MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PROCEDIMIENTO No. 2 República de … · 2012-03-13 ·...

Gerencia Pública Activa

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Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 2 Página 1 de 23

Parametrización de subunidades y dependencias de afectación de saldos

Código: 33.2.PF- MDSGDF-M002-04

Vigente a partir de: 29 JUN 2011

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Parametrización de Subunidades y Dependencias de Afectación de Saldos en el Sistema Integrado de Información Financiero SIIF-Nación II.

ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras Ministerio de Defensa Nacional, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo requieran.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

29 JUN 2011 Directora Financiera

Ruta: Suite Visión Empresarial > Manuales Página Web Ruta: www.mindefensa.gov.co/ Ministerio /Finanzas /Manuales Financieros/ Manual - SIIF II.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 18 JUN 2009 Emisión inicial. Se elaboró el procedimiento teniendo en cuenta la nueva funcionalidad del Sistema SIIF Nación II dándose a conocer con la Circular No. 360-MDSGDFGAD-13.3 del 18 de Junio de 2009.

02 21 SEP 2009 Se actualizó con Circular No. 561-MDSGDFGAD-13.3 del 21 de Septiembre/09 complementándose el formato del Sistema de Gestión de Calidad incorporando la aprobación del señor Viceministro para la Estrategia y la Planeación.

03 22 DIC 2009 Se actualizó en cuanto a la actividad económica CIIU, en lo atinente a los campos “Código” y “Descripción”.

04 29 JUN 2011 Se actualizó mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de junio/11.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: Nancy E. Torres Pinzón

Revisado por: Edilse Martínez Castillo

Revisado por: Clara Inés Chiquillo Díaz

Aprobado por: Yaneth Giha Tovar

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Directora Financiera

Cargo: Viceministra para la Estrategia y Planeación

Fecha: 20 MAY 2011

Fecha: 9 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Fecha: 29 JUN 2011

Firma:

Firma: Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia










MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO

PAG.

PROCEDIMIENTO No. 2

PARAMETRIZACION DE SUBUNIDADES Y DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS

A. GENERALIDADES 3

B FLUJOGRAMA 4

1. CREACION DE SUBUNIDADES 5

1.1 Creación de Personas Jurídicas que identifican a las Subunidades cuando tienen Nit propio

5

1.2 Agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio Nit

9

1.3 Crear las Subunidades en el Catálogo Institucional 11

1.4 Cambio de Estado de “Provisional” a “Activo” a las Subunidades creadas 13

1.5 Roles ó Procesos de una Entidad 13

2 CREACION DE DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS 15

2.1 Creación de Dependencias de Afectación de Saldos en una Unidad Ejecutora o en una Subunidad

15

2.2 Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de Saldos 18

2.3 Asumir una Dependencia de Afectación de Saldos creada por la Unidad Ejecutora o por otra Subunidad

18

2.4 Dejar de Asumir Dependencias de Afectación de Saldos 20

2.5 Crear relación entre Dependencias de Afectación de Gastos y Bienes y Servicios

21

2.6 Definición Consecutivo de Números de Comprobante 23

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA 23










PROCEDIMIENTO No. 2

“PARAMETRIZACION DE SUBUNIDADES Y DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS”

A. GENERALIDADES Si la Unidad o Entidad cuenta con Regionales debe crearlas en el aplicativo como Subunidades, las cuales se identifican con un código y un nombre. Para poder signarles presupuesto se debe adelantar previamente una parametrización la cual se describe en este documento. Para la creación de Subunidades se debe tener en cuenta si éstas tienen su propio Nit o si carecen de éste con el fin de determinar la acción a seguir de acuerdo con los lineamientos indicados para cada caso.

Si una Unidad Ejecutora tiene Subunidades que dependen del mismo Nit de ésta, la Unidad Ejecutora se debe crear también como Dependencia Organizacional (Subunidad).

Las Dependencias de Afectación de Saldos se crean en la Unidad Ejecutora o Subunidad para “Registrar Gestión” y/o “Acumular Saldos” por cada una de las Funciones del Catálogo de tal forma, que cada vez que se ejecute una transacción del sistema afecte dicho Catálogo. Las “Funciones del Catálogo” en el Sistema SIIF Nación II, son: Gastos (rubros presupuestales), Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios (CUBS) y Pagos No Presupuestales. Solamente se puede crear una Dependencia de Afectación Contable, de PAC y de Pagos No Presupuestales por cada Subunidad con el mismo de la Subunidad Ejecutora. Creada una Dependencia de Afectación de Gasto, de Bienes y Servicios y de Ingresos no puede ser eliminada en caso que se disponga que ya no se va a seguir adelantando gestión en la misma. Para el efecto, se debe cambiar su “Estado” dejándola “Inactiva”. Una vez creadas las Subunidades y determinadas las Dependencias, se realiza la parametrización para que el sistema defina la numeración para los comprobantes contables que se registren. A continuación se presenta el flujograma para efectuar la parametrización de Subunidades y Dependencias de afectación de saldos, el cual será desarrollado dentro de este documento.










