Modelo de implementación de un sistema de Planificación de ... · Modelo de implementación de un...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE INGENIERÍA, CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICA

INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN Y POSGRADO (IIP)

Modelo de implementación de un sistema de Planificación de

Recursos Empresariales para Pequeñas y Medianas Empresas, caso

Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar.

Quito - Ecuador

ING. CARLOS DAVID CAIZA MUYOLEMA

TUTOR: ING. BOLÍVAR OSWALDO PALÁN TAMAYO MSc

Trabajo presentado como requisito parcial para la obtención del grado de:

MAGÍSTER EN GESTIÓN INFORMÁTICA EMPRESARIAL

QUITO – ECUADOR

2015

ii

DEDICATORIA

A mi esposa e hijo quienes fueron un apoyo emocional durante el tiempo en el que

desarrollaba esta tesis,en especial cuando estaba por rendirme.

A mis padres quienes me han apoyado en todos los aspectos de mi vida y han

sacrificado la suya para que mis hermanas, hermanos y mi persona podamos estudiar.

A mis hermanas y hermanos a quienes aprecio mucho y con esta tesis quiero

incentivarles a superarse en sus carreras profesionales, para que nunca se rindan y

demostrarles que el haber nacido en un hogar humilde como el nuestro no es limitante

para salir adelante.

A todos los que me apoyaron para escribir y concluir esta tesis.

iii

AGRADECIMIENTOS

A mi esposa quien con su paciencia y comprensión, sacrificó su tiempo para que yo

pudiera cumplir con el mío.

De manera especial y sincera al Ing. Bolivar Palán por aceptare como su pupilo y

permitirme elaborar esta tesis bajo su dirección. Su capacidad de guiar mis ideas y

transmitirme su conocimiento son un aporte invaluable en el desarrollo de esta tesis y

en mi formación profesional.

De todo corazón a los directores del Instituto Geográfico Militar por abrirme las

puertas de tan loable institución, permitiéndome poner en práctica mis ideas para le

ejecución de esta tesis.

vi

Contenido

CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN ................................................................................ 1

1.1.- Antecedentes ................................................................................................. 1

1.2.- Ubicación ...................................................................................................... 1

1.3.- Hipotesis ........................................................................................................ 2

1.4.- Objetivos ....................................................................................................... 2

1.4.1.- Objetivo General ..................................................................................... 2

1.4.2.- Objetivos Específicos .............................................................................. 2

1.5.- Justificación y Alcance del Proyecto ............................................................ 2

1.6.- - Institución de caso de estudio ..................................................................... 3

1.6.1.- Unidad de Artes Gráficas ........................................................................ 7

CAPÍTULO II DISEÑO DEL MODELO DE ERP PARA PEQUEÑAS Y

MEDIANAS EMPRESAS .......................................................................................... 11

2.1.- Modelo de procesos de una pequeña y mediana empresa ........................... 11

2.1.1.- Normalización de Procesos ................................................................... 13

2.1.2.- Entorno Empresarial.............................................................................. 18

2.1.3.- Mapa de procesos de una PyME ........................................................... 23

2.1.4.- Diagrama de Contexto........................................................................... 23

2.1.4.1.- Administración de las Relaciones con los Clientes ....................... 38

2.1.4.1.1.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente ........ 45

2.1.4.1.1.1.- Proceso de Gestión de Cotización .................................... 50

2.1.4.2.- Gestión de la Producción ............................................................... 53

2.1.4.2.1.- Proceso de Gestión de Producción .......................................... 60

2.1.4.3.- Gestión de Abastecimiento ............................................................ 64

2.1.4.3.1.- Proceso de Gestión de Abastecimiento ................................... 71

2.1.4.3.1.1.- Proceso de Seleccionar Proveedor ................................... 74

2.1.4.3.1.2.- Proceso de Seleccionar Proveedor ................................... 77

2.1.4.4.- Gestión de Planificación de Recursos Empresariales .................... 80

2.1.4.5.- Gestión de Tecnologías de Información ........................................ 86

2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas ..................................................... 95

2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales ........................................................................................................ 100

vii

2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)

………………………………………………………………………101

2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción) ............................. 111

2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento) ................................................. 116

2.4.- Modelo de Selección del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales ........................................................................................................ 122

2.4.1.- Conformar equipo de trabajo .............................................................. 123

2.4.2.- Búsqueda de proveedores .................................................................... 124

2.4.3.- Generación de criterios ....................................................................... 124

2.4.4.- Evaluar proveedores ............................................................................ 125

2.4.5.- Evaluar producto ................................................................................. 134

2.4.6.- Seleccionar consultora ........................................................................ 137

2.4.7.- Decisión final ...................................................................................... 139

CAPÍTULO IIISELECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE SISTEMAS DE

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ....................................... 142

3.1.- Estudio de Tecnologías en el Mercado ..................................................... 142

3.1.1.- OpenBravo .......................................................................................... 142

3.1.2.- INFOR ERP LN .................................................................................. 143

3.1.3.- Microsoft Dynamics ERP ................................................................... 143

3.1.4.- SAP ERP ............................................................................................. 144

3.2.- Aplicar Modelo de Selección .................................................................... 144

3.2.1.- Modelo de Procesos del Caso de Estudio ........................................... 144

3.2.1.1.- Macroproceso del Instituto Geográfico Militar ........................... 153

3.2.1.2.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente ............. 163

3.2.1.2.1.- Proceso de Entrega de Producto ............................................ 168

3.2.1.2.2.- Proceso de Cotización ........................................................... 172

3.2.1.2.2.1.- Proceso de Solicitar Proforma ........................................ 175

3.2.1.3.- Gestión de Producción ................................................................. 179

3.2.1.4.- Gestión de Abastecimiento .......................................................... 187

3.2.1.4.1.- Proceso de Generar Orden de Compra .................................. 193

3.2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas del Caso de Estudio ............ 196

3.2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales ..................................................................................................... 200

viii

3.2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el

Cliente)……………. ..................................................................................... 201

3.2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción) ...................... 214

3.2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento) ......................................... 221

3.2.4.- Selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales ... 229

3.2.4.1.- Evaluar producto .......................................................................... 229

3.2.4.2.- Evaluar proveedores .................................................................... 231

3.2.4.3.- Evaluar consultor ......................................................................... 260

3.2.4.4.- Decisión final ............................................................................... 263

3.3.- Analizar los Resultados ............................................................................. 265

3.3.1.- Estudio y reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.

Identificar las empresas que existen en el país. ................................................. 265

3.3.2.- Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.

………………………………………………………………………265

3.3.3.- Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos

Empresariales. Describimos el método. ............................................................. 266

3.3.4.- Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de

Recursos Empresariales. Implementamos el módelo. ....................................... 267

3.4.- Evaluación del Método de Selección ........................................................ 267

CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................. 271

4.1.- Conclusiones ............................................................................................. 271

4.2.- Recomendaciones ...................................................................................... 273

BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................... 275

Anexos ...................................................................................................................... 279

Anexo A. Calificación de las funcionalidades para el sistema informático

OpenBravo. ............................................................................................................ 279

BIOGRAFÍA ............................................................................................................. 307

ix

Lista de Tablas

Tabla 2.1 Número de establecimientos económicos (PyMES), según personal

ocupado. ...................................................................................................................... 12

Tabla 2.2 Número de establecimientos económicos (PyMES), según tipo de

actividad. ..................................................................................................................... 12

Tabla 2.3 Hoja de contexto de Cliente. ...................................................................... 25

Tabla 2.4 Hoja de contexto de Proveedor. ................................................................. 26

Tabla 2.5 Hoja de contexto de Organismos de Control. ............................................ 28

Tabla 2.6 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes. . 31

Tabla 2.7 Hoja de contexto de Gestión de la Producción. ......................................... 33

Tabla 2.8 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento. ...................................... 34

Tabla 2.9 Hoja de contexto de Gestión de la Planificación de Recursos

Empresariales. ............................................................................................................. 35

Tabla 2.10 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información. ................ 37

Tabla 2.11 Hoja de contexto de Atención al Cliente.................................................. 40

Tabla 2.12 Hoja de contexto de Cotización. .............................................................. 41

Tabla 2.13 Hoja de contexto de Punto de Venta. ....................................................... 42

Tabla 2.14 Hoja de contexto de Marketing y Contratos. ........................................... 43

Tabla 2.15 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ........... 46

Tabla 2.16 Hoja de proceso de Cotización. ................................................................ 51

Tabla 2.17 Hoja de contexto de Planificación de Trabajo ......................................... 55

Tabla 2.18 Hoja de contexto de Ejecución de Trabajo. ............................................. 56

Tabla 2.19 Hoja de contexto de Control de Calidad. ................................................. 57

Tabla 2.20 Hoja de contexto de Empaquetado. .......................................................... 58

Tabla 2.21 Hoja de contexto de Entrega de Producto Terminado ............................. 59

Tabla 2.22 Hoja de proceso de Gestión de Producción ............................................. 61

Tabla 2.23 Hoja de contexto de Gestión de Compras. ............................................... 67

Tabla 2.24 Hoja de contexto de Gestión Jurídica....................................................... 68

Tabla 2.25 Hoja de contexto de Gestión de Almacenamiento. .................................. 69

Tabla 2.26 Hoja de contexto de Gestión de Proveedores ........................................... 70

Tabla 2.27 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento. ...................................... 72

Tabla 2.28 Hoja de proceso de Selección de Proveedor. ........................................... 75

Tabla 2.29 Hoja de proceso de Generar Orden de Compra. ...................................... 78

Tabla 2.30 Hoja de contexto de Finanzas. ................................................................. 82

Tabla 2.31 Hoja de contexto de Contabilidad. ........................................................... 83

Tabla 2.32 Hoja de contexto de Dirección Empresarial............................................. 84

Tabla 2.33 Hoja de contexto de Recursos Humanos. ................................................. 85

Tabla 2.34 Hoja de contexto de Dirección de TIC ..................................................... 89

Tabla 2.35 Hoja de contexto de Mesa de Ayuda........................................................ 91

Tabla 2.36 Hoja de contexto de Infraestructura ......................................................... 92

Tabla 2.37 Hoja de contexto de Base de Datos y Desarrollo ..................................... 93

x

Tabla 2.38 Funcionalidades para Administración de Clientes ................................. 101

Tabla 2.39 Funcionalidades para Cotización ........................................................... 107

Tabla 2.40 Funcionalidades para Punto de Venta .................................................... 108

Tabla 2.41 Funcionalidades para Contrato ............................................................... 110

Tabla 2.42 Funcionalidades para Marketing ............................................................ 110

Tabla 2.43 Funcionalidades para Planificación de Trabajo ..................................... 111

Tabla 2.44 Funcionalidades para Ejecución de Trabajo. ......................................... 113

Tabla 2.45 Funcionalidades para Control de Calidad. ............................................. 114

Tabla 2.46 Funcionalidades para Almacenamiento de Productos............................ 115

Tabla 2.47 Funcionalidades para Compras. ............................................................. 116

Tabla 2.48 Funcionalidades para Contrato ............................................................... 119

Tabla 2.49 Funcionalidades para Almacenamiento. ................................................ 120

Tabla 2.50 Funcionalidades para Proveedores. ........................................................ 121

Tabla 2.51 Valores de ponderación para los criterios de selección de proveedor. .. 127

Tabla 2.52 Aspectos funcionales de evaluación de proveedores. ............................ 127

Tabla 2.53 Aspectos técnicos de evaluación de proveedores. .................................. 129

Tabla 2.54 Aspectos de evaluación de proveedores. ................................................ 130

Tabla 2.55 Aspectos de servicio técnico para la evaluación de proveedores. .......... 131

Tabla 2.56 Aspectos económicos para evaluación de proveedores. ........................ 132

Tabla 2.57 Aspectos estratégicos para evaluación de proveedores. ......................... 133

Tabla 2.58 Resumen de evaluación de proveedores. ............................................... 134

Tabla 2.59 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto. .... 135

Tabla 2.60 Ejemplo de calificación del Sistema de Admnistración de Proveedores.

................................................................................................................................... 136

Tabla 2.61 Criterios de selección de consultores. .................................................... 138

Tabla 2.62 Cuadro comparativo de propuesta económica de consultores. .............. 139

Tabla 3.1 Hoja de contexto de Cliente. .................................................................... 149

Tabla 3.2 Hoja de contexto de Proveedores. ............................................................ 150

Tabla 3.3 Hoja de contexto de Organismos de Control. .......................................... 151

Tabla 3.4 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes. 154

Tabla 3.5 Hoja de contexto de Gestión de la Producción. ....................................... 156

Tabla 3.6 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento. .................................... 157

Tabla 3.7 Hoja de contexto de Gestión de Planificación de Recursos Empresariales.

................................................................................................................................... 159

Tabla 3.8 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información. ................ 160

Tabla 3.9 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ........... 164

Tabla 3.10 Hoja de proceso de Entrega de Producto. .............................................. 169

Tabla 3.11 Hoja de proceso de Cotización. .............................................................. 173

Tabla 3.12 Hoja de proceso de Solicitar Proforma. ................................................. 176

Tabla 3.13 Hoja de procesos de Gestión de Producción. ......................................... 181

Tabla 3.14 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento. .................................... 189

Tabla 3.15 Hoja de proceso Generar Orden de Compra. ......................................... 194

xi

Tabla 3.16 Funcionalidades del Sistema de Admnistración de Clientes. ................ 201

Tabla 3.17 Funcionalidades del Sistema de Cotización. .......................................... 209

Tabla 3.18 Funcionalidades del Sistema de Punto de Venta.................................... 211

Tabla 3.19 Funcionalidades del Sistema de Contrato. ............................................. 213

Tabla 3.20 Funcionalidades del Sistema de Marketing............................................ 213

Tabla 3.21 Funcionalidades del Sistema de Planificación de Trabajo. .................... 214

Tabla 3.22 Funcionalidades del Sistema de Ejecución de Trabajo. ......................... 217

Tabla 3.23 Funcionalidades del Sistema de Control de Calidad. ............................. 218

Tabla 3.24 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento de Productos. .......... 220

Tabla 3.25 Funcionalidades del Sistema de Abastecimiento. .................................. 221

Tabla 3.26 Funcionalidades del Sistema de Contrato. ............................................. 225

Tabla 3.27 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento. ................................ 226

Tabla 3.28 Funcionalidades del Sistema de Administración de Proveedores. ......... 227

Tabla 3.29 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto. .... 229

Tabla 3.30 Resultado de calificación de productos. ................................................. 230

Tabla 3.31 Cuadro de valores para la ponderación de calificación de proveedores. 231

Tabla 3.32 Cuadro de calificación del proveedor OpenBravo S.L. ......................... 232

Tabla 3.33 Cuadro de calificación del proveedor Infor Global Solutions. .............. 238

Tabla 3.34 Cuadro de calificación del proveedor Microsoft. ................................... 245

Tabla 3.35 Cuadro de calificación del proveedor SAP. ........................................... 252

Tabla 3.36 Resumen de calificación de proveedores. .............................................. 259

Tabla 3.37Ponderaciones para evaluación de consultores ....................................... 260

Tabla 3.38 Evaluación del Partner Atrums. ............................................................. 260

Tabla 3.39 Evaluación del Partner Sidesoft Cia. Ltda. ............................................ 261

Tabla 3.40 Cuadro comparativo de propuesta de Implementación. ......................... 262

Tabla A.1 Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Clientes.

................................................................................................................................... 279

Tabla A.2 Calificación de funcionalidades de Sistema de Cotización. .................... 286

Tabla A.3 Calificación de funcionalidades de Sistema de Punto de Venta. ............ 288

Tabla A.4 Calificación de funcionalidades de Sistema de Contratos. ..................... 289

Tabla A.5 Calificación de funcionalidades de Sistema de Marketing. .................... 290

Tabla A.6 Calificación de funcionalidades de Sistema de Planificacion de Trabajo.

................................................................................................................................... 291

Tabla A.7 Calificación de funcionalidades de Sistema de Ejecución de Trabajo. ... 294

Tabla A.8 Calificación de funcionalidades de Sistema de Control de Calidad........ 295

Tabla A.9 Calificación de funcionalidades de Sistema de Empaquetado de Productos.

................................................................................................................................... 296

Tabla A.10 Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento de

Productos. .................................................................................................................. 297

Tabla A.11 Calificación de funcionalidades de Sistema de Compras...................... 298

Tabla A.12 Calificación de funcionalidades de Contrato ........................................ 302

Tabla A.13 Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento. ........ 303

xii

Tabla A.14 Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de

Proveedores. .............................................................................................................. 305

xiii

Lista de Figuras

Figura 2.1 Hoja de proceso ........................................................................................ 16

Figura 2.2 Hoja de contexto ....................................................................................... 18

Figura 2.3 Entorno empresarial de una PyME. .......................................................... 22

Figura 2.4 Relación entre Entorno - Procesos – ERP - PyME ................................... 22

Figura 2.5 Diagrama de contexto de PyME. .............................................................. 24

Figura 2.6 Modelo de macroproceso de una PyME. .................................................. 30

Figura 2.7 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los

Clientes. ....................................................................................................................... 39

Figura 2.8 Diagrama de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. ... 45

Figura 2.9 Diagrama de proceso de Gestión de Cotización. ...................................... 50

Figura 2.10 Relación de funciones. ............................................................................ 53

Figura 2.11 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Producción ........................ 54

Figura 2.12 Diagrama de proceso de Gestión de Producción. ................................... 60

Figura 2.13 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Abastecimiento.................. 66

Figura 2.14 Diagrama de proceso de Gestión de Abastecimiento. ............................ 71

Figura 2.15 Diagrama de proceso de Seleccionar Proveedor. ................................... 74

Figura 2.16 Diagrama de proceso de Orden de Compra. ........................................... 77

Figura 2.17 Diagrama de macroproceso de Planificación de Recursos Empresariales.

..................................................................................................................................... 81

Figura 2.18 Diagrama de macroproceso de Gestión de Tecnologías de Información y

Comunicación . ........................................................................................................... 88

Figura 2.19 Identificación de subsistemas del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales. ............................................................................................................. 96

Figura 3.1 Entorno del Instituto Geográfico Militar. ............................................... 145

Figura 3.2 Identificación del Contexto del Insituto Geográfico Militar. ................. 147

Figura 3.3 Diagrama de Contexto del Instituto Geográfico Militar. ........................ 148

Figura 3.4 Modelo de macroproceso del Insituto Geográfico Militar. .................... 153

Figura 3.5 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los

Clientes. ..................................................................................................................... 162

Figura 3.6 Diagrama de procesos de Gestión de Marketing y Atención al Cliente. 163

Figura 3.7 Diagrama de proceso de Entrega de Producto. ....................................... 168

Figura 3.8 Diagrama de procesos de Cotización. .................................................... 172

Figura 3.9 Diagrama de proceso Solicitar Proforma................................................ 175

Figura 3.10 Diagrama de macroproceso de Gestión de Producción. ....................... 179

Figura 3.11 Diagrama de proceso de Gestión de Producción. ................................. 180

Figura 3.12 Diagrama de macroproceso de Gestión de Abastecimiento. ................ 187

Figura 3.13 Diagrama de proceso de Gestión de Almacenamiento. ........................ 188

Figura 3.14 Diagrama de proceso Generar Orden de Compra. ................................ 193


Empresariales. ........................................................................................................... 196

xiv

Figura 3.16 Calificación de Productos. .................................................................... 231

Figura 3.17 Calificación de Proveedores. ................................................................ 259

xv

R E S U M E N

Modelo de implementación de un sistema de Planificación de

Recursos Empresariales para Pequeñas y Medianas Empresas, caso

Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico. Quito - Ecuador

En un mercado creciente y globalizado en el que las empresas a nivel mundial

necesitan mejorar sus servicios y productos para mentener un nivel de

competitividad elevado, es necesario contar con herramientas informáticas que

permitan automatizar de una manera eficiente y ágil los procesos empresariales.

En un país en vía de crecimiento como es la República del Ecuador, las Pequeñas

y Medianas Empreas (PyMES), enfrentan el reto de adaptarse y mejorar sus procesos;

esta mejora implica entre otras cosas implementar un sistema informático de

Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

En el presente trabajo se diseñó un modelo de selección de un Sistema de

Planeación de Recursos Empresariales, basado en la identificación y descripción de

procesos empresariales, obtención de funcionalidades con las que debe contar el

sistema informático, identificación, evaluación y selección de productos informáticos

existentes en el mercado y la evaluación de consultores que ayudarán en el proceso de

implementación.

Al implementar el módelo se obtenieron excelentes resultados, se evaluarón

diferentes herramientas para Planificación de Recursos Empresariales y se seleccionó

de una manera objetiva el sistema que cumplía con las necesidades de la Unidad de

Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar.

Descriptores:

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES/ SELECCIÓN DE

ERP/ PROCESOS EMPRESARIALES/ PYME/ INSTITUTO GEOGRÁFICO

MILITAR/ SISTEMA ERP.

xvi

A B S T R A C T

An implementation Mode of an Enterprise Resource Planning

System for Small and Medium–sized Enterprises, such is the case of

the Unit of Graphic Arts of Geographical Institute of Quito-Ecuador.

In a globalized and growing market in wich companies around the world need to

improve thier services and products to maintain a high level of competitiveness, it is

necessary to have tools that allow to automate in an afficient and agile business

process.

In a developing country such as the Republic of Ecuador, the Small and Medium-

sized Enterprises (PYMES), face the challenge of adapting and improving their

processeses; this improvement implies among other things the implementation of a

software system of Enterprise Resource Planning (ERP).

This work designed an Enterprise Resource Planning System model system,

based on the identification and description of business processes, obtaining software

system functionalities, identification, evaluation and selection of software products

on the market and evaluation of consultants who will help in the process of

implementation.

By implementing the method it was obtained excellent results, evaluated different

tools for Enterprise Resourse Planning were evaluated and was selected in an

objective way the system that carry out the needs of the Unit of the Graphic Arts of

the Geofraphical Institute.

Descriptors:

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING/ ERP SELECTION/BUSINESS

PROCESS/ PYME/ GEOGRAPHICAL INSTITUTE/ ERP SYSTEM.

C A P Í T U L O I

I N T R O D U C C I Ó N

Toda institución tiene la necesidad de almacenar datos de empleados, clientes,

proveedores y servicios o productos que proveen, por lo que es necesario administrar

todos estos datos mediante la implementación de un Sistema de Planeación de

Recursos Empresariales (ERP).

La selección de una solución ERP es una decisión crucial en cualquier

organización. Contratar un buen proveedor puede disparar enormemente la eficiencia.

Pero una mala elección puede resultar extremadamente costosa en tiempo y dinero.

Es aquí en donde entran las Tecnologías de Información y Comunicación , para

proveer de un mecanismo que permita seleccionar el ERP que mejor se adapte a las

necesidades de la Organización, puesto que la implementación de un ERP correcto

nos permite realizar un análisis y despliegue de información de forma rápida y

eficiente, además permite convertir la información obtenida en conocimientos que

puede ser utilizado para tomar decisiones a nivel gerencial.

1.1.- Antecedentes

El Instituto Geográfico Militar posee muchas áreas productivas que están

automatizadas en parte y otras se encuentran desprovistas de sistemas informáticos,

por lo que es de importancia la correcta selección de un ERP, puesto que ello puede

ayudar a la optimización de tiempos de producción y al rápido acceso de información.

1.2.- Ubicación

Debido a que el Instituto Geográfico Militar posee diferentes áreas productivas,

el desarrollo del estudio se enfoca solo a la planta de producción ubicada en Quito y

corresponde al área de Artes Gráficas.

1

2

1.3.- Hipotesis

Utilizar un modelo para seleccionar de manera adecuada un Sistema de

Planificación de Recursos Empresariales, basada en el análisis de procesos, puede

ayudar a las Pequeñas y Medianas Empresas a reducir el costo de implantación en un

50%.

1.4.- Objetivos

1.4.1.- Objetivo General

Diseñar un modelo de selección de un sistema de Planeación de Recursos

Empresariales que se adapte a las necesidades de las empresas y que permita un

procesamiento de la información de manera rápida y oportuna, optimizando el tiempo

y el costo de selección de dicho sistema.

1.4.2.- Objetivos Específicos

• Estudio y Reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.

• Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.

• Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos Empresariales.

• Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de Recursos

Empresariales.

1.5.- Justificación y Alcance del Proyecto

En los mercados globalizados en los que nos encontramos, todas las empresas

deben ser competitivas, por tanto deben proveer de servicios y productos de calidad

con precios que permitan posicionarse en el mercado.

La determinación del modelo para la selección, nos ayuda a disminuir el riesgo

de seleccionar un Sistema de Planeación de Recursos Empresariales inadecuado.

Con la selección correcta de un Sistema de Planeación de Recursos

Empresariales, se puede optimizar el uso de los recursos, ya sean estos materiales o

humanos, para minimizar los tiempos de producción y disminuir el desperdicio de

materia prima y tiempos, obteniendo productos de calidad en tiempos más cortos. Por

3

otra parte el uso de herramientas informáticas puede apoyar a la toma de decisiones,

basadas en el análisis de los datos generados por el Sistema de Planeación de

Recursos Empresariales.

En definitiva, seleccionar un ERP es una decisión crítica que afectará la

competitividad futura de la organización. Una mala decisión puede ser

tremendamente costosa. Si bien resulta imposible erradicar completamente la

incertidumbre, la existencia de un modelo de selección puede brindar un marco de

análisis para seleccionar el sistema que responda mejor a las necesidades de la

organización.

1.6.- - Institución de caso de estudio

El Instituto Geográfico Militar del Ecuador es una institución técnica y

científica, encargada de la elaboración de la Cartografía Nacional y del archivo de

datos geográficos de nuestro país. Su actividad se enmarca en la Ley de la Cartografía

Nacional y elabora mapas, cartas y demás documentos cartográficos oficiales del

territorio ecuatoriano que son la base para la planificación de obras y trabajos vitales

para el desarrollo y progreso de la Patria, en áreas como vialidad, exploración

petrolera, obras de ingeniería, planificación urbana, catastros, educación, turismo,

entre otros.

Historia

El inicio del Instituto Geográfico Militar se enmarca en la década de los años

veinte y respondió al imperioso requerimiento de las Fuerzas Armadas de disponer de

la Carta Básica del país que permitiera planificar la seguridad del estado ecuatoriano.

Fue el Dr. Isidro Ayora, hombre con visión de futuro y devoción por la

ciencia y la cultura, que atendiendo los requerimientos planteados por el Ejército,

mediante Decreto Ejecutivo No. 163 del 11 de abril de 1928, creó el Servicio

Geográfico Militar como un Departamento adscrito al Estado Mayor del Ejército. En

1947, durante el período presidencial del Dr. José María Velasco Ibarra, fue elevado a

la categoría de Instituto. Es la institución que grafica palmo a palmo el verdadero

rostro geográfico del Ecuador de manera esforzada y silenciosa, cumpliendo 77 años

4

de vida institucional y siendo artífice de su propio destino y desarrollo integral, de

cuyos réditos ha sido beneficiaria la nación ecuatoriana.

En esta larga trayectoria son muchos los logros alcanzados por el IGM, en agosto

de 1978 se promulga la Ley de la Cartografía Nacional, en la cual se establece su

misión de realizar las actividades requeridas para la elaboración de la Cartografía

Nacional y del archivo de Datos Geográficos y Cartográficos del país. De igual forma

en el mismo año, mediante decreto No. 014 se facultó al I.G.M. la impresión de

documentos valorados y de seguridad como timbres fiscales, sellos postales y toda

especie valorada que necesite de seguridades extremas para su emisión,

contribuyendo de esta forma al desarrollo socioeconómico y seguridad del país.

Actualmente el I.G.M. mantiene el liderazgo en la elaboración de la Cartografía

Nacional, proporcionando datos reales en apoyo efectivo a la planificación de obras

de ingeniería, planeación ambiental, el manejo de recursos y fundamentalmente en las

decisiones de la política de gobierno, con la utilización de tecnología moderna y de

última generación. Proporciona cartas y mapas actualizados, aplicando técnicas

modernas para la obtención de cartografía en formato digital, utilización de ortofotos,

mosaicos, fotografía a color, cartas de visualización tridimensional, etc.

La importancia de la cartografía radica que de ella se logren documentos de

diferentes tipos que permitan la elaboración y ejecución de planes de seguridad y

desarrollo. En este ámbito se enmarca la misión del I.G.M. por medio de la

generación de información geográfica y cartográfica que necesita nuestro país para

alcanzar su seguridad y desarrollo, además elaborando productos gráficos de

seguridad que los organismos públicos y privados requieren e instruyendo a la

comunidad en materias relacionadas con la geografía, astronomía y otras ciencias de

la tierra a través del Centro Cultural y el Planetario Universal. En el ámbito de la

Seguridad Nacional, el I.G.M. proporciona cartografía actualizada a los diferentes

Niveles militares, Unidades y Destacamentos, especialmente a los ubicados en todos

los sectores fronterizos y de áreas reservadas, para lograr un desarrollo armónico y

sustentable. En apoyo al desarrollo nacional, el Instituto Geográfico Militar cumple

con la tarea de proporcionar la Cartografía Básica de todo el territorio ecuatoriano,

porque es la base indispensable para la planificación de proyectos y obras que tienen

5

gran trascendencia, como trazado de vías, trabajos de ingeniería, prospección minera,

planificación y ordenamiento urbano, catastros, exploración petrolera, educación,

turismo y otros.

Presta asesoramiento a entidades públicas y empresas privadas en lo relacionado

a levantamientos aerofotogramétricos, trabajos topográficos, implementación de

sistemas catastrales urbanos y rurales multifinalitarios, posicionamiento satelitario,

trabajos geodésicos, cartografía digital, cartografía temática, monitoreo multitemporal

de volcanes a través de fotografía aérea, estudios geográficos, entre otros.

Además el área de Artes Gráficas del I.G.M. apoya con la producción de

documentos impresos con seguridades especiales como el caso de los pasaportes,

cédula de ciudadanía, sellos postales y toda la gama de producción de impresión

gráfica. Estos documentos se imprimen en papel de seguridad, con marca de agua,

tintas que crean imágenes ocultas, código de barras, hologramas, láminas de

seguridad y otros, con el fin de impedir la falsificación de los documentos y

garantizar al Estado la emisión real de los mismos. El Instituto Geográfico Militar

realiza la difusión de las ciencias geográficas, astronómicas y otras ciencias de la

Tierra a todos los niveles de la comunidad, mediante visitas, charlas, cursos,

seminarios y conferencias en su Centro Cultural, cuya dependencia principal es el

Planetario Universal, donde se proyectan temáticas sobre el cosmos y sus fenómenos.

Cuenta además con salas de exposición, proyección audiovisual, conferencias y

galería de arte, en las que se puede observar exposiciones sobre las expediciones al

Continente Antártico, los viajes espaciales, cartografía antigua, complementado con

la proyección de documentales fílmicos sobre geografía, turismo, ecología, botánica,

el cosmos, cultura y otros.

En el ámbito internacional, el Instituto Geográfico Militar mantiene estrechas

relaciones con varias instituciones con la finalidad de establecer nexos para conseguir

la transferencia tecnológica necesaria, como mantener equiparados los estándares,

proyecciones y niveles técnicos en el proceso de elaboración cartográfica. Se

destacan los contactos con entidades como el National Geospatial Intelligence

Agency -NGA- de los Estados Unidos de Norteamérica, la organización DIGSA, que

agrupa a los Directores de Institutos Geográficos de Suramérica, España y Portugal,

6

con el Instituto Panamericano de Geografía e Historia - IPGH, el ITC de Holanda, el

Instituto Geográfico de Catalunya, entre los principales. La presencia del Instituto

Geográfico Militar en la vida nacional ha sido muy importante. Colaboró en la

sustentación técnica de la tesis ecuatoriana y en el tratamiento de los impases durante

las negociaciones de paz con el Perú. Participó en el proceso de fijación de la frontera

terrestre común entre Ecuador y Perú, proporcionando mapas y planos actualizados

del sector, así como en el posicionamiento de los puntos geodésicos para la fijación y

monumentación de los hitos de frontera. Editó y puso en circulación los nuevos

mapas con la nueva configuración geográfica del territorio ecuatoriano. De igual

forma el I.G.M. prestó ayuda en casos emergentes como en el represamiento de la

Josefina, Fenómeno del Niño, volcanes Pichincha, Tungurahua y Reventador,

proporcionando material cartográfico para el análisis técnico respectivo. En los

procesos electorales, el referente de seguridad y seriedad ha sido dado por el I.G.M.

con la elaboración de las papeletas de votación para las diferentes dignidades, así

como en la impresión de especies valoradas como los pasaportes, sellos postales,

formularios de matrícula y revisión vehicular y todo tipo de impresión en forma

general. Las Fuerzas Armadas, a través del Instituto Geográfico Militar, han

fomentado en la gente ecuatoriana una clara convicción del valor de su identidad y lo

han conducido a considerar a su Patria no solo como el perímetro territorial que

delimita su soberanía, sino como el alma de la nacionalidad con todo aquello que es

nuestro, propio, característico, típico y tradicional; a considerar que no es solo la

propiedad de un recinto, sino que es ante todo y sobre todo, la posesión del espíritu de

ser ecuatoriano, siempre abierto a sus propias realidades, esmerándose en construir

una Patria mejor. El lema del I.G.M.: "Unidos por la ciencia y el espíritu para el

progreso del Ecuador", refleja su compromiso con el país, con sus usuarios y con toda

la sociedad; y, basado en su orgullosa historia, se orienta para alcanzar la excelencia

en sus actividades inmediatas, próximas y futuras, porque su irradiación e influjo

técnico está direccionado a todos los sectores de la Patria, desde el conocimiento

elemental de la parte geográfica hasta la sustentación y planificación de grandes e

importantes proyectos nacionales y construir un porvenir promisorio para la Patria.

7

Visión

Satisfacer a los clientes a nivel nacional con proyección internacional, mediante

soluciones integrales de cartografía, geografía, artes gráficas y seguridad

documentaria, basados en una cultura de calidad y respaldados en la investigación

técnica y científica.

Misión

Somos el organismo autorizado por el Estado Ecuatoriano para generar y

regular la información y bases de datos Cartográfica - Geográfica del país, proveer

soluciones gráficas y de seguridad documentaría; extensión cultural en el campo

científico de la astronomía y ciencias afines, que fortalecido con personal calificado,

tecnología de vanguardia, procesos de mejoramiento continuo y respeto al medio

ambiente, contribuye con el desarrollo nacional.

1.6.1.- Unidad de Artes Gráficas

Misión

La División Artes Gráficas en cumplimiento al Decreto No. 014 deberá

realizar el diseño e impresión de especies valoradas y demás productos gráficos de

seguridad, así como la cartografía e imprenta general de acuerdo al Plan Anual de

Actividades o cuando sean requeridos para apoyar en el cumplimiento de la misión

del Instituto Geográfico Militar.

Esta unidad está conformada por los siguientes equipos de trabajo:

- Producción Artes Gráficas

- Diseño Gráfico

- Pre-Prensa

- Prensa

- Impresión Tipográfica

- Impresión Digital

8

- Corte

- Termoestampado

- Serigrafía

- Pos prensa

Atribuciones y responsabilidades

Le compete ejercer las siguientes atribuciones y responsabilidades:

- Planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar los trabajos deimpresión

cartográfica, geográfica, especies valoradas, documentos de seguridad,

formularios y otros solicitados por instituciones públicas, privadas o

personas naturales.

- Desarrollary aplicar diferentes tecnologías para combatir la evasión,

malversación, disposición ilegal de recursos, suplantación de identidad,

falsificación, adulteración, duplicación de documentos valorados y no

valorados, adoptando sistemas seguros de emisión de documentos de

identificación, de viaje y fiduciarios.

- Participará en la ejecución de planes y proyectos de interés nacional e

internacional, siempre que cuente con el debido financiamiento asignado por

el gobierno u otros organismos.

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Decreto No. 014, emisión de

especies valoradas.

- Dirigirycontrolar las actividades relativas a la evaluación y seguimiento de

los proyectos en ejecución.

- Planificar, organizar y evaluar la capacidad operativa y de recursos

tanto materiales como humanos para la ejecución de los trabajos.

- Adoptar las medidas de seguridad industrial y de las instalaciones.

- Administrar la base de datos para la toma de decisiones en la producción

gráfica.

- Coordinar la ejecución de las actividades con las áreas administrativas y

financiera para recibir el apoyo requerido.

- Optimizar los procesos de producción gráfica y control.

9

- Planificar, coordinar y controlar el stock de materiales tanto de importación

como de adquisición local, al igual que los repuestos requeridos.

- Participar y colaborar en la Programación del mantenimiento y actualización

de software, hardware en máquinas y equipos.

- Analizar los reportes de producción y ventas para control interno y

propender al mejoramiento continuo.

- Desarrollar soluciones inmediatas que cubran las necesidades del cliente.

- Planificar el mejoramiento continuo y control de riesgos

Productos

Para el logro de los objetivos estratégicos institucionales la unidad de Artes

Gráficas establecerá sus objetivos operativos y metas, los que serán gestionados a

través de planes, programa y proyectos.

- Producción Artes Gráficas

o Orden de Producción

- Diseño Gráfico

o Diseño

o Película finalizada

o Placa finalizada

- Pre-Prensa

o Pliegos y bobinas listas

- Prensa

o Impresos offset

o Impresos offset contínuo

o Bobinas colectadas

- Impresión Tipográfica

o Impresos tipográficos

- Impresión Digital

o Impresión digital

o Impresión digital con data variable

- Corte

10

- Termoestampado

- Serigrafía

o Impresión serigráfica

- Pos prensa

o Material revisado, doblado, cortado, cosido, grapado y embalado.

o Bobinas colectadas con numeración

o Impresión de seguridad

11

C A P Í T U L O I I

D I S E Ñ O D E L M O D E L O D E E R P PA R A

P E Q U E Ñ A S Y M E D I A N A S E M P R E S A S

2.1.- Modelo de procesos de una pequeña y mediana empresa

Para unificar conceptos vamos a empezar por la definición de PYMES, estas

siglas son la representación de Pequeñas y Medianas Empresa, pero estos adjetivos

pueden ser tomados como relativos, porque aunque que hay bastantes consenso para

considerar pequeña a una empresa de hasta 20 empleados y mediana a una que tiene

entre 20 y 500 empleados, la realidad es que no se puede pensar en la cantidad de

empleados como la única característica que define a este tipo de empresas. De hecho,

el capital social es otro parámetro muy importante, como así también el volumen

anual de ventas.

La diversidad de situaciones geográficas, históricas y políticas hace que no se

pueda establecer una única definición, y como estos parámetros pueden coexistir en

su totalidad o no, la definición de PYMESno es absoluta ni categórica, sino depende

del ente que la defina y del lugar en el que esté radicada la empresa.

La Superintendencia de Compañías del Ecuador, mediante Resolución No.

SC.Q.ICI.CPAIFRS.11, entre otras cosas, en su artículo primero resuelve.

Para efectos del registro y preparación de estados financieros, la

Superintendencia de Compañías califica como PYMES a las personas jurídicas que

cumplan las siguientes condiciones:

a) Activos totales inferiores a CUATRO MILLONES DE DÓLARES;

b) Registren un Valor Bruto de Ventas Anuales inferior a CINCO MILLONES

DE DÓLARES; y,

12

c) Tengan menos de 200 trabajadores (personal Ocupado). Para este cálculo se

tomará el promedio anual ponderado.

El Instituto Nacional de Estadísticas y Censos define a una PyME por la

cantidad de empleados, en este caso son de 10 a 49 empleados.

Del censo nacional económico realizado en el año 2010, se obtuvieron los siguientes

datos:

Tabla 2.1Número de establecimientos económicos (PyMES), según personal

ocupado.

PERSONAL OCUPADO ESTABLECIMIENTOS

PERSONAL OCUPADO (10 - 49 EMPLEADOS) 18.684

Fuente: Censo Nacional Económico 2010Instituto Nacional De Estadísticas y Censos

(INEC).

Realizado Por: Unidad De Procesamiento De La Subdirección,"Marcos Antonio

Chico Chávez - INEC"

Las mismas que están dividas en:

Tabla 2.2Número de establecimientos económicos (PyMES), según tipo de actividad.

ACTIVIDAD ESTABLECIMIENTOS

Agricultura, ganadería, silvicultura y pesca. 170

Explotación de minas y canteras. 44

Industrias manufactureras. 1.944

Suministro de electricidad, gas, vapor y aire

acondicionado.

61

Distribución de agua; alcantarillado, gestión de

desechos y actividades de saneamiento.

50

Construcción. 257

Comercio al por mayor y al por menor;

reparación de vehículos automotores y

4.251

13

motocicletas.

Transporte y almacenamiento. 685

Actividades de alojamiento y de servicio de

comidas.

1.070

Información y comunicación. 339

Actividades financieras y de seguros. 723

Actividades inmobiliarias. 128

Actividades profesionales, científicas y técnicas. 576

Actividades de servicios administrativos y de

apoyo.

432

Administración pública y defensa; planes de

seguridad social de afiliación obligatoria.

779

Enseñanza. 4.724

Actividades de atención de la salud humana y de

asistencia social.

1.060

Artes, entretenimiento y recreación. 315

Otras actividades de servicios. 1.068

Actividades de Organizaciones y Órganos

Extraterritoriales.

8

Total 18.684

Fuente: Censo Nacional Económico 2010Instituto Nacional De Estadísticas y Censos

(INEC).

Realizado Por: Unidad De Procesamiento De La Subdirección,"Marcos Antonio

Chico Chávez - INEC"

2.1.1.- Normalización de Procesos

Para que una PyME funcione de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar

y gestionar numerosos procesos, para lo cual debe disponer de una buena

documentación estandarizada.

14

Sin una buena documentación es casi imposible que una empresa obtenga

productos o servicios con idénticas características y estándares de calidad.

Como herramienta de normalización se propone formalizar los procesos

mediante el empleo de la “Hoja de Procesos”para la documentación, y el uso de

Business Process Modeling Notation (BPMN) que es una notación gráfica

estandarizada que permite el modelado de procesos de negocio.

La Hoja de Procesos propuesta consta de 23 campos básicos, los cuales se

describen a continuación:

Nombre Empresa.-Contiene el nombre de empresa que implementa la plantilla.

Fecha.- Contiene la fecha de publicación del documento.

Versión.- Número de modificaciones que ha sufrido el proceso.

Páginas.- Número de páginas que contiene el documento.

Nombre del Proceso.- Nombre general del proceso al cual pertenecen el grupo de

actividades.

Código.- Codificación alfanumérico que permite identificar al proceso.

Propósito General.- Descripción breve y clara del propósito del proceso, especifica

qué hace y para qué lo hace.

Objetivos Específicos.- Contiene la descripción de los objetivos específicos del

proceso.

Alcances y Limitaciones.- Es una breve descripción de la aplicación del

procedimiento como tal, donde se debe entender el inicio y termino del mismo de

manera concreta.

Descripción del Proceso.- Contiene una descripción del proceso en orden lógico

según sus actividades.

Requisitos de Entrada.- Contiene todos los requisitos necesarios para que se ejecute

el proceso.

Requisitos de Salida.- Contiene todos los resultados generados por el proceso al ser

ejecutado.

15

Procesos Relacionados.- Contiene la información de los procesos que intervienen en

la ejecución del proceso.

- Nombre del Proceso (Código).- Contiene el nombre y código del proceso.

- Interacción.- Breve descripción de la forma en que interactúa el proceso.

Recursos.- Contiene la información de los recursos humanos, materiales y

maquinaria necesarios para ejecutar el proceso.

Actores.- Personas, procesos, sistemas, instituciones o terceros que participan en la

ejecución del proceso. Esta sección lista todos los actores y sus actividades.

- Actor.- Nombre del actor.

- Lugar de Ejecución.- Área de la empresa en la cual se ejecuta el proceso.

