Modulo I 602

MODULO I

INTRODUCCIONY CONCEPTOS BASICOS

INTRODUCCION

En el presente Módulo usted estudiará .los conceptos y principios básicos para iniciarse en el estudio de las organizaciones. El Módulo está dividido en cuatro unidades. En la primera se examinan los fundamentos de la Teoría Organizacional y, las disciplinas que han contribuido a su formación. Esta Unidad se complementa con una lectura sobre la teoría de la administración general, donde se presenta una síntesis de la evolución del conocimiento sobre organizaciones. La segunda Unidad trata sobre los grupos sociales y la organización y se complementa con una lectura sobre la importancia de las organizaciones. La tercera presenta la aplicación del enfoque sistemático al estudio de las organizaciones, complementado con una breve lectura sobre la organización como un sistema. La cuarta Unidad señala la importancia del medio o entorno en el estudio de las organizaciones.

Como lo indica el titulo del Módulo, los conceptos principios y teorías están presentados en una forma introductoria y serán desarrollados más ampliamente en los módulos posteriores. Es importante que usted logre a cabalidad el objetivo propuesto para este Módulo, lo cual lo capacitará adecuadamente para el estudio de los módulos siguientes.

OBJETIVO TERMINAL DEL MODULO

Al finalizar el estudio de este Módulo, el estudiante será capaz de enunciar e identificar los conceptos y principios básicos relativos a toda organización y a las teorías que se han desarrollado para su comprensión.

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UNIDAD I

FUNDAMENTOS ALA TEORIA DE

LA ORGANIZACION

OBJETIVOS DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta Unidad, el estudiante será capaz de:

1.1. Explicar el campo de estudio y aplicación de la Teoría Organizacional.2.2. Señalar las características de una Teoría Organizacional válida.3.3. Enunciar cómo contribuyen las disciplinas básicas a la formación de teorías

de la organización.4.4. Identificar los distintos aspectos administrativos que se enfatizan en la

evolución del estudio de la organización.5.5. Identificar los tipos de teorías sobre la organización actual6.6. Explicar el proceso de transición de la teoría a la práctica administrativa.7.7. Explicar por qué es importante para los gerentes tener conocimiento sobre

las teorías organizacionales.

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ESQUEMA DEL CONTENIDO.

Pàg.

I.I. INTRODUCCION ………………………............................................. 4

II.II. TEORIA DE LA ORGANIZACION……………………………………….. 51.1. Concepto de Teoría…………………………………………….. 52.2. El campo de la Teoría Organizacional………………………... 63.3. Las características de una Teoría Organizacional válida…. 7

III.III. LA EVOLUCION DE LAS TEORIAS ORGANIZACIONALES………… 91. Disciplinas básicas………………………………………………. 92. Movimientos en el desarrollo de las Teoría Organizacionales 153. Tipos de teorías organizacionales……………………………… 194. De la teoría a la práctica administrativa………………………. 22

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS…………………………………………….. 25

AUTOEVALUACION……………………………………………………………….. 26

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………..……. 30

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I.I. INTRODUCCION

Al analizar la actividad del hombre contemporáneo, observamos su intenso proceso de interacción con diferentes organizaciones. Desde los primeros controles prenatales, durante el alumbramiento y, posteriormente a su nacimiento, tanto madre como hijo dependen de una organización bien sea hospital o clínica; la dependencia del niño a una organización educacional, preescolar, escuela o colegio, es intensa a partir de los años, momento en la cual la madre decide que es tiempo de que él aprenda y a partir de este momento ingresa a la escuela, luego pasa a la universidad y al trabajo, interactuando con diversos tipos de organización a través de su vida.

Las organizaciones son parte importante de las sociedades, cumplen funciones para satisfacer necesidades básicas de la colectividad. Podemos así, como en un intento preliminar, indicar que las organizaciones son:

• Unidades sociales deliberadamente constituidas para lograr objetivos específicos.

• Conjunto de seres humanos que trabajan y cooperan tratando de lograr un objetivo común.

Características esenciales de la organización son su orientación hacia el logro de objetivos y que está compuesta por individuos que interactúan e influyen en el comportamiento organizacional. Estas interacciones toman diversas formas y dan lugar a diferentes roles. Interactuamos con la organización en papel de estudiantes, pacientes, suplidores, propietarios, empleados. De hecho, la mayoría de la población se ve afectada por organizaciones, bien como miembros, bien en otro tipo de relación. Las organizaciones son tan importantes hoy día, que a las sociedades modernas podemos considerarlas sociedades organizacionales, pues hay muy pocas actividades que no se ejecutan en organizaciones. Por ejemplo, los servicios como el teléfono, el agua, la electricidad y el transporte, la salud, y, en fin, toda una gama de actividades como el estudio, la administración de justicia, la investigación, la producción de petróleo, se llevan a cabo en organizaciones. Dada la importancia que para la vida del hombre tienen las organizaciones, se hace necesario analizarlas y estudiarlas científicamente para su mejor expresión y administración.

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EJERCICIO No. 1

Antes de estudiar el concepto de teoría y el campo de estudio de la organización, conteste el siguiente ejercicio:

Señale cuatro organizaciones en las cuales usted interactúa o haya interactuado.

Ver respuesta pág. 25

II.II. LA TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN

Nuestra experiencia nos indica que la mayoría de los gerentes y administradores se sienten incómodos con la palabra teoría. Este término implica, para la mayoría, una falta de relación con los problemas prácticos a los cuales se enfrentan a diario. No parecen darse cuenta de que ellos también son unos teóricos, al utilizar en forma estable esquemas personales de análisis y de predicción de resultados. Acaso cuando organizamos una empresa, implementamos políticas de incentivos, utilizamos modelos de supervisión o esquemas de control, ¿no estamos utilizando teorías que nos relacionan variables independientes con un problema específico? Es cierto que muchas de estas "teorías" no son válidas y el curso debe proveer por una adecuada sustitución de preconcepciones por teorías que sean el producto de investigación. Se enfatizará que las teorías sobre organizaciones son el resultado de investigación que, a su vez, servirán de ímpetu a nuevas investigaciones y al desarrollo de nuevas teorías más amplias y refinadas.

1. CONCEPTO DE TEORIA

Este término se usa muy frecuentemente con dos significados. El primero designa una generación no comprobada y tentativa sobre algún fenómeno que se está estudiando. Si aceptamos este significado de teoría, todo el mundo tiene y desarrolla teorías. Por ejemplo, un administrador que piensa que la mejor manera de "motivar" a sus subordinados es con mejores salarios, está utilizando una teoría que relaciona motivación y salarios; o para lograr que un departamento sea más "eficiente", el jefe puede aplicar procedimientos de control, o imponer metas y dejar libertad a los empleados, o desarrollar incentivos variados. El camino o medio que escoja el jefe para lograr un objetivo de eficiencia, dependerá de la teoría en la cual él tenga más fe.

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Sin embargo, es muy raro que esto sea reconocido como una teoría, sino más bien como una experiencia, idea o marco de referencia.

El segundo significado del término teoría designa una conclusión que se ha alcanzado por medio del método científico, después de analizar y sintetizar información sobre un fenómeno que se está estudiando. Este significado representa un desarrollo mucho más maduro y es usualmente el que seguiremos al referimos a teoría. Cómo ejemplo de esta segunda noción de teoría, podemos citar las siguientes conclusiones:

a) "Las organizaciones que tengan a su disposición más y mejor información alcanzarán mayor grado de eficiencia".b) "Aquellas organizaciones con un mayor nivel de complejidad tenderán hacia una mayor descentralización en la toma de decisiones".

La manera como las teorías se desarrollan hasta alcanzar este segundo significado es a través de la investigación. Como expresamos antes, todo el mundo tiene sus propias teorías, sin embargo, sólo unos pocos intentan someter sus teorías a prueba, para ver si son válidas. Cuando esto sucede, estamos haciendo investigación. Para desarrollar teorías válidas son necesarias dos actividades fundamentales:

a) Conceptualizar Producir ideas o conceptos sobre el fenómeno que interesa analizar.b) Verificar

Comparar las ideas o conceptos con observaciones tomadas de la realidad para comprobar su validez.

2. EL CAMPO DE LA TEORIA ORGANIZACIONAL

El campo de la teoría de la organización, como área de especialización profesional, es de aparición reciente. Hasta hace unos 30 años, había muy pocos especialistas que se pudieran identificar como "teóricos de la organización", aunque existían profesionales de ciertas disciplinas relacionadas que se interesaron en el fenómeno de organización, como fueron los ingenieros industriales, economistas, sociólogos industriales y antropólogos.

La tendencia actual es a la formación de profesionales que tengan un interés más específico en el estudio de las organizaciones. No existe, sin embargo, una comunidad bien definida de profesionales con la responsabilidad de investigar y desarrollar conocimientos sobre organizaciones.

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Miembros de muy diversas disciplinas han contribuido a nuestra capacidad de comprender y analizar organizaciones, así como de predecir e influir el desempeño de las mismas. Además, es interesante hacer resaltar la diversidad de enfoques o métodos empleados en las investigaciones, según la disciplina del investigador. Esta es una de las razones por las que el campo de "teoría de organización" aparece como carente de unidad y desordenado, en términos de conceptos y objetivos de los investigadores.

Debemos reconocer desde el principio, que aunque la aplicación directa de la teoría de organización al diseño y operación de las organizaciones ha sido limitada, que su potencial es grande. Un tipo de contribución que se podría esperar de estas teorías, sería el desarrollo de criterios específicos para el diseño de organizaciones. Por ejemplo, para acelerar el flujo de información y facilitar el proceso de decisiones.

Consideremos por ejemplo, un sistema de procesamiento electrónico de datos, que se instala con el propósito de acelerar el flujo de información y mejorar la toma de decisiones. La experiencia nos muestra que muchas de estas instalaciones y sistemas no han aportado los beneficios esperados, y otros han sido un fracaso. Analizando las causas de estos "fracasos" nos encontramos que en su mayoría han sucedido, no por problemas de la máquina, sino por las reacciones de la gente que debe suministrar la información al sistema, obtener resultados del mismo, o prestarle servicio, es decir, modificar las maneras ya establecidas de hacer las cosas. Los especialistas en organización han estudiado por años éste y otros problemas parecidos, con el fin de buscarles solución. No se ha logrado desarrollar una teoría o unas reglas universales sobre cómo implementar exitosamente "sistemas de información gerencial computarizados" pero hemos aprendido lo suficiente sobre las dificultades operativas, las resistencias que pueden esperarse, las causas de los problemas y algunas maneras alternativas de encararlas. Muchos otros ejemplos irán surgiendo durante el desarrollo del texto, en los cuales veremos los aportes de la teoría organizacional a la comprensión y solución de problemas.

3. CARACTERISTICAS DE UNA TEORIA ORGANIZACIONAL VALIDA El criterio fundamental para considerar una teoría sobre organizaciones, como válida o meritoria, debe ser el pragmatismo. Esto es, que sea útil para el administrador. ¿Lo ayuda a hacer su trabajo y a comprender mejor situaciones complejas de la organización? Nosotros consideramos que una teoría de organización, válida o útil debe ayudar al administrador a:

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1. Explicar el desempeño de la organización o algunos de sus componentes.

Este aspecto puede no traer beneficios directos al administrador, excepto la satisfacción de saber por qué un evento sucedió de esa manera, y también lo puede hacer consciente de otros aspectos relevantes que pudo haber considerado en la toma de una decisión. Por ejemplo: una empresa no logró satisfacer unos pedidos adicionales de su producto. La causa de este problema se debió a la falta de un incentivo al trabajo en la forma de un pago extra a los operarios por la producción extra solicitada. Ante esta situación, una teoría organizacional válida ayudaría a explicar las relaciones que existen entre un incentivo en forma de pago extra, la mayor motivación del trabajador y el mejor desempeño en su trabajo, que se concreta en un aumento de la producción y bajo qué circunstancias se modifican estas relaciones.

2. Predecir el desempeño futuro de la organización.

Esta característica de la "teoría válida" es de gran utilidad para el administrador. De hecho, toda decisión que toma un administrador está basada en alguna concepción teórica, de cómo se comportará el sistema organizado como consecuencia de su decisión. Gran parte de la labor gerencial se concretiza en resultados futuros. Estos resultados se aproximan mediante acciones y decisiones administrativas. El ideal de todo gerente debe ser: contar con "teorías" que le permitan conocer de antemano las consecuencias e impactos de sus acciones y decisiones sobre su organización.

3. Influir en el desempeño futuro de la organización

Esta posibilidad que ofrece la teoría válida es la más importante en la práctica administrativa. La habilidad para influir en el desempeño futuro es de importancia obvia para éxito del gerente.

Esta observación se fundamenta en el hecho de que la labor principal del gerente es la toma de decisiones, lo cual tiene siempre consecuencias futuras. Por ejemplo, en la situación anteriormente descrita un gerente decidirá ofrecer incentivos adicionales, siempre que desee incrementar la producción.

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EJERCICIO No. 2

Seleccione la (s) alternativa (s) correcta (s) Una teoría organizacional válida sirve para:

1 Explicar fenómenos de la organización 2 Catalogar decisiones organizacionales 3 Diversificar actividades en la organización 4 Predecir el desempeño futuro de la organización. 5 Influir en la actividad futura de la organización

Ver respuesta pág. 25

III.III. EVOLUCION DE LAS TEORIAS ORGANIZACIONALES

Han sido muchos los autores que se han dedicado al estudio del fenómeno organizacional. En las últimas décadas se ha desarrollado un inusitado interés hacia las organizaciones y ellas han recibido la atención de profesionales provenientes de diferentes disciplinas. Así encontraremos que tanto ingenieros industriales como sociólogos y antropólogos han hecho importantes contribuciones al desarrollo de diferentes teorías organizacionales.

1)1) DISCIPLINAS BASICAS

Las disciplinas, básicas que contribuyen al desarrollo de la teoría organizacional pertenecen a tres grandes especialidades del conocimiento:

a) Especialidad analítica Economía Matemática

Investigación de operaciones

b) Especialidad institucional Administración de empresas Administración Pública Ciencia Política

c) Especialidades en Ciencias del Comportamiento Sociología Psicología Antropología

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Las especialidades analíticas e institucionales son las que tradicionalmente se conocen como aportadoras de conocimiento sobre organizaciones.

La ciencias del comportamiento, dado el comportamiento interpersonal y de grupos tan intenso que existe en la organización, así como la fuerte influencia que la conducta humana tiene sobre el desempeño de la misma, se hacen fundamentales en el desarrollo de las teorías organizacionales y, por esto, en los últimos años se incluyen en los cursos sobre organización.

Es importante que describamos, sin pretender ser exhaustivos, algunos aspectos relevantes de estas disciplinas para el análisis de organizaciones.

a) Especialidades analíticas

a.1. Economía

Los aportes de esta disciplina son básicamente conceptos económicos tales como oferta y demanda de productos, teoría de precios y, sobre todo, lo relacionado con la asignación de recursos para las empresas. El pensamiento económico es una parte vital en el manejo de las organizaciones, ya que ellas disponen de limitados recursos para enfrentar múltiples necesidades.

a.2. Matemática La matemática han contribuido a enriquecer el campo organizacional con el aporte de técnicas cuantitativas de gran utilidad en el proceso de toma de decisiones. El enfoque matemático ha hecho posible que los problemas administrativos sean analizados de una manera lógica y racional, por medio de fórmulas y modelos matemáticos.

a.3. Investigación de operaciones

Es una disciplina cuantitativa que se ha desarrollado recientemente, con el fin de solucionar problemas de tipo táctico y estratégico, mediante la construcción de modelos matemáticos complejos.

Los métodos de investigación de operaciones son de mucha utilidad en la solución de problemas relacionados con niveles de inventario, asignación de recursos a diferentes actividades y programas de producción.

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b) Especialidades institucionales

b.1. Administración de empresas

Un aporte muy importante al desarrollo de la teoría organizacional ha venido de la gerencia de empresas productivas o comerciales, como un conjunto de disciplinas relacionadas con la administración de la producción, las ventas, la distribución y, en general todo lo relacionado con el manejo de las organizaciones de negocios.

b.2. Administración Pública

Esta disciplina ha contribuido con los principios básicos relacionados con la administración y organización de las instituciones públicas, tales como ministerios, empresas del Estado e institutos autónomos, ayudando a establecer diferencias y semejanzas entre las organizaciones públicas y privadas.

b.3. Ciencias políticas

Las ciencias políticas se han ocupado de estudiar todos los asuntos relacionados con el Estado, pero fundamentalmente se han dedicado a estudiar el fenómeno de poder y su institucionalización, particularmente en él gobierno. El ejercicio del poder y su legitimidad son de importancia central en las organizaciones, ya que cada una, a medida que va creciendo, tiende a desarrollar una estructura de poder y, por lo tanto, es necesario conocer dónde están localizados y cómo funcionan los diferentes centros de poder.

c) Especialidades en ciencias del comportamiento

c.1. Sociología Los aportes de esta disciplina al estudio de la administración y los procesos organizativos han contribuido, sustancialmente, a la comprensión del fenómeno de las interrelaciones personales bajo diversas circunstancias.

Las teorías sociológicas que nos han ayudado en el análisis de organizaciones, son las relacionadas con la interacción social, cultural y el funcionamiento del grupo pequeño; específicamente, sus comportamientos en organizaciones, su influencia sobre los miembros y el impacto del grupo sobre la organización.

Importancia muy considerable por su naturaleza pionera y las perspectivas que abrieron al análisis de organizaciones, tuvieron las teorías sobre la división del trabajo, conflicto, poder y socialización. De gran utilidad para el estudio y

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comprensión de los problemas del hombre en una sociedad industrial, ha sido, los trabajos referentes al impacto de la "Gran Organización" sobre la sociedad y el hombre. Los sociólogos también han dirigido sus esfuerzos teóricos al estudio del proceso de negociación, liderazgo y estructura de la organización y su relación con la efectividad de ésta. Posiblemente su gran aporte ha sido el análisis de la burocracia, específicamente el denominado comportamiento burocrático y las interrelaciones estructurales de la organización burocrática.

La organización de tipo burocrático, como la desarrollada por el sociólogo Max Weber, ha originado investigaciones que han generalizado nuevas concepciones organizativas y, desde este punto de vista se puede decir que muchas de las teorías modernas sobre organizaciones, se basan en la organización burocrática.

c.2. Psicología

Es la disciplina que estudia el comportamiento humano. Los aportes de la psicología al campo de las organizaciones han sido sustanciales, ya que ha contribuido con conceptos y teorías fundamentales para explicar el comportamiento del hombre como componente esencial en toda organización.

La psicología industrial estudia métodos de selección, entrenamiento y supervisión de personal. Esta especialidad creció a consecuencia de los seguidores de Taylor, quienes intentaban diseñar máquinas que fueran adecuadas al hombre, y de Elton Mayo y otros, quienes pensaban que la psicología era fundamental para comprender las organizaciones industriales. Estos estudios cubren tópicos tan variados como satisfacción, fatiga del operario, rotación de personal y técnica de medición de aptitudes. A pesar del enfoque directo a cierto tipo de problemas administrativos, los campos de psicología industrial y social tienen mucha mayor relevancia para la comprensión de los procesos organizacionales.

El trabajo de Kurt Lewin en el análisis de grupos pequeños ha abierto el campo al estudio de la dinámica de grupos. Los estudios sobre ‘'redes de comunicación" y la introducción del "cambio planificado", han sido esenciales para el análisis de liderazgo, toma de decisiones y la introducción de innovaciones. La "sociometría" nos ha ayudado a analizar las relaciones interpersonales en las organizaciones. La psicología individual ha hecho también aportes básicos al análisis administrativo. Las exploraciones de los aspectos inconscientes del comportamiento humano debidas a Freud y los neofreudianos, han abierto importantes caminos para la comprensión de la conducta organizacional. Psiquiatras y psicoanalistas han colaborado en la solución de conflictos individuales y de grupo, así como en el alivio del stress individual. Tal vez más relevantes a la comprensión de la conducta humana en organizaciones, son las teorías sobre la motivación y la personalidad. Investigaciones sobre la variedad de

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las necesidades humanas así como de las potencialidades del hombre para el autodesarrollo al asociarse con otros miembros del grupo de trabajo. Estudios sobre liderazgo, autoridad v poder, tan esenciales en las relaciones entre miembros de la organización han sido esencialmente hechos por psicólogos. Una de las características importantes de interés en el análisis y comprensión del individuo "ordinario", que trabaja y cumple una labor, más que en el hombre con conducta patológica.

