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CONVENIO DE CONTROL Y CERTIFICACION CPAEN NNPEK

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CERTIFICACIÓNCERTIFICACIÓNCERTIFICACIÓNCERTIFICACIÓN

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El Consejo de la Producción Agraria Ecológica de Navarra (CPAEN)- Nafarroako

Nekazal Produkzio Ekologikoaren Kontseilua (NNPEK) ejerce las funciones de única

Autoridad de Control en el territorio de la Comunidad Foral de Navarra para el Control

,Certificación y Promoción establecido en Reglamentos (CE) 834/2007 y Reglamento

(CE) 889/2008.

En el año 2016, concretamente de enero a diciembre, 80 Operadores se han dado de alta

en CPAEN NNPEK y todas las personas que forman parte de CPAEN NNPEK, Consejo,

Comité, Operadores, Vocales, Equipo Técnico, siguen trabajando para que la Agricultura y

Ganadería Ecológica en Navarra y sus alimentos estén más cerca del ciudadano.

Para que una empresa, agricultor o ganadero pueda formar parte de CPAEN NNPEK y

acreditarse con el sello ECO/BIO se siguen una serie de pautas:

Actualmente, hay inscritas 39.432 hectáreas de cultivo de Agricultura Ecológica en

Navarra ;131 Empresas Elaboradoras de 33 sectores, 5 Importadores, 19 Almacenistas,

384 Agricultores y 64 Ganaderos.

A. Funcionamiento CPAEN NNPEK

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1. Informacion sobre las solicitudes iniciales / entrevista

2. Entrega de documentación con los datos del solicitante

3. Carta, Presupuesto y Contrato

4. Auditoria Inicial

5. Aprobación en el Comité

6. Gestionar el alta

7. Envío del Certificado, DUE, PVA y PGA

Todas aquellas personas o empresas interesadas en apostar y apuntarse a la

Agricultura y Ganadería Ecológica deben inscribirse en CPAEN NNPEK. Para ello, el

Consejo ha habilitado en la página web los documentos de la Solicitud Inicial en el apartado

de “Tramitación”, de la página web, que se actualiza semanalmente.

Existe una Solicitud Inicial, para cada tipo de Operador: Almacenista, Apicultura,

Avicultura, Elaborador, Elaborador Cosmética, Elaborador de Sal, Elaborador de Vino,

Ganadero Herbívoro, Importador y Productor Vegetal.

1. INFORMACIÓN SOBRE LAS SOLICITUDES INCIALES.

ENTREVISTA

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Una vez cumplimentada la Solicitud Inicial, y entregados todos los documentos necesarios

para darse de ALTA, el Área de Registros, pasa los datos al Programa informático de

BIO.E en el Formulario Alta Nuevo Operador: Nombre, Apellidos, Sociedad (si es una

empresa), Dirección…

2. ENTREGA DE DOCUMENTACION. DATOS DE LOS SOLICITANTES

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Una vez cumplimentados todos los campos, se debe especificar el tipo de actividad

que va a llevar a cabo el nuevo Operador:

Productor, Almacenista, Elaborador o Importador: volvemos a

registrar datos.

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Tras el Registro informático del Operador Solicitante, el Área de Administración

realiza el Presupuesto, en base a la Tasas Vigentes del año. Cada tipo de actividad

(Elaborador, Productor, Ganadero, Almacenistas e Importador), tiene unas Tasas definidas.

Además, se entrega una Carta y Contrato al Operador. Estos documentos son

enviados por correo electrónico, carta o bien se entrega en persona, y deben ser firmados

para seguir adelante con la Solicitud Inicial.

3. CARTA, PRESUPUESTO Y CONTRATO

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Una vez recibidos el Presupuesto y el Contrato firmados por el nuevo Operador, se

entrega toda la documentación al Auditor de CPAEN NNPEK, para que se ponga en

contacto con la persona encargada y realizarle una Auditoria Inicial.

En ella, se verificará toda la documentacion entregada a CPAEN NNPEK, la forma

de trabajar y de llevar la empresa o finca ecológica….