- Frecuencia de Ejecución.- Contiene la periodicidad con la que se ejecuta el

proceso.

- Actividades del Actor.- Contiene todas las actividades que ejecuta el actor.

o Nombre.- Contiene el nombre de la actividad.

o Acción.- Descripción de la acción que realiza.

Observaciones Adicionales.- Contiene observaciones adicionales que se debe tener

en cuenta en la ejecución del proceso.

16

Figura 2.1 Hoja de proceso

Fuente: Elaboración propia.

17

Para la identificación del entorno empresarial se empleará los Diagramas de Flujos de

Datos para determinar las entidades externas y las fuentes o destinos de los datos. Para el

registro de la descripción de los Diagramas de Flujos de Datos se empleará la “Hoja de

Contexto”, la cual consta de los siguientes campos:

Nombre Empresa.- Contiene el nombre de empresa que implementa la plantilla.

Fecha.- Contiene la fecha de publicación del documento.

Versión.- Número de modificaciones que ha sufrido el proceso.

Nombre de Entidad.- Nombre de la entidad con la que se relaciona la empresa.

Código.- Codificación alfanumérico que permite identificar ala entidad.

Tipo de Entidad.- Específica el tipo de entidad interna o externa.

Descripción.- Contiene una descripción delaentidad.

Flujos de Entrada.- Contiene la información de los flujos de datos de entrada.

Nombre del Flujo.- Contiene el nombre del flujo.

Descripción.- Breve descripción delflujo.

Flujos de Salida.- Contiene la información de los flujos de datos de salida.

Nombre del Flujo.- Contiene el nombre delflujo.

Descripción.- Breve descripción del flujo.

Observaciones Adicionales.- Contiene observaciones adicionales que se debe tener en

cuenta.

18

Figura 2.2 Hoja de contexto


2.1.2.- Entorno Empresarial

El entorno de la empresa son todos los elementos ajenos a la organización que

son relevantes para su funcionamiento. El entorno contiene muchos recursos de los

cuales dependen las empresas, lo que provoca que inevitablemente se vean afectadas

por lo que ocurre en ese entorno.

Es necesario evaluar el ambiente externo actual y futuro en términos de

amenazas y oportunidades. La evaluación se centra en factores económicos, sociales,

19

políticos, legales, demográficos y geográficos. A su vez debe explorarse ese ambiente

en busca de elementos que sean de utilidad a la empresa tales como avances

tecnológicos, productos y servicios en el mercado, y buscar otros factores necesarios

para determinar la situación competitiva de la empresa.

Entorno Físico.-El entorno físico se refiere a los recursos naturales que rodean a la

empresa, tales como: el régimen de lluvias, las plagas, la especial capacidad de la

tierra para un determinado producto, la topografía, el potencial de pesca, el potencial

hidroeléctrico, tales recursos se aprovecharán acorde a las actividades de la empresa.

Entorno Económico.- Condiciones y tendencias generales de la economía que

pueden ser factores relevantes en las actividades de la organización.

Como parte del entorno económico podemos encontrar los siguientes: Capital,

trabajo, niveles de precios, políticas fiscales y tributarias, clientes.

Capital. Casi todas las organizaciones necesitan capital como maquinaria, edificios,

inventarios de bienes, equipos de oficina, herramientas de todo tipo y efectivo.

Existen organizaciones que son capaces de producir su propio capital, por ejemplo

cuando una empresa construye su propia maquinaria. También se pueden producir

dentro de la organización recursos en efectivo para comprar bienes de capital en el

exterior.

Las empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de capital

con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los materiales y otros bienes de

capital que requiere la organización para operar.

Es decir todas las clases de operaciones dependen de la disponibilidad y de los

precios de los bienes de capital que necesitan.

Trabajo. Otro insumo importante del medio económico es la disponibilidad, la

calidad y el precio de la fuerza laboral.

20

El precio de la mano de obra es un factor económico importante para la

empresa, aunque la automatización disminuye los altos costos.

Niveles de precios. Los cambios de precios repercuten en la inflación y estos a su vez

no sólo desequilibran a las empresas, sino que también distorsionan todo tipo de

organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra, los materiales y

otros artículos.

Políticas fiscales y tributarias. Repercuten económicamente en gran manera sobre

todas las empresas. El control gubernamental de la disponibilidad de créditos

mediante su política fiscal tiene efectos significativos no sólo sobre los negocios sino

también sobre operaciones que no se le relacionan.

Clientes. El factor más importante para que una empresa tenga éxito son sus clientes

sin ellos el negocio no puede existir.

Es evidente que las expectativas de la demanda de diversos públicos a quienes

atienden las empresas reciben la influencia de factores económicos y no económicos.

Las principales son las actitudes, los deseos y las expectativas de las personas muchas

de las cuales son producto de patrones culturales del ambiente social.

Entorno Tecnológico.- Uno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente es la

tecnología. La ciencia proporciona el conocimiento y la tecnología lo usa.

Tecnología se refiere a la suma total del conocimiento que se tiene de las

formas de hacer las cosas. Sin embargo su principal influencia es sobre la forma de

hacer las cosas, cómo se diseñan, producen, distribuyen y venden los bienes y los

servicios.

La repercusión de la tecnología se manifiesta en nuevos productos, nuevas

máquinas, nuevas herramientas, nuevos materiales y nuevos servicios. Algunos

21

beneficios de la tecnología son: mayor productividad, estándares más altos de vida,

más tiempo de descanso y una mayor variedad de productos.

Entorno socio-cultural.- El ambiente social se compone de actitudes, formas de ser,

expectativas, grados de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las

personas de un grupo o sociedad determinados.

Entorno político-jurídico.- Se encuentra estrechamente entrelazado con el entorno

social. En general las leyes se aprueban como resultado de las presiones y los

problemas sociales.

Ambiente político.-Las actitudes y las acciones de los legisladores y líderes políticos

y gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y creencias

sociales.

El gobierno afecta prácticamente a todas las empresas y todos los aspectos de la

vida. En cuanto a lo referente a los negocios, desempeña dos papeles principales: los

fomenta y los limita. Cabe también mencionar que el gobierno también es el mayor

cliente, pues compra bienes y servicios.

Ambiente legal.-El otro papel del gobierno es restringir y regular los negocios.

Todaempresa está rodeada de una maraña de leyes, reglamentos y jurisprudencia, no

sólo a nivel nacional sino también estatal y municipal.

Numerosas leyes y normas son necesarias, aunque muchas se vuelven

obsoletas. Pero representan un ambiente complejo para todos los administradores.

Entorno ético.La ética en los negocios se relaciona con la verdad y la justicia y tiene

diversos aspectos, tales como las expectativas de la sociedad, la competencia justa, la

publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía del

consumidor y la conducta corporativa en el país de origen así como en el extranjero.

22

Figura 2.3 Entorno empresarial de una PyME.

Entorno Político Jurídico

Entorno Socio Cultural

Entorno Tecnológico

Entorno Económico

Entorno Físico

PyME


Todos estos aspectos influyen de manera directa o indirecta en el funcionar de

la empresa, misma que debe adaptar sus procesos para su funcionamiento, la

selección del Sistema de Planeación de Recursos Empresariales debe basarse en la

identificación y automatización de estos procesos.

Figura 2.4 Relación entre Entorno - Procesos – ERP - PyME

Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales

Procesos de la Empresa

Entorno

Empresarial

PyME

Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales

Procesos de la Empresa


23

2.1.3.- Mapa de procesos de una PyME

Un proceso es un conjunto de actividades y recursos interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida aportando valor añadido

para el cliente o usuario. Los recursos pueden incluir: personal, finanzas,

instalaciones, equipos técnicos, métodos, etc.

El propósito que ha de tener todo proceso es ofrecer al cliente/usuario un

servicio correcto que cubra sus necesidades, que satisfaga sus expectativas,

con el mayor grado de rendimiento en coste, servicio y calidad.

Un procedimiento es la forma específica de llevar a término un proceso o

una parte del mismo.

Los resultados deseados en los procesos dependen de los recursos,

la habilidad y motivación del personal involucrado en el mismo, mientras los

procedimientos son sólo una serie de instrucciones elaboradas para que las siga

una persona o conjunto de personas.

Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de

los procesos de una organización. Existen diversas formas de diagramar un mapa

de procesos, en este documento partiremos del Diagrama de Contexto el cual

proveerá una visión global de los macroprocesos, y finalizaremos con los Diagramas

BMP para detallar a profundidad cada una de las actividades empresariales.

2.1.4.- Diagrama de Contexto

El diagrama de contexto nos ayuda a distinguir los procesos que son parte de la

PyME y las interacciones que tienen estos con su entorno. Las interacciones pueden

ser sistemas informáticos, sectores internos de la empresa y factores externos.

24

Figura 2.5 Diagrama de contexto de PyME.


25

Tabla 2.3 Hoja de contexto de Cliente.

Logo

Formulario de Documentación de Procedimientos

Versión 1.0

PyME

Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1/1

Nombre de Entidad Código

Clientes CTXT-CL-001

Tipo de Entidad Externa Interna

x

Descripción

Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de dinero u otro artículo de valor.

Flujos de Entrada

Nombre del Flujo Descripción

Recibir pedido de cotización de productos o servicios Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.

Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios enviados.

Recibir solicitud de productos o servicios Se recibe el pedido de productos o servicios por parte del cliente.

Recibir pago de factura de cliente Se recibe el pago de los productos o servicios emitidos al cliente.

Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el

servicio.

Flujos de Salida


Enviar cotización de productos o servicios Se envía al cliente la cotización de productos o servicios.

Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de

productos o prestación de servicios.

Enviar factura de productos al cliente Se envía la factura de los productos o servicios al cliente.

Entregar productos al cliente Se entregan los productos o servicios al cliente.

26

Resolver problemas enviados por el cliente Se solucionan los problemas reportados por el cliente.

Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el

problema reportado por el cliente.

Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están

acorde a las necesidades del cliente, se procede con el cierre del contrato.

Observaciones Adicionales


Tabla 2.4 Hoja de contexto de Proveedor.

Logo


Versión 1.0

PyME



Proveedores CTXT-PRV-001


X

Descripción

Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece con bienes, productos o servicios.

Flujos de Entrada


Recibir cotización de productos o servicios Se recibe la cotización de productos o servicios del proveedor.

27

Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por

parte del proveedor.

Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por

parte del proveedor.

Recibir productos o servicios de proveedor Se recibe los productos o servicios del proveedor.

Recibir solución de problemas El proveedor soluciona los problemas de los productos o servicios.

Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede

con el cierre del mismo.

Cerrar contrato con proveedor

Flujos de Salida


Enviar pedido de cotización de productos o servicios Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.

Aceptar cotización de productos o servicios Se acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.

Enviar pedido de productos o servicios Se envía la solicitud de productos o servicios al proveedor.

Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el

proveedor.

Reportar problemas de productos a proveedor Se informa al proveedor de fallas en los productos o servicios.



28

Tabla 2.5 Hoja de contexto de Organismos de Control.

Logo


Versión 1.0

PyME



Organismos de Control CTXT-ORG-001


x

Descripción

Los Organismos de Control constan por todas las Entidades Gubernamentales a las cuales se debe informar de las actividades tanto

económicas como laborales.

Estos Organismos de Control son:

- Súper Intendencia de Compañías

- Ministerio de Relaciones Laborales

- Servicio de Rentas Internas

- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

- Ministerio del Medio Ambiente

- Municipalidad

- Ministerio de Salud Pública

También forman parte de los Organismos de Control:

- Alta Gerencia

- Accionistas

- Áreas de Control de Calidad

Flujos de Entrada


Recibir políticas de reciclado y destrucción de Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los

29

materiales Organismos de Control correspondientes a medio ambiente y salud pública.

Recibir políticas para contratación y evaluación de

personal

Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por

el Ministerio de Relaciones Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Recibir aprobación de presupuesto Se recibe la aprobación de presupuesto para la ejecución de proyectos.

Flujos de Salida


Enviar declaración de impuestos Se envía la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.

Enviar informe de actividades Se envían los informes de actividades realizadas.

Enviar informe de gastos Se envían los informes de gastos.

Enviar planificación anual Se envía la planificación anual de actividades, gastos y proyectos a ejecutar.

Enviar Informes de personal Se envían los informes de evaluación de personal.

Enviar informe de ingresos Se envían los informes de ingresos económicos.

Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para el cumplimiento de proyectos.

Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de

Relaciones Laborales.

Enviar las actas de finiquito de contratos Se envían las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de

Relaciones Laborales.

Realizar pagos de Seguro Social Se procede con la afiliación obligatoria al Seguro Social de los empleados.

Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales



Al desagregar el Diagrama de Contexto se obtendrá el Modelo de Macroprocesos para lasPyMES.

30

Figura 2.6 Modelo de macroproceso de una PyME.


31

Tabla 2.6 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes.

Logo


Versión 1.0

PyME



Administración de las Relaciones con los Clientes CTXT-ARC-001


x

Descripción

Macroproceso que se centra en el equipo de ventas de la PyME para gestionar y ejecutar el proceso pre-venta y post-venta. Ayuda en las actividades como gestión de la

Orden de Producción, gestión de contratos de servicios y productos y administración de servicios de comercialización.

Flujos de Entrada


Recibir pedido de cotización de productos o

servicios

Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.

Aceptar cotización de productos o servicios El cliente acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.



Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el servicio.

Informe de órdenes de trabajo en proceso Se informa el estado en el que se encuentran las órdenes de trabajo generadas.

Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios

al cliente.

Informar estado de solicitud de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.

Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan.

Asignar personal Se asigna el personal contratado a las unidades que lo solicitan.

Asignar presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.

32

Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes

unidades.

Flujos de Salida



Enviar contrato al cliente Se envía al cliente en el caso de ser necesario el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios.



Resolver problemas enviados por el cliente Se da solución a los problemas reportados por el cliente.

Cerrar reclamo de cliente Una vez resuelto el problema con los productos o servicios se procede a cerrar el problema reportado por el cliente.

Cerrar el contrato con el cliente Una vez que se da por entregado la totalidad de los productos o servicios y estos están acorde a las necesidades del

cliente, se procede con el cierre del contrato.

Generar orden de trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos o prestación de servicios a los clientes.

Solicitar presupuesto Las diferentes unidades de la PyME solicitan presupuesto para cumplir con sus proyectos.

Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al

departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .

Solicitar personal Las unidades de la PyME solicitan personal para cubrir los puestos disponibles.

Solicitar productos Las diferentes unidades de la PyME solicitan productos o servicios al Departamento de Compras.



33

Tabla 2.7 Hoja de contexto de Gestión de la Producción.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de la Producción CTXT-GSTPD-001


x

Descripción

Macroproceso que define la forma en la que se elaboran los productos o se prestan los servicios, desde el consumo de materia prima, maquinaria y mano de obra, hasta el

embalaje y bodegaje del producto terminado.

Flujos de Entrada








unidades.

Flujos de Salida




al cliente.





34

Tabla 2.8 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de Abastecimiento CTXT-ABST-001


x

Descripción

Macroproceso que definen las actividades para proceder con las compras, todo el movimiento y almacenaje de materias primas, el inventario de los productos y

almacenaje de los productos terminados.

Flujos de Entrada



Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato para la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.

Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.



Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede con el cierre del mismo.

Cerrar contrato con proveedor Una vez que se da por aceptada la totalidad de los productos o servicios, se procede con el cierre del contrato.






unidades.

Flujos de Salida


Enviar pedido de cotización de productos o Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.

35

servicios

Aceptar cotización de productos o servicios Se acepta la cotización de los productos o servicios del proveedor.


Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el proveedor.









Tabla 2.9 Hoja de contexto de Gestión de la Planificación de Recursos Empresariales.

Logo Formulario de Documentación de Procedimientos

Versión 1.0

PyME



Gestión de Planificación de Recursos Empresariales CTXT-REMP-001


x

Descripción

Macroproceso encargado de definir el funcionamiento de las áreas Financiera-Contable, Recursos Humanos e Inventarios.

Flujos de Entrada



36



Informar la solución de incidente de

tecnología

La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.

Recibir políticas de reciclado y destrucción de

materiales

Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los Organismos de Control correspondientes a

medio ambiente y salud pública.

Recibir politicas para contratación y

evaluación de personal

Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.


Flujos de Salida








Enviar declaración de impuestos Se envía la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.

Enviar informe de actividades Se envían los informes de actividades realizadas.

Enviar informe de gastos Se envían los informes de gastos.

Enviar planificación anual Se envía la planificación anual de actividades, gastos y proyectos a ejecutar.


Enviar informe de ingresos Se envían los informes de ingresos económicos.

Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para el cumplimento de proyectos.

Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Laborales.

Enviar las actas de finiquito de contratos Se envían las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.


Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales



37

Tabla 2.10 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de Tecnologías de Información CTXT-TIC-001


x

Descripción

Macroproceso encargo de definir el funcionamiento de todos los servicios que ofrece el área de tecnologías de información.

Flujos de Entrada



Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo

solicitan.


Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones

al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .


Flujos de Salida





unidades.




38

2.1.4.1.- Administración de las Relaciones con los Clientes

La Administración de las Relaciones con los Clientes (CRM), es toda estrategia

empresarial que implica un cambio de modelo de negocio centrado en la gestión

automatizada de todos los puntos de contacto con el cliente, cuyo objetivo es captar,

fidelizar y rentabilizar al cliente ofreciéndole una misma cara mediante el análisis

centralizado de sus datos1.

Una parte fundamental de la atención al cliente son los servicios preventa y

postventa que se ofrecen. El servicio es una parte integral del producto y se considera

que no se puede vender el uno sin el otro.

Una característica común de los negocios de éxito es la actitud hacia el servicio,

la búsqueda del servicio atento, amable y experto fluye desde la cabeza del negocio,

contagiando a todo el personal de la empresa. Esta calidad en el servicio no es algo

que se consiga enviando al personal a un curso con la última panacea en servicio al

cliente. Es una cualidad que se busca en el personal desde el momento de su

selección, una conducta que se aprende del mismo propietario y líder2.

La descomposición del macroproceso de la figura 2.6, se detalla a continuación.

1CRM. Gestión de la Relación con los Clientes,1° edición, Ignacio García Valcárcel, pág. 26 2Los pilares del marketing,1° edición, Bernardo López, Marta Mas Machuca, Jesús Viscarri Colomer, pág. 284

39

Figura 2.7 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los Clientes.


40

Tabla 2.11 Hoja de contexto de Atención al Cliente.

Logo


Versión 1.0

PyME



Atención al Cliente CTXT-CRM-ATC-001


x

Descripción

Departamento encargado de receptar la especificación de los productos solicitados por los clientes.

Flujos de Entrada



servicios



Recibir reclamos de cliente Se reciben reclamos del cliente por fallas en los productos o inconvenientes en el servicio.



al cliente.

Entregar proforma de productos o servicios El personal de cotización entrega la proforma generada de productos o servicios.




unidades.

Flujos de Salida




41

Resolver problemas enviados por el cliente Se da solución a los problemas reportados por el cliente.




Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la proforma de productos o servicios.







Tabla 2.12 Hoja de contexto de Cotización.

Logo


Versión 1.0

PyME



Cotización CTXT-CRM-CTZ-001


x

Descripción

Departamento encargado de generar la cotización de los productos solicitados por los clientes.

Flujos de Entrada


Recibir pedido de cotización de productos o servicios Se recibe la solicitud de cotización de productos o servicios del cliente.

42

Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la proforma de productos o

servicios.



solicitan.

Flujos de Salida


Entregar proforma de productos o servicios El personal de cotizador entrega la proforma generada de productos o servicios.



Reportar incidentes de tecnología Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de

telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación .



Tabla 2.13 Hoja de contexto de Punto de Venta.

Logo


Versión 1.0

PyME



Punto de Venta CTXT-CRM-PTV-001


x

Descripción

Área encargada de realizar los cobros de los productos elaborados.

Flujos de Entrada

43






Flujos de Salida











Tabla 2.14 Hoja de contexto de Marketing y Contratos.

Logo


Versión 1.0

PyME



Marketing y Contratos CTXT-CRM-MRK-001


x

44

Descripción

Área encargada del seguimiento de los clientes y generación de contratos.

Flujos de Entrada





Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados o de la finalización de la prestación de servicios al

cliente.





Flujos de Salida












45

2.1.4.1.1.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente

Figura 2.8 Diagrama de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.


46

Tabla 2.15 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.

Logo


Versión 1.0

PyME

Fecha: Versión: 1.0 Páginas:

Nombre del Proceso Código

Gestión de Marketing y Atención al Cliente PRC-CRM-001

Propósito General Diagramas del Proceso

Registrar la venta de productos a los clientes. Nombre Página

Objetivos Específicos

Registrar la solicitud de productos de los clientes.

Registrar el cobro de las ventas de productos.

Entregar los productos a los clientes.

Alcances y Limitaciones

En este proceso no se detalle las actividades de producción de productos ni la generación de la proforma.

Descripción del Proceso

El proceso inicia cuando un cliente solicita la cotización de productos o servicios, el personal de atención al cliente verifica si este producto existe en bodega de

producto terminado, caso contrario solicita al personal de cotización se elabore la proforma de productos.

El personal de atención al cliente registra o actualiza los datos de los usuarios y envía la cotización de productos mediante correo electrónico o impreso.

Si el cliente acepta la cotización el personal de ventas genera una Orden de Producción de productos e informa al personal regente de la planta para que proceda con la

planificación y elaboración del producto, dentro de las condiciones establecidas en el contrato.

El cliente puede realizar pagos anticipados del producto o realizar la cancelación de los mismos.

El personal encargado de la producción de productos informa el estado en el que se encuentran los productos en elaboración al personal de ventas.

El personal de ventas informa el estado de elaboración de los productos al cliente.

Al finalizar con la elaboración de los productos se procede con la entrega al cliente.

El cliente pude informar al personal de atención al cliente si existen inconvenientes con los productos entregados. Se revisan los problemas con los productos y de ser

necesario se los reprocesa.

Si el cliente acepta la totalidad de los productos se da por cerrado la Orden de Producción.

Requisitos de Entrada Requisitos de Salida

Solicitud de productos del cliente Productos elaborados

Procesos Relacionados

47

Nombre del Proceso (Código) Interacción

Generar Cotización

Elaborar producto

Almacenar producto

Entregar Producto

Recursos

Humanos Materiales Equipos

Personal de atención al cliente

Cotizador

Actores

Actor Lugar de Ejecución Frecuencia de Ejecución

Cliente

Actividades del Actor

Nombre Acción

Inicio El proceso empieza cuando el cliente se solicita atención.

¿Aceptar Cotización? El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos o

prestación de servicios.


¿Realiza Pago? El cliente puede o no realizar el pago de anticipos o la cancelación total del trabajo.

Informar al Cliente estado de la Orden de

Producción

Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del

estado de la Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción.


Fin Se da por finalizada la Orden de Producción con la entrega total de los productos y el cierre de los incidentes.


Atención al Cliente


Nombre Acción

Registrar cliente Registra o actualiza los datos del cliente


servicios


Solicitar cotización de productos o servicios El personal de atención al cliente solicita a los cotizadores la generación de la cotización de productos o servicios.


Actualizar Inventario de Producto Terminado Se procede con la actualización de los saldos de inventario de bodega de producto terminado.

48

Visualizar estado de Orden de Producción El personal de Atención al Cliente puede visualizar el estado en el que se encuentra la Orden de Producción, se deben

poder buscar las Órdenes de Producción por rangos de fechas y por clientes. Si la Orden de Producción se ha

finalizado en la Planta de Producción se notifica mediante correo electrónico al personal de Atención al Cliente sobre

la terminación del producto.

¿Orden de Producción Terminada? Si la Orden de Producción ha sido ejecutada se actualiza su estado.

Receptar Producto Se realiza la recepción de los productos elaborados para ser entregados al cliente.

Registrar Reclamo de Cliente Se registran los reclamos de los clientes para su seguimiento y solución.

Clasificar Reclamos de Cliente Se analizan y se clasifican los reclamos del cliente.

Identificar las causas reales del reclamo Se analiza las causas reales de los reclamos del cliente.

¿Reclamo Resuelto? Se procede con la solución del problema que ocasiona los reclamos del cliente. Si no se puede resolver el problema

este debe ser escalado.

Escalar reclamo Se asigna el problema al personal del siguiente nivel de atención para que analice y resuelva las causas del problema.

Cerrar reclamo Al solucionar el problema se procede a cerrarlo.

Informar al Cliente Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.


Cotización


Nombre Acción

Receptar Solicitud Cotización Se recibe la solicitud de cotización de elaboración de productos basado en la información provista por el cliente.

Generar cotización El proceso de generación de productos es realizado por personal de la planta de producción, los cuales cuentan con

varios años de experiencia en la elaboración de productos. La estimación de los costos se basa en la experiencia de los

cotizadores, los cuales toman como base de cálculo el precio de los materiales, maquinaria y mano de obra.


Punto de Venta


Nombre Acción



¿Generar Orden de Producción? Si no se dispone del producto o servicio se genera la Orden de Producción.

Generar Orden de Producción Se genera la Orden de Producción y se envía la información a la planta de producción, se registra la planificación de

trabajo.


49

Gestión de Contrato y Marketing


Nombre Acción

Generar Contrato En los casos que sean necesarios se procede con la generación del contrato.

Actualizar Información Financiera Se actualiza la información de financiera como es el caso de cuentas por cobrar, bancos, presupuesto, etc.

Actualizar Base Datos ERP Se actualiza los datos que los procesos generan para luego procesarlo.

Generar Reporte Gerencial Se obtiene información mediante reportes de: - Estado de la producción de todas las órdenes de producción. - Estado

de producción de una Orden de Producción. - Cantidad de clientes atendidos por un periodo de tiempo. - Cantidad de

ingresos por un periodo de tiempo. - Carga de trabajo de la maquinaria. - Carga de trabajo del personal de la planta.

Analizar Información El personal administrativo toma decisiones basadas en la información almacenada de los clientes, ventas y elaboración

de productos.


Producción


Nombre Acción

Actualizar cola de trabajo Actualiza el listado de las órdenes de producción pendientes de ejecutar.

Elaborar producto La planta de producción revisa la lista de órdenes de trabajo pendientes, los planifica y ejecuta. Luego almacena los

productos en la bodega de producto terminado.

Almacenar producto Una vez terminado el producto este es almacenado en las bodegas hasta la entrega al cliente. Se informa al área de

atención al cliente que la Orden de Producción está lista para ser entregada.

Cerrar Orden de Producción Se cierra la Orden de Producción y se actualiza la información de costos de producción.



50

2.1.4.1.1.1.- Proceso de Gestión de Cotización

Figura 2.9 Diagrama de proceso de Gestión de Cotización.


51

Tabla 2.16 Hoja de proceso de Cotización.


Versión 1.0

PyME



Cotización PRC-CTZ-001


Determinar el costo de producción de los productos o servicios

solicitados por el cliente. Nombre Página


Estimación de costos de producción basados en los requisitos del producto.



El personal de atención al cliente recibe la solicitud de productos del cliente, determina si existe el producto en bodegas, determina el precio de venta y procede con la

emisión de la factura al cliente.

Si el producto no se encuentra en bodega se solicita el personal de cotizadores que elabore la estimación del precio de venta de los productos.




Solicitar cotización

Recursos



Cotizador

Actores


52

Cliente


Nombre Acción

Solicitar cotización de productos El cliente solicita la cotización de productos.

Presentar cotización El personal de Atención al Cliente presenta al cliente la cotización de la elaboración de los productos.




Nombre Acción

¿Elaborar nuevo producto? El vendedor determina si los productos solicitados por el cliente requieren de elaboración o existen en la bodega de producto

terminado.

Determinar precio de venta El personal de Atención al Cliente determina el precio de venta de los productos.


Bodega de producto terminado


Nombre Acción

Consultar existencias Se consultas las existencias en la bodega de producto terminado.


Cotizador


Nombre Acción

Estimar precio venta Se elabora la estimación del costo de producción y el precio de venta de los productos o servicios.



53

2.1.4.2.- Gestión de la Producción

La función de producción o de operaciones en la empresa tiene por objeto la

producción de materiales, bien sean de consumo, como un coche, o de inversión

como una máquina, y/o de servicios.3

Un proceso de producción recibe insumos en forma de materiales, personal,

capital, servicios e información. Estos insumos son transformados en un subsistema

de conversión en los productos y servicios deseados, que se conocen como productos.

Una porción del producto resultante es vigilado por control para determinar si es

aceptable en términos de costo y calidad. Si el resultado es aceptable, no se requieren

cambios en el proceso de producción, si el resultado no es aceptable, se requieren de

una acción administrativa correctiva. El control de producción asegura el desempeño

del proceso al brindar retroalimentación de forma que los gerentes puedan tomar

acciones correctivas.

Por su parte, la función económica-financiera se encarga de prever los recursos

económicos o necesidades financieras para llevar a cabo el proceso productivo (mano

de obra directa, materia prima y costes indirectos). Si además proporciona el soporte

operativo, se denomina función administrativo-financiera.

Figura 2.10 Relación de funciones.

Funcióneconómica-financiera

Funciónde producción

Funcióncomercial

Fuente: Montserrat González Riesco, Gestión de la Producción, pag 5

3Gestión de la Producción. Cómo planificar y controlar la producción industrial, 1ª edición, Montserrat González Riesco

54

Figura 2.11 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Producción


55

Tabla 2.17 Hoja de contexto de Planificación de Trabajo


Versión 1.0

PyME



Planificación de Trabajo CTXT-GP-PLNT-001


x

Descripción

Área encargada de realizar la planificación del trabajo. Se estima presupuesto, materia prima, personal, maquinaria y tiempos de ejecución.

Flujos de Entrada







unidades.

Informar ingreso de productos terminados La bodega de producto terminado informa el ingreso de productos.

Flujos de Salida






al cliente.



Planificar trabajo Se planifica la elaboración de productos o prestación de servicios.



56

Tabla 2.18 Hoja de contexto de Ejecución de Trabajo.


Versión 1.0

PyME



Ejecución de Trabajo CTXT-GP-EJET-001


x

Descripción

Área encargada de elaborar los productos o prestar los servicios solicitados por el cliente.

Flujos de Entrada


Planificar trabajo Se planifica la elaboración de productos o prestación de servicios.


solicitan.


unidades.

Flujos de Salida





Entrega de Producto Elaborado Se entregan los productos en proceso de elaboración a la siguiente línea de producción.



57

Tabla 2.19 Hoja de contexto de Control de Calidad.

Logo


Versión 1.0

PyME



Control de Calidad CTXT-GP-CTRC-001


x

Descripción

Área encargada de realizar el control de calidad de los productos o servicios prestados al cliente.

Flujos de Entrada




unidades.

Flujos de Salida







58

Tabla 2.20 Hoja de contexto de Empaquetado.

Logo


Versión 1.0

PyME



Empaquetado CTXT-GP-EMP-001


x

Descripción

Área encarga de realizar el empaquetado de los productos. En el caso de PyME que prestan servicios esta área no existe.

Flujos de Entrada



Flujos de Salida


Entrega de Producto Terminado Se entrega a la bodega los productos terminados para su almacenamiento y posterior distribución.



59

Tabla 2.21 Hoja de contexto de Entrega de Producto Terminado

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Versión 1.0

PyME



Almacenamiento CTXT-GP-ALM-001


x

Descripción

Área encargada de almacenar e inventariar los productos elaborados.

Flujos de Entrada


Entrega de Producto Terminado Se entrega a la bodega los productos terminados para su almacenamiento y posterior distribución.

Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las

diferentes unidades.

Flujos de Salida




Informar ingreso de productos terminados La bodega de producto terminado informa el ingreso de productos.



60

2.1.4.2.1.- Proceso de Gestión de Producción

Figura 2.12 Diagrama de proceso de Gestión de Producción.


61

Tabla 2.22 Hoja de proceso de Gestión de Producción

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de Producción PRC-PROD-001


Elaborar los productos solicitados por el cliente. Nombre Página


Planificar los tiempos de producción de los productos.

Producir los productos.

Almacenar los productos.

Informar el estado de fabricación de los productos.



El proceso se inicia cuando el personal de Punto de Venta genera una Orden de Producción. La Orden de Producción es enviada a la Planta de Producción.

Esta Orden de Producción llega mediante correo electrónico o impreso con todos los detalles especificados por el cliente.

Planificación

El jefe de producción de área procede con la planificación de trabajo mediante:

- La planificación de tiempos de producción y fechas de elaboración.- Se procede con la revisión del calendario de actividades y se asigna trabajo de acuerdo a las

prioridades de entrega del producto en las fechas disponibles de producción.

- La planificación de personal.- De acuerdo al calendario de actividades se procede con la planificación del personal que trabajará en la elaboración de los productos.

- La planificación de maquinaría.- De acuerdo al calendario de actividades y de mantenimiento de la maquinaria se procede a planificar la maquinaria y el personal

operacional que elaborarán el producto.

Ejecución

En la etapa de elaboración de los productos el personal operacional registra:

- Los tiempos empleados en la fabricación del producto.

- La materia prima empleada en la fabricación de productos.

62

- La maquinaria y los tiempos de trabajo ejecutados.

Al finalizar el trabajo asignado se procede con la liquidación de materia prima. El jefe de producción genera los informes de producción basados en el personal,

maquinaria, materiales y tiempos empleados.

Control de calidad

Al encontrar fallas en los productos el área de control de calidad puede generar órdenes de trabajo para reposición de productos, en cuyo caso se procede con los

procesos de planificación y ejecución.

Si no se encuentran fallas el producto pasa a embalaje y empaquetado.

Almacenamiento

El personal de bodega de producto terminado recibe la solicitud de almacenamiento de productos.

Retira los productos de la planta de producción y actualiza los inventarios.

Al finalizar el ingreso de los productos informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser distribuidos al cliente.


Especificación del producto y la Orden de Producción Producto acorde a lo requerido por el cliente

Disponibilidad de personal operacional.

Disponibilidad de materia prima

Disponibilidad de maquinaria



Recursos


Actores


Punto de Venta Diaria


Nombre Acción

Inicio El proceso empieza con la creación de las órdenes de producción y se envía los mensajes al personal administrativo de la planta de producción.

Receptar Lista de Productos Terminados Recepta mensaje de productos terminados por Orden de Producción.


Producción Planta de Producción Diaria


Nombre Acción

Receptar Orden de Producción Reciben las órdenes de producción generadas.

63

¿Se necesita recursos? El jefe de la planta de producción determina si tipos de recursos necesita para elaborar los productos o brindar servicios al

cliente.

Crear Solicitud de Compra Se crea la Solicitud de Compra de la materia prima faltante.

Solicitar Personal Se solicita el personal necesario para la elaboración de los productos o prestación de servicios.

Solicitar Maquinaria Se solicita la maquinaria necesaria para la elaboración de productos.

Planificar Trabajo Se planifica fechas de elaboración del trabajo, mano de obra, maquinaria y material a emplear.

Ejecutar Trabajo Se realiza el trabajo planificado para la Orden de Producción.

Registrar Tiempo Empleado Se registra el tiempo de trabajo empleado en la ejecución de la Orden de Producción.

Registrar Material Empleado Se registra la materia prima directa e indirecta empleado en la elaboración cada Orden de Producción.

Registrar Maquinaria Empleada Se registra la maquinaria empleada para la elaboración cada Orden de Producción.

Registrar Mano de Obra Se registra la mano de obra empleada en la elaboración cada Orden de Producción.


Control de Calidad

Diaria


Nombre Acción

Controlar Calidad Se revisa y verifica que el producto elaborado no tenga fallos.

¿Existe fallos? Se determina si existen fallos en el producto.

Registrar Fallas Se registran las fallas encontradas en la Orden de Producción.

Generar Orden de Reposición Se generan la orden de reposición.

Empaquetar Producto Se generan las etiquetas y se embala el producto terminado.


Bodega de Producto Terminado Bodega Diaria


Nombre Acción

Informar a Bodega de Producto Terminado Se envía el mensaje de que el producto ha sido terminado y está listo para ser embodegado y despachado al cliente.

Receptar Listado de Productos Terminados Recepta el listado productos correspondientes a las órdenes de producción listos para ser embodegados.

Ingresar Productos Terminados a Bodega Se realiza la verificación del producto y se procede al ingreso del mismo a bodega de producto terminado.

Actualizar Inventario Se actualizan los inventarios.

Informar Ingreso de Productos Terminados Bodega de producto terminado informa Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al cliente.



64

2.1.4.3.- Gestión de Abastecimiento

El objetivo general del sistema de abastecimiento es proveer a la función de

producción los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados. El

abastecimiento es parte de la logística de producción junto con la distribución física,

el mantenimiento y los servicios de planta. Además, las decisiones que se toma

dentro de su ámbito de competencias inciden en la estructura de costos, en las

finanzas y en el posicionamiento, si se tiene en cuenta la calidad de los recursos

adquiridos4.

Los sectores que se relacionan con el sector de compras son:

Finanzas. El sector de compras negocia precios, plazos y condiciones de pago

con los proveedores; siendo estas variables que inciden en la posición

financiera de la organización, entonces la gestión de compras debe estar en

armonía con los objetivos y políticas del área de Finanzas.

Producción. La gestión de compras se orienta a satisfacer las necesidades de

materiales, materias primas y servicios del área de producción. Por tanto,

deben coordinar plazos de entrega, calidades y costos.

Contaduría. Este sector realiza la registración formal de las operaciones de

compras. Se relaciona con compras en materia de control de inventarios,

costeo de inventarios de materiales y materias primas.

.

La Gestión de Abastecimiento, es responsable de la adquisición de todos los

bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades organizacionales.

Sus funciones principales son:

Analizar el mercado de oferta con el propósito de obtener la relación precio-

calidad más conveniente para la organización.

Analizar los proveedores actuales y potenciales, y disponer de un listado de

proveedores alternativos.

4

Funciones de la administración. Teoría y Práctica, 1ª edición, Boland Lucrecia, Carro Fernanda, etc

65

Planificar las compras en función de pronósticos y proyecciones de los

consumos para cada sector.

Optimizar las decisiones de compra por medio de la definición de indicadores

de referencia.

Establecer los controles necesarios para garantizar una gestión eficiente.

El objetivo de almacenaje dentro del sistema de abastecimiento consiste en

acumular, custodiar y controlar los inventarios de materiales, materias primas y

productos en proceso o semielaborados, con el propósito de nivelar los intercambios

entre compras y producción. Asimismo, este sector tiene a su cargo la custodia de

bienes que no son suministros de producción, como repuestos, papelería,

herramientas, artículos de limpieza, etc.

La administración de stocks o inventarios se ocupa de determinar y mantener

un nivel óptimo de los elementos almacenados en función de las necesidades de los

clientes, de producción o del usuario que corresponda.

66

Figura 2.13 Diagrama de macroprocesos de Gestión de Abastecimiento.


67

Tabla 2.23 Hoja de contexto de Gestión de Compras.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de Compras CTXT-CMP-001


x

Descripción

Responsable de la adquisición de todos los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades organizacionales.

Flujos de Entrada



Recibir factura de proveedor Se recibe la factura por la elaboración de productos o prestación de servicios por parte del proveedor.



Recibir cierre de problema El proveedor informa que el problema ha sido resuelto en su totalidad y se procede con el cierre del mismo.







unidades.

Enviar información de proveedor Enviar la información de los proveedores.

Flujos de Salida


Enviar pedido de cotización de productos o servicios Se envía el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.



68

Solicitud de Asesoría Jurídica Se solicita al Área Jurídica asesoría para revisar o redactar los contratos.

Pagar factura de proveedor Se procede con el pago de la factura de productos o servicios emitida por el proveedor.








Tabla 2.24 Hoja de contexto de Gestión Jurídica.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión Jurídica CTXT-JRD-001


x

Descripción

Responsable de brindar asesoría jurídica.

Flujos de Entrada




Solicitud de Asesoría Jurídica Se solicita al Área Jurídica asesoría para revisar o redactar los contratos.



69

unidades.

Flujos de Salida







Tabla 2.25 Hoja de contexto de Gestión de Almacenamiento.

Logo


Versión 1.0

PyME



Gestión de Almacenamiento CTXT-GALM-001


x

Descripción

Responsable de brindar asesoría jurídica.

Flujos de Entrada





unidades.


Flujos de Salida

70



solicitan.




Tabla 2.26 Hoja de contexto de Gestión de Proveedores


Versión 1.0 PyME



Gestión de Proveedores CTXT-GALM-001


x

Descripción

Responsable de gestionar a los proveedores.

Flujos de Entrada





unidades.

Flujos de Salida



Enviar información de proveedor Enviar la información de los proveedores.



71

2.1.4.3.1.- Proceso de Gestión de Abastecimiento

Figura 2.14 Diagrama de proceso de Gestión de Abastecimiento.


72

Tabla 2.27 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento.

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PyME



Gestión de Abastecimiento PRC-GABST-001


Registrar las compras realizadas a los proveedores. Nombre Página




Proceso encargado de la adquisición, distribución y mantenimiento de los productos o bienes adquiridos.




Recursos


Personal de Compras

Personal de Bodega

Actores


Departamento Solicitante Demanda


73

Nombre Acción

Crear Solicitudes de Compras El departamento crea la Solicitud de Compra de los materiales/productos/servicio que necesita.

Recibir productos Los productos solicitados son receptados y consumidos.


Departamento de Compras Compras Demanda


Nombre Acción

Receptar Solicitud de Compra El Departamento de Compras recepta la solicita y evalúa la posibilidad de compra.

Seleccionar Proveedor Se selecciona al proveedor que cumpla con las condiciones necesarias para realizar la compra.

Genera Orden de Compra Se procede a la generación de la Orden de Compra y contratación del servicio o bien.

Realizar Pago a Proveedor Se procede con el pago al proveedor por los productos o servicios brindados.


Bodega Bodega Demanda


Nombre Acción

Receptar Productos Los productos entregados por el proveedor son recibidos por el personal de bodega central.

Inspeccionar productos adquiridos Se realiza la revisión del estado de los productos adquiridos antes de ser ingresados a bodega central.

¿Cumple con Especificaciones? Si los productos no cumplen con las especificaciones solicitadas son rechazados y se ejecuta la garantía. Caso

contrario son ingresados a la bodega central.

Ingresar Productos a Bodega Central Se ingresa los productos a Bodega Central.

Actualizar Inventario Se actualiza el inventario de los productos.


Proveedor Oficinas Proveedor Demanda


Nombre Acción

Receptar Orden Compra El proveedor recepta la Orden de Compra.

Realizar Envió de Productos/Servicios El proveedor envía los productos solicitados.

Emitir Garantía Si los productos o servicios presentan fallos se hace uso de la garantía establecida en el contrato.


Jurídico Demanda


Nombre Acción

74

Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato del proveedor.

Cerrar contrato proveedor Se cierra el contrato con el proveedor



2.1.4.3.1.1.- Proceso de Seleccionar Proveedor

Figura 2.15 Diagrama de proceso de Seleccionar Proveedor.


75

Tabla 2.28 Hoja de proceso de Selección de Proveedor.

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PyME



Selección de Proveedor PRC-SLCPRV-001


Seleccionar el proveedor que cumpla con las necesidades de la PyME. Nombre Página




El Departamento de Compras genera la solicitud de cotización de productos o servicios y los envía a diferentes proveedores.

Se receptan las cotizaciones de los proveedores y se las evalúa.

Se selecciona al proveedor que más le convenga a la PyME.




Recursos


Actores


Departamento de Compras Demanda


Nombre Acción

76

Solicitar Cotización En ésta tarea se solicita a diferentes proveedores cotizaciones de los productos o servicios requeridos.

Receptar Cotización Cada cotización recibida debe tener cierta información, por ejemplo el costo unitario, las cantidades de cada producto, la fecha

de entrega y si es posible la aplicación de descuentos. El número mínimo de cotizaciones necesarias se calcula mediante una

Regla de Negocio que estima el número de cotizaciones requeridas a partir del costo total de la compra. El usuario puede

escoger ignorar la Regla y continuar recibiendo más cotizaciones de las necesarias.

