Monitoreando Un PIP Cvpp

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CONTENIDOSLa inversión municipal y el monitoreo ciudadano

¿Cómo elegir el PIP a monitorear?

Recolectando la información: fuentes

Organizando la información: pasos a seguir

Desarrollando el informe: pasos a seguir

Información general

Datos generales

Análisis de la información

Ejecución del monitoreo

Conclusiones y recomendaciones

Anexos del informe

Anexo 1: Esquema del informe

Anexo 2: Plan de trabajo para organizar las acciones de monitoreo

Anexo 3: Glosario de términos

Anexos

Referencias

4

5

5

7

9

27

39

1

2

3

4

5A.

B.

C.

D.

E.

F.

9

9

13

24

24

25

27

33

34

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Programa de Desarrollo de Capacidades MIM educa para líderes de organizaciones y Comités de Vigilancia del Presupuesto Participativo

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Monitoreando un Proyecto de Inversión Pública

Introducción

MIM Perú (Mejorando la Inversión Municipal) es una iniciativa que reúne a instituciones

de la sociedad civil para promover el Buen Gobierno Municipal en los gobiernos locales

que reciben recursos significativos de canon y sobrecanon, los mismos que se espera se

destinen a mejorar la calidad de vida de la población. La iniciativa promueve también el

diálogo informado entre la ciudadanía y sus autoridades locales para contribuir a mejorar el

impacto de la inversión pública en el desarrollo local.

En tal sentido, MIM Perú promueve talleres de capacitación para fortalecer las capacidades

de participación y monitoreo ciudadano de los líderes y lideresas de la sociedad civil

organizada y de los miembros de los Comités de Vigilancia del Presupuesto Participativo. El

monitoreo de los Proyectos de Inversión Pública municipal en ejecución es una labor que le

permite a la ciudadanía conocer cómo se invierten los recursos municipales e informar a las

autoridades sobre los resultados del monitoreo y las recomendaciones desde la población.

MIM Perú ha diseñado la presente guía metodológica para brindar una herramienta sencilla

que permite sistematizar en un informe los resultados del monitoreo de un Proyecto de

Inversión Pública municipal. La guía explora los pasos a seguir para el proceso, cómo usar

los sistemas de información pública disponibles y un esquema básico de cómo elaborar un

informe de monitoreo. Si se desea monitorear más de un Proyecto de Inversión Pública,

puede utilizarse el mismo esquema de informe por cada proyecto a monitorear.

Esperamos que esta guía les sea de utilidad y les permita concretar el monitoreo planteado.


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1. La inversión municipal y el monitoreo ciudadano

Los Proyectos de Inversión Pública (PIP) permiten a las municipalidades invertir sus recursos

en mejoras concretas para la calidad de vida de la población. El Ministerio de Economía y

Finanzas (MEF) define un PIP como una intervención limitada en el tiempo que tiene como

objetivo “crear, ampliar, mejorar o recuperar la capacidad productora o de provisión de bienes

o servicios de una Entidad” 1, en este caso de una municipalidad. Estos proyectos pueden

implementarse en los diversos sectores en los que la municipalidad tiene competencia,

como son educación, salud, saneamiento, transporte, entre otros.

Las y los ciudadanos pueden, y deben, monitorear la ejecución de los PIP con la finalidad de que

las inversiones realizadas por la municipalidad respondan a las necesidades de la población y se

hagan de manera eficiente y transparente para el mayor beneficio de la comunidad. Asimismo,

parte de las funciones de los Comités de Vigilancia del Presupuesto Participativo (CVPP)

municipal es monitorear que la ejecución de los PIP priorizados en el proceso participativo se

realicen de manera adecuada. Sin embargo, la labor de los CVPP puede verse fortalecida si los

distintos actores de la sociedad civil realizan prácticas de monitoreo permanente.

Es a través del monitoreo, es decir, a través de la observación permanente y sistemática de

los avances de los PIP, que los ciudadanos y las ciudadanas pueden conocer cómo se ejecuta

la inversión municipal. El proceso de monitoreo ciudadano beneficia tanto a la población

como a las autoridades locales, porque de esta forma tendrán información actualizada que

les permitirá tomar decisiones más informadas para mejorar la inversión y, de esta manera,

mejorar la atención a las demandas y necesidades de la ciudadanía.

Cuando un PIP es incluido en el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) de una

municipalidad, es cuando comienza su fase de ejecución. Monitorear esta fase es clave

porque es desde este momento en que comienza a tomar forma el proyecto que generará

mejoras en la calidad de vida de un grupo de personas. Que el PIP se realice de acuerdo

al cronograma planteado inicialmente, que no exceda el costo total estimado y que

responda efectivamente a los resultados esperados es de suma importancia en una gestión

transparente y eficiente.

1 Fuente: Página web del Ministerio de Economía y Finanzas: http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=875&Itemid=100272&lang=es


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2. ¿Cómo elegir el PIP a monitorear?

Las municipalidades ejecutan varios PIP en un mismo tiempo y no es posible monitorear

todos juntos. Para elegir qué PIP podemos monitorear, se sugiere los siguientes criterios:

a. Realizar un listado de los proyectos que la municipalidad se encuentra ejecutando. La lista

de proyectos que la municipalidad está ejecutando se puede encontrar en los portales

web de cada municipalidad o en la página: http://www.snip.gob.pe/

b. Elegir uno o más proyectos a monitorear tomando en consideración:

Definir ¿qué es lo que queremos vigilar? y la respuesta estará relacionada con los

problemas prioritarios que afectan a la comunidad sobre los cuales la municipalidad

tiene algún tipo de responsabilidad, como por ejemplo algún PIP sobre saneamiento y/o

salud.

