MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL … · 29 JUN 2011 Control interno herramienta de gestión Gerencia...

Gerencia Pública Activa

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Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 7 Página 1 de 37

GESTION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Código: 33.2. PF- MDSGDF-M002-03

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento Gestión Presupuestal de Ingresos en el Sistema SIIF Nación II.

ALCANCE: Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos y Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011

Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co / Ministerio / Finanzas / Manuales Financieros / Manual SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 20 ABR 2010

Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento para establecer las generalidades; parametrización de la cadena presupuestal de ingresos y la causación básica en atención al nuevo aplicativo del SIIF Nación, dándose a conocer con Circular Nº 124-MDSGDFGAD-13.3 del 20 de Abril de 2010

02 22 DIC 2010 Se ajusta el Procedimiento teniendo en cuenta, que según el origen de los recursos los mismos pueden ingresar a las cuentas de los Fondos Internos de las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional o a las cuentas de los Establecimientos Públicos del Sector Defensa o a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional y para el efecto, se establecerán diferentes procedimientos indicando claramente cada situación por lo cual en este procedimiento sólo se fijarán los parámetros generales para la causación del ingreso en el Sistema SIIF Nación tanto de recursos con como sin situación de fondos y la parametrización que se debe adelantar en el sistema antes de efectuar la gestión de ingresos, dándose a conocer con Circular No. 414-MDSGDFGAD-13.3 del 22 de Diciembre de 2010.

03 29 JUN 2011 Se actualizó mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Jannette Cárdenas

Revisado por: Alexander Castañeda

Revisado por: Harry Palacios Amado.

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Analista Financiero

Cargo: Contratista

Fecha: 24 MAR 2011

Fecha: 26 ABR 2011

Fecha: 20 MAY 2011

Firma:

Firma:

Firma:

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gov.co/


Gestión Presupuestal de Ingresos








Revisado por: Edilse Martínez C.

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha: 24 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Firma: Firma: Firma: No Aplica

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO No. 7 PAG.

“CADENA PRESUPUESTAL DE INGRESOS GENERALIDADES, PARAMETRIZACION Y CAUSACION BASICA”

A. GENERALIDADES 3

B. FLUJOGRAMA 6

1 CAUSACIÓN BASICA 6

1.1 Adicionar Documento de Causación 11

1.2 Reducir Documento de Causación 15

1.3 Anular Documento de Causación 18

1.4 Sanear Documento de Causación 20

2. CARGA EXTRACTO BANCARIO 23

3. CONTABILIZACIÓN EXTRACTO BANCARIO 23

4 RECAUDO BASICO 23

5. RECAUDO Y CAUSACION SIMULTANEA 30

6. REPORTES 33

6.1 Causación Básica 33

6.2 Recaudo Básico 34

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 36










PROCEDIMIENTO No. 7

“GESTION PRESUPUESTAL DE INGRESOS”

A. GENERALIDADES

El Presupuesto General de la Nación en su componente de ingresos está conformado por: ingresos corrientes (tributarios y no tributarios), recursos de capital (dentro de los cuales se encuentra el endeudamiento interno y externo, recursos del balance, rendimientos financieros, diferencial cambiario, entre otros), contribuciones parafiscales, fondos especiales así como, las rentas propias y recursos de capital de los Establecimientos Públicos. Los ingresos son la fuente de financiación de los gastos, por lo cual, el total del presupuesto de ingresos debe ser equivalente al total del presupuesto de gastos.

La gestión de los ingresos se puede resumir así: un ingreso surge por el reconocimiento de un derecho de cobro a favor del Estado, ya sea por la prestación de un servicio o la venta de un bien, el cual se traduce en un recaudo; No obstante es importante tener en cuenta que se pueden presentar diferentes situaciones como son: 1. En la causación: se puede presentar el no pago ó el pago de la obligación; para el primer caso se debe efectuar una provisión de cartera y generar un documento de baja de derechos y el segundo un recaudo. 2. En el recaudo: puede ser parcial, total o pago en exceso, en los dos primeros casos se puede presentar igualmente, un pago de lo no debido y en el tercero se generaría una devolución por pago en exceso. 3. En la devolución: se pueden generar compensaciones o cruce de cuentas ya sean internas (el proveedor debe a la Unidad Ejecutora por algún concepto) o externas (cruce de cuentas con la DIAN o a otra entidad del Estado) ó se puede causar la orden de pago de la devolución. Si por algún motivo se generó una devolución por un valor mayor, entonces se puede originar igualmente un reintegro de ingresos. Por lo anterior, es importante señalar que el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación II contempla cada una de las situaciones enunciadas, las cuales se explicarán en los diferentes procedimientos de ingresos y en éste se tratará lo correspondiente a la causación y recaudo. En lo ateniente a los ingresos sin situación de fondos, la identificación para el Ministerio de Defensa Nacional corresponde al Nivel 6 Fondos Especiales y entre ellos se encuentran: el Fondo de Defensa Nacional con el Numeral 0010, Fondos Internos Ministerio Defensa con el Numeral 0014 y el Fondo Salud Fuerzas Militares con el Numeral 0033. Igualmente, aquellos ingresos producto de los contratos que celebren las Entidades del Orden Nacional entre sí, los cuales se incorporarán con Recurso 16 Fondos Especiales. Constituyen Fondos Especiales en el orden Nacional, los ingresos definidos en la Ley para la prestación de un servicio público específico, así como los pertenecientes a Fondos Sin Personería Jurídica creados por el legislador.










