MU_modulo_logistica_tablas.pdf

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 02.14.03.00

De fecha 29 de Setiembre de 2014

Manual de Usuario

Mdulo de Logstica

Parte I - Sub Mdulo Tablas

Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA

Manual de Usuario Mdulo de Logstica Parte I Sub Mdulo Tablas

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INDICE

I. INTRODUCCIN........................................................................................................ 3

II. OBJETIVO ................................................................................................................. 3

III. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................. 3

3.1 Barra de men .............................................................................................. 3

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE LOGSTICA ...................................................... 6

4.1 Barra de men ............................................................................................. 6

4.2 Barra de Herramientas ................................................................................ 7

V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO ............................................................................ 7

5.1 Sub Mdulo de Tablas ................................................................................. 8

5.1.1 Datos Generales ....................................................................................... 8

5.1.1.1 Logstica ............................................................................................... 9

5.1.1.2 Clasificador por proyecto .............................................................. 20

5.1.1.3 Rubros Gastos Generales ............................................................. 22

5.1.2 Parmetros ............................................................................................... 23

5.1.2.1 Parmetros Ejecutora ..................................................................... 23

5.1.2.2 Parmetro de Configuracin inicial ............................................ 26

5.1.2.3 Configuracin de Alertas (Ajuste) ............................................... 29

5.1.2.4 Equivalencia Meta ............................................................................ 36

5.1.3 Encargos ................................................................................................... 37

5.1.3.1 Convenio ............................................................................................ 37

5.1.3.2 Metas del Encargante ..................................................................... 39

5.1.3.3 Calendario de Encargos Recibidos.- .......................................... 40

5.1.4 Generar Plantillas de Gastos Generales .......................................... 44

5.1.5 Personalizacin de Claves Generales.- ............................................ 46

5.1.6 Cambio de Clave De Usuario ............................................................... 47

5.1.7 Salir del Sistema ..................................................................................... 48


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I. INTRODUCCIN

El Mdulo de Logstica, como parte componente del Sistema Integrado de Gestin

Administrativa (SIGA), es una herramienta de ordenamiento para la Gestin de Logstica,

el mismo que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir informacin

sobre adquisiciones de bienes y/o contratacin de servicios, Viticos y Patrimonio,

realizados por la Unidad Ejecutora en el marco del cumplimiento de sus metas

institucionales.

El Mdulo de Logstica (SIGA-ML) contempla los Procesos Tcnicos del Abastecimiento que son:

La Programacin, Adquisicin, Almacenamiento y Distribucin por lo que la Unidad

Ejecutora puede elaborar sus Cuadros de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y

Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de

Seleccin, llevar el Control de las Existencias, entre otros continuando la integracin y no

de duplicidad de esfuerzo.

II. OBJETIVO

Lograr establecer un control mediante la combinacin adecuada de medios materiales,

econmicos y potencial humano las necesidades de las UE, en calidad, cantidad y

oportunidad manteniendo las condiciones de operatividad.

III. ACCESO AL SISTEMA

Esta seccin detalla el procedimiento para el acceso al SIGA y al Mdulo de Logstica.

3.1 Barra de men

Para iniciar la ejecucin del Sistema, el Usuario deber ubicar en su pantalla, el cono

correspondiente al SIGA y dar doble clic al cono.

El Sistema mostrar una ventana de bienvenida al SIGA y la ventana de acceso, en la

cual ingresar el Usuario y Clave correspondiente.


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Nota: La clave se diferencia entre maysculas y minsculas. Adems, es de uso

personal e intransferible, es responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la

misma

Seguidamente, dar clic en el icono Conectar para ingresar a la ventana SIGA versin.

Se mostrar la ventana con los iconos de acceso a los Mdulos del SIGA a los que tenga

acceso el Usuario y al dar clic en el icono Salir , permitir salir de la ventana SIGA

Versin.

Para acceder al Mdulo de Logstica, dar doble clic al cono Mdulo Logstica .


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Al ingresar, se mostrar la ventana principal del Mdulo de Logstica, con los Sub

Mdulos y opciones a la que tenga acceso el Usuario: Tablas, Programacin, Pedidos,

Procesos de Seleccin, Adquisiciones, Almacenes, S.N.P. Utilitarios, Gestin

Presupuestal e Integracin.


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IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE LOGSTICA

En este captulo se describe la Barra de men, Barra de Herramientas y la funcionalidad

de los Sub Mdulos que contiene el Mdulo de Logstica.

4.1 Barra de men

La Barra de men ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de

Logstica incluye un conjunto de Sub Mdulos utilizados para operar el Sistema. Su

funcionalidad se detalla a continuacin:

Nombre Descripcin

Tablas Permite el registro de los datos bsicos a las tablas principales del

Mdulo de Logstica.

Programacin Administra y controla el Cuadro de Necesidades, el Techo

Presupuestal y el Plan Anual de Obtencin.

Pedidos Realiza el registro y autorizacin de los Pedidos, Registro de

Gastos Generales y las Compras por Encargo.

Procesos Seleccin Comprende el registro de los Tipos de Comits, los Procesos de

Seleccin y generacin de Contratos.

Adquisiciones Permite la generacin de las rdenes de Compra y Servicio,

Devengados y el control de Fases de las Ordenes.

Almacenes Realiza el Control de los ingresos al Almacn, Pedidos, Consultas,

transferencias de la carga del Inventario Inicial y el Inventario

Fsico del Almacn.

Utilitarios Permite la ejecucin de Scripts, consulta de transacciones en el

SIGA, generacin de Backup, entre otros.

Gestin Presupuestal Realiza la carga del Marco y Afectacin Presupuestal. Asimismo,

el seguimiento de la Certificacin.


