Nº FECHA ORDEN Nº FECHA

RFERENCIA

CANTIDAD

UNIDAD CÒDIGO

DESCRIPCIÒN PRECIO UNITARIO.

Bs.

IMPORTE BS.

Total Bs.

PREPARADA: REVISADA: AUTORIZADA: CONTABILIZADA:

Elaboración de Manuales Profesora Oly Mata

Presentaciòn de los Manuales

Presentación del Manual

Impresión y Encuadernación

Formato del Manual

Numeración del Manual


Estructura de los Manuales

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA EL REGISTRO DE LA EJECUCIÒN

PRESUPUESTARIA DE LA UNIVERSIDAD DE

ORIENTE

Página Nº

Fecha de Elaboración:

Fecha de Aprobación:

Asunto: Índice

Encabezado

Autorizaciones

Cuerpo Central

Elaborado por: Revisado por: Autorizado por:

Formato del Manual



Numeración del Manual Métodos para enumerar las páginas del manual

Numeración consecutiva de

páginas

Numeración de páginas por asunto

Si el procedimiento de selección consta de 10 páginas se enumera 1/10; 2/10….10/10

Las páginas se enumeran en orden consecutivo: 1, 2, 3,4,

5…..

Elaboración de ManualesProfesora Oly Mata

TIPO

CA

RTA

HOJA

BO

ND

BA

SE

16

PAPEL LETRA

CU

ALQ

UIE

R TIP

O

Unidad III


Impresión

Obviando los tipos manuscritos

Script MT Bold,

Eduardian Script



Encuadernación

El manual se presenta en alguna forma de compaginación sencilla, de fácil manipulación por

parte de los usuarios, tales como:

2.- Carpetas de 3 anillos de media o una pulgada (acordes a la cantidad

de hojas)

1.- “Gusanillo” plástico (plastic combs) de media o una pulgada

Manual de Cargos

Manual

De politicas

Manual

De

Normas

Elaboración de los Manuales Profesora Oly Mata


Encuadernación

.El color de la portada: según la usanza

de tonos propios de la organización, debiendo mantener la armonía con

ejemplares similares.

Todo ejemplar del manual debe estar identificado en la cubierta y lomo, por lo

menos, mostrando el logotipo de la organización y nombre de la misma, el tipo de manual y subsistema al cual pertenece y

el año de elaboración

Manual

De Procedimientos

Manual

De Procedimientos

Elaboración de los ManualesProfesora Oly Mata

Asignaciones

Elaboración de los Manuales Profesora Oly Mata

Bibliografìa Recomendada

Rodríguez Valencia, Joaquín (2004) . Cómo elaborar y usar los manuales administrativos .

Cengaje Learn

ALVAREZ T., Martín. (2002). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. Editorial

Panorama. México.

PICO R., Damelys. 2001. Lineamientos para la elaboración de un manual de políticas, normas y

procedimientos para el manejo de personal. UDO, Monagas

Gómez, F. (2000). Sistemas y procedimientos administrativo . Editorial Fragor.

BENAVIDES, A. y FUENTES, Flor. 2004. Guía para la elaboración de políticas, normas y

procedimientos de Relaciones industriales. Universidad de Carabobo

“Los manuales son a la organización, lo que los

cimientos son a un edificio. El tenerlos facilita y soportan el crecimiento; y el no tenerlos, limitarían la carga y el número de

pisos que el edificio podría soportar”

Álvarez Torres Martín

MANUALES TEMA3

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