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San José, 08 de diciembre del 2015 DGAI-INF-020-2015

Señora Dina Víquez Esquivel Directora Financiera y Administrativa ASUNTO: Informe sobre la evaluación de la gestión de la Unidad de Odontología del Departamento de Servicios Médicos. Estimada señora: Le remitimos informe de control interno con los resultados obtenidos en el estudio de auditoría realizado sobre la “Evaluación de la gestión de la Unidad de Odontología del Departamento de Servicios Médicos”. Lo anterior, en atención al Plan de Trabajo Anual de esta Auditoría Interna del 2015. El objetivo del estudio consistió en evaluar el funcionamiento de la Unidad de Servicios Odontológicos, de conformidad con los objetivos que debe cumplir y los recursos que se le asignan, en beneficio de la población institucional. Dentro de este contexto, la revisión incluyó la prestación del servicio, el control y manejo de insumos, las relaciones de comunicación y coordinación y la administración del riesgo durante el periodo 2014. En el desarrollo del estudio se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y corregidos para que las actividades de la Unidad de Odontología se realicen de acuerdo con las mejores prácticas de control y conforme con la normativa vigente. Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el estudio estuvo a cargo del Lic. Luis Fernando Obando Peraza, con la supervisión del Lic. Guillermo Badilla Martínez, Coordinador de Auditoría de Servicios Corporativos de esta Dirección General. Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron presentados el 03 de diciembre de 2015 a la Licda. Dina Víquez Esquivel, Directora Financiera y Administrativa, Dr. Roberto Iturrino Audrain, Jefe del Departamento de Servicios Médicos y la Ing. Silvia Flores Contreras de la Oficina de Apoyo y Seguimiento de la DAF. Las observaciones realizadas durante la exposición han sido incorporadas en el Anexo N°2 de este informe. 1. RESULTADOS OBTENIDOS.

1.1 Oferta de servicios

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DGAI-INF-020-2015 Pág. 2 de


El inciso a) del artículo 13 del Reglamento Modalidad de Atención Integral de Medicina de Empresa, promulgado1 por la Caja Costarricense del Seguro Social, en relación con la complejidad de la prestación de los servicios, señala lo siguiente:

“a) Sin perjuicio de la capacidad instalada del departamento de salud que disponga el Centro de Trabajo, los servicios de atención integral que se ofrecerán a los trabajadores en el marco de la presente Modalidad deben ser homólogos a los brindados por la CCSS en el primer nivel de atención según el modelo de atención vigente, excepto por lo estipulado en el inciso c) del presente artículo y en el artículo 15, inciso e).

Asimismo, las “Normas de Prestaciones Odontológicas”, emitidas por la CCSS en junio de 1997, establecen una distribución porcentual de las actividades odontológicas, por grupo de edad y lugar donde se brinda la atención, señalando que en el primer nivel de atención de adultos se prestarán los siguientes servicios:

PRESTACIÓN DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES PORCENTAJE DE TIEMPO

Educación 10% Apoyo a grupos comunitarios Educación para la salud Prevención 20%

Control placa Farmacoterapia Instrucciones de Control de Placa

Fluoruros tópicos Enjuagatorios

Control háb. higiene Instrucción cepillado Uso hilo dental Nutrición. Atención clínica 70%

Periodoncia Raspado supra e infra gingival Limpieza dental Curetaje Gingivoplastía Operatoria dental Restauraciones con materiales de los que disponga la

CCSS.

Trastornos Témporo Mandibulares y oclusión Exodoncia/ cirugía menor. Endodoncia unirradicular.

Urgencias Referencia para prótesis

Al respecto se determinó que el Departamento de Servicios Médicos no ha establecido de manera formal la oferta de servicios disponibles en esta especialidad, los cuales de acuerdo con la normativa citada, deberían

1 Emitido por la Dirección de Desarrollo de Servicios de Salud, Programa de Sistemas Alternativos de la Caja Costarricense del Seguro Social en mayo del 2014.




ser homólogos a los brindados por la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) en el primer nivel de atención2. De acuerdo con lo manifestado por el profesional a cargo de la Unidad de Servicios Odontológicos, doctor Roy Hernández Montero, durante la entrevista realizada por esta Auditoría Interna, el 24 de junio de 2015, existen tratamientos clínicos tales como la endodoncia (“tratamiento del nervio”) y el raspado y alisado radicular que son ofrecidos por la CCSS en sus establecimientos de primer nivel, que no es posible realizar en el consultorio odontológico del Ministerio, debido a que no se cuenta con el instrumental ni el equipo necesario para ofrecer este tipo de prestaciones. La carencia de información sobre los servicios que ofrece dicha Unidad; así como la ausencia de algunos de estos por falta del equipo, podrían representar una limitación en el adecuado aprovechamiento de los recursos que invierte el Ministerio por este concepto, en perjuicio de los funcionarios y de la institución, resultando contrario a lo establecido en el artículo 7 de la Ley General de Control interno, Ley 8292, en cuanto al deber que tiene la Administración de garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones y el artículo 28, inciso c), de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos.

