MERACDEDIAS

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL Excelencia, Visin, Liderazgo

Campus Santo Domingo

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y NEGOCIOS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Tesis previa la obtencin del ttulo de LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA C.P.A.

DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO

DE MERCADERIAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO DOMINGO, 2009

Estudiante MARILYN GABRIELA CASTELO ANGULO

Director de Tesis

MsC. JOS IBARRA

Santo Domingo-Ecuador Abril, 2009

ii

DISEO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL

INVENTARIO DE MERCADERIAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO DOMINGO, 2009

MsC. Jos Ibarra. DRECTOR DE TESIS

APROBADO

PRESIDENTE DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL

Santo Domingo,..de.del 2009

iii

Del contenido del presente trabajo se responsabiliza el autor

Marilyn Gabriela Castelo Angulo

iv

UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo

INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS

Msc. Jos Ibarra, en calidad de Director de Tesis del tema DISEO DE UN

SISTEMA CONTABLE PARA EL CONTROL DEL INVENTARIO DE

MERCADERAS DE LA DISTRIBUIDORA DE JOYAS VIZZON, SANTO

DOMINGO, 2009, realizado por la Srta. Marilyn Gabriela Castelo Angulo, para

optar por el ttulo de Licenciada en Contabilidad y Auditora C.P.A., doy fe que el

presente trabajo de investigacin ha sido dirigido y revisado en todas sus partes,

por lo cual autorizo su respectiva presentacin.

Santo Domingo, Abril del 2009

Atentamente,

Msc. Jos Ibarra DIRECTOR DE TESIS

v

DEDICATORIA

Dedico esta tesis a mis padres,

por el amor, sacrificio, dedicacin

y el apoyo incondicional que me han

brindado en todo momento.

As mismo, agradezco a mis hermanos quienes

han estado conmigo en todo momento,

apoyndome y dndome nimos

para seguir adelante,

en el cumplimiento de mis metas.


vi

AGRADECIMIENTO

El presente trabajo va dirigido

primeramente a Jehov

quien me ha dado la vida, la capacidad

y las fuerzas necesarias

para seguir adelante

en el cumplimiento de mis objetivos

en segundo lugar a mi familia

quienes han hecho posible

el logro de este ttulo,

gracias a su apoyo incondicional

y en tercer lugar agradezco a mi director

quien supo impartirme sus conocimientos

para el desarrollo de esta tesis.


vii

INDICE

Pg. Portada Hoja de sustentacin y aprobacin de los integrantes del tribunal. Hoja de responsabilidad del autor Informe de aprobacin del director del Plan de Titulacin... Dedicatoria.. Agradecimiento.. ndice ndice de Grficos.. ndice de Tablas. ndice de Anexos.. Resumen

CAPITULO I INTRODUCCIN

1.1. Antecedentes. 1.1.1. Antecedentes Histricos.. 1.1.2. Antecedentes Cientficos. 1.1.3. Antecedentes Prcticos... 1.1.4. Importancia del Estudio 1.1.5. Situacin Actual del Tema de Investigacin. 1.2. Limitaciones del Estudio.. 1.3. Alcance del Trabajo.. 1.4. Objeto del Estudio. 1.5. Objetivos. 1.5.1. Objetivo Genera de Estudio..... 1.5.2. Objetivos Especficos del Estudio 1.6. Justificacin 1.7. Hiptesis o Idea a defender

CAPITULO II MARCO DE REFERENCIA

2.1. Marco Terico.. 2.1.1. Historia de los Inventarios.. 2.1.2. Concepto de Inventarios. 2.1.3. Importancia de los Inventarios 2.1.4. Sistemas de Control 2.1.4.1. Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico 2.1.4.1.1. Cuentas que intervienen. 2.1.4.1.2. Mtodos de Regulacin de la Cuenta Mercaderas

i

ii

iii

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v

vi

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xi

xii

xiv

xv

1

1

2

3

4

6

6

6

7

7

7

7

7

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9

9

10

10

12

13

14

26

viii

2.1.4.2. Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo. 2.1.4.2.1. Cuentas que intervienen.. 2.1.5. Mtodos de Valoracin de Inventarios.. 2.1.5.1. PEPS...... 2.1.5.2. UEPS.. 2.1.5.3. Promedio Ponderado 2.1.5.4. ltima Compra.. 2.1.6. Control de Existencias de Inventarios 2.1.6.1. Cantidad Mxima. 2.1.6.2. Cantidad Mnima.. 2.1.6.3. Cantidad Crtica.... 2.1.7. Mercaderas en Consignacin 2.1.7.1. Obligaciones y Derechos del Comitente...... 2.1.7.2. Obligaciones y Derechos del Comisionista.. 2.1.7.3. Elementos especficos del contrato de comisin.... 2.1.7.4. Desarrollo de la comisin... 2.1.7.4. Delegacin de la comisin. 2.1.7.6. Restricciones en la actuacin del comisionista 2.1.7.7. Extincin del contrato de comisin 2.1.7.8. Aspecto Legal... 2.1.8. Control 2.1.8.1. Concepto de Control 2.1.8.2. Factores del Control 2.1.8.3. Importancia del Control.. 2.1.8.4. Tipos de Controles.. 2.1.8.5. reas del Control 2.1.8.6. Tcnicas de Control 2.2. Marco Conceptual..

CAPTULO III SITUACIN ACTUAL

3.1. Resea Histrica de la Distribuidora.. 3.2. Situacin Actual de la Distribuidora 3.3. Actividades de la distribuidora. 3.4. Visin y Misin de la Distribuidora.. 3.5. FODA de la distribuidora.. 3.6. Diseo o Tipo de Investigacin.. 3.7. Mtodos de Investigacin 3.8. Tcnicas de Investigacin 3.9. Condiciones de Prueba 3.10. Anlisis e interpretacin de los datos. 3.10.1. Encuesta dirigida al Propietario.. 3.10.2. Encuestas dirigidas a los Clientes..

29 30 34 35 36 36 37 37 38 39 39 40 41 42 42 43 44 44 44 45 46 46 47 48 48 49 51 53

55 56 56 57 58 59 59 61 62 63 64 70

ix

3.10.3. Encuestas dirigidas a los Empleados 77 3.10.4. Encuestas dirigidas a la Competencia.. 843.10.5. Encuestas dirigidas a Expertos. 92

CAPTULO IV PROPUESTA

4.1. Diseo de un Sistema Contable para el control del inventario de mercaderas de la distribuidora de joyas VIZZON.. 4.1.1. Misin. 4.1.2. Visin. 4.1.3. Objetivos.... 4.1.3.1. Objetivo General... 4.1.3.2. Objetivos Especficos... 4.1.4. Organigrama estructural de la distribuidora.. 4.1.5. Perfil Profesional y funciones del personal... 4.1.5.1. Perfil Profesional y funciones del Jefe de Ventas... 4.1.5.2. Perfil Profesional y funciones del Jefe de Bodega.. 4.1.5.3. Perfil Profesional y funciones del Contador.. 4.1.5.4. Perfil Profesional y funciones del Cajero... 4.1.5.5. Perfil Profesional y funciones de los Vendedores.... 4.1.5.6. Perfil Profesional y funciones del Bodeguero... 4.1.5.7. Perfil Profesional y funciones del Auxiliar de Contabilidad. 4.1.6. Modelo de Control de inventarios... 4.1.6.1. Proceso de conteo fsico del inventario.. 4.1.6.2. Proceso de Compra.. 4.1.6.2.1. Proceso de Recepcin. 4.1.6.2.2. Proceso de Almacenamiento.. 4.1.6.2.3. Flujo de Operaciones... 4.1.6.3. Proceso de Devolucin de la mercadera comprada. 4.1.6.3.1. Flujo de Operaciones.. 4.1.6.4. Proceso de Venta 4.1.6.4.1. Flujo de Operaciones. 4.1.6.5. Proceso de Devolucin de la mercadera vendida. 4.1.6.5.1. Flujo de Operaciones.. 4.1.6.6. Sistema Contable para el control del Inventario de Mercaderas de la distribuidora de joyas VIZZON. 4.1.6.6.1. Plan de Cuentas de la distribuidora de joyas VIZZON.. 4.1.6.6.2. Estado de Situacin Financiera (Inicial)... 4.1.6.6.3. Transacciones contables de la Distribuidora de joyas VIZZON... 4.1.6.6.4. Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico...

