Memoria GESTOR DOCUMENTAL - Servicio de Calidad y...

Sección de Acción Comunitaria y Dependencia

gestor documental y

mejoras V.2.0 para gestion@

soluciones para gestionar la información con calidad

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................ 2

2. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA ...................................... 3

3. CONCRECIÓN DE OBJETIVOS ............................................. 5

4. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA .................... 7

5. RESULTADOS ALCANZADOS .............................................. 20

6. ANEXOS ........................................................................... 23

“La información es un bien inmaterial del que parten los caminos de la justicia, la injusticia,

la acción, la inacción, el desarrollo, la violencia, la comprensión, la intolerancia,…”

José M. Pascual.

gestor documental y mejoras V.2.0 para gestion@ soluciones para gestionar la información con calidad

C/. Concejal Muñoz Cerván s/n Módulo 3 – 3ª Planta C.P. 29003 Málaga Bienestar Social. Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Página 2 de 23

1. INTRODUCCIÓN

El proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, se articula en el marco del

Plan de Acción en Calidad 2008-2011, para la Innovación y el Desarrollo Organizativo del

Excmo. Ayuntamiento de Málaga (PAC-MIDO).

En 2009, la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia presentó el proyecto gestion@, soluciones para gestionar la calidad con eficacia, fundamentándose en la misión del PAC-MIDO en cuanto al desarrollo e implementación de mejoras en la gestión municipal.

Ahora en 2011, la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia presenta, a través de esta

memoria, el proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, que se basa en la

visión del PAC-MIDO, mediante la cual, se pretende mostrar a los Centros de Servicios

Sociales Comunitarios como una Organización en permanente proceso de cambio para

alcanzar un adecuado nivel de modernización en su gestión.

Desde su puesta en marcha gestion@, es una herramienta que ha obtenido valoraciones muy

positivas tanto en los informes emitidos por SGS, como entidad certificadora del Sistema de

Gestión de la Calidad de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, como por las

personas participantes en las presentaciones que se han llevado a cabo en los distintos foros

municipales del Ayuntamiento de Málaga.

El proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@ abarca fundamentalmente

actuaciones en los siguientes ámbitos:

Diseño e implantación del Gestor Documental

Módulo para la gestión de los Perfiles Profesionales

Módulo para la gestión del Currículo Profesional

Control e información a usuarios de las mejoras realizadas a la propia aplicación

Con todo esto, se ha logrado el desarrollo de una aplicación con capacidad para integrar todos

los elementos de información que requiere el Sistema de Gestión de la Calidad de los Centros

de Servicios Sociales Comunitarios.



2. DETERMINACIÓN DEL PROBLEMA

Los Centros de Servicios Sociales Comunitarios cuentan con un equipo de profesionales de

carácter interdisciplinar, que desarrollan su intervención a través de las siguientes líneas de

actuación: atención personalizada a individuos, grupos y entidades, estudio, valoración y

tratamiento de las necesidades sociales, la gestión de los servicios y prestaciones sociales

acorde con el diagnóstico social y la Normativa de Servicios Sociales vigente, y la intervención

mediante la realización de actividades comunitarias.

Toda esta actividad se soporta sobre una variedad documental de gran envergadura

compuesta por:

Procesos

Legislación

Informes

Modelos

Formación

Instrucciones-circulares

Planes

Actas

Otros

Durante 2004, los Centros de Servicios Sociales Comunitarios del Ayuntamiento de Málaga,

iniciaron la implantación y certificación del Sistema de Gestión de la Calidad. Inicialmente, cada

Centro gestionaba en propio la totalidad de la documentación del Sistema de Gestión de la

Calidad, tal y como recoge el siguiente diagrama:

Responsabilidad de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios



Conforme a este esquema, cada Centro de Servicios Sociales Comunitarios elaboraba,

editaba, aprobaba y controlaba sus propios Manuales, Procedimientos, Fichas de Proceso,

Anexos/Formatos y Registros, aspectos puramente formales que requerían una implicación

directa, tanto de Responsables de Calidad como Directores y Directoras de los Centros.

Otro de los aspectos a mejorar consistía en la imposibilidad de acceder en tiempo real a la

información actualizada con el fin de asegurar un adecuado conocimiento de los requisitos y

expectativas de la ciudadanía, así como de los requisitos legales aplicables en virtud del

Derecho y la Normativa Legal que regula la actividad de los Servicios Sociales Comunitarios.