La psicología experimental también se ha apartado un tanto del estudio experimental de laboratorio, para prestarle mayor atención a experimentos sobre toma de decisiones, individual y en grupos, y también en los procesos de negociación. En fin, la enumeración, muy breve y no completa de los aportes hechos por la teoría sicológica que hemos presentado, debe permitirnos comprender lo importante de cada disciplina para nuestro estudio.

c.3. Antropología

Esta ciencia examina los comportamientos humanos que se pueden considerar "aprendidos", incluyendo las conductas sociales, técnicas y familiares; valores y creencias que constituyen el concepto de cultura.

La mayor contribución de la antropología al estudio de organizaciones ha sido el análisis comparativo de organizaciones funcionando en diferentes ambientes. Estos estudios han sido básicos para la comprensión de estilos gerenciales y la influencia de factores ambientales sobre los procesos organizacionales. Incluimos aquí la toma de decisiones, comunicaciones, control, etc. También el enfoque antropológico ha permitido analizar inteligentemente aspectos de la transferencia de tecnología y habilidades gerenciales de sociedad a sociedad.

En el siguiente gráfico podemos observar cómo las disciplinas básicas contribuyen directamente a la formación de las teorías de la organización. El científico de la gerencia desarrolla y adapta las teorías y proposiciones provenientes de las disciplinas básicas, que serán más tarde utilizadas por el administrador en la realidad organizacional.

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Fig. 1 Disciplinas básicas que contribuyen a la formación de las teorías de la organización.

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Para concluir, puede decirse que las contribuciones que se han recibido de las diversas disciplinas han estado orientadas hacia puntos muy definidos, y han tratado de satisfacer inquietudes relacionadas con el funcionamiento de las organizaciones, cubriendo aspectos tales como:

• División del trabajo Mejoramiento de la eficiencia.

• Mejor uso de los recursos Problemas de estructura.

• Problemas de procesos.

Todos estos aspectos y muchos otros que sería muy largo enumerar, han sido preocupación básica del hombre, no tan sólo en la época actual, sino desde el inicio mismo de la civilización; así se nota que en el Viejo Testamento se encuentran observaciones y recomendaciones sobre el fenómeno organizacional. A pesar de todo el interés desarrollado alrededor de las organizaciones, no es sino hasta mediados del siglo XIX cuando se empezó a teorizar sobre las mismas. La evolución de la teoría organizacional está marcada por distintos movimientos y cada uno de ellos enfatizó diferentes aspectos en el estudio de la organización. Examinemos a continuación los diferentes movimientos que han contribuido al desarrollo de las teorías sobre la organización.

2. MOVIMIENTOS EN EL DESARROLLO DE LA TEORIA ORGANIZACIONAL

Los movimientos en el desarrollo de las teorías organizacionales las podemos clasificar de la siguiente forma, según el énfasis que dieron a sus estudios:

a) Racionalizaciòn del trabajo.b) Ambiente físico del trabajo.c) Ambiente social.d) Toma de decisiones.

A continuación analizaremos cada uno de ellos:

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a) Enfasis en la racionalización del trabajo

Este movimiento se inicia con los estudios de Frederick Taylor1 a comienzos de siglo, en pleno auge de la revolución industrial y enfatiza la racionalización del trabajo por medio del método científico. Taylor impulsó el movimiento científico en la administración. Sus ideas se orientaron, básicamente, hacia el mejor manejo de la fuerza de trabajo mediante el desarrollo de una secuencia lógica y ordenada de los diferentes eventos. Su enfoque sistemático se basó, fundamentalmente, en el uso de cuidadosos métodos de estudio, pruebas estrictas para la selección de personal calificado, procedimientos para el entrenamiento sistemático de personal, cuantificación del trabajo y sobre todo un sistema de pago basado en el rendimiento del trabajador; es decir, lograr una mayor productividad del recurso humano mediante la incentivaciòn monetaria. Esta filosofía tayloriana se difundió rápidamente en el sector industrial de los países más avanzados. Es de hacer notar que en la opinión de la mayoría de los estudiosos, los trabajos de Taylor marcaron el comienzo de la gerencia moderna.

El método científico ampliamente utilizado en las ciencias físicas y biológicas, se empezó a usar tanto para analizar como para mejorar los medios y métodos de la administración de las industrias manufactureras. Un gran número de autores aplicó el método científico para la solución de diferentes problemas en las organizaciones industriales, específicamente problemas relacionados con el proceso productivo.

Las contribuciones de estos autores pasaron casi inadvertidas hasta que Frederick Taylor desarrolló lo que más tarde se conoció como la Administración Científica.

b) Enfasis en el ambiente físico de trabajo

Después de Taylor con su énfasis en la racionalización del trabajo, surge un nuevo movimiento basado en la idea de que las condiciones ambientales directas son los factores más influyentes en la productividad del individuo. Estas concepciones dieron lugar al movimiento que se denominó Teoría Psicológica de Organización y se denominó así dada la gran importancia que se pensó tenían la temperatura, humedad, iluminación, etc., sobre el desempeño humano.

De hecho, en los primeros experimentos que se hicieron sobre la productividad de la mano de obra, se manipularon estas variables. No hay duda que éstas son dimensiones muy importantes para el trabajo eficiente de hombre, pero que se sobre enfatizaron tal y como quedó demostrado en los célebres

1 Ver Módulo I del curso Introducción a la Administración.

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trabajos de Hawthorne que se estudiaron en el curso Introducción a la Administración2.

c) Enfasis en el ambiente social

En los experimentos realizados en Hawthorne, dirigidos por el famoso investigador Elton Mayo, surge un nuevo movimiento, que concluye que la producción depende principalmente de factores no ambientales, e identifica las relaciones personales y sociales como las variables más importantes para lograr mejorar en la producción. Las ideas de este movimiento sirvieron de base al nuevo enfoque que se dió a la gerencia durante la década de los cuarenta y enfatizó las relaciones personales y sociales como elementos motivadores de la producción. Estos principios fueron desarrollados y expandidos, y constituyen lo que se conoce hoy como el movimiento de las "relaciones humanas".

d) Enfasis en la toma de decisiones Mientras los seguidores de la corriente de relaciones humanas veían al hombre como ente social y otros como meramente económico, un grupo de teóricos contemporáneos lo ven como un ser capaz de resolver problemas y tomar decisiones racionalmente. De acuerdo a la opinión de estos autores, el hombre actúa en función de diversas motivaciones y se decidirá por aquella alternativa que más le satisface.

Los seguidores de estas corrientes sostienen que el individuo es un ser más complejo de lo que Taylor y Mayo consideraron, y que no es un ente que puede ser fácilmente manipulado, sino que, el contrario, es capaz de adaptarse a diferentes situaciones y evaluar aquellos factores que le permitan decidir racionalmente. El hombre es capaz de utilizar un proceso selectivo entre diferentes alternativas, rechaza factores negativos y maximiza los positivos y así, en forma racional y lógica, decide lo mejor para él. El máximo exponente de este enfoque administrativo es el Dr. Herbert Simón, Premio Novel de Economía en 1978.

A continuación realice la lectura del artículo:

Pini, José A. Teoría de la Administración General. Revista Administración de Empresas. IX, páginas 417 -441.

2 Introducción a la Administración Módulo I, Unidad 2, pàg. 57, 58. Universidad Nacional Abierta, Caracas, 1980, UNA.

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Este artículo presenta una síntesis de las principales corrientes del pensamiento en el campo de la teoría organizacional. Se estudia:

La escuela clásica La escuela sociológica. La toma de decisiones. El enfoque ecológico o del sistema abierto Hacia la integración: la teoría de la organización.

Finaliza el artículo con un resumen y las conclusiones que pueden extraerse del proceso de evolución experimentado por el pensamiento administrativo en el transcurso de las últimas décadas.

EJERCICIO No. 3

Sobre la base de la lectura presentada, realice el siguiente, ejercicio de reflexión:

A. ¿Cuál es el foco de atención de la escuela clásica en relación a las organizaciones?

B. ¿Cuáles son los exponentes de la escuela clásica?

C. ¿Cuáles son los condicionantes establecidos por cada uno de los representantes de la escuela clásica, a objeto de lograr racionalidad y eficiencia en el comportamiento organizacional?.

D. ¿Cuáles son las críticas hechas al pensamiento administrativo de la escuela clásica?

E. ¿Qué logros se alcanzaron, en relación a la comprensión de las organizaciones, con las experiencias realizadas por Elton Mayo?

F. ¿Cuál es el foco de atención de los conductistas en relación a las organizaciones?

Ver pàgina 25

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EJERCICIO No. 4

Cada una de las proposiciones que a continuación se presentan indican el énfasis que se dio a diferentes aspectos del estudio de las organizaciones. Señale, en el espacio en blanco, el aspecto enfatizado en cada proposición:

PROPOSICION ASPECTO

1 Enfatiza la idea de que las condiciones ambientales directas son los factores más influyentes en la productividad.

2 Concepción que da importancia hacia el mejor manejo de la fuerza de trabajo mediante el desarrollo deuna secuencia lógica y ordenada de los diferentes eventos necesarios para lograr un objetivo.

3 Enfatiza el concepto que la variable más importante para el aumento de la productividad son las relaciones personales y raciales.

4 Da gran énfasis al hombre como solucionador de problemas.

Ver respuesta página 25

4. TIPOS DE TEORIA DE ORGANIZACIÓN

Todos los trabajos, ideas y conceptos, desde Taylor hasta nuestros días, han ido conformando un sólido cuerpo de conocimientos, dando lugar a diferentes teorías sobre las organizaciones. Estas teorías están muy relacionadas con los enfoques para él estudio y práctica administrativa, que se estudiaron en el curso de la "Introducción a la Administración", Módulo II, y condensan el énfasis que hacen los diversos autores en el análisis y estudio de la problemática organizacional. Un resumen del estado actual de las teorías sobre organización nos permite clasificarlas de la siguiente; manera:

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a. Empíricasb. Cuantitativasc. Operacional es o del proceso administrativod. Toma de decisionese. Comportamiento humanof. Sistema social

a.a. Las Teorías Empíricas

Asumen que el aprendizaje del trabajo del gerente se basa en la observación del proceso gerencial. Estas teorías estudian y observan el funcionamiento de gerentes que han tenido éxito y tratan de adaptarlas y generalizadas. La esencia de este enfoque reside en el establecimiento de una serie de principios y normas que sirven de lineamientos generales, dentro de los cuales los gerentes actúan con gran discreción. Los seguidores de este concepto consideran que una teoría válida proviene, esencialmente, de la observación y la constante modificación de las prácticas.

b.b. Teorías cuantitativas

Analizan la problemática organizacional por medio del desarrollo de modelos y la utilización de símbolos matemáticos. Estas teorías han logrado dar solución a una gran cantidad de problemas industriales específicos, ya que ayudan al gerente a definir claramente el problema y sus restricciones, y a pensar en forma lógica y ordenada. Ejemplos de área cuantitativa son los modelos de programa lineal, la teoría de colas, la teoría de inventarios y muchas otras desarrolladas en base a estructuras matemáticas.

c.c. Teorías operacionales

Se ocupan del estudio de los procesos gerenciales, estableciendo principios y normas que facilitan el trabajo del gerente. Estas teorías, llamadas formales o tradicionales, asumen que el trabajo es rutinario y que puede ser dividido en funciones. Las ideas de Taylor y sus seguidores pueden ubicarse en esta categoría. En estas teorías está presentado el proceso administrativo que señala las tareas que caracterizan al administrador en su trabajo dentro de una organización.

d.d. Teorías de las decisiones

Explican el trabajo gerencial mediante el estudio del proceso de toma de decisiones dentro de la organización, y sostiene que ese proceso es la esencia del trabajo gerencial. Enfatiza la importancia de la información como insumo de este proceso de escogencia, entre diversas alternativas de acción.

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e.e. Teorías del comportamiento humano

Estas reconocen que los miembros de una organización son poseedores de ciertos valores, actitudes, objetivos y necesidades individuales. Cuando los objetivos individuales colinden con los de la organización, entran en conflicto aspectos de eficiencia, satisfacción y se afectan los patrones de comportamiento dentro de ésta.

f.f. Teorías del Sistema Social Consideran la organización como un sistema abierto, donde el individuo tiene relaciones con un grupo de trabajo, pero, al mismo tiempo, está en contacto permanente con el medio ambiente donde vive, en el cual juega una serie de diferentes papeles que pueden ser compatibles o no con el trabajo que realiza. Estas teorías asumen que el medio ambiente es un elemento importante en el comportamiento del individuo y que, las relaciones sociales, tanto en la situación de trabajo como fuera de ella, tienen una gran influencia en la actuación de individuo en la organización.

El resumen que hemos hecho ha sido, básicamente, con el objeto de dar una idea general de la situación actual de la Teoría Organizacional, la cual, como hemos visto está conformada por teorías de diferente naturaleza. No hay duda de que a, medida que sigamos investigando en las organizaciones, aparecerán nuevos y valiosos conceptos que serán incorporados al cuerpo de conocimientos sobre organizaciones. Componentes fundamentales de estas teorías serán desarrolladas en este, curso, así como en el de Comportamiento Organizacional.

EJERCICIO No. 5

Señale los cinco tipos de Teorías que actualmente existen sobre organización.


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EJERCICIO No. 6

Señale a qué tipo de teoría de la organización se refiere cada una de las siguientes proposiciones

PROPOSICION TIPO DE TEORIA

A. Estudia los procesos gerenciales estableciendo principios y normas que facilitan el trabajo del gerente. _______________B. Estudian el individuo y sus relaciones sociales dentro de la organización _______________C. Estudian y observan el funcionamiento de los gerentes que han tenido éxito y tratan de adaptar y generalizar estas experiencias _______________


4. DE LA TEORIA A LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Muchas veces nos preguntamos ¿cómo se llega de las teorías organizacionales en la práctica administrativa? En este tema trataremos de responder a este interesante interrogante.

El hombre, a través de su experiencia y de la investigación científica desarrolla hipótesis y teorías generales en las diversas disciplinas conexas con la organización. Estas teorías son comprobadas y muchas veces adaptadas a las diversas circunstancias que rodean el medio organizacional. Nacen aquí las técnicas administrativas, que son la implementación de prácticas estandarizadas por el hombre para el manejo de las organizaciones.

Examinemos a continuación el siguiente gráfico en él cual se resumen los pasos que se siguen para llegar de la teoría a la práctica.

Fig.2

22

DESARROLLO DE

TEORIASCOMPROBACION ADAPTACION IMPLEMENTACION

Este proceso puede describirse de la siguiente manera:

1. Desarrollo de proposiciones y teorías generales en las disciplinas conexas con la organización.

2. Comprobación general de las teorías y proposiciones relevantes a la práctica administrativa.

3. Adaptación hecha, por analistas o consultores, de técnicas o teorías específicas.

4. Implementación de prácticas administrativas estandarizadas a la generalidad de las organizaciones.

Del esquema anterior podemos deducir que el camino que se recorre desde el desarrollo del conocimiento en las disciplinas básicas, relacionadas con la administración, hasta que se convierten en normas y procedimientos específicos, es arduo. No son fáciles los resultados de investigación en las disciplinas básicas y el aplicarlos de inmediato a la práctica administrativa. Muchas de estas investigaciones se realizan fuera del contexto de la organización, y, por lo tanto, su aplicación práctica no se hace de inmediato requiriendo, cierto tiempo para un proceso de adaptación. Esta adaptación la hacen los especialistas en teoría organizacional.

Por ejemplo, toda la concepción de sistemas surgió de las ciencias físicas y, tiempo después fue cuando tuvo su aplicabilidad e impacto en las ciencias sociales y su posterior adaptación al estudio de las organizaciones. El análisis de la organización, como un sistema, es de los más nuevos en la actualidad y es la corriente que más auge y desarrollo ha tenido en los últimos años, como enfoque integrador de todas las teorías sobre organización. Otro ejemplo sería el relacionado con el trabajo de los antropólogos, quienes por décadas tomaron tribus como objeto de estudio y, aunque avanzaron mucho en el análisis de las relaciones interpersonales de autoridad y liderazgo en estos grupos, se requirió mucho tiempo y esfuerzo para validar y utilizar dichos conocimientos en el estudio de las organizaciones.

La responsabilidad por desarrollar el conocimiento específico sobre organizaciones e integrarlo en aplicaciones específicas a problemas de la organización recae en el teórico de la organización y en el consultor profesional, respectivamente. Muchas de las bases de la práctica administrativa no son fácilmente transferibles por medios formales y deliberados. Son aspectos sutiles, que se aprenden en el proceso de crecer y vivir en una sociedad y que se vuelven muy arraigados en nosotros. Sólo cuando nos encontramos con que en otras sociedades y organizaciones se hacen las cosas de manera diferente y tal vez con mejores resultados, en cuando cuestionamos nuestro comportamiento administrativo, intuitivo y empírico.

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Cada vez más se está enfatizando en el entrenamiento formal para administradores; el que usted esté leyendo este libro, por ejemplo, es parte de ello. Los graduados de escuelas de administración de pregrado y postgrado son, cada vez más, la fuente principal de talento administrativo en nuestra sociedad, de manera que la oportunidad que se daba antes, de comenzar "barriendo el almacén" y después de treinta años, convertirse en el "jefe", se ha reducido drásticamente.

No hay duda que el administrador, así como el médico y el ingeniero, se convertirá en un mejor profesional mediante el estudio intenso de las disciplinas básicas que conforman el campo específico. La tendencia es cada vez más marcada a incluir el estudio formal de teorías sobre organización en la formación del administrador. De esto se desprende que el desarrollo y comprensión de estas "teorías" está haciéndose más relevante para la eficiente práctica administrativa en las organizaciones.

EJECICIO No. 7

Indique los pasos que se deben dar para ir de las teorías generales a la práctica administrativa


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.RESPUESTA A LOS EJERCICIOS

EJERCICIO No; 1 Una respuesta posible puede ser: 1. La empresa donde trabajo: SIDOR2. El colegio3. El ejército4. El equipo de deporte

EJERCICIO No. 2

Usted debió haber señalado los siguientes números: 1,4,5.

EJERCICIO No. 3

Las respuestas a este ejercicio se obtienen de la lectura del artículo.

EJERCICIO No. 4 1. Ambiente físico del trabajo 2. Racionalización del trabajo 3. Ambiente social4. Toma de decisiones

EJERCICIO No. 5 a.a. Empíricasb.b. Operacionalesc.c. Comportamiento humano d.d. Sistema sociale.e. Toma de decisiones

EJERCICIO No. 6 a.a. Operacional b.b. Sistema social c.c. Empírica

EJERCICIO No. 7 a.a. Desarrollo de proposiciones y teoría general b.b. Comprobación de las teoríasc.c. Adaptación a organizaciones específicasd.d. Implementación en prácticas administrativas estandarizadas

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AUTOEVALUACION

En los siguientes ítems marque con una x la respuesta correcta que corresponda al enunciado. 1. El concepto de teoría puede ser definido como una:

A Proposición hecha acerca de un fenómeno observado que interrelaciona diferentes variables.

B Generalización y tentativa sobre algún fenómeno estudiado.

C Generalización de experiencias vividas en una organización.

D Conclusión alcanzada después de analizar y comprobar información por medio del método científico, sobre un fenómeno observado.

2. Las actividades fundamentales para desarrollar una teoría válida son:

A Planear, organizar, dirigir y controlar

B Analizar, sintetizar y concluir

C Conceptualizar y verificar

D Analizar y generalizar

3. ¿Qué funciones cumple una teoría organizacional con respecto al desempeño de la organización?

A Planear, dirigir y controlar el desempeño de la organización.

B Explicar, predecir e inferir el desempeño de la organización .

C Coordinar, predecir, controlar el desempeño de la organización.

D Predecir, planear y controlar el desempeño de la organización.

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4. El estudio de la teoría organizacional le serviría al gerente para:

A Controlar personal calificado y aumentar la productividad.

B Obtener un mejor conocimiento de la estructura y procesos de la organización.

C Facilitar las relaciones con los grupos de trabajo.

D Facilitar la planificación y control de las relaciones informales.

5. Una organización puede definirse como:

A Una agrupación de recursos materiales dirigidos por el hombre a la obtención de un objetivo.

B Un grupo de seres humanos deliberadamente constituido que trabajan y cooperan para lograr un objetivo común.

C Un conjunto de actividades deliberadamente constituido por el hombre, para lograr sus objetivos .

D Un conjunto de hombres reunidos deliberadamente para que compitan en el logro de un objetivo.

6. En el siguiente cuadro señale las nueve disciplina básicas que han contribuido al desarrollo de las teorías organizacionales

DISCIPLINAS ESPECIALIDADES

1.2.3.

