METODOLOGIA PARA LA · Jefe de la Unidad Administrativa . 3 ÍNDICE ... Código Financiero para el...
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1 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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METODOLOGÍA PARA LA
ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
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Mtro. Miguel Ángel Yunes Linares Gobernador del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave
Act. Ramón Figuerola Piñera Contralor General
Lic. Pedro José Vargas Zarrabal Director General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública
M.A. Arturo Delgado Ávila Director General de Fiscalización Interna
M.A. Taurino Caamaño Quitano Director General de Fiscalización a Fondos Federales
Mtro. Roberto Guerrero Reyes Director Jurídico
L.C. Felipe de Jesús Santiago Virgen Jefe de la Unidad Administrativa
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ÍNDICE
Presentación......................................................................................................... 4
Fundamento Jurídico.............................................................................................. 5
1. Generalidades de los Manuales Administrativos….................................................. 6
1.1 Clasificación de Manuales…................................................................................ 6
1.2 Objetivos…...................................................................................................... 6
1.3 Etapas para la Elaboración de Manuales…............................................................ 6
1.4 Beneficios de Elaborar los Manuales Administrativos.............................................. 12
2. Manual de Organización.................................................................................... 12
2.1 Contenido del Manual de Organización................................................................ 13
2.2 Descripción del Contenido................................................................................. 13
3. Manual de Procedimientos................................................................................. 19
3.1 Contenido del Manual de Procedimientos............................................................. 19
3.2 Descripción de Procedimientos........................................................................... 20
3.3 Diagrama de Flujo............................................................................................ 24
3.4 ¿Manual de Procedimientos o de Procesos? ......................................................... 30
4. Manual de Trámites y Servicios.......................................................................... 32
4.1 Objetivos del Manual........................................................................................ 33
4.2 Contenido del Manual de Trámites y Servicios......................................................
34
5. Anexos........................................................................................................... 40
Anexo I Cuestionario...................................................................................... 41
Anexo II Manual de Organización...................................................................... 43
Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas............................ 56
Anexo IV Ejemplo de Procedimiento................................................................... 57
Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas........................................ 60
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PRESENTACIÓN
Contar con un gobierno ordenado, honesto y transparente, constituye una demanda clara
de nuestra sociedad, es por ello que esta administración a través del Plan Veracruzano de
Desarrollo 2016-2018, advierte la necesidad de evitar la existencia de entes públicos, que
dupliquen funciones, así como de otros que no se encuentren plenamente justificados,
planteando como uno de sus objetivos el fortalecer las políticas de mejoramiento
administrativo y la revisión de los procesos administrativos para elevar la calidad de la
administración.
Con base en lo antes mencionado, y en cumplimiento al artículo 34 fracción XI de la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo, donde se faculta al Contralor General para “Emitir criterios y
lineamientos en materia de simplificación y desarrollo administrativo”, se promueve la
“Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos”, como una
herramienta reguladora de las Dependencias y Entidades.
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FUNDAMENTO JURÍDICO
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, artículo 12 fracción XVI, los titulares de las
dependencias centralizadas tienen como una de sus atribuciones el “Expedir los
Manuales de Organización, de Procedimientos y Servicios al Público necesarios para
el funcionamiento de la dependencia a su cargo, los que deberán contener
información sobre su estructura, organización y forma de realizar las actividades
que están bajo su responsabilidad, así como sobre sus sistemas de comunicación y
coordinación. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno
deberán mantenerse permanentemente actualizados”.
Código Financiero para el Estado de Veracruz, artículo 186 fracción IX, los
respectivos titulares de las unidades administrativas en las dependencias o
entidades de su adscripción, serán responsables de: “Evaluar y proponer al titular
de la dependencia las modificaciones a las estructuras orgánicas de las
dependencia, así como en coordinación con los órganos internos de control,
actualizar los manuales de organización y procedimientos”.
Reglamento Interior de la Contraloría General, artículo 25 fracciones VII y VIII,
corresponde a la Dirección General de la Función Pública: “Registrar, catalogar y
concentrar Manuales de Organización que contienen la definición de las estructuras
de las dependencias y entidades”, y “Evaluar, dictaminar, concentrar, catalogar y
registrar los Manuales de Operación de las dependencia y entidades y dar
seguimiento a sus actualizaciones”.
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1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la
institución; concentran información amplia y detallada acerca de su quehacer, bases
jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y
responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en general, sin duplicar los
ordenamientos legales emanados del poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes,
decretos, acuerdos, reglamentos, etc.
1.1 CLASIFICACIÓN DE MANUALES
Los Manuales Administrativos reflejan en general la organización de la Dependencia o
Entidad, y de acuerdo a su naturaleza son y se entregan de la siguiente manera:
Manual General de Organización: es el primero que entrega la dependencia y
posteriormente los manuales específicos de organización de las áreas que la integran.
Manual general de Procedimientos: se entrega después de haber concluido con los
manuales de Organización, siguiendo con los específicos de procedimientos.
Manual de Trámites y Servicios; se entrega una vez que ya están actualizadas las
cédulas.
1.2 OBJETIVOS
Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:
Presentar una visión en conjunto de la institución.
Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a fin de deslindar
responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar
uniformidad en el trabajo.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos disponibles.
Orientar al personal de nuevo ingreso.
Informar a la ciudadanía sobre los trámites y servicios que proporciona el Gobierno del
Estado.
1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES
Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de una Dependencia o
Entidad se deben considerar las siguientes etapas:
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a) Planeación del Trabajo
b) Aplicación de Técnicas de Investigación
c) Análisis de la Información
d) Estructuración del Manual
e) Validación de la Información por parte de las Dependencias, Entidades y la Contraloría
General
f) Autorización del Manual por parte de las autoridades de la Dependencia o Entidad
g) Obtención del Registro Estatal de Manuales Administrativos de las Dependencias y
Entidades del Poder Ejecutivo del Estado
h) Distribución y Difusión del Manual
i) Revisión y Actualización
a) Planeación del Trabajo
Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que
elaborarán los manuales administrativos, de los cuales se nombrará un coordinador como
responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de
la información.
Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se
realizan en las áreas a trabajar, para definir la estrategia general de levantamiento de
información, a través de fuentes más representativas como son:
Los documentos jurídicos y administrativos de la institución, que son base para la
realización de las funciones de la Dependencia o Entidad.
Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
Los Manuales Administrativos existentes.
Los directivos y empleados, por el conocimiento de las actividades y las limitaciones o
divergencias en cuanto a la documentación existente.
Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un programa de trabajo
para establecer las estimaciones de tiempo para la recopilación de información, el orden
de las actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para la elaboración de
los Manuales Administrativos, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo
hasta la autorización, registro y distribución.
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b) Aplicación de Técnicas de Investigación
Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñarán
las técnicas de investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran las
documentales, la entrevista, el cuestionario y la observación directa.
Investigación documental.- Consiste en seleccionar y analizar los documentos que
contienen datos importantes relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o
trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos, decretos, gacetas oficiales,
disposiciones normativas, manuales administrativos anteriores y todos aquellos que
contengan información relevante.
Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del personal que realiza directamente
las actividades a analizar. Este medio proporciona información completa y precisa, debido
a la interacción que se da con el personal entrevistado, permitiendo la percepción de
actitudes.
Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo del entrevistado, con el
fin de que pueda dar explicaciones que faciliten la comprensión. Para que esta técnica se
desarrolle con éxito es conveniente observar lo siguiente:
Utilizar las entrevistas libres, dirigidas o ambas.
Tener claro el objetivo de la entrevista.
Concertar previamente cita con el servidor público.
Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío del enfoque de la
entrevista.
Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender completamente las
actividades que desarrolla el personal o esclarecer toda duda.
Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas, predefinidas, procurando que
sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible y facilidad de
respuesta. (Ver ejemplo en Anexo I)
Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades específicas que realiza el
Servidor Público cuyas funciones nos interesa analizar para la elaboración de la descripción
del puesto y anotar todas las acciones en la secuencia correcta con la finalidad de
completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la investigación documental.
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c) Análisis de la Información
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica
mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.
Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información, con la finalidad de facilitar
el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual
es necesario establecer la secuencia:
Conocer el hecho o situación que se analiza.
Describir ese hecho o situación.
Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.
Examinarlos críticamente para comprender mejor cada elemento.
Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos.
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atención.
Precisar las relaciones entre cada elemento.
Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos
siguientes:
¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?
Para obtener la información que dará la pauta para formular los manuales administrativos,
es necesario que después de obtener las respuestas claras y precisas a las preguntas
anteriores, se someta a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?
Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se puede continuar con las
etapas de:
d) Estructuración de los Manuales
En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración
de los Manuales Administrativos, es importante considerar lo siguiente:
1. Ortografía. Se deben redactar los manuales haciendo uso correcto de las reglas de
ortografía vigentes.
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2. Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir el manual, de
manera que el vocabulario utilizado sea claro, sencillo, preciso y comprensible,
procurando no utilizar siglas ni abreviaturas. Además, con fundamento en el artículo
13, fracción VIII de la Ley para la igualdad entre mujeres y hombres para el Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave, se debe hacer uso de un lenguaje incluyente o no
sexista que distinga entre lo femenino y lo masculino, respetando las reglas del
género gramatical.
Cabe mencionar que el lenguaje empleado en la presente metodología, no busca
generar ninguna distinción, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que
las referencias o alusiones en la redacción hechas hacia un género, representan a
ambos sexos."
3. Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes: estructura orgánica y
diagrama de flujo. Su elaboración deberá hacerse empleando los más sencillos y
conocidos en el medio, uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión
de los mismos.
4. Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado sea fácil de leer,
consultar, estudiar y conservar.
