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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: GUIA CODIGO: GJ-GS-04

NOMBRE: TRAMITE INTERNO DE DERECHO DE PETICION VERSION: 5

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Y MISIONES DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR Página 1 de 19

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Fecha de Vigencia: 24/07/2018

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSION NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción de la guía

2

• Actualización Base Legal, se incluye la Ley 1712 de 2014, Resolución No. 7388 de 30 de octubre de 2014, Resolución No. 7988 de 26 de noviembre de 2014.

• Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se adicionan las secciones: “Recepción de Peticiones”, “Información Clasificada” y “Recurso de Insistencia”. y Se actualizan las secciones, “Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas”, “Términos para responder las peticiones”, “Información y documentos con reserva legal”, “Rechazo de la petición”, “Recursos ante la Administración” y “Recursos por rechazo de la petición”.

3

• Actualización base legal: Se incluye Resolución No. 867 de 2016 “Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que Ia desarrollan.” la cual derogó las Resolución No. 7388 de 30 de octubre de 2014 “Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que la desarrollan” y la Resolución No. 7988 de 26 de noviembre de 2014 “Por medio del cual se modifica la Resolución No. 7388 de 30 de Octubre de 2014”, Circular No. C-DSG-OAJI-17-000028 del 18 de mayo de 2017.

• Se incluye el numeral 7. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:

• Se incluye en el desarrollo del documento: “Seguimiento por la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores de los derechos de petición”

4

• Se actualiza “BASE LEGAL” incluyendo la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por medio de la

cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto

Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”

• Se incluye en “DOCUMENTOS ASOCIADOS” la Política de Tratamiento de la Información

adoptada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

• Se adiciona en “CONTENIDO MINIMO DE LAS RESPUESTAS A LAS PETICIONES, lo referente a la Ley Estatutaria 1581 de 2012

5

• Se incluye la Resolución No. 4751 de 12 de junio de 2018 “Por medio de la cual se adopta la

política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio para el año 2018”.

• Se elimina la Resolución 5360 del 10 de septiembre de 2012, por haber sido derogada por

el artículo 14 de la Resolución 3580 de 2018.






CONTROL DE REVISIONES

ELABORÓ CARGO FECHA

LILIANA CONSTANZA TRIANA Asesor 19/07/2018

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LAURA LILIANA OLAYA SUAREZ Secretaria ejecutiva 24/07/2018

REVISÓ CARGO FECHA

CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA Jefe de Oficina Asesora

Jurídica Interna 24/07/2018

APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA

LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y desarrollo

organizacional 24/07/2018

1. Se actualiza los Sistemas de Información y Otros Medios Electrónicos: incluyendo Office 365 Sistemas Integrados de Gestión / Sistema Maestro






2. OBJETIVO

Dar a conocer de una manera sencilla y útil a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, el procedimiento interno para la recepción y trámite de los derechos de petición. Lo anterior, se realiza con el fin de evitar interrupciones, errores y retrasos en los procesos que la institución está obligada a cumplir.

3. ALCANCE

Esta Guía aplica para el Ministerio de Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y para las Misiones de la República de Colombia en el exterior.

4. BASE LEGAL

• Constitución Política, artículos 23 y 74

• Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

• Ley 734 de 2002, el numeral 19 del artículo 34.

• Ley 190 de 1995, artículo 55.

• Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”.

• Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

• Decreto 869 de 2016, “Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.

• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”1

• Resolución 2278 de 2013,” Por la cual se reglamenta el trámite interno para la atención de peticiones quejas y reclamos, presentados ante el ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”.

• Resolución No. 867 de 2016 “Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que Ia desarrollan.

• Circular No. C-DSG-OAJI-17-000028 del 18 de mayo de 2017.

• Resolución No. 4751 de 12 de junio de 2018 “Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para el año 2018”.

1 Recopiló y modificó lo dispuesto por el Decreto Nacional 1377 de 2013.






5. DEFINICIONES

DERECHO DE PETICIÓN: El derecho de petición a que se refiere la Resolución 2278 de 2013 comprende todas aquellas peticiones respetuosas, presentadas por toda persona, natural o jurídica, en forma verbal, escrita, por correo electrónico o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos, de interés particular, colectivo o general, siempre y cuando su objeto no se encuentre dentro de los asuntos restringidos por la ley o por la Constitución.