B. FLUJOGRAMA

PARAMETRIZACION SUBUNIDADES

Subunidades con Nit propio Subunidades con mismo nit de la Unidad Ejecutora

PARAMETRIZACION DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS

1. Creación Persona Jurídica que identifica a la Subunidad

Perfil: Parametrización gestión entidad Ruta: ADM / Terceros y cuentas / Persona Jurídica UE

1. Agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del tercero jurídico que identifica la UE

Perfil: Parametrización gestión entidad Ruta: ADM / Terceros y cuentas / Persona Jurídica UE

3. Cambio de estado de “Provisional” a “Activo” Perfil: Parametrizador Gestión Entidad Ruta: PRG / Catálogos / Institucional /

Desagregación

2. Creación de Subunidades en el Catálogo institucional

Perfil: Parametrizador gestión entidad Ruta: PRG/Catálogos/ Institucional/Desagregación

4. Roles ó Procesos Perfil: Parametrizador gestión entidad

Ruta: ADM/ Parametrización / Roles /Roles o Procesos de una Entidad

1. Creación de Dependencias de Afectación de Saldos Perfil: Parametrizador gestión entidad

Ruta: ADM/ Parametrización / Roles / Dependencias de afectación de saldos

2. Dejar la dependencia en estado activo para vincularla Perfil: Parametrizador gestión entidad


3. Vincular una Dependencia Perfil: Parametrizador gestión entidad


4. Crear relación de Dependencias de afectación de Gastos y Bienes y Servicios

Perfil: Administrador Gestión Presupuestal Ruta: EPG/ Parametrización / relaciones / Dependencia de

afectación de Gastos y Bienes y Servicios










1. CREACION DE SUBUNIDADES En el Sector Defensa existen dos tipos de Subunidades, una es la que cuenta con su propio Nit y otra que tiene el mismo Nit de la Unidad Ejecutora. Para crear una Subunidad es necesario previamente crear un tercero jurídico. 1.1 Creación de Personas Jurídicas que identifican a las Subunidades cuando tienen Nit propio

Cuando la Unidad Ejecutora cuente con Subunidades que tienen su propio Nit, se debe efectuar la parametrización, actividad que realiza la Unidad Ejecutora nivel central 6 dígitos, consistente en la creación de Subunidades en el Sistema SIIF Nación II.

Esta es la primera actividad que se debe realizar en el sistema, toda vez, que se requiere identificar la Subunidad para poder adelantar la gestión presupuestal en la misma. En el Sistema SIIF Nación II para crear una Subunidad que tiene propio Nit, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/Terceros y Cuentas/Persona Jurídica UE y el sistema presenta una pantalla sobre la cual se debe dar clic en “Adicionar Tercero”, donde se obtiene el siguiente pantallazo:

En la carpeta “Información Básica” diligenciar lo siguiente: Naturaleza Jurídica: Seleccionar “Persona Jurídica Nacional”.










Tipo de documento de identidad: Seleccionar “Nit”. Número de Documento: Ingresar el Nit de la Subunidad y el dígito de verificación. El sistema hace conexión con la DIAN y automáticamente trae el nombre de la Subunidad en el campo “Razón Social”. Los campos Cámaras de Comercio y Número de matrícula mercantil no son requeridos para la creación de la Subunidad. NOTA 1: Es de aclarar, que los campos que presentan asterisco al lado derecho es obligatorio diligenciarlos. Dar clic en la carpeta “Información General”, la cual contiene los siguientes campos:

Con fundamento en la anterior pantalla se diligenciarán los siguientes campos: Tipo de organización empresarial: Seleccionar “Entidad Pública”. Tipo de capital: Seleccionar “Público” o “Mixto” (Este último caso aplicará cuando se cuente con capital tanto público como privado). Entidad proceso liquidatorio: Seleccionar “NO”. Porcentaje de participación de capital: Sólo se diligencia para los casos en que el tipo de capital es “Mixto” y se ingresan los porcentajes correspondientes a “Público” y “Privado”.










