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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA EMISION

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PLANTA FISICA

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MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

PLANTA FISICA

NOMBRE: LILIANA VERIA ROJAS NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G. NOMBRE: ERIC DE WASSEIGE

CARGO: DIRECTOR PLANTA FSICA CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 02/07/2013 FECHA: 02/07/2013 FECHA: 02/07/2013

ELABORO REVISO APROBO


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INDICE GENERAL

1. GENERALIDADES 1.1. Introduccin 1.2. Objetivos del manual 1.3. Alcance del manual

2. PROCEDIMIENTOS DE PLANTA FISICA 2.1. PLANIFICACION ESPACIAL

2.1.1. ORGANIZACIN Y DISTRIBUCION ESPACIAL 2.1.1.1. Desarrollo de las actividades 2.1.1.2. Flujograma

2.1.2. ASIGNACION DE ESPACIOS (AULAS) 2.1.2.1. Desarrollo de las actividades 2.1.2.2. Flujograma

2.2. DESARROLLO DE PROYECTOS OBRAS DE EJECUCION Y REMODELACION 2.2.1. OBRA CIVIL EJECUTADA POR PERSONAL INTERNO

2.2.1.1. Desarrollo de las actividades 2.2.1.2. Flujograma

2.2.2. ADQUISICION DE MOBILIARIO Y/O CONTRATACION DE OBRA CIVIL 2.2.2.1. Desarrollo de las actividades 2.2.2.2. Flujograma

2.3. MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA FISICA 2.3.1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO


2.3.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO 2.3.2.1. Desarrollo de las actividades 2.3.2.2. Flujograma

2.3.3. MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA Y ORDEN 2.3.3.1. Desarrollo de las actividades 2.3.3.2. Flujograma


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2.3.4. SERVICIO DE CAFETERIA

2.3.5. BRIGADAS

2.3.6. CONTROL DE INVENTARIOS 2.3.6.1. Desarrollo de las actividades 2.3.6.2. Flujograma

2.4. ACTIVIDADES DE APOYO 2.4.1. EVENTOS


2.4.2. JORNADAS ESPECIALES 2.4.2.1. Desarrollo de las actividades 2.4.2.2. Flujograma

3. DEFINICIONES

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS

5. REGISTROS

6. CONTROL DE CAMBIOS


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1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCION

El Departamento de Planta Fsica tiene como finalidad desarrollar, consolidar, mantener y conservar la infraestructura

fsico espacial de la Universidad La Gran Colombia sede Bogot, bajo la normativa y legislacin patrimonial, distrital y nacional existente, a travs de planes y programas que estn orientados a promover la administracin eficiente de los

recursos, mediante el diseo y la construccin de nuevas estructuras para el desarrollo de funciones acadmicas y

administrativas y el conjunto de acciones orientadas al mejoramiento progresivo de la infraestructura hasta alcanzar los

niveles ptimos de confort requeridos para el normal funcionamiento de la universidad.

Para ello trabaja en cuatro escenarios de intervencin : PLANIFICACIN - GESTION - COORDINACIN Y

SUPERVISIN que representan el que hacer del departamento a travs de cuatro procesos coordinados : PLANIFICACIN

ESPACIAL DESARROLLO DE PROYECTOS - MANTENIMIENTO Y ATENCIN DE EVENTOS.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los servicios y recursos de infraestructura fsica, necesarios para el buen desempeo de las actividades propias de

cada una de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia.

1.3 ALCANCE MANUAL

Establece los procesos y procedimientos de servicio, mantenimiento y atencin de la infraestructura fsica de la Universidad

La Gran Colombia en la sede de Bogot.

Escenarios de Intervencin

Procesos del Departamento de Planta

Fsica con las secciones de Servicios

Generales y Aseo y Mantenimiento


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2. PROCEDIMIENTO PLANTA FISICA 2.1 PLANIFICACION ESPACIAL 2.1.1. ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN ESPACIAL El Departamento planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura fsica de la institucin, de manera que la

comunidad universitaria desarrolle sus actividades acadmicas y extra acadmicas en un ambiente agradable, seguro, limpio y

armnico.

2.1.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

1 Direccin

Departamento de

Planta fsica

REPORTE DE NECESIDADES:

Por necesidad o solicitud planea la distribucin de espacios para actividades acadmicas y administrativas.