98 98 98 98 98 98 99 99 99

100 101 102 102 103 104 115 115 108 111 113 114 115 119 120 122 123 125

126 126 130 131 135

x

4.1.6.6.5. Sistema de Cuenta nica o Inventario Permanente.. 141 4.1.6.6.5.1. Tarjetas Krdex... 147 4.1.6.6.5.2. Libro Mayor. 150 4.1.6.6.5.3. Balance de Comprobacin... 153 4.1.6.6.5.4. Estado de Situacin Econmica. 154 4.1.6.6.5.5. Estado de Situacin Financiera (final) 155

CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. Conclusiones.. 156 5.2. Recomendaciones. 157 Bibliografa 158 Anexos.. 160

xi

NDICE DE GRFICOS

Grfico No. 1 Control de Inventario de Mercaderas.. 64

Grfico No. 2 Constatacin fsica del inventario.... 65

Grfico No. 3 Razones de prdida de inventarios.. 66

Grfico No. 4 Capacitacin a empleados........ 67

Grfico No. 5 Temas de capacitacin a empleados... 68

Grfico No. 6 Tiempo de capacitacin a empleados.. 69

Grfico No. 7 Atencin de la distribuidora de joyas VIZZON....... 70

Grfico No. 8 Formas de proceso de compra o devoluciones.. 71

Grfico No. 9 Errores de clculo en facturacin.... 72

Grfico No. 10 Frecuencia de errores de clculo.... 73

Grfico No. 11 Devoluciones de la mercadera comprada.... 74

Grfico No. 12 Razones de devolucin de mercadera... 75

Grfico No. 13 Precios de joyas VIZZON.. 76

Grfico No. 14 Control de inventario de mercaderas.. 77

Grfico No. 15 Razones de prdidas de inventarios... 78

Grfico No. 16 Capacitacin a empleados.... 79

Grfico No. 17 Temas de capacitacin a empleados.. 80

Grfico No. 18 Tiempo de capacitacin a empleados..... 81

Grfico No. 19 Incentivos y motivacin a empleados...... 82

Grfico No. 20 Satisfecho con sueldo.... 83

Grfico No. 21 Control de inventario de mercaderas..... 84

Grfico No. 22 Formas de control de inventario...... 85

Grfico No. 23 Constatacin fsica del inventario.... 86

Grfico No. 24 Tiempo de control de inventarios.. 87

Grfico No.25 Razones de prdida de inventarios.. 88

Grfico No. 26 Capacitacin a empleados........ 89



Grfico No. 29 Control de inventarios ms confiable... 92

Grfico No. 30 Tiempo de control de inventarios.. 93

Grfico No. 31 Sistema de control de inventarios.... 94

Grfico No. 32 Mtodos de valoracin de inventarios..... 95



Grfico No. 35 Organigrama estructural de la distribuidora.... 99

Grfico No. 36 Flujo de Compras... 14

Grfico No. 37 Flujo de Devolucin en Compras..... 19

Grfico No. 38 Flujo de Ventas.... 22

Grfico No. 39 Flujo de Devolucin en Ventas.. 64

xii

NDICE DE TABLAS

Tabla No. 1 Control de Inventario de Mercaderas........ 64

Tabla No. 2 Constatacin fsica del inventario. 65

Tabla No. 3 Razones de prdida de inventarios......... 66

Tabla No. 4 Capacitacin a empleados... 67

Tabla No. 5 Temas de capacitacin a empleados.... 68

Tabla No. 6 Tiempo de capacitacin a empleados... 69

Tabla No. 7 Atencin de la distribuidora de joyas VIZZON. 70

Tabla No. 8 Formas de proceso de compra o devoluciones... 71

Tabla No. 9 Errores de clculo en facturacin.. 72

Tabla No. 10 Frecuencia de errores de clculo... 73

Tabla No. 11 Devoluciones de la mercadera comprada... 74

Tabla No. 12 Razones de devolucin de mercadera. 75

Tabla No. 13 Precios de joyas VIZZON... 76

Tabla No. 14 Control de inventario de mercaderas... 77

Tabla No. 15 Razones de prdidas de inventarios. 78

Tabla No. 16 Capacitacin a empleados.. 79



Tabla No. 19 Incentivos y motivacin a empleados... 82

Tabla No. 20 Satisfecho con sueldo.. 83

Tabla No. 21 Control de Inventario de Mercaderas... 84

Tabla No. 22 Formas de control de inventario............ 85

Tabla No. 23 Constatacin fsica del inventario.. 86

Tabla No. 24 Tiempo de control de inventarios... 87

Tabla No. 25 Razones de prdida de inventarios... 88

Tabla No. 26 Capacitacin a empleados............. 89



Tabla No. 29 Control de inventarios ms confiable.... 92

Tabla No. 30 Tiempo de control de inventarios... 93

Tabla No. 31 Sistema de control de inventarios.. 94

Tabla No. 32 Mtodos de valoracin de inventarios... 95



Tabla No. 35 Modelo de Formulario de Inventario Fsico.. 106

Tabla No. 36 Modelo de Tarjeta Krdex.. 106

Tabla No. 37 Modelo de Orden de Compra. 110

Tabla No. 38 Informe de Mercadera Recibida... 112

Tabla No. 39 Modelo de Solicitud de Devolucin de Mercaderas.. 115

Tabla No. 40 Modelo de Documento de Devolucin de Mercaderas. 116

xiii

Tabla No. 41 Informe de Devolucin de la Mercaderas.... 118

Tabla No. 42 Control de Inventario de Mercaderas.......... 120

Tabla No. 43 Modelo de Documento de Devolucin al Cliente... 124

Tabla No. 44 Modelo de Control de Existencias o Krdex....... 147

Tabla No. 45 Modelo de Control de Existencias o Krdex 147





xiv

NDICE DE ANEXOS Anexo No. 1 Distribuidora de joyas VIZZON.... 161 Anexo No. 2 Variedad de joyas.. 162 Anexo No. 3 Venta de joyas 163 Anexo No. 4 Encuesta dirigida a Propietario de la distribuidora de joyas VIZZON 164 Anexo No. 5 Encuesta dirigida a clientes de la distribuidora de joyas VIZZON 166 Anexo No. 6 Encuesta dirigida a Empleados de la distribuidora de joyas VIZZON 168 Anexo No. 7 Encuesta dirigida a la Competencia.. 170 Anexo No. 8 Encuesta dirigida a Expertos....................................... 172

xv

RESUMEN Para el desarrollo de esta investigacin se han seleccionado cuidadosamente

cinco captulos. En el captulo I, la introduccin, los antecedentes histricos,

cientficos y prcticos, la limitacin e importancia del estudio, el alcance del

trabajo, objeto de estudio, objetivos, justificacin y la hiptesis o idea a defender.

El captulo II, trata sobre la fundamentacin cientfica del tema investigado, a

travs de un anlisis terico de diferentes autores, lo que permite a la

investigacin sustentar la propuesta. Entre los temas que ayudarn a sustentar la

propuesta estn: Concepto e importancia de los inventarios, sistemas de control,

Mtodos de valoracin y Control de existencias de inventarios. Este captulo

tambin contiene un marco conceptual, donde se definen algunos trminos de

acuerdo a la definicin terica encontrada en diccionarios o libros de especialidad.

El captulo III, contiene la Resea Histrica, Situacin Actual, Actividades, Misin,

Visin y FODA de la Distribuidora, adems conocer los diferentes mtodos y

tcnicas utilizados en la investigacin, as como tambin las diferentes encuestas

que se realizaron al propietario, clientes, empleados y la competencia de la

distribuidora, con el fin de llegar a determinar cules son las deficiencias que

dieron origen a la mala organizacin del inventario.

El captulo IV, contiene el Modelo a proponer a la distribuidora de joyas VIZZON,

donde se disea la Misin, Visin, Organigrama Estructural, Perfil profesional y

funciones del personal, el Flujo de Operaciones y los Procesos de Control para

mejorar la organizacin del inventario, y el captulo V, trata acerca de las

Conclusiones y Recomendaciones dirigidas para la distribuidora.

1

CAPITULO I

INTRODUCCIN

1.1. Antecedentes

1.1.1. Antecedentes histricos.

La contabilidad aparece en la historia como resultado de la expansin comercial,

su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos.

La contabilidad carece de informacin, 10.000 aos (a. C), debido a que los

pueblos eran nmadas por lo tanto no exista la propiedad.

En Grecia, Egipto, y en el Valle de Mesopotamia, 6.000 aos (a. C), se llevaban

registros y operaciones financieras de las empresas privadas y pblicas en

tablillas de barro. En Mesopotamia el Escriba era el que llevaba los registros

contables, adems era el nico que saba leer y escribir, y conoca las leyes.

El escriba fue el predecesor del Contador. Los egipcios realizaban sus escrituras

en papiros.

Hammurabi rey de Babilonia, 2.000 aos (a. C), escribe el "Cdigo de

Hammurabi", el cual hace mencin a la prctica contable.

En Atenas, 600 aos (a. C), un tribunal de cuentas formado por diez miembros se

encarga de fiscalizar la recaudacin de tributos.

En Roma para el siglo I (a. C), la contabilidad se llevaba en dos libros: El

Adversaria (asientos de caja), y el Codex (Nombre de la persona, causa de la

operacin, y la cuanta).

2

El fray Lucas Paciolo (Considerado el padre de la contabilidad moderna); para el

ao de 1494, publica su libro " La summa", donde dedica 36 captulos al estudio

de la contabilidad, el cual explica la partida doble como mecanismo contable.

Para el ao 1548, el expansionismo mercantilista se encarg de exportar al nuevo

mundo los conocimientos contables. Para el descubrimiento de Amrica, Cristbal

Coln trajo cuarenta hombres, de los cuales haba un Contador real de cuentas.

Con la revolucin Francesa, en el siglo XVIII, Napolen en sus campaas fue el

encargado de esparcir la contabilidad.

Llega el siglo XIX, y con el Cdigo de Napolen (1808), comienza la Revolucin

Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las races del liberalismo, la

contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de

"Principios de Contabilidad" .En el siglo presente y a raz de la crisis de los aos

30, en Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Pblicos, organiz

agrupaciones acadmicas y prcticas para evaluar la situacin, de all surgieron

los primeros principios de contabilidad, vigentes an muchos de ellos, otros con

modificaciones. Tambin, la crisis dio origen al cambio de la "Certificacin" por los

"Dictmenes" de los Estados Financieros.