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4.2 Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la

operatividad del Mdulo. La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a

continuacin:

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana y permite la

impresin de los mismos.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera pgina.

Retroceder una pgina.

Avanzar una pgina.

Avanzar a la ltima pgina.

V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO

En esta seccin, se describe las funcionalidades que contiene las opciones del Sub

Mdulo Tablas, describiendo las funcionalidades de cada una de ellas.


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5.1 Sub Mdulo de Tablas

El Sub Mdulo Tablas, permite el registro de la informacin bsica que ser utilizada en

los procesos del Sistema, esta informacin es parte fundamental e importante.

Desde este sub mdulo se configura los parmetros para consultar o registrar la

informacin ya sea para bienes, servicios, viticos e inventarios.

A continuacin, el Sistema muestra las opciones que estn contenidas en el Sub Mdulo:

5.1.1 Datos Generales

La opcin Datos Generales muestra las siguientes opciones: Logstica, Clasificador

por Proyecto y Rubros de Gastos Generales.


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5.1.1.1 Logstica

El ingreso a la opcin Logstica es siguiendo la ruta: Tablas - Datos Generales -Logstica, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite registrar los datos bsicos para la operatividad del Mdulo de Logstica. Presenta los siguientes ttulos: Almacn. Destinos de Atencin Equivalencia/Cons. Histrico Factor de Evaluacin P.S. Tope de Proceso de seleccin. Reg. Tributario Req. Tcnicos

Logstica Almacn Al ingresar a la opcin Logstica el Sistema muestra por defecto, la informacin de la primera pestaa Almacn, la cual permitir al Usuario registrar toda la informacin referente a los almacenes que cuenta la Entidad.

Para el registro de un Almacn se deber de contemplar los siguientes datos:


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Tipo:

o Principal.- Se seleccionar cuando se registre un Almacn que agrupe un

conjunto de Almacenes Secundarios.

o Secundario.- Se seleccionar cuando se registre un Almacn sobre el cual se

realizaran los movimientos de Ingresos y Salidas.

Estado:

o Activo: Cuando el Almacn o Sub Almacn se encuentre Activo podr ser

usado por la Entidad.

o Inactivo: Cuando el Almacn o Sub Almacn se encuentre Inactivo no podr

ser usado por la Entidad.

Almacn Principal: Es una numeracin correlativa y no digitable, generada por el

Sistema.

Sub Almacn: Es una numeracin correlativa y no digitable, generada por el

Sistema.

Tipo de Presupuesto.- Institucional y Por Encargos.

Medicamentos. Solo es utilizado para el procedimiento de Almacenes

Especializado del MINSA.

Descripcin.- Nombre del Almacn.

Sede.- permitir seleccionar la Sede donde se encuentra ubicado el Almacn.

Direccin.- permitir registrar la Direccin del Almacn, que ser visualizada en

las rdenes de Compra.

Referencia.- Se detalla una referencia de la ubicacin del Almacn.

Responsable.- Personal responsable del Almacn o Sub Almacn.

Telfono - Anexo.- Se registrar el telfono y el anexo del Almacn.

Pas.- Pas donde se ubica el Almacn.

Departamento.- Departamento donde se ubica el Almacn

Provincia.- Provincia donde se ubica el Almacn

Distrito.- Distrito donde se ubica el Almacn

Fecha de Registro.- Fecha de creacin del Almacn o Sub Almacn.

Este formulario contiene las opciones para Insertar o Eliminar un Almacn, as como modificar sus caractersticas, para ello se debe activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin segn corresponda.

Nota: Cada Almacn principal generar su propia numeracin de PECOSAS.


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Luego de registrar o modificar algn dato se proceder a grabar, haciendo clic

sobre el icono .

Para Eliminar un Almacn o Sub Almacn, primero deber seleccionarse y

mediante el men contextual elegir la opcin Eliminar Almacn y luego confirmar el

mensaje. Tener en cuenta que para eliminar un Almacn o Sub Almacn, este

no deber de tener ningn movimiento (Inventario, Ingresos o Salidas).

El Sistema le permite emitir el reporte de esta opcin a travs del icono

El Reporte mostrar la informacin de los Almacenes y Sub Almacenes creados:

Cdigo, Nombre, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y Responsable.


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Logstica Destino de Atencin

A travs de esta opcin se permite Insertar o Eliminar Destinos de Atencin. El destino es el lugar de entrega del pedido, el cual es un lugar externo de la Entidad, se entiende como el destino fuera de la entidad; como por ejemplo los Centros y Puestos de Salud en el sector Salud o la realizacin de una capacitacin. El Sistema le permite consultar esta informacin seleccionando el Estado, a travs de la lista de valores o indicando el check sobre el recuadro.

Para Insertar un Destino se deber activar el men contextual (botn derecho del mouse) y seleccionar la opcin Insertar Destino.

Para el registro de un Destino de Atencin se deber de contemplar los siguientes

datos:

Nivel: Se podr seleccionar hasta 5 Niveles de Destino. Cdigo: Se registrar el Cdigo de Destino. Cdigo Nivel Anterior: Se deber de registrar el cdigo del nivel anterior

pertenecer el Destino. Estado: Se deber seleccionar Activo o Inactivo. Descripcin: Nombre del Destino. Abreviacin: Nombre Abreviado del Destino. Fecha Alta: Se registra la fecha de Alta del Destino.


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El Usuario tendr la opcin de consultar y modificar alguno de los valores

registrados, para ello luego de seleccionar el Destino dar clic en la carpeta de

color amarillo .

Al finalizar un nuevo destino o modificar algn existente, se deber de grabar, para

ello se dar un clic en el icono .

Para eliminar un Destino, se deber de activar el men contextual (botn derecho

del mouse) y seleccionar la opcin de Eliminar Destino. Solo se eliminar aquellos

destinos que no hayan tenido algn movimiento.