Reporta en reuniones semanales a Vicerrectora administrativa para aprobacin Acta Ejecutiva.

2 Vicerrectora

Administrativa

APROBACIN DE DISTRIBUCIN ESPACIAL:

Aprueba o niega la asignacin o cambios planteados por la direccin de planta fsica.

3 Proceso de Planta

Fsica

COORDINACIN DE ADECUACIN:

Si es aprobada la asignacin de espacios, la direccin de Planta Fsica coordina con las secciones de Servicios

Generales y Mantenimiento y Aseo, la ejecucin de obras de adecuacin y aseo general

CONTRATACIN EXTERNA:

Gestiona la contratacin externa si se requiere

NOTIFICACIN DE ADECUACIONES:

Notifica a la dependencia o dependencias involucradas mediante visita al sitio y programa traslado y adecuacin de mobiliario.

ADECUACIN PUNTOS DE RED Y AUDIOVISUAL:

Coordina con el Departamento de Sistemas y con Medios Audiovisuales la adecuacin de puntos de red y la instalacin de equipos audiovisuales.

4 Servicios Generales Mantenimiento y Aseo

EJECUCIN DE ADECUACIONES:

Ejecutan la actividad requerida de acuerdo a los parmetros establecidos.

5 Planta Fsica ACTA DE ENTREGA:

Levanta Acta de entrega y reporta entrega del espacio al Vicerrector Administrativo

6

Vicerrector

Administrativo Directora de Planta

Fsica

ENTREGA DE ESPACIO LOCATIVO:

Hace entrega a la dependencia solicitante mediante acta de entrega y visita al sitio.

7 Dependencia - usuario RECIBO A SATISFACCIN:

Recibe a satisfaccin el espacio firmando el acta respectiva.

2.1.1.2. FLUJOGRAMA

UNIDAD / DEPENDENCIAVICERRECTORA

ADMINISTRATIVAPLANTA FSICA

INICIO

SOLICITUD DE

ESPACIOS

LOCATIVOS

REPORTE DE

NECESIDADES

APROBACIN DE

DISTRIBUCIN

ESPACIAL

COORDINACIN

DE ADECUACIN

CONTRATACIN

EXTERNA

NOTIFICACIN DE

ADECUACIONES

ADECUACIN

PUNTOS DE RED Y

AUDIOVISUAL

EJECUCIN DE

ADECUACIONES

ACTA DE

ENTREGA

ENTREGA DE

ESPACIO

LOCATIVO

RECIBO A

SATISFACCIN

FIN

NO

SI


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2.1.2. ASIGNACIN DE ESPACIOS (AULAS) Semestralmente la Direccin de Planta fsica revisa y asigna las aulas de clase para cada facultad de acuerdo a los

requerimientos y disposiciones institucionales.

2.1.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES


1

Direccin

Departamento de Planta fsica

ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE AULAS:

Organiza y distribuye las aulas segn necesidades del servicio, bajo los parmetros establecidos por las vicerrectoras.

2 Vicerrectora

Administrativa APROBACIN:

Avala la distribucin de aulas e informa a la Vicerrectora Acadmica.

3 Proceso de Planta

Fsica

PREPARACIN DE AULA:

En coordinacin con Servicios Generales suministra y adecua el espacio y el mobiliario segn la capacidad del

aula.

En coordinacin con Medios Audiovisuales y el Departamento de Sistemas si es el caso, se hacen las adecuaciones necesarias para el uso adecuado del espacio.

4 Servicios Generales Mantenimiento y Aseo

ADECUACIN DE AULA:

Ejecutan la actividad requerida de acuerdo a las instrucciones dadas.

5 Planta Fsica ACTA DE ENTREGA: Levanta Acta de entrega y reporta entrega del espacio al Vicerrector Administrativo

6

Vicerrector

Administrativo Directora de Planta

Fsica

ENTREGA DE AULA:

Hace entrega a la dependencia solicitante mediante acta de entrega y visita al sitio.

7 Dependencia - usuario RECIBO A SATISFACCIN:

Recibe a satisfaccin el espacio firmando el acta respectiva.

