Material ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1 · Los datos reflejan hechos recogidos en el ... se debe...

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MaterialACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

El procesamiento sistemático de la información en centros de distribución.

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INDICE

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MaterialACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1El procesamiento sistemático de la informaciónen centros de distribución.


Para iniciar en esta temática es importante tener presente y conceptualizar el objetivo del presente curso, se hace muy necesario contemplar todos los fenómenos que el internet y la tecnología traen al mundo de las organizaciones en todo el mundo. Hoy día, los sistemas de información juegan un papel cada vez más importante en la toma de decisiones de las empresas, dada la efectividad e impacto de la información que afecta el comportamiento de los negocios (Ver figura 1).

1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

DimensiónHumana

DimensiónTecnológica

DimensiónOrganizativa

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Figura 1. Sistemas de Información

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La información y las nuevas tecnologías en las se soportan, aparecen como un factor productivo que se suma a los factores tradicionales, trabajo y capital, diferenciándose de estos últimos por su carácter intangible, dando lugar a un nuevo escenario en el que la información y el conocimiento son parte fundamental para el desarrollo y crecimiento de las organizaciones; donde lo que buscan lo gestores de los sistemas de información es iniciar una palanca que genere los cambios necesarios y un nuevo horizonte sostenible para el futuro económico del negocio.

1. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

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Fuente: FOTOLIA


La definición de datos está relacionada esencialmente con los diferentes tipos de caracteres, cifras, números, letras, simbología o representaciones gráficas que en un contexto válido representan una situación o condición que posteriormente se va analizar.

De esta manera, los datos pueden incluir cosas tan diversas como boletas de fútbol y conciertos, cifras de inventarios, lecturas de medidores de agua, registro de asistencia universitaria, estadísticas en salud, informe de resultados técnicos y cifras de control de inventarios.

Ejemplo:

1.1. DEFINICIÓN DE DATOS.

TABLA 1 34.2 67,9

45,3 33,8 77,9 33,0

A-B-C-D-E-F-G-H

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Es muy fundamental conocer la gran diferencia entre datos e información. Los datos reflejan hechos recogidos en el desarrollo y ejercicio al interior de la organización y que están todavía sin procesar; mientras que la información se obtiene una vez que estos hechos se procesan, agregan y presentan de la manera adecuada para que puedan ser útiles en la toma de decisiones de la organización, por lo que de este modo estos datos estructurados y procesados presentan un valor agregado que en su estado inicial, y que radicalmente, sirven para orientar decisiones para el control y mejoramiento continuo de los procesos y sus efectivos resultados.

Los datos se identifican por los elementos o referencias que determinamos (alfanuméricos, inclusive símbolos), que son consecuencia o que determinan los valores o resultados de la toma de mediciones en general (Ver figura 2).

1.2. DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN.

Información DatosTransformación,

agregación de valor,presentación.

Figura 2. El proceso de transformación de los datos en información.

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Debemos tener en cuenta que toda información al ser tratada y generada como un resultado de utilidad para la organización, debe en la medida en que se facilite tomar acciones directas y con adecuados resultados, así mismo debe cumplir con los siguientes requisitos:

Exactitud. La información ha de ser precisa y libre de errores.

Completitud. La información debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes.

Economicidad. El coste de obtener y procesar debe ser inferior a los beneficios que se obtendrán.

Confianza. Para poner crédito a la información obtenida, se ha de garantizar tanto la calidad de los datos utilizados, como las fuentes de la información.

Relevancia. La información ha de ser útil para la toma de decisiones. En ese sentido, conviene evitar todos aquellos hechos que sean superfluos o que no aporten valor.

Nivel de detalle. La información debería presentar el nivel de detalle indicado a la decisión que se destina.

Oportunidad. Se debe entregar la información al personal que corresponde y en el momento en qué se requiera.

Verificabilidad. La información ha de poder ser contrastada y comprobada en todo momento.

1.2. DEFINICIÓN DE INFORMACIÓN.

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Los datos deben tener un tratamiento adecuado y esquemático para que puedan reflejar la precisión de lo que se quiere lograr con la manipulación de los mismos. El gran volumen de ellos, requiere de una infraestructura o en su defecto de una metodología que organice y brinde la fiabilidad que esta actividad necesita, con el fin de obtener la mejor información posible. En ese sentido, existen dispositivos electrónicos y nuevas tecnologías de la información que apoyan toda esta toma o captura de datos.

En consecuencia, es fundamental tener en cuenta el tratamiento y los pasos que deben ser desarrollados hasta el momento en que tome de forma definitiva y muy útil los datos, posteriormente, se debe preparar y determinar los requisitos y objetivos a alcanzar de los informes. Es natural entender, que existe una secuencia precedente que viabiliza la fiabilidad de los resultados, es por ello, que se debe tratar los datos con toda efectividad y eficacia, con el fin de no perder ninguno de los atributos que este posee y no permitir que la ausencia de datos sesgue o desoriente la toma de decisiones, sobre la situación que se tratará de estimar de manera preventiva o correctiva.

1.3. CICLO O PASOS DEL PROCESAMIENTO DE DATOS

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Fuente: FOTOLIA



El ciclo de acciones o pasos son los determinados a continuación: a. Origen de datos.b. Registro de los datos. c. Sumario y preparación de reportes. d. Comunicación de los datos. e. Almacenamiento de los datos.

El origen de los datos tiene varias fuentes según la naturaleza de los mismos y que generalmente se llaman documentos fuente. Los datos en su forma general pueden estar contenidos en diferentes medios y su soporte, tales como, escritos, pirograbados, simbología o preparados en gran cantidad de formas. Ejemplo: en documentos fuente incluye factura, remisiones, manuscritos, gráficos, bonos, títulos valores, procesos. Fundamentalmente los datos deben obligarse a cumplir un protocolo de custodia que obliguen al sistema salvaguardar la integridad del mismo.


a. Origen de los datos.