Mayor importancia para la comunidad.

Mayor impacto social y económico.

Mayor monto económico de inversión.

Una vez que se ha elegido el PIP que se quiere monitorear, se debe ir la Oficina de Programación

de Inversiones (OPI) de la municipalidad para solicitar el código del Sistema Nacional de

Inversión Pública (SNIP) del proyecto elegido.

3. Recolectando la información: fuentes

Para poder monitorear un PIP se puede obtener información de tres tipos de fuentes:

a. Fuentes documentales: Aquellos documentos que la municipalidad debe proporcionarnos

para la labor de vigilancia, como por ejemplo el expediente técnico de un PIP.

Los CVPP deben monitorear PIPs que hayan sido priorizados en el Presupuesto Participativo.


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b. Fuentes virtuales: El uso de los portales de información del MEF.

Aplicativo de consulta del Banco de Proyectos de Inversión Pública (SNIP- Net). El Banco

de Proyectos SNIP- Net es un sistema administrativo del Estado peruano que promueve

un uso eficiente de los recursos de inversión, buscando garantizar la sostenibilidad de los

proyectos y los servicios públicos de calidad para el bienestar de la población. Todas las

municipalidades deben registrar la información de proyectos de inversión en el Banco

de Proyectos.

¿Qué es el expediente técnico?La fase de inversión del proyecto comienza con los estudios definitivos o la formulación del expediente

técnico. Las normas de la Contraloría General de la República indican lo siguiente:

El expediente técnico es el conjunto de documentos que contienen lo siguiente:

La memoria descriptiva

Las especificaciones técnica

Los planos de ejecución de obras

El metrado

El presupuesto de obra

La fecha de terminación del presupuesto de obra, incluyendo la información previa referida a las

características técnicas

El valor referencial

La disponibilidad presupuestal

La fuente de financiamiento

Así, con el expediente técnico de un PIP podemos conocer:

La calidad y cantidad de los materiales de construcción

Los trabajos de construcción que se han programado realizar

Los sistemas de control de calidad

Los planos de obra

El valor referencial de la obra

El cronograma de ejecución de obra

El expediente técnico de un PIP se solicita a la Unidad Ejecutora, a la OPI o al Gerente de Planeamiento

y Presupuesto de la municipalidad.


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Aplicativo del Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo (SOSEM). Es un aplicativo

web que apoya la labor de seguimiento de los PIP y permite el acceso a información

de la fase de preinversión e inversión, es de acceso público.

c. Entrevistas personales: A funcionarios municipales encargados del PIP, líderes comunales

y pobladores del área donde el PIP se está implementado por ser potenciales beneficiarios.

La información recopilada a través de las distintas fuentes, debe ser organizada y analizada

para poder evidenciar el grado de avance del proyecto y el complimiento de metas, así

como elaborar conclusiones y recomendaciones que se consideren pertinentes.

4. Organizando la información: el informe de monitoreo

Si bien no hay un esquema fijo para elaborar un informe sobre el monitoreo a la ejecución

de un PIP, MIM Perú ha elaborado, en base al Instructivo del Presupuesto Participativo y

el ciclo de ejecución de un PIP, un esquema que incluye elementos clave a monitorear. El

esquema para presentar el informe de monitoreo incluye:

Esquema del informe de monitoreo

A. Información general: Contiene el nombre de la organización o del CVPP que elabora el

informe del PIP, de los integrantes del equipo que realizó el monitoreo y de la municipalidad

a la que pertenece el PIP monitoreado.

B. Datos generales del proyecto: Incluye nombre del PIP, código SNIP, fecha de viabilidad,

sector al que pertenece, objetivos, duración de la ejecución, ubicación geográfica, montos

de inversión previstos, avance de ejecución, etc.

C. Análisis de la información:

a. Monitoreo y análisis de la ejecución financiera: Se refiere a los gastos que se efectuarán

a lo largo de la ejecución del PIP y si corresponden con lo planteado inicialmente en el

expediente técnico.


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b. Monitoreo y análisis de la ejecución física: Se refiere al avance en la construcción o

implementación de un PIP. Hablaremos de avance en construcción cuando el PIP es

una obra, por ejemplo la construcción de una posta de salud o el asfaltado de una

calle, y de avance en la implementación cuando por ejemplo se trata de un proyecto

de capacitación a personal de salud.

c. Monitoreo de la participación de los involucrados y beneficiarios: En esta sección

debemos tomar en cuenta la opinión de los beneficiarios directos del PIP. Por ejemplo,

si es que creen que el PIP mejorará su calidad de vida o si efectivamente el PIP está

destinado a cubrir una necesidad prioritaria de la comunidad.

D. Ejecución del monitoreo: Se indica cómo se realizó el monitoreo del PIP, qué tipo de

fuentes se usaron, qué dificultades encontraron en el proceso, etc.

E. Conclusiones y recomendaciones: Se presentan las conclusiones a las que se ha llegado

luego de analizar la información de las distintas fuentes utilizadas. También se pueden

dar sugerencias a las autoridades para mejorar la ejecución del PIP.

F. Anexos del informe: Se adjuntan las evidencias de las gestiones realizadas, como envío

de cartas a las autoridades, entrevistas a funcionarios o beneficiarios, fotos, etc.

A continuación se explorará cómo obtener la información necesaria para cada una de las

secciones del informe.


