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INFORME AVANCE PLAN ANTICORRUPCIÓN A 31 DE JULIO DE 2013 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL — UNIDAD GESTIÓN GENERAL

Período evaluado: Enero- Julio 2013

Fecha de elaboración: 30 agosto de 2013

El Gobierno Nacional emitió el Decreto No. 2641 del 17 de diciembre de 2012, "Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011", que en el artículo primero señaló como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contenida en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano".

Así mismo, el artículo quinto del citado Decreto determina que el mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno.

El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano es un instrumento de tipo preventivo para controlar la corrupción; su metodología incluye cuatro componentes:

1. Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para controlarlos y evitarlos. 2. Estrategia Antitramites 3. Rendición de Cuentas 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Con el propósito de lograr la integridad de los servidores públicos que prestan sus servicios al Ministerio de Defensa Nacional, así como de los proveedores y demás colaboradores previniendo riesgos de corrupción, fraude o sabotaje que puedan afectar el cumplimiento de la misión institucional, se concibió el "Plan de Aseguramiento de la Integridad y Prevención de la Corrupción del Ministerio de Defensa Nacional'.

El Plan de Aseguramiento de la Integridad y Prevención de la Corrupción del Ministerio de Defensa Nacional se enmarca en la Política Integral de Seguridad y Defensa para la Prosperidad con principios rectores tales como buen gobierno, sostenibilidad, legitimidad, corresponsabilidad, transparencia, eficiencia, eficacia y rendición de cuentas.

El Plan también incluye una serie de intenciones estratégicas, objetivos, metas, acciones, tiempos y responsables, cuyo fin es mejorar la atención de los requerimientos ciudadanos, procurar competencias óptimas de los servidores del Ministerio y cultura de probidad.

Los objetivos del plan son:

✓ Alinear la política del Ministerio de Defensa Nacional con el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.

✓ Renovar de manera visible la voluntad del Ministerio de impulsar la gerencia pública basada en prácticas de buen gobierno, probidad e integridad.

✓ Establecer el Plan Anticorrupción 2013-2014 que articule las políticas, elementos y procedimientos bajo principios de ética, disciplina e innovación, asegurando integridad de los servidores públicos y minimizar los riesgos de corrupción o fraude en el Ministerio.

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✓ Alistar al Ministerio de Defensa para liderar y articular el Plan Sectorial de Lucha contra la Corrupción 2014-2015 con el Plan Estratégico Sectorial, Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción anual

Con el propósito de dar cumplimiento a lo ordenado por el Decreto No. 2641 de 2012, así como determinar el grado de avance y cumplimiento de las políticas establecidas en el Plan Anticorrupción de la Unidad Gestión General del Ministerio de Defensa Nacional, la Oficina de Control Interno Sectorial emitió la Circular No. CIR 2013-127 del 14 de agosto de 2013, mediante la cual solicitó a los señores Viceministros, al Secretario General, así como a todos los Directores, Subdirectores, Jefes de Dependencia y Coordinadores de Grupo, enviar a esta oficina la relación de actividades desarrolladas en los cuatro componentes a saber:

Mapa de Riesgos de Corrupción Estrategias Antitrámítes Estrategia Rendición de Cuentas Mecanismos para mejorar la atención al Ciudadano, estableciendo lo siguiente:

DIRECCIÓN DE FINANZAS

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Omisión en la Información financiera respaldada en la ambigüedad o inexistencia de políticas financieras, con el fin de obtener beneficios particulares".

Actividades Desarrolladas:

Fortalecimiento del conocimiento financiero utilizando el juego financiero y encuentros financieros.

Primer encuentro de Contadores, para fortalecer conocimientos financieros e intercambio de experiencias.

Publicación de la Cartilla de Comercio Exterior, la divulgación se prevé para el 15 de noviembre de 2013.

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES:

La normatividad y recepción de solicitudes de asesoría, capacitación o acompañamiento se hace a través del correo electrónico finanzas Ca Se han efectuado en 2013 866 asesorías y se han capacitado 554 funcionarios.

ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS:

La Dirección de Finanzas es la encargada de consolidar información de todas las unidades en ejecución presupuestal y estados financieros, remitiéndola al señor Ministro.