5. Manual de identidad del Gobierno del Estado. Se requiere utilizar las
recomendaciones (logos, colores, medidas etc.) contenidas en el Manual emitido por la
Coordinación General de Comunicación Social.
e) Validación de la Información por parte de las Dependencias, Entidades y la
Contraloría General
Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que
corresponden los manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en
ellos, sea acorde con las atribuciones y las actividades que realizan. Para que
posteriormente sea validada por la Contraloría General como autoridad responsable.
f) Autorización del Manual por parte de las autoridades de la Dependencia o
Entidad
Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento
solicitando la autorización del titular de la Dependencia o, en su caso, el Órgano de
Gobierno de la Entidad.
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g) Obtención del Registro Estatal de Manuales Administrativos de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado
La Dependencia o Entidad deberá solicitar a la Contraloría General la inclusión de sus
Manuales Administrativos al Registro Estatal de Manuales Administrativos de las
Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.
h) Distribución y Difusión de los Manuales
Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la
finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. Así
mismo publicar los Manuales Administrativos en la página de internet de la Dependencia o
Entidad hasta que el documento cuente con el registro otorgado por la Contraloría
General.
i) Revisión y Actualización
La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que
contiene, por lo que se recomienda mantenerlos permanentemente actualizados por medio
de revisiones semestrales con el propósito de que sean apegados a la realidad.
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1.4 BENEFICIOS DE ELABORAR LOS MANUALES
1.- Es fuente formal y permanente de información y orientación sobre la manera de
ejecutar un trabajo determinado y, en general, de la operación de la Unidad responsable.
2.- Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, tomar mejores decisiones al
conocer los procesos que se realizan en su ámbito de competencia.
3.- Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
4.- Facilita a los órganos de fiscalización, control y evaluación, la supervisión del trabajo.
5.- Es una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones. Por
lo tanto, también se utiliza para facilitar la incorporación del personal de nuevo ingreso.
6.- Evita la interrupción de actividades cuando se dan cambios de personal.
7.- Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización es un documento normativo que define concretamente las
funciones encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución, permite
conocer la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella,
y está integrado por la portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico,
atribuciones, estructura orgánica, descripciones de puestos, funciones y responsabilidades,
relaciones de coordinación, directorio y firmas.
Los Manuales de Organización, por el alcance de su información se clasifican en:
Manual General de Organización.- Refleja la estructura orgánica de la Dependencia o
Entidad, considerando los puestos que se encuentren directamente subordinados al
titular de la Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Organización.- Comprende las funciones y responsabilidades de
un área en especial, de acuerdo a la división administrativa que se tenga en la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría, Dirección General, Dirección,
Subdirección, Departamento, etc.
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2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
La información que deberá contener el Manual de Organización dependerá de lo que se
quiere mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo deben considerarse los
siguientes puntos: (Ver ejemplo en Anexo II)
Portada
Índice
Presentación
Antecedentes
Marco Jurídico
Atribuciones
Estructura Orgánica
Descripción de Puestos
Directorio
Firmas de Autorización
2.2 DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO
Portada
Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su identificación a través de los
siguientes datos:
Nombre de la Dependencia o Entidad.
Logotipo oficial.
Título y alcance del documento (manual general o específico).
Área responsable de su elaboración.
Lugar y fecha de elaboración.
Índice
Es una lista ordenada de las secciones y/o apartados que conforman el documento y
señala en qué página se encuentra cada uno de ellos. La numeración debe ir con números
romanos las páginas de los apartados y con números arábigos las páginas del contenido de
los mismos.
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Presentación
Es el texto que encabeza el manual y debe contener lo siguiente:
Importancia de contar con un manual.
Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
Contenido del documento y una breve descripción o propósitos básicos que se
pretenden alcanzar.
Antecedentes
Comprende una breve descripción de cómo se originó la Dependencia o Entidad, la Ley o
Decreto que le da sustento y los principales aspectos de su evolución histórica hasta la
actualidad.
Marco Jurídico
Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o disposiciones legales que
norman las actividades de la Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus
atribuciones o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de publicación en el Diario
Oficial de la Federación o en la Gaceta Oficial según sea el caso, su vigencia y que sigan
un orden jerárquico, como se indica:
Constitución
Tratados
Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de Ignacio de la Llave
Leyes
Códigos
Decretos
Reglamentos
Convenios
Acuerdos
Otros (lineamientos, políticas, normas, programas, etc.)
Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una clasificación de las
disposiciones legales en federales y estatales.
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Atribuciones
Se transcriben de manera completa y textual las facultades otorgadas a la Dependencia o
Entidad incluidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, en el Reglamento Interior o
Decreto de Creación.
Para tal efecto, señalar el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo, inciso y
texto de la misma.
Estructura Orgánica
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad
autorizada o validada por las instancias correspondientes, misma que muestra de manera
general los puestos o áreas que la integran y establece los niveles jerárquicos, canales
formales de comunicación, líneas de autoridad y asesoría.
Es conveniente que se escanee la Estructura Orgánica vigente con el sello del registro
otorgado por la Contraloría General con la finalidad de verificar que no exista alteración en
dicha Estructura.
Descripción de Puestos
Es la parte esencial del Manual, por tanto es importante definir que un puesto es la
unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que
debe realizar un servidor público y aptitudes que debe asumir en determinadas
condiciones de trabajo para la Dependencia o Entidad.
Es importante señalar que en el Manual General, los puestos se describen siguiendo el
orden jerárquico que se aprecia en la estructura orgánica correspondiente, iniciando de
izquierda a derecha, es decir, iniciando con el titular de la Dependencia o Entidad, los
puestos de apoyo (staff), y el primer nivel jerárquico; en el caso de los Manuales
Específicos, los puestos se describen a partir del primer nivel jerárquico por área
administrativa y los subordinados, siguiendo el mismo orden del manual general hasta el
último puesto de la misma.
La descripción de puestos debe contemplar las funciones inherentes a cada uno de los
puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, considerando todas aquellas
actividades que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones
legales.
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La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:
1. Identificación.- Indica el nombre del puesto, su unidad de mando y su tramo de control
(Es decir: nombre del puesto, jefe inmediato, subordinados inmediatos, suplencia en
caso de ausencia temporal).
2. Descripción General.- Muestra brevemente las funciones generales que se realizan en
el puesto para el logro de los objetivos.
3. Ubicación en la Estructura Orgánica.- Es la ubicación del puesto que se describe en
la estructura específica de un área, se debe plasmar un organigrama que incluya
el nivel jerárquico inmediato superior, los similares jerárquicos u homólogos y los
subordinados inmediatos, remarcando aquel que se describe.
Es importante mencionar que en los organigramas se identifican los puestos o áreas de
una institución. Ejemplo:
4. Descripción de Funciones.- Enuncia concretamente las funciones que corresponden al
puesto.
Las funciones incluidas en el manual de organización deberán denotar actividades de
dirección, programación, operación, supervisión, asesoría, etc. Todas serán presentadas
inicialmente en verbo infinitivo y deberán corresponder al ámbito de competencia de cada
puesto y a la responsabilidad de éste, de acuerdo a su nivel jerárquico. (Ver ejemplo en
Anexo III)
Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de acuerdo a la importancia
de las mismas, es decir, en primer término las sustantivas y posteriormente las adjetivas;
además omitir aquellas que son implícitas a todo puesto, como consultar o acordar con el
jefe inmediato.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA
INFORMACIÓN
ANALISTA ADMINISTRATIVO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nivel jerárquico
superior
Puesto que se describe
Subordinados inmediatos Homólogos
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Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones, se debe adoptar el
siguiente esquema:
Verbo-Objeto-Condición
En donde:
El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se lleva a cabo la función; y
la condición el motivo por el cual se lleva a cabo esa acción.
Ejemplo:
Asesorar en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones de modernización
y desarrollo administrativo para eficientar el desempeño de los servidores públicos.
Verbo.- Asesorar,
Objeto.- en la elaboración de estudios y establecimiento de acciones de modernización y
desarrollo administrativo.
Condición.- para eficientar el desempeño de los servidores públicos.
Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un puesto, se deben tomar en
cuenta los siguientes conceptos:
Atribución.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades.
Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que corresponde realizar a un
área determinada, se pueden clasificar en:
Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente con el objeto de la
Dependencia o Entidad.
Funciones adjetivas.- Están relacionadas con campos de conocimientos específicos y
experiencia técnica especializada (de asesoría) o aquellas que son auxiliares o de
servicio (complementarias); son actividades que apoyan el cumplimiento de las
funciones sustantivas.
Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es conveniente agregar de
manera genérica las funciones adjetivas que no se hayan enunciado con anterioridad:
“Realizar las actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean encomendadas
por instancias superiores”.
Es importante señalar que, las leyes, reglamentos, decretos, estatutos, entre otros,
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confieren atribuciones
y facultades a las Dependencias y Entidades, y el Manual de
Organización define las funciones necesarias para cumplir con dichas atribuciones; por lo
tanto es incorrecto transcribir en la descripción de funciones dichos documentos.
5. Niveles de Coordinación.- Señala la relación que existe entre un puesto con las áreas
internas de la Dependencia o Entidad, o en su caso, con organismos externos a la
misma, considerando lo siguiente: en la parte de la coordinación interna así como en la
externa ocupar números arábigos en forma progresiva que se relacionen entre si el
“CON” y “PARA” a fin de que se identifique la relación de trabajo.
COORDINACION INTERNA
CON:
Este apartado deberá iniciar con un
artículo.
PARA:
Este apartado deberá iniciar con verbo en
infinitivo.
No transcribir textualmente las funciones del
puesto.
1. El jefe inmediato (nombre del puesto
o área).
1. Recibir instrucciones, proporcionar
información y coordinar actividades.
2. Los titulares de las Direcciones
Generales, Dirección, Coordinaciones,
Subdirección y demás áreas
administrativas.
