Manual de usuario

LIBERACIN DE HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO

MM_08Release 4.7 06.07.2006 V-02Autor: Rigoberto Cerpa

DOCPROPERTY "Material" \* MERGEFORMAT

PROYECTO GENESIS

INDICE1.- Objetivo2.- Liberacin de Hoja de Entrada de Servicio3.- Control4.- Liberacin colectiva de HES

ManualLiberacin de Hoja de Entrada de Servicio

Proceso:Las Hojas de entrada de servicio son documentos en SAP en las cuales se registran los servicios recibidos. Estos documentos se graban y luego deben ser liberados para pago y necesitan que esta liberacin se realizada por un personal con la autorizacin para hacerlo

Usuarios:Superintendentes de Mina

Roles SAPLiberador de HES

1. OBJETIVO.-

La hoja de entrada de servicio es el documento con el cual se recibe el servicio.El objetivo de este manual es explicar de manera clara la forma como se Liberan (autorizan) estas hojas de entrada de servicio.

Los servicios que requieren recepcin por medio de la H.E.S. son aquellos considerados en el maestro de servicios.

La recepcin de factura para programar el pago del servicio solo ser posible luego de ejecutada la liberacin, caso contrario ser rechazada.2.- Liberacin de Hoja de Entrada de Servicio (HES)

En este capitulo se describe la forma como se liberan las HES. Este proceso genera la provisin de pago, la actividad ser realizada por los jefes responsables, segn su cdigo de liberacin, quienes darn la conformidad a los servicios realizados; este cdigo de liberacin esta relacionado con los centros de costos a los cuales esta relacionada la responsabilidad del usuario.TransaccinLiberacin de Hoja de Entrada de Servicio

Cdigo de transaccinML81N

Ruta de accesoLogstica (Gestin de materiales (Entrada de Actividad ( Actualizar

UtilizacinEste proceso se utliza para generar la provisin de pago, la actividad debe ser realizada por los jefes responsables, quienes daran la conformidad a los servicios realizados.

Luego de ingresar a la transaccin indicada el sistema nos muestra la siguiente pantalla

En esta pantalla podemos visualizar una ventana de resumen, en la cual se visualizan los documentos liberados y por liberar. Estn indicados con el color verde los liberados o con color rojo los que estn por liberar, esta es una ayuda de bsqueda. Podemos desplegar el documento dando doble clic en mismo documento que visualizamos en la ventana de resmen.

Con podemos retirar esta ventana o tambin hacerla aparecer si no estuviera.Tambin es posible buscar el pedido o la HES por pantalla por medio del icono , para llamar el documento que necesitamos liberar. Si marcamos el icono, el sistema nos muestra la ventana que mostramos a continuacin, en la cual podemos registrar el pedido de servicio o HES que necesitamos llamar de forma directa.

Poniendo el Numero de Pedido

Poniendo el numero de la HES

Finalmente marcamos el icono para desplegar el documento al que se hace referencia.

El documento se presenta en la pantalla en el modo visualizar.

Haciendo clic en el icono podemos cambiar de modo visualizar a modo modificar, para que aparezca el icono de liberacin.El sistema nos muestra una barra de herramientas diferente en la cual est la bandera que el icono para liberar

Hacemos clic en el Icono Liberar , y el sistema nos pide nuestro cdigo de liberacin en la siguiente ventana Presionamos enter o con el icono de aceptar ejecutamos la liberacinSi nuestro cdigo de liberacin no es correspondiente con la imputacin de la HES el sistema no enviar el mensaje de error

Pero si nuestro cdigo de liberacin es concordante con la imputacin de la HES el sistema nos envia el siguiente mensaje en la parte inferior de la pantalla

La ventana de resumen muestra la lnea activa con botn amarillo .A continuacin a la actividad de liberacin para finalizar presionamos el icono de grabar el sistema indica que a creado un documento de aceptacin del servicio y nos da el nmero.

