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Denominación del proceso: Elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP. Código OAF-13 1. Objetivo Mostrar de forma transparente la situación económica-financiera y los resultados de la estión de SE!"I! para el an#lisis y la toma de decisiones por la Alta $irección. 2. Base legal %.Plan &ontable 'ubernamental ())*. %.+ormas Internacionales de &ontabilidad para el Sector P,blico +I& SP . %.+ormas Internacionales de Información Financiera del Sector P,blico +IIF . %. Instructi/os &ontables. %.0ey 'eneral del Sistema +acional de &ontabilidad 0ey +2 ( 4) . %.0ey Marco de la Administración Financiera del Sector P,blico 0ey +2 ( 11(. %. Aprobación de +ue/os &lasificadores de Inresos y 'astos !esolución $irectoral +2 )56-()) -EF748.)1. %.Preparación y presentación de información financiera y presupuestaria trimestral y semestral por las entidades usuariasdel Sistema de &ontabilidad 'ubernamental $irecti/a +2 ))5-())4-EF7*3.)1 y su modificatoria publicada mediante !esolución $irectoral +2 )11-())4-EF7*3.)1. %. Modifican $irecti/a +2 ))5-())4-EF7*3.)1 !esolución $irectoral +2 )11- ())4- EF7*3.)1. %.&ierre contable y presentación de información para la elaboración de la &uenta 'eneral de la !ep,blica $irecti/a +2 ))8-())4-EF7*3.)1. %. Aprueban formatos y modifican $irecti/a +2 ))8-())4-EF7*3.)1 !esolución $irectoral +2 ))*-()) -EF7*3.)1. 3. Definiciones %. Balance Constructivo9 Es la :o;a de traba;o <ue muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial el mo/imiento acumulado de las cuentas del Mayor a;ustes asientos de reulari=ación patrimonial distribución de los saldos de las cuentas patrimoniales de estión y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener información para la formulación de los estados financieros y presupuestarios. %. Ejercicio contable: Periodo comprendido entre el primero de enero y el treinta y unode diciembre de cada a>o al final del cual debe reali=arse el proceso de cierre contable. +o obstante podr#n solicitarse estados financieros intermedios e informes complementarios de acuerdo con la necesidad o re<uerimientos de las autoridades competentes sin<ue estosinifi<ue necesariamente la e;ecución de un cierre contable. %. Estados inancieros: Productos del proceso contable <ue en cumplimiento de fines financieros económicos y sociales est#n orientados a re/elar la situación acti/idad y flu;os de recursos f?sicos y monetarios de una entidad p,blica a una fec:a y per?odo determinados. Estos pueden ser de naturale=a cualitati/a o f 58

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Denominacin del proceso:Elaboracin de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP.CdigoOAF-13Objetivo

Mostrar de forma transparente la situacin econmica-financiera y los resultados de la gestin de SERVIR para el anlisis y la toma de decisiones por la Alta Direccin.

Base legal

Plan Contable Gubernamental 2009.Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico (NIC SP).Normas Internacionales de Informacin Financiera del Sector Pblico (NIIF).Instructivos Contables.Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley N28708.Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N28112.Aprobacin de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolucin Directoral N045-2008-EF/76.01.Preparacin y presentacin de informacin financiera y presupuestaria trimestraly semestral, por las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, Directiva N 004-2007-EF/93.01 y su modificatoria publicada mediante Resolucin Directoral N011-2007-EF/93.01.Modifican Directiva N 004-2007-EF/93.01, Resolucin Directoral N 011-2007-EF/93.01.Cierre contable y presentacin de informacin para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, Directiva N006-2007-EF/93.01.Aprueban formatos y modifican Directiva N 006-2007-EF/93.01, ResolucinDirectoral N009-2008-EF/93.01.

3.Definiciones

Balance Constructivo: Es la hoja de trabajo que muestra el asiento de apertura o reapertura en forma referencial, el movimiento acumulado de las cuentas del Mayor, ajustes, asientos de regularizacin patrimonial, distribucin de los saldos de las cuentas patrimoniales, de gestin y resultados y las presupuestarias con la finalidad de obtener informacin para la formulacin de los estados financieros y presupuestarios.Ejercicio contable: Periodo comprendido entre el primero de enero y el treinta y uno de diciembre de cada ao, al final del cual, debe realizarse el proceso de cierre contable. No obstante, podrn solicitarse estados financieros intermedios e informes complementarios, de acuerdo con la necesidad o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecucin deun cierre contable.Estados Financieros: Productos del proceso contable, que en cumplimiento de fines financieros, econmicos y sociales, estn orientados a revelar la situacin, actividad y flujos de recursos, fsicos y monetarios de una entidad pblica, a una fecha y perodo determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa of58f59cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. Principales Estados Financieros en el Sector Pblico: (EF-1) Balance General, (EF-2) Estado de Gestin, (EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, (EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.Estados Presupuestarios: Los estados presupuestarios deben ser elaborados y presentados, en base al clasificador de Ingresos y Gastos vigente para el periodo, en los formatos aprobados por la Directiva que corresponda. Principales Estados Presupuestarios en el Sector Pblico: (EP-1) Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarn los anexos de ingresos y gastos a nivel especifico), (EP-2) Estado de Fuentes y Uso de Fondos, (EP-3) Clasificacin Funcional del Gasto, (EP-4) Distribucin Geogrfica del Gasto.Hoja de Trabajo: Es elaborada exclusivamente para uso del Contador, la cualpermite consolidar todas las operaciones financieras realizadas por la Institucin durante un perodo determinado y realizar los ajustes y distribuir los saldos. Esta herramienta se utiliza al formular el Balance General, Estado de de Gestin y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre.Notas a los Estados Financieros (estados contables): Explicaciones que complementan los estados financieros y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar informacin adicional necesaria de los hechos financieros, econmicos y sociales relevantes, de la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades, as como de aspectos de difcil representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situacin de la entidad pblica.Registro contable: Es el acto que consiste en anotar los datos de una transaccin en las cuentas correspondientes del plan contable gubernamental utilizando medios manuales, mecnicos, electrnicos o cualquier otro medio autorizado y de acuerdo a lo establecido en la documentacin que sustenta la transaccin.Sistema integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

4. Productos

Estados Financieros y Estados Presupuestarios al primer y tercer trimestre de cada ejercicio fiscal.

Informacin Financiera: Balance General (EF-1), Estado de Gestin (EF-2), Notas a los Estados Financieros, Hoja de Trabajo para la formulacin del Balance General, Balance de Comprobacin.

Informacin Presupuestaria: Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1), Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2), Anexos al PP-1 y PP-2 (por especficas), Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), Anexos al EP-1 (por especficas) a nivel de ingresos y gastos.f60Estados Financieros y Estados Presupuestarios al primer semestre de cada ejercicio fiscal.

Informacin Financiera: Balance General (EF-1), Estado de Gestin (EF-2), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (EF-3), Estado de Flujos de Efectivo (EF-4), Notas a los Estados Financieros, Hoja de Trabajo para la formulacin del Balance General, Balance de Comprobacin, Anexos a los Estados Financieros, Hacienda Nacional Adicional (AF-7), Movimiento de Fondos que Administra la Direccin Nacional del Tesoro Pblico (AF-9), Transferencias Corrientes Recibidas (AF-12), Transferencias Corrientes Otorgadas (AF-13), Otros Anexos, Contingencias (OA-2), Reporte de Cuentas de Gestin por Operaciones Recprocas entre Entidades del Sector Pblico (OA-3B), Datos para el registro del Contador General o quien haga sus veces en las Entidades del Sector Pblico (OA-7).

Informacin Presupuestaria: Presupuesto Institucional de Ingresos (PP-1), Presupuesto Institucional de Gastos (PP-2), Anexos al PP-1 y PP-2 (por especficas), Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (EP-1), Anexos al EP-1 (por especficas) a nivel de ingresos y gastos.

EstadosFinancieros,EstadosPresupuestarioseinformacin complementaria al cierre de cada ejercicio fiscal.

Informacin Financiera:Estados Financieros: Balance General (EF-1) Estado de Gestin (EF-2), Estado de Cambio en el Patrimonio Neto (EF-3), Estado de Flujos de Efectivo (EF-4).

Notas a los Estados Financieros

Anexos a los Estados Financieros: AF-1 inversiones, AF-2 inmuebles, Maquinarias y Equipo, AF-2A Infraestructura Pblica, AF -3 Depreciacin, Agotamiento y Amortizacin Acumulada, AF-4 Otras Cuentas de Activo, AF-5 Provisin para Beneficios Sociales y Obligaciones provisionales, AF-6 Ingresos Diferidos , AF-7 Hacienda Nacional Adicional, AF-9 Movimiento de Fondos que Administra la DNTP, AF-10 Declaracin Jurada, sobre : Libros de Contabilidad, Provisiones, Conciliacin de Saldos e Inventarios, AF-11 Declaracin Jurada de los Funcionarios Responsables de la elaboracin y suscripcin de la Informacin Contable y Complementara, AF-12 Transferencias Corrientes Recibidas, AF-13 Transferencias Corrientes Otorgadas.

