Modelo de una Biblioteca Nacional en América Central REPRESENTANTES DE LOS PAÍSES QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN DEL PRESENTE MODELO Jimmy Alvarado Moreno Nicaragua Guadalupe García de Rivera Panamá Francisco Gustavo Guevara Guatemala Ligia González Costa Rica Joy Izaguirre Belice Héctor Luna Sánchez Honduras Silvia Elizabeth Martínez El Salvador Melga Ocampo Costa Rica

Marzo de 2001

Primera Edición Dirección Nacional de Promoción

y Difusión Cultural CONCULTURA, 2001

©ABINIA-AC

Impreso en la Dirección de Publicaciones e Impresos

17Av. Sur, San Salvador, El Salvador, Centroamérica. Tels: (503) 222-9152, 222-0665, 271-1806

Fax: 271-1071

PRÓLOGO

En el marco de la X Asamblea de ABINIA-AC, realizada en San José, Costa Rica, en el año 2000, se planteó la necesidad de contar con información que reflejara la situación de las Bibliotecas Nacionales de la región centroamericana. Las realidades de los países, a pesar de las costumbres culturales y economías afines, poseen elementos que hacen la diferencia entre cada uno de ellos, por lo que un documento que recogiera, por una parte, la situación de las Bibliotecas Nacionales y, por otro, el modelo ideal de Biblioteca Nacional para América Central era necesario para tomar decisiones y acciones en conjunto. De esta manera, con el apoyo financiero del Gobierno de Suecia, los Directores de Bibliotecas Nacionales o sus representantes, nos reunimos en la ciudad de Guatemala durante dos días para elaborar el modelo de una Biblioteca Nacional en América Central, para lo cual hubo intercambio de experiencias, conocimientos y sobre todo de voluntad para buscar los caminos que nos llevarían a diseñar un modelo viable para cualquier país de la región. Resultado de estos dos días de trabajo es el modelo que a continuación se presenta, el cual, fue ratificado en la XI Asamblea de ABINIA-AC realizada en la ciudad de Guatemala en el 2001, haciéndole algunas adiciones de estilo al documento elaborado en el 2000. Estamos conscientes que en materia de Bibliotecas Nacionales hay mucho trabajo por hacer en América Central, que el presente modelo es modesto si se compara con otras Bibliotecas, pero es el mínimo que aspiramos tener. Cada país centroamericano conoce sus limitantes, pero también conoce sus fortalezas. El trabajo como región puede llevarnos a cumplir con los estándares que aquí se presentan, pero cada país debe también hacer lo propio. En este sentido, la misión, visión y objetivos de la Biblioteca Nacional que en el modelo se presentan, deben constituirse en el día a día del trabajo de estas instituciones, caracterizadas en la actualidad por prestar servicios de Biblioteca Pública o Biblioteca Escolar. El rescate del verdadero rol de las Bibliotecas Nacionales es un desafío que debe enfrentarse, y para lograrlo, se presenta a continuación el modelo que, al seguirse, estará constituyendo el primer paso hacia la consolidación de una verdadera Biblioteca Nacional. Silvia Elizabeth Martínez El Salvador

BIBLIOTECA NACIONAL

Definición Biblioteca Nacional:1 Es una institución financiada directa o indirectamente por el Estado, que tiene la responsabilidad fundamental de recopilar el patrimonio documental, de catalogarlo, preservarlo y difundirlo para un efectivo funcionamiento de las bibliotecas del país. Misión Conservar y preservar el Patrimonio Documental Nacional, como un aporte del país al control bibliográfico universal, impulsando el desarrollo bibliotecológico del país como aporte a los esfuerzos nacionales, dirigidos a elevar el nivel social, económico, educativo y cultural de la población. Visión Que la Biblioteca Nacional ofrezca nuevas tecnologías en los servicios de información que logren satisfacer las demandas de los usuarios, permitiendo el acceso universal a la información nacional, preservando además las colecciones bibliográficas en términos de seguridad, funcionalidad y climatización.