1.2 Aspectos a mejorar en el control sobre los servicios prestados

1.2.1 Asignación y registro de citas

La revisión del control interno, para el registro de los servicios que se prestan determinó que en la asignación y registro de citas, el doctor Roy Hernández Montero utiliza una agenda personal, en la cual se identificaron las siguientes condiciones:

- Contiene un registro de 1090 de citas, de los cuales en 942 se incluyó el nombre y la oficina de

procedencia del funcionario, en 19 solo la cédula, en 18 nombre y teléfono y en 111 únicamente el nombre.

- No se registra la asistencia, para corroborar si el funcionario anotado acudió a su cita o no. - No se indica el resultado de la consulta, por lo que se desconoce si fue posible atenderle o no, si fue

necesario otorgarle una nueva cita o si su tratamiento está terminado.

De acuerdo con lo anterior, se concluye que no hay uniformidad en los datos que se registran la agenda, situación que representa una debilidad de control, la cual se constituye en una limitación para el suministro de información sobre la gestión, cuando sea requerido así como para la rendición de cuentas

que debe darse sobre los servicios que presta esa unidad médica. En relación con lo expuesto, las Normas de control interno para el Sector Público, disponen lo siguiente:

5.4 Gestión documental. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.

2 Reglamento Modalidad de Atención Integral de Medicina de Empresa, artículo 13, inciso a).




5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad.

5.6.1 Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.. 5.6.3 Utilidad La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.

1.2.2 Registro de asistencia de pacientes

De acuerdo con el análisis de datos contenidos en los informes relacionados con la consulta odontológica correspondiente al periodo 2014, se determinó lo siguiente: a) De 1090 pacientes programados según agenda, fueron atendidos 905, un 83% en términos

porcentuales. No se evidenció información sobre el 17% restante, a que motivos obedece la no atención.

b) A los 905 pacientes atendidos se les practicaron un total de 1665 procedimientos, 882 de tipo

preventivo y 783 de tipo clínico, lo cual representa que más de un 50% de los procedimientos

aplicados fueron de tipo preventivo, en su mayoría relacionados con la instrucción oral, limpiezas y

aplicación de sellantes para disminuir el factor de riesgo de caries.

No obstante lo anterior, no se cuenta con un registro detallado de asistencia a las citas programadas ni del tiempo utilizado en cada consulta, que respalde la efectiva atención de los pacientes así como la posibilidad de ejercer controles para la comprobación de la eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios.

Sobre el particular, el numeral 4.4.1 de las Normas de control interno para el Sector Público, indican lo siguiente:

“4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

1.2.3 Sobre los expedientes de pacientes




El Reglamento de Expediente de Salud de la Caja Costarricense del Seguro Social3, establece en lo que es de interés lo que se transcribe a continuación:

“Artículo 1. Expediente de Salud, en lo sucesivo “expediente”. Es el conjunto de documentos derivados de la atención de una misma persona, y eventualmente, del producto de la concepción, que en un establecimiento, permanecen archivados bajo una misma identificación y con carácter de único. Se consideran sinónimos del término “expediente de salud”: expediente médico y expediente clínico...” Artículo 17. Integridad del expediente. Toda atención brindada al paciente, en cualquier área del establecimiento de salud, debe registrarse en los formularios oficiales diseñados para tal efecto e incorporarse al expediente. Los registros originados en atenciones externas al establecimiento, que por decisión del responsable de la atención pasen a formar parte del expediente, no podrán ser excluidos.”

El artículo 10 del Reglamento citado, refiriéndose al ámbito de aplicación de dicho cuerpo normativo, establece que este instrumento es de acatamiento obligatorio para todos los establecimientos de salud de la Caja y de aquellos que mediante contrato, convenio u otra modalidad provean servicios de salud a ésta. En el caso del citado consultorio, en la práctica representa un servicio especial paralelo que presta el Ministerio de Hacienda a sus funcionarios, para efectos de facilitar el servicio que de otra forma tendrían que solicitar en los establecimientos de la Caja. No obstante la existencia de las disposiciones citadas, en el estudio se determinó que el doctor Roy Hernández Montero a la fecha de ejecución mantenía bajo su control en un archivador, un total de 1148 expedientes de pacientes, cuya apertura, administración, control y custodia son realizados por él mismo. Lo condición señalada podría representar un incumplimiento normativo y además una debilidad de control interno que atenta, no sólo contra la integridad, confiabilidad y conservación de la información sobre los pacientes, sino que eventualmente contra la salud de estos al no poner a disposición del personal de salud del Departamento de Servicios Médicos, el historial clínico de los pacientes. Además, dadas las funciones especializadas del Doctor Hernández, lo razonable es que este tipo de control administrativo sea llevado por personal administrativo y no por el citado profesional, debido al costo de sus funciones para el Ministerio, además, para un control cruzado, por parte de sus superiores, dado lo cual no resulta razonable que tenga bajo su manejo completo toda la operación, técnica y administrativa. Al consultarle al doctor Hernández sobre los motivos por los cuales mantiene un expediente independiente para los pacientes de odontología manifestó que lo hacía por razones de confidencialidad de la información, argumento que no comparte esta Auditoría Interna, por cuanto según se establece en el Artículo 19 del Reglamento citado, el contenido del expediente es confidencial y queda obligado a respetar esa condición todo aquél servidor del Departamento de Servicios Médicos que por cualquier circunstancia tenga acceso a éste. La infracción a esta confidencialidad, podría ser considerada como falta grave para todos los efectos legales, disciplinarios y administrativos, sin perjuicio de las demás responsabilidades que de ello se deriven.

Las situaciones descritas en el presente apartado, evidencian una centralización de funciones y actividades en el doctor Hernández Montero, lo cual se considera incompatible con sanas prácticas de control interno pues centraliza en un funcionario toda la información desde que se genera la solicitud de atención hasta que

3 Aprobado por la Junta Directiva de la CCSS en el Artículo 12°, de la sesión N°7364, del 31 de agosto de 1999.




concluye con la incorporación y conservación del expediente. Al respecto, la norma 2.5.3 de la Normas de control interno para el Sector Público, indica lo siguiente:

“2.5.3 Separación de funciones incompatibles y del procesamiento de transacciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurarse de que las funciones incompatibles, se separen y distribuyan entre los diferentes puestos; así también, que las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de activos, estén distribuidas entre las unidades de la institución, de modo tal que una sola persona o unidad no tenga el control por la totalidad de ese conjunto de labores.”

Las condiciones mencionadas, tanto en lo referente a la aasignación y registro de citas, registro de asistencia de los pacientes y manejo y conservación de los expedientes médicos, podrían tener su origen en la ausencia de medidas de control, a nivel del Departamento de Servicios Médicos, que promuevan un ordenamiento en la ejecución de las distintas tareas que tienen que ver con la prestación de los servicios. 1.3 Sobre la compra y uso de insumos

1.3.1 Sobre la compra de insumos

Durante entrevista realizada el 15 de junio de 2015 al Departamento de Servicios Médicos, la señorita Carol Marín Gómez, secretaria encargada de elaborar la solicitud de compras de este Departamento, en ese entonces, explicó que en el caso de los insumos solicitados por la Unidad Odontológica, el profesional a cargo es quien elabora la lista de necesidades anuales, de la cual se acostumbra revisar el tipo de insumo solicitado pero no la cantidad y que, es común que los insumos sean insuficientes. Consultado sobre esta condición, el doctor Hernández comentó que debido a que la compra de insumos se realiza de manera anual, su cálculo requiere de una estimación de las necesidades, la cual realiza con base en una proyección del número de pacientes que se espera atender durante el año, que prevé el otorgamiento por día de una cita cada 40 minutos, lo que significa que atendería a 10 pacientes diarios, 50 semanales y 200 mensuales, para un total estimado de 2400 anuales, estimación que dista de las cantidades reales de pacientes que fueron atendidas en el periodo estudiado. No obstante lo anterior, en la revisión de la cantidad de consultadas atendidas en el consultorio odontológico en el 2014, se obtuvo lo siguiente:

Cuadro N°1 Atención de consultas periodo 2014

CONSULTAS ATENDIDAS

TOTAL MES Semana 1

Semana 2

Semana 3

Semana 4

Semana 5

Enero 23 26 18 23 -- 90

Febrero 33 38 24 25 -- 120

Marzo 31 25 23 4 -- 83

Abril 3 5 3 7 -- 18

Mayo 3 6 4 6 -- 19

Junio 24 29 27 27 -- 107

Julio 29 23 23 33 -- 108

Agosto 25 33 14 4 -- 76

Setiembre 3 10 23 17 -- 53




Octubre 22 16 24 23 22 107

Noviembre 16 33 28 26 -- 103

Diciembre 11 15 21 -- -- 47

Total 223 259 232 195 22 931

Fuente: Informes semanales proporcionados por el Odontólogo.

Como se puede observar, durante el año 2014 se atendió un total de 931 pacientes en el servicio odontológico, lo que implica una diferencia de 1469 entre la cantidad de consultas proyectadas para el 2015 (2400) con respecto a las atendidas en el 2014, según lo cual, el no uso de la información histórica podría ser el factor por el cual la estimación de las necesidades de insumos no es acorde con la realidad que se presenta con los servicios prestados, generando una sobrestimación de los insumos solicitados y consecuentemente asumir riesgos por pérdida y caducidad de algunos de estos, como sucedió con el vencimiento de 475 dosis de anestesia que deberán ser desechadas. Dicha situación resulta contraria a los objetivos que persigue el sistema de control interno, en relación con la protección y conservación del patrimonio público, contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal y la eficiencia y eficacia de las operaciones, a los que obliga la Ley General de Control Interno en su artículo 8.

1.3.2 Sobre el uso de insumos

En relación con los insumos utilizados por el doctor Hernández Montero, se determinó que mantiene un inventario de medicamentos e instrumentos que él considera indispensables para la aplicación de los procedimientos clínicos odontológicos, cuyo detalle se muestra en el Anexo 1. Consultado el Doctor Hernández sobre los controles establecidos para el uso de insumos, manifestó a esta Auditoría Interna, que a su entender le resultaba difícil contabilizar la cantidad de insumos utilizados durante cada consulta, dado que cada una es particularmente diferente.

La condición señalada afecta la calidad de la información relacionada con la cantidad de insumos odontológicos existentes en un momento determinado, obstaculiza la rendición de cuentas, la comprobación del adecuado uso de los recursos y la seguridad de que estos hayan sido utilizados para los fines para los cuales fueron adquiridos, con el consecuente riesgo que esto representa para la calidad y continuidad del servicio, así como para la protección de los recursos públicos involucrados en este proceso de trabajo, en los términos que lo disponen las sanas prácticas de control interno.

Al respecto, las Normas de control interno para el Sector Público en el numeral 4.1, sobre las Actividades de control, indican lo siguiente:

“El Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución…”.

La condición descrita respecto a la ausencia de control en el uso de los insumos, podrían tener su origen, de forma similar como se indicó en el apartado anterior, en la ausencia de medidas de control, a nivel de la Unidad de Odontología, que permitan constatar su debido uso, así como la supervisión razonable de parte de los niveles superiores, del Departamento de Servicios Médicos. 1.4 Aspectos a mejorar en cuanto a las relaciones de comunicación y coordinación




Producto de la revisión de correspondencia electrónica, libros de actas de reunión y denuncias interpuestas ante la Administración y la Dirección Jurídica de este Ministerio, documentos puestos a disposición de esta Auditoría Interna tanto por parte del profesional a cargo de la Unidad Odontológica como por parte de la Jefatura del Departamento de Servicios Médicos, se evidenció la existencia de diferencias de criterio entre ellos que están impactando el sistema de control interno y por lo consiguiente afectando la eficiencia y eficacia de las operaciones. Estas diferencias se manifiestan desde el 2013 según consta en el informe sobre clima organizacional de este Departamento realizado por el Centro de Investigación y Formación Hacendaria (CIFH) en julio de ese año, cuyos resultados advierten sobre una serie de condiciones relacionadas con el grado de satisfacción de los funcionarios en su ambiente laboral, que requieren de una atención inmediata. No obstante lo indicado, no se comprobó que este Departamento haya tomado acciones de mejora, para atender las condiciones del clima organizacional, según las recomendaciones incluidas en dicho informe.

Al respecto, las Normas de control interno para el Sector Público en el numeral 2.1, señalan lo siguiente:

“2.1 Ambiente de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer un ambiente de control que se constituya en el fundamento para la operación y el fortalecimiento del SCI, y en consecuencia, para el logro de los objetivos institucionales. A los efectos, debe contemplarse el conjunto de factores organizacionales que propician una actitud positiva y de apoyo al SCI y a una gestión institucional orientada a resultados que permita una rendición de cuentas efectiva…”

La situación expuesta, tiene un efecto en la prestación de los servicios que presta el Departamento de Servicios Médicos y con ello en el cumplimiento de sus objetivos, afectando la optimización de los servicios corporativos y crecimiento de la satisfacción del usuario interno, por parte de la Dirección Administrativa y Financiera. 1.5 Aspectos a mejorar en cuanto a la valoración del riesgo

