MAPA DE REDESBALANCE Y PROYECCIÓN A 2011 DEL PROYECTO DE REDES SOCIALES EN ACCIÓN SOCIAL

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1. DIAGNÓSTICO INICIAL - 2010 4

1.2. Contexto Acción Social 4

1.2.1. La entidad 4

1.2.2 Diagnóstico 5

1.2.2.1 Esquema de relaciones dentro de Acción Social 5

Lenguaje simbólico 5

Diversidad cultural 5

1.3.2.2. Medios sociales en Acción Social 5

Estado del arte 5

Limitaciones actuales 6

2. PROYECTO REDES 2010 7

2.1 Presentación General 7

2.2. Propuesta metodológica 7

2.2.1. Consideraciones metodológicas 7

2.2.1.1 Complemento presencial/virtual 8

2.2.2. Objetivos 9

2.2.1. Logros 9

3. PROYECCIÓN 2011 10

3.1 Objetivos 10

3.2 Actrores 10

3.3 Dinámicas para institucionalizar el uso de las redes sociales 10

3.4 Etapas 11

3.4.2 Etapa 2: Territorios 11

3.4.3 Etapa 3: Actores externos, academia y sociedad civil 12

3.5 Plataformas 12

CONTENIDO

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1. DIAGNÓSTICO INICIAL - 20101.2. CONTEXTO ACCIÓN SOCIAL1.2.1. La entidadEn cuanto al contexto de Acción Social, dos puntos merecen ser subrayados:

la juventud de la entidad en su forma actual: Acción Social nació en 2005 de la fusión de varias entidades y programas ya existentes y reunidos bajo la autoridad de la nueva agencia.

la complejidad de su estructura: en el momento, Acción Social opera en todo el país, cuenta con 23 programas (multiplicidad de las misiones y actividades), más de 2000 em-pleados y contratistas, trabaja con aproximadamente 8000 co-gestores, atiende a cerca de 3.000.000 de familias beneficiarias, colabora tanto con entidades nacionales - operado-ras, otras entidades estatales - como internacionales - ONGs, agencias multilaterales y de desarrollo

Para evidenciar la complejidad de la organización, proponemos a continuación un esque-ma de los diferentes grupos de interés con los que la institución interactúa:

generar nuevo gráfico!!!

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Adicionalmente, cabe mencionar otro elemento de importancia y es que la institución de-pende directamente de la Presidencia de la Republica. Aunque los directivos entrevistados han mencionado el esfuerzo para que la entidad no se politice mayormente, la cercanía de la misma hacia las altas esferas del poder puede constituir un riesgo significativo en cu-anto a la permanencia de la organización y la continuidad de sus misiones: en esa óptica, la consolidación de las redes sociales - y el fortalecimiento de la identidad y de la cultura de la organización que ésas pueden brindar - constituye un elemento clave para el buen desempeño de la organización.

1.2.2 DiagnósticoConsiderando que las redes sociales facilitan la conexión y la circulación de la información entre los individuos a través del uso de medios sociales, vemos ahí dos enfoques posibles al diagnosticar la institución Acción Social:

• determinar cuál es la dinámica actual de comunicación considerando los elementos menciona-dos anteriormente de lenguaje simbólico, diversidad cultural y relaciones de poder;

• mirar las herramientas de comunicación utilizadas (medios sociales), cómo se utilizan y cuáles pueden ser las limitaciones en el uso actual de esas herramientas.

1.2.2.1 Esquema de relaciones dentro de Acción SocialLenguaje simbólico

Por ser una entidad estatal dependiendo directamente de la Presidencia, Acción Social maneja un esquema de comunicación descendiente: en términos de lenguaje simbólico,

Acción Social se posiciona como un escaparate del gobierno cuya misión es valorizar y

evidenciar el esfuerzo, el desempeño y los logros de ése para contribuir a la mejora so-cio- económica del país. Por lo mismo, los procesos de comunicación son impregnados de institucionalidad. En tal contexto, el control de la imagen de la organización es un elemen-to decisivo en la medida en que Acción Social encarna las responsabilidades del Estado frente al pueblo Colombiano y desempeña un papel clave en cuanto a la credibilidad de la acción política del Gobierno en los temas de desarrollo socio-económico.

Diversidad cultural

Cuando se considera la diversidad cultural de Acción Social, se quiere enfatizar la variedad de los stakeholders: personas morales y jurídicas, particulares, beneficiarios, instituciones estatales, organizaciones nacionales, supranacionales, no gubernamentales, empleados.