Evaluar Cotización Se evalúan las cotizaciones de cada proveedor basados en criterios de selección.

Seleccionar Proveedor El usuario debe seleccionar un proveedor. Para cada uno de ellos se muestra la fecha de entrega y el costo de la cotización.

Adicionalmente, para facilitar la elección, se cuenta con la opción de asignar a cada proveedor una calificación basada en la

calidad de éste. La calificación puede ser excelente, buena o mala.


Proveedor Demanda


Nombre Acción

Receptar Solicitud Cotización El proveedor recepta la solicitud de cotización de productos o servicios.

Generar Cotización Se genera la cotización en base a los requerimientos del cliente.

Enviar Cotización El proveedor envía la cotización.



77

2.1.4.3.1.2.- Proceso de Seleccionar Proveedor

Figura 2.16 Diagrama de proceso de Orden de Compra.


78

Tabla 2.29 Hoja de proceso de Generar Orden de Compra.

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PyME



Generar Orden de Compra PRC-ORDCMP-001


Generar la Orden de Compra de productos o servicios. Nombre Página




El personal del Departamento de Compras genera la Orden de Compra para satisfacer la necesidad de productos o servicios de las diferentes unidades de la PyME.

Si la Orden de Compra debe ser autorizada está en enviada para su aprobación al Jefe Administrativo del Área.

El Jefe Administrativo puede autorizar o rechazar la Orden de Compra. Si la orden es rechazada esta debe ser modificada.

Si la Orden de Compra es aprobada se procede con la generación del impreso de la misma y es enviada al proveedor.


Solicitud de Compra



Recursos


Actores

79




Nombre Acción

Inicio El proceso inicia cuando es necesario realizar una compra de productos o servicios para satisfacer una necesidad del

área requirente.

Crear Orden de Compra Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, número de orden, fecha de orden, opción de paga,

otra información como los datos del proveedor y los productos que se van a comprar se carga automáticamente.

¿Requiere Aprobación? Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo total.

Crear PDF de Orden de Compra Se crea un archive PDF con la información de la Orden de Compra, éste archivo será enviado al proveedor.

Cargar Orden de Compra El usuario debe cargar un archivo PDF de la orden creada manualmente.

Enviar Orden de Compra a Proveedor Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de compras con el archivo PDF de la Orden de Compra.


Jefe Administrativo Demanda


Nombre Acción

Aprobar Orden El jefe de compras aprueba o solicita cambios en la Orden de Compra.




80

2.1.4.4.- Gestión de Planificación de Recursos Empresariales

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son sistemas de

información integrales que permiten la ejecución y automatización de los procesos de

negocios de todas las áreas funcionales de un modo coordinado.

Estos sistemas necesitan de una plataforma de tecnología de la información

común para toda la empresa y se concretan en paquetes de software que va a la par

entre un software hecho a medida y una aplicación estándar.

Las funcionalidades principales que debe contemplar el sistema ERP se listan a

continuación:

- Gestión de RRHH

- Gestión Financiera

- Gestión Contable

81

Figura 2.17 Diagrama de macroproceso de Planificación de Recursos Empresariales.


82

Tabla 2.30 Hoja de contexto de Finanzas.

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Versión 1.0

PyME



Finanzas CTXT-FNZ-001


x

Descripción

Encargada de realizar el control financiero de la empresa.

Flujos de Entrada



Informar la solución de incidente de tecnología La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportardo por las diferentes

unidades.


Solicitar informes Se envia la solicitud de informes.


Enviar información contable Envia la información de la contabilidad.

Flujos de Salida







Enviar solicitud de presupuesto Se envía la solicitus de presupuesto para el cumpliento de proyectos.

Enviar informe de gastos Se envian los informes de gastos.

Enviar informe de ingresos Se envian los informes de ingresos económicos.

Enviar informes Se envian los informes solicitados.

83



Tabla 2.31 Hoja de contexto de Contabilidad.


Versión 1.0

PyME



Contabilidad CTXT-CTB-001


x

Descripción

Encargada de realizar el control contable de la empresa.

Flujos de Entrada





Enviar las actas de finiquito de contratos Se envian las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.


Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales.

Flujos de Salida



Enviar información contable Envia la información de la contabilidad.

Enviar declaración de impuestos Se envia la declaración de impuestos al Servicio de Rentas Internas.




84

Tabla 2.32 Hoja de contexto de Dirección Empresarial.

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Versión 1.0

PyME



Dirección Empresarial CTXT-DREMP-001


x

Descripción

Encargada de llevar el control de la PyME y generar informes para los organismos de control.

Flujos de Entrada


Entregar productos solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios adquiridos a las unidades que lo solicitan

Recibir políticas de reciclado y destrucción de

materiales

Se recibe las políticas para reciclado y destrucción de materia por parte de los Organismos de Control

correspondientes a medio ambiente y salud pública.


Flujos de Salida




Enviar planificación anual Se envia la planificación anual de activiades, gastos y proyectos a ejecutar.

Enviar informe de actividades Se envian los informes de actividades realizadas.



85

Tabla 2.33 Hoja de contexto de Recursos Humanos.

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Versión 1.0

PyME



Recursos Humanos CTXT-RRHH-001


x

Descripción

Encargado de controlar la información del personal de la empresa.

Flujos de Entrada





Recibir politicas para contratación y valuación

de personal

Estas políticas de salarios, horarios de trabajo, pago de horas extras son emitidas por el Ministerio de Relaciones

Laborales e Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Flujos de Salida




Enviar contratos de personal Se envían los contratos de personal para ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Laborales.

Enviar las actas de finiquito de contratos Se envian las actas de finiquito de contratos para su aprobación al Ministerio de Relaciones Laborales.


Reportar pago de utilidades Se legalizan los pagos de utilidades con el Ministerio de Relaciones Laborales.



86

Debido a la gran cantidad de procesos existentes en las áreas de Recursos

Humanos, Financiera, Contabilidad y Direcció Empresarial, no se procederá con la

identificación de los procesos y funcionalidades de cada área.

2.1.4.5.- Gestión de Tecnologías de Información

Se denominan Tecnologías de la Información y las Comunicación TICS al

conjunto de tecnologías que permiten la adquisición, producción, almacenamiento,

tratamiento, comunicación, registro y presentación de informaciones, en forma de

voz, imágenes y datos contenidos en señales de naturaleza acústica, óptica o

electromagnética.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado la

gestión de las empresas y la manera de hacer negocios, colaborando y mejorando:

- La forma de comunicarnos con los clientes

- Gestionar pedidos

- Promocionar productos

- La forma de relacionarnos con la administración pública

El manejo del Área de Tecnologías de la Información y la Comunicación dentro

de una institución esta una tarea compleja, por lo que la selección de un sistema

informático que gestione todos los recursos y servicios tecnológicos puede ser

llevado acabo implementado la metodología propuesta.

Tomando en cuenta que la complejidad de los servicios tecnológicos brindados

por el Área de Tecnologías de Información y Comunicación es directamente

proporcional al tamaño de las Empresas a las que pertenecen, nos centraremos en la

identificación y automatización los procesos básicosde TIC. Si se desea profundizar

en la Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación puede trabajarse

sobre la implementación de Information Technology Infrastructure Library (ITIL).

87

Independiente del tamaño de la empresa a la que brinde soporte tecnológico se

debe considerar el manejo y control de las siguientes áreas:

- Dirección de Tecnologías de Información y Comunicación

- Mesa de Ayuda

- Infraestructura

- Base de Datos y Desarrollo de software

88

Figura 2.18 Diagrama de macroproceso de Gestión de Tecnologías de Información y Comunicación .


89

Tabla 2.34 Hoja de contexto de Dirección de TIC

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Versión 1.0

PyME



Dirección de TIC CTXT-DTIC-001


x

Descripción

Garantiza la implementación de los proyectos transversales más importantes de TIC. Actúa como interfaz entre el Departamento de TI y los proyectos. Recopila y

analiza las necesidades para desarrollar la actividad y redacta especificaciones funcionales para proyectos horizontales. Gestiona la cartera de proyectos. Evalúa

proyectos. Evalúa los riesgos.

Flujos de Entrada






Emitir informe de actividades Cada área emite informes de sus actividades.

Flujos de Salida





Emitir políticas para la Gestión de Incidentes

y Problemas

La Gestión de Incidentes tiene como objetivo resolver cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de la

manera más rápida y eficaz posible.

La Gestión de Problemas se preocupa de encontrar y analizar las causas que provoca un incidente.

Políticas para la Gestión de Niveles de

Servicio

La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de

negocio y todo ello a unos costes razonables.

Emitir políticas para Gestión de

Configuración

El proceso Gestión de Configuración proporciona un modelo lógico de la infraestructura o de un servicio en base a la

identificación, control, mantenimiento y verificación de las versiones de los Elementos de Configuración existentes.

90

Emitir políticas para Gestión de la

Continuidad del Servicio

La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los

servicios TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el

negocio.

Emitir políticas para la Gestión de Cambios El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que,

si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo

momento la calidad y continuidad del servicio TI.

Emitir políticas para la Gestión de Versiones La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware

instalado en el entorno de producción.

Emitir políticas para la Gestión de la

Capacidad

La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de

proceso y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad

TI tanto presentes como futuras.


Disponibilidad

La Gestión de la Disponibilidad es responsable de optimizar y monitorizar los servicios TI para que estos funcionen

ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste razonable.


Seguridad

La Gestión de la Seguridad debe velar por que la información sea correcta y completa, esté siempre a disposición del

negocio y sea utilizada sólo por aquellos que tienen autorización para hacerlo.

Emitir políticas para la Gestión Financiera El principal objetivo de la Gestión Financiera es el de evaluar y controlar los costes asociados a los servicios TI de forma

que se ofrezca un servicio de calidad a los clientes con un uso eficiente de los recursos TI necesarios.



91

Tabla 2.35 Hoja de contexto de Mesa de Ayuda

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Versión 1.0

PyME



Mesa de Ayuda CTXT-MSA-001


x

Descripción

Mesa de Ayuda es un conjunto de recursos tecnológicos y humanos, para prestar servicios con la posibilidad de gestionar y solucionar todas las posibles incidencias de

manera integral, junto con la atención de requerimientos relacionados a las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Flujos de Entrada


Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de telecomunicaciones al


Emitir políticas para la Gestión de Incidentes y

Problemas

La Gestión de Incidentes tiene como objetivo resolver cualquier incidente que cause una interrupción en el servicio de

la manera más rápida y eficaz posible.La Gestión de Problemas se preocupa de encontrar y analizar las causas que

provoca un incidente.

Políticas para la Gestión de Niveles de Servicio La Gestión de Niveles de Servicio debe velar por la calidad de los servicios TI alineando tecnología con procesos de



Disponibilidad


ininterrumpidamente y de manera fiable, cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio y todo ello a un coste

razonable.

Flujos de Salida



Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes

unidades.



92

Tabla 2.36 Hoja de contexto de Infraestructura

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Versión 1.0

PyME



Infraestructura CTXT-INFE-001


x

Descripción

Se encarga de diseñar, implementar y garantizar el funcionamiento correcto de los equipos y recursos centralizados (servidores, software e infraestructura de conexión).

Garantiza la disponibilidad diaria de los sistemas y se encarga de implementar los procedimientos técnicos necesarios cuando se retoma la actividad después de un fallo

del sistema. Gestiona las distintas bases de datos, define y mantiene los sistemas de telecomunicación que conectan al Centro con sus socios (agencias, instituciones,

traductores externos) y asegura el funcionamiento correcto de todas las medidas de seguridad (encriptación, cortafuegos, etc.)

Flujos de Entrada



Servicio



Emitir políticas para Gestión de

Configuración

El proceso Gestión de Configuración proporciona un modelo lógico de la infraestructura o de un servicio en base a la

identificación, control, mantenimiento y verificación de las versiones de los Elementos de Configuración existentes.



La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los servicios

TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el negocio.

Emitir políticas para la Gestión de

Cambios

El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que, si

éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo



Versiones

La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware



Capacidad

La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de proceso

y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.

Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad TI tanto presentes como futuras.


Disponibilidad



93


Seguridad





Flujos de Salida





Tabla 2.37 Hoja de contexto de Base de Datos y Desarrollo

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Versión 1.0

PyME



Base de Datos y Desarrollo CTXT-BDDES-001


X

Descripción

Estudia, desarrolla y mantiene las aplicaciones y bases de datos internas necesarias para el funcionamiento del Centro de Datos. Gestiona el mantenimiento de las

aplicaciones de terceros. Participa en el estudio y la implementación de aplicaciones externas, como las que proponen otras instituciones, y de paquetes de software

elegidos por el Centro de Datos.

Flujos de Entrada



Servicio



94



La Gestión de la Continuidad del Servicio se preocupa de impedir que una imprevista y grave interrupción de los servicios

TI, debido a desastres naturales u otras fuerzas de causa mayor, tenga consecuencias catastróficas para el negocio.


Cambios

El principal objetivo de la Gestión de Cambios es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar que, si

éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo



Versiones

La Gestión de Versiones es la encargada de la implementación y control de calidad de todo el software y hardware



Capacidad

La Gestión de la Capacidad es la encargada de que todos los servicios TI se vean respaldados por una capacidad de proceso

y almacenamiento suficiente y correctamente dimensionada.

Asegurar que se cubren las necesidades de capacidad TI tanto presentes como futuras.


Disponibilidad




Seguridad





Flujos de Salida





95

La identificación de los procesos y funcionalidades que permitan seleccionar un

sistema o un conjunto de sistemas informáticos para el área de Tecnologías de

Información y Comunicación , debido a su complejidad puede ser tratado como una

implementación de la metología propuesta en el presente documento, motivo por el

cual no se profundizará en laidentificación de las funcionalidades para esta área.

2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas

Toda PyME ya sea que brinde servicios, elabore productos o los comercialice,

se debe por entero a sus clientes, por lo que la identificación de los requerimientos

funcionales para la selección de un sistema informático debe centrarse en brindar

servicios de calidad y gestionar de manera eficiente la información de los clientes.

Los procesos de negocio comunes para las PyMES deben ser soportados por

Tecnologías de Información y Comunicación capaces de integrar estos procesos, y

proveer con front y back ofiice para el almacenamiento de los datos y generación de

información.

Debemos tener en cuenta que toda PyMEmaneja clientes externos a los cuales

se les provee de productos o servicios y clientes internos los cuales son los

encargados de manipular los sistemas informáticos y elaborar los productos o

servicios.

De los diagramas de contexto podemos obtener los subsistemas que formarán

parte del sistema de Planificación de Recursos Empresariales, la integración de estos

subsistemas se muestra en la siguiente figura.

96


Empresariales.

Cliente

SISRRH

H

SISQA

SISA

DM

INF

CTR

LPR

OD

STIC

ERP-PYME


CRM.- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente, este sistema

debe permitir realizar el seguimiento de los clientes, cotización de productos o

servicios, venta de productos, seguimiento de quejas de clientes, administración de

contratos, seguimiento de las órdenes de producción y procesamiento de datos para

análisis de tendencias de clientes y segmentación de mercado necesarios para

marketing. Este sistema informático consta de los siguientes subsistemas:

- SISADMCLI.- Sistema de Administración de Clientes, dedicado a la

administración de los clientes, seguimiento de incidentes y envío de

cotizaciones de productos o servicios.

97

- SISCOT.- Sistema de Cotización, dedicado a la generación de cotizaciones de

productos o prestación de servicios.

- SISPVT.- Sistema de Punto de Venta, dedicado a registrar las ventas, emitir

facturas,entregar productos y generar órdenes de trabajo.

- SISCONT.- Sistema de Contratos, dedicado a la administración de contratos,

su fecha de inicio, fecha de culminación, condiciones contractuales y procesos

legales en el caso de existir.

- SISMRK.- Sistema de Marketing, dedicado al registro de planes de mercadeo

y generación de reportes gerenciales.

CTRLPROD.- Sistema de Control de Producción, dedicado a llevar el control de

toda la cadena de producción o prestación de servicios. Este sistema informático está

compuesto por los siguientes subsistemas:

- SISPLAT.- Sistema de Planificación de Trabajo, se registran los cronogramas

de trabajo, maquinaria, mano de obra y materiales a ser empleados, junto con

la especificación de los productos a ser elaborados.

- SISEJET.- Sistema de Ejecución de Trabajo, encargado de registrar el

material, maquinaria, mano de obra y tiempos efectivamente usados para la

elaboración de productos o prestación de servicios.

- SISQA.- Sistema de Control de Calidad, encargada de registrar la información

del control de calidad efectuado sobre los productos o servicios brindados, en

este sistema se pueden generar órdenes de trabajo de reproceso de productos.

- SISEMP.- Sistema de Empaquetado de Productos, subsistema informático

empleado solo por empresas de producción, encargado de registrar los

materiales, mano de obra, maquinaria e información del embalaje y

empaquetado de los productos elaborados.

- SISALMPT.- Sistema de Almacenamiento de Producto Terminado, encargado

de registrar el bodegaje de productos elaborados.

ABSTC.- Sistema de Abastecimiento, encargado de registrar todo la información

generada en la etapa de adquisición de productos o servicios, almacenaje de

98

productos, actualización de inventarios, selección de proveedores, evaluación de

cotización de productos o servicios de proveedores y distribución de los productos o

servicios adquiridos dentro de la empresa. Este sistema consta de los siguientes

subsitemas:

- SISCMP.- Sistema de Compras, encargado de procesar los pedidos de

compras de las diferentes unidades de la empresa, negociar precios, procesar

pagos a proveedores, solicitar cotizaciones de productos o servicios a

proveedores y emitir las solicitudes de productos a los proveedores.

- SISCONT (Gestión Jurídica).- Sistema de Contratos, dedicado a la

administración de contratos, su fecha de inicio, fecha de culminación,

condiciones contractuales y procesos legales en el caso de existir. Este sistema

está encargado de manejar los contratos tanto para clientes como para

proveedores.

- SISALM.- Sistema de Almacenamiento, encargada de registrar todos los

ingresos y egresos de la materia prima para la elaboración de productos o

prestación de servicios al cliente.

- SISADMPROV.- Sistema de Administración de Proveedores, encargada de

registrar la información de los proveedores, los productos que estos producen

y los tiempos en los que pueden entregar los productos.

ARE.- Sistema de Administración de Recursos Empresariales, encargado de llevar el

control de recursos humanos, proyectos, contabilidad, activos fijos, bodegas e

inventarios e integrarse con abastecimiento y compras, producción y atención al

cliente.

- SISRRHH.- Sistema para la Administración de Recursos Humanos, encargado

de registrar toda la información necesaria para la gestión de los empleados de

la empresa, se registra fechas de entrada, especificaciones contractuales, datos

del empleado, evaluaciones, liquidaciones, capacitaciones, etc.

- SISFIN.- Sistema Financiero, encargado de llevar el control de pagos y

cobros.

99

- SISCNTB.- Sistema Contable, encargado de llevar el control de la

contabilidad de la empresa, se integra con ventas, bodegas y activos fijo.

STIC.- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y

Comunicación , encargado de registrar todos los incidentes reportados por los

usuarios y llevar el control de todas las actividades del Departamento de Tecnologías

de Información.

- SISDIRTIC.- Sistema de Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicación , encargada de llevar el control de los proyectos,

administración financiera y servicios de tecnología.

- SISMSYD.- Sistema de Mesa de Ayuda, encargado de registrar todos los

incidentes de tecnología reportados por los usuarios, así como de generar la

base de conocimiento de solución de incidentes y errores.

- SISADMINF.- Sistema de Administración de Infraestructura, encargado de

llevar el control de toda la infraestructura de Tecnología, así como de la

implementación y ejecución de las políticas de recuperación de fallos, pruebas

de estrés y cambios en las arquitecturas de despliegue de los sistemas

informáticos.

- SISADMDESA.- Sistema informático de Administración de Desarrollo y

Base de Datos, encargado de registrar todas las actividades relacionadas con

desarrollo y modificación de los sistemas informáticos, biblioteca de software

y base de datos.

SISINFPROD.- Sistema de Información de Producción, encargado de analizar los

datos de producción y generar reportes gerenciales de los procesos de producción de

productos o prestación de servicios de la empresa.

SISINFVNT.- Sistema de Información de Ventas, encargado de analizar los datos de

ventas y generar reportes gerenciales de las tendencias de ventas de productos,

identificación de gustos de los clientes e identificación de segmentos de mercado.

100

ERP-PYME.- Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales, este

sistema informático contempla la integración de todos los subsistemas que

automatizan los procesos de producción o prestación de servicios de una empresa,

desde el momento que se genera la solicitud de productos del cliente, pasando por la

transformación de la materia prima en producto terminado, almacenaje y distribución

de los productos, hasta el seguimiento postventa con el cliente.

2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales

De los Diagramas de Procesos especificados en las Hojas de Procesos,

obtenemos las funcionalidades que deben tener los subsistemas especificados en las

Hojas de Contexto.

La descripción de las funcionalidades necesarias para cada subsistema se detalla a

continuación:

101

2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)

Tabla 2.38 Funcionalidades para Administración de Clientes SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)

Proceso Registrar Cliente

Funcionalidad Descripción Datos

Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos

Dirección de domicilio

Número telefónico

Correo electrónico

Fecha de nacimiento

Número de identificación (Cédula o RUC)

Lugar de trabajo

Estado.- Activo - Inactivo

Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden actualizar toda la

información ingresada en la creación de usuarios.

Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado transacciones en el

sistema.

Proceso Recibir pedido de cotización de productos o servicios


Registrar especificación de

productos o servicios

Se registra toda la descripción del producto o servicio que el cliente necesita. Tipo de Producto

Especificaciones técnicas

Especificaciones funcionales

Cantidad de producto

Unidades de medida

Fechas de entrega

Lugares de entrega de productos

Registrar forma de entregar la

cotización

Se registra la dirección en la que debe ser entregada la cotización. La cotización puede

ser entrega mediante impresos o en formato digital a un correo electrónico. Se registra

la fecha en la que debe ser entregada la cotización al cliente.

Dirección de entrega

Correo electrónico de entrega de la

cotización

Fecha de entrega de la cotización

Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál es su precio de venta para

ser presentado al cliente. Los filtros de búsqueda son: Código del producto y nombre

Visualizar la información de:

Nombre del producto

102

del producto Cantidades existentes

Precio de venta al público

Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega de acuerdo a un formato

establecido. Este documento puede ser impreso y entregado al cliente o digital para ser

enviado al cliente por correo electrónico.

Genera el PDF de la cotización de

productos o servicios existentes en bodega.

Proceso Solicitar cotización de productos o servicios


Crear solicitud de cotización de


Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios adjuntando la

especificación del producto o servicio solicitado por el cliente. Esta solicitud se genera

solo en el caso de no existir el producto en bodega o en la evaluación de prestación de

servicios.

La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al personal encargado de

generar las cotizaciones. Se debe listar el personal de cotizadores para la asignación de

solicitud.

Especificación técnica del producto o

servicio.

Plazos de entrega

Forma de entrega de producto o servicios

Visualizar solicitudes de

cotización

Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de productos o servicios

enviados al personal de cotizadores. Esta información debe desplegarse de acuerdo a

los siguientes filtros de búsqueda:

Por usuario.

Por rango de fechas.

Por cotizador.

Filtros de búsqueda: rango de fechas,

cotizador y usuario.

Debe desplegar la siguiente información:

Nombre del Usuario

Descripción del Producto

Fechas de entrega al cliente

Nombre del Cotizador

Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado,

En proceso

Proceso Enviar cotización de productos o servicios



cotización

Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de productos o servicios

enviados al personal de cotizadores. Esta información debe desplegarse de acuerdo a

los siguientes filtros de búsqueda:

Por usuario.

Por rango de fechas.

Por cotizador.

Filtros de búsqueda: rango de fechas,

cotizador y usuario.

Debe desplegar la siguiente información:

Nombre del Usuario

Descripción del Producto



Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado,

En proceso

103

Enviar Cotización

Se debe generar el PDF de la cotización generada por los cotizadores y enviarla por

correo electrónico al cliente.

Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en impresos, se debe realizar la

impresión de la cotización.

Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada al cliente.

Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con estado Enviado.

Visualiza la información técnica del

producto, la cotización realizada, el nombre

del cotizador que elaboró la cotización, el

nombre del cliente, la forma en la que el

cliente solicitó se le envíe la cotización y el

correo electrónico o la dirección a la que se

debe enviar la cotización.

Proceso ¿Aceptar Cotización?


Visualizar cotizaciones enviadas Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a los clientes dentro de un

período de tiempo. El listado debe mostrar en un campo estado si el usuario acepto o

rechazo la cotización enviada.

Se debe solicitar como filtro de búsqueda:

rango de fechas, RUC del usuario, estado

(Aceptado, Rechazado)

Se debe listar los siguientes datos:

Nombre del cliente, RUC, teléfono, correo,

Descripción del producto, fecha de entrega

al cliente.

Registrar aceptación o rechazo de

cotización

En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe crear la Orden de Producción

de productos o de prestación de servicios, este Orden de Producción debe ser enviada

al responsable de la planta de producción.

En el caso de que el cliente no acepte la cotización se registra el motivo y se cambia el

estado ha rechazado de la cotización.

Visualizar la información de la cotización y

del cliente. Se debe registrar el motivo de

rechazo de la cotización o su aceptación.

Generar Orden de Producción En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita que el personal de atención

al cliente genere automáticamente la creación de la Orden de Producción se debe

generar automáticamente la Orden de Producción de servicios. Esta opción se activa

de igual forma cuando se recibe la solicitud de productos de forma directa por parte

del cliente.

Creación de la Orden de Producción con

información de:

Cantidad de Productos, especificación de

técnica y funcional de productos, fechas de

entrega y formas de entrega. Se envía la

petición al responsable de la planta de

producción vía correo electrónico.

Proceso Enviar factura de productos al cliente


Generación de Factura Se genera la factura para ser emitida al cliente. Se registran los datos de:

Cliente, RUC, teléfono, dirección, fecha de

creación, subtotales de precios, IVA,

descuentos y total de precio de venta,

además se registra el detalle los productos,

104

nombre del producto, cantidad y precio de

venta y subtotal.

Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente (factura electrónica). Se

puede enviar el cliente el físico de la factura a su lugar de domicilio.

Fecha de envío, número de factura, lugar de

envío (correo electrónico o dirección ),

medio de envío (Courier o personal de

mensajería)



Envío de la factura

Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente (factura electrónica). Se

puede enviar el cliente el físico de la factura a su lugar de domicilio.


envío (correo electrónico o dirección ),

medio de envío (Courier o personal de

mensajería)

Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a los clientes. Mostrar los datos: Fecha de envío, número

de factura, lugar de envío (correo

electrónico o dirección ), medio de envío

(Courier o personal de mensajería)

Proceso Entregar productos al cliente


Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente.

La salida de productos debe afectar el inventario y el costo promedio de los productos.

Fecha de entrega, cantidad entregada,

persona que realiza la entrega, persona que

recibe el producto.

Proceso Actualizar Inventario de Producto Terminado


Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las bodegas respectivas al

realizar movimiento de ingresos, egresos, transferencias, devoluciones y baja de

productos.

Proceso Visualizar estado de Orden de Producción


Listar órdenes de producción Se debe listar las órdenes de producción generadas en un rango de fechas con los

filtros de búsqueda: cliente, estado de la orden

Se debe visualizar en el listado de las

órdenes de producción: cliente, fecha de

generación, área de producción en la que se

encuentra, nombre del encargado del área,

teléfono del área, estado de la orden

105

(Planificada, proceso, elaborada, lista para

entregar, entregada a cliente)

Enviar informe de estado de

Orden de Producción

Del listado de órdenes de producción con estado listas para entregar, se debe activar

un botón que permita enviar un correo informando al cliente que los productos

solicitados están listos para ser entregados.

Adjuntar en el correo enviado al cliente, la

información de los productos, la cantidad de

producto elaborado y las fechas en las que

se pueden retirar los productos.

Proceso Informar al Cliente estado de la Orden de Producción


Visualizar la ruta de producción

de los productos

El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus productos mediante el

acceso a una página web.

El cliente puede recibir un correo electrónico informándole que los productos han sido

terminados, este correo debe incluir el link a la página web de visualización del estado

del producto.

En la página web que presenta el estado de

la Orden de Producción debe: Solicitar que

el cliente ingrese sus datos para autorizar el

acceso, debe visualizar el nombre del

cliente, la fecha de solicitud de productos, el

listado de los estados de los productos,

fechas de elaboración del producto, si el

producto ya se encuentra terminado se debe

visualizar la dirección de donde se pueden

retirar los productos o las fechas en las que

serán entregados.

Proceso Receptar Producto


Recibir productos Se registra la entrega de los productos entregados al personal de atención al cliente

para ser entregado al cliente.

Se debe registrar: fecha de entrega, bodega

de la que sale los productos, tipo de

producto, cantidad de producto, personal de

bodega que realiza la entrega, personal de

atención al cliente que recibe el producto.

Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega,

producto, cantidad de producto, cliente,

personal de atención al cliente que realiza la

entrega.

Proceso Registrar Reclamo de Cliente


Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o razón social. Filtros de búsqueda: RUC o razón social.

Se despliega la siguiente información del

cliente:

106

RUC, Razón social, correo electrónico,

número telefónico, listado de productos

solicitados.

Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los productos entregados o al

servicio brindado.

Se registra: la fecha de creación del

reclamo, la descripción del reclamo, los

datos del cliente, producto o servicio

defectuoso.

Proceso Clasificar Reclamos de Cliente


Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el producto o servicio. Se debe

poder crear nuevas clasificaciones de reclamos.

Listar las clasificaciones y asignar al

reclamo.

Proceso Identificar las causas reales del reclamo


Registrar acciones de trabajo Para la identificación de las causas del problema, el personal asignado a solventar el

problema debe registrar las actividades ejecutadas a fin de encontrar las causas que

originan el fallo en el producto o en el servicio.

Se debe disponer de un listado de causas identificadas que provocan errores en el

producto o servicio.

De ser necesario se pueden registrar nuevas causas identificadas (base de

conocimiento) junto con sus soluciones.

Listar posibles causas de fallos y su

solución, búsqueda de causas de problemas

mediante descripción del error.

Registro de nuevas causas con los siguientes

datos: código de la causa, nombre del

problema, descripción detallada del

problema, descripción detallada de la

solución, fecha de creación del registro,

nombre del personal que crea el registro,

información del producto

Proceso Escalar reclamo


Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el problema reportado por el cliente

no pueda solucionar el inconveniente, este podrá escalar el problema al siguiente nivel

de atención de reclamos.

Listar y seleccionar el siguiente nivel de

atención de reclamos.

Registrar el cliente que solicita atención,

tipo de reclamo, tipo de producto, nivel

superior de atención.

Generar correos electrónicos que informan

al nivel superior el registro de una solicitud

de atención de reclamos.

Crear niveles de atención de

reclamos

Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de

atender los reclamos, nivel u orden de

107

atención de reclamos, personal asignado al

área, correo electrónico del área y del

personal.

Proceso Cerrar reclamo


Registrar solución reclamo Al determinar la causas del error en el producto o servicio y encontrar la solución, esta

debe ser registrada para generar una base de conocimientos de causas de fallos en el


Se registra: producto, problema reportado

por el cliente, causas que generan el

problema, soluciones de las causas de

problemas.

Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre del reclamo. Se registra: la causa del problema, la

solución, la fecha de solución, personal que

atiende el reclamo, área que atiende el

reclamo.

Proceso Informar al Cliente


Informar solución de reclamo El sistema permite informar al cliente que el problema ha sido solucionado mediante

el envío de correo electrónico y seguimiento del incidente en una página web.

La información enviada en el correo es:

fecha de atención, causas reales del

problema, solución del problema y las

acciones que debe ejecutar el cliente.

La página web debe ser accedida mediante

la confirmación de datos del cliente y

despliega, el número de incidente reportado,

el estado en el que encuentra y personal que

está atendiendo el problema.


Tabla 2.39 Funcionalidades para Cotización SISCOT (Sistema de Cotización)

Proceso Receptar Solicitud Cotización


Visualizar solicitud de cotización El personal de cotización de productos debe disponer de la pantalla que les permita

visualizar el pedido de cotización.

Se debe manejar los filtros de búsqueda:

rango de fechas, personal, estado

(solicitada, en proceso, generada)

108

Proceso Generar Cotización


Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores pueden visualizar las

existencias de productos para la venta.

El personal de cotización de productos puede visualizar la existencia de materia prima,

mano de obra y maquinaria.

Para la búsqueda de productos se debe tener

los siguientes filtros de búsqueda: Código

del producto, nombre del producto, bodega.

Se debe mostrar la información: Código del

producto, nombre del producto, bodega,

cantidades existentes, precio de venta.

Para la búsqueda de mano de obra se debe

tener los siguientes filtros: Identificación de

la persona, área de producción.

Se debe mostrar la información:

Identificación de la persona, nombre, área

de producción.

Para la búsqueda de maquinaria se debe

tener los filtros: Código de la maquinaria,

nombre de la maquinaria, área de

producción.

Se debe mostrar la información: Código,

nombre y área de producción.

Estimar precio venta El personal de cotización debe acceder al costo promedio de la materia prima, valor de

la depreciación de los equipos y al costos hora hombre del personal operacional. Debe

registrar el costo estimado de fabricación de los productos y el porcentaje de utilidad

que se desea obtener, generando de manera automática el precio de venta.

Presentar cotización La cotización generada por el personal de cotizadores debe ser enviada a la persona

que lo solicita mediante correo electrónico.

Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a Generada.

Generar el PDF de la cotización y ser

enviada por correo al personal solicitante.


Tabla 2.40 Funcionalidades para Punto de Venta SISPVT (Sistema de Punto de Venta)

Proceso Recibir solicitud de productos o servicios


109



Número telefónico

Correo electrónico

Fecha de nacimiento


Lugar de trabajo


Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden actualizar toda la

información ingresada en la creación de usuarios.

Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado transacciones en el

sistema.

Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos disponibles para la venta El listado de productos debe visualizar:

código del producto, nombre del producto,

cantidad existen, precio de venta,

descuentos disponibles

Recibir pedido de productos o

servicio

El personal de punto de venta registra el pedido de productos o servicios del cliente.

Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los datos de la persona o empresa a

la que se emitirá la factura, estos datos pueden ser obtenidos del listado de clientes o

su vez se pueden registrar nuevos clientes.

La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o enviada mediante correo

electrónico. Se debe considerar que por parte del SRI existe la obligatoriedad de emitir

facturas electrónicas.

Cabecera de la factura: Nombre del cliente,

RUC o Cédula, teléfono, dirección y fecha.

Detalle de la factura: Nombre del producto,

cantidad, precio de venta y subtotal.

Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos,

total

Proceso Recibir pago de factura de cliente


Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial por parte del cliente en el punto

de venta.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y

forma de pago

Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no presencial por parte del cliente, este

pago puede ser web mediante paypal o tarjeta de crédito.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y

forma de pago

Proceso Generar Orden de Producción


Generar Orden de Producción Se registra la solicitud de productos o servicios del cliente y si estos productos no se

encuentran en bodega se genera la Orden de Producción para ser enviada a la planta de

producción.

Se registra: fecha de solicitud, descripción

del producto, cantidad de producto

solicitado, formas de pago, formas de

110

entrega y fechas de entrega


Tabla 2.41 Funcionalidades para Contrato SISCONT (Sistema de Contrato)

Proceso Generar Contrato


Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato,

código del contrato, fecha de culminación,

acuerdo contractual.

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo llega a su final de manera

legal.

fecha de cierre, código del contrato, nombre

del contrato, datos del cliente

Contrato con problemas legales Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del cliente contra la empresa

se registra la etapa en la que se encuentra el seguimiento legal.

Se registra: el número de contrato, nombre

de contrato, cliente, representante legal y

judicial del cliente, representante legal y

judicial de la empresa, esta legal en el que

se encuentra.


Tabla 2.42 Funcionalidades para Marketing

SISMRK (Sistema de Marketing)

Proceso Actualizar Información Financiera


Actualizar Información Financiera Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones de productos, emisión o

111

anulación de facturas y adquisición de activos fijos deben actualizar la

información contable y financiera de empresa.

Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores, productos y etapas de

producción deben ser registradas en el sistema para la generación de reportes.

Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden ser empleados para la

generación de reportes gerenciales.

Estos reportes pueden ser: tendencias de

compras, productos con mayor movimiento de

ventas.


2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción)

Tabla 2.43 Funcionalidades para Planificación de Trabajo SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)

Proceso Receptar Orden de Producción


Recibir Orden de Producción El jefe de la planta de producción recibe mediante correo

electrónico la información de los productos a elaborar,

fechas de entrega e información del cliente.

Se recibe: número de Orden de Producción, descripción del producto,

fecha de entrega, formas de entrega, información del cliente, punto de

venta que genera la orden, usuario que genera que genera la orden.

Listar Órdenes de Producción Se pueden acceder al listado de las órdenes de

producción, las cuales pueden ser filtradas por rango de

fechas de creación, rango de fechas de entrega, tipo de

producto, por cliente y por estado de elaboración.

El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y los siguientes datos de

la Orden de Producción:

Número de la Orden de Producción, tipo de producto, cliente, cantidad a

elaborar, cantidad elaborada, proceso en el cual se encuentra, estado

(generada, en proceso, elaborada, entregada a cliente, finalizada)

Proceso Crear Solicitud de Compra


Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para

ser enviada al Departamento de Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos: Código de la

Solicitud de Compra, producto o servicio solicitado, cantidad de producto

solicitado, área solicitante, persona que solicita los productos.

Visualizar estado Solicitud de El personal puede listar y seleccionar la Orden de Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos solicitados,

112

Compra Compra para visualizar el estado en el que se encuentra. cantidad de productos aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,

proveedor.

Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de

Compra generadas.

Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación,

productos solicitados.

En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la solicitud,

nombre de los productos solicitados, cantidades solicitadas, estado

(generado, aprobado, rechazado)

Proceso Solicitar Personal


Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de Personal para

ser enviada al departamento de recursos humanos

Se genera la solicitud de persona con los siguientes datos: Código de la

Solicitud de Personal, descripción del perfil de personal, cantidad de

persona, área solicitante, persona que solicita.

Visualizar estado Solicitud de

Personal

El personal puede listar y seleccionar la Solicitud de

Personal para visualizar el estado en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la orden, cantidad de personal solicitado,

cantidad de personal aprobado, fecha de contratación.

Listar Solicitudes de Personal El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de

Personal generadas.

Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación.


nombre del puesto, cantidades solicitadas, estado (generado, aprobado,

rechazado)

Proceso Solicitar Maquinaria


Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para

ser enviada al Departamento de Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos: Código de la

Solicitud de Compra, producto o servicio solicitado, cantidad de producto

solicitado, área solicitante, persona que solicita los productos.


Compra

El personal puede listar y seleccionar la Orden de

Compra para visualizar el estado en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos solicitados,

cantidad de productos aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,

proveedor.

Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de

Compra generadas.

Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de Generación,

productos solicitados.


nombre de los productos solicitados, cantidades solicitadas, estado


Proceso Planificar Trabajo


Planificar material Se registra la planificación de material. En el caso de

necesitar material se genera la Solicitud de Compra.

Se almacena la información de tipo y cantidad de materia prima

necesaria.

113

Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el caso de

necesitar personal se genera la solicitud de contratación.

Se almacena la información de tipo y cantidad de personal necesario.

Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el caso de

necesitar maquinaria se genera la Solicitud de Compra.

Se almacena la información de tipo y cantidad de maquinaria necesaria.

Planificar fechas de elaboración Se registran las fechas estimadas de elaboración del

producto o prestación de servicio.

Se registra en la planificación fecha de elaboración, centro de producción,

maquinaria, mano de obra y materia prima.

Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo

planificado dentro de rango de fechas.

Filtro de búsqueda: rango de fechas.

Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el tipo de

producto, las fechas planificadas de elaboración, los centros de

producción planificados, el personal, material y maquinaria planificada.


Tabla 2.44 Funcionalidades para Ejecución de Trabajo. SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)

Proceso Ejecutar Trabajo


Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de Producción. Este registro tiene la

información de la mano de obra, materia prima, maquinaria y fechas de

trabajo empleados en la producción de productos o prestación de servicios.

Se registra la actividad realizar en el centro de producción, la

fecha de trabajo, mano de obra, maquinaria y materia prima.

Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden de Producción. Se registra la Orden de Producción, la fecha de trabajo, las

horas laboradas y el personal operacional que fabrica los

productos.

Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la elaboración del producto. Se almacena la información de las horas empleadas por cada

máquina en la fabricación del producto, se calcula la

depreciación de los equipos empleados.

Registrar tiempo de

elaboración

Se registran las fechas empleadas de fabricación del producto o prestación de

servicio.

Se registra las fechas en las que se procesaron los productos

en las diferentes áreas de producción, todos los tiempos

empleados desde del inicio al final de ejecución del producto

son registrados.

Listar trabajos

ejecutados

Se debe visualizar la calendarización de trabajo ejecutado. Filtro de búsqueda: rango de fechas.

Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el

tipo de producto, las fechas de elaboración, los centros de

producción, el personal, material y maquinaria empleada.


114

Tabla 2.45 Funcionalidades para Control de Calidad.

SISQA (Sistema de Control de Calidad)

Proceso Controlar Calidad


Registrar revisión de productos Se reciben los productos para ejecutar el control de calidad. Se

registra el personal que realiza el control de calidad y los tiempos

empleados.

Se registra la Orden de Producción, los productos revisados, las

fechas de revisión.

Proceso Registrar Fallos


Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado de los

productos buenos.

Se registra: la fecha de revisión, personal que realiza la

revisión, los productos revisados, la falla detectada.

Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con fallas. Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción, fecha de

revisión.

Se visualiza: Número de Orden de Producción, con código del

producto, la falla detectada.

Proceso Generar Orden de Reposición


Informar de fallas en productos Se informa al área de producción que existen productos con fallas. Se envía mediante correo electrónico el listado de productos

con fallas al área de producción.

Generar orden de reposición La orden de reposición es similar a una Orden de Producción en la

cual se especifican los productos y la cantidad a elaborar.

Registrar: cantidad de productos, Orden de Producción, código

de la orden de reposición, fecha de registro.

SISEMP (Sistema de Empaquetado de Productos)

Proceso Empaquetar Producto


Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y empaquetado de

los productos.

Se registra la cantidad de material.

Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de empaquetado,

personal que realiza el trabajo.

Informar a Bodega de Producto

Terminado

Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un correo

electrónico informando a Bodega de producto terminado que existen

productos listos para ingresar a bodega.


115

Tabla 2.46 Funcionalidades para Almacenamiento de Productos. SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)



Receptar Listado de Productos Terminados Se recibe el correo con la información de los productos

terminados listos para ingresar a bodega.

El correo debe contener el nombre del cliente, el número de

Orden de Producción, cantidad de productos a ingresar.

Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega de producto

termina y se actualizan los inventarios.

Informar Ingreso de Productos Terminados Al finalizar el ingreso de los productos se informa a

Atención al Cliente y a Punto de Venta que existen

productos para ser entregados al cliente.

Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de Venta con

la siguiente información: Nombre del cliente, número de la

Orden de Producción, cantidad de producto.


116

2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento)

Tabla 2.47 Funcionalidades para Compras. SISCMP (Sistema de Compras)

Proceso Crear Solicitudes de Compras


Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede generar una

Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada por el jefe de área.

La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado, enviado para

aprobación, rechazada, autorizada, atendida, cancelada.

Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la lista de

productos y proveedores.

En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se debe poder

describir las especificaciones técnicas del producto en la solicitud.

Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de producto,

cantidad de producto, proveedor sugerido, fecha de solicitud,

fecha máxima de ingreso de los productos, persona solicitante,

área solicitante.

Modificar Solicitud de Compra Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar cambios en las

cantidades de los productos, eliminar productos o agregar nuevos

productos y sus proveedores.

Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe seleccionar el

estado cancelado, el cual bloquea los registros de solicitud e impide su

modificación.

Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de producto,

cantidad de producto, proveedor sugerido, fecha de solicitud,

fecha máxima de ingreso de los productos, persona solicitante,

área solicitante.

Enviar solicitud para

autorización

Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en estado

creada pueden ser envidas a los jefes de área para su aprobación.

Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben

ser filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona

solicítate, descripción del producto y estado.

Del listado de Solicitudes de Compras se debe seleccionar la

orden que se desea enviar a autorización. Este envío se lo debe

realizar mediante correo electrónico en el cual se debe

adjuntar el número de Solicitud de Compra, el área que la

requiere, persona que solicita y la descripción del producto.

Proceso Autorizar Solicitud


Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben


solicítate, descripción del producto y estado enviadas.

Listado de Solicitudes de Compra con estado enviadas.

Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y revisar su

descripción.

El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que se realicen

modificaciones o aprobar la solicitud.

Se puede cambiar el estado de la Solicitud de Compra a

autorizada o rechazada, en ambos casos se debe notificar

mediante correo electrónico a la persona solicitante.

Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un correo con la

117

descripción de los productos al Departamento de Compras

para que se proceda con la adquisición.

Proceso Receptar Solicitud de Compra


Recibir Solicitud de Compra Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los jefes de área

son recibidas mediante correo electrónico. Este correo electrónico

contiene el número de la solicitud para poder ser procesada.

Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las cuales deben


solicítate, descripción del producto y estado autorizadas.

Listado de Solicitudes de Compra con estado autorizadas.

Proceso Seleccionar Proveedor


Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede generar un

documento PDF con los productos solicitados, su descripción y

cantidades.

Este documento es enviado mediante correo electrónico o medio

impreso a los proveedores previamente registrados.

El personal de compras puede registrar nuevos proveedores.

Generar el PDF con la descripción de los productos y

cantidades solicitadas por las diferentes áreas de la empresa.

Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los proveedores.

La eliminación de los proveedores solo será posible en el caso de que

no se haya realizado ninguna transacción con ese proveedor, caso

contrario el proveedor solo podrá ser inactivado.

Se registra: Razón social del proveedor, representante legal,

RUC, Nacionalidad, dirección, teléfonos, sucursales, correos

electrónicos, contactos y productos que provee y sus precios.

Registrar criterio de calificación Se registran los criterios de calificación para los proveedores. Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,

descripción, tipo de calificación (Numérica, Alfanumérica,

Condicional si-no, cumple - no cumple), peso (valor

numérico)

Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los proveedores son

evaluadas por el personal de compras y se procede con la selección del

proveedor tomando en cuenta los criterios de calificación.

Se muestra los criterios de calificación por cada proveedor y

sus valores obtenidos. El proveedor seleccionado por el

personal de compras es asignado a la Solicitud de Compra.

Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a asignado

proveedor.

Proceso Generar Orden de Compra


Listar solicitudes y proveedores Se listan las solicitudes que se encuentren asignado proveedor. Los

filtros de búsqueda son: rango de fechas de solicitud, proveedor, área

Se despliega la información:

Nombre del producto, área solicitante, cantidad de producto,

118

solicitante, personal solicitante. proveedor seleccionado, precio de compra y los totales por

pagar a proveedor.

Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor asignado se

seleccionan y se genera la Orden de Compra con los productos,

cantidades y proveedores seleccionados. La Orden de Compra

contiene los productos solicitados en uno o varias Solicitudes de

Compras.

En el caso de necesitar autorización para la compra se envía un correo

al Jefe Administrativo encargado de la autorizar compras.

Se registra: fecha de creación de Orden de Compra, los

productos a adquirir (estos productos pueden ser de varias

Solicitudes de Compra), proveedor seleccionado, número de

Orden de Compra, monto a cancelar.

Enviar Orden de Compra para

autorización

Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los Jefes de

Administrativos para su aprobación.

Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales deben ser

filtradas por: rango de fechas de creación, área solicitante, persona

solicítate, descripción del producto y estado.

Del listado de órdenes de compras se debe seleccionar la

orden que se desea enviar a autorización. Este envío se lo debe

realizar mediante correo electrónico en el cual se debe

adjuntar el número de Orden de Compra, el área que la

requiere, persona que solicita, la descripción del producto,

proveedor, montos a cancelar.

Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras pueden visualizar

las órdenes que requieren autorización.


Nombre del producto, área solicitante, cantidad de producto,

proveedor seleccionado, precio de compra y los totales por

pagar a proveedor.

Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo puede

seleccionar una orden y visualizar el detalle del pedido de productos.

Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso cambia el

estado de la orden a aprobado.

Actualiza el estado de la Orden de Compra a aprobado o

rechazado.

Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía mediante correo

electrónico o medios impresos al proveedor.

El correo contiene la información de los productos solicitados

(PDF de la Orden de Compra) y la información de la empresa.

Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de la

adquisición de productos.

Se informa: El tipo de producto, cantidad de producto,

proveedor, departamento solicitante, fechas de entrega del

proveedor.

Proceso Realizar Pago a Proveedor


Registrar factura de proveedor Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o digitales son

registradas en el sistema

Se registra: código de la factura, proveedor, fecha de emisión,

monto a pagar.

119

Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la información

financiera y contable de la empresa.

Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la forma de

pago, código de la factura.

Se cambia el estado de la factura registrada a pagada y se

envía un correo electrónico al proveedor notificándole el

pago.


Tabla 2.48 Funcionalidades para Contrato SISCONT (Sistema de Contrato)



Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del contrato, fecha

de culminación, acuerdos contractuales.

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el

mismo llega a su final de manera legal.

Fecha de cierre, código del contrato, nombre del contrato, datos

del proveedor.

Contrato con

problemas legales

Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o

del cliente contra la empresa se registra la etapa en la que

se encuentra el seguimiento legal.

Se registra: el número de contrato, nombre de contrato, cliente,

representante legal y judicial del cliente, representante legal y

judicial de la empresa, esta legal en el que se encuentra.


120

Tabla 2.49 Funcionalidades para Almacenamiento. SISALM (Sistema de Almacenamiento)

Proceso Receptar Productos


Recibir notificación de

compra

El personal de bodega recibe un correo electrónico informándole de

la adquisición de productos.

Se informa: El tipo de producto, cantidad de producto, proveedor,

departamento solicitante, fechas de entrega del proveedor.

Registrar ingreso de

productos

Se registra el ingreso de productos y se actualizan los inventarios.

El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la bodega en

la que se alojarán los productos.

Se registra: fecha de ingreso, cantidad de productos, Orden de

Compra, proveedor, lugar de almacenamiento.

Se actualiza la información de inventarios y contable de la empresa.

Proceso Inspeccionar productos adquiridos


Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si estos

tienen fallas son separados y registrados para ser devueltos al

proveedor.

Se registra: estado del producto (bueno - defectuoso), la hora de

revisión, persona que revisa.

Notificar productos

defectuosos

Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se informa al

Departamento de Compras, jurídico y proveedor mediante correo

electrónico.

Se genera el correo electrónico con: Lista de productos defectuosos,

fecha de revisión.

Devolución de productos a

proveedor

Se registran los productos que se devueltos al proveedor y se

actualizan los inventarios y la información contable.

Se registra: la fecha de devolución, los productos, proveedor, Orden

de Compra.

Proceso Ingresar productos a Bodega Central



productos

Se registra el ingreso de productos y se actualizan los inventarios.

El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la bodega en

la que se alojarán los productos.

Se registra: fecha de ingreso, cantidad de productos, Orden de

Compra, proveedor, lugar de almacenamiento.

Se actualiza la información de inventarios y contable de la empresa.

Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a las

diferentes áreas solicitantes.

Se registra: fecha de salida, área a la que transfiere, persona que

recibe, Orden de Producción y se actualizan los inventarios.


121

Tabla 2.50 Funcionalidades para Proveedores. SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)



Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los proveedores.

La eliminación de los proveedores solo será posible en el caso de que no

se haya realizado ninguna transacción con ese proveedor, caso contrario

el proveedor solo podrá ser inactivado.

Se registra: Razón social del proveedor, representante

legal, RUC, Nacionalidad, dirección, teléfonos,

sucursales, correos electrónicos, contactos y productos

que provee y sus precios.

Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía mediante correo

electrónico o medios impresos al proveedor.

El correo contiene la información de los productos

solicitados (PDF de la Orden de Compra) y la

información de la empresa.

Registrar criterio de calificación Se registran los criterios de calificación para los proveedores. Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,

descripción, tipo de calificación (Numérica,

Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no cumple),

peso (valor numérico)

Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a los criterios

ingresados.

Esta calificación permite destacar a los mejores

proveedores, a los cuales el sistema recomendara

seleccionar en la siguiente compra.

Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han hecho efectivas. Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,

producto, proveedor.


122

2.4.- Modelo de Selección del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales

El modelo de selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

se base en la evaluación de los siguientes aspectos5:

- Madurez del proveedor.- Ubicación geográfica, experiencia, expectativas de

crecimiento y clientes. Es necesario evaluar la madurez y solidez del

proveedor, puesto que si este deja de existir se tendrá que enfrentar a un

sistema informático son soporte técnico.

- Aspectos técnicos.- Hardware y software adicional necesarios para el correcto

funcionamiento del sistema informático.

- Aspectos económicos.- Costos de licenciamiento, mantenimiento, adaptación

e implementación.

- Aspectos funcionales.-Funcionalidades que cubre el sistema informático.

- Servicio de soporte técnico.- Servicios de soporte técnico postventa por parte

del proveedor.

- Aspectos estratéticos de la empresa.- Preferentemente deben ser

desarrollados por la empresa proveedora del sistema informático; hacen

referencia a los planes de negocio y planes estratégicos del proveedor.

Estos aspectos son evaluados de acuerdo a niveles de ponderación y

calificación, obteniendo de esta manera un porcentaje de cumplimiento por cada uno

de los proveedores de sistemas informáticos que se evalúan.

Debe tomarse en cuenta que algunos Sistemas de Planificación de Recursos

Empresariales son implementados solo por los proveedores; en otros casos existen

consultoras asociadas que realizan el trabajo de implementación. En el caso que el

producto solo pueda ser implementado por consultoras acreditadas se debe pedir al

proveedor del sistema ERP un listado con las consultoras autorizadas.

5Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa, pág. 18-25

123

Antes de comenzar la búsqueda del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales se debe nombrar a los responsables del proyecto. En esta etapa se

deben determinar las personas involucradas en la selección y definir sus funciones y

responsabilidades para conformar un equipo de trabajo, los cuales estarán encargados

de todas las actividades necesarias para la selección del sistema o los sistemas

informáticos acordes a la necesidad de la empresa.

2.4.1.- Conformar equipo de trabajo

Se sugiere que el siguiente equipo de personas que se encuentren involucradas

en la implementación tengan los siguientes roles:

- Dirección.- Responsables de la gestión de la empresa, cuyo objetivo es tomar

la decisión final en base al trabajo presentado por el equipo de proyecto.

- Gerente del proyecto.-Directivo de alto nivel o responsable de sistemas. Es

la persona encargada de coordinar el proyecto y las actividades del proceso de

selección.

- Equipo de proyecto.-Personal de sistemas que trabaja tiempo completo en el

proyecto. En este proceso de selección realiza las tareas de recopilar

información, prepararla, ayuda en la toma de decisiones, organización de

reuniones y armado de cuestionarios. Trabajarán en la implementación del

sistema seleccionado.

- Grupo de usuarios.-Formado por distintos usuarios de alto nivel de las áreas

impactadas por el ERP. En el proceso de selección serán los encargados de

evaluar los ERP seleccionados según sus conocimientos del negocio.

- Grupo de calidad.-Dependiendo del tamaño de la implementación y la

organización, ésta contará con personal con conocimientos en metodologías

de planificación y desarrollo de sistemas, en tal caso ellos también

participarán en el proyecto.

- Consultor externo.- Si se tiene en cuenta que las empresas no implementan

con frecuencia sistemas ERP es normal no encontrar un experto en selección

de ERP dentro de las mismas, es por ello que se recomienda incluir

124

consultaría externa en el equipo de proyecto. Preferentemente el consultor

debe ser neutral en relación al producto a elegir y no tiene porque ser el que

luego hará la implementación del producto.

La constitución y el tamaño de estos grupos dependerán de las características de

la implementación (tamaño, alcance y complejidad).

2.4.2.- Búsquedade proveedores

El objetivo es la búsqueda en el merado de los ERP disponibles, para lo cual se

sugiere consular en Internet, exposiciones de software, revistas profesionales del

rubro, consultar con profesionales en otras empresas y armar un listado de todos los

proveedores de ERP econtrados.

En un segundo paso de la actividad se contacta a cada proveedor y se le solicita

la mayor cantidad de información posible. No es necesario todavía concertar

entrevistas, el objetivo es recopilar la mayor cantidad de información de cada uno.

En base al documento desarrollados en los puntos 2.4.3 y 2.4.4 eliminar

aquellos ERP que no cubran las áreas de la empresa o los macro procesos que se han

listado como necesarios. Es importante reducir la cantidad de candidatos a 4

aproximadamente ya que se llevará a cabo un estudio más profundo de cada uno que

incluye: demostraciones de producto, visitas de los usuarios al proveedor, entrevistas

con personal del proveedor, armado de informes por cada uno; de ser muchos

candidatos se incrementará el esfuerzo.

2.4.3.- Generación de criterios

Para la comparación y selección de un sistema informático es necesario contar

con un listado de criterios y puntos de comparación comunes, por tal motivo se ha

desarrollado un conjunto de criterios de evaluación el cual debe ser aplicado para

cada uno de los proveedores de sistemas informáticos seleccionados.

125

Este listado de criterios propuesto puede ser aplicadoen cualquier tipo de

empresa y puede ser adaptado a la necesidad de cada uno, basado en los

macroprocesos de las áreas que se deseen automatizar.

Para armar el listado de criterios se debe seguir los siguientes pasos:

1. Tomando como modelo los criterios del punto 2.4.4, con los conocimientos

adquiridos de los ERP en función de la información recopilada y el listado de

las necesidades armar el listado de criterios que mejor se adapte a la empresa.

2. Dividir los criterios en 6 grupos dependiendo si son de índole funcional,

técnico,económico, del proveedor, del servicio o estratégico de la empresa.

3. Ponderar cada criterio según su impacto dentro del grupo. La suma de las

ponderaciones de cada grupo debe ser igual a 100, siendo la suma de todos los

criterios igual a 600.

4. Ponderar cada uno de los 6 grupos, la suma debe ser igual a 100. Algunos de

los criterios de selección deben ser considerados como una guía útil y no

como criterios excluyentes; por ejemplo si una solución parece adecuada pero

implica un gran cambio en la estructura de hardware no se debe descartar

directamente. Los criterios de selección intentan dar un enfoque global a la

decisión y no quedarse con un solo aspecto. En caso de dudas en esta etapa

no es conveniente que prevalezcan los aspectos económicos y tecnológicos

sino los que hacen al producto funcionalmente es por esto que el grupo

funcional debe llevar la mayor ponderación.

2.4.4.- Evaluar proveedores

En esta etapa se debe concertar entrevistas con los proveedores y recibir todas

las propuestas y completar el listado armado en el punto anterior. Se recomienda

visitar las oficinas del proveedor, concertar reuniones con personal comercial y

técnico para tener distintas visiones del producto. Contactarse con empresas que ya

usen los ERP en evaluación y escuchar ventajas y desventajas del producto.

Para completar el listado de criterios se debe seguir los siguientes pasos:

126

1. Cada criterio será clasificado con un valor de 1 a 4, siendo 1= Malo, 2

=Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy Bueno.

2. Multiplicar el valor dado por la ponderación del criterio. La suma de la

multiplicación del valor por la ponderación de cada grupo debe ser igual a

400, siendo la suma de todos los criterios igual a 2400.

3. Sumar el valor obtenido de todos los criterios de un mismo grupo y multiplicar

por la ponderación del grupo. Así se obtendrá la ponderación del grupo en

general.

4. Dividir la ponderación del grupo por 400. El valor de 400 se obtiene al sumar el

resultado de multiplicar el valor asigando en la ponderación por el valor más

alto de la clasificación (4 = muy bueno).Así se obtendrá el porcentaje de

cumplimiento del grupo en general.

5. Sumar los valores de los porcentajes de cumplimiento de los grupos. Así se

obtendrá el porcentaje de cumplimiento total del proveedor.

6. Repetir esta operación para los 5 grupos en evaluación y para todos los ERP.

Una vez completo el listado con todos los datos recolectados, comparar la

información. Encontraránpara un mismo aspecto distintos criterios de evaluación y

métodos, algunos ERP se cobran por módulos, otros por licencia de usuario; algunos

proveedores dan servicio de consultaría otros no; algunos no permiten implementar

con otra consultora que no sean ellos. Algunos puntos son difíciles de medir ya que

resultan subjetivos como la confianza que inspira la empresa y el producto; para

reflejar todos estos puntos, que pueden quedar fuera de evaluación, es

convenienteincorporar en el reporte final debajo del listado de criterios un cuadro de

ventajas y desventajas de cada ERP.

Una vez obtenidos los valores de total de cumplimiento para cada uno de los

proveedores se recomienda escoger al proveedor que tenga la nota más alta y supere

el 80% de cumpliento.

127

Tabla 2.51 Valores de ponderación para los criterios de selección de proveedor.

Nombre ERP

Proveedor

Valores de Y

Descripción Valor

Malo 1

Regular 2

Bueno 3

Muy Bueno 4

Fuente:Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.

Tabla 2.52Aspectos funcionales de evaluación de proveedores.

1.- Aspectos Funcionales

Criterio de

selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y

Propósito principal Área funcional en la que se especializa

o enfoca el sistema. El sistema en

general tendrá una orientación

contable o logística, determinar si la

fortaleza del sistema está en los

módulos que la empresa necesita.

8 4 32

Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que

son comprendidas y soportadas por el

ERP. Grado de cobertura de los

requerimientos. Se reflejarán en lo

diferentes módulos que se pueden

implementar. Por ejemplo: Contable,

financiera, control de gestión,

comercial, logística, producción,

recurso humanos, entre otros. Tener en

cuenta cuales son imprescindibles.

8 4 32

Adaptabilidad y

flexibilidad

Cuanto de la empresa viene

comprendido en el estándar, cuanto se

puede parametrizar y cuanto se debe

desarrollar por fuera del estándar y si

esto es posible. Nivel de

parametrización en general. En este

8 4 32

128

punto se debería evaluar

Facilidad de

parametrización

Evaluar si la necesidad de un cambio o

el mantenimiento de la

parametrización en general no es una

tarea muy compleja.

10 4 40

Facilidad para hacer

desarrollos propios

Posibilidad de desarrollar aplicaciones

sobre el sistema que interactúen con la

funcionalidad estándar.

10 4 40

Interacción con

otros sistemas

Interfaces estándares que permitan

comunicación con otros sistemas o

posibilidad de desarrollo de las

mismas.

5 4 20

Soporte específico

de algunos temas

Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000,

e-bussiness, agregar algún punto que

pueda ser importante por la actividad

de la empresa.

5 4 20

Multi-lenguaje Permite trabajar en distintos idiomas. 5 4 20

Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de

impuesto y presentaciones a las

normas impositivas ecuatorianas.

Requerimientos impositivos, reportes

de carácter provincial y nacional:

Percepciones de cada provincia, libro

IVA compras, IVA Ventas, SICORE.

8 4 32

Presentaciones

legales.

Herramienta para extracción de libro

diario para posterior digitalización.

Estructuras de balance adaptables.

5 4 20

Comunicación con

Bancos

Comunicación electrónica con bancos

para manejo de depósitos, boletas,

acreditaciones en cuenta, por ejemplo

sistema Datanet.

5 4 20

Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por

inflación en caso de situación

inflacionaria tanto para cuantas

contables como stocks y activos fijos.

5 4 20

Operaciones

multimoneda

Manejo de múltiples monedas, manejo

de múltiples cotizaciones,

presentaciones de balance en varias

monedas

5 4 20

Herramientas

amigables de

reporting para el

usuario

Permite el análisis matricial de la

información. Herramientas que le

permitan al usuario editar sus propios

reportes en base a librerías

predefinidas.

5 4 20

Esquematización de

la estructura de la

empresa

Flexibilidad de las estructuras de datos

para adaptarlas a la estructura de la

empresa. Soporta estructuras

8 4 32

129

multisociedades es decir varias

empresas en un mismo sistema.

Posibilidad de diferenciar las

operaciones y de hacer análisis

conjuntos. Esquematizar a la empresa

por unidades de negocio.

TOTAL

100 60 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

30% 120

Porcentaje de

cumplimiento

30%


Tabla 2.53 Aspectos técnicos de evaluación de proveedores.

2.- Aspectos técnicos

Criterio de

selección Descripción Pond

X

Valor

Y

Pond X *

Y

Adaptabilidad a la

estructura instalada

en el cliente

Es posible montar el ERP en el HW que

posee el cliente

20 4 80

Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con

una estructura de servidores para

desarrollo, calidad y producción.

Posibilidad de tener distintos ambientes

de trabajo.

10 4 40

Multiplataforma No necesita una plataforma determinada,

es posible que se ejecute en varias

plataformas

10 4 40

Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del

personal técnico en forma remota, sin

estar en el lugar físico en donde esta el

servidor?

5 4 20

Cliente / servidor Trabaja con una estructura cliente

servidor

5 4 20

Base de datos Bases de datos sobre la que puede

trabajar el ERP, ¿es el ERP multi-motor

de BD?

10 4 40

Herramientas y

lenguaje de

programación

Lenguaje de programación del propio

ERP que sirva para adaptar el sistema a

las funcionalidades requeridas.

5 4 20

Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de

datos.

5 4 20

Back-up Metodología de backups y de restore 2 4 8

Auditoria Sistema de auditoria que guarde y 5 4 20

130

permita evaluar accesos al sistema,

transacciones realizadas, actualizaciones,

con fecha, hora y usuario.

Gestor de

configuraciones

Posee herramientas que administran las

distintas versiones de los desarrollos y la

parametrización.

5 4 20

Documentación El ERP posee: Documentación, help on

line en el idioma necesario, página de

Internet para mayor ayuda en linea.

3 4 12

Documentación

técnica

Documentos sobre estructura de la base

de datos, diseños, programas fuentes.

5 4 20

Conectividad externa Soporta conexiones externas del tipo:

Internet, EDI, Accesos remotos

5 4 20

Compatibilidad con

correo electrónico

Permite derivar desde algunas

aplicaciones mensajes al e-mail.

5 4 20

TOTAL 100 60 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10% 40

Porcentaje de

cumplimiento

10%


Tabla 2.54 Aspectos de evaluación de proveedores.

3.- Aspectos sobre el proveedor

Criterio de


Características del

proveedor

Solidez del proveedor: evolución

histórica, clientes, ganancias, cantidad

de empleados.

25 4 100

Perspectivas de

evolución

Perspectivas del proveedor en el

mercado deben ser buenas ya que si al

proveedor le va mal compraremos un

ERP que quedará sin soporte.

25 4 100

Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en

la misma ciudad donde se ubican las

oficinas.

20 4 80

Otras

Implementaciones

Otros clientes del mismo rubro que

usen el ERP, pedir contactos para

poder consultar en etapas posteriores.

Cantidad de implementaciones.

10 4 40

Experiencia Experiencia del ERP en general y en la

industria de la empresa en particular

10 4 40

Confianza Criterio no cuantificable que queda a 10 4 40

131

criterio de los miembros del equipo.

TOTAL 100 24 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15%


Tabla 2.55 Aspectos de servicio técnico para la evaluación de proveedores.

4.- Aspectos sobre el servicio

Criterio de


Servicio de

implementación

Libertad para realizar la

implementación con el proveedor o

con una consultora. Existencia de

alguna ventaja de implementar directo

con el proveedor del ERP.

15 4 60

Alcance de la

implementación en

caso de hacerla con

el proveedor

Instalación, Adaptación /

parametrización, Capacitación técnica,

Capacitación a usuarios, Desarrollos a

medida, Mantenimiento

10 4 40

Metodología de

implementación

Existencia de una metodología de

implementación. Experiencias previas

15 4 60

Tipo de

implementación

Estrategia propuesta por el proveedor

para la implementación. Módulos

recomendados y soportados.

5 4 20

Tiempo estimado de

implementación

Tiempo estimado de implementación

estándar en base a los módulos

seleccionados

5 4 20

Grado de

participación en la

implementación

Usuarios requeridos por módulo para

soportar la implementación.

Transferencia del know-how a los

usuarios.

5 4 20

Garantía de correcta

instalación del

producto

Problemas que estarían cubiertos por

el proveedor y casos de los cuales el

proveedor no se haría responsable.

Alcance de la garantía en tiempo, en

aspectos funcionales y técnicos

10 4 40

Upgrade Averiguar cada cuánto tiempo saca

una nueva versión al mercado. Tener

en cuenta si uno debe migrar

obligatoriamente a la nueva versión al

salir al mercado. De no ser así

consultar cuánto tiempo el proveedor

10 4 40

132

soporta las versiones más antiguas.

Licencia Alcance de la licencia. Incluye el

soporte post venta. Alcance del

soporte.

10 4 40

Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y

soluciones para analistas del ERP. El

repositorio es accesible por Internet.

Existe un helpdesk para problemas no

reportados en el repositorio con un

tiempo de respuesta aceptable y

atención 24 hs. Ponderación del

grupo

15 4 60

TOTAL

100 40 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10% 40

Porcentaje de

cumplimiento

10%


Tabla 2.56 Aspectos económicos para evaluación de proveedores.

5.- Aspectos Económicos

Criterio de selección Descripción Pond X Valor Y Pond X * Y

Costos del ERP En función del presupuesto que se

tiene y de los otros presupuestos

recibidos evaluar del costo del

sistema.

15 4 60

Costo del HW En función de los requerimientos de

HW y de lo que ya posee la empresa,

evaluar el costo que implica adquirir

el equipamiento necesario para el

ERP.

15 4 60

Licencias ¿Cómo se pagan las licencias, por

única vez al momento de la compra;

o cuándo ya se implementó o una

vez por año?

10 4 40

Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por

ejemplo por cantidad de usuarios o

modulo activos o posibilidad de

armar paquetes corporativos.

5 4 20

Financiación Existen políticas de financiación. 5 4 20

Contratos Tipo de contratos que manejan.

Revisarlo con el departamento de

legales.

5 4 20

Costos adicionales Adaptaciones, localizaciones, 10 4 40

133

Costo de capacitación Tener en cuenta la posibilidad de

seleccionar a otro proveedor para la

implementación

10 4 40

Costo de

implementación

Costo estimado de consultaría 10 4 40

Costo de interfaces Costo estimado de consultaría,

programadores y recursos

5 4 20

Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben

abonar nuevas licencias? Costo del

proyecto de migración.

5 4 20

Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el

proveedor de ERP, el de consultaría

y el de HW de manera de adquirir

algún paquete de los 3 productos

juntos. De existir consultar por

beneficios técnicos y económicos.

5 4 20

TOTAL

100 48 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del grupo

20% 80

Porcentaje de

cumplimiento

20%


Tabla 2.57 Aspectos estratégicos para evaluación de proveedores.

6.- Aspectos estratégicos

Criterio de


Plan estratégico de

la empresa

Incluir en este punto proyectos de

negocio que tenga la empresa que deban

ser soportados por el SW con el fin de

verificar que estén cubiertos

20 4 80

Perspectivas de

crecimiento

Si la empresa planea crecer en

operaciones con clientes se debe tener en

cuenta el volumen soportado por el

sistema.

15 4 60

Nuevos proyectos

en mira

Incorporar actividad CRM, apertura de

nuevas sucursales u oficinas. Verificar

que la futura estructura sea soportada

tanto a nivel de HW como de estructura

funcional - lógica dentro del sistema

20 4 80

Estimar necesidad

de información

futura

Futuros negocios, Nuevos proyectos 20 4 80

Evaluar el

horizonte temporal

Evaluar objetivos a corto y mediano

plazo. Adquirir una herramienta en una

15 4 60

134

versión que no se vuelva obsoleta en

poco tiempo.

Prever

reestructuración de

personal

Se debe tener en cuenta a la hora de

seleccionar el ERP la cantidad de

usuarios que se conectaran al sistema. Si

la empresa planea reducir o ampliar su

plantel considerar un número realista. Si

la empresa tiene una forma de trabajar

en grupo verificar que el ERP se ajuste a

ella

5 4 20

Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo

descentralizado? Si la empresa planea

mudar sus oficinas contemplar la

posibilidad que las oficinas del

proveedor no estén cerca y si da soporte

remoto

5 4 20

TOTAL

100 156 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15


Tabla 2.58 Resumen de evaluación de proveedores.

Total

100% 2400

Total de cumplimiento

100%

Ventajas y Desventajas

Ventajas Reservar una sección del cuadro para ventajas generales que puedan

surgir de entrevistas con empresas que ya usan el ERP

Desventajas Reservar una sección del cuadro para desventajas generales que puedan

surgir de entrevistas con empresas que ya usan el ERP


2.4.5.- Evaluar producto

En este punto se organizará las visitas a los proveedores para presenciar

distintas demostraciones según las áreas involucradas. El propósito de estas visitas es

135

obtener un conocimiento más profundo del producto, sus funciones y la visión de la

persona que realiza las tareas sobre el sistema diariamente para evaluar las

posibilidades de adaptación del sistema a la empresa.

Para las demostraciones es conveniente preparar cuestionarios para facilitar la

compaginación de la información y la evaluación posterior de la misma, esta lista de

cuestionarios es obtenida de las funcionalidades descritas en la sección 2.3. La

calificación de cada criterio se describe a continuación:

1. En el listado de las funcionalidades por proceso agregamos la columna

ponderación.

2. En la columna de “Ponderación”,se colocará un valor del 0 a 5 según se explica

en la

3. Tabla 2.60.

4. Sumamos los valores de la ponderación para determinar el puntaje obtenido por

cada ERP evaluado.

5. Repetir esta operación para ERP a evaluar.

Al terminar este punto se tiene un reporte con la evaluación completa por

proveedor que incluye la información institucional, la propuesta, el listado de criterios

ponderados, las encuestas evaluadas producto de las demostraciones, el cuadro de

ventajas y desventajas y todo comentario e información adicional que se tenga del

proveedor y del producto que se haya recopilado en estas dos actividades.

Tabla 2.59 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto.

Nombre ERP

Proveedor

Valores de Ponderación

Descripción Valor

Ítem no evaluado 0

Ítem evaluado no soportado por el ERP 1

Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta 2

Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones

factibles 3

136

Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta 4

Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo 5


Tabla 2.60 Ejemplo de calificación del Sistema de Admnistración de Proveedores.

SISADMPROV (Sistema de Administración de Proveedores)


Funcionalidad Descripción Datos Ponderación

Administrar

proveedores

Se puede crear,

modificar, eliminar o

inactivar a los

proveedores.

La eliminación de los

proveedores solo será

posible en el caso de que

no se haya realizado

ninguna transacción con

ese proveedor, caso

contrario el proveedor

solo podrá ser inactivado.

Se registra: Razón social

del proveedor,

representante legal, RUC,

Nacionalidad, dirección,

teléfonos, sucursales,

correos electrónicos,

contactos y productos que

provee y sus precios.

5

Enviar Orden

de Compra

Se genera el PDF de la

Orden de Compra y se

envía mediante correo

electrónico o medios

impresos al proveedor.

El correo contiene la

información de los

productos solicitados

(PDF de la Orden de

Compra) y la información

de la empresa.

5

Registrar

criterio de

calificación

Se registran los criterios

de calificación para los

proveedores.

Se registra: Nombre del

criterio, fecha de

creación, descripción, tipo

de calificación

(Numérica, Alfanumérica,

Condicional si-no, cumple

- no cumple), peso (valor

numérico)

5

Calificar

proveedor

Se genera la calificación

de los proveedores de

acuerdo a los criterios

ingresados.

Esta calificación permite

destacar a los mejores

proveedores, a los cuales

el sistema

recomendaráseleccionar

en la siguiente compra.

5

Emitir garantía Se registran las garantías

de los productos que se

han hecho efectivas.

Se registra: fecha de

emisión de garantías,

causas, producto,

proveedor.

5


137

2.4.6.- Seleccionar consultora

Para el caso en el que la implementación del Sistema de Recursos

Empresariales que deseamos evaluar, sea llevada a cabo por consultoras es necesario

tener un listado de criterios ponderados y puntos de comparación comunes. Teniendo

esto en cuenta se han identificado diferentes aspectos que deben ser evaluados en

el proceso de selección.

Como primer paso se contacta a las consultoras, se les presenta la

documentación preparada en el punto 2.4.4 y se les solicita una propuesta para la

implementación del ERP y los módulos seleccionados. Para que el esfuerzo

delproceso de evaluación no sea muy grande, el númeroideal de candidatos para esta

actividad es entre 5 y 7.

La propuesta que presente la consultora debeincluir:

- Tiempo estimado de implementación.

- Fecha estimada de arranque del proyecto yde puesta en producción.

- Costos del proyecto, discriminado el costode la implementación del costo de

soportepost implementación.

- Listado de consultores del equipo de trabajocon los Curriculm Vitae de cada

uno (para solicitarreferencias) y su función en el equipo.

- Plan de contingencia en caso de no cumplircon el tiempo o los costos

estimados.

- Alcance del trabajo: implementación,mantenimiento, capacitación a usuarios

yanalistas.

- Metodología a utilizar.

- Referencias de otros proyectos en los quehan trabajado.

- Listado con las obligaciones y recursos quetendrá que proveer la empresa; por

ejemploequipo de analistas funcionales y usuarios,equipamiento

(computadores, teléfonos,puestos de trabajo, etc.)

- Experiencia comprobable en la implementación de los módulos que se

implementaran en la empresa.

138

Al obtener las propuestas de las distintas consultoras el equipo de proyecto

completa el listado de criterios armado en la Tabla 2.61. Se prepara un reporte por

consultora en donde conste el listado con la ponderación y valores obtenidos, las

propuestas y otra información relevante. Se debe incluir un cuadro comparativo de la

propuesta económica y de tiempos de los consultores como se muestra en la

Tabla 2.62.

Con la documentación preparada, se organiza una reunión con el equipo de

proyecto para presentar las opciones, evaluar las propuestas y seleccionar los posibles

candidatos. Al finalizar esta etapa se deberán seleccionar 2 o 3 consultoras para la

próxima tarea de evaluación, el número sugerido es para minimizar el esfuerzo que

requieren las reuniones y trabajo de investigación.

Tabla 2.61 Criterios de selección de consultores.

Criterios de selección Pond X Valor Y Pond X * Y

1.- Aspectos generales

Solidez del proveedor 10% 10%

Soporte en el país 10% 10%

Cantidad de implementaciones 5% 5%

Calidad de implementaciones 10% 10%

Evolución histórica del proveedor 5% 5%

Perspectiva de evolución futura 5% 5%

Metodología de implementación 20% 20%

Compromiso en tiempo y forma 15% 15%

Evaluación del equipo asignado 15% 15%

Personal terciarizado 5% 5%

TOTAL 100% 0

PONDERACION DEL GRUPO 40% 0

2.- Aspectos económicos

Costo hora 30%

139

Costo total 70%

TOTAL 100% 0

Ponderación del grupo 60% 0


Tabla 2.62Cuadro comparativo de propuesta económica de consultores.

Aspectos Consultora 1 Consultora 2 Consultora 3 Consultora 4 Consultora 5

Fecha de puesta en

producción

Duración del proyecto

Precio cerrado

Plazo cerrado

Costo

Implementación

Soporte post

implementación

Interfaces

Capacitación equipo de

trabajo

Capacitación usuarios

Instalación inicial del ERP

Equipo de base

COSTO TOTAL


2.4.7.- Decisión final

En esta etapa se coordinarán reuniones con losgerentes de las 2 o 3 consultoras

seleccionadas y conlos consultores propuestos, la idea es que expliquen lapropuesta y

su metodología de trabajo.

140

Se aprovecharála oportunidad para verificar que la actividad de laempresa se ha

comprendido, validar el alcance de laactividad de la consultora y del proyecto. Así

mismoserá el primer contacto de la empresa con losconsultores que participarán en el

proyecto, se sugiereaprovechar la entrevista para repasar los currículums delos

consultores y conversar personalmente sobre susexperiencias previas.

Las reuniones se harán preferentemente en lasoficinas de la consultora y

asistirán el jefe de proyecto yalgún directivo de ser necesario.

En una segunda reunión entre directivos y gerentesde ambas partes sin los

consultores se discuten temaseconómicos, discrepancias que pueda haber en

lostiempos de implementación, reemplazo de algúnconsultor por otro si no hubiera

gustado el perfil y otrasdiferencias que pudiera haber. Es importante ladedicación, el

esmero y atención que muestre elproveedor ante sus demandas ya que revela la

maneraen que responderá cuando haya un problema o urgenciacon el sistema.

Es muy importante siempre comparar la propuestade la consultora contra lo que

el proveedor del ERP estimó a nivel de costos y tiempo de la implementación y usarla

como base para la negociación.

Al finalizar esta etapa el jefe de proyecto deberá agregar al reporte armado en el

punto anterior para cada consultora todos los datos, opiniones, ventajas, desventajas y

correcciones que hayan surgido de las reuniones con cada proveedor.

El equipo de proyecto se reúne con la dirección de la empresa para definir,

basándose en la documentación preparada en los puntos anteriores, el producto ERP a

comprar.

Una vez seleccionado se notifica al proveedor y se coordina una reunión para la

negociación del contrato. Para esta reunión el proveedor debe preparar dos

estimaciones importantes: el costo y duración de la implementación.

141

Finalmente se da la aprobación final y se firma el contrato. En este punto se

empieza con el desarrollo de la planificación de implantación y puesta en producción

del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales adquirido.

142

C A P Í T U L O I I I

S E L E C C I Ó N D E T E C N O L O G Í A S D E S I S T E M A S

D E P L A N I F I C A C I Ó N D E R E C U R S O S

E M P R E S A R I A L E S

3.1.- Estudio de Tecnologías en el Mercado

3.1.1.- OpenBravo

Openbravo ERP es una aplicación de gestión empresarial del tipo ERP

destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño. Se presenta en dos versiones:

Community, de libre distribución y con acceso al código abierto aunque con muchas

restricciones; y Profesional, de código propietario con todas las funcionalidades

activas.

Openbravo es una aplicación con arquitectura cliente/servidor web escrita en

Java. Se ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos

PostgreSQL y Oracle. Actualmente se encuentra disponible en español, inglés,

italiano, portugués, ruso, ucraniano y francés.

La arquitectura de Openbravo basado en Java se centra en dos modelos de desarrollo:

- Ingeniería orientada a modelos, en la que los desarrolladores describen la

aplicación en términos de modelos en lugar de código

- Modelo vista controlador, un patrón de diseño bien establecido en la cual se

mantienen la lógica de presentación y la lógica de negocios aislados.

Estos dos modelos permiten la integración con otros programas con una sencilla

interfaz como Magento, una tienda en línea, Pentaho Business Intelligence,

ProcessMaker BPM, Liferay Portal and SugarCRM.

143

3.1.2.- INFOR ERP LN

INFOR ERP LN (conocido antes como Baan), es un software dirigido a las

grandes y medianas corporaciones. Sus características de seguridad, fortaleza y

amplias funcionalidades, la han convertido en una solución ampliamente utilizada en

los ambientes industriales más complejos del mundo. INFOR ERP LN (Baan) es una

herramienta muy robusta, que funciona en múltiples bases de datos (Oracle, SQL,

Informix) y sistemas operativos (Unix, Linux, Windows) permitiendo a las

compañías seleccionar las plataformas en las que desean operar.

INFOR ERP LN dispone de un módulo único conocido como DEM (Dynamic

Enterprise Modeller) que permite de manera dinámica, modelar los procesos de

negocio dentro del software. Esta herramienta constituye la base de la metodología de

implementación y también para la documentación y cumplimiento de los procesos

bajo estándares de calidad internacional (ISO 9001, etc.). Igualmente, INFOR ERP

LN está construida para incorporar fácil y eficientemente soluciones avanzadas de

Planificación de Cadena de Abastecimiento, CRM u otras.

INFOR ERP LN es uno de los 4 más importantes ERP para el mercado

corporativo en el mundo y entre sus más de 7,000 clientes se incluyen empresas tan

importantes como Boeing, Fiat, ABB, Philips entre otras.

3.1.3.- Microsoft Dynamics ERP

El software planificación de recursos empresariales (ERP) de Microsoft

Dynamics le ofrece a su empresa (pequeña, mediana o grande) las herramientas para

administrar toda su organización, desde la cadena de abastecimiento, contratación y

recursos humanos, hasta finanzas y proyectos en colaboración.

144

3.1.4.- SAP ERP

Con más de 40 años de experiencia y 50.000 clientes, nuestro software ERP

líder en el mercado es una base comprobada y fiable diseñada para dar soporte tanto a

las organizaciones más grandes del mundo, como a las pequeñas y medianas

empresas de 25 industrias diferentes. Aproveche el acceso basado en roles a los datos

fundamentales, las aplicaciones y las herramientas analíticas. Optimice sus procesos

en todos los departamentos, incluidos compras, producción, servicios, ventas,

finanzas y recursos humanos.

3.2.- Aplicar Modelo de Selección

Para la identificación de procesos de la Unidad de Artes Gráficas se partirá de

la identificación del entorno empresarial del Instituto Geográfico Militar.

3.2.1.- Modelo de Procesos del Caso de Estudio

El Instituto Geográfico Militar pese a ser una entidad gubernamental realiza

varias actividades productivas que le han sido encomendadas por el Gobierno de la

República del Ecuador, pero nos centraremos dentro del área denominada Unidad de

Artes Gráficas.

La Unidad de Artes Gráficas se comporta igual que una empresa de impresión a

gran escala y se encuentra influenciada por el entorno en el cual realiza sus

actividades. Por tanto el primer paso para la selección de un ERP es la identificación

de dicho entorno, lo cual nos ayudará a definir de forma correcta el contexto de la

empresa y el contexto del sistema.

145

Figura 3.1 Entorno del Instituto Geográfico Militar.

Instituto Geográfico Militar

ENTORNO POLÍTICOENTORNO ECONÓMICO

ENTORNO FÍSICO ENTORNO TECNOLÓGICO

ORGANISMOS DE CONTROL:

- Servicio de Rentas Internas- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- Ministerio de Finanzas- Ministerio de Defensa- Ministerio de Relaciones Laborales- Contraloría General del Estado- Servicio Nacional de Contratación Pública

CLIENTES:

- Instituciones Gubernamentales- Instituciones Militares.- Personas Naturales y Jurídicas

PROVEEDORES:

- Nacionales- Internacionales

UBICACIÓN:

- Regional Quito- Regional Guayaquil

- Maquinaria controlada por computadoras- Procesos de Fabricación- Sistemas Informáticos- Telecomunicaciones


Al analizar los entornos de la Unidad de Artes Gráficas, determinamos que el

Entorno Económico y Físico especificará los tipos de cliente y proveedores a los que

se tiene acceso. Los Entornos Políticos y Tecnológico definirán los reglamentos que

debe cumplir el ERP y a las entidades a las que se debe dar fe del cumplimiento de

las actividades y metas, estas entidades están conformados por todos los Organismos

de Control del Estado Ecuatoriano.

En el caso de las Empresas e Instituciones Públicas se debe considerar el

Decreto 1014, emitido el 10 de abril de 2008 por el Económista Rafael Correa

Presidente de la República del Ecuador. Este decreto establece en sus Árticulos 1 y 5

lo siguiente:

146

Artículo 1.- Establecer como política pública para las Entidades de la

Administración Pública Central la utilización de Software Libre en sus sistemas y

equipamientos informáticos.