1.1.2. Antecedentes cientficos

Para el desarrollo de un sistema contable se debe tener en cuenta algunos

cuerpos legales vigentes como son: leyes, reglamentos y estatutos como Leyes

tributarias, societarias y comerciales. As mismo las disposiciones establecidas en

los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) y en normas

tcnicas de contabilidad (NEC) relacionados especficamente con el desarrollo de

un sistema contable. Las Normas Internacionales de contabilidad (NIC), se

3

aplicarn nicamente cuando no exista una Norma Ecuatoriana de Contabilidad

adecuada para el manejo de transacciones o cuentas de los estados financieros.

1.1.3. Antecedentes Prcticos

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano,

entre estas estn: las actividades empresariales, actividades de carcter cultural,

poltico, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas y de asistencia

social, en la que exista manejo de recursos econmicos se aplica la Contabilidad,

por ello se afirma que su campo de aplicacin es ilimitado, sin embargo sus

principios son nicos. Existen campos especializados en el rea contable de

conformidad con los objetivos que cumplen, de tal manera que se pueden dividir

en:

Contabilidad De Costos: Segn Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y

Control de Costos, Editorial Diana, Mxico, la Contabilidad de Costos consiste en

una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de

las distintas actividades que se requieren para su fabricacin y venta, as como

para planear y medir la ejecucin del trabajo. Se distingue de la contabilidad

comercial y financiera en que, mientras la primera concentra su atencin en

productos individuales y grupos de actividades relativamente pequeas, la ltima

se sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y los estados

de operacin y utilidades.

Contabilidad Gubernamental o de Gobierno: Es aquella que sirve para registrar,

clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones

gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General

del Estado.

4

Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema

Financiero Nacional, las mismas que estn reguladas por la Superintendencia de

Bancos.

Contabilidad De Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y

reguladas por la Superintendencia de Cooperativas.

Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro

y los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas

exoneraciones en la Ley de Rgimen Tributario.

Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades

de inspeccin, prospeccin, explotacin y transporte de petrleo.

Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como

la Construccin, Hotelera, Pecuaria, Ganadera, Seguros y Reaseguros, de

explotacin de minas, etc.

1.1.4. Importancia del Estudio.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras,

para facilitar dicho control se ha hecho necesario el empleo de los sistemas

contables.

Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo

llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas

desde hace ms de 40 aos, hasta tal punto que hoy en da son el motor de las

operaciones de muchas de ellas, proporcionando as informacin oportuna, ahorro

de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha permitido a los ingenieros en sistemas y

a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera ms

5

completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han

creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos

beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero ms eficientes y

con menos posibilidad de errores.

En la actualidad todo proceso contable requiere de sistemas, de esto se deduce la

importancia que tienen los sistemas y como su uso redunda en beneficios para

toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y

transacciones financieras sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados

desarrollados en las computadoras.

La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo

financiero o no financiero; el proceso de toma de decisiones se basar

necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin, La

mayora de las entidades econmicas desempean bsicamente las funciones de

comprar, producir, facturar, mercadear, finanzas y recursos humanos, para cada

una de estas actividades se disean sistemas que controlan operativamente los

procedimientos administrativos llevados a cabo por cada funcin.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas

de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del

negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances

generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas,

son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su

principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,

necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus

inventarios, por esta razn es importante centrarnos en el manejo de los

inventarios a travs de un sistema contable que sea exacto y confiable.

6

1.1.5. Situacin actual del tema de investigacin.

La Distribuidora de joyas VIZZON establecida en Santo Domingo de los Tschilas,

en las calles Av. Quito y Chorrera del Napa, se dedica a la compra y venta de

joyas, actualmente controla sus inventarios de forma manual, razn por la cual se

han presentado deficiencias en el manejo del inventario, la distribuidora no

dispone con un control adecuado de la mercadera al momento de ingresar a

bodega, no dispone de mtodos adecuados de valoracin de inventarios, no se

toma constataciones fsicas adecuadas para determinar la exactitud en el valor

contable y el fsico, no existe procedimientos claros entre bodega, almacn y el

departamento de ventas. Por estas razones en la actualidad la distribuidora de

joyas VIZZON, presenta prdida de tiempo al momento de realizar el control y

disminucin de utilidades.

Actualmente la distribuidora de joyas VIZZON no encuentra una alternativa de

solucin factible que le permita mejorar el manejo y el control de sus inventarios.

1.2. Limitaciones del estudio

El lugar donde se va a realizar el siguiente estudio es en el departamento de

bodega de la Distribuidora de joyas VIZZON, ubicada en Santo Domingo en las

calles Av. Quito y Chorrera del Napa.

1.3. Alcance del trabajo

El presente trabajo tiene la finalidad de conocer las actividades que realiza la

distribuidora y analizar la forma en que esta realiza el control manual de sus

inventarios, para en base a esto proponer un diseo de un sistema contable para

el control de inventarios que satisfaga sus necesidades.

7

1.4. Objeto de estudio

El diseo de un sistema contable para el control del Inventario de mercaderas de

la Distribuidora de joyas VIZZON.

1.5. Objetivos

1.5.1. Objetivo General de Estudio

Disear un sistema contable para tener un registro exacto del Inventario de

mercaderas y mejorar la eficacia de la distribuidora de joyas VIZZON.

1.5.2. Objetivos Especficos del Estudio

Conocer las actividades que realiza la distribuidora.

Realizar un anlisis FODA

Analizar cmo la distribuidora realiza el control de inventarios.

Conocer los tems de mercaderas que maneja la distribuidora.

Analizar los diferentes mtodos de valoracin de inventarios.

Elaborar el diseo del Sistema Contable para el control de Inventarios.

1.6. Justificacin del Estudio

El diseo de un sistema contable permitir llevar un control exacto del inventario

de mercaderas, evitar prdidas futuras, permitir ahorro de tiempo al momento

de registrar y despachar la mercadera, determinar el saldo real del inventario y

establecer la igualdad del inventario fsico con el registro contable.

8

1.7. Hiptesis o idea a defender

El diseo de un sistema contable permitir tener un registro exacto del inventario

de mercaderas y mejorar la eficacia de la Distribuidora de joyas VIZZON, lo que

resultar en incremento de ventas, ganancias y una mejor atencin al cliente.

9

CAPITULO II

MARCO DE REFERENCIA

2.1. Marco Terico

2.1.1. Historia de los Inventarios

El inventario nace junto con la nocin de propiedad privada, y puede remontarse a

las primeras sociedades humanas, en donde se almacenaban y acumulaban

bienes como: alimentos, granos, animales y subproductos.

En el antiguo Egipto disponan de almacenes para recoger el grano, aceite y otros

alimentos que eran necesarios para abastecerse en tiempos de necesidad. Los

egipcios almacenaban sus productos en graneros o silos, los cuales tenan en la

parte superior una escotilla, por la que, con la ayuda de una escalera, la persona

vaciaba el grano, y tena puertezuelas correderas a nivel del suelo para extraerlo.

Desde hace mucho tiempo tambin se han usado en el Oriente Medio graneros

subterrneos, preferidos en zonas escasamente pobladas por estar ocultos de la

vista de los merodeadores. Los egipcios, conocan exactamente las cantidades

existentes de grano almacenado y a cuantas personas podan abastecer con el

mismo.

Esta forma de almacenar fue generalizndose en las dems culturas como: Asiria,

Babilonia, Grecia, entre otras.

La nocin de la administracin del inventario ha ido evolucionando con los aos y

se puede repasar varias teoras y tcnicas en su desarrollo histrico.

10

2.1.2. Concepto de Inventarios

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario

del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su

posterior comercializacin.

En un negocio mercantil, el inventario constituye la mercanca que se tiene

para la venta. Como tal, usualmente se convierte en efectivo en menos de un

ao y, por tanto, es un activo corriente1.

El trmino inventarios se emplea para designar 1) productos listos para

venderse, sea mercanca de una empresa comercial o los productos

terminados de un fabricante; 2) bienes en proceso de produccin;

3) insumos consumidos directa o indirectamente en la produccin como

materias primas, piezas compradas y suministros2.

Los inventarios tambin comprenden los materiales que se utilicen para el

empaque, envases de mercaderas o las refacciones para mantenimiento que se

consuman en el ciclo normal de operaciones.

2.1.3. Importancia de los Inventarios

El inventario es, por lo general, el activo mayor en los balances generales, y los

gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el

gasto mayor en el estado de resultados. La alteracin del inventario de mercadera

tiene efecto directo sobre la utilidad de la empresa, lo que significa una

sobrestimacin o subestimacin en el pago de impuestos y participaciones.

1 CASIN, James. A. Lerner, Joel. J. 1890. Contabilidad I. Ed. McGraw-Hill. Quinta Edicin. Mxico.

2 WHITTINGTON, Ray O. PANY, Kurt, 2006. Principios de Auditoria. Editorial McGraw-Hill.

Decimocuarta Edicin. Mxico.

