MEJORAMIENTO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA EN LA

SECRETARIA DE PLANEACION Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE

LOS PATIOS

JOSE LUIS CONTRERAS PABON

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA SAN JOSE DE CUCUTA

2006

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MEJORAMIENTO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA EN LA

SECRETARIA DE PLANEACION Y PROYECTOS DEL MUNICIPIO DE

LOS PATIOS

JOSE LUIS CONTRERAS PABON

Proyecto presentado como requisito

para el optar a el título de Especialista en Gestión Pública

Asesor: Dr. Jesús Eduardo Meza Aparicio

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA SAN JOSE DE CUCUTA

2006

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 1 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2 1.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DEL PROBLEMA 2 1.1.1 Identificación 2 1.1.2 Definición 2 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 2 1.3 ALCANCE Y EXTENCION DEL ESTUDIO 2 1.3.1 Alcance 2 1.3.2 Extensión 3 2. CONCEPUALIZACION 4 2.1 LA GESTION PUBLICA 4 2.1.1 La planeación 4 2.1.2 La ejecución 5 2.1.3 La evaluación 5 2.2 MACROPROCESOS 6 2.2.1 Procesos Estratégicos 6

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2.2.2 Procesos Misionales 6 2.2.3 Procesos de Apoyo 6 2.2.4 Procesos de Evaluación 6 2.3 LA GESTION ADMINISTRATIVA 7 2.3.1 La función administrativa 7 2.3.2 Los procedimientos administrativos 10 2.4 BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 11 2.4.1 Metodología general ajustada 12 2.4.2 Sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión 12 2.5 ARCHIVO 13 2.6 ATENCION AL CLIENTE 14 2.7 GESTION DE LA CALIDAD EN EL SECTOR PÚBLICO 15 2.7.1 Normalización de documentos 16 2.8 COMPETENCIAS LABORALES 19 2.8.1 Las Competencias Laborales 19 2.8.2 Las Competencias Funcionales 19 2.8.3 Las Competencias Comportamentales 21 2.9 INDICADORES DE GESTION 21 2.9.1 Pertinencia 22

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2.9.2 Funcionalidad 22 2.9.3 Disponibilidad 22 2.9.4 Confiabilidad 22 2.9.5 Interpretabilidad 22 2.9.6 Utilidad 22 2.10 CUADRO DE MANDO 22 2.10.1 Cuadro de mando Du Pont 24 2.10.2 Cuadro de mando basado en las áreas funcionales 24 2.10.3 Cuadro de mando balanceado 24 2.11 ARBOL DE GESTION 24 3. EXPOSICION DE RESULTADOS 26 4. ANÁLISIS DE RESULTADOS 28 5. CONCLUSIONES 31 5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARIA DE PLANEACION Y PROYECTOS 31 5.2 MANUAL DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS 31 5.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSION MUNICIPAL 32 5.4 SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 32 5.5 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE PROYECTOS DE INVERSION 32

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6. RECOMENDACIONES 33 BIBLIOGRAFIA 35 ANEXOS 37

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LISTAS DE ANEXOS

pág.

Anexo A. Manual de procedimientos de la secretaría de planeación y proyectos 37 Anexo B. Manual de administración de documentos 58 Anexo C. Manual de procedimientos del banco de programas y proyectos de inversión municipal 80 Anexo D. Sistema de peticiones, quejas y reclamos 102 Anexo E. Matriz DOFA de la secretaria de planeación y proyectos 109

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LISTAS DE FIGURAS

pág.

Figura 1. Ruta de la gestión pública 5 Figura 2. Los macroprocesos 7 Figura 3. Macrosistema para la gestión administrativa 9 Figura 4. Presentación de documentos 18 Figura 5. Modelo manual especifico de funciones y competencias laborales 20 Figura 6. Hoja metodológica para la construcción de indicadores de gestión 23 Figura 7. Árbol de gestión 25

INTRODUCCION

En el presente estudio se analizó mediante la matriz DOFA la secretaría de planeación y proyectos de la Alcaldía de Los Patios, como eje de la administración municipal, encargada de coordinar y proyectar los planes y programas del plan de desarrollo. En el capitulo 1, se plantea, define y formula las deficiencias de la secretaría de planeación y proyectos que afectan el mejoramiento de la gestión, que permite conocer las debilidades administrativas. En el capitulo 2, se relaciona la conceptualización que se desarrolla para la realización del presente estudio. En el capitulo 3, se exponen los resultados de las encuestas y el capitulo 4, se analizan dichos resultados, basado en los cuales se dan las conclusiones, que se presentan en el capitulo 5, que son la implementación de manuales de procedimientos y los sistemas de administración de documentos y de peticiones, quejas y reclamos. Finalmente, se presenta las recomendaciones en el capitulo 6, que son la de adoptar con el fin de mejorar la competitividad de la entidad, la norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, la implementación de un software para archivo y la adquisición de un computador para instalar el sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DEL PROBLEMA 1.1.1 Identificación. Deficiente gestión administrativa en la secretaría de planeación y proyectos del municipio de Los Patios. 1.1.2 Definición. Las falencias en la organización administrativa de la secretaria de planeación y proyecto se ven reflejadas en la falta de procedimientos claros y oportunos en cada uno de los servicios que prestan, por los constantes cambios de la normatividad vigente, los nuevos avances tecnológicos, la apertura de nuevos mercados y la inestabilidad de los servidores públicos. Además de la falta de indicadores propios de esta dependencia para evaluar su gestión y el desempeño de los servidores públicos, a los que se les exigen los mejores resultados en la prestación de bienes y servicios que se han de entregar a la comunidad en general. 1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Al fortalecer y modernizar la secretaria de planeación y proyecto se mejorará la gestión administrativa en el municipio de Los Patios? 1.3 ALCANCE Y EXTENSION DEL ESTUDIO 1.3.1 Alcance. Implementar procedimientos, mecanismos y estrategias que nos permitan mejorar la gestión administrativa.

