MODIFICACIÓN AL CONTRATO DE PRESTACIÓN … · inventario documental será de cinco (5) meses....
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SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA MODIFICACIÓN AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A. NIT. 860.020.382-4 SF-3-002-2006
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Entre los suscritos, MÓNICA ANDRADE VALENCIA, identificada con la
cédula de ciudadanía No. 41.788.398 de Bogotá, actuando en calidad de
Secretario General de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE
COLOMBIA, facultada para suscribir esta modificación de conformidad con la
delegación que para el efecto le confiere la Resolución No. 0040 del 11 de
enero del 2006, expedida por el Superintendente Financiero de Colombia, y
quien se denominará la SUPERINTENDENCIA de una parte, y de otra, LUIS
CARLOS ARANGO SORZANO, identificado con cédula de ciudadanía No.
91’229.199 de Bucaramanga, actuando en su calidad de primer suplente del
Gerente General de la sociedad ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE
DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A., con NIT 860.020.382-4, con domicilio
principal en la ciudad de Bogotá D.C., de conformidad con certificación
expedida por el Secretario Ad-Hoc de la Superintendencia Financiera de
Colombia de fecha 20 de diciembre del 2006, quien se denominará el
CONTRATISTA, hemos convenido realizar la presente modificación al
contrato SF-3-002-2006 suscrito entre las partes el 26 de mayo del 2006,
previas las siguientes consideraciones: 1) Las partes suscribieron el citado
contrato cuyo objeto es el servicio de almacenaje, custodia e inventario de
los fondos documentales acumulados que hacen parte de la
Superintendencia Financiera de Colombia. 2) De conformidad con la cláusula
quinta del contrato SF-3-002-2006, el plazo de ejecución es de dieciséis (16)
meses o hasta el agotamiento de la cuantía si este evento ocurre primero,
discriminado de la siguiente manera: 1) EL SERVICIO DE
ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA: El plazo de ejecución es de dieciséis
(16) meses o hasta el agotamiento de la cuantía si este evento ocurre
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primero, y 2) EL SERVICIO DE INVENTARIO: El tiempo de realización del
inventario documental será de cinco (5) meses. Dichos plazos serán
contados a partir del día siguiente a la comunicación de la aprobación de la
garantía única por parte de la Superintendencia. La garantía única fue
aprobada y comunicada al contratista el 5 de junio del 2006. 3) La cláusula
séptima del contrato SF-3-002-2006 estipuló como valor del mismo la suma
de CUATROCIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS
SESENTA Y OCHO MIL CIENTO SESENTA Y CUATRO PESOS
($471’668.164.00), de los cuales CUATROCIENTOS SEIS MILLONES
SEISCIENTOS DIEZ MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS
($406’610.486.00) corresponden al valor del objeto del presente contrato y
SESENTA Y CINCO MILLONES CINCUENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS
SETENTA Y OCHO PESOS ($65’057.678.00) al IVA, discriminados así:
DESCRIPCIÓN
VALOR / MES / CAJA
VALOR / TOTAL
TIEMPO DE SERVICIO
CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO - 21.400 CAJAS X – 300
CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, CONSULTAS Y TRASLADOS
520.00
178,048,000.00
(16) DIEZ Y SEIS
MESES
INVENTARIO DOCUMENTAL - 21.400 CAJAS X – 300
INVENTARIO ARCHIVISTICO DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN
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DESCRIPCIÓN
VALOR / MES /
CAJA
VALOR / TOTAL
TIEMPO DE SERVICIO
DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA BANCARIA
10,680.49
228,562,486.00
(5) CINCO MESES
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA DE VALORES
SUBTOTAL 406,610,486.00
IVA 65,057,678.00
TOTAL PROPUESTA
471,668,164.00 4) Mediante documento de fecha noviembre 5 del 2006 se modificó el
contrato SF-3-002-2006 y se prorrogó su plazo su ejecución hasta el veinte
(20) de diciembre del 2006 sin costo adicional para la
SUPERINTENDENCIA, manteniendo las condiciones que se venían dando
descritas en el cronograma adjunto a dicha modificación. 5) Mediante
memorando de fecha 14 de diciembre del 2006 el Coordinador del Grupo de
Gestión Documental y Bibliográfica en su calidad de supervisor del contrato
SF-3-002-2006, solicita la modificación del mismo, en los siguientes términos:
“Teniendo en cuenta el concepto técnico y administrativo que ha expedido la
interventoría del contrato S.F.3-002-2006, suscrito con la firma ALPOPULAR
S.A., cuyo objeto es la prestación del servicio de almacenamiento, custodia e
inventario de los fondos documentales que hacen parte de la entidad, en lo
relacionado con la conveniencia de realizar una modificación al contrato
inicial suscrito con esta firma, con el objeto de incluir en el proceso de
inventario documental, 2594 cajas adicionales, de manera atenta me permito
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remitirle la siguiente documentación, para la realización del trámite
respectivo: -Oficio suscrito por la firma Alpopular, en donde manifiesta la
aceptación de la modificación del contrato, estableciendo costos y tiempos
para la realización del inventario de las cajas adicionales. -Oficio suscrito por
la interventoría del contrato, en donde manifiestan la conveniencia para la
realización de esta modificación. -Justificación y conveniencia para la
realización de la modificación.” 7) El oficio de Alpopular de fecha 7 de
diciembre del 2006, expresa lo siguiente: “Con el propósito de llevar a cabo y
continuar el proceso de levantamiento de la información para consolidar la
base de datos existente de la actual Superintendencia Financiera de
Colombia, presentamos propuesta actualizada a la fecha para la
presentación de los servicios que deben realizarse a las 2.594 cajas
resultantes adicionales. Los procesos corresponden al levantamiento de
información del inventario archivístico del fondo documental adicional,
presentación de la base de datos y la elaboración de los cuadros de
clasificación. Se proyectan las siguientes fechas: Fecha de inicio: 21 de
Diciembre de 2006. Fecha de terminación: 31 de enero de 2007. En el
cuadro adjunto detallamos los costos que tendrá el nuevo proyecto.
