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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: APOYO JURÍDICO / ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 11
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA/ GRUPÓ INTERNO DE
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento
2 Ajuste de las actividades propias del desarrollo del procedimiento, la responsabilidad por
aplicación y nombre del procedimiento a lo estipulado en el decreto 3355 de 2009.
Ajuste del alcance al desarrollo del procedimiento
3
Actualización de la Base legal
Actualización de los Registros: Eliminación del Auto de Pruebas
Actualización del Desarrollo del Procedimiento
4 Actualización de los Registros: Se incluye lista de chequeo
5
Actualización de la base legal
Actualización de registros: inclusión de los formatos GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales, GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales, GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo, GJ-FO-08 Planilla control de documentos (Ingreso) y GJ-FO-09 Planilla control de documentos (Salida)
Actualización del Desarrollo del procedimiento: Se actualizaron las actividades del flujo “Cobro Coactivo”
6 Actualización del registros: inclusión del formato GJ-FO-10 Control entrega de documentos
judiciales
Fecha de Vigencia: 28 / 06 / 17
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HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
7
Actualización Base Legal.
Actualización Documentos Asociados.
Actualización de Registros. Se incluyeron los formatos GJ-FO-10 Control Entrega de Documentos Judiciales y GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura.
Actualización de Políticas de Operación. Se ajustaron las políticas existentes y se incluyeron dos.
Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre los formatos a utilizarse en los procesos donde hay manejo de documentos judiciales. Se agregó el proceso donde se adjunta lista de chequeo a la carpeta y donde se hace registro a Litigob.
Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se elimino Comité de Normalización de Cartera.
Actualización Puntos de Control
8
Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron dos nuevas Políticas correspondientes al control de términos judiciales y a los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales.
Actualización Desarrollo del Procedimiento. Se incluyeron observaciones sobre Control de términos Judiciales (Vigilancia del Proceso) por parte de los Dependientes Judiciales y Respuesta a todos los requerimientos Judiciales.
Actualización de diagrama del proceso de Cobro Coactivo. Se incluyó el proceso de solicitud de validación de pago a Pagaduría. Se incluyó observación sobre el pago por parte del deudor.
9 Actualización de Políticas de Operación. Se incluyeron cinco nuevas políticas en relación
con información remitida a la Dirección Administrativa y Financiera sobre las novedades de actividad litigiosa por parte de la Oficina Asesora Jurídica Interna – Asuntos legales.
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VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
10
Actualización Registros: Se incluyen como registro las Actas de Comité de Conciliación
Actualización Políticas de Operación:
*Cambio la redacción en las Políticas de Operación en modo imperativo de acuerdo a los parámetros establecidos en la Guía GD-GS-01.
*En la política relacionada con los informes de la gestión del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, se eliminó lo correspondiente a los términos y se ajustó para que indique la obligatoriedad de atención a estos requerimientos.
*Se incluye la política de operación correspondiente a la actualización del sistema de información litigiosa en la plataforma de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
Actualización Desarrollo del Procedimiento: Se incluye la columna “registros” y se actualiza el nombre de la plataforma Litigob por “Sistema ANDJE (Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado)”
11
Actualización la descripción del alcance se define los responsables de aplicar el procedimiento.
Se incluye numeral 7. Sistemas de información y otros medios electrónicos: Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado -EKOGUI-.
Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se actualiza la actividad No. 8, “ Revisar el registro del proceso en la plataforma Ekogui, realizado por parte de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica De Estado.
Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se elimina el cuadro entre las actividades 11 y 12, “Es necesario audiencia de conciliación o audiencia previa”
Actualización en el Diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye modifica la actividad No. 14 “Asistir a la primera audiencia de trámite”.
Actualización en el diagrama de Procesos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio ante lo contencioso administrativo y la justicia ordinaria laboral: Se incluye cuadro entre las actividades No. 14 y No. 15, ¿Se llegó a un acuerdo conciliatorio?