Con respecto al Ministerio de Defensa Nacional las Unidades Ejecutoras recaudan y ejecutan el presupuesto de ingresos, el cual está definido a través de los diferentes rubros conceptos del ingreso donde se identifica la fuente generadora del mismo. Los Establecimientos Públicos y las Empresas Estatales no societarias igualmente, generan ingresos por la venta de bienes y servicios, recursos que toman el carácter de propios teniendo en cuenta la autonomía que tienen las entidades que reciben este tipo de rentas para administrarlas, dado que no existe alguna incidencia o coordinación por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, quedando bajo su responsabilidad la causación, recaudo, contabilización, uso y destinación; no obstante, al cierre de cada período fiscal y contable, los excedentes que se generaron con tales recursos son de propiedad de la Nación, pudiendo ésta utilizarlos hasta en un 80% del monto liquidado. (Ver Literal C. Normatividad Relacionada).

Para que las unidades generadoras de ingresos puedan registrar su gestión presupuestal, es indispensable que la Dirección General del Presupuesto Público Nacional (DGPPN), una vez aprobada la Ley Anual de Presupuesto, la cargue en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación y actualice oportunamente las modificaciones realizadas a la misma. El Presupuesto de Ingresos igualmente, se ve reflejado en el presupuesto de gastos, es decir, debe existir equilibrio tanto en el ingreso como en el gasto de estos recursos, identificándose este último en cada uno de los rubros presupuestales, así: Recurso 50 Fondo Especial Defensa Nacional y recurso 16 Fondos Especiales (Fondo Interno y Fondo Salud Fuerzas Militares). Para el caso de los contratos entre órganos ejecutores celebrados en virtud de la normatividad vigente éstos se incorporarán al presupuesto conforme al acto administrativo que autoriza la adición y se identificarán por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público de acuerdo con la fuente de financiación en el presupuesto de ingresos. El recaudo de los ingresos se realiza a través de cuentas autorizadas sin situación de fondos las cuales fueron previamente aprobadas por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. En caso de recaudarse mayores ingresos a los presupuestados las Unidades Ejecutoras del nivel central deben coordinar con la Dirección de Finanzas-Grupo Contabilidad General para obtener de la Contaduría General de la Nación la certificación de excedentes con el propósito de soportar los aforos o adiciones al presupuesto de estos recursos. Igualmente, deben tener en cuenta que cualquier venta o prestación de servicio que genere ingresos, debe encontrarse respaldado por el correspondiente acto administrativo que lo autoriza y además, estar suscrito por el Ordenador del Gasto. Es pertinente, que las Unidades Ejecutoras efectúen control tanto a la apropiación como a la ejecución de los ingresos. Igualmente, se debe elaborar un adecuado estudio y planeación en cuanto a la proyección de recaudos, a fin de que no exista desfase entre la apropiación autorizada y lo efectivamente recaudado. Así mismo, las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional deben tener presente que por ningún motivo desde el punto de vista de los “Ingresos” deben registrar en el Sistema SIIF Nación información correspondiente a Fondos Especiales Oficiales y Particulares, en consideración a que dichos recursos no forman parte del Presupuesto General de la Nación y por ende, no son ingresos para la Entidad.