DESCRIPCIÓN
VALOR
VALOR
TIEMPO DE SERVICIO
INVENTARIO DOCUMENTAL – 2.594 CAJAS X-300
VALOR /CAJA
VALOR / TOTAL
INVENTARIO ARCHIVÍSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO ADICIONAL
FECHA DE INICIO: DICIEMBRE 21 DE 2006
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DESCRIPCIÓN
VALOR
VALOR
TIEMPO DE SERVICIO
PRESENTACIÓN DE LA BASE DE DATOS ELABORACIÓN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
$10.680.49
$27.705.191
FECHA DE ENTREGA: ENERO 31 DE 2007
TOTAL $27.705.191 IVA $4.432.831 VALOR TOTAL $32.138.022 El costo de almacenamiento será el mismo que se tiene actualmente ($530
más IVA) y se cobrará a partir del ingreso de las cajas nuevas. VALOR DE
LA OFERTA PARA LOS SERVICIOS DE ALMACENAJE, CUSTODIA E
INVENTARIO DE LOS FONDOS DOCUMENTALES ADICIONALES,
PRESNTACIÓN DE LA BASE DE DATOS Y ELABORACIÓN DE LOS
CUADROS DE CLASIFICACIÓN: TREINTA Y DOS MILLONES CIENTO
TREINTA Y OCHO MIL VEINTIDOS PESOS ($32.138.022) M/CTE.” 8)
Mediante oficio de fecha diciembre 12 del 2006 el interventor manifestó: “El
motivo de esta adición tiene que ver con el resultado del proceso de
inventario archivístico que ha venido realizando el contratista ALPOPULAR
sobre los fondos documentales de las extintas Supervalores y
Superbancaria; en el caso de este último fondo, se ha presentado un
excedente de 2.594 cajas para inventariar, cuyo origen tiene que ver con las
entregas parciales de documentos que continuaron haciendo las
dependencias de la entidad después de diciembre 31 de 2005, fecha en que
se hizo el corte de cajas que sirvió de referencia para abrir la correspondiente
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licitación al contrato de la referencia. La interventoría considera necesario
que estas cajas queden inventariadas, para poder incluirlas en el proceso de
organización del fondo acumulado que está contratado y en ejecución,
suscrito con la firma Informática Documental, contrato SF-3-006-2006. Es de
gran importancia evitar que dicha documentación quede por fuera del
proceso de Gestión Documental que viene adelantando la Entidad, pues en
el caso contrario, quedaría incompleto el proyecto de organización de los dos
fondos acumulados que hacen parte de la Superintendencia Financiera.” 9)
Mediante documento de fecha diciembre 14 del 2006 el Coordinador del
Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica en su calidad de supervisor del
contrato SF-3-002-2006, presenta justificación de la modificación al mismo en
los siguientes términos: “Debido a que durante el año 2006 las diferentes
oficinas continuaron con el proceso de transferencias primarias de los
archivos de gestión que aún conservaban, correspondientes a
documentación de la antigua Superintendencia Bancaria. Estas
transferencias ocasionaron que se incrementara en forma considerable el
número de cajas inicialmente calculadas, correspondientes a ese fondo
documental. Una vez revisado este número adicional, con el equipo de
interventoría se concluyó, que el número de cajas adicionales a inventariar es
de Dos Mil Quinientas Noventa y Cuatro (2.594) Cajas. En este mismo
sentido es importante aclarar, que es fundamental que el total de cajas que
hacen parte del fondo documental de la Superintendencia Bancaria sean
inventariadas, ya que de lo contrario, el inventario estaría incompleto, lo cual
dificultaría la realización del proceso de organización archivística de los
fondos acumulados de la entidad, contrato que ya está en ejecución, suscrito
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con la firma Informática Documental. De acuerdo con la experiencia obtenida
en desarrollo del contrato SF-3-002-2006, se considera pertinente el tiempo
que empleará la firma Alpopular para la realización del inventario de estas
cajas adicionales, y el valor cobrado por el inventario de cada una de ellas,
es el mismo que se estableció en el contrato inicial, por lo tanto, esta
modificación se considera beneficiosa para la entidad. Teniendo en cuenta
las anteriores consideraciones, y actuando como Coordinadora del Grupo de
Gestión Documental y Bibliográfica, no encuentro inconveniente para realizar
la modificación del contrato en mención, incluyendo el número de cajas
adicionales a inventariar, y prorrogando el tiempo de ejecución, hasta el
próximo 31 de enero del 2007. Lo anterior permitirá culminar
satisfactoriamente con la totalidad de actividades programadas en el
proyecto de inversión de archivo.” 10) La Junta de Adquisiciones en sesión
del día 20 de diciembre del 2006, previo el análisis correspondiente,
recomendó modificación del contrato SF-3-002-2006 en el sentido de incluir
2594 cajas adicionales por valor de $32’138.022 dentro del inventario
adicional y el plazo para el servicio de almacenamiento y custodia sería hasta
el agotamiento de la cuantía. Esta modificación no implica variación del valor
del contrato. En consecuencia de lo expuesto, las partes acuerdan:
PRIMERO.- Modificar el numeral 8) de la cláusula segunda del contrato SF-
3-002-2006, en el sentido de incluir dos mil quinientas noventa y cuatro
(2594) cajas adicionales, del Fondo Documental Acumulado de la
Superintendencia Bancaria, por valor de TREINTA Y DOS MILLONES
CIENTO TREINTA Y OCHO MIL VEINTIDÓS PESOS ($32’138.022) incluido
IVA, sin que esto implique aumento del valor del contrato. SEGUNDO.- El
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plazo de ejecución para realizar el inventario de las dos mil quinientas
noventa y cuatro (2594) cajas adicionales, es hasta el 31 de enero del 2007.
TERCERO.- PUBLICACIÓN.- El CONTRATISTA deberá publicar la presente
modificación en el Diario Único de Contratación Pública. CUARTO.-
VIGENCIA DE LAS ESTIPULACIONES.- En lo demás continúan vigentes en
todas sus partes, las cláusulas y estipulaciones del contrato SF-3-002-2006 y
su modificación de fecha 5 de noviembre del 2006. QUINTO-
PERFECCIONAMIENTO.- La presente modificación se perfecciona con la
firma de las partes. En constancia se firma en la ciudad de Bogotá, D.C., a
los veinte (20) días del mes de diciembre del 2006.
MÓNICA ANDRADE VALENCIA Secretario General
Superintendencia Financiera de Colombia
LUIS CARLOS ARANGO SORZANO Representante legal ALPOPULAR S.A.
JAP
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Entre los suscritos, MÓNICA ANDRADE VALENCIA, identificada con la
cédula de ciudadanía No. 41.788.398 de Bogotá, actuando en calidad de
Secretario General de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE
COLOMBIA, facultada para suscribir esta modificación de conformidad con la
delegación que para el efecto le confiere la Resolución No. 0040 del 11 de
enero del 2006, expedida por el Superintendente Financiero de Colombia, y
quien se denominará la SUPERINTENDENCIA de una parte, y de otra, LUIS
CARLOS ARANGO SORZANO, identificado con cédula de ciudadanía No.