Hasta ahora el procedimiento a seguir consistía en informar a las Direcciones de los Centros de

los cambios normativos mediante correo electrónico, emitido desde la Sección de Acción

Comunitaria y Dependencia. A su vez las Direcciones de Centro actualizaban la información al

equipo de profesionales a través de las carpetas compartidas. Ante este escenario, se

evidenciaban las dificultades de acceso en tiempo real a dicha información de manera

unificada, actualizada y consistente, para el conjunto de los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios.

Además, se plantea la necesaria puesta en marcha de un canal que permita recoger y trasladar

todas las directrices que establece la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria y

Dependencia, y de manera particular las relacionadas con: la coordinación de la actividad en

los Centros a través de sus Direcciones, sistemáticas de trabajo que aseguren un nivel de

servicio homogéneo, actuaciones de carácter técnico e información en cuanto a recursos y

medios técnicos disponibles en los Centros.

Por último, en lo relativo a la determinación del problema, el equipo técnico de la Sección de

Acción Comunitaria, detectó que la primera versión de gestión@ requería incorporar un

desarrollo que permitiese realizar el seguimiento de los perfiles técnicos y fichas de

profesionales de los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, mediante la actualización

automática de las acciones informativas y de gestión del conocimiento llevadas a cabo en los

Centros, y la evaluación de las mismas.



3. CONCRECIÓN DE OBJETIVOS

Como resultado de este análisis, liderado desde la Sección de Acción Comunitaria y

Dependencia, se concretaron las siguientes necesidades:

Se debía iniciar un proceso para la simplificación del funcionamiento del Sistema de

Gestión de la Calidad implantado, descargando a los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios de las responsabilidades propias de la gestión documental.

Se debía enfocar el Sistema de Gestión de la Calidad en los Centros de Servicios

Sociales Comunitarios, desde un punto de vista puramente operativo y técnico.

Debía desarrollarse una plataforma que permitiese la publicación de toda la información

necesaria, y que abriese vía a la participación por parte de los Centros en la validación

de los contenidos de forma previa a su publicación.

gestión@ requería la incorporación de instrumentos que permitiesen registrar

información sobre los perfiles técnicos y profesionales, y evidenciar la planificación y

seguimiento de las acciones informativas y de gestión del conocimiento puestas en

marcha en los Centros.

Por tanto, el proyecto gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, se plantea con la

finalidad de alcanzar los siguientes objetivos:

Redefinir el Sistema de Gestión de la Calidad de los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios, alineándolo con la sistemática de trabajo implantada en Bienestar Social.

Simplificar y homogeneizar las fichas de los procesos operativos, definiendo un

contenido único, de aplicación en todos los Centros de Servicios Sociales Comunitarios.

Homogeneizar los modelos de documentos usados por el equipo de profesionales de

los Centros de Servicios Sociales Comunitarios.

Establecer mecanismos eficaces para informar a todos los trabajadores sobre las

directrices y mejoras realizadas en la Organización.

Facilitar el acceso a toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad por

parte de las personas que trabajan en los Centros, sin la necesaria intervención del

Responsable de Calidad o de la Dirección.

Eliminar o reducir el uso del papel en todos aquellos aspectos relacionados con la

gestión documental.



Facilitar la integración de la información de los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios con la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.



4. JUSTIFICACIÓN DE LA SOLUCIÓN ADOPTADA Durante 2011 se ha avanzado en el desarrollo y puesta en marcha de la versión 2.0 de

gestion@ que incorpora como novedad en el Menú Principal los siguientes accesos:

Perfiles Profesionales; módulo que permite recoger los conocimientos requeridos según

el perfil profesional en cuanto a: aplicaciones informáticas, normativa de referencia,

documentación de calidad, y de manera general, cualquier tipo de conocimiento que se

considere imprescindible para el desarrollo de las responsabilidades asociadas al

puesto.

Currículo profesional: contempla los datos personales, titulación académica, puesto

desempeñado, trabajos realizados, experiencia profesional y formación en el ámbito de

su trabajo.

Gestor Documental: herramienta que permite el acceso a toda la documentación y

modelos necesarios para desempeñar la actividad diaria.