1 Concepto resumido de Biblioteca Nacional (recogido por ABINIA), propuesto en la Conferencia de IFLA 1998, Amsterdam y luego presentado

en la Conferencia Internacional de IFLA, en Bangok, 1999.

OBJETIVOS DE UNA BIBLIOTECA NACIONAL

Objetivo General

Recopilar, organizar, preservar, conservar y diseminar el patrimonio documental de la nación. Servir como ente coordinador del desarrollo bibliotecológico nacional.

Objetivos Específicos

1. Desarrollar servicios bibliotecarios que permitan el acceso ágil a la información documental a nivel nacional e internacional.

2. Velar por el cumplimiento del depósito legal. 3. Impulsar acciones de cooperación y canje con unidades de información homologas y afines. 4. Aplicar reglas universales de análisis documental. 5. Coordinar y promover proyectos y actividades de fomento a la lectura. 6. Administrar la Agencia de I.S.B.N. e I.S.S.N. 7. Recopilar, editar y publicar la bibliografía nacional.

DIRECTOR DE LA BIBLIOTECA NACIONAL

Perfil del Director

El Director debe desempeñar un papel esencial y debe reunir aptitudes excepcionales como administrador y directivo.

Debe disponer del apoyo de las autoridades.

Debe poseer características de líder. Debe estar familiarizado con las nuevas tecnologías de información.

Sistema de Bibliotecas Públicas La Biblioteca Nacional organiza y desarrolla el sistema de bibliotecas del país, estableciendo las normas y modelos para su organización y funcionamiento, prestando asistencia técnica para el desarrollo y consolidación de las mis-mas.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

1. Departamento de Administración Su función principal depende de la eficiencia con la que se obtengan sus recursos y los utilice. El trabajo implicado en la combinación y dirección, y uso de los recursos para lograr propósitos específicos será el común denominador. Es de hacer notar lo que distingue al trabajo administrativo de otro trabajo que ocurre en la misma institución. Este departamento da apoyo a la organización de la Biblioteca Nacional. El departamento está integrado por las siguientes áreas:

Planificación Recursos Humanos Finanzas

Informática Servicios Generales

2. Sección de Planificación

La planificación bibliotecaria se hace hacia el futuro, pero sin menospreciar el análisis de una realidad compleja presente para fijar objetivos, definir el modelo de la biblioteca, edificio, mobiliario y gestión. En este último rubro, la sección de Planificación elabora los programas y proyectos que le permitan la consecución de recursos para la biblioteca. Asimismo, realiza el moni-toreo de los proyectos, es decir, compara lo que ocurre durante la ejecución con las actividades, presupuestos, acciones y otras áreas fijadas durante la planeación. La sección de Planificación debe tener la capacidad de hacer ajustes cuando los resultados difieran demasiado. 3. Servicios Generales La sección de Servicios Generales es la unidad que garantiza el buen funcionamiento de la Biblioteca Nacional en los aspectos de seguridad, aseo, reparación, mantenimiento, transporte, mensajería, apoyo logístico y otras que le son requeridas.

4. Recursos Humanos

El proceso de reclutamiento, selección y contratación de personas es una de las principales tareas de la sección de Recursos Humanos. No obstante, esta sección también tiene a su cargo otras funciones, como la política salarial, la evaluación de puestos y de personal y la política de administración de recursos humanos. Es imposible definir en cifras la cantidad de personal necesario para hacer que una Biblioteca Nacional funcione bien. Los criterios cuantitativos y las condiciones demográficas no pueden aportar mucho, lo que realmente cuenta es la cantidad y la calidad de los servicios que debe prestar la biblioteca y evaluar de manera constante los resultados obtenidos y por obtener. Una Biblioteca Nacional requiere de personal de alto nivel, es decir, de bibliotecarios profesionales, así como de especialistas de la gestión financiera, analistas de sistemas, especialistas en conservación, microfilmación, digitalización y relaciones públicas. En síntesis, puede afirmarse que el personal de una Biblioteca Nacional puede dividirse en tres grupos:

a) De investigación, diseño y dirección, en menor o mayor escala b) De ejecución, que incluye bibliotecarios profesionales y no profesionales c) De apoyo técnico, administrativo o físico.