91’229.199 de Bucaramanga, actuando en su calidad de primer suplente del
Gerente General de la sociedad ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE
DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A., con NIT 860.020.382-4, con domicilio
principal en la ciudad de Bogotá D.C., de conformidad con el certificado
expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá de fecha 2 de noviembre del
2006 y certificación expedida por el Secretario Ad-Hoc de la
Superintendencia Financiera de Colombia de fecha 3 de noviembre del 2006,
quien se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido realizar la
presente modificación al contrato SF-3-002-2006 suscrito entre las partes el
26 de mayo del 2006, previas las siguientes consideraciones: 1) Las partes
suscribieron el citado contrato cuyo objeto es el servicio de almacenaje,
custodia e inventario de los fondos documentales acumulados que hacen
parte de la Superintendencia Financiera de Colombia. 2) De conformidad con
la cláusula quinta del contrato SF-3-002-2006, el plazo de ejecución es de
dieciséis (16) meses o hasta el agotamiento de la cuantía si este evento
ocurre primero, discriminado de la siguiente manera: 1) EL SERVICIO DE
SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA MODIFICACIÓN AL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A. NIT. 860.020.382-4 SF-3-002-2006
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ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA: El plazo de ejecución es de dieciséis
(16) meses o hasta el agotamiento de la cuantía si este evento ocurre
primero, y 2) EL SERVICIO DE INVENTARIO: El tiempo de realización del
inventario documental será de cinco (5) meses. Dichos plazos serán
contados a partir del día siguiente a la comunicación de la aprobación de la
garantía única por parte de la Superintendencia. La garantía única fue
aprobada y comunicada al contratista el 5 de junio del 2006. 3) La cláusula
séptima del contrato SF-3-002-2006 estipuló como valor del mismo la suma
de CUATROCIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS
SESENTA Y OCHO MIL CIENTO SESENTA Y CUATRO PESOS
($471’668.164.00), de los cuales CUATROCIENTOS SEIS MILLONES
SEISCIENTOS DIEZ MIL CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS
($406’610.486.00) corresponden al valor del objeto del presente contrato y
SESENTA Y CINCO MILLONES CINCUENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS
SETENTA Y OCHO PESOS ($65’057.678.00) al IVA, discriminados así:
DESCRIPCIÓN
VALOR / MES / CAJA
VALOR / TOTAL
TIEMPO DE SERVICIO
CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO - 21.400 CAJAS X – 300
CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, CONSULTAS Y TRASLADOS
520.00
178,048,000.00
(16) DIEZ Y SEIS
MESES
INVENTARIO DOCUMENTAL - 21.400 CAJAS X – 300
INVENTARIO ARCHIVISTICO DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
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DESCRIPCIÓN
VALOR / MES /
CAJA
VALOR / TOTAL
TIEMPO DE SERVICIO
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA BANCARIA
10,680.49
228,562,486.00
(5) CINCO MESES
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA DE VALORES
SUBTOTAL 406,610,486.00
IVA 65,057,678.00
TOTAL PROPUESTA
471,668,164.00
4) Mediante oficio radicado con el No. 2006058249-000 de 24 de octubre del
2006 el Contratista solicita modificación al contrato SF-3-002-2006, en los
siguientes términos: “Como es de su conocimiento esa Superintendencia
suscribió en junio de 2.006 con ALPOPULAR el contrato N° SF-3-002-2006
(…). Este contrato ha tenido algunos inconvenientes en su ejecución y
desarrollo, los cuales fueron expuestos a ustedes en la reunión celebrada el
26 de septiembre/06. No obstante a la fecha han sido satisfactoriamente
solucionados en su mayoría, por esto para ALPOPULAR se hace necesario
solicitar una ampliación del plazo contractual, lo cual sustentamos con los
siguientes puntos: Al inicio del contrato se presentaron las situaciones que
han sido conocidas por las partes intervinientes en el mismo y que influyeron
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en la agilidad de su ejecución, estas situaciones han sido motivo de análisis,
debates y soluciones tal como hoy se está presentando en la ejecución
contractual. De todas formas, y aun con las correcciones y modificaciones a
los procedimientos y a la organización interna, tanto de la unidad estratégica
de negocios de Alarchivo, como al personal encargado de ejecutar el
contrato, se está presentando un retraso en la ejecución, que puede ser
subsanado por el contratista ALPOPULAR, situación que es motivo de la
presente solicitud. 1) Se debió realizar un procesamiento inicial de mil
seiscientas cuarenta y nueve cajas (1.649) cajas requeridas con prioridad por
parte de la Superfinanciera, las cuales presentaron mayor dificultad para el
levantamiento y registro de la información, debido a que el promedio del
proceso estaba estimado en trece (13) unidades documentales por cada
caja, de acuerdo con lo que se conoció para efectos de estimar el valor de la
oferta y el tiempo de ejecución contractual; y para las mencionadas cajas se
encontraron hasta doscientos cincuenta y siete (257) unidades documentales
por caja (Acervo documental Código 1009), lo que obviamente retrasó el
proceso y la labor de la Almacenadora. (La interventoría aclaró frente al caso
de las 257 unidades documentales que afirma el Contratista haber
encontrado en las cajas de quejas y reclamos, se debe tener en cuenta que
en muchos casos estas unidades corresponden a un solo folio y no a
carpetas o A.Z. con varios documentos). 2) Con referencia a las cajas que se
encuentran en custodia en ALPOPULAR y que están siendo objeto de la
labor contratada, presentan también un mayor contenido de unidades
documentales que el que en promedio se estimó y mayor grado de dificultad
para el levantamiento y registro de la información. 3) Para la fecha de la
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reunión sostenida en las instalaciones de la Superfinanciera el 26 de
septiembre de 2.006, se presentaba un lento avance de la labor por parte de
ALPOPULAR, por las razones ya conocidas, pues como se mencionó allí el
avance estaba entre el 25% y el 30% del total de cajas y 20% respecto de la
digitación en la base de datos. A la fecha, de acuerdo con los compromisos
efectuados, la situación ha cambiado radicalmente pues se han procesado
un total de 13.800 cajas correspondiente al 64%, restando 7.600 cajas.
