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MINJUSTICIA TRANSPARENTE - 2014 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Bogotá D.C. Enero de 2014
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MINJUSTICIA
TRANSPARENTE - 2014
PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Bogotá D.C. Enero de 2014
MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
1
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 2
2. OBJETIVO ............................................................................................................. 3
3. ALCANCE ............................................................................................................. 3
4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES ................................................ 3
4.1. Misión ............................................................................................................. 3
4.2. Visión ............................................................................................................. 3
4.3. Principios ....................................................................................................... 4
4.4. Valores .......................................................................................................... 4
5. COMPONENTES DE MINJUSTICIA TRANSPARENTE - 2014 ............................... 5
5.1. Riesgos de corrupción y acciones para su manejo .............................. 6
5.2. Estrategia antitrámites ................................................................................ 7
5.3. Rendición de cuentas ................................................................................ 9
5.4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano ....................... 10
MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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1. INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Justicia y del Derecho ha venido desarrollando actividades
que contribuyen a una gestión institucional eficiente y transparente con
miras en construir confianza en la ciudadanía y proteger los recursos
públicos asignados para el cumplimiento de su misión y objetivos. Dichas
actividades a las cuales se hace referencia anteriormente son: la
identificación y lucha contra hechos que puedan generar algún tipo de
manifestación de la corrupción, mejoramiento en la accesibilidad y
calidad de los trámites y servicios a su cargo, la creación de espacios para
la participación e interacción con la ciudadanía, el suministro de
información clara, precisa, oportuna y confiable y la oportunidad en la
respuestas de las peticiones, quejas y reclamos, entre otras.
Dado lo anterior y de manera
articulada y complementaria, el
Ministerio de Justicia y del Derecho
diseñó y elaboró el Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano “MINJUSTICIA
TRANSPARENTE - 2014” en
cumplimiento del artículo 73 de la
Ley 1474 de 2011, el Decreto 2641
de 2012 y el documento
“Estrategias para la Construcción
del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano” de la
Secretaría de Transparencia de la
Presidencia de la República.
MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014 además de convertirse en una
herramienta de control preventivo de la gestión, promueve y consolida
una cultura de transparencia y servicio al ciudadano como un propósito
compartido entre todos los servidores públicos vinculados a las
dependencias de esta Cartera Ministerial.
MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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2. OBJETIVO
Presentar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano del Ministerio
de Justicia y del Derecho para la vigencia 2014 “MINJUSTICIA
TRANSPARENTE – 2014” en cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de
2011, el Decreto 2641 de 2012 y el documento “Estrategias para la
Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” de la
Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República.
3. ALCANCE
Este documento “MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014” aplica para todos los
funcionarios y contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho en el
desarrollo de sus funciones, la normatividad aplicable y la ejecución de los
procesos.
4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS INSTITUCIONALES
A continuación se presentan los elementos estratégicos institucionales
definidos por el Ministerio de Justicia y del Derecho, los cuales forman parte
fundamental para la construcción de MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014.
4.1. Misión
“Formular, gestionar e implementar las políticas, planes, programas y
proyectos de orden nacional, en materia de justicia y amparo efectivo de
los derechos, con el fin de contribuir al fortalecimiento del Estado Social y
Democrático de Derecho.”
4.2. Visión
“El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018 como la
institución líder en la construcción de un sistema de justicia accesible, que
juega un papel fundamental en la creación de una sociedad con
igualdad, equidad y seguridad y en la cual se garantiza el goce efectivo
de derechos y libertades.”
MINJUSTICIA TRANSPARENTE – 2014 PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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4.3. Principios
Todas las actividades y labores, que en nombre del Ministerio de Justicia y
del Derecho realicen los servidores públicos vinculados a esta cartera, se
regirán por los siguientes principios éticos.
Transparencia: Hacer de conocimiento público la información y el actuar
personal. Es actuar de forma clara, evidente y oportuna sin ambigüedad y
siguiendo los procedimientos establecidos y dados a conocer
previamente.
Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un objetivo, en
momentos que uno se propone llegar a un final definido.
Cooperación: Consiste en
desarrollar un trabajo
armónico llevado a cabo por
parte de un grupo para
cumplir un objetivo
compartido.
Efectividad: Consiste en que el
servidor público genere
impacto en el desarrollo de sus
actividades consiguiendo el
logro de los resultados
planificados y en el manejo de
los recursos utilizados y
disponibles.
Participación: Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un
conjunto. Es aportar lo que podemos dar, cuando es necesario para llegar
a un fin en conjunto.
4.4. Valores
Los valores organizacionales que guían el trabajo del equipo humano del
Ministerio de Justicia y del derecho, se señalan a continuación:
Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y
efectiva para beneficio público, aceptando y asumiendo libremente las
consecuencias de nuestros actos y omisiones.
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Respeto: Reconocimiento y valoración de la dignidad, los derechos y las
creencias de los demás, reconociéndolos como sujetos de derechos, sin ninguna
discriminación.
Vocación de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un proceso,
resolver una necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa
de alguien, de modo que tanto quien da como quien recibe puedan
sentirse agradados.
Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra persona,
mediante el apoyo incondicional, para el logro de los objetivos y el
bienestar de todos y cada uno en particular y en consecuencia, contribuir
a la realización de sus proyectos de vida y a la satisfacción de sus
necesidades.
Tolerancia: Aceptación y comprensión de la diversidad étnica, cultural,
social, religiosa y de opinión, reconociendo su individualidad y diferencias.
Aceptar a los demás como son.
5. COMPONENTES DE MINJUSTICIA TRANSPARENTE - 2014
Minjusticia Transparente – 2014 fue construido a partir de los lineamientos
establecidos en el documento “Estrategias para la construcción del Plan
Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano” de
la Secretaría de
Transparencia de la
Presidencia de la República,
en la cual se desarrollan 4
componentes (Identificación
de riesgos de corrupción y
acciones para su manejo,
estrategia antitrámites, rendición de cuentas y mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano).
A continuación se presenta el desarrollo de cada uno de los cuatro
componentes mencionados anteriormente:
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5.1. Riesgos de corrupción y acciones para su manejo
El Ministerio de Justicia y del Derecho en el marco del Sistema Integrado de
Gestión – SIG ha definido la Política Institucional de Riesgos, la cual fue
diseñada por la Oficina Asesora de Planeación y aprobada por el Comité
de Coordinación de los Sistemas de Calidad y Control Interno, dicha
Política se desarrolla a través de la Guia Administración de Riesgos G-MC-
04.
Resulta pertinente aclarar que, tanto la Política y la Guía fueron
formuladas y actualizadas dando cumplimiento a la Norma Técnica de
Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, la Guía de
Administración de Riesgos del DAFP y la cartilla “Estrategias para la
construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.
Con el objeto de realizar una revisión sistemática de los riesgos de
corrupción existentes en cada uno de los procesos de la Entidad, a
continuación se relacionan en el siguiente cronograma las actividades
planeadas para el desarrollo de este componente:
Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Identificar y/o actualizar los riesgos de
corrupción asociados a cada uno de
los procesos del Ministerio.
3/02/2014 31/12/2014
Oficina Asesora de
Planeación – Áreas
del Ministerio
Actualizar y publicar el Mapa de
Riesgos de Corrupción 1er semestre de
2014.
26/05/2014 6/06/2014 Oficina Asesora de
Planeación
Actualizar y publicar el Mapa de
Riesgos de Corrupción 2do semestre
de 2014.