Referente a este tema, no se encontró evidencia de que el Departamento de Servicios Médicos o el profesional a cargo de la Unidad Odontológica, haya valorado los riesgos asociados a la prestación de este servicio. Durante entrevista realizada el 25 de junio de 2015, a la Licda. Hazel Cornejo Varela, Nutricionista de Servicios Médicos y funcionaria enlace de control interno con la Administración, indicó a esta Auditoría Interna que en ese Departamento no se realiza valoración del riesgo, por lo que tampoco se cuenta con controles claves o con un plan de contingencia, que permita mitigar los efectos de los riesgos existentes en caso de materializarse. De acuerdo con lo establecido en la Ley N°8292, Ley General de Control Interno, en su artículo 14 Valoración del riesgo, son deberes del jerarca y los titulares subordinados:




“a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.// b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.//(…) d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

Por su parte, el Capítulo III de las Normas de Control Interno para el Sector Público respecto a la valoración de riesgos señala lo que se transcribe a continuación:

“El Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias deben definir, implantar verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del Sistema de Control Interno”.

Adicionalmente, mediante Resolución R-CO-64-2005 del 01 de julio de 2005, se emiten las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE, las cuales son de acatamiento obligatorio de conformidad con el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los artículos 3° y 18 de la ley de cita. También se está incumpliendo lo dispuesto a lo interno del Ministerio en las Orientaciones generales para el funcionamiento del Sistema de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda y en la Directriz Nº DMD-002-2006 Directriz sobre orientaciones para la operación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional en el Ministerio de Hacienda, del veintiséis de abril de dos mil seis y recientemente, con la nueva Directriz Nº 0002-2015, del Despacho del Ministro a.i., de Hacienda, en su capítulo III, emitido con fecha 24 de agosto del 2015. La falta de una valoración que permita identificar, analizar y evaluar los posibles riesgos implícitos en la prestación de este tipo de servicios, tiene como consecuencia que no se cuente con medidas para una administración de los riesgos, como quedó demostrado con el desperfecto sufrido en el equipo odontológico en el 2014 que provocó la suspensión temporal de algunos de los servicios y la toma de decisiones que no necesariamente representaban la mejor opción para el debido aprovechamiento de los recursos públicos, como pudo haber sucedido con la decisión de solicitar al profesional en odontología, que organizara e impartiera charlas que no habían sido debidamente planificadas. Asimismo, la materialización de riesgos no identificados, podría acarrear responsabilidades no solo a los profesionales contratados sino también a la Institución como parte de su responsabilidad solidaria e incidir negativamente en el cumplimiento de los objetivos institucionales, la Misión y Visión de la Dirección Administrativa y Financiera y el Plan Estratégico del Departamento de Servicios Médicos.

2. CONCLUSIONES Resultado del estudio se concluye lo siguiente: 2.1. El Departamento de Servicios Médicos no ha establecido de manera formal la oferta de servicios disponibles en la Unidad de Odontología, con lo cual se carece de información que permita determinar si se está dando un adecuado aprovechamiento de los recursos destinados a este servicio, en atención a criterios de recursos asignados, horarios de atención y otros. Ver punto 1.1 de este informe.




2.2. Se determinó que existe una centralización de funciones en el funcionario encargado de la Unidad de Odontología, lo cual es contrario a las Normas de Control Interno para el Sector Público, y se evidencia en el manejo de la agenda de citas, de los registros de la gestión de la Unidad y de los expedientes de pacientes. Ver punto 1.2 de este informe. 2.3. La Unidad de Odontología no cuenta con procedimientos o políticas que regulen la forma de realizar las proyecciones en las que se basan los planes de adquisición de insumos, ni el control del uso de estos, lo cual es contrario a lo señalado en las Normas de control interno para el sector público, por cuanto debilita el cumplimiento de los objetivos del sistema de control interno. Ver punto 1.3 de este informe. 2.4. No se han definido ni realizado acciones de mejora sobre los resultados del Informe sobre el clima organizacional del Departamento de Servicios Médicos, lo cual tiene efecto en el ambiente de control del Departamento. Ver punto 1.4 de este informe. 2.5. El Departamento de Servicios Médicos, no cuenta con una valoración de riesgo que permita identificar, analizar y evaluar los posibles riesgos implícitos en la prestación de sus servicios, entre los que se incluyen los de la Unidad de Odontología, así como establecer un plan de mitigación de estos riesgos, lo cual está en contraposición con lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, las directrices emitidas por la Contraloría General y otra normativa relacionada, emitida a lo interno del Ministerio. Ver punto 1.5 de este informe.