Artículo 5.- Tanto para software libre como sofware propietario, siempre y cuando

se satisfagan los requerimiento, se debe preferir las soluciones en este orden:

a) Nacionales que permitan autonomía y soberanía tecnológica.

b) Regionales con componente nacional.

c) Regionales con proveedores nacionales.

d) Internacionales con componente nacional.

e) Internacional con proveedores nacionales.

f) Internacionales

Lo establecido en este decreto forma parte del contexto de la Unidade Artes

Gráficas, específicamente pertenece al Entorno Político y Tecnológico, teniendo

como Organismo de Control a la Subsecretaría de Informática, según lo definido en el

Artículo 6 del Decreto 1014, que establece:

Artículo 6.- La Subsecretaría de Informática como órgano regulador y ejecutor de

las políticas y proyectos informáticos en las entidades del Gobierno Central deberá

realizar el control y seguimiento de este Decreto.

Para todas las evaluaciones constantes en este decreto la Subsecretaría de

Informática establecerá los parámetros y metodologías obligatorias.

147

Figura 3.2 Identificación del Contexto del Insituto Geográfico Militar.


ENTORNO POLÍTICOENTORNO ECONÓMICO

ENTORNO FÍSICO ENTORNO TECNOLÓGICO

ORGANISMOS DE CONTROL:

- Servicio de Rentas Internas- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.- Ministerio de Finanzas- Ministerio de Defensa- Ministerio de Relaciones Laborales- Contraloría General del Estado- Servicio Nacional de Contratación Pública

CLIENTES:

- Instituciones Gubernamentales- Instituciones Militares.- Personas Naturales y Jurídicas

PROVEEDORES:

- Nacionales- Internacionales

UBICACIÓN:

- Regional Quito- Regional Guayaquil

- Maquinaria controlada por computadoras- Procesos de Fabricación- Sistemas Informáticos- Telecomunicaciones

CLIE

NT

ES

/ P

RO

VE

ED

OR

ES

OR

GA

NIS

MO

S D

E C

ON

TR

OL


El entorno de la Unidad de Artes Gráficas nos permite definir los procesos

empresariales, los cuales conformaran la base del Sistema Informático de Planificació

de Recursos Empresariales y definirán los módulos que deben ser implementados,

modificados o desarrollados.

En base a la identificación del entorno de la Unidad de Artes Gráficas,

procedemos con la creación del diagrama de contexto de una manera técnica, este

diagrama contendrá los macro y micro procesos institucionales con los cuales se

determinará que sistema informático cumple con la mayoría de ellos.

148

Figura 3.3 Diagrama de Contexto del Instituto Geográfico Militar.


149

Tabla 3.1 Hoja de contexto de Cliente.


Versión 1.0

INSITUTO GEOGRÁFICO MILITAR

Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1


Clientes CTXT-CL-001


x

Descripción

Los clientes de la Unidad de Artes Gráficas están conformados por Entidades Públicas y Privadas. Para las Entidades Públicas la mayoría de trabajos se basan en la

impresión de especies valoradas.

Flujos de Entrada


Pedido de cotización de productos El cliente solicita cotización de productos.

Acepta cotización de productos El cliente acepta la cotización de los productos, el personal de ventas informa al Jefe Operacional de la Planta de Artes Gráficas

para que se empiece el trabajo dentro de las fechas establecidas.

Factura de cliente cancelada El cliente puede cancelar la factura de forma total o mediante pagos parciales.

Reclamos de clientes Si existen reclamos del cliente, estos son atendidos dentro del período de tiempo establecido en el contrato o dentro de los tiempos

de garantías del producto.

Flujos de Salida


Cotización de productos El personal de venta entrega la cotización de los productos solicitados al cliente.

Contrato con cliente

El personal de ventas en conjunto con el área jurídica elabora el contrato. Este contrato es aceptado y firmado por:

- El cliente

- El personal Directivo del IGM

- El personal Directivode la Unidad de Artes Gráficas.

Factura de productos Se procede con la emisión de la factura. Las formas de pago son establecidas de acuerdo a lo estipulado en el contrato.

Entrega de Producto Entrega del producto al cliente, esto puede ser de la siguiente manera:

150

1.- El cliente retira el producto de las oficinas de Atención al Cliente del IGM.

2.- Se entrega el producto al cliente mediante el servicio de correo.

3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas (el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del cliente).

Cierre del contrato con cliente

Para dar por terminado la elaboración de productos solicitados por el cliente, se procede con el cierre del contrato, este paso

involucra:

- Actas de entrega-recepción.

- Informes de avances y cumplimientos de tiempos.

- Informe de aceptación de los productos por parte del cliente.

- Cierre económico del proyecto.

Cierra reclamo de cliente Se procede a realizar los cambios correspondientes en el producto y se cierra el reclamo.



Tabla 3.2 Hoja de contexto de Proveedores.


Versión 1.0

INSTITUTO GEOGRÁFICO MILITAR



Proveedores CTXT-PRV-001


x

Descripción

La Unidad de Artes Gráficas posee diversos tipos de proveedores tales como: empresas privadas nacionales e internacionales y entidades públicas.

Flujos de Entrada

151


Cotización de productos/servicios Se recibe la cotización de productos por parte de los proveedores.

Pedido de productos/servicios Se emite al proveedor el pedido de productos o servicios.

Contrato con proveedor Se genera el contrato entre el proveedor y el IGM.

Cierre de contrato con proveedor Para proceder con el cierre del contrato se revisan que todos los productos o servicios hayan sido

entregados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, de cumplir con los requisitos se procede con el

cierre del contrato y la liquidación de la factura.

Pago de factura de proveedor Se realiza el pago de los productos o servicios a los proveedores.

Flujos de Salida


Pedido de cotización de productos/servicios Se emite por parte del IGM el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.

Recepción de productos/servicios de proveedor Se recepta los productos por parte del proveedor.

Factura de proveedor Se recepta la factura por parte de los proveedores.



Tabla 3.3 Hoja de contexto de Organismos de Control.


Versión 1.0


Fecha: Versión: 1.0 Páginas: 1


Organismos de Control CTXT-ORG-001


x

Descripción

Los Organismos de Control constan por todas las Entidades Gubernamentales a las cuales se debe informar de las actividades tanto económicas como laborales.

Estos Organismos de Control son:

152

- Ministerio de Relaciones Laborales

- Ministerio de Finanzas

- Servicio de Rentas Internas

- Ministerio de Defensa

- Contraloría General del Estado

- Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Flujos de Entrada


Declaración de impuestos Informes emitidos al SRI para la declaración de impuestos tanto del IGM como del personal.

Informe de actividades Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares y Gubernamentales.

Informe de gastos Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares, Ministerios de Finanzas y Contraloría

General.

Planificación anual Se planifica los proyectos anuales que se realizaran y la cantidad de presupuesto necesario para la ejecución de los

mismos.

Informes de personal Se envían los informes de contratación, evaluación o actualización de datos del personal al Ministerio de Relaciones

Laborales.

Informe de ingresos Se emiten los informes de ingresos al Ministerio de Finanzas.

Publicación de solicitud de productos o servicios

en el Sistema Oficial de Contratación Pública

Toda compra se la realiza por medio del Sistema Oficial de Contratación Pública.

Solicitud Presupuestaria Se envía al Ministerio de Finanzas la solicitud de presupuesto.

Flujos de Salida


Políticas de reciclado y destrucción de materiales Las políticas establecen la forma en la que deben ser destruidos los productos de tipo de especies valoradas y

sobrantes de la elaboración de otros productos.

Informe de aprobación de presupuesto El Ministerio de Finanzas informa la aprobación de presupuesto o la modificación del mismo.

Directrices para contratación y evaluación de

personal

El Ministerio de Relaciones Laborales emite las directrices para contratación y evaluación de personal.

Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que solicitado

participar en el concurso de adjudicación.

Políticas y directrices para presupuesto El Ministerio de Finanzas emite las políticas y directrices para la solicitud o modificación presupuestaria.

Asignación Presupuestaria El Ministerio de Finanzas asigna el presupuesto solicitado.



153

3.2.1.1.- Macroproceso del Instituto Geográfico Militar

Figura 3.4 Modelo de macroproceso del Insituto Geográfico Militar.


154

Tabla 3.4 Hoja de contexto de Administración de las Relaciones con los Clientes.


Versión 1.0




Administración de las Relaciones con los Clientes CTXT-CRM-001


x

Descripción

Macroproceso que se centra en el equipo de ventas de la empresa para gestionar y ejecutar el proceso pre-venta y post-venta. Ayuda en las actividades como gestión de

la orden de servicio, gestión de contratos de servicios, administración de servicios relacionados con la ejecución a corto plazo de las actividades de comercialización.

Flujos de Entrada


Pedido de cotización de productos El cliente solicita cotización de productos. Esta cotización es realizada por el personal operacional de la planta de Artes

Gráficas con experiencia y que conocen de forma empírica los costos de producción.

Acepta cotización de productos El cliente acepta la cotización de los productos, el personal de ventas informa al Jefe operacional de planta de Artes

Gráficas para que se empiece el trabajo dentro de las fechas establecidas. Este evento dispara los eventos de generación de

contratos en el caso de requerirlos y la elaboración de productos.

Reclamos de clientes Si existen reclamos del cliente estos son atendidos dentro del período de tiempo establecido en el contrato.


Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados de los clientes.

Entrega de Productos Solicitados El Departamento de Compras realiza la entrega de los productos o servicios solicitados.

Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes unidades.


Aprobación de presupuesto Se informa a las unidades el estado de la solicitud de presupuesto.

Asignación de presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.

Flujos de Salida


Cotización de productos El personal de venta entrega la cotización de los productos solicitados al cliente.

155

Contrato con cliente El personal de ventas en conjunto con el área jurídica elabora el contrato, este contrato es aceptado y firmado por el cliente

y el IGM.


1.-El cliente retira el producto de las oficinas.


3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas(el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del cliente)

Cierre del contrato con cliente Para dar por terminado la elaboración de productos solicitados por el cliente, se procede con el cierre del contrato, este paso

involucra:

- Actas de entrega-recepción.

- Informes de avances y cumplimientos de tiempos.

- Informe de aceptación de los productos por parte del cliente.

- Cierre económico del proyecto.

Cierra reclamo de cliente Se procede a realizar los cambios correspondientes en el producto y se cierra el reclamo. Para proceder con el cambio de los

productos se procede con la revisión del contrato y sus estipulaciones y se procede con la solución del reclamo.


Generación de Orden de Trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos de los clientes.

Solicitud de presupuesto Se envía la solicitud de presupuesto para la ejecución de proyectos.

Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de una

asignación presupuestaria.



Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se debe

disponer de presupuesto.



156

Tabla 3.5 Hoja de contexto de Gestión de la Producción.


Versión 1.0




Gestión de la Producción CTXT-GSTPD-001


x

Descripción

Macroprocesos que definen la forma en la que se elaboran los productos, desde el consumo de materia prima, maquinaria y mano de obra, hasta el embalaje y bodegaje

del producto terminado.

Flujos de Entrada


Generación de Orden de Trabajo Se genera la orden de trabajo para la elaboración de productos de los clientes.



Asignación de presupuesto Cuando el presupuesto ha sido aprobado este es asignado a la unidad que lo solicitó.


Flujos de Salida



1.- El cliente retira el producto de las oficinas


3.- Se entrega el producto al cliente en sus oficinas(el IGM entrega personalmente los producto en las oficinas del

cliente)

Informe de órdenes de trabajo terminados La unidad de producción envía el informe de los productos terminados de los clientes.




157




Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se debe

disponer de presupuesto.



Tabla 3.6 Hoja de contexto de Gestión de Abastecimiento.


Versión 1.0




Gestión de Abastecimiento CTXT-ABST-001


x

Descripción

Macroproceso que definen las actividades para proceder con las compras, todo el movimiento y almacenaje de materias primas, el inventario de los productos y

almacenaje de los productos terminados.

Flujos de Entrada


Cotización de productos/servicios Se recibe la cotización de productos por parte de los proveedores.

Factura de proveedor Se recepta la factura por parte de los proveedores.

Recepción de productos/servicios de proveedor Se recepta los productos por parte del proveedor.

Asignación de presupuesto Se asigna el presupuesto solicitado.

158

Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las

diferentes unidades.


Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de

productos se debe disponer de presupuesto.

Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que

solicitado participar en el concurso de adjudicación.

Flujos de Salida


Pedido de cotización de productos/servicios Se emite por parte del IGM el pedido de cotización de productos o servicios a los proveedores.

Pedido de productos/servicios Se emite al proveedor el pedido de productos o servicios.

Contrato con proveedor Se genera el contrato entre el proveedor y el IGM.

Cierre de contrato con proveedor Para proceder con el cierre del contrato se revisan que todos los productos o servicios hayan sido

entregados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, de cumplir con los requisitos se procede con el

cierre del contrato y la liquidación de la factura.

Pago de factura de proveedor Se realiza el pago de los productos o servicios a los proveedores.


Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de


Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se

dispone de una asignación presupuestaria.


Publicación de solicitud de productos o servicios en el

Sistema Oficial de Contratación Pública

Toda compra se la realiza por medio del Sistema Oficial de Contratación Pública.



159

Tabla 3.7 Hoja de contexto de Gestión de Planificación de Recursos Empresariales.


Versión 1.0




Gestión de Planificación de Recursos Empresariales CTXT-REMP-001


x

Descripción

Macroproceso encargado de definir el funcionamiento de las áreas Financiera-Contable, Recursos Humanos e Inventarios.

Flujos de Entrada








Políticas y directrices para presupuesto El Ministerio de Finanzas emite las políticas y directrices para la solicitud o modificación presupuestaria.

Informe de aprobación de presupuesto El Ministerio de Finanzas informa la aprobación de presupuesto o la modificación del mismo.

Directrices para contratación y evaluación de

personal

El Ministerio de Relaciones Laborales emite las directrices para contratación y evaluación de personal.

Lista de proveedores calificados El Sistema Oficial de Contratación Pública retorna el listado de todos los proveedores calificados que solicitado

participar en el concurso de adjudicación.

Asignación Presupuestaria El Ministerio de Finanzas asigna el presupuesto solicitado.

Políticas de reciclado y destrucción de

materiales

Las políticas establecen la forma en la que deben ser destruidos los productos de tipo de especies valoradas y sobrantes

de la elaboración de otros productos.

160

Flujos de Salida




departamento de Tecnologías de Información y Comunicación.


Informe de actividades Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares y Gubernamentales.

Planificación anual Se planifica los proyectos anuales que se realizaran y la cantidad de presupuesto necesario para la ejecución de los

mismos.

Informe de gastos Se emiten los informes de actividades a las diferentes Entidades Militares, Ministerios de Finanzas y Contraloría General.

Informes de personal Se envían los informes de contratación, evaluación o actualización de datos del personal al Ministerio de Relaciones

Laborales.

Declaración de impuestos Informes emitidos al SRI para la declaración de impuestos tanto del IGM como del personal.

Solicitud Presupuestaria Se envía al Ministerio de Finanzas la solicitud de presupuesto.

Informe de ingresos Se emiten los informes de ingresos al Ministerio de Finanzas.



Tabla 3.8 Hoja de contexto de Gestión de Tecnologías de Información.


Versión 1.0

INSITUTO GEOGRÁFICO MILITAR



Gestión de Tecnologías de Información CTXT-TIC-001


161

x

Descripción

Macroproceso encargo de definir el funcionamiento de todos los servicios que ofrece el área de tecnologías de información.

Flujos de Entrada





Registro de Incidentes Se reportan los incidentes en los sistemas informáticos, equipos de comunicación y servicios de

telecomunicaciones al departamento de Tecnologías de Información y Comunicación.

Flujos de Salida


Informe de solución de incidente La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación resuelven el incidente reportado por las diferentes

unidades.

Solicitud de Personal Se realiza la Solicitud de Personal para llenar las vacantes disponibles. La solicitud se la realiza si se dispone de

una asignación presupuestaria.


Solicitud de Productos Se envía la solicitud de productos al Departamento de Compras. Para poder realizar la solicitud de productos se

debe disponer de presupuesto.



Los Macroprocesos definen la forma en la que la Unidad de Artes Gráficas realiza su trabajo diario, y ayuda en la identificación de

las actividades funcionales (transporte, control de inventarios, elaboración de productos, etc) que se ejecutan a lo largo de la cadena de

producción, mediante las cuales la materia prima se convierte en producto terminado y se añade valor para el consumidor6.

6LogísticaAdministración de la Cadena de Suministros, 5º edición, Ronald H. Ballout.

162

Figura 3.5 Diagrama de macroproceso de Administración de las Relaciones con los Clientes.


163

3.2.1.2.- Proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente

Figura 3.6 Diagrama de procesos de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.


164

Tabla 3.9 Hoja de proceso de Gestión de Marketing y Atención al Cliente.


Versión 1.0




Gestión de Marketing y Atención al Cliente PRC-CRM-001


Registrar la venta de productos a los clientes. Nombre Página


Registrar la solicitud de productos de los clientes.

Registrar el cobro de las ventas de productos.

Entregar los productos a los clientes.


En este proceso no se detalle las actividades de producción de productos ni la generación de la proforma.


El proceso inicia cuando un cliente solicita la cotización de productos, el personal de atención al cliente verifica si este producto existe en bodega de producto terminado,

caso contrario solicita al personal de cotización se elabore la proforma de productos.

El personal de atención al cliente registra o actualiza los datos de los usuarios y envía la cotización de productos mediante correo electrónico o impreso.

Si el cliente acepta la cotización el personal de ventas genera una Orden de Producción de productos e informa al personal regente de la planta para que proceda con la

planificación y elaboración del producto, dentro de las condiciones establecidas en el contrato.

El cliente puede realizar pagos anticipados del producto o realizar la cancelación de los mismos.

El personal encargado de la producción de productos informa el estado en el que se encuentran los productos en elaboración al personal de ventas.

El personal de ventas informa el estado de elaboración de los productos al cliente.

Al finalizar con la elaboración de los productos se procede con la entrega al cliente.

El cliente pude informar al personal de atención al cliente si existen inconvenientes con los productos entregados. Se revisan los problemas con los productos y de ser

necesario se los reprocesa.

Si el cliente acepta la totalidad de los productos se da por cerrado la Orden de Producción.


Solicitud de productos del cliente Productos elaborados

165



Generar Cotización

Elaborar producto

Almacenar producto

Entregar Producto

Recursos



Informador Gráfico

Regente de Producción

Operadores de producción

Actores


Cliente


Nombre Acción

Inicio El proceso empieza cuando el cliente se acerca a las oficinas del IGM y solicita atención.

¿Aceptar Cotización? El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos.

¿Realiza Pago? El cliente puede o no realizar el pago de anticipos o la cancelación total del trabajo.

Informar al Cliente estado de la


Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del estado de la

Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción.

Receptar Producto Se realiza la entrega de los productos al cliente.

Informar al Cliente Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.

Fin Se da por finalizada la Orden de Producción con la entrega total de los productos y el cierre de los incidentes.




Nombre Acción

Registrar cliente Registra o actualiza los datos del cliente

Registrar pedido de cliente Registra la petición de productos del cliente.

Generar solicitud de cotización El personal de atención al cliente genera el pedido de cotización de productos del cliente.

166

Presentar cotización a clientes El personal de atención al cliente presenta la cotización al cliente y explica las condiciones necesarias para la ejecución del trabajo.

Receptar aceptación o rechazo de

cotización

El cliente evalúa la cotización y acepta o rechaza la propuesta económica para la elaboración de los productos.

Registrar forma de pago Se determina y registra la forma de pago: - Total - Anticipo - Efectivo - Crédito. En el caso de generar contrato para la elaboración

de productos, la forma de pago queda registrado en el contrato.

Generar Orden de Producción Se genera la Orden de Producción y se envía la información a la planta de producción, se registra la planificación de trabajo.

Visualizar estado de las órdenes de

producción

El personal de Atención al Cliente puede visualizar el estado en el que se encuentra la Orden de Producción, se deben poder buscar

las Órdenes de Producción por rangos de fechas y por clientes. Si la Orden de Producción se ha finalizado en la Planta de

Producción se notifica mediante correo electrónico al personal de Atención al Cliente sobre la terminación del producto.

Informar al cliente el estado de la


Informa al cliente sobre el estado de la orden de trabajo mediante correo electrónico, telefónicamente o despliegue del estado de la

Orden de Producción en una página web de seguimiento de órdenes de producción por cliente.

Entregar producto terminado a

cliente

Se procede al despacho de los productos terminados.

Actualizar inventario de producto

terminado

Se procede con la actualización de los saldos de inventario de bodega de producto terminado.

Cerrar Orden de Producción Se cierra la Orden de Producción y se actualiza la información de costos de producción.

Registrar reclamo de cliente Seregistra los reclamos de los clientes para su seguimiento y solución.

Clasificar reclamos de cliente Se analizan y se clasifican los reclamos del cliente.

Identificar las causas reales del

reclamo

Se analiza las causas reales de los reclamos del cliente.

Resolver reclamo Se procede con la solución del problema que ocasiona los reclamos del cliente. Si no se puede resolver el problema este debe ser

escalado.

Escalar reclamo Se asigna el problema al personal del siguiente nivel de atención para que analice y resuelva las causas del problema.

Cerrar reclamo Al solucionar el problema se procede a cerrarlo.

Informar al cliente estado del

reclamo

Se informa al cliente que el problema ha sido resuelto.


Cotización


Nombre Acción

Receptar solicitud de cotización Se recibe la solicitud de cotización de elaboración de productos basado en la información provista por el cliente.

Generar cotización El proceso de generación de productos es realizado por personal de la planta de producción, los cuales cuentan con varios años de

experiencia en la elaboración de productos. La estimación de los costos se basa en la experiencia de los cotizadores, los cuales

167

toman como base de cálculo el precio de los materiales, maquinaria y mano de obra.


Punto de Venta


Nombre Acción

Receptar pago Se procede a registrar el pago y se emite el comprobante correspondiente (factura).

Actualizar información financiera Se actualiza la información de financiera como es el caso de cuentas por cobrar, bancos, presupuesto, etc.


Gestión de Contrato y Marketing


Nombre Acción

Generar contrato Subproceso en el cual se ejecutan todas las actividades necesarias para proceder con la generación de adjudicación del contrato al

IGM, en este proceso se debe cumplir con las leyes de Contratación Pública de la República del Ecuador.

Generar reportes Gerenciales Se obtienen reportes de Estado de la producción de todas las órdenes de producción. Estado de producción de una Orden de

Producción. Cantidad de clientes atendidos por un periodo de tiempo. Cantidad de ingresos por un periodo de tiempo. Carga de

trabajo de la maquinaria. Carga de trabajo del personal de la planta.

Analizar información El personal administrativo toma decisiones basadas en la información almacenada de los clientes, ventas y elaboración de productos.


Producción


Nombre Acción

Actualizar cola de trabajo Actualiza el listado de las órdenes de producción pendientes de ejecutar y envía mensajes de correo al personal administrativo de la

planta de producción.

Elaborar producto La planta de producción revisa la lista de órdenes de trabajo pendientes, los planifica y ejecuta. Luego almacena los productos en la

bodega de producto terminado.

Almacenar producto Una vez terminado el producto este es almacenado en las bodegas hasta la entrega al cliente. Se informa al área de atención al

cliente que la Orden de Producción está lista para ser entregada.



168

3.2.1.2.1.- Proceso de Entrega de Producto

Figura 3.7 Diagrama de proceso de Entrega de Producto.


169

Tabla 3.10 Hoja de proceso de Entrega de Producto.


Versión 1.0




Entrega de Producto PRC-EPT-001


Realizar la entrega de los productos terminados al cliente. Nombre Página

Ed3e4Objetivos Específicos

Registrar la solicitud de transporte para entrega de productos.

Registrar la planificación de entrega.

Registrar la entrega de productos.

Actualizar los saldos de bodega de producto terminado.


Por motivos de seguridad no se especificara de forma detallada los procesos de planificación de rutas ni el proceso de asignación del personal militar para la custodia del

vehículo.


El proceso de Entrega de Productos empieza cuando los productos elaborados son ingresados a la bodega de producto terminado y se informa al personal de Atención al

Cliente que debe despachar el producto.

Se informa al personal de transporte que tiene productos por entregar, se procede con la planificación de los vehículos a emplearasí como del personal operativo para el

despacho de productos

Se procede con la entrega de los productos de acuerdo a la planificación.


Disponibilidad de personal y vehículos.



170

Recursos


Personal de bodega Vehículos

Personal militar Armamento

Actores


Bodega de Producto Terminado


Nombre Acción

Informar ingreso de producto

terminado

Bodega de producto terminado informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al cliente.

Reingresar productos Se registra el motivo de la no entrega del producto y se realiza el reingreso a bodega de producto terminado.

Informar de error en entrega El personal encargado de entregar el producto al cliente informa las causas que generaron la no entrega del producto. Se

reingresan los productos a bodega y se actualizan los inventarios.




Nombre Acción

Receptar lista de productos

terminados

El personal de Atención al Cliente recibe un mensaje informándole del ingreso de productos a la bodega.

Entregar producto en instalaciones

del cliente

Se determina si en el contrato se negoció el transporte a las instalaciones del cliente del producto terminado.

Generar solicitud de transporte Se genera la solicitud de transporte de producto terminado hacia la ubicación especificada por el cliente.


Transporte


Nombre Acción

Receptar solicitud de transporte El Área de transporte recepta la solicitud de entrega de productos.

Planificar entrega Se procede a la planificación de la entrega del producto.

- Planificar fecha entrega.- Se planifica la fecha de entrega dependiendo de la prioridad y de las fechas acordadas con el cliente.

- Planificar ruta.- Se planifica la ruta para la entrega de varios productos a los clientes.

Planificar vehículo y personal.- Se planifica el vehículo, choferes y personal para la entrega de productos a los clientes.

Despachar producto Se procede con el despacho de los productos.

171

Actualizar inventario Se actualiza el Inventario de Bodega de Producto Terminado.


Cliente


Nombre Acción

Informar terminación de trabajo Se informa al cliente la terminación del trabajo encomendado.

Entregar producto Se procede con la entrega del producto al cliente.

Actualizar inventario Se actualiza el Inventario de Bodega de Producto Terminado.

Problemas en entrega Se determina si hay problemas en la entrega del producto.



172

3.2.1.2.2.- Proceso de Cotización

Figura 3.8 Diagrama de procesos de Cotización.


173

Tabla 3.11 Hoja de proceso de Cotización.


Versión 1.0




Cotización PRC-CTZ-001


Determinar el costo de producción de los productos solicitados por el

cliente. Nombre Página


Estimación de costos de producción basados en los requisitos del producto.



El personal de atención al cliente recibe la solicitud de productos del cliente, determina si existe el producto en bodegas, determina el precio de venta y procede con la

emisión de la factura al cliente.

Si el producto no se encuentra en bodega se solicita el personal de Informadores Gráficos que elabore la proforma.




Solicitar cotización

Recursos



Informador gráfico

Actores


Cliente

174


Nombre Acción

Solicitar cotización de productos El cliente solicita la cotización de productos.

Presentar cotización El personal de Atención al Cliente presenta al cliente la cotización de la elaboración de los productos.




Nombre Acción

¿Elaborar nuevo producto? El vendedor determina si los productos solicitados por el cliente requieren de elaboración o existen en la bodega de producto

terminado.

Determinar precio de venta El personal de Atención al Cliente determina el precio de venta de los productos.


Bodega de producto terminado


Nombre Acción

Consultar existencias Se consultas las existencias en la bodega de producto terminado.


Informador gráfico


Nombre Acción

Solicitar cotización Se solicita la generación de la cotización de elaboración de productos al personal de Informadores Gráficos (cotizadores).



Solamente una adecuada información permite tener una política de empresa, que determine los objetivos a conseguir, la actividad a

realizar, las decisiones que se deben tomar, etc.; tener un programa, seguirlo y coordinarlo; y, finalmente, establecer un mecanismo de

control que verifique que todo se desarrolla según lo previsto, efectuar las correcciones y las adaptaciones necesarias.

175

3.2.1.2.2.1.- Proceso de Solicitar Proforma

Figura 3.9 Diagrama de proceso Solicitar Proforma.


176

Tabla 3.12 Hoja de proceso de Solicitar Proforma.


Versión 1.0




Solicitar Proforma PRC-PRF-001


Estimar el costo de fabricación de los productos. Nombre Página


Determinar el costo de la materia prima.

Determinar el costo de la maquinaria.

Determinar el costo de la mano de obra.

Determinar el tiempo de disponibilidad de la planta para la fabricación de productos.


Determinar la distribución de las hojas para la impresión está basado en la experiencia del personal de Informadores Gráficos.


El personal de atención al cliente solicita al informador gráfico genere una proforma de producción de productos, para lo cual le envía la descripción del producto

solicitado por el cliente.

El informador gráfico recibe la solicitud de generación de proforma de productos y determina si el producto es una especie valorada. Si el producto es especie valorada,

se determina de ser necesario el costo de transporte y seguro de productos y vehículos.

Se incluye en la proforma de ser necesario el costo de transporte.

El informador gráfico solicita al personal de Diseño Gráfico de Pre-prensa la generación de la muestra de impresión y diseño del producto para ser aprobada por el

cliente.

Cuando esta muestra es aprobada por el cliente se procede a identificar el formato de impresión los productos y los costos que esto implica en materia prima, maquinaria

y personal. Todos estos costos son incluidos en la proforma junto con el tiempo estimado de producción y la fecha de entrega del producto.


Inventario actualizados

Activos Fijos actualizados

Información de personal actualizada

177

Información actualizada de cronograma de producción



Recursos


Personal operacional de la planta de roducción Materia prima de productos Maquinaria de producción

Actores


Atención al Cliente Mercadotecnia Diaria


Nombre Acción

Solicitar cotización El personal de atención al cliente solicita se genere una cotización de productos.

Enviar diseño a cliente Se envía el diseño del producto al cliente para su aprobación.

Diseño aprobado El personal de atención al cliente recibe la aprobación del diseño del producto.

Entregar proforma Se finaliza la proforma de productos y es entregada al personal de atención al cliente.


Informador Gráfico Presupuesto Diaria


Nombre Acción

Recibir solicitud El personal de Informadores Gráficos recibe la solicitud de generación de proforma junto con la especificación de los productos

solicitados por el cliente.

Es especie valorada Se determina si el producto solicitado es especie valorada.

Incluye transporte Se determina si el cliente solicitó servicio de transporte para los productos terminados.

Incluir transporte y seguro Se incluye en la proforma el costo de transporte y seguro de productos y vehículos.

Solicitar diseño Se solicita el diseño del producto basado en lo requerido por el cliente.

Entregar diseño aprobado Se entrega al personal de Informadores Gráficos el diseño del producto aprobado por el cliente.

Identificar formatos de impresión El personal de Informadores Gráficos basados en su experiencia determina la distribución del diseño en los formatos de impresión.

Determina la cantidad de papel, tinta, impresoras y personal que se empleará en la fabricación del producto.

Incluir costos de materia prima Se incluye costos de la materia prima.

Incluir costos maquinaria Se incluye la maquinaria que se empleará en la fabricación de los productos, junto con la depreciación por hora de trabajo estimado

que se realizará en cada máquina.

Incluir costo mano de obra Se incluye el costo de la mano de obra, basado en un estimado de personal que se empleará en la fabricación del producto.

178

Incluir fechas estimadas de entrega Se incluyen las fechas estimadas de entrega de los productos, basados en el cronograma de producción.


Especialista Pre-prensa Pre-prensa Diaria


Nombre Acción

Recibir solicitud de diseño Se recibe la solicitud de diseño de impresión

Elaborar diseño El personal de Diseño Gráfico de Pre-prensa elabora el diseño del producto.


Bodega Materia Prima Bodega Diaria


Nombre Acción

Consultar costo materia prima Se determina el costos promedio de la materia prima a emplear, en caso de ser necesario se solicita al personal de bodega que

actualice los inventarios de productos.


Activos Fijos Activos Diaria


Nombre Acción

Consultar maquinaria y depreciación Se determina el costo de depreciación de la maquinaria a emplear.


Recursos Humanos Recursos Humanos Diaria


Nombre Acción

Consultar costo hora Se solicita al área de recursos humanos el costo hora de las personas asignadas a la planta de producción.


Jefe de Producción Planta de Producción Diaria


Nombre Acción

Consultar cronograma de producción Se consulta los tiempos disponibles en los que el producto puede ser elaborado.



179

3.2.1.3.- Gestión de Producción

Figura 3.10Diagrama de macroproceso de Gestión de Producción.


180

Figura 3.11 Diagrama de proceso de Gestión de Producción.


181

Tabla 3.13 Hoja de procesos de Gestión de Producción.


Versión 1.0




Gestión de Producción PRC-PROD-001


Elaborar los productos solicitados por el cliente. Nombre Página


Planificar los tiempos de producción de los productos.

Distribuir el trabajo en las diferentes sub-áreas de producción.

Producir los productos.

Almacenar los productos.

Informar el estado de fabricación de los productos.



El proceso se inicia cuando el personal de Atención al Cliente genera una Orden de Producción.

La Orden de Producción es enviada a la Planta de Producción y es recibida por el regente de Administración de Producción.

Esta Orden de Producción llega mediante correo electrónico e impreso con todos los detalles especificados por el cliente y con el estimado de materiales incluidos por el

informador gráfico al momento de generar la proforma.

Distribución El regente de producción realiza la distribución del trabajo en las diferentes sub-áreas de producción dependiendo del tipo de producto a fabricar:

- Pre-prensa

- Prensa

- Post-prensa

El orden en el que se distribuye la Orden de Producción en las diferentes sub-áreas es el orden en el que deben ser elaborados los productos.

En la etapa de distribución se verifica si se cuenta con la materia prima necesaria para la elaboración de los productos, de no existir materia prima se procede con la

generación de la Solicitud de Compra, si existe la materia prima se procede con la creación la orden de requisición de productos, esto con el fin de que el material no sea

182

empleado en otro producto.

Al finalizar la distribución los documentos impresos que especifican el producto a elaborar (proforma generada, diseño de impresión y especificación del producto) son

enviados a cada una de las áreas que intervendrán en la elaboración del producto.

Planificación

La distribución de trabajo de la Orden de Producción llega a cada una de las sub-áreas de producción. El jefe de producción de cada sub-área recibe la especificación de

la Orden de Producción y la información de trabajo asignado a su área (trabajo asignado en la distribución).

El jefe de producción de área procede con la planificación de trabajo mediante:

- La planificación de tiempos de producción y fechas de elaboración.- Se procede con la revisión del calendario de actividades y se asigna trabajo de acuerdo a las

prioridades de entrega del producto en las fechas disponibles de producción de la sub-área.

- La planificación de personal.- De acuerdo al calendario de actividades se procede con la planificación del personal que trabajará en la elaboración de los productos.

- La planificación de maquinaría.- De acuerdo al calendario de actividades y de mantenimiento de la maquinaria se procede a planificar la maquinaria y el personal

operacional que elaborarán el producto.

Se actualizan los calendarios de trabajo y se informa al siguiente jefe de producción las fechas estimadas de entrega de productos.

Estas actividades son realizadas por todos los jefes de producción de área.

El calendario de producción puede verse afectado si el producto a desarrollar tiene una prioridad alta, para lo cual se deben re planificar la producción.

Ejecución

En la etapa de elaboración de los productos el personal operacional registra:

- Los tiempos empleados en la fabricación del producto.

- La materia prima empleada en la fabricación de productos.

- La maquinaria y los tiempos de trabajo ejecutados.

Al finalizar el trabajo asignado se procede con la liquidación de materia prima.

El jefe de producción genera los informes de producción basados en el personal, maquinaria, materiales y tiempos empleados en cada departamento del área a su cargo.

Estos informes de producción son:

- Reporte de órdenes de producción planificadas en un período de tiempo.

- Reporte de órdenes de producción elaboradas en un período de tiempo.

- Reporte de los materiales empleados por Orden de Producción.

- Reporte de personal y la cantidad de órdenes de trabajo en las que participo.

- Reporte de maquinaria y las horas trabajadas por Orden de Producción.

- Reporte de órdenes de producción ejecutadas en un período de tiempo.

- Reporte de órdenes de producción que se encuentran retrasadas.

El jefe de producción al finalizar la tarea asignada informa la finalización del trabajo al siguiente jefe de producción.

183

Control de calidad

El control de calidad del producto se efectúa al momento de que la última área en la que se distribuyó la Orden de Producción termina su trabajo.

Al encontrar fallas en los productos el área de control de calidad puede generar órdenes de trabajo para reposición de productos, en cuyo caso se procede con los

procesos de planificación y ejecución.

Si no se encuentran fallas el producto pasa por las siguientes etapas:

- Conteo y paginado

- Encolado, grapado y doblado

- Embalado y etiquetado

En cada una de estas etapas se registran la mano de obra, materiales y maquinaria empleada.

Al finalizar el empaquetado del producto se informa a bodega de producto terminado que existe producto para almacenaje.

Almacenamiento

El personal de bodega de producto terminado recibe la solicitud de almacenamiento de productos.

Retira los productos de la planta de producción y actualiza los inventarios

Al finalizar el ingreso de los productos informa a Atención al Cliente que existen productos listos para ser distribuidos al cliente.


Especificación del producto y la Orden de Producción Producto acorde a lo requerido por el cliente

Disponibilidad de personal operacional.

Disponibilidad de materia prima

Disponibilidad de maquinaria



Recursos


Regente de producción para la distribución de trabajo. Papel de acuerdo al formato de impresión y del producto. Equipos para diseño gráfico

Jefes de producción de cada área Tintas Cortadoras

Personal operacional Materiales para encolado y grapado Impresoras

Personal de bodega Material para embalado Grapadoras industriales

Material para reposición de productos Montacargas

Actores


184

Atención al Cliente Diaria


Nombre Acción

Inicio El proceso empieza con la creación de las órdenes de producción y se envía los mensajes al

personal administrativo de la planta de producción.

Receptar Lista de Productos Terminados Recepta mensaje de productos terminados por Orden de Producción.


Administración de Producción Planta de Producción Diaria


Nombre Acción

Receptar Orden de Producción Reciben las órdenes de producción generadas en atención al cliente.

Distribuir Orden de Producción Dependiendo del tipo de trabajo el personal administrativo de la planta de producción distribuye el trabajo en las

áreas de trabajo de la planta. - Pre-prensa - Prensa - Post-prensa La Orden de Producción no está obligada a

distribuirse en todas las áreas de trabajo de la planta, es decir puede distribuir la Orden de Producción en pre-

prensa y post-prensa o solo prensa. Pero el orden en que se realiza la distribución establecerá el orden de

ejecución; es decir si distribuyo primero post-prensa y luego pre-prensa, el orden de elaboración será post-

prensa y luego pre-prensa.

¿Se cuenta con materia prima? El personal administrativo revisa el estimado de materia prima a emplear (estimado generado en el proceso de

cotización) y verifica la existencia en bodega.

Crear Solicitud de Compra Se crea la Solicitud de Compra de la materia prima faltante.

Generar Requisición de Material Se adjunta la requisición de material a la Orden de Producción.


Planta Producción Planta de Producción Diaria


Nombre Acción

Receptar Asignación de Trabajo Pre-prensa El trabajo es asignado al área de pre-prensa para realizar: - Diseño y diagramación - Corrección - Quemado de

película - Quemado de placas - Impresión digital

Receptar Asignación de Trabajo Prensa El trabajo es asignado al área de prensa para realizar: - Corte de pliegos y bobinas - Impresión offset pliegos -

Impresión offset rotativas - Numeración tipográfica - Troquelado - Perforado - Thermoestampado

Receptar Asignación de Trabajo Post-prensa El trabajo es asignado al área de post-prensa para realizar: - Revisión (control de calidad) - Conteo -

Compaginado - Encolado - Grapado - Doblado - Embalado y etiquetado

Planificar Trabajo Pre-prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -

Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Diseño y Diagramación - Corrección -

Quemado de película - Quemado de placas - Impresión digital

185

¿Termina Planificación? Si la planificación es finalizada se procede con el cierre de la planificación y actualización del calendario de

producción de productos.

Cerrar Planificación Al cerrar la planificación se informa automáticamente al área siguiente tomando de la distribución que puede

empezar con su planificación de trabajo. Se actualiza el estado de la Orden de Producción a planificado

(planificación total en el área correspondiente).

Planificar Trabajo Prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -

Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Corte de pliegos y bobinas - Impresión

offset pliegos - Impresión offset rotativas - Numeración tipográfica - Troquelado - Perforado -

Thermoestampado

Planificar Trabajo Post-prensa El jefe de área realiza la planificación de: - Fechas de elaboración del trabajo. - Mano de obra a emplear. -

Maquinaria a emplear. - Material a emplear. Para las sub-áreas de : - Revisión (control de calidad) - Conteo -

Compaginado - Encolado - Grapado - Doblado - Embalado y etiquetado

Planificar Tiempos El jefe de área revisa el cuadro de tiempos de trabajo y planifica las fechas de inicio y fin en las que se puede

elaborar el trabajo.

Planificar Personal El jefe de área revisa el listado de personal disponible en la fecha estimada de elaboración de la Orden de

Producción y le asigna trabajo.

Planificar Maquinaria El jefe de área revisa el listado de maquinaria disponible en la fecha estimada de elaboración de la Orden de

Produccióny le asigna trabajo.

Informar Cierre Planificación Al finalizar y cerrar la planificación el sistema envía un mensaje de información al siguiente área informando

que puede empezar con la planificación de trabajo de una determinada Orden de Producción.

Ejecutar Trabajo Pre-prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de pre-prensa.

Ejecutar Trabajo Prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de prensa.

Registrar Tiempo Empleado Se registra el tiempo de trabajo empleado en cada una de las sub-áreas para cada Orden de Producción.

Registrar Material Empleado Se registra la materia prima directa e indirecta empleado en cada una de las sub-áreas para la elaboración cada

Orden de Producción.

Registrar Mano de Obra Se registra la mano de obra empleada en cada una de las sub-áreas para la elaboración cada Orden de

Producción.

Registrar Maquinaria Empleada Se registra la maquinaria cada una de las sub-áreas para la elaboración cada Orden de Producción.

Ejecutar Trabajo Prensa Se realiza el trabajo planificado para Orden de Producción en cada una de las sub-áreas de prensa.

Cerrar Ejecución Se registra en cierre de la ejecución en cada una de las sub-áreas en las que se planifico y ejecuto el trabajo para

la elaboración de la Orden de Producción.

Cierre Total de Actividades Anteriores Para que Post-prensa pueda empezar son su trabajo se deben haber terminado todas las actividades planificadas

en las sub-áreas de pre-prensa y/o prensa.

186

Receptar Orden de ProducciónPost-prensa Post-prensa recibe el producto elaborado de la Orden de Producción correspondiente y procede a ejecutar el

trabajo planificado.


Control de Calidad Post-prensa Diaria


Nombre Acción

Controlar Calidad Se revisa y verifica que el producto elaborado no tenga fallos.

¿Existe fallos? Se determina si existen fallos en el producto.

Registrar Fallas Se registran las fallas encontradas en la Orden de Producción.

Generar Orden de Reposición Se generan la orden de reposición al área de pre-prensa o prensa.

Conteo y Compaginado Se realiza el conteo y paginado de las impresiones.

Encolado, Grapado y Doblado Se procede con el encolado, grapado y doblado de las impresiones.

Embalado y Etiquetado Se generan las etiquetas y se embala el producto terminado.

Informar a Bodega de Producto Terminado Se envía el mensaje de que el producto ha sido terminado y está listo para ser embodegado y despachado al

cliente.


Bodega de Producto Terminado Bodega Diaria


Nombre Acción

Receptar Listado de Productos Terminados Recepta el listado productos correspondientes a las órdenes de producción listos para ser embodegados.

Ingresar Productos Terminados a Bodega Se realiza la verificación del producto y se procede al ingreso del mismo a bodega de producto terminado.

Actualizar Inventario Se actualizan los inventarios.

Informar Ingreso de Productos Terminados Bodega de producto terminado informa Atención al Cliente que existen productos listos para ser despachados al

cliente.



187

3.2.1.4.- Gestión de Abastecimiento

Figura 3.12 Diagrama de macroproceso de Gestión de Abastecimiento.