Otros Anexos: OA-1 Control de Obligaciones Provisionales, OA-2 Contingencias, OA-3 Reporte de Saldos de Cuentas de Activo por Operaciones Recprocas entre entidades del Sector Publico, OA-3A Reporte de Saldos de Cuentas del Pasivo por operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico, OA-3B Reporte de Cuentas de Gestin por Operaciones Reciprocas entre Entidades del Sector Publico, OA-4 Gastos de Personal en las Entidades del Sector Publico, OA-5 Estadstica del Personal en las Entidades del Sector Publico, OA-6 Reporte de Trabajadores y Pensionistas de la Entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y N 19990, OA-7 Datos para el Registro de Contadores Generales al servicio de las Entidades del Sector Publico (a nivel de Unidades Ejecutoras).f6fInformacin de la Ejecucin Presupuestaria:Estados presupuestarios: EP-1 Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Gastos (Adicionalmente se presentarn los anexos de ingresos y gastos a nivel especifico), EP-2 Estado de Fuentes y Uso de Fondos.

Informacin Complementaria: HT-1 Balance Constructivo, Actas de ConciliacionesPor transferencias corrientes recibidas y/o otorgadas del periodo.Por las transferencias y remesas de capital recibidas y/o entregadas del perodo.

5. Formatos o documentos internos

Notas Contables.Balance de Comprobacin mensual o acumulado anual.Anlisis de Cuentas.Hoja de Trabajo.Balance Constructivo.

6.Consideraciones

La informacin financiera debe presentarse en nuevos soles con dos decimales.Los Estados Financieros deben ser elaborados teniendo en cuenta los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentacin de la informacin.Los Estados Financieros que se emiten en forma mensual son para uso exclusivode la Alta Direccin de SERVIR para la toma de decisiones.El clculo y registro contable de los ajustes tcnicos debern efectuarse mensualmente, con excepcin de la Provisin para Obligaciones Previsionales que es de periodicidad anual, de conformidad con lo dispuesto por el rgano Rector del Sistema Nacional de Contabilidad.Para el proceso de cierre contable se debern efectuar las conciliaciones y pruebas de comprobacin de saldos de las cuentas de balance, tales como: arqueo de fondos y valores, conciliaciones bancarias, inventarios fsico de bienes de activo fijo, inventario fsico de bienes en almacn e inventario fsico de bienes no depreciables.De conformidad con la Directiva N 004-2007-EF/93.01 y su modificatoriapublicada con Resolucin Directoral N 004-2008-EF/93.01, el plazo de presentacin de la informacin financiera y presupuestaria trimestral y semestral, no deber exceder de treinta das (30) hbiles despus de concluido el perodo que se informa.En cuanto a la presentacin de la informacin financiera, presupuestaria y complementaria para el cierre contable y elaboracin de la Cuenta General de la Repblica, esta no deber exceder del 31 de marzo del ao siguiente al ejercicio fiscal objeto de rendicin de cuentas, slo si la fecha determinada es inhbil, ser prorrogado al primer da hbil siguiente, de acuerdo a lo establecido por la Directiva N006-2007-EF/93.01f627. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF-ContabilidadRegistra contablemente las operaciones de ingresos y egresos; as como, las operaciones complementarias

La OAF-Contabilidad contabilizar en el Sistema SIAF-SP la informacin registrada diariamente de las operaciones de ingresos (Determinado y Recaudado) y gastos (Compromiso, Devengado, Girado y Pagado) de la entidad, de acuerdo a los principios y normas contables vigentes a la fecha de presentacin de la informacin y aplicable a la documentacin sustentatoria que respalda cada operacin.

Asimismo, la OAF-Contabilidad registra las operaciones complementarias (de depreciacin, amortizacin, provisin de beneficios sociales, aplicacin de cargas diferidas, entre otras operaciones) de la entidad, a travs de Notas Contables.

Posteriormente, la OAF-Contabilidad graba y procesa la informacin registrada en el Sistema SIAF-SP, generando el Balance de Comprobacin mensual o acumulado anual.

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Notas ContablesBalance de Comprobacin mensual o acumulado anual.2OAF-ContabilidadElaboracin de los anlisis de cuentas

Asimismo, la OAF-Contabilidad exporta a Excel los Auxiliares Estndares por cuenta contable y procede a realizar el anlisis de cada una de ellas, con la documentacin sustentatoria de cada transaccin que obra en los archivos.

Una vez concluido el anlisis, la OAF-Contabilidad verifica su contenido y de detectar errores efecta las correcciones necesarias, luego imprime los Anlisis de Cuentas definitivos, los cuales servirn de sustento de la informacin financiera.

Productof63Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesAuxiliares Estndares por cuenta contable.Anlisis de Cuentas por cuenta contable.3OAF-ContabilidadVerificacin de los saldos de las cuentas con documentos sustentatorios de otras oficinas

La OAF-Contabilidad valida los saldos de las cuentas mediante las conciliaciones realizadas (Arqueos de Fondos y Valores, Conciliaciones Bancarias, etc.) y la informacin recepcionadas por las otras unidades administrativas (OAF-Tesorera. Almacn, Control Patrimonial, entre otras oficinas). De existir errores en los saldos determinados, se efecta los ajustes correspondientes, procesa y emite nuevamente el Balance de Comprobacin.

Luego, la OAF-Contabilidad genera en el Sistema SIAF-SP el Balance de Comprobacin mensual o acumulado anual.

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Balance de Comprobacin mensual o acumulado anual conciliado.4OAF-ContabilidadElaborar la Hoja de Trabajo mensual

La OAF-Contabilidad procesa el pre-cierre en el Sistema SIAF-SP y genera la Hoja de Trabajo.

A continuacin, la OAF-Contabilidad procede a efectuar las reclasificaciones y regularizacin patrimonial en la Hoja de Trabajo y graba las operaciones para obtener los principales estados financieros.

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Hoja de Trabajo.5OAF-ContabilidadElaborar Notas Contables de regularizacinpatrimonial y Balance Constructivo

La OAF-Contabilidad formula y registra las Notas Contables de regularizacin patrimonial y determinacin de resultados.f64Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesPosteriormente, traslada el resultado del ejercicio a resultados acumulados y procede a efectuar los cierres de las cuentas de orden patrimonial y presupuestaria. Luego, genera en el Sistema SIAF- SP y emite el Balance Constructivo.

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Notas Contables de regularizacin patrimonial.Balance Constructivo.6OAF-ContabilidadGenerar y emitir Estados Financieros y Presupuestarios, mensual, trimestral y/o anual para cierre contable

La OAF-Contabilidad genera en el Sistema SIAF-SP y emite los Estados Financieros y Presupuestarios, de conformidad con las Directivas N004 y 006-2007- EF/93.01, segn corresponda a perodo a presentar.

A la documentacin anterior, se adicionan los Anlisis de Cuentas procesados en la actividad 2 y la Hoja de Trabajo en la actividad 4, a fin de proceder a consistenciar los saldos y elaborar las Notas a los Estados Financieros.

Luego, esta documentacin es anillada, con excepcin de los documentos adicionados, y se entrega al responsable de la OAF-Contabilidad para que le de conformidad y la firme.

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Estados Financieros.Estados Presupuestarios.Notas a los Estados Financieros.f65Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades7OAFRevisin y suscripcin de Estados Financieros y Estados Presupuestarios por la OAF

La OAF recibe y revisa los Estados Financieros y Presupuestarios mensuales, trimestrales y/o anual, de no estar conforme lo devuelve a la OAF- Contabilidad para que proceda a la subsanacin y de estar conforme los aprueba y suscribe.

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Estados Financieros aprobados por la OAF.Estados Presupuestarios aprobados por la OAF.Notas a los Estados Financieros aprobados por la OAF.8OAF-ContabilidadRemisin de la informacin financiera va correoy en fsico a la DNCP

Una vez aprobada por la OAF se proceda a trasmitir a travs del correo electrnico los Estados Financieros y Presupuestarios, Anexos e Informacin Complementaria a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica mediante el Sistema SIAF-SP.

Para remitirla en forma fsica a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, se deriva a la OAF el proyecto de oficio para la firma respectiva.

Recibido el oficio, el Jefe de la OAF suscribe el mismo y lo remite fsicamente a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica.

El anillado de los Estados Financieros y Presupuestarios se archiva para las acciones de control que lo requieran.

Finalmente, se imprimen todos los libros contables y se empastan para su archivo y custodia.

