Teoría básica Contabilidad Financiera y de Sociedades

MÓDULO 1: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD FINANCIERA

1. ¿QUE ES Y PARA QUE SIRVE LA CONTABILIDAD?

La contabilidad es una de las técnicas más antiguas de almacenar información en forma de datos para clasificarlos y ordenarlos de forma que se puedan utilizar los resultados obtenidos en un informe descriptivo, con la finalidad de obtener una visión global del estado de una empresa, así como para proponer mejoras en las formas de negocio y así poder conseguir unos resultados óptimos.

En cualquier momento, y en cualquier lugar del mundo, el ser humano tiene la necesidad de conocer los recursos de los que dispone y cómo poder hacer uso de ellos de la forma más provechosa posible, con tal de obtener unos beneficios, o al menos no caer en grandes perjuicios.

El concepto que se tiene de contabilidad ha ido variando a lo largo de los siglos desde que aparecieran las primeras formas de comercio utilizando este tipo de recursos. Así, la contabilidad en nuestros días se puede entender como una disciplina o ciencia que persigue dar a conocer una información en términos cuantitativos relativa a una entidad económica y en todos sus niveles organizativos.

Dicha información será utilizada para dos cuestiones básicas:

Control de los recursos de la unidad económica. Toma de decisiones y medidas para optimizar el rendimiento de dichos recursos.

Fundamentalmente, la contabilidad sirve para dar a conocer al empresario y a los trabajadores los beneficios de un negocio. Por eso, constituye un medio de información que permite al empresario conocer el estado de ganancias y pérdidas. Para ello, es necesario que al ser un sistema informativo reúna las siguientes características:

1. Oportunidad. La información contable debe ofrecerse a los decisores económicos en tiempo oportuno, ya que unos datos presentados a destiempo se convierten en inútiles para la aplicación a la que están ordenados. La fijación de los plazos de presentación de los estados contables es materia de juicio que corresponde, en todo caso, señalar a los órganos pertinentes de la unidad económica. No obstante, el ordenamiento jurídico suele establecer unos plazos para la presentación de los estados contables periódicos.

2. Claridad. La información contable debe ser mostrada en términos claros y asequibles, con el fin de asegurar, dentro de lo posible, la adecuada utilización de la misma por parte de sus diferentes destinatarios, los cuales no tienen por qué ser especialistas en materia contable. La normalización contable favorece substancialmente la claridad de la información, al generar unos estados uniformes en cuanto a estructura, terminología y criterios de elaboración.

3. Relevancia. La información ha de poseer una utilidad notoria, potencial o real, para los fines perseguidos por los diferentes destinatarios de los estados contables; igualmente, ha de ser completa, para que se pueda alcanzar un conocimiento suficiente de los hechos que se tratan de relevar, por lo que se deben declarar todos los datos

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pertinentes e informaciones adicionales necesarias para el proceso de adopción de decisiones.

4. Razonabilidad. La información contable no puede alcanzar en todos los casos una exactitud completa sobre los sucesos de la actividad económica que trata de dar a conocer, por lo que debe perseguir una aproximación razonable de los mismos. La mayoría de los sucesos económicos se prestan a diversas conjeturas, no son medibles con entera precisión, dependen de sucesos aleatorios, etc. Por lo tanto, basta con que los estados contables alcancen una exposición razonable de los hechos que tratan de representar. La razonabilidad de dichos estados se consigue a través de la aplicación correcta de los principios contables que inspiran su elaboración.

5. Economicidad. La información contable es útil para el proceso de adopción de decisiones, pero, al mismo tiempo, su obtención ocasiona costes. La información que ha de proporcionarse a los decisores económicos debe tener en cuenta el criterio de coste-beneficio a la hora de juzgar sobre el nivel de agregación o desarrollo de ciertos datos que pueden favorecer un conocimiento más detallado de los hechos por parte de los respectivos decisores.

6. Fiabilidad. La información contenida en los estados contables periódicos ha de elaborarse con la intención de que sea absolutamente neutral e imparcial, es decir, que no tergiverse o distorsione los datos en favor de ciertos destinatarios y en perjuicio de otros.

7. Comparabilidad: La información debe satisfacer los requisitos de comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios.

8. Periodicidad. La información contable debe elaborarse periódicamente. Dichos periodos no deben de ser superiores al año natural.