Analíticas

4.5.6.

Institucionales

7.8.9.

Ciencias del comportamiento.

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7. Escriba los cuatro aspectos más importantes que se enfatizan en evolución del estudio de la organización.

8. A continuación escriba los cinco tipos de teorías sobre la organización actual

y señale algunas de sus principales características. 9. Señale los cuatro pasos del proceso de transición de la teoría a la práctica

administrativa. 10. Escriba un pequeño ensayo, de una página, sobre la importancia del estudio

de la teoría organizacional y su campo de análisis.

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RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION 1.1. D2.2. C3.3. B4.4. B5.5. B

6.6.DISCIPLINA ESPECIALIDADES

1. Economía2. Matemática Analíticas3. Investigaciones de Operaciones

4. Administración de empresas5. Administración Pública Institucionales6. Ciencias Políticas

7. Sociología8. Psicología Comportamiento9. Antropología

7.7.1. Racionalización del trabajo 2. Ambiente físico3. Ambiente social4. Teoría de las decisiones 8.8. Ver texto página 19 9.9.1. Desarrollo de teorías generales2. Comprobación de las teorías3. Adaptación en organizaciones específicas4. Implementación en prácticas administrativas estandarizadas

10.10. Vea el contenido de las páginas 6,7; si tiene alguna duda consulte con su Asesor.

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BIBLlOGRAFIA

ALBERTS, Henry H. Principios de Organización y Administración, Limusa-Willey, México, 1968

FRISCHNECHT, Federico Organización. El Ateneo, Buenos Aires, 1978

MARCH, James G. Teoría de la Organización. Ediciones Ariel, Barcelona, 1961

SISK, Henry Administración Y Gerencia de Empresas. Cincinnati, South-Westem Publishing Company, 1976

SILVERMAN, David Teoría de las Organizaciones. Ediciones Nueva Visión, Buenos Aires, 1975

TERRY, George R. Principios de Administración. CECSA, México, 1974

WHYTE Jr., William H. El Hombre Organización. Fondo de Cultura Económica, México, 1968

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APENDICE

INVESTIGACION EN LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCION

La importancia de las organizaciones formales, para nuestra vida y el progreso de la sociedad, es indiscutible. En unidades anteriores describimos cómo todo el esfuerzo productivo de bienes y servicios, toda la investigación y, por ende el adelanto científico y tecnológico, la práctica religiosa, la educación, el deporte y casi toda actividad humana, tienen lugar en organizaciones. Se nos hace difícil pensar en actividades relevantes y muchas no tan importantes, que no se desarrollen dentro de organizaciones. Este fenómeno es muy característico de nuestra época y nunca antes en la historia se dio tal dependencia de las organizaciones, para la satisfacción de las necesidades humanas. De igual manera, nunca existieron organizaciones de tal complejidad y tamaño como son las que hoy estamos acostumbrados a observar. Comparemos, por ejemplo, el tamaño de los ejércitos, su diversidad y las tecnologías "administrativas" utilizadas por Alejandro Magno, con cualquier ejército moderno; las funciones y recursos de una ciudad-Estado griega, con la complejidad de la administración de los servicios de nuestra ciudad capital Caracas.

Podemos imaginar la absoluta sorpresa del "administrador" de la ciudad griega, si tuviera que enfrentarse a las complejidades de una urbe contemporánea. Ni qué decir de las diferencias entre una de nuestras tan familiares empresas petroleras, con su variedad de tecnologías, mercados y productos, con las actividades comerciales supervisadas por un empresario de la época de Adam Smith. En fin, no es nuestro interés hacer un estudio comparativo del tamaño y complejidad de las organizaciones en el tiempo -aunque sería muy interesante- sino hacer resaltar la necesidad de tener mayor y mejor conocimiento sobre el funcionamiento de las mismas.

EL CONOCIMIENTO SOBRE LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones como la iglesia, el ejército y el Estado, son una realidad para el hombre desde hace varios siglos. Autores como Aristóteles, Platón y Tomás de Aquino, mencionan en sus escritos a la organización y sus problemas. Sin embargo, su interés en el fenómeno organizacional era indirecto, ya que ellos debatían aspectos más trascendentes sobre la naturaleza del hombre y su destino último, a pesar de la importancia de los nombres que, en tiempos pasados, mencionan a la organización. Su conocimiento sobre el fenómeno es del tipo que denominamos vulgar, o popular, es decir, carecía de interrelaciones causales.

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Como estudiamos en el curso de Técnicas de Documentación e Investigación, el conocimiento del hombre sobre un fenómeno puede ser de dos tipos:

• Conocimiento vulgar • Conocimiento científico

"El conocimiento vulgar o popular es aquél basado en la tradición o en la propia experiencia y está constituido por información recibida o transmitida sin una crítica expresa de su origen". "El conocimiento científico es el obtenido a través de una búsqueda intencionada, para la cual se delimitaron los objetivos que se persiguen y se previeron los medios de modificílción basándose en la verificación de la realidad".

Las características de los dos tipos de conocimientos son los siguientes:

Cuadro comparativo entre conocimiento vulgar y conocimiento científico.

CONOCIMIENTOVULGAR

Está sujeto solamente a nuestra propia experiencia

ESPONT ANEOSe adquiere sin aplicar método y sin haberlo buscado de manera sistemática

DOGMA TICOSe apoya en creencias y supuestos no verificados

VAGO E INEXACTOSus definiciones y descripciones son poco precisas

CONOCIMIENTOCIENTIFICO

A pesar de estar también basadoen la. experiencia, es

verificable por otros.

SISTEMA TICOEs adquirido de acuerdo con procedimientos metódicos

ACUMULATIVOParte de conocimientos

establecidos previamente y sirve de base a otros

PREDICTIVOTrasciende la experiencia y es capaz de predecir sucesos futuros

3

El hecho de que el conocimiento de famosos autores del pasado sobre organizaciones, no fuera de tipo científico, explica la poca influencia que sus escritos han tenido sobre los investigadores y escritores contemporáneos, y el por qué la teoría de la organización es un campo de estudio aún nuevo e inexplorado.

3 UNA Técnicas de Documentación e Investigación I, pp. 25, 26.

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Cuando los investigadores contemporáneos revisan las fuentes clásicas de conocimientos sobre las organizaciones y las gerencias, lo hacen más con un interés sobre la génesis histórica, que en busca de ideas fundamentales sobre el comportamiento y diseño de ellas.

El conocimiento científico es necesario para desarrollar las teorías válidas y comprobables sobre un fenómeno. La teoría de la organización se encuentra dando sus primeros pasos, y es necesario desarrollar un verdadero conocimiento sobre ella y su comportamiento, que facilite al hombre un manejo en la forma más efectiva posible. Para desarrollar conocimientos científicos es necesario investigar por medio del método científico

EL METODO CIENTIFICO y LAS ORGANIZACIONES

"Entendemos por Método Científico el procedimiento sistematizado y organizado que se aplica al ciclo entero de la investigación, donde se señalan los procedimientos y razonamientos metodológicos a emplear.

"El método científico surge como resultado de la experiencia que el hombre ha acumulado a lo largo de su historia, como por ejemplo, la transformación que ha venido sucediéndose en el campo de algunas ciencias experimentales como la Física, la Química y la Biología y en Ciencias Sociales como la Sociología.

"El método científico señala una serie de pasos y procedimientos organizados para el ciclo entero de la investigación. En efecto, cuando se aplica el método científico a la resolución de algún problema se opera de la siguiente manera.”

"El científico se plantea una interrogante, producto de la observación de un hecho o fenómeno, define y delimita el contexto donde está inmerso el hecho y formula posibles soluciones (hipótesis) las cuales serán sometidas a un proceso de nuevas observaciones y/o experimentaciones (pruebas). Los resultados que obtiene son sometidos a un proceso de análisis e interpretación y de ser confiables las suposiciones o hipótesis anteriores, éstas constituirán explicaciones válidas para ese hecho o fenómeno; existiendo la posibilidad de ser generalizados a hechos y fenómenos similares. De no ser comprobada la hipótesis planteada, se formulan nuevas hipótesis y se repite el ciclo investigativo”.

"El método científico no debe ser entendido como un conjunto de instrucciones mecánicas o reglas inflexibles que el investigador debe cumplir ciegamente, como una valiosa guía que en la práctica puede variar sus procedimientos de acuerdo a la razón, nivel o naturaleza de la investigación a realizar"4.

4 Op. Cit. Pàg. 27.

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En el cuadro siguiente se ilustra este proceso: 5

PASOS DEL METODO CIENTIFICO EN LA INVESTIGACION EN ORGANIZACIONES

5 Op. Cit. Pàg. 28.

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Confrontación de las hipótesis con los hechos observados

Evaluación y critica de los resultados obtenidos

Generalizaciones comprobadas que expliquen o predigan los hechos

Elaboración de diseño de verificación de las hipótesis

Planteamiento de hipótesis y deducción de sus consecuencias

Formulación de preguntas en términos de un problema

ORGANIZACIONOBSERVACION

PRED

ICC

ION

EXPL

ICA

CIO

N

En el campo de las organizaciones donde el método científico no ha sido utilizado en su forma más rigurosa, nos encontramos con un inventario de conocimientos provenientes no sólo de la investigación científica sino también producto de la experiencia, de la observación no científica y de la intuición de muchos administradores y gerentes prácticos. Por esta razón, no siempre es fácil diferenciar los diversos conocimientos según su validez, como es el caso de otras disciplinas de mayor tradición. El enfoque científico se hace fundamental para el desarrollo de la teoría de la organización.

El poco conocimiento sobre organizaciones que ha sido desarrollado siguiendo una metodología científica rigurosa es más válido y generalizable en su aplicación, que aquél que ha sido desarrollado por cualquier otro método.

Todo científico busca tener respuesta al “por qué” y al “cómo” de un fenómeno o proceso. Si se logran respuestas a estas preguntas, se pueden predecir las condiciones bajo las cuales ocurrirán los resultados científicos. La predicción es el propósito último de la investigación científica. Por ejemplo, este propósito fundamental de la investigación científica en organizaciones permitiría predecir cómo se comportaría un comité de gerencia al tomar una decisión sobre sueldos y salarios dada ciertas condiciones.

"Cuando se emplea el método científico para la resolución de problemas, se esbozan razones o soluciones a priori, sin preocuparse de comprobar su veracidad y se dan explicaciones de los hechos o fenómenos presentes en el problema, sin realizar prueba alguna de los argumentos que se manejan”.

"Examinemos ahora cuáles son las características principales del método científico. Para ello es necesario ubicarnos dentro del contexto de la ciencia, que no es otra cosa que el producto acumulado de la aplicación del método y la investigación científica al estudio de la realidad”.

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CARACTERISTICAS DEL METODO CIENTIFICO

CaracterísticasFACTICO

EMPIRICO

OBJETIVO

TRASCENDENTE

AUTOCORRECTIVO

Descripción

Tiene referencia a los hechos, parte de los hechos y se prueba en los hechos que describe o explica.

Se vale de la verificación empírica para dar respuestas a los problemas planteados, confrontándolos con la realidad observada.

Busca alcanzar la explicación adecuando el conocimiento a las características esenciales del objeto o fenómeno, independientemente de nuestras apreciaciones personales. Aun cuando parte de los hechos, trata de llegar más allá de ellos, mediante la elaboración de abstracciones y generalizaciones.

Realiza y/o ajusta sus propios resultados, incorporando nuevos aportes o rechazando procedimientos no confiable.

"Como puede observar, las características del método científico tienen gran similitud con las del conocimiento científico. Ello se explica por la interrelación existente entre método y conocimiento científico, ya que es a través del método científico que se obtienen los conocimientos científicos y éstos, a su vez, permiten perfeccionar y desarrollar el método"6. Examinadas las características del método científico que debe ser aplicado para un estudio profundo del comportamiento de las organizaciones.

LA INVESTIGACION CIENTIFICA Y LA TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN

6 UNA Técnicas de Investigación y Documentación II, p. 28.

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Por teoría se entiende un conjunto de proposiciones que permiten explicar determinados hechos o fenómenos. La teoría de la organización pretende dar a conocer y explicar el comportamiento del fenómeno más importante que rodea al hombre actual y que hemos denominado organización.

"Investigación científica es el proceso mediante el cual el científico trata de conocer los elementos determinantes, concurrentes y/o influyentes que intervienen en un fenómeno, problema o situación"(4) Por medio de la investigación científica se puede desarrollar el conocimiento científico con el cual se puede conformar la teoría de la organización.

"Mediante esta indagación temática, controlada y crítica el hombre busca dar respuestas a los interrogantes que se le presentan, en su afán de conocer y comprender cada vez más a la naturaleza".(5) Debido a que el conocimiento sobre las organizaciones es muy reciente y falta mucho por explorar, es fundamental desarrollar una investigación sistemática y abundante en sus diversas áreas, de tal forma que se puedan establecer relaciones causales entre las diferentes variables que afectan el comportamiento organizativo. Los objetivos de la investigación señalan directamente su apreciabilidad e importancia al desarrollo de la teoría de la organización.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION

• Conocer hechos y fenómenos y formular hipótesis. • Encontrar respuestas a determinadas interrogantes.• Iniciar, reformular y reenfocar una teoría• Resolver un problema y mejorar una situación.• Proporcionar información sobre la cual se van las teorías.

La investigación científica es el proceso más utilizado en los últimos años por los especialistas en organizaciones para aumentar el acerco de conocimientos, formular nuevas hipótesis y resolver problemas en el manejo de las organizaciones.

En la investigación científica en organizaciones se pueden utilizar, básicamente, dos estrategias:

1. Experimentos2. Investigación de campo Encuesta Estudio de casos

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El Experimento El experimento es el primer método importante de investigación en organizaciones formales. Para que una investigación sea considerada como un experimento, debe satisfacer dos requisitos fundamentales:

a) Manipular una o más variables a las cuales denominamos variables independientes.

b) Observar y medir los efectos de la manipulación de la (s) variables (s) independiente (s) sobre la variable dependiente (resultados).

Un ejemplo de un experimento simple podría ser: investigar el efecto de incrementar la tasa de pago por unidad producida (variable independiente) sobre la producción total (variable dependiente). Dado que existe información sobre los montos de producción alcanzados en períodos previos, tenemos una base de comparación. El primer paso sería dividir aleatoriamente a los trabajadores en dos grupos. Al primer grupo (que llamaremos experimental, ya que es al que se le modifican las condiciones de trabajo) se le alterará la tasa de pago sobre su producción; el segundo grupo (que denominaremos grupo de control, ya que sus condiciones no varían) continuará trabajando bajo las mismas condiciones anteriores todo el tiempo. Después de un lapso prudencial compararíamos la producción total de ambos grupos con su producción anterior al experimento. De los resultados obtenidos podríamos analizar qué efectos tuvo el aumento en el pago por unidad producida, sobre la producción total.

En toda investigación de tipo experimental, hay que hacer otras previsiones para evitar distorsiones en los resultados (por ejemplo, evitar que los trabajadores sepan que están participando en un experimento). Este ejemplo satisface los dos requisitos de toda experimento: manipulación de la variable independiente (pago por unidad de producción) y observación y medición de los resultados en la variable dependiente (producción total).

El laboratorio es un instrumento que facilita mucho la investigación experimental. La característica principal de los experimentos en el laboratorio es que el investigador crea y controla el ambiente donde se van a desenvolver aquéllos. El método de laboratorio le permite al investigador controlar muy de cerca las condiciones bajo los cuales hace las observaciones, aislar las variables relevantes que influyen en el experimento y medir la respuesta de la variable dependiente cuando se manipulan las independientes. La experimentación en laboratorio es muy útil cuando las condiciones que se requieren para comprobar una hipótesis no son fáciles de lograr en situaciones naturales y cuando las variables que se intentan medir pueden manejarse mejor. Los experimentos en laboratorios sin duda, constituyen una técnica poderosa para investigar relaciones entre variables.

En situaciones de la vida real, nos enfrentamos a variables y circunstancias en toda su complejidad. Se puede, en general, partir de estas observaciones de la vida real y derivar hipótesis que se pueden comprobar en el laboratorio, con el fin de

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hacer más elaborada y seguras las bases teóricas y los resultados obtenidos. Sin embargo, debemos enfatizar la necesidad de que los resultados obtenidos en el laboratorio sean comprobados en organizaciones reales.

A continuación, como ejemplo, mencionaremos algunos experimentos hechos en el laboratorio para estudiar diferentes aspectos del funcionamiento de las organizaciones.

1. "Efectos de los diversos estilos de supervisión (cerrado y punitivo o abierto y colaborador) sobre la productividad, el grupo de trabajo y su satisfacción".

2. "Efectos de diversas situaciones organizacionales, estilos de supervisión, toma de decisiones, coordinación".

3. "Relación entre las diferentes estructuras de comunicación en una organización y la rapidez y exactitud de su desplazamiento entre la fuente y el receptor".

1.1. Estudio de casos

Este método es muy utilizado en la investigación sobre organizaciones. Cuando se escoge el método del caso, se intentan examinar numerosos aspectos de una organización: sus departamentos, sus funciones administrativas o grupos de individuos actuando dentro de la misma. El estudio de casos permite el análisis a profundidad de una variable, empleando para ello todas las técnicas disponibles. Su principal ventaja es que los datos se ordenan de tal manera, que preserven el carácter unitario de la unidad de estudio, con el fin de obtener una mejor comprensión del fenómeno. Además, el investigador tiene libertad para cambiar los métodos de indagación y no tiene límites fijados de observación.

El caso como método de investigación presenta limitaciones. Entre las principales se han citado:

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a.a. Dado que no se pueden controlar muchas de las variables que inciden sobre el problema que se está investigando, es aplicable sólo a situaciones similares.

b.b. Debido a que la información pocas veces se utiliza para comprobar una hipótesis previamente desarrollada, los resultados de la investigación siempre quedan sujetos a la interpretación del investigador y del lector, en función del propósito del estudio. Los casos generalmente son investigaciones de tipo exploratorio-descriptivo.

c.c. Como un caso es una muestra estadística de tamaño uno, no pueden generalizarse sus resultados a otras situaciones diferentes. Pero sí permite aproximarse a comportamientos en situaciones similares.

Ejemplo de un caso utilizado para la explicación y solución de un problema organizacional muy común sobre la motivación del desarrollo individual en la organización, es el que se presenta a continuación:

CASO*

Petróleos nacionales es una empresa con mas de 8.000 empleados. La organización tiene tres divisiones, cada una de las cuales realiza una función importante: (1) exploración y producción de petróleo crudo: (2) refinación, almacenamiento y transportación, y (3) operaciones de mercadotecnia y gasolineras. Más de 500 administradores están clasificados dentro de la compañía como gerentes medios. Julio Pérez es el Director de Desarrollo Administrativo, a las órdenes directas del Vice-Presidente de Personal y Relaciones Industriales. Por medio de un estudio que lleva a cabo, Pérez demostró que había un elevado número de separaciones voluntarias entre los gerentes medios de la empresa, hecho que puso en conocimiento de su jefe inmediato. Se le dieron instrucciones de poner en claro qué clase pe gerentes medios eran los que se separaban de la compañía y por qué lo hacían, y de que propusiera las medidas adecuadas para remediar la situación. Encontró que los gerentes medios que renunciaban pertenecían a las tres divisiones y se iban porque consideraban que no estaban progresando, sintiéndose decepcionados. Algunos de ellos tenían la creencia de que se estaban volviendo obsoletos al no ser capaces de mantenerse al ritmo del avance tecnológico, mientras que otros pensaban que no progresaban en sus carreras con la rapidez debida. Virtualmente, todos ellos expresaban que estaban cansados de ser tratados como "ciudadanos de segunda clase" dentro de la jerarquía administrativa.¿Qué medidas deberá proponer Pérez para remediar la situación? ¿Cómo deberán ponerse en práctica?

2.2. La encuesta

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Mediante este método, se intenta medir una o varias características de personas, o situaciones en un momento en el tiempo. Básicamente, se utiliza para investigar prácticas o eventos organizacionales. Cómo ejemplo de una encuesta podemos analizar una, utilizada para medir las percepciones y opiniones que tienen los estudiantes sobre un profesor. Examine a continuación la encuesta:

Encuesta No. 5. Percepción sobre el profesor A continuación encontrará quince (15) dimensiones que deseamos, sirvan para describir su percepción sobre el profesor. Por favor coloque en el cuadro de la derecha el número que mejor describe dicha percepción.