Producto

Estados Financieros remitidos a la DNCP, va correo electrnico y en fsico.Estados Presupuestarios remitidos a la DNCP, vacorreo electrnico y en fsico.Flujograma del procesof66CDIGO:

OAF-13Denominacin:Elaboracin de los Estados Financieros y Presupuestarios de la entidad en el Sistema SIAF-SP.OAF - CONTABILIDADOAFinicio

RegistraNotas Contablescontablemente lasElabora losoperaciones deBalance deanlisis deingresos y egresos;Comprobacincuentasy complementariasmensual o 21acumulado anual

Balance deVerifica los saldos de lasAnlisis de Cuenta Comprobacin mensualcuentas conAuxiliareso acumulado anualdocumentosEstndares conciliado.sustentatorios de otrasoficinas3

Elabora NotasBalance ConstructivoElabora la Hoja deHoja de trabajoContables yNotas Contables Trabajo mensual BalanceConstructivo 54

Genera y emite Estados Financieros y Presupuestarios para cierre contable6

Estados Financieros Notas a los EEFFEstados Presupuestarios

Devuelve para subsanacin

Remite a la Direccin Nacional de Contabilidad eimprime los libros y registros contables8

FinRecibe y revisa Estados Financieros y Estados Presupuestarios7

Es conforme?

NoS

Estados FinancierosSuscribe los aprobados EstadosNotas a los EEFFFinancieros yaprobadasPresupuestariosEstados Presupuestarios aprobadosDenominacin del proceso:Control previo y devengado de expedientes de gastos para su posterior pago.CdigoOAF-14Objetivo

Contar con documentacin suficiente sobre los gastos realizados por SERVIR.

Base legal

Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009 - Ley N 29289.Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N28112.Aprobacin de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolucin Directoral N045-2008-EF/76.01.Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Legislativo N1017.Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Supremo N 184- 2008-EF.Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolucin de Superintendencia N007-99/SUNAT,actualizadoporResolucindeSuperintendenciaN233- 2008/SUNAT.Normas de Control Interno, Resolucin de Contralora N320-2006-CG.

3. Definiciones

Clasificador del Gastos: Instrumento tcnico que permite el registro ordenado y uniforme de las operaciones de gastos en el Sector Pblico.Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y humanos.Compromiso: Se efecta con posterioridad a la generacin de la obligacin nacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crdito presupuestario, a travs del respectivo documento oficial.Devengado: Reconocimiento de una obligacin de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a travs de la conformidad del rea correspondiente en la entidad pblica o Unidad Ejecutora que corresponda respecto de la recepcin satisfactoria de los bienes y la prestacin de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentacin sustentatoria.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Ejecucin del gasto: Comprende las etapas del compromiso, devengado, girado y pago. El procedimiento de la ejecucin del gasto comprende: calendarizacin,f67f68realizacin de compromisos, determinacin de devengados, autorizacin de giros y autorizacin de pagos.Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales estn sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes de gastos de viticos, encargos internos, planilla nica de haberes, planilla de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, planilla del complemento remunerativo del Cuerpo de Gerentes Pblicos, dietas del Consejo Directivo, proveedores, entre otros.Meta presupuestaria: Es la expresin concreta, cuantificable y medible que caracteriza el producto final de las actividades y proyectos para el ao fiscal.

4. Productos

Expedientes de gastos debidamente sustentados.

5. Formatos o documentos internos

Formato de Observaciones.Hoja de Ruta, el cual incluye todos los documentos que contiene el expediente de gastos.Reporte de Control de Ejecucin de Gastos.Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar.

6. Consideraciones

La normatividad vigente que regula los expedientes de gastos debe ser conocida por el personal de las reas involucradas en dicho proceso, a fin que los expedientes se tramiten de manera gil, oportuna y al final del proceso se encuentren sustentados adecuadamente.El personal de las OAF-Logstica, OAF-Recursos Humanos y OAF-Tesorera yOAF-Contabilidad debe actuar con fluidez, a efectos de llevar coordinada y eficientemente el proceso de evaluacin y anlisis de los expedientes de gastos de SERVIR permitiendo el cumplimiento de los objetivos institucionales.

7. Descripcin del procesoActividadrganoResponsableDescripcin de las actividades1OAF-LogsticaRemisindelosexpedientesdegastosyOAF-comprometidos en el Sistema SIAF-SPRecursosHumanosLa OAF-Logstica y OAF-Recursos Humanos remitena la OAF-Contabilidad los expedientes de gastos conladocumentacinsustentatoriaqueexigelanormatividad vigente, y con la fase del compromisoaprobado en el Sistema SIAF-SP.f69Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesProducto

Expediente de gastos con la fase de compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP.2OAF-ContabilidadControl previo de la documentacin de gastos

La OAF-Contabilidad recibe los expedientes de gastos documentados y con la fase del compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP para su anlisis y evaluacin de la documentacin sustentatoria, adems de la verificacin del Clasificador de Gasto y Meta Presupuestaria asignado al expediente de gastos al registrar la fase del compromiso en el Sistema SIAF-SP.

Se procede a efectuar la revisin segn la normatividad vigente que rige a cada uno de los gastos, de encontrarse est incompleta y/o incorrecta se devuelve para su correccin al rea que corresponda, utilizando el Formato de Observaciones, y de estar conforme se continua con la siguiente actividad.

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Expediente de gastos con la fase de compromiso aprobado en el Sistema SIAF-SP y debidamente documentados.3OAF-ContabilidadRegistro de la fase del devengado en el SistemaSIAF-SP

Los expedientes de gastos debidamente sustentados se devengan en el Sistema SIAF-SP y se trasmiten para su aprobacin y verificacin con SUNAT.

Seguidamente, se elabora la Hoja de Ruta para adjuntarse al expediente de pago y se remite a la OAF de Tesorera.

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Expedientesdegastosconeldevengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.Hoja de Rutaf70Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades4OAF-ContabilidadFormulacin de reportes

Posteriormente, se registra en el Reporte de Control de Ejecucin del Gasto, el cual permite controlar los saldos disponibles de ejecucin a la fecha, el cual se recomienda que se realice diariamente; asimismo, se debe formular el Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar y remitir mensualmente a la OAF de Logstica y OAF de Recursos Humanos.

Producto

Reporte de Control de Ejecucin del Gasto.Reporte de los Compromisos Pendientes de Devengar.5OAF-Contabilidad

OAF-TesoreraRemisin de expedientes de gastos para elregistro de la fase del girado y pagado en el Sistema SIAF-SP:

OAF-Contabilidad remite los expedientes de gastos devengados a la OAF-Tesorera para la fase del girado en el Sistema SIAF-SP y posterior pago, archivo y custodia de la documentacin sustentatoria.

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Expediente de gastos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.8. Flujogramaf7fDenominacin del proceso:Asignacin de viticos por comisin de servicios nacional e internacional y/o encargos al personal de la entidad.CdigoOAF-15Objetivo

Otorgar al personal de SERVIR los recursos necesarios para desarrollar las comisiones de servicios nacional e internacional y/o encargos, de manera eficiente y oportuna cuando se requieran.

Base legal

Escala de Viticos para Funcionarios y Servidores del Sector Pblico, Decreto Supremo N181-86/EF.Ley que regula la autorizacin de viajes al exterior de servidores y funcionariospblicos, Ley 27619, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 047-2002-PCM.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009 - Ley N 29289.Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N28112.Aprobacin de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolucin Directoral N045-2008-EF/76.01.Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin DirectoralN002-2007-EF/77.15.Normas de Control Interno, Resolucin de Contralora N320-2006-CG.

3. Definiciones

rea usuaria: Se refiere a las Oficinas cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinado servicio o bien para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones.Clasificador del Gastos: Instrumento tcnico que permite el registro ordenado yuniforme de las operaciones de gastos en el Sector Pblico.Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y humanos.Compromiso: Se efecta con posterioridad a la generacin de la obligacinnacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crdito presupuestario, a travs del respectivo documento oficial.Declaracin Jurada: Es un documento sustentatorio de gastos nicamentecuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.Devengado: Reconocimiento de una obligacin de pago derivado del gasto comprometido previamente registrado. Se formaliza a travs de la conformidad del rea correspondiente en la entidad pblica o Unidad Ejecutora quef72f73corresponda respecto de la recepcin satisfactoria de los bienes y la prestacin de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentacin sustentatoria.Encargos: Es la asignacin de recursos para el cumplimiento de actividades noprogramadas.Viticos: Es la asignacin de fondos para cubrir los gastos por alimentacin, hospedaje y movilidad local, segn sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisin de servicios con el carcter de eventual o transitorio.

4. Productos

Expedientes de gastos por viticos y/o encargos aprobados y con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.

5. Formatos o documentos internos

En este proceso no se elaboran formatos o documentos internos.

6. Consideraciones

El personal que viaja por comisin de servicios debe conocer antes de efectuar el viaje los montos autorizados y los conceptos, a fin de ejecutar sus gastos en forma adecuada, permitindole al final del proceso efectuar una rendicin de cuentas debidamente documentada.Al personal que se le otorgue dinero por viticos o encargos no deber tenerpendiente rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizados de recursos anteriormente otorgados.El uso de la modalidad de encargos deber efectuarse mediante Resolucin dela OAF.En el caso de viajes al exterior de los funcionarios y/o trabajadores pblicos, la autorizacin deber ser otorgada a travs de Resolucin Ministerial, la cual deber publicarse en el Diario Oficial El Peruano, con anterioridad al viaje, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N27619.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAFRecepcin de los requerimientos de viticos

La OAF recibe de las reas Usuarias las solicitudes de fondos por concepto de comisin de servicios y la respectiva Planilla de Viticos nacional/internacional, esta ltima deber estar formulada de acuerdo a la Directiva interna que lo regula.f74Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesSlo en el caso de viajes al exterior, el requerimiento deber adjuntar la Resolucin Ministerial que autorice el viaje; as como, en el caso de encargos deber adjuntar la Resolucin de la OAF.