188

Figura 3.13 Diagrama de proceso de Gestión de Almacenamiento.


189

Tabla 3.14 Hoja de proceso de Gestión de Abastecimiento.


Versión 1.0




Gestión de Abastecimiento PRC-GABST-001


Registrar las compras realizadas a los proveedores. Nombre Página



Las compras realizadas por la Unidad de Artes Gráficas se las realiza mediante el Departamento de Compras del Instituto Geográfico Militar. Las compras no se las

puede hacer directamente a los proveedores. Todas las compras se las realiza mediante el Sistema Oficial de Contratación Pública.


Un área del Instituto Geográfico Militar emite la Solicitud de Compras.

El Departamento de Compras revisa las existencias de productos, de los productos faltas se publica la necesidad de compra en el Sistema Oficial de Contratación

Pública.

Se emite la Orden de Compra de productos o servicios al proveedor ganador del concurso registrado en el Sistema Oficial de Contratación Pública.

Se reciben los productos por parte del proveedor y se inspecciona el estado de los mismos. Si estos están acorde con lo requerido se procede con:

- El ingreso de productos a bodega central.

- Generación de las actas de entrega - recepción.

- Pago de la factura de los productos o servicios.

Se finaliza el proceso de compra con el cierre del contrato con el proveedor y la liquidación de los saldos pendientes.

Los productos ingresados a la Bodega Central son despachados a las unidades solicitantes.

190


Solicitud de Compra



Recursos


Personal de Compras

Personal de Bodega

Actores


Departamento Solicitante Demanda


Nombre Acción

Crear Solicitudes de Compras El departamento crea la Solicitud de Compra de los materiales/productos/servicio que

necesita.

Recibir productos Los productos solicitados son receptados y consumidos.


Departamento de Compras Compras Demanda


Nombre Acción

Receptar Solicitud de Compra El Departamento de Compras recepta la solicita y evalúa la posibilidad de compra.

Genera Orden de Compra Se procede a la generación de la Orden de Compra y contratación del servicio o bien.

Publicar en Portal de Compras Públicas La adquisición de bienes o servicios es publicado en el Sistema Oficial de Contratación Pública de la

República del Ecuador (obligatorio para toda entidad pública) y se espera la oferta de proveedores.

Seleccionar Proveedor Se selecciona al proveedor ganador de la oferta (siempre la oferta de menor costo).

Emitir Orden de Compra Se emite la Orden de Compra con el detalle de los productos o servicios al proveedor ganador en el Sistema

Oficial de Contratación Pública.

Despachar productos Los productos solicitados son entregados a la unidad solicitante.


Bodega Bodega Demanda


191

Nombre Acción

Revisar Reporte de Existencias Verifica la existencia de materiales/producto en bodega

¿Existe producto? Se determina si existen productos en bodega. Si estos productos existen son despachados a la unidad

solicitante, de no existir el stock suficiente se genera la Orden de Compra y se la publica en el Sistema

Oficial de Contratación Pública.

Receptar Productos Los productos entregados por el proveedor son recibidos por el personal de bodega central.

Inspeccionar productos adquiridos Se realiza la revisión del estado de los productos adquiridos antes de ser ingresados a bodega central.

¿Cumple con Especificaciones? Si los productos no cumplen con las especificaciones solicitadas son rechazados y se ejecuta la garantía.

Caso contrario son ingresados a la bodega central.

Ingresar Productos a Bodega Central Se ingresa los productos a Bodega Central.

Actualizar Inventario Se actualiza el inventario de los productos.


Proveedor Oficinas Proveedor Demanda


Nombre Acción

Receptar Orden Compra El proveedor recepta la Orden de Compra.

Realizar Envió de Productos/Servicios El proveedor envía los productos solicitados.

Ejecutar Garantía Si los productos o servicios presentan fallos se hace uso de la garantía establecida en el

contrato.

Generar acta Entrega - Recepción Si los productos cumplen con las condiciones solicitadas se procede con la generación

del acta de entrega - recepción de los productos.

Emitir Informe de Pago Se genera el informe de aceptación junto con las actas de entrega recepción y se procede

al pago.

Realizar Pago a Proveedor Se procede con el pago al proveedor por los productos o servicios brindados.


Jurídico Demanda


Nombre Acción

Recibir contrato de proveedor Se recibe el contrato del proveedor.

Cerrar contrato proveedor Se cierra el contrato con el proveedor


192


193

3.2.1.4.1.- Proceso de Generar Orden de Compra

Figura 3.14 Diagrama de proceso Generar Orden de Compra.


194

Tabla 3.15 Hoja de proceso Generar Orden de Compra.


Versión 1.0




Generar Orden de Compra PRC-ORDCMP-001


Generar la Orden de Compra de productos o servicios. Nombre Página




El personal del Departamento de Compras genera la Orden de Compra para satisfacer la necesidad de productos o servicios de las diferentes unidades del Instituto

Geográfico Militar.

Si la Orden de Compra debe ser autorizada está en enviada para su aprobación al Jefe Administrativo del Área.

El Jefe Administrativo puede autorizar o rechazar la Orden de Compra. Si la orden es rechazada esta debe ser modificada.

Si la Orden de Compra es aprobada se procede con la generación del impreso de la misma y es enviada al proveedor.


Solicitud de Compra



Recursos


Actores

195




Nombre Acción

Inicio El proceso inicia cuando es necesario realizar una compra de productos o servicios para

satisfacer una necesidad del área requirente.

Crear Orden de Compra Ingresar la información necesaria para crear la Orden de Compra, número de orden, fecha

de orden, opción de paga, otra información como los datos del proveedor y los productos

que se van a comprar se carga automáticamente.

¿Requiere Aprobación? Una regla de negocios evalúa si la Orden de Compra necesita aprobación debido al costo

total.

Crear PDF de Orden de Compra Se crea un archive PDF con la información de la Orden de Compra, éste archivo será

enviado al proveedor.

Cargar Orden de Compra El usuario debe cargar un archivo PDF de la orden creada manualmente.

Enviar Orden de Compra a Proveedor Enviar un correo electrónico al proveedor con copia al Jefe de compras con el archivo PDF

de la Orden de Compra.


Jefe Administrativo Demanda


Nombre Acción





196

3.2.2.- Modelo de Requerimientos de Sistemas del Caso de Estudio


Empresariales.

Cliente

SISRRH

H

SISQA

SISA

DM

INF

CTR

LPR

OD

STIC

ERP-IGM


CRM.- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente, este sistema

debe permitir realizar el seguimiento de los clientes, cotización de productos o

servicios, venta de productos, seguimiento de quejas de clientes, administración de

contratos, seguimiento de las órdenes de producción y procesamiento de datos para

análisis de tendencias de clientes y segmentación de mercado necesarios para

marketing. Este sistema informático consta de los siguientes subsistemas:

197

- SISADMCLI.- Sistema de Administración de Clientes, dedicado a la

administración de los clientes, seguimiento de incidentes y envío de

cotizaciones de productos, entrega de productos y generar órdenes de trabajo.

- SISCOT.- Sistema de Cotización, dedicado a la generación de cotizaciones de

productos.

- SISPVT.- Sistema de Punto de Venta, dedicado a registrar las ventas, emitir

facturas y registrar las formas de pago de los productos.

- SISCONT.- Sistema de Contratos, dedicado a la administración de contratos,

su fecha de inicio, fecha de culminación, condiciones contractuales y procesos

legales en el caso de existir.

- SISMRK.- Sistema de Marketing, dedicado al registro de planes de mercadeo

y generación de reportes gerenciales.

CTRLPROD.- Sistema de Control de Producción, dedicado a llevar el control de

toda la cadena de producción de la Unidad de Artes Gráficas. Este sistema

informático está compuesto por los siguientes subsistemas:

- SISPLAT.- Sistema de Planificación de Trabajo, se registran los cronogramas

de trabajo, maquinaria, mano de obra y materiales a ser empleados, junto con

la especificación de los productos a ser elaborados.

- SISEJET.- Sistema de Ejecución de Trabajo, encargado de registrar el

material, maquinaria, mano de obra y tiempos efectivamente usados para la

elaboración de productos o prestación de servicios.

- SISQA.- Sistema de Control de Calidad, encargada de registrar la información

del control de calidad efectuado sobre los productos, en este sistema se

pueden generar órdenes de trabajo de reproceso de productos.

- SISEMP.- Sistema de Empaquetado de Productos, encargado de registrar los

materiales, mano de obra, maquinaria empleada e información de embalaje y

empaquetado de los productos elaborados.

- SISALMPT.- Sistema de Almacenamiento de Producto Terminado, encargado

de registrar el bodegaje de productos elaborados.

198

ABSTC.- Sistema de Abastecimiento, encargado de registrar todo la información

generada en la etapa de adquisición de productos o servicios, almacenaje de

productos, actualización de inventarios, publicación de necesidad de productos en el

Portal de Compras Públicas, evaluación de cotización de productos o servicios de

proveedores y distribución de los productos o servicios adquiridos dentro de la

empresa. Este sistema consta de los siguientes subsitemas:

- SISCMP.- Sistema de Compras, encargado de procesar los pedidos de

compras de las diferentes unidades de la empresa, registrar en el Portal de

Compras Públicas la adquisición de productos o servicios y emitir las

solicitudes de productos a los proveedores.

- SISCONTR (Gestión Jurídica).- Sistema de Contratos, dedicado a la

administración de contratos, su fecha de inicio, fecha de culminación,

condiciones contractuales y procesos legales en el caso de existir. Este sistema

está encargado de manejar los contratos tanto para clientes como para

proveedores.

- SISALM.- Sistema de Almacenamiento, encargado de registrar todos los

ingresos y egresos de la materia prima para la elaboración de productos y

llevar el control de los inventarios de los productos de oficina, bienes y demás

objetos que se encuentren almacenados en bodega.

- SISADMPROV.- Sistema de Administración de Proveedores, encargado de

registrar la información de los proveedores y los productos que estos proveen

al Instituto Geográfico Militar.

ARE.- Sistema de Administración de Recursos Empresariales, encargado de llevar el

control de recursos humanos, proyectos, contabilidad, activos fijos, bodegas e

inventarios e integrarse con abastecimiento y compras, producción y atención al

cliente.

- SISRRHH.- Sistema para la Administración de Recursos Humanos, encargado

de registrar toda la información necesaria para la gestión de los empleados de

199

la empresa, se registra fechas de entrada, especificaciones contractuales, datos

del empleado, evaluaciones, liquidaciones, capacitaciones, etc.

- SISFIN.- Sistema Financiero, encargado de llevar el control de pagos y

cobros.

- SISCNTB.- Sistema Contable, encargado de llevar el control de la

contabilidad de la empresa, se integra con ventas, bodegas y activos fijo.

STIC.- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y

Comunicación , encargado de registrar todos los incidentes reportados por los

usuarios y llevar el control de todas las actividades del Departamento de Tecnologías

de Información.

- SISDIRTIC.- Sistema de Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicación , encargado de llevar el control de los proyectos,

administración financiera y servicios de tecnología.

- SISMSYD.- Sistema de Mesa de Ayuda, encargado de registrar todos los

incidentes de tecnología reportados por los usuarios, así como de generar la

base de conocimiento de solución de incidentes y errores.

- SISADMINF.- Sistema de Administración de Infraestructura, encargado de

llevar el control de toda la infraestructura de Tecnología, así como de la

implementación y ejecución de las políticas de recuperación de fallos, pruebas

de estrés y cambios en las arquitecturas de despliegue de los sistemas

informáticos.

- SISADMDESA.- Sistema informático de Administración de Desarrollo y

Base de Datos, encargado de registrar todas las actividades relacionadas con

desarrollo y modificación de los sistemas informáticos, biblioteca de software

y base de datos.

SISINFPROD.- Sistema de Información de Producción, encargado de analizar los

datos de producción y generar reportes gerenciales de los procesos de producción de

productos o prestación de servicios de la empresa.

200

SISINFVNT.- Sistema de Información de Ventas, encargado de analizar los datos de

ventas y generar reportes gerenciales de las tendencias de ventas de productos,

identificación de gustos de los clientes e identificación de segmentos de mercado.

ERP-PYME.- Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales, este

sistema informático contempla la integración de todos los subsistemas que

automatizan los procesos de producción o prestación de servicios de una empresa,

desde el momento que se genera la solicitud de productos del cliente, pasando por la

transformación de la materia prima en producto terminado, almacenaje y distribución

de los productos, hasta el seguimiento postventa con el cliente.

3.2.3.- Especificación de Diseño del Sistema de Planificación de Recursos

Empresariales

Con los procesos y módulos identificados para la Unidad de Artes Gráficas del

Instituto Geográfico Militar, se procede ha listar todas las funcionalidades que el

Sistema Informático de Planificación de Recursos Empresariales debe poseer.

Para cada uno se los módulos identificados se procede con el listado de los

funcionales, las mismas se describen a continuación.

201

3.2.3.1.- CRM (Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente)

Tabla 3.16 Funcionalidades del Sistema de Admnistración de Clientes.

SISADMCLI (Sistema de Administración de Clientes)

Proceso Registrar Cliente




Número telefónico

Correo electrónico

Fecha de nacimiento


Lugar de trabajo


Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se pueden

actualizar toda la información ingresada en la creación de

usuarios.

Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene registrado

transacciones en el sistema.



Registrar especificación

de productos o servicios

Se registra toda la descripción del producto o servicio que el

cliente necesita.

Tipo de Producto

Especificaciones técnicas

Especificaciones funcionales

Cantidad de producto

Unidades de medida

202

Fechas de entrega

Lugares de entrega de productos

Registrar medio en el

que se entrega la

cotización

Se registra la dirección en la que debe ser entregada la

cotización. La cotización puede ser entrega mediante impresos o

en formato digital a un correo electrónico. Se registra la fecha en

la que debe ser entregada la cotización al cliente.

Dirección de entrega

Correo electrónico de entrega de la cotización

Fecha de entrega de la cotización

Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál es su

precio de venta para ser presentado al cliente. Los filtros de

búsqueda son: Código del producto y nombre del producto


Nombre del producto

Cantidades existentes

Precio de venta al público

Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega de

acuerdo a un formato establecido. Este documento puede ser

impreso y entregado al cliente o digital para ser enviado al

cliente por correo electrónico.

Genera el PDF de la cotización de productos o

servicios existentes en bodega.



Crear solicitud de

cotización de productos

o servicios

Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios

adjuntando la especificación del producto o servicio solicitado

por el cliente. Esta solicitud se genera solo en el caso de no

existir el producto en bodega o en la evaluación de prestación de

servicios.

Especificación técnica del producto o servicio.

La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al

personal encargado de generar las cotizaciones. Se debe listar el

personal de cotizadores para la asignación de solicitud.

Plazos de entrega

Forma de entrega de producto o servicios


cotización

Se debe listar y visualizar las solicitudes de cotización de

productos o servicios enviados al personal de cotizadores. Esta

información debe desplegarse de acuerdo a los siguientes filtros

de búsqueda:

Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador

y usuario.

203

Por usuario. Debe desplegar la siguiente información:

Por rango de fechas. Nombre del Usuario

Por cotizador. Descripción del Producto



Estado.- Enviado a Cotizador, Elaborado, En

proceso




cotización


productos o servicios enviados al personal de cotizadores. Esta

información debe desplegarse de acuerdo a los siguientes filtros

de búsqueda:

Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador

y usuario.


Por rango de fechas. Nombre del Usuario

Por cotizador. Descripción del Producto




proceso

Enviar Cotización Se debe generar el PDF de la cotización generada por los

cotizadores y enviarla por correo electrónico al cliente.

Visualiza la información técnica del producto,

la cotización realizada, el nombre del cotizador

que elaboró la cotización, el nombre del

cliente, la forma en la que el cliente solicitó se

le envíe la cotización y el correo electrónico o

la dirección a la que se debe enviar la

cotización.

Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en impresos,

se debe realizar la impresión de la cotización.

Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada al

cliente.

Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con estado

Enviado.

204



Visualizar cotizaciones

enviadas

Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a los

clientes dentro de un período de tiempo. El listado debe mostrar

en un campo estado si el usuario acepto o rechazo la cotización

enviada.

Se debe solicitar como filtro de búsqueda:

rango de fechas, RUC del usuario, estado

(Aceptado, Rechazado)



Descripción del producto, fecha de entrega al

cliente.

Registrar aceptación o

rechazo de cotización

En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe crear la

Orden de Producción de productos o de prestación de servicios,

este Orden de Producción debe ser enviada al responsable de la


Visualizar la información de la cotización y

del cliente. Se debe registrar el motivo de

rechazo de la cotización o su aceptación.

En el caso de que el cliente no acepte la cotización se registra el

motivo y se cambia el estado ha rechazado de la cotización.

Generar Orden de

Producción

En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita que el

personal de atención al cliente genere automáticamente la

creación de la Orden de Producción se debe generar

automáticamente la Orden de Producción de servicios. Esta

opción se activa de igual forma cuando se recibe la solicitud de

productos de forma directa por parte del cliente.


información de:

Cantidad de Productos, especificación de

técnica y funcional de productos, fechas de

entrega y formas de entrega. Se envía la

petición al responsable de la planta de

producción vía correo electrónico.





creación, subtotales de precios, IVA,

descuentos y total de precio de venta, además

205

se registra el detalle los productos, nombre del

producto, cantidad y precio de venta y

subtotal.

Envío de la factura

Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente

(factura electrónica). Se puede enviar el cliente el físico de la

factura a su lugar de domicilio.


envío (correo electrónico o dirección ), medio

de envío (Courier o personal de mensajería)



Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al cliente

(factura electrónica). Se puede enviar el cliente el físico de la

factura a su lugar de domicilio.


envío (correo electrónico o dirección ), medio

de envío (Courier o personal de mensajería)

Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a Mostrar los datos: Fecha de envío, número de

factura, lugar de envío (correo electrónico o

dirección ), medio de envío (Courier o

personal de mensajería)



Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente. Fecha de entrega, cantidad entregada, persona

que realiza la entrega, persona que recibe el

producto. La salida de productos debe afectar el inventario y el costo

promedio de los productos.



Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las

bodegas respectivas al realizar movimiento de ingresos, egresos,

transferencias, devoluciones y baja de productos.



206

Listar órdenes de

producción

Se debe listar las órdenes de producción generadas en un rango

de fechas con los filtros de búsqueda: cliente, estado de la orden

Se debe visualizar en el listado de las órdenes

de producción: cliente, fecha de generación,

área de producción en la que se encuentra,

nombre del encargado del área, teléfono del

área, estado de la orden (Planificada, proceso,

elaborada, lista para entregar, entregada a

cliente)

Enviar informe de estado

de Orden de Producción

Del listado de órdenes de producción con estado listas para

entregar, se debe activar un botón que permita enviar un correo

informando al cliente que los productos solicitados están listos

para ser entregados.



producto elaborado y las fechas en las que se

pueden retirar los productos.



Visualizar la ruta de

producción de los

productos

El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus

productos mediante el acceso a una página web.

En la página web que presenta el estado de la

Orden de Producción debe: Solicitar que el

cliente ingrese sus datos para autorizar el

acceso, debe visualizar el nombre del cliente,

la fecha de solicitud de productos, el listado de

los estados de los productos, fechas de

elaboración del producto, si el producto ya se

encuentra terminado se debe visualizar la

dirección de donde se pueden retirar los

productos o las fechas en las que serán

entregados.

El cliente puede recibir un correo electrónico informándole que

los productos han sido terminados, este correo debe incluir el

link a la página web de visualización del estado del producto.



Recibir productos Se registra la entrega de los productos asignados al personal de

atención al cliente para ser entregado al cliente.

Se debe registrar: fecha de entrega, bodega de

la que sale los productos, tipo de producto,

207

cantidad de producto, personal de bodega que

realiza la entrega, personal de atención al

cliente que recibe el producto.

Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega, producto,

cantidad de producto, cliente, personal de

atención al cliente que realiza la entrega.



Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o razón

social.

Filtros de búsqueda: RUC o razón social.

Se despliega la siguiente información del

cliente:

RUC, Razón social, correo electrónico,

número telefónico, listado de productos

solicitados.

Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los productos

entregados o al servicio brindado.

Se registra: la fecha de creación del reclamo, la

descripción del reclamo, los datos del cliente,

producto o servicio defectuoso.



Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el producto o

servicio. Se debe poder crear nuevas clasificaciones de reclamos.

Listar las clasificaciones y asignar al reclamo.



Registrar acciones de

trabajo

Para la identificación de las causas del problema, el personal

asignado a solventar el problema debe registrar las actividades

ejecutadas a fin de encontrar las causas que originan el fallo en el

producto o en el servicio.

Listar posibles causas de fallos y su solución,

búsqueda de causas de problemas mediante

descripción del error.

Se debe disponer de un listado de causas identificadas que Registro de nuevas causas con los siguientes

208

provocan errores en el producto o servicio. datos: código de la causa, nombre del

problema, descripción detallada del problema,

descripción detallada de la solución, fecha de

creación del registro, nombre del personal que

crea el registro, información del producto

De ser necesario se pueden registrar nuevas causas identificadas

(base de conocimiento) junto con sus soluciones.



Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el problema

reportado por el cliente no pueda solucionar el inconveniente,

este podrá escalar el problema al siguiente nivel de atención de

reclamos.

Listar y seleccionar el siguiente nivel de


Registrar el cliente que solicita atención, tipo

de reclamo, tipo de producto, nivel superior de

atención.

Generar correos electrónicos que informan al

nivel superior el registro de una solicitud de


Crear niveles de atención

de reclamos

Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de

atender los reclamos, nivel u orden de atención

de reclamos, personal asignado al área, correo

electrónico del área y del personal.



Registrar solución

reclamo

Al determinar la causas del error en el producto o servicio y

encontrar la solución, esta debe ser registrada para generar una

base de conocimientos de causas de fallos en el producto o

servicio.

Se registra: producto, problema reportado por

el cliente, causas que generan el problema,

soluciones de las causas de problemas.

Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre del

reclamo.

Se registra: la causa del problema, la solución,

la fecha de solución, personal que atiende el

reclamo, área que atiende el reclamo.

209



Informar solución de

reclamo

El sistema permite informar al cliente que el problema ha sido

soluciona mediante el envío de correo electrónico y seguimiento

del incidente en una página web.

La información enviada en el correo es: fecha

de atención, causas reales del problema,

solución del problema y las acciones que debe

ejecutar el cliente.

La página web debe ser accedida mediante la

confirmación de datos del cliente y despliega,

el número de incidente reportado, el estado en

el que encuentra y personal que está

atendiendo el problema.


Tabla 3.17 Funcionalidades del Sistema de Cotización.

SISCOT (Sistema de Cotización)

210

Proceso Receptar Solicitud Cotización


Visualizar solicitud

de cotización

El personal de cotización de productos debe disponer de la pantalla que

les permita visualizar el pedido de cotización.

Se debe manejar los filtros de búsqueda:

rango de fechas, personal, estado

(solicitada, en proceso, generada)



Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores pueden

visualizar las existencias de productos para la venta.

Para la búsqueda de productos se debe tener

los siguientes filtros de búsqueda: Código

del producto, nombre del producto, bodega.

El personal de cotización de productos puede visualizar la existencia de

materia prima, mano de obra y maquinaria.


producto, nombre del producto, bodega,

cantidades existentes, precio de venta.

Para la búsqueda de mano de obra se debe

tener los siguientes filtros: Identificación de

la persona, área de producción.

Se debe mostrar la información:

Identificación de la persona, nombre, área

de producción.

Para la búsqueda de maquinaria se debe

tener los filtros: Código de la maquinaria,

nombre de la maquinaria, área de

producción.

Se debe mostrar la información: Código,

nombre y área de producción.

Estimar precio venta

El personal de cotización debe acceder al costo promedio de la materia

prima, valor de la depreciación de los equipos y al costos hora hombre

del personal operacional. Debe registrar el costo estimado de

fabricación de los productos y el porcentaje de utilidad que se desea

211

obtener, generando de manera automática el precio de venta.

Presentar cotización

La cotización generada por el personal de cotizadores debe ser enviada

a la persona que lo solicita mediante correo electrónico.

Generar el PDF de la cotización y ser

enviada por correo al personal solicitante.

Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a Generada.


Tabla 3.18 Funcionalidades del Sistema de Punto de Venta.

SISPVT (Sistema de Punto de Venta)

Proceso Recibir solicitud de productos o servicios




Número telefónico

Correo electrónico

Fecha de nacimiento


Lugar de trabajo




usuarios.


212


Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos disponibles

para la venta

El listado de productos debe visualizar: código del

producto, nombre del producto, cantidad existen,

precio de venta, descuentos disponibles

Recibir pedido de

productos o servicio

El personal de punto de venta registra el pedido de

productos o servicios del cliente.

Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los datos

de la persona o empresa a la que se emitirá la factura, estos

datos pueden ser obtenidos del listado de clientes o su vez

se pueden registrar nuevos clientes.

Cabecera de la factura: Nombre del cliente, RUC

o Cédula, teléfono, dirección y fecha.

La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o

enviada mediante correo electrónico. Se debe considerar

que por parte del SRI existe la obligatoriedad de emitir

facturas electrónicas.

Detalle de la factura: Nombre del producto,

cantidad, precio de venta y subtotal.

Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos, total



Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial por

parte del cliente en el punto de venta.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma

de pago

Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no presencial

por parte del cliente, este pago puede ser web mediante

paypal o tarjeta de crédito.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma

de pago



Generar Orden de

Producción

Se registra la solicitud de productos o servicios del cliente

y si estos productos no se encuentran en bodega se genera

la Orden de Producción para ser enviada a la planta de

producción.

Se registra: fecha de solicitud, descripción del

producto, cantidad de producto solicitado, formas

de pago, formas de entrega y fechas de entrega

213


Tabla 3.19 Funcionalidades del Sistema de Contrato.

SISCONT (Sistema de Contrato)



Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato, código del

contrato, fecha de culminación, acuerdo

contractual.

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo

llega a su final de manera legal.

fecha de cierre, código del contrato, nombre del

contrato, datos del cliente

Contrato con problemas

legales

Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del

cliente contra la empresa se registra la etapa en la que se

encuentra el seguimiento legal.

Se registra: el número de contrato, nombre de

contrato, cliente, representante legal y judicial del

cliente, representante legal y judicial de la

empresa, esta legal en el que se encuentra.


Tabla 3.20 Funcionalidades del Sistema de Marketing.


Proceso Actualizar Información Financiera

214


Actualizar Información

Financiera

Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones

de productos, emisión o anulación de facturas y adquisición

de activos fijos deben actualizar la información contable y

financiera de empresa.

Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores,

productos y etapas de producción deben ser registradas en

el sistema para la generación de reportes.

Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden

ser empleados para la generación de reportes gerenciales.

Estos reportes pueden ser: tendencias de compras,

productos con mayor movimiento de ventas.


3.2.3.2.- CTRLPROD (Sistema de Control de Producción)

Tabla 3.21 Funcionalidades del Sistema de Planificación de Trabajo.

SISPLAT (Sistema de Planificación de Trabajo)

Proceso Receptar Orden de Producción

215


Recibir Orden de

Producción

El jefe de la planta de producción recibe mediante correo

electrónico la información de los productos a elaborar,

fechas de entrega e información del cliente.

Se recibe: número de Orden de Producción,

descripción del producto, fecha de entrega, formas

de entrega, información del cliente, punto de venta

que genera la orden, usuario que genera que

genera la orden.

Listar Órdenes de

Producción

Se pueden acceder al listado de las órdenes de producción,

las cuales pueden ser filtradas por rango de fechas de

creación, rango de fechas de entrega, tipo de producto, por

cliente y por estado de elaboración.

El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y

los siguientes datos de la Orden de Producción:

Número de la Orden de Producción, tipo de

producto, cliente, cantidad a elaborar, cantidad

elaborada, proceso en el cual se encuentra, estado

(generada, en proceso, elaborada, entregada a

cliente, finalizada)



Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para ser

enviada al Departamento de Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los

siguientes datos: Código de la Solicitud de

Compra, producto o servicio solicitado, cantidad

de producto solicitado, área solicitante, persona

que solicita los productos.

Visualizar estado Solicitud

de Compra

El personal puede listar y seleccionar la Orden de Compra

para visualizar el estado en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de

productos solicitados, cantidad de productos

aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,

proveedor.

Listar Solicitudes de

Compra

El personal puede visualizar la lista de Solicitudes de

Compra generadas.

Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha

de Generación, productos solicitados.

En el listado de solicitudes debe visualizarse:

Número de la solicitud, nombre de los productos

solicitados, cantidades solicitadas, estado

216




Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de Personal para ser

enviada al departamento de recursos humanos

Se genera la Solicitud de Personal con los


Personal, descripción del perfil de personal,

cantidad de persona, área solicitante, persona que

solicita.


de Personal

El personal puede listar y seleccionar la Solicitud de

Personal para visualizar el estado en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la orden, cantidad de

personal solicitado, cantidad de personal

aprobado, fecha de contratación.


Personal


Personal generadas.


de Generación.


Número de la solicitud, nombre del puesto,

cantidades solicitadas, estado (generado,

aprobado, rechazado)



Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de Compra para ser

enviada al Departamento de Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los


Compra, producto o servicio solicitado, cantidad

de producto solicitado, área solicitante, persona

que solicita los productos.


de Compra

El personal puede listar y seleccionar la Orden de Compra

para visualizar el estado en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de

productos solicitados, cantidad de productos

aprobados, fecha de compra, fecha de entrega,

proveedor.

217


Compra


Compra generadas.


de Generación, productos solicitados.


Número de la solicitud, nombre de los productos

solicitados, cantidades solicitadas, estado




Planificar material Se registra la planificación de material. En el caso de

necesitar material se genera la Solicitud de Compra.

Se almacena la información de tipo y cantidad de

materia prima necesaria.

Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el caso de

necesitar personal se genera la solicitud de contratación.


personal necesario.

Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el caso de

necesitar maquinaria se genera la Solicitud de Compra.


maquinaria necesaria.

Planificar fechas de

elaboración

Se registran las fechas estimadas de elaboración del


Se registra en la planificación fecha de

elaboración, centro de producción, maquinaria,

mano de obra y materia prima.

Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo planificado

dentro de rango de fechas.

Filtro de búsqueda: rango de fechas.

Se debe visualizar: el número de la Orden de

Producción, el tipo de producto, las fechas

planificadas de elaboración, los centros de

producción planificados, el personal, material y

maquinaria planificada.


Tabla 3.22 Funcionalidades del Sistema de Ejecución de Trabajo.

SISEJET (Sistema de Ejecución de Trabajo)

218

Proceso Ejecutar Trabajo


Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de Producción. Este

registro tiene la información de la mano de obra, materia

prima, maquinaria y fechas de trabajo empleados en la

producción de productos o prestación de servicios.

Se registra la actividad realizar en el centro de

producción, la fecha de trabajo, mano de obra,

maquinaria y materia prima.

Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden de Producción. Se registra la Orden de Producción, la fecha de

trabajo, las horas laboradas y el personal

operacional que fabrica los productos.

Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la elaboración del

producto.

Se almacena la información de las horas

empleadas por cada máquina en la fabricación del

producto, se calcula la depreciación de los equipos

empleados.

Registrar tiempo de

elaboración

Se registran las fechas empleadas de fabricación del


Se registra las fechas en las que se procesaron los

productos en las diferentes áreas de producción,

todos los tiempos empleados desde del inicio al

final de ejecución del producto son registrados.

Listar trabajos ejecutados Se debe visualizar la calendarización de trabajo ejecutado. Filtro de búsqueda: rango de fechas.

Se debe visualizar: el número de la Orden de

Producción, el tipo de producto, las fechas de

elaboración, los centros de producción, el

personal, material y maquinaria empleada.


Tabla 3.23 Funcionalidades del Sistema de Control de Calidad.


219

Proceso Controlar Calidad


Registrar revisión de

productos

Se reciben los productos para ejecutar el control de calidad.

Se registra el personal que realiza el control de calidad y

los tiempos empleados.

Se registra la Orden de Producción, los productos

revisados, las fechas de revisión.



Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado

de los productos buenos.

Se registra: la fecha de revisión, personal que

realiza la revisión, los productos revisados, la falla

detectada.

Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con

fallas.

Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción,

fecha de revisión.

Se visualiza: Número de Orden de Producción,

con código del producto, la falla detectada.



Informar de fallas en

productos

Se informa al área de producción que existen productos con

fallas.

Se envía mediante correo electrónico el listado de

productos con fallas al área de producción.

Generar orden de

reposición

La orden de reposición es similar a una Orden de

Producción en la cual se especifican los productos y la

cantidad a elaborar.

Registrar: cantidad de productos, Orden de

Producción, código de la orden de reposición,

fecha de registro.




Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y

empaquetado de los productos.

Se registra la cantidad de material.

Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de

empaquetado, personal que realiza el trabajo.

Informar a Bodega de Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un

220

Producto Terminado correo electrónico informando a Bodega de Producto

Terminado que existen productos listos para ingresar a

bodega.


Tabla 3.24 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento de Productos.

SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)



Receptar Listado de Productos

Terminados

Se recibe el correo con la información de

los productos terminados listos para

ingresar a bodega.

El correo debe contener el nombre del cliente, el

número de Orden de Producción, cantidad de

productos a ingresar.

Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega

de producto termina y se actualizan los

inventarios.

Informar Ingreso de Productos

Terminados

Al finalizar el ingreso de los productos se

informa a Atención al Cliente y a Punto

de Venta que existen productos para ser

entregados al cliente.

Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de

Venta con la siguiente información: Nombre del

cliente, número de la Orden de Producción, cantidad de

producto.


221

3.2.3.3.- ABSTC (Sistema de Abastecimiento)

Tabla 3.25 Funcionalidades del Sistema de Abastecimiento.

SISCMP (Sistema de Compras)

Proceso Crear Solicitudes de Compras


Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede

generar una Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada

por el jefe de área.

La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado,

enviado para aprobación, rechazada, autorizada, atendida,

cancelada.

Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la

lista de productos y proveedores.

En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se

debe poder describir las especificaciones técnicas del

producto en la solicitud.

Se deben registrar los siguientes datos: Tipo de

producto, cantidad de producto, proveedor

sugerido, fecha de solicitud, fecha máxima de

ingreso de los productos, persona solicitante, área

solicitante.

Modificar Solicitud de

Compra

Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar

cambios en las cantidades de los productos, eliminar

productos o agregar nuevos productos y sus proveedores.

Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe

seleccionar el estado cancelado, el cual bloquea los

registros de solicitud e impide su modificación.





solicitante.


autorización

Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en

estado creada pueden ser envidas a los jefes de área para su

aprobación.

Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las

Del listado de Solicitudes de Compras se debe

seleccionar la orden que se desea enviar a

autorización. Este envío se lo debe realizar

mediante correo electrónico en el cual se debe

222

cuales deben ser filtradas por: rango de fechas de creación,

área solicitante, persona solicítante, descripción del

producto y estado.

adjuntar el número de Solicitud de Compra, el

área que la requiere, persona que solicita y la

descripción del producto.



Listar solicitudes Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las


área solicitante, persona solicitante, descripción del

producto y estado enviadas.

Listado de Solicitudes de Compra con estado

enviadas.

Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y

revisar su descripción.

El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que se

realicen modificaciones o aprobar la solicitud.

Se puede cambiar el estado de la Solicitud de

Compra a autorizada o rechazada, en ambos casos

se debe notificar mediante correo electrónico a la

persona solicitante.

Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un

correo con la descripción de los productos al

Departamento de Compras para que se proceda

con la adquisición.



Recibir Solicitud de

Compra

Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los

jefes de área son recibidas mediante correo electrónico.

Este correo electrónico contiene el número de la solicitud

para poder ser procesada.



área solicitante, persona solicítate, descripción del producto

y estado autorizadas.


autorizadas.

223



Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede

generar un documento PDF con los productos solicitados,

su descripción y cantidades.

Este documento es enviado mediante correo electrónico o

medio impreso a los proveedores previamente registrados.

El personal de compras puede registrar nuevos

proveedores.

Generar el PDF con la descripción de los

productos y cantidades solicitadas por las

diferentes áreas de la empresa.

Administrar proveedores Se puede crear, modificar, eliminar o inactivar a los

proveedores.

La eliminación de los proveedores solo será posible en el

caso de que no se haya realizado ninguna transacción con

ese proveedor, caso contrario el proveedor solo podrá ser

inactivado.

Se registra: Razón social del proveedor,

representante legal, RUC, Nacionalidad,

dirección, teléfonos, sucursales, correos

electrónicos, contactos y productos que provee y

sus precios.

Registrar criterio de

calificación

Se registran los criterios de calificación para los

proveedores.

Se registra: Nombre del criterio, fecha de

creación, descripción, tipo de calificación

(Numérica, Alfanumérica, Condicional si-no,

cumple - no cumple), peso (valor numérico)

Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los

proveedores son evaluadas por el personal de compras y se

procede con la selección del proveedor tomando en cuenta

los criterios de calificación.

Se muestra los criterios de calificación por cada

proveedor y sus valores obtenidos. El proveedor

seleccionado por el personal de compras es

asignado a la Solicitud de Compra.

Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a

asignado proveedor.



224

Listar solicitudes y

proveedores

Se listan las solicitudes que se encuentren asignado

proveedor. Los filtros de búsqueda son: rango de fechas de

solicitud, proveedor, área solicitante, personal solicitante.


Nombre del producto, área solicitante, cantidad de

producto, proveedor seleccionado, precio de

compra y los totales por pagar a proveedor.

Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor

asignado se seleccionan y se genera la Orden de Compra

con los productos, cantidades y proveedores seleccionados.

La Orden de Compra contiene los productos solicitados en

uno o varias Solicitudes de Compras.

En el caso de necesitar autorización para la compra se

envía un correo al Jefe Administrativo encargado de la

autorizar compras.

Se registra: fecha de creación de Orden de

Compra, los productos a adquirir (estos productos

pueden ser de varias Solicitudes de Compra),

proveedor seleccionado, número de Orden de

Compra, monto a cancelar.

Enviar Orden de Compra

para autorización

Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los

Jefes de Administrativos para su aprobación.

Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales

deben ser filtradas por: rango de fechas de creación, área

solicitante, persona solicítate, descripción del producto y

estado.

Del listado de órdenes de compras se debe




adjuntar el número de Orden de Compra, el área

que la requiere, persona que solicita, la

descripción del producto, proveedor, montos a

cancelar.

Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras

pueden visualizar las órdenes que requieren autorización.





Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo

puede seleccionar una orden y visualizar el detalle del

pedido de productos.

Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso

cambia el estado de la orden a aprobado.

Actualiza el estado de la Orden de Compra a

aprobado o rechazado.

225

Enviar Orden de Compra Se genera el PDF de la Orden de Compra y se envía

mediante correo electrónico o medios impresos al

proveedor.




Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de la

adquisición de productos.

Se informa: El tipo de producto, cantidad de

producto, proveedor, departamento solicitante,

fechas de entrega del proveedor.



Registrar factura de

proveedor

Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o

digitales son registradas en el sistema

Se registra: código de la factura, proveedor, fecha

de emisión, monto a pagar.

Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la

información financiera y contable de la empresa.

Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la

forma de pago, código de la factura.

Se cambia el estado de la factura registrada a

pagada y se envía un correo electrónico al

proveedor notificándole el pago.


Tabla 3.26 Funcionalidades del Sistema de Contrato.

SISCONTR (Sistema de Contrato)



Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del

contrato, fecha de culminación, acuerdos

contractuales.

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo Fecha de cierre, código del contrato, nombre del

226

llega a su final de manera legal. contrato, datos del proveedor.

Contrato con

problemas legales

Si el contrato genera acciones legales contra el cliente o del

cliente contra la empresa se registra la etapa en la que se

encuentra el seguimiento legal.



cliente, representante legal y judicial de la

empresa, esta legal en el que se encuentra.


Tabla 3.27 Funcionalidades del Sistema de Almacenamiento.

SISALM (Sistema de Almacenamiento)




compra

El personal de bodega recibe un correo electrónico

informándole de la adquisición de productos.





productos

Se registra el ingreso de productos y se actualizan los

inventarios.

El registro de ingreso debe determinar la ubicación en la

bodega en la que se alojarán los productos.

Se registra: fecha de ingreso, cantidad de

productos, Orden de Compra, proveedor, lugar de

almacenamiento.

Se actualiza la información de inventarios y

contable de la empresa.



Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si

estos tienen fallas son separados y registrados para ser

devueltos al proveedor.

Se registra: estado del producto (bueno -

defectuoso), la hora de revisión, persona que

revisa.

Notificar productos

defectuosos

Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se

informa al Departamento de Compras, jurídico y proveedor

Se genera el correo electrónico con: Lista de

productos defectuosos, fecha de revisión.

227

mediante correo electrónico.


proveedor

Se registran los productos que se devueltos al proveedor y

se actualizan los inventarios y la información contable.

Se registra: la fecha de devolución, los productos,

proveedor, Orden de Compra.




productos


inventarios.





almacenamiento.



Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a

las diferentes áreas solicitantes.

Se registra: fecha de salida, área a la que

transfiere, persona que recibe, Orden de

Producción y se actualizan los inventarios.


Tabla 3.28 Funcionalidades del Sistema de Administración de Proveedores.





proveedores.




representante legal, RUC, Nacionalidad,

dirección, teléfonos, sucursales, correos

electrónicos, contactos y productos que provee y

228


inactivado.

sus precios.



proveedor.





calificación


proveedores.

Se registra: Nombre del criterio, fecha de

creación, descripción, tipo de calificación

(Numérica, Alfanumérica, Condicional si-no,

cumple - no cumple), peso (valor numérico)

Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a

los criterios ingresados.




Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han hecho

efectivas.

Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,



229

3.2.4.- Selección del Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

En esta fase se procede con la evalución y calificación a los sistemas

informáticos y sus proveedores. Luego de seleccionar un sistema informático

específico procedemos con la evaluación de selección del consultor que colaborará en

la implementación del sistema.

3.2.4.1.- Evaluar producto

La evaluación de los sistemas informáticos se basa en la calificación otorgada

a cada una de las funcionalidades descritas en el cápitulo anterior, para la calificación

tomamos como base los valores de ponderación descritos a continuación:

Tabla 3.29 Valores de ponderación para los criterios de selección de producto.

Valores de Ponderación

Descripción Valor

Ítem no evaluado 0

Ítem evaluado no soportado por el ERP 1

Ítem evaluado soportado por el ERP de manera incompleta 2

Ítem evaluado soportado por el ERP con necesidad de varias modificaciones

factibles 3

Ítem evaluado soportado por el ERP de manera correcta 4

Ítem evaluado soportado por el ERP y provee de valor agregado al trabajo 5


El detalle de la evaluación de las funcionalidades para cada uno de los

sistemas informáticos se encuetra detallado en la sección de Anexos. El resultado de

la evaluación se describe a continuación.

230

Tabla 3.30 Resultado de calificación de productos.

Calificación de Productos

Sistemas Informáticos Op

enB

ravo

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dyn

am

ics

ER

P

SA

P E

RP

SISADMCLI (Sistema de Administración

de Clientes) 243 218 246 246

SISCOT (Sistema de Cotización) 27 19 20 20

SISPVT (Sistema de Punto de Venta) 61 60 60 60

SISCONT (Sistema de Contrato) 3 3 3 3

SISMRK (Sistema de Marketing) 11 11 13 13

SISPLAT (Sistema de Planificación de

Trabajo) 34 23 43 43

SISEJET (Sistema de Ejecución de

Trabajo) 10 5 9 9

SISQA (Sistema de Control de Calidad) 7 5 5 5

SISEMP (Sistema de Empaquetado de

Productos) 6 6 6 6

SISALMPT (Sistema de Almacenamiento

de Productos) 12 12 12 12

SISCMP (Sistema de Compras) 80 80 80 80

SISCONTR (Sistema de Contrato) 3 3 3 3

SISALM (Sistema de Almacenamiento) 28 28 28 28

SISADMPROV (Sistema de

Administración de Proveedores) 15 11 15 15

Totales 540 484 543 543

Fuente:Elaboración propia.