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5. Desarrollando el informe: pasos a seguir

A.Informacióngeneral

Se recomienda utilizar la siguiente tabla:

Nombre de la organización y CVPPNombres y apellidos de los integrantes

DNI Organización Cargo en el CVPP (si es el caso)

Teléfono y correo electrónico

Nombre del proyecto y código SNIPFecha de entrega del informe

B.Datosgeneralesdelproyecto

Los datos generales del proyecto se pueden encontrar en el Portal de Transparencia del

MEF. Los pasos a seguir son:

Paso1:

Ingresar al Portal de Transparencia del MEF a través de la siguiente dirección en Internet:

http://www.mef.gob.pe/

Aparecerá la siguiente pantalla. A continuación ingresar al enlace: “Inversión pública”,

como indica la flecha roja.


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Paso2:

Ingresar al enlace de Banco de Proyectos del SNIP, tal como lo señala la flecha:


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También se puede ingresar directamente escribiendo la siguiente dirección:

http://www.mef.gob.pe/contenidos/inv_publica/new-bp/operaciones-bp.php

Paso3:

A continuación se coloca el código SNIP del proyecto elegido. Para efectos de esta guía,

utilizaremos como ejemplo el PIP “Mejoramiento y rehabilitación de la infraestructura

vial del jirón 27 de noviembre del distrito de Huaraz”, cuyo código SNIP es 19915.


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Paso4:

Una vez que se ingresa el código SNIP del proyecto, aparecerá la ficha técnica del mismo.

Con la información que aparece en esta página se puede responder a las siguientes preguntas:

¿Cuál es el nombre del proyecto? ¿Cuál es su código SNIP? ¿Cuál es la fecha en que se declaró viable? (día/ mes/año) ¿A qué sector y programa pertenece? (responsabilidad funcional del PIP) ¿Quién es el responsable funcional (sector) y cuál es el subprograma al que pertenece? ¿Qué Unidad Formuladora formuló el PIP o quién es responsable de su formulación? ¿Cuál es la Unidad Ejecutora del PIP o quién es responsable de la ejecución del

proyecto? ¿Cuáles son los objetivos del proyecto? ¿Cuánto durará el proyecto? (meses, años) ¿Cuál es la ubicación geográfica del proyecto? ¿Cuál es la descripción del proyecto? ¿Cuál es el número de beneficiarios directos? (desagregado por sexo) ¿Cuál es el número de beneficiarios indirectos? (qué otros grupos se ven involucrados) ¿Cuál es el porcentaje de ejecución física y financiera?


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C. Análisis de la información

Al momento de monitorear la ejecución de un PIP, debemos analizar tres aspectos: la

ejecución financiera, la ejecución física y la percepción de los beneficiarios. Estos tres

elementos nos darán una idea clara de cómo se está ejecutando el proyecto:

a.Monitoreoyanálisisdelaejecuciónfinanciera

Seguir los siguientes pasos para encontrar la información referente a montos de inversión

del PIP y porcentajes de ejecución a la fecha:

Paso1:

Desde el Portal de Transparencia del MEF www.mef.gob.pe, ingresar nuevamente al

enlace “Inversión pública”.


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Paso2:

Aquí ingresar al enlace que dice SOSEM: Módulo para el seguimiento a la inversión

pública, como indica la flecha.


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Paso3:

Ingresar el Código SNIP del PIP en la pantalla que aparecerá.

Paso4:

En la nueva pantalla, ingresar al enlace que dice “Ejecución financiera”.


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Paso5:

Aparecerá el gráfico con el avance de la ejecución total del PIP hasta la fecha y un

gráfico con el avance de ejecución respecto al Presupuesto Institucional Modificado

(PIM) por año.

Para conocer más datos sobre la ejecución financiera de un PIP, hacer click en el primer

icono de tabla al final de la página, tal como indica la flecha.


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Con este paso se puede obtener información del porcentaje de avance respecto al PIM

anual, es decir cuánto se ha gastado en el presente año, si está programado para ser

ejecutado y el porcentaje de avance respecto a la inversión viable, es decir cuánto se

ha invertido respecto al inicio del proyecto con relación al monto con que fue declarado

viable.

Con la información encontrada podemos responder las siguientes preguntas:

¿Cuál fue el monto de inversión del proyecto cuando fue declarado viable?

¿Cuánto fue la ejecución financiera total a la fecha?

¿Cuál es el porcentaje de avance respecto al PIM anual?

¿Cuál fue el porcentaje de avance respecto a la inversión viable?

Así, en razón al proyecto que hemos tomado como ejemplo “Mejoramiento y

rehabilitación de la infraestructura vial del jirón 27 de noviembre del distrito de

Huaraz”, tenemos que:


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1 ¿Cuál es el monto de inversión del proyecto cuando fue declarado viable?

S/. 1.832.636,00

2 ¿Cuánto fue la ejecución financiera total a la fecha?

S/. 3.952.020,00216% de la inversión inicial

3 ¿Cuál es el porcentaje de avance respecto al PIM anual?

En el 2007………….0%En el 2008………….9%En el 2009………….95%En el 2010………….99%En el 2011………….0%En el 2012………….0%

4 ¿Cuál fue el porcentaje de avance respecto a la inversión viable?

En el 2007………….0%En el 2008………….15% - S/. 166.679,00 En el 2009………….56% - S/. 1.030.000,00 En el 2010………….150% - S/. 2.754.862,00 En el 2011………….0%En el 2012………….0%

De los datos obtenidos se puede hacer un análisis como el siguiente:

A pesar de que se declaró viable en el 2005, el proyecto se inició en el 2007. ¿Por qué?