2. Solicitar y proporcionar información, así
como coordinar actividades relativas a sus
funciones.
3. El personal subordinado. 3. Transmitir instrucciones, solicitar y
proporcionar información, así como coordinar
actividades.
COORDINACION EXTERNA
CON:
Este apartado deberá iniciar con un
artículo.
PARA:
Este apartado deberá iniciar con verbo en
infinitivo.
1. Escribir el nombre completo de
Secretarías, Entidades, Organismos
o Instituciones sin abreviar.
1. Ajustar la redacción a fin de indicar en
forma general para qué se coordina y
no transcribir textualmente las
funciones, esto es repetitivo.
Nota: El Órgano Interno de Control se considera como coordinación externa.
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Directorio:
Relación de los principales funcionarios del área descrita en el manual y los cargos que
ocupan dentro de la estructura de la Dependencia o Entidad.
Es conveniente que la secuencia de presentación sea acorde a la estructura orgánica.
Firmas de Autorización:
Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia o Entidad que autorizan
el manual, así como de las áreas que los elaboran y revisan.
En el caso de las Entidades, los manuales deben ser autorizados por su Órgano de
Gobierno, con fundamento en el artículo No. 40 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del
Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y
detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente
de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de
realizarse.
Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información se clasifican
en:
Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los
procedimientos de los puestos que se encuentren directamente subordinados
al titular de la Dependencia o Entidad.
Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a
realizarse en un área en especial de la Dependencia o Entidad, por ejemplo:
Subsecretaría, Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.
3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La información que integrará el Manual de Procedimientos dependerá de lo que se
pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, sin embargo, pueden considerarse
los siguientes puntos:
Portada
Índice
20
Presentación
Estructura Orgánica
Simbología
Descripción de Procedimientos
Diagramas de Flujo
Directorio
Firmas de Autorización
El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo al objetivo de la Dependencia
o Entidad y es muy similar al de Organización, por lo que sólo se definirá la descripción de
procedimientos y los diagramas de flujo. (Ver ejemplo en Anexo IV).
3.2 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
El procedimiento es un conjunto de actividades ordenadas de una forma lógica,
sistemática y secuencial para realizar una o más funciones, de acuerdo a las atribuciones
conferidas a un área determinada.
En este sentido, la descripción de un procedimiento es la presentación escrita, en forma
narrativa y secuencial, de cada una de las actividades que se realizan en un
procedimiento, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto
tiempo se hacen; señalando el área responsable de llevarlo a cabo.
Cabe señalar que antes de iniciar la descripción de un procedimiento es importante tomar
en cuenta que toda actividad puede ser perfectible: puede mejorarse, eliminar
duplicidades o tareas innecesarias, reducir firmas, mejorar las decisiones, disminuir
tiempos y copias, reducir formatos y líneas de espera, equilibrar cargas de trabajo,
implementar nueva tecnología, entre otras.
Así mismo, cuando la descripción del procedimiento es general y comprende varias áreas,
deberá señalarse el nombre del área que hace la actividad.
La identificación del procedimiento se presenta mediante:
1.- Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo con la función o
actividad que se describa, debe iniciar en sustantivo, ejemplo: “Integración de la bitácora
del suministro de combustible y lubricantes de los vehículos oficiales”.
Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se deben desarrollar como
procedimientos.
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2.- Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca obtener al realizar las
actividades y operaciones que integran el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo.
3.- Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el procedimiento (diaria,
semanal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral, anual, periódica, even-
tual, etc.) Es importante señalar que la frecuencia indicada como “periódica” se utiliza para
denotar que el procedimiento no tiene periodicidad definida pero se realiza con cierta
regularidad. Asimismo, la frecuencia identificada como “eventual” se utiliza para indicar
que el procedimiento no tiene una frecuencia definida y que se realiza cuando se presente
el evento.
4.- Normas.- Refieren los lineamientos específicos contenidos en los documentos legales
y describen los lineamientos derivados de las prácticas administrativas, a los que se sujeta
la realización de una actividad o el procedimiento. Deben redactarse en afirmativo, iniciar
con sujeto y utilizar los verbos en presente. Es importante señalar que en este apartado
no se transcriben las disposiciones legales, sólo se hacen referencia.
Por ejemplo, para el procedimiento de Recepción y Revisión de Trámites de Pagos
Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios, una norma específica que refiere un
documento legal es la siguiente:
“La Documentación soporte del Pago Directo que se tramite, debe cumplir con lo
establecido en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos
Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la liberación de
recursos”.
Ejemplos de algunas normas derivadas de las prácticas administrativas, para el
procedimiento citado:
La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que las áreas de la Contraloría
General presenten, debe integrarse por: Factura en original, Justificación de la
adquisición y/o contratación de servicios y el Oficio de autorización en original, a través
del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se
realice la compra o contratación del servicio.
La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que el Departamento de
Recursos Materiales y Servicios Generales y la Oficina de Adquisiciones presenten, debe
integrarse por: Factura en original, Pedido en un tanto, Contra recibo en un tanto,
Cuadro comparativo en un tanto, Cotizaciones en copia; y en el caso de derivarse de
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un evento de Licitación
Pública o Simplificada, anexar el Acta de Subcomité de Adquisiciones y Obras
Públicas y el Acta de fallo correspondiente en copia.
En la redacción de los objetivos y normas es necesario considerar lo siguiente:
- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten imprecisiones, por ejemplo:
mucho, poco o de gran responsabilidad.
Ejemplo: La documentación comprobatoria se recibe siempre y cuando cumpla con los
requisitos fiscales y de control interno establecidos.
5.- Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en forma lógica y secuencial, de
cada una de las actividades a realizar dentro de un procedimiento, expresa el orden en
que se desempeña el trabajo y señala el área responsable de su ejecución.
Para su redacción y presentación se consideran los siguientes criterios:
Las actividades se expresan en forma breve y precisa, e inician con un verbo en tiempo
presente, conjugado en tercera persona del singular (recibe, revisa, corrige, turna,
archiva, etc.).
La redacción de cada actividad debe ser clara, precisa y responder a las preguntas
¿Qué área es responsable de la actividad?, ¿qué hace?, ¿cómo? y ¿con qué se realiza la
actividad?
Todas las actividades descritas deben ser numeradas de manera secuencial; en el caso
de la pregunta se escribe sin número, posteriormente la numeración continúa en las
opciones derivadas de esa pregunta.
Los verbos que implican decisiones o alternativas en las actividades son: verifica,
coteja, revisa, analiza, determina, inspecciona, corrobora, compara.
En consecuencia, derivado de estas operaciones deben indicarse las diferentes
alternativas o cursos que puede tomar un procedimiento.
Las alternativas dentro de un procedimiento siempre se conectan con alguna actividad
anterior o posterior a la actividad que la originó mediante la frase: “Continúa con la
actividad número ___”. O bien, se concluye mediante un fin intermedio: “Fin”.
Cuando existan alternativas de decisión debe formularse la pregunta que dará
respuesta a las decisiones.
Asimismo, cuando se redactan se utilizan términos como “si”, “cuando”, “en caso”, etc.
23
Ejemplo:
¿Están completos los datos del trabajador?
En caso de no estar completos:
Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos del trabajador para su
afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social y la fotocopia de su Acta de
nacimiento.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad número 1.
En caso de estar completos:
Integra un paquete de los Formatos de datos básicos del trabajador para su
afiliación al Instituto Mexicano del Seguro Social en original, recibidos durante los
primeros cuatro días del mes con el Acta de nacimiento y fotocopia ambos documentos.
Al indicar el origen, uso y destino de los documentos, se sugiere considerar la siguiente
clasificación:
Origen Uso Destino
Recibe, elabora,
obtiene, realiza,
reproduce
Revisa, verifica, fotocopia, llena,
sella, coteja, analiza, corrobora,
firma, recaba firma, imprime, folia,
autoriza, compara, corrige, etc.
Envía, turna,
distribuye, archiva,
destruye
El uso del término TURNA, se utiliza cuando se remiten documentos internamente y el
de ENVÍA es para los casos en que se remite la documentación fuera de la
organización.
Cuando en la descripción narrativa se mencione el nombre de un documento, la
primera letra del nombre deberá ir en mayúscula y en caso de que tenga clave, ésta se
colocará entre paréntesis, debe remarcarse en letras “negritas” el nombre del
documento y especificar el tipo. Por ejemplo: Acta de nacimiento en original y copia,
Boleta de calificaciones en original y copia, Solicitud de beca (DSP-3) en original.
Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anota su nombre, hace
referencia a la trayectoria de su trámite y al número de copias.
Dentro de las actividades los nombres de los documentos, bases de datos y sistemas
de información deben ser consistentes y nombrarlos de una manera correcta.
24
La descripción del procedimiento se presenta en tres columnas, la primera señala el
área responsable de la actividad, la segunda el número de actividad y la tercera el
desarrollo de la actividad.
Al finalizar la descripción narrativa de los procedimientos es conveniente agregar la
frase en mayúsculas: FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3.3 DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las
actividades de un área.
En los procedimientos que integran el Manual deberá existir congruencia entre la parte
narrativa y los diagramas de flujo, es decir, que cada actividad se vea reflejada en ambos
apartados.
Para su diseño y redacción se deben considerar los siguientes criterios:
Utilizar la simbología sugerida por el American National Standard Institute (ANSI) para
el desarrollo de los diagramas de flujo (Ver ejemplo en Anexo V).
Establecer claramente las actividades que integran el curso normal del procedimiento,
sin incluir situaciones esporádicas.
Mostrar de izquierda a derecha, las actividades de los procedimientos, desde la parte
superior de la hoja así como su secuencia a través de flechas.
Incluir en cada diagrama un encabezado con el nombre de la Dependencia o Entidad,
del Área Responsable y del Procedimiento.