Respecto de los registros en la base de datos hemos procesado 118.625
registros de un total de 245.000, equivalentes al 48%. De otro lado, para la
fecha del 26 de septiembre se tenían 28 personas laborando en un turno y
desde el 4 de octubre contamos con 68 personas en 2 turnos, laborando dos
turnos diarios de lunes a sábado y un turno de día domingo. 4) Con los
ajustes y medidas correctivas efectuadas, hemos pasado de un promedio de
procesar noventa (90) cajas por día una producción actual de trescientas
cincuenta (350) cajas en el proceso de levantamiento de información.
Respecto de los registros incorporados en la base de datos, se estaban
haciendo setecientos (700) registros diarios, pasando a la fecha de la
presente a cinco mil quinientos (5.500) registros diarios. 5) En cuanto a la
calidad de la información, una vez aclaradas las solicitudes efectuadas por la
firma interventora del contrato, hemos tenido buenos resultados en la labor
ejecutada a partir del inicio del mes de octubre, tanto en calidad de la
información levantada como en la digitación de la misma, lo que permitirá
entregar a la Superfinanciera un producto óptimo y en las condiciones
requeridas por esa institución. Con base en todo lo anterior, y teniendo en
cuenta además que la curva de aprendizaje del nuevo personal ha finalizado,
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que la producción diaria se encuentra estabilizada, y que ALPOPULAR ha
realizado un gran esfuerzo en recursos físicos, financieros y humanos, hasta
sacrificar la rentabilidad del proyecto con el fin de cumplir con la
Superintendencia, nos vemos en la necesidad de solicitar una ampliación en
el plazo del contrato hasta el día veinte (20) de diciembre del 2.006, para la
entrega final de la labor de inventario de los fondos documentales, esta
solicitud no implica un costo o valor adicional para la Superintendencia
Financiera. Con lo anterior, ALPOPULAR podrá cumplir adecuadamente con
el contrato, entregando a satisfacción de la Superintendencia todas y cada
una de las labores encomendadas.” 5) Mediante oficio de fecha octubre 30
del 2006, el interventor del presente contrato María Livia Teresita del Niño
Jesús Villota de De La Cruz, como resultado del estudio a la solicitud de
ampliación expresa lo siguiente: “Para tal efecto, ha sido revisado el estado
actual de desarrollo del contrato, y se ha realizado un balance de las
actividades y productos entregables pendientes, contando con los correctivos
y mejoramiento en los procedimientos operativos y administrativos internos y
el notable esfuerzo mostrado por Alpopular, en el último mes, para superar
las dificultades que se han presentado en el desarrollo y cumplimiento del
objeto del contrato. De este análisis se obtuvieron los siguientes resultados:
A finales de septiembre el contratista mostraba un avance general sobre las
actividades contratadas de un 35%. Al finalizar el mes de octubre, siguiendo
los datos suministrados en los cuadros de producción semanal que entrega
el contratista, se puede observar que sobre el total de las actividades del
contrato se ha logrado un avance del 65%, es decir, en el mes de octubre se
avanzó en un 30%. Tomando como referencia los datos de producción que
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ofrece Alpopular en su solicitud y el resultado consolidado de sus informes,
consideramos que el tiempo solicitado es apropiado para la ejecución del
35% de las actividades restantes. En este tiempo deberán contemplarse
como incluida las actividades de revisión de la interventoría, e igualmente la
corrección de los productos parciales que irá entregando Alpopular. Frente a
las circunstancias expuestas arriba, consideramos que las aproximadamente
6 semanas (c/u de 7 días, según cronograma de Alpopular), calculadas para
terminar el contrato en las condiciones óptimas ofrecidas por Alpopular y
requeridas por la Superintendencia, sí, son necesarias para poder cumplir
con el inventario de las 21.400 cajas contratadas, inicialmente y la entrega de
los cuadros de clasificación.” 6) Mediante memorando de fecha octubre 30
del 2006 la Coordinadora del Grupo de Gestión Documental y Bibliográfico,
manifestó: “(…) una vez revisados y analizados los datos de producción y las
actividades pendientes por entregar, considero viable realizar esta prórroga,
la cual permitirá que se cumpla a satisfacción con el objeto del contrato.
Anexa documento de justificación de la prórroga en los siguientes términos:
“Debido a los inconvenientes que se presentaron con la ejecución inicial del
contrato en mención, la firma ALPOPULAR, solicitó mediante oficio
2006058249 del 24 de octubre del 2006, la ampliación del plazo de ejecución
del contrato hasta el próximo 20 de diciembre del 2006. Esta solicitud fue
analizada, en primer término, por parte del equipo de interventoría, quien
ejerce la supervisión del contrato, partiendo de la revisión del estado actual
del desarrollo del contrato, y realizaron un balance de las actividades y
productos pendientes por entregar, encontrando que a la fecha se ha logrado
un avance del 65%, lo cual significa, que la firma ALPOPULAR, ha realizado
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serios esfuerzos por avanzar en la ejecución de las actividades objeto del
contrato. Con los promedios de producción actuales, y considerando los
tiempos empleados para la revisión y corrección de los productos, la
interventoría conceptúa que el tiempo requerido por la firma ALPOPULAR, es
suficiente para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato. Teniendo en
cuenta las anteriores consideraciones, y actuando como Coordinadora del
Grupo de Gestión Documental y Bibliográfica, no encuentro inconveniente
para realizar la ampliación del plazo de ejecución del contrato, al contrario la
encuentro beneficiosa para culminar satisfactoriamente con la totalidad de
actividades programadas.” 7) La Junta de Adquisiciones en sesión del día 1°
de noviembre del 2006, previo el análisis correspondiente, recomendó
prorrogar hasta el 20 de diciembre del 2006 el plazo de ejecución del
contrato SF-3-002-2006 sin costo adicional para la SUPERINTENDENCIA.
En consecuencia de lo expuesto, las partes acuerdan: PRIMERO.- Prorrogar
el plazo de ejecución del contrato SF-3-002-2006 a partir del vencimiento
inicial y hasta el veinte (20) de diciembre del 2006 sin costo adicional para la
SUPERINTENDENCIA, manteniendo las condiciones que se vienen dando y
que se encuentra descritas en el cronograma adjunto al presente documento.
SEGUNDO.- GARANTÍA ÚNICA.- El CONTRATISTA deberá extender la
vigencia de la garantía única por el término de dos (2) meses. TERCERO.-
PUBLICACIÓN.- El CONTRATISTA deberá publicar la presente modificación
en el Diario Único de Contratación Pública. CUARTO.- VIGENCIA DE LAS
ESTIPULACIONES.- En lo demás continúan vigentes en todas sus partes,
las cláusulas y estipulaciones del contrato SF-3-002-2006. QUINTO-
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PERFECCIONAMIENTO.- La presente modificación se perfecciona con la
firma de las partes. En constancia se firma en la ciudad de Bogotá, D.C., a
los cinco (5) días del mes de noviembre del 2006.