El proyecto fue declarado viable con un monto determinado, pero hasta el 2010 ya se

había invertido 50 % más de lo previsto. ¿Por qué?

Asimismo, de la comparación de la información que aparece en la página web con la

obtenida del expediente técnico podremos determinar lo siguiente:

¿Se inició la ejecución del proyecto en el momento que estaba previsto? Si la respuesta

es no, ¿por qué?

¿Cuánto tiempo de ejecución lleva el proyecto?

¿El nivel de avance del presupuesto se encuentra en adelanto o retraso de acuerdo al

cronograma programado inicialmente?

¿Cuánto del presupuesto se ha ejecutado por año y mes?

¿La ejecución financiera ha sido constante o se ha detenido en algunos momentos? ¿Por

qué?


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Es importante recordar que los datos obtenidos de la ejecución siempre se comparan con

los datos del expediente técnico del PIP que se solicita a la Unidad Ejecutora, a la OPI o

al Gerente de Planeamiento y Presupuesto de la municipalidad. Asimismo, cada una de

las interrogantes generadas a partir de esta información deben ser respondidas por los

responsables de la OPI y por la Unidad Ejecutora de la municipalidad.

b.Monitoreoyanálisisdelaejecuciónfísica

El Banco de Proyectos del SNIP ubicado en el portal del MEF vuelve a ser una fuente

importante para obtener información sobre este aspecto. Desde la página de inversión

pública, se hace click en “Banco de Proyectos”: http://www.mef.gob.pe/contenidos/

inv_publica/new-bp/operaciones-bp.php


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Seguir los pasos realizados anteriormente: Colocar el código SNIP del PIP, para encontrar

la ficha técnica del proyecto. Una vez que aparezca la ficha técnica del PIP, bajamos hasta

encontrar el ítem 5: Componentes del Proyecto de Inversión Pública.

En el ítem 5 de la ficha técnica del proyecto encontraremos las metas por componentes, el

cronograma de inversión y el cronograma de los componentes físicos. Hay que notar que

lo que aparece en la pantalla es un resumen. Para tener más detalles del PIP monitoreado

debemos pedirle a la municipalidad el “Plan de implementación” establecido en el perfil

del proyecto.


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Cronogramadecomponentesfísicos

COMPONENTES

Unidad

de

medida

Meses Totalpor

componenteSetiembre

2005

Octubre

2005

Noviembre

2005

Diciembre

2005

Expediente técnico Global 100 0 0 0 100Obras civiles Global 0 33 33 34 100Supervisión Global 0 33 33 34 100Mitigación ambiental

Global 0 33 33 34 100

Gastos generales, utilidad e impuestos

Global 0 33 33 34 100

Con esta información, se puede conocer cuánto de la meta de cada componente se

alcanzó a la fecha y estimar el porcentaje de avance. Por ejemplo, en caso de este PIP, se

tiene lo siguiente:

Componente Metaprevista(unidad de

medida)

Metalogradaalafecha

% de avance de acuerdo a lo programado

Expediente técnico Global 100% 100%Obras civiles Global 100% 100%Supervisión Global 100% 100%Mitigación ambiental Global 100% 100%Gastos generales,utilidad e Impuestos Global 100% 100%

Con la información que se obtiene de esta sección se puede responder las siguientes

preguntas:

¿Cuáles son las metas de avance del PIP para cada uno de sus componentes?

¿La municipalidad respetó el avance físico de acuerdo a lo programado? ¿Por qué?

Asimismo, la información nos ayudará a conocer parte de la ejecución física del proyecto

que estamos monitoreando, como:


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¿Cuál es el cronograma de inversión para cada uno de sus componentes?

¿Cuál es el cronograma de ejecución de los componentes físicos del PIP?

¿Cuál es la meta prefijada por cada componente?

Para completar el análisis de la ejecución física, es necesario ir a la municipalidad para

averiguar acerca de las metas del proyecto y saber cómo se ha avanzado en el logro de

éstas de acuerdo a lo programado en el expediente técnico del PIP.

Asimismo, se debe realizar visitas de inspección a las obras y entrevistar al ingeniero

encargado, al residente y al supervisor de obra.

Para las visitas de inspección es necesario contar con:

El expediente técnico.

El cronograma de ejecución de las obras de la municipalidad (y del Presupuesto

Participativo en caso de los CVPP).

El cronograma de ejecución de la obra inspeccionada.

Estos documentos se deben solicitar a la Unidad Ejecutora de la municipalidad.

A través de la inspección de las obras podemos constatar:

Si se cuenta con el personal responsable de su ejecución, como el ingeniero residente,

el inspector o supervisor.

Si cuenta con un cuaderno de obra.

Si la obra ha comenzado efectivamente a ser ejecutada.

El nivel de avance, de acuerdo al cronograma general de ejecución.

Es importante tomar fotos de estas visitas y anexarlas a nuestro informe final.


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PARATENERENCUENTA:Toda obra debe contar con:

Inspectorosupervisor: es el profesional contratado por la municipalidad para velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato.

Residente de obra: es un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista. Le corresponde velar por la ejecución de la obra, anotando en el cuaderno de obra todos los hechos relevantes que ocurran durante su ejecución.