2.1.2.2 FLUJOGRAMA

UNIDAD / DEPENDENCIAVICERRECTORA


NO

SI

ORGANIZACIN Y

DISTRIBUCIN DE

AULAS

ENTREGA DE

ESPACIO

LOCATIVO

ADECUACIN DE

AULA

APROBACIN

DE AULAS

PREPARACIN DE

AULA

SOLICITUD DE

AULAS

ACTA DE

ENTREGA

RECIBO A

SATISFACCIN

INICIO

FIN

2.2. DESARROLLO DE PROYECTOS OBRAS DE ADECUACIN Y REMODELACION 2.2.1. OBRA CIVIL EJECUTADA POR PERSONAL INTERNO

El Departamento de Planta Fsica establece de acuerdo a su cronograma anual de Mantenimiento que obra civil puede ser

ejecutada por personal de planta de la Universidad segn sus reas de desempeo.


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2.2.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1 Usuario SOLICITUD JUSTIFICADA:

Genera la solicitud justificada bajo una comunicacin dirigida a la vicerrectora administrativa

2 Vicerrectora

Administrativa DIRECCIN DE SOLICITUDES:

Direcciona a la dependencia de Planta Fsica las solicitudes bajo parmetros de prioridad.

3 Direccin de Planta

Fsica

VERIFICA VIABILIDAD Y PRIORIDAD:

Verifica viabilidad y prioridad de los requerimientos, planea, realiza y presupuesta el cronograma anual, en

coordinacin con la seccin de Servicios Generales y Mantenimiento y Aseo.

Reporta en reunin semanal a la Vicerrectora Administrativa para asignacin presupuestal y aprobacin. acta ejecutiva.

4 Vicerrector

Administrativo CONCEPTO:

Emite concepto favorable o desfavorable

5 Director de Planta

Fsica

PLANIFICACIN DE ACUERDO A CONCEPTO:

Desfavorable: se informa a la dependencia que solicita la remodelacin, la decisin de no autorizacin.

Favorable: se programa dentro del calendario anual de mantenimiento la ejecucin de la solicitud

6 Direccin de Planta

Fsica

COORDINACIN DE OBRAS:

En coordinacin con las dos secciones define obras que se realizan con personal interno y obras que debern ser

ejecutadas por contratistas externos.

7 Jefe de Servicios

Generales

EJECUCIN DE ACTIVIDADES:

Para las obras de ejecucin interna solicita con antelacin los materiales e insumos necesarios (pedido de

compra o pedido de entrega de material a almacn) y realiza la programacin de personal.

8 Compras y Suministros

GESTIN DE COMPRAS:

Realiza la adquisicin o entrega de insumos

9 Proceso de Planta

Fsica

SEGUIMIENTO A OBRA:

Verifica y controla la ejecucin de obras y mantenimiento segn cronograma, realiza la interventora y levanta acta de entrega y registro fotogrfico.

10 Dependencia

solicitante. RECIBO A SATISFACCIN:

Recibe a Satisfaccin firmando el acta respectiva

2.2.1.2. FLUJOGRAMA:

COMPRAS Y

SUMINISTROS

UNIDAD /

DEPENDENCIA

VICERRECTORA


INICIO

SOLICITUD DE

AULAS

VERIFICA

VIABILIDAD Y

PRIORIDAD

CONCEPTO

FINAL

DIRECCIN DE

SOLICITUDES

NO

PLANIFICACIN

DE ACUERDO A

CONCEPTO

NO

COORDINACIN

DE OBRAS

EJECUCIN DE

ACTIVIDADES

SEGUIMIENTO

A OBRA

FIN

GESTIN DE

COMPRAS

RECIBO A

SATISFACCIN


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2.2.2. ADQUISICION DE MOBILIARIO Y/O CONTRATACION DE OBRA CIVIL El Departamento de Planta Fsica gestiona la contratacin de mobiliario y/o las obras civiles, que requieran las

dependencias de la Universidad.

2.2.2.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:


1 Usuario SOLICITUD DE OBRA CIVIL:

Realiza la solicitud de obra civil y/o mobiliario de acuerdo a la necesidad bajo memorando firmado por el Director de Dependencia o Decano de Facultad.

2 Proceso de Planta

Fsica VERIFICACIN DE SOLICITUD DE OBRA CIVIL:

Verifica si la necesidad es viable, y si es o no prioritaria.

