“Me propongo realizar reformas legales tendientes a …a para la elaboración de manuales...
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“Me propongo realizar reformas legales tendientes a reducir la excesiva regulación y la existencia de complejos trámites, procedimientos y estructuras, que propician la corrupción, obstaculizan el desarrollo de negocios lícitos y desalientan al ciudadano para cumplir con sus obligaciones”. Lic. Miguel Alemán Velazco Gobernador de Veracruz
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“Me propongo realizar reformas legales tendientes a reducir la excesiva regulación y la existencia de complejos trámites, procedimientos
y estructuras, que propician la corrupción, obstaculizan el desarrollo de negocios lícitos y desalientan al ciudadano
para cumplir con sus obligaciones”.
Lic. Miguel Alemán Velazco Gobernador de Veracruz
Lic. Miguel Alemán Velazco
Gobernador Constitucional del Estado
C.P. Ricardo García Guzmán
Contralor General del Estado
C.P. Jesús Ricaño Escobar
Director General de Control y Evaluación
Lic. Ma. Evelia López Maldonado Directora General de
Responsabilidades y Situación Patrimonial
Lic. Jenaro del Angel Amador Director de Asuntos Jurídicos
C.P. José Gómez Durán
Director General de Auditoría Gubernamental
Lic. Flor Alicia Zamora Pozos Directora General de Desarrollo
Administrativo
C.P. Lorenzo A. Portilla Vásquez Director General de Administración y
Finanzas
L.A.E. Juan Carlos Zamudio Hermida
Jefe de la Unidad de Planeación
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
INDICE
Presentación 1
Generalidades de los Manuales Administrativos 3
Clasificación de Manuales 3
Objetivos 4
Etapas para la Elaboración de Manuales 4
Manual de Organización 11
Contenido del Manual de Organización 11
Descripción del Contenido 12
Manual de Procedimientos 17
Contenido del Manual de Procedimientos 17
Descripción de Procedimientos 18
Diagrama de Flujo 21
Anexos 27
Anexo I Cuestionario 29
Anexo II Manual de Organización 33
Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas 41
Anexo IV Manual de Procedimientos 43
Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas 45
Anexo VI Diagramación 49
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
1
P R E S E N T A C I O N
En el contexto del Programa Veracruzano de Desarrollo
Administrativo 1999-2004, y en cumplimiento a las atribuciones que la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo le señala, la Contraloría General emite esta
Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos, como un
apoyo al esfuerzo que las Dependencias y Entidades realizan para contar
con estos importantes documentos normativos, los cuales puntualizan el
qué, quién, cómo y para qué de las actividades, con las que se da
cumplimiento a la misión y a los objetivos institucionales.
Además de su naturaleza reguladora, al establecer un orden en las
estructuras y en el desempeño de la función pública, los Manuales de
Organización y Procedimientos son elementos valiosos para el
reclutamiento, selección y promoción del personal y para la instauración del
Servicio Civil de Carrera; son herramientas para la detección de áreas de
oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer gubernamental; puntos de
referencia que orientan a los servidores públicos y permiten a los directivos
detectar desviaciones y omisiones en el desempeño de sus
responsabilidades, e instrumentos útiles en la realización de tareas de
evaluación y fiscalización.
Este documento es producto de la investigación bibliográfica y de la
experiencia en los cursos de Metodología para la elaboración de manuales;
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
2
contiene los elementos básicos como son etapas, estructura y contenido,
simbología y esquemas de diagramación de actividades, así como
propuestas de formatos, entre otros.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
3
GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el
funcionamiento de la institución, a través de la especificación de bases
jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos, políticas, determinación de
campos de competencia, deslindamiento de responsabilidades, funciones,
actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se concentra
información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin
embargo no son duplicados de los instrumentos legislativos o legales, tales
como leyes, decretos, reglamentos, etc.
CLASIFICACION DE MANUALES
Los manuales administrativos reflejan en general la organización de la
Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden ser:
Manual de Organización.
Manual de Procedimientos.
Manual de Historia de la Organización.
Manual de Políticas.
Manual de Contenido Múltiple.
Manual de Trámites, etc.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
4
OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de Manual, los objetivos pueden ser:
Presentar una visión en conjunto de la institución.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar
omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al
personal y propiciar uniformidad en el trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.