La Contabilidad es así un medio de información fiable, creíble, y además es un factor a tener muy en cuenta por los directivos para seleccionar a su personal actualmente. Debe entrar dentro de la formación de cualquier profesional, especialmente para aquellos encargados de puestos relacionados con actividades financieras o administrativas.

1.1. Los usuarios de la información contable.

En general, se consideran usuarios con derechos razonables a la información contable, aquellos cuyos intereses pueden verse afectados positiva o negativamente, por la actividad de la entidad informativa. Aunque son posibles distintas clasificaciones de los usuarios de la información contable, suele diferenciarse entre usuarios internos y externos, diferencia que condicionará, entre otras cosas, la frecuencia y el modo de comunicar la información.

Los usuarios internos toman decisiones relativas a la gestión de la empresa. En consecuencia serán usuarios internos los directivos que, a todos los niveles, utilizan la información contable para llevar a cabo tareas de planificación, control y evaluación de las operaciones de la entidad o empresa. Estos usuarios tienen un acceso ilimitado a información y esta se demanda tantas veces como sea necesaria, no estando sujeta su comunicación a ninguna obligación legal.

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Los usuarios externos son aquellos que están fuera del negocio, entidad o empresa, es decir quienes no participan en la toma de decisiones internas de la misma. La información que reciben es periódica y se encuentra regulada por ley. Es importante aclarar que un miembro de la empresa será un usuario externo siempre y cuando no tenga capacidad para tomar decisiones relativas a su gestión. Forman un grupo heterogéneo que puede agruparse en varios subgrupos atendiendo a distintos criterios. Pueden tener o no relación contractual con la empresa.

Los usuarios externos con relación contractual serían:

1. Accionistas o inversores, su propósito es conseguir una rentabilidad, por lo que sus necesidades de información se derivan de su interés en la marcha de la empresa en que han invertido su dinero.

2. Prestamistas. Se consideran también inversores, en sentido general, y están interesados en saber si recuperarán las cantidades cedidas, así como los intereses correspondientes.

3. Empleados. Su interés en conocer la marcha de la empresa tiene fundamentalmente dos fines: establecer si existe relación entre sus salarios y los beneficios que obtiene la empresa y determinar si la situación de la empresa les garantiza su puesto de trabajo.

4. Proveedor y acreedores. Se integran dentro de este grupo a individuos o entidades con los que la empresa ha adquirido algún tipo de obligación o compromiso, a cambio de la adquisición de bienes y servicios. Ambos grupos demandan información con el objeto de saber si la empresa puede atender los compromisos adquiridos con ellos o si pueden seguir contando con ella para operaciones futuras.

5. Clientes. Se identifican como aquellas personas o entidades que adquieren los productos o servicios de la compañía. Están interesados en su posición financiera y en su funcionamiento como indicación de su capacidad para continuar ofreciendo las garantías que presenta el producto y su potencial para mantener su línea de producción.

Entre los usuarios externos sin relación contractual podemos señalar:

1. La Administración pública. Su interés en la información contable es evidente, ya que participa de una forma importante en las ganancias de la sociedad a través de los impuestos.

2. La competencia busca información con objeto de mejorar su propia eficiencia.

3. El público en general. Dada la importante trascendencia social y económica de las actividades que realiza la empresa, el público en general necesita información para saber cómo utiliza la empresa los recursos que ha adquirido de la sociedad.

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1.2 División de la contabilidad.

Los sistemas de información contable pueden clasificarse atendiendo a distintos criterios, en primer lugar y por razón del área que abarca, la contabilidad se puede dividir en:

A. Macrocontabilidad, que presenta información del conjunto de la economía y, por tanto, reúne información de todas las unidades económicas. Se denomina contabilidad nacional si se refiere a la consideración y medida de las magnitudes macroeconómicas de un país tales como ingreso, gasto, renta, patrimonio.

B. Microcontabilidad. Se refiere tanto a las personas físicas como a las sociedades y entidades de cualquier naturaleza.

B.1. Teniendo en cuenta la clase de datos captados, se distingue entre:a) Contabilidad Externa, que elabora los datos de las transacciones entre la

entidad en cuestión y otras unidades económicas, Es la base de los sistemas de Contabilidad Financiera (para usuarios externos), y

b) Contabilidad Interna, que trabaja sobre los datos del proceso productivo que tiene lugar en el seno de la unidad económica. La contabilidad interna es la base de la Contabilidad de Gestión que tiene como destinatarios a los usuarios internos.