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• SC-PT-27 Atención a Quejas y Reclamos y Sugerencias

• Política de Tratamiento de Información del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

7. REGISTROS

• GJ-FO-08 Salida de documentos

• GJ-FO-09 Entrega de correspondencia

• Memorando (Cuando aplique)

• Oficio (Cuando aplique)

• Correo (Cuando aplique)

8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS:

Office 365 Sistemas Integrados de Gestión / Sistema Maestro

9. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

Procedencia del Derecho de Petición El origen de las actuaciones administrativas se encuentra fundamentado en el ejercicio del derecho de petición, el cual puede ejercer toda persona, en interés general o particular; o por quienes obren en cumplimiento de una obligación o deber legal o por las autoridades oficiosamente. No se requerirá invocar el derecho de petición para entender que todas las solicitudes que se enmarquen dentro de un trámite administrativo especial deben ser entendidas y tramitadas como derecho de petición. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio a través de sus dependencias, atenderá y resolverá los siguientes asuntos:

• En general, las peticiones respetuosas que toda persona tiene derecho a presentar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 23 de la Constitución Política y los articulo 13 a 33 Código de Procedimiento






Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en relación con cuestiones que por su naturaleza legalmente le competen.

• Las peticiones de documentos, en los términos del artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, salvo lo que se encuentre bajo reserva o confidencialidad.

• Las peticiones de información, que se presenten en relación con las actuaciones de esta entidad, salvo lo que se encuentre bajo reserva.

Medios de presentación. Las solicitudes que se presenten ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio en ejercicio del derecho de petición, podrán formularse verbalmente, por escrito, por correo electrónico o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos que le permita a la entidad su conocimiento, siempre y cuando se mantenga evidencia No obstante, lo anterior, la oficina encargada para la atención al ciudadano podrá recepcionar las peticiones escritas que se reciban por medios electrónicos y las verbales realizadas a través de las líneas telefónicas gratuitas que para el efecto disponga el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, dándoles para ello el trámite señalado en la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cada Misión Diplomática y Oficina Consular de la República de Colombia en el exterior, recepcionará las peticiones que se radiquen por escrito en el exterior, siguiéndose para ello, el procedimiento interno para el trámite de las mismas dispuesto para tal fin en la Resolución 2278 de 2013 y la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sin perjuicio de preferirse el uso de los medios electrónicos que estén a disposición de la entidad, con el fin de gestionar el trámite interno de las mismas. Contenido mínimo de las peticiones. De conformidad con lo establecido por el artículo 16 de la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, todas las peticiones, incluidas las escritas, verbales y las formuladas por medios electrónicos, deberán contener, por lo menos los siguientes requisitos:

a) La designación de la autoridad a la que se dirige. b) Los nombres y apellidos completos del peticionario y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con

indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax y el correo electrónico. Si el peticionario es una persona jurídica de naturaleza privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica.

c) El objeto de la petición d) Las razones en las que fundamenta su petición.






e) La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite.

f) La firma del peticionario cuando fuere el caso.

El funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio que sea competente para dar respuesta a la petición tiene la obligación de examinar integralmente la petición, y en ningún caso la rechazará por estimarla incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente y que no sean necesarios para resolverla.

Clasificación de las peticiones. Según su contenido y objeto, y en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las peticiones se pueden clasificar de la siguiente manera:

a) Peticiones en interés particular. Son aquellas que las personas naturales o jurídicas formulan al Ministerio

de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, en interés propio o particular, es decir, con invocación de un derecho subjetivo consagrado en una norma positiva de derecho.

b) Peticiones en interés general. Son aquellas formuladas por una persona natural o jurídica, con el fin de que le sea prestado un bien o servicio que corresponda a las funciones de la entidad y de sus necesidades comunes. Se fundamentan en la necesidad de protección del bien común y en el interés general.

c) Peticiones de documentos. Son aquellas que buscan recibir de la administración, copia o certificación de

uno o más documentos que se encuentren en su poder o custodia.

d) Peticiones de información. Son aquellas que buscan que la administración le suministre información sobre documentos, o asuntos que sean de su conocimiento.

e) Peticiones de consulta. Son aquellas que persiguen que la administración produzca un concepto o una interpretación, sobre aquellas situaciones que tengan relación con las funciones que desempeña o con situaciones de su competencia.