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1.3.2 Extensión. Colocar al servicio de la secretaria de Planeación y proyectos del municipio de Los Patios un documento donde se indiquen los procedimientos a seguir en la dependencia, el funcionamiento del banco de programas y proyectos de inversión municipal, un sistema de administración de documentos, un sistema de atención de peticiones, quejas y reclamos e implementar los indicadores para evaluar la gestión de la entidad en la prestación de bienes y servicios y de sus servidores públicos, a los que se les exigen los mejores resultados en el desempeño de sus funciones. Así como también especificar los requerimientos para elaborar, revisar, aprobar, distribuir, difundir, actualizar, archivar y anular un documento.

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2. CONCEPTUALIZACION

2.1 LA GESTIÓN PÚBLICA Es el conjunto de actividades que se desarrollan a través de los procesos de planeación, ejecución y evaluación1 con el fin de atender las necesidades y solución de problemas de las comunidades mediante la generación de bienes y la prestación de servicios, sobre la base de metas acordadas democráticamente. A través de los procesos de gestión las entidades públicas producen bienes y servicios, con el objetivo de satisfacer las necesidades de la población, para lo cual debe contar con una serie de elementos que llevan la planeación a la realización de actividades concretas, como son: el direccionamiento de la política basada en la normatividad vigente, los recursos con los que se cuentan, los procesos y procedimientos, y los instrumentos. En la figura 1, se ilustra la ruta de la gestión pública. 2.1.1 La planeación. Es el primer momento de la gestión, es el proceso de toma de decisiones respecto al logro de un estado futuro deseado a partir de la definición de unos objetivos, unas estrategias, unos resultados y la asignación de unos recursos. Mediante los planes se concreta el proceso de planeación, previo diagnostico de la situación. En las entidades y organismos públicos la planeación se registra en los planes de desarrollo y los planes de acción. El plan de desarrollo se presentan tres ejes: el económico, el social y el ambiental, que luego se dividen en programas, subprogramas y proyectos.

1 DNP. Grupo gestión pública territorial. Escuela Superior de Administración Pública y Corporación Andina de Fomento. Bogotá, 2004.

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2.1.2 La ejecución. Es el segundo momento de la gestión, en el que se llevan a la práctica los objetivos y estrategias de desarrollo sostenible, identificados y aprobados en el plan, a través de la elaboración, aprobación y ejecución del presupuesto de rentas y gastos, de la contratación y la realización de los programas y proyectos. 2.1.3 La Evaluación. Es el tercer momento de la gestión, que consiste en hacer un seguimiento periódico, sistemático y continuo a las acciones de la administración de acuerdo con los lineamientos, estrategias y metas del plan, con el fin de retroalimentar la gestión, realizar ajustes, permitir los procesos de rendición de cuentas. Figura l. Ruta de la gestión pública

PLANEACION

EJECUCION

PLAN DE DESARROLLO PLAN DE ACCION

EVALUACION

MEDIANTE LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS (PRESUPUESTO

RENTAS Y GASTOS CONTRATACION Y

PROYECTOS)

CONTROL (SEGUIMIENTO PERIODICO Y SISTEMATICO OBJETIVOS

ESTRATEGIAS METAS

PROGRAMAS

PLAN DE INVERSIONE

PARTE ESTRATEGICA

CONTROL SOCIAL

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2.2 LOS MACROPROCESOS Es el conjunto integrado por dos o más procesos que se orientan a cumplir un mismo objetivo en la entidad. Los macroprocesos son varios procesos, que a su vez se conforman de muchos procedimientos. El proceso es el conjunto de actividades con orden y secuencia lógica que transforman insumos en bienes o servicios. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor, estos pueden ser: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación2, ver figura 2.

2.2.1 Procesos estratégicos. Son procesos referentes al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. 2.2.2 Procesos misionales. Son procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto o razón de ser. A través de ellos, se logra satisfacer las necesidades de la entidad, así como capitalizar las posibilidades de la organización y del entorno. 2.2.3 Procesos de apoyo. Son procesos para la provisión de los recursos necesarios en los demás procesos, introduciendo las herramientas logísticas requeridas por la organización. 2.2.4 Procesos de evaluación. Son procesos necesarios para medir y recopilar la información destinada a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia.