11

Un error en el inventario, naturalmente, conducir a otras cifras errneas en la

hoja de balance, tales como el total de los activos corrientes, los activos totales, el

patrimonio y el total de pasivos ms el patrimonio. El error afectar tambin las

cifras claves en el estado de resultados, tales como el costo de las mercaderas

vendidas, la utilidad bruta en ventas y el ingreso neto para el perodo. Es

importante reconocer que el inventario final de un ao constituye el inventario final

para el prximo ao. En consecuencia el estado de resultados del siguiente ao

quedar tambin errado en el valor total del error inicialmente cometido en la

valoracin del inventario.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su

principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,

necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus

inventarios.

Las cuentas ms importantes en los activos corrientes son: el efectivo, las

cuentas por cobrar, y los inventarios. De estos tres sin duda el ms valioso

es el inventario de mercaderas, debido a su tamao relativamente grande3.

En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin

relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones

principales de la empresa.

Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las

quiebras de los negocios. Cuando una firma involuntariamente se queda sin

inventario, los resultados son negativos. Si la firma es una tienda de menudeo, el

comerciante pierde la utilidad bruta de este artculo. Si la firma es un fabricante, la

falta de inventario (incapacidad de abastecer un artculo del inventario) podra en

casos extremos, hacer que se detenga la produccin. Por el contrario si una firma

3 VAZCONEZ, Arroyo Vicente. 2002. Contabilidad General siglo XXI. Ed. Jos Vicente Vsconez

Arroyo Segunda Edicin. Quito. Ecuador.

12

mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede

representar la diferencia entre utilidades y prdidas.

La administracin hbil de los inventarios, puede hacer una contribucin

importante a las utilidades mostradas por la firma.

2.1.4. Sistemas de Control.

Uno de los principales objetivos de un sistema contable es facilitar

informacin financiera para que los dueos, acreedores y administradores

puedan examinar los resultados del negocio y evaluar el potencial futuro de

la compaa Esta informacin se presenta a la administracin al final de cada

perodo en los estados financieros, por lo cual todos los procedimientos

para generar informacin contable para elaborar los estados financieros

deben tener por objetivo generarla de manera confiable y oportuna.

Lo anterior es vlido para todas las partidas de los estados financieros y en

el caso de las empresas comerciales de mercancas es especialmente

relevante para la partida de inventarios. En consecuencia, se necesita contar

con un sistema que permita registrar de forma adecuada las transacciones

efectuadas por un negocio relacionadas con esta partida4.

Desde el punto de vista contable, existen dos sistemas o metodologas para

registrar las operaciones referentes a inventarios, los Sistemas de Control de la

Cuenta Mercaderas aceptados y vigentes en el pas son:

Sistema de Cuenta Mltiple o de Inventario Peridico.

Sistema de Cuenta nica, Inventario Permanente o Perpetuo.

4 GUAJARDO, C. Gerardo. 2004. Contabilidad para no contadores. Ed. McGraw-Hill. Tercera

Edicin. Mxico.

13

2.1.4.1 Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico.

Este sistema como su nombre lo indica, consiste en controlar el movimiento de la

cuenta mercaderas en varias o mltiples cuentas y al final del periodo deber

realizarse la regulacin de la cuenta mercaderas.

Es un sistema contable de inventario en el que la entidad no lleva un

registro continuo de las mercaderas en existencia. En su lugar al final del

ejercicio la entidad realiza un conteo fsico de las existencias y usa esa

informacin para preparar los estados financieros5.

El inventario Final Extracontable o fsico se realiza contando, pesando, midiendo,

a veces estimando y valorando el costo de las mercaderas o artculos destinados

para la venta.

Al trmino del perodo contable se conoce la ganancia o prdida bruta en ventas.

Este sistema, conocido tambin como juego de inventarios es recomendable que

se aplique en las empresas comerciales que trabajan con varios tems de

mercaderas o venden al detalle grandes cantidades a precios unitarios

relativamente bajos, como por ejemplo: los supermercados, ferreteras entre otros,

en los cuales no es funcional determinar el costo de la mercadera cada vez que

se produzca una venta, sino que es ms prctico esperar la culminacin del

perodo para conocer el costo de la mercadera vendida.

En este sistema no se necesita el uso de las tarjetas Krdex para realizar el

control de las mercaderas.

5 HORNGREN, T. Charles, Harrison, Walter, Smith Linda. 2003. Contabilidad. Ed. Person

Educacin. Quinta Edicin. Mxico.

14

Las ventajas de utilizar este mtodo son:

Permite obtener una informacin detallada para cada una de las cuentas.

Su registro contable es de fcil aplicacin.

El costo material y humano es reducido.

Las desventajas de utilizar este mtodo son:

Debido a que en este sistema no se emplean las llamadas tarjetas krdex ,

su control se dificulta y puede contribuir a desviaciones en las entradas y

salidas de mercaderas.

Requiere que exista un mayor control extra contable.

No se dispone del inventario en unidades y cantidades a una fecha

determinada.

2.1.4.1.1 Cuentas que intervienen

Como se mencion anteriormente este sistema tiene la particularidad de utilizar

varias cuentas y al final del perodo contable se realiza la Regulacin o ajuste

correspondiente.

Las cuentas que intervienen son las siguientes:

1. Mercaderas

2. Compras

3. Devolucin en Compras.

4. Descuento en Compras

5. Transporte en compras

6. Ventas

7. Devolucin en Ventas

15

8. Descuento en Ventas

9. Costo de Ventas

10. Utilidad Bruta en Ventas

11. Prdida en Ventas.

1. Mercaderas

La cuenta mercaderas pertenece al activo corriente, representa los

productos que dispone un empresa comercial para su venta. Esta cuenta se

utiliza al inicio del ejercicio contable para registrar el valor del inventario

inicial de mercaderas, es decir con cuanto inicia el negocio por este

concepto y al final del periodo para ingresar el valor del inventario final de

mercaderas6.

El inventario de mercaderas constituyen las existencias de artculos que se

encuentran en bodega y/o en el almacn del negocio que an no han sido

vendidas.

Los inventarios son identificados en dos momentos:

a.- Inventario Inicial.- Constituye el valor de las mercaderas que se dispone al

inicio de cada ejercicio econmico, es decir al 1 de enero de cada ao.

b.- Inventario Final.- Es el valor de las mercaderas que se encuentran al final del

ejercicio econmico o sea al 31 de diciembre, el valor del inventario final de

mercaderas constituye el valor del inventario inicial de mercaderas para el

siguiente ejercicio econmico.

6 ESPEJO, J. Beatriz. 2007. Contabilidad General. Ed. De la Universidad Tcnica Particular de

Loja. Primera Edicin. Ecuador. Loja.

16

Para determinar el valor del inventario de mercaderas se proceden de dos formas:

Toma fsica: Consiste en realizar la constatacin por lo menos anual de todos los

artculos que dispone la empresa, para lo cual se procede a contar, pesar, medir y

valorar al precio de costo. El conteo de las mercaderas permite eliminar productos

estropeados, daados u obsoletos.

Para realizar el inventario fsico de mercaderas, es necesario contar con personal

de experiencia, con la finalidad de evitar errores u omisiones.

Contablemente. Se realiza la sumatoria de los saldos que constan en las tarjetas

Krdex, los mismos que deben coincidir con la constatacin fsica que se realice y

con el saldo contable de la cuenta mercaderas. En caso de diferencias se debe

investigar las causas y luego proceder a ajustar los saldos.

La cuenta mercaderas:

Se debita al comienzo del ejercicio econmico por el valor de inventario

inicial y al terminar el perodo por el valor del inventario final de

mercaderas.

Se acredita al final del ejercicio econmico por la eliminacin del inventario

inicial (regulacin).

Inventario Inicial (Regulacin)

Inventario Final

MERCADERIAS

17

2. Compras

En esta cuenta se registra el valor de todas las adquisiciones de mercaderas que

la empresa realice, sean estas al contado o crdito, se registrarn al precio de

costo de adquisicin, esta cuenta pertenece al grupo de gastos. El documento de

respaldo es la factura.

Las compras pueden ser clasificadas:

Por su cuanta: al por menor y al por mayor.

Por las condiciones de pago: de contado o en efectivo y a crdito o plazos.

La cuenta compras:

Se debita por las adquisiciones de mercaderas al contado o a crdito y al

final del ejercicio por el valor del transporte en compras incrementando el

valor de las compras.

Se acredita al final del ejercicio econmico para determinar las compras

netas y eliminar el valor de compras.

Adquisiciones (Regulacin)

Transporte en compras Devolucin en Compras

(Regulacin) Descuento en Compras

Compras Netas

COMPRAS

3. Devolucin en Compras

Cuando la empresa no se siente satisfecha por las mercaderas adquiridas, sean

por que estn en mal estado, o por cualquier otra razn justificada, tiene la opcin

18

de retornar las mercaderas compradas al proveedor, para el registro contable se

utiliza la cuenta Devolucin en compras, cuenta que pertenece a los ingresos.

El documento que debe respaldar la devolucin de mercaderas se denomina nota

de crdito comercial, la cual es emitida por el proveedor.

La cuenta Devolucin en Compras:

Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta devolucin

en compras y determinar las compras netas.

Se acredita por la devolucin de las mercaderas realizadas al proveedor.

(Regulacin) Devolucin de mercaderas

adquiridas

DEVOLUCIN EN COMPRAS

4. Descuento en Compras

Cuando una empresa adquiere mercaderas es posible que le concedan

descuentos, dependiendo del monto de la compra y la forma de pago, en este

caso para el registro contable se utiliza la cuenta descuento en compras y se

considera un ingreso.