Seguidamente, la OAF la deriva a la OAF- Contabilidad para su trmite correspondiente.

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Proyecto de Planilla de Viticos por comisin de servicios nacional/internacional.Resolucin de encargos.2OAF-ContabilidadControl previo de los requerimientos de viticosy/o encargos

La OAF-Contabilidad recibe los requerimientos con la Planilla de Viticos nacional/internacional para verificar que la misma se encuentre elaborada segn la Escala de Viticos que corresponda y a los das solicitados, de no estar conforme se devuelve a las reas Usuarias para la regularizacin correspondiente; y de estar conforme se continua con la siguiente actividad.

En el caso de encargos se recibe la Resolucin de la OAF para revisarla y continuar con la siguiente actividad.

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Planilla de Viticos por comisin de servicios nacional/internacional aprobada.Resolucin de encargos aprobada.3OAF-ContabilidadRegistro de la fase de compromiso y devengado en el Sistema SIAF-SP de los requerimientos de viticos y/o encargos

Cuando la Planilla de Viticos por comisin de servicios nacional/internacional y/o encargos es conforme se procede a registrar las fases del compromiso y devengado en el Sistema SIAF-SP, una vez aprobada la ltima fase se deriva a la OAF- Tesorera.f75Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesProducto

Planilla de Viticos nacional/internacional con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.Resolucin de encargos con el devengadoaprobado en el Sistema SIAF-SP.4OAF-Contabilidad

OAF-TesoreraRemisin y recepcin de la Planilla de Viticos y/oencargos

OAF-Contabilidad remite a OAF-Tesorera las Planillas de Viticos por comisin de servicios nacional/internacional y las Resoluciones de encargos con el devengado aprobado para la fase del girado en el Sistema SIAF-SP, pago y archivo en espera hasta la rendicin de cuentas.

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Planilla de Viticos nacional/internacional con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP.Resolucin de encargos con el devengadoaprobado en el Sistema SIAF-SP.Flujogramaf76Denominacin del proceso:Control y rendicin de cuentas de los viticos por comisin de servicios nacional e internacional y/o encargos asignados al personal de la entidad.CdigoOAF-16Objetivo

Controlar en forma eficiente el uso adecuado de los fondos asignados al personal de SERVIR por concepto de viticos de comisiones de servicios nacionales e internacionales y/o encargos; garantizando que la rendicin de cuentas sea de acuerdo a ley y oportuna.

Base legal

Reajustan Escala de Viticos para Funcionarios y Servidores del Sector Pblico, Decreto Supremo N181-86/EF.Ley que regula la autorizacin de viajes al exterior de servidores y funcionariospblicos, Ley 27619, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 047-2002-PCM.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009 - Ley N 29289.Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley N28112.Aprobacin de Nuevos Clasificadores de Ingresos y Gastos, Resolucin Directoral N045-2008-EF/76.01.Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin DirectoralN002-2007-EF/77.15.Reglamento de Comprobantes de Pago, Resolucin de Superintendencia N007- 99/SUNAT, actualizado por Resolucin de Superintendencia N 233- 2008/SUNAT.Normas de Control Interno, Resolucin de Contralora N320-2006-CG.

3. Definiciones

rea usuaria: Se refiere a las Oficinas cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinado servicio o bien para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones.Clasificador del Gastos: Instrumento tcnico que permite el registro ordenado y uniforme de las operaciones de gastos en el Sector Pblico.Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan losniveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y humanos.Compromiso: Se efecta con posterioridad a la generacin de la obligacinnacida de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio. El compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto, reduciendo su importe del saldo disponible del crdito presupuestario, a travs del respectivo documento oficial.Declaracin Jurada: Es un documento sustentatorio de gastos nicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posiblef77f78obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT.Devengado: Reconocimiento de una obligacin de pago derivado del gastocomprometido previamente registrado. Se formaliza a travs de la conformidad del rea correspondiente en la entidad pblica o Unidad Ejecutora que corresponda respecto de la recepcin satisfactoria de los bienes y la prestacin de los servicios solicitados y se registra sobre la base de la respectiva documentacin sustentatoria.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Encargos: Es la asignacin de recursos para el cumplimiento de actividades noprogramadas.Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viticos y encargos no utilizados.Rendicin de cuentas: Se entiende como rendicin de cuentas a lademostracin documentada de los gastos realizados respecto de recursos financieros percibidos tales como el fondo para pagos en efectivo, encargos, viticos, etc.Viticos: Es la asignacin de fondos para cubrir los gastos por alimentacin,hospedaje y movilidad local, segn sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisin de servicios con el carcter de eventual o transitorio.

4. Productos

Expedientes de gastos por viticos y/o encargos debidamente sustentados para su pago.

Formatos o documentos internos

Ninguno.

Consideraciones

El personal que viaja por comisin de servicios debe conocer antes de efectuar el viaje los montos autorizados y los conceptos, a fin de ejecutar sus gastos en forma adecuada, permitindole al final del proceso efectuar una rendicin de cuentas debidamente documentada.Se deber tener en cuenta que cuando la comisin de servicios se realiza a nivelnacional, la rendicin de cuentas se presentar dentro de los ocho (08) das calendarios despus de culminada la misma.En el caso que la comisin de servicios se desarrolle en el exterior, el plazomximo para la rendicin de cuentas es de quince (15) das calendarios, contados a partir de finalizada la misma.f79De conformidad con la Directiva de Tesorera, la rendicin de cuentas de encargos deber presentarse como mximo dentro de los tres (03) das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo.Los gastos sustentados mediante Declaracin Jurada no debern de exceder del10% de una Unidad Impositiva Tributaria.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAFRecepcin de las rendiciones de cuentas de viticos y/o encargos

La OAF recibe de las reas Usuarias las rendiciones de cuentas de viticos por concepto de comisin de servicios nacional/internacional y/o encargos, segn los plazos establecidos por las normas vigentes.

Consecutivamente, la OAF la deriva a la OAF- Contabilidad para su trmite correspondiente.

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Rendicin de cuentas de viticos por los fondos asignados.Rendicin de cuentas por encargos asignados.2OAF-ContabilidadControl previo de la rendicin de cuentas de viticos y/o encargos:

La OAF-Contabilidad recibe las rendiciones de cuentas de viticos por comisin de servicios nacional/internacional y/o encargos y verifica que la misma se encuentre elaborada segn lo dispuesto por la Directiva interna sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a las reas Usuarias para la regularizacin correspondiente; y de estarlo se da tramite a la siguiente actividad.

Si la rendicin de cuentas presenta menores gastos por los fondos asignados, la OAF-Contabilidad elabora la Planilla de Devolucin entregndole al personal que rindi para que proceda a la devolucin de los montos no utilizados a la OAF-Tesorera.

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Rendicin de cuentas de viticos por comisin de servicios nacional/internacional conforme a ley.f80Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesRendicin de cuentas de encargos segn la normatividad vigente.Planilla de Devolucin.3OAF-ContabilidadEmisin de Notas Contables

Luego de aprobada la rendicin de cuentas documentada se elabora la Nota Contable para su posterior registro en el Sistema SIAF-SP de la fase de rendicin. Una vez aprobada esta fase se contina con la siguiente actividad.

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Nota Contable por la rendicin de cuentas documentada de viticos por comisin de servicios nacional/internacional conforme a ley.Nota Contable por la rendicin de cuentasdocumentadadeencargossegnla normatividad vigente.4OAF-ContabilidadRegistro de la fase de rendicin en el SistemaSIAF-SP

Posteriormente a la elaboracin de la Nota Contable por la rendicin de cuentas documentada de viticos y/o encargos se procede a registrar la fase de rendicin en el Sistema SIAF-SP, la cual una vez aprobada se deriva a la OAF-Tesorera.

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Rendicin de cuentas de viticos conforme a ley y con la fase de rendicin aprobada en el Sistema SIAF-SP.Rendicin de cuentas de encargos de acuerdo a ley y con la fase de rendicin aprobada en el Sistema SIAF-SP.5OAF-Contabilidad

OAF-TesoreraRemisin y recepcin de la rendicin de cuentas de viticos y/o encargos:

OAF-Contabilidad remite a OAF-Tesorera las rendiciones de cuentas de viticos y/o encargos con la fase de rendicin aprobada en el Sistema SIAF-SP para su posterior archivo y custodia definitiva en el Comprobante de Pago respectivo.8. Flujogramaf8fActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesProducto

Rendicin de cuentas de viticos conforme a ley y con la fase de rendicin aprobada en el Sistema SIAF-SP remitida a la OAF-Tesorera.Rendicin de cuentas de encargos de acuerdo aley y con la fase de rendicin aprobada en el Sistema SIAF-SP remitida a la OAF-Tesorera.Objetivo

Garantizar que la asignacin de los bienes muebles se efecte dentro del marco legal de la materia.