2 Norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

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Figura 2. Los macroprocesos

MACROPROCESOS

ENTIDAD PUBLICA

P. ESTRATEGICOS P. MISIONALES ü ü ü

ü

ü

ü

P. APOYO P. EVALUACION

U S U A R I O

ü ü

ü

ü ü ü

C O M U N I D A D

RESULTADOS

2.3 LA GESTION ADMINISTRATIVA El control de gestión se refiere exclusivamente a los fenómenos administrativos que pueden ser expresados cuantitativamente. Cualquier acción administrativa puede ser evaluada observando cinco cualidades fundamentales que son: eficacia, efectividad, economía, calidad y mejoramiento. Los cinco atributos miden y evalúan los resultados de la gestión a través de indicadores numéricos. 2.3.1 La función administrativa. Se realiza a través del proceso administrativo3 constituido por cinco etapas: planeación, organización, 3 Decreto 2145 de 1999.

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dirección, integración del personal y control, es la encargada de integrar en torno de los objetivos institucionales el aporte de cada área funcional, proporcionándole una orientación común a los esfuerzos y recursos propios de cada una. En la figura 3, se muestra el macrosistema para la gestión administrativa. Dirección, el nivel directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción. Planeación, es concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y de los fines del estado en general. La planeación debe ser participativa y concertada. Las oficinas de planeación asesoran en todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecen los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo. La oficina de control interno evalúa el proceso de planeación en toda su extensión y con base en los resultados obtenidos hace las recomendaciones de ajuste o mejoramiento del proceso. Organización, función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y de competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del estado. La oficina de control interno evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones se enmarquen dentro de este contexto.

9

Figura 3. Macrosistema para la gestión administrativa. AMBIENTE EXTERNO

AMBIENTE EXTERNO

PLANEACION

ORGANIZACION

INTEGRACION DEL PERSONAL

CONOCIMIENTOS ADMINISTRATIVOS METAS DE LOS DEMANDANTES

USO DE INSUMOS

DIRECCION

CONTROL

RESULTADOS (BIENES SERVICIOS SATISFACCION

DEL CIUDADANO

RE

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Ejecución, implica el desarrollo de las actividades de la organización determinadas en el proceso de planeación que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. Evaluación, es el complemento fundamental de la planeación, que consiste en la verificación y seguimiento de la gestión, dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la realimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos. 2.3.2 Los procedimientos administrativos. Los procedimientos administrativos están consagrados en el código contencioso administrativo, tienen como objeto el cumplimiento de los cometidos estatales como la señalan las leyes, la adecuada prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados reconocido por la ley. Los procedimientos es el conjunto de pasos, ampliamente vinculados y cronológicamente dispuesto, realizados al interior de la entidad por el servidor público y dirigidos a precisar la forma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el desarrollo de la tarea. Los procedimientos forman parte del proceso de planeación, ya que son la materialización de las acciones para el cumplimiento de metas y objetivos propuesto en dichos procesos. Las actuaciones realizadas por los servidores públicos deben desarrollarse bajo los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción.4

4 Decreto 01 de 1989.

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Las actuaciones administrativas podrán iniciarse por: ü Quienes ejerciten el derecho de petición, en interés general. ü Quienes ejerciten el derecho de petición, en interés particular ü Quienes ejerciten el derecho de petición, de informaciones. ü Quienes ejerciten el derecho de formulación de consultas. ü Quienes obren en cumplimiento de una obligación o deber legal. ü Las autoridades, oficiosamente. ü Silencio administrativo. ü Publicaciones, comunicaciones y notificaciones. 2.4 BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL Es un instrumento para la planeación donde se registran los programas y proyectos de inversión, que son viables técnica, ambiental y socio-económicamente, y con la posibilidad de ser financiados total o parcialmente con recursos del presupuesto general del municipio. Los proyectos son un conjunto de actividades a realizar en un tiempo determinado, mediante la combinación de recursos humanos, técnicos, físicos y financieros, con costos definidos y metas acorde a cronogramas, para producir un producto. La ley orgánica del plan de desarrollo5 establece que todo proyecto debe ser registrado en el banco de programas y proyectos y en el sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión. Para dar cumplimiento a la resolución No. 0806 de 2005 del departamento nacional de planeación, las entidades del orden nacional, departamental y

5 Ley 152 de 1994

12

municipal deberán utilizar la metodología general ajustada para la identificación, preparación y evaluación de proyectos de inversión pública.