En su estrategia de comunicación, Acción Social tiene que lidiar con los intereses de cada uno de esos agentes y conciliar las necesidades del centro (seguir la línea política institu-cional) y las de la periferia (soportar el desarrollo socio-económico local). Sin embargo, por falta de retroalimentación, el esquema de comunicación vertical mencionado an-teriormente puede constituir una limitación en cuanto a las posibilidades de identificar acertadamente los intereses del conjunto de estos grupos y en cuanto a la capacidad de la institución de responder a esos intereses. De hecho, la necesidad de mantener una fuerte institucionalidad erige una barrera comunicacional entre la entidad y sus grupos de interés debido al miedo a que una comunicación abierta pueda dañar la imagen de la organización al limitar el control sobre ésa.

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1.3.2.2. Medios sociales en Acción SocialEstado del arte

Acción Social en el momento cuenta con las herramientas tradicionales de comunicación social: website oficial, intranet, programas de televisión y radio. A través de esos medios sociales, la entidad se comunica con sus grupos de interés (esencialmente entidades locales y nacionales, socios estratégicos de los programas y usuarios finales) siguiendo un esquema y una estrategia centralizados. La comunicación se mantiene a través de cartel-eras, correos electrónicos, publicidades externas, newsletters para el público exterior a la entidad, boletines quincenales para sus empleados, mensajes de texto para los beneficia-rios.

Independientemente de esos medios sociales oficiales, co-gestores y otros funcionarios de varios programas han creado blogs y grupos en Facebook con el fin de compartir (bue-nas) prácticas, experiencias e informaciones y agilizar la logística. Esas iniciativas han sido extra-oficiales, es decir que no forman parte de la estrategia de comunicación institucio-nal, y aunque la misma institución no las prohíbe tampoco son aceptadas al interior como oficiales.

La entidad también ha implementado un sistema de medición del impacto de su estrate-gia de comunicación interna y externa a través de los medios sociales.

Limitaciones actuales

Desde el punto de vista de la institución, se expresaron principalmente tres inquietudes:

El tema de la brecha digital: ¿Cómo acceder a los beneficiarios finales e incrementar su participación? Hasta ahora, considerando la cobertura de celulares del 98%, se ha respon-dido a esa inquietud mediante la implementación de una plataforma de sms a partir de la cual se puede de comunicar de forma masiva con los beneficiarios. Sin embargo, la co-municación sigue siendo unilateral, sin posibilidad de retroalimentación por parte de los mismos beneficiarios.

El tema de los aportes externos: ¿Cómo incrementar la participación de ciudadanos, em-presas y ONG’s? Finalmente, ahí el problema es hacer conocer a la entidad, sus misiones y actividades para que nuevas actores puedan contribuir eficientemente en su desempeño.

El tema del control de la imagen: ¿Cómo permitir nuevos espacios de diálogo – autori-zando una comunicación multilateral, ascendiente y descendiente – sin arriesgar la repu-tación de la institución? Ahí, se trata de entender que ninguna política puede impedir que las diferentes partes interesadas hablen sobre la institución: cerrando los espacios oficiales de discusión no evitará la discusión en espacios extra-oficiales. De hecho, la apertura de espacios de comunicación permite transformar las críticas formuladas en oportunidades de mejora.

Desde el punto de vista de los usuarios, se expresaron también varias inquietudes:

El tema del respaldo: si bien la institución permite la constitución de blogs y grupos en medios sociales, el hecho de que se rehuse a participar en ellos puede frustrar a sus usu-arios porque no se sienten respaldados por la entidad en las dificultades que comparten entre si y por lo mismo el impacto del mismo medio social puede ser limitado: ¿Cuál es el incentivo para participar en ellos si Acción Social no toma en cuenta las conversaciones que se dan ahí?

El tema de la censura: la formalización de la comunicación a través de los medios sociales

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– es decir el reconocimiento de ese tipo de comunicación por Acción Social – trae en los usuarios el miedo a que se encuentren limitados en sus propósitos y discusiones y no puedan compartir libremente sobre los problemas que enfrenten. Dicho de otra manera, aunque los usuarios son abiertos a estos espacios de comunicación (ej.: el 80% de los co-gestores tienen una cuenta en Facebook que consultan diariamente) y a la idea que la misma institución pueda participar más en ellos, valorizan la libertad que les ofrecen estos espacios y temen la censura en caso de que se involucre en ellos Acción Social.

El tema del uso de los medios sociales: el fenómeno de explosión de los medios sociales ha multiplicado las posibilidades de comunicarse a través de ellos, sin embargo, los colab-oradores de Acción Social tienen dudas más bien técnicas: ¿qué medios sociales deben privilegiar?, ¿deben estar presentes en todos? El propósito de implementar una estrategia de gestión de relación de relevancia estriba precisamente en lograr superar esas limitacio-nes identificadas y responder de forma eficiente a las inquietudes de los diferentes grupos de interés de Acción Social.