Base legal

Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444.Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175.Decreto Legislativo N 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos.Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, aprueban Reglamento de la Ley N29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales

3. Definiciones

Acta de Asignacin: documento mediante el cual la OAF-Control Patrimonial deja constancia de la entrega de un bien o conjunto de bienes a un funcionario o servidor pblico de SERVIR.Plan Anual de Mantenimiento y Reparacin: documento de gestin elaboradoa partir de un diagnstico de los bienes que forman parte del patrimonio de SERVIR. Contiene la descripcin de acciones de mantenimiento que debern desarrollarse a fin de garantizar la operatividad y correcto funcionamiento de los bienes de SERVIR.

4. Productos

Plan Anual de Mantenimiento y Reparacin

5. Formatos o documentos internos

Formato de Acta de Asignacin

6. Consideraciones

La inspeccin sorpresiva tiene por finalidad conocer el estado de conservacin de los bienes as como las necesidades de reparacin a que haya lugar; por esta razn, su ejecucin no deber acarrear la invasin innecesaria del espacio de trabajo de los servidores o funcionarios de SERVIR.El personal de SERVIR deber estar enterado del procedimiento de inspeccinsorpresa a fin que conozca a detalle las actividades relacionadas al mismo y puedan prestar efectiva colaboracin.Denominacin del procesoAsignacin y control de la asignacin de bienes mueblesCdigoOAF-17f82f837. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF-Control PatrimonialAsignacin del Bien

La OAF-Control Patrimonial prepara el Acta de Asignacin del bien a algn funcionario o servidor pblico de la entidad, bajo su responsabilidad de custodia y buen uso.

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Acta de asignacin del bien2OAF-Control PatrimonialInspeccin sorpresiva

La OAF-Control Patrimonial realiza inspeccin sorpresiva de la ubicacin de los bienes asignados as como de las salidas externas de los mismos.

Como consecuencia de lo anterior, se comunica a la OAF sobre el estado o buen uso de los bienes asignados as como de las medidas de proteccin o correctivas que debern aplicarse.

Asimismo, la OAF informa a la Superintendencia de Bienes Nacionales respecto de los actos administrativos realizados respecto de los bienes.

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Informe del estado de los bienes.Informe de los actos administrativos realizados respecto de los bienes.3OAF-Control Patrimonial

OAFElaboracin del Plan Anual de Mantenimiento y Reparacin

La OAF-Control Patrimonial, en base a la revisin del estado de uso y conservacin de los bienes asignados, elabora el Plan Anual de Mantenimiento y Reparacin para la aprobacin de la OAF.

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PlanAnualdeMantenimientoyReparacin aprobado8. Flujograma del procesof84Objetivo

Garantizar que el desplazamiento de bienes muebles fuera del local institucional y su reingreso se efecte conforme al marco legal de la materia.

Base legal

Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N 27444.Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175.Decreto Legislativo N 1023, que crea SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos.Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA, aprueban Reglamento de la Ley N29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales

3. Definiciones

Acta de Entrega Recepcin: documento suscrito por el representante autorizado de OAF-Control Patrimonial y el Usuario Responsable de la custodia de un bien, mediante el cual se deja constancia escrita de (i) la entrega del bien autorizado a salir del local institucional; y, (ii) la recepcin conforme del mismo realizada por el representante autorizado de OAF-Control Patrimonial.

4. Productos

Acta de Entrega-Recepcin

5. Formatos o documentos internos

Formato de Salida

6. Consideraciones

El Usuario Responsable del bien tiene que tener la diligencia necesaria para evitar que el bien se deteriore o pierda capacidad de uso de forma innecesaria mientras se encuentre bajo su custodia.El representante autorizado de la OAF-Control Patrimonial puede ser designadomediante un documento interno por parte del Jefe de la OAF para tal encargo.

7. Descripcin del procesoDenominacin del procesoDesplazamiento de bienes muebles fuera del local institucionalCdigoOAF-18f85Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF-Control PatrimonialSolicitud de Salida del Bien

La rea Usuaria solicita a OAF-Control Patrimonial el desplazamiento de un bien determinado fuera delf86Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadeslocal institucional indicando los motivos que sustentan la peticin.

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Solicitud de desplazamiento de bien fuera del local institucional.2OAF-ControlPatrimonialAutorizacin de Salida

La OAF decide si se atiende el pedido de salida en funcin a la disponibilidad del bien as como del estado de conservacin del mismo.

Una vez autorizada la salida, el rea Usuaria formular el Formato de Salida indicando:Las caractersticas del bien a ser desplazadoNombre y cargo del usuario responsable del bienMotivo que justifica el desplazamiento del bienFecha de reingreso del bien autorizado

El Formato de Salida una vez completado es suscrito por:El usuario responsable del bienOAF-Control PatrimonialJefe de la OAF

Se remite una copia del Formato de Salida al control de la entrada, as como a OAF-Logstica.

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Formato de Salida.3OAF-Control PatrimonialReingreso y entrega de bienes

Al momento de reingresar el bien al local institucional, el usuario responsable del mismo deber entregar en el control de la entrada a la Entidad la Copia del Formato de Salida.

El responsable del control de la entrada a la Entidad revisa que los bienes reingresantes sean aquellos que se autorizaron a salir, de acuerdo a lo consignado en el Formato de Salida. Si existe correspondencia entre ambos, firma la Copia del Formato de Salida y lo regresa al Usuario.

Una vez firmada la Copia del Formato, el Usuario8. Flujograma del procesoREAS USUARIACDIGOOAF-18DENOMINACIN:Desplazamiento de bienes muebles fuera del local institucionalREAS USUARIAJefe OAFOAF LogsticaINICIOEnva solicitud para el desplazamiento de un bienRecibe y analiza lasolicitudSolicitud de desplazamientose aprueba lasalida?Aprueba el desplazamientoNo aprueba el desplazamientoNoSAutorizacin de salida del bienRecibe autorizacin, completa y firma formato de salidaFormato de salidaRecibe copia del formato de salidaFinOAF SeguridadRecibe copia de formato de salidaRecibe, firma y remite formato al Jefe de la OAFRecibe, firma y devuelve formatoFormato firmado

Recibe y enva copias de formato

Copias de formatoUsuario Responsable del BienEntrega copia deformato de salida, al devolver el bienCopia del formato de salidaVerifica la correspondencia de los Formatos de SalidaDevuelve el formato verificado y firmado al usuario.Recibe el bienEntrega el bienCopia del formato verificado y firmadoFirma y entrega la copia del formato y el bienRecibe copia del formato y bienFirma y enva Acta de Entrega- RecepcinActa de Entrega- RecepcinRecibe y archiva acta.Recibe, firma y devuelve actaActa de Entrega- Recepcin firmadaFinAA123f87Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesentrega a OAF-Control Patrimonial:La Copia del Formato de Salida firmado por OAF- Seguridad.El bien reingresante

Como constancia de entrega y conformidad de la misma, el usuario responsable del bien y OAF-Control Patrimonial suscriben un Acta de Entrega-Recepcin.

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Copia del Formato de Salida con la firma del encargado del control de la entrada a la Entidad.Acta de Entrega-Recepcin.Denominacin del procesoPago de planillas de remuneraciones, Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, complementos remunerativos, dietas, viticos, Fondos para Pagos en Efectivo, proveedores, entre otros.Cdigo OAF -19Objetivo

Garantizar el pago de conceptos remunerativos, cualquiera sea la modalidad contractual, as como viticos, Fondo para Pagos en Efectivo, proveedores, entre otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley.

Base legal

Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.f88NNNLey de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009, Ley 29289.Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28212.Poltica Remunerativa de los Gerentes Pblicos, Decreto Supremo108-2009-EF.3. Definiciones

Contratacin Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administracin Pblica, privativa del Estado, que vincula a una entidad pblica con una persona natural que presta servicios de manera no autnoma. Se rige por normas del derecho pblico y confiere a las partes nicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto Legislativo N 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N 075-2008-PCM.Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan losniveles de direccin y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administracin de los recursos financieros, materiales, fsicos y humanos.Complemento Remunerativo: Es una asignacin especial que SERVIR otorgaa los Gerentes Pblicos, cuando estos asumen el cargo.Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo de los fondos pblicos.Dietas: Sumas de dinero que se les otorga a los miembros del Consejo Directivode SERVIR por la funcin realizada en cada sesin.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales estn sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes de gastos de viticos, encargos internos, planilla nicaf89de haberes, planilla de Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, planilla del complemento remunerativo del Cuerpo de Gerentes Pblicos, dietas del Consejo Directivo, proveedores, entre otros.Fondo para Pagos en Efectivo: Monto de recursos financieros constituido conRecursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligacin contrada, y en la que,segn la naturaleza de la obligacin, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados.Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligacincontrada por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP.Remuneraciones: Monto de dinero que recibe de forma peridica un trabajadorde su empleador a cambio del trabajo realizado.Servicios No Autnomo: Es la prestacin de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pblica de manera dependiente, sin que ello implique un vnculo laboral con la Entidad.Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

4. Productos

Planilla de remuneraciones pagada.Planilla del personal contratado bajo el rgimen de Contrato Administrativo de Servicios - CAS pagada.Planilla del complemento remunerativo de los Gerentes Pblicos pagada.Planilla de dietas del Consejo Directivo pagada.Planilla de viticos pagada.Asignacin del Fondo para Pagos en Efectivo.Reposicin del Fondo para Pagos en Efectivo.rdenes de Servicios pagada.rdenes de Compra pagada.