As mismo, en caso no se requiera seguir utilizando el Destino, este se podr

inactivar, para ello se ingresara la carpeta amarilla y se modificara el campo

de estado a Inactivo.


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El Sistema le permite emitir el reporte de la presente Tabla a travs del icono .

Logstica Factor de Evaluacin P.S.

Al ingresar a la opcin Factor de Evaluacin P.S. (Proceso Seleccin), el

Sistema permite registrar los Factores de Evaluacin Tcnico/Econmico estndar

que utiliza cada entidad y que servirn como plantilla al momento de registrar

dichos factores en el sub mdulo de Proceso de Seleccin.

Esta ventana contiene los siguientes filtros de consulta: Ao, Objeto (Bienes,

Suministro, Obra, Consultora de Obra, Servicio de Consultora, Servicios

Generales, Arrendamiento de Bienes, Servicios, Arrendamiento Financiero y

Seguros) y Tipo Evaluacin (Econmico y Tcnico / Econmico).


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El Sistema le permite activar el men contextual con las Opciones Insertar Factor o

Eliminar Factor, esto es para Insertar factores adicionales a los generados por el

sistema o eliminar alguno.

Los parmetros bsicos para realizar el registro de la presente opcin son: el Ao,

Objeto del Proceso de Seleccin, Tipo de Evaluacin y seleccionar el Factor de

evaluacin o los Requisitos para la evaluacin.

El Sistema le permite activar el men contextual y mostrar las Opciones Insertar

Factor o Eliminar Factor, esto es para Insertar factores adicionales a los generados

por el Sistema.

Al insertar un factor, el Sistema mostrara la pantalla siguiente:


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Secuencia: Es una numeracin correlativa y no digitable, generada por el

Sistema.

Objeto: Se deber de seleccionar Bien o Servicio.

Clase: Se seleccionar Requisito o Factor de Evaluacin.

Tipo de Evaluacin: Se deber de seleccionar Tcnico/Econmico o Econmico.

Indicador: Si la Clase seleccionada es Requisito entonces se activar este

campo. Tiene como valores (Si y No), se utilizan para indicar si el Requisito es o

no obligatorio.

Descripcin: Descripcin del Requisito o Factor de Evaluacin.

Si selecciona Factor de Evaluacin el Sistema le permite emitir el reporte a travs

del icono .

Si selecciona Requisito el Sistema le permite emitir el reporte a travs del icono .


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Logstica Tope Proceso de Seleccin

Esta es una opcin de Consulta donde se visualizar los Topes registrados en el

Sistema, segn la Normatividad vigente y se actualiza cada ao.

Cod.: Cdigo de Proceso.

Descripcin del Proceso: Descripcin completa del Proceso de Seleccin.

Abreviatura: Abreviatura del Proceso de Seleccin.

Tipo: B: Bienes, S: Servicios, O: Obras.

Monto Mnimo: Monto mnimo para cada tipo de Proceso de Seleccin en

Nuevos Soles.

Monto Mximo: Monto mximo para cada tipo de Proceso de Seleccin en

Nuevos Soles.

Asimismo, dando clic en el cono Imprimir , se visualizar el reporte Topes

Procesos de Seleccin, el cual muestra los siguientes campos: Cdigo,

Descripcin Proceso, Abreviado. Tipo, Monto Mnimo y Monto Mximo.


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Logstica - Reg. Tributario

Esta es una opcin de Consulta donde se visualizarn los Tipos de Registro Tributarios registrados en el Sistema segn la Normatividad vigente.

El Sistema le permite emitir el reporte de la presente opcin a travs del icono

Imprimir .

Logstica - Req. Tcnico:

A travs de esta opcin se realizar el mantenimiento de la Tabla Requerimientos

Tcnicos que se utiliza durante el registro del Estudio de Mercado y en los reportes

que se requieran. Los requerimientos Tcnicos se crearan para Bienes y Servicios.


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Para Insertar un Requerimiento Tcnico, se debe activar el men contextual (botn

derecho del mouse) y seleccionar la opcin Insertar Requerimiento, luego se

registrar la descripcin, por defecto el estado ser activo, pudiendo ser modificado

posteriormente.

.

Para eliminar un Requerimiento Tcnico se deber seleccionar el Requerimiento

Tcnico, luego activar el men contextual (botn derecho del mouse) y seleccionar

la opcin de Eliminar Requerimiento. Solo se eliminar aquellos requerimientos

que no hayan tenido algn movimiento.


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5.1.1.2 Clasificador por proyecto

Esta opcin es utilizada para la etapa de la ejecucin, cuando se quiera hacer un requerimiento de proyectos el Sistema valida que el producto / proyecto de la meta tenga habilitado los clasificadores a usar para determinados proyectos. Si no estn habilitados, al momento de hacer el pedido no se mostrarn los tems con los enlaces de clasificador para proyecto.

El ingreso a la opcin Clasificador por proyecto es siguiendo la ruta: Tablas - Datos Generales - Clasificador por Proyecto, como se muestra en la siguiente ventana:

Cuando la cadena Presupuestal este de color Blanco, significa que an no se ha

relacionado ningn Clasificador de Gasto.

Cuando la cadena Presupuestal este de color Celeste, significa que se ha

relacionado un Clasificador de Gasto.

Cuando la cadena Presupuestal este de color Rojo, significa que se ha relacionado

varios Clasificadores de Gasto.


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Para seleccionar los Clasificadores de Gasto, el Usuario ingresar a la carpeta

amarilla , la cual mostrar la ventana Clasificadores. Seguidamente, marcar

con un check , las Especficas que se requiera.

Finalmente, dar clic en el cono , para visualizar la informacin en el campo

Tipos Asignados de la ventana anterior.