3 Proceso de Planta

Fsica VIABILIDAD:

Si no es viable y/o prioritaria se informa a la Dependencia o Facultad solicitante y se plantean otras opciones.

4 Proceso de Planta

Fsica

VERIFICACIN DE CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO:

Si es viable y/o prioritaria se consulta el cronograma de actividades y el presupuesto para la Dependencia o Facultad.

5 Proceso de Planta

Fsica PROCESO DE CONTRATACIN:

Procede a la contratacin de obra civil y/o compra de mobiliario.

6 Proceso de Planta

Fsica

CITACIN DE PROVEEDORES:

Enva correo electrnico a [email protected], solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha,

hora, objetivo y quien atiende la visita

7 Proceso de Compras y

Suministros GESTIN DE COMPRAS:

Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores.

8 Proveedores VISITA TCNICA:

Llegan al Departamento de Compras, firman listado de asistencia y proceden a realizar el recorrido con la

persona que atiende la visita.

9 Proceso de Planta

Fsica

DESCRIPCIN DE NECESIDADES:

Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida la obra civil o el producto a cotizar de acuerdo a las

sugerencias del proveedor. Se establece la fecha lmite para que enven los diseos y/o cotizaciones al correo del

Departamento de Planta Fsica

10 Proveedores REALIZACIN DE DISEOS:

Enva diseos al correo del Dpto. de Planta Fsica.

11 Proceso de Planta

Fsica

APROBACIN DE DISEOS:

Revisan los diseos y seleccionan el que cumple con todas las especificaciones requeridas, con el fin de enviarlo por correo a todos los proveedores que enviaron diseo.

12 Proveedores EMITIR COTIZACIN:

Enva cotizacin a Departamento de Planta Fsica con copia al Departamento de Compras de acuerdo al diseo enviado previamente.


Fsica

COMPARATIVO DE COTIZACIONES:

Realiza cuadro comparativo de las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones, luego procede a llevarlo a la seccin de presupuesto junto con las respectivas cotizaciones con el fin de conocer la partida presupuestal

que se tiene para llevar a cabo dicho proyecto

14 Presupuesto VALIDACIN DE PRESUPUESTO:

Realiza trmite correspondiente y devuelve el respectivo cuadro y sus cotizaciones con el sello donde se indica el presupuesto.


Fsica

REMISIN DE DOCUMENTOS DE COTIZACIN:

Entrega al Dpto. de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal.

16 Departamento de

Compras

GESTIN DE APROBACIN:

Solicita V B del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 del Departamento de Compras y luego se sube a

los archivos compartidos o se enva por correo al Departamento de Planta Fsica.


Fsica EMISIN DE ORDEN DE TRABAJO:

Realiza la orden de trabajo y luego procede a realizar la solicitud de pedido.


Fsica SOLICITUD DE ANTICIPO:

Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para solicitarlo al Departamento de Compras


Suministros

TRAMITE DE ANTICIPO:

Recibe documentos para: ANTICIPO: Memorando, Solicitud de pedido y

Orden de trabajo. PAGO

100% contra entrega: memorando, Solicitud de pedido, Orden de trabajo, factura o cuenta de cobro.

17 Proveedores EJECUCIN DE OBRA CIVIL:

Empieza a realiza el trabajo o el producto bajo la interventora del Director del Dpto. de Planta Fsica.

18 Proveedores ENREGA DE OBRA:

Entrega el trabajo o el producto al Departamento de Planta Fsica.


Fsica REGISTRO FOTOGRFICO:

Toma registro fotogrfico de los trabajos realizados.


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Fsica MEMORANDO DE ACTA FINAL:

Realiza memorando de Acta Final de Entrega para ser firmada por el Director de Planta Fsica y el Proveedor.

21 Departamento de

Compras

ENTRADA DE ACTIVO FIJO:

Realiza la entrada y salida de almacn con los respectivos soportes y enva al Departamento de Compras los

soportes para pago o legalizacin segn corresponda.


Fsica

INFORME DE SEGUIMIENTO:

Informa a la Vicerrectora Administrativa el avance de las obras realizadas y hace entrega de los trabajos a la

Dependencia o Facultad con memorando de Acta de Entrega.

23 Usuario RECIBO A SATISFACCIN:

Recibe a satisfaccin los trabajos realizados.