Dependencia organizacional: Corresponde a la información de la Unidad Ejecutora de la que depende la Subunidad a crear (nivel central Unidad de 6 dígitos), los campos son los siguientes: Tipo de dependencia organizacional: Seleccionar “Unidad Ejecutora”. Tercero del que depende: Se debe buscar el Nit de la Unidad Ejecutora (nivel central Unidad de 6 dígitos) y el sistema trae la información correspondiente a la “Descripción” de la Unidad Ejecutora. Tipo de entidad pública: Seleccionar el tipo de entidad a la cual pertenece como son: “Entidades ACN” (Corresponde a las Entidades de la Administración Central Nacional), “Esta Público” (Corresponde a los Establecimientos Públicos para el caso serán los del Sector Defensa). Orden de la Entidad Pública: Seleccionar “Nacional”. Tipo de administración: Seleccionar “Administración Central” para las Unidades Ejecutoras y “Administración Descentralizada” para los Establecimientos Públicos. Código de consolidación: Se debe buscar el código de consolidación que representa a la Entidad, con el fin de identificar las operaciones recíprocas que se surten entre las diferentes instancias del Estado, haciendo clic en (…), el cual presenta una pantalla en la que en el campo “Descripción” se ingresa el nombre de la Entidad y el sistema trae el código de consolidación correspondiente, el cual se selecciona para que el sistema presente la información. Código interno de la organización: Este campo es informativo, pero debe corresponder al mismo código con el cual se va a identificar la Subunidad que se va a crear. Relación catálogo de bienes y servicios: No aplica. Dar clic en la carpeta “Información Tributaria” la cual presenta los siguientes campos:










Actividad económica CIIU Código: El sistema lo trae automáticamente en consideración a que previamente se tuvo que haber registrado el NIT en la carpeta de Información Básica. Descripción: El sistema lo trae automáticamente al hacer la asociación con el código. Entidad de vigilancia y control que supervisa: No aplica. Tipo de responsabilidades tributarias: El sistema trae la información automáticamente de la base de datos de la DIAN como es “Régimen tributario”, y si es o no “Autorretenedor”. Dar clic en la carpeta “Ubicación”, con lo cual se presentan los siguientes campos:

Ingresar los “Datos ubicación” correspondientes a la información de la Subunidad como son: “Localización” seleccionar “Nacional”, “Página web”, “E-mail”, “Contacto”, “Designación”, “E-mail contacto”, “Apartado aéreo”, “País”, “Región” y “Ciudad”. En cuanto a los datos correspondientes a “Direcciones” el sistema los trae automáticamente de la base de datos de la DIAN, como son: “Tipo de dirección”, “Dirección”. Teléfono”, “Fax”, “País”, “Región” y “Ciudad”. El sistema permite complementar información, pero no eliminar la existente. Si se ingresa una nueva “Dirección” dar clic en “Agregar” para vincularla.










En la carpeta de “Representante Legal” diligenciar los siguientes campos: Tipo de Representante Legal: Seleccionar “Representante Legal personas Jurídicas”. Cargo: Ingresar el cargo del Representante Legal de la Subunidad. Nombre o Razón Social: Dar clic en (…) para consultar el Nombre o Razón Social del Representante Legal de la Subunidad, el sistema presenta una pantalla en la cual se selecciona en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”, en “Tipo de documento de identidad” “Cédula de Ciudadanía” e ingresar el “Número del documento” dar clic en “Buscar”, si el sistema lo encuentra trae la información se debe seleccionar, dar clic en “Aceptar” y clic en “Agregar” para que baje la información. Si no se encuentra la información del tercero, se debe crear como un tercero ligero y para el efecto dar clic en “Adicionar Tercero” se debe seleccionar el tercero que se desea crear, es decir, “Tercero natural” y dar clic en “Aceptar”. Posteriormente, seleccionar: en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”, en “Tipo de documento de identidad” “Cédula de ciudadanía” e ingresar “Número de documento de identificación”, “Primer apellido”, “Segundo apellido”, “Primer nombre”, “Segundo nombre” y dar clic en “Guardar” y en “Aceptar”. Una vez creado se consulta se selecciona la “Naturaleza Jurídica” y se digita el “Número del documento” y dar clic en “Buscar” trayendo el sistema la información se selecciona y se da clic en “Aceptar”. Posteriormente, el aplicativo trae la información a la carpeta de “Representante Legal”, dar clic en “Agregar” para que el aplicativo baje la información. La información correspondiente a la carpeta “Dependencia Organizacional” para este caso NO Aplica. Datos Administrativos: Es opcional para esta transacción, se recomienda su diligenciamiento con los documentos que soportan la creación del tercero. Posteriormente, dar clic en “Guardar”. El sistema emite un mensaje que indica que se creó correctamente la Persona Jurídica en el sistema con un Código Interno, dar clic en “Aceptar”. El sistema automáticamente le asigna el estado “Activo”. 1.2 Agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica a la

Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio Nit En el Sector Defensa se presentan Subunidades que dependen del mismo Nit de la Unidad Ejecutora (nivel central Unidad 6 dígitos) y a su vez esta Subunidad tiene su tren administrativo y financiero, por Ejemplo: el caso de la Agencia de Compras que depende del Nit de la Fuerza Aérea Colombiana así como, los Establecimientos de Sanidad Militar que dependen del Nit de la Dirección General de Sanidad Militar.

Para agregar la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio Nit, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/Terceros y Cuentas/Persona Jurídica UE. El sistema presenta una pantalla en la cual se debe consultar el tercero Unidad Ejecutora diligenciando en la carpeta “Información básica” los campos que se presentan como filtros de búsqueda, son: “Naturaleza










Jurídica” seleccionar “Persona Jurídica Nacional” y “Número de documento” ingresar el número de documento del Nit de la Unidad Ejecutora (Nivel Central), dar clic en “Buscar” y el sistema trae la información de la Unidad Ejecutora, seleccionarla y luego dar clic en “Modificar” y posteriormente, seleccionar la carpeta de “Dependencia Organizacional”. Para vincular una Subunidad dar clic en el botón “Agregar” y el sistema presenta la siguiente pantalla:

En la carpeta “Información Básica” en el campo “Tipo de dependencia organizacional” seleccionar “Subunidad”, en “Código de dependencia organizacional” ingresar el código con el que se va a identificar la Subunidad. Ejemplo: 000 para la primera Subunidad, 001 para la segunda y así sucesivamente. Descripción: Ingresar el nombre de la Subunidad. Los campos correspondientes a “Cámaras de Comercio” y “Número de matrícula mercantil” el sistema no los habilita. En la carpeta “Ubicación” ingresar la información de la Subunidad como son: “Localización”, Página web”, “E-mail” “Contacto”, “Designación”, “E-mail contacto”, “Apartado aéreo”, “País”, “Región” y “Ciudad”. En “Direcciones” diligenciar el “Tipo de dirección”, “Dirección”. Teléfono”, “Fax” y seleccionar “País”, “Región” y “Ciudad” y dar clic en “Agregar” para vincular la Dirección. Dar clic en la carpeta “Representante Legal” seleccionar el “tipo de representante legal”, “el cargo” y el nombre o razón social” dar clic en (…) para consultar el Nombre o Razón Social del Representante Legal de la Subunidad, el sistema presenta una pantalla en la cual se selecciona en “Naturaleza Jurídica” “Persona natural nacional”, en “Tipo de documento de identidad” “Cédula de Ciudadanía” e ingresar el “Número del documento” dar clic en “Buscar”, si el sistema lo encuentra trae la información se debe seleccionar, dar clic en “Aceptar” y clic en “Agregar” para que el aplicativo baje la información. Si no se encuentra la información del tercero, se debe crear como un tercero ligero y para el efecto dar clic en “Adicionar Tercero” se debe seleccionar el tercero que se desea crear, es decir, “Tercero natural” y dar clic en “Aceptar”. Posteriormente, seleccionar: en “Naturaleza Jurídica” “Persona Natural Nacional”, en “Tipo de