Dando clic en el icono , se visualizar el reporte Clasificadores por Proyecto,

mostrando la siguiente informacin: Funcin Genrica, Programa Genrico, Sub

Programa Genrico, Proyecto, Descripcin Proyecto, Clasificador y descripcin

Clasificador.


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5.1.1.3 Rubros Gastos Generales

El ingreso a la opcin Rubros Gastos Generales es siguiendo la ruta: Tablas - Datos Generales - Rubros Gastos Generales, como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante esta opcin se configurar la forma en que sern adquiridos los Gastos

Generales.

Al ingresar al formulario se muestra la Relacin de Rubros con sus respectivos

tems y tres opciones a configurar:

ASP: Los rubros marcados con check ASP podrn ser adquiridos mediante una

Adjudicacin sin Proceso independientemente del monto estimado para un

determinado Rubro.

PROY: Los rubros marcados con check PROY podrn trabajar con la opcin del

PAO proyectado.

SB: Los rubros marcados con check SB, podrn trabajar con la opcin Registro

de Gastos Generales

Se deber seleccionar el Rubro y luego hacer Check en alguna o todas las

opciones antes mencionadas. La grabacin es al seleccionar el Check


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5.1.2 Parmetros

El men Parmetros muestra las siguientes opciones: Parmetros Ejecutora, Carga

General de datos del SIAF, Carga de datos del SIGA, Consolidados, Meta Propuesta /

Aprobada y Equivalencia Meta.

5.1.2.1 Parmetros Ejecutora

El Ingreso a la opcin Parmetros Ejecutora es siguiendo la siguiente ruta: Tablas

Parmetros - Parmetros Ejecutora, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta ventana, el Sistema mostrar por defecto el Ao, Nombre, lugar de

ubicacin y RUC de la Entidad, permitiendo adems registrar la siguiente informacin:

Ao del Sistema: Ao de ejecucin del Mdulo, el cual puede ser editado.

Nombre: Nombre de la Entidad.

Lugar: Direccin donde se ubica la Entidad, el cual puede ser modificado.

Ruc: Nmero de RUC de la Entidad, el cual puede ser modificado.

Siglas: Muestra las Siglas de la Entidad.

Programacin Cuadro de Necesidades: Ao de la Programacin del Cuadro de

Necesidades.

Periodo del Kardex: Ao y mes en que se encuentra el Kardex para realizar las

Entradas y Salidas del Almacn.


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Programacin: Muestra los siguientes parmetros para la Programacin del Cuadro

de Necesidades.

o Distribucin del Techo Presupuestal.- Se carga automticamente desde el

Mdulo ADMIN.

o Registro de Fase Requerido por tem.- Se carga automticamente desde el

Mdulo ADMIN.

o Presentacin de Techo Aprobado.- La presentacin del techo es por fase,

pudiendo ser por Genrica de Gasto o por Clasificador de Gasto.

o Control de Ppto. de CN: Puede ser Con Control o Sin Control de Techo.

o Control de Etapas del Techo Presupuestal.- Indica si el Techo Presupuestal se

encuentra en la etapa Anteproyecto /Proyecto o Aprobacin del Presupuesto.

o Control de Fase de Cuadro de Necesidad.- Fase en la cual se Inicia la

Programacin del Cuadro de Necesidades.

o Carga de tems por Centro de Costo.- Permite al Usuario activar o desactivar la

Asignacin de tems por Centro de Costo, para visualizarlo en el Registro de

Cuadro de Necesidades por Centro de Costo.

o 0: Sin Control. o 1: Con Control.

o Estado del Plan Anual de Obtencin PAO- Indica la Apertura o Cierre del Plan

Anual de Obtencin PAO.

o Control de Techo en Requisicin PAO.- Puede ser Con Control o Sin Control de

Techo en las Requisiciones del PAO.

Inventario Inicial de los Almacenes: Ao y mes que se realiza el registro del

Inventario Inicial de los Almacenes.


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Inventario Inicial de Patrimonio: Ao y mes de registro del Inventario Inicial de

Patrimonio, por defecto muestra el mes de enero.

Proceso Contable de Patrimonio: Ao y mes en que se encuentra el Proceso

Contable en el Mdulo de Patrimonio.

Inventario Inicial: Contiene opciones para definir los procedimientos en el

registro del Inventario Inicial de Almacenes, segn los siguientes parmetros:

Tipo de Registro en Inv. Inicial /NEA: Puede ser Registro de Precio Unitario

o Registro de Valor Total.

Manejo de impresin de PECOSA: Se visualiza la informacin registrada en

Parmetros de Ejecutora del ADMIN (Con o Sin Lote).

Mtodo del Proceso del Almacn: Se visualiza la informacin registrada en

Parmetros de Ejecutora del ADMIN (Promedio o PEPS).

Adquisicin: Contiene el parmetro Medio de Pago (Valor Predeterminado).

Por defecto, el Sistema muestra el siguiente Medio de Pago , el

cual se visualizar en la opcin Afectacin Presupuestal del Sub Mdulo

Gestin Presupuestal. Puede ser modificado manualmente.

Marco: muestra la Opcin Presentacin del Marco PIM, con las siguientes

alternativas:

o 0: Marco PIM.

o 1: Marco PIM por Centro de Costo.

Luego de registrar o modificar datos en esta ventana, dar clic en el icono Grabar

, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:


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Dando clic en el botn SI, se actualizar la informacin, caso contrario no se

realizar cambio alguno.

5.1.2.2 Parmetro de Configuracin inicial

El Ingreso a la opcin Parmetros de Configuracin Inicial es siguiendo la siguiente

ruta: Tablas Parmetros - Parmetros de Configuracin Inicial, como se muestra

en la siguiente ventana:

Opcin que permite la configuracin de diversos parmetros con los cuales opera el

Sistema.