Es procedente aclarar, que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 544 de la Ley 522 del 12 de agosto de 1999, el valor de las cauciones y multas que se impongan en el proceso penal militar ingresan al Fondo Interno de la Unidad correspondiente y se destinará exclusivamente al mantenimiento de los despachos de la Justicia Penal Militar. En ningún caso podrán reconocerse por parte de las Unidades Ejecutoras como ingresos de los Fondos Especiales, recursos que hayan sido resultado de operaciones realizadas con fondos situados por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Por otra parte, los Establecimientos Públicos del orden nacional y las Entidades Estatales del orden nacional a las cuales se les apliquen las disposiciones de orden presupuestal de aquellos, deben invertir sus excedentes de liquidez originados en sus recursos propios, administrados, y los de los Fondos Especiales administrados por ellos, en Títulos de Tesorería TES, Clase "B" del mercado primario adquiridos directamente en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público – DGCPTN, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”. En cuanto al registro de los convenios que las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional han suscrito, realizarán la causación de los ingresos que de acuerdo con las cláusulas esperen recibir en la vigencia fiscal en curso. Cuando estos convenios comprendan más de una vigencia fiscal su causación se realizará por vigencias, llevando un estricto control sobre los mismos. Desde el punto de vista contable, una vez suscritos los convenios, deberá registrarse en cuentas de orden el valor total del convenio, el cual deberá amortizarse en la medida en que se realice su ejecución. Cuando en el convenio no sea posible establecer la fecha de los desembolsos o éstos estén sujetos a algún condicionamiento, la ejecución de los ingresos se realizará mediante registros de causación y recaudo simultáneo.

Se debe tener presente que los reintegros no aplicados dentro de la vigencia correspondiente se convierten en un “ingreso” para la Nación o para la entidad en el caso de recursos propios.










B. FLUJOGRAMA GESTION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

1. CAUSACION BASICA

La aplicación del principio de causación significa que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se configure jurídicamente el derecho, siempre y cuando se haga evidente su exigibilidad. A través de esta transacción se cargan los ingresos en los cuales, primero se da la causación mediante la expedición de un acto administrativo y su recaudo se espera realizar durante la vigencia fiscal por ítems de afectación de ingresos y efectuar únicamente ajustes a la causación de la vigencia anterior. En cuanto al registro de los convenios que se han suscrito, se debe realizar la causación de los ingresos que de acuerdo con las cláusulas esperan recibir en la vigencia fiscal en curso. Cuando estos convenios comprendan más de una vigencia fiscal su causación se realizará por vigencias. Cuando en el convenio no sea posible establecer la fecha de los desembolsos o éstos estén sujetos a algún condicionamiento, la ejecución de los ingresos se realizará mediante registros de causación y recaudo simultáneo.

1. CAUSACIÓN BÁSICA PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos.

RUTA: ING/ Causación de Ingresos/ Causación Básica.

2. CARGA DE EXTRACTO BANCARIO PERFIL: Pagador Central o Regional. RUTA: REC/ Extractos Bancarios/ Carga Manual.

3. CONTABILIZACION EXTRACTO BANCARIO PERFIL: Gestión Contable.

RUTA: CNT/ Gestión Contable/ Procesos Especiales/ Contabilización Extracto Bancario/ Crear en Pesos.

4. RECAUDO BASICO PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos. RUTA: ING/ Recaudo de Ingresos/ Recaudo Básico.

5. RECAUDO y CAUSACIÓN SIMULTÁNEA PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos. RUTA: ING/ Recaudo de Ingresos/ Rec. Y Caus. Simultánea










Esta transacción deja disponible un documento de causación para ser utilizado en el momento de aplicarse el recaudo. El registro de la causación básica lo adelanta el PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos por la RUTA: ING/ Causación de Ingresos/ Causación Básica El sistema presenta la siguiente pantalla:

Carpeta Datos Básicos:: Fecha de Registro: Esta debe ser menor o igual a la fecha del sistema Año fiscal: El aplicativo automáticamente trae el año fiscal, el cual depende de la fecha de registro seleccionada. Año de la obligación: Igual que el año fiscal lo muestra automáticamente el Sistema. Al verificar el “Año de la obligación”, el sistema muestra la vigencia a la que corresponde de acuerdo con la configuración adelantada por el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación. Las opciones dependiendo el año de la causación pueden ser: vigencia actual, vigencia anterior, vigencia difícil recaudo.

Documento de Destinación Específica: Este campo es opcional, y se utiliza únicamente para proyectos especiales (ejemplo, los financiados con crédito externo), los cuales deben contar con un trámite anterior en el sistema para que puedan ser causados. Los documentos de destinación específica seleccionados se vincularán al Documento de Causación de Ingresos que se cree en esta transacción, con el fin de causar los ingresos. Si no corresponde a proyectos especiales simplemente no se diligencia este campo.










Carpeta Datos Administrativos: Esta información se debe incluir a través del botón de “Datos Administrativos” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla; al hacer clic en este botón se despliega una carpeta en la cual se deben incluir los detalles del documento soporte de la causación; una vez ingresados, éstos se visualizarán en la carpeta de “Datos Administrativos”.

Carpeta Datos Tercero: Con el botón de búsqueda seleccionar el tercero que consigna a la Unidad o Establecimiento Público del Sector Defensa; si el tercero no se encuentra creado en el sistema la transacción permite su creación como tercero ligero (Ver Procedimiento Nº 4 Creación Terceros y Vinculación Cuentas Bancarias Sistema SIIF Nación-Nación) del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II.