Cuadernodeobra: es el documento que se abre al inicio de la ejecución física del proyecto y donde, tanto el inspector o supervisor, como el ingeniero residente, anotan las ocurrencias, órdenes, así como las consultas y las respuestas a dichas consultas.

c. Monitoreodelaparticipacióndelosinvolucradosybeneficiarios

En este momento del monitoreo es importante recoger a través de entrevistas la opinión

de la población que sería potencialmente beneficiaria del PIP que se está monitoreando,

con la finalidad de conocer si hubo algún tipo de participación de los pobladores en

el proceso de creación e implementación del mismo y si efectivamente el proyecto

responde a las necesidades de la localidad. Se esperaría que pudieran entrevistarse tanto

con líderes como con lideresas de la zona. Es recomendable grabar las respuestas de

los pobladores o escribirlas para luego tenerlas en cuenta al momento de organizar la

información.

Algunas preguntas que se sugieren para la entrevista son:

¿Conoce usted el proyecto? ¿Qué problemas ayudará a resolver? Descríbalo. ¿Sabe usted cómo se generó el proyecto? ¿Quién tomó la iniciativa para

realizarlo? ¿La población ha participado en el proyecto? ¿Quiénes? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Han participado las mujeres? ¿Cree que el proyecto va a generar un cambio en su comunidad, en la vida de las

mujeres, en la vida de los varones, de los ancianos, jóvenes o niños?


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D. Ejecución del monitoreo

En esta sección se describe la forma cómo los integrantes del equipo que está monitoreando

el PIP o del CVPP se han organizado para realizar el informe, cuáles son las dificultades

encontradas y las lecciones aprendidas.

Se puede responder las siguientes preguntas:

¿Con qué criterio seleccionaron al PIP?

¿Cuál fue el objetivo del monitoreo del PIP?

¿Se tuvo información del PIP a partir del expediente técnico del PIP? ¿Sí? ¿No? ¿Por qué?

¿Cómo organizaron el monitoreo entre los miembros del equipo? ¿Quiénes ayudaron en

el monitoreo?

¿Qué fuentes de información tuvieron? (Virtuales, documentales, entrevistas) ¿Cómo y

con quién recogieron la información? ¿Con quién conversaron? ¿Buscaron en la web?

¿Cuándo realizaron la búsqueda de información? ¿Cuántas veces visitaron la obra?

¿Qué dificultades encontraron en el monitoreo y cómo las resolvieron?

¿Qué aprendieron realizando el monitoreo?

E. Conclusiones y recomendaciones

a. Conclusiones

Las conclusiones del trabajo de monitoreo tratan de resumir la información importante

encontrada en las diferentes acciones del monitoreo. Las conclusiones pueden basarse

en cada una de las respuestas contestadas en las diferentes acciones del monitoreo.

Algunas consideraciones a tomar en cuenta en las conclusiones:

Indicar si ya ha concluido la ejecución del PIP o si se encuentra todavía en la fase de

ejecución.

Si se encuentra en la fase de ejecución, señalar el porcentaje de avance de la obra y

también si se viene haciendo de acuerdo a lo establecido en el expediente técnico.

Si no se tiene a mano está información, se debe utilizar lo que figura en el acta de

inspección de obra.


25

Si el PIP ha sido ejecutado, señalar si se ha hecho de acuerdo a lo especificado en

el expediente técnico, tomando en cuenta los plazos establecidos, planos, costos y

calidad.

Finalmente, se deben hacer las observaciones o comentarios relevantes, tomando en

cuenta las opiniones de los vecinos que viven cerca de la obra y que han participado

de la vigilancia ciudadana.

Por ejemplo, del PIP que hemos monitoreado: “Mejoramiento y rehabilitación de la

infraestructura vial del Jr. 27 de noviembre del distrito de Huaraz”, podemos concluir

que:

El presupuesto programado en el expediente técnico no corresponde a los gastos

realizados.

El cronograma de ejecución de la obra responde al avance financiero y físico a la

fecha, lo cual evidencia una buena gestión de la Unidad Ejecutora y de los ingenieros

residentes de la obra.

b. Recomendaciones

Es importante realizar recomendaciones en el informe con el fin de mejorar los resultados

del PIP y/o o fortalecerlos. Para las recomendaciones se debe tomar en cuenta:

Si es necesaria una reprogramación financiera y física de la ejecución de la obra para

cumplir con el cronograma explicitado en el expediente técnico.

Si el registro hallado en el cuaderno de obra se encuentra al día y es de fácil

entendimiento.

Si la población beneficiaria se encuentra debidamente informada del PIP y sus

beneficios.

F. Anexos del informe

En esta parte del informe, se adjunta todas las evidencias de las gestiones realizadas para el

monitoreo como por ejemplo:


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Los cargos de las solicitudes presentadas a la municipalidad

Las actas de las reuniones con los funcionarios que tienen que ver con la ejecución y

mantenimiento del PIP

Los informes de las visitas de inspección a la obra

Lista de participantes en el monitoreo y las tareas encomendadas

Las entrevistas realizadas a los beneficiarios

Las entrevistas realizadas a los funcionarios de la municipalidad

Fotos

Una vez que hallamos realizado todas las acciones necesarias para el monitoreo del PIP

elegido procedemos a redactar el informe final de monitoreo siguiendo el esquema que se

presenta como anexo.