Al ingresar al formulario el Sistema presenta lo siguiente:

Formato de Hoja de Impresin.- podr definir el formato de Impresin entre A4

y Carta.

Manejo de Impresin de PECOSA.- podr definir si el formato de impresin de

PECOSA muestre con o sin Lote.

Impresin en Formato Predeterminado.- se activar segn la necesidad de la

Unidad Ejecutora siempre que utilice papel continuo en la impresin de Orden de

Compra, Orden de Servicio, PECOSA y Plantillas.

Mtodo de Proceso de Almacn.- Es el mtodo de valuacin de Almacenes

empleado por la Unidad Ejecutora, puede ser PEPS o Promedio, y rige por ao.


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Manejo de Destino.- NO- Sin manejo de Destinos, SI- Con manejo de Destinos

de Atencin durante la generacin de Pedidos.

Utilizacin de Almacn Especial de Medicamentos.- contiene los siguientes

valores: 1- Activo: Trabaja con almacn de medicamentos y 0 Inactivo: No

trabaja con almacn de medicamentos.

Flag para Uso de Requisiciones del PAO.- contiene los siguientes valores:0-

Trabaja sin Requisiciones, 1- Trabaja con Requisiciones

Tipo de Afectacin de IGV.- contiene los siguientes valores:

o 0 - Afecto IGV: es utilizado cuando a los tems de la orden se le afectar el

IGV en el total.

o 1 - Exonerado de IGV: es utilizado cuando la Entidad esta exonerado del

pago del IGV.

o 2 - Reintegro: es utilizado para determinar la devolucin del IGV, este caso se

dio con la base legal de la Ley de la Amazonia.

La entidad define solo uno de estas modalidades, durante el ao no debe estar

alternando entre una u otra opcin.

Actualizacin de PECOSA en el Reproceso de Kardex.- Cuando se haya

realizado algn extorno en entrada o salida del tem en Almacn el Precio puede

variar, por tal sentido el saldo valorizado tambin puede cambiar, as mismo si

se tiene una PECOSA, estos tambin cambiara y se tendr que actualizar para

que se pueda imprimir nuevamente con los valores actualizados.

En el sub mdulo de Almacn en la opcin de Kardex (Almacenes - Kardex del

Almacn), existe un proceso de Actualizar saldo que generaran estos extornos,

y para poder actualizar la PECOSA o no, se deber de configurar ese

procedimiento con los siguientes valores:

o 0- No Reprocesa en Kardex (No actualiza el valor de Pecosa).

o 1- Si Reprocesa en Kardex. (Si actualiza el valor de Pecosa).

Uso de ID Proceso/ID Contrato.- contiene los siguientes valores:

o 0- NO se registra los IDs (no solicitar este dato).

o 1-SI, si se registra los IDs.(si solicitar este dato).

Tipo de Atencin de Pedidos.- contiene los siguientes valores:

o El 0 significa que manualmente se har la autorizacin del pedido y su

respectiva pecosa.

o El 1 significa que al ingresar la orden de compra al almacn el pedido origen

se autoriza automticamente, listo para hacer la PECOSA, el pedido queda

autorizado con la misma cantidad usada al generar la orden de compra.

o El 2 significa que al ingresar la orden de compra al almacn le genera de

manera automtica la PECOSA, slo debe confirmar la PECOSA.


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La entidad define solo uno de estas modalidades, durante el ao no debe estar

alternando entre una u otra opcin.

La opcin 1 y 2 no tienen efecto si la orden de compra se hizo directo de un

contrato o se hizo desde un PAO inicial llevndolo por proceso de seleccin.

Interfase SIGA-SIAF.- contiene los siguientes valores:

o Manual: No se realizar Interfase de Certificacin ni Compromiso Anual con el

SIAF, pero si se podr realizar el compromiso Mensual automtico.

o Automtico: Permitir realizar el envo de la informacin de la Certificacin y

Compromiso Anual. As como el compromiso Mensual.

Validacin de Registro de Pedido No Programado.- Contiene los siguientes

valores: 0- NO, 1-SI. Al selecciona el valor 1, entonces al momento de registrar

un tem en el pedido no programado se validara si dicho tem si se encuentra en

C.N, tiene stock y si tiene saldo presupuestal en la meta y FF/Rb que indica el

pedido (para ello se deber de haber registrado un precio referencial en la

opcin de Catalogo Precio (solo para bienes)). Esta validacin se realizara a

nivel Genrica de Gasto.

Validacin de Marco Pptal a nivel Especifica.- Para seleccionar algn valor (0-

NO, 1-SI.), se recomienda tener con valor 1 en la opcin de Validacin de

Registro de Pedido No Programado. Entonces realizar la validacin a nivel

clasificador de Gasto de cada tem.

Control de Impresin de Orden con Expediente SIAF.- Contiene los

siguientes valores: 0- NO, 1-SI. Al tener el valor 1 se mostrar en la orden al

momento de imprimir el Formato un mensaje que no tiene Expediente SIAF (solo

para aquellas ordenes que no tiene expediente SIAF).

Validacin de Monto de tem de Pedido.- permite establecer el monto mnimo

a registrar para un Pedido de Tipo Servicio.

Edicin de Correlativos.- Permite o impide la edicin de correlativos en los

siguientes documentos: Orden de Compra, Orden de Servicio, PECOSA.

Asimismo permite o impide la modificacin de fechas de la generacin de la

Certificacin y del Pedido de Vitico.

Parmetros de Pedidos Programados.- Permite configurar el ttulo y la firma

del formato de Solicitud del Pedido Programado.