24/11/2014 12/31/2014 Oficina Asesora de
Planeación
Socialización de la Política de
Administración de Riesgos. 03/03/2014 04/04/2014
Oficina Asesora de
Planeación
Realizar seguimiento a los riesgos en la
periodicidad establecida. 3/02/2014 31/12/2014 Áreas del Ministerio
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5.2. Estrategia antitrámites
El Ministerio de Justicia y del Derecho en atención a la premisa “a mayor
cantidad de trámites y de actuaciones, aumenta la posibilidad de que se
presenten hechos de corrupción, materializados en exigencias absurdas e
innecesarias, cobros, demoras injustificadas etc.” desarrolló en la vigencia
2013 dos actividades. La primera, identificación de trámites, en la cual se
hizo una revisión exhaustiva de todos los procesos, obteniendo como
resultado el primer acercamiento de los trámites, servicios y productos
generados por el Ministerio. Como segunda actividad, se llevó a cabo un
análisis normativo, el cual consistía en realizar un riguroso estudio jurídico de
los soportes legales de cada trámite, servicio y producto. Cabe resaltar
que todo esto fue posible por el liderazgo de la Oficina Asesora de
Planeación y el compromiso y dedicación de todas las áreas de esta
Cartera Ministerial.
El desarrollo de las actividades antes descritas contribuyó a la generación
del documento “Portafolio de Servicios, Trámites y Productos”, el cual sirve
de guía para que el ciudadano pueda conocer de primera mano nuestros
servicios, trámites y productos. Dicho documento cuenta con las
referencias normativas y requisitos que deben presentar los clientes-
ciudadanos o usuarios para acceder a cada de los trámites.
Ahora bien, la entidad ha identificado trámites adicionales a los que ya se
habían incluido en el SUIT anteriormente, para lo cual desarrollará las
siguientes actividades:
Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Aprobación por parte de la Función
Pública de los trámites descritos. 03/02/2014 30/05/2014
Oficina Asesora
de Planeación
Registro de los trámites en
APLICATIVO SUIT 3.0 05/05/2014 30/05/2014
Oficina Asesora
de Planeación
Publicación de los trámites
aprobados en la página del
Ministerio. 03/06/2014 27/06/2014
Oficina Asesora
de Planeación
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Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Socialización de los trámites
aprobados a los funcionarios del
Ministerio. 01/07/2014 31/07/2014
Área
responsable del
trámite - Oficina
Asesora de
Planeación
Actualización de los trámites:
Autorización para la creación de
Centros de conciliación y/o arbitraje
y Aval para Capacitar Conciliadores,
actualizar de acuerdo al decreto de
1829 de 2013 en el aplicativo SUIT 3.0
04/04/2014 30/05/2014
Dirección de
Métodos
Alternativos y
Solución de
Conflictos - OAP
Solicitar y coordinar con
Confecamaras el suministro de claves
para acceso a los Certificados de
Existencia y Representación Legal en
cumplimiento con lo establecido en
el artículo 15 del Decreto Ley 019 de
2012 con el fin de permitir la
conexión gratuita a los registros
públicos.
04/04/2014 12/06/2014 Oficina Asesora
de Planeación
Actualizar los trámites: Autorización
para la creación de Centros de
conciliación y/o arbitraje y Aval
para Capacitar Conciliadores,
Solicitud de certificado de carencia
por primera vez, Solicitud de
renovación del certificado de
carencia, solicitud de sustitución del
certificado de carencia, solicitud de
autorizaciones extraordinarias para el
manejo de sustancias químicas
controladas de manera que se
suprima el envío por parte del
ciudadano de este documento.
04/04/2014 31/07/2014
Dirección de
Métodos
Alternativos y
Solución de
Conflictos,
Subdirección de
Control y
Fiscalización de
Sustancias
Químicas
Controladas -
OAP
Socialización de los trámites
aprobados a los funcionarios del
Ministerio.
01/07/2014 29/08/2014
Área
responsable del
trámite
Difusión a la ciudadanía de los
trámites aprobados. 01/07/2014 29/08/2014
Área
responsable del
trámite
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5.3. Rendición de cuentas
El Ministerio de Justicia y del Derecho, concibe la Rendición de Cuentas
como un proceso permanente, que a través de varios espacios de
interlocución, deliberación y comunicación, conformado por un conjunto
de normas, procedimientos, metodologías, estructuras y prácticas se
explican y dan a conocer los resultados de la gestión realizada en el
ejercicio del poder que le ha sido asignado, a la ciudadanía en general,
otras entidades y organismos de control.