2.2.2.2. FLUJOGRAMA:

PRESUPUESTOPROVEEDORCOMPRAS Y

SUMINISTROSPLANTA FSICA

VICERRECTORA

ADMINISTRATIVA

UNIDAD /

DEPENDENCIA

NO

VERIFICACIN

DE SOLICITUD

DE OBRA CIVIL

VIABILIDAD

SOLICITUD

DE OBRA

CIVIL

INICIO

VERIFICACIN DE

CRONOGRAMA Y

PRESUPUESTO

PROCESO DE

CONTRATACIN

CITACIN DE

PROVEEDORES

GESTIN DE

COMPRASVISITA TCNICA

DESCRIPCIN DE

NECESIDADES

REALIZACIN DE

DISEOS

APROBACIN DE

DISEOS

EMITIR

COTIZACIN

COMPARATIVO

DE

COTIZACIONES

VALIDACIN DE

PRESUPUESTO

REMISIN DE

DOCUMENTOS DE

COTIZACIN

GESTIN DE

APROBACIN

EMISIN DE

ORDEN DE

TRABAJO

SOLICITUD DE

ANTICIPO

TRAMITE DE

ANTICIPO

EJECUCIN DE

OBRA CIVIL

ENREGA DE OBRA

REGISTRO

FOTOGRFICO

MEMORANDO DE

ACTA FINAL

ENTRADA DE

ACTIVO FIJO

INFORME DE

SEGUIMIENTO

RECIBO A

SATISFACCIN

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2.3. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA: 2.3.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Tiene como finalidad el buen funcionamiento bajo actividades programadas de inspeccin que debe llevarse en forma

peridica en base en un plan establecido por la direccin de planta fsica. El propsito es corregir y mantener las

instalaciones en funcionamiento con eficiencia y calidad ptimas.

- Mantenimiento General de Planta fsica - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentacin - Carpintera y ebanistera - Jardinera y poda de vegetacin - Plomera y fontanera - Sistema elctrico revisin de subestaciones, tableros elctricos instalaciones elctricas, iluminacin etc. - Velar por el buen funcionamiento del sistema telefnico.

El mantenimiento preventivo que realiza el proceso de planta fsica se establece en el cronograma de mantenimiento

anual.




Fsica PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Programacin de mantenimiento preventivo por dependencias (Cronograma anual)

2 Jefe de Servicios

Generales

PLANEACIN Y EJECUCIN DE CRONOGRAMA:

Recibe, Planea y ejecuta diariamente las actividades de mantenimiento segn cronograma anual y de las solicitudes de atencin prioritaria, gestiona material, herramienta y equipo necesarios.



Proceso de Compras y suministro.

4 Proceso de Planta

Fsica

ENTREGA DE TRABAJOS EJECUTADOS:

En coordinacin con la seccin de Servicios Generales y la seccin de Mantenimiento e Higiene hace entrega a

las diferentes dependencias de los trabajos ejecutados mediante acta de entrega.


Fsica

VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO:

Verificacin del cumplimiento del cronograma de mantenimiento, programa, gestiona y ejecuta la contratacin

externa y pedidos de mobiliario.

2.3.1.2 FLUJOGRAMA:

COMPRAS Y SUMINISTROSPLANTA FSICA

INICIO

PROGRAMACIN

DE

MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

GESTIN DE

COMPRAS

GESTIN DE

COMPRAS

ENTREGA DE

TRABAJOS

EJECUTADOS

VERIFICACIN Y

SEGUIMIENTO AL

CRONOGRAMA

DE

MANTENIMIENTO

FIN


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2.3.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Es el mantenimiento que requiere ser corregidos en plazo breve, y que tiene como fin corregir las fallas que no afecten el

normal funcionamiento de los espacios y de sus instalaciones.

- Mantenimiento especifico por espacios - Pintura por reas - Carpintera - Plomera y fontanera - Sistema elctrico revisin de tableros elctricos, instalaciones elctricas, iluminacin etc. - Revisin constante de sistema telefnico. - Cerrajera - Vidriera



1 Jefe de Servicios

Generales

COORDINAR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Recibe, Planear y ejecutar diariamente las actividades de mantenimiento correctivo segn solicitud escrita

mediante correo institucional y de las solicitudes de atencin prioritaria, gestiona material, herramienta y equipo necesarios.