MÓNICA ANDRADE VALENCIA Secretario General
Superintendencia Financiera de Colombia
LUIS CARLOS ARANGO SORZANO Representante legal ALPOPULAR S.A.
JAP
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1
Entre los suscritos, MÓNICA ANDRADE VALENCIA, identificada con la
cédula de ciudadanía No. 41.788.398 de Bogotá, actuando en calidad de
Secretario General de la SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA, facultada para suscribir este contrato de conformidad con la
delegación que para el efecto le confiere la Resolución No. 0040 del 11 de
enero del 2006, expedida por el Superintendente Financiero de Colombia, y
quien se denominará la SUPERINTENDENCIA de una parte, y de otra, LUIS
CARLOS ARANGO SORZANO, identificado con cédula de ciudadanía No.
91’229.199 de Bucaramanga, quien declara no encontrarse ni él ni la
sociedad que representa incursos en las causales de inhabilidad e
incompatibilidad contempladas en el artículo 8o. de la Ley 80 de 1993, así
como en las demás consagradas en la Constitución y la Ley, actuando como
Representante Legal en su calidad de primer suplente del Gerente General
de la sociedad ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A., con NIT 860.020.382-4, facultado para contratar de
conformidad con el certificado expedido por la Cámara de Comercio de
Bogotá de fecha 17 de abril del 2006 y certificación expedida por el
Secretario Ad-Hoc de la Superintendencia Financiera de Colombia de fecha 3
abril del 2006, quien se denominará el CONTRATISTA, hemos convenido
celebrar el presente contrato contenido en las siguientes cláusulas, previas
estas consideraciones: 1) La SUPERINTENDENCIA tiene necesidad de
contratar el servicio de almacenaje, custodia e inventario de los fondos
documentales acumulados que hacen parte de la SUPERINTENDENCIA; 2) De conformidad con lo preceptuado en la Ley 80 de 1993, dicha contratación
se tramitó como licitación pública bajo el código LP-002-2006; 3) Presentaron
propuesta las siguientes sociedades: SEGURIDAD TÉCNICA S.A.
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SETECSA, ALMACENES GENERALES DE DEPÓSITO MERCANTIL S.A.
ALMACENAR, ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A.
ALPOPULAR S.A., DATA FILE S.A., ALMARCHIVOS INDUSTRIAL DE
PAPELES LTDA., y la UNIÓN TEMPORAL CUSTODIA TÉCNICA - CUSTEC
001; 4) La evaluación de las propuestas estuvo a disposición de los oferentes
durante los días 27 de abril al 4 de mayo del 2006, para conocer su resultado
y presentar observaciones, término dentro del cual no se presentó
observación alguna; 5) En sesión No. 06 del diez (10) de mayo del 2006, la
Junta de Adquisiciones y Licitaciones de la SUPERINTENDENCIA, teniendo
en cuenta la evaluación técnica, jurídica y económica financiera de las
propuestas, recomendó adjudicar la licitación pública 002 del 2006 y celebrar
el respectivo contrato con la sociedad ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL
DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A., por ocupar el primer lugar de
elegibilidad, cumplir con las condiciones mínimas requeridas y ser
conveniente para los intereses de la Entidad; 6) Mediante Resolución No.
0797 de fecha once (11) de mayo del 2006, expedida por el Secretario
General de la Superintendencia Financiera de Colombia, se adjudicó la
Licitación Pública 002 del 2006 a la sociedad ALPOPULAR ALMACÉN
GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A.; 7) Existe la
correspondiente disponibilidad presupuestal para atender el gasto de
conformidad con el certificado No. 202 del diez (10) de marzo del 2006 por
valor de CUATROCIENTOS OCHENTA Y OCHO MILLONES
CUATROCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MIL SEISCIENTOS CINCUENTA
Y DOS PESOS ($488’458.652.00) incluido IVA, para la vigencia fiscal del año
2006, expedido por el Coordinador del Grupo Financiero y de Presupuesto de
la SUPERINTENDENCIA; 8) La partida para atender el gasto y la
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celebración del presente contrato se rigen por lo dispuesto en la Ley 998 del
2005 y el Decreto 4757 del mismo año. En consecuencia, las partes
acordamos las siguientes cláusulas: PRIMERA.- OBJETO.- El presente
contrato tiene por objeto el servicio de almacenaje, custodia e inventario de
los fondos documentales acumulados que hacen parte de la
SUPERINTENDENCIA. SEGUNDA.- OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA.- Además de las obligaciones inherentes a la naturaleza del
contrato, el CONTRATISTA se obliga a: 1) Proceso de almacenamiento y
custodia de veintiún mil cuatrocientos (21.400) cajas X-300: Prestar el
servicio de custodia y almacenamiento de los Fondos Documentales
Acumulados que hacen parte de la SUPERINTENDENCIA, así:
Superintendencia Bancaria: diecisiete mil (17.000) cajas x-300
aproximadamente; Superintendencia de Valores: cuatro mil cuatrocientas
(4.400) cajas-300 aproximadamente; 1.1) Contar con un (1) coordinador de
proyecto de inventario de tiempo completo, profesional graduado en ciencias
de la información, con una experiencia mínima de dos (2) años en
organización de archivos; 2) Condiciones del lugar de almacenamiento y
custodia: 2.1) Aspectos Estructurales: Las estanterías a utilizar deberán
medir como mínimo 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 K/m2,
cifra que se deberá incrementar si se emplea estantería compacta o de
mayor tamaño; 2.2) Los pisos, muros, techos y puertas deben estar
construidos con material IGNIFUGO de ata resistencia mecánica y desgaste
mínimo a la abrasión; 2.3) La pintura de las paredes deberá poseer las
mismas características del numeral anterior y evitar el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación; 3) Condiciones ambientales
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técnicas: 3.1) Humedad relativa y temperatura: Material documental soporte
de papel: Temperatura quince grados (15°) a veinte grados (20°) con una
fluctuación diaria de cuatro grados centígrados (4°C). Humedad relativa:
cuarenta y cinco por ciento (45%) y sesenta por ciento (60%) con una
fluctuación diaria del cinco por ciento (5%). Para tal efecto, instalar en cada
bodega de almacenamiento un termohidrógrafo mediante el cual se
verifiquen diariamente estas condiciones ambientales; 3.2) Iluminación:
3.2.1) Iluminación natural: Los rayos solares no deberán incidir directamente
en la documentación ni en sus contenedores. Adicionalmente, el porcentaje
de ventanas en muros exteriores de las fachadas de mayor incidencia solar