3. RECOMENDACIONES A la Directora Administrativa y Financiera: 3.1. Girar instrucciones, a fin de que se realicen las acciones que permitan establecer formalmente y comunicar a todo el personal del Ministerio, la importante oferta de servicios que se prestan en la Unidad de Odontología del Departamento de Servicios Médicos, tomando en consideración lo señalado en las “Normas de Prestaciones Odontológicas” emitidas por la CCSS. Ver punto 2.1. de este informe 3.2 Girar las instrucciones para que se asegure la separación de funciones incompatibles en el Departamento de Servicios Médicos en especial en la Unidad de Odontología, en cuanto a lo relacionado con el manejo de agenda de citas, control de asistencia de pacientes; información que se debe capturar en cada etapa, apertura, control, y administración de expedientes, centralización de la información de cada paciente, y obtención de información que respalde la gestión, entre otras, de acuerdo con las Normas de control interno para el Sector Público. Ver punto 2.2. de este informe 3.3 Realizar las acciones necesarias para que el Departamento de Servicio Médicos, defina políticas y procedimientos para la elaboración de los planes de adquisición de insumos, así como para llevar un control de su uso, de conformidad con los servicios que se prestan, según los registros históricos. En el marco de lo dispuesto en la Ley General de Control Interno y las Normas de Control Interno para el Sector Público. Ver punto 2.3. de este informe 3.4. Ordenar que se tomen las acciones necesarias en el Departamento de Servicios Médicos, para atender a la brevedad posible los resultados del Informe sobre Clima Organizacional, elaborado por el Centro de Investigación y Formación Hacendaria en julio de 2013, preparando los planes de mejora, que permitan atender con medidas realizables, las acciones que contrarresten las situaciones determinadas, como no positivas para el clima de trabajo en ese Departamento. Ver punto 2.4. de este informe.




3.5. Girar instrucciones al Departamento de Servicios Médicos, para que con la orientación y apoyo técnico de la DIPI (Dirección de Planificación Institucional) se realice la valoración del riesgo relacionada con la prestación de los servicios odontológicos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 8292, Ley General de Control Interno, la Resolución R-CO-64-2005 de la Contraloría General y demás, directrices internas emitidas a lo interno del Ministerio de Hacienda. Ver punto 2.5. de este informe. Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido con copia a la Auditoría Interna. Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome con respecto a las recomendaciones que se plantean. Dejándola informada para la toma de decisiones, se suscribe, Atentamente,

Lic. Luis Fernando Obando Peraza Lic. Guillermo Badilla Martínez

Profesional Auditoría Interna 2

Coordinador de Auditoría Servicios Corporativos

Máster Juan de Dios Araya Navarro

Director General

JDAN/GBM/lop

ce. Estudio N°009-2015




ANEXO Nº 1

DETALLE DEL INVENTARIO GENERAL DE INSUMOS Y EQUIPO DE LA UNIDAD DE ODONTOLOGÍA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS MÉDICOS

AL: 16 DE SETIEMBRE DE 2015.

DESCRIPCIÓN CANTIDAD ESTADO

INSUMOS

Guantes (caja 100 unidades) 2 Buen estado, 1 cerrada, 1 abierta

Servilletas (paquete) 2 Buen estado,1 cerrado + 1 abierto

Barniz de Fluor (caja 35 sobres) 1 Buen estado

Anestesia al 3% (caja 50 unidades) 1 Buen estado

Anestesia al 2% (caja 50 unidades) 1 + 10 carpules Buen estado

Anestesia al 2% (caja 50 unidades) 5 + 35 carpules Vencidas a junio de 2014

Anestesia al 3% (caja 50 unidades) 3 + 40 carpules Vencidas a julio de 2014

Coretas (caja 24 unidades) 1 + 10 unidades Buen estado

Bolsas de esterilización (caja 250 unidades)

