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3. ÁREA DE ESTUDIO No. 3GESTION DEL PROYECTO1. MONITOREO
& EVALUACION DE
PROYECTOS Ing. José Antonio Bazurto Roldán MBA/DFGMEP/EDCC
Manta-Ecuador2013
1/92
Monitoreo
y
Evaluación
Monitoreo y Evaluación de Proyectos
Banco Interamericano de
Desarrollo
ESCUELA POLITECNICA NACIONAL
2/92
Lo que se puede medir,
se puede hacer.
Reinventando el Gobierno
Osborne y Gaebler
INTRODUCCION
3/92
PROPOSITO DEL PROYECTO:
CLIENTE SATISFECHO
OBJETIVO ESPECIFICO 1
(COMPONENTE 1): ATENCION
TELEFÓNICA MEJORADA
INDICADOR 1: 90% DE LAS RESPUESTAS
TELEFONICAS SON ATENDIDAS ANTES DE (4)
CUATRO REPIQUES AL FINALIZAR EL PRIMER
AÑO DEL PROYECTO
EJEMPLO DE MONITOREO Y EVALUACION EN UN
PROYECTO DE MEJORA EN LA ATENCION AL CLIENTE
4/92
Indicadores de Respuesta al cliente
Introducción
Correspondencia escrita
Contestar máximo en tres días hábiles
META
Atención telefónica
Contestar antes de cuatro repiques.
Devolver llamadas atendidas antes de 24
horas
META
5/92
7/92
Monitoreo y Evaluación de
Proyectos: Objetivos del Taller
• Reconocer los beneficios de un monitoreo y evaluación
(M&E) efectivos en un proyecto.
• Identificar los elementos básicos para planear e
implementar exitosamente un sistema de M&E.
• Reconocer y aplicar los instrumentos básicos necesarios
para el M&E de un proyecto.
• Aplicar las herramientas adecuadas para mejorar
indicadores y supuestos.
8/92
9
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
• Identificar las necesidades de M&E en el
ciclo del proyecto.
• Reconocer los elementos básicos para
llevar a cabo una planificación y ejecución
exitosas de un sistema de M&E.
MODULO 1:
CONCEPTOS BASICOS9/92
10
¿QUÉ ES EL MONITOREO?
Es un procedimiento empleado en un
proyecto para hacer seguimiento de la
eficiencia en el proceso de ejecución del
proyecto; identificando así aspectos
limitantes que permitirán dar
recomendaciones de medidas
correctivas para optimizar los
resultados deseados.
10/92
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Que es la Evaluación ?
•Una valoración y reflexión sistemática del
logro de objetivos, es decir de la eficacia
sobre:
•Diseño
•Ejecución
•Procesos
•Resultados ( o impacto ) de un proyecto en
curso o completado.
Normalmente lo realizan personas no
directamente ligadas operacionalmente al
proyecto.
11/92
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Tipos de evaluación
• Formativa: se lo hace durante el
transcurso del proyecto(orientada a la
autoevaluación)
• Sumativa o de Impacto: (al final y
después del proyecto)
12/92
Actividades
Componentes
Propósito
Finalidad
ACTIVIDAD
RRHH…
Presupuesto
PRODUCTO
OBJETICO
ESPECÍFICO
RESULTADO
OBJETIVO
GENERAL
EFECTO
Medios
Actividades
Medios
Componentes
Medios
Propósito
Medios
Finalidad
Supuestos
Componentes
Supuestos
Propósito
Supuestos
Finalidad
Supuestos
Sostenibilidad
Resumen Narrativo
del ProyectoIndicadores
Medios de
verificaciónSupuestos
IMPACTO POST PROYECTO
MISIÓN
INSTITUCIONAL
Indicadores y El Marco Lógico
13/92
14
EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD
BENEFICIARIOS DEL PROYECTO
INSUMOS RESULTADOS RESULTADOSPROCESOS,
PROYECTORECURSOS OBTENIDOS ESPERADOS
”GESTIONAR LOS RECURSOS CORRECTAMENTE" ”OBTENER LOS RESULTADOS CORRECTOS"
"HACER LO CORRECTO, CORRECTAMENTE"
EFICIENCIA EFICACIA
EFECTIVIDAD
COMPARAR
14/92
15
EFICIENCIA INDICADOR EFICACIA
DE GESTION
-RECURSOS
-TIEMPO
-ACTIVIDADES
-PRESUPUESTO
DE LOGRO
-IMPACTO
-EFECTO
-LOGRO
-PRODUCTO
Resumen de indicadores de
eficiencia y de eficacia
15/92
VERIFICACION DEL DISEÑO DE UN PROYECTO
OBJETIVOS DE:NIVEL DE ANALISIS: INDICADOR DE:
INSTITUCION IMPACTOMISION
CONSECUENCIAS EFECTOFIN
RESULTADOPROPOSITO(OBJ.GEN)PROBLEMA
CAUSA1PRODUCTO 1
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (1)
PRODUCTO 2
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (2)
PRODUCTO 3
OBJETIVO
ESPECIFICO O
COMPONENTE (3)
Utilizando esta metodología; comprobar la lógica causal y coherencia del Marco Lógico de su Proyecto.