Igualmente en dicha resolución, nos indica que se deberán registrar los proyectos de inversión en el aplicativo “Sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión (SEPPI)”. Todo proyecto que haga parte del presupuesto, deberá registrarse en el banco de programas y proyectos de inversión municipal, en cumplimiento de lo establecido en el estatuto orgánico del presupuesto6. El acuerdo 020 de 1994, por medio del cual se dictan disposiciones sobre el marco de los programas y proyectos de inversión municipal de Los Patios. 2.4.1 Metodología general ajustada. La Metodología general ajustada (MGA) tiene como objeto proveer un sistema de información ágil y eficiente en el proceso de identificación, preparación, evaluación y programación de los Proyectos de Inversión. La metodología general ajustada para la presentación de proyectos, consta de los siguientes módulos: identificación, preparación, evaluación exante, programación y ficha EBI 2.4.2 Sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión. El sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión (SSEPI), es un sistema de información automatizado que apoyará las labores de seguimiento de proyectos.

6 Decreto 111 de 1994

13

El SSEPI está integrado por tres nódulos básicos que unidos apoyan la gestión de los proyectos de inversión, estos son: módulo de programación y seguimiento, módulo de clasificadores y módulo de transferencia de información 2.5 ARCHIVO Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control. El conjunto de normas, sistemas y procedimientos que rigen el archivo se denomina plan de archivo. Con el fin de dar cumplimiento a la ley general de archivo las entidades públicas deben adoptar un programa de gestión de documentos, para normalizar los procedimientos de correspondencia y archivo de gestión, central e histórico7.

El plan de archivo es el conjunto de normas y procedimientos que rigen el archivo, para los cuales se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: ü Adoptar los objetivos que se persiguen al implementar el plan de archivo. ü Reglamentar los procedimientos que se deben seguir al planear, organizar, ejecutar y controlar la administración de archivos y lograr su optimización. ü Definir los grupos y sistemas de clasificación más adecuados y vigilar su estricto cumplimiento. ü Determinar después de un estudio técnico, el equipo, materiales, elementos y otros recursos que se han de utilizar. ü Facilitar la conservación lógica y apropiada de los documentos, buscando a la vez economía de espacio y acondicionamiento técnico del local. ü Fijar políticas sobre duplicados, programas de retención y descarte, transferencias e incineración de documentos. ü Fijar responsabilidades:

7 Ley 594 de 2000.

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- Del comité de archivo de la entidad. - Del personal encargado del archivo. - De los usuarios del servicio de archivo.

ü Garantizar su eficiente manejo de manera que permita la continuidad, sostenimiento y recuperación de la información.

ü Establecer las bases para el entrenamiento y actualización del personal, hasta lograr técnicas y procedimientos dignos de crédito y confianza.

ü Diseñar mecanismos de control capaces de proporcionar la existencia segura de los procesos y los documentos.

ü Lograr que la localización de los documentos se realicen en forma fácil, rápida y segura.

Un plan de archivo debe contemplar los siguientes aspectos:

1. Disposiciones generales 2. Organización 3. Procedimientos 4. Sistema de clasificación 5. Responsabilidades 6. El comité de archivo 7. Retención y descarte 8. Destrucción e incineración de documentos 9. Recursos 10. Reproducción de documentos y archivo 11. Confidencialidad 12. Control 13. Transferencias 14. Restauración 15. Políticas

2.6 ATENCIÓN AL CLIENTE Conjunto de actividades encaminadas a mejorar la atención a los usuarios en la prestación de los servicios.

15

Los estándares en el servicio al cliente, es una herramienta para medir que tanto cada persona alcanza los niveles de servicio que desea. La calidad en el servicio puede ser definida por ciertos adjetivos que describen las maneras básicas de cómo tratar a su cliente, los más comunes son: simpatía, amabilidad, cortesía, eficiencia, puntualidad, receptivo, servicial y generosidad.8

La satisfacción al cliente se considera como la percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas Los sistemas de gestión de la calidad implican el compromiso de la dirección con el propósito de aumentar la satisfacción al cliente.8

Satisfacción del cliente, es la percepción del cliente sobre el grado en que se ha cumplido sus requisitos y expectativas. Con el propósito de mejorar la atención en el servicio al cliente y de conformidad con la ley 190 de 1995, la secretaría de planeación y proyectos implementará el sistema de peticiones, quejas y reclamos. 2.7 GESTION DE LA CALIDAD EN EL SECTOR PÚBLICO “El gobierno nacional a través del Decreto 4110 de 2004, adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, la cual especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicable a las entidades obligadas por la ley 872 de 2003 y se constituye en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de

8 La Opinión. San José de Cúcuta. 05 de Abril de 2006

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calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de dichas entidades.”9

El sistema de gestión de la calidad apunta a una visión estratégica, que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, orientado a mejorar la prestación de bienes y servicios, consolidado los estándares en el servicio al cliente10. Se reconocerán estímulos a aquellas entidades territoriales que hayan implementado sistemas de gestión de calidad exitosos a través del premio nacional de la calidad de la alta gerencia y del banco de éxitos que lidera el departamento de la función pública11.