Da lugar nicamente en compra-venta en efectivo (caja y bancos), con el fin

de estimular dicha actividad con esa modalidad entre las dos partes; porque

vender en efectivo representa disponibilidad de dinero para la empresa.

19

Adems se puede dar el descuento en mercaderas con ndice bajo de

rotacin7.

La cuenta Descuento en Compras:

Se debita al final del ejercicio para eliminar el valor de la cuenta descuento

en compras y determinar las compras netas.

Se acredita por los descuentos que realizan a la empresa al momento de la

cuenta.

(Regulacin) Descuento sobre

mercaderas adquiridas

DESCUENTO EN COMPRAS

5. Transporte en compras

Por lo general, la empresa realiza adquisiciones de mercaderas en otras ciudades

o en lugares que se encuentran distantes en estos casos es necesario el pago del

transporte de las mercaderas hasta el lugar de destino, para el registro contable

en este caso se utiliza la cuenta Transporte en compras que pertenece al grupo de

gastos.

Cuando el pago del transporte es significativo, se debe cargar al costo de las

mercaderas adquiridas, es decir influye en el costo de los artculos; por el

contrario, si el pago por transporte de mercaderas es pequeo se considerar

como un gasto.

7 NARANJO, S. Marcelo, Naranjo, Joselito. 1996. Contabilidad Comercial y de Servicios. Ed.

Segunda Edicin. Quito. Ecuador.

20

Cuando exista; fletes, transporte u otros similares (en Compras o Ventas)

se puede contabilizar por separado, o incrementar al costo en compras8.

En el contrato de transporte intervienen:

Transportista o portador. Persona encargada de conducir las

mercaderas.

Cargador. Persona encargada de las mercaderas para el transporte.

Destinatario. Persona que recibe las mercaderas en el lugar de

destino.

El contrato de trasporte es una transaccin onerosa. El pago del valor de

transporte se conoce como:

Porte. Valor del transporte de cosas

Pasaje. Valor de transporte de personas9.

La cuenta transporte en compras:

Se debita por el pago efectuado por fletes de las mercaderas.

Se acredita al final del ejercicio econmico para cargar el valor del

transporte a las compras, o por el cierre de las cuentas de gasto.

8 SARMIENTO, R. Rubn. 2004. Contabilidad General. Ed. Voluntad. Dcima Edicin. Quito.

Ecuador. 9 ZAPATA, S. Pedro. 2002. Contabilidad General. Ed. McGraw-Hill. Cuarta Edicin. Bogot. D.C.

Colombia.

21

Pago de fletes de (Regulacin)

mercaderas

TRANSPORTE EN COMPRAS

6. Ventas

La cuenta ventas constituye un ingreso operacional, sirve para registrar la salida

de la mercadera de la empresa, al precio de venta. La venta de la mercadera

realizada a los clientes puede ser al contado o crdito, el respaldo de esta

transaccin es la factura o nota de venta.

Las ventas de las mercaderas se pueden clasificar de la siguiente forma:

Pos su cuanta: al por menor (detall o menudeo), o al por mayor (mayoreo)

Por las condiciones: de contado o en efectivo, a crdito o a plazos.

La Cuenta Ventas:

Se debita al final del ejercicio para determinar las ventas netas y eliminar el

valor de ventas.

Se acredita por las ventas de mercaderas al contado o a crdito.

(Regulacin) Expendios o ventas

Devolucin en Ventas de mercaderas.

Descuento en Ventas

Ventas Netas

VENTAS

22

7. Devolucin en Ventas

Los clientes pueden realizar el retorno de las mercaderas a la empresa, por no

estar de acuerdo al pedido, los artculos no estn en buenas condiciones, etc, en

estos casos se registra contablemente con la cuenta devolucin en ventas, se la

considera como una cuenta de gasto. De alguna manera esta cuenta permite

determinar la satisfaccin del cliente.

La Cuenta Devolucin en Ventas:

Se debita por la devolucin de mercaderas que realizan los clientes.

Se acredita al final del ejercicio para eliminar la cuenta devolucin en

ventas.

Devolucin sobre (Regulacin)

mercaderas vendidas

DEVOLUCION EN VENTAS

8. Descuento en Ventas

Cuando la empresa concede descuento en las ventas, ya sea por pago al contado,

por pronto pago o cualquier otro motivo utiliza la cuenta descuento en ventas, se la

considera como cuenta de gasto.

Los descuentos se pueden contabilizar de dos maneras:

Utilizando la cuenta descuento en ventas.

23

Deducir directamente del valor de las mercaderas vendidas, es decir se

registra al valor neto de la venta.

Cuando existen descuentos para el clculo del 12% del IVA se deduce el valor de

los descuentos, es decir se calcula sobre la base imponible.

La Cuenta Descuento en Ventas:

Se debita por cada descuento que la empresa otorga en la venta de

mercaderas.

Se acredita por el asiento de regulacin para trasladar el valor de los

descuentos a la cuenta ventas.

Descuento sobre (Regulacin)

mercaderas vendidas

DESCUENTO EN VENTAS

9. Costo de Ventas

El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es

una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisicin de las

mercaderas en un periodo determinado.

El costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente frmula:

24

Mercaderas (Inventario inicial) xxxx

(+) Compras netas xxxx

(=) Compras brutas xxxx

(-) Devolucin en compras (xxxx)

(+) Transporte en compras xxxx

(=) Disponible para la venta xxxx

(-) Mercaderas (Inventario final) (xxxx)

(=) Costo de ventas xxxx

La Cuentas Costo de Ventas:

Se debita por el cierre del inventario inicial de mercadera y las compras

netas.

Se acredita por el ingreso del inventario final de mercaderas; y, para cerrar

las ventas netas y determinar la utilidad bruta en ventas.

Inventario Inicial Inventario Final

Compras Netas (Regulacin)

COSTO DE VENTAS

10. Utilidad Bruta en Ventas.

La ganancia bruta es la diferencia de precio entre las mercaderas vendidas

(Ventas) y el Costo de Ventas. Para que exista ganancia se supone que las

mercaderas fueron vendidas a un precio superior al de Compra10.

10

NOBLE, S. Howard. 1950. Elementos de Contabilidad. Ed. W. M. Jackson, Inc. Cuarta Edicin. Mxico D. F.

25

Esta cuenta conocida como utilidad o ganancia bruta en Ventas es considerada

como un ingreso operacional.

La cuenta Utilidad Bruta en Ventas:

Se debita al final del ejercicio por el cierre de libros con crdito a la Cuenta

Prdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.

Se acredita por el valor de la utilidad bruta en ventas obtenida en un

perodo.

El saldo de esta cuenta es de naturaleza acreedora.

Cierre de Libros Diferencia entre Ventas

Netas y Costo de Ventas

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS


En esta Cuenta se registra el valor establecido cuando el Costo de Ventas es

mayor que las Ventas Netas, en este caso el resultado es una Prdida en Ventas.

La cuenta Prdida en Ventas:

Se debita por el valor de la Prdida en Ventas del perodo.

Se acredita por el asiento de cierre de libros con crdito a la cuenta

Prdidas y Ganancias o resumen de Rentas y Gastos.

26

Diferencia entre Costo Cierre de Libros

de Ventas y Ventas Netas

PRDIDA EN VENTAS

2.1.4.1.2. Mtodos de Regulacin de la Cuenta Mercaderas.

Es parte del sistema de cuentas mltiples y se realizan al final del ejercicio

econmico y consiste registrar el inventario final de mercaderas, saldando

las cuentas: Inventario Inicial, compras, ventas y sus cuentas de apoyo.

Debemos tener en cuenta que en la regulacin de mercaderas se toma como

base los valores de las cuentas de apoyo y la sumatoria de estas se la

cargaremos o acreditaremos a compras y en el caso de ventas la debitamos

por el valor de las cuentas de apoyo11.

Los objetivos de la regulacin de la Cuenta Mercaderas son:

1. Liquidar gradualmente las cuentas de apoyo.

2. Intercalar a los registros contables el monto del inventario fsico (extra-

contable).

3. Establecer el costo de ventas y la utilidad Bruta en ventas

Para proceder contablemente con la regulacin de la Cuenta Mercaderas existen

dos mtodos:

11

ZAMBRANO, Walter. 1999. Contabilidad Ciclo Diversificado. Ed. Poligrfica. Guayaquil-Ecuador.

27

Mtodo de Costo de Ventas.

Mtodo de diferencia de inventarios.

En contabilidad existen algunas frmulas que permiten obtener la informacin para

los asientos contables de la regulacin de la cuenta mercaderas:

Para determinar las compras netas:

Compras brutas

(-) Descuento en Compras

(-) Devolucin en Compras

(+) Transporte en Compras

(=) Compras Netas

Para determinar las ventas netas:

Ventas brutas

(-) Descuento en Ventas

(-) Devolucin en Ventas

(=) Ventas Netas

Para determinar el valor del costo de ventas:

Inventario inicial de mercaderas

(+) Compras netas

(=) Mercaderas disponibles para la venta

(-) Inventario final

(=) Costo de ventas

28

Para determinar la utilidad bruta en ventas:

Ventas Netas

(-) Costo de ventas

(=) Utilidad bruta en ventas

En este caso, las ventas (netas) son mayores al costo de ventas.