Iniciar el procedimiento y finalizar el mismo con el siguiente símbolo:
INICIO FIN
25
Evitar mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Establecer sólo una línea de unión entre dos símbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
Representar mediante líneas rectas las líneas de unión, en caso necesario, utilizar
ángulos rectos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE, REALIZA Y TURNA
ELABORA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICIO O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE, REALIZA Y TURNA
ELABORA
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
26
Ejemplo: Incorrecto Correcto
Utilizar los símbolos con tamaño uniforme, mejorando así la presentación. Ejemplo:
Incorrecto Correcto
En cuanto a su contenido y/o uso:
En el símbolo de operación se deben plasmar únicamente los verbos que indican las
acciones a realizar en la actividad correspondiente, respetando el mismo orden,
27
Ejemplo:
Recibe de la Unidad Administrativa el Oficio de notificación en original, analiza y
determina su procedencia.
Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene que identificar con la
letra “O” y las copias mediante dígitos “1”, “2”, “3”, etcétera. Es recomendable hacer
esta anotación en el extremo inferior derecho del símbolo:
Ejemplo:
FACTURA
O
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
O-1
NÓMINA
O-2
Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se denominan “tantos” y se
indican con una letra “T” en el extremo inferior de cada documento.
En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el mismo origen y destino, se
puede denominar “Paquete de documentos” o “Expediente” y en el apartado de normas
se debe especificar su contenido.
El contenido del símbolo conector de actividad puede ser numérico o alfabético, éste
debe usarse de manera simultánea, es decir, para un conector de salida existe otro de
entrada, asimismo, debe enumerarse de manera consecutiva de acuerdo al número de
conectores dentro del procedimiento.
Es importante señalar, que el número del conector de salida y entrada, no se trata del
número de la actividad con la que se relaciona, sino del número consecutivo de
conector dentro del procedimiento.
28
Ejemplo:
Conector de salida Conector de entrada
CÉDULA DE REGISTRO O
COMPLEMENTA Y REGISTRA
2
CÉDULA DE REGISTRO O
VERIFICA E INTEGRA
2
Si la diagramación de un procedimiento requiere de 2 o más páginas, es recomendable
utilizar el conector de página numérico, poniendo un conector de salida para la página
que termina y uno de entrada para la que inicia, utilizándose de manera simultánea.
Es importante señalar que el número del conector no se trata del número de página
que termina o inicia, sino del número consecutivo de conector de página.
Ejemplo:
Salida entrada
1
1
29
Cuando a la mitad de la descripción narrativa del procedimiento indica que conecta
con otro se utiliza el símbolo de conector de procedimiento en el diagrama de flujo,
colocando el nombre del mismo en la parte interior del símbolo; y cuando en la
descripción narrativa del procedimiento indique después del símbolo de terminal que
indique FIN (último), con letra debajo del mismo se anota: conecta con el
procedimiento y el nombre correspondiente de éste.
Ejemplo:
En medio del procedimiento Al final del procedimiento
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DISPONIBILIDA DE EFECTIVO
OFICIO DE NOTIFICACIÓN
O
RECIBE, ANALIZA Y DETERMINA
ELABORA
FOSES10O
RECIBE
FOSES10O
DOCUMENTOSO
ENTREGA
ALUMNO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:DISPONIBILIDAD DE EFECTIVO
Cuando se archive un documento la línea de flujo sale del símbolo del documento
hacia el símbolo del archivo.
Cuando se obtenga un documento del archivo la línea de flujo sale del símbolo del
archivo hacia el símbolo del documento.
Ejemplo
SOLICITUDO
ACTAO
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE Y ARCHIVA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
SOLICITUDO
ACTAO
OFICIO DE NOTIFICACIÓN O
RECIBE Y OBTIENE
UNIDAD ADMINISTRATIVA
C
30
3.4 ¿MANUAL DE PROCEDIMIENTOS O DE PROCESOS?
Un proceso es el conjunto de acciones o actividades sistematizadas que se realizan o
tienen lugar con un fin.
Un procedimiento es el conjunto de actividades ordenadas de una forma lógica,
sistemática y secuencial para realizar una o más funciones, de acuerdo a las atribuciones
conferidas a un área determinada, explicando detalladamente en qué consisten dichas
actividades, cuándo, cómo, dónde, con qué y en cuanto tiempo se hacen y señalando a los
responsables de llevar cabo cada una éstas.
Por tanto, se puede concluir que un procedimiento es un método de trabajo y forma parte
de un proceso. Es decir el proceso está formado por procedimientos interdependientes
unos de otros que se realizan para conseguir mayores resultados u objetivos.
Es importante señalar, que en un proceso se pueden identificar los siguientes elementos:
Entradas: son el conjunto de insumos o recursos con las características definidas
previamente que permiten ser aceptados o rechazados.
Salidas: producto, servicio o resultado destinado a los usuarios internos o externos.
Factores del proceso: formado por el conjunto de servidores públicos, materiales,
infraestructura, métodos que hacen posible la transformación de los insumos en
resultados.
Sistema de control: formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando
resultantes para la toma de decisiones, que evalúan la marcha del proceso, permiten
corregir deficiencias y mejorar continuamente.
31
En este sentido, de conformidad con la norma UNE-EN-ISO 9000:2000, puede
considerarse como un proceso a cualquier actividad o conjunto de actividades, que utilice
recursos para transformar elementos de entrada en resultados.
Con base en lo antes mencionado, podemos concluir que los Manuales de Procesos
emitidos a través de la Norma ISO, no se contraponen a los Manuales de Procedimientos
elaborados bajo el esquema de la presente Metodología, tomando en consideración que un
proceso está formado por procedimientos interrelacionados, ejemplo:
En la Administración Pública Estatal existen instituciones que cuentan con algunos
procesos certificados bajo la norma ISO 9000:2000, por lo que para contar con sus
manuales de procedimientos, sin duplicar trabajo, deben cumplir con los siguientes
criterios:
1. Presentar ante la Dirección General de Desarrollo Administrativo, la acreditación
vigente bajo la norma ISO 9000:2000 de los procesos certificados, así como los
Manuales correspondientes a la misma.
2. Anexar un listado de los procedimientos que se encuentran incluidos en los procesos
certificados, a fin de determinar si se encuentran normados la totalidad de los
procedimientos o procesos de la dependencia o entidad.
En caso de no estar normados la totalidad de los procedimientos o procesos, éstos
deberán integrarse de acuerdo a los formatos utilizados para su certificación o en apego a
la presente Metodología.
32
4. MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS
El Manual de Trámites y Servicios integra información real y concisa acerca de los
trámites y servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al público.
Es por ello que este Manual debe ser un documento de fácil consulta con información
clara, redacción sencilla y evitar el uso de términos técnicos que dificultan la comprensión
de los usuarios.
Para su mejor integración se deben considerar conceptos básicos como:
Trámite.- Gestión a través de la cual los particulares cumplen con las disposiciones
jurídicas, ya sea presentando o conservando información, es decir, cuando la gestión
solicitada por la Administración Pública tiene un carácter obligatorio.
Trámite de obligación. El Gobierno del Estado, por disposición de algún
ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la presentación de
determinada información, por lo que el particular debe presentarlo ante una
dependencia o entidad como condición necesaria para realizar una actividad
determinada. Esto puede implicar el pago de derechos y en caso de que el particular
no realice el trámite podría hacerlo merecedor de una sanción.
Trámite de conservación. El Gobierno del Estado, por disposición del algún
ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la conservación de
determinada información. El particular no tiene que presentarse ante ninguna
dependencia o entidad, simplemente debe conservar la información requerida.
Generalmente no hay pago de derechos y en caso de que el particular no conserve la
información este puede ser merecedor de una sanción.
Servicio.- Gestión a través del cual los particulares acuden con la autoridad, a efecto de
obtener determinados beneficios, servicios o allegarse de información. El usuario acude a
la Administración Pública sin que medie obligación, tiene un carácter potestativo.
Servicio o beneficios. La dependencia o entidad está facultada por algún
ordenamiento jurídico para otorgar a los particulares que lo soliciten, algún bien
directo tangible o intangible, que no sea una consulta, previo cumplimiento de los
33
requisitos
establecidos por el propio ordenamiento. Para hacerse acreedor a este beneficio el
particular debe presentarse en el espacio de contacto ciudadano que preste u
otorgue el mismo. El servicio o beneficio puede implicar el pago de un derecho y
en algunos casos generar alguna ventaja o privilegio de unos particulares frente a
otros según corresponda al sexo, edad, nivel de ingreso, entre otros factores. Su
realización es potestativa (opcional).
Servicio de consulta. Se entiende como tal a las gestiones en las cuales el
particular se presenta ante alguna dependencia o entidad a solicitar determinada
información. Generalmente no hay pago de derechos. Su realización es potestativa
(opcional).
Servicio de inicio de procedencia. El particular se presenta ante la dependencia o
entidad para iniciar un recurso administrativo o bien, un procedimiento que se sigue
en forma de juicio. El particular puede hacerlo de manera presencial o a través de los
medios que la dependencia o entidad ponga a su alcance. Generalmente no implica el
pago de derechos y su realización es potestativa (opcional).
Es importante señalar que no son trámites ni servicios los asuntos relacionados con:
acreedores y proveedores, procedimientos internos de la dependencia o entidad como son
recursos humanos, recursos financieros, recursos materiales y servicios generales, y
tecnologías de la información, nombres de programas institucionales ni de políticas
públicas.
4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL
Concentrar en un documento la información real, referente a los diversos trámites y
servicios que la Dependencia o Entidad proporciona, así como de los requisitos que el
público solicitante debe realizar para obtenerlos.
Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un documento que sirva de
guía para orientar e informar correctamente a los usuarios.
Contribuir en la relación que existe entre las Dependencias, Entidades y el usuario, ya
sea en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes.