B.2. Según las distintas unidades económicas a las que va dirigida:a) Contabilidad de Empresasb) Contabilidad del Sector Público, yc) Contabilidad de Entidades no lucrativas.

2. NORMALIZACIÓN CONTABLE EN ESPAÑA

2.1 Breve referencia a la situación actual

A fin de que la información contable cumpla su cometido, ha de reunir los requisitos que se enumeraron en el capítulo anterior, es decir, ha de ser: objetiva, creíble, oportuna, clara, asequible y completa. La confluencia de estas características permitirá que las cuentas anuales muestren la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, objetivo perseguido por la contabilidad.

Para ello, el empresario debe atender las normas contables contenidas en la legislación mercantil. Algunas de ellas hacen referencia exclusivamente a cuestiones formales, mientras que otras se ocupan de matizar puntos más sustanciales, como son: la valoración de ciertas partidas, la verificación de los estados contables y el valor probatorio de los libros contables y otros documentos de esta naturaleza.

El hecho de que España se adhiriese, el 1 de enero de 1986, a la entonces Comunidad Económica Europea, supuso un cambio radical y un gran avance en esta materia, más en cuestiones de fondo que de forma, puesto que obligó a armonizar nuestra legislación mercantil a la europea, para adaptarse a lo dispuesto en las directivas comunitarias sobre derecho de sociedades.

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Con objeto de lograr la concordancia de la normativa española con la europea, ven la luz, entre otras: la Ley 19/1988, de 12 de julio, sobre Auditoría de Cuentas; la Ley 19/1989, de 25 de julio, sobre reforma parcial y adaptación de la legislación mercantil a las Directivas de la Comunidad Económica Europea en materia de sociedades y el Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, que aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas (en adelante TRLSA).

Las referencias contables contenidas en todas estas normas se desarrollan posteriormente en el Plan General de Contabilidad (en adelante PGC). De hecho, la disposición final primera de la Ley de Sociedades Anónimas (en adelante LSA) autoriza al Gobierno para que, mediante real decreto, apruebe el PGC adaptado a las directivas comunitarias y a la nueva legislación mercantil.

Posteriormente, mediante el Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, se aprueba el PGC, que constituye el desarrollo reglamentario en materia contable, iniciándose con él una nueva etapa en el proceso normalizador contable.

A partir de la década de los 90, los efectos de la globalización comienzan a hacerse notar en las grandes y medianas empresas. Estas entidades empiezan a reclamar la existencia de información financiera de empresas extranjeras susceptible de comparación con la difundida por las organizaciones empresariales nacionales, a fin de invertir y acceder a los mercados de capitales internacionales. En este sentido, el 19 de septiembre de 2002 se publica en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas el reglamento que obliga a la utilización de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC's) para la confección de las cuentas consolidadas de las empresas que cotizan en Bolsa a partir del 1 de enero de 2005. Asimismo, este reglamento insta a los Estados miembros de la Unión Europea (en adelante UE) a exigir o permitir el empleo de la normativa contable internacional para otro tipo de cuentas y empresas.

De las líneas anteriores, se deduce que, en nuestro país, en el momento actual estamos viviendo un momento en el que se vislumbran profundos cambios, como pone de manifiesto el Libro Blanco para la reforma de la contabilidad en España, que en un futuro próximo quedarán patentes en la evolución y transformación que experimente nuestra normativa contable.

2.2 El Plan General Contable

2.2.1 Nociones fundamentales

El PGC hoy en vigor constituye la primera piedra del desarrollo contable de la legislación mercantil, pues a partir del mismo se ha ampliado –y aún se desarrollará más- nuestra normativa contable. Esta tarea se encomienda, en el PGC, al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (en adelante, ICAC).

El Plan vigente se caracteriza por:

Insertarse dentro de la contabilidad europea, lo que supone un paso adelante de cara a la internacionalización de la contabilidad española.

Circunscribirse al plano contable, no interfiriendo en la problemática fiscal.

