MEJORAS EN LA PRODUCTIVIDAD LOGÍSTICA … · Existe la necesidad de su diseño sea flexible, ......
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MEJORAS EN LA PRODUCTIVIDAD LOGÍSTICA MEDIANTE NEGOCIACIÓN ONLINE
Rafael Trucios Maza
� La Logística del aprovisionamiento se ocupa del procesode adquisición y almacenamiento de productos quepueden ser materias primas, materiales, partes, piezas,etc, desde los proveedores hasta el cliente.
Gestión de compras y abastecimiento
� Nuevo enfoque hacia la integración del aprovisionamientoa la estrategia global de la empresa.
� Existe la necesidad de su diseño sea flexible, sincronizadacon los sistemas de producción, control y reducción decostos y desarrollo de herramientas analíticas y decontrol para el logro de objetivos.
Gestión de compras y abastecimiento
� La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso deadquisición y almacenamiento de productos que pueden sermaterias primas, materiales, partes, piezas, etc, desde losproveedores hasta el cliente.
� Continuidad del abastecimiento
� Negociar precios convenientes
� Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros
� Definir nivel de inventarios evitando rotura de stocks y mermas
� Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos
� Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación
Objetivos de compras
Mejoras en la productividad logística mediante negociación online Rafael Trucíos M.
� Desarrollar la estrategia de compras
� Implementar la estrategia de compras
� Seguimiento de actividades
� Medición de objetivos
Acciones
� Tiempo – Plazo de entrega
� Planificación - Optimizar el flujo de materiales
� Stock - Disminuir el nivel de inventarios
� Calidad – En el servicio
� Costos – Obtener mejores precios en nuestras adquisiciones (sin sacrificar calidad y garantía)
KPI´s en nuestra gestión
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¿Quién es responsable?
¿A quien necesito?
¿Dónde están mis proveedores?
Socio Estratégico de Negocios
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Socio Estratégico –> Abastecimiento Estratégico
• Redefinir especificaciones con clientes internos
Ámbito Interno
Ámbito Externo
• Introducir cambios en el proceso de compras (ej. TI, e-procurement)
• Ampliar la basede proveedores
- cantidad - geografía
• Negociar mejores términos de compras
• Realizar cambios en
la relación con los
proveedores
>>> Acción: Calificar SEN
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Generar portafolio de proveedores pre-calificados
• Identificación de criterios
básicos para identificación de
proveedores
• Generar lista de proveedores
- actuales
- alternativos
- no tradicionales
• Identificación de criterios
de aceptabilidad
• Análisis de información
pública
• Envío de RFI
• Identificación de criterios
para precalificación
• Pedidos de información
específicos
• Visitas y reuniones con los
clientes
¿Qué estamos comprando? - ¿A quien?
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Visión de compras
Desarrollo de Proveedores
Los proveedores mejoran más cuando los clientes son exigentes y sistemáticos.
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Objetivos
Dimensión
Precio
Oferta
Productos / Servicios / Especifica-ciones
Objetivos
Reducción del precio
Cumplir con entregas programadas
Mantener bajos inventarios
Cumplir con los requerimientos de calidad
Métrica
% reducción en costo total de abastecimiento
% entregas a tiempo
Rotación de mercadería
Productividad
Áreas potenciales de negociación
Descuento por volumenDescuentos por ítems / PromocionesSoluciones integrales (producto y servicio)Compra de materia prima por organizaciónCostos de transporteTérminos de pago
Tiempo de entregaFrecuencia de entregaMínimo volumen por entregaTipo de equipo de transporte
Inventarios en consignaciónMantenimiento del proveedor del inventario
Especificaciones de desempeñoRediseño del producto / servicioModularidad de componentesEnvasesSoporte técnico
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Esquema inicial
Desarrollar Plan de
Negociación
Generar y distribuir RFQ
Negociación
Analizar respuestas
¿ Aceptable ?