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MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN CIUDADANA:

Atención inmediata de solicitudes y requerimientos de clientes internos y externos

Implementación del pago de cuota de compensación militar con tarjetas débito y crédito.

OTRAS ACTIVIDADES:

Visitas de análisis financiero a establecimientos públicos del Sector Defensa.

Actualización de las guías financieras para aplicab I dad del SIIF Nación.

DIRECCIÓN DESARROLLO CAPITAL HUMANO Avances

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Manipulación de la información de forma indebida" • "Lineamientos y recursos para el favorecimiento de alguna de las Fuerzas"

Actividades Desarrolladas:

Se suscribieron 21 actas de compromiso de reserva de la información, de personal orgánico de la Dirección de Desarrollo del Capital Humano.

Se han realizado dos (2) reuniones del Comité de Consensos para hacer seguimiento a la ejecución de los recursos extraordinarios.

Se estructuraron los instructivos para la asignación de recursos y manejo de la información y está pendiente su aprobación.

ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS:

Se remitió a la Dirección de Planeación y Presupuestación del Ministerio de Defensa el resultado del análisis de los ocho (8) indicadores de la Guía de Planeamiento Estratégico 2011-2014 del Ministerio de Defensa Nacional, relacionados con los perfiles de los Oficiales, Suboficiales y Soldados de la Fuerza Publica.

DIRECCIÓN BIENESTAR SECTORIAL Y SALUD

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Emisión de Informes de Seguimiento ajustados a intereses particulares" • "Tráfico de Influencias tendiente a favorecer con beneficios a personal que no reúne los requisitos" • "Desviación de información confidencial - sistemas de información susceptibles de manipulación y

o adulteración".

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Actividades Desarrolladas:

Se realizó actualización de las promesas de reserva y tarjetas de autorización para manejo de documentación clasificada.

Se ha hecho en dos oportunidades back up de la base de datos de la población objeto (pensionados, reservistas de honor, personal con discapacidad de la Fuerza Pública y beneficiarios de Héroes de la Nación).

Se ha realizado seguimiento a los proyectos de inversión en bienestar, salud y vivienda que se otorga a la población objetivo, dejando registro fotográfico, controles de asistencia y levantamiento de actas.

Con el propósito de depurar las bases de datos de la población que se incluye en los programas de empleo y educación, se realiza análisis de la documentación soporte.

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES:

Se realizó inventario de los trámites que presta la Dirección a la población objetivo, para adelantar su depuración.

Se diseñó y validó el portafolio de trámites y servicios de la Dirección.

ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS:

Se definieron los escenarios para lograr interacción con la población objetivo tales como foros, eventos, mesas de trabajo y comités.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN CIUDADANA:

Se diseñó e imprimió un boletín para socializar los boletines de la población objeto.

Se estructuró una encuesta con el propósito de medir el grado de satisfacción de los servicios que presta la Dirección.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Obtención de beneficios sin el cumplimiento de todos los requisitos legales". • "Manipulación, alteración y filtración de información de los procesos contractuales" • "Vulneración, alteración y pérdida intencional de la información que se encuentra en el Grupo de

Archivo General del Ministerio". • "Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales y retardar el pago de las obligaciones

legalmente contraídas".

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Actividades Desarrolladas:

Se realiza monitoreo del riesgo. Se reportaron actividades de mitigación tales como implementación de un software de nómina, manejo y custodia de expedientes y control prenomina. Desarrollo del plan estratégico de seguridad de información y fase II del Sistema de Gestión de Seguridad Informática.

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES:

I nteroperabilidad con DAFP para dar oportuna respuesta a plazos y requerimientos. Expedición de certificaciones y constancias sin costo. Control de términos de respuesta Plan de relevos en las áreas para atender requerimientos del personal. Manejo de desprendibles de pago desde la web, recibo de respuesta a peticiones a través de correo electrónico. Visita a diferentes ciudades para informar a usuarios sobre trámites. Reducción de tiempo de respuesta en reconocimiento de pensiones. Identificación de documentos de información confidencial. Creación de la base de datos del Grupo de Adquisiciones con consulta compartida Certificaciones de contratos a contratistas mediante correo electrónico Identificación de trámites de atención al público.

ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS:

Se generan reportes de ejecución presupuestal periódicamente. Análisis y cierre de cuentas contables.