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CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
CESAR CAMILO GOMEZ LOZADA Asesor 28/06/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
ELIANA PRADA BELTRÁN Asesor 28/06/2017
REVISÓ CARGO FECHA
CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA Jefe Oficina Asesora
Jurídica Interna 28/06/2017
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 28/06/2017
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para atender por Delegación del Ministro de Relaciones Exteriores, o con Poder Especial otorgado por el Funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Judicial del Ministerio de Relaciones Exteriores, o por el Funcionario que ostenta la Delegación de la Representación Legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, los Procesos Judiciales en que alguna de estas entidades es parte demandada. 2. ALCANCE Es de responsabilidad de aplicación del procedimiento la Oficina Asesora Jurídica y el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales, inicia con la instauración de la demanda o con la notificación del auto admisorio y finaliza con la respectiva sentencia. 3. BASE LEGAL Constitución Política de Colombia Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo. Código de Procedimiento Civil Ley Estatutaria de la Administración de Justicia Ley 1564 de 2012, Código general del proceso Decreto-Ley 019 de 2012, Ley anti tramites Régimen de los Juicios y Actuaciones ante la Corte Constitucional Reglamento Interno de la Corte Constitucional Código Civil Código de Comercio Código Penal Código de Procedimiento Penal anterior y Acusatorio nuevo Código Sustantivo del trabajo Código Procesal del Trabajo y Seguridad Social Código de Régimen Político y Municipal Estatuto Tributario Estatuto Orgánico del Presupuesto Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Código Disciplinario Único Régimen de Carrera Administrativa General Régimen del Servicio Exterior y de la Carrera Diplomática y Consular Régimen de Tutela Código Nacional de Policía Código Nacional de Tránsito Las demás codificaciones sustantivas y procesales en vigor
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4. DEFINICIONES Dentro de las actuaciones judiciales las definiciones están determinadas por la ley, la cual les otorga su valor y alcance 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Solicitud de Iniciación de proceso judicial Texto de la demanda y sus anexos Auto admisorio de la demanda Poder Contestación de la demanda Memoriales Alegatos de Conclusión Fallos 6. REGISTROS GJ-FO-04 Lista de chequeo Procesos judiciales GJ-FO-06 Lista de chequeo conciliaciones extrajudiciales GJ-FO-07 Lista de chequeo cobro coactivo GJ-FO-08 Salida de documentos GJ-FO-09 Entrega Correspondencia – Reparto GJ-FO-10 Control entrega de documentos judiciales GJ-FO-11 Documentos para Reparto – Jefatura Actas de Comité de Conciliación 7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS
Plataforma de Registro de Procesos Judiciales y Conciliaciones de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica
del Estado -EKOGUI- 8. POLITICAS DE OPERACION El Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio como personas jurídicas de Derecho Público, pueden ser Parte en los Procesos Judiciales de todas las jurisdicciones, como demandantes o demandados. Por lo anterior la gestión de defensa a cargo de los Abogados, se deberá enmarcar de acuerdo a la “Legitimidad por Pasiva o por Activa” o como terceros citados en ciertos tipos de procesos.
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El abogado apoderado asignado deberá asistir a las audiencias y diligencias ordenadas por el Juez, Magistrado o Consejero, deberá interponer los recursos e incidentes a los que haya lugar, así como realizar la presentación de memoriales y escritos, dirigidos a la defensa judicial de los intereses del Ministerio de Relaciones Exteriores, que se fundarán en el estudio jurídico de cada proceso judicial. En relación con el archivo documental de cada expediente, en el mismo deberán obrar los documentos enunciados en la lista de chequeo y todos los documentos suscritos y presentados por el respectivo apoderado. Se deberá hacer seguimiento permanente de todos los procesos judiciales en búsqueda de novedades que se presenten a nivel de despachos judiciales locales y nacionales, con el objeto de garantizar las oportunas actuaciones judiciales por parte de los apoderados lo que conlleva a una defensa efectiva. Todos los requerimientos de informes relacionados con la gestión del Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales deberán ser atendidos. El control de términos judiciales (vigilancia del proceso) como seguimiento permanente de todos los procesos en
los que se encuentran el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio actuando como demandantes
o demandados en los distintos despachos judiciales, deberán ser vigilados por parte de los dependientes
judiciales con los que cuenta el Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales.
Todos los Requerimientos de Autoridades Judiciales Nacionales en donde el Ministerio de Relaciones Exteriores
y/o su Fondo Rotatorio son parte de los procesos judiciales que se adelantan y que son radicados ante los
demás procesos de la entidad, deberán ser atendidos e informados al Proceso de Apoyo Jurídico, con el fin de
coordinar la respuesta y contestar de manera oportuna.
Los dependientes judiciales deberán mantener actualizadas las novedades que afecten el proceso litigioso con
los respectivos soportes documentales en cada una de las instancias.
Se deberá remitir mensualmente a la Dirección Administrativa y Financiera, el reporte correspondiente a los
procesos litigiosos debidamente clasificados y valorizados con el respectivo estado de los procesos judiciales,
las novedades acerca de los cobros por jurisdicción coactiva y la información referente a las solicitudes de
conciliaciones extrajudiciales, en relación con el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
El Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales deberá atender la solicitud semestral realizada por la Dirección
Administrativa y Financiera, remitiendo el reporte correspondiente a los deudores morosos con los cortes a las
fechas requeridas dentro dicha solicitud.