Carpeta Valor Total: Digitar el monto total del Contrato o Acto Administrativo que permite el reconocimiento de un derecho de cobro.

Carpeta Ítems de Afectación de Ingresos

Fuente de Financiación: Seleccionar Nación o Propios (aplica solamente para Establecimientos Públicos) según corresponda. Situación de Fondos: Seleccionar con situación - CSF o sin situación de fondos - SSF según corresponda. Dependencia de Afectación de Ingresos: Seleccionar la dependencia que va a registrar la causación. Puede ser la misma de la conexión o una diferente teniendo en cuenta si ésta realiza el registro de la gestión de otra Unidad. Posiciones Catálogo de Ingresos: Seleccionar el rubro o los rubros sobre los cuales la Unidad causará el ingreso, el sistema presentará únicamente los rubros que fueron específicamente vinculados en la parametrización de Dependencias de Afectación de Ingresos. Total pesos colombianos: Este campo corresponde a la sumatoria del valor por ítem y lo llena automáticamente el sistema. El sistema valida se este valor sea igual al digitado en la carpeta valor total.










Dar clic en el campo “Adicionar Items” con lo cual el sistema presenta en la parte inferior la relación efectuada en los campos anteriores con el fin de digitar el valor de cada uno de los ítems. Al utilizar la barra de desplazándose inferior, se visualiza la acción “editar”, dar clic sobre ésta con el fin de activar el campo Pesos Colombianos en el cual se digita el monto por cada ítem, según se observa en la siguiente pantalla:

Dar clic en el campo “Actualizar” para digitar el valor correspondiente al ingreso por el ítem. El sistema realiza la sumatoria de valores registrados para cada ítem de afectación de ingresos, y lo presenta en el campo “Total pesos colombianos”. El sistema valida que la sumatoria de los ítems incluidos sea igual al valor registrado en la carpeta “Valor Total”.










Verificada la información ingresada, se hace clic en el botón “Guardar”, el sistema genera automáticamente el mensaje de generación del documento de causación indicando el número consecutivo del documento creado y el código de la entidad para la cual se creó.

Dar clic en “Aceptar”, el sistema presenta el número consecutivo, estado, código de referencia único y la fecha de registro con los que se creó el documento, como se muestra en la siguiente pantalla:

Teniendo en cuenta que el acto administrativo por el cual se generó la Causación puede ser modificado por diferentes razones, el sistema permite adicionar, reducir, anular y sanear la causación,

1.1 Adicionar Documento de Causación

Se presenta cuando el acto administrativo que dio origen al derecho de cobro es adicionado, esto implica necesariamente que se ha expedido un nuevo acto administrativo que lo respalda. En el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, la transacción de adición a la causación permite incluir nuevos ítems de ingreso o incrementar el valor de los existentes en el registro de causación original. La transacción la registra el Perfil Gestión Presupuesto de Ingresos por la RUTA: ING/ Causación de Ingresos/ Adicionar Causación y para su registro requiere token.










Esta pantalla presenta los criterios de búsqueda por los cuales se puede ubicar el documento de causación creado anteriormente, utilizando para ello alguno de los motores de búsqueda que presenta el aplicativo o simplemente se le da clic en “Buscar”, con lo cual el sistema trae todos los documentos de causación creados para seleccionar el que se necesita.

Una vez seleccionado se hace clic en el campo Aceptar, con lo cual el sistema presenta la información del documento expedido. Sobre esta pantalla se debe registrar la siguiente información:

Carpeta Datos Básicos: Fecha de Registro: Seleccionar la que corresponde al día en que se está efectuando la adición al documento de causación; al efectuar la selección, el sistema muestra el año fiscal y si la causación es de destinación específica igualmente, presenta la información. Seleccionar la carpeta de Datos Administrativos










Carpeta de Datos Administrativos: En la carpeta de Datos Administrativos se deben registrar los datos correspondientes al acto administrativo soporte de la modificación. Los datos de esta carpeta se registran utilizando el botón de “Datos Administrativos”.

Carpeta Datos Tercero: El sistema presenta los datos anteriormente creados cuando se registró la causación, pero no permite modificarlos.










Carpeta Valor Total:

En esta carpeta, el sistema muestra los siguientes campos: Mecanismo Multimoneda: Si la causación inicial implicaba la utilización de otras monedas, presenta el campo activo para efectuar la modificación, de lo contrario la presenta inactiva.

Valor Total en pesos: El sistema muestra en este campo el valor de la causación básica registrada y no permite su modificación. Valor Total a Adicionar en Pesos: Digitar el valor total a adicionar.