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN CIUDADANA:

Control a recepción y resolución de peticiones oportunamente. Encuestas de satisfacción en programas de bienestar, inducción y capacitación. Formatos de servicio no conforme. Diseño de herramientas para el seguimiento de PQRS.

GRUPO SOCIAL Y EMPRESARIAL SECTOR DEFENSA Y BIENESTAR

OTRAS ACTIVIDADES:

Se implementaron tableros de control para 13 de las 18 empresas del GSED. Implementación de una base de datos en la que se incluyen todas las entidades del GSED. Se coordinaron 89 reuniones de Juntas Directivas.

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Ministerio de Defensa Nacional

DIRECCIÓN ASUNTOS LEGALES

Avances

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Defensa Inadecuada de demandas contra la entidad" • "Pérdida de documentos relacionados con el proceso de asesoría legal y defensa legal y falta de

agilidad en la ubicación de actos administrativos de vigencias anteriores y antecedentes"

• "Pretermitir actuaciones judiciales que generen consecuencias adversas en la definición de los procesos".

Actividades Desarrolladas:

En convenio con la Policía Nacional, se estructuró el aplicativo "SIJUR" para mejorar los procesos de defensa judicial del Ministerio de Defensa Nacional.

Se programa monitoreo de riesgos para el 16 de agosto de 2013.

DIRECCIÓN DERECHOS HUMANOS Y DIH

Avances

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Uso inadecuado de la información".

Actividades Desarrolladas:

Se direccionan actividades en el plan de acción de la Dirección para mitigar el riesgo.

DIRECCIÓN LOGÍSTICA

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Fuga o pérdida de información para obtener beneficios propios a nombre de terceros"

Actividades Desarrolladas:

En reunión de monitoreo el riesgo, se hizo énfasis en el cumplimiento de los controles Mediante correo electrónico al personal de la Dirección se resalta la importancia de hacer copias de seguridad y cambio de claves de acceso a computadores.

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GRUPO ATENCIÓN HUMANITARIA AL DESMOVILIZADO

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GRUPO ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN CIUDADANA

MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN CIUDADANA:

Campaña y foro sobre humanización en el servicio de la Unidad Gestión General. Divulgación de protocolos de atención presencial y electrónica en el Ministerio.

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

• "Vulnerabilidad de los controles"

Actividades Desarrolladas:

Seguimiento y verificación a contratos. Rotación periódica de personal. Tramite de pago de publicidad a nivel nacional, evidenciando medios, horas de transmisión, fechas y valores. Aplicación del sistema biométrico AFIX.

GRUPO DESARROLLO ORGANIZACIONAL

RIESGOS DE CORRUPCIÓN:

Actividades Desarrolladas:

Se acompañó en estructuración de riesgos en las dependencias de la UGG. Se publicó el mapa de riesgos en la página web del Ministerio.

CONCLUSIONES

Las dependencias que dieron respuesta a la Circular No. CIR 2013 — 127 del 14 de agosto de 2013, reportaron las acciones que han emprendido para mantener bajo control los riesgos de corrupción definidos, mitigando su materialización.

De igual manera, se han desarrollado otras actividades que buscan evitar la corrupción mediante acciones que se emprenden en cumplimiento de los objetivos y la misión institucional, buscando mejorar la atención de los requerimientos ciudadanos y procurando competencias óptimas de los servidores del Ministerio, así como una cultura de probidad.

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RECOMEN DACION

Teniendo en cuenta que el Ministerio de Defensa Nacional definió los diez escenarios de riesgo considerados como críticos, entre los que se encuentran los siguientes:

Tráfico de Influencias. • Abuso de poder y extralimitaciones. • Manejo inadecuado o fraudulento de información • Apropiación o uso no adecuado de los recursos. • Conflictos de interés. • Aprovechamiento ilícito de la cadena de adquisiciones. • Enriquecimiento ilícito.

Se recomienda reestructurar el Plan Anticorrupción del Ministerio de Defensa Nacional, incluyendo actividades que tiendan a superar esos escenarios, mitigando los riesgos de corrupción con la implementación de los debidos controles y proyectando el accionar del Ministerio en procura de la transparencia en sus procedimientos y la participación ciudadana.

ORLANDO VEGA NAVAS Jefe Oficina de Control Interno Sectorial

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