f) Peticiones de certificación. Son aquellas que buscan la expedición de actos administrativos por medio de los cuales el jefe o director de la dependencia respectiva, da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio. Corresponderá al Jefe de cada dependencia expedir las certificaciones de conformidad con su competencia, y en virtud de las funciones que le hayan sido asignadas.

g) Peticiones presentadas por entes de control. Son aquellas elevadas por un ente de control eleva una petición ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

h) Recursos. Son aquellas figuras jurídicas mediante las cuales las personas interesadas controvierten las decisiones de la administración con el fin de que esta las aclare, modifique o revoque. Se entiende como






aquel control jurídico frente a las actuaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, cuando se considere que con estas el Estado ha transgredido el orden jurídico vigente.

Horario de atención al público. La jornada laboral para los servidores públicos que prestan sus servicios en las instalaciones de la cancillería es de lunes a viernes:

• Sede principal o Mañana 8:00 a 12:30pm o Tarde: 1:30pm a 5:30pm

• Visas, Inmigración 7:30am a 4:00pm

• Pasaportes 7:30 am a 4:00pm

• Legalización y Apostilla 8:00 am a 4:30 pm

• Las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República de Colombia en el exterior, podrán establecer el horario de atención al público de acuerdo con la localidad en la que se encuentren, el cual en ningún caso podrá ser inferior a seis (6) horas diarias, y se regirán además por la hora local del mismo.

Sin perjuicio de los horarios establecidos, las peticiones de los usuarios de los servicios que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, y que se encuentren a la hora de cierre de atención al público dentro de las instalaciones de las sedes de aquel o en las Misiones Diplomáticas u Oficinas Consulares de la República de Colombia en el exterior, deberán ser recepcionadas en su totalidad. El horario de atención para la recepción de peticiones a través de los canales electrónicos y las de carácter verbal por medio de las líneas telefónicas gratuitas que el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio dispongan para tal fin, será de jornada continua sin interrupciones, y de ser posible se resolverán de forma inmediata y de la misma forma en que fueron hechas, de lo contrario deberá seguirse el procedimiento contemplado para la recepción de peticiones verbales de que trata la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. El horario de atención para la recepción de peticiones a través del correo electrónico institucional será de jornada continua y sin interrupciones. Recepción de Peticiones La central de Correspondencia y/o los Centros de Gestión de Correspondencia deben recibir peticiones, registrar información general del emisor de la solicitud en el Sistema de Correspondencia Oficial, SICOF, radicarlas y direccionarlas con prioridad a la dependencia competente a través de SICOF, así como el documento físico. La dependencia competente para resolver la petición debe atenderla dentro del término legal, elaborándola y tramitándola con los soportes correspondientes en el SICOF.






Información mínima para el ingreso al sistema. Los funcionarios que reciban las solicitudes en correspondencia o por cualquier otro medio, deberán ingresarlas al sistema establecido para el efecto, con la siguiente información:

a) Indicación de que se trata de un derecho de petición. b) Fecha y hora de recibo de la petición. c) Número de radicación. d) Nombre completo del peticionario, documento de identidad, dirección de su residencia o dirección de

correo electrónico. e) Descripción del carácter del derecho de petición (de interés general, particular, de documentos o consulta,

entre otros). f) Número de folios anexos. g) Dependencia a la cual se enviará de acuerdo con la competencia. h) Observaciones, si son necesarias.

Peticiones verbales. Las peticiones verbales se atenderán en el horario laboral de la entidad, y se formularán directamente ante el funcionario competente. La respuesta a la petición verbal se comunicará al interesado, de ser posible de manera inmediata y de la misma forma en que fue hecha, esto es, verbalmente. Si no fuere posible resolver la petición inmediatamente, se levantará un acta de registro de peticiones en que conste la misma, dejando constancia de la fecha, objeto de la petición, nombre y número de identificación del peticionario, así como su dirección de notificaciones o correo electrónico y número telefónico y se le dará el trámite dispuesto para las peticiones escritas. De igual manera se procederá en aquellos casos en que por su naturaleza y complejidad, el funcionario exija la presentación de la solicitud por escrito. Si quien presenta la petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá. Peticiones escritas. Las peticiones escritas en medios físicos serán recepcionadas en las instalaciones del Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia o en los demás Centros de Gestión de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio dentro del horario de atención al público. El funcionario encargado de la recepción de las mismas indicará la fecha en que se presenta, el número de radicación y demás elementos de identificación que se requieran para realizar el control y seguimiento de esta. Tratándose de peticiones escritas realizadas por medios electrónicos, estas serán recepcionadas por la oficina encargada para la atención al ciudadano, la cual enviará un mensaje electrónico al peticionario acusando el recibo de la misma, e indicando la fecha de recepción y el número de radicado asignado. Cuando fallen los medios electrónicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el peticionario podrá insistir en su envío dentro de