27

6. Anexos

Anexo1:EsquemadelinformedemonitoreodelPIP

A.Informacióngeneral

Nombre de la organización y CVPPNombres y apellidos de los integrantes

DNI Organización Cargo en el CVPP (si es el caso)

Teléfono y correo electrónico

Nombre del proyecto y código SNIPFecha de entrega del informe

B.Datosgeneralesdelproyecto

1 Nombre del proyecto2 Código SNIP3 Fecha de viabilidad (día/

mes/año)

4 Sector del proyecto (función) y programa

Sector (función) Programa

5 Responsable funcional Sub programa Responsable funcional

6 Problema priorizado al que corresponde (en caso de tratarse de PIP del Presupuesto Participativo)


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7 Unidad Formuladora del PIP y responsables de formulación

8 Unidad Ejecutora del PIP y responsable de ejecución

9 Objetivos del proyecto(qué problema específico contribuye a solucionar)

10 Duración del proyecto (meses, años)

Inicio Culminación

11 Ubicación geográfica del proyecto

Región Provincia Distrito Comunidad / urbanización

12 Breve descripción del proyecto (máximo 1 página: qué problema intenta resolver el proyecto, cómo lo va a resolver)

13 Nº de beneficiarios directos (desagregado por sexo)

Varones (o niños) Mujeres (o niñas)

14 Beneficiarios indirectos (qué otros grupos se ven involucrados)


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15 Monto de inversión del proyecto (según estudio de viabilidad)

16 Organismo o empresa ejecutora del PIP

17 Ejecución total a la fecha18 % avance del presupuesto

respecto al PIM anual19 % de avance respecto

al monto de inversión declarado viable

20 % de ejecución financiera

21 % de ejecución física

C. Análisis de la información

Monitoreo y análisis de la ejecución física y financiera:

a.Monitoreoyanálisisdelaejecuciónfinanciera El informe debe responder a las siguientes preguntas:

¿Se inició la ejecución del proyecto en el momento que estaba previsto? ¿Sí? ¿No? ¿Por qué?

¿Cuánto tiempo de ejecución lleva el proyecto en relación a su cronograma de ejecución de obra?

¿El nivel de avance del presupuesto se encuentra en adelanto o retraso de acuerdo al cronograma programado inicialmente?

¿El presupuesto programado es igual al ejecutado? ¿Sí? ¿No? ¿Por qué? ¿Cuánto del presupuesto se ha ejecutado por año y por mes? ¿La ejecución financiera ha sido constante o se ha detenido en algunos momentos?

¿Por qué?


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b.Monitoreoyanálisisdelaejecuciónfísica El informe debe responder a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son las metas de avance del PIP para cada uno de sus componentes?

¿La municipalidad respetó el avance físico de acuerdo a lo programado? ¿Por qué?

c.Monitoreodelaparticipacióndelosinvolucradosybeneficiarios Los beneficiarios deben responder las siguientes preguntas:

¿Conoce usted el proyecto? ¿Qué problemas ayudará a resolver? Descríbalo.

¿Sabe usted cómo se generó el proyecto? ¿Quién tomó la iniciativa para realizarlo?

¿Cree que el proyecto va a generar un cambio en tu comunidad, en la vida de las

mujeres, en la vida de los varones?

¿La población ha participado en el proyecto? ¿Quiénes? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Han

participado las mujeres?


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D. Ejecución del monitoreo

Relatar cómo han realizado el monitoreo respondiendo las siguientes preguntas:

¿Con qué criterio seleccionaron al PIP?

¿Cuál fue el objetivo del monitoreo del PIP?

¿Cómo organizaron el monitoreo entre los miembros del equipo?

¿Qué fuentes de información tuvieron?

¿Cuándo realizaron la búsqueda de información?

¿Qué dificultades encontraron en el monitoreo y cómo las resolvieron?

¿Qué aprendieron realizando el monitoreo?

E. Conclusiones y recomendaciones

Principales conclusiones de la vigilancia.

Las conclusiones del trabajo de monitoreo tratan de resumir la información importante

encontrada en las diferentes acciones del monitoreo.


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Principales recomendaciones para mejorar la ejecución de los PIPs.

Las recomendaciones sugieren posibles acciones y propuestas que podrían mejorar

los resultados negativos del monitoreo o fortalecer aquellos resultados positivos para

que se sirvan de ejemplo a otras gestiones.

F. Anexos del informeAdjuntar todas las evidencias (ver páginas 25 y 26) de las gestiones realizadas para hacer la búsqueda de información relacionada con el PIP seleccionado.


33

Anexo2:PlandetrabajoparaorganizarlasaccionesdemonitoreoCompletar la siguiente tabla, marcado con X las semanas que tomó realizar cada acción:

Acciones¿Qué tenemos que

hacer?

Fechas¿Cuándo lo vamos a hacer? Recursos

¿Qué necesitamos?

Responsables¿Quién o

quienes lo van a hacer?

SEMANAS1 2 3 4 5 6 7 8

Reuniones de coordinación del equipoElaboración del plan de monitoreoSesiones de asistencia técnica con el MIM (*)Información general del PIPFase de Inversión (seguimiento a la ejecución financiera física del proyecto)Revisión del PIP en el módulo para el seguimiento a la inversión públicaReuniones con funcionarios municipales y/o residentes de obra para la aclaración de dudas sobre ejecución del PIP (en la municipalidad y en la obra)Entrevistas a beneficiarios del proyecto (hombres y mujeres)Procesamiento, análisis e interpretación de la informaciónRedacción del informePresentación del Informe de monitoreo

(*) Este paso será usado solo por los participantes del Concurso SCO.


34

Anexo3:Glosariodetérminos

Fases del ciclo del PIP

Todo proyecto tiene un ciclo de vida, es decir, un conjunto de fases y momentos. Este ciclo

empieza desde el momento en se genera una idea de proyecto y termina no cuando éste

ya ha sido implementado, como se esperaría, si no mucho después, cuando se realiza la

verificación de que el proyecto está generando los beneficios ofrecidos. Se dividen en fase

de preinversión, inversión y post inversión.