Feedback a proveedores
Obtener información
adicional
Acuerdo contractual
Eliminar proveedoresno competitivos
Acabas de homologar a tus proveedores con sólo seguir las pautas del abastecimiento estratégico
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Proceso de abastecimiento tradicional
Q
Volumen de Compras
$
Nro. ProveedoresNúmero de Ítemsy carga administrativa
Tratamiento Diferenciado
Tipo de Negociación
Productos Críticos
Productos Críticos
Productos EstratégicosProductos Estratégicos
Productos Varios
Productos Varios
ServicioServicio
Servicio + Precio
Servicio + Precio
PrecioPrecio
ContratosFijación de PreciosFrecuencia de ConsumoPlazo Determinado
Basado en:Concurso de PreciosCompras históricas
5%
5%
15%
80%
80%
15%
Mejoras en la productividad logística mediante negociación online Rafael Trucíos M.
Proceso tradicional aplicando ebusiness
Q
Volumen de Compras
$
Nro. ProveedoresNúmero de Ítemsy carga administrativa
Tipo de Negociación
ContratosFijación de PreciosFrecuencia de ConsumoPlazo Determinado
Basado en:Concurso de PreciosCompras históricas
15%
5%
5%
15%
80%
80%
e-business
Reaprov. ElectrónicoIntegrando Información electrónicaEnvío/Aceptación OC - CAP
Subasta Electrónica
Concursos de Precios Tradicional
UsuarioGenerar
Requerimiento
Crea Petición de Oferta
Imprimir Petición de Oferta
Fax de Petición de Oferta
Recepción de documento
Tipeo de Ofertas
Evaluación de Ofertas
Colocación de O/C
Responden Ofertas
Opciones actuales
1.-Fax
2.-Mail
3.-Courier
4.-Blackberry messenger
Scaneo de Petición de
Confirmación telefónica
Mail Petición de Oferta
ProveedorEnvio de mail o fax
Flujo de Abastecimiento utilizando medios electrónicos
UsuarioCompras
ERP
Compras
ERP
ERP
Responde Ofertas
Integración con Sistema Comercial.
WEB del cliente
Emarket place
Proveedor
PROV X
PROV Y
PROV Z
b2b
Proveedor
Cliente Proveedor
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Automatización de procesos
CLIENTES PROVEEDORES
B2B
Registro online de proveedores
Envío de Cotizaciones – RFQ´s
Recepción de Ordenes de Compra
Envío de Guías y Facturas
Visualización de Estado de Facturas
Impresión de Comp. de Retención
Integración a la Cadena de Valor
Opción de Financiamiento (e-factoring)
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Principales Beneficios
1. Disminución de precios y tiempo: negociación con los proveedores.
2. Reducción del costo de ordenar: simplificación y desburocratización.
3. Disminución de errores, por la disminución del componente manual.
4. Disminución del tiempo del ciclo de compra, facilitando la comparación de productos en un catálogo homogéneo, la verificación del precio y la disponibilidad.
5. Reducción de inventarios: mayor coordinación con los proveedores.
6. Liberación de tiempo del encargado de Compras; puede dedicarse a tareas de valor estratégico: negociar con proveedores.
7. Mayor transparencia en el proceso: descentralización y mayor información disponible.
8. Mayor control de proveedores y empleados: transacciones únicamente con proveedores autorizados, reduciendo así las compras fuera de contrato.
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Proceso tradicional aplicando ebusiness
Q
Volumen de Compras
$
Nro. ProveedoresNúmero de Ítemsy carga administrativa
Tipo de Negociación
ContratosFijación de PreciosFrecuencia de ConsumoPlazo Determinado
Basado en:Concurso de PreciosCompras históricas
15%
5%
5%
15%
80%
80%
e-business
Reaprov. ElectrónicoIntegrando Información electrónicaEnvío/Aceptación OC - CAP
Subasta Electrónica
� Es una convocatoria a empresas, para la compra oventa de bienes o servicios de mediante unanegociación online.
� La objetivo final de una subasta electrónica es lageneración de ahorros o ganancias importantesmediante procesos totalmente transparentes yauditables.
Subasta Electrónica
MODALIDADES DE SUBASTAS
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Subasta Inglesa Inversa
Esta Subasta es utilizada para laadquisición de un bien o servicio.