Mejoras: módulo a través del cual se informa de los cambios y correcciones que se

hacen sobre la aplicación, a lo largo de cada una de las revisiones y nuevas versiones

desarrolladas.



Figura 1: Menú Principal

Mejoras a la funcionalidad del módulo “Acciones Informativas y de Gestión del Conocimiento” El nuevo módulo permite registrar las nuevas acciones formativas y de gestión del conocimiento que se lleven a cabo en los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, recogiendo la siguiente información:

Acción: Descripción de la acción informativa o de gestión del conocimiento.



Fecha realización.

Nº Horas: Duración de la acción informativa o de gestión del conocimiento.

Profesor: Identificación de la persona que desarrolla la acción.

Estado: Registra si la acción se ha realizado o si está pendiente.

Eficaz: registra la valoración de la eficacia.

Valoración de la Acción Informativa: Criterios que determinan el grado de satisfacción y

eficacia de la acción.

Personal que participa: Listado de personas que han participado en la acción.

Figura 2: Detalle de Acciones Informativas y de Gestión del Conocimiento

Perfiles Profesionales. Este nuevo módulo facilita la información mínima que debe disponer un perfil profesional para realizar su actividad en la Organización. Para ello se han estructurado los siguientes campos de datos en cuanto a conocimientos:

Aplicativos Informáticos: Programas informáticos que se deben conocer para ocupar el

perfil descrito.

Normativa de Referencia: La normativa que se aplica al perfil profesional en el

desarrollo de sus responsabilidades.

Documentación Calidad: Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad que

debe conocer para el correcto desempeño de su actividad.



Otra Información Necesaria: Otros conocimientos requeridos al puesto.

Figura 3: Formación requerida por perfil profesional

Currículo Profesional La ficha de historia del personal adscrito a un Centro de Servicios Sociales Comunitarios, contempla la experiencia profesional y las habilidades específicas propias.

Los datos personales indican fecha de nacimiento, cuando inició su actividad

profesional y cuando se incorporó a su puesto de trabajo actual.

Figura 4: Currículo. Datos personales



Los datos profesionales informan sobre los títulos académicos, el puesto que ocupa y

los trabajos que ha realizado desde que inició la actividad.

Figura 5: Currículo. Datos profesionales

La experiencia profesional indica los trabajos por los que ha pasado hasta llegar al

actual, siempre en relación con su actividad profesional.

Figura 6: Currículo. Experiencia Profesional.



Resumen de actividades informativas y de gestión del conocimiento que ha realizado.

Figura 7: Currículo. Formación.

Gestor Documental. El Gestor Documental es una aplicación que tiene como principales funciones:

Almacenar el repositorio de modelos del Área de Bienestar Social y de los Centros de

Servicios Sociales Comunitarios, de forma totalmente transparente al usuario y que

permite distinguir entre documentos activos e históricos.

Gestionar las distintas versiones de los documentos: Sólo permite tener activa una

versión por documento. El resto pasan automáticamente al histórico del sistema.

Acceso a los documentos en distintos niveles de seguridad y de distinta forma, según

los permisos de los que disponga cada perfil. Se han definido cuatro niveles de acceso:

Nivel 4: Permite acceder a todos los modelos en modo consulta. Nivel 3: Responsable y Director de Centro. Además, permite participar en la

revisión de los documentos.



Nivel 2: Responsables de calidad de la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia. Permite generar nuevos documentos y gestionar las revisiones. Nivel 1: Jefatura. Permite aprobar documentos una vez hayan sido

revisados.

Generar documentos editables con el membrete de cada centro a partir de los modelos

de documentos introducidos desde la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.

De esta forma, desde Bienestar Social se genera un único modelo y cuando desde un

Centro de Servicios Sociales Comunitarios se procede a abrir ese modelo, se incluye el

membrete específico del Centro, de forma totalmente automatizada.

Sistema de alarmas: avisos para nuevos documentos disponibles, revisiones de

documento en curso y nuevas versiones de documentos implantadas.

Gestión del histórico de ediciones correspondientes a los documentos cargados.

Menú del Gestor Documental.

Figura 8: Menú Principal del Gestor Documental.