4. AUDITORIA INICIAL

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El futuro Operador ha tramitado la Solicitud Inicial en CPAEN NNPEK, debe seguir

unas pautas como hemos ido describiendo. Para poder darse de alta y ser nuevo Operador

de CPAEN NNPEK deberá pasar por el Comité de Certificación.

El Comité de Certificación de CPAEN NNPEK se reúne mensualmente,

quincenalmente, Express , On line, según los temas y está formado por representantes:

- Departamento de Desarrollo Rural y Medio Ambiente (Presidente)

- Representantes de INTIA: Agrícola y Ganadero (2 Vocales)

- Director Técnico de CPAEN NNPEK

El Área de Certificación prepara toda la documentación para el Comité a través de

Bio.E, y además cada integrante del Comité tiene acceso con unas claves para estudiar la

información antes de la reunión.

Finalizado el Comité el Director Técnico realiza un Acta que envía a los integrantes

del Comité.

5. APROBACIÓN EN EL COMITÉ

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El Comité Certificación aprueba o no la Solicitud Inicial. Si es aprobada, se entrega

toda la Documentación al Área de Registros, para cumplimentar todos los datos, y

comprobar que los que están ya registrados son correctos.

Se rellenan los Campos de:

- Expediente de Control y Certificación: se trata de la persona encargada para las

funciones de Control, es con quién el Auditor-Controlador se pone en contacto para

realizar la Auditoria.

- Datos para la Promoción y Publicidad: se trata de la persona encargada para la

Promoción de los alimentos certificados, es con quien el Área de Promoción y

Publicidad se pone en contacto para informarle de todas las actividades.

- Datos para la Contabilidad: se trata de la persona encargada de la contabilidad, a

quién se le envían las facturas correspondientes de la Tasa de Control Anual,

Ampliaciones de Marcas o Productos….

- Nº de cuenta: se incluye el nº de cuenta proporcionado por el Operador

6. GESTIONAR EL ALTA

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Además, dependiendo del tipo de Operador, se introducen más campos obligatorios:

- ALMACENISTA:

Se agregan los Alimentos Certificados uno a uno y por tipo de familias.

- ELABORADOR:


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- IMPORTADOR:


- PRODUCTOR AGRICULTOR:

Se agregan las parcelas inscritas indicando la superficie total de la parcela y

la superficie comprometida con CPAEN NNPEK. Además, se indica el tipo de

cultivo de cada parcela y se edita la calificación de cada una de ellas, ya que

dependiendo del tipo de cultivo, son 2 o 3 años de conversión hacia Agricultura

Ecológica.

- Introducir Datos Parcela

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- Editar Calificación

- Alta Cultivo

Además, en algunos casos se dan de alta Otras Superficies como almacenes,

instalaciones…

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- PRODUCTOR GANADERO:

Por una parte, se agregan las parcelas inscritas indicando la superficie total

de la parcela y la superficie comprometida con CPAEN NNPEK. Además, se

indica el tipo de cultivo de cada parcela y se edita la calificación de cada una de

ellas, ya que dependiendo del tipo de cultivo, son 2 o 3 años de conversión hacia

Agricultura Ecológica.

Y por otra parte, se agrega el Ganado: Especie, Raza, Aptitud y la

Calificación.

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Tras registrar correctamente todos los datos del nuevo Operador, se crea el

Certificado. Este documento es expedido sobre la base del artículo 29, apartado 1, del

Reglamento (CE) nº 834/2007 y del Reglamento (CE) nº 889/2008.

Se indica la fecha en que el Operador ha declarado que su sistema de producción a

control, y que cumple los requisitos establecidos en los citados reglamentos. La duración es

de un año y medio.