Difundir entre la población en general, los servicios que se proporcionan en las
diferentes Dependencias o Entidades.
34
4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE TRÁMITES Y SERVICIOS
El Manual de Trámites y Servicios varía de acuerdo con la naturaleza y los objetivos de
cada Dependencia o Entidad, por lo que se aconseja observar las siguientes
recomendaciones respecto a su contenido:
Portada
Índice
Presentación
Marco Jurídico
Estructura Orgánica
Cédulas de Trámites o Servicios Estatales
Directorio
Firmas de Autorización
Es relevante señalar que la parte central de este manual son las Cédulas de los Trámites o
Servicios Estatales que proporcionan las diferentes áreas y deben llenarse de la siguiente
manera:
35
Dependencia: Fecha de Actualización
INFORMACIÓN DEL TRÁMITE O SERVICIO
Clave de registro Nombre del trámite o servicio Modalidad
¿El trámite o servicio corresponde a un Programa Presupuestario?
Sí No Otro
¿Quién debe o puede solicitar el trámite o servicio? ¿En qué casos se puede o debe solicitar el trámite
o servicio? Trámite Servicio
.
Obligación Conservación Beneficio Consulta Inicio de procedencia
Costo:
Comprobante a obtener:
¿Qué efectos tendría la eliminación de este trámite o servicio? Tiempo de respuesta:
Vigencia:
Formato a utilizar:
Derecho del usuario ante la falta de respuesta:
Requisitos: O C D Afirmativa ficta Negativa ficta No aplica
Fundamento jurídico
De los requisitos:
Del tiempo de respuesta:
Del costo:
O = Original, C = Copia y D = Digital
36
INFORMACIÓN DEL ESPACIO DE CONTACTO AL CIUDADANO
Entidad o Área responsable Oficina en la que se realiza el trámite o servicio Teléfono de la oficina
Ubicación de la oficina Horario de atención al usuario
INFORMACIÓN PARA CONSULTAS Y QUEJAS
Nombre y cargo del responsable Domicilio Horario de atención
Teléfonos Correo electrónico
Consultas
Quejas x
INFORMACIÓN PARA TRÁMITES Y SERVICIOS EMPRESARIALES
Tamaño de la empresa Actividad empresarial sujeta a este
trámite o servicio Propósito Momento de la apertura
Micro Pequeña Mediana Grande Industrial Comercial Servicios Apertura Operación Constitución Construcción Instalación
NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN CARGO DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN
37
Instructivo de llenado.
En donde dice: Se anotará:
Dependencia o Entidad: El nombre de la Dependencia o Entidad que requiere el trámite u ofrece el servicio.
Fecha de solicitud de registro: ó
Fecha de actualización
La fecha en que la dependencia o entidad solicita a la Contraloría General y a la Secretaría de Desarrollo Económico y Portuario, la inscripción del trámite o servicio en el Registro Estatal de Trámites y Servicios (RETS), anotando en el primer cuadro dos dígitos para indicar el día, en el segundo dos para el mes y en el tercero dos para el año, ocupando el mismo recuadro para la fecha de actualización de la cedula.
Clave de registro La dependencia o entidad dejará en blanco ese espacio dejando que dicha clave sea asignada por la Contraloría General una vez que el trámite o servicio sea incluido en el Registro Estatal de Trámites y Servicios.
¿El trámite o servicio corresponde a un Programa Presupuestario?
Una X en la opción que corresponda considerando las siguientes opciones: Sí en caso de que el trámite o servicio sea regido por un Programa Presupuestario; No si el trámite o servicio no está regido por un Programa Presupuestario; Otro cuando el trámite o servicio corresponda a una actividad institucional.
Nombre del trámite o servicio
El nombre completo del trámite o servicio que se realiza o presta en la dependencia o entidad. Deberá contar con la estructura siguiente: Iniciar con una palabra que señale la acción que realiza el particular (solicitud, entrega, envío, presentación, conservación, etc.); continuar con el objeto del trámite o servicio (que se solicita; que se entrega; que se envía, que se presenta, que se conserva, etc.) y finalizar con el objetivo específico que persigue el particular. (Sustantivo de un verbo + el que + el para qué).
Tramite o servicio
Una X en uno de los cinco cuadros para especificar si es un trámite o servicio y de qué tipo, considerando las definiciones siguientes: Trámite de obligación. El Gobierno del Estado, por disposición de algún ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la presentación de determinada información, por lo que el particular debe presentarlo ante una dependencia o entidad como condición necesaria para realizar una actividad determinada. Esto puede implicar el pago de derechos y en caso de que el particular no realice el trámite podría hacerlo merecedor de una sanción. Trámite de conservación. El Gobierno del Estado, por disposición del algún ordenamiento jurídico, requiere de manera obligatoria la conservación de determinada información. El particular no tiene que presentarse ante ninguna dependencia o entidad, simplemente debe conservar la información requerida. Generalmente no hay pago de derechos y en caso de que el particular no conserve la información este puede ser merecedor de una sanción. Servicio o beneficios. La dependencia o entidad está facultada por algún ordenamiento jurídico para otorgar a los particulares que lo soliciten, algún bien directo tangible o intangible, que no sea una consulta, previo cumplimiento de los requisitos establecidos por el propio ordenamiento. Para hacerse acreedor a este beneficio el particular debe presentarse en el espacio de contacto ciudadano que preste u otorgue el mismo. El servicio o beneficio puede implicar el pago de un derecho y en algunos casos generar alguna ventaja o privilegio de unos particulares frente a otros según corresponda al sexo, edad, nivel de ingreso, entre otros factores. Su realización es potestativa (opcional). Servicio de consulta. Se entiende como tal a las gestiones en las cuales el particular se presenta ante alguna dependencia o entidad a solicitar determinada información. Generalmente no hay pago de derechos. Su realización es potestativa (opcional). Servicio de inicio de procedencia. El particular se presenta ante la dependencia o entidad para iniciar un recurso administrativo o bien, un procedimiento que se sigue en forma de juicio. El particular puede hacerlo de manera presencial o a través de los medios que la dependencia o entidad ponga a su alcance. Generalmente no implica el pago de derechos y su realización es potestativa (opcional).
¿Quién debe o puede solicitar el trámite o servicio?
Si corresponde a persona física, moral o institución gubernamental la que esté obligada a realizar un trámite o facultada para solicitar un servicio. Deberá incorporar características específicas de quien puede o debe solicitar el trámite o servicio, por ejemplo, sexo, edad, condición social, tipo de empresa, actividad económica, etc.
¿En qué casos se puede o debe solicitar el trámite o servicio?
Las condiciones que se deben cumplir para realizar el trámite o solicitar el servicio.
Costo
El importe en pesos que debe cubrir el usuario para que se le otorgue el servicio o realizar el trámite. Cuando el Código de Derechos señale el pago de derechos en unidad de medida actualizada, la dependencia o entidad deberá hacer la conversión de los mismos a pesos. Deberá escribir el costo total del trámite o servicio incluyendo el pago de impuestos adicionales al pago del derecho. En caso de que no genere algún costo se deberá ocupar la palabra “Gratuito”
38
En donde dice: Se anotará:
Comprobante a obtener El o los documentos finales que recibirá el usuario al realizar el trámite o servicio solicitado.
Tiempo de respuesta El lapso de tiempo que requiere la oficina responsable para atender la solicitud del usuario y realizar el trámite o prestar el servicio, es decir; el proceso total de la gestión. Este debe ser expresado en meses, semanas, días, horas o minutos.
Derecho del usuario ante la falta de respuesta
Una X si una vez que se ha cumplido el tiempo de respuesta y el solicitante del trámite o servicio no ha recibido una resolución de su gestión, aplica una afirmativa ficta o negativa ficta, para lo cual se entenderá como tal, lo siguiente: Afirmativa ficta: Decisión normativa de carácter administrativo por la cual todas las peticiones por escrito de los ciudadanos, usuarios, empresas o entidades que se hagan a la autoridad pública, si no se contestan en el plazo que marca la ley o las disposiciones administrativas se consideran aceptadas, bastando para ello conservar la copia del acuse de la solicitud realizada ante la instancia competente. La negativa ficta es la decisión normativa en el sentido opuesto.
¿Qué efectos tendría la eliminación de este trámite o servicio?
Una breve explicación de las consecuencias que traería no solicitar este trámite u ofrecer este servicio, tanto para el gobierno del Estado como para los usuarios de estas gestiones.
Vigencia El periodo de tiempo en que tendrá validez oficial el comprobante del trámite o servicio realizado o solicitado. Deberá ser expresado en meses, semanas, días, horas o minutos. En caso de no tener vigencia se ocupará la palabra “Indefinida”
Formato a utilizar
El nombre y clave de los formatos necesarios que debe llenar el usuario para realizar el trámite o servicio. Las dependencias y entidades deberán publicar en su página web los formatos relacionados con los trámites y servicios, a fin de facilitar y agilizar su atención. Anexar copia del (los) formato (s) a utilizar por el usuario en medio electrónico. Si la solicitud se hace por escrito sin mediación de formato deberá especificar que es mediante escrito libre.
Requisitos
La documentación o condiciones que debe cumplir el usuario para realizar el trámite o servicio. Es importante especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad, es decir, originales, fotocopias sencillas, copias certificadas, etc. En el caso de las fotografías deberá especificarse el tamaño, cantidad y las características necesarias.
Fundamento jurídico
Es la base legal específica que le atribuye al área responsable la prestación del trámite o servicio. Este debe considerar toda la normatividad jurídica que faculta para tal fin desde la Constitución, en su caso, hasta los reglamentos, lineamientos y políticas administrativas aplicables. Debe indicarse en el siguiente orden: Artículo, fracción, inciso y párrafo en su caso, y posteriormente el nombre del documento normativo.
Área responsable El área que tiene asignación financiera en el presupuesto del Estado, a la cual está adscrita la oficina que proporciona el trámite o servicio, de acuerdo a la estructura orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.
Oficina en la que se realiza el trámite o servicio El nombre del o las áreas en donde se lleva a cabo el trámite o servicio, de acuerdo a la estructura orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.
Teléfono de la oficina El número telefónico completo con clave Lada de la localidad en donde se encuentra ubicada la oficina donde se realiza el trámite o servicio.
Ubicación de la oficina El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad y municipio) de la oficina donde acudirá el usuario a realizar el trámite o solicitar el servicio.
Horario de atención al usuario El lapso de tiempo en el que puede presentarse el usuario a realizar el trámite o solicitar el servicio. Este debe indicar los días y en su caso los turnos de atención.
Nombre y cargo del responsable para consultas El nombre del servidor público que tiene conocimiento del trámite o servicio realizado ante la dependencia o entidad y que tiene la facultad para proporcionar orientación acerca del mismo.
Domicilio El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad y municipio) en donde encontrar al responsable para realizar una consulta.
Horario de atención El lapso de tiempo en que puede el usuario de un trámite o servicio realizar una consulta ante el responsable que corresponda.
Teléfonos El número telefónico completo con clave Lada de la localidad, del responsable para consultas relacionadas con el trámite o servicio ofrecido por la dependencia o entidad. Incluir el número de extensión en caso de que se tenga.
Correo electrónico La dirección de correo electrónico que el responsable de consultas relacionadas con el trámite o servicio, pone a disposición de los usuarios para atenderle.
39
En donde dice: Se anotará:
Nombre y cargo del responsables para quejas El nombre del servidor público facultado recibir una queja derivada de mala atención por parte de los servidores públicos del espacio de contacto ciudadano y dar respuesta, puede ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
Domicilio El domicilio completo (calle, número, fraccionamiento o colonia, código postal, localidad o municipio) en donde encontrar al responsable para presentar una queja, puede ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
Horario de atención El lapso de tiempo en que puede el usuario de un trámite o servicio interponer una queja ante el responsable que corresponda, puede ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
Teléfonos
El número telefónico completo con clave Lada de la localidad, del responsable para quejas relacionadas con el trámite o servicio ofrecido por la dependencia o entidad. Incluir el número de extensión en caso de que se tenga. Puede ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
Correo electrónico La dirección de correo electrónico que el responsable de quejas relacionadas con el trámite o servicio, pone a disposición de los usuarios para atenderle. Puede ser el correspondiente al Órgano Interno de Control.
Tamaño de la empresa
Una X si el tamaño de la empresa regulada a través del trámite es micro, pequeña, mediana o grande. Micro empresa: las que ocupan hasta 10 empleados y un rango de monto de ventas anuales hasta de 4 millones de pesos tanto para la industria, el comercio y los servicios. El tope máximo combinado debe ser de 4.6. Pequeña empresa: las que ocupan de 11 a 50 empleados en industria, de 11 a 30 en comercio y de 11 a 50 en servicios. Así como un rango de monto de ventas anuales que va de 4.01 hasta 100 millones de pesos para los tres tipos de actividad económica. El tope máximo combinado es de 95 en industria, 93 en comercio y 95 en servicios. Mediana empresa: las que ocupan entre 51 a 250 empleados en industria, 31 a 100 en comercio y de 51 a 100 en servicios. Las tres actividades con un rango de monto de ventas anuales de 100.1 hasta 250 millones de pesos. El tope máximo combinado es de 250 en Industria, 235 en comercio y 235 en servicios. Grande empresa: Resto de empresas que la Secretaría de Economía no considera dentro de los criterios para medir las empresas PYMES. Tope Máximo Combinado = (Número de trabajadores) x 10% + (Monto de ventas anuales) x 90% Nota: Según publicación D.O.F. del 30 de junio de 2009.
Actividad empresarial sujeta a este trámite o servicio
Una X si el giro de la empresa está relacionado con las actividades: industrial, comercial o servicio. Industrial: agrupa a los giros cuyas operaciones están destinadas a la obtención, transformación y transporte de materias primas. Comercial: agrupa giros relacionados con el vender, comprar o intercambiar géneros o productos para obtener beneficios. Servicios: agrupa giros de actividad destinados a satisfacer necesidades del público: servicio médico, de limpieza, de atención al cliente.
Propósito
Una X para señalar el momento en que el trámite se lleva a cabo, si es durante la apertura o durante la operación. Apertura: acto en que las empresas dan principio a sus funciones, refiere al menos una de las gestiones de Constitución, Construcción e Instalación e inicio de operaciones en un determinado territorio. Operación: se considera a todas las actividades propias de la empresa una vez que ha iniciado sus actividades. En este período se reportan gestiones por cambios de razón social, denominación, giro, producción de nuevas líneas de producto, permisos para importar o exportar insumos o productos terminados, cambios en las instalaciones de la empresa, entre otras.
Momento de la apertura
Una X para señalar el momento de la apertura: Constitución, Construcción e Instalación. Constitución: es el proceso a través del cual se estructura jurídicamente una empresa de acuerdo a lo que establece la Ley Federal para el Fomento a la Microindustria; el Código de Comercio; el Reglamento del Registro Público de Comercio y demás leyes en la materia. Construcción: el proceso a través del cual la empresa realiza las gestiones necesarias para crear la infraestructura adecuada a la actividad económica a desempeñar, en función a las leyes en materia de uso de suelo, equilibrio ecológico y protección al ambiente, protección civil, riesgos sanitarios, entre otras. Instalación: se consideran aquellos trámites realizados por las empresas una vez que se han constituido y construido, a fin de poder iniciar operaciones legalmente; incluye gestiones en materia de salubridad, seguridad social, registro de descargas a fuentes de agua y emisiones atmosféricas, permisos por la utilización de instalaciones especiales, contratación de servicios de electricidad, drenaje y agua potable etc.
Nombre del responsable de la información El nombre completo del titular del área responsable que da visto bueno a la información contenida en la cédula de trámites y servicios estatales.
Cargo del responsable de la información El cargo del titular del área responsable, dando visto bueno a la información contenida en la cédula de trámites y servicios estatales.
Firma del responsable de la información Firma del titular del área responsable de validar la información.
40
ANEXOS
41
ANEXO I.
CUESTIONARIO
1.- Nombre del servidor público____________________________________________
2.- Nombre del puesto___________________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica _________________________________
4.- Área de adscripción __________________________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _____________________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza
en general; qué fin tiene, etc.)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal,
mensual, etc. y para qué se realizan
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de
su Dirección y otras áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan?
42
11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y
¿para qué se realizan?
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que
elabora en su trabajo:
DOCUMENTO NO. DE
COPIAS
OBJETIVO DE SU
ELABORACIÓN
LO ENVIA A (DEPTO.
OFNA. ETC.)
OBJETIVO DEL
ENVIO
13.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que
recibe en su trabajo:
DOCUMENTO NO. DE
COPIAS
RECIBE DE DEPTO.
OFNA., ETC. CON OBJETO DE LO TURNA A:
14.- Sugerencias y comentarios:
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________
43
MANUAL GENERAL
DE ORGANIZACIÓN DE
LA CONTRALORÍA GENERAL
Elaboró: Unidad Administrativa
Xalapa, Ver., octubre 2017
ANEXO II
APARTADOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Portada
44
Índice
Presentación I
Antecedentes II
Marco Jurídico III
Atribuciones IV
Estructura Orgánica V
Descripción de Puestos VI
Titular de la Contraloría General 1
Titular de la Dirección Jurídica 6
Titular de la Unidad Administrativa 9
Titular de la Unidad de Género 13
Titular de la Unidad de Transparencia 16
Titular de la Dirección General de Fiscalización Interna 21
Titular de la Dirección General de Fiscalización a Fondos Federales 26
Titular de la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública 30
Directorio VII
Firmas de Autorización VIII
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Presentación
Para satisfacer las necesidades de la población, el Estado está obligado a implementar estructuras de
gobierno eficaces y eficientes, que permitan una sana administración pública.
En este sentido, regenerar la competitividad gubernamental es indispensable para cumplir con los fines
del gobierno, por lo que en el Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018 se establece entre otras
estrategias: “Renovar la estructura de la administración pública estatal con criterios de calidad”. Para
lograrlo, se plantea además como una acción necesaria: “Elaborar manuales administrativos con criterios
de eficiencia y eficacia”.
La Contraloría General, en cumplimiento a estos preceptos, llevó a cabo la actualización de su marco
administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemática realizan cada una de las áreas
que la integran.
El presente Manual de Organización es el resultado del proceso de actualización, realizado conjuntamente
por la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública y la Unidad Administrativa.
Es un documento normativo que precisa las disposiciones jurídicas que rigen la actuación de la
Contraloría General, define su esquema de organización, sus funciones, responsabilidades y relaciones
de coordinación de cada una de las áreas que la integran, lo cual le permite cumplir efectivamente con las
atribuciones que le confiere el Reglamento Interior de la Contraloría General y está integrado por los
siguientes apartados:
Antecedentes, donde se describen los cambios organizacionales y funcionales que ha experimentado el área desde su creación.
Marco jurídico, en el que se mencionan los documentos que norman su funcionamiento y el ejercicio de sus atribuciones.
Atribuciones, que refiere aquellas asignadas en el Reglamento Interior.
Estructura Orgánica, que muestra las áreas que integran la Contraloría General.
Descripción de puestos, apartado que contempla la identificación, las funciones y las relaciones de coordinación de los puestos hasta el nivel mínimo sustantivo.
Directorio, que enlista los nombres de los principales servidores públicos de la Dependencia y
Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración, revisión y autorización del documento.
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Antecedentes
La Contraloría General se crea como una Dirección General, dependiente de la Secretaría General de
Gobierno; sustentando su creación en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, publicada
en la Gaceta Oficial del 17 de agosto de 1985, en la cual se establecen sus atribuciones; mediante el
decreto No. 58 de modificación a la Ley Orgánica de la Administración Pública Estatal, publicado en la
Gaceta Oficial del 30 de diciembre de 1989, se instituye como la Contraloría General del Estado,
dependiendo jerárquicamente del Ejecutivo Estatal.
A partir de esta fecha, da cumplimiento a sus atribuciones como órgano encargado del control y la
evaluación gubernamental, así como de la inspección, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos,
recursos y obligaciones de la Administración Pública Estatal centralizada y paraestatal. Para tal efecto,
establece su estructura orgánica con las Direcciones Generales de Control y Evaluación, Auditoría
Gubernamental, Responsabilidades y Situación Patrimonial, Coordinación Administrativa y Coordinación
de Informática, la cual estuvo vigente hasta diciembre de 1998.
Sin embargo, dos acontecimientos en un contexto nacional hacen impostergable replantear sus
propósitos, funciones y ámbitos de actuación; primero, las políticas delineadas por la Secretaría de la
Contraloría y Desarrollo Administrativo, ahora de la Función Pública como órgano rector en la materia, a
nivel federal, enfocadas a reforzar los esquemas de modernización y desarrollo de la administración
pública, como elementos fundamentales en el proceso de Reforma del Estado y segundo, la necesidad
de incrementar la productividad global de la economía, y la aceleración del proceso democrático que vivía
el país en esa década, que requerían de una administración pública más accesible, moderna y eficiente.
Por lo que la Contraloría General del Estado, se transformó de una dependencia eminentemente
fiscalizadora y sancionadora en una instancia preventiva, promoviendo el quehacer gubernamental. Para
tal fin, emite su Reglamento Interior, en mayo de 1999, mediante el cual se crean la Dirección General de
Desarrollo Administrativo y la Dirección de Asuntos Jurídicos. Así mismo se cambia la denominación de la
Coordinación Administrativa por la Dirección General de Administración y Finanzas, además, los Órganos
Internos de Control de las Dependencias y Entidades, se adscriben jerárquicamente a la Contraloría
General.
Con la modificación de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-Llave, publicada el
19 de mayo del 2000, se adiciona a la Contraloría General la atribución de “Llevar el registro y control
de las propiedades inmuebles de la Administración Pública Estatal, así como …
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Marco Jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Leyes:
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción.
...
Códigos y Decretos:
Código Nacional de Procedimientos Penales.
Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
...
Reglamentos:
Reglamento Interior de la Contraloría General.
Reglamento Interior del Comité para las Adquisiciones y Obras Públicas del Gobierno del Estado.
Reglamento de la Ley Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público.
Reglamento de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
...
Otros:
Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018.
...
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Atribuciones
De acuerdo con el artículo 23 del Reglamento Interior de la Contraloría General, publicado en la Gaceta Oficial del Estado No. Ext. 314 de fecha 8 de agosto de 2017, son facultades del Titular de la Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública, las siguientes:
I. Desarrollar los sistemas y procedimientos para la promoción y difusión de las acciones para la prevención y vigilancia en materia de la transparencia y combate a la corrupción, en coordinación con la Dirección General de Fiscalización Interna y los Órganos Internos de Control de las Dependencias y Entidades;
II. Realizar acciones de evaluación sectorial en campo en cuanto al cumplimiento de las medidas de
transparencia y anticorrupción en coordinación con la Dirección General de Fiscalización Interna y los Órganos Internos de Control de las Dependencias y Entidades, para determinar las calificaciones sobre estos temas y derivar de ellas un esquema de incentivos y reconocimientos;
III. Estructurar el programa de capacitación en los temas de transparencia y combate a la corrupción;
IV. Proponer la generación o actualización de leyes, reglamentos, normas y directrices necesarias en
materia de transparencia y anticorrupción;
V. Incoar en el ámbito de la competencia de la Contraloría, el procedimiento disciplinario administrativo a los servidores y ex servidores públicos del Poder Ejecutivo que en ejercicio de sus funciones realicen conductas contrarias a los valores morales y principios éticos que deben observar y bajo los cuales deben conducirse los mismos, en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, de conformidad con el Código de Ética de los Servidores Públicos de la entidad, así como en lo estipulado por las leyes de la materia;
VI. Tramitar, sustanciar y resolver los procedimientos disciplinarios administrativos derivados de las
quejas, denuncias, así como de la Fiscalización Interna relacionadas con el incumplimiento de las obligaciones de los servidores y ex servidores públicos de las Dependencias y Entidades, así como de todas aquellas personas que manejen o apliquen recursos públicos en términos del ordenamiento legal aplicable;
VII. Citar al presunto responsable, a la audiencia de ley correspondiente en los términos de la ley de la materia;
VIII. Ordenar la práctica de las diligencias de investigación que se estimen procedentes y citar a otra u
otras audiencias, cuando no se hayan agotado las diligencias necesarias para emitir la resolución respectiva;
IX. Emitir cuando proceda, la determinación de suspensión temporal de los presuntos responsables de
sus cargos, empleos o comisiones en los términos del ordenamiento legal de la materia, si de la sustanciación del procedimiento o investigaciones una vez analizadas las constancias de autos, se desprenden elementos que hagan pertinente la citada medida sujeta a confirmación o modificación;
X. Practicar las diligencias que se estimen procedentes, a fin de integrar debidamente el expediente relacionado con presuntas irregularidades cometidas por servidores y ex servidores públicos de la Administración Pública Estatal; …
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Estructura Orgánica
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Identificación
Nombre del Puesto: Titular de la Contraloría General.
Jefe (a) inmediato(a): Gobernador(a) del Estado.
Subordinados(as) Inmediatos(as):
Área de Apoyo del C. Contralor(a). Titular de la Dirección Jurídica. Titular de la Unidad Administrativa. Titular de la Unidad de Género. Titular de la Unidad de Transparencia. Titular de la Dirección General de Fiscalización Interna. Titular de la Dirección General de Fiscalización a Fondos Federales. Titular de la Dirección General Transparencia, Anticorrupción y Función Pública.
Suplencia en caso de ausencia temporal:
La o el servidor público que designe la o el Titular del Poder Ejecutivo del Estado.
Descripción general
La o el Titular de este puesto es responsable de dirigir las funciones de control, vigilancia, evaluación y modernización en la Administración Pública Estatal, con la finalidad de verificar que los recursos humanos, financieros, tecnológicos y materiales se administren con apego a las disposiciones normativas aplicables, y conforme a los criterios de eficiencia, eficacia y transparencia, para dar cumplimiento a las metas establecidas en el Plan Veracruzano de Desarrollo y así proporcionar servicios de calidad a la sociedad veracruzana.
Ubicación en la estructura orgánica
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización Dirección General de Transparencia, Anticorrupción
y Función Pública
Contraloría General
Contraloría General
Octubre, 2017 Octubre, 2017
Descripción de puestos
ÁREA DE APOYO DEL C. CONTRALOR(A)
UNIDAD DE TRANSPARENCIA
DIRECCIÓN JURÍDICA
UNIDAD DE GÉNERO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN
INTERNA
DIRECCIÓN GENERAL DE FISCALIZACIÓN A FONDOS FEDERALES
DIRECCIÓN GENERAL DE TRANSPARENCIA, ANTICORRUPCIÓN Y FUNCIÓN PÚBLICA
GOBERNADOR(A) DEL ESTADO
CONTRALORÍA GENERAL
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Funciones
1. Establecer y dirigir las políticas públicas para el cumplimiento de las atribuciones de la Contraloría General, en apego a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, el Reglamento Interior y la normatividad aplicable en la materia.
2. Determinar la planeación y coordinación de las actividades encaminadas a la instrumentación, seguimiento y evaluación de los programas sectoriales, regionales y especiales de la Contraloría General, con la participación que corresponda, en su caso de las Dependencias y Entidades, con el propósito de asegurar su cumplimiento.
3. Someter a la consideración de la o el Gobernador del Estado, los asuntos competencia de la Contraloría General, así como los programas sectoriales, regionales y especiales previstos en el Plan Veracruzano de Desarrollo, para su aprobación.
4. Desempeñar las comisiones y funciones especiales que le encomiende la o el Titular del Ejecutivo del Estado, manteniéndolo informado sobre el desarrollo de las mismas.
5. Disponer la emisión de políticas, normas y lineamientos para la organización y funcionamiento del Sistema Estatal de Control y Evaluación Gubernamental, así como verificar su cumplimiento.
6. Planear e instrumentar el Programa de Fiscalización Interna, de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública, en el ámbito de competencia de la Contraloría, con el fin de verificar y evaluar el ejercicio del gasto público, el cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de gestión, así como la actuación de los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones.
7. Establecer la coordinación y colaboración con la Secretaría de la Función Pública, la Auditoría Superior de la Federación, el Órgano de Fiscalización Superior del Estado y con las Dependencias Federales y autoridades de otras Entidades Federativas en materia de fiscalización interna que comprende auditoría, control y evaluación gubernamental; transparencia y combate a la corrupción; modernización de los servicios públicos; contraloría social y capacitación.
8. Establecer la coordinación y colaboración con los órganos de control administrativos de los Poderes Legislativo y Judicial del Estado, así como de los municipios, para el eficaz cumplimiento de sus atribuciones, suscribiendo los acuerdos y convenios correspondientes en términos de la legislación aplicable.
9. Impulsar políticas y lineamientos que fortalezcan la revisión y el control interno de los recursos, así como la evaluación de la gestión pública, para contribuir en la prevención y disminución de las prácticas de corrupción, así como promover y fomentar la transparencia en las Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.
…
25. Realizar todas aquellas actividades que le asigne la o el Gobernador del Estado y las demás que expresamente le atribuyan las leyes del Estado, el Reglamento Interior de la Contraloría General y demás disposiciones legales aplicables.
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Coordinación interna
CON PARA
1. La o el Gobernador del Estado. 2. El personal subordinado.
1. Recibir instrucciones, proporcionar información y
coordinar actividades. 2. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar
información, así como coordinar actividades.
Coordinación externa
CON PARA
1. La Secretaría de la Función Pública. 2. La Auditoría Superior de la Federación. 3. La Comisión Permanente de Contralores
Estados-Federación. 4. Las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Estatal.
5. La H. Legislatura del Estado.
6. Los Poderes Legislativo y Judicial del Estado, así como los Municipios.
7. El Órgano de Fiscalización Superior del Estado. 8. La ciudadanía.
1. Convenir, disponer y vigilar las acciones para el
buen desempeño de los servidores públicos, su capacitación y profesionalización, así como la fiscalización de recursos federales.
2. Proporcionar la información y atención
necesarias a las auditorías ordenadas para la fiscalización de la Cuenta Pública.
3. Participar en las acciones de coordinación de
esa instancia con la Secretaría de la Función Pública.
4. Vigilar la correcta aplicación de los recursos, el
buen desempeño de los servidores públicos, así como para la evaluación gubernamental y el desarrollo administrativo.
5. Comparecer e informar, a petición de ésta, del
estado que guarda el despacho de asuntos competencia de la Contraloría.
6. Suscribir acuerdos y convenios en términos de la legislación aplicable.
7. Establecer la coordinación y colaboración en los asuntos de sus respectivas competencias.
8. Atender las solicitudes presentadas para darle solución a la problemática o requerimiento de que se trate, para trabajar en beneficio de la sociedad.
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DIRECTORIO
Act. Ramón Figuerola Piñera Contralor General
M.A. Arturo Delgado Ávila Director General de Fiscalización Interna
M.A. Taurino Caamaño Quitano Director General de Fiscalización a Fondos Federales
Lic. Pedro José Vargas Zarrabal Director General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública
Mtro. Roberto Guerrero Reyes Director Jurídico
L.C. Felipe de Jesús Santiago Virgen Jefe de la Unidad Administrativa
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORACIÓN
_________________________________
LIC. PEDRO JOSÉ VARGAS ZARRABAL DIRECTOR GENERAL DE TRANSPARENCIA,
ANTICORRUPCIÓN Y FUNCIÓN PÚBLICA
REVISIÓN
__________________________________________
L.C. FELIPE DE JESÚS SANTIAGO VIRGEN JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
AUTORIZACIÓN
__________________________________________
ACT. RAMÓN FIGUEROLA PIÑERA CONTRALOR GENERAL
Ejemplo del apartado de firmas de autorización para dependencia.
NOTAS:
ELABORACIÓN.- Área que tenga la atribución de acuerdo con el Reglamento Interior
de la Dependencia para la elaboración de los Manuales Administrativos, por ejemplo:
Unidad Administrativa, Dirección de Administración, Unidad de Planeación, etc.
REVISIÓN: Para manuales generales, firman todos los titulares de las áreas de la
Dependencia que estén directamente subordinados al titular.
Para manuales específicos, firma el titular del área correspondiente.
AUTORIZACIÓN.- Titular de la Dependencia.
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FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
ELABORACIÓN
_________________________________
AREA CORRESPONDIENTE
REVISIÓN
__________________________________________
AREA CORRESPONDIENTE
AUTORIZACIÓN
INTEGRANTES DEL LA H. JUNTA DE GOBIERNO
_________________________________
PRESIDENTE
________________________________
SECRETARIO
_________________________________
VOCAL
Ejemplo del apartado de firmas de autorización para Entidad
NOTAS:
ELABORACIÓN.- Área que tenga la atribución de acuerdo con el Decreto de Creación
o reglamento interior de la Entidad para la elaboración de los Manuales
Administrativos, por ejemplo: Unidad Administrativa, Dirección de Administración,
Unidad de Planeación, etc.
REVISIÓN: Para manuales generales, firman todos los titulares de las áreas de la
Entidad que estén directamente subordinados al titular.
Para manuales específicos, firma el titular del área correspondiente.
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AUTORIZACIÓN.- Los integrantes del Órgano de Gobierno ó H. Junta Directiva que
participen en la sesión en la que se autorice el documento.
ANEXO III Verbos comunes para describir
Funciones específicas Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar
Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar
Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar
Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir
Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar
Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar
Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular
Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar
Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir
Atender Desahogar Fincar Operar Rendir
Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar
Canalizar Designar Formular Orientar Requerir
Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver
Captar Determinar Generar Participar Reunir
Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar
Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar
Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar
Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar
Codificar Diseñar Identificar Prever Solicitar
Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir
Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar
Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar
Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar
Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar
Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar
Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar
Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar
Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular
Verbos comunes para
Indicar funciones
DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS
Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar
Controlar Controlar Programar
Autorizar Supervisar Informar
Evaluar Desarrollar Proponer
Definir Formular Sistematizar
Establecer Instrumentar Participar
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ANEXO IV
Ejemplo de procedimiento
Procedimiento
Nombre: Recepción de materiales y útiles de oficina, material de limpieza, material y útiles de cómputo, material fotográfico, refacciones, accesorios y herramientas, partes de equipo de cómputo, neumáticos, materiales y suministros varios, material eléctrico.
Objetivo: Verificar la entrega de artículos por parte de los proveedores, de acuerdo a las condiciones y características establecidas en el Pedido y registrar la entrada del material al Almacén.
Frecuencia: Periódica.
Normas
La recepción de artículos debe realizarse en forma completa, no debe aceptarse entregas parciales, con la excepción de haberse establecido en el Pedido. El proveedor debe entregar la Factura en original y copia a la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios para obtener el sello de recibido. Los artículos recibidos deben detallarse en el Kardex por artículo para mantener actualizada la información de existencias. La entrada de artículos a la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios debe controlarse a través de Kardex por artículo y del Sistema Interno de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios.
Fecha Elaboró Revisó Autorizó
Elaboración Autorización
Dirección General de la Función Pública
Unidad Administrativa Contraloría General
Abril, 2016 Mayo, 2016
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Descripción narrativa
Área Actividad Descripción
Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios
1
1 A 2 3 4
Recibe del proveedor los materiales y la Factura en original y copia y los coteja contra la copia del Pedido que obtiene del archivo cronológico temporal. ¿Coincide lo recibido con lo solicitado? En caso de no coincidir con lo solicitado: Entrega al proveedor el total del material pactado de acuerdo a las especificaciones y cantidades acordadas en el Pedido realizado y le entrega la Factura en original y copia así como los materiales y archiva la copia del Pedido de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir con lo solicitado: Recaba firma del Jefe de la Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios y sella de recibido en la Factura original y copia; entrega la Factura en original al proveedor y archiva de manera cronológica temporal la copia de la Factura y la copia del Pedido. Registra el material recibido en el Kardex por artículo, mismo que obtiene previamente del archivo alfabético permanente, así como en el Sistema Interno de Almacén. Clasifica los materiales recibidos, los acomoda en los anaqueles correspondientes; archiva el Kardex por artículo de manera alfabética permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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ANAQUELES
Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales/Oficina de Servicios Generales y Control de Inventarios. Recepción de Materiales y Útiles de Oficina, Material de Limpieza, Materiales y Útiles de Cómputo, Material Fotográfico, Refacciones, Accesorios y Herramientas, partes de Equipo de Cómputo, Neumáticos, Materiales y Suministros
Varios, Material Eléctrico, Pinturas y Productos Farmacéuticos.
KARDEX POR ARTÍCULO
MATERIALES
MATERIALES
MATERIALES
KARDEX POR ARTÍCULO
RECIBE, COTEJA Y OBTIENE
FACTURA O-1
PROVEEDOR
¿COINCIDE LO RECIBIDO CON LO SOLICITADO?
NO
SI
REGISTRA Y
OBTIENE
PROVEEDOR
C
SISTEMA INTERNO DE ALMACÉN
RECABA, SELLA, ENTREGA Y ARCHIVA
JEFE DE LA OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MATERIALES
PEDIDO 1
C
FACTURA O-1
PEDIDO 1
1
1
ENTREGA Y ARCHIVA
SI
FACTURA O
PROVEEDOR
1
PEDIDO 1
C
FIN
CLASIFICA, ACOMODA Y ARCHIVA
A
A
INICIO
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ANEXO V Simbología para la elaboración de
Diagramas de flujo (ANSI)
Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.
Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar
con excepción de decisiones o alternativas.
Decisión y/o alternativa
Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o
alternativas (preguntas o verificación de condiciones).
Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse
anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente;
así como el número de copias.
Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden
agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A Alfabético.
N Numérico.
C Cronológico.
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se
rige por las mismas condiciones del archivo permanente.
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del mismo.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que
continúa el diagrama de flujo.
Dirección de flujo o Líneas de unión
Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las
distintas operaciones.
Preparación o Conector de procedimiento
Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a
fin para poder continuar con el descrito.
Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.
Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.
Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del
procedimiento
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Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del
procedimiento.
Dirección de flujo de actividades simultáneas
Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más
actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.
Disco compacto
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad de lectura óptica.
Objeto
Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del
procedimiento.
USB
Representa un archivo digital en memoria USB.
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® DERECHOS RESERVADOS Contraloría General
Dirección General de Transparencia, Anticorrupción y Función Pública Av. Manuel Ávila Camacho Nº 156
Col. Unidad Veracruzana, C.P. 91030. Edición 2018.
marzo de 2018. Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave, México.
