Módulo1. Tema1 Espacio3.0_Configuración inicial
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Herramientas de comunicación y colaboración: espacio 3.0, blogs y redes
sociales
Módulo 1. Espacio 3.0
Tema 1. Configuración inicial
(Mayo 2016)
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2Agenda
Agenda
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
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3Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
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4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• ¿Qué es “Espacio 3.0”?
– Herramienta “colaborativa” para usuarios finales, basada en el producto comercial Alfresco One Enterprise
– La web oficial de este producto es:• https://www.alfresco.com/es
– A su vez, Alfresco es un tipo de producto que en informática se denomina Gestor Documental
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5Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• El “Documento electrónico”
– “Toda información fijada materialmente en un soporte”
– Ejemplos• Ficheros de imágenes
• Documentos ofimáticos (texto, hoja de cálculo, presentaciones)
• Ficheros de audio (WAV, MP3)
• Ficheros de vídeo (AVI, MOV, MPG…)
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6Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• ¿Cómo “gestionar” los documentos electrónicos?
– Utilización de carpetas y sistemas de ficheros• Facilita encontrar los documentos requeridos
• Pero, ¿qué pasa cuando la información crece de manera exponencial?
• ¿Cómo podemos aplicar diferentes criterios de búsqueda de documentos?
• ¿Cómo gestionar QUIEN accede y cómo?
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7Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• Gestión Documental (GD)
– Disciplina y procedimiento organizado para almacenar, buscar y realizar trazas de los movimientos de los documentos con el fin de alcanzar unos objetivos
• Sistemas de Gestión Documental (SGD)
– Sistemas informáticos encargados de gestionar una o más funciones del proceso de gestión de documentos, proporcionando• Un único punto de acceso a los documentos
• Interfaz de usuario única y común a todos los usuarios
• Centrado en el Documento como unidad principal
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8Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• Ventajas de un Sistema de Gestión Documental
– Permite Añadir, borrar documentos• Desde papel (escaneo de documentos e ingesta automática)
– Permite Catalogación de la información
– Almacenamiento y clasificación automática de la información
– Proporciona mecanismos para el Control de acceso a documentos (quién accede y cómo)
– Ofrece formas de realizar búsquedas y recuperación e documentos
– Gestiona las versiones de documentos
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9Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• Ventajas de un Sistema de Gestión Documental
– Permiten difundir los documentos a otros sistemas
– Conversión automática del contenido
– Bloqueos• Mecanismos que permite que sólo un usuario tenga acceso al
documento
• Los demás lo podrán ver y chequear pero no modificar
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10Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• Alfresco
– Producto Open Source (y también de pago) para la gestión documental
– Soporta gran cantidad de estándares internacionales
– Soporta la mayoría de las ventajas de un Gestor Documental
– Utilizado en ATICA para diferentes proyectos de Administración Electrónica, y para Espacio 3.0
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11Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
1. Introducción
• Espacio 3.0
– Surge desde la Unidad de Innovación, como una herramienta para la Facultad de matemáticas• De compartir documentación los alumnos de la facultad
– http://www.um.es/innovacion/espacio30/
– Su utilización se ha extendido a diferentes grupos de interés de la Universidad
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12Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
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13Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Acceso a Espacio 3.0.
– http://espacio30.um.es
– Usuario / contraseña (SOLO Miembros UMU)
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14Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• El Panel de Inicio Personal (I)
– Se muestra nada más entrar en la aplicación
– Es personal para el usuario (y configurable)
– Ofrece una visión general de:• Todos los Sitios que tiene acceso el usuario
• Información relevante en cuanto a
– Tareas, calendarios, actividades
– Siempre se puede volver a él pulsando sobre • Mi Panel de Inicio
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15Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• El Panel de Inicio Personal (II)
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16Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (I)
– El panel es configurable a sus gustos y necesidades
– Para personalizarlo, pulsaremos sobre:
– Concepto de Dashlets• Son componentes que se utilizan para ver información relevante
sobre sus sitios, tareas, calendarios, etc.