Para determinar la prdida bruta en ventas:

Ventas netas

(-) Costo de ventas

(=) Prdida bruta en ventas

En este caso, el costo de ventas es mayor a las ventas (netas).

Para determinar el valor del inventario final de mercaderas:

Inventario inicial de mercaderas

(+) Compras netas

(=) Mercaderas disponibles para la venta

(-) Costo de ventas

(=) Inventario final de mercaderas

29

2.1.4.2. Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo.

Un sistema de registro muy valioso para la Contabilidad de una Empresa,

es el Sistema de inventario Permanente o Inventario Perpetuo, que permite

establecer las existencias de mercaderas al da; o sea constantemente

actualizadas12.

En este sistema se emplean las tarjetas Krdex para el control de cada uno de los

artculos que dispone la empresa. Este sistema es utilizado para el control de

bienes costosos como: automviles, joyas y mobiliario. La prdida de uno de esos

artculos sera significativa, lo cual justifica el costo del sistema perpetuo.

El uso de este sistema en la actualidad est ganando espacio en las empresas,

sin embargo para su aplicacin requiere de equipos y programas informticos que

permitan agilitar el proceso de la informacin.

El procedimiento de inventarios perpetuos o constantes tiene las siguientes

ventajas:

a) Se puede conocer, en cualquier momento el importe del inventario

final, sin necesidad de practicar inventarios fsicos.

b) No es necesario cerrar el negocio para poder determinar el inventario

final de mercaderas, puesto a que existe una cuenta que controla las

existencias.

c) Se pueden descubrir extravos, robos o errores en el manejo de las

mercaderas, puesto que se sabe con exactitud el importe de las

mercaderas que debiera haber.

12

BOLAOS, J. Gastn. 1977. La Didctica de la Contabilidad Moderna: Mtodo o Enseanza o aprendizaje de la Contabilidad. Segunda Edicin. Quito, Ecuador.

30

d) Se puede conocer, en cualquier momento, el importe del costo de lo

vendido.

e) Se puede conocer en cualquier momento el importe de la utilidad o

prdida bruta13.

2.1.4.2.1 Cuentas que intervienen.

Este sistema controla el movimiento de la cuenta Mercaderas a travs de las

siguientes cuentas:

1. Inventario de Mercaderas

2. Ventas

3. Costo de Ventas

4. Utilidad Bruta en Ventas o


1. Inventario de Mercaderas

La cuenta inventario de mercaderas pertenece al activo corriente, sirve para

registrar los siguientes movimientos:

Se debita:

Por el inventario inicial de mercaderas.

Por la adquisicin o compra de mercaderas.

Por el pago de transporte y fletes que se cargan a los productos.

Por devolucin de mercaderas por parte de los clientes (al precio de costo)

13

FLORES, L. Elas. Primer Curso de Contabilidad.1980. Ed. Trillas. Sptima Edicin. Mxico.

31

Se acredita:

Por la venta de mercaderas (al precio de costo).

Por devolucin de mercaderas a los proveedores.

Por errores en la facturacin.

El saldo es deudor y representa el valor del inventario final en un momento

determinado, el mismo que debe coincidir con los valores de la constatacin fsica

de los artculos; y con los saldos de las tarjetas Krdex.

Inventario Inicial Devolucin en Compras

Compras Venta de Mercaderas

Devolucin en Ventas (costo)

(costo)

INVENTARIO DE MERCADERAS

2. Ventas

Esta cuenta pertenece al grupo de ingresos operacionales, registra la salida de las

mercaderas de la empresa al precio de venta.

Todo negocio persigue obtener ganancia, por lo tanto las ventas se realizan al

precio de venta.

Precio de venta = Precio de costo + ganancia + gastos

32

La cuenta Ventas:

Se debita:

Por las devoluciones de mercaderas por parte de los clientes, al mismo

precio que se vendi.

Al final del ejercicio econmico para cerrar las cuentas de ingreso.

Se acredita:

Por la venta de mercaderas al contado.

El saldo es acreedor y representa las ventas netas realizadas en el ejercicio

econmico.

Devolucin en Ventas Expendio de

(Regulacin) Mercaderas

(precio de venta) (precio de venta)

VENTAS

3. Costo de Ventas

Esta cuenta permite llevar un control de las mercaderas que ha vendido la

empresa al precio de costo.

Se debita por la disminucin de mercaderas al precio de costo, es decir

cuando se vende.

Se acredita por el retorno de las mercaderas por parte de los clientes al

precio de costo.

33

El saldo es deudor y representa el costo de ventas neto.

Venta de Mercaderas Devolucin en Ventas

(costo) (Regulacin)

(costo)

COSTO DE VENTAS

En el sistema de inventario permanente para registrar una venta o una devolucin

de las mercaderas vendidas, se realizan dos asientos contables:

1. Por el precio de venta, segn la informacin de la factura o nota de venta.

2. Por el precio de costo, segn datos de las tarjetas Krdex.

4. Utilidad Bruta en Ventas

En esta cuenta se registra el valor de la utilidad bruta en ventas (sin restar gastos

o egresos) obtenida durante el ejercicio.

Se debita por el valor de cierre en libros con crdito a la cuenta Prdida y

Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.

Se acredita por el valor establecido mediante la diferencia entre las ventas

netas menos el costo de ventas en el asiento de regulacin.

Cierre de Libros Utilidad Bruta en Ventas

(Diferencia entre ventas

netas y costo de ventas)

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS

34

5. Prdida en Ventas

En esta cuenta se registra el valor de la prdida en ventas, establecida en el

ejercicio, cuando el costo de ventas es mayor que las ventas netas.

Se debita por el valor de la prdida en ventas.

Se acredita por el asiento de cierre de libros con dbito a la cuenta

Prdidas y Ganancias o Resumen de Rentas y Gastos.

Prdida en Ventas Cierre de Libros

(Diferencia entre costo de

ventas y ventas netas)

PRDIDA EN VENTAS

2.1.5 Mtodos de Valoracin de Inventarios.

Por la importancia que tiene los inventarios en las empresas comerciales o

industriales, la prctica contable ha establecido diversos tipos de valoracin, cada

uno de ellos con sus propias caractersticas, tratndose de adecuar a las

necesidades de cada empresa o del momento econmico.

La empresa utilizar el mtodo que crea ms conveniente para sus fines y

planificacin contable y administrativa.

Ahora bien, una vez adoptado un mtodo se debe mantener este mismo

mtodo ya que no se debe estar saltando de un mtodo a otro a fin de evitar

35

declarar utilidades y eludir impuestos o beneficios a los accionistas o socios

de la firma14.

Los mtodos ms conocidos para el control de mercaderas son los siguientes:

PEPS

UEPS

Promedio Ponderado

ltima Compra

2.1.5.1. PEPS

Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que las mercaderas que ingresan

primero son las primeras que tiene que salir. Proviene del trmino ingls first in,

first out. (FIFO).

En las empresas que se dedican a la venta de pinturas, ropa para mujer,

supermercados, farmacias, comida rpida, etc., se establece la norma que se han

de vender primero, las mercaderas ms antiguas. Por lo tanto, las mercaderas en

existencia final del perodo son las ltimas que llegaron, es decir las de compra

ms reciente, valoradas al precio actual o ltimo precio de compra.

Debido a la caracterstica alcista imperante en los precios de la economa,

este mtodo se utiliza muy frecuentemente en las empresas puesto a que

presenta los inventarios a los costos ms recientes. Este constituye su

atractivo principal, aunque desde el punto de vista de las utilidades, hace

14

MOIX, Jaime. 1981. Contabilidad 1-2 y mecanizacin contable. Ed. Bruo. Primera Edicin. Barcelona. Espaa.

36

figurar una ganancia mayor, la cual se traduce en impuestos ms altos para

la empresa15.

2.1.5.2. UEPS

ltimos en entrar, primeras en salir. Significa que las mercaderas que ingresaron

al ltimo son las primeras que tienen que salir. Proviene del trmino ingls last in,

first out. (LIFO).

Como en el LIFO se supone que las ltimas mercaderas que se compraron

fueron las primeras en venderse, automticamente se supone que las que

hay en inventario son las ms antiguas que haba disponibles para la venta.

Esto significa por tanto que a estas mercancas se les asignarn los costos

ms antiguos posibles (en lugar de tener en cuenta los ms recientes, como

sucede con el FIFO)16.

En algunas empresas; como venta de: revistas, libros, zapatos, vehculos,

computadoras, etc., se establece la norma que se han de vender primero las

mercaderas que recin han llegado. Cuando esta norma se ha establecido, las

mercaderas tienden a seguir un flujo de ltimas entradas, primeras salidas. El

inventario se integra con todas aquellas mercaderas que llegaron primero.

2.1.5.3 Promedio Ponderado.

En este mtodo se determina el valor promedio de las mercaderas que ingresaron

a la empresa, es de fcil aplicacin y permite mantener una valoracin adecuada

del inventario.

15

SINISTERRA, Gonzalo V. Polanco, Lus, Henao, Harvey.2 005. Contabilidad: Sistema de informacin para las organizaciones. Ed. McGraw-Hill. Quinta Edicin. Bogot, D.C., Colombia. 16

HARGDON, J. Bernard, Mnera, Armando. 1984. Principios de Contabilidad. Ed. Norma S.A. Tercera Edicin. Colombia.