Injusto 1 2 3 4 5 6 7 JustoConfuso 1 2 3 4 5 6 7 ClaroIrresponsable 1 2 3 4 5 6 7 ResponsableInsincero 1 2 3 4 5 6 7 SinceroFalta de seguridad 1 2 3 4 5 6 7 SeguroN o cooperador 1 2 3 4 5 6 7 CooperadorFalta de originalidad 1 2 3 4 5 6 7 OriginalFalta de entusiasmo 1 2 3 4 5 6 7 EntusiastaLe disgusta la enseñanza 1 2 3 4 5 6 7 Disfruta la enseñanza

Realista 1 2 3 4 5 6 7 IdealistaNo sabe escuchar 1 2 3 4 5 6 7 Sabe escucharImpaciente 1 2 3 4 5 6 7 PacientePrejuiciado 1 2 3 4 5 6 7 ToleranteSuperficial 1 2 3 4 5 6 7 ProfundoSin sentido del humor 1 2 3 4 5 6 7 Buen sentido del

humor

El grupo o "población" que estamos investigando, son los estudiantes. En el caso de esta encuesta utilizamos la escala de 1-7 para medir las percepciones del estudiante, sobre el grado en el que el profesor posee una cierta característica. Está claro que ciertas dimensiones de análisis, como por ejemplo la enseñanza, sólo pueden ser analizadas mediante la encuesta. En muchos casos las encuestas se limitan a proporcionar una simple descripción de la situación. Sin embargo, cuando el investigador está consciente de los factores que pueden influir en los resultados de la encuesta, desarrolla una hipótesis relacionando los resultados a dichos factores.

De esta manera, en vez de describir simplemente las percepciones u opiniones que el estudiante tiene de la enseñanza impartida, los datos de la encuesta se someten a análisis; típicamente Se intenta distinguir entre grupos (por

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ejemplo, trimestre que se esta cursando, promedio de notas, especialidad que cursan los encuestados etc.), y con esta base se hacen comparaciones y pruebas estadísticas para determinar diferencias inherentes, similitudes y relaciones. Al analizar éstas tenemos una base no sólo para describir la situación, sino también para probar o no la hipótesis de causa-efecto.

También se utilizan las encuestas "longitudinales" que consisten en hacer observaciones intermitentes, que se utilizarían para describir cambios en la situación. De esta manera, en nuestro ejemplo de la encuesta para evaluar profesores, nos informamos sobre cambios, no sólo en la percepción y opinión de los estudiantes, sino en las relativas a profesores individualmente.

FUENTES BIBLIOGRAFICAS SOBRE ORGANIZACIONES

Una revisión de la literatura que hicimos, intentando determinar las fuentes bibliográficas más utilizadas en los estudios sobre organizaciones, arrojó los siguientes resultados:

Un número sustancial de los libros básicos utilizados en el campo son de referencia generalizada en las Ciencias Sociales, con muy poco material directamente relacionado con organizaciones. Los libros provienen en su mayoría de una amplia diversidad de disciplinas de los campos de Psicología y Sociología, y en menor proporción de la Economía y las Ciencias Políticas.

Sólo cuatro de los libros más citados en los estudios sobre organizaciones, sobrevivieron, en su importancia, por más de treinta años. La mayoría abrumadora fueron libros de reciente publicación, (menos de quince años).

Los analistas de organizaciones, antiguos y algunos contemporáneos, obtuvieron su conocimiento de la actividad práctica más que de la académica-teórica. Con muy pocas excepciones, no tenían ni orientación teórica ni experimental sobre organizaciones. Transmitían sus experiencias sobre organizaciones y la actividad gerencial informando específicamente sobre las maneras exitosas que habían encontrado de solucionar problemas en el curso de sus carreras. Esos consejos, generalmente dirigidos a las nuevas generaciones de administradores, tenían características de principios básicos y verdades fundamentales, pero el gran peso de sus argumentos era pragmático y, por lo tanto, desarrollado a través de un proceso de prueba y error gerencial. La tendencia en estos analistas, era desarrollar principios fundamentales e indiscutibles sobre cómo organizar. Si tenemos la curiosidad y paciencia para revisar las obras escritas por estos gerentes-autores, encontraríamos listas de principios o normas que, de seguirse, darían lugar a una buena organización. Ordinariamente estos conocimientos, ganados de la experiencia, generalmente, de una sola persona, carecen de validez

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generalizada en su aplicación, pues no fueron desarrollados siguiendo una metodología científica. Por esto, el hombre se ha dado cuenta de la necesidad vital de utilizar el método científico para el análisis y estudio profundo del fenómeno organización, que le proporciona un cuerpo de conocimientos sólidos para el manejo y diseño de mejores y más eficientes organizaciones. Porque el hombre vive en organizaciones, está influido por ellas toda la vida y le ayudan a satisfacer sus necesidades; es fundamental, pues, conocer los principios de diseño y comportamiento de este fenómeno creado por él mismo. Esto explica el gran énfasis dado en los últimos 10 años a la investigación en organizaciones y el desarrollo de una grande y avanzada bibliografía sobre el tema.

UNIDAD 243

GRUPOS SOCIALES Y

ORGANIZACIONALES


Al finalizar el estudio de esta Unidad el estudiante será capaz de:

1.1. Señalar las características fundamentales de los grupos sociales y sus elementos básicos

9) Dar una definición de organización formal e indicar sus principales características

10) Señalar la importancia de la organización formal e informal en el estudio de la teoría organizacional

ESQUEMA DEL CONTENIDO

44

Pàg.

I.I. EL GRUPO SOCIAL…………………………………………………….. 461.1. Elementos básicos…………………………………………………. 462.2. Características de los grupos sociales…………………………… 47

II.II. LA ORGANIZACION FORMAL………………………………………… 48 1.1. Características de la organización formal……………………….. 492.2. Diversas definiciones de organización formal…………………… 503.3. Importancia de los grupos sociales para la organización

formal……………………………………………………………….. 52

III.III. LA ORGANIZACION INFORMAL…………………………………….. 54

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS......................................................... 56

AUTOEVALUACION…………………………………………………………… 58

BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………………. 60

I.I. EL GRUPO SOCIAL

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Cuando hablamos de grupos sociales nos referimos a la forma como está compuesta la sociedad y el papel que juega el individuo dentro de esta estructura. El individuo, por su naturaleza social, tiende a formar grupos primarios dentro de los cuales desarrolla una serie de relaciones con sus miembros. Estos grupos, a la vez, se relacionan entre sí, formándose de esta manera una compleja red de relaciones sociales que sirven de base o estructura para toda la sociedad.

1. ELEMENTOS BASICOS

Esta estructura social está fundamentada en dos elementos básicos:a) Las interacciones sociales en el grupo. b) Las expectativas que unen a los miembros de una colectividad.

a.a. Interacciones sociales en grupo

Este primer elemento, que se refiere a las estructuras de las interacciones sociales en el grupo, conlleva la noción de que entre los individuos se desarrollan una serie de relaciones que transforman un simple conglomerado de individuos en un grupo verdaderamente estructurado. Es de observar que el grupo que se forma es más que la suma de los individuos que lo componen, ya que las relaciones que se desarrollan entre ellos agregan nuevos elementos. Es diferente un simple conglomerado de individuos sin relacionarse entre sí, a un grupo formado por el mismo conglomerado relacionándose e interactuando entre ellos. No hay duda de que algo nuevo se agrega como resultado de la interacción. Así por ejemplo, un autobús lleno de pasajeros no constituye un grupo social, ya que no existen relaciones sociales que los unen en una estructura común. Sin embargo, los miembros de un club deportivo, forman un grupo social porque existen una serie de relaciones que los une, conformando así una estructura social, la cual surge como una característica muy particular de todo conglomerado. De acuerdo a este ejemplo, se puede inferir que el grupo social es más complejo que la suma de las relaciones de los miembros que lo componen y, también se puede decir que los miembros del grupo permanecen juntos porque existen ciertos elementos comunes que todos comparten.

Las relaciones sociales que se desarrollan entre individuos y grupos, constituyen el primer elemento y la base de los grupos sociales en una colectividad, pero no es todo, ya que otro elemento muy importante que les da más consistencia.

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Este segundo elemento está constituido por las expectativas en el logro de ciertos objetivos y en las orientaciones comunes que influyen en el comportamiento humano.

Veamos a continuación el contenido de dicho elemento.

b.b. Las expectativas en los grupos sociales

En el proceso del desarrollo de las relaciones sociales se ponen de manifiesto los valores, creencias e ideas, que tienden a unir a los individuos; surgen nociones comunes de cómo deben comportarse y qué deben lograr. Es decir, se desarrollan normas sociales en cuanto a las expectativas comunes de cómo debe actuar la gente en el grupo, qué es importante y qué no lo es, así como las sanciones sociales para los que violan las normas establecidas.

Además de compartir valores, creencias, ideales y desarrollar normas, también emergen expectativas sobre los diferentes papeles que cada quien juega en la sociedad; por ejemplo, se espera que el miembro más respetado de un grupo sea quien haga las sugerencias y los otros se vuelquen hacia él en tiempos de dificultades.

Resumiendo, podemos decir que un grupo social existe cuando los individuos comparten ideas, valores y expectativas y se desarrollan una serie de relaciones sociales que los mantiene unidos.

La organización de las sociedades modernas está basada, precisamente, en el conjunto de relaciones mutuas entre grupos que desarrollan múltiples funciones para todo el sistema social. Estos grupos sociales, constituidos por el grupo primario como la familia y otros tales como grupos étnicos y comunitarios, en su conjunto forman la sociedad en general, la cual, a su vez, constituye el medio donde Se desenvuelven las organizaciones.

2. CARACTERISTICAS DE LOS GRUPOS SOCIALES

Los grupos sociales a los que nos hemos venido refiriendo presentan las siguientes características:

a.a. Formación natural

El grupo social es natural y espontáneo; su esencia, como grupo social, no es el resultado de un decreto o una orden de una autoridad superior.

b.b. Cohesión y unidad

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A fin de asegurar su existencia, un grupo social debe ser unido y compacto. Los miembros deben sentir deseos de pertenecer y mantener el grupo junto, para de esa manera asegurar su supervivencia.

c.c. Interacción

Los miembros del grupo social interactúan porque sienten el deseo natural y espontáneo de hacerla. Para que un conjunto de individuos sea considerado un grupo, tiene que existir un alto componente de interacción relativamente estable.

d.d. Objetivos no predeterminados

Los objetivos de los grupos sociales no son predeterminados explícitamente; son inferidos por los factores de interacción entre sus miembros.

e.e. Liderazgo natural

Los líderes en los grupos sociales tienden a surgir de una manera natural, no son impuestos desde afuera. Cuando un conjunto de individuos empieza a convertirse en grupo social, algunos se relacionan más que otros y usualmente se hacen muy visibles y atractivos, surgiendo como líderes naturales.

IIIIII LA ORGANIZACION FORMAL

Como se expresó al comienzo de esta Unidad el hombre es un ser social, y de aquí, la constitución de los grupos sociales. Cuando el hombre trata de lograr ciertos objetivos específicos, que requieren esfuerzo conjunto, surge la necesidad de formalizarlas interacciones entre los individuos componentes del grupo o grupos sociales. Este proceso de formalización conduce a Una restricción de las acciones individuales, mediante la especificación de normas y procedimientos, e igualmente a la predeterminación explícita de los objetivos específicos que se desean lograr. Como resultado de este proceso de procedimentación y de fijación de objetivos, surge la organización formal.

Por ejemplo: las empresas de negocios, que son establecidas con el fin de producir mercancías que puedan ser vendidas con un beneficio, los sindicatos que organizan a los trabajadores para incrementar su poder de negación ante las empresas. En estos casos, los objetivos trazados, las normas que se espera deben seguir los miembros de la organización y la estructura que define las relaciones entre ellos, no han surgido espontáneamente, como consecuencia de la interacción social, sino que han sido diseñadas conscientemente, a priori, para anticipar y guiar el trabajo de la organización.

La "organización formal" es parte de la organización social generalmente para diferenciar a este tipo de organización de los otros grupos sociales. Este término

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surge de la característica principal de esta organización: son establecidas formalmente con el propósito explícito de alcanzar ciertas metas.

Debido a que las organizaciones formales son, con frecuencia, muy grandes y complejas, algunos autores las designan como de "gran escala" o "complejas". Estos términos son discutibles por dos aspectos: primero, las organizaciones varían en tamaño y complejidad y el uso de esas expresiones resultaría en títulos tan extraños como "una organización pequeña de gran escala o "una organización compleja muy compleja". Segundo, aunque las organizaciones formales, con frecuencia se transforman en muy grandes y complejas, su tamaño y complejidad no rivalizan con la de la organización social de una sociedad moderna, la cual es más amplia y realmente más compleja.

Otro término que también es usado con frecuencia, es el de "organización: burocrática" para expresar el hecho de que generalmente poseen alguna clase de maquinaria administrativa. En cualquier organización que ha sido formalmente establecida, existe un personal administrativo especializado, responsable por su funcionamiento y la coordinación de las diferentes actividades de sus miembros y las grandes y complejas requieren de un aparato administrativo altamente especializado En una empresa industrial, por ejemplo, no tan sólo hay trabajo de tipo productivo, sino que también existe un grupo de personas encargadas de la administración, tales como gerentes, supervisores, oficinistas, etc.

A continuación examinaremos las características principales de la organización formal, y algunas definiciones dadas por importantes autores.

1.1. CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACION FORMAL

2.1. - La organización formal es deliberadamente planificada, no es natural ni espontánea como la organización social.

2.2. - Dentro de la organización formal, los individuos se relacionan fundamentalmente no de una manera casual sino preestablecida, con indicaciones de quién debe interactuar y con quién, de acuerdo a una normativa organizacional.

2.3. - Las relaciones entre los miembros de la organización están jerarquizadas entre superiores y subordinados.

2.4. - Los miembros de la organización son escogidos de acuerdo a un sistema de selección en base a ciertas normas.

2.5. - La organización formal decide lo que sus miembros deben hacer éstos no disfrutan de mucha autonomía.

2.6. - En la organización tiende a existir un conjunto de objetivos claros y precisos que orientan su funcionamiento.

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2.7. - Existen normas y procedimientos que indican cómo realizar las tareas para el mejor logro de los objetivos.

2.8. - Existe una clara definición del papel que juega cada individuo dentro de la organización.

2. DIVERSAS DEFINICIONES DE ORGANIZACION FORMAL.

Para los efectos de nuestro curso, ya hemos mencionado en la primera Unidad que las organizaciones son unidades sociales, deliberadamente constituidas para lograr objetivos específicos. Son formales las escuelas, universidades, hospitales, iglesias, empresas de negocios y, en general, todas aquellas que son conscientemente planeadas y estructuradas para lqgrar fines concretos. Se excluyen, por supuesto, los otros tipos de organización social como la familia, grupos de amigos, tribus y grupos étnicos que tienen la característica de ser agrupaciones voluntarias y espontáneas.

El profesor Amitai Etzioni en su libro Organizaciones Modernas, indica que las organizaciones se caracterizan por:

1.1. La división del trabajo, aceptación tácita de la autoridad y formalización de las comunicaciones, todo lo cual no es obra de la casualidad sino que ha sido deliberamente planeado para lograr fines específicos;

2.2. La presencia de centros de autoridad que coordinan los esfuerzos y los dirigen hacia sus fines.

3.3. Sustitución de personal; es decir, que las personas que no satisfacen pueden ser removidas y sus tareas asignadas a otras. La organización puede también, combinar a su personal mediante el traslado y la promoción.

El sociólogo Max Weber, mejor conocido por sus estudios sobre burocracia, da una definición general sobre organización, donde establece diferencias sobre lo que

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él llama el "grupo corporado" y otras formas de organización social. Para Weber, el grupo corporado es una "relación social cerrada que limita por medio de normas la admisión de extraños……su orden es implantado por la acción de individuos específicos, cuya función regular es ésta, con un jefe y por lo general, también con un personal administrativo"7.

Esta definición contiene elementos básicos que conviene destacar:

1.1. Sugiere la idea de la relación social dentro de las organizaciones: Los individuos están en contacto permanente, interactúan dentro de la organización, no de una manera casual sino muy bien estructurada Y planificada.

2.2. La organización incluye algunos sectores de la población y excluye otros, es decir, que la organización tiene sus límites.

3.3. Incluye la idea de orden normativo, lo cual distingue a la organización formal de otras unidades sociales.

4.4. Sugiere jerarquización de autoridad a diferentes niveles.

Establece la división del trabajo en la realización de funciones específicas para superiores y subordinados.

Otras definiciones agregan nuevos elementos tales como la del psicólogo organizacional Edgar H. Schein, quien establece que una organización "es la coordinación racional de las actividades que desempeña un grupo de individuos para el logro de propósitos específicos, por medio de la división del trabajo y funciones, y por medio de una jerarquía de autoridad y responsabilidad.8

En esta definición se hace énfasis en el aspecto de coordinación. Este autor explica que la coordinación es de actividades y no de gente. La concepción básica consiste en que la organización es fundamentalmente un modelo, compuesto por roles y guías para su coordinación y que la organización existe, independientemente de una persona o grupos de personas en particular.

Richard Hall en su libro Organizaciones, Estructuras y Procesos comenta el hecho de que la mayoría de las definiciones no abarcan el medio externo de la organización, aspecto qué debe quedar muy explícito en la definición, por la

7 Richard Hall, Organizaciones: Estructuras y Procesos. Editorial Prentice Hall Internacional, Madrid, 1976, p. 5.8 Schein, Edgar H., Psicología de la Organización, Prentice Hall, México 1975, p. 8.

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importancia que tiene la influencia del medio en el funcionamiento de las organizaciones, y da su propia definición indicando que una organización es:

“Una colectividad con límites relativamente identificables, con un orden normativo, con escala de autoridad, con sistemas de comunicación y con sistemas coordinadores de alistamiento, esta colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o un conjunto de fines"9.

Esta definición recoge elementos de las otras, relaciona aspectos internos de la organización y destaca el carácter de continuidad en el medio donde funciona.

La importancia de las definiciones de organización radica en el hecho de que ellas nos ayudan a entender el fenómeno organizacional, nos proporcionan una buena base para entender lo relacionado con el funcionamiento de las mismas, así como para diferenciarlas de las organizaciones sociales. Como se podrá, notar en la discusión previa, existen tantas definiciones como autores, e irán apareciendo muchas más a medida que la investigación y conocimiento sobre organizaciones continúe evolucionando.

3. IMPORTANCIA DE LOS GRUPOS SOCIALES PARA LA ORGANIZACION FORMAL

Hemos venido hablando de los grupos sociales con el fin de relacionarlos con la organización formal y destacar la importancia que ellos tienen en el funcionamiento de aquellas.

Algunas investigaciones han demostrado que los grupos sociales, cuando actúan dentro de las organizaciones, ejercen gran influencia, establecen condiciones y hasta pueden controlar parte de ellas. Los miembros de una familia, por ejemplo, que trabajan en el departamento de producción de una empresa, pueden establecer los niveles de producción, y el horario de trabajo; bajo esta situación, el supervisor o jefe superior se sentirá impotente para ejercer su autoridad y establecer normas de producción, las cuales serán implantadas por el grupo.

Es obvio que el grupo social tiene propiedades muy especiales, lo cual lo diferencia de un grupo de trabajo en el que los individuos son seleccionados y puestos en contacto para que realicen un trabajo establecido por la organización. Esta asociación de trabajo no significa, necesariamente, que se ha formado un grupo social, ya que tal vez no compartan valores, creencias e ideales comunes, lo cual,

9 Richard Hall, ibid. P. 9.

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como hemos visto, es condición básica. Pueden, sin embargo, desarrollarse con el tiempo un conjunto de valores e ideales y surgir un líder natural formándose así un grupo social.

EJERCICIO No. 1

De los siguientes enunciados, indique con una X si la respuesta es Verdadero (V) o Falsa (F).

EN LA ORGANIZACION FORMAL

A. Se planifica deliberadamente todo lo que se debe hacer ______

B. Los individuos se relacionan de una manera casual ______

C. No existe jerarquización; todos los miembros están en el mismo plano ______ D. Existen normas y procedimientos para lograr mejor los Objetivos ______

E. Existen objetivos claros y precisos ______

F. Los individuos son seleccionados ______

Ver página 56

EJERCICIO No. 2

Tomando en consideración todas las definiciones dadas sobre la organización formal, nuevamente trata de establecer sus elementos más resaltantes. Señale los seis principales.