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2. PROYECTO REDES 20102.1. PRESENTACIÓN GENERALEl proyecto implementará dinámicas de trabajo en red entre los diferentes grupos de interés

relacionados con el trabajo de Acción Social, con apoyo de una plataforma web 2.0. Por medio de estas dinámicas, metodologías planteadas y el uso de estas plataformas se pondrán en marcha estrategias que permitan a las personas y organizaciones vinculadas a Acción Social identificarse y reconocerse entre ellas, compartir conocimientos, y colaborar en la realización de acciones conjuntas.

2.2. PROPUESTA METODOLÓGICA2.2.1. Consideraciones metodológicasLa intencionalidad de trabajar con un enfoque de redes le da un peso especial a la dinámi-ca de las interacciones entre los distintos actores. En particular, la noción de red suele hace referencia a un tipo de comunicación e interrelación no centralizada.

Cuando se hace referencia a una ‘red’, generalmente se hace referencia a una red distri-buida, donde los nodos o actores puedan comunicarse, organizarse e interactuar directa-mente sin la mediación o control de un control central:

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Cuando se tiene la intencionalidad de ‘crear’ o animar una dinámica de trabajo en red, es necesario poner en marcha dinámicas y estrategias que promuevan un relacionamiento entre las personas que faciliten el que este tipo de estructuras emerjan. En particular, se requieren estrategias que animen la interacción directa y la creación de valor entre las mismas personas sin necesidad de cuellos de botella centralizados. Aunque esto suena intuitivo, con frecuencia en proyectos con orientación de trabajo en red se ponen en mar-cha estructuras tradicionales centralizadas (jerárquicas), lo cual además de contradictorio con la naturaleza de una red, vuelve su operación más costosa y menos sostenible en el tiempo.

La generación de una estructura de red no depende sólo del número de inscritos o par-ticipantes, sino especialmente de la dinámica de interacción entre los actores. Entre más distribuida (menos centralizada) se encuentre la red, es mayor el chance que se generen dinámicas de valor agregado propio de las redes. Entre estas dinámicas se encuentran:

• Clustering: creación dinámica y flexible de grupos

• Swarming: Distintos grupos y tendencias, no coordinados explícitamente entre ellos,

• Aumentan el alcance e impacto de sus acciones.

• Reducción de tamaño (social) del mundo: menores y pasos para llegar de un nodo a otro

• Autorregulación sistémica: Capacidad de cambiar y adaptarse conservando el patrón de

• Organización.

• Producción de orden emergente (bottom up)

Para la generación de estas dinámicas, la metodología que utilizamos en proyectos de esta naturaleza parte de reconocer que los procesos de colaboración entre colectivos pasan por distintas etapas de reconocimiento, interacción, coordinación y en algunos casos re-alización de acciones colectivas. Reconociendo estos distintos momentos y posibilidades de interacción y colaboración, parte del esfuerzo debe concentrarse en la generación de dinámicas que faciliten acciones de esta naturaleza. Por ejemplo, el siguiente esquema muestra ejemplos de acciones que facilitan distintos tipos de interacción:

2.2.1.1 Complemento presencial/virtualAunque con frecuencia el término de “Redes Sociales” se aplica para sitios de redes sociales virtuales estilo Facebook, LinkedIn, o Ning, el concepto es más amplio y hace referencia en

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general a las redes entre personas, independiente del medio que usen para encontrarse o comunicarse (sea virtual o presencial). De esta forma, el enfoque planteado en la sección anterior aplica para redes que se encuentran virtual o presencialmente, o con una mezcla entre las dos.

Si bien en ambos casos se observan las mismas etapas de colaboración, las fortalezas de cada medio son especiales, al igual que las actividades que se pueden desarrollar en ellos. Los encuentros presenciales facilitan una conexión personal más profunda y directa que la que se puede facilitar virtualmente. Por otra parte, acciones como la búsqueda de infor-mación, el

intercambio de ésta, la creación de grupos de distintos tamaños e intereses, la coordi-nación dinámica de acciones entre grupos, y el seguimiento a todo esto es más práctico realizarlo con apoyo de medios virtuales.

Para el proyecto actual, se aplicará el mismo enfoque de dinámica de redes a las acciones presenciales y a las virtuales. También, los dos medios deben complementarse de forma que actividades e información que circule presencialmente también tenga posibilidad de acceso virtual, y los espacios virtuales tengan una clara relación con dinámicas presenciales.

2.2.2. ObjetivosEl proyecto en su fase del 2010 tiene como propósito la generación de dinámicas de trabajo en red entre los diferentes grupos de interés relacionados con el trabajo de Ac-ción Social con el apoyo de tecnologías web 2.0. Por medio de estas plataformas y de metodologías presenciales se implementarán estrategias que permitan a las personas y organizaciones vinculadas a Acción Social identificarse y reconocerse entre ellas, compartir conocimientos, y colaborar en la realización de acciones conjuntas.