2.7.1 Normalización de documentos. Con la finalidad de unificar la estructura en el contenido de los documentos para la implementación del sistema de gestión de la calidad, estos deberán contener los siguientes apartados: Encabezado: incluye la información con respecto al logotipo o imagen institucional, tema, fecha de aprobación, numeración de las páginas y actualización del documento, que debe ir en todas las páginas del documento. Ver figura 4. Control de cambios: cada vez que un documento sufra alguna modificación, deberá registrarse con las siguientes características, la cual debe estar contenida en la primera página de cada documento. Ver figura 4. Lista de distribución: para registrar la versión y la fecha de entrega del documento, así como la firma de quién lo recibe, en un cuadro con las siguientes características, la cual debe estar contenida en la primera página del documento. Ver figura 4. 9 Carta administrativa. ESAP. 2006 10 Norma técnica de calidad ISO 9000 11 Decreto 4110 de 2004

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Pie de página: incluye la información con respecto a quién elabora, revisa y aprueba el documento, la cual debe estar contenida en la primera página del documento. Ver figura 4. Disposiciones generales: describe el propósito del documento, el marco legal, las definiciones y otras disposiciones que debe tenerse en cuenta. Organización: los recursos que se han de utilizar para el desarrollo del proceso. Procedimientos: describe las etapas y actividades que se deben cumplir en el desarrollo de un proceso. Responsabilidades: aquí se detallan las personas responsables del desarrollo del proceso. Formatos: es el conjunto de registros que se deben diligenciar en el desarrollo del proceso. Flujograma: representación gráfica que permite identificar las operaciones involucradas en un proceso y sus interrelaciones, facilitando el conocimiento del proceso que se describe, a través de las actividades, los documentos producidos y las áreas administrativas y el personal que interviene en el proceso.

18

Figura 4. Presentación documentos ALCALDIA DE

LOS PATIOS

NOMBRE DEL DOCUMENTOS

FECHA

VERSION

PAGINA X DE Y

CONTROL DE CAMBIO

FECHA VERSION RAZON DEL CAMBIO

LISTA DE DISTRIBUCION

VERSION CARGO FIRMA FECHA

ELABORO

REVISO

APROBO

19

2.8 COMPETENCIAS LABORALES Capacidad de una persona para desempeñar funciones productivas en contextos variables, con base en los estándares de calidad establecidos por el sector productivo. En el sector público, por medio del decreto 2539 del 22 de Julio de 2005, se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los decretos ley 770 y 785 de 2005. En la figura 5, se relaciona un modelo de ajuste al manual específico de funciones y de competencias laborales12: 2.8.1 Las competencias laborales. Se determinan con base en el contenido funcional del empleo, es decir, con el objeto de identificar las responsabilidades y las competencias exigidas al servidor público, que incluirán los siguientes aspectos:

ü Identificación del propósito principal del empleo. ü Las funciones esenciales del empleo. 2.8.2 Las competencias funcionales. Precisan y detallan lo que debe estar en capacidad el funcionario para ejercer un cargo, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos: ü Criterios de desempeño o resultados de la actividad laboral. ü Conocimientos básicos. ü Contexto para evidencias su competencia. ü Evidencias para demostrar las competencias laborales.

12 Decreto 2539 de 2005

20

Figura 5. Modelo manual especifico de funciones y competencias laborales ALCALDIA DE

LOS PATIOS

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES,

REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES

FECHA

VERSION

PAGINA X DE Y

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nivel Denominación del empleo Código Grado No. De cargos Dependencia Jefe inmediato

2. PROPOSITO PRINCIPAL

3. UBICACIÓN ADMINISTRATIVA Tipo de planta

4. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

5. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

6. CONOCIMIENTOS BASICOS ESENCIALES

7. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Académicos Experiencia relacionada Experiencia laboral

8. CATEGORIA DEL OFICIO Nivel Clasificación Grado

21

2.8.3 Competencias comportamentales. Descripción de las responsabilidades, valores, actitudes y aptitudes que deba demostrar el servidor público. 2.9 INDICADORES DE GESTIÓN Son los atributos que miden y evalúan los resultados de la gestión pública: eficiencia, eficacia, efectividad, economía, calidad y mejoramiento. El principal fundamento del control de gestión, es el de evaluar los procesos desarrollados y los resultados obtenidos por una administración, para determinar el grado de eficiencia y de eficacia de la gestión realizada. La evaluación de la gestión se constituye en el principal instrumento para asegurar que todas las entidades y organismos del estado se orienten a la realización de los fines de la función pública. “Es importante tener en cuenta que los indicadores son una herramienta útil para evaluar los planes, actividades y metas de cada entidad; como herramienta de gestión permite a la dirección conocer el grado de avance o desarrollo de todas las actividades en cualquiera de los tres niveles de gestión de una entidad”.13 Los criterios utilizados para la selección de indicadores son: pertinencia, funcionalidad, disponibilidad, confiabilidad, interpretabilidad y utilidad. El resultado del indicador debe ser comparado frente a un criterio estándar o norma técnica para determinar como se está dando el desarrollo a la gestión y al logro de los resultados previstos. 13 Guía Metodológica. Diseño de indicadores para evaluar la gestión pública. DAFP. Bogotá 2001