Ver respuestas página 56

III.III. LA ORGANIZACION INFORMAL

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Es fundamental entender que el hecho de que una organización ha sido formalmente establecida no significa que todas las actividades e interacciones de sus miembros se ajustan estrictamente a lo establecido oficialmente en sus requisitos. A pesar de todos los esfuerzos que se hagan por establecer reglas y manuales de procedimientos estrictos, los planes oficiales nunca llegarán a determinar la conducta y las relaciones sociales de sus miembros. Dentro de la organización formal los individuos tenderán a crear relaciones que no responden a lo formalmente establecido, dando así lugar a lo que se conoce como la organización informal.

En cada organización formal surgen las informales. Los grupos que operan dentro de estas, agrupaciones tienden a desarrollar sus propias prácticas, valores, normas y relaciones sociales, a medida que sus miembros viven y trabajan juntos. Relaciones informales se dan por ejemplo, cuando el presidente de una empresa se comunica con un obrero y le pregunta sobre cómo se siente o cómo se encuentra la familia, o si establece una amistad personal con él.

Las raíces de la organización informal están dentro de la misma organización formal, de su rigurosidad y ordenamiento interno, e impulsan, en contraposición, las relaciones informales y de amistad entre los diferentes individuos que componen la organización.

Es necesario, por ello conocer tanto la parte formal como la informal, para entender mejor el funcionamiento de las organizaciones.

En el Módulo III, Unidad 4, será discutida este importante aspecto de las relaciones informales en la organización.

A continuación realice la siguiente lectura:

Litterer, Joseph A. Análisis de las Organizaciones. México, Editorial Limusa, 1979 2da. Edición, Capítulo 1, pp. 3-18. En este parágrafo se tratan algunos de los aspectos vistos en estaUnidad tales como:

• Importancia y predominio de las organizaciones• ¿Qué son las organizaciones?• ¿Qué hace una organización? • Tipos de organización

También se menciona el campo de estudio de las organizaciones y las disciplinas interesadas en su estudio.

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EJERCICIO No. 3

¿Cuáles son los tipos de organización mencionados en el capítulo?

EJERCICIO No. 4

En el artículo que usted termina de leer, se enuncian las características de las organizaciones formales, al igual que en la página 80 del texto. ¿Podría hacer un cuadro comparativo con las características del grupo social y de la organización formal?

EJERCICIO No. 5

El autor en su artículo ofrece una definición de organización. Después de leerla, indique en qué aspectos son diferentes o semejantes a las propuestas en el texto.

Ver respuestas página 56,57

55

RESPUESTAS DE LOS EJERCICIOS

EJERCICIO No.1

V F

A X

B X

C X

D X

E X

F X

EJERCICIO No. 2

Si hacemos un resumen de las diferentes definiciones, encontramos que casi todas presentan elementos comunes tales como:

a) Propósito definido, y objetivosb) Planificación conscientec) División del trabajo d) Coordinación de actividadese) Orden normativof) Permanencia en el tiempo

EJERCICIO No.3

El autor menciona estos dos tipos:

• Organizaciones formales o planeadas• Organizaciones no planeadas o naturales

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EJERCICIO No. 4

GURPO SOCIAL ORGANIZACION FORMAL

∗ Es natural y espontánea ∗ Es deliberadamente planificada

∗ Los líderes surgen de manera natural

∗ Los Líderes son seleccionados de acuerdo a sistemas establecidos.

∗ La asociación es espontánea ∗ La asociación es selectiva

∗ Los miembros tienen gran autonomía ∗ La autonomía es limitada

∗ Poca jerarquización ∗ Altamente jerarquizada

EJERCICIO No. 5

La respuesta a esta pregunta puede ser obtenida al comparar las definiciones presentadas en el material.

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AUTOEVALUACION

En los siguientes ítems marque con una X la respuesta esta correcta a cada uno de los enunciados.

1.1. Grupo social es:

AUn conglomerado de individuos con expectativas, orientaciones e interrelaciones comunes

B Un conglomerado de individuos que se encuentran reunidos en un espacio físico

CUn conjunto d personas, deliberadamente constituido, que cooperarán para lograr un fin común

D Un conjunto de individuos que trabajan en una empresa

2. La organización formal puede definirse como:

A Una parte componente de la organización social general

BUna unidad social formada deliberadamente por el hombre para lograr un fin específico

CUn conglomerado de individuos con sus creencias, valores e interrelaciones comunes

DUn conglomerado de individuos que es espontáneamente creado y tiene un conjunto de valores, creencias e interrelaciones

3. Los grupos sociales son importantes en las organizaciones formales porque:

ASurgen espontáneamente para ayudar a la organización formal a lograr sus objetivos

BPueden ejercer gran influencia en la organización formal, establecer condiciones y hasta controlarla

CSon creados, deliberadamente, para ayudar a la organización formal a lograr sus objetivos

D La organización formal es parte de un grupo social

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4. La organización informal está formada por los grupos de individuo

AResponden a las normas y procedimientos establecidos por la organización

B Viven y trabajan juntos en una organización

CDesarrollan su propias prácticas, valores, normas y relaciones y no responden a lo pautado en la organización

dBuscan objetivos diferentes a los establecidos por la organización

5. El estudio de la organización formal e informal es importante porque:

A Ayuda a entender mejor el comportamiento organizacional

BAyuda a explicar el comportamiento de, individuos de diferentes culturas dentro de la organización

C Ayuda a entender cómo crecen Y se vuelven cada vez más complejas las organizaciones

D Ayuda a explicar el aspecto material y el no material de la organización

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RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION

1.1. A

2.2. B

3.3. B

4.4. C

5.5. A

BIBLIOGRAFIA

ETZIONI, Amitai Organizaciones Modernas, Editorial UTEHA, México 1972.

FICHTER, Joseph H. Psicología, Biblioteca Herder, Editorial Herder, Barcelona, 1967

HORTON, Paúl B. Sociología, Editorial Me. Graw-Hill., Bogotá, 1977 HALL, Richard H. Organizaciones, Estructuras y Procesos, Prentice-Hall Internacional, México, 1975

KATZ, Daniel y KAHN Robert L. Psicología Social de las Organizaciones, Editorial Trillas, México, 1977

MA YNTZ, Renate Sociología de la Organización, Alianza Editorial S.A., Madrid, 1972

SCHEIN, Edgar H. Psicología de la Organización, Prentice Hall Internacional, México, 1975

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UNIDAD 3

LA ORGANIZACION

COMO SISTEMA


Al finalizar el estudio de esta Unidad el estudiante será capaz de:

11. Identificar las características relevantes del enfoque de sistemas y su importancia para el estudio de una organización

12. Enunciar la diferencia entre enfocar la organización como sistema cerrado o enfocarla como sistema abierto

13. Identificar las características de los sistemas abiertos Identificar el concepto de subsistemas y sus relaciones

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ESQUEMA DE CONTENIDO

LA ORGANIZACION COMO SISTEMA

pàg.

I.I. INTRODUCCION………………………………………………………. 63A.A. El enfoque de sistemas…………………………………………… 63B.B. Sistemas cerrados y sistemas abiertos…………………………. 63C.C. Diagramas de sistemas…………………………………………… 64

II.II. LA ORGANIZACION Y EL ENFOQUE DE SISTEMAS..................... 69A.A. La organización como sistema cerrado………………………….. 71B.B. La organización como sistema abierto…………………………… 71 C.C. Características de los sistemas abiertos ………………………… 74 D.D. Aplicaciones del enfoque de la organización como sistema

Abierto………………………………………………………………. 79 E.E. Importancia del enfoque de sistemas para el estudio de las

Organizaciones…………………………………………………….. 84

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS…………………………………………. 85

AUTOEVALUACION……………………………………………………………. 87

BIBLIOGRAFIA …………………………………………………………………. 91

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I.I. INTRODUCCION

A.A. EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Para lograr una mejor comprensión y predicción del fenómeno organización, los investigadores y estudios en Administración han aplicado durante estos últimos años la teoría de sistemas. Este es un enfoque unificador, muy utilizado en diferentes disciplinas del conocimiento como la biología, electrónica y la termodinámica, ya que es muy útil para el estudio de diversos fenómenos y es utilizada por los especialistas para el análisis del fenómeno organización ¿Qué entendemos por sistema?

La palabra sistema tiene varias connotaciones, una puede ser: "Sistema en un conjunto de elementos interdependientes".

Otro significado puede ser: "Sistema es un grupo de unidades combinadas para formar un todo organizado y cumplir una función determinada".

El ser humano, por ejemplo, puede verse como un sistema formado por un conjunto de elementos (órganos y miembros) que funcionan de una manera coordinada. Estos elementos o partes del sistema lo podemos dividir en subsistemas, componentes del ser humano, como pueden ser los subsiste mas respiratorios, digestivo, óseo, etc. Este conjunto de partes o subsistemas que cumplen cada uno con una función específica, están interdependientemente relacionados y funcionan coordinadamente para lograr un fin.

En este sentido, puede pensarse en la organización como un sistema compuesto de partes que, interrelacionadas entre sí, interactúan para lograr un objetivo común.

Por ejemplo, una industria manufacturera tiene sus departamentos de producción, mercadeo, finanzas y otros. Ninguno de estos departamentos por sí mismo puede lograr el objetivo de la organización, sin embargo, cada uno cumple con una función específica que contribuye a que este objetivo se lleve a cabo. Estos departamentos de la empresa pueden verse como subsiste más de un sistema mayor (la empresa) al que llamamos organización.

B.B. SISTEMAS: CERRADOS Y ABIERTOSSe pueden considerar dos tipos de sistemas en la concepción y estudio de fenómenos:1.1. Sistemas cerrados2.2. Sistemas abiertos

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Los sistemas cerrados son aquellos que se consideran libres de influencias externas, no interactúan con el medio ambiente y su funcionamiento es considerado determinístico, es decir, funcionan en forma mecánica, dando resultados ciertos. Este enfoque surgió de las ciencias físicas y es aplicable a los sistemas mecanicistas.

Los sistemas abiertos son los que se encuentran en relación dinámica con un medio ambiente; reciben de él los insumos, los procesan y luego los envían al exterior en forma de productos, es decir, el medio ambiente influye sobre el comportamiento del sistema. "El sistema abierto se adapta a su ambiente mediante el cambio de estructura y de los procesos de sus componente internos"10)

Esta distinción entre sistema cerrado y abierto no es absoluta para diferenciados, pero sí es muy importante en la teoría de organización, ya que los primeros estudios la consideraban como un sistema cerrado, por lo que se concentraban únicamente en la operación interna de la organización; se veía a ésta como una entidad independiente, de tal forma que sus problemas se analizaban en términos de la estructura interna, tareas y relaciones formales, sin hacer referencia al entorno que la rodea. La teoría moderna de la organización reconoce la influencia del medio ambiente sobre el comportamiento de los sistemas organizacionales, y considera que la importancia del sistema depende de sus procesos de importación de energía, transformación y exportación de productos. Los sistemas no pueden considerarse completamente cerrados o autocontenidos; cada uno varía en su apertura al medio ambiente. En el enfoque de sistema abierto se habla de entradas y salidas y se señalan sus límites como el lugar por donde cruzan los insumos y los productos, entre el medio exterior y el sistema.

C.C. DIAGRAMAS DE SISTEMAS

Para el análisis de sistemas, frecuentemente nos ayudamos con diagramas esquemáticos. En estos diagramas se trata de ilustrar las características esenciales y circuitos de retroalimentación.

A continuación se muestra un diagrama de sistema simple y básico, para la descripción de un modelo sistémico:

10 Walter Bucklev, Society as a Complex Adaptative System, Aldine Publishing company, Chicago, 1968, pp. 490-491.

64

ENTORNO O MEDIO AMBIENTE

Fig. 1 Diagrama simple de un sistema

En el diagrama simple se observan las entradas y salidas del sistema, el procesamiento, el circuito de retroalimentación y el entorno o medio ambiente.

El diagrama de un sistema se puede ampliar para mostrar las relaciones de interpendencia entre sus subsistemas. Estos diagramas ayudan al hombre a entender mejor el fenómeno sistémico que estudia o analiza. Observe el diagrama siguiente en donde se muestra un sistema y sus correspondientes subsistemas e interrelaciones.

65

PROCESAMIENTO

RETROALIMENTACION

ENTRADAS SALIDAS

MEDIO AMBIENTE

Fig. 2 El sistema y sus subsistemas

En este gráfico se ve un sistema compuesto de cuatro subsistemas; los insumos, el producto y las correspondientes relaciones de interdependencia entre los subsiste mas, que son descritos en el diagrama por las diferentes flechas. Es importante enfatizar que los modelos de sistemas son fundamentalmente descripciones de cómo funcionan, ellos no explican el porqué de este funcionamiento.

Una teoría general cuyo propósito es explicar el comportamiento de cualquier sistema (biológico, electrónico, organizativo) se ha ido desarrollando rápidamente en los últimos años. Por medio de la identificación y jerarquización de los subsistemas, que trabajan interdependientemente hacia el logro del objetivo general del sistema, y el estudio de sus diferentes interrelaciones, el hombre trata de aprender sobre el funcionamiento y naturaleza de los diversos fenómenos sistémicos.

EJERCICIO No. 1

En el espacio en blanco describa una definición de sistema

Sistema es: ____________________________________________________

______________________________________________________________

EJERCICIO No. 2

Al analizar el cuerpo humano como un sistema, se pueden definir varios subsistemas interrelacionados que lo componen. En el cuadro a continuación, anote 4 subsistemas y sus funciones

Sistema: cuerpo humano

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SUBSISTEMA 4

SUBSISTEMA 3

SUBSISTEMA 2

SUBSISTEMA 1

Subsistema Función

Ej. Respiratorio Llevar oxígeno a la sangre

EJERCICIO No. 3

Al analizar una organización desde el punto de vista de sus sistemas, se pueden encontrar varios subsistemas que trabajan interrelacionados, donde cada uno cumple con una función específica. A continuación, en el cuadro anote 4 subsistemas de una organización y su función

Sistema: la organización

Subsistema FunciónEj. Producción Elaborar los productos que serán colocados

en venta en el mercado

67

Ver respuestas pág.

I.I. LA ORGANIZACION Y EL ENFOQUE DE SISTEMAS

Las organizaciones han sido tratadas, desde el punto de vista de sistemas, por diversos autores especialistas en Administración y organizaciones. Bajo el enfoque de sistemas, la organización se puede analizar de dos formas diferentes: como un sistema cerrado o abierto.

A.A. LA ORGANIZACION COMO SISTEMA CERRADO

Los estudios tradicionales sobre la organización se inician enfocando el fenómeno organizativo como un sistema cerrado. Como hemos visto en la Unidad anterior, las organizaciones son entidades creadas por el hombre para lograr un objetivo específico. Los estudios iniciales sobre Administración se orientaron hacia el estudio y análisis del logro de los objetivos organizacionales.

68

Se enfatizó el estudio de las funciones internas de la empresa, relacionadas con el cumplimiento de las metas deseadas. Se enfocaba la organización como un sistema cerrado en la que no se consideraba la inferencia del medio ambiente externo y era interés primordial de los primeros científicos de la Administración, lograr el establecimiento de una relación de fines y medios para maximizar la eficiencia. Los trabajos de Taylor sobre métodos de trabajo e incentivos monetarios, los de Fayol, sobre las funciones administrativas y la estructura de la organización, son ejemplos de trabajos que dieron gran importancia al logro de una mayor productividad dentro de la organización.

Fig. 3 La organización como sistema cerrado

En la concepción de la organización como un sistema cerrado, no Se consideran factores de fundamental importancia que ayudan a explicar su comportamiento, no se examina la influencia de los individuos y grupos como parte del ambiente organizacional. Tampoco es considerada la incertidumbre como variable importante en el análisis del fenómeno organización. Bajo esta concepción, los estudios sobre organización están orientados a nivel técnico-operativo, ya que es allí donde encontramos un funcionamiento de tipo mecanicista, y la influencia del medio ambiente no es muy importante, pues los resultados se esperan con gran certeza. Este enfoque, aunque da resultados positivos a este nivel, no es muy aplicable a otros. Es importante recalcar que el enfocar la organización como un sistema cerrado, se dejan fuera del análisis las complejas relaciones entre ellas y su medio ambiente, la multiplicidad de los objetivos y la interacción entre la organización formal e informal. Estos últimos factores hacen que no haya una certidumbre total sobre comportamiento y resultado de los planes.

Debido a que al enfocar la organización como un sistema cerrado no se pueden explicar muchos de sus comportamientos, pues éstos no responden a

69

EFICIENCIA

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS

causas internas sino a factores externos, se Crea la necesidad de ampliar la visión de la organización, como un sistema abierto influido por el medio ambiente, que enfrenta diversos grados de incertidumbre y que es necesario ubicar y controlar. De esta forma, se desarrolla la moderna teoría de la organización, más completa y cercana a la realidad.

EJERCICIO No. 4

Señale las características de los estudios basados en la concepción de la organización como un sistema cerrado

EJERCICIO No. 5

Indique por qué se pasó a enfocar a la organización como un sistema abierto

Ver respuestas página

B.B. LA ORGANIZACION COMO SISTEMA ABIERTO

La moderna teoría de la organización enfatiza la relación entre ella y el medio ambiente. Se analiza la organización como un sistema abierto que recibe gran influencia del medio externo que la rodea.

70

Fig. 4 La Organización como sistema abierto

Al enfocar la organización como sistema abierto, se debe asumir que un sistema contiene más variables de las que realmente podemos comprender, y que, muchas de ellas, están sujetas a influencias que tampoco podemos controlar ni predecir. En el enfoque de sistemas abiertos, la organización es vista como un conjunto de partes relacionadas entre sí que constituyen un todo, donde ellas contribuyen y reciben algo de ese modo. Como sistema abierto, la organización cumple con todas las características de los sistemas abiertos.

De acuerdo con lo que hemos explicado, un sistema abierto está en constante intercambio con el medio ambiente de donde recibe insumos en diferentes formas, que pueden ser: energía, información o materiales. Estos insumos son procesados por el sistema y se produce así una exportación de productos. En base a esto, y para los efectos de nuestro estudio, podemos establecer que un sistema está constituido por cuatro elementos básicos: insumos, procesamiento, producto y retroalimentación. Estos elementos están relacionados entre sí y forman un circuito que está en constante actividad.

71

Aplicando el enfoque de sistemas al análisis de las organizaciones, podemos indicar que una organización recibe, de la sociedad donde actúa, los insumos necesarios para su funcionamiento. Los insumos son procesados y revertidos a la sociedad en forma de bienes y servicios. Con dichos bienes y servicios la sociedad satisface sus necesidades y suple de nuevo a la organización de los insumos necesarios para que continúe completando así el ciclo (ver figura No. 5)

En la figura No. 5 hemos hecho una primera aproximación del funcionamiento de una organización como sistema abierto y observado cómo se relacionan las diferentes partes que componen el sistema.

Relaciones entre subsistemas

La organización puede ser visualizada como un sistema integrado por diferentes subsistemas interrelaciones e interdependientes entre sí. De esta manera, las salidas de un subsistema sirven como entrada o insumos para otro subsistema, y así sucesivamente. Este proceso lo representamos en la figura No 6, donde aparecen cuatro subsistemas en diferentes niveles, comunicados entre sì.

OoAYYOOOODEOOOODEDDNIZACION

BIENESY

SERVICIOS

RETROALIMENTACION

ORGANIZACION

Fig. 5 La Organización como sistema

72

INSUMOSINFORMACIONENERGIAMATERIALES

NIVEL 3

Fig. 6 Relaciones entre subsistemas

En la figura el subsistema A recibe insumos del medio ambiente, los procesa y saca un producto, el cual sirve de insumo para el subsistema B; éste a su vez hace el debido procesamiento y su producto entra como insumo al subsistema C; éste suple insumos para el subsistema D, cuyo producto entre al subsistema B y éste a su vez produce insumos para el subsistema A. Al llegar al subsistema A, se completa el ciclo en todo el sistema.

73

INSUMOSUBSISTEMA

D PRODUCTO

INSUMOSSUBSISTEMAB

PRODUCTOINSUMOSSUBSISTEMAC

PRODUCTO

INSUMOSUBSISTEMAA

PRODUCTO

NIVEL 2

NIVEL 1LIMITES

MEDIO AMBIENTE

Fig. 7 Subsistemas y el sistema organización

En la figura 7 se tiene un diagrama esquemático general de la organización como un sistema compuesto por subsistemas interdependientes y relacionados entre sí.