Carpeta Ítems de Afectación de Ingresos: El sistema permite adicionar nuevos ítems o adicionar el valor de los ya existentes.










Al dar clic en guardar, el sistema muestra el mensaje que el documento de causación fue adicionado correctamente.

1.2. Reducir Documento de Causación

Si por algún motivo es necesario reducir la causación inicialmente registrada se debe expedir un acto administrativo que respalde esta situación, en el sistema esta transacción permite disminuir el valor de uno o más ítems pero no anular la causación, así mismo, se puede reducir por la totalidad del valor causado. Para el efecto, el Perfil: Gestión Presupuesto de Ingresos ingresa por la RUTA: ING/ Causación de Ingresos / Reducir Causación. Seleccionar la que se requiere y se da clic en aceptar, con lo cual el sistema trae la siguiente pantalla la cual contiene cinco carpetas así:

Carpeta Datos Básicos: Seleccionar la fecha en la cual se está registrando la reducción, el sistema muestra el año fiscal y si el documento de la causación básica tiene asociado un documento de destinación específica lo presenta.










Carpeta Datos Administrativos: Digitar los datos correspondientes al documento soporte mediante el cual se autoriza efectuar la reducción de la causación, la información de esta carpeta se diligencia a través del botón de “Datos Administrativos” que se encuentra en la parte inferior de la carpeta.

Carpeta Datos Tercero: Esta carpeta no es objeto de modificación, sólo de consulta por lo tanto muestra los datos en gris, como se observa en la anterior pantalla:

Carpeta Valor Total: En esta carpeta se debe diligenciar la siguiente información:

Mecanismo multimoneda: Si la causación básica tenía esta opción presenta los campos activos con el fin de efectuar los ajustes en otras monedas, de lo contrario lo presenta inactivo. Valor total en pesos: El sistema presenta el valor actual de la causación básica. Valor total a reducir en pesos: Se debe digitar el monto total a reducir.










Carpeta de Ítems de Afectación de Ingresos: El sistema presenta en la parte de “Items de afectación de ingresos” los rubros y valores de la causación que pueden ser objeto de reducción.

Utilizando la opción editar sobre cada uno de los ítems objeto de la reducción se activa el campo Pesos Colombianos con el fin de digitar el valor a reducir.

Al dar clic sobre la acción “Actualizar” el sistema va sumando en la parte superior en el campo Total pesos colombianos el valor de la reducción. Esto con el fin de verificar que el valor total de la sumatoria de los ítems a reducir sea igual con el valor digitado en la carpeta Valor Total. Una vez incluida toda la reducción se da clic en el botón guardar. El sistema presenta el mensaje de reducción de la causación.










1.3. Anular Documento de Causación

Si por algún motivo, luego de que se ha producido un Acto Administrativo que da vida a una causación se determina que no se va a adelantar, la misma debe ser objeto de anulación en el sistema teniendo como soporte otro Acto administrativo de anulación a dicha causación.

Esta anulación se puede adelantar siempre y cuando el documento no esté vinculado a un registro de Recaudo, ya que en este caso sería procedente realizar una reducción a la causación. En el sistema queda el documento con saldo cero y en estado ANULADO. Esta transacción la adelante el Perfil: Gestión Presupuesto de Ingresos por la RUTA: ING/ Causación de Ingresos/ Anular Causación.

Al seleccionar la causación objeto de anulación, el sistema trae la siguiente pantalla la cual consta de cinco carpetas así:

Datos Básicos: Seleccionar la fecha de registro que corresponde a la fecha del sistema. El aplicativo automáticamente trae el Año Fiscal y si la causación a anular tiene asociado un documento de destinación específica, trae el número en el campo correspondiente.










Carpeta de Datos Administrativos: Esta carpeta se diligencia mediante el botón “Datos Administrativos” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y corresponde al documento soporte de la anulación.

Carpeta Datos Tercero: Se puede consultar la información registrada del tercero en el momento en que se efectuó la causación, estos datos no son objeto de ninguna modificación.

Igualmente, se pueden consultar los datos registrados en la carpeta de Valor Total y la de Ítems de Afectación de Ingresos pero no se pueden modificar, el sistema los presenta en gris.










Se procede entonces a dar clic en el botón “Anular Documento”, con lo cual el sistema presenta el mensaje de anulación correcta del documento de causación.

Se debe tener especial cuidado con esta transacción ya que una vez anulado el Documento de Causación no se puede volver a utilizar.

1.4 Sanear Documento de Causación

La transacción de Sanear permite reemplazar o corregir únicamente los Datos Administrativos que soportan un documento de causación; se puede modificar el número del documento soporte, la fecha y el expedidor, no obstante, el tipo de documento sólo lo puede modificar el Administrador Funcional del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público mediante una solicitud de soporte.