22

Para la implementación de los indicadores del presente estudio se utilizará la hoja metodológica que se presenta en la guía metodológica del DAFP14 y que relacionamos en la figura 6. 2.9.1 Pertinencia. Busca que el indicador permita describir la situación del fenómeno objeto de la acción. 2.9.2 Funcionalidad. Indica que el indicador sea medible, fácil de de operar y sensible a los cambios en la situación inicial 2.9.3 Disponibilidad. Que sea posible acceder a la información necesaria para calcularlo. 2.9.4 Confiabilidad. Que la información requerida sea cuantificable estadísticamente. 2.9.5 Interpretabilidad. Que los resultados de la información sea susceptibles de análisis. 2.9.6 Utilidad. Que los resultados y análisis permitan tomar decisiones. 2.10 CUADRO DE MANDO Es un medio de proporcionar retroalimentación a la dirección a cerca de su desempeño global. La retroalimentación es el conjunto de datos que se captan y se procesan para ser convertidos en información sobre el resultado de las operaciones de la organización, con la finalidad de constatar en que grado satisface las condiciones que fueron determinadas en los indicadores, en los estándares y en los criterios de actuación. 14 Guía Metodológica. Diseño de indicadores para evaluar la gestión pública. DAFP. Bogotá 2001.

23

Figura 6. Hoja metodológica para la construcción de indicadores de gestión ALCALDIA DE

LOS PATIOS

HOJA METODOLOGICA PARA LA

CONSTRUCCION DE INDICADORES DE GESTION

FECHA

VERSION

PAGINA X DE Y

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD: Código. 2. NOMBRE DE LA DEPENDENCIA Misional: Apoyo: 3. QUE SE VA Objetivo: EVALUAR Estrategia:

4. FORMAS DE EJECUCION

Proyecto: Actividad: Acción/tarea: Otro:

Nombre de la forma de ejecución: 5. META ESTABLECIDA: 6. FINALIDAD DEL INDICADOR: 7. TIPO: Eficiencia Eficacia Calidad

8. QUE VARIABLES INTERVIENEN PARA DESARROLLAR EL INDICADOR

9. FUENTE

10. UNIDAD DE

MEDIDA 11. FORMA DE CALCULO 12. FRECUENC DE

MEDICION 13. CATEGORIZACION DEL RESULTADO (MARCO DE

REFERENCIA) 14. NOMBRE DEL INDICADOR

Excelente Regular Deficiente 15. FECHA DE ELABORACION

16. FECHA DE REVISION

17. OBSERVACIONES:

RESPONSABLE DE LA MEDICION (Cargo y Nombre):

24

2.10.1 Cuadro de mando Du Pont. Que basa la evaluación del desempeño de la organización en el beneficio económico. Relacionan las ganancias con las múltiples operaciones que tienen lugar en la empresa. Su principal indicador es el beneficio o rendimiento sobre la inversión. 2.10.2 Cuadro de mando basado en las áreas funcionales. Permite hacer un diagnóstico acertado sobre algunos aspectos significativos de la gestión, identificando las áreas que presentan problemas y facilitando la adopción de medidas correctivas. Toda organización cualquiera que sean sus características, existen necesariamente cinco funciones básicas: producción, mercadeo, personal, finanzas, y la función administrativa. 2.10.3 Cuadro de mando balanceado. Es un medio para presentar a la alta gerencia un conjunto de indicadores numéricos para evaluar los resultados de la gestión; Contempla la actuación de la organización desde cuatro perspectivas complementarias que se integran en la visión y la estrategia: la financiera, la del cliente, la del proceso interno y la de formación y crecimiento. 2.11 ARBOL DE GESTION Representación gráfica y jerarquizada de los procesos, los cuales mediante una relación de causa-efecto, permite obtener a nivel agregado los resultados de la gestión. En la figura 7, se muestra una ilustración de un árbol de gestión. En la categorización de los resultados, se toma como base el criterio determinado por el INCONTEC, en su nivel de satisfacción, adaptándolo a las necesidades y experiencias propias de cada entidad.

Puntaje obtenido % = 80 = 100 = 60 < 80 < 60 Niveles de satisfacción Excelente Regular Deficiente

25

Figura 7. Árbol de gestión.

Puntos 100% Puntaje BPPIM 100

EFICIENCIA PUNTOS EFICACIA PUNTOS EFECTIVIDAD PUNTOS 40% 40 40% 40 20% 20 40% 40% 40%

Proy pres Proy PD 16

Proy gest Proy PD 16

Proy ejec Proy PD 8

40% 40% 40%

Proy pre mga Proy PD 16

Proy g mga Proy PD 16

Proy mga ejec Proy PD 8

20% 20% 20%

Proy pres trimes 8

Proy gest trimes 8

Proy ejec trimes 4

3. EXPOSICION DE RESULTADOS El presente estudio pretende recoger la información bibliográfica y documental que nos permita implementar mecanismos, estrategias y procedimientos para mejorar los servicios prestados y evaluar el control de los procesos desarrollados, para determinar el grado de eficiencia y eficacia en la planeación, que nos permitan mejorar la gestión administrativa. Con base a la encuesta de ocho preguntas realizada a cinco personas de la dependencia, se tiene: ü Pregunta No. 1: ¿Qué oficinas manejan la secretaría de planeación y proyectos? Respuesta Proyectos, archivo, sisben y estratificación. ü Pregunta No. 2: ¿Cuántas personas laboran en cada una de ellas?