los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio. Cuando más de diez (10) personas formulen peticiones análogas, de información, de interés general o de consulta, la Administración podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, la podrá en su página web y entregará copias de los mismos a quien lo soliciten. Peticiones incompletas. Si al verificar el cumplimiento de los requisitos, la dependencia competente para recepcionar las peticiones encuentra que no se acompaña la información y documentos necesarios para resolver de fondo la petición, indicará al peticionario los que hacen falta para que proceda a completar la información o documentos requeridos. Si el peticionario insiste o si la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se radicará la petición, dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas, la cual se anexará a la misma. Una vez recibida la petición en la dependencia competente, el servidor del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio encargado la revisará con el fin de constatar que reúne los requisitos formales establecidos en la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o los que sean necesarios para resolver de fondo. Si observa que falta alguno de ellos, o que la información o los documentos suministrados no son suficientes para decidir, pero la actuación puede continuar sin oponerse a la ley, se requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. Comenzará a correr el término para resolver la petición a partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos. No se exigirán al peticionario documentos, copias o fotocopias que reposen en las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores o en su Fondo Rotatorio. Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas En la circunstancia que no se comprenda la finalidad u objeto de la petición ésta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. Si el peticionario no la corrigiese, o aclarase, se archivará la petición. Las peticiones reiterativas que ya hayan sido resueltas por la entidad, aquella podrá remitir la anterior repuesta, a excepción que se trate de derechos imprescriptibles, o que las anteriores peticiones se hubieran negado por falta de acreditar suministro, siempre que la nueva petición se subsane. Desistimiento. El desistimiento podrá ser de carácter expreso o tácito. Desistimiento expreso.






El desistimiento será expreso cuando de forma voluntaria, el interesado desista o renuncie en cualquier momento a sus peticiones. Desistimiento tácito. El desistimiento será tácito si el interesado no presenta los documentos, informaciones o trámites que se le hayan requerido para adoptar una decisión de fondo, en el término de un (1) mes, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual. Vencido el término establecido para el desistimiento tácito, el funcionario competente decretará el desistimiento y el archivo de la petición, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente o por correo electrónico según el caso, y contra el cual únicamente procederá el recurso de reposición, sin perjuicio que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada por el peticionario con el lleno de los requisitos legales. Contenido mínimo de las respuestas a las peticiones. Todas las respuestas dadas a las peticiones por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberán ser resueltas dentro de un plazo razonable, el cual debe ser el más corto posible, de fondo, clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado; y serán notificadas al interesado, de conformidad con las disposiciones normativas que las regulen. Todas las respuestas que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio den a las peticiones, y que estas se encuentren en forma de mensaje de datos, gozarán de plena eficacia, validez y fuerza obligatoria y probatoria, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 10º de la Ley 527 de 1999. Todas las respuestas que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio den a las peticiones deberán estar ajustadas conforme las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus normas y decretos reglamentarios, por medio de los cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales De igual forma las actuaciones desplegadas a partir de la atención de derechos de petición deberán estar acorde con las directrices contenidas en la Política de Tratamiento de Información adoptada por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Competencia para atender las peticiones. Son responsables para atender las peticiones elevadas ante la entidad los servidores públicos y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la petición presentada, de conformidad con lo estipulado por el Decreto 869 de 2016 y demás disposiciones legales y reglamentarias que sean pertinentes. Si la petición es radicada en el Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia, en los Centro de Gestión de Correspondencia o en la oficina encargada de atención al ciudadano, estos tendrán la responsabilidad de verificar la competencia de la entidad en el asunto y en caso de considerarse incompetentes, dentro del término de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción inicial del escrito, remitirán la petición junto con sus anexos a