C.C. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS ABIERTOS

En el párrafo anterior, y de acuerdo a la representación que se hacen en la figura No. 6, observamos que el sistema abierto recibe insumos o energía del medio ambiente, la transforma y envía de regreso al exterior, usualmente en una forma diferente á como la recibió. Katz y Kahn11 al estudiar este fenómeno establecen algunas características que parecen definir a los sistemas abiertos. Dichas características son las siguientes:

a)a) Entradas

Los sistemas abiertos importan algún tipo de energía del medió externo que los rodea; así por ejemplo las células oxígeno del aire, los carros obtienen gasolina del medio externo.

El funcionamiento normal de una persona depende mucho de la entrada continua de estímulos provenientes del medio que la rodea. Igualmente, las organizaciones reciben suministros de energía de otras instituciones en forma de dinero, recursos humanos, materiales y otros insumos.

b)b) Procesamiento

11 Katz, Daniel y Kahn, Robert, Psicología Social de las Organizaciones. Trillas, México, 1977, p. 28.

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Los sistemas abiertos tienen las características de procesar y transformar la energía disponible. Por ejemplo, el cuerpo humano convierte el almidón y el azúcar en calor y movimiento. Así, la organización procesa materias primas y entrena gente para crear un producto o prestar un servicio.

c)c) Las salidas

Los sistemas abiertos exportan hacia el medio que los rodea algún tipo de producto. El cuerpo humano, por ejemplo, envía al medio externo, monóxido de carbono y agua. La organización exporta bienes o servicios.

d)d) Ciclos de eventos

El proceso de entrada, procesamiento y salida es de naturaleza cíclica repetitiva. El producto exportado al medio ambiente proporciona la fuente de energía para que se repita el ciclo de actividades y se obtengan nuevos insumos; éstos son procesados y sale un producto que es exportado de nuevo al medio. ambiente, y así sucesivamente se repite el proceso. Una empresa, por ejemplo, utiliza materia prima y mano de obra para su producción que se lleva al mercado, y utiliza el producto para comprar más materia y mano de obra, repitiendo el proceso. Cuando aplicamos este concepto a la organización, observamos que en cada uno de sus departamentos se cumple un ciclo de entrada, procesamiento y salida. Así por ejemplo, el departamento de producción recibe la entrada de materia prima, que procesa y saca un producto que va al medio ambiente; dicho producto es vendido obteniéndose recursos financieros con los cuales de nuevo se compra materia prima que ingresa al departamento de producción para ser procesado. De esta manera se repite al ciclo e igualmente sucede en cualquier otro departamento.

e)e) Entropía negativa

Todos los sistemas abiertos para desarrollarse y mantener un estado de equilibrio, deben eliminar el proceso de entropía, característico de los sistemas cerrados. Entropía es el proceso natural de desorganización, decadencia y muerte, hacia donde tienden todos los sistemas cerrados. Es una ley universal, que la fuerza de la entropía de los sistemas cerrados aumenta hasta que, eventualmente, el sistema se detiene; en un sistema cerrado el cambio de la entropía es siempre positivo. Bajo la concepción de sistemas abiertos se hace posible el control de la entropía. Para sobrevivir, los sistemas abiertos se ponen en actividad para adquirir entropía negativa y contrarrestar la tendencia de los sistemas hacia la desorganización.

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El proceso por el cual se adquiere entropía negativa es el siguiente: el sistema abierto, al importar del medio más energía de la que consume, puede almacenarla y desarrollar una entropía negativa. Esta entropía negativa le permite contrarrestar el proceso natural de desorganización y decadencia. Esta es una de las razones por las cuales, en los sistemas abiertos, existe la tendencia general a maximizar la relación entre energía importada y la que se consume para subsistir.

Es interesante hacer notar que el proceso entrópico es válido tanto en los sistemas biológicos como en los físicos cerrados. La reposición de energía en los organismos biológicos, no tiene capacidad para mantener en forma indefinida la estructura compleja del tejido viviente. Los sistemas sociales, sin embargo, no están atados a las mismas limitaciones físicas de los organismos biológicos y están en condiciones de detener, casi en forma indefinida, el proceso entrópico.

Aplicando este concepto a las organizaciones como sistemas sociales abiertos, observamos que ellos tratan de almacenar energías en la forma de activos, especialmente dinero en efectivo, materias primas y otros recursos. Toda esta energía o recursos, son utilizados en momentos de crisis cuando la tendencia a la organización es más fuerte. A pesar de tener capacidad para desarrollar dicho mecanismo, son muchas las organizaciones que desaparecen por esta causa.

f)f) Entrada de información, retroalimentación y proceso de codificación

Las entradas de los sistemas abiertos no están formados, solamente, por energía, sino que también recibir información sobre la actuación del sistema ayuda, en algunos casos, a corregir deficiencias y errores en el logro de los objetivos del sistema.

Las diferentes partes del sistema retroalimentan información sobre los efectos de su operación, hacia el mecanismo central donde se procesa dicha información y se toman las acciones debidas para que el sistema se mantenga en su objetivo. El termostato que controla la temperatura del ambiente, es un ejemplo simple de un mecanismo regulado, que opera en base a la retroalimentación de información.

Todo sistema necesita de un mecanismo regulador que le permita hacer correcciones y ajustes a su debido tiempo. Si no existe un mecanismo correctivo para que el sistema recupere su curso normal, se gastará demasiada energía y posiblemente no existiendo como sistema.

Es importante destacar que las entradas al sistema son selectivas, lo cual quiere decir que no todas las entradas energéticas son capaces de ser asimiladas por los sistemas. El sistema digestivo, por ejemplo, asimila solamente aquellos alimentos para los cuales está adaptado y acostumbrado; asimismo, los sistemas reaccionan solamente ante aquellas señales informativas para las que están ajustados.

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El término general que se utiliza para designar el mecanismo selectivo de aceptación ó rechazo es la codificación. Por medio del proceso de codificación, el mundo se simplifica a unas pocas categorías de lo que realmente necesita el sistema. En conclusión, cada sistema debe diseñar sus códigos para clasificar la información que realmente necesita.

g)g) Estado estable y homeostasis

Los sistemas abiertos que sobreviven por haber almacenado energía y vencido el proceso de entropía, mantienen cierta estabilidad en el intercambio de energía y desarrollan un estado constante, casi de equilibrio. Esto no significa que el sistema no cambia con el tiempo, ya que a medida que se experimentan cambios en el entorno, el sistema también cambiará, produciéndose un proceso de adaptación y ajuste. Esta adaptación y ajuste de los sistemas a las fuerzas internas o cambios en el medio ambiente, es lo que se conoce como homeostasis, proceso por el cual se mantiene el equilibrio dinámico del sistema. El ajuste de ciertas políticas gubernamentales a los deseos de la población, por presión ejercida en un momento determinado, es un ejemplo de homeostasis. Así como también lo es el ajuste de precios que haga una empresa, ante una reducción de la demanda.

h)h) Crecimiento a través. de la diferenciación e integración

Los sistemas cerrados, como examinamos anteriormente, tienden a moverse hacia mayores niveles de entropía y desorganización. Por el contrario, los abiertos, se mueven hacia mayores niveles de diferenciación (especialización) y mayores grados de integración (organización y coordinación). Mayores niveles de diferenciación de los subsistemas favorecen un mayor grado de eficiencia, ya que cada subsistema se especializa en una tarea específica. La integración de los diferentes subsistemas da mayores eficacia y eficiencia al sistema como un todo, en el cumplimiento de sus objetivos, por medio de la coordinación armoniosa de las funciones y tareas de los subsistemas.

Al enfocar una organización como un sistema, se pueden ver en su crecimiento, las dos tendencias: diferenciación e integración. Al crecer la organización se crean departamentos más especia1izados y con la preparación necesaria para el logro de sus fines específicos. Este crecimiento de diferenciación obliga a la organización a buscar una mayor integración o coordinación entre los diferentes departamentos especializados, .de forma tal que se sincronicen y armonicen las acciones de todos para el logro de los objetivos. La especialización por sí sola no conlleva á mayores grados de eficiencia organizativa si no existe un adecuado nivel de integración de los diferentes subsistemas de la .organización.

El caso típico de crecimiento se puede observar en las organizaciones de tipo familiar, que generalmente evolucionan de una situación en donde cada uno de los integrantes toma decisiones, hasta que la situación se va regularizando; se establecen responsabilidades y funciones, diferenciando lo que cada uno debe hacer

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y se integra la organización, estableciendo una jerarquía de mando, delegación de autoridad, reglas y procedimientos. De esta manera la organización logra, de mejor forma, sus objetivos.

i)i) Equifinalidad

El principio de equifinalidad establece que un sistema abierto puede llegar al mismo punto final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. Una organización por ejemplo, puede tomar la decisión de expandirse comprando otras empresas: otra puede decidir construir más plantas y, una tercera subcontratando parte de la producción. Todas logran, por diferentes senderos, el fin de la expansión.

Para los efectos prácticos organizacionales, el principio de equifinidad es muy importante, ya que es, de gran ayuda en la selección del diseño adecuado para una organización pues nos enseña que no existe una mejor forma de organizar y que tampoco existe un método único para lograr objetivos. .

EJERCICIO No. 6 En el siguiente cuadro coloque una breve explicación a cada una de las características de los sistemas abiertos . CARACTERISTICAS EXPLICACION1) Entradas Todos los sistemas abiertos importan

algún tipo de energía2) Procesamiento

3) Salidas

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4) Ciclos de eventos

5) Entropía negativa

6) Retroalimentación

7) Homeostasis

8) Diferenciación

9) Equifinalidad

D.D. APLICACIONES DEL ENFOQUE DE LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

ABIERTO

Muchos de los actuales estudios e investigaciones sobre la organización, utilizan como modelo el enfoque de sistemas, mostrando desde diversos puntos de vista, diferentes características e interrelaciones que se pueden observar en las organizaciones. Señalemos a continuación, brevemente, algunos ejemplos.

D.1 El sistema social y las organizaciones

Talcott Parsons12 en sus escritos sobre el sistema social, concibe las organizaciones como subsistemas del sistema social. Para este autor, la sociedad tiene cuatro funciones fundamentales que enfrentar, que son:

1.1. El logro de sus metas. 2.2. Adaptarse al medio ambiente. 3.3. Integrar sus diferentes componentes sociales. 4.4. Mantenerse en el tiempo

12 Persons, T. Social Systems, Grusky-Miller, 1970.

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Las organizaciones, como subsistemas sociales, tienen por función ayudar a resolver estos cuatro problemas fundamentales. Por lo tanto, Parsons identifica cuatro tipos, de organización, clasificándolas, de acuerdo con la función social que ayudan a resolver. Estos tipos son:

1) Económicas 2) Políticas 3) Integrativas 4) Mantenimiento

Fig. 8 El sistema social y las organizaciones.

Las organizaciones de tipo económico ayudan al logro de los objetivos sociales y a manejar eficientemente los recursos de la sociedad. Las políticas, promueven la adaptación de la sociedad al medio que la rodea; las integrativas facilitan el establecimiento y organización pe las relaciones entre los diferentes miembros y las de mantenimiento, velan por el buen funcionamiento de las diferentes estructuras de la sociedad.

D.2 Subsiste mas funcionales y la organización

Para muchos autores, la organización puede verse como un conjunto de subsistemas funcionales y señalan como subsistemas de la organización, los diferentes departamentos: compras, producción, mercadotecnia, finanzas etc.

Fig. 8

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-----------------------------------------------------ORGANIZA- ORGANIZA-CIONES CIONES

ECONOMICAS POLÍTICAS---------------------- -------------------------

LA SOCIEDAD---------------------- -------------------------ORGANIZA- ORGANIZA-CIONES CIONESINTEGRATIVAS MANTENIMIENTO---------------------------------------------------

MEDIO AMBIENTE

INSUMO PRODUCTOS

MEDIO AMBIENTE

COORDINACIÓN GENERAL

Fig.9. La organización y los subsistemas funcionales

Cada subsistema cumple con una función específica; el subsistema compras adquiere el material necesario para la producción; el sistema producción transforma los diferentes recursos en un producto, el de mercadotecnia exporta el producto al medio ambiente y los otros sirven para coordinar y controlar el sistema como un todo, para el logro de los objetivos.

D.3 La organización y sus elementos fundamentales

Para el estudio y análisis del fenómeno organizativo en el presente texto, la organización se ha dividido en los siguientes componentes fundamentales:

1) Medio ambiente de la organización.2) Objetivos3) Estructuras organizacionales 4) Procesos internos en la organización

Considerando estos elementos, es posible visualizar la organización de la siguiente forma:

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FINANZAS

COMP PROD. MERCADEO

Fig. 10 Organización, su medio ambiente, objetivos, estructuras y procesos internos

A continuación presentamos, en forma muy breve, cada uno de estos componentes de la organización, ya que ellos constituyen el objeto de estudio de las unidades siguientes de este curso.

1)1) El medio ambienté o entorno

El medio ambiente o entorno de la organización son todos aquellos factores (políticos, económicos, culturales, sociales, etc.) externos a ella y que de una u otra influyen en su comportamiento. El le proporciona los recursos y utiliza los productos que ella elabora.

Desde este punto de vista, la organización depende, para su supervivencia y eficiencia, del intercambio de bienes y servicios con su medio. El entorno influye en la determinación de los objetivos de la organización y en las adaptaciones que son necesarias para lograrlos. Los factores del medio ambiente que pueden influir sobre

INSUMO PRODUCTOS

MEDIO AMBIENTE

PROCESOS

ESTRUCTURAS

INTERNOS

OBJETIVOS

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la organización son de diverso tipo: culturales, tecnológicos, políticos, legales, económicos, educacionales, psicológicos, etc. La influencia del medio, en una organización, dependerá de qué tan abierta sea ella, es decir, qué tan expuesta se encuentre al medio ambiente.

2)2) Objetivos

Las organizaciones son entidades sociales creadas por el hombre para cumplir con ciertas funciones y lograr determinados objetivos. Como componentes de la sociedad, los objetivos de las organizaciones son establecidos por la misma sociedad. Estos objetivos son influidos por los valores del medio socio-cultural que rodea la organización. Desde el punto de vista de Parsons, puede decirse que las organizaciones cumplen funciones y logran objetivos de tipo económicos, políticos, de integración o mantenimiento. Es importante entender que las organizaciones deben tener éxito en el logro de sus objetivos; aquella que no logre, está condenada a desaparecer.

3)3) La estructura organizacional

Este concepto se refiere a lo que es observado en una organización como patrones continuos en el comportamiento de la actividad de sus miembros en el tiempo, tales como procedimientos, reglas, factores de autoridad, flujo de las comunicaciones y el trabajo. Es decir, todo tipo de comportamiento observable y regular en el tiempo, que muestran los miembros de una organización al estar expuestos, o sus procesos y procedimientos de control.

4)4) Los procesos organizacionales

Toda organización tiene procesos unificados que relacionan sus diferentes partes. La comunicación que une esas diferentes partes proporcionando la información necesaria para el funcionamiento; la toma de decisiones, proceso por el cual se escoge, entre diferentes caminos, alternativas de acción para el logro de los objetivos y la coordinación del proceso por medio del cual se sincroniza e integra el funcionamiento de las partes en función de sus objetivos.

Estos componentes fundamentales de la organización serán tema de análisis y estudio en las próximas unidades.

E.E. IMPORTANCIA DEL ENFOQUE DE SISTEMAS PARA EL ESTUDIO DE LAS ORGANIZACIONES

La organización como sistema consiste en un grupo de estructuras

relacionadas e independientes a las que denominamos subsistemas. Todos estos

83

elementos se relacionan entre sí, interactúan integrando el gran sistema de la organización, que a su vez es un subsistema dentro del gran sistema que forma la sociedad en general

Al considerar la organización como un sistema abierto, el administrador puede ubicarla dentro del gran contexto social y determinar qué elementos de tipo social, político o económico, facilitan o entorpecen su funcionamiento.

Por otro lado, el tener una visión general y de conjunto de toda la organización le facilita al administrador identificar qué subsistema presenta problemas y,.así controlarlo a tiempo antes de que se vea afectada toda la organización.

Es de hacer notar que el enfoque de sistemas no es del todo perfecto, y algunos autores indican que una de sus fallas es el hecho de que, al indicar las relaciones entre los diferentes elementos lo hace de una manera general, sin precisar exactamente cuál es el tipo de relación que produce un resultado específico,

Por ejemplo, no es suficiente decir que las relaciones de tipo económico producen cambios de tipo social, o que elementos de tipo tecnológico y psicológicos producen cambios organizacionales; lo que realmente se necesita es una indicación precisa de cuál es el elemento económico que produce tal cambio de tipo social, tecnológico. No hay duda de que futuros enfoques llenarán este vacío.

Por último, el enfoque de sistema permite desarrollar un gran interés por aspectos tan vitales como: (a) cuáles son las partes estratégicas del sistema; (b ) qué sucede dentro de cada una de esas partes; (c) cuál es la naturaleza de la dependencia mutua entre los diferentes subsistemas y (d) cuáles con los procesos que unen las partes del sistema.

La perspectiva de ver a la organización como un grupo de subsistemas interrelacionados entre sí, es de gran importancia, tanto para los administradores como para los estudiosos de los problemas organizacionales, a tal punto de que casi todos 1os enfoques modernos para el estudio de las organizaciones, tiene en común el uso del concepto de sistema como un medio efectivo para describir la organización como un todo.

A continuación realice la siguiente lectura: Fremont Kast, Administración en las Organizaciones: Un Enfoque de Sistemas, Mc. Graw Hill, México, 1979, pp. 113-117

En esta lectura se presentan las relaciones directas entre el enfoque de sistemas y la teoría organizacional.

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS

1.1. Sistema es un conjunto de elementos (subsistemas) que se interrelacionan e interactúan entre sí para cumplir con un objetivo específico:

84

2.2. 2.Sistema: cuerpo humano

Subsistema Función1 Óseo Servir de estructurapara sostener otros

subsistemas.

2 Circulatorio Transmitir el oxígeno y alimento a todos los subsistemas corporales.

3 Digestivo Transformar la comida en alimento incorporable al cuerpo humano.

4 Sensitivo Informar al sistema sobre el medio ambiente

3.3. Sistema: organización

Subsistema Función1 Gerencia general Dirigir y coordinar los subsistemas.

2 Mercadeo Distribuir y vender los productos.

3 Finanzas Manejar los recursos financieros.

4 Personal Administrar los recursos humanos.

4. a) El estudio se orienta sobre los criterios de efectividad y eficiencia.b) Se ignoraban los factores externos a la organización (medio ambiente)

c) No se considera la incertidumbre.

5. Se desarrolla una teoría de organización más completa, que tiene en cuenta tanto los factores internos como externos de la organización.

Respuesta al Ejercicio No. 6

CARACTERISTICAS EXPLICACION1 Entrada Todos los S.A. importan algún tipo de

energía.

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2 Procesamiento Todos los S.A. procesan y transforman la energía disponible.

3 Salidas Los S.A. exportan hacia el medio que los rodea algún tipo de producto.

4 Ciclos de eventos El proceso se repite cíclicamente.

5 Entropía negativa Se almacena energía para sobrevivir.

6 Retroalimentación Reciben información para corregir deficiencias.

7 Homeostasis Se mantiene en equilibrio, ajustándose al medio ambiente.

8 Diferenciación Tienden a especializarse para lograr mayor eficiencia.

9 Equifinalidad Muchas S.A. tienden al mismo fin por diferentes caminos.

S.A. = Sistema Abierto

AUTOEVALUACION

Señale con una X la respuesta correcta que corresponda al encabezamiento.

1.1. Sistema es:

86

A Un conjunto de elementos dispersos que buscan cada uno lograr su objetivo específico.

B Un conjunto de unidades independientes que cumplen una función determinada.

C Un conjunto de elementos, interdependientes que interactúan para lograr un objetivo común.

D Un conjunto de unidades funcionando para lograr sus objetivos.

2. Al decir que una organización se compone de subsistemas interrelacionados ello implica que:

A La organización tiene muchos subsiste mas

B Unos subsistemas suministran los insumos de otros subsistemas.

C La organización o sistema se compone de subsistemas.

D Los subsistemas son independientes.

3. El enfocar la organización desde el punto de vista de sistema es importante porque:

A La organización es sistema.

B Facilita la, comprensión y estudio del fenómeno organización.

C Disminuye la incertidumbre de la organización.

D Facilita el control y disminuye los costos organizacionales

4. Señale las características que diferencian una organización enfocándola desde el punto de sistema abierto o cerrado.

5. Indique las características fundamentales del enfoque de sistema en el estudio de una organización.

87

6. Escoja una organización que usted conozca y enfóquela como un sistema abierto. Para desarrollar dicho trabajo usted deberá:

1)1) Identificar qué tipo de organización es, de acuerdo a las actividades que realiza.