no deberá exceder del quince por ciento (15%) de la superficie total de los
mismos; 3.2.2) Iluminación artificial: Deberá disponer de un sistema deflector
y/o difusor u otros que anulen las radiaciones directas sobre la
documentación. La intensidad luminosa de los depósitos documentales no
debe sobrepasar los 100 lux (lux: unidad de iluminación descrita como el flujo
de energía percibido por el ojo humano – un lux equivale a un lumen por
metro cuadrado). Se debe instalar un sistema de iluminación adecuado que
permita la correcta viabilidad de las cajas, que no pongan en riesgo la
integridad de las mismas. Las líneas de alimentación serán independiente de
las del resto de las zonas de archivo. Las conducciones eléctricas se alojarán
en tubos de acero de características antideflagrantes; 3.3) Ventilación:
Poseer sistema de ventilación que permita la renovación de aire de las
bodegas, como mínimo una (1) vez por hora. Adicionalmente, incluir un
filtrado que evite los factores de contaminación física, química o biológica; 4) Distribución de áreas: 4.1) Áreas de depósito: 4.1.1) Características físicas
de la estantería: El diseño deberá ser acorde con las dimensiones de las
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unidades que contendrá (cajas de 41 cms. de largo, 28,5 cms. de alto y 33
cms. de ancho), evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los
documentos. Construir los estantes en material sólido, resistente y estable,
debidamente tratado que evite su deterioro. Cada bandeja deberá soportar
un peso mínimo de 100 kg/mt. Lineal. Los módulos no deberán tener más de
cien (100) metros de longitud. La balda superior deberá estar ubicada a una
distancia suficiente que pueda facilitar la manipulación y el acceso del
operario a la documentación. La balda inferior debe estar como mínimo a 10
cms del piso. Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a
diferentes alturas para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos,
permitiendo una graduación cada 7 cms. o menos. Los acabados de los
bordes y ensambles de las piezas deben evitar el desgarre de la
documentación. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. La distancia libre
entre la unidad de conservación (caja y/o contenedor) y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cms.; 4.2) Distribución de la estantería: La estantería
no deberá ir recostada o pegada contra los muros, se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm, entre el muro y los estantes. La estantería deberá tener un
sistema de identificación en sistema de código de barras; 4.3) Áreas de
trabajo archivístico y consulta: 4.3.1) Las zonas de trabajo archivístico,
consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de
almacenamiento tanto por razones de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito;
4.3.2) Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en
cuenta el aislamiento necesario que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia,
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recepción, organización y tratamiento de los documentos; 5) Sistemas de
seguridad. 5.1) Extintores: Cada bodega deberá contar con extintores de
C02, Solfaclan o Multipropósito, así como extractores de agua de acuerdo
con el material a conservar; estos elementos deberán estar ubicados
estratégicamente de acuerdo a las normas de seguridad industrial, las
dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento del área; 5.2) Sistema contra incendio: No debe haber paso de líneas eléctricas sobre las
zonas de las bodegas. Todas las áreas de almacenamiento deberán poseer
sistema de detección automática de humo, principalmente en los depósitos
de documentos; 5.3) Protección contra robo: Como mínimo los sistemas de
protección contra robo deberán reunir las siguientes características, las
cuales se deben cumplir las veinticuatro (24) horas del día: Detectar la
presencia de intrusos; impedir o denunciar la entrada mediante un acto de
violencia; vigilar el interior de las bodegas; 5.4) Señalización: Dentro de la
propuesta se deberá tener en cuenta la señalización necesaria que permita
ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres, así
como las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales; 6) Mantenimiento: 6.1) Instalaciones físicas: Garantizar la limpieza de las
instalaciones y la estantería con productos que no incrementen la humedad
ambiental. Adicionalmente, las unidades de conservación requieren un
programa de limpieza en seco, para el efecto esta se debe realizar con
Aspiradoras; 6.2) Contenedores de la documentación: Todos los
documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y
eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
Reposición sin costo para la SUPERINTENDNCIA del cinco por ciento (5%)
de las cajas almacenadas; 7) Proceso de consulta: Condiciones de préstamo
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y consulta: 7.1) Para efectos de consulta, realizar como mínimo diez (10)
viajes por semana; 7.2) Entregar la información solicitada como mínimo en
cuatro (4) horas hábiles a partir de la llamada del funcionario autorizado por
la SUPERINTENDENCIA y en caso de urgencia manifestada por el
supervisor del contrato, dicha entrega no podrá ser superior a dos (2) horas
hábiles; 8) Inventario documental de veintiún mil 21.400 cajas x-300:
Elaboración del inventario archivístico de los fondos documentales
acumulados: 8.1) Elaborar el inventario archivístico de los Fondos
Documentales Acumulados que hacen parte de la SUPERINTENDENCIA,
así: Superintendencia Bancaria: diecisiete mil (17.000) cajas x-300
aproximadamente. Superintendencia de Valores: cuatro mil cuatrocientas
(4.400) cajas x-300 aproximadamente; 8.2) Realizar el inventario en el
programa Excel, y deberá entregarse copia en papel y medio magnético. La
SUPERINTENDENCIA suministrará los campos para el diligenciamiento del
inventario de cada uno de los fondos acumulados; 8.3) Realizar una
marcación de cada caja y carpeta inventariada que permita facilitar la
identificación y el traslado de las cajas durante el proceso de inventario; 8.4) El inventario documental deberá permitir identificar, en términos generales,
los asuntos o series que maneja la SUPERINTENDENCIA para cada
dependencia, determinar las fechas reales de cada asunto o serie y registrar
el tipo de contenedores de la documentación; 9) Cuadros de clasificación
para la elaboración de las TVD: Elaboración del cuadro de clasificación: 9.1) Construir los cuadros de clasificación para la elaboración de las TVD del