Partiendo de un precio base, elpostor ganador es aquel que realizala puja más baja. La subastapermanece abierta durante untiempo determinado, una vezfinalizado el tiempo de la subasta,esta se cierra y se da a conocer elganador de la misma.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es < al 10% es sugerido usar esta modalidad de subasta
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Ejemplos – Subasta Inglesa Inversa
Producto o Servicio
Cisternas y Tanques Elevados
Tarjetas PVC - Línea de Crédito
Formatería
Folletería Un Color
Pernos y afines
Obra Agencia Gamarra
Gorros Merchandising de Agencia
Folletería Full Color y Marketing
Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %
S/. 70,000.00 S/. 42,000.00 S/. 28,000.00 40.00%
S/. 35,274.52 S/. 21,360.00 S/. 13,914.52 39.45%
S/. 120,914.90 S/. 77,114.00 S/. 43,800.90 36.22%
S/. 636,946.39 S/. 475,000.00 S/. 161,946.39 25.43%
$310,000.00 $235,000.00 $75,000.00 24.19%
S/. 3,030,000.00 S/. 2,370,000.00 S/. 660,000.00 21.78%
S/. 45,336.23 S/. 38,330.00 S/. 7,006.23 15.45%
S/. 704,014.27 S/. 600,000.00 S/. 104,014.27 14.77%
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Subasta Holandesa Inversa
Esta Subasta es utilizada para laadquisición de un bien o servicio.
Se inicia con un precio determinado,inferior a todas las ofertas, y elsubastador va subiendo por etapas.
Gana el postor que primero aceptaun precio.
Cuando la diferencia de las propuestas (precios) es > al 12% es sugerido usar esta modalidad de subasta
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Subasta Holandesa Inversa - Ejemplos
Producto o Servicio Precio Base Precio Tope Precio Final Ahorro Ahorro %
Ups Transformadores Estabilizadores y Baterías para Ups S/. 101,965.07 S/. 160,100.00 S/. 101,965.07 S/. 58,134.93 36.31%
Mantenimiento Preventivo de Aire Acondicionado S/. 316,082.77 S/. 402,798.57 S/. 316,082.77 S/. 86,715.80 21.53%
Servicio de Recarga de Extintores S/. 65,291.31 S/. 82,000.00 S/. 65,291.31 S/. 16,708.69 20.38%
Obra Agencia Huaraz II S/. 944,376.15 S/. 1,180,000.00 S/. 944,376.15 S/. 235,623.85 19.97%
Obra Agencia Cajamarca S/. 1,250,621.64 S/. 1,500,000.00 S/. 1,302,188.30 S/. 197,811.70 13.19%
Útiles de Oficina S/. 280,404.99 S/. 320,000.00 S/. 280,404.99 S/. 39,595.01 12.37%
Servicio de Agentes de Vigilancia Red de Agencias S/. 4,355,366.63 S/. 5,223,842.06 S/. 4,627,500.69 S/. 596,341.37 11.42%
Obra CC. Piura S/. 500,434.12 S/. 599,000.00 S/. 530,619.59 S/. 68,380.41 11.42%
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Subasta Inglesa Directa
Esta Subasta se emplea para laventa de algún producto o servicio.Consiste en partir de un preciobase y los postores deben ingresarsus ofertas de forma ascendente,ganando quien ofrezca el preciomayor.
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Subasta Inglesa Directa - Ejemplos
Producto o Servicio
CAMIONETA JEEP CHEROKEE SPORT
Cajeros
CAMIONETA PICK UP
CAMIONETA PICK UP
Baja de Activos Almacén Canta Mobiliario
CAMIONETA PICK UP
CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T
CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T
CAMIONETA MITSUBISHI L200 4X4 2.5 C/D TD GL M/T
Precio Base Precio Final Ganancia Ganancia %
$5,000.00 $9,700.00 $4,700.00 94.00%
S/. 1,000.00 S/. 1,850.00 S/. 850.00 85.00%
$8,500.00 $14,100.00 $5,600.00 65.88%
$8,500.00 $13,800.00 $5,300.00 62.35%
S/. 2,000.00 S/. 2,900.00 S/. 900.00 45.00%
$8,500.00 $12,103.46 $3,603.46 42.39%
$8,500.00 $11,700.00 $3,200.00 37.65%
$8,500.00 $11,500.00 $3,000.00 35.29%
$8,500.00 $11,500.00 $3,000.00 35.29%
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Subasta Holandesa Directa
Esta Subasta es utilizada para laventa de un bien o servicio.
