Medios para la gestión del conocimiento por profesionales
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M E D I O S PA R A L A G E S T I Ó N D E L C O N O C I M I E N T O P O R P R O F E S I O N A L E S
E S T E B A N R O M E R O F R Í A S W W W. E S T E B A N R O M E R O . C O M
@ P O L I S E A | | E R F @ U G R . E S
Referencia: http://www.flickr.com/photos/photographybypaul/4126358281
¿Cambio generacional o cambio cultural?
Fotografía: “iPaddr” por waferbaby en http://www.flickr.com/photos/wafer/5533140316 con licencia Creative Commons
Ética Hacker
Fotografía con licencia CC: https://www.flickr.com/photos/garryknight/12774325084
Gestión del tiempo
Fotografía por Breanna en http://www.flickr.com/photos/breannajosephine/5256340053 con licencia Creative Commons
Si se puede digitalizar, será digitalizado y distribuido.
Publicar para proteger
Ingresos por empleado en empresas de Internet
Vía 37signals.com (2010)
Yahoo
eBay
Amazon
2010
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2010
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2010
¿ ?
G E S T I Ó N D E L A I N F O R M A C I Ó N PA R A P R O F E S I O N A L E S Y D E S PA C H O S
U N A V I S I Ó N A P L I C A D A
La productividad en el trabajo supone un continuo replanteamiento de nuestros flujos de trabajo.
Es el momento de rediseñar nuestros flujos de trabajo
empleando herramientas digitales.
C O R R E O E L E C T R Ó N I C O
En mi caso es el centro de mi ecosistema de información. Todo lo importante y relativamente urgente está en un correo electrónico en la bandeja de entrada (inbox).
Las tareas con un deadline más lejano las gestiono en a través del calendario.
C O R R E O E L E C T R Ó N I C O
• Saca del email todos aquellos flujos de trabajo que sean más eficientes por otras vías.
• Gestiona el correo desde tus dispositivos móviles.
• Mantén la bandeja de entrada lo más vacía posible.
• Si puedes responder un correo en menos de 2 minutos, hazlo.
• Evita el “responder a todos”.
• Hay que saber poner fin a una cadena de correos.
C O R R E O E L E C T R Ó N I C O
• Prueba los filtros inteligentes.
• Utiliza filtros para organizar correos de manera automática (por ejemplo, notificaciones, publicidad, boletines, etc.).
• Elimina las notificaciones de redes sociales.
• Remitente y Asunto son los campos claves para determinar la prioridad de un mensaje.
C O R R E O E L E C T R Ó N I C O• Procesa los correos que implican tareas y confirma su
recepción.
• Se breve, conciso y estructurado. Evita ambigüedades que redunden en futuros correos aclaratorios.
• Si cambia el tema del correo, cambia el Asunto. Elimina fórmulas de cortesía cuando no sea necesario.
• Utiliza respuestas prediseñadas.
S E R V I C I O S D E O F I C I N A O N L I N E
• Se trata del tradicional servicio “Office” en línea.
• Funciones cada vez más potentes.
• Se añaden las ventajas de trabajar en línea: compartir documentos, editarlos conjuntamente, publicar contenidos en la web, etc.
G O O G L E D R I V E
Servicios disponibles: • Documento • Presentación • Hoja de cálculo • Formulario • Dibujo
G O O G L E D R I V E
Servicios disponibles: • Documento • Presentación • Hoja de cálculo • Formulario • Dibujo
G D R I V E - F O R M U L A R I O
Publicación del cuestionario: • Online con URL pública. • Insertado en una página web. • Envío por correo.
G D R I V E - F O R M U L A R I O
Publicación del cuestionario: • Online con URL pública. • Insertado en una página web. • Envío por correo.
Se puede hacer el seguimiento de la campaña a través de a cortadores de enlaces como bitly.com.