Cada una de las fases, como se mencionó, comprende a su vez varios momentos que son

secuenciales, es decir, uno se da después del otro. En el gráfico que encontrará a continuación

se puede observar los momentos de cada fase. Luego explicaremos cada uno.

Ciclo de los Proyectos de Inversión Pública

Perfil simplificadoEstudios

definitivos/expediente

técnico

Operación y mantenimiento

Perfil

FactibilidadEjecución de PIP

Evaluación ex-post del PIP

Viabilidad

Fase Preinversión Fase Inversión Fase Post Inversión

Fuente: http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=876&Itemid=100884

a.Fasedepreinversión

La fase de preinversión comprende el desarrollo de estudios del PIP necesarios para

determinar la viabilidad. En términos generales estos estudios buscan explorar las

distintas alternativas de solución que tendría un determinado problema o necesidad. Una

vez identificadas las alternativas se elige la mejor en base a un conjunto de criterios como

costos, beneficios, etc. La Unidad Formuladora de la municipalidad es la responsable de

formular los estudios de preinversión del proyecto.


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La OPI de la municipalidad es la que declarará la viabilidad al PIP si cumple con los criterios

establecidos. En el caso de las municipalidades que no cuenten esta oficina, es necesario

que realice convenios con otra municipalidad de la misma región que sí cuente con ella

(ver artículo 35, inciso 5.2. de la Directiva General del Sistema Nacional de Inversión

Pública – 2011).

b. Fase de inversión

La fase de inversión comprende la realización de estudios complementarios del PIP, como

por ejemplo el estudio definitivo, el expediente técnico, el plan de trabajo del PIP y el

presupuesto detallado y la correspondiente ejecución del proyecto, es decir la inversión

de los recursos previstos para generar, ampliar, recuperar o mejorar un servicio específico

orientado a la población.

En esta fase se puede distinguir dos etapas:

Diseño

1° 2° 3°Elaboración de los estudios definitivos y/o expedientes técnicos.

La Unidad Ejecutora remite al órgano que declaró la viabilidad (OPI) el informe de consistencia entre los estudios de preinversión y los estudios definitivos y/o expedientes técnicos y los estudios de preinversión.

Registro en el Banco de Proyectos del MEF del monto de inversión y forma de su ejecución.

Fuente: mef.gob.pe. Elaboración propia

1° Para la elaboración de los estudios definitivos y/o expedientes técnicos, es necesario ceñirse a los parámetros bajo los cuales fue otorgada la declaración de viabilidad y considerar los cronogramas de ejecución de los estudios de preinversión.

2° Luego de terminados los estudios, la Unidad Ejecutora remite al órgano que declaró la viabilidad (OPI) el informe de consistencia entre los estudios definitivos y/o expedientes técnicos y los estudios de preinversión.

3° Finalmente, se registra en el Banco de Proyectos el monto de inversión del proyecto, la modalidad de ejecución del PIP y las fórmulas de reajustes de precio.


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Ejecución

La modalidad de ejecución del PIP puede ser: Administración directa - Esto quiere decir que la misma municipalidad lo ejecutará.

Por contrata - Esto quiere decir que el PIP será ejecutado por una empresa contratada. Si se elige este último procedimiento se debe convocar a un concurso público de elección para la construcción de la obra de acuerdo con las leyes que orientan la ejecución del presupuesto. Además, antes de la ejecución del proyecto, la municipalidad debe incluirlo en su Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones. Para que el operador inicie la obra es necesaria la elección de un inspector y la entrega del expediente técnico completo.

Posteriormente a estas etapas, se puede dar inicio a la ejecución. Es necesario para ello que la autoridad municipal programe los recursos presupuestales necesarios para llevar a cabo las obras en los plazos previstos.

Durante la ejecución, la Unidad Ejecutora supervisará permanentemente el avance, verificando que se mantengan las condiciones y parámetros establecidos en los expedientes técnicos, para ello deberá elegirse un inspector; un instrumento importante para este fin es el cuaderno de obra que registra las incidencias de la ejecución. De ser el caso, al CVPP realizará vigilancia de la ejecución del PIP seleccionados en el proceso de Presupuesto Participativo.

Cuando se terminan los trabajos de ejecución del proyecto, se procede a la “entrega de la obra”. Esto significa que el proyecto pasa a posesión de la entidad que lo operará. Por ejemplo, si se ha construido un conjunto de aulas de una institución educativa, la obra es recibida por el director, pues él será el encargado de poner en uso las aulas construidas.

La entrega de obra se inicia cuando el residente de la obra, es decir el encargado de dirigirla, le entrega el cuaderno de obras al supervisor y éste, luego de revisarlo, informa a la municipalidad sobre la conformidad de dicho documento.

La Unidad Ejecutora es responsable de la elaboración del informe que detalle la ejecución, cierre y transferencia del proyecto (“entrega de obra”) a la entidad responsable de la operación y mantenimiento (en nuestro ejemplo, la institución educativa para la cual se construyeron las aulas) cuando corresponda.


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FlujogramaparaejecutarunPIP

Formular el PIP(UNIDAD

FORMULADORA)

Evaluar el PIP(OPI)

Declarar la viabilidad al PIP

(DIRECCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN MULTIANUAL)

Priorizar y autorizar la ejecución del PIP

(ÓRGANO RESOLUTIVO)

Ejecutar el PIP (UNIDAD

EJECUTORA)

Fuente: www.mef.gob.pe. Elaboración propia.

c. Fasedepostinversión Comprende la operación y mantenimiento del proyecto así como la evaluación ex post.

