MATRIZ DE COMUNICACIONES: DEFINICION Y EJEMPLO

La Matriz de Comunicación es una herramienta de evaluación diseñada para determinar con exactitud cómo se comunica un individuo y para proporcionar un marco conceptual para determinar objetivos de comunicación lógicos.Está diseñada principalmente para el uso de patólogos de habla y lenguaje y educadores a fin de documentar las destrezas para la comunicación expresiva de niños que tienen discapacidades severas o múltiples, incluyendo niños con impedimentos sensoriales, motores y cognitivos.

Principios Basicos de la Comunicación de Proyectos.

El proceso de la comunicación de proyectos tiene por objeto la generación apropiada y en tiempo apropiado la recopilación distribución, almacenamiento y disposición de la ultima información del proyecto. Todo los interesados del proyecto deben recibir y enviar información del proyecto pero siempre y cuando deben saber como afecta esta información al proyecto.

Proceso de la Gestion de la Comunicación:

Planificación de la Comunicación.- Aquí se define la información y comunicación necesaria para los participantes del proyecto

Distribución de la información.- poner la información necesaria a disposición de los interesados

Informar el rendimiento.-recopilar y distribuir la información sobre el rendimiento

Gestionar a los interesados.- gestionar las comunicación a fin de satisfacer los requisitos de los interesados

Para realizar un plan comunicaciones debemos tener en cuenta lo siguiente

Que información precisa cada uno Cuando la necesita Como le será proporcionada todo este proceso se realiza al iniciar un proyecto y

se lo revisa periódicamente.

Entradas de la planeación

Factores ambientales de la empresa Activos del proceso de la organización Enunciado del alcance del proyecto Plan de gestión del proyecto

Informar Rendimientos

Los reportes de desempeño involucran recolectar y distribuir la información sobre el desempeño para proveer a los interesados de información sobre cómo se están

utilizando los recursos para lograr el alcance del proyecto. Incluye reportes de estado, progreso y pronósticos del proyecto.

Documentos Importantes en la Gestión de Comunicaciones.

Documento para la presentación inicial de un proyecto Documento del plan de comunicaciones Boletines Documento de informes de avances Documentos para informes de rendimiento Checklist de comunicaciones

Matriz de Comunicaciones.

Mensaje Emisor Medio Frecuencia Perceptor Respuesta

PeriodicidadQue se Comunica?

¿Quién Comunica?

¿Cómo se comunica?

¿Cuándo se comunica?

¿A quién se comunica?

Retroalimentación

Informe de Diagnostico

Plan detallado de trabajo

Modificación a los documentos del SIGCC

Convocatoria y selección del grupo.

Comité de gestión de calidad

Comité de Gestión de calidad

Comité de gestión de calidad

Comité de Gestión de Calidad

Intranet, Socialización de unidades

Intranet, Socialización de unidades

Intranet, Socialización de unidades

Al fin del diagnostico

Al termino del plan detallado

Al crearse o modificarse un documento

Una matriz antes de iniciar cada capacitación.

Todo el personal de la corporación y la ciudadanía.

Observaciones al diagnóstico.

Ajustes al plan detallado.

Buzón de sugerencias y revisión de los documentos.

Encuestas de evaluación de la capacitación.

Semestral

Al termino del plan

Permanente

Permanente

Resultado de la auditoria (Cronograma de Informes

Grupo auditor del SIGCC

Reunión con el grupo de responsables del proceso

Plan de trabajo de auditoria

Alta DirecciónElaboración de planes de acciones de procesos.

Al término de la auditoria

Ejemplo de Matriz de Comunicaciones

Guías para Reuniones.- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas: Se debe empezar en el horario señalado, teniendo una tolerancia de 10 minutos. Se debe enviar la agenda con los tema a tratar con previa antelación, así como la

fecha, hora y lugar de la reunión a todos los participantes. De ser el caso de las reuniones de coordinación se deberá empezar con los acuerdos pendientes del acta anterior.

Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de la reunión).

Se debe emitir un Acta de Reunión, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunión), la cual se debe enviar por correo electrónico como máximo a los dos días de realizada la reunión (días útiles), a todos los participantes y cuyo envió será la constancia de recepción del mismo. El plazo de recepción de comentarios y/o observaciones es de 1 día (día útil) después de enviada el acta, si no se recibe ningún comentario y /o observación en este plazo establecido se dará por aprobada el acta.

Las reuniones se llevarán de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones: