Microsoft Excel para la optimización del trabajo en...

Microsoft Excel para la optimización

del trabajo en la empresa

Introducción al entorno de trabajo > 2

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Contenido

Contenido .................................................................................................................................................2

Fórmulas ...................................................................................................................................................3

Referencias de celdas ...............................................................................................................................7

Funciones .................................................................................................................................................9

Funciones básicas .................................................................................................................................. 12


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Fórmulas

Las fórmulas son el corazón y el alma de la hoja de cálculo. Si no las necesitáramos sería lo mismo que

trabajáramos en un procesador de textos. Excel 2016 ofrece un rico entorno con el cual construirlas.

Operadores Matemáticos

Suma (+)

Resta (-)

Multiplicación (*)

División (/)

Exponencial ()

Toda fórmula comienza con el signo =.

Para separar términos se emplean los criterios como en cualquier fórmula matemática.

Podemos usar Excel como si fuese una calculadora, pero es más productivo realizar estas

fórmulas utilizando las referencias de celdas. Una referencia de celda identifica una celda (por

ejemplo A2) en una fórmula en un libro de trabajo. Cuando creamos una fórmula que tiene

referencia de celda, el valor de la fórmula va a depender entonces de los valores de las celdas

referenciadas, cambiará cuando se modifiquen los valores de estas celdas.

Creación de fórmulas

Veamos un ejemplo

Tenemos la planilla que se muestra a continuación y deseamos realizar una fórmula para la columna

Total, siendo ésta Cantidad * Precio:


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Para realizar esta fórmula, realizamos la siguiente secuencia de acciones:

1. Nos posicionamos en la celda en la cual debe aparecer el resultado (D7).

2. Ingresamos el signo de =.

3. Con el mouse hacemos clic en la primera referencia de celda (B7).

4. Introducimos el operador de multiplicación desde el teclado (*).

5. Hacemos clic en la segunda referencia de celda (C7).

6. Oprimimos el ícono Introducir de la Barra de fórmulas o presionamos la tecla Intro.

En la celda resultado se muestra el número resultado y en la Barra de fórmulas, la fórmula dada por

sus referencias de celdas (B7*C7).

Para realizar la comprobación de cómo funciona la fórmula pruebe a cambiar un dato de las celdas

de las cuales depende. Por ejemplo cambie la Cantidad 4 por 8 y verá que automáticamente

cambia el resultado. Si cuando realizó la fórmula hubiese escrito los números (=4*180) el resultado

hubiera sido el mismo pero este no se actualiza si modifica uno de los datos.

Para cancelar la realización de una fórmula podemos:

Oprimir la tecla Esc.

Seleccionar el ícono Cancelar de la Barra de fórmulas (con el mouse).

Edición de Fórmulas

Las fórmulas se editan de la misma manera que se edita un texto. Eliminamos o agregamos referencias

y operadores desde la Barra de Fórmulas.


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Copiar una fórmula

Una vez que realizamos la fórmula en la primera celda de la columna resultado será muy sencillo

copiarla a las demás celdas de la misma. Para esto seleccionamos la celda que contiene la fórmula y

arrastramos desde el Controlador de relleno.

Operaciones con fechas

Cuántas veces hemos tomado un calendario para contar cuantos días hay entre una fecha y otra,

¿Verdad? Podremos realizar rápidamente esta operación utilizando una simple fórmula. Para esto

Ingresamos las fechas entre las cuales deseamos calcular la cantidad de días que hay, y realizamos la

resta entre ambas.

Ejemplo.

Si desea saber cuántos días faltan para su cumpleaños, ingrese la fecha de su cumpleaños, en una celda

y la fecha actual en otra.

En la celda resultado ingrese la fórmula =A4-B4, el resultado de la misma corresponderá a la cantidad

de días entre ambas fechas.

Al introducir la fórmula el resultado será el siguiente:

Arrastramos hasta la celda D10 desde el controlador de relleno

Sintaxis de la fórmula

Celda resultado


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Del mismo modo podríamos utilizar una fórmula para averiguar en qué fecha ocurrirá determinado

evento, si sabemos que este se producirá por ejemplo en 180 días.

Ejemplo

Vamos a expedir un cheque a 180 días y necesitamos saber qué fecha de pago debemos colocar.

Sintaxis de la fórmula

Resultado


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Referencias de celdas

Usamos básicamente 2 tipos de referencias de celdas:

Relativas

Una referencia relativa es una referencia de celda que el programa interpreta como la posición de la

celda referenciada en relación con la posición de la celda que contiene la referencia.

Ejemplo:

Si en la celda A3 (activa) introducimos la fórmula =A1*2, Excel la interpretará como “multiplicar el

contenido de la celda que está dos celdas más arriba por 2”.

Por lo tanto si el contenido se copia a la celda A4 la fórmula resultante es =A2*2.

Absolutas

En algunos casos, cuando copiamos una fórmula es necesario mantener algunas referencias de celdas

invariables. Para ello es necesario crear una referencia Absoluta. Realizaremos este procedimiento

colocando un signo de $ antes de cada uno de los elementos que componen el nombre de la celda (Ej:

$A$1).

Ejemplo:

Supongamos que tenemos una lista de precios en $ y US$, como la cotización del US$ es variable, para

evitar realizar la fórmula cada vez que necesitamos actualizar los precios, podemos realizar la fórmula

utilizando una referencia absoluta a la Cotización.


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Luego copiamos la fórmula de la celda C5. Para esto arrastramos el controlador de relleno, hasta la

celda C9.

Si ahora cambiamos el valor de la cotización veremos que automáticamente toda la columna Precio

US$ se actualizará, como se muestra en la imagen siguiente:

Para modificar rápidamente los tipos de referencia presione la tecla F4 sobre la referencia de

una celda. Esta acción pasará de relativa a absoluta, o de absoluta a relativa.


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Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos,

denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis.

Sintaxis de una función

La estructura de una función comienza por el nombre de la misma, seguido de un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por comas o punto y coma (dependiendo de la

configuración de Windows en su equipo) y un paréntesis de cierre. Para iniciarla se escribe un signo

igual (=) delante del nombre de la función.

Para realizar una función:

1. Nos posicionamos en la celda en que debe aparecer el resultado.

2. Realizamos uno de los siguientes procedimientos:

En la ficha Fórmulas en el grupo Biblioteca de funciones hacemos clic en la opción Insertar

función.

Presionamos el ícono Insertar función de la Barra de fórmulas.

Opción Insertar función de la ficha Fórmulas

Opción Insertar función de la Barra de Fórmulas


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Cualquiera sea el procedimiento seguido en el paso 2 se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de diálogo Insertar función podemos:

Utilizar el campo Buscar una función para ingresar una breve descripción de lo que deseamos

hacer y presionar el botón Ir para que Excel nos sugiera la función a usar.

En el cuadro de lista O seleccionar una categoría podemos elegir una categoría de la lista en las

que ha organizado Excel sus funciones. Por omisión muestra la lista de las 10 funciones utilizadas

recientemente.

En la lista Seleccionar una función elegimos la función requerida.

Otra forma de acceder a una función es:

1. Posicionarnos en la celda en que debe aparecer el resultado.

2. Presionar el signo = desde el teclado.

3. En el cuadro de nombre aparecerá la lista de las últimas 10 funciones utilizadas.

4. Seleccionamos de éstas, la función requerida o la opción Más funciones, la cual mostrará el cuadro

de diálogo Insertar función.


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Al solicitar la función aparecerá la Paleta de Fórmulas. Esta es una herramienta útil para crear o

modificar una función ya que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos.

Cuando creamos una función, la Paleta de fórmulas nos ayudará a construir las funciones de la hoja

de cálculo. Esta irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos y una descripción

de la función, así como el resultado actual de la misma.

En esta paleta:

Podemos escribir las coordenadas de los rangos para cada argumento o seleccionarlos con el mouse.

Para visualizar la hoja de datos desplazamos la paleta a otra ubicación.

Si aún no se puede acceder a los datos porque ésta obstaculiza la visión realizamos lo siguiente:

1. Minimizamos la paleta presionando el botón del argumento correspondiente.

2. Seleccionamos los datos.

3. Hacemos clic en el botón . Estaremos nuevamente en la paleta.

Repetimos la operación con lo demás argumentos en caso de ser necesario.

Minimizar paleta de fórmulas

Una vez minimizada la paleta el icono se transforma en Maximizar paleta


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Funciones básicas

Excel cuenta con una amplia gama de funciones, agrupadas por categorías de acuerdo a su finalidad.

Estas nos permitirán calcular, manejar, tanto datos numéricos como de texto. Describiremos a

continuación algunas de estas funciones.

Función SUMA

Suma el contenido del rango o rangos especificados.

=SUMA(argumento1;argumento2;....)

Ejemplo:

Si tenemos los datos que se muestran en la imagen siguiente, y necesitamos calcular el Total de gastos.

Posicionados en la celda, C11, solicitamos la función SUMA, y en la Paleta de fórmula seleccionamos

los argumentos.

Podemos construir la función escribiendo en la Barra de fórmulas =SUMA(B5:B9; C5:C9)


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Para realizar una suma rápidamente podemos utilizar la opción Autosuma de la ficha Inicio del grupo

Modificar. Simplemente seleccionamos la celda donde irá el resultado y presionamos el botón

Autosuma. Aparecerá un rango de suma tentativo rodeado de una línea punteada. Si no es el que

desea sumar seleccionamos otro y presione Intro.

Función SUMAR.SI

La función SUMAR.SI nos permite sumar los valores de un rango que cumplen con el criterio

especificación.

SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])

Ejemplo:

Tenemos la siguiente tabla de datos, y queremos averiguar el total de dinero que tenemos por cobrar.

Opción Autosuma

Celda resultado

Selección tentativa


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Para realizar este ejemplo utilizaremos la función SUMAR.SI de la siguiente forma:

1. Nos posicionamos en la celda en la que deseamos se muestre el resultado (en nuestro ejemplo

C13)

2. Utilizamos el procedimiento para solicitar la función SUMAR.SI.

3. En la paleta de fórmula indicamos los siguientes parámetros:

Rango: Es el rango en el cual se encuentra el criterio que estableceremos para la suma, en nuestro

ejemplo la columna Estado (C4:C11)

Criterio: el criterio a utilizar. En nuestro ejemplo el criterio será sumar los que no hayan pagado

aún (“=No pago”).

Rango_suma: Indicamos el rango donde se encuentran los valores a sumar. En nuestro ejemplo la

columna Monto (B4:B11).

4. Presionamos el botón Aceptar, para mostrar el resultado en la celda.


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Función HOY

Inserta la fecha actual del sistema. La fecha se actualiza cada vez que abrimos el libro.

=HOY()

Para insertar esta función en nuestra hoja de cálculo, nos posicionamos en la celda en la cual deseamos

agregar la fecha actual y simplemente solicitamos la misma.

Función CONTAR

La función CONTAR, cuenta el número de celdas del rango seleccionado que contienen datos

numéricos.

=CONTAR(rango)

Ejemplo:

Si en la siguiente tabla deseamos consultar cuantos clientes pagaron, utilizamos la función, de la

siguiente forma:

Sintaxis de la función

Celda resultado


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El resultado se mostrará como en la imagen siguiente:

Función CONTAR.SI

La función CONTAR.SI, cuenta la cantidad de celdas del rango seleccionado que cumplan con el criterio

especificado.

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Ejemplo

Si en la siguiente tabla deseamos saber la cantidad de clientes que aún no han abonado su cuenta,

utilizamos la función de la siguiente forma:


Celda resultado


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Función PROMEDIO

Calcula el promedio del rango o rangos especificados en los argumentos.

=PROMEDIO(número1;número2;.....)

Ejemplo

Si en la tabla siguiente deseamos calcular el promedio de gastos de los clientes, utilizamos la función

de la siguiente forma:


Celda resultado


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Función MAX y Función MIN

Estas funciones nos devuelven el valor máximo o mínimo del rango o rangos especificados en los

argumentos respectivamente.

=MAX(número1;número2;.....)

=MIN(número1;número2;.....)

Ejemplo

Si en la tabla siguiente deseamos saber cuál es la mayor cantidad que se ha cobrado. Utilizamos la

función MAX de la siguiente forma:

La función MIN se realiza de la misma forma.


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Función SI

La función SI es una de las funciones más populares de Excel y nos permite realizar comparaciones

lógicas entre un valor y un resultado que se espera.

Para comprender mejor su lógica podríamos decir que:

SI(Si la premisa es Verdadera, debemos hacer algo; si no le es debemos hacer algo diferente)

Por esto, una función SI puede tener dos resultados. El primer resultado es, si la comparación es

Verdadera y el segundo, si la comparación es Falsa.

Ejemplo:

Una empresa decide realizar una bonificación del 10% en la próxima compra a los clientes que en el

presente año han comprado productos por un valor superior a 15.000, por lo que necesita saber cuáles

tienen derecho a la bonificación y cuáles no. Tomaremos como base la siguiente tabla.

Basándonos en la tabla indicada, utilizaremos la función Si para completar la columna Bonificación,

indicando que si el Monto, es mayor a 15000 agregue la palabra Bonificar y si esto no se cumple

agregue la palabra No bonificar.

Para esto:

1. Posicionamos el indicador de celda en la celda C4, donde se mostrará el resultado.

2. Solicitamos la función SI, y en la Paleta de fórmulas indicamos los siguientes parámetros:

Prueba_lógica: Indicamos el criterio de la función, en nuestro ejemplo el Monto debe ser

mayor a 15000, lo cual expresamos como B4>15000.

Valor_SI_verdadero: Establecemos qué deseamos hacer, si se cumple la prueba lógica. En

nuestro ejemplo queremos que agregue la palabra Bonificar.

Valor_si_falso: Establecemos qué deseamos hacer, si la prueba lógica no se cumple. En

nuestro ejemplo queremos que agregue el texto No bonificar.


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3. Luego de construir la fórmula presionamos el botón Aceptar para visualizar el resultado.

En este caso, vemos que el Monto para ese cliente es mayor a 15000 por lo que el texto que agregó

fue, Bonificar.

4. Para completar los datos en las restantes celdas de la columna, copiamos la fórmula hasta la celda

C11, y obtendremos el siguiente resultado.


Celda resultado

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