G D R I V E - F O R M U L A R I O
Elaboración de cuestionario
Resumen de resultados
Publicación de cuestionario
Recogida de resultados
G D R I V E - F O R M U L A R I O
Elaboración de cuestionario
Resumen de resultados
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Elaboración de cuestionario
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G O O G L E D R I V E
Servicios adicionales: • HelloFax • Movenote • Smartsheet • Tablas dinámicas • Streak (CRM) • Etc.
R E U N I O N E S O N L I N E• Las reuniones a distancia pueden/suelen ser más productivas.
• Toma notas en formato digital y compártelas al final de la sesión (actas).
• Si surge la necesidad de discutir temas o hacer propuestas tras la reunión, genera los espacios virtuales necesarios para ello (por ejemplo en Google Drive) y asigna tareas a personas con una fecha determinada.
• Lleva un orden del día claro y obliga a la gente a que piense sobre él previamente.
• Comparte documentos previamente y pide a los asistentes que trabajen sobre ellos, preparando al mismo tiempo la reunión.
• No hay reuniones informales.
• Establece momento de inicio y de finalización.
A L M A C E N A M I E N T O D E A R C H I V O S E N L A N U B E
• Permite disponer de carpetas de archivos sincronizadas entre distintos dispositivos.
• Elimina la necesidad de memorias portátiles en la mayoría de casos.
• Facilita la gestión de proyectos comunes.
• Función de backup.
A L M A C E N A M I E N T O Y L E C T U R A D E I N F O R M A C I Ó N
• Estos servicios permiten guardar rápidamente información de páginas web para su lectura posterior.
• Multiplataforma.
• Facilitan la lectura online y offline.
• Permiten compartir la información en redes sociales o con colaboradores.
P O C K E T G E T P O C K E T. C O M
Artículo en página web
Web de Pocket
App de escritorio
App iPhone
P O C K E T G E T P O C K E T. C O M
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App iPad
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A L M A C E N A M I E N T O D E I N F O R M A C I Ó N , A N O TA C I Ó N Y E D I C I Ó N
• Añaden a los servicios anteriores, las funciones de anotación y edición de documentos, convirtiéndose en una potente herramienta de gestión y producción de información.
• Almacenan información de webs y otras fuentes (nota de voz, imágenes, vídeo, etc.).
• Permiten el trabajo en equipo.
E V E R N O T E
Artículo en la página web
Selección de artículo para
Evernote Edición de artículo en
Evernote
E V E R N O T E
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E V E R N O T E
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E V E R N O T E
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TA R E A S D E B A J A I N T E N S I D A DExisten una serie de tareas que por ser rutinarias o por no estar ligadas a un deadline solemos postergar. Muchas de ellas están vinculadas a gestión de la información y podemos llevarlas a cabo en momentos de mayor cansancio en los que es necesario prestar una menor atención. Es importante establecer unos límites temporales a las mismas ya que en ocasiones pueden ser muy absorbentes.
• Procesar notas que hayamos tomado en los diversos dispositivos y aplicaciones.
• Revisar y ordenar los ficheros de uso más frecuente.
• Leer los artículos pendientes en mis suscripciones (Feedly).
• Leer y procesar los artículos guardados en Pocket.
• Preparar algún borrador de cara a la publicación de un nuevo artículo en la web.
• Limpiar el email de correos que no requieren una respuesta.
• Organizar contactos.
• Organizar contactos en redes sociales.
S U S C R I P C I Ó N A C O N T E N I D O S
• La suscripción a contenidos permite mantenernos siempre al día de todas las novedades que se publican en nuestras fuentes de información favoritas sin necesidad de visitarlas.
• No es un sistema invasivo.
• Permite almacenar artículos favoritos y compartir contenidos en redes.
FAV O R I T O S S O C I A L E S
• Permiten guardar favoritos o marcadores de páginas web en la nube de modo que se pueden consultar desde cualquier sitio.
• Si se hacen públicos, generan una base de datos muy relevante para hacer búsquedas sociales.
G R A C I A S ( A H O R A S E G U I M O S )
E S T E B A N R O M E R O F R Í A S W W W. E S T E B A N R O M E R O . C O M
@ P O L I S E A | | E R F @ U G R . E S