5. Formatos o documentos internos

Comprobantes de Pago.Cheques.Carta Orden.f906. Consideraciones

Se deber tener en cuenta al efectuar los pagos (haberes, impuestos, aportaciones, entre otros) los Cronogramas establecidos, a efectos de cancelarlos dentro de las fechas programadas y evitar sobrecostos innecesarios para la entidad por concepto de multas o moras.Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a travs de la Direccin Nacional de Tesoro Pblico (DNTP), se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para ello, la OAF-Logstica debe requerir a los proveedores su Cdigo de Cuenta Interbancaria - CCI, como requisito indispensable para que se presenten en el proceso de contratacin, a fin de evitar retrasos en sus pagos.A fin de estandarizar procedimientos y mejorar el orden interno, la OAF-Tesorera deber emitir un Cronograma de Pago a Proveedores en forma semanal.Cuando se utilizan cheques para el pago, de conformidad con lo dispuesto por laDirectiva de Tesorera N 002-2007-EF/77.15, quien lo recibe debe firmar el Comprobante de Pago y cancelar la Factura o Boleta de Venta en seal de conformidad de lo recepcionado.En caso, el pago se haya realizado mediante Cdigo de Cuenta Interbancaria -CCI, la OAF-Tesorera debe cancelar toda la documentacin estampando el sello pagado.El documento que autoriza la apertura del Fondo para Pagos en Efectivo es laResolucin de la OAF, en la que se debe sealar la dependencia, responsable, monto total asignado, monto total para cada adquisicin, los procedimientos y plazos para la rendicin de cuentas debidamente documentadas.7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF-ContabilidadRemisin de los expedientes de gastos devengados en el Sistema SIAF-SP:

La OAF-Contabilidad remite a la OAF-Tesorera los expedientes de gastos con la documentacin sustentatoria que exige la normatividad vigente y registrados en el Sistema SIAF-SP la fase del devengado, la cual debe encontrarse aprobada.

Producto:

Expediente de gastos debidamente documentado con el devengado aprobado en el Sistema SIAF- SP.2OAF-TesoreraControl previo de la documentacin sustentatoria

La OAF-Tesorera recepciona el expediente de gastos con el devengado aprobado en el Sistema SIAF-SP para revisar si la documentacin estaf9fActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesconforme y cuenta con los vistos y autorizaciones requeridas, de acuerdo a la normas sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a la OAF- Contabilidad para su regularizacin respectiva, utilizando el Formato de Observaciones; de estar conforme se continua con la siguiente actividad.

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Expediente de gastos validado por la OAF- Tesorera.3OAF-TesoreraRegistro de la fase del girado en el Sistema SIAF- SP

Despus de que la OAF-Tesorera ha revisado el expediente de gastos de haberes, viticos, impuestos, entre otros y es conforme, procede a registrar la fase del girado en el Sistema SIAF-SP para continuar con la siguiente actividad.

Producto:

Expediente de gastos registrado en el Sistema SIAF-SP, la fase del girado.4OAF-TesoreraFirma electrnica en el Sistema SIAF-SP

Slo en el pago a los proveedores, adicionalmente, la OAF-Tesorera procede a la firma electrnica en el Sistema SIAF-SP, dado que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante la transferencia electrnica a su Cdigo de Cuenta Interbancario - CCI. Luego lo deriva a la OAF para la firma electrnica correspondiente.5OAFFirma electrnica para la aprobacin del girado en el Sistema SIAF-SP

En el caso de los expedientes de gastos de los proveedores la OAF los recepciona y procede a firmarlos electrnicamente para la aprobacin respectiva del girado, debido a que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante su Cdigo de Cuenta Interbancario - CCI. Una vez firmado, se deriva a la OAF-Tesorera para continuar con la actividad siguiente.f92Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades6OAF-TesoreraImpresin de los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorizacin de Transferencia Electrnica

Luego de aprobado la fase del girado en el Sistema SIAF-SP, en todos los casos, se imprimen los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorizacin de Transferencia Electrnica, los cuales son anexados al expediente de gastos respectivos y derivados a la OAF para su firma.

Asimismo, en el caso del pago a proveedores, este deber programarse en el Cronograma de Pagos que se publica semanalmente.

Producto:

Comprobantes de Pago.Cheques.Carta Orden.Autorizacin de Transferencia Electrnica.Expediente de gastos con la fase de girado aprobado en el Sistema SIAF-SP.Cronograma de Pagos a Proveedores.7OAF-TesoreraPago haberes, viticos, proveedores, entre otros

Se paga al personal y/o proveedores mediante abono en cuentas bancarias y/o cheques, de acuerdo al gasto.

Producto:

Cheques.Abono en cuentas bancarias.8OAF-TesoreraArchivo de la documentacin sustentatoria de los expedientes de gastos

Toda la documentacin sustentatoria de gastos debe ser archivada para su custodia y verificacin posterior por los rganos de Control, de acuerdo a ley.

Producto:

Expedientesdegastosdebidamente documentados y cancelados.8. Flujogramaf93Denominacin del procesoIngresos obtenidos por la venta de bases de los procesos de contratacin convocadosCdigo OAF 20Objetivo

Realizar las acciones necesarias que permitan a SERVIR captar adecuadamente ingresos por las ventas de bases de los procesos de contratacin convocados.

Base legal

Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, Ley N 28693.Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.

3. Definiciones

rea usuaria: Se refiere a las Oficinas cuyas necesidades requieren ser atendidas con determinado servicio o bien para el cumplimiento y desarrollo de sus funciones.Bases: Documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la entidadconvocante, donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la preparacin y ejecucin del contrato y los derechos y obligaciones de los participantes y postores, en el marco de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relacin jurdica dentro de los alcances de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Convocatoria de procesos: Anuncio o escrito mediante el cual se da a conocerla existencia de una oportunidad laboral.Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo de los fondos pblicos.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Ingresos: Todas las ganancias que ingresan al conjunto total del presupuestode una entidad, ya sea pblica o privada.Percepcin del ingreso: Momento en el cual se produce la recaudacin, captacin u obtencin efectiva del ingreso.Recibo de ingresos: Documento interno que emite la OAF-Tesorera para elregistro y control del dinero captado por la entidad.Reglamento de Comprobantes de Pago: Es la norma emitida por la SUNAT mediante la cual se establece los requisitos y caractersticas que deben contener los Comprobantes de Pago.Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF- SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera delf94f95Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

4. Productos

Fondos pblicos recaudados por la venta de bases de los procesos de contratacin convocados.

5. Formatos o documentos internos

Recibos de Ingresos.Factura.

6. Consideraciones

Es importante que la OAF-Tesorera cumpla con realizar el depsito del dinero recaudado de acuerdo a ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, en un plazo no mayor a las 24 horas, siempre y cuando dicha percepcin sea en efectivo o con cheques del mismo banco. En caso se trate de cheques de otros bancos, se aplicar el plazo adicional del canje.Es importante que en la fase del recaudado en el Sistema SIAF-SP se registren las fechas, tanto de la recaudacin como la del depsito en el banco.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF- LogsticaElaboracin de las bases de los procesos de contratacin

La OAF-Logstica elabora las Bases, Cronogramas y Registro de Participantes para la convocatoria del proceso de contratacin y las remite a la OAF- Tesorera.

Producto

Bases del proceso de contratacin convocado.Cronogramas.Registro de Participantes (Nombre de la empresa o persona natural, direccin de la empresa, correo electrnico, RUC N, Recibo de Pago N).2OAF-TesoreraVenta de las basesf96Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesLa OAF-Tesorera segn Cronograma establecido por la OAF-Logstica vende las bases de los procesos convocados, a quienes lo requieren, percibiendo ingresos previo registro del postor en el Registro de Participantes, emitiendo la Factura y el Recibo de Ingresos correspondiente.

En el caso de la Factura, se le entrega al adquiriente el original y la copia de SUNAT y a la OAF-Tesorera la copia del emisor para su control y archivo.

En el Recibo de Ingresos, la OAF-Tesorera lo emite como documento de control interno por el dinero captado; por lo que, este documento no se entrega al adquiriente.

Producto

Registro de Participantes registrados.Recibo de Ingresos.Factura.3OAF-TesoreraRegistro del dinero recaudado

La OAF-Tesorera con el Recibo de Ingresos registra la fase del determinado en el Sistema SIAF-SP por los fondos recaudados en la venta de bases, una vez aprobada esta fase se contina con la siguiente actividad.

Producto

Expedientesdeingresosconlafasedel determinado aprobado en el Sistema SIAF-SP.4OAF-TesoreraDepsito del dinero recaudado

La OAF-Tesorera deposita en la cuenta bancaria de la entidad el dinero recaudado, recibiendo un voucher como constancia del depsito efectuado.