Se envía un correo electrónico al Nuevo Operador con toda la documentación o bien

una Carta por correo ordinario: El Certificado, DUE (Solo Productores), PVA (Solo

Productores), IPG (Solo Ganaderos)

Ejemplo de Certificado

7. ENVIO DE CERTIFICADO, DUE, PVA E IPG

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Ejemplo

de DUE

Ejemplo

de IPV

Ejemplo

de IPG

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CPAEN NNPEK, presenta el siguiente organigrama en el año:

TÉ

CN

ICO

P

RO

YE

CT

OS

CONSEJO

AREA DE CERTIFICACION

TÉCNICO CALIDAD

TÉCNICO CERTIFICACIÓN

TE

CN

ICO

C

ON

TR

OL

TE

CN

ICO

R

EG

IST

RO

S

TÉ

CN

ICO

F

OR

MA

CIO

N

TÉ

CN

ICO

C

OM

UN

ICA

CIO

N

TÉ

CN

ICO

F

ER

IAS

AREA DE PROMOCION AREA DE

GESTION

ADJUNTA GESTIÓN

B. FUNCIONES TRABAJADORES CERTIFICACION

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Actualmente, CPAEN cuenta con 11 trabajadores

- Gerente: Edorta Lezaun

- Director Técnico : Enrique Arnedo

- Adjunta Gestión: Sandra González

- Técnicos de Control: Miguel Rodriguez y David Orduña

- Técnico de Calidad: Barbara Pastor

- Técnico de Registros: Aneva Cilveti

- Técnico de Certificación: Lidia Azcarate

- Técnico de Comunicación: Andrea Lecumberri

- Técnico de ferias: Isabel Pueyo

- Coordinadora Departamento Promoción, técnico formación, técnico proyectos: Silvia

Larrañeta

A continuación, describimos las funciones de cada uno de los trabajadores del

Departamento de Control y Certificación, el cual en momentos puntuales, como exceso de

trabajo, bajas maternales, etc.. el Departamento de Promoción ayuda en las tareas del día

a día para el correcto funcionamiento de la empresa.

Las responsabilidades y funciones de la Director Técnico, entre otras, son:

- Planificar, organizar y coordinar el Control y de Certificación y garantizar la tramitación y

ejecución correcta de todos los procesos y registros administrativos relacionados con

dichas Áreas.

- Secretario del Consejo, que actúa también como Presidente del Comité.

1. DIRECTOR TÉCNICO. ENRIQUE ARNEDO

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- Intervenir con voz pero sin voto en las sesiones del Consejo, Comité de vigilancia, y

Comité de Certificación.

- Asesorar y dar soporte técnico dentro del ámbito de su responsabilidad al Consejo,

Comité de vigilancia y Comité de Certificación.

- Formar parte de la Mesa de Coordinación de Agricultura Ecológica.

- Detectar, analizar y resolver demandas y necesidades de los operadores para alcanzar un

mayor grado de mejora en las actividades relacionadas con el Control y la Certificación.

- Gestionar el personal a su cargo distribuyendo responsabilidades y objetivos, facilitando la

formación y el desarrollo profesional.

- Garantizar la correcta difusión y aplicación de las normativas, procedimientos y

reglamentos del ámbito de su responsabilidad.

- Establecer las bases técnicas para la concesión de la certificación.

- Coordinarse técnicamente con los Coordinadores de Control y Certificación.

- Todas aquellas funciones definidas en los documentos legales de constitución y de

funcionamiento del CPAEN.

- Todas aquellas funciones definidas en la Norma UNE-EN 17065:2012, especialmente:

a) Asegurar que los ensayos, inspección, auditoria y certificación se realizan tal y

como se define en la Norma UNE-EN 17065:2012.

b) Formular las políticas relacionadas con el funcionamiento de la Entidad.

c) Supervisar la implantación de las políticas de la Entidad.

d) Elaboración de propuestas de mejora y elaboración de documentos.

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- Cualquier responsabilidad o trabajo que tenga como objetivo una certificación fiable,

objetiva, segura, uniforme y efectiva.

Además el Director Técnico realiza funciones y responsabilidades como Técnico de

Certificación, entre otras, son:

- Registrar el informe de auditoría tras las inspecciones y controles documentales

efectuados.

- Catalogación de los incumplimientos detectados y seguimiento de la resolución de los

mismos.