2 Funcionario asignado EJECUCIN MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Recibe indicaciones y acude al rea solicitante, verifica el problema, determina materiales, si cuenta con materiales lo realiza, si no gestiona el suministro de los mismos.

3 rea solicitante VERIFICACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Verificacin del trabajo y firma de conformidad.

4 Funcionario asignado CULMINACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Recibe el formato debidamente firmado e informa al Jefe de Servicios Generales sobre la culminacin del

servicio

5 Jefe de Servicios

Generales APROBACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trmite.

2.3.2.2 FLUJOGRAMA:

UNIDAD - DEPENDENCIA SERVICIOS GENERALES

CORREO INSTITUCIONAL

INICIO

SOLICITUD DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

COORDINAR

ACTIVIDADES DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

EJECUCIN

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

VERIFICACIN DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

CULMINACIN DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

FIRMA DE

ACEPTACIN

APROBACIN DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

FIN

2.3.3. MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA Y ORDEN La finalidad de este proceso es mantener en buenas condiciones de orden y aseo cada una de las reas de la Universidad,

bajo la operacin del personal capacitado, contando con elementos de aseo y cafetera ptimos y utilizando equipos

idneos que contribuyan a la conservacin y embellecimiento de las instalaciones.


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2.3.3.1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

2.3.3.2. FLUJOGRAMA

ASEO Y MANTENIMIENTO

APROBACIN DE

MANTENIMIENTO

CORRECTIVO

COORDINACIN

DE PERSONAL

VERIFICACIN DE

ACTIVIDADES

FIN

INICIO

ASGINACIN DE

ELEMENTOS Y

SUPERVISIN DE

LABORES

EJECUCIN DE

ACTIVIDADES

PROGRAMACIN

DE LIMPIEZA Y

ORDEN

2.3.4. SERVICIO DE CAFETERIA El personal femenino prestar el servicio de cafetera en cada una de las reas y en los horarios establecidos, de igual

manera estar atento para la atencin de reuniones cuando haya lugar; para ello, el personal femenino debe tener presente

los siguientes aspectos.

a) En todas las dependencias y facultades se requiere del servicio de cafetera. b) El personal asignado en cada una de las dependencias deber prestar el servicio de cafetera. c) Mensualmente al personal femenino se le har entrega de los elementos de cafetera. d) Cada una de las seoras ejecuta las actividades de cafetera en las reas asignadas. e) Verifica que las personas de las diferentes reas sean atendidas y cuenten con los suministros necesarios.

2.3.5. BRIGADAS Con el nimo de mantener en ptimas condiciones de aseo y orden las instalaciones de la universidad se organizan

brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrn ser programadas o

imprevistas; para lo cual se tienen en cuenta los siguientes criterios:

a) Surge la necesidad de mantener las reas comunes o especificas en condiciones ptimas de limpieza b) Se asigna el personal, indicndole la tarea a ejecutar, la hora de inicio y el objetivo a cumplir. c) Entrega de recursos para atender la actividad. d) Verifica el personal asignado, horario y la tarea a desarrollar.

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1. Planta Fsica PROGRAMACIN DE LIMPIEZA Y ORDEN:

En todas las dependencias y facultades se requiere la limpieza a diario.

2. Jefe de Aseo y

Mantenimiento

COORDINACIN DE PERSONAL:

Asignacin de personal, horarios y funciones al personal femenino, teniendo en cuenta la necesidad en cada una de

las dependencias y facultades.

3. Supervisora ASGINACIN DE ELEMENTOS Y SUPERVISIN DE LABORES:

Asigna elementos de aseo al personal femenino y supervisa la labor que realiza cada una de las seoras.

4. Personal Femenino EJECUCIN DE ACTIVIDADES:

Cada una de las seoras ejecuta las actividades de aseo en las reas correspondientes.

5.

Jefe de Aseo y

Mantenimiento Supervisora

VERIFICACIN DE ACTIVIDADES:

Verifica la asistencia y gestin de cada una de las seoras segn corresponda el rea.