• Se disponen de varios diferentes disponibles para incorporar a Mi Panel de Inicio
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17Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (II)
– Dashlets de “Mis Sitios”• Permite un acceso rápido a todos los sitios que tiene permiso para
acceder
• Puede marcar aquellos que considere como “Favoritos”
• Existe una barra de scroll a la derecha para moverse
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18Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (III)
– Dashlets de “Mis Tareas”• Cuando se crean Flujos de Trabajo (se verá más adelante), permite
visualizar aquellas tareas que tiene asignadas y pendientes de realizar
• En la parte superior, puede elegir entre:
– Todas las tareas / de alta prioridad / a completar hoy / asignadas a mí / sin asignar / tareas con retraso
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19Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (IV)
– Dashlets de “Mi Calendario”• Acceso rápido a todos los eventos de los calendarios de los sitios a
los que tiene permiso para acceder
• Pinchando en el evento, irá al calendario correspondiente dentro del Sitio, y verá los detalles del evento
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20Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (V)
– Dashlets de “Mis Actividades”• Le permite un acceso rápido a todas las actividades realizadas en
los distintos sitios en los que está dado de alta
• En la parte superior existen un conjunto de “filtros” para seleccionar las actividades, agrupados en:
– Por autor de la actividad (mías, los que sigo, todos, …)
– Por elemento actualizado (Todos, estado, comentarios, contenido…)
– Por periodo de tiempo (hoy, 7 días últimos, 14, 28 …)
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21Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (VI)
– Dashlets de “Mis Documentos”• Acceso rápido a todos los documentos subidos en los distintos
sitios en los que está dado de alta
• Los iconos Vista detallada y vista sencilla, le permiten tener distintos niveles de mostrar información
• Existen distintos filtros disponibles
– Que he modificado recientemente, que estoy editando, favoritos …
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22Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (VII)
– Dashlets de “Contenido Web”• Permite ver un sitio web sin salir de “Mi Panel de Inicio”
• El icono Editar , permite darle un título a la ventana e indicar la URL del sitio web que quiere que se muestre.
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23Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (VIII)
– Dashlets de “Mi Perfil”• Muestra información sobre mí para el resto de usuarios de Espacio
3.0
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24Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (IX)
– Dashlets de “Contenido que estoy editando”• Acceso rápido a todos los contenidos de las distintas herramientas
de Espacio 3.0 que está o ha editado recientemente y tiene permisos para acceder
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25Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (X)
– Opciones de personalización• Esquema del Panel de Inicio
– Una sola comuna
– Dos columnas, izquierda ancha, derecha estrecha.
– Dos columnas, izquierda estrecha, derecha ancha.
– Tres columnas, central ancha, derecha e izquierda estrechas.
– Cuatro columnas
• Para añadir Dashlets, pulse sobre Añadir Dashlets, y se mostrarán todos los disponibles
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26Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
2. Autenticación y “Mi panel de inicio”
• Personalización del panel de inicio (XI)
– Opciones de personalización
![Page 27: Módulo1. Tema1 Espacio3.0_Configuración inicial](https://reader033.fdocuments.co/reader033/viewer/2022042611/587d76181a28ab634b8b543f/html5/thumbnails/27.jpg)
27Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
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28Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
3. Mi Perfil
• Configuración de mi Perfil Público
– Una de las primeras tareas que debe hacer un usuario es configurar su propio Perfil público
– Se hace clic sobre su propio nombre, en la parte superior derecha
• Clic sobre “Mi Perfil”
• Clic sobre “Editar perfil”
– Ahora se pueden rellenar todos nuestros datos• Nombre, Apellidos, Cargo, Ubicación, pequeño Resumen
• Nuestra Foto
• Información de contacto
– Especialmente IMPORTANTE es el Correo Electrónico (Email)