El gestor documental tiene cinco opciones en su menú principal:

Nuevo: Mediante esta opción se pueden incluir nuevos documentos al gestor. A esta

opción sólo tienen acceso la Coordinadora de Calidad y la Jefatura de la Sección de

Acción Comunitaria y Dependencia. Para ello se clasifica el documento según su tipo y

categoría, para a continuación asignarle un nombre.

La información que debe incluirse para crear un documento es la siguiente:

o Tipo de Documento: Formato del archivo (pdf, Word, plantilla, hoja de cálculo,

presentación en Power Point, etc).

o Ficha de proceso asociada: Si procede, debe indicarse qué ficha o fichas de

proceso están implicadas o asociadas al nuevo documento.

o Descripción: Información sobre el documento.

o Cambios realizados en la edición: Este campo cobra protagonismo cuando hay

varias ediciones y su finalidad es la de indicar qué variaciones ha sufrido el

documento respecto a la edición anteriormente publicada.

o Creado por: información acerca del responsable o creador del documento.

Figura 9: Editar Documento.



Editar: Una vez creado un documento, en posteriores accesos, podrá modificarse la

información referente a los documentos activos. A esta opción sólo tienen acceso la

Coordinadora de Calidad y la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria y

Dependencia.

Un documento puede editarse cuando se encuentra en la fase de revisión, cuando debe

subsanarse algún error o cuando debe realizarse alguna actualización. En el formulario de

ediciones está disponible el botón “Cambiar nombre”, el cual permite realizar ciertos

cambios sobre la información asociada al documento. Podrá cambiarse la denominación,

el tipo de documento y la categoría por otras/os.

Abrir: Opción genérica para cualquier usuario/a de la aplicación. Permite abrir

documentos de todo tipo para su consulta y uso.

Esta función está disponible para todos los profesionales de los Centro de Servicios

Sociales Comunitarios y de la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia.

Comprende la parte más importante del Gestor Documental, ya que es la encargada de

servir los documentos en todos sus tipos, versiones y estados.

Figura 10: Abrir Documento.

El formulario, representado en la figura anterior, dispone de varias opciones de

búsqueda para localizar cualquier documento. El procedimiento es el siguiente:

o Se elige el estado del documento: Si está publicado, si está en el archivo

histórico o si se encuentra desactivado.



o Se selecciona uno de los siguientes criterios de búsqueda: Tipo de documento, Categoría, Nombre o Ficha de proceso.

Figura 11: Lista de documentos disponibles.

Cuando se haya localizado el documento que quiere consultarse, se pulsará en la

opción abrir para verlo.



Figura 12: Apertura de documento.

Revisar: Los responsables de calidad y Directores/as de los Centros disponen de esta

opción para revisar y validar la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad de

forma previa a su publicación. Desde aquí, pueden realizarse propuestas de mejora a

los documentos existentes.

Cuando un documento está en revisión, podrá indicarse el intervalo de tiempo que durará

la revisión y quién podrá revisarlo (perfil revisión). Si se eligen Directores, serán éstos sólo

los que podrán revisar los documentos. En caso de elegir Responsables de Calidad y



Directores, los Responsables de Calidad de los Centros también podrán participar en la

revisión de los documentos.

Figura 13: Planificar la revisión de un documento previa a su publicación.

La opción para revisar documentos ofrece un entorno colaborativo ideal entre la Sección de

Acción Comunitaria y Dependencia y los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, de forma

que desde los Centros pueden participar activamente en la revisión, corrección y propuestas de

mejora, a partir de un documento inicial. El objetivo de la revisión es crear un modelo de

gestión participativa, a partir del cual se disponga de documentación en el que todas las partes

implicadas estén de acuerdo, de forma que cumpla con los objetivos de la Organización.

Figura 14: Lista de comentarios realizados durante la fase de revisión de un documento.



Además, en el menú principal aparece un cuadro sinóptico que presenta un listado de los

documentos más recientes, informando así al usuario de los nuevos documentos que están a

su disposición para su uso o revisión.

Asimismo, el Gestor Documental pone a disposición de sus usuarios un listado de todos los

documentos publicados y otro del histórico, agrupados todos por tipo, para facilitar su

localización. La siguiente figura muestra un ejemplo de dicho listado:

Figura 15: Lista de documentos publicados.

Salir: Esta opción permite abandonar el Gestor Documental.