Para adelantar esta transacción el Perfil: Gestión Presupuesto de Ingresos por la RUTA: ING/Causación de Ingresos/ Sanear Causación.

El sistema presenta la siguiente pantalla:










Utilizando cualquiera de los criterios de búsqueda o con el botón Buscar, el sistema presenta todos los documentos de causación que pueden ser objeto de saneamiento; seleccionar el que se requiere y hacer clic en el botón Aceptar. El sistema muestra las siguientes carpetas:

Carpeta Datos Básicos: seleccionar la fecha en la cual se está realizando el registro, es decir, la fecha del sistema.

Carpeta Datos Administrativos: Esta carpeta se diligencia mediante el botón “Datos Administrativos” que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y corresponden a los datos administrativos del documento soporte que respaldan la modificación que se va a efectuar.










Carpeta Lista de Datos Administrativos: El sistema presenta todos los actos administrativos de que fue objeto la causación, éstos pueden ser adiciones o reducciones con el fin de que se seleccione en ella el documento sobre el cual se va a efectuar la modificación Al seleccionar el documento y dar clic en el botón Modificar, el sistema presenta los datos administrativos incluidos.

Sobre esta carpeta se pueden modificar todos los campos incluidos menos el tipo de documento soporte como ya se referenció.










Una vez se incluyen la o las modificaciones que se requieran se da clic en el botón Aceptar, con lo cual el sistema presenta el mensaje de que se ha saneado exitosamente el documento de causación. 2. CARGA DE EXTRACTO BANCARIO:

PERFIL: Pagador Central o Regional, RUTA: REC/ Extractos Bancarios/ Carga Manual o Automática. Para la carga del extracto bancario se deben seguir los pasos contenidos en el Procedimiento Nº 20 “CARGA y CONTABILIZACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS”. 3. CONTABILIZACION EXTRACTO BANCARIO:

PERFIL: Pagador Central o Regional, RUTA: CNT/ Gestión Contable/ Procesos Especiales/ Contabilización Extracto Bancario/ Crear en Pesos. Para la carga del extracto bancario se deben seguir los pasos contenidos en el Procedimiento Nº 20 “CARGA y CONTABILIZACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS””. Teniendo en cuenta que las tesorerías de las Unidades Ejecutoras deben hacer el cargue de las consignaciones por cada día hábil y en este proceso pueden presentarse consignaciones sin identificar en el extracto bancario o de movimientos, es pertinente aclarar, que éstas deben ser objeto de incorporación (cargue de la consignación) y posteriormente, se debe proceder a la depuración de las mismas, con el fin de que sean clasificadas. Si una vez efectuada la depuración de las consignaciones y en ellas se evidencian valores que no pertenecen a la Unidad, estos deben ser devueltos y para ello se debe seguir lo indicado en el Procedimiento Nº 11 Devolución por Consignaciones Erradas SSF y Recursos Propios del Manual de Políticas y Procedimientos Financieros SIIF Nación II. 4. RECAUDO BASICO: PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos. RUTA: ING/ Recaudo de Ingresos/ Recaudo Básico. Una vez efectuada la contabilización del extracto bancario el sistema automáticamente crea un documento de recaudo por clasificar.

Previo a la clasificación de las consignaciones se debe consultar el reporte Saldos por Imputar de Ingresos Presupuestales por la RUTA: Reportes/ ING/ Informes. En este reporte se muestra el valor total consignado en la o las cuentas y que se encuentra disponible para ser clasificado. Una vez identificado el valor consignado y que corresponde a una causación previa, se procederá a efectuar la transacción de recaudo por la ruta ya indicada, el sistema presenta la siguiente pantalla sobre la cual se deben diligenciar los siguientes campos:










Carpeta Datos Básicos: Mediante el botón de búsqueda seleccionar el documento de recaudo por clasificar creado por el sistema en el momento de efectuar la contabilización del extracto bancario, el sistema presenta automáticamente los campos de Fuente de Financiación y Situación de Fondos. Mediante el botón de búsqueda seleccionar el Documento de causación al cual corresponde el recaudo.

Carpeta Documento de Causación: El sistema presenta el documento de recaudo seleccionado en la transacción anterior. Utilizando la barra de desplazamiento dar clic en el botón editar con el fin de digitar en el campo valor a imputar en pesos el valor correspondiente; dar clic nuevamente en el botón actualizar que se activa. Se debe seleccionar nuevamente con el fin de que se active el botón de Generar Recaudo. El sistema activa la siguiente carpeta correspondiente a los datos incluidos en la transacción de la causación básica:










Carpeta Datos Básicos: El sistema presenta la Fecha de registro de la causación, utilizando la flecha seleccionar la fecha en que se está efectuando la transacción.