documento de identidad” “Cédula de ciudadanía” e ingresar “Número de documento de identificación”, “Primer apellido”, “Segundo apellido”, “Primer nombre”, “Segundo nombre” y dar clic en “Guardar” y en “Aceptar”. Una vez creado se consulta, se selecciona la “Naturaleza Jurídica” y se digita el “Número del documento” y dar clic en “Buscar” trayendo el sistema la información se selecciona y se da clic en “Aceptar”. Posteriormente, el aplicativo trae la información a la carpeta de “Representante Legal”, dar clic en “Agregar” para que el aplicativo baje la información dar clic en “Aceptar”, dar clic en “Guardar” y en “Aceptar”. NOTA 2: Si una Unidad Ejecutora tiene Subunidades que dependen del mismo Nit de ésta, la Unidad Ejecutora se debe crear también como Dependencia Organizacional (Subunidad). 1.3 Crear las Subunidades en el Catálogo Institucional Una vez creado el tercero como Persona Jurídica Nacional que identifica la Subunidad cuando esta tiene Nit propio ó agregada la Subunidad como Dependencia Organizacional del Tercero Jurídico que identifica la Unidad Ejecutora cuando la Subunidad no tiene su propio Nit, se crea la Subunidad en el “Catálogo Institucional”, teniendo en cuenta para el efecto lo siguiente: a) Si la Unidad Ejecutora tiene Subunidades, para la creación de las mismas, se debe iniciar con la Subunidad 000 que se debe describir con la sigla que identifica la entidad. Ejemplo: 15-01-05 FUERZA AEREA COLOMBIANA 15-01-05 -000 COMANDO FUERZA AEREA COLOMBIANA 15-01-05 -001 AGENCIA DE COMPRAS ACOFA “FORT LAUDERDALE” b) Si la entidad es única nacional sin Subunidades, debe crear como mínimo la Subunidad 000 describiendo el nombre de la Entidad. Ejemplo: 15-08-00 DEFENSA CIVIL COLOMBIANA 15-08-00-000 DEFENSA CIVIL COLOMBIANA Para ello, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: PRG / Catálogos / Institucional / Desagregación y el sistema presenta la siguiente pantalla:










Dar clic en el botón “Crear Desagregación”, para desagregar en la estructura de “Niveles” la Subunidad que depende de la Unidad Ejecutora. El sistema trae los códigos correspondientes a la “Sección principal”, la “Sección Presupuestal” y “la Unidad Ejecutora” y se diligencian los siguientes campos: Subunidad: Se digita el código que corresponde a la misma. Sede: Para el Sector Defensa NO Aplica. Descripción: Digitar el nombre correspondiente a la Subunidad. Origen normativo: Lo trae el sistema. Tiene NIT: Seleccionar SI cuando la Subunidad tiene Nit propio. En caso que la Subunidad no posea Nit propio se seleccionará NO. Tercero: Dar clic en (…) para identificar el Tercero (Subunidad) creado como Persona Jurídica. Dar clic en “Naturaleza Jurídica” seleccionando “Persona Jurídica Nacional” y en el campo “Número de documento” se colocará el que corresponde, posteriormente, se da clic en “Buscar”. El sistema trae la información seleccionándose la que se requiere y se da clic en “Aceptar”. A continuación el sistema trae el número de identificación del tercero Nit. Dependencia Organizacional: Este campo se habilita únicamente si NO tiene Nit propio, y para el efecto, se selecciona el nombre de la Dependencia Organizacional que debe coincidir con el campo “Descripción”. Posteriormente, dar clic en “Adicionar” y luego en “Guardar”.










Una vez se crea una Subunidad, el sistema la deja en Estado “Provisional”. 1.4 Cambio de Estado de “Provisional” a “Activo” a las Subunidades creadas Para poder asignarle presupuesto a una Subunidad su estado debe ser “Activo”, para ello el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) por la RUTA: PRG/ Catálogos/ Institucional/ Desagregación. Se selecciona la Subunidad a la cual se va a cambiar el “Estado” dando clic al más (+) ubicado al lado izquierdo de la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) y se escoge la que se requiere. El sistema despliega la información para esta Subunidad y en el campo “Estado” se le cambia a “Activo”, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Posteriormente, se da clic en “Guardar” produciéndose de esta forma el cambio de “Estado” de la Subunidad. 1.5 Roles ó Procesos de una Entidad Por esta transacción se van a determinar las Posiciones del Catálogo Institucional-PCI (Unidades ó Subunidades) que se van a identificar como Administradoras de Bienes o de Tesorería. Para determinar los roles o procesos de una Entidad el perfil “Entidad Parametrizador Gestión Entidad” debe ingresar por la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) a través de la RUTA: ADM/ Parametrización/Roles/










Roles o Procesos de una Entidad, donde el sistema muestra las Subunidades que dependen de la Unidad o Subunidad de conexión. Se selecciona el botón de “Adicionar” con lo cual el sistema habilita las Subunidades que no tienen definido un rol específico y habilita los posibles roles a asignar “Administrador de Bienes” ó “Tesorería”, como se puede observar en la siguiente pantalla:

Se debe seleccionar a la Subunidad o Unidad Ejecutora a la cual se le va a definir el rol de “Administrador de Bienes”, lo que indica que ella en el sistema actuará como un Almacén y por lo tanto, puede realizar la gestión propia de Almacén (Entradas, Salidas, Traslados, Inventario Físico) y para este efecto, a dicha Unidad o Subunidad se le debe vincular el “Método de Depreciación” (Línea recta para el Ministerio de Defensa Nacional) para el cálculo de la depreciación de los bienes y el “Método de Costeo” (Promedio) para el Método de valoración de inventarios (De acuerdo con lo establecido en el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo de los Bienes en el Ministerio de Defensa Nacional” este Método aplica para Elementos de Consumo e Inventarios, no para Propiedad Planta y Equipo). Se debe tener especial cuidado en la selección ya que ésos métodos aplicarán para todos los bienes de la Unidad o Subunidad Ejecutora. Esta parametrización se debe definir por cada uno de los almacenes de las Unidades o Subunidades Ejecutoras del Sector Defensa. NOTA 3: Es procedente aclarar, que el “Método de Costeo” se puede ajustar o modificar en caso de requerirse, cuando se cree la hoja de vida del bien en el macro proceso de Gestión de Bienes y Servicios.










Así mismo, si la Unidad Ejecutora o Subunidad se vincula al proceso ó rol como “Tesorería” indica que ella en el sistema actuará como una Tesorería con el fin de pagar obligaciones tanto presupuestales como no presupuestales y en este caso en los campos “Validar Cupo giro” y “Autorizadora de Cuentas” se le debe seleccionar siempre NO. Después de efectuar la selección anterior se da clic en el botón “Guardar”, con lo cual el sistema genera un mensaje de creación del rol. NOTA 4: Una vez creadas las Subunidades el Perfil “Registrador” debe solicitar al Administrador SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público permisos para registrar usuarios en estas Subunidades y en consecuencia, este perfil debe agregar la Subunidad creada en el “Ambito Institucional” para que se pueda adelantar la gestión en las mismas. 2 CREACION DE DEPENDENCIAS DE AFECTACION DE SALDOS 2.1 Creación de Dependencias de Afectación de Saldos en una Unidad Ejecutora o en una Subunidad Las Dependencias de Afectación de Saldos se crean en la Unidad Ejecutora o Subunidad para “Registrar Gestión” y/o “Acumular Saldos” por cada una de las Funciones del Catálogo de tal forma, que cada vez que se ejecute una transacción del sistema afecte dicho Catálogo. Las “Funciones del Catálogo” en el Sistema SIIF Nación, son: Gastos (rubros presupuestales), Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios (CUBS) y Pagos No Presupuestales. Las Dependencias que se crean en la Unidad Ejecutora (nivel central 6 dígitos) son “Contabilidad” la cual es creada por el Administrador del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en todas las Entidades como 000 “Contabilidad” para registrar la información de las cuentas de Presupuesto y de Tesorería y la Dependencia de “Gastos” que se utilizará para efectuar traslados presupuestales. En las Subunidades (9 dígitos), las Dependencias de Afectación que se deben crear son: Gastos, Ingresos, PAC, Contabilidad, Bienes y Servicios y Pagos No Presupuestales. De acuerdo con las Funciones del Catálogo, para la creación de Dependencias en una Unidad o Subunidad, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Sólo puede existir una Dependencia “Activa” vinculada a las funciones de Catálogo: Contabilidad, PAC y Pagos no presupuestales.

Puede existir una o más Dependencias “Activas” vinculadas a las funciones del Catálogo: Gastos, Ingresos y Bienes y Servicios.

Un Código de Dependencia para una función de Catálogo no se puede repetir en toda la Unidad Ejecutora.