5. RESULTADOS ALCANZADOS

La puesta en marcha de la actuación gestor documental y mejoras V.2.0. para gestion@, ha

logrado como resultado principal la implantación de una aplicación práctica y de fácil manejo,

para las personas que trabajan en los diez Centros de Servicios Sociales Comunitarios,

existentes actualmente, así como para el personal de la Sección de Acción Comunitaria y

Dependencia de Bienestar Social.

El Gestor Documental permite que las responsabilidades sobre la documentación del Sistema

de Gestión sean desarrolladas por el equipo de Coordinación de la Calidad de la Sección de

Acción Comunitaria y Dependencia, tal y como recoge el siguiente diagrama:

Procedimientos de Calidad (procesos de gestión)

Manual de Calidad

Fichas de Proceso (procesos operativos)

Anexos / Formatos / BB.DD.

Registros

Cada Centro es responsable de conocerla documentación, y generar y archivar

sus propios registros

La Sección de Acción Comunitaria y Dependencia elabora,

revisa, aprueba y mantiene actualizada toda la documentación a

través de gestion-@

De esta forma, les queda a los Centros de Servicios Sociales Comunitarios la responsabilidad

de conocer la documentación aplicable para el correcto desempeño de los procesos y generar

los registros que evidencien una adecuada prestación de los servicios, de acuerdo a una de las

cuestiones vitales en la fase de diseño, que fue enfocar el Sistema de Gestión de la Calidad en

los Centros de Servicios Sociales Comunitarios, desde un punto de vista puramente operativo y

técnico.

Con el fin de asegurar el conocimiento del Gestor Documental, durante el mes de septiembre

se llevaron a cabo tres jornadas formativas y de difusión con todo el personal de los Centros de

Servicios Sociales Comunitarios, que tuvieron como resultado un gran nivel de aceptación de la

nueva aplicación desde el primer momento.

Actualmente, son más de 250 personas, las que diariamente tienen acceso a toda la

información publicada en el Gestor Documental, así como acceso inmediato a cualquier



directriz relacionada con la coordinación de la actividad en los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios.

En el futuro más inmediato, para la puesta en marcha del Centro de Servicios Sociales

Comunitarios del nuevo Distrito 11, el Gestor Documental de gestion@ será un recurso

fundamental con el que contará tanto la Jefatura de la Sección de Acción Comunitaria para

realizar el despliegue técnico y gestor en el nuevo Centro, como para el equipo humano del

nuevo Centro, a la hora de disponer de una base documental completa y actualizada.

Resumiendo, la puesta en marcha del Gestor Documental gestion@ y los trabajos llevados a

cabo de forma paralela a su diseño y puesta en producción han permitido alcanzar los

siguientes resultados:

Agrupar toda la información referente a la Gestión en los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios en una sola aplicación, mediante su implantación en los diez Centros de

Servicios Sociales Comunitarios y en la Sección de Acción Comunitaria y Dependencia

de Bienestar Social.

Lograr el compromiso de eliminar el papel en todos los asuntos relacionados con el

Sistema de Gestión de la Calidad

Facilitar y poner a disposición de todo el personal de los Centros de Servicios Sociales

Comunitarios, la base documental sin que se requiera la intervención del responsable

de calidad o de la Dirección del Centro, a través de un acceso directo en el escritorio y

sistemas de búsqueda ágiles.

Homogeneización completa de los modelos documentales empleados en los Centros.

Disponer de un instrumento eficaz que permite gestionar el histórico de versiones y

poner a disposición de Responsables de Calidad y Direcciones de los Centros, una vía

para la participación en la elaboración y propuesta de nueva documentación.

Algunos datos numéricos acerca del volumen de documentos cargados en el Gestor

Documental:

Manuales: 5

Procedimientos y fichas de proceso: 21

Modelos: 60

Documentos de referencia:

• Actas: 1



• Informes: 8

• Planes: 3

• Formación: 4

• Legislación: 31

Revisiones documentales llevadas a cabo desde su puesta en

producción: 21

Aportaciones realizadas a través del módulo para la participación en

procesos de elaboración de nueva documentación: 35

Comunicaciones y acciones de coordinación realizadas (instrucciones-

circulares): 15



6. ANEXOS

Manual de Usuari@ de gestion-@

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