29 + 200 unidades Buen estado

Rodillo de algodón (40 unidades) 2 Buen estado, 1 cerrado, 1 abierto

Carruchas de algodón 2 Buen estado, 1 cerrada, 1 abierta

Aplicadores (paquete de 100) 33 Buen estado

Eyectores de saliva (/unidad) 56 Buen estado

Cubre bocas (caja 50 unidades) 2 Buen estado, 1 cerrada + 1 abierta

Mascarilla de papel (caja 50 unidades) 6 Buen estado

Guantes / lavado del instrumental (par) 1 Buen estado

Clorexil (galón) 4 Buen estado, 3 cerrados + 1 en uso

Jabón líquido (galón) 1 Buen estado

Cloro al 3% (galón) 1 Buen estado

Vasos (paquete de 100 unidades) 7 Buen estado, 6 cerrados + 1 abierto

Suero cloruro de sodio (caja 30 unidades) 1 Vencido al 30 de mayo de 2014

Gel de benzocaína (tarrito) 5 Buen estado

Papel articular (caja con 12 turas) 1 + 4 turas Buen estado

Piedra pómez (bolsa) 1 Buen estado

Cuñas de madera (caja) 4 Buen estado

Banda motriz (sobre con 12 ) 39 Buen estado

Cepillos de profilaxis 29 Buen estado

Block de losetas encerado de papel 2 Buen estado

Hojas para resina (caja) 2 Buen estado, incompletas

Guantes (caja 36 unidades) 16 Buen estado

Bolsas 8x24 para tenedor (kilo) 2 Buen estado

Bolsa 6x8 para sándwich (kilo) 2 Buen estado

Cápsulas de amalgama de una dosis 99 Buen estado

Óxido de Zinc (par de 2 onzas) 3 Buen estado

Óxido de Zinc (par de 226 gramos) 2 Buen estado

Eugenol (frasco) 6 Buen estado

Hidróxido de calcio (caja) 6 Buen estado

Pasta Profiláctica (caja) 1 Buen estado, casi vacía

Aceite de lubricación marca Kavo (tarro) 1 Buen estado

Jeringa de sellante 3m (/unidad) 3 Buen estado, 2 cerradas, 1 abierta

Jeringas de ácido fosfórico (2.5 ml) 4 Buen estado

Kit de discos pulido 3m (240 unidades) 1 Buen estado





Kit de discos de pulido tsv (120 unidades) 1 Buen estado

Hilo retractor (caja) 2 Buen estado

Gasa (paquete) 1 Buen estado

Aplicador de adhesivo (caja 100 unidades)

4 Buen estado, 3 cerradas + 1 abierta

Jeringa de resina fluida efecto blue 1 Buen estado

Agujas cortas (caja 100 unidades) 4 Buen estado, 3 cerradas + 1 abierta

Caja de agujas largas (100 unidades) 4 Buen estado, 3 cerradas + 1 abierta

Desinfectante en spray marca clorox (tarro)

1 Buen estado

Adhesivo dental (frasco) 1 En uso

Revelador de placa (frasco) 1 En uso

Caja plástica para almacenar insumos (contiene un mandril de disco de pulido copas de hule para profilaxis banda mili, aplicadores, agujas, dosis de amalgama)

1 En uso

Lijas de amalgama Varias unidades sueltas Buen estado

Vaselina (frasco) 1 Buen estado

Sulfato (frasco) 1 Buen estado

Kit de jeringas de resina posterior con 3 1 Buen estado

Sellante transparente 1 Buen estado

Sellante banco 1 Buen estado

Jeringas de resina fluida diferentes tonos 3 Buen estado

Jeringas de barniz de fluor 3 Buen estado

Resina en pasta (tubo) 1 Buen estado

Hilo dental (caja) 1 Buen estado

Gabachas desechables con mangas 4 Buen estado

Baberos (bolsa 100 unidades) 4 Buen estado, 3 cerradas + 1 abierta

EQUIPO

Piezas de Alta 2 En desuso

Unidad Dental 1 Buen estado

Banqueta de doctor 1 Buen estado Banqueta de asistente 1 Buen estado Amalgamador 1 Buen estado Lámpara de foto curado 1 Buen estado Ultrasonido piezo eléctrico 1 Buen estado Piezas de mano alta velocidad 4 Buen estado Piezas de mano de baja velocidad 2 Buen estado Contra ángulo recto observación 2 Buen estado Posicionador para rayos x anterior 2 Buen estado

Posicionador para rayos x posterior 2 Buen estado

Jeringas para anestesia con arpón 13 Buen estado

Jjeringas para anestesia sin arpón 3 Buen estado

Tijera de sutura 1 Buen estado

Bruñidor de huevo 7 Buen estado

Bruñidor de huevo bolita 11 Buen estado

Espátulas “IPP” 7 6 Buen estado, 1 quebrada

Cucharetas 16 14 Buen estado, 2 quebradas

Empacador de hilo retractor 1 Buen estado

Puntas three way 5 Buen estado

Empacador de amalgama 2 1 Buen estado, 1 quebrado

Juegos de amalgama (contiene porta amalgama, 2 empacadores, 2 gruñidores)