2.2.3. Logros

En la siguiente presentación se muestra en detalle los logros del proyecto durante esta fase:

http://prezi.com/asnqzts9julc/presentacion-comite-redes-accion-social/

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3. PROYECCIÓN 2011En esta presentación se muestra el recorrido de manéra gráfica de la proyección del proyecto de Redes en Acción Social en 2011

http://prezi.com/s9t9dieebzeq/mapa-a-futuro/

3.1. OBJETIVOSA través de las dinámicas de colaboración y participación apoyadas por (pero no exclusiv-as de) tecnologías de información y comunicación, se busca contribuir a que Acción Social se convierta en una plataforma de colaboración abierta tanto entre sus funcionarios, como con la ciudadanía, la academia, organizaciones que trabajan con temas sociales y la Socie-dad Civil en general.

Contribuir a que Acción Social se convierta en una plataforma de colaboración abierta que informe, dialogue e involucre en su acción a la ciudadanía, la academia, organizaciones y empresas, y que internamente consolide mecanismos de comunicación y colaboración interna entre todos los programas, áreas y funcionarios de la entidad.

3.2. ACTORESProcesos de apoyoComunicaciones

Sistemas

Geress

Gestión del conocimiento

Procesos misionalesJuntos

Resa

Familias en Acción

Desarrollo y paz

Víctimas

3.3 DINÁMICAS PARA INSTITUCIONALIZAR LA APROPI-ACIÓN REDES SOCIALESLa expansión y apropiación del uso de redes sociales como herramientas de colaboración, gestión y aprendizaje dentro de los procesos de acción social puede estar originada en una de las siguientes trés dinámicas:

Somos más + Proceso misional:Esta sería una iniciativa identificada por somosmas en su interacción con algún proceso misional. Se pediría entonces el apoyo y participación de los procesos de apoyo.

Proceso misional + procesos de apoyo (con participación de somosmas)Esta sería una iniciativa identificada por la interacción de algún proceso misional en la cual se solicita asesoría y acompañamiento por parte de somosmas

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Proceso misional + procesos de apoyoAl general suficiente familiaridad y tener casos de estudion exitosos se espera llegar a que las iniciativas sean generadas dentro de la institución y que existan en ella los recursos y el conocimiento suficientes para que sean autónomas y no requieran el apoyo de somosmás.

3.4. ETAPASEn cada una de las tres etapas se plantea llevar a cabo un proceso iterativo que combine la socialización y capacitación con herramientas de redes sociales, así como espacios físicos de dinámicas de dialogo y co-creación.

3.4.1. Etapa 1: Fortalecimiento interno de la dinámica de redes:En esta etapa se busca principalmente que los procesos de apoyo puedan continuar ex-pandiendo la dinámica de redes a más procesos misionales dentro de Acción Social.

El proceso de visibilización y participación en esta étapa sería así:1) Encuentro Virtual: “El mundo está Cambiando” -

Un encuentro virtual liderado por acción social en donde se invitan además a otras enti-dades del gobierno como el ministerio de comunicaciones y...

2) Encuesta Virtual:

Encuesta virtual para identificar a los pilos de cada proceso regional para que asistan pos-teriormente al evento de dialogo y definición de actividades. Es importante que al menos uno de los representantes de cada proceso misional sea autoelegido, alguien a quien le interese el tema y que pueda motivar a otros.

3) Café del Mundo:

Dialogo generativo entre los representantes de los procesos de apoyo y los procesos misionales. El objetivo de esta actividad es crear un espacio para explorar posibilidades, generar energia y empoderar a los participantes. Se busca definir 2 actividades concretas y a corto plazo por cada proceso misional.

3) Ejecución:

Ejecución de las actividades definidas en el café del mundo.

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3.4.2. Etapa 2: TerritoriosLa segunda etapa estará enfocada principalmente a fortalecer las dinámicas de par-ticipación y el uso de las herramientas y plataformas a lo largo del territorio. Para este propósito el trabajo adelantado con la red de cogestores de Juntos será de vital importan-cia.

3.4.3 Etapa 3: Actores externos, academia y sociedad civilEn una tercera etapa se buscará fortalecer la participación de actores externos, involucran-dolos en dinámicas, entrevistas, generación de contenido y generando espacios, propues-tas y dinámicas que fomenten su participación activa.

3.5 PLATAFORMASLas anteriores tres etapas estan directamente relacionadas con los espacios de la platafor-ma de participación externa la plataforma de articulación interna las cuales se convertirán en el eje central del proyecto de redes en el 2011.

para mayor información escríbanos a:redes@accionsocia l .gov.co