CAUSA2
CAUSA3
Las causas deben ser concebidas en las perspectivas técnicas y humanas
VARIABLE: SUPUESTOS
16/92
17
TALLER 1.-VERIFICACION DEL PROYECTO
OBJETIVOS DE:NIVEL DE ANALISIS: INDICADOR DE:
INSTITUCION
OBJETIVO
Verificar la existencia de una lógica causal en el diseño del proyecto de estudio.
INSTRUCCIONES
Incluir en los espacios respectivos las causas, el problema, objetivos, consecuencia, fin, misión
institucional e indicadores respectivos para cada nivel.
VARIABLE : SUPUESTOS
17/92
Objetivos del aprendizaje.
• Revisar las principales herramientas que se manejan en el
Proyecto, las cuales facilitarían una sistematización del
desempeño y la toma de decisiones.
MODULO 2:
FORMULACION DE UN
PROYECTO (RESUMEN
NARRATIVO)18/92
Enfoque Sistémico de un Proyecto
Diseño
EjecuciónEvaluación
MARCO LOGICO
PLAN DE EJECUCION
FISICA (PEF)
ESPECIAL
RESULTADOS
INFORMES DE
MONITOREO
PLAN DE
EJECUCION
FINANCIERA
(PEF)
ALERTA
EVALUACIÓN
ProyectoImpacto
Después de la ejecución
PLAN DE
MONITOREO
Y
EVALUACION
(PM&E)
IMPACTO
EFECTO
FINAL
1/2TERMINO
19/92
Construir un edificio para un Centro de Formación
Ejecución
Preparación
Hacer un memo
Obtención de permiso de construcción
Analizar las respuestas
Plan de infraestructura
OBJETIVO FINAL (OBJETIVO GENERAL-
PROPOSITO DEL PROYECTO)
ENCABEZAMIENTOS PRINCIPALES DEL ÁRBOL(OBJETIVOS
ESPECIFICOS-COMPONENTES)
ETAPAS EN DETALLE
(ACTIVIDADES)
TAREAS A SER COMPLETADAS
PRIMERO
EJEMPLO para descender hacia los
detalles del proyecto.
EFECTO CAUSAS
20/92
Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación
• Método de verificación de propósito y componentes
disponibles.
• Identificación de los principales actores involucrados
en el M&E
• Definición de la información necesaria y la
metodología de recopilación de la misma(MV).
• Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E
• Presupuestación
21/92
Aspectos Clave de la Planificación del M&E
• Establecimiento de políticas y
procedimientos
• Localización de las funciones de M&E en
el proyecto
• Formación de estructura de apoyo
• Establecimiento de incentivos
• Presupuestación del M&E
22/92
¿Qué Incluir en un Plan de M&E?
• Quién produce la información
• Quién usa la información
• Cuáles son los métodos de recopilación y
análisis de la información
• Cuál es la frecuencia de la recopilación y
análisis de la información
• Cuáles son los usos esperados
• Medios de verificación
23/92
Como presupuestar el M&E
• Hitos
• Banco Mundial
(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo )
• USAID
( de 3% a 10% del presupuesto componente)• BID
( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo )
24/92
Plan de Ejecución Física
• Componentes e indicadores
• Actividades y tareas
• Tiempo
• Responsabilidad (de la ejecución)
25/92
Ejemplo:Plan de Ejecución Física
1. Componente(Preparación)a. Obtención de permiso de construcción
b. Desarrollo del plan de infraestructura
c. Selección de compañía constructora
2. Componente(Ejecución)
a. Obras civiles
b. Obras electromecánicas
c. Acabados
3. Componente(M&E)
1.Componente
a. Permiso
b. Plan
c. Contratista
2.Componente
a. unidades
b. unidades
c. unidades
Unidad de
Apoyo
Técnico
Unidad de
Construcción
Componentes/
Actividades/Tareas Tiempo Producto Responsabilidad
CONSTRUCCION DE UN EDIFICIO
26/92
Plan de Ejecución Financiera
• Presupuesto de item-lineal
(componente)
• Presupuesto por actividad
27/92
EJEMPLO:PLAN DE EJECUCION FINANCIERA
Presupuesto por Actividad
Obtención de permiso de construcción $xx,xxx
Desarrollo del plan de infraestructura $xxx,xxx
Selección de compañía constructora $xx,xxx
Obras civiles $x,xxx,xxx
Monitoreo&Evaluación $xxx,xxx
Total $x,xxx,xxx
Obras electromecánicas
Acabados
$x,xxx,xxx
$xxx,xxx
Preparación
Ejecución
28/92
COMPONENTE1
ACTIVIDADES AVANCE HASTA LA FECHA PESO % RESPONSABLE
ACTIVIDAD 1.1 50
ACTIVIDAD 1.2 30
ACTIVIDAD 1.3 20
TOTAL 100
COMPONENTE2
ACTIVIDADES AVANCE HASTA LA FECHA PESO % RESPONSABLE
ACTIVIDAD 2.1 50
ACTIVIDAD 2.2 25
ACTIVIDAD 2.3 25
TOTAL 100
COMPONENTE3
ACTIVIDADES AVANCE HASTA LA FECHA PESO % RESPONSABLE
ACTIVIDAD 3.1 50
ACTIVIDAD 3.2 50
TOTAL 100
TOTAL AVANCE DEL PROYECTO
PESO 40%
PESO 30%
PESO 30%
METODO PARA MEDIR EL AVANCE DEL PROYECTO