231

Figura 3.16Calificación de Productos.

Fuente:Elaboración propia.

3.2.4.2.- Evaluar proveedores

Tabla 3.31 Cuadro de valores para la ponderación de calificación de proveedores.

Valores de Y

Descripción Valor

Malo 1

Regular 2

Bueno 3

Muy Bueno 4

Fuente: Metodología para Selección de Sistemas ERP, Florencia Chiesa.

0

50

100

150

200

250

300

OpenBravo ERP LN Microsoft DynamicsERP

SAP ERP

Calificación de Productos









232

Tabla 3.32 Cuadro de calificación del proveedor OpenBravo S.L.

Nombre ERP OpenBravo ERP

Proveedor OpenBravo S.L.


Criterio de

selección Descripción

Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Propósito

principal

Área funcional en la que se especializa o enfoca el

sistema. El sistema en general tendrá una orientación

contable o logística, determinar si la fortaleza del

sistema está en los módulos que la empresa necesita.

8 3 24

Áreas soportadas Áreas o funciones de la empresa que son

comprendidas y soportadas por el ERP. Grado de

cobertura de los requerimientos. Se reflejarán en lo

diferentes módulos que se pueden implementar. Por

ejemplo: Contable, financiera, control de gestión,

comercial, logística, producción, recurso humanos,

entre otros. Tener en cuenta cuales son

imprescindibles.

8 3 24

Adaptabilidad y

flexibilidad

Cuanto de la empresa viene comprendido en el

estándar, cuanto se puede parametrizar y cuanto se

debe desarrollar por fuera del estándar y si esto es

posible. Nivel de parametrización en general.

8 4 32

Facilidad de

parametrización

Evaluar si la necesidad de un cambio o el

mantenimiento de la parametrización en general no

es una tarea muy compleja.

10 3 30

Facilidad para

hacer desarrollos

propios

Posibilidad de desarrollar aplicaciones sobre el

sistema que interactúen con la funcionalidad

estándar.

10 4 40

Interacción con

otros sistemas

Interfaces estándares que permitan comunicación con

otros sistemas o posibilidad de desarrollo de las

mismas.

5 3 15

Soporte

específico de

algunos temas

Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-bussiness,

agregar algún punto que pueda ser importante por la

actividad de la empresa.

5 2 10


Localizaciones Posibilidad de adecuar el cálculo de impuesto y

presentaciones a las normas impositivas ecuatorianas.

Requerimientos impositivos, reportes de carácter

provincial y nacional: Percepciones de cada

provincia, libro IVA compras, IVA Ventas,

facturación electrónica.

8 3 24

Presentaciones

legales.

Herramienta para extracción de libro diario para

posterior digitalización. Estructuras de balance

5 3 15

233

adaptables.

Comunicación

con Bancos

Comunicación electrónica con bancos para manejo

de depósitos, boletas, acreditaciones en cuenta, por

ejemplo sistema Datanet.

5 1 5

Ajuste por

inflación

Contempla procesos de ajuste por inflación en caso

de situación inflacionaria tanto para cuantas

contables como stocks y activos fijos.

5 1 5

Operaciones

multimoneda

Manejo de múltiples monedas, manejo de múltiples

cotizaciones, presentaciones de balance en varias

monedas

5 3 15

Herramientas

amigables de

reporting para el

usuario

Permite el análisis matricial de la información.

Herramientas que le permitan al usuario editar sus

propios reportes en base a librerías predefinidas.

5 3 15

Esquematización

de la estructura de

la empresa

Flexibilidad de las estructuras de datos para

adaptarlas a la estructura de la empresa. Soporta

estructuras multisociedades es decir varias empresas

en un mismo sistema. Posibilidad de diferenciar las

operaciones y de hacer análisis conjuntos.

Esquematizar a la empresa por unidades de negocio.

8 4 32

TOTAL

100 44

30

6

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

30

% 91,8

Porcentaje de

cumplimiento

22,95%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Adaptabilidad a

la estructura

instalada en el

cliente

Es posible montar el ERP en el HW que posee el

cliente. 20

4 80

Distintos

ambientes

El ERP gestiona y permite trabajar con una estructura

de servidores para desarrollo, calidad y producción.

Posibilidad de tener distintos ambientes de trabajo.

10 4 40

Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es posible

que se ejecute en varias plataformas

10 4 40

Instalación

remota

¿Permite instalación y trabajo del personal técnico en

forma remota, sin estar en el lugar físico en donde

esta el servidor?

5 4 20

Estructura Web Trabaja con una estructura web 5 4 20

234

Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar el ERP,

¿es el ERP multi-motor de BD?

10 3 30

Herramientas y

lenguaje de

programación

Lenguaje de programación del propio ERP que sirva

para adaptar el sistema a las funcionalidades

requeridas.

5 4 20

Seguridad Perfiles por transacciones y objetos de datos. 5 4 20


Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita evaluar

accesos al sistema, transacciones realizadas,

actualizaciones, con fecha, hora y usuario.

5 4 20

Gestor de

configuraciones

Posee herramientas que administran las distintas

versiones de los desarrollos y la parametrización.

5 4 20

Documentación El ERP posee: Documentación, help on line en el

idioma necesario, página de Internet para mayor

ayuda en linea.

3 1 3

Documentación

técnica

Documentos sobre estructura de la base de datos,

diseños, programas fuentes.

5 4 20

Conectividad

externa

Soporta conexiones externas del tipo: Internet, EDI,

Accesos remotos

5 1 5

Compatibilidad

con correo

electrónico

Permite derivar desde algunas aplicaciones mensajes

al e-mail.

5 1

5

TOTAL

100 48

34

7

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 34,7

Porcentaje de

cumplimiento

8,68%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


proveedor

Solidez del proveedor: evolución histórica, clientes,

ganancias, cantidad de empleados.

25 4 10

0

Perspectivas de

evolución

Perspectivas del proveedor en el mercado deben ser

buenas ya que si al proveedor le va mal compraremos

un ERP que quedará sin soporte.

25

10

0

Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la misma

ciudad donde se ubican las oficinas.

20 1 20

Otras

Implementaciones

Otros clientes del mismo rubro que usen el ERP,

pedir contactos para poder consultar en etapas

posteriores. Cantidad de implementaciones.

10 4 40

Experiencia Experiencia del ERP en general y en la industria de 10 4 40

235

la empresa en particular

Confianza Criterio no cuantificable que queda a criterio de los

miembros del equipo.

10 4 40

TOTAL

100 21

34

0

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 51

Porcentaje de

cumplimiento

12,75%


Criterio de


Pon

d X

Va

lor

Y

Pon

d X

* Y

Servicio de

implementación

Libertad para realizar la implementación con el

proveedor o con una consultora. Existencia de

alguna ventaja de implementar directo con el

proveedor del ERP.

15 4 60

Alcance de la

implementación

en caso de hacerla

con el proveedor

Instalación, Adaptación / parametrización,

Capacitación técnica, Capacitación a usuarios,

Desarrollos a medida, Mantenimiento

10 1 10

Metodología de

implementación

Existencia de una metodología de implementación.

Experiencias previas

15 3 45

Tipo de

implementación

Estrategia propuesta por el proveedor para la

implementación. Módulos recomendados y

soportados.

5 3 15

Tiempo estimado

de

implementación

Tiempo estimado de implementación estándar en

base a los módulos seleccionados

5 4 20

Grado de

participación en

la

implementación

Usuarios requeridos por módulo para soportar la

implementación. Transferencia del know-how a los

usuarios.

5 4 20

Garantía de

correcta

instalación del

producto

Problemas que estarían cubiertos por el proveedor y

casos de los cuales el proveedor no se haría

responsable. Alcance de la garantía en tiempo, en

aspectos funcionales y técnicos.

10 1 10

Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una nueva

versión al mercado. Tener en cuenta si uno debe

migrar obligatoriamente a la nueva versión al salir al

mercado. De no ser así consultar cuanto tiempo el

proveedor soporta las versiones más antiguas.

10 3 30

Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte post venta. 10 4 40

236

Alcance del soporte.

Soporte TOTAL Posee repositorio de problemas y soluciones para

analistas del ERP. El repositorio es accesible por

Internet. Existe un helpdesk para problemas no

reportados en el repositorio con un tiempo de

respuesta aceptable y atención 24 hs. Ponderación

del grupo

15 3 45

TOTAL

100 30

29

5

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 29,5

Porcentaje de

cumplimiento

7,38%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y de los otros

presupuestos recibidos evaluar del costo del sistema.

15 3 45

Costo del HW En función de los requerimientos de HW y de lo que

ya posee la empresa, evaluar el costo que implica

adquirir el equipamiento necesario para el ERP.

15 4 60

Licencias ¿Como se pagan las licencias, por única vez al

momento de la compra; o cuando ya se implementó o

una vez por año?

10 2 20

Método de precio Como cobra el proveedor el ERP por ejemplo por

cantidad de usuarios o modulo activos o posibilidad

de armar paquetes corporativos.

5 4 20


Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo con el

departamento de legales.

5 1 5

Costos

adicionales

Adaptaciones, localizaciones, 10 4 40

Costo de

capacitación

Tener en cuenta la posibilidad de seleccionar a otro

proveedor para la implementación

10 2 20

Costo de

implementación


Costo de

interfaces

Costo estimado de consultaría, programadores y

recursos

5 4 20

Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar nuevas

licencias? Costo del proyecto de migración

5 4 20

Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor de ERP, el

de consultaría y el de HW de manera de adquirir

5 1 5

237

algún paquete de los 3 productos juntos. De existir

consultar por beneficios técnicos y económicos.

TOTAL

100 34

30

0

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

20

% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15,00%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Plan estratégico

de la empresa

Incluir en este punto proyectos de negocio que tenga

la empresa que deban ser soportados por el SW con

el fin de verificar que estén cubiertos

20 4 80

Perspectivas de

crecimiento

Si la empresa planea crecer en operaciones con

clientes se debe tener en cuenta el volumen soportado

por el sistema.

15 4 60

Nuevos proyectos

en mira

Incorporar actividad CRM, apertura de nuevas

sucursales u oficinas. Verificar que la futura

estructura sea soportada tanto a nivel de HW como

de estructura funcional - lógica dentro del sistema

20 4 80

Estimar necesidad

de información

futura


Evaluar el

horizonte

temporal

Evaluar objetivos a corto y mediano plazo. Adquirir

una herramienta en una versión que no se vuelva

obsoleta en poco tiempo.

15 3 45

Prever

reestructuración

de personal

Se debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el

ERP la cantidad de usuarios que se conectaran al

sistema. Si la empresa planea reducir o ampliar su

plantel considerar un número realista. Si la empresa

tiene una forma de trabajar en grupo verificar que el

ERP se ajuste a ella

5 4 20

Mudanzas ¿El ERP soporta el trabajo descentralizado? Si la

empresa planea mudar sus oficinas contemplar la

posibilidad que las oficinas del proveedor no estén

cerca y si da soporte remoto

5 4 20

TOTAL

100 27

38

5

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 57,75

238

Porcentaje de

cumplimiento

14,44%

Total

100

% 1973

Total de

cumplimiento

81,19

%


Ventajas Sistema informático con una versión OpenSource, que permite

modificar el sistema para adaptarse a las necesidades y sin el pago

de licencias.

Se despliega en un ambiente web y el costo en hardware es bajo.

Desventajas El proveedor es internacional por lo que se debe contratar a

consultoras para su adaptación e implementación.

Se deben realizar adaptaciones al sistema para cumplir con la

legislación ecuatoriana.


Realizado por: Elaboración propia.

Tabla 3.33 Cuadro de calificación del proveedor Infor Global Solutions.

Nombre ERP INFOR ERP LN

Proveedor Infor Global Solutions


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Propósito principal Área funcional en la que se especializa o

enfoca el sistema. El sistema en general

tendrá una orientación contable o logística,

determinar si la fortaleza del sistema está

en los módulos que la empresa necesita.

8 3 24


comprendidas y soportadas por el ERP.

Grado de cobertura de los requerimientos.

Se reflejarán en lo diferentes módulos que

se pueden implementar. Por ejemplo:

Contable, financiera, control de gestión,

comercial, logística, producción, recurso

humanos, entre otros. Tener en cuenta

8 2 16

239

cuales son imprescindibles.

Adaptabilidad y

flexibilidad

Cuanto de la empresa viene comprendido

en el estándar, cuanto se puede

parametrizar y cuanto se debe desarrollar

por fuera del estándar y si esto es posible.

Nivel de parametrización en general.

8 2 16

Facilidad de

parametrización


mantenimiento de la parametrización en

general no es una tarea muy compleja.

10 3 30


desarrollos propios




10 1 10

Interacción con

otros sistemas



posibilidad de desarrollo de las mismas.

5 1 5

Soporte específico

de algunos temas

Por ejemplo Y2K, normas ISO-9000, e-

bussiness, agregar algún punto que pueda

ser importante por la actividad de la

empresa.

5 3 15



impuesto y presentaciones a las normas

impositivas ecuatorianas. Requerimientos

impositivos, reportes de carácter provincial

y nacional: Percepciones de cada provincia,

libro IVA compras, IVA Ventas,


8 3 24

Presentaciones

legales.

Herramienta para extracción de libro diario

para posterior digitalización. Estructuras de

balance adaptables.

5 3 15

Comunicación con

Bancos

Comunicación electrónica con bancos para

manejo de depósitos, boletas,


sistema Datanet.

5 2 10

Ajuste por inflación Contempla procesos de ajuste por inflación

en caso de situación inflacionaria tanto

para cuantas contables como stocks y

activos fijos.

5 1 5

Operaciones

multimoneda

Manejo de múltiples monedas, manejo de

múltiples cotizaciones, presentaciones de

balance en varias monedas

5 3 15

Herramientas

amigables de

reporting para el

usuario


información. Herramientas que le permitan

al usuario editar sus propios reportes en

base a librerías predefinidas.

5 3 15

Esquematización de

la estructura de la


adaptarlas a la estructura de la empresa.

8 2 16

240

empresa Soporta estructuras multisociedades es

decir varias empresas en un mismo

sistema. Posibilidad de diferenciar las


Esquematizar a la empresa por unidades de

negocio.

TOTAL

100 36 236

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

30

% 70,8

Porcentaje de

cumplimiento

17,70%


Criterio de

selección Descripción Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Adaptabilidad a la


en el cliente


posee el cliente.

20 3 60

Distintos ambientes El ERP gestiona y permite trabajar con una

estructura de servidores para desarrollo,

calidad y producción. Posibilidad de tener

distintos ambientes de trabajo.

10 2 20

Multiplataforma No necesita una plataforma determinada, es

posible que se ejecute en varias

plataformas

10 1 10

Instalación remota ¿Permite instalación y trabajo del personal

técnico en forma remota, sin estar en el

lugar físico en donde esta el servidor?

5 3 15


Base de datos Bases de datos sobre la que puede trabajar

el ERP, ¿es el ERP multi-motor de BD?

10 4 40

Herramientas y

lenguaje de

programación

Lenguaje de programación del propio ERP

que sirva para adaptar el sistema a las

funcionalidades requeridas.

5 1 5


datos.

5 4 20


Auditoria Sistema de auditoria que guarde y permita

evaluar accesos al sistema, transacciones

realizadas, actualizaciones, con fecha, hora

y usuario.

5 4 20

Gestor de

configuraciones



5 2 10

241

parametrización.




3 3 9

Documentación

técnica

Documentos sobre estructura de la base de

datos, diseños, programas fuentes.

5 1 5

Conectividad

externa

Soporta conexiones externas del tipo:


5 1 5

Compatibilidad con

correo electrónico

Permite derivar desde algunas aplicaciones

mensajes al e-mail. 5 1

5

TOTAL

100 33 233

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 23,3

Porcentaje de

cumplimiento

5,83%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


proveedor

Solidez del proveedor: evolución histórica,

clientes, ganancias, cantidad de empleados.

25 4 100

Perspectivas de

evolución

Perspectivas del proveedor en el mercado

deben ser buenas ya que si al proveedor le

va mal compraremos un ERP que quedará

sin soporte.

25 4 100

Ubicación Ubicación de las oficinas. Soporte en la

misma ciudad donde se ubican las oficinas.

20 1 20

Otras

Implementaciones

Otros clientes del mismo rubro que usen el

ERP, pedir contactos para poder consultar

en etapas posteriores. Cantidad de

implementaciones.

10 4 40


industria de la empresa en particular.

10 4 40

Confianza Criterio no cuantificable que queda a


10 4 40

TOTAL

100 21 340

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 51

Porcentaje de

cumplimiento

12,75%

242


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Servicio de

implementación

Libertad para realizar la implementación

con el proveedor o con una consultora.

Existencia de alguna ventaja de

implementar directo con el proveedor del

ERP.

15 4 60

Alcance de la

implementación en

caso de hacerla con

el proveedor


Capacitación técnica, Capacitación a

usuarios, Desarrollos a medida,

Mantenimiento

10 1 10

Metodología de

implementación



15 2 30

Tipo de

implementación

Estrategia propuesta por el proveedor para

la implementación de módulos


5 3 15

Tiempo estimado de

implementación



seleccionados

5 3 15

Grado de


implementación


soportar la implementación. Transferencia

del know-how a los usuarios.

5 4 20


instalación del

producto

Problemas que estarían cubiertos por el

proveedor y casos de los cuales el

proveedor no se haría responsable. Alcance

de la garantía en tiempo, en aspectos

funcionales y técnicos

10 3 30

Upgrade Averiguar cada cuanto tiempo saca una

nueva versión al mercado. Tener en cuenta

si uno debe migrar obligatoriamente a la

nueva versión al salir al mercado. De no

ser así consultar cuanto tiempo el

proveedor soporta las versiones más

antiguas.

10 2 20

Licencia Alcance de la licencia. Incluye el soporte

post venta. Alcance del soporte.

10 4 40



repositorio es accesible por Internet. Existe

un helpdesk para problemas no reportados

en el repositorio con un tiempo de

respuesta aceptable y atención 24 hs.


15 2 30

243

TOTAL

100 28 270

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 27

Porcentaje de

cumplimiento

6,75%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Costos del ERP En función del presupuesto que se tiene y

de los otros presupuestos recibidos evaluar

del costo del sistema.

15 2 30

Costo del HW En función de los requerimientos de HW y

de lo que ya posee la empresa, evaluar el

costo que implica adquirir el equipamiento

necesario para el ERP.

15 2 30

Licencias Como se pagan las licencias, por única vez

al momento de la compra; o cuando ya se

implementó o una vez por año?

10 2 20


ejemplo por cantidad de usuarios o modulo

activos o posibilidad de armar paquetes

corporativos.

5 3 15


Contratos Tipo de contratos que manejan. Revisarlo

con el departamento de legales.

5 2 10


Costo de

capacitación

Tener en cuenta la posibilidad de


implementación

10 3 30

Costo de

implementación




5 2 10

Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar

nuevas licencias? Costo del proyecto de

migración

5 4 20

Paquete TOTAL Existe algún convenio entre el proveedor

de ERP, el de consultaría y el de HW de

manera de adquirir algún paquete de los 3

productos juntos. De existir consultar por


5 1 5

TOTAL

100 29 245

Puntaje máximo

400

244

Ponderación del

grupo

20

% 49

Porcentaje de

cumplimiento

12,25%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


la empresa

Incluir en este punto proyectos de negocio

que tenga la empresa que deban ser

soportados por el SW con el fin de verificar

que estén cubiertos

20 4 80

Perspectivas de

crecimiento

Si la empresa planea crecer en operaciones

con clientes se debe tener en cuenta el

volumen soportado por el sistema.

15 4 60

Nuevos proyectos

en mira


nuevas sucursales u oficinas. Verificar que

la futura estructura sea soportada tanto a

nivel de HW como de estructura funcional

- lógica dentro del sistema

20 4 80

Estimar necesidad

de información

futura


Evaluar el horizonte

temporal

Evaluar objetivos a corto y mediano plazo.

Adquirir una herramienta en una versión

que no se vuelva obsoleta en poco tiempo.

15 4 60

Prever


personal


seleccionar el ERP la cantidad de usuarios

que se conectaran al sistema. Si la empresa

planea reducir o ampliar su plantel

considerar un número realista. Si la

empresa tiene una forma de trabajar en

grupo verificar que el ERP se ajuste a ella

5 4 20




posibilidad que las oficinas del proveedor

no estén cerca y si da soporte remoto

5 4 20

TOTAL

100 28 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15,00%

245

Total

100

% 1724

Total de

cumplimiento

70,28%


Ventajas Sistema informático robusto con implementaciones a nivel

mundial.

Desventajas Costos de licenciamiento altos. Posibilidad nula de adaptar

nuevas funcionalidades por desarrollo propio.



Tabla 3.34 Cuadro de calificación del proveedor Microsoft.

Nombre ERP Microsoft Dynamics ERP

Proveedor Microsoft


Criterio de

selección Descripción P

on

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y






8 3 24










8 3 24

Adaptabilidad y

flexibilidad





8 2 16

246


Facilidad de

parametrización




10 3 30


desarrollos propios




10 1 10

Interacción con

otros sistemas




5 3 15

Soporte específico

de algunos temas




empresa.

5 3 15









8 4 32

Presentaciones

legales.



balance adaptables.

5 3 15

Comunicación con

Bancos




sistema Datanet.

5 3 15




activos fijos.

5 1 5

Operaciones

multimoneda




5 3 15

Herramientas

amigables de

reporting para el

usuario





5 3 15

Esquematización de

la estructura de la

empresa



Soporta estructuras multisociedades es





8 2 16

247

negocio.

TOTAL

100 41 267

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

30

% 80,1

Porcentaje de

cumplimiento

20,03%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Adaptabilidad a la


en el cliente


posee el cliente.

20 1 20





10 2 20



plataformas

10 1 10




5 1 5




10 1 10

Herramientas y

lenguaje de

programación




5 1 5


datos.

5 4 20





y usuario.

5 4 20

Gestor de

configuraciones



parametrización.

5 3 15




3 3 9

248

Documentación

técnica



5 3 15

Conectividad

externa



5 2 10

Compatibilidad con

correo electrónico



10

TOTAL

100 32 180

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 18

Porcentaje de

cumplimiento

4,50%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


proveedor



25 4

100

Perspectivas de

evolución




sin soporte.

25 4 100



20 3 60

Otras

Implementaciones




implementaciones.

10 4 40



10 4 40



10 4 40

TOTAL

100 23 380

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 57

Porcentaje de

cumplimiento

14,25%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Servicio de Libertad para realizar la implementación 15 4 60

249

implementación con el proveedor o con una consultora.



ERP.

Alcance de la

implementación en

caso de hacerla con

el proveedor




Mantenimiento

10 3 30

Metodología de

implementación



15 3 45

Tipo de

implementación


la implementación de módulos


5 4 20

Tiempo estimado de

implementación



seleccionados

5 4 20

Grado de


implementación




5 4 20


instalación del

producto






10 3 30







antiguas.

10 3 30



10 1 10








15 3 45

TOTAL

100 32 310

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 31

Porcentaje de

cumplimiento

7,75%

250


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y




15 1 15





15 1 15

Licencias Como se pagan las licencias, por única vez

al momento de la compra; o cuando ya se

implementó o una vez por año?

10 2 20




corporativos.

5 2 10




5 3 15


Costo de

capacitación



implementación

10 2 20

Costo de

implementación




5 2 10

Upgrade Costo del Upgrade. ¿Se deben abonar


migración

5 4 20






5 3 15

TOTAL

100 25 185

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

20

% 37

Porcentaje de

cumplimiento

9,25%


251

Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


la empresa





20 4 80

Perspectivas de

crecimiento




15 4 60

Nuevos proyectos

en mira






20 4 80

Estimar necesidad

de información

futura



temporal




15 4 60

Prever


personal








5 4 20






5 4 20

TOTAL

100 28 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15,00%

Total

100

% 1722

Total de

cumplimiento

70,78%


252


mundial.





Tabla 3.35 Cuadro de calificación del proveedor SAP.

Nombre

ERP SAP ERP

Proveedor SAP


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y






8 3 24










8 2 16

Adaptabilidad y

flexibilidad






8 2 16

Facilidad de

parametrización




10 3 30


desarrollos propios




10 1 10

253

Interacción con

otros sistemas




5 1 5

Soporte específico

de algunos temas




empresa.

5 2 10









8 3 24

Presentaciones

legales.



balance adaptables.

5 3 15

Comunicación con

Bancos




sistema Datanet.

5 2 10




activos fijos.

5 1 5

Operaciones

multimoneda




5 3 15

Herramientas

amigables de

reporting para el

usuario





5 2 10

Esquematización de

la estructura de la

empresa



Soporta estructuras multisociedades es





negocio.

8 2 16

TOTAL

100 34 226

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

30

% 67,8

Porcentaje de

cumplimiento

16,95%

254


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Adaptabilidad a la


en el cliente


posee el cliente.

20 1 20





10 1 10



plataformas

10 1 10




5 1 5




10 1 10

Herramientas y

lenguaje de

programación




5 1 5


datos.

5 3 15





y usuario.

5 3 15

Gestor de

configuraciones



parametrización.

5 1 5




3 3 9

Documentación

técnica



5 1 5

Conectividad

externa



5 1 5

Compatibilidad con

correo electrónico



5

TOTAL

100 23 130

Puntaje máximo

400

Ponderación del

10 13

255

grupo %

Porcentaje de

cumplimiento

3,25%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


proveedor



25 4 100

Perspectivas de

evolución




sin soporte.

25 4 100



20 3 60

Otras

Implementaciones




implementaciones.

10 3 30



10 3 30



10 4 40

TOTAL

100 21 360

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 54

Porcentaje de

cumplimiento

13,50%


Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y

Servicio de

implementación

Libertad para realizar la implementación

con el proveedor o con una consultora.



ERP.

15 3 45

Alcance de la Instalación, Adaptación / parametrización, 10 3 30

256

implementación en

caso de hacerla con

el proveedor



Mantenimiento

Metodología de

implementación



15 2 30

Tipo de

implementación


la implementación módulos recomendados

y soportados.

5 3 15

Tiempo estimado de

implementación



seleccionados

5 3 15

Grado de


implementación




5 3 15


instalación del

producto






10 3 30







antiguas.

10 3 30



10 1 10








15 2 30

TOTAL

100 26 250

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

10

% 25

Porcentaje de

cumplimiento

6,25%


257

Criterio de


Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y




15 1 15





15 1 15

Licencias ¿Como se pagan las licencias, por única

vez al momento de la compra; o cuando ya

se implementó o una vez por año?

10 1 10




corporativos.

5 1 5




5 3 15


Costo de

capacitación



implementación

10 1 10

Costo de

implementación




5 1 5

Upgrade Costo del Upgrade.¿Se deben abonar


migración

5 3 15






5 2 10

TOTAL

100 18 135

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

20

% 27

Porcentaje de

cumplimiento

6,75%


258

Criterio de

selección Descripción Pon

d X

Valo

r Y

Pon

d X

* Y


la empresa





20 4 80

Perspectivas de

crecimiento




15 4 60

Nuevos proyectos

en mira






20 4 80

Estimar necesidad

de información

futura



temporal




15 4 60

Prever


personal








5 4 20






5 4 20

TOTAL

100 28 400

Puntaje máximo

400

Ponderación del

grupo

15

% 60

Porcentaje de

cumplimiento

15,00%

Total

100

% 1501

Total de

cumplimiento

61,70%

259



mundial.





Tabla 3.36 Resumen de calificación de proveedores.

Calificación de Proveedores

Sistemas Informáticos OpenBravo ERP LN Microsoft Dynamics ERP SAP ERP

Aspectos Funcionales 22,95 17,7 20,03 16,95

Aspectos Técnicos 8,68 5,83 4,5 3,25

Aspectos Sobre el Proveedor 12,75 12,75 14,25 13,5

Aspectos Sobre el Servicio 7,38 6,75 7,75 6,25

Aspectos Económicos 15 12,25 9,25 6,75

Aspectos Estratégicos 14,44 15 15 15

Porcentaje de Cumplimiento 81,2 70,28 70,78 61,7


De acuerdo a la Tabla 3.36, se selecciona al proveedor OpenBravo S.L el cual

cumple con un 81.19% de los aspectos solicitados.

Figura 3.17Calificación de Proveedores.

260


3.2.4.3.- Evaluar consultor

Tabla 3.37Ponderaciones para evaluación de consultores

Valores de Y

Descripción Valor

Malo 1

Regular 2

Bueno 3

Muy Bueno 4


Tabla 3.38 Evaluación del Partner Atrums.

Nombre ERP OpenBravo

Proveedor ATRUMS


0

5

10

15

20

25Aspectos Funcionales

Aspectos Técnicos

Aspectos Sobre elProveedor

Aspectos Sobre elServicio

Aspectos Económicos

Aspectos Estratégicos

Calificación de Proveedores

OpenBravo ERP LN Microsoft Dynamics ERP SAP ERP

261


Solidez del proveedor 10% 10% 3 0,3

Soporte en el país 10% 10% 3 0,3

Cantidad de implementaciones 5% 5% 3 0,15

Calidad de implementaciones 10% 10% 2 0,2

Evolución histórica del proveedor 5% 5% 2 0,1

Perspectiva de evolución futura 5% 5% 4 0,2

Metodología de implementación 20% 20% 3 0,6

Compromiso en tiempo y forma 15% 15% 3 0,45

Evaluación del equipo asignado 15% 15% 3 0,45

Personal tercerizado 5% 5% 3 0,15

TOTAL 100% 2,9

PONDERACION DEL GRUPO 40% 1,16


Costo hora 30% 3 0,9

Costo total 70% 4 2,8

TOTAL 100% 3,7

Ponderación del grupo 60% 2,22

TOTAL 3,38



Tabla 3.39 Evaluación del Partner Sidesoft Cia. Ltda.

Nombre ERP OpenBravo

Proveedor Sidesoft Cia. Ltda.



Solidez del proveedor 10% 10% 3 0,3

Soporte en el país 10% 10% 3 0,3

Cantidad de implementaciones 5% 5% 3 0,15

Calidad de implementaciones 10% 10% 3 0,3

Evolución histórica del proveedor 5% 5% 2 0,1

Perspectiva de evolución futura 5% 5% 4 0,2

Metodología de implementación 20% 20% 3 0,6

262

Compromiso en tiempo y forma 15% 15% 4 0,6

Evaluación del equipo asignado 15% 15% 3 0,45

Personal terciarizado 5% 5% 3 0,15

TOTAL 100% 3,15

PONDERACION DEL GRUPO 40% 1,26


Costo hora 30% 3 0,9

Costo total 70% 4 2,8

TOTAL 100% 3,7

Ponderación del grupo 60% 2,22

TOTAL 3,48



Tabla 3.40 Cuadro comparativo de propuesta de Implementación.

Aspectos ATRUMS Sidesoft

Cia. Ltda.

Consultora

3

Consultora

4

Consultora

5

Fecha de puesta

en producción

Duración del

proyecto 3 meses 4 meses

Precio cerrado

Plazo cerrado

Costo

Implementación 27000 25000

Soporte post

implementación 1500 2000

Interfaces 750 500

Capacitación

equipo de

trabajo

5000 3000

Capacitación

usuarios 5000 5000

Instalación

inicial del ERP 0 0

263

Equipo de base 3000 5000

COSTO

TOTAL 42250 40500



3.2.4.4.- Decisión final

Para seleccionar el sistema informático se toma en cuenta el nivel de cobertura

que tiene con respecto a las funcionalidades que se necesitan esten implementadas.

En nuestro caso los sistemas informáticos con mayor puntaje son Microsoft Dynamic

ERP y SAP ERP, pero al revisar su ventajas y desventajas podemos determinar que la

implementación de estos sistemas informático implica una fuerte inversión

económica, puesto que se tiene que pagar licenciamientos para uso de los mismos y

costos adicionales para adaptar las funcionalidades a la necesidad de la empresa.

Hay que tomar en cuenta que en el Sector Público al cual pertenece el Instituto

Geográfico Militar la adquisición o desarrollo de software debe cumplir con algunos

requisitos como son:

- Implementar en lo posible Software Libre según lo establecido en el Decreto

1014.

- Disponer del código fuente de los sistemas informáticos.

En el caso de Microsoft Dynamic ERP, es una herramienta sumamente completa

pero su implementación será dificultosa y costosa, debido a que la infraestructura en

la que se despliega debe cumplir los requimientos del proveedor, es decir los

Sistemas Operativos de los equipos informático de escritorio y servidores deben ser

Windows, lo que implica costos de actualización de licencias, además se debe

disponer de sistemas ofimáticos propietarios de Microssoft como son: Word, Excel,

Outlook, Sharepoint, Project y SQLServer.

Con SAP ERP, los costos de licenciamiento de herramientos o sistemas

informáticos adicionales es mínimo, pero el costo y tiempo de implementación es

elevado y debido ha que el sistema es complejo el tiempo de capacitación a las

personas es elevada.

264

ERP LN, es un sistema de complejidad mucho menor que SAP ERP y su costos

de implementación es menor, pero existen funcionalidades especificas del negocio

que deben ser modificadas y adaptadas específicamente para la Unidad de Artes

Gráficas lo que implica que el tiempo de implementación será elevado.

OpenBravo es un sistema informático de código abierto, existiendo la versión

libre con costos de licenciamiento cero o la versión Enterprise con costo de

licenciamiento mucho menos que los otros sistemas. El costo de implementación de

cualquiera de las versiones es sumamente bajo y el código fuente es disponible para

su modificación.

En la evaluación de los proveedores podemos observar que OpenBravo es el que

cumple en mayor porcentaje los aspectos funcionales y económicos.

Para la selección del sistema informático se debe considerar que el sistema más

costoso y con mayor número de funcionalidades no necesariamente implica que sea el

adecaudo para la organización, de igual manera no podemos seleccionar un producto

basado solo en el costo menor, el sistema informático elejido debe brindar un

equilibrio entre costo y beneficio.

Tomando en cuenta los anterior mente expuesto y las calificaciones obtenidas por

cada unos de los productos y proveedores, se descartan Microsoft Dynamic ERP,

SAP ERP y ERP LN por su elevado costo y tiempo de implementación.

El sistema que cumple con las funcionalidades de manera adecuado, permite

disponer del código fuente y tiene un impacto no tan elevado en la infraestructura de

de tecnología del Instituto Geográfico Militar es OpenBravo.

Para seleccionar al consultor que realizará la adaptación e implementación del

Sistema Informático nos encontramos con la restricción costos, esto debido ha que en

la Sector Público dependiendo del tipo y el monto de la contratación el Sistema

Oficial de Contratación Pública otorgará restricciones en el proceso de contratación.

Por lo que la tarea de seleccionar al consultorno se la puede tomar de forma directa.

265

La calificación obtenida de los consultores permite realizar las invitaciones para

que estos proveedores de servicios informáticos presenten unas mejores propuestas

económicas.

Para el caso de las PyMES del sector privado la selección se direcciona al

consultor con el mayor puntaje, en este caso se selecciona la empresa Sidesfot Cia.

Ltda.

3.3.- Analizar los Resultados

En este capítulo se presenta el análisis de la metología propuesta para la selección

de un Sistema de Planificación de Recuros Empresariales, que cumpla con la mayoría

de los procesos básicos de las PyMES, estableciendo un especial énfasis en el área de

producción o prestación de servicios. Del mismo se describe en que medidad el

modelo puede ser modificado para adaptarse a las diferentes necesidade de las

empresas.

3.3.1.- Estudio y reconocimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas.

Identificar las empresas que existen en el país.

De acuerdo a la información proporcionada por el Instituto Nacional De

Estadísticas y Censos, detallados en las Tabla 2.1 y Tabla 2.2. En el Censo Nacional

Económico realizado en el año 2010, se determinó que existen 18684 PyMES a nivel

nacional, de las cuales 1944 son Industrias Manufactureras que podrán implementar

el modelo sin mayores modificaciones, el resto de empresas deberán realizar ajustes

al modelo de acuerdo a sus necesidades.

3.3.2.- Diseñar un modelo de procesos para una Pequeña y Mediana Empresa.

Para evaluar y seleccionar un sistema informático que cumpla con las espectativas

de una PyME, es necesario identificar todos los procesos operativos, estratégicos y de

apoyo.

Debido a la falta de personal especializado en la identificación y documentación

de procesos que pueden experimentar las PyMES, se plantea un diseño de procesos

basado en:

266

- Identificación del contexto empresarial.

- Identificación y documentación de macroprocesos.

- Identificación y documentación de procesos.

El diseño de contexto y macroprocesos proporcionó la identificación de los

módulos o subsistemas con los que debe contar el Sistema de Planificación de

Recursos Empresariales;estos subsistemas se listan a continuación:

- Sistema para la Administración de las Relaciones con el Cliente.

- Sistema de Control de Producción.

- Sistema de Abastecimiento.

- Sistema de Administración de Recursos Empresariales.

o Sistema para la Administración de Recursos Humanos.

o Sistema Financiero.

o Sistema Contable.

- Sistema para la Administración de Tecnologías de Información y

Comunicación.

La identificación y documentación de los procesos de cada macroproceso,

proporcionó la descripción de las funcionalidades con las que deben contar los

subsistemas.

3.3.3.- Especificar el diseño del Sistema de Planeación de Recursos

Empresariales. Describimos el método.

Para la identificación y descripción de los procesos se empleó el estándar

Bussines Process Managment, obtiene la descripción gráfica de como interactúan

cada una de las funcionalidades de los procesos con las diferentes áreas de una

PyME.

Este modelo de procesos y las funcionalidades identificadas representan de forma

genérica el funcionamiento de una PyME.

267

3.3.4.- Desarrollar el modelo de selección del Sistema de Planeación de Recursos

Empresariales. Implementamos el módelo.

Para seleccionar un Sistema de Planificación de Recuros Empresariales, se

implementó una metodología que garantice que el sistema informático seleccionado

cumpla con las expectativas de una PyME.

Esta metodología ejecuta los siguientes pasos:

1. Conformar el equipo de trabajo.

2. Identificarlas funcionalidades del sistema.

3. Evaluar proveedores y productos.

4. Evaluar consultores.

5. Seleccionar producto, proveedor y consultor.

3.4.- Evaluación del Método de Selección

Los valores obtenidos en la evaluación de los productos pueden ser interpretados

de la siguiente manera:

Tabla 3.41Interpretación de los valores de calificación de proveedores.

Interpretación de Calificación de Proveedores

Sistemas Informáticos

Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Interpretación

Aspectos Funcionales

22,95

17,7

20,03

16,95

Openbravo cubre la

mayoría de las

funcionalidades, reduce el

tiempo y esfuerzo de

adaptar el sistema.

Aspectos Técnicos

8,68

5,83

4,5

3,25

Openbravo se adapta de

mejor forma a la

infraestructura tecnológica

del Instituto Geográfico

Militar, en contraparte

SAP ERP y Microsoft

Dynamics ERP necesitan

cambios en Hardware y

Software a nivel

268

empresarial para su

correcto funcionamiento.

Aspectos Sobre el Proveedor

12,75

12,75

14,25

13,5

Microsoft Dynamics ERP

y SAP ERP son empresas

con mayor solidez y

confiabilidad.

Aspectos Sobre el Servicio

7,38

6,75

7,75

6,25

Microsoft Dynamics ERP

y Openbravo ofrecen un

mejor servicio de

implementación y sus

sistemas informáticos

proveen actualizaciones y

mejores continuas de

acuerdo a su nivel de

licenciamiento.

Aspectos Económicos 15 12,25 9,25 6,75

OpenBravo ofrece un

mejor costo de

implementación y

licenciamiento.

Aspectos Estratégicos

14,44

15

15

15

Las expectativas de

crecimiento y

fortalecimiento de las

empresas es similar, todas

quieren cubrir un mayor

mercado y ofrecer mejores

servicios.

Porcentaje de Cumplimiento 81,2 70,28 70,78 61,7

OpenBravo cubre de mejor

forma las necesidades

informáticas de la Unidad

de Artes Gráficas del

Instituto Geográfico

Militar.


La metodología empleada para la identificación de los módulos del sistema ayuda

a determinar de forma correcta el funcionamiento que debe poseer el Sistema

Informático para la Planificación de Recursos Empresariales, lo que disminuye el

tiempo y el esfuerzo de evaluar y seleccionar un sistema informático. Esto permite

que los tiempos de adaptación y personalización del software también disminuyan.

La implementación del modelo propuesto de identificación de procesos en las

Unidad de Artes Gráficas del Instituto Geográfico Militar, dío como resultado que los

módulos identificados se asemejan a los módulos propuestos, con una diferencia en

269

los módulos Financieros, Contables y Recursos Humanos que son específicos para el

Sector Público.

Por tanto afirmaremos que el modelo cumplió con una cobertura de

funcionalidades del 90% en la identificación de procesos, esto debido ha que el

sistema de produción debe ser ajustado a una PyME que ofrece servicios de imprenta

a gran escala.

En cuanto al modelo de evaluación y selección de proveedores y productos, nos

permitió seleccionar el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

OpenBravo, distribuido por la Compañía Internacional OpenBravo y comercializado

a nivel nacional por la Compañía Nacional Sidesoft S.A. Este sistema informático

seleccionado provee las funcionalidades necesario al área de producción y

administrativa de la Unidad de Artes Gráficas, además cumple con las

especificaciones de Software Libre recomedado por el Decreto 1014.

Con los resultados obtenidos en la identificación de procesos y la metodología de

selección del software, se pude determinar que el modelo cumple con las espectativas

de mejorar los tiempos de implementación del sistema, disminuye los costos de

costos de adapatación y personalización, acorta el tiempo de puesta en producción y

mejora las espectativas de las áreas y personal involucrado en el proceso de

automatización.

Este modelo puede ser modificado para ser adaptado tanto las empresas públicas

como privadas a nivel nacional.

Para las InstitucionesPúblicasel modelo puede ser empleado para identificar y

generar los Terminos de Referencia, y la posibilidad de invitar a proveedores de un

producto específico o convocar a proveedores de Sistemas Informáticos de

Planificación de Recursos Empresariales que cumplan con las especificaciones

solicitadas.

Al generar los Terminos de Referencia y convocar a las empresas proveedoras, el

modelo puede volver a ser empleado para para evaluar a los productos y sus

proveedores. Para evaluar diferentes sistemas informáticos se puede sumar las

270

ponderaciones para cada uno los módulos descritos en el la sección de 3.2.2.-Modelo

de Requerimientos de Sistemas del capítulo 3, y se debe seleccionar al producto que

tenga el puntaje más alto.

Se debe tener en cuenta que las Instituciones del Sector Público no pueden

seleccionar un proveedor de forma directa.

Para las empresas del sector privado esta metodología puede ser implementada de

forma directa, modificando los documentos de procesos a necesidad de la PyME.

El modelo de Selección de ERP es sencillo de usar y puede ser mejorado al

produndizar la identificación de los procesos y funcionalidades del sistema, esto

garantizará que la selección del software se adapte de mejor manera a las necesidades

de la empresa.

271

C A P Í T U L O I V

C O N C L U S I O N E S Y R E C O M E N D A C I O N E S

Al finalizar el presente trabajo se debe recordar que el objetivo general fue

“Diseñar un modelo de selección de un sistema de Planeación de Recursos

Empresariales que se adapte a las necesidades de las empresas y que permita un

procesamiento de la información de manera rápida y oportuna, optimizando el tiempo

y el costo de selección de dicho sistema”; el modelo desarrollado es de uso sencillo y

parametrizable, que pueda ser empleado por Empresas e Instituciones públicas y

privadas de cualquier tamaño.

De esta investigación se desprenden las siguientes conclusiones y

recomendaciones.

4.1.- Conclusiones

1. Se identificó que las PyMES están catalogadas a nivel nacional por la

Superintendecia de Compañías de la siguiente manera:

a. Activos totales inferiores a cuatro millones de dólares.

b. Registren un valor bruto de ventas anuales inferiores a cinco millones

de dólares.

c. Tengan menos de 200 trabajadores (Personal Ocupado). Para este

cálculo se tomará el promedio anual ponderado.