2)2) Indicar las funciones de los subsistemas.

3)3) Señalar al menos cuatro características del S.A. en esa organización.

RESPUESTAS A LA AUTOEVALUACION

1.1. C

88

2.2. B

3.3. B

4.4.

CARACTERISTICAS

SISTEMA ABIERTO SISTEMA CERRADOOrientado al manejo de las organizaciones como un todo

Orientado sobre los criterios de afectividad y eficiencia

Incluye los factores externos que influyen en la organización

Ignora factores externos de organizaciones

Analiza la incertidumbre como fenómeno importante de la organización

Ignora la incertidumbre

Ver texto página

5. A continuación le presentamos una posible respuesta a esta pregunta. En ella se enfoca a la UNA como sistema abierto. Si ha tenido algún problema al responder esta pregunta, consulte con su Asesor. .

1. Subsistemas importantes y sus funciones

a) Administrativo Manejar y distribuir eficientemente los recursos de la organización

b) Académico Planificar y desarrollar el material pedagógico necesario para el proceso enseñanza-aprendizaje .

c) Operaciones Reproducir y elaborar los medios de instrucción y colocarlos a disposición de los estudiantes.

d) Información-CIUNA Centralizar, procesar y enviar la información necesaria para el buen funcionamiento de los otros subsistemas de la organización.

2.Características como sistema abierto:

a) Insumos Materiales (equipos de enseñanza, papel; lápices, etcétera). Humanas (profesores, administradores,

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estudiantes). Tecnológicos (conocimientos y tecnología educativa).

b) Productos Profesionales graduados, profesionales reciclados, nuevos conocimientos y experiencia.

c) Ciclos de eventos El desarrollo de cada curso implica repetir el mismo evento para cada uno de ellos. Planificación, desarrollo, reproducción, envío, entrega, evaluación.

d) Entropía negativa Con los insumos-recursos materiales y humanos la Universidad crece y se desarrolla. Con la importación de estos insumos del exterior su tendencia a la desorganización y muerte desaparece (entropía) y tiende a sobrevivir, crecer y mejorar (entropía negativa).

e) Retroalimentación El centro integrado de información suministra la retroalimentación necesaria a todos los sistemas.

f) Diferenciación Existen diferentes especializaciones entre los subsiste mas: académicos, administrativos, información, etcétera.

BIBLIOGRAFIA

ARAY, Luís Enrique Análisis de Sistemas y Administración Pública, Comisión de Administración Pública, Caracas.

90

CHURCHMAN, Charles West Enfoque de Sistemas, Editorial Diana, México, 1973.

KATZ, Daniel y KAHN, Robert Psicología Social de las Organizaciones, editorial Trillas, México, 1977.

OPTNER, Stanford L. Análisis de Sistemas, Fondo de Cultura Económica, México, 1978.

______________ Análisis de Sistemas para Empresas, Editorial Diana, México, 1968.

ROTUNDO, Emiro Introducci6n a la Teoría General de los Sistemas, UCV, Caracas, 1973.

SISK, Henry Administración y Gerencia de Empresas, Cincinati, South Wéstern Publishing Co., 1976.

UNIDAD 4

91

LA ORGANIZACION

YEL ENTORNO


Al finalizar el estudio de esta Unidad, el estudiante estará en capacidad de:

15) Explicar la importancia que tiene el conocer el entorno que rodea una organización.

16) Diferenciar entre entorno inmediato Y entorno general.

17) Establecer las diferencias del entorno, de acuerdo a su complejidad.

18) Señalar los principios e importancia de la Teoría Situacional.

ESQUEMA DEL CONTENIDO.

Pàg.

I.I. LA ORGANIZACION y EL ENTORNO………………………………. 941. Concepto de entorno………………………………………………… 94

92

2. Importancia del entorno para la gerencia…………………………. 95

II.II. ANALISIS DEL ENTORNO DE LA ORGANIZACIÓN……………… 971. El entorno inmediato………………………………………………… 97

Clientes…………………………………………………………. 98Suplidores………………………………………………………. 98Asesores………………………………………………………… 99 Entes reguladores……………………………………………… 99Adversarios……………………………………………………… 100Opinión pública…………………………………………………. 101

2. El entorno general……………………………………………………. 103 A.A. Sistema social.………………………………………………….. 104B.B. El sistema cultural.……………………………………………… 104C.C. El sistema económico…………………………………………... 105D.D. El sistema político………………………………………………. 106

III.III. EL ENTORNO SEGUN SUS COMPLEJIDAD………………………… 1081. Placentero sencillo……………………………………………………. 1092. Placentero turbulento…………………………………………………. 1093. Perturbado Turbulento………………………………………………... 109

IV.IV. LA TEORIA SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN……………….. 109

RESPUESTAS A LOS EJERCICIOS…………………………………………….. 112

AUTOEVALUACION……………………………………………………………….. 114

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………..……. 118

I.I. LA ORGANIZACION y EL ENTORNO

1.1. EL CONCEPTO DE ENTORNO

En la Unidad 2 hemos discutido el concepto de organización, definiéndola como una unidad social, que forma parte de un sistema mayor que es la sociedad

93

misma. La sociedad está constituida por diferentes grupos, y su funcionamiento es regulado por normas culturales, económicas, políticas y legales, todas las cuales constituyen el medio ambiente donde funcionan las organizaciones formales.

El entorno de la organización está conformado por todos aquellos elementos y condiciones existentes en el medio donde opera la organización. Así por ejemplo, el sistema económico y político predominante en: una sociedad forman parte del entorno, e influirán en el funcionamiento de la organización, así como las condiciones demográficas y culturales de la población darán una conformación muy particular al entorno. En conclusión, se puede indicar que el entorno es todo el ambiente externo de la organización, que de una manera directa o indirecta influye en el funcionamiento de la misma.

Es muy difícil establecer el límite entre el ambiente interno y el externo de la organización, ya que ésta se encuentra en constante relación con su retorno, mediante un flujo y reflujo de elementos tangibles e intangibles. Puede decirse que las organizaciones están rodeadas de una membrana semi-permeable, cuya permeabilidad varía de acuerdo al tipo de organización. Por ejemplo, hay algunas organizaciones que son más permeables al avance tecnológico e incorporan rápidamente los avances que se desarrollan en el medio, mientras que otras son más cerradas. Hay las que son más propensas a influencias de tipo político, mientras que otras son indiferentes a ellas. Por todo lo que hemos indicado, consideramos que es importante para estudiar bien las organizaciones Y entender su funcionamiento, ubicadas en el medio donde actúan. y analizar detenidamente el entorno en el que están relacionadas. En la figura 1 se da una idea de una organización en un medio ambiente muy general, con indicación de los elementos más importantes que tienen un impacto sobre su funcionamiento.

Fig. 1 Entorno de una organización

2.2. IMPORTANCIA DEL ENTORNO PARA LA GERENCIA DE LAS ORGANIZACIONES

Las condiciones del entorno contribuyen a lo que sucede dentro de la organización, tanto para darle forma a la estructura como para determinar la

94

ORGANIZACION

OTRAS ORGANIZACIONES

CULTURA

POLITICA

ECONOMIA

naturaleza de sus procesos internos. Se puede indicar, por lo tanto, que el entorno es factor determinante en el funcionamiento de la organización. .

En términos genérales, el entorno de una organización está conformado por elementos de tipo cultural, políticos, económicos y tecnológicos. En la medida en que los gerentes sean capaces de conocer esos elementos y establecer estrategias para manejarlos adecuadamente, estarán en mejor posición de minimizar los problemas y poner a funcionar con éxito sus organizaciones.

Todas las organizaciones funcionan en un medio político y reciben influencia de las condiciones políticas del entorno. Las decisiones que se toman, tanto en el Congreso como en el Ejecutivo, así como las leyes y presiones de los partidos políticos, afectan el funcionamiento de las organizaciones y muchas, veces entorpecen su eficiencia, como en el caso de las empresas públicas.

El sistema económico predominante es elemento fundamental para el funcionamiento de las organizaciones, ya que de ello dependerán las diversas estrategias para colocar sus productos en el mercado, obtener recursos financieros si es un sistema capitalista, o depender económicamente del gobierno, si es economía intervencionista. Indudablemente que los aspectos culturales, políticos y económicos, tienen su impacto sobre la organización y, es de vital importancia para el gerente, conocerlos para poder establecer sus estrategias que le permitan manejarla mejor.

El impacto del entorno sobre la organización se puede resumir así:

a) Los estilos de liderazgo y las prácticas gerenciales están altamente determinados por las condiciones culturales del medio.

b) Los valores culturales juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones.

c) Todas las organizaciones funcionan en un medio ambiente físico en el que se discuten y plantean problemas fundamentales y se toman decisiones que las afectan.

d) El grado de discrecionalidad de un gerente dependerá mucho del tipo de sistema económico que predomine en el entorno organizacional.

EJERCICIOS

1.1. En cada una de las siguientes proposiciones señale con una X si es verdadera o falsa:

95

a) La organización formal es un ente cerrado que se ocupa solamente de su funcionamiento interno

Verdadero __________ o Falso ____________

b) El entorno de las organizaciones formales está constituido por todo el ambiente externo que las rodea

Verdadero __________ o Falso____________

c) Para estudiar y entender bien las organizaciones, hay que ubicadas en el medio donde actúan

Verdadero ___________ o Falso ____________

d) El entorno es todo el ambiente externo de la organización, que influye indirectamente en su funcionamiento


e) El medio ambiente es un factor determinante en el funcionamiento de la organización, pero no afecta su estructura

Verdadero ___________ o Falso ___________

f) El límite entre el entorno y la organización es fácilmente determinable, ya que semeja una membrana semi-permeable, cuya permeabilidad varía con el tipo de organización


2.2. Señale la importancia del entorno para quienes gerencia organizaciones

3.3. Señale al menos tres de los efectos que tiene el entorno sobre la organización

Ver respuesta página

II.II. ANALISIS DEL ENTORNO DE LAS ORGANIZACIONES

Como hemos indicado en párrafos anteriores, la organización es un ente abierto, que está en constante interrelación con diferentes sistemas y otras

96

organizaciones que conforman el entorno. A fin de entender mejor la estructuración del medio donde funcionan las organizaciones, dividiremos el entorno en dos partes:

1.1. Entorno inmediato2.2. Entorno general

1.1. EL ENTORNO INMEDIATO

El entorno inmediato es aquel que está constituido por un complejo de grupos, personas y organizaciones, que se interrelacionan directamente con la organización en sus diversos papeles. Son las partes más cercanas a la organización con las que existe una relación directa.

Para dar una idea del entorno más inmediato a la organización, analizaremos los elementos que lo componen e indicaremos el papel que juega cada uno en sus relaciones con la organización.

Componentes del entorno inmediato:

a)a) Clientes. b)b) Suplidores. c)c) Asesores. d)d) Entes reguladores. e)e) Adversarios. f)f) Opinión pública

a)a) Los clientes

Los clientes de una organización son los elementos más importantes del entorno inmediato. Su importancia viene dada por el papel que ellos juegan como receptores de los bienes y servicios producidos por aquélla. Para identificar los clientes de una organización es esencial reconocer la cadena de relaciones que puede existir entre el cliente directo y el consumidor. Los clientes de un fabricante, por ejemplo, son los consumidores, el vendedor al detal, así como también el distribuidor que compra todos los productos. Los clientes de una escuela de Administración pueden ser no tan sólo los estudiantes, sino también los futuros empleadores o empresas que van a utilizar a los que egresen.

La idea de los clientes se puede tener, más clara si pensamos en una red de ellos que se benefician con el producto de una organización, que usualmente se distribuye en varias direcciones.

El número de clientes es uno de los aspectos importantes de la situación, que puede determinar el tamaño de los grupos que reciben los beneficios de la organización. Ello está relacionado con la situación reinante en el mercado, si hay un simple comprador, pocos o muchos compradores. Este aspecto es importante, ya que cuando la organización confronta un solo cliente, su libertad de acción es

97

usualmente muy restringida, condicionada a los caprichos del único cliente. El caso de la producción para un solo cliente es más la excepción que la regla. Cuando el número de clientes es mayor, la organización tiene más oportunidades y goza de mayor independencia.

Otro elemento crucial y que es muy delicado en el entorno inmediato, se refiere a la estabilidad de la demanda de los productos. En algunas ocasiones los clientes pueden tender a consumir más los productos o a usar con mayor intensidad los servicios de la organización, lo cual dará origen a una expansión de actividades. Pero, si hay una reducción en la demanda y se usan muy poco los productos y servicios, la organización sufrirá las consecuencias de una contracción.

b)b) Los suplidores

Además de los clientes, otro elemento importante en el entorno inmediato de las organizaciones lo constituyen los suplidores, que suministran los recursos, asistencia y apoyo que necesita la organización para su funcionamiento.

Los que suministran recursos tales como dinero, bienes y servicios, son suplidores directos, para los cuales la organización es un cliente. Para una organización, los suplidores pueden incluir, en términos generales, a vendedores de tierras, de equipos, materiales e inversionistas. En sus relaciones con los suplidores de recursos, la organización se constituye en cliente ella misma, y su importancia variará de acuerdo al número de clientes. Si la organización es el único cliente, suposición frente a los suplidores es fuerte y ventajosa, ya que puede imponer sus propias condiciones, en cambio, si son muchos los clientes, su posición es más débil. Esta es, básicamente, la razón por la cual el gobierno establece oficinas centrales de compra, para manejar las operaciones que le permitan suplir a sus dependencias, es también la razón por la cual, las empresas privadas, establecen asociaciones o cooperativas, para manejar todos los aspectos referidos al suministro de recursos para sus organizaciones.

Entre los suplidores, hay un grupo que se ocupa de dar apoyo moral e influencia a la organización, para que pueda manejar sus relaciones con el medio. En el sector privado tal apoyo proviene, generalmente, de grandes inversionistas o clientes muy influyentes. En el sector público se obtiene de ciertos centros de poder que se encuentran, bien sea en el ejecutivo o legislativo, y que de una manera u otra dan su apoyo a ciertas organizaciones públicas.

Así por ejemplo, encontramos algunas empresas públicas que incluyen en sus Juntas Directivas a representantes del Congreso o del Poder Ejecutivo, quienes, además de darles apoyo en momentos difíciles, hacen valer su influencia para que la organización obtenga lo que necesite, bien sea mediante la aprobación de un buen

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presupuesto o mejores precios en la adquisición de equipo o material que se compra a otras organizaciones.

c)c) Asesores

El papel de los asesores es, en ciertos aspectos, similar al de los suplidores, con la excepción de que éstos suministran algo más intangible, como es el conocimiento, por medio de consejos que oportunamente le solicita la organización.

El asesor suministra a la organización el conocimiento que le ayuda a utilizar mejor sus recursos. La relación entre la organización y un asesor externo o consultor es difícil, ya que si su ayuda no es expresamente solicitada, se puede considerar como una intromisión no deseada y si es solicitada, el motivo puede no ser el obtener consejos, sino otros propósitos tales como: a) disfrutar el beneficio de relacionarse con asesores de mucho prestigio, b) obtener aprobación de ciertas decisiones que ya se han tomado, o lograr ciertas cosas que de otra manera sería muy difícil obtener, tales como, contratos con la Administración Pública, si el asesor es un político influyente, etc.

Como suplidores de conocimiento los asesores son elementos importante dentro del entorno organizacional, Y los gerentes deben ser capaces de utilizarlos adecuadamente cuando la organización los necesite.

d)d) Entes reguladores

Toda organización está sujeta a la acción de una o varias organizaciones que, desde el entorno, controlan o regulan su actuación.

El caso más claro de control externo está representado por las diferentes dependencias gubernamentales, que de alguna manera controlan y regulan el funcionamiento de las otras organizaciones, tanto del sector público como del privado. En todos los países, el gobierno en mayor o menor grado, ejerce cierto control sobre, las organizaciones. En Venezuela, por ejemplo, existen controles sobre el precio de ciertos productos y algunas actividades están más controladas que otras, como la importación. Además, las mismas instituciones públicas a su vez están controladas por otras organizaciones como el Congreso, la Contraloría General de la Nación y la opinión pública en general.

No todo el control externo es ejercido por el gobierno; existen, por ejemplo, grupos de inversionistas que controlan aquellas organizaciones a las que le suministran apoyo financiero. Las casas matrices fiscalizan diferentes aspectos de sus empresas subsidiarias, así como ciertas asociaciones y federaciones regulan las actividades de sus organizaciones miembros.

Al igual que los clientes, los reguladores de una organización varían de acuerdo al contacto y la naturaleza de control que ejercen, pudiéndose establecer una red de contralores que parte del control más inmediato hasta las que ejercen

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uno menor. Un ente gubernamental, por ejemplo, cuando emite una orden de regular ciertos precios; está actuando como un organismo de control inmediato. Una oficina de presupuesto cuando hace un corte en las partidas asignadas de algunas organizaciones públicas, actúa en función reguladora, así como una casa matriz cuando pide cuentas y controla a sus empresas subsidiarias, está ejerciendo una función contralora.

Lo interesante en este punto es tener en cuenta el hecho de que, en el entorno donde funcionan las organizaciones, existen otras instituciones que controlan su actuación, como se deduce de los ejemplos citados.

e)e) Adversarios

Además de estar conscientes de que en el entorno existen, clientes, suplidores, asesores y entes reguladores, es importante también saber que hay también un grupo de adversarios que pueden tomar la forma de competidores, rivales, oponentes o enemigos.

Los competidores son aquellos que producen los mismos productos o similares. En la mayoría de los casos, la competencia es beneficiosa porque obliga a las organizaciones a mejorar su funcionamiento y productividad para mantenerse vigentes, ya que de otra manera desaparecerían.

Rivales son aquellos que producen artículos diferentes pero que compiten por la obtención de recursos, asistencia o apoyo. En realidad, casi todas las organizaciones dedicadas a la producción de artículos de consumo son rivales, en el sentido de que compiten para captar la mayor parte de lo que gasta la población. Los vendedores de automóviles, indudablemente que compiten con los vendedores de alimentos, tratando de que la gente gaste sus ingresos comprando lo que ellos producen.

En el sector público, la rivalidad se refleja en el esfuerzo que cada empresa desarrolla para obtener la mayor cantidad de dinero del presupuesto público. Un aumento en el presupuesto para una organización, significa una reducción de fondos para otra.

El papel de opositores y enemigos está representado por grupos de individuos u organizaciones que, aunque no son competidores, obstaculizan las operaciones de la organización. Los oponentes más pasivos son indudablemente aquellos cuya cooperación es necesaria, pero que de una u otra manera se niegan a darla. Su interferencia es un asunto de inercia, o simplemente desinterés. Los más activos oponentes son los que no cooperan por conflicto de intereses. Por ejemplo, una empresa que trate de construir una planta en una zona residencial, puede tener una oposición muy fuerte por parte de los residentes del área.

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Los enemigos son realmente oponentes en un mayor grado y a veces su oposición llega a extremos tan graves que no solamente desean bloquear las operaciones de la organización, sino que desean y buscan la destrucción de la misma. Muchas veces estos enemigos penetran en ella, lo cual es extremadamente peligroso por el conocimiento que adquieren sobre su funcionamiento, pues tienen acceso a información confidencial.

f)f) La opinión pública

Toda organización está rodeada de algo menos tangible que, normalmente se conoce cómo la "opinión pública". En su sentido más amplio, la opinión pública es considerada Como la manifestación de algunos de los valores culturales de la sociedad, mediante la cual expresa lo que se desea o lo que se rechaza.

Como parte del entorno más inmediato de la organización, la opinión pública se expresa con manifestaciones de aprecio por la gran competencia de la organización, o por manifestación de rechazo por su incompetencia. En este sentido es importante reconocer que, diferentes opiniones, son inevitablemente emitidas por diferentes gentes. Usualmente, hay por lo menos dos opiniones sobre un mismo asunto y muchas veces más, por lo tanto es usual que una organización sea considerada competente por un grupo e incompetente por otro. Debido a esta diversidad, sus dirigentes están invariablemente envueltos en una serie de actividades diseñadas específicamente para influir, de una manera favorable, a la opinión pública en general.