Carpeta Datos Tercero:

Corresponde a los datos del tercero incluido en la causación y no permite modificarlos.

Carpeta Valor Total: El sistema presenta el valor incluido en la transacción de causación básica y no permite modificarlos.










Carpeta Ítems de Afectación de Ingresos: Utilizando la barra de desplazamiento, incluir el monto recaudado por ítems de afectación de ingresos. Al guardar, el sistema automáticamente presenta la sumatoria en el campo valor total imputado en pesos y activa el botón Generar Recaudo. Hacer clic en este botón con lo cual el sistema presenta la siguiente pantalla:

Carpeta Datos Básicos: Fecha de registro: El sistema presenta la fecha en que se efectuó la causación, haciendo clic en el botón seleccionar la fecha del día en que se está adelantando la transacción.










Carpeta Datos Tercero: El sistema presenta los datos de identificación del tercero registrado en la causación básica.

Carpeta Valor Total: El sistema muestra el valor total a imputar en pesos.

Dar clic en el botón Aceptar, Incluir los datos administrativos y guardar con lo cual el sistema genera el documento de recaudo de ingresos presupuestales y le asigna el número consecutivo. NOTA 1: El recaudo básico solo puede ser objeto de anulación por la RUTA: ING/Recaudo de Ingresos/ Anulación Recaudo. El sistema presenta la siguiente pantalla en la cual diligenciando alguno de los filtros o la hacer clic en el botón Buscar, el sistema presenta los recaudos realizados que pueden ser objeto de anulación. Seleccionar el que corresponda y hacer clic en el botón Aceptar.










El sistema presenta la siguiente pantalla sobre la cual se deben diligenciar las pantallas que se relacionan a continuación.

Carpeta Datos Básicos: Utilizando el botón de búsqueda seleccionar la fecha en que se está realizando la anulación.

Carpeta Causaciones Referencia: El sistema automáticamente presenta el documento de causación del recaudo seleccionado, permite consultarlo únicamente.










Carpeta Datos Administrativos: Esta carpeta se diligencia utilizando el botón de Datos Administrativos y en ella se deben registrar los datos correspondientes al Acto Administrativo que ordena la anulación del recaudo efectuado.

Carpeta Datos del Tercero: El sistema muestra los datos del tercero que efectuó la consignación para consulta únicamente.

Carpeta Valor Total: El sistema muestra el valor total del recaudo digitado.










Carpeta Ítems de Afectación de Ingresos: El sistema presenta los ítems que fueron seleccionados en el recaudo para consulta. Dar clic en el botón de Anular Documento, el sistema genera un mensaje de anulación correcta del documento de recaudo de ingresos. 5. RECAUDO Y CAUSACIÓN SIMULTÁNEA: Mediante esta transacción se efectúa el registro de aquellos ingresos en los cuales se efectúa simultáneamente el recaudo y la causación. PERFIL: Gestión Presupuesto de Ingresos. RUTA: ING/ Recaudo de Ingresos/ Rec. Y Caus. Simultánea El registro de esta transacción implica que los recursos sean consignados y contabilizados en forma previa para lo cual se deben seguir los lineamientos indicados en el Procedimiento de Procedimiento Nº 20 “CARGA y CONTABILIZACIÓN DE EXTRACTOS BANCARIOS”. Ingresando por la ruta anteriormente indicada el sistema una pantalla con el fin de seleccionar el documento de recaudo por clasificar que se generó en el momento de efectuar la contabilización del extracto bancario. Una vez seleccionado dicho documento se presenta la siguiente pantalla:

Carpeta Datos Básicos:










Fecha de registro: El sistema presenta la fecha en que se efectuó la consignación de los recursos, por lo tanto se debe cambiar utilizando el botón de selección por la fecha del día en que se está efectuando el registro de la transacción. Al seleccionar la fecha del registro, el sistema automáticamente llena los campos del Año fiscal, Año de la obligación y la Vigencia fiscal.

Carpeta Datos Administrativos: Esta carpeta se diligencia haciendo clic en el botón de Datos Administrativos que se encuentra en la parte inferior izquierda de la transacción. En ella se deben diligenciar los datos correspondientes al acto administrativo que respalda el ingreso.

Carpeta Datos del Tercero: Utilizando el botón de búsqueda Seleccionar el tercero que efectuó la consignación.










Carpeta Valor Total: En el campo Valor total en pesos digitar el monto total correspondiente al recaudo efectuado.