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2.3.6. CONTROL DE INVENTARIOS PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERIA Este proceso consiste en enviar la solicitud de los productos de aseo y cafetera con las respectivas especificaciones y

cantidades previstas anualmente al departamento de compras, para que ellos realicen la adquisicin y peridicamente se

pueda suministrar a las diferentes dependencias de la Universidad.

2.3.6.1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

2.3.6.2. FLUJOGRAMA

COMPRAS Y SUMINISTROSASEO Y MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE

ELEMENTOS DE

ASEO Y

CAFETERAS

RECEPCIN DE

ELEMENTOS DE

ASEO Y

CAFETERA

FIN

TRANSPORTE DE

PEDIDOS

REGISTRO DE

CANTIDADES DE

INVENTARIO

GESTIN DE

COMPRAS

INICIO

DISTRIBUCIN DE

PEDIDOS POR

UNIDAD Y/O

FACULTAD

ENTREGA DE

ELEMENTOS AL

PERSONAL

FEMENINO

2.4. ACTIVIDADES DE APOYO 2.4.1. EVENTOS

Se brindara el apoyo requerido a los eventos asignados por la direccin de planta fsica con el fin de que estos se

desarrollen oportuna y eficientemente por el rea solicitante.

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1. Jefe de Aseo y

Mantenimiento

SOLICITUD DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERAS:

Realizar la solicitud de elementos de aseo y cafetera con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada

uno de los productos.

2. Proceso de Compras y


Proceso de cotizacin, adjudicacin, y compra de productos.

3. Almacenista y

supervisora

RECEPCIN DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERA:

Reciben los productos solicitados mensualmente verificando cantidades, unidades de medida y especificaciones de

cada producto.

4. Supervisora DISTRIBUCIN DE PEDIDOS POR UNIDAD Y/O FACULTAD:

Organiza y alista pedidos por dependencias y facultades de acuerdo al cronograma establecido.

5. Auxiliar de Servicios

Generales TRANSPORTE DE PEDIDOS:

Transporta pedidos segn corresponda la dependencia y cronograma.

6. Aseadoras ENTREGA DE ELEMENTOS AL PERSONAL FEMENINO: Reciben, almacenan y utilizan los productos.

7. Jefe de Aseo y Mantenimiento

REGISTRO DE CANTIDADES DE INVENTARIO:

Registra cantidades recibidas y entregadas como control de inventarios.


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2.4.1.1. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD


1 Direccin Planta

Fsica

RECEPCIN DE SOLICITUD DE EVENTO:

Recibe la solicitud, coordina con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento segn

corresponda

2 Jefe de Servicios

Generales Jefe de Aseo y Mantenimiento

COORDINACIN DEL EVENTO:

Registra la actividad, Asigna personal y recursos.

3 Funcionario asignado EJECUCIN DEL EVENTO:

Recibe indicaciones y ejecuta la accin de apoyo.

4

Jefe de Servicios


- supervisora

SUPERVISIN DEL EVENTO:

Verifica y supervisa el trabajo encargado.

5 rea solicitante CALIFICACIN DEL EVENTO:

Evala y califa el servicio de apoyo prestado

6

Jefe de servicios

generales-Jefe de Aseo y Mantenimiento

ARCHIVO Y SEGUIMIENTO A CALIFICACIONES DEL USUARIO:

Fin del trmite.

2.4.1.2. FLUJOGRAMA

UNIDAD Y/O DEPENDENCIA PLANTA FSICA

FIN

SUPERVISIN DEL

EVENTO

EJECUCIN DEL

EVENTO

COORDINACIN

DEL EVENTO

SOLICITUD DE

EVENTO

INICIO

ARCHIVO Y

SEGUIMIENTO A

CALIFICACIONES

DEL USUARIO

CALIFICACIN

DEL EVENTO

RECEPCIN DE

SOLICITUD DE

EVENTO


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2.4.2. JORNADAS ESPECIALES Se prestar el servicio para la adecuacin, organizacin y aseo en jornadas Especiales como Icfes, Ferias empresariales y

prstamos de la Planta Fsica para pruebas de estado.


1. Direccin Planta

Fsica

RECEPCIN DE SOLICITUD DE EVENTO: Recibe la solicitud, coordina con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento segn corresponda

2.

Jefe de Servicios


COORDINACIN DEL EVENTO: Se asigna al personal encargado, para realizar instalaciones elctricas, adecuacin de espacios, ubicacin de

mobiliario, y limpieza de reas.