PLAN DE EJECUCIÓN
FÍSICA Y FINANCIERA
29/92
Programación de CostosProyecto de Agua y Saneamiento
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTAL
ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUM OS SERVICIOS COSTO
M aestroOBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS M ATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD
$/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $
Elaborar plan (Planif icado P) 10 20 20
Elaborar plan (Ejecutado E)
Adquirir dotación (P) 15 2.000 200 2.200
Adquirir dotación (E)
Adquirir equipo (P) 6 80 80
Adquirir equipo (E)
Adquirir materiales (P) 4 100 100
Adquirir materiales (E)
Contratar M. de Obra (P) 3 -
Contratar M. de Obra (E)
Conseguir plantas (P) 50 50 3 150 100 250
Conseguir plantas (E)
Hacer drenajes (P) 80 3 40 120 60 20 280 5 1.400 1.200 2.600
Hacer drenajes (E)
Realizar construcción (P) 80 2 40 80 60 20 240 20 4.800 4.000 8.800
Realizar construcción (E)
Hacer hoyos y eras (P) 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1.600
Hacer hoyos y eras (E)
Instalar (P) 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920
Instalar (E)
Plantar (P) 50 10 60 5 300 1.100 1.400
Plantar (E)
Realizar acabado (P) 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760
Realizar acabado (E)
Realizar promoción (P) 80 80 8 640 1.000 80 1.720
Realizar promoción (E)
Capacitar (P) 80 80 24 1.920 2.800 400 5.120
Capacitar (E)
TOTAL ACTIVIDADES DIR. 25.570
Gerente 100 48 4.800 4.800
Ingeniero Civil 80 48 3.840 3.840
Asistente materiales 60 48 2.880 2.880
Secretaria 40 48 1.920 1.920
Gastos Admin. 30 48 1.440 1.440
ACTIVIDADES INDIRECT. 310 48 14.880 14.880
TOTAL PROYECTO 48 40.450
TALLER 2.CRONOGRAMA DE AVANCE FISICO
DESCRIPCIONCANTIDAD
TOTAL
TIEMPO
TOTAL
ACTIVIDAD
TIEMPO
TRANSCUR
RIDO
%TIEMPO
TRANSCUR
RIDO
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio IAF
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
IAF: INDICE DE AVANCE FISICO
IE: INDICE EFECTIVO = IAF/%TIEMPO TRANSCURRIDO MENOR QUE 1 Retraso
IGUAL A 1 Al día
MAYOR QUE 1Adelanto
IE
TIEMPO EN MESES
31/92
CRONOGRAMA VALORADO DE TRABAJOS
RUBRO DESCRIPCIONPRECIO
TOTALTIEMPO EN MESES
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
1.1 P 1500 500 1000
E
1.2 P 3000 1000 2000
E
1.3 P 5000 5000
E
2.1 P 8000 2000 3000 3000
E
2.2 P 3000 1000 2000
E
2.3 P 5000 3000 2000
E
3.1 P 8000 1000 2000 2000 1000 2000
E
3.2 P 3000 1500 1500
E
INVERSION MENSUAL PROGRAMADA P 36.500 1.500 8.000 3.000 5.000 7.500 6.000 5.500
INVERSION MENSUAL EJECUTADA E
AVANCE PARCIAL PROGRAMADO EN % P 4,1% 21,9% 8,2% 13,7% 20,5% 16,4% 15,1%
AVANCE PARCIAL EJECUTADO EN % E
INVERSION ACUMULADA PROGRAMADA P 1.500 9.500 12.500 17.500 25.000 31.000 36.500
INVERSION ACUMULADA EJECUTADA E
AVANCE ACUMULADO PROGRAMADO % P 4,1% 26,0% 34,2% 47,9% 68,5% 84,9% 100,0%
AVANCE ACUMULADO EJECUTADO % E
Obras electromecánicas
Acabados
Monitoreo
Evaluación
Obtención de permiso de construcción
Desarrollo del plan de infraestructura
Selección de compañía constructora
Obras Civiles
TALLER 2
32/92
COMPONENTE 1 Preparacion PESO 26,0%
ACTIVIDADES PESO % AVANCE DE COMPONENTE
P E %AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
1500 15,8%
3000 32%
5000 53%
9500 100%
COMPONENTE 2 Ejecución PESO 43,8%
ACTIVIDADES PESO % AVANCE DE COMPONENTE
P E %AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
8000 50%
3000 19%
5000 31%
16000 100%
COMPONENTE 3 Monitoreo&Evaluación PESO 30,1%
ACTIVIDADES PESO % AVANCE DE COMPONENTE
P E %AVANCE ACTIVIDAD (EN
COMPONENTE)
8000 73%
3000 27%
11000 100%
36500
Monitoreo
Obras Civiles
Obras electromecánicas
Acabados
AVANCE HASTA LA FECHA
AVANCE HASTA LA FECHA
AVANCE HASTA LA FECHA
Evaluación
TOTAL
Desarrollo del plan de infraestructura
Selección de compañía constructora
TOTAL
TOTAL AVANCE DEL PROYECTO
Obtención de permiso de construcción
VALOR TOTAL DEL PROYECTO
TOTAL
METODO PARA RECONOCER EL AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO
33/92
Objetivo de Aprendizaje
• Construir los instrumentos básicos del M&E
MODULO 3:
COMO MEDIR
RESULTADOS
34/92
El Indicador LEAMO
Son aquellos indicadores que se agrupan en
uno solo, tanto el indicador como su meta.