Mientras que el Instituto Nacional de Estadísticas y Censos define una PyME

por la cantidad de empleados, entre 10 a 49 empleados.

El Servicio de Rentas Internas, categoriza a las PyMES como personas

naturales o sociedades.

En el Censo Nacional Económico de 2010, llevado a cabo por el Instituto

Nacional de Estadísticas y Censos, se identificaron 18684 establecimientos.

Los cuales pueden beneficiarse del estudio realizado, permitiendo seleccionar

un sistema informático acorde a sus necesidades y presupuestos, lo que

272

conllevará a una mejora en sus servicios y producción, contibuyendo de esta

manera con el crecimiento de la empresa y de la economía del país.

2. La identificación del contexto empresarial permite determinar las restricciones

jurídicas, laborales y financieras que debe cumplir la empresa. Estas

restricciones no solo influyen en la constitutción y funcionamiento de la

PyME, también definen el comportamiento o funcionalidades que debe

cumplir el sistema informático como son el caso de facturación electrónica e

implementación de la Norma Internacional de Información Financiera

establecido por el Servicio de Rentas Internas.

3. El contexto empresarial permite identificar a los potenciales clientes y

proveedores y la forma en la que se relacionan estos con la empresa. Los

procesos empresariales tienen como punto de partida los flujos de datos y

entidades identificadas en el contexto empresarial.

4. Para que una empresa pueda mejorar los servicios o productos que ofrece

debe identificar y mejorar los procesos relacionados con la fabricación de

productos o prestación de servicios. Para evaluar los procesos es necesario

que estos se encuentren formalmente documentados por lo que es importante

que las PyMES dispongan de documentos formales para ladescripción y

evaluación de los procesos.

5. La identificación de los procesos a un nivel detallado y su documentación

permiten identificar y describir las funcionalidades que debe poseer el sistema

informático que se desee adquirir.

6. La implementación del Modelo de Selección del Sistema de Planificación de

Recursos Empresariales, permite evaluar de una forma eficaz a los

proveedores y sus productos informáticos existentes en el mercado nacional o

internacional.

7. Una correcta identificación de los procesos de una PyME ayudan a la

identificación de las áreas que deben ser automatizadas, así como los módulos

y funcionalidade que debe poseer el sistema informático.

8. La automatización de toda la cadena de producción mediante la

implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales,

273

dependerá en gran medida del presupuesto disponible y de los procesos

identificados.

9. Debemos tener en cuenta que si no se identifican de manera correcta los

procesos, de nada sirve que se posea presupuesto, puesto que la selección del

sistema de Planificación de Recursos Empresariales se basará en supuestos de

funcionamiento de la Cadena de Suministro.

10. El modelo de Selección de un Sistema de Planificación de Recuros

Empresariales, permite disminuir los costos de implementación y los tiempos

de adaptación del producto por parte del proveedor, al determinar de mejor

manera que funcionalidades deben ser desarrolladas, corregidas o adaptas;

esto permite que los tiempos de implementación se reduzcan; dismuyendo en

gran medida el costo total del proyecto.

11. La evaluación propuesta para los productos, permite identificar de una manera

técnica que software es el adecuado para la institución, y cuyas

funcionalidades son las que mejores de adaptan al funcionamiento de la

empresa.

12. La evaluación de los proveedores, permite identificar que proveedor es el más

confiable y el que mejores garantías ofrece de estabilidad y permanencia en el

mercado de su producto.

13. La evaluación de los consultores, nos ayuda a seleccionar de manera objetiva

a la institución que nos ayudará en el preceso de adaptación e implementación

del sistema informático, garantizando de esta manera que el producto pueda

ser configurado y empleado de forma eficiente dentro de los plazos de tiempo

y sin sobrepasar el presupuesto.

14. El modelo propuesto es sencillo de usar y modificar, por lo que puede ser

empleado por cualquier tipo de empresa a nivel nacional; sirviendo de guía en

especial a las pequeñas y medianes empresas que no disponen de grandes

presupuestos para identificar sus procesos de negocio e invertir en grandes

sistemas de planificación de recursos empresariales, optimizando de esta

menra su inversión tecnológica.

4.2.- Recomendaciones

274

1. Dentro de unproyecto tan ambicioso como es el de implementar un Sistema

Informático de Planificación de Recursos Empresariales, se recomienda

profundizar la identificación y documentación de los procesos empresariales,

esto permite una mejor identificación de las funcionalidades que debe poseer

el sistema informático que se va a adquirir. Además, la identificación de estas

funcionalidades determina los módulos que deben ser implementados o

mejorados en los sitemas informáticos existentes en las empresas, los cuales

pueden ser desarrollados internamente.

2. Una recomendación para las PyMES es que de acuerdo a su presupuesto y

dependiendo de su necesidad informática, pueden implementar el modelo

propuesto para seleccionar un sistema informático que cumpla con

funcionalidades espécificas de un área determinada de la PyME, tomando en

cuenta que a futuro se le puedan ir agregando más funcionalidades.

3. Para futuras investigaciones se recomienda ampliar el módelo para cubrir las

áreas deTecnologías de Información y Comunicación de una forma más

completa, así como determinar las funcionalidades de reportería a nivel

operativo y gerencial que permitan la toma de decisiones basadas en análisis

de información adecuada.

275

B I B L I O G R A F Í A

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3n

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Editorial Universidad Estatal a Distancia, Costa Rica 2004. 232p.

279

A N E X O S

Anexo A. Calificación de las funcionalidades para el sistema informático OpenBravo.

Tabla A.1Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Clientes.


Proceso Registrar Cliente Ponderación

Funcionalidad Descripción Datos Sistemas

Informáticos

Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos 4 4 4 4

Dirección de domicilio 4 4 4 4

Número telefónico 4 4 4 4

Correo electrónico 4 4 4 4

Fecha de nacimiento 4 3 3 3

Número de identificación (Cédula o RUC) 4 4 4 4

Lugar de trabajo 4 4 4 4

Estado.- Activo - Inactivo 4 4 4 4



4 4 4 4

280

usuarios.



4 4 4 4



Registrar especificación de


Se registra toda la descripción del producto o servicio que el

cliente necesita.

Tipo de Producto 4 4 4 4

Especificaciones técnicas 3 3 4 4

Especificaciones funcionales 3 3 4 4

Cantidad de producto 3 3 4 4

Unidades de medida 4 3 4 4

Fechas de entrega 3 3 4 4

Lugares de entrega de productos 3 3 4 4

Registrar medio en el que se

entrega la cotización

Se registra la dirección en la que debe ser entregada la

cotización. La cotización puede ser entrega mediante

impresos o en formato digital a un correo electrónico. Se

registra la fecha en la que debe ser entregada la cotización al

cliente.

Dirección de entrega 3 3 4 4

Correo electrónico de entrega de la cotización 4 4 5 5

Fecha de entrega de la cotización 4 4 4 4

Buscar productos Se puede buscar el producto en la bodega y determinar cuál

es su precio de venta para ser presentado al cliente. Los

filtros de búsqueda son: Código del producto y nombre del

producto.


Nombre del producto 4 4 4 4

Cantidades existentes 4 4 4 4

Precio de venta al público 4 4 4 4

Generar cotización Se genera la cotización de los productos existen en bodega

de acuerdo a un formato establecido. Este documento puede

ser impreso y entregado al cliente o digital para ser enviado

al cliente por correo electrónico.

Genera el PDF de la cotización de productos o

servicios existentes en bodega.

3 4 4 4



Crear solicitud de cotización

de productos o servicios

Se crea la solicitud de la proforma de productos o servicios

adjuntando la especificación del producto o servicio

solicitado por el cliente. Esta solicitud se genera solo en el

caso de no existir el producto en bodega o en la evaluación

de prestación de servicios.

Especificación técnica del producto o servicio. 3 3 4 4

La solicitud es creada y enviada vía correo electrónico al

personal encargado de generar las cotizaciones. Se debe

Plazos de entrega 3 3 4 4

Forma de entrega de producto o servicios 3 3 4 4

281

listar el personal de cotizadores para la asignación de

solicitud.


cotización


productos o servicios enviados al personal de cotizadores.

Esta información debe desplegarse de acuerdo a los

siguientes filtros de búsqueda:

Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador y

usuario.

3 3 4 4


Por rango de fechas. Nombre del Usuario 3 3 4 4

Por cotizador. Descripción del Producto 3 3 4 4

Fechas de entrega al cliente 3 3 4 4

Nombre del Cotizador 3 3 4 4


proceso

3 3 4 4




cotización


productos o servicios enviados al personal de cotizadores.

Esta información debe desplegarse de acuerdo a los

siguientes filtros de búsqueda:

Filtros de búsqueda: rango de fechas, cotizador y

usuario.

3 3 4 4

Por usuario. Debe desplegar la siguiente información: 3 3 4 4

Por rango de fechas. Nombre del Usuario 3 3 4 4

Por cotizador. Descripción del Producto 3 3 4 4

Fechas de entrega al cliente 3 3 4 4

Nombre del Cotizador 3 2 4 4


proceso

3 2 4 4

Enviar Cotización Se debe generar el PDF de la cotización generada por los

cotizadores y enviarla por correo electrónico al cliente.

Visualiza la información técnica del producto, la

cotización realizada, el nombre del cotizador que

elaboró la cotización, el nombre del cliente, la

forma en la que el cliente solicitó se le envíe la

cotización y el correo electrónico o la dirección a

la que se debe enviar la cotización.

3 2 4 4

Si el cliente solicitó que la cotización sea entregada en

impresos, se debe realizar la impresión de la cotización.

Se debe registrar la fecha en la que la cotización es enviada

al cliente.

Se crea un registro de cotizaciones envidas al cliente con

estado Enviado.

282



Visualizar cotizaciones

enviadas

Se debe desplegar el listado de las cotizaciones enviadas a

los clientes dentro de un período de tiempo. El listado debe

mostrar en un campo estado si el usuario acepto o rechazo la

cotización enviada.

Se debe solicitar como filtro de búsqueda: rango

de fechas, RUC del usuario, estado (Aceptado,

Rechazado)

3 3 3 3



Descripción del producto, fecha de entrega al

cliente.

3 3 3 3

Registrar aceptación o

rechazo de cotización

En el caso de que el cliente acepte la cotización se debe

crear la Orden de Producción de productos o de prestación

de servicios, este Orden de Producción debe ser enviada al

responsable de la planta de producción.

Visualizar la información de la cotización y del

cliente. Se debe registrar el motivo de rechazo de

la cotización o su aceptación.

3 3 3 3

En el caso de que el cliente no acepte la cotización se

registra el motivo y se cambia el estado ha rechazado de la

cotización.

Generar Orden de Producción En el caso de que el cliente acepte la cotización y permita

que el personal de atención al cliente genere

automáticamente la creación de la Orden de Producción se

debe generar automáticamente la Orden de Producción de

servicios. Esta opción se activa de igual forma cuando se

recibe la solicitud de productos de forma directa por parte

del cliente.


información de:

3 3 3 3

Cantidad de Productos, especificación de técnica

y funcional de productos, fechas de entrega y

formas de entrega. Se envía la petición al

responsable de la planta de producción vía correo

electrónico.

3 3 3 3





creación, subtotales de precios, IVA, descuentos

y total de precio de venta, además se registra el

detalle los productos, nombre del producto,

cantidad y precio de venta y subtotal.

4 4 4 4

Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al

cliente (factura electrónica). Se puede enviar el cliente el

físico de la factura a su lugar de domicilio.

Fecha de envío, número de factura, lugar de envío

(correo electrónico o dirección ), medio de envío


4 4 4 4

283



Envío de la factura Se puede genera el digital de la factura y ser enviada al

cliente (factura electrónica). Se puede enviar el cliente el

físico de la factura a su lugar de domicilio.

Fecha de envío, número de factura, lugar de envío

(correo electrónico o dirección ), medio de envío


3 2 2 2

Listar facturas enviadas Se debe listar todas las facturas que han sido enviadas a Mostrar los datos: Fecha de envío, número de

factura, lugar de envío (correo electrónico o

dirección ), medio de envío (Courier o personal

de mensajería)

4 2 2 2



Entregar productos Se registra la entrega de productos al cliente. Fecha de entrega, cantidad entregada, persona

que realiza la entrega, persona que recibe el

producto.

3 3 3 3

La salida de productos debe afectar el inventario y el costo

promedio de los productos.



Actualizar inventario Las existencias de los productos deben actualizarse en las

bodegas respectivas al realizar movimiento de ingresos,

egresos, transferencias, devoluciones y baja de productos.

4 4 4 4



Listar órdenes de producción Se debe listar las órdenes de producción generadas en un

rango de fechas con los filtros de búsqueda: cliente, estado

de la orden

Se debe visualizar en el listado de las órdenes de

producción: cliente, fecha de generación, área de

producción en la que se encuentra, nombre del

encargado del área, teléfono del área, estado de la

orden (Planificada, proceso, elaborada, lista para

entregar, entregada a cliente)

3 3 3 3

Enviar informe de estado de


Del listado de órdenes de producción con estado listas para

entregar, se debe activar un botón que permita enviar un

correo informando al cliente que los productos solicitados

están listos para ser entregados.



producto elaborado y las fechas en las que se

pueden retirar los productos.

3 3 3 3



Visualizar la ruta de El cliente puede visualizar el estado de fabricación de sus En la página web que presenta el estado de la 3 2 2 2

284

producción de los productos productos mediante el acceso a una página web. Orden de Producción debe: Solicitar que el

cliente ingrese sus datos para autorizar el acceso,

debe visualizar el nombre del cliente, la fecha de

solicitud de productos, el listado de los estados de

los productos, fechas de elaboración del producto,

si el producto ya se encuentra terminado se debe

visualizar la dirección de donde se pueden retirar

los productos o las fechas en las que serán

entregados.

El cliente puede recibir un correo electrónico informándole

que los productos han sido terminados, este correo debe

incluir el link a la página web de visualización del estado del

producto.



Recibir productos Se registra la entrega de los productos asignados al personal

de atención al cliente para ser entregado al cliente.

Se debe registrar: fecha de entrega, bodega de la

que sale los productos, tipo de producto, cantidad

de producto, personal de bodega que realiza la

entrega, personal de atención al cliente que recibe

el producto.

4 3 3 3

Entregar productos Se registra la entrega de los productos al cliente. Se debe registrar: fecha de entrega, producto,

cantidad de producto, cliente, personal de

atención al cliente que realiza la entrega.

4 3 3 3



Buscar clientes Se puede buscar la información del cliente por su RUC o

razón social.

Filtros de búsqueda: RUC o razón social. 4 3 3 3

Se despliega la siguiente información del cliente: 4 3 3 3

RUC, Razón social, correo electrónico, número

telefónico, listado de productos solicitados.

4 3 3 3

Registrar reclamo Se puede registrar el reclamo del cliente respecto a los

productos entregados o al servicio brindado.

Se registra: la fecha de creación del reclamo, la

descripción del reclamo, los datos del cliente,

producto o servicio defectuoso.

4 3 3 3



Clasificar reclamo Se puede buscar la clasificación del reclamo sobre el

producto o servicio. Se debe poder crear nuevas

clasificaciones de reclamos.

Listar las clasificaciones y asignar al reclamo. 3 2 2 2

285



Registrar acciones de trabajo Para la identificación de las causas del problema, el personal

asignado a solventar el problema debe registrar las

actividades ejecutadas a fin de encontrar las causas que

originan el fallo en el producto o en el servicio.

Listar posibles causas de fallos y su solución,

búsqueda de causas de problemas mediante

descripción del error.

3 2 2 2

Se debe disponer de un listado de causas identificadas que

provocan errores en el producto o servicio.

Registro de nuevas causas con los siguientes

datos: código de la causa, nombre del problema,

descripción detallada del problema, descripción

detallada de la solución, fecha de creación del

registro, nombre del personal que crea el registro,

información del producto

3 2 2 2

De ser necesario se pueden registrar nuevas causas

identificadas (base de conocimiento) junto con sus

soluciones.



Escalar reclamo En los casos que el personal asignado a solucionar el

problema reportado por el cliente no pueda solucionar el

inconveniente, este podrá escalar el problema al siguiente

nivel de atención de reclamos.

Listar y seleccionar el siguiente nivel de atención

de reclamos.

3 2 2 2

Registrar el cliente que solicita atención, tipo de

reclamo, tipo de producto, nivel superior de

atención.

3 2 2 2

Generar correos electrónicos que informan al

nivel superior el registro de una solicitud de


3 2 2 2

Crear niveles de atención de

reclamos

Se debe crear niveles de atención de reclamos Registrar: Nombre del área encargada de atender

los reclamos, nivel u orden de atención de

reclamos, personal asignado al área, correo

electrónico del área y del personal.

3 2 2 2



Registrar solución reclamo Al determinar la causas del error en el producto o servicio y

encontrar la solución, esta debe ser registrada para generar

una base de conocimientos de causas de fallos en el


Se registra: producto, problema reportado por el

cliente, causas que generan el problema,

soluciones de las causas de problemas.

3 2 2 2

Cerrar reclamo Una vez solucionado el problema se procede con el cierre

del reclamo.

Se registra: la causa del problema, la solución, la

fecha de solución, personal que atiende el

3 2 2 2

286

reclamo, área que atiende el reclamo.



Informar solución de reclamo El sistema permite informar al cliente que el problema ha

sido soluciona mediante el envío de correo electrónico y

seguimiento del incidente en una página web.

La información enviada en el correo es: fecha de

atención, causas reales del problema, solución del

problema y las acciones que debe ejecutar el

cliente.

3 2 2 2

La página web debe ser accedida mediante la

confirmación de datos del cliente y despliega, el

número de incidente reportado, el estado en el

que encuentra y personal que está atendiendo el

problema.

3 2 2 2

Total 24

3

21

8

246 246


Tabla A.2Calificación de funcionalidades de Sistema de Cotización.


Proceso Receptar Solicitud Cotización Ponderación

287


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Visualizar solicitud de

cotización

El personal de cotización de productos debe disponer de la

pantalla que les permita visualizar el pedido de cotización.

Se debe manejar los filtros de búsqueda: rango de

fechas, personal, estado (solicitada, en proceso,

generada)

3 2 3 3



Consultar Existencias El personal de ventas, atención al cliente y cotizadores

pueden visualizar las existencias de productos para la

venta.

Para la búsqueda de productos se debe tener los

siguientes filtros de búsqueda: Código del

producto, nombre del producto, bodega.

3 3 3 3

El personal de cotización de productos puede visualizar la

existencia de materia prima, mano de obra y maquinaria.


producto, nombre del producto, bodega, cantidades

existentes, precio de venta.

3 3 3 3

Para la búsqueda de mano de obra se debe tener los

siguientes filtros: Identificación de la persona, área

de producción.

3 2 2 2

Se debe mostrar la información: Identificación de

la persona, nombre, área de producción.

3 2 2 2

Para la búsqueda de maquinaria se debe tener los

filtros: Código de la maquinaria, nombre de la

maquinaria, área de producción.

3 3 3 3

Se debe mostrar la información: Código, nombre y

área de producción.

3 2 2 2

Estimar precio venta El personal de cotización debe acceder al costo promedio

de la materia prima, valor de la depreciación de los

equipos y al costos hora hombre del personal operacional.

Debe registrar el costo estimado de fabricación de los

productos y el porcentaje de utilidad que se desea obtener,

generando de manera automática el precio de venta.

3 1 1 1

Presentar cotización La cotización generada por el personal de cotizadores debe

ser enviada a la persona que lo solicita mediante correo

Generar el PDF de la cotización y ser enviada por

correo al personal solicitante.

3 1 1 1

288

electrónico.

Al enviar la cotización esta debe cambiar de estado a

Generada.

Total 27 19 20 20


Tabla A.3Calificación de funcionalidades de Sistema de Punto de Venta.


Proceso Recibir solicitud de productos o servicios Ponderación


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Creación de cliente Permite la creación de los clientes Nombres y Apellidos 4 4 4 4

Dirección de domicilio 4 4 4 4

Número telefónico 4 4 4 4

Correo electrónico 4 4 4 4

Fecha de nacimiento 4 4 4 4

Número de identificación (Cédula o RUC) 4 4 4 4

Lugar de trabajo 4 4 4 4

Estado.- Activo – Inactivo 4 4 4 4

Actualización de cliente Permite la actualización de los datos del cliente. Se

pueden actualizar toda la información ingresada en la

creación de usuarios.

4 4 4 4

Eliminación de cliente Se podrá eliminar un cliente solo si este no tiene

registrado transacciones en el sistema.

4 4 4 4

Visualizar productos Se debe poder acceder al listado de productos El listado de productos debe visualizar: código del 4 4 4 4

289

disponibles para la venta producto, nombre del producto, cantidad existen,

precio de venta, descuentos disponibles

Recibir pedido de productos o

servicio

El personal de punto de venta registra el pedido de

productos o servicios del cliente.

4 4 4 4

Generar factura Para la generación de la factura se deben registrar los

datos de la persona o empresa a la que se emitirá la

factura, estos datos pueden ser obtenidos del listado de

clientes o su vez se pueden registrar nuevos clientes.

Cabecera de la factura: Nombre del cliente, RUC o

Cédula, teléfono, dirección y fecha.

Detalle de la factura: Nombre del producto, cantidad,

precio de venta y subtotal.

Pie de la factura: Subtotal, IVA, descuentos, total

4 4 4 4

La factura puede ser impresa y entregada al cliente, o

enviada mediante correo electrónico. Se debe

considerar que por parte del SRI existe la

obligatoriedad de emitir facturas electrónicas.



Registrar pago físico Se registra el pago de la factura de manera presencial

por parte del cliente en el punto de venta.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma de

pago

4 4 4 4

Registrar pago electrónico Se registra el pago de la factura de manera no

presencial por parte del cliente, este pago puede ser

web mediante PayPal o tarjeta de crédito.

Se registra: fecha de pago, monto de pago y forma de

pago

1 1 1 1



Generar Orden de Producción Se registra la solicitud de productos o servicios del

cliente y si estos productos no se encuentran en bodega

se genera la Orden de Producción para ser enviada a la


Se registra: fecha de solicitud, descripción del

producto, cantidad de producto solicitado, formas de

pago, formas de entrega y fechas de entrega

4 3 3 3

Total 61 60 60 60


Tabla A.4Calificación de funcionalidades de Sistema de Contratos.


Proceso Generar Contrato Ponderación

290


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente Fecha de registro, nombre del contrato, código del

contrato, fecha de culminación, acuerdo contractual.

1 1 1 1

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el

mismo llega a su final de manera legal.

fecha de cierre, código del contrato, nombre del

contrato, datos del cliente

1 1 1 1

Contrato con problemas

legales


del cliente contra la empresa se registra la etapa en la

que se encuentra el seguimiento legal.



cliente, representante legal y judicial de la empresa,

esta legal en el que se encuentra.

1 1 1 1

Total 3 3 3 3


Tabla A.5Calificación de funcionalidades de Sistema de Marketing.


Proceso Actualizar Información Financiera Ponderación

291


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Actualizar Información

Financiera

Todos los movimientos de ventas, compras, devoluciones de

productos, emisión o anulación de facturas y adquisición de

activos fijos deben actualizar la información contable y financiera

de empresa.

4 4 4 4

Actualizar Base Datos ERP Todas las actividades de registro de clientes, proveedores,

productos y etapas de producción deben ser registradas en el

sistema para la generación de reportes.

4 4 4 4

Generar Reporte Gerencial Los datos registrados en la cadena de producción pueden ser

empleados para la generación de reportes gerenciales.

Estos reportes pueden ser: tendencias de

copras, productos con mayor movimiento de

ventas.

3 3 5 5

Total 11 11 13 13


Tabla A.6Calificación de funcionalidades de Sistema de Planificación de Trabajo.


Proceso Receptar Orden de Producción Ponderación

292


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Recibir Orden de Producción El jefe de la planta de producción recibe

mediante correo electrónico la información de

los productos a elaborar, fechas de entrega e

información del cliente.

Se recibe: número de Orden de Producción, descripción del

producto, fecha de entrega, formas de entrega, información

del cliente, punto de venta que genera la orden, usuario que

genera que genera la orden.

2 1 2 2

Listar Órdenes de Producción Se pueden acceder al listado de las órdenes de

producción, las cuales pueden ser filtradas por

rango de fechas de creación, rango de fechas de

entrega, tipo de producto, por cliente y por

estado de elaboración.

El listado debe visualizar los filtros de búsqueda y los

siguientes datos de la Orden de Producción:

2 1 2 2

Número de la Orden de Producción, tipo de producto, cliente,

cantidad a elaborar, cantidad elaborada, proceso en el cual se

encuentra, estado (generada, en proceso, elaborada, entregada

a cliente, finalizada)

2 1 2 2



Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de

Compra para ser enviada al Departamento de

Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos:

Código de la Solicitud de Compra, producto o servicio

solicitado, cantidad de producto solicitado, área solicitante,

persona que solicita los productos.

2 3 4 4


Compra

El personal puede listar y seleccionar la Orden

de Compra para visualizar el estado en el que se

encuentra.

Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos

solicitados, cantidad de productos aprobados, fecha de

compra, fecha de entrega, proveedor.

2 3 4 4

Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de

Solicitudes de Compra generadas.

Se debe visualizar los filtros de búsqueda: Fecha de

Generación, productos solicitados.

2 3 4 4

En el listado de solicitudes debe visualizarse: Número de la

solicitud, nombre de los productos solicitados, cantidades

solicitadas, estado (generado, aprobado, rechazado)



Crear Solicitud de Personal El personal puede generar la Solicitud de

Personal para ser enviada al departamento de

Se genera la solicitud de persona con los siguientes datos:

Código de la Solicitud de Personal, descripción del perfil de

2 1 2 2

293

recursos humanos personal, cantidad de persona, área solicitante, persona que

solicita.


Personal

El personal puede listar y seleccionar la

Solicitud de Personal para visualizar el estado

en el que se encuentra.

Se visualiza: Número de la orden, cantidad de personal

solicitado, cantidad de personal aprobado, fecha de

contratación.

2 1 2 2

Listar Solicitudes de Personal El personal puede visualizar la lista de

Solicitudes de Personal generadas.


Generación.

2 1 2 2


solicitud, nombre del puesto, cantidades solicitadas, estado




Crear Solicitud de Compra El personal puede generar la Solicitud de

Compra para ser enviada al Departamento de

Compras.

Se genera la Solicitud de Compra con los siguientes datos:

Código de la Solicitud de Compra, producto o servicio

solicitado, cantidad de producto solicitado, área solicitante,

persona que solicita los productos.

2 1 3 3


Compra

El personal puede listar y seleccionar la Orden

de Compra para visualizar el estado en el que se

encuentra.

Se visualiza: Número de la solicitud cantidad de productos

solicitados, cantidad de productos aprobados, fecha de

compra, fecha de entrega, proveedor.

2 1 3 3

Listar Solicitudes de Compra El personal puede visualizar la lista de

Solicitudes de Compra generadas.


Generación, productos solicitados.

2 1 3 3


solicitud, nombre de los productos solicitados, cantidades

solicitadas, estado (generado, aprobado, rechazado)



Planificar material Se registra la planificación de material. En el

caso de necesitar material se genera la Solicitud

de Compra.

Se almacena la información de tipo y cantidad de materia

prima necesaria.

2 1 2

Planificar mano de obra Se registra la planificación de personal. En el

caso de necesitar personal se genera la solicitud

de contratación.

Se almacena la información de tipo y cantidad de personal

necesario.

2 1 2 2

Planificar maquinaria Se registra la planificación de maquinaria En el

caso de necesitar maquinaria se genera la

Solicitud de Compra.

Se almacena la información de tipo y cantidad de maquinaria

necesaria.

2 1 2 2

294

Planificar fechas de

elaboración

Se registran las fechas estimadas de elaboración

del producto o prestación de servicio.

Se registra en la planificación fecha de elaboración, centro de

producción, maquinaria, mano de obra y materia prima.

2 1 2 2

Listar planificaciones Se debe visualizar la calendarización de trabajo

planificado dentro de rango de fechas.

Filtro de búsqueda: rango de fechas. 2 1 2 2

Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el

tipo de producto, las fechas planificadas de elaboración, los

centros de producción planificados, el personal, material y

maquinaria planificada.

Total 34 23 43 43


Tabla A.7Calificación de funcionalidades de Sistema de Ejecución de Trabajo.


Proceso Ejecutar Trabajo Ponderación

295


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Ejecutar Trabajo Se registra la ejecución de la Orden de

Producción. Este registro tiene la

información de la mano de obra, materia

prima, maquinaria y fechas de trabajo

empleados en la producción de productos o

prestación de servicios.

Se registra la actividad realizar en el centro de producción, la

fecha de trabajo, mano de obra, maquinaria y materia prima.

2 1 2 2

Registrar mano de obra Se registra el personal que ejecuta la Orden

de Producción.

Se registra la Orden de Producción, la fecha de trabajo, las horas

laboradas y el personal operacional que fabrica los productos.

2 1 1 1

Registrar maquinaria Se registra la maquinaria empleada en la

elaboración del producto.

Se almacena la información de las horas empleadas por cada

máquina en la fabricación del producto, se calcula la depreciación

de los equipos empleados.

2 1 2 2

Registrar tiempo de

elaboración

Se registran las fechas empleadas de

fabricación del producto o prestación de

servicio.

Se registra las fechas en las que se procesaron los productos en

las diferentes áreas de producción, todos los tiempos empleados

desde del inicio al final de ejecución del producto son registrados.

2 1 2 2

Listar trabajos ejecutados Se debe visualizar la calendarización de

trabajo ejecutado.

Filtro de búsqueda: rango de fechas. 2 1 2 2

Se debe visualizar: el número de la Orden de Producción, el tipo

de producto, las fechas de elaboración, los centros de producción,

el personal, material y maquinaria empleada.

Total 10 5 9 9


Tabla A.8Calificación de funcionalidades de Sistema de Control de Calidad


Proceso Controlar Calidad Ponderación

296


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Registrar revisión de

productos

Se reciben los productos para ejecutar el control de

calidad. Se registra el personal que realiza el control de

calidad y los tiempos empleados.

Se registra la Orden de Producción, los productos

revisados, las fechas de revisión.

1 1 1 1



Registrar fallos Si el producto presenta fallas, este es registrado y separado

de los productos buenos.

Se registra: la fecha de revisión, personal que

realiza la revisión, los productos revisados, la falla

detectada.

2 1 1 1

Listar registros con fallas Se puede listar todos los productos que se registraron con

fallas.

Los filtros de búsqueda son: Orden de Producción,

fecha de revisión.

2 1 1 1

Se visualiza: Número de Orden de Producción, con

código del producto, la falla detectada.



Informar de fallas en

productos

Se informa al área de producción que existen productos

con fallas.

Se envía mediante correo electrónico el listado de

productos con fallas al área de producción.

1 1 1 1

Generar orden de reposición La orden de reposición es similar a una Orden de

Producción en la cual se especifican los productos y la

cantidad a elaborar.

Registrar: cantidad de productos, Orden de

Producción, código de la orden de reposición, fecha

de registro.

1 1 1 1

Total 7 5 5 5


Tabla A.9Calificación de funcionalidades de Sistema de Empaquetado de Productos.


Proceso Empaquetar Producto Ponderación

297


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Solicitar productos Se genera la solicitud de material para el embalado y

empaquetado de los productos.

Se registra la cantidad de material. 2 2 2 2

Empaquetar producto Los productos son embalados y empaquetados. Se registra el material empleado, la fecha de

empaquetado, personal que realiza el trabajo.

2 2 2 2

Informar a Bodega de

Producto Terminado

Al finalizar el empaquetado de los productos se envía un

correo electrónico informando a Bodega de producto

terminado que existen productos listos para ingresar a

bodega.

2 2 2 2

Total 6 6 6 6


Tabla A.10Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento de Productos.

SISALMPT (Sistema de Almacenamiento de Productos)

Proceso Empaquetar Producto Ponderación

298


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Receptar Listado de

Productos Terminados

Se recibe el correo con la información de los productos

terminados listos para ingresar a bodega.

El correo debe contener el nombre del cliente, el

número de Orden de Producción, cantidad de

productos a ingresar.

4 4 4 4

Actualizar Inventario Los productos son ingresados a la bodega de producto

termina y se actualizan los inventarios.

4 4 4 4

Informar Ingreso de

Productos Terminados

Al finalizar el ingreso de los productos se informa a

Atención al Cliente y a Punto de Venta que existen

productos para ser entregados al cliente.

Se envía un correo a Atención al Cliente y Punto de

Venta con la siguiente información: Nombre del

cliente, número de la Orden de Producción,

cantidad de producto.

4 4 4 4

Total 12 12 12 12


Tabla A.11Calificación de funcionalidades de Sistema de Compras.

SISCMP (Sistema de Compras)

Proceso Crear Solicitudes de Compras Ponderación

299


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Crear Solicitud de Compra El personal de las diferentes áreas de la empresa puede

generar una Solicitud de Compra la cual debe ser aprobada

por el jefe de área.





solicitante.

4 4 4 4

La Solicitud de Compras debe poseer el estado, creado,

enviado para aprobación, rechazada, autorizada, atendida,

cancelada.

Para generara la Solicitud de Compra se debe acceder a la

lista de productos y proveedores.

En el caso de necesitar un nuevo producto o servicio se

debe poder describir las especificaciones técnicas del

producto en la solicitud.

Modificar Solicitud de

Compra

Al modificar la Solicitud de Compra se pueden realizar

cambios en las cantidades de los productos, eliminar

productos o agregar nuevos productos y sus proveedores.





solicitante.

4 4 4 4

Si se desea cancelar la Solicitud de Compra se debe

seleccionar el estado cancelado, el cual bloquea los

registros de solicitud e impide su modificación.


autorización

Las Solicitudes de Compra creadas y que se encuentran en

estado creada pueden ser envidas a los jefes de área para

su aprobación.

Del listado de Solicitudes de Compras se debe




adjuntar el número de Solicitud de Compra, el área

que la requiere, persona que solicita y la

descripción del producto.

4 4 4 4

Se debe acceder al listado de Solicitudes de Compra las


área solicitante, persona solicítate, descripción del

producto y estado.






enviadas.

4 4 4 4

300


producto y estado enviadas.

Autorizar solicitud Se puede seleccionar la Solicitud de Compras del listado y

revisar su descripción.

Se puede cambiar el estado de la Solicitud de

Compra a autorizada o rechazada, en ambos casos

se debe notificar mediante correo electrónico a la

persona solicitante.

4 4 4 4

El jefe de área puede rechazar la solicitud y solicitar que

se realicen modificaciones o aprobar la solicitud.

Al autorizar la Solicitud de Compra se envía un

correo con la descripción de los productos al

Departamento de Compras para que se proceda con

la adquisición.



Recibir Solicitud de Compra Las Solicitudes de Compra creadas y autorizadas por los

jefes de área son recibidas mediante correo electrónico.

Este correo electrónico contiene el número de la solicitud

para poder ser procesada.

4 4 4 4




producto y estado autorizadas.


autorizadas.

4 4 4 4



Solicitar Cotización De la lista de solicitudes autorizadas para la compra puede

generar un documento PDF con los productos solicitados,

su descripción y cantidades.

Generar el PDF con la descripción de los productos

y cantidades solicitadas por las diferentes áreas de

la empresa.

4 4 4 4

Este documento es enviado mediante correo electrónico o

medio impreso a los proveedores previamente registrados.

El personal de compras puede registrar nuevos

proveedores.


proveedores.


representante legal, RUC, Nacionalidad, dirección,

teléfonos, sucursales, correos electrónicos,

contactos y productos que provee y sus precios.

4 4 4 4




301

inactivado.


calificación


proveedores.

Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,


Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no

cumple), peso (valor numérico)

4 4 4 4

Seleccionar proveedor Las cotizaciones de los productos enviadas por los

proveedores son evaluadas por el personal de compras y se

procede con la selección del proveedor tomando en cuenta

los criterios de calificación.

Se muestra los criterios de calificación por cada

proveedor y sus valores obtenidos. El proveedor

seleccionado por el personal de compras es

asignado a la Solicitud de Compra.

4 4 4 4

Se actualiza el estado de la Solicitud de Compra a

asignado proveedor.



Listar solicitudes y

proveedores

Se listan las solicitudes que se encuentren asignado

proveedor. Los filtros de búsqueda son: rango de fechas de

solicitud, proveedor, área solicitante, personal solicitante.

Se despliega la información: 4 4 4 4




Crear Orden de Compra De la lista de Solicitudes de Compra con estado proveedor

asignado se seleccionan y se genera la Orden de Compra

con los productos, cantidades y proveedores

seleccionados. La Orden de Compra contiene los

productos solicitados en uno o varias Solicitudes de

Compras.

Se registra: fecha de creación de Orden de Compra,

los productos a adquirir (estos productos pueden

ser de varias Solicitudes de Compra), proveedor

seleccionado, número de Orden de Compra, monto

a cancelar.

4 4 4 4

En el caso de necesitar autorización para la compra se

envía un correo al Jefe Administrativo encargado de la

autorizar compras.

Enviar Orden de Compra para

autorización

Las órdenes de compra creadas pueden ser envidas a los

Jefes de Administrativos para su aprobación.

Del listado de órdenes de compras se debe




adjuntar el número de Orden de Compra, el área

que la requiere, persona que solicita, la descripción

del producto, proveedor, montos a cancelar.

4 4 4 4

Se debe acceder al listado de órdenes de compra las cuales

deben ser filtradas por: rango de fechas de creación, área

solicitante, persona solicítate, descripción del producto y

estado.

Listar órdenes de compra Los Jefes Administrativos que autorizan las compras Se despliega la información: 4 4 4 4

302

pueden visualizar las órdenes que requieren autorización. Nombre del producto, área solicitante, cantidad de



Aprobar Orden de Compra Del listado de órdenes de compra el Jefe Administrativo

puede seleccionar una orden y visualizar el detalle del

pedido de productos.

Actualiza el estado de la Orden de Compra a

aprobado o rechazado.

4 4 4 4

Si está de acuerdo puede aprobar la orden en cuyo caso

cambia el estado de la orden a aprobado.



proveedor.




4 4 4 4

Notificar a bodega Se envía un correo electrónico a bodega informándole de

la adquisición de productos.




4 4 4 4



Registrar factura de

proveedor

Las facturas emitidas por el proveedor ya sean físicas o

digitales son registradas en el sistema

Se registra: código de la factura, proveedor, fecha

de emisión, monto a pagar.

4 4 4 4

Pago a proveedor Se realiza el pago al proveedor. Esta acción actualiza la

información financiera y contable de la empresa.

Se registra la fecha de pago, el monto de pago, la

forma de pago, código de la factura.

4 4 4 4

Se cambia el estado de la factura registrada a

pagada y se envía un correo electrónico al

proveedor notificándole el pago.

Total 80 80 80 80


Tabla A.12Calificación de funcionalidades de Contrato

SISCONTR (Sistema de Contrato)

Proceso Generar Contrato Ponderación

303


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP

Registro de contrato Se registra el contrato generado para un cliente. Fecha de registro, nombre del contrato, código del

contrato, fecha de culminación, acuerdos

contractuales.

1 1 1 1

Cierre de contrato Se registra el cierre del contrato con el cliente, si el mismo

llega a su final de manera legal.

Fecha de cierre, código del contrato, nombre del

contrato, datos del proveedor.

1 1 1 1

Contrato con

problemas legales


del cliente contra la empresa se registra la etapa en la que

se encuentra el seguimiento legal.



cliente, representante legal y judicial de la empresa,

esta legal en el que se encuentra.

1 1 1 1

Total 3 3 3 3


Tabla A.13Calificación de funcionalidades de Sistema de Almacenamiento.

SISALM (Sistema de Almacenamiento)

Proceso Receptar Productos Ponderación

304


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP


compra

El personal de bodega recibe un correo electrónico

informándole de la adquisición de productos.




4 4 4 4


productos


inventarios.



almacenamiento.

4 4 4 4







Revisión de productos El personal de bodega revisa el estado de los productos, si

estos tienen fallas son separados y registrados para ser

devueltos al proveedor.

Se registra: estado del producto (bueno -

defectuoso), la hora de revisión, persona que revisa.

4 4 4 4

Notificar productos

defectuosos

Se crea un PDF con la lista de productos defectuosos y se

informa al Departamento de Compras, jurídico y

proveedor mediante correo electrónico.

Se genera el correo electrónico con: Lista de

productos defectuosos, fecha de revisión.

4 4 4 4


proveedor

Se registran los productos que se devueltos al proveedor y

se actualizan los inventarios y la información contable.

Se registra: la fecha de devolución, los productos,

proveedor, Orden de Compra.

4 4 4 4




productos


inventarios.



almacenamiento.

4 4 4 4





Despacho de productos Se procede con el despacho de los productos solicitados a

las diferentes áreas solicitantes.

Se registra: fecha de salida, área a la que transfiere,

persona que recibe, Orden de Producción y se

actualizan los inventarios.

4 4 4 4

305

Total 28 28 28 28


Tabla A.14Calificación de funcionalidades de Sistema de Administración de Proveedores.


Proceso Receptar Productos Ponderación


Op

enB

rav

o

ER

P L

N

Mic

roso

ft

Dy

na

mic

s E

RP

SA

P E

RP


proveedores.


representante legal, RUC, Nacionalidad, dirección,

teléfonos, sucursales, correos electrónicos,

contactos y productos que provee y sus precios.

3 3 4 4




inactivado.



proveedor.




3 2 3 3


calificación


proveedores.

Se registra: Nombre del criterio, fecha de creación,


Alfanumérica, Condicional si-no, cumple - no

cumple), peso (valor numérico)

3 2 3 3

Calificar proveedor Se genera la calificación de los proveedores de acuerdo a

los criterios ingresados.




3 2 3 3

306

Emitir garantía Se registran las garantías de los productos que se han

hecho efectivas.

Se registra: fecha de emisión de garantías, causas,


3 2 2 2

Total 15 11 15 15


307

B I O G R A F Í A

Mi nombre es Carlos David Caiza Muyolema, nací en la ciudad de Quito el 26

de junio de 1979, mis padres son Gloria Helena Muyolema Hidalgo y Carlos Andrés

Caiza.

Realicé mis estudios primarios en la Escuela Fiscal Mixta 12 de Octubre y los

estudios secundarios en el Colegio Nacional Santiago de Guayaquil.

Obtuve mi título de Ingeniero Informático por la Universidad Central del

Ecuador en el año 2007, año en el que mi querida esposa Andrea Freire tuvo a nuestro

primer hijo Alan Gabriel Caiza Freire.

Empecé mi vida profesional en el año 2005 cuando la Ingeniera Noralma

Yánez docente de la Materia de Arquitectura de Computadores de la Universidad

Central del Ecuador y de la cual tuve la dicha de ser Ayudante de Cátedra, me ofreció

la oportunidad de trabajar en la Empresa STIMM desempeñando la labor de

HelpDesk. Luego trabajé en las siguientes instituciones:

- Ministerio de Relaciones Laborales como pasante en el área de desarrollo.

- Servicios Temporarios Industriales Tempin S.A.como Desarrollador junior.

- Virtual como Desarrollador Semi Senior.

- GESTORINCSA S.A.como Desarrollador.

- Instituto Geográfico Militar como Desarrollador Geoinformático.

- Centro de Transferencias y Desarrollo Tecnológico ESPE - CECAI como

Coordinador de Aplicaciones Informáticas.

- Ministerio de Relaciones Laborales como Especialista de Tecnologías de

Información.

Cada de una las empresas en las que trabaje me permitieron acercarme al

mundo de los Sistemas Informáticos de Planificación de Recursos Empresariales y

Banca, experiencia que me permitió adaptar mis conocimientos de manera fácil al

mundo de los procesos y la Gestión de Proyectos Informáticos.

Modelo de implementación de un sistema de Planificación de ... · Modelo de implementación de un...

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