fondo acumulado de la antigua Superintendencia Bancaria; 9.2) Construir los
cuadros de clasificación para la elaboración de las TVD del fondo acumulado
de la antigua Superintendencia de Valores; 10) Traslados de cajas: 10.1)
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Asumir el costo del traslado de siete mil (7.000) cajas x-300 correspondientes
a los fondos documentales de la SUPERINTENDENCIA (antes
Superintendencias de Valores y Bancaria) a las instalaciones de
almacenamiento; 10.2) Asumir el costo de traslado final de la totalidad de las
cajas a las instalaciones de la SUPERINTENDENCIA o al sitio que esta
indique al finalizar el contrato; 11) Publicar el presente contrato en el Diario
Único de Contratación Pública, dentro de los dos (2) días siguientes a la
solicitud de la SUPERINTENDENCIA; 12) Pagar el Impuesto de Timbre
Nacional que se cause con ocasión del presente contrato en la Tesorería de
la SUPERINTENDENCIA, de conformidad con las normas vigentes sobre la
materia; 13) Cumplir sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos
profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar,
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de
Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, de conformidad con el artículo 50 de
la Ley 789 del 2002 modificado por el artículo 1° de la Ley 829 del 2003; y
14) No ceder ni subcontratar el presente contrato sin la previa autorización
escrita de la SUPERINTENDENCIA. TERCERA.- OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA.- Esta se obliga a: 1) Pagar al CONTRATISTA el
valor del presente contrato en los términos establecidos en la cláusula
séptima, previo cumplimiento de las obligaciones contractuales; y 2) Colaborar con el CONTRATISTA para el cumplimiento del contrato y de las
obligaciones a su cargo. CUARTA.- DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN.- La
SUPERINTENDENCIA ejercerá la supervisión de la ejecución del presente
contrato a través del Coordinador del Grupo de Gestión Documental y
Bibliográfica de la SUPERINTENDENCIA para el almacenamiento y custodia;
y para el inventario, la supervisión será ejercida por el interventor externo que
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designe la SUPERINTENDENCIA, quienes serán responsables de: 1) Velar
porque el objeto del presente contrato cumpla con las condiciones,
características y valores ofrecidos por el CONTRATISTA en su propuesta; 2) Velar porque se cumplan las obligaciones surgidas del presente contrato por
las partes; 3) Verificar que la calidad del objeto contractual sea óptima; 4) Expedir oportunamente las constancias de recibo a satisfacción para efecto
de los pagos; y 5) Presentar en forma oportuna informes al Grupo de
Contratos de la Entidad, según lo indicado en el Manual Interno de
Contratación de la SUPERINTENDENCIA, que se encuentre vigente.
QUINTA.- PLAZO DE EJECUCIÓN.- El plazo de ejecución del presente
contrato es de dieciséis (16) meses o hasta el agotamiento de la cuantía si
este evento ocurre primero, discriminado de la siguiente manera: 5.1) EL
SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA: El plazo de ejecución es
de dieciséis (16) meses o hasta el agotamiento de la cuantía si este evento
ocurre primero, y 5.2) EL SERVICIO DE INVENTARIO: El tiempo de
realización del inventario documental será de cinco (5) meses. Dichos plazos
serán contados a partir del día siguiente a la comunicación de la aprobación
de la garantía única por parte de la SUPERINTENDENCIA. SEXTA.- VIGENCIA DEL CONTRATO.- El presente contrato tendrá una vigencia igual
a la del plazo de ejecución más seis (6) meses. SÉPTIMA.- VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO.- El valor total del contrato es de
CUATROCIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SEISCIENTOS SESENTA Y
OCHO MIL CIENTO SESENTA Y CUATRO PESOS ($471’668.164.00), de
los cuales CUATROCIENTOS SEIS MILLONES SEISCIENTOS DIEZ MIL
CUATROCIENTOS OCHENTA Y SEIS PESOS ($406’610.486.00)
corresponden al valor del objeto del presente contrato y SESENTA Y CINCO
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10
MILLONES CINCUENTA Y SIETE MIL SEISCIENTOS SETENTA Y OCHO
PESOS ($65’057.678.00) al IVA, discriminados así:
DESCRIPCIÓN
VALOR / MES /
CAJA
VALOR / TOTAL
TIEMPO DE SERVICIO
CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO - 21.400 CAJAS X - 300
CUSTODIA, ALMACENAMIENTO, CONSULTAS Y TRASLADOS
520.00
178,048,000.00
(16) DIEZ Y SEIS
MESES
INVENTARIO DOCUMENTAL - 21.400 CAJAS X – 300
INVENTARIO ARCHIVISTICO DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA BANCARIA
10,680.49
228,562,486.00
(5) CINCO MESES
ELABORACIÓN DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN PARA LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL SUPERINTENDENCIA DE VALORES
SUBTOTAL 406,610,486.00
IVA 65,057,678.00
TOTAL PROPUESTA
471,668,164.00
El valor del contrato será cancelado por la SUPERINTENDENCIA al
CONTRATISTA por intermedio del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería,
dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación en debida forma
de la respectiva factura ante el Grupo de Contabilidad acompañada de la
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constancia de cumplimiento a satisfacción del servicio expedida por el
Supervisor del contrato, así: SERVICIO DE ALMACENAMIENTO Y
CUSTODIA: Se cancelará por mensualidades vencidas de acuerdo con el
número de cajas almacenadas, teniendo en cuenta el valor unitario por caja.
ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL: El valor de la
elaboración del inventario documental se cancelará por mensualidades
vencidas, de acuerdo con el porcentaje de avance en la ejecución del
contrato, hasta completar el ciento por ciento (100%), teniendo en cuenta que
no se podrá sobrepasar el plazo estimado para la realización de esta
actividad. PARÁGRAFO 1°.- Para el efecto del trámite del pago el Contratista
deberá presentar la correspondiente factura, dentro de los diez (10) días
hábiles siguientes a la expedición del certificado de cumplimiento otorgado
por el supervisor del contrato. PARÁGRAFO 2°.- Para efectos de cada pago
mensual, el CONTRATISTA deberá acreditar documentalmente el
cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social
Integral (salud, pensiones y riesgos profesionales) y parafiscales (Cajas de
Compensación familiar Sena, e ICBF) durante la ejecución del contrato.