De esta manera se puede afirmar o medir el
logro del indicador al final del Proyecto o del
período para el cual se ha diseñado el mismo.
35/92
Características de un buen Indicador-meta: LE AMO
L imitado por tiempo y recursos
E SPECÍFICO
A LCANZABLE
M EDIBLE
O BSERVABLE
36/92
Ejemplo de
Indicador LEAMO
Al final de la ejecución del proyecto, obtener una disminución de un 20% de casos de diarrea en el grupo de menores de 5 años.
Número de pacientes con enfermedades dermatológicas disminuyen el 30% en el año base; el 40% a fines del tercer año ; y el 60% a fines del quinto año de finalizado el proyecto
37/92
Información de línea básica(ejemplo)
Identificar:
• Preparar un diagrama con datos
históricos(si se dispone)
• Incluir datos de una norma técnica (si
existiera)
• Incluir datos de otras prácticas mejores o
peores(compararse)
• Escoger la Meta: Situación en relación
a la cual el indicador deberá ser
medido.
38/92
OBJETIVOS:• Distinguir entre indicadores que sean LEAMO y aquellos que no lo son.
• Reescribir los indicadores de forma que se conviertan en indicadores LEAMO.
INSTRUCCIONES:• Indique por equipo cuáles de los indicadores son LEAMO y cuáles no.
• Si el indicador no es LEAMO, escriba que requisitos no cumple para serlo.
• Reescribir estos últimos indicadores de manera en que sean LEAMO.
• Asuma que todos los indicadores son relevantes para un proyecto.
¿Porqué no?
Si No 1
Si No 2
Si No 3
Si No 4
Si No 5
Si No 6
El indice de precios para el consumidor no aumenta más
de un 15% durante la vida del proyecto.
Reecrito # 5
Cada niño menor de 12 años en el país es actualizado
en sus vacunas para el final del año tres del proyecto.
Reecrito # 6
Solución adoptada para el control de la contaminación.
Reecrito # 4
Recaudación del 85% de cuentas por cobrar para marzo
del 2000.
Reecrito # 2
Reducción del costo de unidad por estudiante para junio
del 2000.
¿El indicador es LEAMO?
Reecrito # 3
Reecrito # 1
Número especifico de operadores capacitados y equipo
de operación y mantenimiento obtenido para marzo del
2000.
TALLER 3: INDICADORES
39/92
Objetivos de Aprendizaje
• Reconocer las características de los
buenos supuestos
• Aplicar las herramientas básicas para
mejorar supuestos
MODULO 4:
COMO ADMINISTRAR
LOS SUPUESTOS
40/92
Supuestos
• Condiciones o acciones fuera del
control del proyecto que son
necesarias para que el proyecto
logre sus objetivos.
41/92
Fin del Proyecto
Propósito del
Proyecto
Componentes
Actividades
Insumos
Factores
externos
(supuesto del
impacto)
Factores
externos
(supuesto del fin)
Factores
externos
(supuesto del
propósito)
Factores
externos
(supuesto del
componente)
Condiciones
previas
Condiciones Necesarias y Suficientes
42/92
3. ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra?
No es
probableProbable
=(Supuesto)Muy probable (no incluir)
4. ¿Puede ser rediseñado el proyecto?
No
(supuesto fatal - ¡Pare!
Abandone el proyecto)
Sí
(rediseñe el
proyecto)
1. ¿Es externo al proyecto?
Sí No (no incluir )
2. ¿Es importante?
Sí No (no incluir)
Lista de verificación para los Supuestos
43/92
Importancia de Monitorear los Supuestos
• Siempre existe el riesgo de que las
actividades y componentes se lleven a
cabo eficientemente y dentro del
calendario de ejecución, pero sin que se
cumpla con el propósito o el fin.
• El monitoreo de los supuestos reduce
este riesgo.
44/92
Ejemplos de Supuestos Difíciles de Monitorear
• El Ministerio de Medio Ambiente
incrementa su deseo de participar en el
proyecto.
• Ejecución de cambios del personal del
Ministerio de Educación.
45/92
Supuestos “Mejorados”
• El Ministerio del Medio Ambiente
establece un comité de coordinación con
las comunidades locales antes del
principio de la etapa de ejecución del
proyecto.
46/92
“Buenos” Supuestos
• 90% de los operadores capacitados
permanecen en sus comunidades de
residencia.
• Las cantidades de precipitación pluvial
se mantienen en un rango de + 15% del
promedio anual de precipitación pluvial.
Supuestos Positivos y Medibles
47/92
OBJETIVO:• Distinguir entre supuestos que pueden ser monitoreados y los que no pueden serlo.
INSTRUCCIONES:• Identifique en los siguientes supuestos si cada uno de ellos puede ser monitoreado o no. Si es dificil el monitorear, modifÍquelo de
forma que pueda ser monitoreado.
Si No 1
Si No 2
Si No 3
Si No 4
Si No 5
Si No 6
Los usuarios del sistema hidráulico aceptan pagar tasas más altas por el agua.
Reescrito # 2
Reescrito # 3
Reescrito # 1
El ministerio de Salud ejecuta cambios de personal.
El gobierno central apoya el programa de monitoreo ambiental iniciado por el proyecto.
Reescrito # 4
Existe voluntad política.
Los estándares de higiene dentro de las familias serán altos.