la entidad competente e informarán de dicho trámite al peticionario dentro del mismo término, enviándole copia del oficio remisorio. Si quien presenta la petición la dirige a una dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio no competente para resolverla, ésta la recibirá y procederá a remitirla inmediatamente a la competente para el efecto, esto, con el fin de ejercer el seguimiento y control de la misma en la base de datos de la entidad. Lo anterior, sin perjuicio del seguimiento que para el efecto realice la oficina de atención al ciudadano. Seguimiento por la Secretaría General del Ministerio de Relaciones Exteriores de los derechos de petición. 1. Una vez recibido un derecho de petición, siempre y cuando no se trate de temas que versen sobre trámites y servicios propios de la dependencia, se informará al correo electrónico [email protected], a través del cuadro designado por la Secretaría General. Proferida la respuesta correspondiente al peticionario, se remitirá copia de la misma al correo citado. Cuando se solicite prórroga para dar la respuesta, se le dará a conocer a esta Secretaría tal solicitud realizada al peticionario, al correo indicado. 2. Los derechos de petición que se reciban a través del Centro Integral de Atención al Ciudadano -CIAC, deberán ser copiados al correo electrónico [email protected], informando la dependencia a la cual fueron remitidos y la fecha de vencimiento, una vez emitida la respuesta por el área encargada, ésta última remitirá copia al correo electrónico aquí indicado. El CIAC evaluará las solicitudes de información y trámites que no requieran ser remitidas a la Secretaría General, y tendrá a su cargo realizar el seguimiento a los mismos. 3. Cuando una dependencia, reciba un derecho de petición que sea competencia de otra área, deberá remitirlo al competente dentro del término y copiarle al correo electrónico [email protected]. 4. Si el derecho de petición hace referencia a un trámite propio de la Dirección de Asuntos Migratorios Consulares y Servicio al Ciudadano, deberá remitirse a través del CIAC, para lo cual cada área debe ingresar al sitio: http://pqrs.cancilleria.gov.co/SolicitudPQRSF.aspx, y se continuará con el procedimiento indicado en el numeral segundo. 5. Los derechos de petición presentados por los Congresistas se coordinarán desde esta Secretaria. Términos para responder las peticiones. Teniendo en cuenta la clase de peticiones, estas deberán ser resueltas dentro de los siguientes plazos, los cuales se entenderán hábiles y se contarán a partir del día hábil siguiente a la fecha de su radicación o recepción en el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio:

a) Atención Prioritaria: Las autoridades darán atención prioritaria a aquellas peticiones de reconocimiento de

un derecho fundamental para evitar así el acaecimiento de un perjuicio irremediable al peticionario, quién deberá probar la titularidad del derecho y el riesgo del perjuicio invocado.






Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, la autoridad adoptara de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar el peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición.

b) Salvo norma en contrario, las peticiones en interés general o particular: Quince (15) días hábiles. c) Peticiones de documentos y de información: Diez (10) días hábiles. Si en ese lapso no se ha dado

respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

d) Peticiones de certificación: Quince (15) días hábiles. e) Consultas: Las peticiones mediante las cuales se eleva consulta deberán resolverse dentro de los (30)

días hábiles siguientes... f) Consultas: Las peticiones mediante las cuales se eleva consulta a las autoridades en relación con sus

competencias deberán resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. g) Las peticiones de información personal del titular o sus causahabientes, que repose en un banco de datos

del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberán tramitarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción. Cuando no fuere posible atender la petición dentro del término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Esto según lo previsto por el artículo 14 de la Ley 1581de 2012.

h) Los reclamos relativos a lograr la corrección o actualización de información que repose en los bancos de datos que opere el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deberán tramitarse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción, Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos del retraso y señalando la fecha en que se atenderá la petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Esto, según lo preceptuado por el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

i) Las peticiones de información que se reciban por parte de los Congresistas de la República de Colombia, deberán tramitarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5º de 1992.

j) Las peticiones de información realizadas por los periodistas tendrán atención prioritaria y un término de cinco (5) días.

k) Las peticiones de información que se reciban de la Defensoría del Pueblo, deberán tramitarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, sin que sea posible oponer reserva alguna, salvo los casos que la Constitución lo disponga, según lo previsto por el artículo 15 de la Ley 24 de 1992.