- Elaboración de documentos relacionados con el Sistema de Calidad relativo a la

Certificación.

- Todas aquellas funciones de la Norma UNE-EN 17065:2012 que le sean de aplicación en

función del cargo que desempeña.

- Elaboración de propuestas de mejora y elaboración de los documentos.

- Elaboración de informes de incumplimientos de operadores.

- Elaboración de informes relativos a los controles oficiales en el sector ecológico.

- Cargas y descargas de datos de los operadores para inspección.

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Las funciones y responsabilidades del personal del Área de Control y Certificación , entre

otras, son:

- Registrar el Manual de Biocalidad

- Preparar documentación para las auditorias

- Concertar calendario semanal de visitas a los Operadores - Realizar informes sobre la actividad de Control bajo los criterios del Director Técnico. - Cualquier otra función dentro del ámbito de su responsabilidad. - Elaboración de propuestas de mejora y elaboración de documentos. - Todas aquellas funciones de la Norma UNE-EN 17065:2012 que le sean de aplicación en


- Apoyo técnico en el área de Control y Certificación. En 2016 se han realizado inspecciones y se han detectado incumplimientos.

2. ÁREA DE CONTROL Y CERTIFICACIÓN.

MIGUEL RODRIGUEZ Y DAVID ORDUÑA

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Las funciones y responsabilidades del personal del Área de Registros, entre otras, son:

- Envío de datos mensuales a la DGDR para el Registro General de Operadores Ecológicos

(REGOE) del MAGRAMA.

- Preparación de las órdenes de trabajo para los controladores para la realización de las

auditorías a los operadores según lo establecido en el Plan de Control.

- Gestión de la información de los operadores tras la auditoría y emisión de certificados una

vez hayan pasado por el Comité de Certificación.

- Garantizar la custodia de la documentación de los operadores.

- Gestión del archivo documental e informático de los registros de los operadores.

- Elaboración de informes de datos de registros.

- Atención al público para el mantenimiento de los registros.

-Preparar solicitud para los envíos a laboratorios de las muestras tomadas en las

auditorias.

- Realizar informes sobre la actividad de Registro bajo los criterios del Director Técnico.

- Mantenimiento del Registro Público.

- Gestión de incidencias y actualización de los datos para los pagos de la PAC.

- Cualquier otra función dentro del ámbito de su responsabilidad.

- Actualizar datos de operadores y sus productos certificados en la web.

3. ÁREA DE REGISTROS. ANEVA CILVETI Y SANDRA GONZÁLEZ

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Las funciones y responsabilidades del personal del Área de Calidad, entre otras, son:

- Elaboración de propuestas de mejora y elaboración de documentos.



- Mantener, desarrollar y gestionar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad

establecido para el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Norma UNE-EN

17065:2012.

- Mantener conforme a la reglamentación en vigor y sus cambios legislativos las

herramientas que se emplean para realizar las auditorías a los operadores.

- Elaboración de documentos relacionados con el Sistema de Calidad.

- Elaboración de estadísticas sobre producción agraria ecológica anuales de datos de

superficie, de datos productivos, de actividades inscritas y de operadores.

- Envío de datos sobre cultivos y municipios a la DGDR.

- Gestión de las Autorizaciones de semillas convencionales o material de reproducción

vegetativa convencional según la IT14AE001 de la Sección de Calidad y Promoción

Agroalimentaria de la Dirección General de Desarrollo Rural y la INS0048 Instrucción para

4. ÁREA DE CALIDAD. BARBARA PASTOR Y LIDIA AZCARATE

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las autorizaciones de siembra e informes de resultado de la autorización del Sistema de

Gestión de calidad que cumple los requisitos de la Norma UNE-EN 17065:2012.

- Elaboración de propuestas de mejora y elaboración de documentos.


función del cargo que desempeña

- Realizar informes para propuestas de Certificación de productos ecológicos bajo el Visto

Bueno de la Director Técnico.

- Informar las referencias y marcas comerciales certificadas a la Área de Administración y

Promoción.

- Elaboración de estadísticas, y actualización de dichos datos en la web.

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