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Ser un texto abierto, al estar preparado para introducir en él las modificaciones que procedan ante: la evolución del derecho de sociedades de la UE, el progreso contable, una demanda más exigente por parte de los usuarios de la información contable, etc.Lo anterior obliga a una revisión continua del Plan, labor que incumbe en particular al ICAC, pero en la que deben contribuir expertos, profesionales y estudiosos de la disciplina contable, bien con sus aportaciones personales o por medio de las instituciones que los agrupan.

Su flexibilidad, al no constituir un reglamento rígido que haya de aplicarse en el sentido literal más estricto.

2.2.2 Plan General Contable para PYMES

Por el real decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, igualmente se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas.

Podrán aplicar el Plan General de Contabilidad de PYMES todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria, que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.

Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los cinco millones setecientos mil euros.

Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cincuenta.

Salvo que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

Que tengan valores admitidos a negociación en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea.

Que forme parte de un grupo de sociedades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.

Que su moneda funcional sea distinta del euro. Que se trate de entidades financieras para las que existan disposiciones

específicas en materia contable.

Podrán aplicar el régimen simplificado de microempresas aquellas que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

Que el total de las partidas del activo no supere el millón de euros. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los dos millones de

euros. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea

superior a diez.

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Cuando se aplique, deberá mantenerse como mínimo tres años, salvo que la empresa deje de estar incluida en el ámbito de aplicación del PGC PYME. No se permite la aplicación parcial.

2.2.3 Estructura del Plan

El Plan se divide en cinco partes, que son:

Marco Conceptual de la Contabilidad Normas de registro y valoración Cuentas anuales Cuadro de cuentas Definiciones y relaciones contables.

El Plan es obligatorio para todas las empresas.

- Marco conceptual de la contabilidad

Constituye una de las novedades del PGC 07, en la misma línea que las NIC, el introducir esta parte, de cumplimiento obligatorio, donde se establece el conjunto de fundamentos, principios y conceptos básicos cuyo cumplimiento conduce en un proceso lógico deductivo al reconocimiento y valoración de los elementos de las cuentas anuales.

Su incorporación al PGC y la atribución al mismo de categoría de norma jurídica tienen como objetivo garantizar el rigor y coherencia del posterior proceso de elaboración de las normas de registro y valoración, así como de la posterior interpretación e integración del Derecho contable.

En definitiva, constituye la base que debe soportar y dar cobertura a las interpretaciones de nuestro Derecho Mercantil contable, otorgando el necesario amparo y seguridad jurídica a dicha tarea en desarrollo de lo previsto en los artículos 34 y siguientes del Cco.

- Normas de registro y valoración

La segunda parte del PGC, que es también obligatoria, desarrolla los principios contables y demás disposiciones contenidas en el Marco Conceptual.

Se recogen en ella los criterios de registro y valoración de las distintas transacciones y elementos patrimoniales de la empresa desde una perspectiva general. Esto es, considerando las transacciones que usualmente realizan las empresas sin descender a los casos particulares, cuyo adecuado tratamiento contable parece más lógico que se realice, como hasta la fecha, mediante las resoluciones que en desarrollo del PGC vaya aprobando el ICAC, en ejecución de la competencia atribuida por la disposición final primera de la Ley de Reforma Contable.

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- Cuentas anuales

La tercera parte del PGC 07, también obligatoria, está dedicada a las cuentas anuales. Este apartado, al igual que en el PGC de 1990 está dividido en tres partes:

I. Normas de elaboración de las cuentas anuales.II. Modelos normales de cuenta anuales.

III. Modelos abreviados de cuentas anuales.

Las normas de elaboración de las cuentas anuales recogen las reglas relativas a su formulación, así como las definiciones y explicaciones aclaratorias del contenido de los documentos que las integran.

La inclusión en el PGC de modelos abreviados de cuentas anuales tiene su razón de ser en aquellos sujetos contables excluidos del ámbito de aplicación del PGC de PYMES y para aquellos otros que voluntariamente prefieran aplicar directamente el PGC 07.

Las cuentas anuales a elaborar con el PGC 07 son las siguientes:

Balance de situación. Pérdidas y ganancias. ECPN. EFE. Memoria.

- Cuadro de cuentas

La cuarta parte del PGC 07 contiene la relación, con un título expresivo de su contenido, de todas las cuentas que se proponen para contabilizar las operaciones de una empresa. Se mantiene el mismo sistema de codificación decimal y la misma estructura que en el PGC de 1990 basada en grupos (1 dígito), subgrupos (2 dígitos), cuentas (3 dígitos), subcuentas (4 dígitos) y sub-subcuentas (5 dígitos).