Producto

Fondos pblicos recaudados por la venta de bases de los procesos de contratacin pblica.5OAF-TesoreraRegistro del depsito bancariof97Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesLa OAF-Tesorera con el voucher del depsito bancario registra la fase del recaudado en el Sistema SIAF-SP.

Producto

Expedientesdeingresosconlafasedel recaudado aprobado en el Sistema SIAF-SP.6OAF-TesoreraRemisin del Registro de Participantes a la OAF-Logstica

La OAF-Tesorera al trmino de la convocatoria del proceso de contratacin, de acuerdo al Cronograma, procede a cerrar el Registro de Participantes y a enviarlo a la OAF-Logstica.

Producto

Registro de Participantes registrado y cerrado.7OAF-TesoreraArchivo de la documentacin sustentatoria de losexpedientes de ingresos

Toda la documentacin sustentatoria de ingresos debe ser archivada para su custodia de acuerdo a ley.

Producto

Expedientes de ingresos por la venta de bases debidamente documentados.8. Flujogramaf98Denominacin del procesoAplicacin de penalidades a los proveedores por incumplimiento de los contratos pactados con la entidadCdigo OAF-21Objetivo

Realizar las acciones necesarias que permitan a SERVIR aplicar las penalidades ante el incumplimiento de los contratos por parte de los proveedores.

Base legalf99Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, Ley N 28693.Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal 2009, LeyN 29289.Reglamento General de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT.

3. Definiciones

Comprobante de Pago: Es un documento que acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso, o la prestacin de servicios.Contrato: Es el acuerdo para crear, regular, modificar o extinguir una relacinjurdica dentro de los alcances de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional anombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo de los fondos pblicos.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos querespaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Fondos Pblicos: Todos los recursos financieros de carcter tributario y no tributario que se generan, obtienen u originan en la produccin o prestacin de bienes y servicios que las unidades ejecutoras o entidades realizan, con arreglo a ley.Ingresos: Todas las ganancias que ingresan al conjunto total del presupuesto deuna entidad, ya sea pblica o privada.Nota de Dbito: Son comprobantes de ndole contable y tributario, que sirven para sustentar el aumento del valor de las operaciones de venta, que consiste en la rectificacin por suplemento del precio facturado, errores u omisiones en el monto de la operacin. Excepcionalmente, el adquiriente o usuario podr emitir una Nota de Dbito como documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento contractual del proveedor, segn conste en el respectivo Contrato.Penalidad: Es una sancin pecuniaria establecida en el contrato suscrito, por no haber cumplido con todas o algunas de las clusulas contractuales.200Recibo de ingresos: Documento interno que emite la OAF-Tesorera para el registro y control del dinero captado por la entidad.Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

4. Producto FinalporconceptodepenalidaddebidoalFondospblicosrecaudados incumplimiento de contratos.5. Formatos o documentos internos

Recibo de Ingresos.Nota de Debito.

6. Consideraciones

La OAF-Logstica debe revisar peridicamente los contratos suscritos con los proveedores, a fin de determinar si estos estn cumpliendo con las clusulas pactadas.La OAF-Logstica es responsable del clculo de la liquidacin de penalidad, lacual debe ser elaborada segn el contrato suscrito con el proveedor y la normatividad que la regula.Es importante que la OAF-Tesorera cumpla con realizar el depsito del dinerorecaudado de acuerdo a ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, en un plazo no mayor a las 24 horas, siempre y cuando dicha percepcin sea en efectivo o con cheques del mismo banco. En caso se trate de cheques de otros bancos, se aplicar el plazo adicional del canje.Es importante que en la fase del recaudado en el Sistema SIAF-SP se registren las fechas, tanto de la recaudacin como la del depsito en el banco.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAF-Remisin del expediente de penalidadContabilidadLa OAF-Contabilidadderiva los expedientes degastos (rdenes de Compra y rdenes de Servicios)debidamentedocumentadosquecontienenlaliquidacin de penalidad efectuada por la OAF-Logstica,aplicadaalosproveedoresqueno20fActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadescumplieron con alguna clusula contractual en la entrega del producto o en la prestacin del servicio.

Producto

Liquidacin de penalidad validada por la OAF- Contabilidad.2OAF-TesoreraRecepcin del expediente de penalidad

La OAF-Tesorera recibe los expedientes de gastos (rdenes de Compra y rdenes de Servicios) que contienen la liquidacin de penalidad validada por la OAF-Contabilidad.3OAF-TesoreraControl previo del expediente de penalidad

Se verifica que el expediente este calculado en forma correcta, de no estarlo se devuelve a la OAF- Contabilidad, y de estarlo se prosigue con la siguiente actividad.

Producto

Liquidacin de penalidad validada por la OAF- Tesorera.4OAF-TesoreraRegistro del girado en el SIAF-SP

La liquidacin de penalidad validada se registra en la fase del girado del Sistema SIAF-SP, de la siguiente forma: por el importe de la penalidad a aplicar y por el importe neto a pagar al proveedor.

Luego de aprobado la fase del girado se contina con la siguiente actividad.

Producto

Liquidacin de penalidad debidamente calculada con la fase del girado aprobada.5OAF-TesoreraEmisin de los cheque por el importe de la penalidad a aplicar y por el neto a pagar al proveedor

En el caso de la penalidad, la OAF-Tesorera gira el cheque por el importe del clculo aprobado para202Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesdepositarlo en la cuenta bancaria de la entidad en la cual se program el gasto.

En cuanto al pago del proveedor, el mismo continuar su trmite en el Proceso de Pago de planillas de remuneraciones, Contratacin Administrativa de Servicios - CAS, complementos remunerativos, dietas, viticos, proveedores, entre otros

Producto

Cheque girado por el importe de la penalidad a favor de cuenta bancaria de la entidad.6OAF-TesoreraFondos depositados en la cuenta bancaria

La OAF-Tesorera deposita en la cuenta bancaria de la entidad lo captado por penalidad.

Producto

Fondopblicorecaudadoporpenalidad contractual.7OAF-TesoreraArchivo de la documentacin

La OAF-Tesorera archiva y custodia la documentacin sustentatoria que sustenta el fondo recaudado por la penalidad impuesta de acuerdo a ley.

Producto

Expediente de ingresos por la penalidad impuesta al proveedor, concluido.8. Flujograma203Denominacin del procesoDevoluciones efectuadas por menores gastos de viticos y/o encargos asignadosCdigo OAF-22Objetivo

Efectuar las acciones necesarias que permitan a SERVIR recuperar el dinero no utilizado en forma oportuna, el cual fue entregado por viticos y/o encargos internos al personal de la entidad.

Base legal

Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.204NNormas Generales de Tesorera, aprobadas por Resolucin Directoral 026-80-EF/77.15.Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2009, Ley N 29289.3. Definiciones

Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades pblicas con autorizacin de la Direccin Nacional del Tesoro Pblico para el manejo de los fondos pblicos.Encargos: Es la asignacin de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas.Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viticos yencargos no utilizados.Papeleta de depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6): Es un documento establecido por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico, con el cual se registra las recuperaciones efectuadas a favor del Tesoro Pblico.Recibo de ingresos: Documento interno que emite la OAF-Tesorera para elregistro y control del dinero captado por la entidad.Sistema Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF- SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.Viticos: Es la asignacin de fondos para cubrir los gastos por alimentacin,hospedaje y movilidad local, segn sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la localidad o de su centro de trabajo, por comisin de servicios con el carcter de eventual o transitorio.2054. Productos

Depsito del dinero a favor del Tesoro Pblico recuperado por menores gastos realizados por personal de la entidad.

5. Formatos o documentos internos

Recibo de Ingresos.Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).

6. Consideraciones

Si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la OAF-Tesorera deposita el importe recaudado en la cuenta bancaria utilizando la Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).Cuando la comisin de servicios se realiza a nivel nacional, la rendicin decuentas se presentar dentro de los ocho (08) das calendarios despus de culminada la misma.En el caso que la comisin de servicios se desarrolle en el exterior, el plazomximo para la rendicin de cuentas es de quince (15) das calendarios, contados a partir de finalizada la misma.De conformidad con la Directiva de Tesorera, la rendicin de cuentas deencargos deber presentarse como mximo dentro de los tres (03) das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1rea UsuariaEntrega del dinero no utilizado por viticos y/o encargos asignados

El personal de la entidad que recibi fondos por viticos y/o encargos deber efectuar la devolucin del dinero no utilizado a la OAF-Tesorera, dentro de los plazos utilizado a la OAF-Tesorera, dentro de los plazos establecidos por ley, presentando la Planilla de Devolucin elaborada por la OAF-Contabilidad.