3. Funcionario asignado EJECUCIN DEL EVENTO: Recibe indicaciones para desarrollar la jornada solicitada.

4.

Jefe de Servicios


- supervisora

SUPERVISIN DEL EVENTO: Verifica y supervisa el trabajo encargado.

5. Funcionarios

Asignados

REORGANIZACIN DE LOCACIN:

Se encargan de dejar las instalaciones nuevamente en orden y recogen sillas y mobiliario utilizado en la

actividad.

2.4.1 FLUJOGRAMA

PLANTA FSICAUNIDAD Y/O DEPENDENCIA

EJECUCIN DEL

EVENTO

SUPERVISIN DEL

EVENTO

SOLICITUD DE

EVENTO

INICIO

REORGANIZACI

N DE LOCACIN

COORDINACIN

DEL EVENTO

FIN

RECEPCIN DE

SOLICITUD DE

EVENTO


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3. DEFINICIONES:

- Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la

actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento especfico.

- Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en un tiempo mnimo y de la manera ms eficiente.

- Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna deteccin y correccin de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecucin y evaluacin de las acciones,

con el propsito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignacin de recursos.

- Contratista: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad tcnica y econmica adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas

acciones profesionales o tcnicas bajo condiciones previamente definidas.

- Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios tcnicos ajenos al establecimiento. En l se definen los

compromisos adquiridos, plazos de ejecucin, montos y forma de pago, garantas, sanciones, etc.

- Cotizacin: Solicitud escrita de cotizacin a varios contratistas, proveedores o servicios tcnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carcter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de

exigencias tcnicas y administrativas.

- Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo anlisis indica el grado de cumplimiento de los niveles de servicio previamente establecidos.

- Infraestructura: Es el trmino que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las actividades acadmicas y administrativas de la Institucin, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de

agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.

- Interventora: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona o Dependencia para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento,

dentro de los trminos establecidos en las clusulas estipuladas en el contrato.

- Higiene: El trmino higiene se designa al conjunto de conocimientos y tcnicas que se ocupan de controlar aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero tambin hace referencia al aseo, limpieza y

cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.

- Mantenimiento: Accin eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de

racionalizar costos de operacin. El mantenimiento debe ser tanto peridico como permanente, preventivo y

correctivo.

- Mantenimiento correctivo: Accin de carcter puntual a raz del uso, agotamiento de la vida til u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o

planta fsica, permitiendo su recuperacin, restauracin o renovacin, sin agregarle valor al establecimiento.

- Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daos que se han presentado, o sustituir algn elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los

otros procesos del SIGEC de la Institucin o su ambiente fsico de trabajo.

- Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programacin peridica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado

y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.


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- Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participacin de un nmero de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.

- Presupuesto: El presupuesto es un instrumento y una norma importante que sirve como un medio administrativo para la determinacin adecuada del dinero representado por los costos. Del mismo modo, en l tambin se encuentra la

debida utilizacin de los recursos disponibles, acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o

departamentos.

- Revisin Tcnica: hace referencia a la revisin de un equipo utilizando instrumentos de medida y parmetros de referencia, que permitan emitir un diagnstico.

- Supervisin: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria y prestando un ptimo adecuado de servicios.


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4. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

Plan de Regularizacin y Manejo PRM

Plan estratgico Institucional PEID

Manual de Presupuesto

Polticas del Departamento de Planta Fsica

Polticas Departamento de Compras


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5. REGISTROS: PLANTA FISICA

- Cronograma de Mantenimiento Anual - Actas de reuniones del Departamento - Ordenes de trabajo - Acta de inicio de obra - Registro fotogrfico - Acta de entrega

SERVICIOS GENERALES

- Registro de actividades (Servicios Generales) - Historial e inventario de maquinaria y equipo - Registro de asignacin de equipos para trabajo diario.

ASEO Y MANTENIMIENTO

- Tabla de distribucin de personal - Cronograma de pedidos de aseo y cafetera - Listas de Cheque Baos - Registro de entrega de pedidos


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6. CONTROL DE CAMBIOS:

No

REV FECHA DESCRIPCION

0 01/03/2010 Emisin inicial

1 02/07/2013

Reestructuracin de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de

Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.

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