37

Para fijar el valor del costo de la mercanca por este mtodo se toma el valor

de la mercanca del inventario inicial y se le suman las compras del periodo,

despus se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial ms las

compradas en el periodo17.

Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados

por las compras, al principio del periodo; as como al final del mismo; por lo tanto,

en un mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo

unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo

unitario exceder al costo corriente.

2.1.5.4. ltima Compra

Consiste en evaluar las mercaderas al costo actual del mercado, mediante ajustes

contables.

Este mtodo tiene el efecto de considerar, antes de que realmente se venda

el producto, cualquier utilidad ganada derivada de producirlo o manejarlo;

pero la evidencia de que la utilidad realmente se ha ganado es tan grande

que no se requiere que se realice la venta para comprobarlo. Este mtodo

tambin considera cualquier prdida creada por las fuerzas del mercado18.

2.1.6. Control de Existencias de Inventarios

Es de gran importancia el control de las existencias (Mercaderas, Materias

Primas, Materiales Indirectos, etc.) de tal manera que la empresa pueda

17

http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/inventarios.htm 18

LAWRENCE, L. Vance, Russell Taussig. 1978. Principios de Contabilidad y Control. Ed. Continental. Segunda Edicin. Mxico.

38

satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los

requerimientos de los clientes19.

Para mantener la existencia normal de la mercadera, es indispensable calcular las

siguientes existencias:

2.1.6.1. Cantidad Mxima

Se refiere a la mxima cantidad que deben mantenerse en stock los productos,

para poder cubrir eventuales deficiencias, la cantidad mxima se determina

mediante la siguiente frmula:

EMx = Venta mxima mensual x Tiempo mximo de reemplazo

30 das

Contar con inventarios excesivos de materias primas, productos en

proceso o productos terminados, determina diversos costos de oportunidad,

porque la cantidad invertida en un insumo o producto es una parte del

capital que no est disponible para otros propsitos. Como el dinero puede

invertirse en otros campos, podra esperarse una recuperacin de la

inversin; por ello, al tener inventarios ociosos, tal recuperacin no puede

lograrse y se afectan los niveles de rentabilidad esperados20.

El exceso de existencias, adems de dinero sin movimiento y capital de trabajo sin

retorno, ocasiona:

Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registro, control, etc.

19

BRAVO, V. Mercedes. 2004. Contabilidad General. Ed. Nuevoda. Quinta Edicin. Quito. Ecuador. 20

BURBANO, R. Jorge. Presupuestos: Enfoque de gestin, planeacin y control de recursos. Ed. McGraw-Hill. Tercera Edicin. Bogot, D.C. Colombia.

39

La mercadera se puede volver obsoleta pierde actualidad.

Se corre el riesgo de prescripcin, vencimiento, caducidad.

Por la naturaleza de la mercadera, sta puede cambiar: solidificarse,

licuarse, evaporarse, pierde calidad y se deteriora.

Se pierde la oportunidad de obtener mercadera actualizada, mejores

diseos, lo que ocasiona que los productos anteriores sean difciles de

comercializar.

2.1.6.2. Cantidad Mnima.

Se refiere a la cantidad mnima que debe haber en stock para poder satisfacer a

los clientes en la empresa comercial o en el caso de las empresas industriales

para que no se vean interrumpidos los procesos productivos, la cantidad mnima

se determina con la siguiente frmula:

EMn = Venta mnima mensual x Tiempo mnimo de reemplazo

30 das

La insuficiencia de existencias, ocasiona:

Prdida de prestigio ante la clientela.

Disminucin de las ventas y utilidades por no poder satisfacer la demanda.

Atenta a su liquidez.

Compras fortuitas no aprovechadas.

Costos extra en la adquisicin y transporte de insumos.

2.1.6.3. Cantidad Crtica

Se refiere a la cantidad ms baja que puede haber en el stock de mercaderas en

el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Cuando se llega a

40

este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales

de compras para poder atender adecuadamente a los clientes en una empresa

comercial, o para no suspender las actividades de produccin en una empresa

industrial, la existencia crtica se determina mediante la siguiente frmula:

ECr = Venta mnima mensual x Tiempo crtico de reemplazo

30 das

La existencia crtica, ocasiona:

Problemas

Riesgo declarado

Peligro

2.1.7. Mercaderas en consignacin.

Muchas empresas para dar a conocer sus productos nuevos o simplemente

para adquirir nuevos clientes remiten mercancas a terceros para que las

promuevan en su nombre dndole a este un porcentaje denominado

comisin por lo que se hace necesario llevar un control de estas mercancas

para la adecuada contabilidad de la empresa21.

Las empresas o los comerciantes pueden convenir de mutuo acuerdo,

mediante contrato escrito o por entendimiento verbal, en la entrega y

recepcin de mercaderas para ser vendidas en consignacin22.

21

http://www.monografias.com/trabajos21/mercancias-consignacion/mercancias-consignacion.shtml 22

OROZCO, C. Jos. 1997. Contabilidad General: Teora y prctica aplicadas a la legislacin nacional. Ed. Emmanuel. Quito. Ecuador.

41

En las mercaderas en consignacin, actan dos partes: El Comitente o

Consignante, dueo o propietario de las mercaderas que las entrega a otras

personas con el propsito principal de incrementar sus ventas y el Comisionista o

Consignatario, que es la persona quien recibe las mercaderas del Comitente o

propietario para ser vendidas y a cambio recibe un porcentaje sobre las ventas

realizadas, en calidad de Comisin.

Para el Comitente, las mercaderas estn en consignacin y para el Comisionista,

las mercaderas estn en Comisin.

Desde el punto de vista legal la consignacin de mercaderas debe sujetarse a lo

estipulado en el Cdigo de Comercio, Ttulo VII Del Contrato de Comisin; los

casos no previstos en este ttulo, se aplicarn a las comisiones mercantiles las

disposiciones del Cdigo Civil sobre mandato.

2.1.7.1. Obligaciones y Derechos del Comitente:

Obligaciones:

Pagar la comisin, salvo pacto en contrario.

Procurar que el comisionista quede indemne de los perjuicios que pueda

causarle la comisin

Poner a disposicin del comisionista la suma necesaria para el desempeo

de la comisin cuando sta exija provisin de fondos.

Derechos:

Es libre de revocar la comisin en cualquier momento.

Su fallecimiento o inhabilitacin no extingue la comisin.

42

2.1.7.2. Obligaciones y Derechos del Comisionista

Obligaciones:

Desempear el encargo a nombre propio o en representacin del comitente

(objeto de la comisin).

Respetar las instrucciones del comitente.

Informarle oportunamente al Comitente de: los hechos que puedan

modificar o revocar el encargo; de la suspensin de la comisin; de la

ejecucin de los encargos de las ventas a plazos que realice, entre otras.

Rendir cuenta completa y justificada de lo cumplido y entregar el saldo de lo

recibido.

Derechos:

Derecho a cobrar una retribucin.

Derecho de retencin.

Derecho de enajenacin.

2.1.7.3. Elementos especficos del contrato de comisin

Adems de los elementos comunes a otros tipos de contratos, los contratos de

comisin suelen incluir los siguientes conceptos:

Modo de actuacin del comisionista: El comisionista puede desarrollar la

comisin en nombre propio o en el de su comitente. El Comisionista no est

en obligacin de declarar el nombre de su Comitente; pero si est obligado

directamente hacia aquel, ya que el negocio es como si fuera suyo propio.

43

Aceptacin de la comisin: Una vez aceptada la comisin el comisionista

est obligado a cumplirla excepto que exista causa legal para no hacerlo.

En caso de no cumplirla ser responsable de los daos del comitente. El

comisionista tambin puede rehusar cumplir la comisin aunque est

obligado a comunicar su intencin al comitente lo antes posible.

Provisin de fondos: La comisin que exija provisin de fondos no entrar

en vigor hasta que la provisin no sea puesta a disposicin del

comisionista. Este podr suspender la comisin si habiendo solicitado

nuevos fondos el comitente se niega a proveerlos. El comisionista es

responsable de los riesgos de los fondos provistos y de que no sean

utilizados con objeto distinto a la comisin.

Objeto de la comisin: Indica el objetivo de la comisin y las instrucciones

del comitente para su desempeo.

Liquidacin de la comisin y gastos: Se indica cmo se satisface la

comisin y los gastos de la comisin al comisionista. Se puede incluir lo que

se llama comisin de garanta que se recibe incluso si el cliente no

satisface el precio acordado.

2.1.7.4. Desarrollo de la comisin

La comisin siempre estar sujeta a las instrucciones del comitente. A falta de

rdenes expresas el comisionista debe consultar al comitente. En ningn caso

podr ir en contra de instrucciones expresas del comitente, ni en el caso de

hechos imprevistos.

44

2.1.7.5. Delegacin de la comisin

La comisin es un contrato tpico intuitu personae fundados en la mutua confianza

de los contratantes por lo que no es posible su delegacin salvo que sea

expresamente permitida. La comisin puede ser efectuada por personas

contratadas por el comisionista.

2.1.7.6. Restricciones en la actuacin del comisionista

Comprar y vender lo mismo para diferentes comitentes.

Alterar las marcas.

Prestar, fiar o vender al fiado o a plazos salvo que este autorizado por el

comitente.