Esta última fase se inicia cuando se ha cerrado la ejecución del proyecto y éste ha sido transferido a la Entidad responsable de su operación y mantenimiento. En esta fase, y durante todo su periodo de vida útil, se concreta la generación de los beneficios del proyecto.

CronogramadeejecucióndeobrasEs el documento donde figuran las fechas previstas para la ejecución de las obras del Presupuesto Participativo que pasan a formar parte del PIA. Deberían ser aprobadas mediante resolución regional o de alcaldía.

CronogramageneraldeejecuciónSe trata de un documento donde consta la programación de actividades para la ejecución de la obra contratada. Permite hacer seguimiento al avance de cada obra de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato firmado por el gobierno regional o la municipalidad y el contratista. Su incumplimiento da lugar a sanciones.


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ElinspectorosupervisorEs el profesional contratado por la municipalidad y responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y el cumplimiento del contrato. Está facultado para:

Ordenar el retiro de cualquier subcontratista o trabajador por incapacidad o incorrecciones

que, a su juicio, perjudiquen la buena marcha de la obra.

Rechazar y ordenar el retiro de materiales o equipos por mala calidad o por el

incumplimiento de las especificaciones técnicas.

Disponer medidas en caso de emergencias.

El residente de obra

Es un profesional colegiado, habilitado y especializado designado por el contratista, previa

conformidad de la entidad. Le corresponde velar por la ejecución de la obra, anotando en el

cuaderno de obra todos los hechos relevantes que ocurran durante su ejecución.

El cuaderno de obra

Es el documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra, y en el que tanto

el inspector o supervisor como el ingeniero residente anotan las ocurrencias, órdenes, así

como las consultas y las respuestas a dichas consultas.

Estudiodefinitivo

Estudio que permite definir a detalle la alternativa seleccionada en el nivel de pre inversión

y calificada como viable. Para su elaboración se deben realizar estudios especializados

que permitan definir: el dimensionamiento a detalle del proyecto, los costos unitarios

por componentes, especificaciones técnicas para la ejecución de obras o equipamiento,

medidas de mitigación de impactos ambientales negativos, necesidades de operación y

mantenimiento, el plan de implementación, entre otros requerimientos considerados como

necesarios de acuerdo a la tipología del proyecto. En proyectos de infraestructura, a los

estudios especializados se les denomina de ingeniería de detalle (topografía, estudios de

suelos, etc.) Los contenidos de los estudios definitivos varían con el tipo de proyecto y son

establecidos de acuerdo con la reglamentación sectorial vigente y los requisitos señalados

por la Unidad Formuladora y/o Unidad Ejecutora del proyecto.


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Expedientetécnicodetallado

Documento que contiene los estudios de ingeniería de detalle con su respectiva memoria

descriptiva, bases, especificaciones técnicas y el presupuesto definitivo.

OficinadeProgramacióneInversiones

Órgano del Sector, Gobierno Regional o Gobierno Local al que se le asigna la responsabilidad

de elaborar el Programa Multianual de Inversión Pública y velar por el cumplimiento de las

normas del SNIP.

Unidad Ejecutora

Las denominadas como tales en la normatividad presupuestal y que tienen a su cargo la

ejecución del PIP, así como a las Empresas del Sector Público No Financiero que ejecutan PIP.

Viabilidad

Condición atribuida expresamente, por quien posee tal facultad, a un PIP que demuestra ser

rentable, sostenible y compatible con las políticas sectoriales.

7. Referencias

Grupo Propuesta Ciudadana. (2011). La vigilancia ciudadana para el cumplimiento de los compromisos. Lima

Grupo Propuesta Ciudadana (2011). Vigilando la ejecución, operación y mantenimiento de los Proyectos de Inversión Pública del Presupuesto Participativo a nivel regional y municipal

Ministerio de Economía y Finanzas (2010). Instructivo para el proceso del Presupuesto Participativo Basado en Resultados

Snip – Net: http://www.snip.gob.pe/

MIM Perú (Mejorando la Inversión Municipal) es una iniciativa que reúne a instituciones de la sociedad civil para promover el Buen Gobierno Municipal en los gobiernos locales que reciben recursos significativos de canon y sobrecanon, los mismos que se espera se destinen a mejorar la calidad de vida de la población. La iniciativa promueve también el diálogo informado entre las autoridades locales y la ciudadanía para contribuir a mejorar el impacto de la inversión pública en el desarrollo local.

MIM Perú se implementa en 31 municipalidades y cuenta con la participación de cerca de 50 instituciones de la sociedad civil de 8 regiones del país. Recibe el apoyo de la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, y del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio y Desarrollo de Canadá.

Las opiniones expresadas por los autores no reflejan necesariamente el punto de vista de IFC o del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio y Desarrollo de Canadá.

Se permite la reproducción y el uso total o parcial de los contenidos de estas guías citando la fuente y enviando una copia de la publicación al Instituto de Estudios Peruanos, al equipo

del proyecto MIM Perú.

Guía de Trabajo: Monitoreando un Proyecto de Inversión Pública. Elaboración de contenidos: Instituto de Estudios Peruanos, Institución Ejecutora del Proyecto MIM Perú, por encargo de IFC. Av. Horacio Urteaga N°694, Jesús María. Diagramación: Alan Pérez. Producción Gráfica:

GMC Digital S.A.C. Lima, 2013.

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