Medios de Control en las Empresas y sus Efectos CPA. CORNELIO J. PORRAS C. Miembro 459 CCPN.
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Medios de Control en las Empresas y sus Efectos
CPA. CORNELIO J. PORRAS C. Miembro 459 CCPN
OBJETIVO - La Charla sobre Medio de Control en las empresas y sus Efectos, tiene como objetivo fundamental destacar la importancia del establecimiento de los medios de control y el buen funcionamiento de estos. CONTENIDO - 1. Que es control? 2. Cuáles son los Medios de Control 3. Exposición de cada uno de los medios de control y énfasis en las caracteristicas particulares de cada uno de ellos. 4. Efectos
Qué es control?Qué es control?Es el empleo de todos los medios
concebidos en una empresaPara qué?
Sus diversas actividades
Con qué propósito?
El de alcanzar sus objetivos
Promover
Dirigir
Restringir
Gobernar
Verificar
MEDIOS DE CONTROLMEDIOS DE CONTROL
Organización
Politicas
Procedimientos
Personal
Contabilidad
Presupuestos
Informes
Organización
OrganizaciónOrganización
ESTRCTURA INTENCIONAL APROBADA
de funciones asignadas a
la gente dentro de la
empresa
para que puedan
alcanzar sus objetivos
eficiente y económicament
e
Organización
OrganizaciónOrganización
La responsabilidad debe dividirseLa responsabilidad debe dividirse Los gerentes deben tener la Los gerentes deben tener la
autoridadautoridad La responsabilidad individual La responsabilidad individual
debe ser siempre definidadebe ser siempre definida El funcionario que asigne la El funcionario que asigne la
responsabilidad y delegue responsabilidad y delegue autoridad a sus subordinados autoridad a sus subordinados debe tener un efectivo sistema de debe tener un efectivo sistema de seguimientoseguimiento
Organización
OrganizaciónOrganización
A las personas a quienes se A las personas a quienes se delega la autoridad se les debe delega la autoridad se les debe requerir ejercer la autoridad sin requerir ejercer la autoridad sin supervision estrecha. Las supervision estrecha. Las excepciones deben consultarse.excepciones deben consultarse.
La organización debe ser flexible La organización debe ser flexible ante los cambios cuando cambian ante los cambios cuando cambian los planes operativos, políticas y los planes operativos, políticas y objetivosobjetivos
Organización
OrganizaciónOrganización
Las estructuras Las estructuras organizacionales deben ser organizacionales deben ser tan simples como sea posibletan simples como sea posible
Los organigramas y manuales Los organigramas y manuales deben prepararse para ayudar deben prepararse para ayudar a los cambios de planes y a los cambios de planes y controlescontroles
Organización
OrganizaciónOrganización
Cuando este medio de control no esta bien estructurado, entonces
Organización
Políticas
PolíticasPolíticas
Una política es cualquier Una política es cualquier principio establecido que principio establecido que requiere guía o restringe la requiere guía o restringe la acciónacción
Politicas
Políticas deben ……..Políticas deben ……..
Ser coherentes con leyes, reglamentos y con los objetivos
Diseñarse para promover conductas autorizadas
Establecerse en Manuales
y bien organizadas
Comunicarse a todos
Revisarse ymodificarse
Politicas
Preocedimientos
ProcedimientosProcedimientos
Son métodos empleados Son métodos empleados para realizar las para realizar las actividades de acuerdo actividades de acuerdo con las políticas prescritascon las políticas prescritas
Los mismos principios aplicables a las políticas lo
son para los procedimientos, Además:
Procedimientos
ProcedimientosProcedimientos
1. Para reducir posibilidad de fraude y error
los procedimientos deben ser coordinados para que el trabajo de
un empleado
Sea automáticamente verificado por otro que tenga
responsabilidades independientes
Procedimientos
ProcedimientosProcedimientos
2. Para las operaciones no mecánicas, los 2. Para las operaciones no mecánicas, los procedimientos prescritos no deben ser procedimientos prescritos no deben ser tan detallados que repriman el uso del tan detallados que repriman el uso del juicio.juicio.
3. Para promover el máximo de eficiencia y economía, los procedimientos prescritos deben ser tan simples y económicos como sea posible.
Procedimientos
ProcedimientosProcedimientos
4. Los procedimientos no deben 4. Los procedimientos no deben traslaparse, ser conflictivos o estar traslaparse, ser conflictivos o estar duplicadosduplicados
5. Los procedimientos deben ser revisados y mejorados según sea necesario
Procedimientos
Personal
PersonalPersonal
Es la gente contratada para realizar Es la gente contratada para realizar el trabajo que se le encomienda.el trabajo que se le encomienda.
La mejor forma de control sobre el desempeño de los individuos, es la supervisión.