La elaboración o actualización de los Manuales Administrativos requiere de
la aplicación de una metodología que permita obtener información completa
y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear
confusión en la interpretación del contenido.
ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES
Para la elaboración o actualización del manual administrativo de una
Dependenica o Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
5
1. Planeación del Trabajo
2. Aplicación de Técnicas de Investigación
3. Análisis de la Información
4. Estructuración
5. Validación de la Información
6. Autorización del Manual
7. Distribución
1.- Planeación del trabajo
Para establecer un plan de trabajo es necesario designar al grupo de
personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un
Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar
el contenido y la presentación de la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y
actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia
general de levantamiento de información, a través de fuentes más
representativas como son:
Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que
son base para la realización de las funciones de la Dependencia o
Entidad.
Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
6
Los Manuales Administrativos existentes.
Los directivos y empleados, por el conocimiento de las
actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la
documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un
Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades
necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la
Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de
trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual.
2.- Aplicación de Técnicas de Investigación
Simultáneamente a la elaboración del Programa de Trabajo, se establecerán
y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse, ya sean documentales
o de campo.
Investigación documental.- Consiste en recopilar documentos para la
selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados
con los aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos, estos
pueden ser: bases jurídico-administrativas, reglamentos, decretos, leyes,
manuales anteriores, gacetas oficiales, disposiciones normativas, y todos
aquellos que contengan información relevante para el estudio.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
7
Observación.- Es la percepción reflexiva de la realización de actividades,
con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la
investigación documental.
Cuestionarios.- La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de
preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito
al centro de trabajo. Este medio de captación de información permite
ahorrar recursos y tiempo, sin embargo, la calidad y precisión de la misma
dependerá del diseño y la presentación del cuestionario, así como de la
disposición del personal al que se aplica (Anexo I).
Entrevistas.- Consiste en obtener información verbal del personal que
realiza directamente las actividades a analizar. Este medio proporciona
información completa, debido a la interacción que se da con el personal
entrevistado, permitiendo la percepción de actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del
entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones directas que faciliten
la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con éxito es conveniente
observar lo siguiente:
Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.
Tener claro el objetivo de la entrevista.
Concertar previamente cita con el servidor público.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
8
Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del
enfoque de la entrevista.
Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender
completamente las actividades que desarrolla el personal o
esclarecer toda duda.
3.- Análisis de la Información
En el análisis de la información obtenida, se debe realizar un examen
minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran,
para lo cual es necesario establecer la secuencia:
Conocer el hecho o situación.
Describir ese hecho o situación.
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos críticamente.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente
establecidos.
Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los
cuestionamientos siguientes:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
9
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?
Para obtener la información que dará la pauta para formular el Manual, es
necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las
preguntas anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la
pregunta ¿por qué?
Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede
continuar con las etapas de:
ESTRUCTURACION.- En esta etapa se debe establecer el diseño y la
presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales
Administrativos.
VALIDACION DE LA INFORMACION.- Es necesario que la validación
la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los
Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos,
sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las
áreas.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
10
AUTORIZACION DEL MANUAL.- Una vez llevada a cabo la
validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la
autorización del titular de la Dependencia o del área a la que corresponda el
documento.
DISTRIBUCION.- Obtenida la autorización se procede a la distribución en
las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y
haga uso de esta herramienta administrativa.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
11
MANUAL DE ORGANIZACION
El manual de organización es un documento normativo que permite conocer
la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de
ella, al estar integrado por antecedentes, marco jurídico, atribuciones,
funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación, organigramas,
etc. Además, define concretamente las funciones y atribuciones
encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.
Los Manuales de Organización por el alcance de su información se
clasifican en:
Manual General de Organización.- Refleja toda la estructura
orgánica de la Dependencia o Entidad, apartir de la descripción del
primer nivel.
Manual Específico de Organización.- Comprende las funciones y
responsabilidades de un área en especial, de acuerdo a la división
administrativa que se tenga en la Dependencia o Entidad, por
ejemplo: Subsecretaría, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.
CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACION
La información que contendrá el Manual de Organización dependerá de lo
que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo
pueden considerarse los siguientes puntos:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
12
Portada.