El cuadro de cuentas, en aras de que la normalización contable en España alcance el necesario grado de flexibilidad, sigue sin ser obligatorio en cuanto a la numeración y denominación de las cuentas, si bien constituye una guía o referente obligado en relación con las partidas incluidas en las cuentas anuales.

- Definiciones y relaciones contables

La quinta parte, que no es obligatoria, incluye las definiciones de los diferentes grupos, subgrupos y cuentas, en las que se recoge el contenido y las características más sobresalientes de las operaciones y hechos económicos que en ellos se registran.

Las relaciones contables recogen los motivos más comunes de cargo y abono de las cuentas, sin agotar las posibilidades que cada una de ellas admite. Por lo tanto, cuando se trate de operaciones cuya contabilización no se haya recogido de forma explícita en el texto, se deberá formular el asiento o asientos que procedan utilizando los criterios que en éste se establecen.

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2.2.4 Los Principios Contables

Tanto el CCo, en su artículo 34, como el TRLSA pretenden que las cuentas anuales expresen la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Para alcanzar el objetivo de la imagen fiel, el contable va a aplicar unas normas de obligado cumplimiento, que son los principios contables.

Si la aplicación de alguno de estos principios no llevase a la obtención de la imagen fiel, implicaría la no utilización de aquellos principios que dificultasen el logro del objetivo perseguido. En la memoria, se incluirán cumplidas explicaciones acerca de los principios, hayan sido aplicados o no en el ejercicio, así como su incidencia en el patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Nota importante es el lugar prioritario que ocupa, con respecto a los restantes principios, el de prudencia. Es más, en caso de conflicto entre estos principios, se aplicará el que más eficazmente conduzca a la obtención de la imagen fiel, prevaleciendo sobre cualquier otro el de prudencia.

A continuación se pasa a explicar brevemente estos principios:

- Principio de empresa en funcionamiento. Salvo prueba en contrario, se presume, al aplicar los principios contables, que la empresa continúa su actividad. Por lo tanto, al determinar el valor del patrimonio empresarial no se considerará su valor liquidatorio.- Principio del devengo. La imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, con independencia del momento en el que se produzca la corriente financiera o monetaria de los mismos.Es decir, se contabilizarán los ingresos y gastos cuando se entreguen o reciban los bienes y servicios correspondientes. Otra cuestión distinta es que se hayan cobrado o pagado.- Principio de uniformidad. Una vez adoptado un criterio en la aplicación de los principios contables, éste ha de mantenerse en el tiempo y en el espacio, salvo que se alteren los supuestos originarios, en cuyo caso deberán advertirse en la memoria las circunstancias que han producido tal modificación y su incidencia en las cuentas anuales.- Principio de prudencia. Únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto como sean conocidas.- Principio de no compensación. No podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance, ni tampoco las de gastos e ingresos de la cuenta de pérdidas y ganancias. Han de valorarse separadamente las distintas partidas del activo y del pasivo.- Principio de importancia relativa. Se admite la no aplicación de alguno de los principios citados, siempre y cuando su repercusión cuantitativa en las cuentas anuales sea escasamente significativa, no alterando la imagen fiel.

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2.2.5 Criterios de Valoración

A todos los elementos de las cuentas anuales se les asignará un valor monetario. Para ello se tendrán en cuenta las siguientes definiciones y criterios:

- Coste histórico o coste. Este coste hace referencia al precio de adquisición o al coste de producción de un activo.

El precio de adquisición es el importe en efectivo y otras partidas equivalentes más, en su caso, el valor razonable de las demás contraprestaciones derivadas de la adquisición debiendo estas estar directamente relaciones y ser necesarias para la puesta del activo en condiciones operativas.