Personal
PersonalPersonal
1. Los nuevos empleados deben ser 1. Los nuevos empleados deben ser investigados en cuanto a honestidad investigados en cuanto a honestidad y confiabilidady confiabilidad
2. A los empleados debe dárseles entrenamiento y capacitación que les proporcione la oportunidad de mejorar y mantenerse informados en nuevas políticas y procedimientos.
Personal
PersonalPersonal
3. 3. A los empleados se les debe dar información A los empleados se les debe dar información sobre los deberes y responsabilidades de sobre los deberes y responsabilidades de otros segmentos de la organización, para otros segmentos de la organización, para que puedan entender mejor como y donde que puedan entender mejor como y donde encajan sus trabajos dentro de la encajan sus trabajos dentro de la organización como un todo.organización como un todo.
4. El desempeño de todos los empleados debe ser revisado periódicamente para verificar si todos lo requerimientos esenciales de sus trabajos se estan logrando.
El mejor desempeño debe recibir reconocimiento apropiado. Los defectos deben ser discutidos con los empleados para que se les de la oportunidad de mejorar su ejecución o desarrollar sus habilidades.
Personal
Contabilidad
ContabilidadContabilidad
Es el medio indispensable de control Es el medio indispensable de control financiero sobre actividades y recursos.financiero sobre actividades y recursos.
Suministra un marco de referencia que puede ser ajustado a las asignaciones
de responsabilidad.
Más aún, es el indicador financiero de la empresa
Contabilidad
ContabilidadContabilidad Contabilidad
1.Debe ajustarse a las necesidades de los gerentes para la toma de decisiones.
2.Debe basarse en líneas de responsabilidad
3.Los informes financieros de los resultados operativos deben ser paralelos a las unidades organizacionales responsable de llevar a cabo operaciones
4.Debe diseñarse de tal forma que los costos controlables puedan ser identificados
Presupuesto
PresupuestoPresupuesto Presupuestos
Es una declaración de resultados esperados
expresados en términos numéricos
PresupuestoPresupuesto Presupuestos
1.Quienes son responsables de alcanzar un presupuesto deben participar en su elaboración.
2.Los responsables de ejecutar un presupuesto deben ser provistos con la información adecuada que les permita un seguimiento oportuno, determinar resultados reales vrs. presupuesto y explicar las variaciones
PresupuestoPresupuesto Presupuestos
3. Todos los presupuestos de las instancias deben estar integrados al presupuesto general de la empresa.
4. Los presupuestos deben establecer objetivos medibles.
5. Los presupuestos deben ayudar a afinar la estructura organizacional de la empresa
Informes
InformesInformes
Documentos con Documentos con información para la toma información para la toma de decisionesde decisiones
Informes
InformesInformes Informes
1.Deben elaborarse de acuerdo con las responsabilidades asignadas
2.Los individuos o unidades deben ser requeridos para informar solamente sobre aquellas materias de las cuales son responsables
3.El costo de acumulación de datos y preparación de informes debe sopesarse contra los beneficios a obtener de ellos
InformesInformes Informes
4. Deben ser tan simples como sea posible y consistentes con la naturaleza del asunto. Deben incluir solamente información que sirva a las necesidades de los lectores.
5. Los informes relativos a desempeño, deben mostrar comparaciones con estándares predetermiandos de costo, calidad y cantidad.
InformesInformes Informes
6. Para su máximo aprovechamiento, los informes deben ser oportunos. Los informes oportunos basados parcialmente en estimaciones pueden ser más útiles que los informes atrasados.
7. Los receptores de los informes deben ser encuestados periódicamente para verificar si todavía necesitan los informes que estan recibiendo, o si el informe puede ser mejorado.
TODA EMPRESA TIENE……
ProcesosProcesos
PROCESO #1 PROCESO #2 PROCESO #3 PROCESO #4
PROCESO #1 PROCESO #2 PROCESO #3 PROCESO #4
“La organización debe estar perfectamente
alineada para lograr los objetivos trazados”
Misión
Valores
Visión
No son alcanzables, reales y no están
puestos en práctica
Estrategia
No es ejecutada o llevada a cabo de acuerdo a lo
previsto, con la pérdida del logro de los objetivos
• Estructura no efectiva• Inadecuado o deficiente sistema de entrenamiento y desarrollo• Sistema de toma decisiones no coherente• Inconformidad con el sistema de compensación• No existe sistema de reconocimiento• Sistema de Información deficiente• Procesos de trabajo no equilibrados
RESULTADOSPobres
Poco aceptables
% algo siginificativo con respectoa la meta (75%, 80%..)
Una empresa no es eficaz si no logra sus objetivos
Una empresa no es eficiente, si no se facilita el logro de los objetivos de la organización con el mínimo de recursos y las menores consecuencias posibles