Indice.
Presentación.
Antecedentes de la Dependencia o Entidad.
Marco Jurídico.
Atribuciones de la Dependencia.
Estructura Orgánica.
Descripción de Puestos.
Directorio.
Firmas de Autorización.
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO (Anexo II).
Portada:
Es la primera plana del Manual y puede contener los siguientes datos:
Nombre de la Dependencia o Entidad y logotipo.
Título y alcance del documento.
Area responsable de su elaboración.
Lugar y fecha de elaboración.
Indice o contenido:
Incluye la relación de los capítulos que conforman el Manual aplicándose lo
siguiente:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
13
Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.
Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos
incluidos.
Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de
página.
Presentación:
Es el texto que encabeza el Manual y puede contener lo siguiente:
Importancia de contar con un Manual.
Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
Contenido del documento y una breve descripción o propósitos
básicos que se pretenden alcanzar.
Antecedentes:
Comprende una breve descripción del origen de la Dependencia o Entidad,
del Decreto o Ley que le dio origen y del proceso de su desarrollo hasta la
actualidad.
Marco Jurídico:
Es una relación de los ordenamientos o disposiciones jurídicas, de los que se
derivan las atribuciones de la Dependencia o Entidad; es importante que se
mencionen las fechas de publicación o vigencia y se presente de acuerdo a
un orden como es:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
14
Constitución.
Tratados.
Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal.
Leyes.
Códigos.
Reglamentos.
Convenios.
Acuerdos.
Atribuciones:
Se describen de manera completa y textual las facultades otorgadas a la
Dependencia o Entidad incluidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo o
en el Regalmento Interior.
Estructura Orgánica:
Es la representación gráfica de la Dependencia o Entidad, que muestra de
manera general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad y
asesoría.
Descripción de puestos o funciones:
Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos
en la estructura orgánica, que le permiten a la institución cumplir con sus
atribuciones legales.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
15
Las funciones incluidas en un Manual de Organización deberán denotar
actividades de dirección, programación, operación, supervisión, asesoría,
etc., todas serán presentadas inicialmente en verbo infinitivo(Anexo III),
describiéndolas brevemente.
Ejemplo:
Diseñar y difundir las bases para la determinación, implantación y evaluación de las acciones del Programa Estatal de Desarrollo Administrativo en las Dependencias y Entidades Públicas Estatales.
Asesorar en la elaboración de estudios y en el establecimiento de acciones orientadas a eficientar las funciones de los servidores públicos.
La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:
Identificación.- Indica el nombre del puesto y su tramo de control.
Descripción General.- Describe brevemente las funciones
generales que se realizan en el puesto para el logro de los
objetivos.
Ubicación en la estructura organizacional.- Presenta un
organigrama que incluya el puesto inmediato superior y los
puestos subordinados, remarcando aquel que se describe.
Descripción de funciones.- Enuncia concretamente las funciones
que corresponden al puesto.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
16
Niveles de coordinación.- Señala la relación que existe entre un
puesto con las áreas internas de la Dependencia, o en su caso, con
organismos externos a la misma.
Ejemplo de coordinación interna:
CON: El Director General de Auditoría Gubernamental.
PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar
actividades.
Ejemplo de coordinación externa:
CON: Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública
Estatal.
PARA: Solicitar y recibir información, así como coordinar
actividades.
Directorio:
Relación de los principales funcionarios que componen la estructura de la
Dependencia, Subsecretaría, Dirección, etc.
Firmas de Autorización:
Representa la formalización del Manual y comprende las firmas del titular o
del jefe del área a la que corresponde el Manual y de la que lo realizó.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procedimientos es un documento que describe en forma
lógica, sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus
atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando
generalmente quién, cómo, cuándo dónde y para qué han de realizarse.
Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se
clasifican en:
Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los
procedimientos de toda la Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a
realizarse en un área en especial de la Dependencia o Entidad, por
ejemplo: Subsecretaría, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.
CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La información que contendrá el Manual de Procedimientos dependerá de lo
que se pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo,
pueden considerarse los siguientes puntos:
Portada
Indice
Presentación
Estructura Orgánica
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
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Simbología
Descripción de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Firmas de Autorización
El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo al objetivo de
la Dependencia y es muy similar al de organización, por lo que sólo se
definirá la descripción de procedimientos y los diagramas de flujo (Anexo
IV).
DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS:
Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una
de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuánto tiempo se hacen;
señalando los responsables de llevarlo a cabo.
Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la que tiene a su cargo cada
operación.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
19
El procedimiento se presenta mediante:
Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dará de
acuerdo con la función o actividad que se describa.
Objetivo.- Expresa claramente los resultados que se buscan obtener
al realizar las actividades y operaciones que integran el
procedimiento.
Normas.- Es la descripción de las reglas específicas a las que se
sujeta la realización de una actividad o procedimiento.
Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el
procedimiento (anual, mensual, semanal, diario, eventual, etc.).
Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en forma lógica y
secuencial, de cada una de las actividades u operaciones a realizar
dentro de un procedimiento, expresa el orden en que se desempeña
el trabajo y señala quiénes son los responsables de su ejecución.
Para su redacción y presentación:
Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera persona del
singular en tiempo presente (entrega, recibe, revisa).
Ejemplo: Recibe del Area de Registro y Control de la Nómina, la Nómina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo en dos tantos y la Factura de entrega en original y copia; procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nómina coincida en los cuatro documentos.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
20
Cuando se redacten actividades referidas a opciones, se utilizarán
términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etcétera.
Ejemplo: En caso de no coincidir: Se levanta Acta administrativa en original y dos copias, especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma de los titulares de la Unidad Administrativa
La redacción de cada actividad será clara, precisa y responderá a las
preguntas: ¿Quién lo hace?, ¿qué hace?, ¿cómo y con qué se realiza
la actividad?
Se indicará la periodicidad con que se realizan las actividades.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará su
nombre, se hará referencia a la trayectoria de su trámite y al número
de copias.
El procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala al
responsable de su ejecución, la segunda el número de actividad y la
tercera la actividad a desarrollar (Anexo IV).
DIAGRAMA DE FLUJO
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
21
Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el
desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de la ejecución.
Para su diseño y redacción:
Se utiliza una simbología especial (Anexo V).
Las actividades de los procedimientos se muestran de izquierda a
derecha, desde la parte superior de la hoja. Se indican los
responsables de ejecutar las actividades, así como su secuencia a
través de flechas.
Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre del
procedimiento.
Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e iniciarán
con un verbo en tiempo presente, conjugando en tercera persona del
singular (recibe, archiva, turna, etc.).
Notas para el diseño de los diagramas de flujo:
En cuanto a dibujo (Anexo VI):
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas
de entrada y salida.
Ejemplo:
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
Incorrecto Correcto
22
Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos
símbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
ELABORA Y TURNA
O
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACION
ELABORA Y TURNA
O
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACION
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de
salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas; en caso
necesario se utilizan ángulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Para efectos de presentación, es recomendable que los símbolos tengan
tamaño uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna
situación especial.
23
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
En cuanto a su contenido y/o uso:
La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada
mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensión.
Ejemplo: Recibe y analiza el Oficio de Notificación en original y determina su procedencia.
RECIBE Y
ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACIONO
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que
identificar con la letra “o” y las copias mendiante dígitos “1”, “2”, “3”,
24
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
etcétera. Es recomendable hacer esta anotación en el extremo inferior
derecho del símbolo.
Ejemplo:
FACTURA
O-2
NOMINA OFICION DE NOTIFICA-CION O-1 O
El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico,
pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida.
Ejemplo: Conector de entrada Conector de salida
25
1
o
RECIBE Y ANALIZA
OFICIO DE NOTIFICACION
1
o
RECIBE Y ENVIA
OFICIO DE NOTIFICACION
Es aconsejable que el contenido del conector de página donde continúa
el diagrama sea numérico, y a su vez, el símbolo que indica la
procedencia contenga el número de página de donde proviene.
Ejemplo: 2
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
26
El contenido del Manual de Organización depende de la amplitud y alcance
del mismo, y puede integrarse con los elementos antes mencionados en este
material.
