8/16/2019 Mejores Juntas

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MEJORES JUNTAS:

Equipo de trabajoefciente

Eduardo Correa Olivo

Sergio Martne! Rojo

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"a#o# para que una Junta #ea E$ectiva

Paso 1.- Establecer una agenda: Cada reunión debe tener un objetivo claro. Incluirlo en la invitación,

 junto con los temas para tratar, quiénes por qué deben participar,la duración estimada el lugar del encuentro. !i es posible,establece también quién conducir" la reunión.

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Paso$.- Preparar la reunión pedir preparación a quienescorresponda:

%a persona a cargo de la coordinación debe ocuparse previamentede que esté disponible todo lo necesario para el evento. &esde elmaterial de presentación o discusión, muestras productos, 'astalos servicios de soporte como el ca(é o equipamiento tecnológico.

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Paso ).- E*igir +se puntualidad:

Comenar a tiempo con todos los invitados presentes asegura el

aprovec'amiento de los recursos personales del negocio.dem"s, la reunión requiere de un cierto tiempo pre-pautado parapoder llegar a buen puerto. !i se ve limitado por tardanas,quedar"n temas pendientes se tomar"n decisiones apresuradas.

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Paso /.- 0ealiar la apertura (ormal de la reunión:

El coordinador debe dar comieno a la reunión, con unrepaso de la agenda. %a presentación de los participantes ola primera intervención de cada uno puede ser también unespacio para anuncios o comentarios m"s personales

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Paso 2.- Cerrar la reunión:

!i no se pone un punto 3nal, en el que se recapitule lo tratado

decidido, se enumeren los temas abiertos o sin solución, lasreuniones pueden e*tenderse innecesariamente.

%eneral&ente e#te

e#pacio de cierre inclu'eel debate de duda#(pr)*i&o# pa#o# o tarea#pendiente#+ ,a e*i#tenciade un cierre $or&al-abilita que puedan

retirar#e quiene# deban oquieran -acerlo+

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Paso 4.- 5inuta o recordatorio de tareas:

%as reuniones son un medio para resolver problemas,

encontrar puntos en com6n traar estrategias para el(uturo. &e esta (orma, su objetivo no conclue con el 3n delencuentro. Es necesario que el coordinador se asegure deque se comunique lo tratado se cumplan las tareasasignadas, para lo que una minuta o s7ntesis de la reuniónes la 'erramienta indicada.

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.e &anera general:

/+0El &ejor -orario para agendar la# reunione#debieran #er de#pu1# de la# /2:32 A+M+

4+0E# i&pre#cindible convocar #olo a la# per#ona#

nece#aria#+

3+0Una ve! iniciada la reuni)n no -a' di#traccione#+

0ecomendaciones para una juntae(ectiva

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Si ere# quien organi!a:

/+0 Convoca a lo# a#i#tente# con #ufciente tie&po+

4+0Reali!a ' tran#&ite una orden del da #obre lo# te&a#+

3+0 To&a la# debida# previ#ione# para que ante# de iniciar+

5+0 Solicita a lo# a#i#tente# que lleven todo el &aterial

nece#ario+6+0 7a en la reuni)n e#tablece tie&po# claro# para la# &i#&a#(

no per&ita# interrupcione#+

8+0 Mantener la te&9tica central ' no dar pie a debate# '

di#cu#ione# de opini)n;+

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Si ere# a#i#tente:

/+0 A#i#te puntual&ente+

4+0 ,leva todo el &aterial nece#ario+

3+0 Si tiene# que e*poner un te&a trata de -acerlo de

&anera clara+

5+0 No entre# en controver#ia#+

6+0 No interru&pa# al e*po#itor

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Conclu#i)n:Las razones más importantes de una reunión de

trabajo radican en generar acuerdos que permitan

mejorar los puntos sustanciales de la organización,

encontrar los puntos débiles que hay que corregir y

ver resultados para la planeación futura de acciones a

seguir. Hacerlo de manera organizada, eciente y

 productiva nos dará la oportunidad de encontrar estos

 puntos.

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