Material instruccional UNIDAD VII Prog. Fe I 05.11.15
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Objetivos a alcanzar en la administración de los costos y
efectos por cobrar
La administración (admon.) de los costos y efectos por cobrar se refiere
al manejo de de estos importantes rubros de las empresas. La primera es
una cuenta componente del Estado de Ganancias y Pérdidas, y la segunda
en mención correspondiente a los activos circulantes. Una administración
eficiente posibilita la obtención de resultados favorables desde el punto de
vista económico financiero para la organización. Todas las decisiones
administrativas repercuten finalmente en la liquidez de la empresa, por ello
es de vital importancia el conocimiento de todas las técnicas de
administración que tributan al manejo eficiente tanto de los costos y de los
efectos por cobrar.
Es de informar que las empresas son entidades heterogéneas en
funcionamiento y cada cuenta de activo, pasivo y capital suman al
FINACIAMIENTO BÁSICO, entendido éste como la capacidad que tienen las
empresas de auto proveerse de los recursos líquidos suficiente a través de
su actividad económica (venta de bienes y/o servicios) para poder funcionar
normalmente y mantenerse en el tiempo y en competencia con otras.
Por esta razón se le confiere gran importancia a la Administración
interna de las empresas ya que la misma es uno de los aspectos más
importantes en todos los campos de la Administración Financiera.
Objetivos a alcanzar en la administración de los costos
Se entiende como costo el valor de la mercancía en almacén, ya
elaborada. Una correcta administración de costos comienza en el
Departamento de producción de la empresa, está implícita en los procesos
desde que ingresa la materia prima a las instalaciones, hasta los productos
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terminados. En dicho proceso actúan una serie de recursos (costos
implícitos, directos e indirectos) tanto humanos (mano de obra, personal
administrativos, etc.) activos (equipos, maquinarias), gastos (electricidad,
agua; entre otros) normas (jerarquías internas y sus funciones, legales,
LOTTT, etc.), financieros, etc., que van a determinar el costo final del
producto elaborado.
Ahora bien, la administración como ciencia, si la entendemos como
aquella que busca la maximización de los recursos de las empresas
(materiales, financieros humanos) y el máximo rendimiento de los activos,
incluyendo los gastos incurridos en el curso normal de las actividades; el
objetivo en la admon. de costos radica en el empleo de la maximización de
los elementos que lo conforman al más bajo costo, es decir producir bienes y
servicios al bajo costo para producir ahorros importantes, al ahorrar se
potencia el Financiamiento Básico de la empresa. Caso contrario sería una
mala admon., llevaría a la quiebra en poco tiempo.
Es de destacar que, desde que comienza la actividad de producción,
todos los elementos humanos convergentes en dicha actividad son
considerados administradores y controladores de los resultados previstos,
qué significa esto, que el CONTROL como función de la Admon. actúa en
simultáneo en todos los momentos de dicho proceso de producción para
regularlo y evitar desviaciones y pérdidas innecesarias de recursos y que las
normas se cumplan con total cabalidad. Es de acotarse que en el
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN, y en Planificación Estratégica se
establecen la cuantía y las cantidades a ser producidas.
Objetivos a alcanzar en la administración de los Efectos por Cobrar
Estas cuentas se utilizan para registrar lo que deben los clientes. Estos
activos están representados por letras de cambio, pagarés, etc., los cuales
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generalmente provienen de ventas a crédito hechos por la empresa a
terceras personas, son documentos de mucho valor jurídico, por cuanto se
pueden hacer exigibles a la fecha de vencimiento o proceder a su cobro por
vía judicial en una forma rápida, en otras palabras se originan de las ventas o
de los servicios a crédito prestados por las empresas, los mismos se
encuentran respaldados por documentos mercantiles de carácter negociable.
La magnitud (su cuantía) de los efectos por cobrar (y de todas las
cuentas del activo circulante) depende de la actividad que realiza la empresa
y está íntimamente relacionada con el CAPITAL DE TRABAJO y de la
posición que ella está dispuesta a asumir ante el riesgo de insolvencia
(default o impago con los proveedores); de esta manera mientras mayor
cantidad de capital de trabajo tenga la empresa, mayor posibilidad de pagar
sus deudas en el momento de su vencimiento. Es por eso que la magnitud
de los EFECTOS POR COBRAR debe buscar debe ser aquella que
provenga de la optimización de los inventarios y en esto juega un papel muy
importante la Admon. Financiera, ganada en la búsqueda del
FINANCIAMIENTO BÁSICO suficiente.
Por último es de resaltar que al igual que para los costos, las empresas
aplican la Admon. para la maximización de los efectos por cobrar en cuanto
a la ejecución (cobranza), oportunidad y gestión de las mismas para hacerlas
exigibles al tiempo de su caducidad por virtud de una buena gestión que
recae en los empleados del Departamento de acreencias, cuentas y efectos
por cobrar.
Análisis de los factores que determinan la cuantía
Cuando se habla de cuantía se refiere al FINANCIAMIENTO BÁSICO
(FB). Cómo se explicó en uno de los párrafos superiores sobre el significado
del FB “entendido éste como la capacidad que tienen las empresas de auto
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proveerse de los recursos líquidos suficiente a través de su actividad
económica (venta de bienes y/o servicios) para poder funcionar normalmente
y mantenerse en el tiempo y en competencia con otras”. Ahora bien cuáles
son esos factores para proceder a analizarlos?:
Los factores que lo determinan la cuantía o los recursos que ingresan a
las empresas son: Internos y Externos.
Internos:
El Presupuesto de Ingresos (PI) que elaboran las empresas a partir de
la PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA (PE). Se entiende como PI los
mecanismos, estudios de mercados, índices inflacionarios, y una serie
de variables de mercadotecnia los cuales los responsables de la
actividad de la empresa tienden a elaborar para determinar futuros y
posibles ingresos y gastos, a los fines de hacer exitosa y controlada la
actividad de ventas.
Las ventas van a proveer el FB suficiente y de esta manera alimentar
financieramente las actividades. En la PE se determinan las futuras
ventas. Es decir, cuántos (cuantía) o cuanto se venderá.
La admon de los activos circulantes. Una excelente admon de estos
activos propenderá a la liquidez (cuantía de efectivo) oportuna y
suficiente.
Externos:
Políticas económicas de los gobiernos. Afectan el desempeño y
eficiencia y desarrollo de las empresas. No obstante es de resaltar
que dependiendo del tipo de empresas, podrían beneficiarse o no de
las situaciones coyunturales producidas por la inflación, aumentos de
sueldos y salarios, dólar paralelo. Etc.
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La competencia con otras empresas del ramo. Mientras una empresa
tenga más competidoras, el ingreso tiende a atomizarse, lo que la
obliga a repensarse para hacerse más eficiente y creíble para seguir
compitiendo. Mejor empresa y productos mayor será el FB.
Las amenazas y las oportunidades. Son variables externas que
oscilan alrededor de las empresas sometiéndolas. Una buena admon.
detecta las amenazas y las somete, así como también aprovecha las
oportunidades. Consciente de estos, los administradores financieros
aprovechan ambas variables par aumentar la cuantía.
P/p. Lic. Douglas García. 04.11.2015