Se deberá informar a la Dirección Administrativa y Financiera cuando se expidan actos administrativos que
generen flujo de fondos tales como acuerdos de pago, sanciones, etc. a fin de que sean revelados en la
contabilidad.
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Se deberá remitir copia de las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas a la Dirección Administrativa y
Financiera, una vez se obtengan por parte de la Oficina Asesora Jurídica Interna copias de las mismas.
Se deberá mantener actualizado por parte de los apoderados, el sistema de información litigiosa en la plataforma
de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, con todas las novedades que afecten los procesos
judiciales y las conciliaciones.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL
OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA REGISTROS OBSERVACIONESGRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE ASUNTOS LEGALES
2. Recibir traslado y entregar al Jefe de la
Oficina Asesora Jurídica
Se tiene
toda la información
necesaria ?
La notificación del Auto Admisorio
puede ser por aviso o personalmente
Auxiliar Administrativo
6. Reparto del proceso al abogado
Jefe Oficina Asesora Jurídica
9. adquirir información conducente
a preparar la estrategia de defensa
Auxiliar Administrativo
Abogado Asignado
3. Asignar el reparto por medio de la
Coordinación
7. Crear carpeta del expediente, adjuntar lista de
chequeo y entregar al abogado asignado.
Inicio
Coordinador
4. Proyectar poder para revisión
de la Jefatura Jurídica
Coordinador
5. Otorgar poder
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1
Auxiliar Administrativo
1. Notificar Auto Admisorio de la Demanda
La asignación deberá registrarse en el
Formato GJ-FO-11 Documentos para
Reparto - Jefatura
La entrega del proceso deberá
registrarse en el Formato GJ-FO-09
Correspondencia - Reparto
Abogado Asignado
8. Revisar el registro del proceso en la
plataforma Ekogui, realizado por parte de la
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado.
1
No
Si
Formato GJ-FO-11
Documentos para Reparto -
Jefatura
Formato GJ-FO-09
Correspondencia - Reparto
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PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE ASUNTOS LEGALES
Abogado Asignado
1
12. Preparar estudio Jurídico de viabilidad
de conciliar o no el asunto
13. Asistir a la primera audiencia de tramite
2
15. Presentar escrito de alegatos en conclusión
14. Participar activamente en la
práctica de pruebas
Abogado Asignado
Abogado Asignado
11. Presentar dentro de la oportunidad legal
establecida la contestación de la demanda
16. Notificarse oportunamente de la sentencia
Abogado Asignado
Abogado Asignado
Abogado Asignado
El estudio debe ser presentado y
puesto a consideración de los
miembros del comité de conciliación
En la audiencia se transmitirá la
decisión adoptada por el comité de
conciliación, con al respectiva
certificación de secretario técnico
De acuerdo a la naturaleza de cada
proceso el abogado asignado
presentará alegatos de conclusion y
memoriales dirigidos a la defensa del
MRE
Abogado Asignado
10. Preparar y elaborar la estrategia de defensa
del proceso asignado1
¿Se llego a un acuerdo
conciliatorio?
No
2
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PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE ASUNTOS LEGALES
18. Sustentar en la oportunidad legal
el recurso interpuesto
El resultado del
fallo es favorable para la
entidad?
20. Presentar alegatos de conclusión
Se Admite
el recurso?
Se admite el
recurso?
21. Notificarse del fallo
La contraparte
interpone recurso
2
17.Interponer recurso ordinario de apelación
Abogado Asignado
Fin
Abogado Asignado
Abogado Asignado
Abogado Asignado
19. Participar si hubiere lugar en la
práctica de pruebas
Abogado Asignado
De acuerdo a la naturaleza de cada
proceso el abogado asignado
presentará alegatos de conclusion y
memoriales dirigidos a la defensa del
MRE
NO
Si
Si
Si
Si
No
No
No
2
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COBRO COACTIVO
TODAS LAS
DEPENDENCIASREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES
Inicio
4. Asignar proceso al abogado y
proyectar poder para revisión de la
Jefatura
Abogado Ejecutor
Abogado Ejecutor
Coordinador
8. Proyectar los autos de tramite para el
cobro persuasivo e integración del
respectivo titulo
Director o Jefe de Área
1
7. Crear carpeta del expediente
y estudiar la solicitud
1. Solicitar iniciación de cobro
persuasivo y/o coactivo
Dentro de la ejecución de este
procedimiento se deben aplicar las
ritualidades del Estatuto tributario y las
demás normas concordantes.