Producto

Fondos no utilizados de los viticos y/o encargos asignados.Planilla de Devolucin.2OAF-TesoreraRecepcin del importe no utilizado206Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesLa OAF-Tesorera recepciona el dinero no utilizado por la persona que realiz la comisin de servicios y/o encargos; contrastando dicho monto con el que figura en la Planilla de Devolucin emitido por la OAF- Contabilidad, al momento de revisar la rendicin de cuentas, para que no existan diferencias al momento de registrar la devolucin en el Sistema SIAF-SP.3OAF-TesoreraEmisin del Recibo de Ingresos

La OAF-Tesorera una vez conforme la recepcin de los saldos no utilizados, emite el Recibo de Ingresos correspondiente.

Producto

Recibo de Ingresos.4OAF-TesoreraRegistro de la devolucin en el Sistema SIAF-SP

La OAF-Tesorera ingresa la devolucin en el Sistema SIAF-SP en el registro de origen, es decir, en el mismo registro con el cual se le otorg el dinero para realizar la comisin de servicios y/o encargos.

Producto

Expediente de devolucin registrada y aprobada en el Sistema SIAF-SP.5OAF-TesoreraDepsito del importe recaudado

La OAF-Tesorera deposita el dinero recaudado en la cuenta bancaria que corresponda.

El depsito debe realizarse dentro de las 24 horas de haber recibido el dinero la OAF-Tesorera, recepcionando de la entidad bancaria el voucher del depsito efectuado.

Slo si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la OAF- Tesorera lo depositar en la cuenta bancaria utilizando la Papeleta de Depsito a favor del Tesoro Pblico (T-6).

Producto8. Flujograma207Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesPapeleta de Depsitos a favor del Tesoro Pblico (T-6).6OAF-TesoreraArchivo de la documentacin que sustente el ingreso

La OAF-Tesorera archiva y custodia los documentos que sustenten el dinero recuperado.

Producto

Expediente de devolucin concluido.Cdigo OAF- 23Denominacin del procesoControl y custodia de los Ttulos/Valores

a.Objetivo208Efectuar las acciones necesarias que permitan a SERVIR llevar el control y custodia de los Ttulos/Valores en forma permanente.

b.Base legalNLey General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2009, Ley N 29289.Normas Generales de Tesorera, aprobadas por Resolucin Directoral 026-80-EF/77.15.Nueva Ley de Ttulos Valores, Ley N27287.3. Definiciones

Custodia: Cuidado y vigilancia de determinados ttulos o efectos, incluyendo el ejercicio de los derechos que correspondan en sus respectivos vencimientos.Reporte de Ttulos/Valores en Custodia: Documento digital que forma partedel Sistema Integral de Administracin y en el cual se consignar toda la informacin relativa al Ttulo Valor a custodiar.Ttulo/Valor: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo.Recibo de ingresos: Documento interno que emite la OAF-Tesorera para elregistro y control del dinero captado por la entidad.

4. Productos

Ttulo/Valor entregado al proveedor a cambio de recibir una prestacin satisfactoria de los servicios y/o recepcin satisfactoria de los bienes.

5. Formatos o documentos internos

Reporte de Ttulos/Valores en Custodia.Memorndum a la OAF-Logstica.Oficios a los Bancos.Acta de Devolucin.

6. Consideraciones

La OAF-Tesorera es responsable de llevar el registro, control, custodia, verificacin de la validez y de la vigencia de los documentos de valor resguardados.209la OAF-Logstica confirma que el ttulo-valor cumpla con los requisitos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento; y la OAF- Tesorera consulta en la entidad financiera que emiti el ttulo-valor sobre su autenticidad.La OAF-Tesorera deber comunicar a la OAF-Logstica con diez (10) das de anticipacin sobre el vencimiento de los Ttulos-Valores en custodia.El Reporte de Ttulos-Valores en Custodia ser un documento digital que formeparte del Sistema Integral de Administracin, el cual permitir en lnea conocer la situacin de los Ttulos-Valores.El Acta de Devolucin emitida por la OAF-Tesorera para entregar el documentovalor al proveedor deber contar con la firma de la OAF, en seal de aprobacin de dicha entrega.La devolucin del Ttulo-Valor lo efectuar OAF-Tesorera, previa remisin porparte de la OAF-Logstica del documento en el cual se autoriza la entrega del Ttulo-Valor y se adjunta copia de la Conformidad de Servicios y/o Gua de Remisin del pago al que el Ttulo-Valor garantizaba.

7. Descripcin del procesoActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades1OAFRemisin del ttulo-valor

La OAF-Logstica remite a la OAF el ttulo/valor en original, aprobado en cuanto a su contenido, de acuerdo a los aspectos contractuales.

Producto:

Titulo-valor.2OAF-TesoreraRecepcin del ttulo/valor

La OAF-Tesorera recepciona el ttulo/valor en original, debiendo verificar la originalidad del documento para su custodia3OAF-TesoreraConsulta en entidad financiera sobre la originalidad del ttulo/valor

La OAF-Tesorera consulta a la entidad financiera que gener el ttulo/valor sobre la autenticidad del documento, de no ser conforme se devuelve con documento a la OAF-Logstica para las acciones correspondientes, de serlo se contina con la siguiente actividad.

Producto2f0Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesTtulo/Valor validado por la OAF.4OAF-TesoreraRegistro del ttulo/valor

Con la conformidad de la entidad financiera se procede a registrar los datos del ttulo/valor en el Reporte de Ttulos/Valores para su control y custodia.

Producto:

Reporte de Ttulos/Valores en custodia.5OAF-TesoreraCustodia en caja fuerte del Ttulo/Valor

Una vez finalizado el registro se colocar el documento de valor en la caja fuerte para su resguardo.6OAF-TesoreraAcciones de control para verificar el respaldo delTtulo-Valor custodiado

La OAF-Tesorera deber comunicarse peridicamente con los bancos para confrontar los saldos de los ttulos-valores que tiene en custodia y de existir diferencia en contra del ttulo-valor lo comunicar a la OAF-Logstica para las acciones que correspondan realizar.

Producto:

Oficios a los bancos.7OAF-TesoreraRevisin de la vigencia del Ttulo/Valor

Asimismo, la OAF-Tesorera deber revisar diariamente la situacin de los ttulos-valores, determinando el prximo a vencer, el cual deber ser comunicado a la OAF-Logstica mediante documento, con diez (10) das de anticipacin, a fin que la OAF- Logstica informe si procede la renovacin o la devolucin del mismo.

En caso de renovarse el ttulo-valor se iniciar nuevamente el proceso, y de ser comunicarse que procede la devolucin se contina con la siguiente actividad.

Producto2ffActividadrgano ResponsableDescripcin de las actividadesMemorndum a la OAF-Logstica.8OAF-TesoreraDevolucin de Ttulo/Valor

La OAF-Logstica mediante documento comunica que procede efectuar la devolucin del ttulo/valor al proveedor, anexando para ello, copia de la Conformidad de Servicios y/o Gua de Remisin como sustento del trmino de la operacin al que el ttulo-valor garantizaba.

La OAF-Tesorera entregar al proveedor el ttulo- valor en custodia mediante Acta de Devolucin.

Producto

Acta de Devolucin.9OAF-TesoreraArchivo del Ttulo/Valor entregado

La OAF-Tesorera archivar el expediente del ttulo valor para las acciones de control posterior que pudieran presentarse, con los siguientes documentos: original del Acta de Devolucin, copia del ttulo-valor que estuvo en custodia, documento de la OAF- Logstica con el que se comunica que procede la devolucin y copia de la Conformidad de Servicios y/o Gua de Remisin de la operacin que garantiz el ttulo valor.

Producto

Expediente del Ttulo/valor8. Flujograma2f2Actividadrgano ResponsableDescripcin de las actividades10OAF-ContabilidadRegistro contable del Ttulo/Valor

La OAF-Tesorera informa mensualmente a la OAF- Contabilidad sobre la situacin de los ttulos-valores cuantificada para su respectivo registro contable en operaciones complementarias.

Esta comunicacin deber efectuarla dentro de los primeros cinco (05) das siguientes despus de finalizado el mes que se informa.

Producto:

Reporte de Ttulos-Valores en custodiaDenominacin del ProcesoUso y rendicin del Fondo para Pagos en EfectivoCdigo OAF-24Objetivo

Garantizar que la ejecucin de los gastos del Fondo para Pagos en Efectivose realice en forma eficiente y oportuna.

Base legal

Directiva de Tesorera N 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolucin Directoral N002-2007-EF/77.15.Normas Generales de Tesorera, aprobadas por Resolucin DirectoralN026-80-EF/77.15.2f3NLey Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112.Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley N 28411.Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2009, Ley N 29289.3. Definiciones

Cheque: Es un ttulo valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta.Documentacin sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluacin y control de las mismas.Fondo para Pagos en Efectivo: Monto de recursos financieros constituido conRecursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza nicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.Reposicin: Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados deacuerdo a lo aprobado y solicitado, previa verificacin de la documentacin sustentatoria.Sistema integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP): Constituye el medio informtico oficial para el registro, procesamiento y generacin de la informacin relacionada con la Administracin Financiera del Sector Pblico, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los rganos rectores de los sistemas integrantes de la Administracin Financiera del Sector Pblico.Pago: Constituye la etapa final de la ejecucin del gasto, en la cual el monto delgasto devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a travs del documento oficial


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