Se inicia con un precio determinado,superior a todas las ofertas, y elsubastador va bajando por etapas.
Gana el postor que primero aceptaun precio.
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Producto o Servicio Precio Tope Precio Base Monto Final Ganancia %
Venta de Refiles y Mermas de Etiquetas S/. 68,250.00 S/. 54,600.00 S/. 55,650.00 1.92%
Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete I
(Polietileno Tereftalato ) S/. 14,150.00 S/. 12,800.00 S/. 14,150.00 10.55%
Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete II
(Polipropileno de alta densidad) S/. 49,800.00 S/. 44,400.00 S/. 49,800.00 12.16%
Venta de Materiales Plásticos Reciclados Paquete IV
(PVC compactado) S/. 4,800.00 S/. 4,350.00 S/. 4,800.00 10.34%
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Subasta Sobre Cerrado
Esta Subasta es aquella en la que lospostores presentan su oferta en unasola ocasión.
El ganador es quien presente la mejoroferta para el Cliente.
Esta modalidad permite no mostrar lacantidad de postores que compiten,así como mantener oculto quien hasido el postor ganador.
Cuando la diferencia de las propuestas es muy alejada se puede usar este modalidad de adquisición
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Subasta Sobre Cerrado - Ejemplos
Producto o Servicio
Sobre Cerrado_Serviciode Fumigación_MIBANCO
MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS
CABLES DE CONTROL Y DE USO INDUSTRIAL
MEDIDORES ELECTRÓNICOS MONOFÁSICOS
TRANSFORMADORES DE CORRIENTE PARA BT CON BARRA PASANTE
OBRAS CIVIL CHANCAY TANQUE DE COMBUSTIBLE - COPEINCA
PASTORALES DE ACERO GALVANIZADO
INSULADO DE E/P ALEJANDRA, CRISTINA Y MATTY
MEDIDORES ELECTRÓNICOS TRIFÁSICOS
Precio Base Precio Final Ahorro Ahorro %
S/. 67,000.00 S/. 36,078.70 S/. 30,921.30 46.15%
$327,272.77 $245,605.00 $81,667.77 24.95%
$370,586.98 $319,645.41 $50,941.57 13.75%
$136,348.75 $119,925.00 $16,423.75 12.05%
$43,519.08 $38,732.00 $4,787.08 11.00%
$85,000.00 $79,815.00 $5,185.00 6.10%
$138,409.95 $130,000.00 $8,409.95 6.08%
$180,000.00 $172,500.00 $7,500.00 4.17%
$287,307.00 $277,581.69 $9,725.31 3.38%
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Revisemos
Notificaciones a contribuyentes• Papel continuo para emisión de OP• Papel bond para notificaciones coactivas
Emisión de Impuesto Predial y Arbitrios• Impresión y Formatos contínuos para PU, HR y DJ• Servicio de courier con ensobrado y etiquetado
Papeletas de transito / Impuesto vehicular• Formatos con código de barras• Impresión y formatos continuos del Imp vehicular
Oficina• Desde 135 a 210 bidones de 20 lt mensuales• Útiles de oficina
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Beneficios frente a la negociación tradicional
� AHORRO DE COSTES� Básicamente asociado a subastas, mayor
transparencia� Ya de salida (fase RFQ) se mejoran precios
respecto a negociación tradicional
� PROCESO OPTIMIZADO� Basado en best practices� Ahorro de tiempo y esfuerzo� Independiente del tiempo y lugar (Internet)� Eliminación tareas que no aportan valor
� AUTODOCUMENTACION� Unificación de respuestas proveedores� Registro de todo lo que pasa alrededor de
la negociación� Acceso al histórico
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Pasos para ejecutar una Subasta Electrónica
1. Identificación del Producto y/o Servicio a Subastar.
2. Selección de postores a participar.
3. Envío de Carta de Invitación:
- Bases detallando las especificaciones técnicas y reglas.
- Cronograma de la Subasta.