Respuesta. Proyecto = 2, archivo = 4, sisben = 3 y estratificación = 1. ü Pregunta No. 3: ¿La secretaría de planeación y proyectos posee manual de procedimientos?

Respuesta No. ü Pregunta No. 4: ¿El banco de programas y proyectos posee manual de procedimientos?

Respuesta No. ü Pregunta No. 5: ¿La secretaría de planeación y proyectos cuenta con un sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión?

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Respuesta No. ü Pregunta No. 6: ¿La oficina de archivo cuenta con un sistema de administración de documentos?

Respuesta Si. ü Pregunta No. 7: ¿La secretaría de planeación y proyectos cuenta con un sistema de peticiones, quejas y reclamos?

Respuesta No.

ü Pregunta No. 8: ¿La secretaría de planeación y proyectos cuenta con un coordinador de proyectos?

Respuesta No.

4. ANALISIS DE RESULTADOS

La respuesta a la pregunta No. 1, nos deja ver las oficinas que manejan esta dependencia y tomando el concepto de planeación15 como herramienta gerencial que articula y orienta las acciones para el logro de los objetivos organizacionales y los fines del estado, cuya gestión está centrada en procesos de tipo misional y de apoyo, se tiene que la oficina de proyectos realiza los procesos misionales a través del BPPIM (Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal) y los procesos de apoyo se realizan a través de las oficinas de archivo, estratificación y sisben. La respuesta a la pregunta No. 2, nos permite conocer el número de personas que laboran en cada área, la cual vemos que el BPPIM cuenta con un personal técnico y que requiere el apoyo de un profesional como coordinador de proyectos como se muestra en la pregunta No. 8, para realizar el proceso misional de la secretaría de planeación y proyectos. Las respuestas a la preguntas No. 3, 4, 6 y 7, nos indica que la secretaría de planeación no cuenta con un sistema de información que le permita conocer las peticiones, quejas y reclamos; Además no dispone de manuales de procedimientos establecidos para esta dependencia, ni para el banco de programas y proyectos, y la oficina de archivo no se encuentra debidamente organizada. La pregunta No. 5, de conformidad con la ley orgánica del plan de desarrollo 16, indica que la administración municipal debe diseñar procedimientos para efectuar seguimiento permanente a la ejecución, para lo cual debe acceder al SSEPI, para el seguimiento y evaluación los proyectos de inversión. La respuesta nos indica que en estos momentos no se realiza y por ende no se está dando cumplimiento a la norma.

15 Diseño de indicadores para evaluar la gestión pública. DAFP. Bogotá 2001. 16 Ley 152 de 1994

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Este estudio hace una recopilación de información bibliográfica y documental, que nos permita implementar una serie de mecanismo, estrategias y procedimientos para mejorar los servicios prestados y evaluar los procesos desarrollados en la secretaría de planeación y proyectos del municipio de Los Patios, con el objetivo de ser mejores cada día y de esta manera satisfacer las necesidades de quienes servimos. Con la implementación del manual de procedimientos de la secretaria de planeación y proyecto, los procedimientos del banco de programas y proyectos de inversión municipal, el manual de administración de documentos y del sistema de peticiones, quejas y reclamos, es el inicio para la implementación de la norma técnica de la calidad en la gestión pública que refleja la existencia de un ambiente organizacional dispuesto a la mejora continua, a la concepción coherente de los procesos ejecutados de acuerdo con la base documental y con un sistema de medición que facilita la gestión de acciones correctivas y preventivas. El manual de procedimientos de la secretaría de planeación y proyectos es el documento donde se identifica los procesos, procedimientos y estrategias a seguir en esta dependencia para su normal desarrollo, y con mira a liderar el proceso que posicionará al municipio de Los Patios como polo de desarrollo del eje fronterizo Colombo-Venezolano. El banco de programas y proyectos de inversión municipal es un instrumento para la planeación donde se registran los programas y proyectos de inversión viables técnica, ambiental y socio-económicamente susceptibles de ser financiados total o parcialmente con recursos del presupuesto general del municipio. La administración de documentos es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro, conservación, restauración, consulta y control, cuyo conjunto de normas, sistemas y procedimientos se rigen a partir del plan de archivo.

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El sistema de peticiones, quejas y reclamos, recepcionan las solicitudes de peticiones, quejas y reclamos, para darle trámite interno que nos permita mejorar la atención de los servicios prestados y lograr la satisfacción de la comunidad en general.