PARÁGRAFO 3°.- El valor correspondiente a los pagos le será consignado
en la cuenta corriente No. 014-14153-5 del Banco Popular Oficina Aeropuerto
El Dorado, a nombre del CONTRATISTA en la ciudad de Bogotá D.C., o en
caso de modificación de ésta, la que indique por escrito el CONTRATISTA por intermedio de su Representante Legal, en comunicación dirigida a la
Tesorería de la SUPERINTENDENCIA. PARÁGRAFO 4°.- La factura deberá
indicar, para efectos del impuesto de Industria y Comercio, la actividad
económica, industrial o profesional del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 5°.- RUT.- El CONTRATISTA pertenece al régimen común de ventas. OCTAVA.-
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SUJECIÓN AL PLAN ANUAL DE CAJA.- El valor que la
SUPERINTENDENCIA se compromete a pagar por este contrato, se hará
con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal de 2005 y con sujeción al Plan
Anual de Caja PAC. NOVENA.- RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA FRENTE A TERCEROS Y AL PERSONAL CONTRATADO.- El personal
será escogido libremente por el CONTRATISTA en su condición de
empleador, y entre dicho personal y la SUPERINTENDENCIA no existirá
vínculo jurídico o laboral alguno. En consecuencia, el CONTRATISTA será
responsable del pago de los salarios, prestaciones sociales e
indemnizaciones a que haya lugar. DÉCIMA.- GARANTÍA ÚNICA.- El
CONTRATISTA garantizará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del
presente contrato, mediante la constitución de garantía única a favor de la
SUPERINTENDENCIA dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la
fecha de solicitud, con un banco o compañía de seguros legalmente
establecida en Colombia cuya póliza matriz se encuentre legalmente
autorizada, la cual amparará: 1) El cumplimiento de las obligaciones por un
monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, cuya
vigencia será igual a la del contrato y dos (2) meses más; 2) La calidad del
objeto del presente contrato por un monto equivalente al treinta por ciento
(30%) del valor del mismo, cuya vigencia será igual a la del contrato y un (1)
año más; 3) El pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones
laborales del personal vinculado por el CONTRATISTA para la ejecución del
presente contrato por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor
del contrato y con una vigencia igual a la del contrato; y 4) En póliza anexa,
el CONTRATISTA deberá constituir póliza de responsabilidad civil
extracontractual que frente a terceros pueda derivarse de la ejecución del
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presente contrato por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del
valor del mismo, con una duración igual a la de su vigencia y tres (3) años
más. UNDÉCIMA.- MULTAS.- En caso de mora o incumplimiento parcial
de las obligaciones adquiridas por el CONTRATISTA, éste incurrirá en
multas sucesivas de la siguiente manera: a) Multas por mora en el
cumplimiento del plazo de ejecución: Si el CONTRATISTA no realiza el
objeto del contrato dentro de los términos establecidos en las cláusulas
segunda y quinta del presente contrato, deberá pagar a la
SUPERINTENDENCIA por cada día calendario de atraso, el uno por
ciento (1%) del valor del contrato, sin que dichas sanciones sumadas
superen el diez por ciento (10%) del valor del mismo; b) Multas por
incumplimiento parcial: Si durante la vigencia del contrato el CONTRATISTA incumple alguna otra de las obligaciones contractuales diferente a los plazos
establecidos, incurrirá en multas equivalentes al uno por ciento (1%) del valor
del contrato por cada incumplimiento, multa que será acumulable con la
indicada en el literal a) antes referida. PARÁGRAFO.- Para los efectos de
pago de multas a que se refiere el literal b) de la presente cláusula, se
entiende que hay incumplimiento parcial cuando el CONTRATISTA incumpla
con alguna de las obligaciones contenidas en la cláusula segunda del
presente contrato, diferentes al plazo de ejecución del objeto contractual.
DUODÉCIMA.- CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.- En caso de
incumplimiento de las obligaciones por parte del CONTRATISTA, éste
pagará a la SUPERINTENDENCIA, a título de pena, una suma equivalente al
veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, y su valor se imputará al
de los perjuicios que sufra la SUPERINTENDENCIA por el incumplimiento.
DÉCIMA TERCERA.- INDEMNIDAD.- Los daños y perjuicios que el
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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A.
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CONTRATISTA o el personal que emplee para ejecutar el contrato
ocasionen en desarrollo del mismo, a terceros o a la SUPERINTENDENCIA,
bien sea a las personas o a las cosas, serán reconocidos y pagados
directamente por el CONTRATISTA, totalmente a sus expensas. Igualmente,
será responsable en los términos del artículo 52 de la Ley 80 de 1993.
DÉCIMA CUARTA.- INTERPRETACION, MODIFICACION Y TERMINACION UNILATERAL, SOMETIMIENTO A LAS LEYES NACIONALES Y CADUCIDAD.- De conformidad con los artículos 14,
numeral 2o., 15, 16, 17 y 18 de la Ley 80 de 1993, y por lo dispuesto en el
artículo 1 de la Ley 828 del 2003, el presente contrato se rige por los
principios de interpretación, modificación, terminación unilaterales y
caducidad, de sometimiento a las leyes nacionales de que tratan las
precitadas normas. DÉCIMA QUINTA.- NORMATIVIDAD APLICABLE Y COMPETENCIA JURISDICCIONAL.- El presente contrato estatal se regirá
por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias
reguladas particularmente en la Ley 80 de 1993. El juez competente para
conocer las controversias derivadas de este contrato, de su ejecución y
cumplimiento, será el de la Jurisdicción Contencioso Administrativa. DÉCIMA SEXTA.- MECANISMOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS.- Si
surgieren diferencias derivadas de la actividad contractual, las partes podrán
acudir al empleo de los mecanismos de solución de controversias
contractuales como la conciliación, amigable composición y transacción.
DÉCIMA SÉPTIMA.- LIQUIDACIÓN.- El presente contrato se liquidará en
forma bilateral dentro de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización, o
dentro de los dos (2) meses siguientes al plazo anterior, en forma unilateral
por parte de la SUPERINTENDENCIA. DÉCIMA OCTAVA.- DOCUMENTOS
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CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CELEBRADO ENTRE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. ALPOPULAR S.A.
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DEL CONTRATO.- El pliego de condiciones, la propuesta presentada por el
CONTRATISTA, el certificado de disponibilidad presupuestal No. 202 del 10
de marzo del 2006, y las demás comunicaciones generados dentro del
proceso de selección del CONTRATISTA, constituyen parte integrante del
presente contrato. DÉCIMA NOVENA.- PERFECCIONAMIENTO.- El
presente contrato se perfecciona con la firma de las partes y el registro
presupuestal correspondiente. VIGÉSIMA.- EJECUCIÓN.- Para la ejecución
del presente contrato se requiere de la aprobación de la garantía única por
parte de la SUPERINTENDENCIA. En constancia se firma en la ciudad de
Bogotá, D.C., a los veintiséis (26) de mayo del 2006.
MÓNICA ANDRADE VALENCIA Secretario General
Superintendencia Financiera de Colombia
LUIS CARLOS ARANGO SORZANO Representante Legal
Alpopular S.A. JAP.