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o Firma en Formato.- Permite mostrar u ocultar el campo de la firma del

Solicitante y la firma de quien Autoriza el Pedido (0 - Sin firma en Formato,

1- Con firma en Formato).

o Firma en Formato.- Permite modificar el titulo del formato Solicitud de

Pedido (0 Mostrar por defecto el titulo del Sistema, 1- Mostrar el titulo

personalizado por el Usuario).

Para personalizar el titulo, se deber seleccionar la opcin 1 Con

personalizacin y seguidamente ingresar el titulo.

5.1.2.3 Configuracin de Alertas (Ajuste)

Esta opcin permite registrar y configurar las Alertas de Contratos para los siguientes

Tipos de Activacin: Cronograma, Culminacin de Contrato, Garanta por Adelanto,

Garanta por Fiel Cumplimiento y Garanta por Monto Diferencial.

El Ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Parmetros -

Configuracin de Alertas, como se muestra a continuacin:


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Al ingresar, el Sistema presentar la ventana Configuracin de Alertas, la misma que

en la parte superior de la ventana se visualizar dos pestaas denominadas Plantillas

y Alerta. En cada una de ellas se registrar la informacin y configuracin respectiva.

En la pestaa Plantillas existen dos campos denominados Lista de Mdulo de

Alertas y Lista de Plantillas de Alertas. Actualmente solo existen la Alertas para

los registros de Contratos, por tal motivo se muestra por defecto dicho Mdulo en el

campo Lista de Mdulo de Alertas.

En el campo Lista de Plantillas de Alertas se registrar las plantillas de Alertas para

el Mdulo seleccionado en el campo superior Lista de Mdulo de alertas.

Para registrar una Plantilla de Alerta, el Usuario activar el men contextual dando

clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Insertar Plantilla.


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El Sistema insertar un registro, donde el Usuario registrar los siguientes campos:

o Plantilla: Correlativo autogenerado por el Sistema.

o Descripcin: Permite registra la descripcin de la Plantilla.

o Estado: Permite seleccionar el Estado de la Plantilla (Activo e Inactivo).

Activando la barra de despliegue .

Luego, dar clic en el icono Grabar . El Sistema mostrar el siguiente mensaje de

confirmacin al Usuario:

Dar clic en el botn S, para confirmar.

Para Eliminar una Plantilla de Alerta, se deber de activar el men contextual

dando clic con el botn derecho del mouse sobre el registro a eliminar y


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seleccionar la opcin de Eliminar Plantilla. Solo se eliminar aquellas

Plantillas que no tengan movimiento.

En la pestaa Alertas, permitir configurar las plantillas de Alertas para los diferentes

Tipo de Activacin de un Contrato.

Para Insertar una Alerta, el Usuario seleccionar la Plantilla y en el campo Lista

de Alertas, activar el men contextual dando clic con el botn derecho del

mouse y seleccionar la opcin Insertar Alerta.

Se insertar un registro en blanco, donde el Usuario registrar los siguientes datos en el campo Datos de la Alerta:

Ao: Mostrar el ao del Sistema. Tipo de Destinatario: Permite seleccionar el Destinatario (persona que recibir

la Alerta), para ello ingresar al icono . En la ventana Filtro para Bsqueda


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de Datos, se mostrar los siguientes destinatarios definidos: Usuario,

Responsable y Logstico:

o Usuario: Es cualquier personal de la Entidad que necesite hacer seguimiento

a un Contrato.

o Responsable: Es el personal responsable del contrato.

o Logstico: Es el logstico responsable de logstica (DASA)

Tipo de Activacin: Permite seleccionar un Tipo de Activacin, que podr ser:

o Cronograma: Solo se activar la Alerta de acuerdo a la fecha de cada

Cronograma del Contrato.

o Culminacin de Contrato: Solo se activar la Alerta de acuerdo a la fecha

final del Contrato.

o Garanta por Adelantos: Solo se activar la Alerta de acuerdo a la Fecha

Final de la Garanta del Contrato.

o Garanta por Fiel Cumplimiento: Solo se activar la Alerta de acuerdo a la

Fecha Final de la Garanta del Contrato.

o Garanta por Monto Diferencial: Solo se activar la Alerta de acuerdo a la

Fecha Final de la Garanta del Contrato.

Nota: Para el caso de las Garantas, solo se enviar la Alerta cuando sta se encuentre en estado Vigente o Renovado.

Tiempo Anticipacin: Permite ingresar el nmero de das en que se enviar la

Alerta, antes que suceda lo indicado en el Tipo de Activacin.


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Unidad: Mostrar por defecto Das.

Mensaje: Permite registrar el mensaje que se enviar al momento de enviar la

Alerta.

Lista de Destinatario: Permite seleccionar uno o varios empleados que se le

enviar la Alerta segn el Tipo de Destinatario. Para ello activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin

Insertar Destinatario. En la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, marcar

con un check en la columna Sel del (los) empleado(s).

Nota: Para el envo de la Alerta a los Destinatarios, es necesario que en el Mdulo de Configuracin, opcin Personal se encuentre registrado el correo electrnico.

Lista de Programacin: Permite seleccionar la hora que se enviar la Alerta.

Para ello seleccionar la Hora activando la barra de despliegue , luego

activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y

seleccionar la opcin Insertar Programacin. Solo existen cuatro tipos de

programacin que se podrn seleccionar y que son: 9:00 am, 12:00 pm, 15:00

pm, 17:00 pm.

Nota: Para el caso de las Garantas, la Alerta se enviar diariamente desde la fecha configurada en Tiempo de Anticipacin hasta la fecha Fin de la Garanta.

Finalmente, dar clic en el icono Grabar de la barra de herramientas de la ventana principal, para guardar la informacin de la Alerta.