Fuente: FOTOLIA



El registro se relaciona con el soporte y su medio (datos consignados), esta acción denomina el seguimiento de un proceso que debe ser sistemático y que debe cumplirse para consignar los datos en un medio, editarlos, codificarlos y clasificarlos.

Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:

Edición: Proceso de elegir los datos que realmente tienen el valor requerido y desechar los datos que no cumplan con las especificaciones para la siguiente etapa.

Codificación: Transformar en una manera sistemática para ordenar de mejor manera los datos, que posteriormente pasarán a registro y proceso, naturalmente se codifican para tener una visión clara de los grupos, clases y de los datos, para su fácil identificación.

b. Registro de datos.

Fuente: FOTOLIA




Clasificación: Es la acción de determinar uno o más atributos comunes que se toman para seleccionar y agrupar un conjunto de datos que aportá significancia al proceso y tratamiento de los datos. La clasificación debe darse como una acción donde los datos son elegidos según las características que cada uno de estos presente, por ejemplo cuando se tienen unos datos de un conjunto de productos de aseo, se clasifican según su atributo de calidad, o su uso; en ese sentido, existirían el grupo que identifique o clasifique a los jabones, desodorantes, desinfectantes, etc. Como se puede observar, con un nuevo grupo y denominar mejor la clasificación podemos reagrupar mucho mejor y de una manera eficiente. Tomando el ejemplo anterior, podemos decir que ahora se puede clasificar por productos de aseo del hogar y productos de aseo personal, encontrar subgrupos que permiten un mejor tratamiento y clasificación de los datos en el inventario y su posterior control.



Fuente: FOTOLIA



Conversión: La conversión es necesaria cuando se requiere que un dato pase de un tipo o unidad de clasificación a otro. Este proceso se da según la naturaleza y fuente de los mismos y existen herramientas matemáticas y fórmulas que permiten que estas acciones se obtengan para un mejor tratamiento de los mismos.

Copia y duplicación: Esta acción permite adquirir facsímiles de los datos, que se pueden seleccionar para distribuirlos a más de un usuario final o para agruparlos en diferentes pasos del ciclo de procesamiento.

Verificación: Esta acción es de mucha importancia para el resultado final y nos permite tener una fiabilidad de los resultados; en esencia, nos asegura que los datos tienen una fiel validez desde su captura o su toma dependiendo del medio de cómo se tome; sin embargo, lo que se busca es disminuir el error o el sesgo en la manipulación de los datos y sean los que se requieren según la muestra.


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Comparación y análisis: Estos procesos muestran qué factores determinan el destino, tratamiento y aplicabilidad de los datos; existen atributos, tales como, el orden, naturaleza, proporción, relación, similitud o valor relativo de los datos. Cálculo: Procesamiento aritmético de las operaciones básicas de las matemáticas y álgebra, además son necesarias para el proceso de conversión a una manera más efectiva y válida en el proceso del manejo de los datos.


Fuente: FOTOLIA



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c. Sumario y preparación de reportes.

Preparación de reportes: Los reportes merecen que la información sea especializadamente procesada para que logren su objetivo final, informar de manera fiable y de manera oportuna. Existen mucho tipos de reportes, en los cuales dependiendo del trato o procesado de los datos, serán más especializados que otros. Existen ejemplos como, los reportes de existencias de inventarios, reportes para el grupo de saldo en negativo, reportes de notas crédito, distribución de gestos,

d. Comunicación de datos.

Los datos deben ser tratados y en ese sentido se le debe agregar valor a esos datos para que tengan una significancia ante los usuarios o partes interesadas de esa información. Durante el ciclo de trabajo y acciones por validar la información se tiene que realizar una presentación determinada y la manera de cómo demostrar que los resultados finales cumplen con los objetivos que al principio se trazaron cumplir. La comunicación de los datos se puede hacer a través de muchos medios y su soporte, tenemos el ejemplo simple de consignarlos en un informe físico, a través de un email o correo electrónico, a través de un software o utilizando una presentación animada en un dispositivo de almacenaje temporal o USB.

Fuente: FOTOLIA




e. Almacenamientos de datos

El almacenamiento de los datos se constituye en una etapa muy delicada y especial dentro de todos los pasos que hemos venido estudiando, dado que gracias a esta actividad, tendremos accesibilidad futura e inmediata a los datos e información allí consignada. Entiéndase, la relevancia, de tener disponibilidad oportuna de la información y lo interesante que es tomar decisiones correctas en el momento adecuado. Para el tema de almacenamiento existen dispositivos y soportes para salvaguardar la información o los datos procesados, hoy día tenemos muchas posibilidades en las tecnologías de la información para estos fines. Incluso tenemos la posibilidad de alojar los datos en hojas de cálculo, los registros o tablas del software, en memorias USB, entre todo tipo de almacenaje virtual y Cloud Computing.

Fuente: FOTOLIA


Anamopi. (2011). Proceso sistemático en los cedis. Consultado el 2 de Junio de 2014, en:http://www.slideshare.net/anamopi/proceso-sistematico-en-los-cedis

Egea, J. (2013). Proceso sistemático de la información. Consultado el 2 de Junio de 2014, en: http://prezi.com/hzomokhxmgc9/el-procesamiento-sistematico-de-la-informacio/

Sistemas de información gerencial (2014). Consultado 16 Octubre de 2014, en: http://tecnologiausam.blogspot.com/

Webgrafía:

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