Con lo cual se genera la contabilizacin y el boton en la lnea activa del resumen cambia a color verde Para revertir la liberacin, primero llamamos la HES que queremos desliberar y marcamos el icono para cambiar el estado de la HES y a continuacin marcamos el icono , al igual que el caso de la liberacin el sistema nos pedir nuestro cdigo de liberacin, el registramos aceptamos y luego grabamos, entonces luego de grabar la desliberacin, el icono cambia para mostrar nuevamente la bandera

A continuacin volvemos a marcar el icono para cambiar el estado de la HES para efectuar los cambios que deseamos realizar y volver a liberar

Tambien es posible bloquear con el icono para evitar pueda ser liberar y el icono que sirve para indicar que es la ltima HES para el pedido, eso significa que no se aceptar ms HES para el pedido y tambien lo muestra en la ventana de resmen

Para borrar la HES utilizamos el icono , que luego que lo marcamos se muestra de inmediato en la ventana de resumen

Los iconos se muestran en la pantalla principal como se muestra a continuacin

3.- Control.-

Las hojas de entrada de servicio deben ser liberadas por los responsables del centro de costo al cual afecta la contabilizacin. Solo requiere de una liberacin.Si por alguna circunstancia algn supervisor quisiera liberar una HES de una imputacin del cual no es responsable, el sistema no le permitir y le emitir un mensaje de advertencia

La liberacin es por lnea y no por posicin.Si al liberar una HES modificamos la cantidad, significa que la parte anulada queda pendiente de ser atendida y por tanto para recibir debemos de crear una nueva HES, es decir la cantidad anulada pasa a ser pendiente.

Igualmente si anulamos una HES la cantidad anulada pasa a ser pendiente y va a ser necesario volver a crearla.4.- Liberacin colectiva.-TransaccinLiberacin colectiva de Hojas de Entradas de Servicios

Cdigo de transaccinML85

Ruta de accesoLogstica (Gestin de materiales (Entrada de Actividad ( Liberacin colectiva

UtilizacinEste proceso se utliza para generar la provisin de pago, la actividad debe ser realizada por los jefes responsables, quienes daran la conformidad a los servicios realizados.Este proceso se utilizar para liberaciones colectivas

Acceder a la transaccin por medio de la ruta de acceso o por la ventana de registro de transacciones, luego del cual el sistema les muestra la siguiente pantalla

Seguidamente debemos de registrar nuestro cdigo de liberacin, as como algunos datos mediante los cuales deseamos que el sistema nos filtre la cantidad de HES que quisieramos liberar y que pueden ser datos referidos al pedido o la HES.Nuestro cdigo de liberacin esta registrado para cada grupo de liberacin y los grupos pueden ser:

Donde:

31 Grupo para elementos PEP ( proyectos)

32 Grupo para HES de menor cuanta

33 Grupos para HES relacionados a Centros de Costos

34 Grupo para HES relacionadas a ordenes de producin

Luego de registrar los datos referidos al pedido y/o a las hojas de entradas de servicio ejecutamos la transaccin con el icono para que luego el sistema nos muestre lo encontrado, tal como se muestra en la siguiente pantalla

La lista que nos muestra el sistema tiene una cabecera en la cual tiene cuatro lneas, de la cuales las dos primeras estn referidas al pedido y se repiten una vez por cada cuadrante. La dos siguientes estan referidas a las hojas de entrada de servicios y se repiten en cada cuadrante tantas veces como HES tenga creadas el pedido.

Podemos acceder a los documentos en el estado de visualizacin, dando doble clic en el nmero del documento que quisiramos ver, p.e. , el sistema nos muestra la hoja de entrada de servicio.

Al igual que el caso de la liberacin individual el sistema nos muestra una barra de herramientas que nos permite operar, para usar cualquiera de ellas puntualmente con alguna lnea debemos de marcar la lnea y teclear el icono que corresponda, Luego el sistema nos muestra elicono en la lnea

El icono es la accin contraria al de configuacin de entrada final.

Para liberar marcamos con el Mouse el nmero de hoja de entrada de servicio y seguidamente marcamos el icono de liberar y as sucesivamente hasta concluir con la lista o con que deseamos liberar. El sistema interactivamente nos ir respondiendo con una marca verde y el cambio de semforo de rojo a ambar para cada hoja de entrada de servicio que vayamos liberando con mostramos a continucin

Para finalmente contabilizar muestras liberaciones marcamos el icocno de grabar y el sistema nos solicitar la fechas del documento y la de contabilizacin, que para el efecto muestra la fecha del documento en ambos casos y nosotros debemos de corregir la fecha de contabilizacin

Presionamos la tecla enteer o el icono y el sistema contabiliza nuestras liberaciones de manera colectiva y nos indica el nmero de documento en la lnea inferior de la pantalla1/16

MM_08_Liberacin Hoja de Entrada de Servicios