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Para Eliminar una Alerta, se deber activar el men contextual dando clic con en

el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin Eliminar Alerta. Solo se

eliminar aquellas Alertas que no cuenten con movimiento.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario:


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5.1.2.4 Equivalencia Meta

El ingreso a la opcin Equivalencia Meta es siguiendo la siguiente ruta: Tablas

Parmetros - Equivalencia Meta, como se muestra en la siguiente ventana:

Mediante esta opcin se permite realizar la equivalencia de Metas Programticas y

PpR de una Fase de Programacin a otra, lo cual ayudar en el cierre de la


Para realizar la equivalencia, el Usuario deber cargar previamente las Metas de la

Fase anterior en el Mdulo de Configuracin.

En la parte superior de la ventana muestra los siguientes campos:

Ao.- Ao en el cual se cargaron las Metas Propuestas o Aprobadas.

Fase Actual.- Fase en la que se encuentra la Programacin del Cuadro de

Necesidades. Por defecto, el campo se muestra bloqueado.

Equivalencia.- Fases de la equivalencia (De Requerido a Programado y De

Programado ha Aprobado).

La asignacin de Metas se puede realizar de dos maneras:

Asignacin por Defecto.- Dando clic en el botn

, el Sistema realizar la equivalencia

automticamente, de acuerdo a las Metas de la Fase Actual. Luego, el Usuario

dar clic en el cono Grabar .


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Asignacin Individual.- el Usuario podr realizar la seleccin individual desde

la columna Meta Prog.

5.1.3 Encargos

El men Encargos presenta las siguientes Opciones: Convenio, Metas del Encargante y Calendario de Encargos Recibidos.

5.1.3.1 Convenio

El ingreso a la opcin Convenio es siguiendo la ruta: Tablas Encargos -Convenio, como se muestra en la siguiente ventana:

En esta opcin, el Sistema permite registrar y consultar los datos de los Convenios realizados con las Entidades Encargantes.

Al ingresar, el Sistema mostrar la ventana Convenios, donde se registrar la

informacin de los datos del Convenio o Directiva suscrito por los Titulares del

Pliego o por los funcionarios responsables.

En la parte superior de la ventana, se encuentran los siguientes filtros de consulta:

Ao, Rol del Encargo, D.N.T.P y Encargante.

En la parte inferior de la ventana, muestra informacin de la Entidad, Pliego

Presupuestal y Motivo del Convenio.


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Para registrar un Convenio, el Usuario activar el men contextual y seleccionar la

opcin Insertar, que mostrar la ventana Insertando Convenio, para llenar los

siguientes campos:

N Convenio.- Nmero correlativo automtico.

Rol Entidad.- Por defecto mostrar ENCARGADO.

D.N.T.P.- Si el Encargo es controlado o no por Tesoro Pblico.

Tipo Entidad: Interna y Externa.

Tipo de Documento: Convenio o Directiva.

Cdigo: Nmero de documento.

Monto: Valor del Convenio.

Sector: Donde pertenece la Entidad Encargante.

Pliego Presupuestal: Al que pertenece la Entidad Encargante.

Entidad Encargante: Entidad que realizar los Encargos. Podr desplegar el filtro

realizar una bsqueda mediante el cono .

Inicio del Convenio: Fecha en que se inicia el Convenio.

Fin del Convenio: Fecha en que finaliza el Convenio.

Estado: Activo o Inactivo.

Motivo: Descripcin del Convenio.

Al finalizar, dar clic en el icono Grabar , mostrndose el siguiente mensaje:


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Luego, al dar clic en el botn Aceptar se insertar el registro respectivo. Para

visualizar el detalle del Convenio, el Usuario ingresar a la carpeta amarilla .

De igual manera para eliminar un Convenio, se ubicar en el registro, activar el

men contextual opcin Eliminar. El Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dar clic en el botn SI, para realizar la eliminacin correspondiente.

5.1.3.2 Metas del Encargante

Esta opcin permite visualizar las Metas de Encargos, cargadas en la opcin Carga

General de Tablas del SIAF del men Parmetros.

El ingreso a la opcin Meta del Encargante es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Encargos - Metas del En cargante, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Metas del Encargante,

la cual muestra a modo de consulta, las Metas respectivas.


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5.1.3.3 Calendario de Encargos Recibidos.-

El ingreso a la opcin Calendarios de Encargos Recibidos es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Encargos - Calendario de Encargos Recibidos, como se muestra en la siguiente ventana:

Esta opcin permite visualizar los calendarios mensuales enviadas por el

Encargante, donde se deber de relacionar al convenio.

Al ingresar a esta opcin, el Sistema presentar la ventana Calendario del

Encargo, mostrando informacin de los Expedientes Encargo, la cual se puede

consultar de acuerdo a los siguientes filtros: Ao, Mes, D.N.T.P. y Encargante.

Asimismo, est conformada por las siguientes columnas: Expediente Encargo,

Mes, Meta/Mnemnico, Categora Gasto, Grupo Gasto, Funcin, Programa, FF,

Rubro, Calendario, Monto Comprometido, Monto Saldo Comprometido, SIAF-SP

(Compromiso, Devengado, Girado, Pagado), Tipo (Pago, Recurso, Compromiso).


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Al dar clic con el botn derecho del mouse se activar un men contextual con la

opcin Eliminar. El Sistema solamente permite eliminar los Expedientes Encargo.

Al ingresar al botn , el Usuario podr consultar la informacin de

cada Expediente por Clasificador, segn filtros Clasificador y Mes. Asimismo, el

detalle del Convenio, Monto Calendario, Comprometido y Saldo.


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El Sistema le permite emitir el reporte de la presente Consulta segn el resultado de

los filtros, la impresin es a travs del icono Impresora .

Al ingresar al botn , el Sistema mostrar la ventana del mismo

nombre, donde el Usuario podr asignar un Convenio a cada Expediente Encargo.