l) En las peticiones que se presenten en el curso de la ejecución de un contrato, si el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio no se pronuncia dentro del término de tres (3) meses siguientes, se entenderá que la decisión es favorable a las pretensiones del solicitante en virtud del silencio administrativo positivo, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda atribuirse al funcionario competente para dar respuesta a la petición, según lo contemplado por el numeral 16 parágrafo 2º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

m) Las peticiones provenientes de otras autoridades deberán resolverse en un término no mayor a diez (10) días hábiles.

n) En las peticiones provenientes de entes de control, estos podrán conceder un término específico para responder, menor o mayor al establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, caso en el cual, dicho término se convierte en obligatorio para el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio.






o) Las demás peticiones que tengan previsto un procedimiento especial en la ley, reglamento o disposiciones internas, se regirán por los términos allí señalados.

Cuando no fuera posible contestar al interesado dentro de los términos señalados en los numerales anteriores, se le enviará inmediatamente comunicación en tal sentido, señalando la causa y la fecha en que se contestará su petición, que no podrá exceder el doble del término inicialmente previsto. En caso de que para atender la solicitud deba recurrirse al archivo histórico o a la documentación dada de baja conforme a la legislación archivística vigente, este hecho se le dará a conocer al interesado indicando el término prudencial que se estima necesario para acceder a la información, consultarla y proveerla. La dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, a la cual una autoridad en el ejercicio de sus funciones solicite copia o acceso a documentos de carácter reservado, debe solicitar acreditación a lugar, a efecto de custodiar la información a su cargo, de conformidad a la reserva que esta implica. Atención prioritaria a peticiones con el fin de evitar un perjuicio irremediable. El Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio darán atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo de perjuicio invocados. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, se deberán adoptar de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. Atención prioritaria a peticiones por parte de niños, niñas y adolescentes. Los niños, niñas y adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejas y reclamos en asuntos que se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su protección especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobre cualquier otra. Atención prioritaria especial a infantes, mujeres gestantes, personas en situación de discapacidad y adultos mayores. Todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, para efectos de sus actividades de atención al público, deberán dar atención preferencial a infantes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes y adultos mayores.






Comunicación a terceros. Cuando en una actuación administrativa de contenido particular y concreto que se inicie a partir de un derecho de petición, el funcionario competente para darle respuesta advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisión, les comunicará la existencia de la actuación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la petición, indicando el objeto de la misma y el nombre del peticionario, para que puedan constituirse en parte y hacer valer sus derechos. De estas actuaciones se pondrá en conocimiento al peticionario. La comunicación a que alude la referencia anterior se remitirá a la dirección o correo electrónico que se conozca si no hay otro medio más eficaz. De no ser posible dicha comunicación o cuando se trate de terceros indeterminados, la información se divulgará a través de un medio masivo de comunicación nacional o local, según el caso, o a través de cualquier otro mecanismo eficaz, habida cuenta de las condiciones de los posibles interesados. De tales actuaciones se dejará constancia escrita. Si una vez cumplido lo anterior, el tercero citado no se hace presente, se terminará el trámite sin su participación. Suspensión o interrupción del término para resolver. Los términos para responder un derecho de petición se suspenderán o interrumpirán en los siguientes casos:

a) Cuando se encuentre en trámite un impedimento o recusación, el cual se resolverá de acuerdo con el

procedimiento establecido en el artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

b) Cuando se solicite al interesado documentos e información adicionales, hasta que éste aporte lo

solicitado. c) Mientras se resuelve el conflicto de competencia administrativa de acuerdo con el procedimiento

establecido en el artículo 39 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

d) Durante el término fijado para la práctica de pruebas, si se llegaren a decretar, en los eventos previstos

en los artículos 40 y 79 de la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. e) En caso de fuerza mayor o caso fortuito, circunstancias respecto de las cuales se dejará la respectiva

constancia.

Impedimentos y recusaciones. Los responsables para decidir peticiones deberán declararse impedidos o podrán ser recusados con fundamento en las causales previstas en el artículo 11 de la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y su trámite se efectuará conforme al artículo 12 de la misma Ley.