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
27
A N E X O S
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ANEXO I CUESTIONARIO 1.- Nombre_______________________________________________________________ 2.- Nivel Máximo de estudios (especifique)______________________________________ 3.- Nombre del puesto que desempeña__________________________________________ 4.- Antigüedad en el puesto___________________________________________________ 5.- ¿Qué otros puestos ha desempeñado en esta Dependencia? Nombre del puesto: Tiempo en el puesto: __________________________________ ______________________________ __________________________________ ______________________________ 6.- Nombre del área de adscripción_____________________________________________ 7.- Nombre y puesto del Jefe inmediato_________________________________________ 8.- Nombre y puesto de sus subordinados inmediatos: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9.- ¿Cuál es el objetivo de su puesto? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10.- Describa en forma resumida las funciones principales que realiza en su puesto: ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas: ¿Qué actividades realiza? ¿Para qué?
29
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
12.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual, etc. ¿Qué actividades realiza? ¿Para qué?
30
13.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de su Departamento y otras áreas de la Contraloría. CON PARA
14.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
CON PARA 15.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora en su trabajo
LO ENVÍA A (DEPTO. OFNA. ETC.)
OBJETIVO DEL ENVIO
OBJETIVO DE SU ELABORACION
NO. DE COPIASDOCUMENTO
16.- Especifique la información documental (reportes, listado, resúmenes, etc.) que recibe en su trabajo
31
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
LO TURNA A: CON OBJETO DE
RECIBE DE DEPTO. OFNA.,
NO. DE COPIAS
DOCUMENTO 17.- Sugerencias y comentarios: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
32
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ANEXO II MANUAL DE ORGANIZACION PORTADA
GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ
Manual General de Organización
Contraloría General del Estado
Xalapa,Ver. Agosto de 1999
33
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
INDICE O CONTENIDO
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
INDICE
Presentación..................................................................................I
Antecedentes................................................................................II
Marco Jurídico............................................................................III
Atribuciones...............................................................................IV
Estructura Orgánica.....................................................................V
Descripción de Puestos.................................................................1
Directorio....................................................................................89
Firmas de Autorización..............................................................90
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Metodología para la elaboración de manuales administrativos
PRESENTACION
llos.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
PRESENTACION
La disposición y contenido de los apartados que integran este documento, tienen como propósito resolver las necesidades de consulta, difusión y apoyo a las actividades de las áreas, por lo cual se hace referencia sintética de cada uno de e
Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la Dependencia a través de las diferentes administraciones gubernamentales.
Organigrama General: cumple con lo estipulado en el Reglamento interior de la Dependencia, en donde se indican las áreas básicas para el ejercicio de las funciones que le competen.
Marco Jurídico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las atribuciones y responsabilidades, así como la creación de las áreas básicas de la Dependencia.
Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz...
35
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ANTECEDENTES
dad...
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
ANTECEDENTES
En la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado, publicada en la gaceta oficial del 17 de agosto de 1985, se contemplan funciones y atribuciones de la Contraloría asignadas a una Unidad Administrativa que funcionó a nivel de Dirección General, dependiendo directamente del Gobernador del Estado o por Acuerdo de él, de la entonces Secretaría de Gobierno, según los artículos 7 y 9 de la mencionada Ley. En términos generales, las facultades que la Ley de 1985 otorgó a la Dirección General de la Contraloría, difiere poco de las de hoy vigentes para la Contraloría General del Estado.
A partir de 1993, la Contraloría General del Estado, adopta la filosofía de un control ejecutivo regido por tres principios generales y dos criterios fundamentales. Los principios son la prevención, la selectividad y la participación social, los criterios son la corresponsabilidad y la integri
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Metodología para la elaboración de manuales administrativos
MARCO JURIDICO
e.
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
MARCO JURIDICO
La función primordial y las bases de la organización y funcionamiento de la Contraloría General del Estado se encuentran contempladas en los artículos 2, 10, 11, 41A; 41B de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz.
Sin embargo hay Leyes, Códigos, Reglamentos, Decretos, Lineamientos y Convenios que fundamentan y norman la vida institucional de cada una de las áreas de la estructura básica de organización conforme lo marca el Reglamento de la Contraloría.
Constitución Política del Estado de Veracruz-Llave.
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llav
Ley de Obras Públicas para el Estado Libre...