El coste de producción incluye el precio de adquisición de las materias primas y otras materias consumibles, el de los factores de producción directamente imputables al activo y la fracción que razonablemente corresponda de los costes indirectamente relacionados con el activo.- Valor razonable. Es el valor por el cual puede ser adquirido un activo o liquidado un pasivo, este se calculará teniendo como referencia el valor de mercado. Para aquellos elementos que no tengan un mercado activo, se aplicarán técnicas de valoración con el fin de determinar su valor razonable. Cuando no se determine el valor razonable teniendo en cuenta el valor de mercado o mediante la aplicación de los modelos y técnicas de valoración, se aplicará el coste amortizado o su precio de adquisición o su coste de producción.- Valor neto realizable. El valor neto realizable de un activo es el aquel que se puede obtener por la enajenación de este deduciendo los costes estimados necesarios para llevarla a cabo, así como, en el caso de las materias primas y de los productos en curso, los costes estimados necesarios para terminar su producción, construcción o fabricación.- Valor actual. El valor actual es el importe de los flujos de efectivo a recibir o pagar ya sea de un activo o de un pasivo, respectivamente, actualizados a un tipo de descuento adecuado.- Coste amortizado. El coste amortizado de un instrumento financiero es el importe al que inicialmente fue valorado un activo financiero o un pasivo financiero, menos los reembolsos de principal que se hubieran producido.- Valor contable o en libros. Es el importe neto por el que un activo o un pasivo se encuentra registrado en balance. Una vez deducida, en el caso de los activos, su amortización acumulada.- Valor residual. Es el valor que la empresa estima que podría obtener si vendiera o dispusiera de otra forma un activo, deduciendo los costes estimados para realizar ésta operación.

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3. LOS LIBROS CONTABLES Y LAS OBLIGACIONES DEL EMPRESARIO

3.1 Los Libros Contables

Un libro contable es un medio material en el que se registrarán los hechos contables que se produzcan diariamente en la empresa.

- Clasificación según legislación mercantil:

Obligatorios: Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, Libro Diario, De actas (sociedades), Registro de socios y Libro Registro.

Voluntarios: Resto de libros que desee llevar la empresa según su actividad

Según método contable:

Principales: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Auxiliares: Cualquiera que desarrollen los libros contables principales

Registros—documentos que se relacionan con operaciones que se han realizado o se realizarán

Copiadores—destinados a describir con detalle hechos o documentos.

3.2 Normativa respecto a los Libros Contables.

La normativa al respecto de los libros contables se va a circunscribir a la forma de llevar estos, su legalización y conservación por el empresario.

3.2.1 Forma de llevar los libros.

Los libros contables deben de ser llevados por orden cronológico, con claridad y sin espacios en blanco, evitando las interpolaciones, tachaduras o raspaduras. Deben salvarse inmediatamente que se conozcan los errores u omisiones que se detecten. Y, por último, deben utilizar el euro como moneda.

No deben utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea socialmente conocido o no sea preciso conforme a la ley o a la práctica mercantil habitual.

3.2.2 Legalización de los libros.

La legislación Mercantil (Art. 25 Código Comercio) obliga a todas las empresas, ya sean Sociedades, Empresarios Individuales ó Comunidades de Bienes a legalizar, en el Registro Mercantil de su domicilio, los libros de contabilidad.

Está legalización de los libros se podrá realizar de varias maneras.

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- De forma ordinaria, presentándolos en el Registro Mercantil antes de su utilización.

- A posteriorí antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

- En soporte informático. Existe la posibilidad de presentar los Libros a legitimar en formato magnético (Disco/CD).

- Vía Telemática: El programa de Contabilidad, debe poder exportar o transformar los listados a un formato preferiblemente PDF o bien en su defecto a un Excel (hoja de cálculo).

Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar (Diario e Inventarios y Cuentas Anuales) en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio social, para su legalización, antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. En general, el plazo termina el 30 de abril.

3.2.3 Conservación de los Libros

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante SEIS años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

3.3 Libros Contables Obligatorios.

3.3.1 Inventarios y Cuentas Anuales.

Está compuesto por una serie de documentos de naturaleza contable:

- Balance de apertura

- Balances de comprobación con sumas y saldos mensuales o trimestrales (a elegir). Si son trimestrales deberán ser a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre.

- Balance de cierre. Todas las cuentas aparecen saldadas.

- Balance de Situación a 31 de diciembre (según el modelo oficial) que puede ser normal o abreviado.

- Cuenta de Pérdidas y Ganancias a 31 de diciembre (según el modelo oficial) que puede ser normal o abreviado.

- Memoria. Puede ser normal o abreviada y deberá cumplir determinados requisitos.

3.3.2 El Diario

Es un documento numerado, que permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones.