De tal manera, esta Cartera Ministerial, pretende fortalecer la relación
Estado – Ciudadano y generar confianza en la gestión realizada, mediante
las siguientes actividades:
Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Generación y publicación de boletines
de prensa y/o comunicados oficiales. 03/02/2014 31/12/2014
Grupo de
Comunicaciones
Publicar en la página web la
información relevante sobre las
políticas y actividades adelantadas por
el Ministerio.
01/01/2014 31/12/2014
Áreas del Ministerio
– Grupo de
Comunicaciones
Utilizar redes sociales para la
divulgación de información sobre
actividades significativas adelantadas
por el Ministerio.
20/01/2014 31/12/2014 Grupo de
Comunicaciones
Diseñar y liderar la estrategia para
llevar a cabo la Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas.
01/04/2014 31/12/2014
Oficina de
Información en
Justicia – Áreas del
Ministerio
Realizar una encuesta a través del
portal web del ministerio para
identificar las necesidades de
información a tratar en la audiencia.
01/01/2014 31/12/2014
Oficina Asesora de
Planeación –
Subdirección de
Sistemas – Áreas
del Ministerio
Realizar la convocatoria a eventos
definidos. 01/01/2014 31/12/2014
Grupo de
Comunicaciones
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5.4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Para el desarrollo de este componente, el Ministerio de Justicia y del
Derecho ha planificado actividades para mejorar la calidad y
accesibilidad de los trámites y servicios, medir la satisfacción de los mismos
y fortalecer los mecanismos de atención al ciudadano.
Las actividades mencionadas son las siguientes:
Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Socialización del Portafolio de Servicios,
Trámites y Productos a los funcionarios
del Ministerio.
03/02/2014 31/03/2014 Oficina Asesora de
Planeación
Revisión (actualización si hay lugar),
socialización del procedimiento de
PQRSD a los funcionarios del Ministerio y
publicación en la página web.
03/02/2014 31/03/2014 Secretaría General
(Líder PQRSFD)
Generación de informes trimestrales
sobre las peticiones, quejas, reclamos,
solicitudes sugerencias, felicitaciones y
denuncias de la ciudadanía al
Ministerio.
31/03/2014 31/12/2014 Secretaría General
(Líder PQRSFD)
Aplicar las encuestas para la medición
de la satisfacción frente a los servicios
que presta el Ministerio.
05/05/2014 29/08/2014
Áreas encargadas
de servicios –
Oficina Asesora de
Planeación
Elaborar informe de resultados de las
encuestas y socializar resultados. 01/09/2014 30/09/2014
Oficina Asesora de
Planeación
Direccionar los requerimientos de
información que se hagan a través de
la cuenta de twitter del Ministerio a las
áreas encargadas del tema.
01/01/2014 31/12/2014 Grupo de
Comunicaciones
Realizar actividades para fortalecer las
competencias y habilidades del
talento humano en la generación y
promoción del flujo eficiente de
información y de servicio al ciudadano,
en la difusión de la información y la
promoción de la entidad y del Sector,
hacia los ciudadanos y organizaciones
para rendición de cuentas.
03/03/2014 31/12/2014
Gestión del Talento
Humano – Oficina
de Información en
Justicia
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Actividad Fecha
Inicial
Fecha
Final Responsable
Disponer un lugar físico (cartelera y/o
pantalla digital) en el primer piso para
la publicación de la información sobre
los trámites que presta el Ministerio de
Justicia y del Derecho.
03/03/2014 30/04/2014
Grupo de Gestión
Administrativa –
Grupo de
Comunicaciones –
Oficina de
Información en
Justicia