Reescrito # 5
El pueblo obedecerá las nuevas leyes de medio ambiente.
Reescrito # 6
TALLER 4: SUPUESTOS
48/92
Objetivos de Aprendizaje
• Determinar las necesidades de
recopilación de información para el
proyecto.
• Reconocer los procesos involucrados
en la recopilación de la información.
MODULO 5:
RECOPILACION Y
ANALISIS DE LA
INFORMACION49/92
Información mensual
Información semestral
Resumen semestral
Resumen mensual
Resumen anual
Información cuando sea requerida
Boletín informativo mensual
Boletín informativo semestral
Boletín informativo anual
CONCEPCION DE UN SISTEMA DE MONITOREO Y EVALUACION
Unidad Ejecutora del Proyecto
Inec, Min. Trabajo y otras
Agente responsable delprocesamiento de la información
Otros involucrados
Centros de Ejecución
50/92
Criterios Básicos de
la Recopilación de Información
• Selectivo
• Guiado hacia resultados
• Efectivo en costo
• Imparcial
• Replicable
• Específico
• Oportuno ( a tiempo )
51/92
Recopilación de Información
Efectiva en costo
• Solamente se recopila la información necesaria
• ¿Puede obtenerse la información requerida a través de fuentes secundarias ?
• ¿ Está siendo analizada, recopilada y usada la información cerca de la fuente de información?
• ¿ Exceden los beneficios de la recopilación, análisis y uso de la información los costos de la recopilación?
• ¿Excede el valor de la precisión el costo de alcanzarla?
52/92
* IDENTIFICAR VARIABLES.
* MEDIR COMPORTAMIENTO
PUNTUAL DE VARIABLES.
* DESCUBRIR COMPORTAMIENTOS
DE VARIABLES ANTE EVENTOS.
* IDENTIFICAR CAUSAS.
* IDENTIFICAR NUEVAS
NECESIDADES DE DATOS.
EVOLUCIÓN DEL CONOCIMIENTO
DATOS
INFORMACIÓN
CONOCIMIENTO
53/92
SISTEMA DE
MONITOREO Y
EVALUACION
SUBSISTEMA
DE
PLANEACION
(CONTEXTO)
SUBSISTEMA
DE
EVALUACION
(EFICACIA)
SUBSISTEMA
DE
MONITOREO
(EFICIENCIA)
SISTEMA DE INFORMACION PARA LA
GESTION DEL CONOCIMIENTO
54/92
DATOS CONSOLIDADOS
PERIODO DE
MEDICION:Jul-03 FUENTE DATO
RESULTAD
OINDICE
No. TOTAL
RECLAMOS:0 TABLA CALIDAD 50,00%
No. TOTAL
PACIENTES
ATENDIDOS:
2 TABLA
FECHA No. DE HISTORIA CLINICA RECLAMO
CODIGO
CLIENTE
SOLICITUD
ATENCION
ENTREGA
DEL
SERVICIO
N° ARCHIVO UBICACIÓNPROXIMA
CITA
¿FUE
ATENDIDO?Fecha Calidad
1
1 1
VALORES TOTALES 2 1
GESTION DEL CONOCIMIENTO
TABLA DE DATOS
55/92
INDICADOR IDEAL, PROGRAMADO Y EJECUTADO ACCIONES PLANEADAS EJECUTADA? RESULTADOS PUNTOS PROPUESTAS
CALIDAD DE ATENCION EN SALUD SI NO OBTENIDOS PROBLEMATICOS MEJORAMIENTO
MES INDICAD. IDEAL PROGRAMADO EJECUTADO
Ene-03 100% 97% 98,9%
Feb-03 100% 97% 100,0%
Mar-03 100% 97% 98,3%
Abr-03 100% 97% 98,3%
May-03 100% 97% 98,8%
Jun-03 100% 97% 99,7%
Jul-03 100% 97%
Ago-03 100% 97%
Sep-03 100% 97%
Oct-03 100% 97%
Nov-03 100% 97%
Dic-03 100% 97%
PROPOSITO: ATENCION DE SALUD MEJORADA
INDICADOR : CALIDAD DE ATENCION EN SALUD
96%
96%
97%
97%
98%
98%
99%
99%
100%
100%
101%
Ene-03 Feb-03 Mar-03 Abr-03 May-03 Jun-03 Jul-03 Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-03 Dic-03
97,0%
97,5%
98,0%
98,5%
99,0%
99,5%
100,0%
100,5%
INDICAD. IDEAL
PROGRAMADO
EJECUTADO
GESTION DEL CONOCIMIENTO
TABLA DE DATOS
56/92
PROCESOS DE RECOLECCION Y
ANALISIS DE LA INFORMACION
57/92
N° Nombre del indicador Finalidad
Numerador .