A manera de resumen y recapitulando los elementos que conforman el entorno inmediato de la organización, podemos representarlo gráficamente de la siguiente manera:

Fig. 2 Elementos más importantes del entorno inmediato

EJERCICIOS

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OPINION PUBLICA

REGULADORES

CLIEN

TES

ADVERSARIOS

ADVERSARIOS

SUPLIDORES

ORGANIZACION

4. Señale los seis elementos que componen el entorno inmediato de una organización y describa dos de ellos

5. Escriba, en el espacio correspondiente, el elemento del entorno inmediato que se describe en el enunciado

ENUNCIADOS ELEMENTOS

a Controlan y regulan las acciones deOrganización

a._____________________

b Suministra conocimientos y consejossolicitados por la organización b._____________________

c Reciben bienes y servicios produci-dos por la organización

c._____________________

d Suministran recursos a la organiza-ción d._____________________

e Manifestaciones favorables y desfavora- bles sobre las acciones de la organiza- e._____________________

ción.

f Compiten, rivalizan o se oponen a los Objetivos de la organización f._____________________

2.2. EL ENTORNO GENERAL

El entorno general de las organizaciones está constituido por la sociedad misma; una discusión exhaustiva nos llevaría a consideraciones profundas de las características de cada sociedad. Lo importante para nosotros es entender que cada

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sociedad es diferente, y que, por lo tanto, constituyen diferentes medios donde operan diferentes organizaciones.

Por ejemplo, la sociedad venezolana es diferente a la sociedad alemana, pues cada una tiene características muy específicas que influyen de manera determinante en el funcionamiento de sus organizaciones.

Es extremadamente difícil describir cualquier sociedad al detalle, y para efectos académicos normalmente se utiliza un enfoque muy general mediante el cual se reducen todas a un número de elementos que, en diversas formas y combinaciones, aparecen en cada una. Lo que hace posible identificar diferencias de una sociedad con otra es el enfoque que consiste en dividirla en cuatro segmentos que comprenden los siguientes sistemas:

a.a. Social b.b. Cultural c.c. Económico d.d. Político

Analizaremos la influencia del entorno general por medio de este enfoque, estudiando cada uno de estos cuatro componentes de la sociedad y su relación con la organización.

Sistema social

En la Unidad 2 hemos discutido lo relacionado con la estructura social y las características de los grupos sociales. Profundizando un poco más en este aspecto y para efectos de nuestro estudio, podemos indicar que, en el sistema social hay dos grupos que juegan un papel muy importante en relación con las organizaciones. Estos grupos son las familias y las asociaciones.

A.1. Las familias

Aunque las familias se encuentran en todas las sociedades, hay una radical variación en el papel que juegan en el desempeño de las organizaciones. En algunas sociedades, por ejemplo, una familia o un grupo de ellas, se convierten en factor determinante en la mayoría de las organizaciones, tanto públicas como, privadas. Hay empresas privadas donde los grupos familiares juegan una triple función: como fuentes de capital, como suplidores de recurso humano y como motivadores para acumular fortuna.

Con el surgimiento de las grandes corporaciones, este triple papel de la familia ha ido disminuyendo pero, aun así, hoy día continúa siendo un elemento fundamental para la organización, ya que es allí donde el individuo adquiere sus valores básicos y desarrolla sus actitudes hacia la autoridad, elementos que, en gran parte, van a determinar su comportamiento dentro de las organizaciones.

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A.2. Las asociaciones

Dentro de los diferentes grupos que componen la sociedad, además de las familias existen otros más formales, que son las asociaciones intercambian ideas y obtienen información que les puede para lograr propósitos muy definidos. En general, revisten las formas de asociaciones profesionales, culturales, científicas, deportivas, religiosas y otras, que, de una manera u otra, juegan un papel preponderante en la sociedad. En sociedades avanzadas, estas organizaciones son muy activas en la defensa de sus intereses y constituyen verdaderos grupos de presión.

Además, estas asociaciones juegan un papel muy importante en el funcionamiento de las organizaciones públicas, ya que además de servir como canales de información para la toma de decisiones, sirven también como proveedores de personal calificado, y algunas hasta participan en la dirección de las empresas, como es el caso de muchos sindicatos y asociaciones de profesionales.

Dichas agrupaciones además de prestar servicios a sus afiliados, sirven como canales de participación donde diferentes organizaciones intercambian ideas y obtenemos información que les puede ser de mucha utilidad. En ese sentido también sirven como mediadores para ayudar a solucionar algún conflicto entre organizaciones rivales, o simplemente servir como coordinadoras de una determinada política. Como ejemplo podemos citar a Fedecámaras, que además de proteger los derechos de sus afiliados cumple muchas veces papeles de mediadora y coordina políticas económicas entre sus organizaciones miembros y el gobierno. Pero también sirven como órgano de presión, para lograr que las organizaciones públicas tomen decisiones que le favorezcan.

El sistema cultural

En la Unidad 2 hemos discutido la importancia del aspecto, cultural en el manejo de las organizaciones, y la necesidad que tiene el gerente de conocer la estructura de los valores culturas de la sociedad donde funciona su organización. Para complementar el tema e ilustrar mejor, discutiremos dos elementos de tipo cultural que tienen influencia determinante en el desempeño de las organizaciones, como son los nexos familiares y el individualismo.

B1. Nexos familiares

En algunas sociedades, los nexos familiares son un factor determinante para el logro de posiciones sociales y el disfrute de niveles claves en organizaciones públicas y privadas. En Venezuela, por ejemplo, el concepto de familia es más

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amplio que en los Estados Unidos. La unidad familiar en nuestro país no tan sólo comprende al padre, la madre y los hijos, sino que se extiende e incluye a los abuelos, tíos, hermanos, sobrinos y primos. Este Elemento de tipo cultural, es llevado por los individuos a las organizaciones donde se utiliza la influencia para ubicarlos en posiciones importantes. Esta actitud es considerada como una obligación, como un deber hacia la familia.

B.2. Individualismo

Este rasgo cultural está muy arraigado en algunas sociedades, y como tal se refleja en las organizaciones, donde encontramos individuos que pretenden que todo gire alrededor de su persona, dándole toques personalistas a los programas y actividades. Por otro lado, muchas veces tienden a desarrollar lealtades hacia ciertas personalidades más que hacia la organización misma. En sociedades menos individualistas el comportamiento es diferente y desarrollan lealtades hacia sus organizaciones o departamentos, facilitando el trabajo en grupo y la cooperación. La manera como se ha intentado relacionar los niveles del individuo y la organización es mediante el concepto del rol. El rol no es solamente un componente fundamental del sistema social, sino la suma de los requerimientos con los cuales estos sistemas confrontan y condicionan a sus miembros como individuos; cada persona en una organización queda unida a otros miembros o conjunto de miembros en virtud de los requerimientos del funcionamiento del sistema.

Además de los nexos familiares y el individualismo, existen muchos elementos culturales que sería largo enumerar. Solamente se pretende dar una idea de la influencia del aspecto cultural en las organizaciones.

El sistema económico

Uno de los aspectos más importantes que permiten diferenciar una sociedad de otra, es el elemento económico. Existen sociedades que tienen muchos recursos y otras que tienen muy pocos. Esta diferencia es fundamental para las organizaciones, ya que la escasez o abundancia, crean serios problemas a sus administradores.

En un medio con abundancia de recursos, un administrador está seguro de obtener prontamente lo que necesita para desarrollar los programas de organización, mientras que, en caso contrario, las limitaciones son muchas.

Otro aspecto es el relacionado con las condiciones económicas cambiantes, que en un momento determinado pueden afectar a toda o a una parte de la organización. En períodos de dificultades económicas la organización tiende a suspender o eliminar aquellos programas que considera menos importantes, pues se produce un proceso de ajuste que obliga a evaluar y eliminar cualquier exceso, producto de la abundancia en períodos de prosperidad.

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Pero, 1o que es indudable, que las condiciones económicas afectan igualmente a todo tipo de organizaciones. Por ejemplo, en una época de depresión, las empresas mercantiles que no operan eficientemente, tenderán a desaparecer, las organizaciones públicas verán reducidas sus asignaciones presupuestarias y las asociaciones de sus miembros serán menores.

El sistema político

El sistema político que predomine en una sociedad también es factor muy importante para el desempeño de las organizaciones, Tanto las públicas como las privadas, están sujetas a las decisiones que se tomen en el sistema político. En Venezuela por ejemplo, las organizaciones públicas se ven afectadas directamente, cada vez que hay elecciones, teniendo que hacer cambios de personal y, muchas veces, de programas completos.

Por su parte las del sector privado se ven tal vez menos afectadas pero, sin embargo, deben estar a tono con el clima político y desarrollar estrategias adecuadas para unas buenas relaciones con el gobierno y otras agrupaciones del sistema, a fin de evitar que se tomen decisiones que afecten el funcionamiento de sus organizaciones.

Por otro lado el sistema político determina el tipo de sistema económico bajo el cual debe operar la sociedad. Aquél determina las bases de la propiedad y el control de los medios de producción, decidiendo sí el sistema debe ser capitalista o socialista. El sistema capitalista se basa en la propiedad individual de los bienes de producción, mientras que en el socialista el gobierno es el dueño de los bienes de producción.

No hay duda de que si el sistema es de tipo socialista, con un alto grado de intervención y control sobre los bienes de producción, el funcionamiento de la organización será diferente a como se desempeñaría en un régimen capitalista, con mayor libertad de acción para los empresarios privados.

La mayor o menor libertad de acción de que disfruta la gerencia de una organización, se traduce en formas y procesos organizativos diferentes. Los procesos de control interno, cooperación y coordinación entre organizaciones y esquemas de inventivos al personal, así como diferencias jerárquicas, caracterizan estos extremos.

EJERCICIOS

6. Señale los cuatro sistemas componentes del entorno general de una organización

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7. En cada una de las siguientes proposiciones, señale con una X si es verdadero o falsa

a) Todas las sociedades constituyen diferentes entornos que influyen de manera determinante en el comportamiento de las organizaciones.

Verdadero ______________ o Falso ____________

b) Todas las sociedades son diferentes en sus características socio-culturales

Verdadero ______________ o Falso ____________

c) Hoy en, día las familias son elementos fundamentales para el funcionamiento de las organizaciones

Verdadero _______________ o Falso ___________

d) Las asociaciones forman grupos de presión que influyen tanto a organizaciones públicas como privadas


e) Los nexos familiares son un factor determinante en el logro de posiciones sociales claves en la organización


f) El aspecto económico no diferencia a las organizaciones, ya que en escasez o abundancia igualmente deben cumplir con sus objetivos

Verdadero _______________ o Falso ____________

g) Las decisiones de, tipo político afectan solamente a las empresas públicas

Verdadero _______________ o Falso ____________

Ver respuesta página

Para mayor claridad y comprensión, podemos integrar la organización a los elementos de su entorno y representarla gráficamente de la siguiente manera:

107

ENTORNO GENERAL

Fig. La organización en su entorno inmediato y general

EL ENTORNO, SU COMPLEJIDAD Y LA ORGANIZACION

Los componentes del entorno se pueden clasificar y evaluar utilizando la clasificación que hacen los autores F. E. Emery y E. L. Tris, O quienes fijan cuatro tipos ideales de ambiente, de acuerdo a los criterios de complejidad e Incertidumbre que deben enfrentar las organizaciones:

1. Placentero sencillo 2. Placentero complejo 3. Perturbado 4. Turbulento

Estos cuatro tipos de ambiente influyen en el comportamiento de la organización y su sobre vivencia; analicemos cada uno de ellos.

1. PLACENTERO SENCILLO

Es el ambiente que no cambia, la organización funciona sin prever lo que sucederá; la organización opera al azar y va aprendiendo por medio del ensayo y error, hasta ajustarse al medio.

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ENTORNO GENERAL

ORGANIZACION

OPINION PUBLICA

ENTES REGULADORES ADVERSARIOS

ASESORES

CLIEN

TES

SUPLIDORES

OPINION PUBLICA

2. PLACENTERO COMPLEJO

Es un ambiente un poco más complejo, donde la organización ve claramente los acontecimientos que pueden suceder ya que el entorno no cambia con mucha rapidez. A diferencia del primer tipo, la supervivencia de la organización está condicionada a su conocimiento del ambiente y las estrategias que diseñe para asegurarse sus recursos del entorno.

3. PERTURBADOEl ambiente es perturbado cuando a diferencia del anterior existen varias

organizaciones rivales lo cual obliga a cada una no tan sólo a conocer mejor el medio sino a diseñar estrategias para controlar la acción de los rivales. La organización debe tener muy claro a dónde va y además cómo llegar allá, "asegurándose al mismo tiempo de que los otros no lleguen".

4. TURBULENTOEs el más complejo de todos, pues es el que más rápidamente cambia y como

tal en él se desarrollan procesos muy dinámicos de interacción, no tan sólo en las diferentes organizaciones sino entre los diversos sistemas que conforman el entorno, produciéndose una turbulencia que conduce a cambios rápidos, rodeando a la organización de un alto grado de incertidumbre.

Este criterio de clasificación, basado fundamentalmente en el grado de complejidad .del entorno, representa una contribución muy valiosa, ya que nos visualiza cómo el entorno organizacional puede variar de una situación de simplicidad hasta grado de complejidad e incertidumbre.

LA TEORIA SITUACIONAL DE LA ORGANIZACION

Los estudios situacionales realizados por Lawrence y Lorsh, Burns y Stalker Richard Hall y Joan Woodward, utilizando criterios tales como, incertidumbre, cambios tecnológicos en él medio ambiente y tasa de cambio en el medio, han permitido elaborar conclusiones válidas, ampliamente aceptadas, sobre influencia del entorno en la organización. Por ejemplo se ha determinado que el tipo de organización que puede ser apropiada para una fábrica de autom6viles, es muy distinta a la que debe ser diseñada para un laboratorio de investigaciones.

También se han realizado estudios de organizaciones en diferentes sociedades o culturas, que han revelado grandes diferencias en el funcionamiento, debido, fundamentalmente, a las características muy particulares de cada sociedad.

Así por ejemplo, encontramos que una universidad persigue, en términos generales, los mismos objetivos tanto en Venezuela como en Pakistán, pero, sin duda alguna, hay diferencias en su funcionamiento, debido en gran parte a las condiciones del medio donde ambas operan. No hay duda de que la sociedad

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venezolana es muy diferente a la de Pakistán, tanto en sus aspectos culturales como en sus condiciones económicas, políticas, legales y educacionales.

Todos estos estudios constituyen el cuerpo de conocimientos de lo que hoy se conoce como la Teoría Situacional.

Los estudios situacionales tienden a demostrar que no existe una manera óptima de organizar y administrar, aplicables a todos los casos y circunstancias que se le presentan a un gerente, sino que la buena administración y gerencia dependerán, en gran medida, de las condiciones del medio ambiente y su influencia sobre la organización. Un buen administrador deberá tener muy en cuenta el entorno que rodea su organización, para adaptarse a las circunstancias rápidamente y lograr sus objetivos.

Los principios de la Teoría Situacional son los siguientes:

1. Las organizaciones tienen ciertas características comunes. Son unidades sociales con un propósito; están formadas por personas que llevan a cabo tareas diferenciadas y coordinadas para contribuir a las metas de la organización.

2. Todas las organizaciones tienen uno o más administradores, cuyas funciones son planificar las actividades que se van a realizar, dotar de personal a la empresa, organizar las tareas, dirigir el trabajo y controlar los resultados, midiendo la ejecución de comparación con los planes.

3. Así como hay similitudes, existen diferencias sustanciales, determinadas, básicamente, por la naturaleza del ambiente, es decir, la estructura de liderazgo; en dotación de personal, la planeación y control deben depender de las condiciones del ambiente.

EJERCICI0S

Marque con una X en los espacios en blanco la respuesta correcta

110

8.8. Al clasificar el entorno en ambiente placentero, ambiente perturbado y ambiente turbulento, estamos utilizando el criterio de:

a) Importancia _______

b) Relatividad _______

c) Complejidad _______

d) Tradicionalidad _______

e) Universalidad _______

2.2. Indique con una X si las siguientes proposiciones son verdaderas o falsas

a) La teoría situacional sostiene que existen diferencias sustanciales entre las organizaciones, determinadas básicamente por la naturaleza del ambiente.

Verdadero _____________ o Falso ____________

b)La teoría situacional ha demostrado que existe una manera óptima de administrar

Verdadero _____________ o Falso ___________

10. Escriba en el espacio correspondiente, el tipo de entorno según la complejidad que le caracteriza:

TIPO DE ENTORNO AMBIENTE ORGANIZACION

a.________________Cambia rápidamente

Alto grado de incertidumbre, muchas interacciones con el medio ambiente.

b.________________

Cambia lentamente Prevé, conoce los acontecimientos con anticipación.

c.________________

Cambia lentamente Tiene rivales. Diseña estrategias para su supervivencia.

d.________________

No cambia No prevé, opera a lazar. Se adapta por ensayo y error.

Ver respuesta en paginaRESPUESTA A LOS EJERCICIOS

1. a) Falso

111

b) Verdaderoc) Verdaderod) Falsoe) Falsof) Falso

2. Ver respuesta página

3. ver respuesta página 4.a) Clientesb) Suplidoresc) Asesoresd) Entes reguladorese) Adversariosf) Opinión Pública

5.a) Entes reguladoresb) Asesoresc) Clientesd) Suplidores.e) Opinión Públicaf) Adversarios

6.a) Socialb) Culturalc) Económicod) Político

7.a) Verdaderob) Verdaderoc) Falsod) Verdaderoe) Verdaderof) Falsog) Falso

8. c) Complejidad 9.a) Verdadero

112

b) Falso 10. a) Turbulentob) Placentero complejo c) Perturbadod) Placentero sencillo

AUTOEV ALUACION

Marque con una X la proposición que complete la información dada.

113

1. El entorno de una organización está formado por:

A El medio socioeconómico, que influye indirectamente en la organización

B La junta directiva y socio en la organización que vela por el buen funcionamiento y eficiencia

C El medio ambiente físico (edificios y equipos) en donde se mueve la organización

D El ambiente externo que influye directa o indirectamente en el funcionamiento de la misma

2. Conocer la influencia del entorno sobre las organizaciones es importante porque permite:

A Entender el comportamiento de la organización y un mejor manejo de la misma

B Cambiar el medio externo para lograr los objetivos organizacionales eficientemente

C Mejorar el funcionamiento interno de la organización

D La validación de la Universidad de los principios administrativos.

3. El entorno general está constituido por:

A Un complejo grupo de personas y organizaciones que se relacionan directamente con la organización.

B La sociedad en donde se encuentran inmersa la organización

C Ente reguladores, opinión pública.D Clientes, suplidores, asesores, adversarios

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4. Según su complejidad el entorno se ha dividido en:

A Simple Compuesto Adverso Complejo

B Social Económico Político Cultural

C Placentero sencillo Placentero complejo Perturbado Turbulento

D Simple interno Simple externo Complejo interno Complejo externo

5. 5.La teoría situacional de la organización demuestra que:

A Una organización funciona independiente de su medio ambiente

B Existe una forma optima de administrar y organizar, aplicable en todos los casos

C Las organizaciones se adaptan rápidamente al medio en que se encuentran ubicadas

D La gerencia debe tener en cuenta el entorno para administrar eficientemente la organización

6. Indique las clasificaciones del entorno y sus componentes respectivos

7. Señale los tres principios básicos de la teoría situacional.

8. 8.Escriba las características de los diferentes tipos de entornos según su complejidad

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TIPO AMBIENTE ORGANIZACION

Placentero sencillo

Placentero complejo

Perturbado Turbulento

RESPUESTAS A LA AUTOEV ALUACION

1. D2. A3. C

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4. C5. D

6. Entorno de la organización

A. Inmediatoa) Clienteb) Suplidoresc) Asesoresd) Adversariose) Entes reguladoresf) Opinión pública

B. Generala) Socialb) Económicoc) Políticod) Cultural

6. 1. Las organizaciones tienen algunas características comunes (propósito y formación)2. Todas tienen administradores que planifican, organizan y controlan3. El medio ambiente determina diferencias sustanciales en la Organización

8.

TIPO AMBIENTE ORGANIZACIONPlacentero sencillo N o cambia No prevé, opera al azar, se adapta

por ensayo y errorPlacentero complejo Cambia

lentamenteTiene rivales, diseña estrategias

Turbulento Cambia rápidamente

Alto grado de incertidumbre. Muchas interacciones con el medio ambiente

BIBLIOGRAFIA

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DESSLER, Gary Organización y Administración: Enfoque Situacional, Prantice Hall, Madrid, España, 1979.

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MARTINEZ, Ildemaro Instituciones para el Desarrollo, Ediciones IESA No.1, 1979

SILVERMAN, David Teoría de las Organizaciones, Ediciones Nueva Visión, Buenos Aires, 1975.

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Modulo I 602

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