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Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ESTRUCTURA ORGANICA
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
ORGANIGRAMA GENERAL
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Metodología para la elaboración de manuales administrativos
DESCRIPCION DE FUNCIONES CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Identificación Nombre del Puesto:
Jefe Inmediato:
Subordinados Inmediatos:
Suplencia en caso de ausencia temporal:
Función General Estructura General Funciones Comprobar la confiabilidad de la información financiera que elaboran las Dependencias y Entidades de la Administración Pública. Proponer en coordinación con la Dirección General de Desarrollo Administrativo, las acciones necesarias que permitan eficientar el logro de los objetivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública. ELABORO: AUTORIZO: FECHA:
39
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ANEXO III
VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR FUNCIONES ESPECIFICAS Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir Atender Desahogar Fincar Operar Rendir Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar Canalizar Designar Formular Orientar Requerir Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver Captar Determinar Generar Participar Reunir Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar Codificar Diseñar Identificar Prever Solicitar Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular
41
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
42
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar
Controlar Controlar Programar
Autorizar Supervisar Informar
Evaluar Desarrollar Proponer
Definir Formular Sistematizar
Establecer Instrumentar Participar
Metodología para la elaboración de manuales administrativos
ANEXO IV MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO
Nombre: Emisión de Nómina. Objetivo: Procesar y verificar la información de percepciones para la emisión de la nómina. Frecuencia:Quincenal.
NORMAS − El sistema de registro y emisión de nómina comprenderá al personal de base,
interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada.
− El Area de Caja deberá entregar al Area de Registro y Control de Nómina las
Formas Valoradas ordenadas progresivamente, así como el Vale de Formas
Valoradas, el cual detallará el número inicial y final de folio.
− El Oficio de Solicitud de Formas Valoradas deberá firmarlo el Titular de la
Subdirección de Recursos Humanos.
ELABORO: REVISO: AUTORIZO:
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DESCRIPCION NARRATIVA
2
1A
1 Recibe del Area de Registro y Control de la Nómina, la Nómina en un tanto, los Cheques, la Factura del centro de trabajo dos tantos y la Factura de entrega en original y copia; procediendo a verificar que la cantidad indicada en la Nómina coincida en los cuatro documentos.
¿Coincide la información? En caso de no coincidir: Levanta Acta Administrativa en original y dos copias, especificando las inconsistencias en el conteo y se recaba la firma de los titulares de la Unidad Administrativa Continúa con la actividad No. 2 En caso de coincidir: Sella la Factura de entrega en copia, la devuelve al Area de Registro y Control de Nómina, resguarda en la caja de seguridad los Cheques, la Nómina y archiva de manera cronológica temporal, la Factura de entrega original y la Factura por centro de trabajo en dos tantos. Pasa tiempo.
DESCRIPCION ACTIVIDAD AREA
CAJA
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ANEXO V
SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE DIAGRAMAS DE
FLUJO
Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final de mismo.
Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.
Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico
Archivo Provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
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Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.
Preparación Indica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su interior el nombre del mismo.
Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento
Aclaración
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Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.
Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.
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ANEXO VI DIAGRAMACION INICIO AREA DE
REGISTRO Y CONTRO DE LNOMINA
RECIBE Y
VERIFICA NOMINA T
CHEQUES
ENTR GA FACTURA DE
E O-1
FACTURA 2T DE CENTRO TRABAJO
COINCIDE
LA INFOR ACION M?
LEVANTA,RECABA FIRMA Y TURNA
NO
TITULAR DELAREA ADMINISTRATIVA
AREA DE REGISTR OY CONTROL DE LA NOMINA
ACTA ADMINISTRATIVA
O SI
1
SELLA, DEVUELVE Y RESGUARD A
FACTURA E DENTREGA
2
C
AREA DE REGISTROY CONTROL DE LANOMINA
1
CAJA DESEGURIDAD
CHEQUES NOMINA
FA TURAC DE ENTREGA 2T FACTURA POR CENTRO DE TR.
O
C
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Contraloría General del Estado Carrillo Puerto N º 20
P r i m e r P i s o Z o n a C e n t r o X a l a p a, V e r. Tel. 12-07-06 El tiraje es de 300 ejemplares