La afectación de las Dependencias en el sistema es la siguiente: DEPENDENCIA DE AFECTACION DE GASTOS: Es una Unidad Ejecutora (siempre y cuando no tenga Subunidades) o Subunidad. Esta Dependencia debe vincularse con las Dependencias de Bienes y Servicios para registrar la ejecución del gasto. A esta Dependencia se le debe asignar apropiaciones de gasto que con cargo a ésta se van a gestionar. Va a agrupar los saldos de los rubros de gasto que gestione la Unidad Ejecutora o la Subunidad, es decir, donde se vaya a crear. DEPENDENCIA DE AFECTACION DE BIENES Y SERVICIOS: Al crear esta Dependencia puede realizar solicitudes de bienes a un almacén, solicitudes de adquisiciones y para solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal. Debe vincularse con una Dependencia de Afectación Gasto para direccionar la afectación de presupuesto que se derive de las solicitudes de adquisición aprobadas. DEPENDENCIA DE AFECTACION DE CONTABILIDAD: Agrupa los saldos que se deriven de la contabilización de documentos que genere y/o recepcione la Subunidad. El código que se cree debe ser el mismo de la Subunidad. DEPENDENCIA DE AFECTACION DE INGRESOS: Esta Dependencia debe vincularse con posiciones del catálogo de ingresos que se requieran realizar con cargo a la Subunidad. Si en una Subunidad se quiere llevar control por concepto de ingresos por áreas se tiene que establecer una codificación para cada una de las áreas. Si la Subunidad quiere llevar control centralizado, es decir, no por áreas se debe crear la dependencia de afectación de ingresos con el código de la Subunidad. DEPENDENCIA DE PAC: Va a agrupar los saldos del cupo PAC por cada posición del Catálogo de PAC. El código que se cree debe ser el mismo de la Subunidad. DEPENDENCIA DE PAGOS NO PRESUPUESTALES: Se encarga de agrupar los saldos de cada una de las posiciones del catálogo de pagos no presupuestales, es decir, deducciones, acreedores varios, entre otros. El código que se cree debe ser el mismo de la Subunidad. NOTA 5: Existe en el Sistema SIIF Nación otra dependencia de afectación correspondiente a “Proyectos Especiales”, la cual en el Sector Defensa no se utiliza, considerando que la misma aplica para Entidades que deben llevar contabilidad separada por proyectos o rubros especiales y que son básicamente financiados por la Banca Multilateral como por ejemplo: Proyectos de INVIAS. Para crear la Dependencia de Afectación el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa a través de la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente pantalla:










Dar clic en el botón “Adicionar”. El sistema despliega la siguiente pantalla:

Los campos a diligenciar son:

Función Catálogo: Seleccionar una de las Funciones del Catálogo para la Dependencia a crear como son: Bienes y Servicios, Contabilidad, Gastos, Ingresos, PAC o Pagos no Presupuestales, según corresponda. Código: Ingresar el código de la Dependencia de acuerdo con la codificación que establezca la Unidad Ejecutora. Es de aclarar, que la Dependencia Contable, de Pagos no Presupuestales y de PAC deben conservar la misma codificación de la Subunidad. Descripción: Ingresar el nombre de la Dependencia de Afectación. Dar clic en “Guardar”, el sistema despliega una ventana informativa indicando que la Dependencia de Afectación se creó correctamente, le asigna un número consecutivo y la deja en estado “Activo”.










2.2 Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de Saldos A través de esta transacción se puede modificar el estado de una Dependencia en una Unidad Ejecutora o Subunidad de estado “Activo” a “Inactivo” o de “Inactivo” a “Activo”. Igualmente, se puede modificar la descripción de la Dependencia. Cuando la Dependencia se encuentra en estado “Activo” queda disponible para ser vinculada en el registro y/o acumulación de saldos de la función del catálogo al que pertenece. Esta modificación la hace el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresando por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente pantalla:

Se presentan las Dependencias de Afectación que ha definido la Unidad o Subunidad, dar clic en “Editar” ubicado bajo el título “Acciones” sobre la Dependencia a modificar, dar clic en el botón de selección de “Estado” y el sistema despliega los estados disponibles “Activo” o “Inactivo”, para cambiar el estado seleccionar el requerido y dar clic sobre la acción “Modificar”. Si se va a cambiar la “Descripción” de la Dependencia, dar clic sobre este campo e ingresar el nombre de la Dependencia, dar clic sobre la acción “Modificar”. El sistema asume el nuevo Estado y Descripción. Para actualizar las modificaciones, dar clic en “Guardar”. El sistema emite un mensaje indicando que la Dependencia seleccionada fue modificada. 2.3 Asumir una Dependencia de Afectación de Saldos creada por la Unidad Ejecutora o por otra

Subunidad Esta transacción permite “Asumir” o “Vincular” en la Unidad o Subunidad una o varias Dependencias de Afectación activas creadas por la Unidad Ejecutora o por otra Subunidad de la respectiva Unidad Ejecutora.