La sección de Recursos Humanos administrará al personal de la Biblioteca Nacional, velando por el cumplimiento de los horarios de trabajo y el desempeño laboral. Para este último se apoyará en el manual de funciones de la institución, que deberá ser elaborado previamente en esa sección. 5. Sección de Finanzas

Esta sección, en coordinación con la Dirección, formula el presupuesto general de la Biblioteca que es incluido en el presupuesto del Gobierno central. Es importante destacar la importancia que el presupuesto tiene en el desarrollo y modernización de la Biblioteca Nacional, para que esté acorde con los servicios que presta: número de usuarios, desarrollo de colecciones, contrato de recursos humanos profesional y técnico, mantenimiento de las redes de información, equipo de oficina, edificio, materiales y suministros y otros que se derivan de las necesidades de toda su estructura.

6. Sección de Informática

La sección de Informática tiene su campo de acción en la administración de la red interna y externa. En el caso de la red interna, su actividad es apoyar la automatización de los servicios en los diferentes departamentos que componen la estructura de la Biblioteca Nacional, además, tendrá función de accesar a todos los departamentos a través de sistemas de comunicación con el objeto de volver más eficaces los servicios, limitar los costos para evitar la repetición inútil de actividades de tratamiento y almacenamiento de datos. En cuanto a la red externa, establece inter-conexiones de sistemas indispensables para el intercambio de información relativo a los servicios que la Biblioteca desea poner a disposición de la red a través de Internet.

DESARROLLO DE COLECCIONES

La formación y desarrollo de colecciones es un proceso mediante el cual una biblioteca es ali-mentada con el propósito de estar en posibilidades de apoyar y satisfacer las demandas y necesidades de los usuarios. Incluye las acciones de selección, adquisición y agencias. Selección Tiene como función fundamental poner al alcance de los usuarios los materiales óptimos para satisfacer sus necesidades de información. Adquisición Es el proceso mediante el cual se obtienen, para la Biblioteca las colecciones, mediante compra, donación, canje y depósito legal. Agencias ISBN: Es la instancia encargada de asignar el Número Internacional Normalizado para Libros (ISBN) a la producción editorial nacional. ISSN: Es la instancia encargada de asignar el Número Internacional Normalizado para Publicaciones Seriadas (ISSN) a la producción editorial nacional.

SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La función fundamental de esta área es organizar la información bibliográfica para ponerla a disposición de los usuarios. El proceso de sistematización de la información comprende:

La catalogación. La clasificación.

Análisis documental y bibliografía nacional. La catalogación Es la descripción física del material bibliográfico. El instrumento de trabajo para apoyar la descripción son las "Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición". El proceso culmina con la confección de un catálogo, que son los asientos que presentan los fondos de una biblioteca y que constituyen su memoria. La clasificación Es la ordenación sistemática de los materiales bibliográficos en la Biblioteca, utilizando para esto el Sistema de Clasificación Decimal Dewey, vigésima edición y las listas de CutterSanborn para la signatura topográfica del autor, que es un signo compuesto de cifras o letras, o de una combinación de ambas, que sirve para identificar el lugar de un libro dentro de una colección. Con este signo, el asiento bibliográfico está completo y pasa a ser asiento catalográfico. Análisis documental y bibliografía nacional Este proceso corresponde al análisis de la información contenida en las publicaciones periódicas nacionales, algunas publicaciones extranjeras y a la elaboración de la bibliografía nacional.