4. Consultas y absolución a las interrogantes de los postores
5. Recepción de las propuestas técnicas y económicas.
6. Evaluación de las propuestas técnicas por parte del Cliente.
7. Envío de cuadro comparativo con las propuestas económicas.
8. Definición de Modalidad de subasta a emplear
9. Capacitación a los postores.
10. Ejecución de la Subasta Electrónica.
11. Envío de Informe Final
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Invitación a la subasta
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MITOS, ERRORES Y SOLUCIONES
� “VALORAMOS A NUESTROS PROVEEDORES MAS QUE POR EL PRECIO”
� Entendemos la subasta como una fase posterior a una RFQ
� Existen subastas que admiten criterios no precio, tanto numéricos como nonuméricos
� “EN ESTE MATERIAL CONCRETO TENEMOS MUY POCOS PROVEEDORES”
� Uso de la Subasta Holandesa
� “LOS PROVEEDORES BAJAN TANTO QUE DUDAMOS QUE PUEDANCUMPLIR”
� Buenas especificaciones, cualificación de proveedores, formación
� “CULTURALMENTE, NO ESTAMOS PREPARADOS PARA LAS SUBASTAS”
� Temores: al cambio, a perder el control, incluso a parecer pococompetentes
Nuestra Confianza
Nº MITO VERDAD
1 Es intangible � Es real y se puede medir
2 Se construye despacio � Se construye o destruye muy rápido
3 Es independiente a otras áreas � Es integral a otras áreas
4 Depende de la situación � Se confía o no. No hay término medio
5 Se reconstruye � Es difícil y complicado
6 Es peligroso confiar � Es más peligroso desconfiar
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Realizar
integración
operativa
Llevar a cabo
proceso
de selección
Definir
plan de acción
Crear
portafolio
de proveedores
Refinar
estrategia de
abastecimiento
ETAPAS DE IMPLEMENTACIÓN DE ABASTECIMIENTO ESTRATÉGICO
Refinar perfil
del rubro
• Desarrollar en detalle
las características del
rubro
• Confirmar los
requerimientos de los
clientes – ¿qué se
compra?
• Entender las
características del
mercado proveedor –
¿de quién se compra?
1
2
3
4 5 6
• Refinar la aplicabilidad
de las palancas de
abastecimiento
estratégico (gestión de
requerimientos, proceso
de compras, mejorar
poder de compra y
gestión de la cadena de
abastecimiento)
• Refinar los objetivos de
ahorro a ser logrados
• Determinar las
capacidades de los
proveedores
• Identificar proveedores
precalificados
• Verificar y realizar ajustes
a la aplicabilidad de la
estrategia de
abastecimiento al
portafolio seleccionado
de proveedores
• Desarrollar el plan de
acción
- selección
competitiva de
proveedores
- desarrollo de
proveedores
• Definir claramente los
objetivos, métricas y
áreas potenciales de
negociación
• Encarar el proceso de
negociación en forma
estructurada e iterativa
• Comunicar resultados del
proceso
• Tratar temas operativos
con los clientes finales y
con los proveedores
Monitoreo Estado de Avance
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La conexión del liderazgo
Poder de negociación
SENYO
Desarrollo de Proveedores
CONCLUSIONES
� EL USO DE LAS TIC ESTA ALINEADO CON LAS NECESIDADES DE LA LOGISTICA ACTUAL
� Ofrece una respuesta a cada necesidad concreta de negociación con proveedores
� Ahorros, mejora de procesos, autodocumentación – trazabilidad de la negociación
� LA NEGOCIACIÓN ONLINE VA MUCHO MAS ALLA DE LAS SUBASTAS INVERSAS
� 92% de negociaciones, tipo presupuesto / propuestas…
� … aunque las subastas están totalmente orientadas hacia la reducción de costes
� FACIL IMPLEMENTACION / RESULTADOS A CORTO PLAZO
� Sin cambios en los procedimientos, en pocas horas, resultados a corto plazo
� Sin instalar software
� NO SEA USTED EL FRENO: ¡PRUEBELO!
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Finalmente
� 4 mensajes que transmite la negociación online :
Eficiencia
Transparencia
Modernización
Ahorro
Negociación Online
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Casos de éxito
Gracias
@rtrucios
@ebizlatin