Para asumir las Dependencias, el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente pantalla:

Dar clic en “Asumir”. El sistema despliega las funciones del Catálogo que están vinculadas con las Dependencias que han sido creadas y que pueden ser asumidas. Seleccionar una función del catálogo. El sistema presenta todas las Dependencias de Afectación de Saldos activas creadas por las Subunidades, para ésta función del catálogo susceptibles de ser asumidas, tal como se presenta en la siguiente pantalla:










Para cada Dependencia de Afectación de Saldos, el sistema presenta la siguiente información: Nombre de la Unidad Ejecutora o de la Subunidad que creó la Dependencia, el Código y la Descripción de la Dependencia. Dar clic en el botón de chequeo “Selección” sobre la dependencia a asumir y luego clic en “Guardar”. El sistema emite un mensaje informativo indicando que la dependencia seleccionada quedó “Asumida” por la Unidad Ejecutora o por la Subunidad por la cual ingresó al sistema. Es de aclarar, que a pesar de “Asumir” la Dependencia, el estado de la Dependencia sólo lo define la Unidad o Subunidad que la creó. Para cambiar el Estado a una Dependencia de Afectación de Saldos se debe consultar el Numeral “2.2 Modificar el Estado de una Dependencia de Afectación de Saldos” del presente procedimiento. 2.4 Dejar de Asumir Dependencias de Afectación de Saldos Esta funcionalidad permite “Dejar de asumir” o “Desvincular” Dependencias de Afectación en la Unidad Ejecutora o en la Subunidad. Para “Dejar de asumir” una Dependencia el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa al sistema por la RUTA: ADM / Parametrización /Roles /Dependencias de Afectación de Saldos y se presenta la siguiente pantalla:

El sistema muestra las Dependencias creadas por la Unidad Ejecutora o Subunidad, dar clic en “Dejar de Asumir” el sistema despliega la siguiente pantalla:










El sistema despliega las Funciones del Catálogo, dar clic en el botón de chequeo “Selección” sobre la función del catálogo que tiene vinculada la Dependencia que se requiere “Dejar de asumir” y dar clic en “Mostrar”. El sistema presenta en la parte inferior las Dependencias de Afectación de Saldos de la función del catálogo seleccionada que han sido asumidas por la Unidad o Subunidad por la cual se ingresó al sistema. Dar clic en Selección para identificar la Dependencia que se requiere “Dejar de asumir” y dar clic en “Guardar”. 2.5 Crear relación de Dependencias de Afectación de Gastos y Bienes y Servicios Cada Subunidad debe ingresar y crear la relación entre “Dependencias de Gasto” con “Dependencias de Bienes y Servicios”. Sin esta parametrización no podrá crear las Solicitudes de Bienes y Servicios y por ende, la cadena presupuestal. Para efectuar la relación el perfil “Administración Gestión Presupuestal” ingresa al sistema por la RUTA: EPG / Parametrización / Relaciones / Dependencia de Afectación de Gastos y Bienes y Servicios, el sistema despliega la siguiente pantalla:










Dar clic en el botón de búsqueda (...) de “Dependencias de Bienes y Servicios”, se presenta la siguiente pantalla:

Dar clic en “Buscar”, el sistema despliega las Dependencias de Afectación de Bienes y Servicios que no están vinculadas a una Dependencia de Afectación de Gastos. Seleccionar la Dependencia de Afectación de Bienes que se requiere vincular a la de Gastos, dar clic en “Aceptar”. Dar clic en (+) para ver el detalle de la relación. Se despliega la relación definida. El sistema controla que una Dependencia de Afectación de Bienes y Servicios sólo pueda estar vinculada con una Dependencia de Afectación de Gastos.










Dar clic en “Guardar”. 2.6 Definición Consecutivo de Números de Comprobante Una vez creadas las Subunidades y determinadas las Dependencias, se realiza la parametrización para que el sistema defina la numeración para los comprobantes contables que se registren. Esta actividad se define por una única vez. Para efectuar la parametrización el perfil “Parametrizador Gestión Entidad” ingresa al sistema por la RUTA: CNT / Parametrización / Consecutivo Comprobantes Contables / Crear, el sistema despliega una pantalla en la cual se da clic en “Buscar y presenta la siguiente información:

Descripción del ámbito: Ingresar el nombre de la Unidad Ejecutora. Catálogos Contables: Buscar y seleccionar el Catálogo Contable definido por la Contaduría General de la Nación: “108 – CATALOGO DE CUENTAS CONTABLES”. El sistema presenta las Dependencias de Afectación Contable de cada Subunidad de la Unidad Ejecutora. Seleccionar todas las Dependencias de Afectación y dar clic en “Vincular” y luego dar clic en “Guardar”.

C. NORMATIVIDAD RELACIONADA

Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación”.

Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL PROCEDIMIENTO No. 2 República de … · 2012-03-13 ·...

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