Carpeta Ítems de Afectación de Ingresos: Dependencia de afectación de ingresos: Con el botón de búsqueda seleccionar la dependencia. Posiciones catálogo de ingresos: utilizando el botón de búsqueda seleccionar el o los ítems de afectación de ingresos a los cuales se les imputará el recaudo. Total pesos colombianos: Este campo lo llena automáticamente el sistema. Hacer clic en el botón Adicionar ítems con lo cual el sistema traslada la información digitada en los campos anteriores en el campo Ítems de afectación de ingresos.










Por cada ítems de crea una línea, utilizando el botón Editar se activa el campo Pesos Colombianos con el fin de digitar el monto que corresponde a cada uno de ellos. Dar clic en el botón Actualizar y luego en el de Guardar. El sistema presenta el mensaje de generación del documento de causación de ingresos presupuestales y de recaudo y el consecutivo asignado a cada uno de ellos.

6. REPORTES

6.1 Causación Básica: RUTA: ING/ Documentos/ Causación de Ingresos, el sistema trae la siguiente pantalla de criterios de búsqueda.

Sobre esta pantalla se debe seleccionar el número consecutivo del documento, el Tipo de reporte que se desea ver y dar clic en el botón Ver Reporte.

Si se selecciona Tipo de reporte “Saldos”, el sistema muestra el siguiente reporte consolidado:










Si se selecciona “Detalle”, el sistema muestra el siguiente reporte:

Con esta opción se pueden conocer todos los movimientos realizados sobre un documento de causación. Igualmente, con el fin de poder hacer análisis a la información, los reportes del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación pueden ser objeto de exportación a diferentes formatos. 6.2 Recaudo Básico:










RUTA: ING/ Documentos/ Recaudo de Ingresos Presupuestales. Con el botón de búsqueda seleccionar el Número consecutivo del documento. Seleccionar el Tipo de reporte que se desea si es por saldos o por detalle. El sistema muestra la fecha del reporte. Dar clic en el botón Ver Reporte. Este reporte muestra por ítem de afectación de ingreso el recaudo efectuado.

1. Saldos por Imputar: RUTA: ING/ Informes/ Saldos por Imputar de Ingresos Presupuestales. Este reporte muestra por Documento de Recaudo el valor total, el Valor aplicado y el saldo por imputar tanto en pesos (Saldo por Imputar en COP) como en moneda extranjera (M. Ext.)

NOTAS IMPORTANTES: - No se deben registrar desde el punto de vita de “Ingresos” en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación recursos de Fondos Especiales Oficiales y Particulares.

- Las cauciones y multas que se impongan en el proceso penal militar ingresan al Fondo Interno de la

Unidad y se destinarán exclusivamente al mantenimiento de los despachos de la Justicia Penal Militar.










- Una Unidad Ejecutora puede asumir la gestión de los ingresos de otra Unidad si así se ha parametrizado.

- Cuando se va a realizar cualquier operación sobre la causación básica registrada es necesario que se

tenga un documento soporte que la respalde.

- Se debe tener especial cuidado cuando se anula un documento de causación ya que en el sistema no es posible volver a activarla.

- La anulación a un documento de causación se puede dar solamente si no se ha registrado ningún recaudo

sobre la misma.

- Se debe efectuar el registro de la causación independientemente del recaudo ya que dicho registro es el reconocimiento de un derecho de cobro adquirido.

- El saneamiento de la causación produce una sustitución de los Datos Administrativos modificados sin

realizar ninguna afectación presupuestal ni contable.

- La sumatoria del valor causado por cada ítem debe ser igual al valor total causado.

- La fecha de registro debe ser menor o igual a la fecha del sistema.

- Para que se pueda efectuar la operación de Recaudo y Causación simultánea primero se debe efectuar la carga y contabilización del extracto bancario.

- El sistema permite efectuar carga masiva únicamente de operaciones de Recaudo y Causación

simultánea.

- La Dirección de Finanzas en coordinación con las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional efectuó la homologación de los rubros conceptos utilizados en el Sistema SIIF Nación I que deben ser utilizados en el Sistema SIIF Nación II. De igual forma determinó los conceptos que pueden utilizar NIT genérico para su registro. No obstante, de ser necesario efectuar una Devolución, por la transacción de Reclasificación de terceros se puede realizar el cambio del tercero.

C. NORMATIVIDAD RELACIONA

Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto” Artículo 35.

Decreto 4730 de 2005 “Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto” Artículo 25.

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30 de noviembre de 2006 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.










Decreto 1525 del 9 de mayo de 2008 “Por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las entidades estatales del orden nacional y territorial”.

Decreto de Liquidación del Presupuesto para la Vigencia.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL … · 29 JUN 2011 Control interno herramienta de gestión Gerencia...

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