Información y documentos con reserva legal. Tendrán carácter de reservados la información y los documentos definidos como tales por la Constitución Política, la ley como lo son la Ley 1712 de 2014 y el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos Administrativo en donde se señala especialmente los siguientes:

a) Los relacionados con defensa y seguridad Nacionales b) La seguridad pública. c) Las relaciones internacionales. d) Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas. e) Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la

historia laboral y los expedientes pensionales y demás registros de personal que obren en los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información.

f) Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación, documentos que estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.

g) Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

h) La prevención, investigación y persecución de delitos y las faltas disciplinarias, mientras no se haga efectiva la medida de aseguramiento, o se formule pliego de cargos según el caso.

i) El debido proceso y la igualdad de las partes en procesos judiciales. j) La administración efectiva de justicia. k) Los derechos de la infancia y adolescencia l) La estabilidad macroeconómica y financiera del país. m) La salud pública. n) Se exceptúan también los documentos que contenga las opiniones o puntos de vista que formen el

proceso deliberativo de los servidores públicos. o) Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas de

servicios públicos. p) Los amparados por el secreto profesional q) Los datos genéticos humanos r) Los que pertenezcan al archivo general del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio,

excepto los que, por su naturaleza, deban publicarse. Sólo podrán acceder a esos documentos, los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, previo permiso escrito del Ministro, los Viceministros o el Secretario General, teniendo en cuenta la materia consultada y el objeto de la consulta.

s) Los conceptos de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, así como los informes relacionados con temas de Soberanía Territorial y Desarrollo Fronterizo. Sólo podrá accederse a esos documentos con permiso previo del Ministro, Viceministros o del Secretario General, sin embargo, el Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio podrá darle publicidad a aquellos conceptos que por su interés general puedan servir para formar un cuerpo de doctrina del Ministerio sobre temas jurídicos.






Ninguna dependencia del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio puede negarse a indicar si un documento obra o no en su poder, pues la reserva legal sólo aplica respecto del contenido del mismo mas no sobre su existencia. Las reservas no serán oponibles a las autoridades judiciales, legislativas y/o administrativas que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones, a las que se les podrá entregar copias de los documentos reservados, correspondiéndoles a dichas autoridades asegurar la reserva de los mismos conforme el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Información Clasificada Se considera como información clasificada aquella información que versa sobre el amito propio, particular, privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado de acceso siempre que haya circunstancias legitimas que justifiquen la limitación al acceso a la información de conformidad al artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, el cual establece como circunstancias en las cuales es posible limitar el acceso a la información las siguientes:

a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de

servidor público, en concordancia con lo estipulado. b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o a la seguridad; c) Los secretos comerciales, industriales y comerciales, así como los estipulados

Las excepciones por concepto de confidencialidad tienen una duración limitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de su dato personal o privado cuando esta fue entregada como parte de que la información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable. Peticiones de información análogas. Cuando más de diez (10) personas formulen peticiones de información análogas, podrá darse una única respuesta la cual será publicada en un diario de amplia circulación, la publicará en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y entregará copias de la misma a quienes la soliciten. Del estudio de los documentos. El estudio de documentos será autorizado por el jefe de la respectiva dependencia o por el funcionario que éste delegue para tal efecto y se efectuará en horas de atención al público y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina. Siempre y cuando no exista reserva legal sobre los mismos. Personas que tramitan las peticiones de copias y exámenes de documentos. Las peticiones de copias y los estudios de documentos podrán presentarse y tramitarse directamente por los interesados o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado.