La asignación deberá registrarse en el
Formato GJ-FO-11 Documentos para
Reparto - Jefatura
La entrega del proceso deberá
registrarse en el Formato GJ-FO-09
Correspondencia - RepartoCoordinador
6. Reparto del proceso al abogado
OFICINA ASESORA
JURIDICA INTERNA
Auxiliar Administrativo
3. Revisar y repartir la solicitud al
coordinador de GIT Asuntos
Legales
2. Recibir solicitud y entregar al
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Jefe Oficina Asesora Jurídica
5. Otorgar poder
Formato GJ-FO-11
Documentos para Reparto -
Jefatura
Formato GJ-FO-09
Correspondencia - Reparto
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COBRO COACTIVO
TODAS LAS
DEPENDENCIASREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES
OFICINA ASESORA
JURIDICA INTERNA
1
22
El
deudor acepta
cancelar la obligación
y presenta propuesta
de pago?
Abogado Ejecutor
9. Se realiza acuerdo de pago
Es aceptado
el acuerdo
de pago?
Abogado Ejecutor
12. Iniciar trámite de cobro coactivo
13. Investigar acerca de los bienes del
deudor
Abogado Ejecutor
Abogado Ejecutor
14. Decretar medidas cautelares
10. Suspensión del cobro coactivo
Abogado Ejecutor
El deudor paga?
1
Abogado Ejecutor
11. Solicitar validación del pago a pagaduría
En todo el transcurso del
cobro coactivo se puede
presentar el pago porte parte
del deudor, lo que conlleva a
tomar la actividad No. 10
Si
No
Si
No
Si
No
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
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COBRO COACTIVO
TODAS LAS
DEPENDENCIASREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES
OFICINA ASESORA JURIDICA INTERNA
Si
16. Decide sobre ellas ordenando
previamente la practica de las pruebas
Proceden las
excepciones
Abogado Ejecutor
2
17. Declara y ordena la terminación del
procedimiento
Abogado Ejecutor
No
Propone
excepciones?
Si
No
Abogado Ejecutor
18. Ordena seguir adelante con el proceso
2
1
Abogado Ejecutor
15. Notificar el mandamiento de pago
Abogado Ejecutor
20. Elaborar Auto de archivo definitivo
19. Efectuar el remate de los bienes directamente o a
través de entidades de derecho publico o privado y
adjudica los bienes a favor de la Nación
Abogado Ejecutor
2 Fin
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SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE ASUNTOS LEGALES
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Recibir del convocante copia de la solicitud
de conciliación extrajudicial dirigida a la
Procuraduría General de la Nación
Inicio
Jefe Oficina Asesora Jurídica
2. Asignar el reparto por medio
de la Coordinación
Coordinador
Coordinador
8. Adquirir información conducente al
análisis de la propuesta presentada
5. Reparto de la solicitud al abogado
Se tiene
toda la información
necesaria ?
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Abogado Asignado
Abogado Asignado
4. Otorgar poder
3. Proyectar poder para revisión
de la Jefatura Juridica
7. Recibir solicitud, registrar en Litigob y
hacer análisis jurídico previo
1
La asignación deberá registrarse en el
Formato GJ-FO-11 Documentos para
Reparto - Jefatura
La entrega del proceso deberá
registrarse en el Formato GJ-FO-09
Correspondencia - Reparto
1
Auxiliar Administrativo
6. Crear carpeta de la solicitud y adjuntar lista
de chequeo
Si
No
Formato GJ-FO-11
Documentos para Reparto -
Jefatura
Formato GJ-FO-09
Correspondencia - Reparto
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
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SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
GRUPO INTERNO DE TRABAJO
DE ASUNTOS LEGALES
1
Abogado Asignado
11. Asistir a la audiencia de conciliación
ante la Procuraduría Judicial
12. Atender la actividad judicial de aprobación
ante el respectivo Despacho Judicial
Abogado Asignado
El apoderado transmitirá la decisión
adoptada por los miembros del comité
de conciliación y anexará la respectiva
acta o la certificación expedida por la
secretaria técnica.