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

La Biblioteca Nacional debe contar con adecuados servicios para satisfacer la demanda de información de sus usuarios. La meta final es la disponibilidad universal de la información sin importar dónde se localice. Por consiguiente, para lograr cubrir estas necesidades o para lograr entablar esta disponibilidad, se deben implantar servicios de consulta, orientación y préstamo. Referencia Es la sección de servicio al usuario que se encarga de ayudar, orientar y educar al usuario, en el uso de las diferentes fuentes de información o automatizadas, para que pueda lograr explotar las diferentes colecciones documentales. Servicios

Atención directa al usuario Orientación en el uso del catálogo manual o en línea Resolución de consultas cortas

Uso de las diferentes fuentes de información impresas o automatizadas Charlas de orientación bibliográfica Archivo documental (manual o auto-matizado) Elaboración de bibliografías especializadas Atención a usuarios especiales

Circulación y préstamo Tiene como propósito fundamental la consulta de las colecciones, tanto a los usuarios como a las bibliotecas de todo el país. Tomando en cuenta la importancia de las colecciones y la misión de la Biblioteca Nacional, se deben establecer normas y ciertas restricciones a los usuarios, con un reglamento y tomar precauciones con los textos que pueden consultarse (al igual que en lo relativo al préstamo interinstitucional).

Reglamentos

1. Horario de servicio al usuario.

2. Requisitos para el uso de las colecciones.

a) Identificación personal b) Boleta de solicitud de préstamo.

3. Restricción para la utilización de las colecciones. La Biblioteca tendrá la potestad, según sus objetivos, de establecer las restricciones de préstamo de sus colecciones documentales.

4. Reproducción (servicio de fotocopiado).

La Biblioteca dará las políticas de los documentos que se pueden fotocopiar, respetando los derechos de autor.

5. Uso de las salas de atención y equipo. La Biblioteca establecerá los procedimientos adecuados para la utilización del espacio físico y equipo.

DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN

Este departamento será el encargado de:

Velar por la conservación y preservación del material documental de la Biblioteca Nacional.

Determinar las necesidades climáticas, estructurales y ambientales idóneas para mantener las colecciones en buen estado.

Identificar los formatos (microfilm, digitalización, reprografía) requeridos para convertir los documentos originales a documentos accesibles a los usuarios.

Encargarse de la planificación de pro-gramas para la prevención y control de desastres naturales o provocados por el hombre en la Biblioteca.

Capacitar a funcionarios y usuarios en la preservación de documentos y enfrentamiento de desastres.

Equipo El departamento debe contar con equipo para restaurar, microfilmar, encuadernar, y para enfrentar los desastres. Recursos humanos El personal debe estar capacitado en las áreas de restauración, microfilmación, encuadernación y preservación. Presupuesto Teniendo en cuenta que el objetivo primordial de la Biblioteca Nacional es conservar y preservar el material documental de la nación, es importante que se cuente con un porcentaje del presupuesto destinado a la Biblioteca qué satisfaga necesidades. Este presupuesto será destinado a la compra de materiales para la restauración, los cuales en su mayoría deben ser adquiridos en el exterior y tienen un alto costo; actualización de equipo para microfilmar, para la restauración (equipo para hacer papel); para la preservación (deshumidificadores, controladores de clima, aire acondicionado) y para la prevención de desastres tales como alarmas de incendios, extintores y secadoras de papel. Actualización Este departamento debe velar por mantener al día la información relacionada con esta área.

MATRIZ DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LAS BIBLIOTECAS NACIONALES

ÍNDICE

Prólogo Biblioteca Nacional Objetivos De Una Biblioteca Nacional

Director De La Biblioteca Nacional Departamento Administrativo Desarrollo De Colecciones Sistematización De La Información Servicios Se Información Departamento De Conservación y Preservación Organigrama Matríz De La Situación Actual De Las Bibliotecas Nacionales

Esta edición consta de 500 ejemplares. Se termino de imprimir el 14 de septiembre de 2001