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29Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
3. Mi Perfil
• Opciones en Mi Perfil (I)
– Información• Muestra nuestra propia información del perfil
– Sitios• Muestra los sitios en los que el usuario es miembro
– Contenido• Pequeño resumen del contenido tanto añadido como modificado
recientemente
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30Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
3. Mi Perfil
• Opciones en Mi Perfil (II)
– Estoy siguiendo• Muestra la actividad de las personas a las que sigo
– Me están siguiendo• Nos informa de aquellas personas que siguen nuestra actividad
– Notificaciones• Permite que marquemos si queremos o no notificaciones por
correo electrónico de actividades recientes
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31Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
![Page 32: Módulo1. Tema1 Espacio3.0_Configuración inicial](https://reader033.fdocuments.co/reader033/viewer/2022042611/587d76181a28ab634b8b543f/html5/thumbnails/32.jpg)
32Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
4. Seguir a otros usuarios
• Personas (I)
– Espacio 3.0. permite que sigamos la actividad de otros usuarios del sistema• IMPORTANTE: Actividad que realicen en SITIOS que también
seamos miembros
– Podemos buscar personas, haciendo clic en la barra de iconos superior, sobre Personas
– Y en aquellas que nos interese, podemos pulsar sobre Seguir
![Page 33: Módulo1. Tema1 Espacio3.0_Configuración inicial](https://reader033.fdocuments.co/reader033/viewer/2022042611/587d76181a28ab634b8b543f/html5/thumbnails/33.jpg)
33Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
4. Seguir a otros usuarios
• Personas (II)
– Ejemplo:
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34Agenda
¿Dónde estamos?
1. Introducción
2. Autenticación y “Mi Panel de Inicio”
3. Mi Perfil
4. Seguir a otros usuarios
5. Concepto de Sitio
![Page 35: Módulo1. Tema1 Espacio3.0_Configuración inicial](https://reader033.fdocuments.co/reader033/viewer/2022042611/587d76181a28ab634b8b543f/html5/thumbnails/35.jpg)
35Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
5. Concepto de Sitio
• Concepto de Sitio
– Un Sitio representa un área de colaboración entre un conjunto de usuarios de Alfresco
– Contiene un conjunto de herramientas colaborativas para ESE Sitio• Wikis, blogs, foros, calendarios, enlaces y librerías de documentos
– Un sitio puede contener cualquier número de usuarios• Y un usuario puede pertenecer a cuantos sitios haya sido invitado /
añadido
– En Espacio 3.0., la creación de Sitios se realiza desde ATICA, realizando una petición a través de Dumbo / JIRA
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36Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
5. Concepto de Sitio
• Visibilidad de un sitio (I)
– Público• Todos los usuarios de Espacio 3.0. pueden ver el contenido pero
solo los usuarios del sitio pueden trabajar con el contenido
• Cualquier usuario puede unirse al sitio
– Público moderado• Todos los usuarios pueden acceder al sitio pero solo los usuarios
del sitio pueden trabajar con el contenido
• Para unirse al sitio, se debe solicitar
– Privado (la mayoría)• Solo los miembros pueden acceder al sitio
• Los usuarios deben ser invitados para unirse, o ser directamente añadidos desde ATICA
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37Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
5. Concepto de Sitio
• Sitios públicos de interés
– Sitio “Ayuda y Documentación”• Ofrece en su Wiki, una extensa documentación sobre la utilización
de Espacio 3.0.
– Se puede encontrar, haciendo clic sobre Sitios Buscar sitios• Y escribir ahora “Ayuda”
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38Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 1. Configuración inicial
5. Concepto de Sitio
• Panel de inicio de un Sitio
– Similar al panel de inicio personal, cada sitio contiene un panel de inicio propio
– Muestra una visión general de toda la información relevante del sitio
– Es configurable y personalizable por los usuarios que sean Administradores del Sitio• Lo veremos en el Tema 4
– Herramienta más importante: Biblioteca de Documentos
– Existen disponibles diferentes Dashlets del Sitio• Calendario, Enlaces, Listas de datos, actividades del sitio,
contenido, wiki, vista web, perfil, miembros, vista previa imágenes
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39Visión actual del flujo documental en un contexto universitario
Preguntas
¿Preguntas?
Jesús Damián Jiménez Re ([email protected])