. Denominador
Fuentes de
información
Método de
recopilación de
la información
Método de
análisis de la
información
FrecuenciaAplicación usos
esperados
Formato de
diseminación de
la información
Circulación
usuarios de la
información
NIVEL DE IMPACTO (OBJETIVOS INSTITUCIONALES)
B datos Anual
Invest. Enc. Inicial
teléfono Anual
visita Inicial
B datos Anual
Históricos Inicial
NIVEL DE EFECTO (OBJETIVO GENERAL)
Anual
Inicial
Anual
Inicial
Anual
Inicial
Anual
Investigación Inicial
Boletín Anual
Boletín Anual
Boletín Anual
Boletín Anual
Boletín Anual
Boletín Anual
Boletín Anual
6
5
3
4
7
1
2
Organizaciones involucradas
Segmento de mercado
Segmento de mercado por
sector
Correo normal
Correo normal
Correo normal
Correo normal
Correo normal
Correo normal
Correo normal
Barras
Barras
Barras
Barras
Barras
Línea de
tendencia
Estabilidad de trabajadores
Formación empresa
Incremento de nivel de
ingresos
Gremios beneficiados
Barras
EJEMPLO DE TABLA DE VERIFICACION
PARA UN SISTEMA DE INFORMACION
58/92
Cómo Preparar un Plan de Monitoreo y Evaluación
• Método de verificación de componentes disponibles.
• Identificación de los principales actores involucrados en el M&E
• Definición de la información necesaria y la metodología de recopilación de la misma
• Calendarización del M&E y de los Reportes de M&E
• Presupuestación
59/92
Aspectos Clave de la Planificación del M&E
1. Establecimiento de políticas y
procedimientos
2. Localización de las funciones de M&E en el
proyecto
3. Formación de estructura de apoyo
4. Establecimiento de incentivos
5. Presupuestación
6. Desarrollo del plan
60/92
1. Políticas y Reglas de Procedimiento
• Políticas generales ( ejemplos: dar carácter
prioritario al M&E, desagregación y
sistematización de la información, participación
de los usuarios, entrenamiento, etc.)
• Reglas especificas ( ejemplos: el
procedimiento de diseminación de información,
procedimiento de análisis, etc.)
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2 y 3. Localización de funciones de
M&E y Formación de una
estructura de apoyo.
¿Qué Incluir en un Plan de M&E?
• Quién produce la información
• Quién usa la información
• Cuáles son los métodos de recopilación y análisis de la información
• Cuál es la frecuencia de la recopilación y análisis de la información
• Cuáles son los usos esperados
• Medios de verificación
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4. Motivación (incentivos)
de llevar a cabo el M&E
• Generar las mejores prácticas
• Derivar oportunidades de aprendizaje
• Promover la sensación de propiedad común del proyecto
• Establecer transparencia a lo largo del proyecto
• Fomentar la corresponsabilidad
• Generar el reconocimiento
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5. Como presupuestar el M&E
• Hitos
• Banco Mundial
(de 0.5% a 1.5% del costo total del proyecto es destinado al monitoreo )
• USAID
( de 3% a 10% del presupuesto componente)• BID
( no esta establecido; lo que se requiera para hacer un buen trabajo )
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6. Desarrollo del plan
Limitantes para llevar a cabo
un M&E Efectivos
• Diseño inadecuado del proyecto
• Recursos limitados ( en términos fiscales, materiales o humanos )
• Status quo de la cultura de la organización Prejuicios ( cualitativo, dominio técnico )
• Distintos grados de calidad de la información.
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PROCESOS DE RECOLECCION Y
ANALISIS DE LA INFORMACION
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N° Nombre del indicador Expresión
Numerador .
. Denominador
Fuentes de
información
Método de
recopilación de
la información
Método de
análisis de la
información
FrecuenciaAplicación usos
esperados
Formato de
diseminación de
la información
Circulación
usuarios de la
información
NIVEL DE IMPACTO (MISION U OBJETIVOS INSTITUCIONALES)
NIVEL DE EFECTO (FIN DEL PROYECTO)
1
2
6
5
3
4
7
TALLER: TABLA DE VERIFICACION PARA UN
SISTEMA DE INFORMACION
67/92
Objetivos de Aprendizaje
• Reconocer el uso del ISDP durante la ejecución del
proyecto
MODULO 6:INFORME DE
SEGUIMIENTO DE
DESEMPEÑO DE
PROYECTO(ISDP)
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Objetivo
• Determinar el estado del proyecto
durante la ejecución del proyecto
INFORME DE SEGUIMIENTO Y
DESEMPEÑO DEL PROYECTO
(ISDP)
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¿Cómo se define el éxito de un proyecto?
70/92
Qué es el ISDP?
• Un sistema de monitoreo del desempeño
guiado por la acción
• Un sistema de clasificación del proyecto
Clasifica proyectos, no personas o agencias
71/92
Consultoría & 72/22
Elementos Básicos del ISDP
• Presenta el propósito y los componentes
• Monitorea los supuestos
• Establece una lógica secuencial en la
clasificación general basada en el
cumplimiento de los objetivos
• Promueve una administración del proyecto
guiada por la acción
72/92
El ISDP y Marco Lógico de un Proyecto
ISDP Pág. 2
MARCO
LÓGICO
Pág. 1
II. Objetivos de Des. Indicadores
1. 1.
2. 2.
3. 3.
etc. etc.
III. Componentes Indicadores
1. 1.
2. 2.
3. 3.
etc. etc.
IV. Supuestos clavesComponentes Objetivos de Des.1.2.3.4.5.6.Actividades Componentes1.2.3.4.5.6.
Fin
Propósito
Componentes
Activitidades Presupuesto
Objetivos Indicadores MDV Supuestos
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País: Titulo del Proyecto:
Prestatario:
Agencia Ejecutora: Numero del Proyecto:
Sector: Numero del Prestamo(s):
[ ]
[ ]
[ ]
Cancelación(es): Fecha Monto [ ]
[ ]
[ ]
Prestamos Sectoriales - Montos
Primer Tramo:
Segundo Tramo:
Tercer Tramo:
[ ] si [ ] no
[ ] si [ ] no
[ ] si [ ] no
[ ] si [ ] no
[ ] si [ ] no¿Está el prestatario manteniendo información sobre los indicadores de desempeño?
¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto después de su aprobación por el Directorio?
¿Se han acordado con el prestatario/agencia ejecutora los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores?
¿Han cambiado los objetivo(s) de desarrollo del proyecto y los indicadores desde el último informe?
¿Ha sido el proyecto oficialmente reestructurado? Fecha: / /
Fuente(s)
Costo Actual:
Confinanciamiento
Monto(s) Original del Prestamo:
Monto Actual:
Desembolsos:
% Desembolsos:
Costo Original:
Especialista Sectorial:
Fecha de Acualizacion del Informe:
Fecha de Ultima Revisión por Representante:
Extensión Acumulada de Fecha de Ultimo
Desembolso (en meses):
Años de Ejecución:
Personal Encargado en la Sede:
Fecha de Elegibilidad:
Inversion
Por estapas
Sectorial
CT
Fecha de Ultimo Desembolso:
Actual
Modalidad de
Prestamo
Hibrido
Fechas de Desembolso-Programada
I. DATOS BASICOS (Montos en millones de US$)
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 1/4
Fecha Aprobación por Directorios:
Fecha de Contrato:
Los objetivo(s) de desarrollo/proposito(s) del proyecto deben describir los resultados o impacto especificos que se esperan alcanzar a través de los
componentes del proyecto. El número de indicadores de desempeño debería ser reducido y su medición fácilmente realizable. Debe existir acuerdo con el
prestatario/agencia ejecutora respecto a los objetivo(s) e indicadores de desempeño.
II. OBJETIVO(S) PROPOSITOS (S) DE DESARROLLO DEL PROYECTO E INDICADORES CLAVES DE DESEMPEÑO
Actual
Objetivo(s) de Desarrollo del Proyecto Indicadores Claves de Desempeño
Otros
Monto
Original
Contraparte
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MS S IN MI
[ ] Muy Satisfactorio(MS) [ ] [ ] Insatisfactorio(IN) [ ] Muy Insatisfactorio(MI)
Marque las razones principales para las clasificaciones muy insatisfactorio o insatisfactorio
[ ] [ ] Oposición política / comunidad [ ] Cumplimiento condiciones contractuales
[ ] [ ] Personal agencia ejecutora [ ] Eficiencia Banco
[ ] [ ] Desempeño Consultores [ ] Dificultades en adquisiciones
[ ] [ ] Coordinador inter-agencias [ ] Problemas Medio Ambiente
[ ] Desempeño Proveedor/contratista [ ] Sobre costos
[ ] Diseño proyecto / componentes
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 2/4
III. PROGRESO EN LA EJECUCION DEL PROYECTO
Clasificación Resumen del Progreso en la Ejecución (PE)
(MS) (S) (IN) (MI)
Indicadores Claves de Desempeño de Progreso
La implementación de los componentes del proyecto se relaciona directamente al logro de los objetivo(s)/propósito(s) de desarrollo del proyecto. Al clasificar el
progreso en la ejecución, por favor considere el progreso fisico y la calidad de los componentes, así como los indicadores de desempeño identificados para la
realización.
Clasificación General de Componentes
Clasificación
Satisfactorio(S)
Componentes/Productos
100-81 81-60 59-30 30-0
Idenifique la causas, otras razones o comentarios adicionales
Capacidad institucional agencia ejecutora
Escasez de fondos de contrapartida
Aprobacion legislativa
Compromiso prestatorio
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Alta Baja
Alta Baja
Clasificacion Resumen de Supuestos [ ] Alta [ ] Baja
[ ] Muy probable [ ] Dudoso
[ ] Probable [ ] Improbable
Supuestos Relativos a la implementación de los Componentes
Enumere los factores principales sobre los que se basa la clasificación
Evaluación de Logro de Objetivos de Desarrolllo (OD):
V. LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO
Evaluación de Probabilidades
Ocurrencia
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 3/4
IV. SUPUESTOS CLAVES
El logro de los objetivos de desarrollo del proyecto y la entrega de los componentes depende, frecuentemente, de supuestos que se encuentran fuera del control del
administrador del proyecto. Escoja aquellos relevantes a la ejecución del proyecto.
Supuestos Relacionados a los Objetivos de Desarrollo
Supuestos
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Estado del proyecto:
Acción Unidad Fecha
12
3
45
Problema
VI. RESUMEN
INFORME DE SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DE PROYECTO (ISDP) Pág. 4/4
77/92
Clasificaciones de los proyectos en el ISDP
1 Al Progreso en la Ejecución del
Proyecto (componentes)
2 A los Supuestos Claves
3 Al Logro del Objetivo de Desarrollo
(Propósito)
78/92
1.- Componentes o Productos
• Muy Satisfactorio (MS)
• Satisfactorio (S)
• Insatisfactorio (IN)
• Muy Insatisfactorio (MI)
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Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto
• Muy Satisfactorio ( MS ): La ejecución de todos
los componentes del proyecto se ajustan
esencialmente al calendario previsto en el plan
de ejecución y de secuencia original o revisado
del proyecto, y de la calidad de los componentes
es buena.