5. CONCLUSIONES

Como conclusiones para mejorar la gestión administrativa en la secretaría de planeación y proyectos, se requiere documentar y describir en forma clara, completa y operativa todos los procesos de la dependencia, para lo cual requiere el apoyo de un profesional como coordinador planeación y proyectos que se encargue de implementar los siguientes manuales y sistemas: ü El manual de procedimientos de la secretaría de planeación y proyectos ü El manual de procedimientos del banco de programas y proyectos de inversión municipal ü El sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión SSEPI ü El sistema de administración de documentos para archivo ü El sistema de peticiones, quejas y reclamos. 5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN Y PROYECTOS. En el anexo A, se presenta un manual de procedimientos para implementar al interior de la Secretaría de Planeación y Proyectos; se espera que éste manual sea socializado, formalizado y adoptado en su totalidad, debido a que fue diseñado específicamente para esta Secretaría, gracias al análisis desarrollado en función de la matriz DOFA. 5.2 MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS En el anexo B, se presenta un manual para la administración de documentos, en donde se dan las pautas necesarias para organizar el archivo de gestión, el archivo central y el archivo histórico. 5.3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL BANCO DE PROGRAMAS

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Y PROYECTOS DE INVERSIÓN MUNICIPAL. En el anexo C, se presenta un manual de procedimientos para el banco de programas y proyectos de inversión municipal, en donde se definen los requisitos para la presentación, viabilización y registro de los proyectos de inversión municipal. 5.4 SISTEMA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS. En el anexo D, se presenta un sistema de peticiones, quejas y reclamos, que nos orientará para mejorar el servicio en la atención al cliente. 5.5 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN En el anexo C, se presenta el manual de procedimientos para el banco de programas y proyectos de inversión municipal, en donde se incluye el sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión SSEPI diseñado por el DNP, cuyo software deberá ser implementado en esta dependencia como herramienta indispensable que nos permita mejorar el desempeño institucional.

6. RECOMENDACIONES

La Alcaldía de Los Patios, liderada por la Secretaría de Planeación y Proyectos, deberá adoptar, con el fin de mejorar su competitividad, la norma técnica de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, la cual se constituirá en su herramienta de gestión y le permitirá dirigir y evaluar, en forma ideal, el desempeño institucional. 17

La secretaría de planeación y proyectos deberá destinar los recursos necesarios para adquirir un computador, que cumpla los requisitos exigidos por la Secretaría de Planeación Departamental, y además destinar una persona que se encargue de la actividad propia del desarrollo y captación de la información en el SSEPI(software diseñado por el DNP18). La persona responsable del manejo de la información del SSEPI deberá ser dotada con el computador y capacitada en el sistema de seguimiento y evaluación de proyectos de inversión (Dicha capacitación la realiza la Gobernación de Norte de Santander a través del Grupo de Proyectos de la Secretaría de Planeación Departamental). Todo lo anterior cumpliendo con las requisitos que se indican en el anexo C. La Alcaldía de Los Patios deberá destinar los recursos necesarios para la implantación de un software para el manejo de la oficina de archivo. El aplicativo a implementar deberá contar en forma indispensable, con el manejo de lo siguiente: ü Estadísticas de las peticiones, quejas y reclamos ü Asignación de consecutivos, ü Búsqueda rápida de la información

17 Gestión de la calidad en el sector público. ICONTEC. 2004. 18 Departamento Nacional de Planeación

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ü Utilización de la información como recurso corporativo, más efectivo para la administración municipal. Los macroprocesos, los procesos y procedimientos deben incluirse en los sistemas de información de la entidad. De acuerdo a los recursos disponibles para cumplir este punto, se podrá pensar en el desarrollo o cotización en el mercado de dicho software; para ello se espera que se desarrolle el proyecto, y se radique en el banco de programas y proyectos de inversión municipal.

BIBLIOGRAFIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación. Bogotá: ICONTEC 1996. 38 p.:il (NTC 1486). CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA. 1991. CÓDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO. Decreto 01 del 02 de Enero de 1989. ESTATUTO BÁSICO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998. ESAP. Ley 594 del 2000. Ley general de archivos. INSTRUMENTOS PARA LA MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA, “Por una gestión transparente” DAFP/CGN/ESAP, 1999. SINERGIA. Sistema Nacional de Evaluación de Resultados/Plan Indicativo Una Herramienta de Gestión, Instructivo, DNP. Agosto de 1998. GESTION DE LA CALIDAD EN EL SECTOR PÚBLICO. Norma técnica de calidad en la gestión pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. 88 pp. (NTCGP 1000:2004)

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Decreto 2539 del 22 de Julio de 2005. Ley 872 de 2003. Sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público. Acuerdo 049 de 2002 del Archivo general de la nación. Ley 152 de 1994. Ley orgánica del plan de desarrollo. KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. Elementos de administración. Quinta edición. México: McGraw - Hill, 1999. 555 p. Ley 909 de 1994. Carrera administrativa. Decreto 111 de 1996. Estatuto orgánico del presupuesto. Ley 489 de 1998. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública. Decreto 2145 del 04 de Noviembre de 1999. Estatuto básico de control interno.