Si la comisin se desarrolla contra la Ley el comisionista ser responsable junto

con el comitente si reciba rdenes de ste.

El comisionista tiene el deber de informacin frecuente al comitente de todo

aquello que tenga que ver con la comisin.

2.1.7.7. Extincin del contrato de comisin

Cuatro causas principales:

Termino del plazo de la comisin.

Revocacin por el comitente. Podr efectuarla en cualquier momento.

Muerte o inhabilitacin del comisionista.

Incumplimiento de obligaciones contractuales.

45

Las consignaciones son algunas veces incorrectamente registradas como

ventas. La distincin fundamental entre una venta y una consignacin es

esta: En la venta el derecho a la mercanca pasa del vendedor al comprador,

mientras que en una consignacin el comitente retiene el derecho a las

mercancas no vendidas por el consignatario o comisionista. Esta distincin

debe tenerse siempre en mente, por tres razones:

Primera, ya que el consignador retiene el derecho a las mercancas, puede

recuperarlas si el consignatario se vuelve insolvente.

Segunda, ya que una consignacin no es una venta, y ninguna utilidad

deber tomarse en cuenta hasta que las mercancas hayan sido vendidas por

el comisionista.

Tercera, cuando el consignador prepara sus estados financieros o cierra sus

libros, cualquier mercanca que est en consignacin deber ser incluida en

su inventario. El costo de tales mercancas, para los efectos del inventario,

puede incluir cualquier gasto en se incurra para poner las mercancas a

disposicin del consignatario o comisionista23.

2.1.7.8. Aspecto Legal.

De conformidad con el Art. 135 del Reglamento de la Ley de Rgimen Tributario

Interno, en el caso de Ventas de mercaderas a consignacin.- En el caso de

ventas de mercaderas entregadas a consignacin, el consignatario emitir el

comprobante de venta y cobrar el IVA respectivo en cada transaccin que

realice; y el comitente o consignante emitir las facturas y cobrar el IVA

23

FINNEY, H.A. 1965. Contabilidad General. Ed. Hispano Amrica. Primera Edicin. Mxico.

46

correspondiente con base a las liquidaciones mensuales que efecte con el

consignatario.

Salvo lo dispuesto en el Art. 53 de la Ley de Rgimen Tributario Interno y el inciso

precedente, toda entrega onerosa o gratuita de bienes sujeta a posible devolucin

ser considerada como transferencia gravada con el IVA.

Los sujetos pasivos del IVA abrirn una cuenta de orden denominada

Mercaderas en Consignacin, en la que se registrarn todos los movimientos de

salidas, recepciones, reposiciones y devoluciones de los productos gravados.

2.1.8. Control

2.1.8.1. Concepto de Control

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las

actividades planificadas. Permite mantener a la organizacin o sistema en

buen camino24.

La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos

Control como funcin coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas

indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escndalos,

etctera.

Control como verificacin de alguna cosa, para apreciar si est correcto, como

verificar pruebas o notas.

Control como comparacin con algn estndar de referencia como pesar una

mercadera en otra balanza, comparar notas de alumnos etctera.

24

http://148.202.148.5/Cursos/Id204/Unidad_6/61.htm

47

Control como funcin administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso

administrativo.

Constituye la cuarta y ltima etapa del proceso administrativo. Este tiende a

asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o

conforme fue planeado, organizado y dirigido, sealando las fallas y errores

con el fin de repararlos y evitar que se repitan25.

2.1.8.2. Factores del Control

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de

control:

Cantidad

Tiempo

Costo

Calidad

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente

cualitativo.

El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es

importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas.

El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya

que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades.

La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto

producto o ciertas funciones de la empresa26.

25

http://www.elprisma.com/apuntes/curso.asp?id=5740 26

http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/procesoadmvo/tema6_2.htm

48

2.1.8.3. Importancia del Control

Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se

alcancen los planes exitosamente.

Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.

Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar

desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.

Localiza los sectores responsables de la administracin, desde el momento

en que se establecen medidas correctivas.

Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los

planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la

planeacin.

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin

y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos

de la empresa.

2.1.8.4. Tipos de Controles

Control preliminar.- Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e

incluye la creacin de polticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar

que las actividades planeadas sern ejecutadas con propiedad. La consistencia en

el uso de las polticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la accin de

ejecutar los planes e incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las

actividades, segn ocurran27.

27

http://books.google.com.ec/books?isbn=9290391812

49

Control de retroalimentacin.- Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la

informacin de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones

futuras del estndar aceptable.

2.1.8.5. reas del Control

El control, acta en todas las reas y en todos los niveles de una empresa.

Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de

control o monitoreo.

Preferentemente debe abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados

como:

Control de produccin.- La funcin del control en esta rea busca el incremento

de la eficiencia, la reduccin de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del

producto, aplicando tcnicas como estudios de tiempos y movimientos,

inspecciones, programacin lineal, anlisis estadsticos y grficas.

Control de calidad.- Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar

una calidad especfica tanto en materias primas como en los productos

terminados; establece lmites aceptables de variacin en cuanto al color, acabado,

composicin, volumen, dimensin, resistencia, etc.

Control de inventarios.- Se encarga de regular en forma ptima las existencias

en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas,

productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos

innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacn.

50

Control de compras.- Esta funcin verifica el cumplimiento de actividades como:

a) Seleccin adecuada de los proveedores, b) Evaluacin de la cantidad y calidad

especificadas por el departamento solicitante, c) Control de los pedidos desde el

momento de su requisicin hasta la llegada del material, d) Determinacin del

punto de pedido y reorden, e) Comprobacin de precios.

Control de mercadotecnia.- Se efecta mediante el estudio de informes y

estadsticas donde se analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no;

comprende reas tales como ventas, desarrollo de productos, distribucin,

publicidad y promocin.

Control de ventas.- Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales

para el establecimiento de este control. La funcin de este sistema sirve para

medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas

y adoptar las medidas correctivas adecuadas.

Control de finanzas.- Proporciona informacin acerca de la situacin financiera

de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos,

departamentos y actividades que la integran.

Control de recursos humanos.- Su funcin es la evaluacin de la efectividad en

la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal y

del cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la evaluacin al

reclutamiento y seleccin, capacitacin y desarrollo, motivacin, sueldos y

salarios, seguridad e higiene y prestaciones.

51

2.1.8.6. Tcnicas de Control

Tcnica es el conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u

oficio. Habilidad con que se utilizan esos procedimientos. Mtodo habilidad,

tctica28

Tomando en cuenta la definicin de la palabra tcnica, se puede definir a las

tcnicas del control como todos los procedimientos o mtodos usados un una

organizacin para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad

humana.

Existen diferentes tcnicas de planeacin-control que usa un ejecutivo. Por

ejemplo, las normas administrativas que son un tipo de planeacin

importante, tambin se usa para propsitos de control. En forma similar los

presupuestos son planes, y su uso, adecuadamente llamado formulacin de

presupuestos, es esencialmente una funcin de control, as como los

estudios de evaluacin de personal estn realizados de acuerdo con el

proceso de control29.

A continuacin se muestra algunas tcnicas de control ms comnmente usadas:

Presupuesto

Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el

presupuesto. Por tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestacin es el

mecanismo para llevar a cabo el control.

28

http://es.thefreedictionary.com/tcnica 29

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010014/Contenidos/Capitulo4/Pages/4.13

/413Tecnicas_control.htm

52

La presupuestacin es la formulacin de planes para un determinado periodo

futuro en trminos numricos. Como tales los presupuestos son estados de

resultados anticipados, en trminos financieros como en los de ingreso y capital-

o en aspectos no financieros como en el caso de horas de mano de obra directa,

materiales, volumen fsico de ventas o unidades de produccin. Se dice que los

presupuestos es la monetizacin de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeacin y permiten que la autoridad sea

delegada sin prdida de control. Es decir, la reduccin de los planes a

nmeros definitivos obliga a usar una clase de mtodo que permite al

administrador ver claramente qu capital ser necesario, para quin, dnde y

qu costo, ingreso o unidades de insumo o producto fsico incluirn sus

planes. Una vez hallado esto, puede delegar ms libremente la autoridad

para efectuar el plan dentro de los lmites del presupuesto30.

30

http://www.mitecnologico.com/Main/ProcesoDePlaneacionPresupuestos

53

2.2. MARCO CONCEPTUAL

Control contable.- Subdivisin del control interno que corresponde al plan de

organizacin, los mtodos y procedimientos que estn relacionados directamente

con la proteccin de los activos y la confiabilidad de las transacciones, el uso de

documentos y registros financieros.

Inventario de Mercaderas.- Bienes en existencia que una empresa o negocio

dedica a la venta o al intercambio comercial y que son adquiridos por terceras

personas con afn de lucro.

Juego de Inventarios.- El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el

Sistema de inventarios peridico para determinar el Costo de venta.

Mtodo Promedio Ponderado.- Mtodo de valuacin del inventario en el cual el

costo promedio por unidad se calcula dividiendo el costo total de las mercancas

disponibles para la venta por el nmero total de unidades disponibles para la

venta.

Sistema Contable.- Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las

informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valindose de

recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le

permitirn a la misma tomar decisiones financieras.

Sistema de Inventario Permanente.- Sistema que permite mantener un registro

continuo (perpetuo) de las

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