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En el libro diario se registran todos los hechos y operaciones contables.

3.3.3 Libro de actas.

Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles (Junta General y Consejo de Administración) deben recogerse en un Acta que se transcribe a un Libro de Actas.

La sociedad puede llevar un solo Libro de Actas para todos los órganos colegiados o un Libro de Actas para cada uno de ellos.

3.4 Libros principales no obligatorios.

3.4.1 Libro Mayor.

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio, Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

3.5 Libros auxiliares.

Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático.

Son, entre otros, los siguientes:

Libro de Caja Libro Auxiliar de Bancos

Libro Auxiliar de Clientes

Libro Auxiliar de Proveedores

Libro Auxiliar de Compras

Libro Auxiliar de Ventas

Fichas de Almacén

3.6 Obligaciones del empresario

Los empresarios tienen la obligación de llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad. En este sistema influye también la preocupación de la protección de los acreedores en el supuesto de insolvencia, de manera que si el comerciante no ha llevado

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los libros requeridos por el propio Código, la quiebra puede calificarse como culpable o fraudulenta.

El estado por razones fiscales desea igualmente conocer los resultados de las empresas, por ello los empresarios están obligados a llevar los libros obligatorios citados, sometidos a una serie de requerimientos legales, cuyo objeto es garantizar la veracidad de sus contenidos.

4. LAS CUENTAS ANUALES

El objeto de la contabilidad es suministrar información a los distintos agentes económicos para ayudarles a tomar decisiones. Pero no son accesibles al público en general todos los datos contables; normalmente, éste sólo puede conocer la información contenida en ciertos estados financieros o contables, que son las cuentas anuales.

Las cuentas anuales muestran los datos culminantes del proceso contable del ejercicio y pueden llegar a manos de quien esté interesado en ello. De ahí que estos documentos deban ser claros y deban expresar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa a la que se refieran. Para lograr la imagen fiel han debido aplicarse los principios de contabilidad generales, complementados con las normas particulares de valoración existentes para los elementos constitutivos del patrimonio y del resultado de la empresa.

Las cuentas anuales son el balance, la cuenta de «Pérdidas y ganancias» y la memoria, y han de formar una unidad. El balance plasma el patrimonio o la riqueza de la empresa en una fecha dada; la cuenta de «Pérdidas y ganancias» expresa la renta generada o el resultado obtenido durante un ejercicio económico; y, por último, la memoria amplía y detalla, en prosa, la información contenida en los documentos anteriores.

4.1 El Balance.

El balance muestra el patrimonio con el que cuenta la empresa en una fecha determinada; de ahí lo acertado de asemejarlo a una fotografía de la riqueza empresarial.

Pero de todos es sabido que en el patrimonio hay que distinguir la estructura económica, compuesta por bienes y derechos, de la estructura financiera, integrada por recursos financieros propios y ajenos. A fin de que el balance permita contemplar esta doble perspectiva del patrimonio empresarial, figuran separadamente el activo (estructura económica) y el pasivo (estructura financiera).

La separación del activo y el pasivo puede hacerse en forma de lista, es decir, colocando debajo del activo el pasivo, o en forma de cuenta, o sea, presentando el activo a la izquierda y el pasivo a la derecha. Nuestra legislación se ha decantado por la última.

El modelo de balance de situación que recoge el Plan de General de Contabilidad tiene la siguiente estructura:

 Este estado contable muestra el patrimonio empresarial en cierta fecha, tanto en su vertiente económica como financiera. Esquemáticamente, se podría representar:

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Activo

Bienes y derechos

poseídos Importes

  Suma

 

 

Pasivo

Fuentes que financian losbienes y derechos Importes

  Suma

 

En cualquier balance, se distinguen: el activo o estructura económica de la empresa y el pasivo o estructura financiera.

Por otro lado, dentro del patrimonio, se distinguen las siguientes masas patrimoniales, que se caracterizan por agrupar elementos que cumplen un cometido análogo dentro del marco empresarial:

Activo, que engloba los bienes y derechos poseídos por la empresa, es decir, aquellos elementos patrimoniales que constituyen los medios económicos.

Pasivo, que es la parte del patrimonio que reúne fuentes financieras que provengan del exterior, los llamados fondos ajenos.

Neto, integrado por todos aquellos elementos que forman parte de la financiación procedente de la empresa; a estos recursos se les conoce bajo el nombre de fondos propios.