2 Buen estado

Empacador de resina 1 Buen estado

Dicalito 1 Buen estado

Porta matriz 5 Buen estado





Terminales de sutor 2 Buen estado

Pkt 1 Buen estado

Espejos sueltos 14 Buen estado

Espejo y pinzas (juego) 4 Buen estado

Juego básico (espejo, pinza y explorador) 7 Buen estado

Raspador anterior 1 Buen estado

Espátulas metálicas 5 Buen estado

Puntas de cabitron 3 Buen estado

Instrumentos para cabitron 3 Buen estado

Pinzas mosquito 1 Buen estado

Pinza “Adson” sin dientes 1 Buen estado

Explorador 3 Quebrados

Pinzas de algodón 18 Buen estado

Perforadora de dique 1 Buen estado

Porta clamp 1 Buen estado

Juego de clamps (9 unidades) 1 Buen estado

Marco para dique plástico 1 Buen estado

Espejos N°4 11 Sin mango

Espejos N°5 19 Sin mango

Mango de espejo corto 23 Buen estado

Mangos de espejo corto 8 Buen estado

Mango para espejo variado 29 Buen estado

Pinzas 4 Buen estado

Espejos 2 Buen estado

Espejos 37 En desuso, sin mango

Bandejas de acero inoxidable 4 Buen estado

Pico loro 3 Buen estado

Superior posterior universal 1 Buen estado

Superior posterior derecho 3 Buen estado

Anterior superior 3 Buen estado

Anterior inferior 4 Buen estado

Superior premolar 3 Buen estado

Bayoneta 1 Buen estado

Interior premolar 1 Buen estado

Inferior molar 2 Buen estado

Superior posterior izquierdo 1 Buen estado

Elevador de bandera 5 Buen estado

Elevador recto 3 Buen estado

ÚLTIMA LINEA

Fuente: Elaboración propia




ANEXO Nº 2

SOBRE COMENTARIOS DE LOS FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN LA COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

COMENTARIO VALORACION

1) En relación con la centralización de funciones del profesional a cargo de la Unidad de Odontología, la Directora Administrativa y Financiera, Licda. Dina Víquez Esquivel manifestó que la asignación y registro de citas es una tarea que debe ser realizada por los funcionarios administrativos del Departamento de Servicios Médicos.

Sobre el particular el Director General de Auditoría Interna, Máster Juan de Dios Araya, recalcó la necesidad de establecer controles y separar las funciones incompatibles en el Departamento de Servicios Médicos teniendo en cuenta lo relacionado con la Unidad Odontológica.

2) En cuanto a la utilización de un expediente adicional por cada paciente realizado por la Unidad Odontológica, la Directora Administrativa expresó que esta condición no debe darse y que su idea es que se utilice un solo expediente, preferiblemente electrónico, que facilite su acceso en todo momento y lugar a los profesionales en medicina.

Se aclaró tanto a la Dirección como la Jefatura del Dpto. de Servicios Médicos, la existencia de normativa específicamente establecida por la CCSS para el manejo de este documento y la importancia desde el punto de vista de control interno de asegurar la calidad e integridad de la historia clínica de cada paciente.

3) Sobre la compra y uso de insumos, el Jefe del Departamento de Servicios Médicos indicó que siempre ha insistido en que la compra de materiales se realice en la misma medida que estos se van utilizando, esto en razón de mantener el mínimo de inventario posible, tal que permita darle continuidad al servicio, pero sin la posibilidad de pérdida o desperdicio.

Al respecto se advirtió a la DAF la forma en que se ha venido realizando la estimación de las necesidades y la urgencia de sustituir la subjetividad de este proceso por un conjunto de políticas y procedimientos formales basados en estadísticas de atención y registros históricos, que permitan obtener una mejor estimación de las cantidades de insumos.

4) Sobre la valoración del riesgo, la Ingeniera Industrial, Silvia Flores Contreras, funcionaria de la Oficina de Apoyo y Seguimiento de la DAF, señaló que durante el 2015 se realizó una valoración del riesgo en todas las dependencias de la Dirección Administrativa y Financiera, pero no podía asegurar que en el caso del Dpto. de Servicios Médicos, la Unidad de Odontología haya valorado los riesgos propios de la prestación de sus servicios, al respecto la Licda. Víquez Esquivel, le solicitó a la profesional proceder a revisar la valoración y en caso de que se cuente con una específica para esa Unidad, la haga llegar a la Auditoría Interna.

En relación a este aspecto, se acordó que en caso de que esa valoración se encuentre finalizada la remita a esta Auditoría para los efectos que correspondan.


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