Mostrando el nmero Expediente, Meta, Mes, Clasificador, Convenio, Monto

Expediente SIAF, Monto Comprometido, Saldo Compromiso, entre otros.


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Desplegar el filtro Seleccionar Convenio, seleccionar el Convenio y luego dar clic

en el icono Grabar .

En la ventana principal, el Usuario podr visualizar la informacin del Calendario de

Encargos Recibidos, por Ao, Mes y Encargante, dando clic en el cono Imprimir

.

El Reporte de calendario de encargos recibidos muestra la informacin de

Expediente Encargo, Mes, Meta / Mnemotcnico, Categora Gasto, Grupo Gasto,

Funcionalidad, Programacin, Fuente de Financiamiento, Rubro, Monto

Comprometido, Monto saldo Comprometido, SIAF SP (Compromiso, Devengado,

Girado, Pagado) y Tipo (Pago, Recurso, Compromiso).


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5.1.4 Generar Plantillas de Gastos Generales

Mediante esta opcin se generan las Plantillas de Gastos Generales para la


El ingreso a la opcin Generar Plantillas de Gastos Generales es siguiendo la siguiente ruta: Tablas - Generar Plantilla de Gastos Generales, como se muestra en la siguiente ventana:

Este formulario cuenta con los siguientes filtros y botones:

Ao.- Por defecto mostrar el Ao de Sistema, tambin permitir seleccionar aos anteriores.

FF/Rb.- Permitir seleccionar la Fuente de Financiamiento del Gasto General.

Act / Proy.- Permitir seleccionar Metas de Tipo Actividad y Proyecto.

Rubro.- Permite visualizar y seleccionar los Tipos de Gastos Generales.

Plantilla.- Ingresando a este botn, el Sistema mostrar la relacin de Gastos Generales a seleccionar, los cuales se seleccionar marcndolos con un check

Carga.- Al ingresar a este botn, el Sistema permitir cargar las Metas por Centro de Costo para el Rubro de Gastos Generales seleccionado.


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Seguidamente dar clic en el icono Grabar , mostrndose el siguiente mensaje:

Dando clic en el botn Aceptar, el Sistema mostrar la siguiente pregunta:

Dando clic en el botn SI, el Sistema realizar el clculo y registrar automticamente la distribucin porcentual, mostrando el siguiente mensaje:

Seleccionando en el botn NO, se activar la columna Porcentaje para el registro manual respectivo.


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En la ventana principal, el Usuario podr visualizar la informacin de la Plantilla para la

Programacin de Gastos Generales, dando clic en el cono .

El Reporte de porcentaje para la programacin de gastos generales por centros de costo

muestra la informacin de Centro de Costo, Meta Funcional, Programa Funcional, Sub

Programa Funcional, Actividad / Proyecto, Compromiso, Cdigo Marca, Finalidad,

Descripcin de Meta, N Personas y Porcentaje (%).

5.1.5 Personalizacin de Claves Generales.-

Mediante esta opcin se podrn personalizar las claves del Mdulo de Logstica que son

solicitadas por el Sistema durante los procesos de Extorno, Interfase, Cierre de Fases y

cambio de Indicadores.

El ingreso a la opcin Personalizacin de Claves del Sistema es siguiendo la siguiente ruta: Tablas - Personalizacin de Claves del Sistema, como se muestra en la siguiente ventana:


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Mdulo.- mostrar el nombre del Mdulo sobre el cual se estn personalizando las

Claves.

Proceso SIGA.- lista los procesos del SIGA-ML sobre los cuales el Sistema solicita una

clave de confirmacin.

Clave Actual.- es la clave asignada al Proceso del SIGA-ML.

Clave Nueva.- es la nueva clave asignada al proceso del SIGA-ML.

Confirma Nueva Clave.- confirmacin de la nueva clave asignada al proceso del SIGA-

ML.

5.1.6 Cambio de Clave De Usuario

Mediante esta opcin el Usuario que accede al SIGA-ML podr cambiar su clave de

acceso actual.

El ingreso a la opcin Cambio de Clave de Usuario es siguiendo la siguiente ruta: Tablas - Cambio de Claves de Usuario, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a este formulario el sistema mostrar lo siguiente:

Cdigo.- es el Cdigo del Usuario que accede al Sistema.

Nombre.- es el nombre del Usuario que accede al Sistema.

Clave Actual.- es la clave actual del Usuario que accede al Sistema.

Nueva Clave.- es la nueva clave que ingresar el Usuario si desea cambiar su clave

actual.

Confirmar Clave.- se debe confirmar la nueva clave volvindola a digitar en este

campo.


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5.1.7 Salir del Sistema

Esta opcin permite salir del Sistema, regresando al escritorio del Windows.

I. INTRODUCCINII. OBJETIVOIII. ACCESO AL SISTEMA3.1 Barra de men

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE LOGSTICA4.1 Barra de men4.2 Barra de Herramientas

V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO5.1 Sub Mdulo de Tablas5.1.1 Datos Generales5.1.1.1 Logstica5.1.1.2 Clasificador por proyecto5.1.1.3 Rubros Gastos Generales

5.1.2 Parmetros5.1.2.1 Parmetros Ejecutora5.1.2.2 Parmetro de Configuracin inicial5.1.2.3 Configuracin de Alertas (Ajuste)5.1.2.4 Equivalencia Meta

5.1.3 Encargos5.1.3.1 Convenio5.1.3.2 Metas del Encargante5.1.3.3 Calendario de Encargos Recibidos.-

5.1.4 Generar Plantillas de Gastos Generales5.1.5 Personalizacin de Claves Generales.-5.1.6 Cambio de Clave De Usuario5.1.7 Salir del Sistema

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