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Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto
(componentes)
• Satisfactorio ( S ): La ejecución de los componentes
mas significativos se ajustan al calendario previsto
en el plan de ejecución y de secuencia original o
revisado del proyecto, y la calidad de los
componentes es adecuada. La ejecución de algunos
componentes puede requerir acciones correctivas,
pero ellas no afectaran o demoraran seriamente la
ejecución global del proyecto.
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Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al
Progreso en la Ejecución del Proyecto.
• Insatisfactorio ( I ): La mayoría de los componentes
significativos no cumplen con el plan de ejecución y
de secuencia original o revisado del proyecto, o
existe un problema con la calidad de los
componentes. Un serio retraso en la ejecución del
proyecto podría estar ocurriendo. Se están
aplicando acciones correctivas que pueden producir
resultados
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Escalas de Calificación de componentes
• Calificación en relación al Progreso en la
Ejecución del Proyecto
• Muy Insatisfactorio.( MI ): La mayoría de los
componentes no cumplen con el plan de
ejecución y de secuencia original o revisado y/o
existe un problema con la calidad de los
componentes. Ninguna acción correctiva factible
ha sido identificado o no existe acuerdo con la
unidad ejecutora sobre acciones correctivas
apropiadas.
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2.- A LOS SUPUESTOS CLAVES
• Calificaciones en relación a los Supuestos
Claves que están ocurriendo como se había
previsto:
– Alta (A): Es probable que se materialicen las
condiciones externas que han sido identificadas
como necesarias para el éxito del proyecto.
– BAJA(B): Es dudoso que se materialicen las
condiciones externas que han sido identificadas
como necesarias para el éxito del proyecto.
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3.- AL LOGRO DEL OBJETIVO
DE DESARROLLO (PROPOSITO)
•Calificaciones en términos de la probabilidad de que el
Objetivo de Desarrollo (Propósito) se cumpla:
•Muy Probable (MP): Se prevé que el proyecto logrará o
superará su objetivo de desarrollo.
•Probable (P): Se prevé que el proyecto logrará una mayor
parte del objetivo de desarrollo.
•Dudoso (DU): Se prevé que el proyecto no logrará una
parte significativa de su objetivo de desarrollo.
•Improbable (I): Se prevé que el proyecto no logrará su
objetivo de desarrollo.
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Posibilidades e Imposibilidades de Clasificación
Componentes Supuestos Objetivo de Desarrollo
MS A MP P DU I
S A MP P DU I
IN A MP P DU I
MI A MP P DU I
MS B MP P DU I
S B MP P DU I
IN B MP P DU I
MI B MP P DU I
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TALLER: Uso del Informe de Seguimiento del
Desempeño del Proyecto (ISDP).
•Revise el Marco Lógico para el estudio de caso de los
Departamentos Centrales de la República de Casola; los
resultados del resumen de mitad de término y el ISDP
parcialmente completado.
•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe
clasificar el Proyecto AARPP en términos de Progresos de
Ejecución, usando las escalas para graduar mostradas en
el ISDP.
•En el ISDP parcialmente completado, cada grupo debe
clasificar el proyecto AARPP en términos de Objetivos de
Desarrollo, usando las escalas provistas en el ISDP.
87/92
Sele
cció
n y
form
ació
n de
empl
eado
s
Mar
ketin
g y
vent
as
Abas
tecim
ient
os
Desa
rrollo
de
un
nuev
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oduc
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Prod
ucció
n
Toat
al d
e fila
s
ante
riore
s
% d
e to
tal
Rank
ing
de p
riorid
ad
Selección y
formación de
empleados
5,0 0,1 0,1 0,2 5,4 7,5 4
Marketing y ventas 0,2 0,2 0,1 0,2 0,7 1,0 5
Abastecimientos 10,0 5,0 0,1 0,2 15,3 21,4 3
Desarrollo de un
nuevo producto10,0 10,0 10,0 0,2 30,2 42,2 1
Producción 5,0 5,0 5,0 5,0 20,0 27,9 2
TOTAL
Suma total de filas 25,2 25,0 15,3 5,3 0,8 71,6
1 Igual de importante 0,2 Menos importante
5 Más importante 0,1 Significativamente menos importante
10 Significativamente importante
CLAVE
MATRIZ DE PRIORIZACION DE HOLMES(ejemplo)
88/92
La eficiencia o la gestión.- Los indicadores que miden la eficiencia valoran el
rendimiento (productividad física) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados
a obtener ciertos objetivos, en períodos de tiempo, con una calidad y un costo
predeterminado. Estos indicadores permiten la valoración de los siguientes
elementos:
a) Los recursos humanos, físicos y financieros.
b) El tiempo.
c) Actividades, tareas o metas intermedias.
d) El presupuesto.
La eficacia o el logro.- Los indicadores que miden la eficacia son aquellos que
incluyen hechos concretos verificables, medibles, evaluables que se establecen a
partir de cada objetivo; midiendo la eficacia de los planes. Se los conoce como
indicadores de éxito, externos o de objetivos
LA EFICIENCIA (monitoreo)
Y LA EFICACIA (evaluación)
89/92
90/92
MONITOREO DE LA EFICIENCIA
91/92
- GRACIAS -
Contacto ponente
Ing. José Antonio Bazurto Roldán, MBA/EFDGM&EP/EDCC
Manta – Ecuador
2013
92/92