Fin
10. Sustentar el estudio jurídico ante
el comité de conciliación
Abogado Asignado
9. Preparar y elaborar el estudio jurídico sobre la
viabilidad de presentar propuesta conciliatoria
Abogado Asignado
Se elaborará en los formatos
establecidos por la Dirección de
Defensa Judicial de la Nación del
Ministerio del Interior y Justicia
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COMITÉ DE CONCILIACIÓN
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
SECRETARIA TÉCNICA COMITÉ DE
CONCILIACIÓN
Inicio
3. Recopilar la información e insumos
necesarios para el análisis jurídico previo
Funcionario Encargado
Secretario Técnico
Secretario Técnico
Secretario Técnico
5. Remitir a los miembros del comité
el estudio jurídico para determinar la
viabilidad de concil iar, interponer
acción de repetición y hacer
llamamiento en garantía, según el caso
2. Revisar el estudio jurídico adelantado
por el funcionario encargado y verificar la
existencia de elementos necesarios para
la presentación ante los miembros del
comité de concil iación
1
4. Promover reunión de los miembros
del comité de conciliación
1. Recibir solicitud de conciliación y preparar
el estudio jurídico que determina la viabilidad
de conciliar, interponer acción de repetición
y hacer llamamiento en garantía
Secretario Técnico
El formato establecido por la Dirección
de defensa jurídica del Estado será
entregado a la secretaría técnica del
comité de concil iación del Ministerio de
Relaciones Exteriores.
Están
Los Elemento
necesarios?
Secretario Técnico
6 Adelantar la sesión del
comité de concil iación
No
Si
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COMITÉ DE CONCILIACIÓN
OFICINA ASESORA JURÍDICA
INTERNAREGISTROS OBSERVACIONES
SECRETARIA TÉCNICA COMITÉ DE
CONCILIACIÓN
Funcionario Encargado
7. Suscribir junto con el funcionario que preside
la reunión, el acta de la sesión celebrada por el
Comité de ConciliaciónActa de Comité de
Conciliación
Funcionario Encargado
8. Expedir certificación sobre la respectiva
decisión y/o expedir copia autentica del acta
Funcionario Encargado
9. Presentar informes a las dependencias
internas y externas
Fin
1
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10. PUNTOS DE CONTROL PROCESOS DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y DEL FONDO ROTATORIO ANTE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO Y LA JUSTICIA ORDINARIA LABORAL
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 Que el traslado de la
demanda se encuentre incompleto
Revisar la documentación recibida.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado
Auxiliar Administrativo
Anotación en el documento de
notificación
13
No tener certificación y/o copia autentica del acta
expedida por la secretaria técnica del
Comité de conciliación
Hacer la solicitud a la Secretaria técnica del comité
de conciliación
Cada vez que se requiera
Abogado Asignado
Oficios, correos electrónicos
7
La carpeta del expediente no contiene
los documentos relevantes del proceso.
Diligenciar el formato de lista de chequeo y adjuntarla a
cada carpeta.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado Auxiliar
Administrativo
Formato GJ-FO-04 Lista de Chequeo
11, 12, 13, 15, 17, 19,
20
Vencimiento de Términos
Dependencia Judicial, Entrega de documentos Judiciales con Planilla,
Consultar carpeta compartida, Consultar
Cartelera.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado,
Dependiente Judicial
Correos
Electrónicos, Oficios, Formato GJ-FO-10 Entrega
de Documentos Judiciales
Todo el Proceso
Pérdida de documentos Judiciales
Diligenciar Planillas de entrega, Revisar documentos
recibidos y recibir con planilla.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado, Auxiliar
Administrativo, Dependiente
Judicial
Formato GJ-FO-09 Formato GJ-FO-10 Formato GJ-FO-11
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CODIGO: GJ-PT-02
NOMBRE: APOYO JURÍDICO / ASUNTOS LEGALES Y PROCESOS JURIDICOS VERSION: 11
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA JURÍDICA INTERNA/ GRUPÓ INTERNO DE
TRABAJO DE ASUNTOS LEGALES Página 20 de 20
Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.
COBRO COACTIVO
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2 No es enviada la
documentación completa Solicitar la remisión de la
documentación Cada vez que se
requiera Abogado Ejecutor
Oficios, correos electrónicos
15 No es posible notificar al
accionado
Solicitar a otras dependencias del MRE u otras entidades los
datos del domicilio del accionado
Cada vez que se requiera.
Abogado Ejecutor
Oficios, correos electrónicos
Todo el procedimient
o
No se logra obtener el pago por parte del
accionado
Solicitar garantías / Buscar acuerdos de pago
Cada vez que se requiera
Abogado Ejecutor
Oficios, correos electrónicos,
documentación y registros de
llamadas
SOLICITUD DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCION DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
7 Que la solicitud de
conciliación se encuentre incompleta
Revisar la documentación recibida.
Cada vez que se requiera
Abogado asignado
Auxiliar Administrativo
Anotación en el documento de
notificación
11
No tener certificación y/o copia autentica del acta
expedida por la secretaria técnica del Comité de
conciliación
Hacer la solicitud a la Secretaria técnica del comité
de conciliación
Cada vez que se requiera
Abogado Asignado
Oficios, correos electrónicos
11. ANEXOS
No Aplica