Valor de las copias de los documentos solicitados en las peticiones. La solicitud de copias y fotocopias de documentos que reposan en la entidad, deberá ser autorizada por el Jefe o Director de la dependencia o por el funcionario a quien éste delegue dicha facultad. Esta deberá ser resuelta en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, siempre que tales documentos no estén cobijados por la reserva legal. Según lo dispuesto por la Resolución 3610 del 12 de junio o de 2015 “Por el cual se fija el valor de la expedición de copias de documentos oficiales en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”, Las copias o fotocopias solicitadas serán expedidas a costa del peticionario, quien deberá consignar un valor de $160 por cada hoja de la copia y su pago se hará previamente en la cuenta No. 0060703019 del Banco Citibank, y se llevará el recibo de consignación a la Tesorería del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, valor que se reajustará cada año conforme a lo previsto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995 y demás disposiciones que la reformen. Rechazo de la petición. Habrá lugar a rechazar la petición, cuando la petición se refiera a los casos sometidos a la reserva legal. Cuando la dependencia competente para resolver la petición, niegue la información o documentos en razón a la reserva legal o confidencialidad de los mismos, deberá dar respuesta motivada al peticionario, señalándose dentro del contenido los siguientes puntos: a) El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legítimo de la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la calificación, b). La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada; c). El tiempo por el que se extiende la clasificación o reserva, contado a partir de la fecha de generación de la información; y, d)) La determinación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de la información pública y la relación de las razones y las pruebas, en caso de que existan, que acrediten la amenaza del daño. Cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio niegue peticiones de información o de documentos, esas decisiones deberán notificarse a la Procuraduría Auxiliar para Asuntos Constitucionales de la Procuraduría General de la Nación, tal como lo ordena el parágrafo del artículo 8º del Decreto-Ley 262 de 2000. Recurso de Insistencia Una vez negado el suministro de información alegando la reserva o confidencial de la información, el solicitante podrá interponer recurso de insistencia ante el Tribunal Administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentra los documentos, si se tratara de autoridades nacionales. El recurso de insistencia deberá interponerse por escrito dentro de los diez (10) siguientes a la notificación de la respuesta que niega el suministro de la información.






Es deber del funcionario enviar la documentación referente al recurso al tribunal, quien decidirá dentro de los diez (10) días siguientes. Dicho término se puede interrumpir en dos casos:

a. Cuando el tribunal o el juez administrativo solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya

divulgación deba decidir, o cualquier otra información que requieran, y hasta la fecha en la cual las reciba oficialmente.

b. Cuando la autoridad solicite, a la selección del Consejo de Estado, que el reglamento disponga, asumir conocimiento del asunto en atención a su importancia jurídica o con el objeto de unificar criterios sobre el tema. Si al cabo de cinco (5) días la sección guarda silencio, o decide no avocar conocimiento, la actuación continuará ante el respectivo tribunal o juez administrativo-

Notificación de las peticiones. Las respuestas a las peticiones dadas por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, deberán realizarse personalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Las peticiones de interés particular deben notificarse personalmente al peticionario, a su representante o apoderado, entregándose copia íntegra de la respuesta y dejando constancia escrita de la fecha y hora de recibo. En caso de no poderse notificar personalmente al interesado, se procederá a su notificación por aviso en los términos del artículo 69 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En todos los casos, la notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el peticionario acceda al acto administrativo. Lo anterior, sin perjuicio del trámite de respuesta especial que debe dársele a las peticiones verbales. Las respuestas a las peticiones también podrán notificarse a través de medios electrónicos, siempre que el peticionario haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar al Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos. Recursos ante la Administración. Contra los actos administrativos que resuelvan las peticiones, procederán los recursos de reposición, apelación y de queja, en los términos contemplados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. De conformidad al artículo 25 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece que el no procede recurso alguno contra las decisiones que niegan el suministro de información o documentos amparados en la reserva legal, solamente el recurso de insistencia. Contra los actos administrativos de carácter general, de trámite, preparatorios, o de ejecución no habrá recurso alguno, excepto en los casos previstos en norma expresa.






Recursos por rechazo de la petición. Contra los actos administrativos que rechazan las peticiones procede el recurso de insistencia el cual será presentado ante el mismo funcionario que profirió el acto administrativo, conforme a lo establecido por el artículo 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Una vez interpuesto el recurso, el funcionario que rechazó la petición deberá remitir la documentación completa al Juez o al Tribunal Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, para que éste decida en única instancia en los términos y bajo el procedimiento establecido en el artículo 26 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En caso de que el funcionario respectivo incumpla la obligación anterior, el solicitante podrá hacer el respectivo envío de manera directa. Remisión al Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Los aspectos no previstos en la Resolución 2278 de 2013 se regirán por lo dispuesto en la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas concordantes. Alcance disciplinario de las peticiones, quejas y reclamos. La desatención y demora en la resolución de las peticiones, quejas, reclamos, las contravenciones a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas, será sancionado conforme a las disposiciones legales sobre el tema y en especial lo contenido en el artículo 31 de la Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y la Ley 734 de 2002 y aquellas disposiciones que las complementen, modifiquen o deroguen.

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