Así, en el balance, las masas patrimoniales figurarán de manera esquemática del siguiente modo:

Activo Pasivo

Activo: bienes y derechos.

Pasivo: fuentes de financiación ajenas. Neto: fuentes de financiación propias.

 A su vez, las distintas masas patrimoniales están compuestas por diversos elementos patrimoniales; constituyen claros ejemplos de éstos los que se señalan a continuación:

De activo: las materias primas, el dinero, los vehículos, los derechos de cobro sobre clientes, etc.

De pasivo: las deudas contraídas con entidades de crédito, débitos con suministradores de inmovilizado, préstamos recibidos, etc.

De neto: el capital –que hace referencia a la financiación realizada por el empresario o los propietarios de la empresa – y las reservas, que son beneficios obtenidos por la entidad y retenidos en su seno.

En definitiva, en el activo del balance figurarán los elementos de activo, mientras que en el pasivo del balance aparecerán las partidas reunidas dentro de las masas patrimoniales pasivo y neto. En cualquier caso, el valor de los bienes y derechos poseídos por la

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empresa ha de coincidir con el importe total de la financiación, lo que se expresa mediante la denominada ecuación del balance:

 Activo = Pasivo + Neto

4.2 La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

La empresa realiza operaciones de distinta naturaleza: de explotación, financieras y otras esporádicas y excepcionales, de las que se derivan beneficios o pérdidas. Por ello, el cometido de la cuenta de «Pérdidas y ganancias» no se ciñe a mostrar el excedente global generado durante el ejercicio; sino que, también, ha de informar de cómo han intervenido en la consecución de éste los resultados parciales, que son los obtenidos como consecuencia de las citadas operaciones.

Nuestra normativa ha dispuesto presentar este estado contable en forma de cuenta; en el Debe aparecerán los gastos y en el Haber los ingresos. Como cualquier resultado se determina mediante la diferencia de ingresos y gastos, ordena convenientemente éstos para hallar los resultados de manera escalonada. Para ello, coloca a la cabeza los gastos e ingresos de explotación, seguidos de los financieros, después aparecen los extraordinarios y, en último lugar, el impuesto sobre beneficios que se considera un gasto más, necesario para el logro del beneficio.

Resultado del Ejercicio = Ingresos – Gastos.

4.3 La Memoria

En la actualidad, dada la complejidad que han alcanzado ciertas operaciones empresariales y el entorno en el que se hallan inmersas las empresas, expuestas a continuos y profundos cambios, a los usuarios de información contable, a veces, les resultan insuficientes los datos que ofrecen el balance y la cuenta de «Pérdidas y ganancias». Por ello, es necesario que a estos documentos les acompañe la memoria, que amplía y detalla el contenido de aquéllos.

Nuestra legislación no dicta una lista exhaustiva de su contenido, se limita a enumerar unos datos mínimos sobre los que cualquier empresa ha de informar (Art. 200 del TRLSA), salvo que éstos sean irrelevantes, para facilitar la comprensión de las otras cuentas anuales y el vislumbre de la imagen fiel. De todos modos, se deben indicar todos aquellos datos necesarios para lograr estos objetivos, estén o no comprendidos en los modelos establecidos.

La información que suministra la memoria ha de ser relevante y comprende datos cuantitativos y cualitativos. Las notas o apartados a señalar, según el modelo ordinario, son los siguientes:

o Actividad de la empresa. En este apartado se describe el objeto social de la empresa y la actividad (o actividades) a la que se dedica.

o Distribución de resultados. Se muestra la propuesta de distribución de beneficios realizada por los administradores.

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o Normas de valoración. Comenta sucintamente los criterios empleados al valorar las partidas que figuran en el balance y en la cuenta de «Pérdidas y ganancias», pues si se desconociesen sería imposible comprender las referidas cuentas anuales.

o Acontecimientos posteriores al cierre. Aunque estos hechos no afecten a las cuentas anuales a dicha fecha, se debe informar al usuario de éstas de ellos.

o Situación fiscal. En esta nota, destaca la conciliación del resultado contable con la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.

o Otra información. Se debe registrar el importe de los sueldos, dietas y remuneraciones devengados en el ejercicio por los miembros del órgano de administración, desglosando el total por conceptos retributivos.

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